BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1.
Riwayat Perusahaan PT Rekayasa Industri (REKIND) adalah perusahaan yang didirikan oleh pemerintah Republik Indonesia pada tanggal 12 Agustus 1981 untuk mengembangkan kemampuan nasional bidang Engineering, Procurement, Construction, dan Commissioning (EPCC) untuk bangunan industri yang besar agar setara dengan kemampuan kelas dunia. REKIND sekarang ini merupakan salah perusahaan EPCC terpenting dan terkemuka di Indonesia. Cangkupan perusahaan yang bergerak dalam bisnis EPCC adalah gas, geothermal, kilang minyak, petrokimia, mineral, lingkungan dan infrastruktur. Selain itu, perusahaan juga menyediakan pelayanan untuk penganalisaan terhadap proyek atau pembangunan dan pemeliharaan bangunan. 5 tahun pertama dalam operasinya, bisnis utama perusahaan adalah industri kimia dan petrokimia. Selanjutnya dengan mempertimbangkan segmen pasar dan permintaan, Rekayasa berevolusi dan mengembangkan kompetensi dan keahlian sebagai perusahaan Engineering, Procurement and Construction untuk industri minyak dan gas, pembangkit energi dan mineral. 24 tahun pengalaman telah membawa Rekayasa untuk menjadi perusahaan Indonesia yang terkemuka, dengan segmen pasar di Indonesia dan luar negeri, seperti Malaysia. Unit Bisnis Strategis bekerja sebagai mitra klien, memberikan one stop solution, dari konsepsi Proyek hingga operasi dan pemeliharaan. Tujuan perusahaan adalah 43
44 untuk memenuhi kebutuhan spesifik klien. Semua pekerjaan yang dilakukan selesai dalam standar internasional tertinggi, yang didukung oleh tim operasi yang kuat dan teknologi sistem modern. Untuk menampilkan hasil terbaik dari layanan, Rekayasa memanfaatkan sistem teknologi informasi modern, termasuk namun tidak terbatas pada PDS (Plant Design System), E-Procurement System dan ERP Axapta. Untuk mendukung kegiatan usahanya Rekayasa melakukan sinergi dengan anak perusahaan dan perusahaan afiliasinya. Berikut ini adalah anak perusahaan dan Perusahaan Afiliasi dalam Rekayasa memegang: •
PT Rekayasa Engineering, engineering company.
•
PT Tracon Industri, consultancy and trading company.
•
PT Yasa Industri Nusantara, construction company.
•
PT Mega Eltra, trading company.
•
PT Puspetindo, manufacturing company.
•
PT Rekayasa Industri Malaysia Sdn. Bhd., engineering, procurement and construction company.
•
Comspain S.A. XXI, manufacturing and trading company.
•
PT Rekayada Elektrika, engineering, procurement and construction company specializes in power plant industry.
PT Rekayasa Engineering yang merupakan anak perusahaan telah menjadi pelengkap yang penting untuk perusahaan PT Rekayasa Industri. Didirikan pada tahun 2001 dan telah berevolusi dari Profit Center of Detailed Engineering yang hanya memperkerjakan sedikit karyawan menjadi perusahaan multi-service
45 engineering yang memperkerjakan ratusan karyawan. Komitmen perusahaan terhadap klien didukung dengan memanfaatkan dukungan IT yang handal dan efisien untuk sistem pelaksanaan proyek. PT Rekayasa Engineering memperoleh certifikasi ISO 9001:2000 atau SNI 19-9001-2001 oleh SUCOFINDO International Certification and Services bersamaan dengan sertifikasi Quality Management System untuk teknik dan servis inspeksi untuk proses, pipa, instrumen, elektrikal, mekanikal, dan sipil. Dengan didukung oleh strategi yang kompetitif dan sertifikasi global yang dimiliki, PT Rekayasa Engineering berusaha mencapai visi dari perusahaan. Visi perusahaan adalah berkomitmen untuk memperoleh kepercayaan dan percaya diri terhadap kustomer dengan menjadi perusahaan yang berkompeten dalam bidang engineering yang memberikan nilai tambah kepada klien. Dengan misi untuk menyediakan jasa engineering terbaik untuk klien melalui penciptaan