BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN DAN TRANSISI
3.1
Sejarah Perusahaan PT CUPUINTAN ADYAPERMATA didirikan pada tanggal 20 Desember 1990 sebagai sebuah perusahaan perdagangan umum. Menanggapi kebutuhan daya dan bisnis peralatan listrik di Indonesia, pada 1995 para pendiri perusahaan ini berkeinginan untuk menangkap potensi pasar di segmen ini dengan melakukan perakitan dari Tegangan Rendah (LV) dan Tegangan Menengah (MV) Switchboard Panel Listrik. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, akhirnya pada tahun 1999 perusahaan ini menambahkan pelayanan untuk Mekanikal / Listrik dan Kontraktor Umum, Rekayasa dan Manufaktur. Berkat Power Sistem International Limited, dari Inggris dan Industri EverExceed Company Limited, dari Amerika Serikat yang telah menunjuk perusahaan ini sebagai Distributor Tunggal untuk wilayah Indonesia, mereka dapat menawarkan solusi custom Uninterruptible Power Supply untuk Industri, Rectifier (Battery Charger), DC/AC Inverter untuk Industri dan Baterai dengan standar terbaru untuk berbagai industri yang berbeda. Perusahaan ini merancang dan membangun karya listrik mekanikal & sistem daya untuk seluruh wilayah setiap proyek untuk Industri Pabrik Pengolahan, Power Energy Plant, Pembangunan Komersial/Infrastruktur, Proyek Gas & Perminyakan, Pertambangan, Petrokimia, Industri Telekomunikasi, dll. Perusahaan ini menyediakan jasa sejak desain, instalasi, tes & commissioning sampai dengan pemeliharaan berkala. 39
40 Engineering service perusahaan ini meliputi untuk survei, mekanik listrik & pekerjaan sipil perhitungan, rekayasa dan desain detail, pemilihan dan tagihan mendefinisikan bahan, gambar yang akan dikerjakan bangunannya, serta konsultasi untuk sistem kelistrikan mekanik & pekerjaan sipil. Tim engineering perusahaan ini berkualitas tinggi dengan pengalaman pada banyaknya pengerjaan proyek. Perusahaan ini membuat perencanaan desain yang berkualitas serta perencanaan terhadap hasil untuk setiap proyek yang memberikan akses kendali terhadap manajemen proyek sampai kepada tahap konstruksi berdasarkan kebutuhan pelanggan.
3.2
Organization Chart
Gambar 3.1 Organizational Structure
41 3.3
Current Architcture Documentation 3.3.1
Strategic Plan 3.3.1.1
Visi dan Misi Adapun Visi dan Misi yang bada dalam Company Profile pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA, adalah: • Visi pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA “Membangun dan mengembangkan PT CUPUINTAN ADYAPERMATA agar tumbuh menjadi perusahaan yang dapat
memberikan
manfaat
sebesar-besarnya
kepada
pemegang saham dan kesejahteraan karyawannya.” • Misi pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA “Meletakkan dasar-dasar manajemen yang berlaku secara umum dalam upaya menggerakkan roda operasional perusahaan
yang
diharapkan
bergerak
atas
dasar
profesionalisme, kreatifitas, motivasi dan loyalitas sehingga perusahaan dapat lebih cepat tumbuh dan berkembang serta memberikan hasil yang sesuai target dan dapat dirasakan manfaatnya langsung oleh pemegang saham dan seluruh karyawan.”
3.3.1.2
Statement of Strategic Direction Perusahaan
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA
memiliki harapan untuk mampu bersaing dengan perusahaan
42 besar lainnya dan menjadi salah satu perusahaan terbesar dalam bidangnya.
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA
terus
mengembangkan jasanya memberikan pelayanan terbaik pada pelanggannya yang akan membawa mereka pada tujuan mereka tersebut.
3.3.1.3
PEST Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, di antaranya : • Politik Positif : Adanya peraturan-peraturan yang mengatur mengenai aktifitas konstruksi di Indonesia, yang di lakukan oleh PT CUPUINTAN ADYAPERMATA, untuk mengatur kegiatan persaingan agar tidak terjadi kegiatan monopoli. Negatif : Belum adanya peraturan yang menetapkan tentang jumlah minimal harga tender sehingga terjadi pemakaian bahan mineral yang tidak sesuai standart nasional Indonesia. • Ekonomi Positif : Karena banyaknya pembangunan yang ada di Indonesia, maka perkembangan konstruksi di Indonesia semakin diminati, sehingga perusahaan asing sudah mulai berinvestasi di Indonesia.
43 Negatif: Kurs mata uang asing yang naik-turun sehingga mempengaruhi harga mesin dan bahan baku yang dibutuhkan untuk pembuatan project. • Sosial Positif : Pada era globalisasi ini, persaingan di dunia usaha semakin terlihat, terutama dalam penggunaan teknologi. Ini berlaku pada semua negara didunia dan juga berlaku di Indonesia yang beberapa tahun ini juga sudah masuk kedalam pasar bebas dunia, yang sewajarnya bersaing secara ketat untuk tetap bertahan dalam pasar bebas, ini memicu negara kita untuk membenahi segala sektor terutama di bidang infrastruktur, arsitektur, serta konstruksi. Berbicara tentang perusahaan–perusahaan yang bergerak dalam bidang Konstruksi, saat ini sudah banyak sekali perusahaan yang bergerak dalam bidang itu. Baik masih tingkat nasional maupun sudah internasional, salah satunya adalah PT CUPUINTAN ADYAPERMATA. Negatif: Sejauh ini faktor sosial tidak memiliki dampak negatif
untuk
perusahan
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA. • Teknologi Positif : Karena ketatnya kompetisi, maka dibutuhkan peran Teknologi dan Sistem Informasi (SI) untuk membantu
44 perusahaan meningkatkan produktivitas. Serta membantu efisiensi waktu dalam bekerja. Akan tetapi, efisiensi bukanlah satu–satunya penentu utama yang
menentukan
keunggulan
perusahaan.
Apabila
sebelumnya peranan SI sebelumnya berfungsi sebagai penunjang
dalam
hal
efisiensi
biaya operasional,
meningkatkan ketepatan dan produktivitas operasi dari berbagai
fungsi
perusahaan,
maka
sekarang
dapat
ditingkatkan perannya sebagai salah satu alat strategis untuk meningkatkan daya saing. Namun pengembangan strategi SI harus disesuaikan dengan strategi perusahaan agar peran dan fungsi SI tersebut dapat meningkat dan pada akhirnya meningkatkan nilai perusahaan itu sendiri. Negatif: Dengan menggunakan teknologi untuk membatu proses produksi, maka PT CUPUINTAN ADYAPERMATA membutuhkan biaya yang cukup besar, seperti : Biaya pemasangan, Biaya pemeliharaan, dan Biaya training.
45 3.3.1.4
Lima daya persaingan Porter (Porter’s Five Forces Model) Dengan adanya 5 daya
pada PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA, dapat diketahui pihak dari luar perusahaan yang
mempunyai
pengaruh
pada
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA berikut dengan bentuk pengaruh yang diberikan. Faktor yang mempengaruhi tersebut yaitu pesaing, pendatang
baru,
supplier,
client
dan
produk
pengganti/substitusi. Berikut ini adalah pihak pihak yang mempengaruhi faktor tersebut.
