BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan BCA secara resmi berdiri pada tanggal 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat berdirinya itu, dan barangkali yang paling signifikan adalah krisis moneter yang terjadi di tahun 1997. Krisis ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, secara khusus, kondisi ini mempengaruhi aliran dana tunai di BCA dan bahkan sempat mengancam kelanjutannya. Banyak nasabah menjadi panik lalu beramai-ramai menarik dana mereka. Akibatnya, bank terpaksa meminta bantuan dari pemerintah Indonesia. Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) lalu mengambil alih BCA di tahun 1998. Berkat kebijaksanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang arif, BCA berhasil pulih kembali dalam tahun yang sama. Di bulan Desember 1998, dana pihak ke tiga telah kembali ke tingkat sebelum krisis. Aset BCA mencapai Rp 67.93 triliun, padahal di bulan Desember 1997 hanya Rp 53.36 triliun. Kepercayaan masyarakat pada BCA telah
57
58
sepenuhnya pulih, dan BCA diserahkan oleh BPPN ke Bank Indonesia di tahun 2000. Selanjutnya, BCA mengambil langkah besar dengan menjadi perusahaan public. Penawaran Saham Perdana berlangsung di tahun 2000, dengan menjual saham sebesar 22,55% yang berasal dari divestasi BPPN. Setelah Penawaran Saham Perdana itu, BPPN masih menguasai 70,30% dari seluruh saham BCA. Penawaran saham ke dua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA. Dalam tahun 2002, IBRA melepas 51% dari sahamnya di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik, kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko secara baik dan komitmen pada nasabahnya baik sebagai bank transaksional maupun sebagai lembaga intermediasi finansial.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Berikut ini adalah visi dan misi PT. Bank Central Asia,Tbk : VISI PT. Bank Central Asia, Tbk : Bank pilihan utama andalan masyarakat, yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia.
59
MISI : •
Membangung institusi yang unggul di bidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan.
•
Memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan layanan finansial yang tepat demi tercapainya keputusan optimal bagi nasabah.
•
Meningkatkan nilai franchise dan nilai stakeholders.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.3.1 Struktur Organisasi Bank Central Asia secara umum
60
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BCA, Tbk
61
3.1.3.2 Struktur Organisasi Divisi Pembelajaran dan Pengembangan
Gambar 3.2 Struktur Organisasi pada Divisi DPP
62
3.1.3.3 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia
DIVISI SUMBER DAYA MANUSIA
SUB-DIVISI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
SUB-DIVISI HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN PENGAMANAN
BIRO PENGEMBANGAN KEBIJAKAN DAN APLIKASI SDM
BIRO HUBUNGAN INDUSTRIAL
KENDALI MUTU SUMBER DAYA MANUSIA
BIRO OPERASI SDM
URUSAN ADMINISTRASI KOMPENSASI DAN INFORMASI SDM
URUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
URUSAN ADMINISTRASI BENEFIT
Gambar 3.3 Struktur Organisasi pada Divis SDM
3.1.3.4 Tugas dan Wewenang BCA secara umum • Dewan Komisaris Sebagai bagian dari upaya berkelanjutan dalam menerapkan standar yang tinggi dalam fungsi pengawasan, masing-masing komisaris kini menjalankan peran penyeliaan yang lebih aktif dalam organisasi bank, dengan tanggung jawab yang mencakup menominasikan Direksi dan merekomendasikan remunerasi
63
yang layak bagi mereka, pengawasan terhadap setiap keputusan manajemen yang diambil oleh Direksi, pemberian petunjuk kepada Direksi hal-hal yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas dan kewajiban mereka, pemantauan pengelolaan risiko dan implementasi Tata Kelola usaha yang Baik, dan mengevaluasi kenierja Direksi. • Direksi Direksi yang terdiri dari delapan direktur secara bersama-sama bertanggung jawab atas keseluruhan pengelolaan operasi BCA. Tanggung
jawab
menciptakan
mereka
struktur
yang
lebih
pengendalian
khusus
internal,
termasuk
memastikan
pelaksanaan fungsi audit internal di setiap kegiatan manajemen dan mengambil tindakan berdasarkan temuan-temuan audit internal sejalan dengan kebijakan dan petunjuk dari Dewa Komisaris.
Direksi
juga
bertanggung
jawab
mengawasi
pengelolaan kegiatan bisnis BCA sesuai dengan tujuan usaha, menyusun strategi bisnis termasuk rencana kerja dan anggara, berkonsultasi dengan Dewan Komisaris, dan mewajibkan pelaksanaan praktik akuntansi dan pembukuan sesuai ketentuan sebagai perusahaan publik.
64
• Komite Audit Komite Audit mempunyai 3 anggota untuk membantu Dewan Komisaris dalam melakukan fungsi pengawasannya. Kewajiban Komite Audit antara lain : merekomendasikan revisi dan perbaikan manual Tata Kelola Usaha yang Baik di BCA, memberikan pendapat profesional dan independen tentang halhal yang dilaporkan oleh Direksi ke Dewan Komisaris, memastikan laporan keuangan BCA telah disusun sesuai dengan peraturan keuangan dan Tata Kelola Usaha diimplementasikan dengan baik. Komite Audit juga memiliki wewenang untuk mengakses laporan-laporan dari audit internal dan laporanlaporan lain yang diperlukan, berkomunikasi langsung dengan auditor baik internal maupun eksternal, mendiskusikan masalahmasalah pengambilan keputusan secara transparan dengan Direksi
atau
sepengetahuan
pejabat-pejabat Direksi,
dan
kunci
lainnya
mengundang
dengan
sumber-sumber
internal maupun eksternal untuk mendengarkan pendapatpendapat mereka. • Komite-komite Eksekutif Direksi dibantu oleh komite-komite eksekutif, termasuk Komite Aktiva Passiva, Komite Pengelolaan Risiko, Komite Sumber Daya Manusia, Komite Pemberian Kredit, Komite Penyelesaian Kasus Kepegawaian, dan Komite Kebijakan Kredit. Komite-
65
komite eksekutif ini telah dibentuk untuk memberikan petunjuk profesional
untuk
membantu
manajemen
bank
dalam
menjalankan tugas. Komite-komite eksekutif ini secara rutin telah melakukan rapat untuk membahas permasalahan dan mengusulkan arahan yang sesuai dengan
embe bidang masing-
masing.