nilai dan pengembangan secara terus-menerus. Selain itu perusahaan memiliki kebijakan kualitas untuk berkomitmen dalam menyediakan jasa kepada klien dengan servis yang efisien dan harga yang kompetitif, untuk memenuhi komitmen tepat waktu dan untuk mengantarkan kepercayaan terhadap produk melalui kualitasnya. Dalam produknya, perusahaan PT Rekayasa Engineering dapat menangani berbagai perancangan bangunan, baik besar maupun kecil, dari awal sampai akhir. Didukung dengan pekerja dan insinyur yang berpengalaman dalam merancang dasar sampai detail perancangan. Servis ini dapat terpenuhi oleh tim proyek yang mengelola tugas dengan perkembangan jadwal, pengeluaran biaya, dan kontrol kualitas. Untuk menangani proyek tersebut, PT Rekayasa Engineering akan
46 menyediakan tim dengan berbagai latar belakang kemampuan dengan bidang pekerjaannya seperti perancangan proses, perancangan instrumen, perancangan pipa, perancangan elektrikal, perancangan mekanikal, dan perancangan sipil yang nantinya akan dibagi kembali menjadi bagian-bagian pekerjaan secara detail.
3.2.
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi pada perusahaan merupakan struktur organisasi yang fungsional, dimana setiap divisinya memiliki tugas dan dikelompokkan menurut
47 fungsi-fungsi yang dijalankannya. Yang memegang kekuasaan tertinggi dari suatu cabang perusahaan adalah President Director. President Director membawahi lima divisi utama, yaitu : 1. Engineering 2. Project Management & SCPC 3. Finance 4. HRD & General Affairs 5. Marketing Tugas dari setiap divisi adalah sebagai berikut : 1. President Director •
Bertanggungjawab pada semua kejadian yang terjadi pada perusahaan cabang yang dikelolanya.
•
Bertanggungjawab pada pengambilan keputusan dan kebijaksanaan pada perusahaan cabang yang dikelolanya.
•
Bertanggungjawab dalam memajukan perusahaan yang dikelolanya.
•
Bertanggungjawab dalam mengawasi kinerja pada bawahannya.
2. Marketing •
Mengkoordinasikan semua kegiatan pemasaran, sesuai dengan kebijakan, sasaran dan tujuan, rencana dan anggaran dalam mencari dan mendapatkan proyek-proyek, serta mampu melihat peluang dan prospek jangka panjang untuk meningkatkan pemasaran.
•
Mengikuti perkembangan pasar jasa engineering berdasarkan pada kondisi makro ekonomi dan industri untuk dapat menentukan rencana
48 dan strategi pemasaran, penjualan dan pengembangan jasa yang dihasilkan oleh Perusahaan. •
Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya (RKAP) Divisi Pemasaran yang sesuai dengan sasaran dan rencana Perusahaan, serta mengendalikan pelaksanaannya.
•
Melakukan usaha pendekatan atau kontak kepada pemilik proyek prospektif sampai diperoleh peluang, sehingga perusahaan dapat mengikuti prakualifikasi.
3. Engineering •
Melaksanakan
pembinaan
dan
pengembangan
kemampuan
professional dalam bidang engineering sesuai dengan perkembangan teknologi. •
Menyediakan dukungan tenaga ahli profesional dalam pelaksanaan proyek, pembuatan proposal, dan internal development.
•
Menyediakan sistem dan prosedur kualitas untuk pekerjaan engineering, design, dan drafting.
•
Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan engineering dan melaksanakan pengembangan kemampuan dan pendayagunaan tenaga ahli dalam bidang engineering, design, dan drafting.
•
Melakukan koordinasi, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang ada di Divisi Engineering untuk tercapainya pelaksanaan engineering secara profesional, untuk
49 mendukung kegiatan proposal, pelaksanaan proyek dan operasi perusahaan termasuk pelaksanaan internal development. 4. Finance •
Bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas di bidang Keuangan dan Akuntasi di dalam percapaian tujuan perusahaan di bidang keuangan.