Pendatang Baru - PT. Presam - PT. Sinar Mutiara Mas - PT. Infratect Ancaman pendatang baru
Supplier - Pamindo - Prima Mandiri - PT. Vifa Cipta Mandiri - PT. Adhiy Mix - PT. Dmanika Prakarsa Mukti
Kekuatan tawar menawar supplier
Pesaing - PT. Lince Remaedi Raya - PT. Usaha Jaya Bhakti - PT. Jaya Gergas Permai
Customer - PT. Shell Indonesia Kekuatan tawar menawar klien
Ancaman produk pengganti
Produk Pengganti -Fondasi Cakar Ayam
Gambar 3.2 Lima daya persaingan Porter
46 •
Pesaing Positif:
Agar
perusahaan
mengetahui
tolak
ukur
perkembangan dari perusahaan lain. Negatif: Persaingan yang kurang sehat dapat melakukan manuver politik. •
Pendatang Baru Positif: Menjadi motivasi perusahaan agar terus memperbaiki
kualitas
perusahaan
sehingga
tidak
terkejar oleh perusahaan pendatang baru. Negatif: Pangsa pasar menjadi semakin kecil, karena adanya perusahaan pendatang baru. •
Produk Substitusi Positif:
Dengan
tidak
adanya
produk
substitusi
membuat perusahaan ini dapat fokus pada produksi atau bidang usahanya saat ini. Negatif:
Produk
substitusi
dapat
mengancam
penggunaan barang yang diproduksi oleh perusahaan ini. •
Pelanggan Positif: Dengan kebutuhan pasar yang sangat banyak dan kualitas yang ditawarkan oleh perusahaan maka pelanggan (customer) akan terus berdatangan pada perusahaan ini. Negatif: Permintaan yang kadang tidak mampu dikerjakan oleh perusahaan karena jumlah produksi dan tenggang
47 waktu yang diberikan tidak memungkinkan. •
Pemasok Positif: Perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk melakukan produksi, bahan baku dan mesin diperoleh dari pemasok yang telah bekerjasama oleh PT CUPUINTAN ADYAPERMATA. Negatif:
Kurs
mata
uang
yang
berubah-ubah
menyebabkan harga dari pemasok bahan baku tidak stabil. 3.3.1.5
The result of a SWOT Analysis (S) Strengths S1. Pengalaman S2. Jaringan Klien Kuat S3. Mempunyai Supplier tetap S4. Sertifikasi S5. Pengetahuan luas (W) Weaknesses W1. Sistem IT yang belum terintegrasi W2. Kurangnya inovasi yang dilakukan W3. Keamanan rendah W4. Estimasi biaya yang kurang akurat W5. Rentang waktu yang kurang akurat (O) Opportunities O1. Proyek infrastruktur
48 O2. Pangsa pasar luas O3. Teknologi baru (T) Threats T1. Kompetitor T2. Budaya baru T3. Teknologi canggih T4. Politik dan keamanan nasional T5. Daya tawar supplier (SO) Strengths Opportunities SO1 : Meningkatkan hubungan kemitraan SO2 : wilayah pasar yang lebih luas SO3 : peningkatan kualitas proyek (WO) Weaknesses Opportunities WO1 : inovasi produk WO2 : KM system WO3 : Birokrasi yang lebih sederhana WO4 : perencanaan yang lebih baik (ST) Strengths Threats ST1 : meningkatkan image perusahaan ST2 : Meningkatkan strategi yang lebih unggul (WT) Weaknesses Threats WT1 : meningkatkan sistem keamanan WT2 : perencanaan yang terintegrasi WT3 : employee benefit
49 3.3.1.6
‘Concept of Operation’ CONOPS Scenarios 1.
Bag. Marketing menerima PO dan memberikan Copy PO ke Bag. Administration, GM, F/A, ENG/P, PCD, untuk di verifikasi dan disetujui.
2.
Setelah PO disetujui Bag. ENG/P membuat budget dan membuat tim Project.
3.
Setelah tim Project dibuat tim Project akan membuat surat permintaan Material dan perlengkapan yang akan dikirim kepada ENG/P dan disahkan oleh ENG/P.
4.
Bag. ENG/P membeli material serta perlengkapan yang nanti akan dikirim ke Bag. Construction yang nantinya dipakai dan di olah oleh tim Project.
5.
Bag. Construction yang di dalam nya terdapat Tim Project telah menyelesaikan Project akan membuat term handover yang dimana tujuan nya menyerahkan invoice Project kepada vendor pemilik project.
3.3.1.7
General Competitive Strategy Memperluas hubungan dengan lebih banyak klien melalui kegiatan promosi pada perusahan atau pemerintah, memberikan kepercayan dengan hasil kualitas yang baik, menjaga hubungan baik dengan para klien dengan memberikan kesan yang baik.
50 3.3.1.8
Identify Strategic Goals •
Meningkatkan kerjasama dengan suplier.
•
Menngkatkan jumlah proyek yang dapat dikerjakan.
•
Menjaga hubungan dengan klien
•
Meningkatkan image perusahaan
3.3.1.9 Identify Strategic Initiatives Sebagai perusahaan yang mempunyai tujuan untuk memajukan bisnisnya, PT CUPUINTAN ADYAPERMATA memiliki strategi bisnis untuk mencapai tujuannya adalah : •
Menerapkan manajemen kualitas dan kepedulian sosial
•
Meningkatkan kreatifitas produk dan layanan dengan peningkatan Reaserch dan Development(Litbang)
3.3.1.10 Outcome Measures Dipakai untuk mengidentifikasi perkembangan yang sudah dicapai dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas produk yang lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan atau proses yang lebih efisien, antara lain : •
Perusahaan dapat meningkatkan jumlah proyek dalam satu periode.
•
Pengelolaan keuangan menjadi lebih baik.
•
Meningkatnya jaringan kemitraan.
51 3.3.2
SWOT Analysis Dalam membuat tabel Internal Factory Analysis Summary (IFAS) dan External Factory Analysis Summary (EFAS) dengan menentukan mementukan faktor-faktor yang menjadi Strength serta Weakness PT CUPUINTAN ADYAPERMATA, setelah itu memberikan bobot nilai masing-masing faktor dari skala 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (sangat penting) dan semua bobot tersebut jumlahnya tidak melebihi skor 1,00. Menghitung rating untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala dari 1 (dibawah rata-rata) sampai dengan 4 (sangat baik). Nilai rating Strength dan Weakness selalu berbalik, begitu juga dengan Opportunity dan Threat.
Faktor-faktor strategi internal Strength (S) : • Pengalaman • Jaringat klien kuat • Mempunyai Supplier tetap • Setifikasi • Pengetahuan luas Sub total Weaknesses (W) : • Sistem IT yang belum terintegrasi • Kurangnya inovasi yang di lakukan • Keamanan rendah • Estimasi biaya yang kurang akurat • Rentang waktu yang kurang akurat
Bobot 0,05 0,05 0,15 0,1 0,1
Rating 4 3 3 3 3
0,45
Nilai skor 0,2 0,15 0,45 0,3 0,3 1,40
0,05
2
0,1
0,175 0,05
1 2
0,175 0,1
0,2
1
0,2
0,075
2
0,15
Sub total
0,55
0,725
Total
1,00
2,13
Tabel 3.1 Internal Factory Analysis Summary
52 Dari tabel 3.1 Ifas faktor faktor Strength memiliki total skor 1,4 sedangkan Weakness memiliki nilai total skor 0,725. Seperti pada IFAS, pada faktor strategi EFAS juga dilakukan identifikasi. Faktor-faktor strategi eksternal Opportunities (O) : • Proyek infrastruktur • Pangsa pasar luas • Teknologi baru Sub total Threat (T) : • Kompetitor • Budaya baru • Teknologi canggih • Politik dan keamanan nasional • Daya tawar supplier
Bobot Rating 0,2 0,3 0,15
Nilai skor
3 3 4
0,65 0,1 0,025 0,1 0,025 0,1
Sub total Total
0,6 0,9 0,6 2,1
2 2 2 1 1
0,2 0,05 0,2 0,025 0,1
0,35
0,575
1
2,675
Tabel 3.2 External Factory Analysis Summary Analisis tabel 3.2 menunjukkan bahwa pada faktor Opportunity nilai skornya adalah 2,1 dan faktor Threat adalah 0,575. Kemudian jumlah nilai skor dari dua faktor memiliki detail, Strength 1,4 Weakness 0,725 Opportunity 2,1 dan Threat 0,575. Dapat diketahui nilai Strength dan Weakness mempunyai selisih 0,68 sedangkan nilai Opprtunity dan threat memiliki selisih 1,525. dari hasil identifikasi tersebut diatas dapat digambarkan kedalam Diagram SWOT
53 Opportunity Y 1,525
III
I
0,68 Weakness
Strength
IV
X
II Threat
Gambar 3.3 Diagram Cartesius Analisis SWOT Dari nilai masing-masing faktor dapat digambarkan juga dalam rumusan matrik SWOT.