3.1.3.5 Tugas dan Wewenang pada Divisi DPP 1. Pengembangan Program Tugas pokok Pengembangan Program diuraikan dalam (5) lima aspek, yaitu: -
Aspek pengembangan operasional perbankan/ kredit dan pemasaran/ diri dan manajerial, yaitu : menyusun dan mengembangkan program pembelajaran operasional perbankan/kedit dan pemasaran/diri dan manajerial sesuai kebutuhan perusahaan serta mengembangkan instruktur, penguji, assessor, mentor dan tutor untuk mendukung penyelenggaraan
pembelajaran
yang
berkualitas
dan
menyenangkan. -
Aspek pengembangan karir dan pekerja potensial, yaitu : menyusun konsep, mengidentifikasi dan mengembangkan program pengembangan karir dan pekerja potensial.
66
-
Aspek pengembangan pendidikan, yaitu : menyusun dan mengembangkan program pendidikan BCA Development Program (BDP), Program Pengembangan Akuntansi (PPA), Magang Bakti, Pelatihan Dasar Calon Karyawan (PDCK) dan
lain-lain,
sesuai
kebutuhan
perusahan
serta
mengembangkan instruktur, penguji, assessor, mentor dan tutor untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas dan menyenangkan. 2. Biro Pengembangan Pengetahuan dan Kualitas Tugas pokok Biro Pengembangan Pengetahuan dan Kualitas diuraikan dalam 4 (empat) aspek, yaitu: -
Aspek knowledge management, yaitu : mengoordinasi pengelolaan dan pengembangan knowledge management.
-
Aspek riset dan pengembangan, yaitu : melakukan riset dan mengembangkan metode pembelajaran terkini.
-
Aspek pengendalian kualitas, yaitu : memantau, mereview dan mengevaluasi kualitas dan pelaksanaan pembelajaran agar dapat dikembangkan dan ditingkatkan ke arah yang lebih baik.
-
Aspek e-larning development, yaitu : mengoordinasi dan mengembangkan pembelajaran berbasis teknologi
67
3. Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan Tugas pokok Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan diuraikan dalam 4 (empat) aspek, yaitu: -
Aspek pelaksanaan pelatihan, yaitu : mengoordinasi kegiatan persiapan, pelaksanaan dan pasca pembelajaran melalui kelas pembelajaran, baik di learning center maupun wilayah.
-
Aspek pendukung umum, yaitu : menyediakan sarana dan prasarana
serta
mengadministrasikan
pelaksanaan
pembelajaran. -
Aspek pelaksanaan dan pendukung pelatihan Surabaya, yaitu: mengoordinasi kegiatan persiapan, pelaksanaan dan pasca pembelajaran melalui kelas pembelajaran, baik di learning center maupun wilayah, serta menyediakan sarana dan prasarana serta mengadministrasikan pelaksanaan pembelajaran untuk wilayah Surabaya, Malang, Denpasar dan Makasar.
-
Aspek pendukung teknis, yaitu : memberi dukungan teknis pengembangan/pelaksanaan pembelajaran.
68
4. Urusan Perekrutan Tugas
pokok
pada
aspek
perekrutan
pekerja
adalah
melaksanakan kegiatan perekrutan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, baik pekerja maupun non pekerja.
3.2 Length of Effort Length of effort menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. Bank Central Asia. Berikut adalah daftar kegiatannya : Tabel 3.1 Length of Effort Tanggal
Waktu
Jumla
Kegiat
h Jam
Kegiatan
Peserta
Materi
Hasil Kegiatan
an 1
09.0014.00
4
Workshop
1. Training consultant 2. Anggota tim proyek Internal
Human Capital Management dan MSS/ ESS
Memperoleh pengenalan mengenai Human Capital Management dan MSS/ ESS
09.00 – 12.00
3
Workshop
1. Training consultant 2. Anggota tim Proyek Internal
Human Capital Management dan MSS/ESS
Memperoleh pengenalan mengenai Human Capital Management dan MSS/ ESS
12.00 – 17.00
5
ESS Training
SAP Netweaver
Melakukan prosesproses yang ada di dalam MSS/ ESS, seperti : beranda, employee self service, my staff, worklist, course
Juli 2011
4 Juli 2011
69 administration, dan learning 6
09.0015.00
5
Juli 2011
8
15.00 – 16.00
1
Juli 2011
12
1. Training consultant 2. Anggota tim Proyek Internal
Training and Event Managem ent (TEM) training
1. 2.
Personnel Administratio n
Memperoleh penjelasan mengenai Personnel Administration
Personnel Administratio n
Melakukan maintaining infotypes, create personal data, organizational assignment, addresses, create planned working time, create basic pay
Training consultant Anggota tim proyek internal
Course Overview
Penjelasan tentang materi yang akan didapat selama TEM training
09.00 – 11.00
2
Training and Event Managem ent training
1.
Anggota tim proyek internal
Training and Event Management
Memperoleh penjelasan umum mengenai TEM sub module
09.0014.00
5
Training and Event Managem ent training
1.
Mentor pembimbing Anggota tim proyek internal
Business Event Preparation
Membuat business event environment, cost item, time schedule, building location, organizer, resources (room dan instructor), business event group dan business event type
Mentor pembimbing Anggota tim proyek internal
Business Event Catalog
Membuat business event dengan resources dan tanpa resources
Mentor pembimbing Anggota tim
Day to Day Activites
Mendaftarkan attendee, prebook attendance, book
Juli 2011
18
Personnel Administr ation training
Juli 2011
2.
20
09.0012.00
3
Juli 2011
21
10.00 – 14.00
4
Training and Event Managem ent training
1.
Training and Event Managem
1.
2.
2.
70 Juli 2011
22
ent training
09.00 – 17.00
7
Juli 2011
26
09.00 – 15.00
5
Juli 2011
Training and Event Managem ent training
Training and Event Managem ent training
proyek internal
1. 2.
1. 2.
Mentor pembimbing Anggota tim proyek internal
Mentor pembimbing Anggota tim proyek internal
attendance, rebook attendance, cancel attendance. Recurring Activities
Melakukan lock dan unlock business event, firmly booking dan cancel business event.