•
Bertanggung jawab atas pengelolaan sumber dan penggunaan serta pengalokasian dan penyimpanan dana perusahaan secara aman.
•
Bertanggung jawab atas pembuatan seluruh laporan dari Staff Akuntasi dan Keuangan yang mencerminkan kondisi keuangan perusahaan yang sebenarnya.
•
Bertanggung jawab atas keakurasian materi dan ketepatan waktu dari laporan keuangan dan informasi keuangan tambahan yang diberikan kepada pihak manajemen.
•
Bertanggung jawab untuk memberikan informasi setiap saat mengenai data keuangan perusahaan yang dibutuhkan pihak manajemen.
5. HRD & General Affairs o HRD •
Tersedianya kebijakan dan peraturan Perusahaan, yang mengatur hak dan kewajiban Perusahaan maupun karyawan.
•
Tersusunnya rencana kerja, anggaran dan laporan pelaksanaan sistem pengelolaan Sumber Daya Manusia pada saatnya.
50 •
Terjalinnya hubungan kerja yang baik dengan bagian di luar organisasi SDM dan Instansi Luar untuk kelancaran pekerejaan di bidang Sumber Daya Manusia.
•
Tersedianya tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
•
Terciptanya suasana kerja yang kondusif dan terciptanya kerjasama yang baik antar karyawan.
o General Affairs •
Terlaksananya seluruh kegiatan pengadaan barang-barang dan jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan operasional coorporate ataupun proyek.
•
Pengelolaan dan inventarisasi terhadap fasilitas atau aset perusahaan agar selalu siap dipergunakan untuk mendukung operasional usaha.
•
Terjaminnya pelaksanaan sistem dan prosedur yang menyangkut pengadaan barang dan jasa, serta pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi terhadap fasilitas atau asset perusahaan sejalan dengan perkembangan Perusahaan.
•
Tersusunnya rencana kerja dan anggaran divisi.
6. Project Management •
Tercapainya tugas pengendalian proyek-proyek yang ditangani oleh Perusahaan sesuai dengan rencana dan anggaran proyek yang telah ditetapkan.
51 •
Tersedianya rencana manual sistem dan prosedur kerja pengendalian proyek sesuai dengan perkembangan teknik manajemem proyek.
•
Tersedianya
tenanga
kerja
Divisi
Manajemen
Proyek
serta
terwujudnya disiplin kerja dan profesionalisme tenaga kerja Divisi Manajemen Proyek, sehingga selalu siap ditugaskan di Proyek yang telah direncanakan. •
Tercapainya beban kerja karyawan Divisi Manajemen Proyek secara optimal.
•
Tersajinya laporan hasil kegiatan perencanaan dan pengendalian proyek serta laporan kegiatan operasional Divisi Manajemen Proyek, sesuai dengan system dan prosedur yang berlaku.
3.3.
Prosedur yang Berjalan Untuk menentukan kebutuhan informasi yang dibutuhkan maka diperlukan adanya observasi pada sistem perusahaan yang berjalan sebelumnya. Sistem yang diamati meliputi, prosedur dan proses pengajuan proposal pengerjaan proyek, pengajuan laporan waktu kerja atau timesheet, proses pembentukan tim proyek dan pembagian proyek, pencatatan revisi kerja proyek, pengajuan cuti dan pengajuan ijin lembur.
52
Prosedur dan proses pengajuan proposal -
Marketing membuat proposal berikut dengan penawaran.
-
Proposal diberikan kepada client dan jika proposal tidak diterima, maka akan kembali ke marketing berikut dengan keterangan kenapa proposal ditolak.
-
Proposal diberikan kepada client dan jika proposal diterima maka akan menjadi sebuah proyek.
-
Setelah proposal diterima, maka dibentuk sebuah tim pengembangan untuk proyek.