IFAS Strength(S) EFAS Opportunity(O)
Threat(T)
Strategi(SO) =1,40+2,1 =3,50 Strategi(ST) =1,40+0,525 =1,98
Weakness(W) Strategi(WO) =0,725+2,1 =2,825 Strategi(WT) =0,725+0,525 =1,3
Tabel 3.3 Kombinasi Strategi Matrik SWOT
54
Dari analisis matrik IFAS dan EFAS pada table 3.1 dan 3.2, telah disusun pula matrik SWOT untuk menganalisis rumusan alternative strategi SO, WO, ST dan WT yang hasil analisisnya seperti pada table 3.4. Eksternal Factors
Internal Strengths (S)
Internal Facktor Eksternal Oportunitiess (O) O1. Proyek infrastruktur O2. Pangsa pasar luas O3. Teknologi baru Eksternal Threats (T) T1. Kompetitor T2. Budaya baru T3. Teknologi canggih T4. Politik dan keamanan nasional T5. Daya tawar supplier
S1. Pengalaman S2. Jaringan Klien Kuat S3. Mempunyai Supplier tetap S4. Sertifikasi S5. Pengetahuan luas
Internal Weakness (W) W1. Sistem IT yang belum terintegrasi W2. Kurangnya inovasi yang dilakukan W3. Keamanan rendah W4. Estimasi biaya yang kurang akurat W5. Rentang waktu yang kurang akurat
SO Meningkatkan hubungan kemitraan wilayah pasar yang lebih luas peningkatan kualitas proyek
WO inovasi produk KM system Birokrasi yang lebih sederhana perencanaan yang lebih baik
ST
WT
meningkatkan image perusahaan meningkatkan sistem keamanan Meningkatkan strategi yang lebih unggul perencanaan yang terintegrasi employee benefit
Table 3.4 SWOT Analysis
55 3.3.3
CONOPS (Concept of Operations Scenario) 1. Bag. Marketing menerima PO dan memberikan PO tersebut ke Bag. Administration. 2.
Bag. Administration mendaftarkam dan memberikan Copy PO ke GM, F/A, ENG/P, PCO, untuk di verifikasi dan disetujui.
3. Bag. ENG/P membuat budget dan membuat tim Project. 4. Setelah tim Project dibuat tim Project akan membuat surat permintaan Material dan perlengkapan yang akan dikirim kepada ENG/P dan disahkan oleh ENG/P. 5. Bag. ENG/P membeli material serta perlengkapan yang nanti akan dikirim ke Bag. Construction yang nantinya dipakai dan di olah oleh tim Project. 6. Bag. Construction yang di dalam nya terdapat Tim Project telah menyelesaikan Project akan membuat term handover yang dimana tujuan nya menyerahkan invoice Project kepada vendor pemilik project.
3.3.4
Conops Diagram (Concept of Operation Diagram) Concept of Operations diagram adalah penggambaran grafikal tingkat atas bagaimana fungsi perusahaan, keseluruhan maupun beberapa area yang terpusat. Gambar dibawah ini adalah Proses Bisnis yang sedang berjalan di perusahaan.
56
Gambar 3.4 Proses bisnis yang sedang berjalan
3.4
Business Product & Service 3.4.1
Business Plan 3.4.1.1
Business Overview PT CUPUINTAN ADYAPERMATA merancang dan membangun karya listrik mekanikal & sistem daya untuk seluruh
wilayah
Pengolahan,
setiap
Power
Komersial/Infrastruktur,
proyek Energy Proyek
untuk
Industri
Plant, Gas
&
Pabrik
Pembangunan Perminyakan,
Pertambangan, Petrokimia, Industri Telekomunikasi, dll.
57 Perusahaan ini menyediakan jasa sejak desain, instalasi, tes & commissioning sampai dengan pemeliharaan berkala.
3.4.1.2
Executive Team Profile •
Project Manager: bertugas sebagai penanggung jawab utama dari suatu proyek yang sedang berjalan
•
Project Control: bertugas sebagai pengawas kinerja dari proyek yang berjalan (termasuk bila ada penyimpangan yang terjadi di dalam proyek) dan langsung bertanggung jawab kepada Project Manager
•
QC/QA Others Officers: bertugas mengawasi kualitas kerja dari proyek yang berjalan
•
Site Manager: bertugas mengawasi dan mengkoordinasi pelaksanaan proyek di lapangan.
•
HSSE/MDS/FIK:
pengawas
keselamatan
kerja
pada
pelaksanaan proyek •
Security
Member:
anggota
yang
bertugas
menjaga
keamanan proyek yang sedang berjalan •
Finance: bagian yang berfungsi sebagai pengawas aliran dana pada proyek
•
Engineering: bagian yang merancang aspek-aspek teknis pada proyek yang berjalan (membuat rancang bangun, pondasi, arsitektur, drainase)
58 •
Coord. SPV: koordinator para pengawas proyek
•
Procurement: bagian yang bertugas membeli barang yang diperlukan kepada supplier
•
M/E
Engineering:
bagian
dari
Engineering
yang
merancang bagian yang lebih spesifik pada proyek (kelistrikan, ruang) serta turun langsung untuk menangani proyek •
M/E Supervisor: pengawas dari kinerja M/E Engineering
•
Purchasing: Bagian yang bertugas memesan barang yang dibutuhkan ke bagian Procurement
•
CVL Drafter: bertugas membuat tampilan dari rancangan engineer
melalui
software
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA. •
CVL Supervisor: mengawasi pengerjaan dari tampilan proyek yang dibuat Drafter.
•
Logistic/Gudang: mengawasi inventori dan arus keluar masuk material dari penyimpanan
3.4.1.3
Relationship of Business Activities to Strategic Goals •
Memberikan pelatihan kepada staff yang dibutuhkan keahliannya, sehingga dapat meningkatkan kemampuan sumber daya dan juga meningkatkan kualitas proyek.
59 •
Menerapkan manajemen mutu dan kepedulian lingkungan, agar
kualitaas
proyek
dan
citra
perusahaan
PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA baik di masyarakat luas. •
Meningkatkan inovasi produk dan layanan dengan peningkatan Research & Development (litbang) untuk kepuasan pelanggan, sehingga meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan, dan juga meningkatkan kualitas proyek.
3.4.1.4
Market Outlook and Competitive Strategy •
Market Outlook Pangsa pasar perusahaan untuk perusahaan kontruksi cukup menjamin karena di era-globalisasi seperti saat ini banyak di lakukan pembangunan dimana-mana dan renovasi
bangunan-bangunan
untuk
mengikuti
perkembangan zaman. •
Competitive Strategy Perusahaan yang bergerak pada bidang konstruksi cukup banyak, namun hal itu dijadikan motivasi untuk menjadi perusahaan kontruksi
terbaik
di
Indonesia, dengan
berusaha meningkatkan kualitas kinerja, kualitas proyek, dan menjalin hubungan baik dengan para supplier dan juga pelanggan.