Information System
Mencoba beberapa report yang bisa dihasilkan dari Training and Event Management, seperti report untuk attendance, business events, resources.
Integration
Penjelasan mengenai function yang tersedia dari integrasi TEM dengan komponen lain.
Training and Event Management
Memperoleh penjelasan dan melakukan proses pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator Memperoleh penjelasan dan melakukan proses approval pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator
27 Juli 2011
09.00 – 11.00
2
Training and Event Managem ent training
1. 2.
Mentor pembimbing Anggota tim proyek internal
Review TEM
Melakukan pengulangan singkat terhadap seluruh materi yang telah disampaikan
71 28
09.00 – 11.00
2
Interview
2.
Juli 2011
29
09.00 – 11.00
2
Recruitme nt training
12.00 – 15.00
3
Recruitme nt training
15.00 – 17.00
2
Training and Event Managem ent training
1.
Recruitme nt training dan Implemen tasi Pembayar an uang saku peserta PPA
1.
Implemen tasi perubahan status peserta dan no rekening peserta PPA
1.
Workshop
1.
09.00 17.00
7
Agustus 2011
4
13.00 15.00
2
Agustus 2011
9
1. 2.
Juli 2011
3
1.
09.00 17.00
7
Agustus 2011
2.
2.
2.
2. 3.
12
09.00 –
2
Recruitme
1.
Staff Biro Recruitment Anggota tim proyek internal
Recruitment
Memperoleh proses bisnis BCA Development Program (BDP)
Staff Biro Recruitment Anggota tim proyek internal
Recruitment
Memperoleh penjelasan mengenai proses bisnis Magang Bakti
Applicant data process
Melakukan proses recruitment magang bakti di dalam SAP
Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan Anggota tim proyek internal
Course Preparation
Memperoleh penjelasan mengenai course preparation
Mentor Pembimbing Anggota tim proyek internal
Program Pengembanga n Akuntansi (PPA)
Melakukan proses recruitment dalam fungsi SAP pada peserta PPA dan implementasi pembayaran uang saku PPA pada /nzppa
Mentor Pembimbing Anggota tim proyek internal
PPA
Melakukan perubahan proses recruitment dalam fungsi SAP (LULUS PPA) dan no rekening pada peserta PPA
Anggota tim proyek internal Mahasiswa UPH Karyawan BCA
Visi Misi BCA, Sejarah BCA, Hallo BCA
Memperoleh visi, misi, sejarah dari perusahaaan BCA, serta pengenalan akan Hallo BCA
Staff
Recruitment
Melakukan
72 Agustus 2011
15
11.00
nt training 2.
09.00 17.00
7
Testing SAP TEM
Agustus 2011
19
2.
15.00 17.00
2
Agustus 2011
24
09.00 11.00
2
Agustus 2011
26
13.00 – 17.00
4
Agustus 2011
5
1.
09.00 – 15.00
6
Septemb er 2011
Training and Event Managam ent training
1.
Training and Event Managam ent training
1.
Learning portal training
1.
Learning portal training
1.
2.
2.
2.
2.
Recruitment Anggota tim proyek internal
penjadwalan seleksi pelamar melalui SAP Melakukan pelacakan status pelamar selama proses selekssampai hiring
Anggota tim proyek Internal Karyawan BCA
Training and Event Managament
Melakukan pengujian pada user dengan sub modules training management dan memperoleh hasil aktivitas yang berjalan lancar atau tidak
Mentor pembimbing Anggota tim proyek Internal
Training and Event Managament
Memperoleh pengenalan mengenai pembuatan course group, course type, dan course
Mentor pembimbing Anggota tim proyek Internal
Training and Event Managament
Membuat course group, course type dan course
Mentor pembimbing Anggota tim proyek internal
Learning portal
Melakukan import materi E-Learning melalui SAP
Mentor pembimbin g Anggota tim proyek internal
Learning portal
Membuat course group melalui back end system SAP Membuat course type melalui back end system SAP Melakukan booking dan cancel kepesertaan pelatihan
7 Septemb
09.00 – 15.00
6
Learning portal training
1.
2.
Mentor pembimbin g Anggota
Learning portal
Melakukan proses follow up classroom training (SAP)
73 er 2011
tim proyek internal
Mencoba beberapa report dalam learning portal yaitu reporting by course, course detail, user Melakukan cost dan transfer data
8
09.00 – 11.00
2
Septemb er 2011
9
13.00 – 15.00
2
09.00 – 12.00
3
Septemb er 2011
Training and Event Managem ent training
Training and Event Managem ent training
1.
2.
1.
2.
Staff Urusan Pelaksanaa n Pelatihan Anggota tim proyek internal
Training and Event Management
Staff Urusan Pelaksanaa n Pelatihan Anggota tim proyek internal
Training and Event Management
Melakukan proses booking peserta pelatihan karyawan di dalam SAP
Training and Event Managem ent training
12
13.00 – 15.00
2
Discuss
Septemb er 2011
13
2
Discuss
Septemb er 2011
14 Septemb
1.
1.
2.
09.00 – 11.00
2
Discuss
Memperoleh penjelasan proses di dalam melakukan pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ penguji Melakukan proses pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ penguji di dalam SAP
2.
09.00 11
Memperoleh penjelasan proses di dalam melakukan booking peserta
1.
Mentor pembimbin g Anggota tim proyek internal
Training and Event Management
Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam TEM yang masih dilakukan secara manual
Staff Biro Recruitmen t Anggota tim proyek internal
Recruitment
Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam recruitment yang masih dilakukan secara manual
Mentor pembimbin g
Learning portal
Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam learning
74 er 2011
19
2.
Anggota tim proyek internal
13.00 – 17.00
4
Document ation
1.
Anggota tim proyek internal
Training and Event Management
Mendokumentasi proses bisnis pembayaran apresiasi instruktur eksternal melalui SAP
09.00 – 12.00
3
Document ation
1.
Anggota tim proyek internal
Training and Event Management
Mendokumentasi proses bisnis pembayaran uang saku peserta PPA melalui SAP
09.00 – 12.00
3
Document ation
1.