53
Pengajuan Proposal Marketing
Mulai
Client
Ditolak
Project Management
Proposal Ditolak Berikut Alasannya
Membuat Proposal
Penolakan Proposal
Proposal
Seleksi Proposal
Diterima
Persetujuan Proposal
Proposal yang Ditandatangani
Pembentukan Tim Proyek
Hasil Pembentukan Tim Proyek
Selesai
Gambar 3. 2 Proses Pengajuan Proposal
54
Proses pembentukan tim proyek dan pembagian proyek -
Setiap proyek terdiri dari engineering proyek, project management, dan supporting (SDM, keuangan, IT, fasilitas).
-
Setiap bagian kadep atau kepala departemen pada Departemen Engineering memilih anggotanya untuk menjadi pemimpin dalam proyek (di dalam perusahaan disebut dengan Lead). •
Kadep bagian Electrical / Instrument memilih 1 Lead untuk Electrical / Instument dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya.
•
Kadep bagian Mechanical / Piping memilih 1 Lead untuk Mechanical / Piping dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya.
•
Kadep bagian Proses memilih 1 Lead untuk Proses dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya.
•
Kadep bagian PDS & IT memilih 1 Lead untuk PDS & IT dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya.
•
Kadep bagian Civil memilih 1 Lead untuk Civil dalam sebuah proyek tertentu untuk bagian engineering proyeknya.
-
Setiap Lead memimpin beberapa Engineer, Designer, Drafter dan Staff berdasarkan bagiannya dalam setiap proyek. Dan mereka terdiri dari senior, biasa, dan junior.
55 -
Setiap Lead menentukan file-file yang mana saja yang akan dikerjakan oleh Engineer, Designer, Drafter, dan Staff yang mereka pimpin.
Pembentukan Tim Proyek Project Management
SDM
Lead, Drafter, Designer, Engineer
Mulai
Pembuatan Surat Permohonan
Surat Permohonan
Pembuatan Surat Perintah
Surat Perintah
Penerimaan Surat Perintah
Selesai
Gambar 3. 3 Proses Pembentukan Tim Proyek
56
Pengisian laporan waktu kerja atau timesheet -
Setiap anggota Engineering proyek diwajibkan untuk mengisi timesheet untuk laporan waktu kerja mereka.
-
Laporan diisi pada periode tertentu, yakni 1 minggu sekali.
-
Setiap hari waktu kerja PT Rekayasa Engineering adalah 8 jam.
-
Anggota Engineering proyek dapat melakukan lembur jika pada hari tertentu, telah dilakukan pekerjaan selama 8 jam dan tidak telat mengenai kehadiran. Waktu tersebut dianggap dengan waktu lembur.
-
Setelah melakukan pengisian, berkas timesheet diberikan kepada setiap Lead atau pemimpin dalam Engineering proyek.
-
Jika berkas ditolak oleh Lead, maka anggota Engineering proyek harus mengisi kembali.
-
Jika berkas diterima oleh Lead, maka diberikan kepada bagian SDM.
-
SDM melakukan manajemen terhadap kumpulan berkas-berkas timesheet tersebut, dan membuat laporan seutuhnya.
-
Laporan berupa total waktu kerja dan pengeluaran berdasarkan proyek.
-
Laporan berupa total waktu kerja dan pengeluaran berdasarkan karyawan atau Engineer.
-
Setelah itu laporan yang dibuat oleh SDM diberikan kepada Project Management guna memantau perkembangan proyek.
57
Gambar 3. 4 Proses Pengisian Waktu Kerja atau Timesheet
58
Pencatatan revisi kerja proyek -
Setiap Designer akan membuat rancangan berupa hardcopy rancangan bangunan. Jika telah diselesaikan, maka akan dikerjakan oleh Drafter.
-
Setiap Drafter akan mengerjakan file hardcopy yang telah diberikan oleh Designer berupa e-file dan kemudian diberikan kepada Engineer.
-
Engineer melakukan finishing rancangan e-file.
-
Jika hasil akhir dari Engineer telah ditolak oleh client, maka status berupa IFR (issue for review) dan hasil berikutnya berupa revisi.
-
Jika hasil diterima, maka status file berupa IFA (issue for approval).