60 3.4.1.5
Current Finansial Status Status keuangan perusahaan pada saat ini masih dapat dinilai baik karena perusahaan masih mampu membayar biaya biaya material dan hutang bank dalam waktu yang sudah ditetapkan dan menerima pembayaran dari klien, orientasi keungan perusahaan sudah tidak lagi pada ruang fisik dikarenakan besar jumlah nilai transaksi pada saat proyek dijalankan.
3.4.1.6
Bussines Partnership and Alliances PT CUPUINTAN ADYAPERMATA Sudah banyak menjalani proyek-proyek infrastruktur yang membutuhkan kemitraan dengan perusahaan konstruksi lainnya sehingga secara tidak langsung hubungan kemitraan terjadi terutama dengan perusahaan konstruksi pada status BUMN, sedangkan kemitraan
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA
sudah
mempunyai beberapa rekan tetap dalam hal memasok bahan baku material proyek kerja.
61 3.4.2
Swim Lane Process Diagram
CAD OPERATION PROCESS
MAR
COPY PO
PCO
ENG/P
COPY PO
CONST.
PREPARATION
IMPLEMENTATION
END
DISTRIBUTION
GM
REGISTER PO
F/A
RECEIVE PO
ADM
INCOMING PO
COPY PO
INVOICE
PREPARE BUDGED
ASSIGN EXE. TEAM
PURCHASE MATERIAL & EQP.
DELIVERY MATERIAL & EQP.
COPY PO
REQUEST MATERIAL & EQP.
IMPLE MENTATION
Gambar 3.5 Swim Lane Process Diagram
TERM/ HANDOVER
62 3.4.3
Business Process Service 3.4.3.1
Bisnis Proses Divisi Engineering
Gambar 3.6 Bisnis Proses Divisi Engineering 3.4.3.2
Bisnis Proses Divisi Marketing
Gambar 3.7 Bisnis Proses Divisi Marketing
63 3.4.3.3
Bisnis Proses Divisi Project
Gambar 3.8 Bisnis Proses Divisi Project
3.4.4
Product Matrix Business activity & product matrix memetakan siklus hidup dari produk
penghasil pendapatan pada berbagai lini bisnis keseluruhan
perusahaan. Matriks ini menyoroti siapa pelaku proses bisnis
dan
produk, serta luasnya rantai pasokan. Karena perusahaan ini perusahaan jasa yaitu konstruksi maka produk yang kita keluarkan yaitu konstruksi. Project Contro l PCO
Constructio n
Engineering / Procuremen t
General Manage r
Finance/ Accountin g
Administratio n
Marketing
Const
ENG/P
GM
F/A
Adm
Mar
Tabel 3.5 Activity/Product matrix
64 Keterangan : •
PCO : Project Control
•
Const : Construction
•
ENG/P : Engineering/ Procurement
•
GM : General Manager
•
F/A : Finance/ Accounting
•
Adm : Administration
•
Mar : Marketing
65 3.4.5
Use Case Narative & Diagram 3.4.5.1
Use Case Diagram Sistem Informasi PT Cupuintan Adyapermata membuat PO *
*** **
* menerima dan mempelajari PO
Bag. Administration
Bag. ENG/P * mendaftarkan PO *
Memeriksa dan Mensahkan PO * *
* * *
* * *
membuat persiapan budget Bag. GM *
Bag. PCO mengesahkan persiapan budget
*
* *
membuat SPK * *
* *
membuat permintaan material * *
Bag. F/A
Bag. Construction mengesahkan dan membayar material * membuat term/handover
*
* membuat invoice Bag. Marketing
Gambar 3.9 Use Case Diagram Sistem Informasi yang berjalan Pada gambar diatas yaitu usecase diagram, suatu digram yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis, konteks,
stakehorder
(aktor)
dan
aturan
bisnis
untuk
66 berinteraksi dengan sistem, layanan dan aplikasi yang diidentifikasi dengan solusi teknologi yang membutuhkan pengembangan. Terdapat 7 aktor dan 11 aktifiti pada proses bisnis yang berjalan.
3.4.5.2
Use Case Narative 3.4.5.2.1
Membuat Purchase Order (PO) Engineering
/
Procurment
(ENG/P)
membuat Surat Purchase order yang berisi tentang rincian–rincian permintaan proyek yang salah satunya berisi stok material.
3.4.5.2.2
Menerima PO Bagian Marketing menerima PO yang dibuat Bag ENG/P untuk dipelajari serta disahkan.
3.4.5.2.3
Mendaftarkan PO Setelah PO dipelajari dan disahkan oleh Bagian Marketing, Bagian Administration akan mendaftarkan PO tersebut kedalam arsip.
3.4.5.2.4
Memeriksa dan mengsahkan PO Bagian
Financial/Accounting
(F/A),
Construction, Project Control (PCO), serta General
67 Manager (GM) memeriksa serta mensahkan PO yang telah di arsip oleh bagian Administrasi.
3.4.5.2.5
Membuat persiapan budget Surat Pengembalian Material akan berisi sisa material setelah selesai produksi/proyek.
3.4.5.2.6
Mengesahkan persiapan budget Tiap Bulannya Project Manager akan meminta Laporan
Pembelian,
Laporan
Stock
Produk,
Penggunaan Material, serta Pengembalian Material.
3.4.5.2.7
Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) Tim Project yang telah dibuat akan segera dibuatkan SPK oleh Bag. ENG/P yang telah membentuk tim project awal.
3.4.5.2.8
Membuat permintaan material Bagian Construction membuat permintaan material
apabila
project
akan
persediaan material akan habis.
dimulai
atau
68 3.4.5.2.9
Mengesahkan dan membayar material Material
yang
telah
di
pesan
oleh
Bag.Construction akan di sahkan dan di bayar oleh Bagian ENG/P bila pembelian telah dilakukan.
3.4.5.2.10 Membuat term/handover Dalam perjalanan project bila project telah selesai Bag. Construction akan membuat laporan Term Handover yang nanti nya dibuatkan invoice oleh Bag. F/A.
3.4.5.2.11 Membuat invoice Bag.F/A bertugas membuat invoice dari laporan Term Handover yang telah dibuat, untuk diserahkan kepada klien Pemilik Project.
69 3.5
Data & Information 3.5.1
Object State Transition Diagram /Start Membuat PO
Mnghapus PO
Mempelajari PO
Mendaftarkan PO
/No Memeriksa dan mengsahkan PO
/Yes
/No
Membuat persiapan budget
/Yes
/No
Membuat permintaan material
Membuat SPK
Mengesahkan pesiapan budget
/Yes
Mengesahkan dan membayar material
Membuat term/ handover
Gambar 3.10 Object State Transition Diagram
Membuat invoice
70 3.5.2
Logical Data Model
Gambar 3.11 Class Diagram
Pada gambar diatas digunakan untuk menunjukkan gambaran tentang apa saja yang berinteraksi pada setiap usecase pada sebuah sistem
71 informasi serta bagaimana behavior masing-masing objek pada interaksi tersebut. Gambar 3.11 diatas adalah gambar
Logical Data Model pada
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA dimana terdapat kelas : -
Tr_PO dengan atribut No FormPurchase,
TglPO,
NamaBarang,
Jumlah, Grand Total. -
Ms_Marketing dengan atribut KdMarketing, NamaPegMarketing, NoTelp, AlamatMarketing, NoRekening.
-
Tr_SPK dengan atribut NoSPK,, NoTrBudget, NoPO, TglSPK.
-
Tr_Budget
dengan
atribut
NoTrBudget,
NoFormPurchase,
TglTrBudget, Jumlah. -
Ms_ENG/P dengan atribut KdENG/P, NamaPegENG/P, NoTelp, AlamatENG/P, NoRekening.