Anggota tim proyek internal
Learning portal
Mendokumentasi proses booking dan cancel peserta melalui MSS/ESS
Septemb er 2011
20 Septemb er 2011
21 Septemb er 2011
portal yang masih dilakukan secara manual
75
3.3 Proses Bisnis Berjalan pada Training and Event Management Deksripsi Proses Training and Event Management merupakan proses yang terintegrasi yang mendukung Bank Central Asia dalam merencanakan, menjalankan dan mengatur program pelatihan suatu karyawan, serta melakukan booking resource, administrasi kepesertaan, follow up proses berdasarkan absensi peserta dan pembayaran apresiasi terhadap instruktur internal non DPP/ mentor/ tutor/ penguji/ fasilitator/ koordinator pada karyawan Bank Central Asia. Proses di dalam Training and Event Management terdiri dari : 1. Create program pelatihan Pertama – tama Staff Biro Pengembangan Program (PPO) akan membuat daftar program pelatihan yang akan ditawarkan kepada karyawan. 2. Create program divisi/wilayah Selain program pelatihan yang dapat dibuat oleh Staff Biro PPO, bagian Divisi/Wilayah juga dapat membuat program pelatihan divisi/wilayah untuk karyawan divisinya yang di mana program pelatihan divisi/wilayah akan diberikan kepada Staff Biro PPO. 3. Create course group (SAP)
76
Staff Biro PPO dapat membuat course group berdasarkan program yang dibuat oleh Staff Biro PPO maupun program pelatihan yang dibuat oleh bagian Divisi/Wilayah. 4. Create course type (SAP) Staff Biro PPO akan Membuat course type, curriculum type, dan relationship sesuai katalog program. 5. Create course offering (SAP) Staff Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan (PPP) akan membuat course offering, curriculum sesuai tanggal pelaksanaan. 6. Booking Resource (SAP dan manual) Staff Biro PPP akan melakukan booking resource yang meliputi ruangan, instruktur, gedung lokasi pelatihan. Booking peralatan masih dilakukan secara manual. 7. Administrasi kepesertaan (SAP) Staff Biro PPP melakukan administrasi kepesertaan untuk diinput ke dalam SAP. 8. Follow Up process (SAP) Staff Biro PPP melakukan absensi peserta dan instruktur, cancellation dan attendance firmly booked, serta menginput data jam mengajar berdasarkan absensi instruktur.
77
9. Melakukan pembayaran (SAP dan manual) Pembayaran yang dilakukan meliputi: pembayaran apresiasi instruktur ekesternal, pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, mentor/ tutor/ penguji/ fasilitator/ koordinator berdasarkan
absensi
dan
pembayaran
peserta
program
pengembangan akuntansi (PPA).
Proses Bisnis Training and Event Managament
Staff Biro Pengembangan Program
Bagian Divisi/Wilayah
Staff Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan
5. Create course offering
6. Booking Resource 1. Create program pelatihan
2. Create program divisi/wilayah
7. Administrasi kepesertaan 3. Create course group
4. Create course type
8. Follow Up process
9. Melakukan pembayaran
Gambar 3.4 Activity Diagram Training and Event Managament
78
3.3.1 Booking Peserta Pelatihan Booking peserta pelatihan merupakan proses pendaftaran peserta dalam sebuah pelatihan yang dilakukan oleh Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan. 1. Booking peserta pelatihan (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan booking peserta yang ingin melakukan pelatihan.. 2. Menerima notifikasi Peserta dan atasan akan menerima notifikasi booking pelatihan ketika booking peserta pelatihan telah dilakukan. 3. Cancel (SAP) Cancel dilakukan jika peserta membatalkan kepesertaannya dalam sebuah pelatihan. 4. Menerima notifikasi pembatalan Peserta dan atasan akan menerima notifikasi pembatalan yang dilakukan oleh peserta. 5. Rebooking (SAP) Rebooking dilakukan jika peserta akan membatalkan kepesertaannya pada tanggal yang sudah ditentukan dan mendaftarkan diri pada pelatihan yang sama di tanggal yang lain atau mendaftarkan diri pada
79
jenis pelatihan lain. 6. Menerima notifikasi rebooking Peserta dan atasan akan menerima notifikasi rebooking setelah peserta mendaftarkan diri pada pelatihan yang sama di tanggal yang lain. 7. Replace (SAP) Replace dilakukan jika kepesertaan karyawan digantikan oleh orang lain pada suatu pelatihan. 8. Menerima notifikasi replace Peserta dan atasan akan menerima notifikasi replace yang menyatakan bahwa peserta digantikan oleh orang lain.
80
Proses Bisnis Booking Peserta Pelatihan
Gambar 3.5 Activity Diagram Booking Peserta Pelatihan
81
3.3.2 Administrasi Pasca Pelatihan Administrasi pasca pelatihan merupakan proses dalam melakukan absensi peserta dan instruktur di dalam SAP, firmly booked, follow up, approve pembayaran instruktur, approve perubahan status menjadi follow up dan transfer data untuk mengupdate histori pelatihan. 1. Absensi Peserta & Instruktur Ketika pelatihan selesai diselenggarakan, Koordinator Program akan membuat absensi peserta dan absensi instruktur. 2. Input Absensi Peserta dan instruktur (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan menginput absensi peserta yang diberikan oleh Koordinator Program. 3. Cancel (SAP) Akan dilakukan cancellation dengan pembebanan terhadap peserta yang hadir < 80%. 4. Laporan attandance cancel & firmly booked (SAP) Apabila kehadiran peserta melebih 80 %, maka kehadiran (attendance) akan menjadi firmly booked (jika course sudah dipastikan akan berlangsung) 5. Input jam mengajar instruktur (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan menginput jumlah jam mengajar
82
instruktur di dalam SAP berdasarkan absensi instruktur yang didapat dari Koordinator Program. 6. Membuat laporan jam mengajar (SAP) Setelah diinput, maka Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan membuat laporan jam mengajar dari SAP. Apabila tidak sesuai dengan absensi instruktur dari Koordinator Program, maka akan dilakukan pengulangan kembali pada penginputan jam mengajar instruktur. 7. Approve pembayaran instruktur (SAP) Apabila laporan jam mengajar dari SAP sesuai dengan absensi instruktur maka, Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan dapat melakukan approve pembayaran instruktur. 8. Approve & tandatangan memo pembayaran instruktur (SAP) Kabiro PPP akan melakukan approve dan tanda tangan memo pembayaran instruktur. 9. Mengubah status firmly booked menjadi follow up (SAP) Setelah Kabiro PPP mengapproved dan menandatangani memo pembayaran instruktur, maka Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan dapat mengubah status kursus dari firmly booked menjadi follow up. 10. Approve perubahan status (SAP) Setelah status kursus menjadi follow up, Kepala Urusan Pelaksanaan
83
Pelatihan akan melakukan approve perubahan status menjadi follow up. 11. Cost dan Transfer data (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan transfer data untuk mengupdate histori pelatihan dan proses pembebanan biaya pelatihan peserta dilakukan secara manual. 12. Filling Histori kepesertaan pelatihan dicatat di dalam CV Karyawan dan langsung terhubung ke absensi peserta dan peserta akan tercatat bahwa tanggal tersebut yang bersangkutan mengikuti pelatihan.