-
Jika hasil akhir telah diperoleh dan semua berkas atau file telah di setujui oleh client, maka status file atau berkas berupa IFC (issue for construction) yang menunjukan bahwa file siap diimplementasikan atau dikonstruksikan kedalam bentuk fisik yang nyata.
59 Pencatatan Revisi Kerja Proyek Designer
Drafter
Engineer
Project Management
Lead
Client
Mulai
Penggambaran berkas berupa Hardcopy
Berkas Hardcopy
Penggambaran dengan Komputer
Berkas berupa E-file
Penggambaran akhir
Berkas berupa E-file
Tidak
Pemeriksaan Berkas
Seleksi Berkas
Ya
Pemeriksaan Berkas
Seleksi Berkas
Tidak
Ya
Seleksi Berkas
Tidak
Ya
Berkas berikut saran
Berkas IFA atau IFC
Selesai
Gambar 3. 5 Proses Pencatatan Revisi Kerja Proyek
60
Proses pengajuan cuti -
Setiap karyawan membuat surat permohonan ijin cuti.
-
Surat izin diberikan kepada SDM, jika disetujui, maka berkas akan diproses oleh SDM. Jika tidak, maka karyawan tidak dapat melakukan ijin cuti.
-
SDM membuat surat sebagai bukti cuti dan membuat laporan mengenai data karyawan yang cuti.
61
Pengajuan Cuti Karyawan
HRD & General Affairs
Mulai Ditolak
Pembuatan Surat Permohonan
Surat Permohonan
Seleksi Permohonan
Diterima
Proses Cuti
Surat Bukti Cuti
Selesai
Gambar 3. 6 Proses Pengajuan Cuti
62
Proses pengajuan lembur -
Setiap anggota Engineering proyek diwajibkan meminta ijin untuk kerja lembur kepada Lead.
-
Jika Lead mengijinkan, maka anggota Engineering dapat melakukan kerja lembur dan boleh mengisi laporan waktu kerja untuk data
overtime. Jika tidak, maka anggota Engineering tidak dapat bekerja lembur dan mengisi laporan waktu kerja untuk data overtime.
63
Pengajuan Lembur Karyawan
Lead
Mulai Ditolak
Pembuatan Surat Permohonan
Surat Permohonan
Seleksi Permohonan
Diterima Penandat anganan Surat
Surat Permohonan Tertanda-tangan
Selesai
Gambar 3. 7 Proses Pengajuan Lembur
64
3.4.
Matriks Kebutuhan User Berdasarkan analisis kebutuhan user dapat dibuat sebuah tabel matriks kebutuhan
user dan kebutuhan transaksi user
Tabel 3. 1 Matriks Kebutuhan User No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 1
Data karyawan
Setiap pengisian 5–10 menit
Lead, Project Pencarian data
laporan
Management, –
waktu
kerja,
2
Marketing.
data
karyawan dari
pembentukan
database
tim proyek, dan
perusahaan dan
pembentukan
dari berkas –
proposal.
berkas tertulis. Marketing,
Pencarian data
pembuatan
Project
–
proposal,
Management
perusahaan
Data
Setiap
perusahaan
5-10 menit
dari
persetujuan proposal,
dan
data
database
perusahaan dan
informasi
dari berkas –
perusahaan.
berkas tertulis.
65
No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 3
Data proposal
Setiap
5 – 10 menit Marketing,
Pencarian data
pembentukan
Project
proposal,
Management. dari
dan
– data proposal database
persetujuan
perusahaan dan
proposal.
dari berkas – berkas tertulis.
4
Data proyek
Setiap
1 jam
Project
Pencarian
pembentukan
Management, dengan manual
proyek,
Lead,
berkas tertulis
pemantauan
Engineer,
dan
kinerja proyek,
Drafter,
di komputer
dan pengerjaan
Designer.
dokumen
setiap filenya. 5
Data Proyek
Files Setiap pengerjaan file.