-
Ms_PCO
dengan
atribut
KdPCO,
NamaPegPCO,
NoTelp,
AlamatPCO, NoRekening. -
Tr_Material dengan atribut NoMaterial, TglMaterial, NoTrBudget, NoSPK, TglMaterial, Jumlah.
-
Ms_Construction
dengan
atribut
KdConstruction,
NamaPegConstruction, NoTelp, AlamatConstruction, NoRekening. -
Tr_Term/Handover dengan atribut NoTerm/Handover, NoSPK, NoMaterial, Tgl Term/Handover
-
Tr_Invoice
dengan
atribut
NoTerm/Handover, Jumlah, GrandTotal.
NoInvoice,
TglInvoice,
72 -
Ms_F/A dengan atribut KdF/A, NamaPegF/A, NoTelp, AlamatF/A, NoRekening.
-
Ms_Administrasi
dengan
atribut
KdAdmin,
NamaPegAdmin,
NoTelp, AlamatAdministrasi, NoRekening.
3.5.3
Data Dictionary (Kamus Data) - Tr_PO Nama Tabel
: Tr_PO
Primary Key
: NoFormPurchase
Keterangan : Tr_PO berisi mengenai keterangan permintaan yang akan di gunakan untuk menjalankan project Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data NoFormPurchase Varchar
12
Nomor form
TglPo
Date
-
Nama dari suplier
Jumlah
Int
13
Jumlah yang harus dibayar
Gran
Int
13
Total biaya yang di keluarkan
Tabel 3.6 Tr_PO
73 - Ms_Marketing Nama Tabel
: Ms_Marketing
Primary Key : KdMarketing Keterangan : Ms_Marketing berisi mengenai data bagian Marketing Tipe Data Ukuran
Nama Field
Keterangan
Data Varchar
12
Kode marketing
NamaPegMarketing Varchar
20
Nama
KdMarketing
pegawai
marketing NoTelp
Int
12
Nomor telepon
AlamatMarketing
Varchar
35
Alamat
Pegawai
Marketing Int
NoRekening
13
Nomer
rekening
Pegawai Marketing Tabel 3.7 Ms_Marketing - Tr_SPK Nama Tabel
: Tr_SPK
Primary Key : NoSPK
74 Keterangan : Tr_ SPK berisi mengenai Perintah pekerjaan yang akan di kerjakan Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data Varchar
NoSPK
12
Nomer
Surat
Perintah Kerja NoTrBudget
Varchar
12
Nomer TrBudget
NoFormPurchase
Varchar
12
Nomer FormPurchase
TglSPK
Date
-
Tanggal pembuatan Surat Perintah Kerja
Tabel 3.8 TR_SPK
- Tr_Budget Nama Tabel
: Tr_Budget
Primary Key : NoBudget Keterangan : Tr_ Budget berisi mengenai detail biaya yang di keluarkan
75 Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data NoBudget
Varchar
12
Nomer Budget
NoFormPurchase
Varchar
12
Nomer FormPurchase
TglBudget
Date
-
Tanggal pembuatan Budget
Jumlah
Int
13
Jumlah Budget
Tabel 3.9 Tr_Budget
- Ms_ENG/P Nama Tabel
: Ms_ENG/P
Primary Key : KdENG/P Keterangan : Ms_ENG/P berisi mengenai data bagian Enginereing dan Procurement
76 Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data Varchar
KdENG/P
12
Kode
Engineering
dan Procurement NamaPegENG/P Varchar
20
Nama
pegawai
Engineering
dan
Procurement NoTelp
Int
12
Nomor telepon
AlamatENG/P
Varchar
35
Alamat
Pegawai
Engineering
dan
Procurement NoRekening
Int
13
Nomer
rekening
Pegawai Engineering dan Procurement Tabel 3.10 Ms_ENG/P - Ms_PCO Nama Tabel
: Ms_PCO
Primary Key : KdPCO Keterangan : Ms_PCO berisi mengenai data bagian Project Control
77 Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data Varchar
KdPCO
12
Kode
Project
Control NamaPegPCO
Varchar
20
Nama
pegawai
Project Control NoTelp
Int
12
Nomor telepon
AlamatPCO
Varchar
35
Alamat
Pegawai
Project Control NoRekening
Int
13
Nomer Pegawai
rekening Project
Control Tabel 3.11 Ms_PCO - Tr_Material Nama Tabel
: Tr_Material
Primary Key : NoMaterial Keterangan digunakan
: Tr_ Material berisi mengenai daftar barang yang
78 Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data NoMaterial
Varchar
12
Nomer Material
NoTrBudget
Varchar
12
Nomer TrBudget
NoSPK
Varchar
12
Nomer
Surat
Perintah Kerja Date
TglMaterial
-
Tanggal pembuatan Material
Int
Jumlah
13
Jumlah Barang yang gi gunakan
Tabel 3.12 Tr_Material
- Ms_Construction Nama Tabel
: Ms_Construction
Primary Key : KdConstruction Keterangan : Ms_Contruction berisi mengenai data bagian Construction
79 Nama Field
KdContruction
Tipe
Ukuran
Data
Data
Varchar
12
Keterangan
Kode Construction
NamaPegConstruction
Varchar
20
Nama
pegawai
Construction Int
NoTelp
AlamatPegConstruction Varchar
12
Nomor telepon
35
Alamat Pegawai Construction
Int
NoRekening
13
Nomer
rekening
Pegawai Construction Tabel 3.13 Ms_Construction
- Tr_Term/Handover Nama Tabel
: Tr_Term/Handover
Primary Key : NoTerm/Handover Keterangan project
: Tr_ Term/Handover berisi mengenai daftar pengerjaan
80 Tipe Data Ukuran
Nama Field
Keterangan
Data NoTerm/Handover
Varchar
12
Nomer Term/Handover
Varchar
NoSPK
12
Nomer
Surat
Perintah Kerja NoMaterial
Varchar
TglTerm/Handover Date
12
Nomer Material
-
Tanggal pembuatan Term/Handover
Tabel 3.14 Tr_Term/Handover
- Tr_Invoice Nama Tabel
: Tr_Invoice
Primary Key : NoInvoice Keterangan
: Tr_Invoice berisi mengenai daftar biaya yang digunakan
untuk pembuatan project
81 Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
Data Varchar
12
Nomer Invoice
NoTerm/Handover Varchar
12
Nomer
NoInvoice
Term/Handover Date
TglInvoice
-
Tanggal pembuatan Invoice
Int
Jumlah
13
Jumlah biaya yang harus dibayar
Int
GrandTotal
13
Total
biaya
yang
harus di bayar Tabel 3.15 Tr_Invoice
- Ms_F/A Nama Tabel
: Ms_F/A
Primary Key : KdF/A Keterangan Accounting
: KdF/A berisi mengenai data bagian Finance and
82 Nama Field
KdF/A
Tipe
Ukuran
Data
Data
Varchar
12
Keterangan
Kode
Finance
Accounting Varchar
NamaPegF/A
20
Nama
pegawai
Finance
and
Accounting Int
NoTelp
AlamatPegConstruction Varchar
12
Nomor telepon
35
Alamat Pegawai Finance
and
Accounting Int
NoRekening
13
Nomer
rekening
Pegawai Finance and Accounting Tabel 3.16 Ms_F/A - Ms_Administrasi Nama Tabel
: Ms_Administrasi
Primary Key : KdAdmin Keterangan administrasi
: Ms_Admin berisi mengenai data orang yang melakukan
83 Nama Field
KdAdmin
Tipe
Ukuran
Data
Data
Varchar
12
Keterangan
Kode Administrasi
NamaPegAdmin
Varchar
20
Nama
pegawai
Administrasi NoTelp
Int
AlamatPegConstruction Varchar
12
Nomor telepon
35
Alamat Pegawai Administrasi
NoRekening
Int
13
Nomer
rekening
Pegawai Administrasi Tabel 3.17 Ms_Administrasi
84 3.5.4
Actvity/Entity Matrix 3.5.4.1
Activity Listing Gambar dibawah ini adalah Activity Listing, gambar yang menunjukkan aktifitas yang terjadi pada sistem boundary. Hal ini dibuat sebelum CRUD Matrix
Gambar 3.12 Activity Listing
85 3.5.4.2
Entity Matrix
Tipe Entitas PO membuat PO menerima PO mempelajari PO mendaftarkan PO memeriksa PO mensahkan PO membuat persiapan budget membuat SPK membuat permintaan material mensahkan material membayar material membuat term/handover membuat invoice
C R R R R U
Budget
SPK Material
Term/handover
Invoice D
R R C R
R C
U R R C U U
R R R
C
R U,C,D
keterangan : PO : Purchase order SPK : surat perintah kerja
Tabel 3.18 Entity Matrix Tabel di atas digunakan untuk pengembangan dengan memetakan entitas data yang terpengaruh oleh aktivitas lini bisnis yang terkait. Sering disebut “CRUD” matrix karena mengidentifikasi tipe dasar bagi transformasi yang terjadi pada data (create, read, update, delete) melalui proses bisnis. Entityactivity matrix dapat membantu analisis dan programmer dalam memindahkan dari class diagram ke DFD karena mereka menggambarkan bagaimana sistem informasi akan berfungsi untuk mendukung kebutuhan perusahaan.