84
Proses Bisnis Administrasi Pasca Pelatihan
Gambar 3.6 Activity Diagram Administrasi Pasca Pelatihan
85
3.3.3 Pembayaran Apresiasi Instruktur Eksternal Pembayaran
apresiasi
instruktur
eksternal
merupakan
proses
pembayaran yang dilakukan secara manual. Pembayaran apresiasi instruktur eksternal dilakukan oleh Koordinator Program dalam melakukan rekap jumlah jam mengajar yang akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan untuk melakukan input pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu akan di approve oleh Kepala Urusan Pendukung Pelatihan melalui aplikasi e-payment serta approval (tandatangan memo pembayaran) dari Kabiro Pelatihan Pusat, kemudian Biro Payment akan memproses pembayaran apresiasi instrukter eskternal setelah didapatkannya memo approval dari Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 1. Rekap jumlah jam mengajar Koordinator Program akan melakukan rekap jumlah mengajar, absensi instruktur eksternal dan invoice/ tagihan yang akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 2. Input pembayaran Instruktur eksternal (e-payment) Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan mengecek apakah rekap jumlah jam mengajar, absensi dan tagihan yang diberikan oleh Koordinator Program sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan pembayaran instruktur eksternal melalui aplikasi e-payment, lalu rekap tersebut akan diberikan kepada Kepala
86
Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila rekap tidak sesuai maka akan diberikan kembali kepada Koordinator Program. 3. Approve pembayaran Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi sesuai dengan rekap, maka Kepala Urusan Pendukung Pelatihan akan menggaprove pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu rekap dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi tidak sesuai rekap, maka tidak akan diapprove dan rekap akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 4. Create Memo Pembayaran Instruktur Eksternal Staff
Urusan
Pendukung
Pelatihan
akan
membuat
memo
permohonan pembayaran instruktur eksternal beserta rekap yang diberikan kepada Kabiro Pelatihan Pusat. 5. Approve dan tandatangan Memo Kabiro Pelatihan Pusat akan mengecek kembali apakah memo sesuai dengan rekap, apabila sesuai akan dilakukan approve dan tanda tangan memo permohonan pembayaran instruktur eksternal. Apabila memo tidak sesuai dengan rekap, maka akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. 6. Mengirim Memo Pembayaran
87
Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan melakukan pengiriman memo pembayaran instruktur eksternal dan invoice kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia). 7. Pembayaran Instruktur Eksternal Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia) akan melakukan proses pembayaran apresiasi instruktur eksternal berdasarkan memo dan invoice yang diberikan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan.
88
Proses Bisnis Pembayaran Instruktur Eksternal
Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran Instruktur Eksternal
89
3.3.4 Pembayaran Apresiasi Instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator Pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator merupakan proses yang dilakukan oleh Koordinator Program dalam melakukan pembuatan memo permohonan pembayaran dan perincian daftar apresiasi yang akan diinput oleh Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan di dalam SAP. Kemudian penginputan di dalam SAP yang sesuai dengan memo permohonan akan dilakukan approve pembayaran oleh Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan dan Kabiro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan (PPP). 1. Create Memo Pembayaran Koordinator
Program
akan
membuat
memo
permohonan
pembayaran dan membuat daftar perincian apresiasi (apresiasi instruktur dibayarkan sesuai dengan sertifikasi, jika instruktur tidak memiliki sertifikasi, apresiasi akan dibayarkan sesuai dengan eselon). 2. Input data kehadiran (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mengecek apakah memo permohonan dan daftar perincian apresiasi sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan data kehadiran di SAP. Apabila tidak sesuai, maka memo permohonan tersebut akan dikembalikan kepada Koordinator Program.
90
3. Input Pembayaran sesuai perincian (SAP) Staff
Urusan
Pelaksanaan
Pelatihan
melakukan
penginputan
pembayaran di SAP sesuai daftar perincian dan memberikan memo permohonan kepada Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan 4. Approve Pembayaran (SAP) Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mengecek apakah penginputan di SAP sesuai dengan memo permohonan, apabila sesuai maka akan dilakukan approve pembayaran. Apabila penginputan di SAP tidak sesuai dengan memo permohonan, maka memo permohonan akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pelaksanaan
Pelatihan
dan
tidak
akan
dilakukan
approve
pembayaran. 5. Approve Pembayaran (SAP) Setelah
Kepala
Urusan
Pelaksanaan
Pelatihan
mengapprove
pembayaran, barulah Kabiro PPP akan melakukan approve pembayaran. 6. Cetak laporan hasil pembayaran apresiasi (SAP) Setelah Kabiro PPP melakukan approve pembayaran, Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mencetak laporan hasil pembayaran apresiasi. 7. Filling
91
Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan melakukan pengajuan hasil pembayaran apresiasi kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia).