10 menit
-
20 Lead,
Pencarian
e-
Engineer,
file
Drafter,
komputer dan
Designer.
berkas tertulis
dengan
dengan manual
66
No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 6
7
Project 1 minggu
Project
Pencarian data
Management
dan
Laporan
Setiap
persentase
Management
pengerjaan
ingin memantau
perhitungan
setiap proyek
seluruh proyek
dengan
yang
manual, setelah
sedang
berlangsung dan
itu
sudah selesai.
diagram.
Daftar
Setiap
pembagian
pembentukan
files
1 hari
proyek tim proyek dan
yang
pembagian
dikerjakan
tugas.
dibuat
Engineer,
Pembagian
Drafter,
tugas
Designer,
manual.
secara
Lead.
karyawan 8
Laporan waktu Setiap pengisian 1 minggu kerja karyawan
setiap laporan
Lead, SDM
Pembuatan
waktu
laporan tertulis
kerja dan untuk
dengan periode
persetujuan
1 minggu.
Lead
67
No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 9
Daftar
Setiap informasi 20
Ringkasan
dibutuhkan oleh menit
-
30 Project Management
menggunakan
berdasarkan
Microsoft
Management
Excel.
Daftar
Setiap informasi 20
Ringkasan
dibutuhkan oleh menit
-
30 Project Management
Dibuat dengan komputer
Laporan Kerja Project
menggunakan
berdasarkan
Microsoft
Management
Karyawan 11
komputer
Laporan Kerja Project
Proyek 10
Dibuat dengan
Excel.
Daftar
Setiap informasi 20
Peringatan
dibutuhkan oleh menit
-
30 Project Management
Pencarian secara manual
Estimasi yang Project
dengan
terlewati
membaca
Management
laporan SDM
dari
68
No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 12
Daftar
Files Setiap
Proyek
yang revisi terhadap
mengalami
terjadi 5 – 15 menit Lead,
file proyek.
Revisi
Pencarian
e-
Engineer,
file
Drafter,
menggunakan
Designer
komputer dan berkasi
hardcopy dengan manual. 13
Daftar
Event Ketika
Kalender
5 menit
karyawan mencari
Seluruh
Melihat
karyawan
kalender
event
perusahaan.
di kalender 14
Daftar History Ketika
Project 10 menit
Project
Dengan
Management
mencari berkas
Keberhasilan
Management
Proyek
mencari
– berkas dan
Perusahaan.
informasi
informasi
mengenai
proyek-proyek
keberhasilan
yang
proyek
dikerjakan.
berhasil
69
No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 15
Data
Contact Ketika
Person
5 – 10 menit Marketing,
Mencari berkas
perusahaan
Lead, Project proposal secara
membutuhkan
Management. manual.
informasi orang yang bersangkutan dengan proyek, dan pembuatan proposal. 16
5-10 menit
Project
Mencari berkas
Daftar
Ketika
Karyawan Cuti
perusahaan
Management, cuti
membutuhkan
Lead
informasi mengenai laporan karyawan yang cuti.
manual.
secara
70
No
Deskripsi
Kapan
Waktu
Bagian yang
Kondisi saat
kebutuhan
dibutuhkan
ketersediaa
membutuhk
ini
n informasi
an
informasi 17
5-10 menit
Daftar
Ketika
Karyawan
perusahaan,
Lembur Harian terutama
Lead
Lead
Mencari berkas lembur secara manual
dan
membutuhkan
perijinan temu
data pengajuan
langsung.
lembur karyawan untuk dikonfirmasi.
3.5.
User Requirement Spesifications 3.5.1. Data requirements Karyawan Adalah data mengenai seluruh karyawan PT Rekayasa Engineering, meliputi nama karyawan, alamat karyawan, email karyawan, nomer telpon, nomer handphone, nomer fax, departemen, jabatannya, status pegawai, status kerjanya berupa kontrak atau yang lainnya, hak akses dalam aplikasi dan password dalam aplikasi.