86 3.6
System Application 3.6.1
System Communication Description System Communication Description adalah teknis bagaimana data di komunikasikan antar sistem pada seluruhan bagaimana perusahaan dan spesifikasi mengenai tautan dan jaringan. Internet
Kantoe Pusat
Proyek 1
1U
Proyek 2
1U Switch
Sistem 1 Sistem 2 Sistem 3
1U Switch
Sistem 1 Sistem 2Sistem 3
Switch
Sistem 1 Sistem 2 Sistem 3
Gambar 3.13 System Communication Description
87 3.6.2
System Data Flow Diagram
Gambar 3.14 Data Flow Diagram
88 3.7
Networks & Infrastructure 3.7.1 Network Connectivity Diagram Network Connectivity Diagram memperlihatkan koneksi fisik antar suara dan jaringan video perusahaan termasuk WAN, LAN serta ekstranet dan intranet.
Internet
Router
1U Switch
Bagian Engineering
Bagian Marketing
1U Switch
Printer
Clien
Bagian Project
1U
Server
1U Switch
Clien
Printer
Server
Switch
Clien
Printer
Gambar 3.15 Network Connectivity Diagram
3.8
Security 3.8.1
Security Plan Saat ini di PT CUPUINTAN ADYAPERMATA sudah memakai teknologi untuk keamanannya yaitu dengan cara menggunakan code yang
Server
89 hanya diketahui karyawan untuk keluar masuk kantor dan kantor dilengkapi alarm untuk lebih menjaga keamanannya.
3.9
Standards 3.9.1 Technology Forecast Technology
forecast
mendokumentasikan
perubahan
yang
diharapkan pada masa depan yang tampaknya terjadi atau akan terjadi. Namun pada gambar dibawah ini menginformasikan teknologi yang digunakan dalam perusahaan tersebut.
forecast area operation system office automation suite desktop PC desktop monitor persistent storage personal digital assistants
technology forecast Current Microsoft windows xp Microsoft office ACER Aspire M1930 LG monitors Usb flash drive Smart phone
Tabel 3.19 Technology Forecast
3.10
Workforce 3.10.1 Workforce plan Workforce plan mendeskripsikan bagaimana sumber daya manusia dikelola pada seluruh perusahaan. Termasuk strategi untuk memperkerjakan, penyimpanan dan pengembangan professional pada tingkat eksekutif, menejemen, dan staf dalam perusahaan.
90 •
Director Pengambilan keputusan tertinggi dalam perusahaan untuk strategi ke depan.
•
General Manager Monitoring dan pengambilan keputusan untuk kegiatan operasional.
•
Project/MTNC Bertanggung jawab atas kinerja Electrical, Mechanical, dan Civil, yang dimana bertugas dalam kelistrikan, mesin, dan sttruktur bangunan.
•
PRJ. CONTROL Bertanggung jawab atas kinerja Cost & Schedule dan QA/QC yang dimana masing-masing mempunyai tugas untuk mengatur biaya, jadwal, serta pengawasan kualitas.
•
ENG/PROC Bertanggung jawab atas kinerja Procurement, Purchasing, Staff Purch & Delivery, Engineer, M&E, CVL/ARC, Draft/Est, bagian tersebut mempunyai tugas pengadaan barang, pembelian, perancangan, kelistrikan, dan struktur bangunan.
91 •
HRD/GA Bertanggung jawab atas kinerja Legal permit, HRD/GA, yang bertugas untuk mengurus perizinan serta sumber daya manusia
•
F&A Bertanggung jawab atas kinerja TAX BILLING, Accounting, Cashier yang bertugas dalam pembayaran pajak, dan keuangan.
•
Marketing Bertanggung jawab atas kinerja Sales & Promotion yang bertugas dalam promosi dan pemasaran.
3.11
EA Management Plan 3.11.1 EA Program Management 3.11.1.1 Governance and Principles Pada bagian ini menerangkan seputar pengelolaan Program Enterprise Arsitektur yang akan diterapkan pada PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA.
EA
bertujuan
untuk
mensetarakan dan menyatukan lnisiatif Strategis, Proses Bisnis, Arus Informasi, Sistem dan Jasa, dengan Infrastruktur Teknologi bertujuan agar
meyakinkan bahwa semua inisiatif, proses,
proyek, standar IT dan investasi utama membantu Visi, Misi, dan Tujuan serta Sasaran dari PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
92 Untuk mendukung tujuan program EA seperti peningkatan perencanaan, pengambilan keputusan dan komunikasi, PT CUPUINTAN ADYAPERMATA telah menerapkan berbagi informasi secara terbuka di seluruh lini bisnis, kecuali jika data tersebut sangat rahasia. Program EA akan mencoba untuk melibatkan seluruh stakeholder pada semua tingkatan yang cocok dalam perusahaan.
Langkah-langkah ini akan menjadi penting dalam mencapai dukungan yang maksimal. PT CUPUINTAN ADYAPERMATA sebaiknya melihat teknologi sebagai bagian dari strategi bisnis secara keseluruhan serta berkomitmen untuk berinvestasi dalam teknologi yang nantinya sepenuhnya akan mendukung Visi, Misi, dan Tujuan Strategis. 3.11.1.2 Support for Strategy and Business Salah satu tujuan utama dari Program EA adalah untuk mendukung tujuan strategis perusahaan, rencana bisnis, dan untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja yang dapat diatasi melalui penyetaraan Tujuan dana Sasaran, Proses Bisnis, Arus Informasi, Sistem
dan
Jasa,
serta
Infrastruktur
Teknologi.
Dengan
menyetarakan area dan bisnis, biaya dapat dikurangi secara dramatis, sementara perampingan kegiatan bisnis dan menghindari duplikasi sistem dan kerja, yang nantinya meningkatkan dukungan kepada para pekerja.
93 3.11.1.3 EA Roles and Responsibilities EA Team Position
EA Team Role
EA Responsibilities
President Director
EA Program Sponsor and
Champion of EA Program
Executive Leadership
Mempersiapkan dan menyediakan sumber daya Menentukan dalam solusi tingkat tinggi
R&D Operasiona
Executive Leadership and
Memfasilitasi pembentukan dan
Director
decision-making
operasional program EA. Memimpin resolusi tingkat tinggi masalah EA. Mengintegrasi EA dan pengelolaan lainnya.