Proses Bisnis Pembayaran Instruktur Internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator
Gambar 3.8 Activity Diagram Pembayaran Instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator
92
3.3.5 Pembayaran Peserta Program Pengembangan Akuntansi (PPA) Proses pembayaran peserta PPA merupakan proses yang dilakukan di Divisi Pembelajaran dan Pengembangan BCA. Proses ini dilakukan tepatnya di bagian pelaksanaan dan pendukung pelatihan, proses pembayaran peserta PPA dilakukan melalui aplikasi e-payment selama satu kali dalam satu bulan. 1. Rekap jumlah kehadiran Koordinator Program akan melakukan rekap jumlah kehadiran peserta PPA dan akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 2. Input pembayaran PPA (e-payment) Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan mengecek apakah rekap jumlah kehadiran yang diberikan oleh Koordinator Program sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan pembayaran peserta PPA melalui aplikasi e-payment, lalu rekap tersebut akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila rekap tidak sesuai maka akan diberikan kembali kepada Koordinator Program. 3. Approve pembayaran Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi sesuai dengan rekap, maka Kepala Urusan Pendukung Pelatihan akan menggaprove pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu rekap dikembalikan
93
kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi tidak sesuai rekap, maka tidak akan diapprove dan rekap akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 4. Create Memo Pembayaran PPA Staff
Urusan
Pendukung
Pelatihan
akan
membuat
memo
permohonan pembayaran peserta PPA beserta rekap yang diberikan kepada Kabiro Pelatihan Pusat. 5. Approve dan tandatangan Memo Kabiro Pelatihan Pusat akan mengecek kembali apakah memo sesuai dengan rekap, apabila sesuai akan dilakukan approve dan tanda tangan memo permohonan pembayaran peserta PPA. Apabila memo tidak sesuai dengan rekap, maka akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. 6. Mengirim Memo Pembayaran PPA Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan melakukan pengiriman memo pembayaran peserta PPA dan invoice kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia). 7. Proses Pembayaran PPA Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia) akan melakukan proses pembayaran peserta PPA berdasarkan memo dan invoice yang
94
diberikan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan.
Proses Bisnis Pembayaran Peserta Progran Pengembangan Akuntansi (PPA)
Gambar 3.9 Activity Diagram Pembayaran Peserta Progran Pengembangan Akuntansi (PPA)
95
Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Training and Event Management. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi. •
High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
•
Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
•
Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
Tabel 3.2 Kategori Rank Training and Event Management Rank
High
Medium
Low
9
-
-
Sistem mendukung perencanaan pelatihan
9
-
-
Sistem mampu membuat dan mengelola tanggal
9
-
-
Requirement Sistem mampu mendukung pembuatan course group dan course type
pelatihan.
96
9
Sistem mampu mendukung proses day to day
-
-
9
-
9
-
-
9
-
-
9
-
-
9
-
-
9
-
-
9
-
activities. Sistem mampu melakukan booking prioritas.
-
Sistem mendukung aktivitas – aktivitas seperti : lock/unlock business event, firmly book/cancel business event dan follow up business event. Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur eksternal dan pembayaran peserta PPA. Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator. Sistem mampu mendukung proses evaluasi akhir training. Sistem mampu melakukan pembebanan biaya pelatihan suatu program pelatihan. Sistem mampu melakukan pencatatan data pelatihan eksternal karyawan
-
97
3.4 Proses Bisnis Berjalan pada Recruitment Deskripsi proses Proses ini merupakan proses yang menyediakan tenaga-tenaga ahli untuk mengisi suatu posisi yang kosong. Proses staffing mengatur proses pengaturan iklan media dan pengaturan database dari pelamar. BCA membedakan dua proses perekrutan, antara lain: external recruitment dan internal recruitment. External recruitment merupakan proses pencarian karyawan yang berasal dari luar BCA, sedangkan internal recruitment sumber pelamar berasal dari dalam BCA. Proses perekrutan dibagi berdasarkan tipe dan tingkat dari lowongan. Untuk tingkat jenjang managerial, BCA membuka lowongan program yang dinamakan
BDP/MDP
(BCA
Development
Program/Management
Development Program) dimana lulusan-lulusan program ini dipersiapkan untuk menjadi pemimpin-pemimpin BCA di masa depan. PPA(Program Pengembangan Akutansi) dimana program ini khusus merekrut dan melatih para calon karyawan di bidang akutansi perbankan. Magang Bakti adalah program perekrutan dan pelatihan yang dijalankan BCA untuk para front liner BCA di tiap kantor cabang. Proses internal recruitment tidak dilakukan psychological test, dan diinformasikan melalui e-mail. Sedangkan external recruitment dilakukan dengan menggunakan jasa periklanan dan job fair di kampus.
98
3.4.1 Internal recruitment Internal recruitment merupakan proses perekrutan dimana pelamar berasal dari dalam perusahaan / sedang menjalani tugas menjadi karyawan BCA. 1. Analisa Form Permintaan Karyawan (FPK) Staff melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja pada divisi yang menjadi tanggung jawabnya, setelah itu akan mengajukan Form Permintaan Karyawan (FPK) secara manual. 2. Persetujuan FPK Kemudian FPK harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi dari Divisi yang bersangkutan. 3. FPK to Recruitment FPK yang telah disetujui oleh Kepala Divisi akan dikirimkan ke Biro Recruitment. 4. Mengecek headcount budget Biro Recruitment
akan
mengecek headcount budget
untuk
melakukan persetujuan FPK. 5. Persetujuan Jika sesuai dengan headcount budget, maka Biro Recruitment akan meminta persetujuan dari Kepala Divisi DPP. Jika tidak disetujui maka Biro Recruitment akan mengembalikan FPK kepada Staff yang bersangkutan. 6. Penambahan headcount budget
99
Jika FPK dikembalikan, maka Staff atau Kepala Divisi dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget kepada Divisi yang berwenang. 7. Mengirimkan lowongan (email) Jika FPK disetujui, Biro Recruitment akan mengirimkan lowongan melalui e-mail ke semua karyawan. 8. Persetujuan dari atasan Karyawan sebagai pelamar yang ingin melamar untuk suatu posisi perlu meminta persetujuan dari atasannya langsung. 9. Menyerahkan file CV Dokumen dan CV dari pelamar disampaikan kepada Biro Recruitment oleh pelamar atau atasan dari pelamar itu sendiri. 10. Memberikan CV Biro Recruitment akan memberikan dokumen dan CV kandidat kepada Staff yang mengajukan FPK. 11. Tipe Vacancy Biro Recruitment akan menentukan tipe dari lowongan tersebut. 12. Membuat jadwal interview, test Biro Recruitment menggunakan SAP untuk menjadwalkan interview dan test. 13. Melakukan wawancara dan test Lalu proses interview, test dilakukan oleh Staff yang mengajukan FPK. 14. Hasil wawancara & tes
100
Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara (manual), berkas hasil tes. 15. Penentuan hasil Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview , test atau tidak. 16. Membuat Surat Penolakan Merupakan proses menghasilkan surat penolakan / thank you letter untuk pelamar. 17. Memasukkan Alasan penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi . Biro Recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam sistem SAP. 18. Membuat jadwal wawancara Jika pelamar lolos seleksi , maka Biro Recruitment menggunakan SAP untuk menjadwalkan wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment. 19. Melakukan wawancara Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment. 20. Hasil wawancara Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Biro Recruitment dan disimpan secara manual. 21. Penentuan hasil Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment / tidak.