71 Proyek Adalah data mengenai seluruh proyek yang ada pada PT Rekayasa Engineering, meliputi nama proyeknya, estimasi perkiraan waktu terhadap penyelesaian proyek, nilai kontrak proyek atau harga, dan status proyeknya apakah masih terbuka atau sudah tertutup. Proposal Adalah data mengenai proposal terhadap proyek pada PT Rekayasa Engineering, meliputi pengenalan proposal, pemilik proposal, client, status proposalnya apakah diterima atau ditolak, tanggal proposalnya. Files Proyek Adalah data mengenai file-file yang terdapat dalam proyek, meliputi nama files, dan berasal dari proyek mana. Kalender Adalah data mengenai perkalenderan PT Rekayasa Engineering, meliputi tanggal, bulan, dan tahun serta pencatatan terhadap tanggal merah dan event-event tertentu. Pengerjaan Proyek Adalah data mengenai pencatatan terhadap waktu kerja yang telah dilakukan untuk sebuah file. Meliputi karyawan yang mengerjakan,
72 identitas file yang dikerjakan, tanggal pengerjaan, berikut dengan detail waktu yang terdiri dari awal dan akhir waktu. Perusahaan Pelanggan Adalah data mengenai pelanggan, meliputi nama perusahaan, alamat perusahaan, email perusahaan, telpon perusahaan, fax perusahaan, bidang usaha. Contact person Adalah data mengenai contact person dari perusahaan, dalam hal ini,
contact person merupakan sebagai PIC (person in charge) yang bersangkutan dalam suatu proposal atau proyek. Meliputi, nama lengkap orang tersebut, alamatnya, email, telpon, handphone, dan nomer fax. Pengajuan Cuti Adalah data mengenai pengajuan cuti seluruh karyawan. Meliputi pengaju cuti, penyetuju cuti, tanggal cuti, tanggal cuti berakhir, dan alasan cuti. Pengajuan Lembur Adalah data mengenai pengajuan lembur seluruh karyawan. Meliputi pengaju lembur, penyetuju lembur, jam mulai, jam selesai, dan tanggal lembur.
73 Hak Akses Adalah data mengenai hak akses karyawan terhadap file. Meliputi karyawan yang memiliki hak akses, file yang akan di akses, dan batasan akses.
3.5.2. Transaction Requirements (Data Entry, Update, Delete, dan Query) 1. Data insert a. Memasukkan data karyawan. b. Memasukkan data proyek. c. Memasukkan data files proyek. d. Memasukkan data proposal. e. Memasukkan data pengerjaan files proyek. f. Memasukkan data perusahaan pelanggan. g. Memasukkan data contact person perusahaan. h. Memasukkan data kalender. i. Memasukkan data pengajuan cuti. j. Memasukkan data pengajuan lembur. k. Memasukkan data hak akses.
2. Data update dan delete a. Mengubah dan menghapus data karyawan. b. Mengubah dan menghapus data proyek.
74 c. Mengubah dan menghapus data files proyek. d. Mengubah dan menghapus data proposal. e. Mengubah data pengerjaan files proyek. f. Mengubah dan menghapus data perusahaan pelanggan. g. Mengubah dan menghapus data contact person perusahaan. h. Mengubah dan menghapus data kalender. i. Mengubah data pengajuan cuti. j. Mengubah data pengajuan lembur. k. Mengubah dan menghapus data hak akses.
3. Data queries a. Menampilkan dengan lengkap data karyawan. b. Menampilkan dengan lengkap data proyek. c. Menampilkan dengan lengkap data file proyek berdasarkan hak akses karyawan. d. Menampilkan dengan lengkap data proposal. e. Menampilkan dengan lengkap data pengerjaan file proyek berdasarkan proyek. f. Menampilkan dengan lengkap data pengerjaan file proyek berdasarkan karyawan. g. Menampilkan dengan lengkap data perusahaan lengkap h. Menampilkan dengan lengkap data contact person suatu perusahaan. i. Menampilkan data event kalender.
75 j. Menampilkan data Lead proyek untuk semua proyek. k. Menampilkan data pengajuan cuti seluruh karyawan. l. Menampilkan data pengajuan lembur seluruh karyawan.
3.6.