Chief Architct (3rd
EA Program Manager
Mengelola program EA dan proses dokumentasi.
Party)
Memilih dan menerapkan kerangka kerja EA dan metedologi dokumentasi. Mengidentifikasi standar EA dan mengelola manajemen konfigurasi sub-proses EA. Manager Project/MTNC,
Recuirement Identifiers
Berpartisipasi dalam program pengambilan keputusan EA.
94 Manager PCO,
Mempromosi identifikasi yang
Manager ENG/P,
berkaitan dengan persyaratan IT
Manager HRD/GA,
dan solusi EA untuk setiap situasi
Manager F/A,
dan LOB.
Manager Mar System Architecs (3rd
Analysis and Design
Memberikan analisis teknis dan dukungan desain untuk pemilihan
Party)
komponen EA dan implementasi. Memastikan bahwa system TI memenuhi persyaratan migrasi dan interoperabilitas. Mendukung dokumentasi EA. Data Architecs (3rd
Analysis and Design
Memberikan analisis teknis dan dukungan desain untuk database
Party)
yang berhubungan dengan pemilihan komponen EA dan implementasi. Memastikan bahwa database memenuhi persyaratan integrasi dan interoperabilitas Mendukung dokumentasi EA. Database Admin:
Application and Database
Pemeliharaan Application
support
Software EA.
95 Pemeliharaan repositori EA dan informasi. End-User :
Recuirements
Mengidentifikasi kebutuhan
Identification/QA
pengguna akhir untuk komponen EA. Memberika feedback mengenai efektifitas solusi.
Research Analysis
Requirement Analysis
Dokumentasi dan memeriksa kebutuhan user dan LOB. Membantu dalam desain komponen dan aktivitas dokumentasi.
Tabel 3.20 EA Roles And Responsibility
96 3.11.1.4 EA Program Budget 2012 1.
1.1
Total Budget
Entreprise Architecture
Rp 500,000,000
Chief Entreprise
Rp 28,000,000
Architect Systems
Rp 85,000,000
1.2
Architects
1.3
Data Architectuts
Rp 80,000,000
EA Tool
Rp 200,000,000
1.4
/ Aplications
1.5
EA analyst
Rp 18,000,000
EA Repository
Rp 48,000,000
1.6
Server/software Staff XP
Rp 27,000,000
Workstations 1.7
/ software
1.8
Travel, training and support
Rp 14,000,000
Tabel 3.21 EA Program Budget
97 3.11.1.5 EA Program Performance Measure Program EA akan mencari kinerja di daerah-daerah kuantitatif dan kualitatif dengan cara mengukur perubahan dalam proyek-proyek yang dikerjakan, aplikasi yang digunakan / dinonaktifkan, sistem integrasi dan pemakaian hasil survei. Temuan ini akan dilaporkan kepada Chief Architect. Kepala Arsitek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa IT berusaha mendukung langkah-langkah kinerja seperti yang didefinisikan
oleh
kepemimpinan
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA dan secara resmi dideskripsikan dalam tab Pengukuran Kinetja Repositori EA.
3.11.2 EA Current Architecture summary 3.11.2.1 Strategic Goals and Initiatives Tabel dibawah ini menunjukkan pemetaan tujuan strategis khusus untuk inisiatif dan kemudian inisiatif tersebut ditujukan untuk komponen pendukung EA. Staging Area Supparting EA Strategic Goal
Staregic Initiative Component(s)
Goal 1 :
Mematuhi peraturan
Information &
Meningkatkan
peraturan yang telah
Communication
kerjasama dengan
disetujui oleh kedua masing
98 masing pihak, dan menjalin
supplier
kerjasama yang menguntungkan oleh supplier Goal 2 :
Menyelesaikan proyek
Information &
Meningkatkan
sesuai waktu atau kurang,
Communication
Jumlah Proyek yang
mengerjakan proyek sebaik
Standarisasi Produk
dapat dikerjakan
mungkin
Goal 3 : Menjaga
Menetapkan hubungan
Information &
Hub. dengan customer
kemitraan yang lebih baik
Communication
Goal 4 :
Menjaga serta
Information &
Meningkatkan image
meningkatkan proyek
Communication
perusahaan
perusahaan, serta
Standarisasi Produk
kepedulian lingkungan Tabel 3.22 Strategic Goals and Initiatives
3.11.2.2 Business Service and Information Flows EA di rancang untuk meningkatkan proses bisnis dan mengidentifikasi serta mengoptimalkan informasi di dalam dan di antara proses-proses. Lines Of Business (LOB) memberikan dasar menyelaraskan struktur dan layanan TI
99 Lines
Of
Business
(LOB)
PT
CUPUINTAN
ADYAPERMATA pada saat ini di tunjukan dalam table dibawah ini PCO
Const
Lines Of Business
ENG/P
Key Processes
GM
F/A
Information Flow
Adm
Supporting Component
PCO
PO
Mendapatkan copy PO dan Menyetujui PO
Mar ENG/P
untuk pembuatan Prepare Budged
F/A GM ADM
Const
Request
Membuat Request
Material &
Material & EQP untuk
EQP
Purchase Material & EQP
Implementasi
Melakukan implementasi setelah barang di kirim
Term/
Setelah melakukan
ENG/P
Mar
EA
100 Handover
Implementasi, Cost melakukan Term/ Handover terhadap Proyek
ENG/P
PO
Mendapatkan copy PO dan Menyetujui PO
Mar ENG/P
untuk pembuatan Prepare Budged
F/A GM ADM
Prepare
Membuat Prepare
Budged
Budged setelah
PCO Mar
mendapatkan PO, untuk pembuatan Assign Exe. Team Assign Exe.
Membuat Assign Exe.
Team
Team untuk melakukan
Const
tugas proyek di lapangan Purchase
Membuat Purchase
Material &
Material & EQM untuk
Conts
101 EQM
pembuatan surat Delivery Material & EQM
4frDelivery
Membuat Delivery
Material &
Material & EQM agar
EQM
proyek dapat di
Const
kerjakan oleh Const GM
PO
Mendapatkan copy PO dan Menyetujui PO
Mar ENG/P
untuk pembuatan Prepare Budged
F/A GM ADM
F/A
PO
Mendapatkan copy PO dan Menyetujui PO
Mar ENG/P
untuk pembuatan Prepare Budged
F/A GM ADM
Invoice
Membuat invoice untuk dimasukan sebagai
Const
102 berkas Adm
Register PO
Mendaftarkan PO agar PO masuk kedalam
Mar GM
berkas Distribution
Mendistribisikan PO agar dapat di setujui
Mar ENG/P
oleh bagian lainnya F/A GM ADM Mar
Receive PO
Menerima PO, dan
ADM
mempelajarinya. Memberikan PO ke ADM untuk di masukan berkas
Tabel 3.23 Line of Business
3.11.2.3 Systems and Applications PT CUPUINTAN ADYAPERMATA belum mempunyai sistem yang lengkap dan mendukung aliran informasi diantara semua lini yang ada pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
103 Sistem ini sebenarnya cukup berguna sekali pada perusahaan karena dengan menggunakan sistem ini semua bagian pada perusahaan bisa saling terintegrasi satu sarna lainnya yang dapat mendukung" mencapai tujuan dan strategi dalam perusahaan.
3.11.2.4 Technology Infrastructure Technology
infrastructure
yang
digunakan
di
PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA menggunakan LAN, dan TI standart, karena kegiatan utama di perusahaan ini dalam proyek (Lapangan).