101
22. Membuat Surat penolakan Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar. 23. Memasukkan Alasan penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi. Biro recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam SAP. 24. Penentuan tingkat job Selanjutnya jika pelamar lolos dari Biro Recruitment interview, psychology test and technical test , akan dilakukan penentuan tingkat job . tingkat job dibagi menjadi dua, antara lain: Kepala Biro/ Kepala Urusan dan non Kepala Biro/ Kepala Urusan. 25. Membuat jadwal presentasi pelamar Untuk level Kepala Biro/ Kepala Urusan akan dibuatkan jadwal untuk presentasi pelamar. 26. Melakukan presentasi Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal. 27. Hasil presentasi pelamar Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara manual. 28. Penentuan hasil Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi presentasi atau tidak. 29. Membuat Surat penolakan
102
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar. 30. Memasukkan Alasan penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi, Biro Recruitment akan memasukan alasan ke dalam sistem SAP. 31. Mengecek status karyawan Status karyawan dari pelamar(yang sudah merupakan karyawan BCA)akan diperiksa oleh Biro Recruitment untuk melihat apakah ada keterikatan kerja atau tidak dengan posisi saat ini. 32. Prosedur perpindahan job Jika pelamar lolos seleksi , selanjutnya proses penerimaan pelamar akan dilanjutkan dengan Job Movement Procedure sesuai dengan kategori perpindahan (promotion, transfer, rotation or demotion). 33. Data tambahan yang perlu ditambahkan Selanjutnya, jika ada data yang perlu ditambahkan , maka data dicatat ke dalam SAP.
103
Proses Bisnis Internal Recruitment
Gambar 3.10 Activity Diagram Internal Recruitment
104
Gambar 3.11 Activity Diagram Internal Recruitment
105
3.4.2 External recruitment External recruitment merupakan proses perekrutan dari luar BCA, dimana memiliki beberapa program perekrutan, yaitu: BDP, PPA, Magang Bakti. 1. Analisa Form Permintaan Karyawan (FPK) Staff melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja pada divisi yang menjadi tanggung jawabnya, setelah itu akan mengajukan Form Permintaan Karyawan (FPK) secara manual. 2. Persetujuan FPK Kemudian FPK harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi dari Divisi yang bersangkutan. 3. FPK to Recruitment FPK yang telah disetujui oleh Kepala Divisi akan dikirimkan ke Biro Recruitment. 4. Mengecek headcount budget Biro
Recruitment
akan
mengecek
headcount
budget
untuk
melakukan persetujuan FPK. 5. Persetujuan Jika sesuai dengan headcount budget, maka Biro Recruitment akan meminta persetujuan dari Kepala Divisi DPP. Jika tidak disetujui maka Biro Recruitment akan mengembalikan FPK kepada Staff yang bersangkutan. 6. Penambahan headcount budget
106
Jika FPK dikembalikan, maka Staff atau Kepala Divisi dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget pada Divisi yang berwenang. 7. Mengecek database pelamar Jika FPK disetujui, Biro Recruitment akan memeriksa database pelamar yang sebelumnya sudah pernah melamar untuk posisi tersebut. 8. Screening pelamar Biro Recruitment akan melakukan screening terhadap pelamar untuk mencari pelamar yang sesuai dengan requirement program yang diadakan. 9. Kesesuaian pelamar Dari hasil screening terhadap kandidat akan menentukan apakah ada kandidat dari database yang sesuai atau tidak. 10. Membuat iklan lowongan Jika tidak ada kandidat yang sesuai, maka Biro Recruitment akan membuat iklan lowongan program melalui internet dan media iklan lainnya. Lalu, berkas kandidat dan CV yang diterima diberikan kepada Staff. 11. Memberikan file kandidat kepada Staff Jika ada kandidat yang sesuai, maka Biro Recruitment akan menyerahkan berkas kandidat dan CV tersebut kepada Staff yang mengajukan FPK. 12. Tipe Vacancy
107
Selanjutnya Biro Recruitment akan menentukan tipe dari lowongan tersebut. Tipe lowongannya adalah BDP, PPA, dan Magang Bakti. 13. Membuat jadwal interview, psychology test, dan technical test Biro recruitment menggunakan SAP untuk membuat jadwal interview, psychology test, dan technical test. Kemudian pelamar akan menjalani recruitment interview, psychology test, and technical test. 14. Melakukan interview, psychology test, dan technical test Hasil dari wawancara dengan Staff, hasil test dan psychology test tersebut akan diberikan ke Biro Recruitment dan disimpan secara manual. 15. Hasil wawancara, technical test, dan psychology test Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara (manual), berkas hasil tes, dan psychology test. 16. Penentuan Biro recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview, psychology test, dan technical test atau tidak. 17. Membuat Surat Penolakan Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar. 18. Memasukkan Alasan Penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi, Biro Recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam sistem SAP. 19. Penentuan job
108
Selanjutnya
jika
pelamar
lolos
dari
recruitment
interview,
psychology test and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Penentuan tingkat job ini hanya dilakukan untuk Magang Bakti. Tingkat jobnya adalah teller bakti dan customer service. 20. Melengkapi applicant data Biro Recruitment akan melengkapi data pelamar yang kurang lengkap ke dalam SAP. 21. Dokumen akan diarsip Dokumen – dokumen pelamar akan diarsip. 22. Hire employee Jika dokumen yang diberikan oleh pelamar telah lengkap maka akan dijalankan proses Hire Employee dalam sistem SAP.