Diagram Aliran Data (DFD) 3.6.1. Diagram Konteks
Gambar 3. 8 Diagram Konteks
76
3.6.2. Diagram Nol
Gambar 3. 9 Diagram Nol
77
3.7.
System Boundaries System Boundaries adalah batasan mengenai aplikasi yang akan dibuat untuk PT Rekayasa Engineering. Dalam hal ini, sistem dapat digambarkan seperti gambar ini.
Gambar 3. 10 System Boundaries Seperti pada gambar, aplikasi database yang akan dibentuk akan digunakan oleh bagian Engineering, Project Management & SCPC, HRD & General Affairs dan
Marketing.
78
3.8.
Permasalahan yang Dihadapi Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang telah berjalan pada PT Rekayasa Engineering, diperoleh permasalahan sebagai berikut :
•
Pencatatan seluruh data masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan kesalahan dalam pencatatan.
•
Pencatatan laporan waktu kerja dilakukan pada periode tertentu sehingga memungkinkan adanya kesalahan berupa ingatan.
•
Data yang tidak seragam dan terdapat pengulangan data atau penamaan data yang sama sehingga sulit dalam pengorganisasian.
•
Penumpukan berkas transaksi dan laporan yang menyebabkan masalah dalam pencarian berkas.
3.9.
Alternatif Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang diperoleh, dapat diajukan beberapa usulan untuk memecahakan masalah tersebut. Usulan tersebut adalah sebagai berikut :
•
Merancang dan membuat aplikasi pencatatan waktu kerja atau timesheet harian untuk perusahaan PT Rekayasa Engineering sesuai dengan kebutuhan yang harus terpenuhi. Kebutuhan yang dimaksud sebagai berikut : -
Kebutuhan Project Management & SCPC
Pencatatan terhadap total waktu.
79
Pencatatan terhadap total pengeluaran biaya.
Peringatan jika waktu dan pengeluaran yang diperkirakan telah melewati batas yang telah ditentukan.
-
-
Pencatatan terhadap proyek dan status proyek.
Pecatatan terhadap setiap files proyek.
Hasil akhir laporan berupa excel dari SDM.
Kebutuhan Marketing
Pencatatan setiap proposal yang baru maupun yang lama.
Memperoleh informasi client dan owner berikut bidang usahanya.
Memperoleh informasi contact person.
Kebutuhan SDM
Pencatatan terhadap total waktu.
Pencatatan terhadap total pengeluaran biaya.
Hasil akhir laporan berupa excel yang akan diberikan kepada Project Management.
Laporan berupa semua catatan timesheet yang dapat disortir berdasarkan proyek dan berdasarkan karyawan.
Pencatatan terhadap pengajuan lembur dan pembentukan laporan pertahunan.
-
Kebutuhan Lead atau Pimpinan bagian Engineering proyek
Pencatatan waktu kerja dari bawahannya.
Pembagian terhadap files kerja terhadap bawahannya.
Dapat menerima dan menolak laporan waktu atau timesheet dari bawahannya.
80
Pencatatan terhadap proyek dan status proyek.
Pecatatan terhadap setiap files proyek.
Pemberian dan pengetahuan mengenai pengajuan lembur dari bawahannya.
-
Kebutuhan Karyawan atau atau bagian Engineering proyek
Dapat mengisi timesheet dengan mudah.
Memperoleh data file yang akan dikerjakan berikut dengan total waktunya.
Dapat
mengisi
timesheet
sesuai
dengan
ketentuan
yang
diberlakukan di PT Rekayasa Engineering.
Memperoleh informasi mengenai waktu kerja yang telah dilakukan olehnya.
•
Mengajukan cuti dan melihat status cuti secara langsung.
Mengajukan lembur dan melihat status lembur secara langsung.
Merancang dan membuat aplikasi yang dapat mengurangi beban dan memudahkan karyawan untuk mengisi dan menyusun laporan waktu kerja mereka.
•
Merancang dan membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan yang tertata dengan baik dan mudah dipahami, guna sebagai bantuan dalam pemantauan kerja dan pengambilan keputusan.