Sedangkan
kegiatan
di
kantor
hanya
mengkoordinasi dan mengelola saja. TI yang di gunakan di perusahaan ini adalah:
forecast area operation system office automation suite desktop PC desktop monitor persistent storage personal digitasl assistants
technology forecast Current Microsoft windows XP Microsoft office ACER Aspire M1930 LG monitors USB flash drive Smart phone
Tabel 3.23 Technology Forecast
3.11.2.5 IT Security Keamanan dan kerahasian dalam infrastructure teknologi PT CUPUINTAN ADYAPERMATA sangat penting untuk
104 keberhasilan bisnis. Keamanan yang di butuhkan untuk menjaga keamanan data adalah Password dan segala bentuk enkripsi dirasa sudah cukup untuk perusahaan ini.
3.11.2.6 EA Standards Standar teknis berguna untuk memaksimalkan semua kinerja di PT CUPUINTAN ADYAPERMATA. Namun Standarisasi itu juga harus di patuhi bukan hanya diciptakan untuk hasil maksimal.
3.11.2.7 Workforce Requirements Persyaratan staf adalah komponen penting dari setiap proyek/kegiatan bisnis. Sehingga diperlukan kualifikasi khusus untuk setiap posisi staf yang diperlukan. Seperti posisi manajer hanya dapat diisi oleh pegawai yang berkualitas. Namun pelatihan pelatihan perlu di lakukan guna untuk menngkatkan kualitas SDM. Walaupun sudah berkualitas namun SDM juga perlu dikelola agar menjadi SDM yang sangat berkualitas sehingga dapat membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan.
105 3.11.3 EA Future Architecture summary 3.11.3.1 Future Operating Scenarios Penggunaan sistem informasi yang terintegrasi yang meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dalarn pelaksanaan bisnis perusahaan dapat berjalan lebih baik dan efisien. Sistem informasi yang terintegrasi memperantarakan setiap bagian yang ada dalarn perusahaan untuk melakukan komunikasi dan saling berbagi data serta informasi penting pada setiap bagian yang membutuhkan. Dengan
penggunaan
sistem
informasi
yang
telah
terintegrasi maka lajur kegiatan yang ada ialah sebagai berikut. Bag. Marketting membuat PO yang nantinya PO akan diberikan kepada Bag.Administrasi yang pada tahap lanjutnya akan menggandakan PO untuk tembusan kepada Bag. F/A untuk di setujui lalu diteruskan kepada Bag. PCO untuk diketahui dan disetujui agar dapat dipersiapkan anggaran Project. Setelah
Anggaran
dibuat,
tim
project
yang
akan
diturunkan disusun dan dipersiapkan untuk menjalankan project. Saat project dilaksanakan Bag. Construction bertugas untuk membuat permintaan material dan perlengkapan kepada Bag. Eng/P, yang nanti akan melakukan pembelian kepada pemasok, setelah pembelian dilakukan, Bag. Eng/P akan memberikan material dan perlengkapan kepada Bag. Construction untuk di implementasikan.
106 Project yang telah selesai dilaksanakan akan dibuatkan laporan penyelesaian proyek oleh Bag. Construction untuk dijadikan salah satu bagian dari invoice, Invoice dibuat oleh Bag. F/Aberdasarkan laporan penyelesaian proyek untuk diserahkan pada pemilik project. Skenario ini memerlukan perubahan pada sistem informasi yang dipakai saat ini dengan menggunakan rekomendasi yang kami ajukan. Bagian terpenting seperti bagian Marketting, bagian
Engineering
dan
bagian
PCO
serta
F/A
akan
diprioritaskan dalam pengintegrasian sistem untuk menaikkan kinerja perusahaan.
3.11.3.2 Planning Assumptions Asumsi perencanaan sistem informasi yang telah terintegrasi dalam waktu yang akan datang, mempengaruhi perubahan jalur kegiatan bisnis yang ada, serta adanya penambahan perangkat yang diperlukan untuk membantu jalan nya sistem agar terintegrasi dengan baik dan benar serta dapat diandalkan.
3.11.3.3 Updating Current & Future Views Skenario masa depan mengindikasikan pandangan saat ini dan masa depan dimana sistem akan berubah dari setiap bagian ke bagian divisi menjadi terintegrasi menjadi satu kesatuan sistem. Agar terlaksana perubahan itu, diperlukan waktu untuk melakukan
107 perubahan dari keadaan sekarang dan masa depan dengan adanya penyesuaian ulang dana dan strategi untuk memenuhi perubahan yang diperlukan pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
3.11.3.4 Sequencing Plan
Gambar 3.16 Sequencing Plan Gambar diatas yaitu sequencing plan menggambarkan tahapan
penerapan enterprise architecture. Pada tahun pertama
belum ada perubahan, dikarenakan pada tahapan ini difokuskan untuk dokumentasi, kemudian untuk tahun kedua sistem pada
108 bagian PROJECT/MNTNC telah di integrasikan dengan electrical, mechanical, CIVIL. Bag. PCO diintegrasikan oleh bagian Cost & Schedule serta QA/QC, Bag. ENG/PROC diintegrasikan kepada Procurement, purchasing, staff purc & delivery, Engineer, M&E, CVL/ARC, DRAFT/EST, bagian HRD/GA diintegrasikan dengan Legal/Permit TAX/Billing,
dan
HRD/GA,
Accounting,
F/A Cashier,
diintegrasikan Bagian
kepada
marketting
diintegrasikan kepada Sales & Promotion, pada tahun ketiga dari enam bagian yang telah diintegrasikan yang pada tahap empat dilanjutkan integrasi kepada general manager dan pembentukan database akan di integrasikan kepada Director yang semua itu akan di tangani oleh ERP MY SAP all in one pada quartal lima.
3.11.3.5 Configuration Management PT CUPUINTAN ADYAPERMATA akan mengikuti proses standar dimana perubahan dalam konfigurasi EA akan dibuat. Standard EA akan dilaksanakan secara teratur dan terawasi. Standard EA dapat dibebaskan tetapi terbatas kepada proses standar memuaskan pengabaian berikut.
109
Gambar 3.17 Configuration Management
3.11.3.6 EA Repository EA Repository dibuat untuk memudahkan akses terhadap
dokumentasi dari EA yang sangat perlu untuk perencanaan dan pengambilan keputusan. EA Repository yang pada dasarnya adalah sebuah halaman situs serta database yang menyimpan informasi dan memberikan akses terhadap alat-alat dan sumber daya dari programprogram EA. Model repositori mengikuti rancangan Living Enterprise ™ dengan penggunaan 3 baris sebagai gambaran dan penjelasan dari masing-masing tingkatan perusahaan dan 6 kolom yang menjelaskan lini-lini bisnis perusahaan dalam area-area dari EA Framework Repositori yang terbuat seharusnya dapat diakses dan diperbarui setiap
110 saat sehingga repositori yang dibuat sebaiknya berbentuk sebuah website online berbentuk prtal yaI1g terletak pada jaringaI1 lokal (LAN/intranet)
perusahaan untuk menjaga keamanan dan mendukung akses terhadap repositori oleh eksekutif, manajer, hingga staff-staff pendukung.
111
EA Management Future EA Views
EA Standards
EAProgram
EA Tutorial
Site Map
Plan
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA ENTERPRISE ARCHITECTURE REPOSITORY Current EA views Goals &
Products & Service
Initiatives High Level View
Strategic Plan
Business Plan
Data &
System &
Network &
Information
Applications
Infrastructure
Knowledge
Business Systems
Wide Area
Warehouse Mid Level View
Goals &
Business Process
Initiatives Detailed View
Information
Security Solution
Security Program
Network Support Systems
Flows
Local Area
System
Network
Certifications Data Privacy
Performance
Investment
Data
Application
Buildings &
Measures
Portofolio
Dictionary
Inventory
Equipment
Gambar 3.18 EA Repository