109
Proses Bisnis External Recruitment
Gambar 3.12 Activity Diagram External Recruitment
110
Gambar 3.13 Activity Diagram External Recruitment
111
Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Recruitment. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi. •
High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
•
Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
•
Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
Tabel 3.3 Kategori Rank Recruitment Rank
High
Medium
Low
9
-
-
Sistem mendukung penjadwalan seleksi pelamar.
9
-
-
Sistem mampu menyimpan hasil setiap seleksi yang
9
-
-
Requirement Sistem dapat mendukung iklan (advertisement) untuk position yang membuka lowongan.
dilakukan tehadap pelamar.
112
Sistem mampu melacak status pelamar selama proses
9
-
-
seleksi sampai hiring. Sistem dapat menghasilkan dokumen standard
9
-
-
(undangan wawancara, surat penolakan, dan dokumen kontrak) yang dapat dicetak maupun dikirimkan melalui e-mail kepada pelamar. Sistem mampu mendukung proses online
9
-
-
9
-
recruitment. Sistem memungkinkan pelamar internal untuk
-
mengajukan lamaran secara langsung ke dalam sistem. Sistem memiliki kemampuan untuk mencari kandidat
9
-
-
yang sesuai berdasarkan position/job profile. Sistem memiliki kemampuan untuk memberikan
-
9
-
-
9
-
laporan dan informasi statistic mengenai pelamar. Sistem memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan karyawan tetap, magang bakti yang masa kerjanya akan berakhir. Sistem mendukung pencatatan data pelamar.
9 -
-
-
Sistem mendukung perpindahan data pelamar ke data
9 -
-
-
113
karyawan maupun sebaliknya.
3.5 Proses Bisnis Berjalan pada Learning portal Deskripsi Proses Learning
Portal
merupakan
proses
yang
digunakan
untuk
mengadministrasi kegiatan training termasuk di dalamnya adalah E-Learning. Learning Portal dapat diakses oleh semua karyawan yang memiliki user Manager Self Service (MSS)/ Employee Self Service (ESS) dan
diakses
melalui MSS/ESS dengan nama link “learning”.
3.5.1 Learning Content Learning content merupakan proses untuk menyimpan dan mengelola materi E-Learning, di mana proses dalam learning content dilakukan oleh Course Administrator bagian PPO dalam melakukan import materi E-Learning, pembuatan course group dan course type. 1. Import Materi E-Learning (SAP) Course Administrator mengimport materi E-Learning ke server menggunakan Authoring tools SAP. Materi yang diimport dapat berupa materi baru maupun materi yang diperbaharui.
114
2. Create Course Group (SAP) Setelah mengimport materi E-Learning, Course Administrator membuat
course
group
melalui
back
end
system
SAP
(pengelompokan pelatihan). 3. Create Course Type (SAP) Course Administrator merencanakan tanggal pelatihan dan membuat pelatihan dengan resource sesuai permintaan.
Proses Bisnis Learning Content
Gambar 3.14 Activity Diagram Learning Content
115
3.5.2 Import materi E-Learning Proses dalam mengimport materi E-Learning dilakukan oleh Course Administrator, proses ini dilakukan dengan menggunakan Authoring Tools SAP melalui repository explorer. 1. Membuka aplikasi Repository Explorer Course Administrator membuka aplikasi Repository Explorer SAP untuk meimport materi E-Learning ke server 2. Mengaktifkan koneksi ke server Course Administrator mengaktifkan koneksi ke server dengan menekan tombol connect 3. Login ke sistem Course Administrator memasukkan username dan password untuk login ke sistem. 4. Login master repository Setelah Course Administrator melakukan login ke sistem, maka akan muncul pop up menu untuk login ke master repository, kemudian Course Administrator memasukkan username dan password. 5. Import materi E-Learning Setelah itu Course Administrator akan melakukan import materi ELearning dengan mengklik kanan pada folder sesuai dengan jenis kelompok E-Learning. 6. Add packed file Setelah itu, Course Administrator melakukan add packed file untuk file yang ingin diimport.
116
7. Pilih materi E-Learning Setelah dilakukannya add packed file, Course Administrator melakukan pemilihan materi E-Learning yang akan diimport. 8. Accept current list Course
Administrator
melakukan
accept
current
list
yang
menyatakan bahwa file yang diimport telah disetujui. Setelah itu, sistem akan memproses file untuk diimport. 9. SCORM Course Course Administrator memilih Jenis resource SCORM Course yang merupakan standard pembelajaran berbasis E-Learning. 10. Next import Course Administrator akan melakukan next import apabila materi ELearning yang diimport merupakan materi baru, kemudian memasukkan nama materi yang diinginkan untuk tampil di repository explorer. 11. File update Course Administrator melakukan file update apabila materi ELearning yang diimport merupakan materi update. 12. Finishing Course Administrator melakukan finishing import yang menyatakan bahwa file telah selesai diimport. Materi yang berhasil diimport akan tampil di daftar materi di local repository. 13. Check-in master repository
117
Untuk memindahkan materi dari local repository ke master repository, Course Adminsitrator melakukan check-in master repository. Setelah berhasil melakukan check-in master repository, materi akan tampil di master repository. 14. Release materi Course Administrator melakukan release materi agar materi yang sudah diimport dapat terbaca di sistem. 15. Publish materi Setelah dilakukan release materi, Course Administrator akan melakukan publish materi . Kemudian Course Adminsitrator akan memilih standar pembelajaran E-Learning yaitu SCORM 1.2. Setelah itu akan muncul pesan yang menyatakan bahwa publish materi berhasil dilakukan.
118
Proses Bisnis Import materi E-Learning
Gambar 3.15 Activity Diagram Import materi E-Learning
119
3.5.3 Learning Portal Learning portal merupakan proses di mana karyawan (User Portal) dapat melakukan proses pembelajaran melalui learning portal (MSS/ESS), monitoring maupun follow up pelatihan yang telah diikuti. Selain itu, terdapat
proses
di
mana
Training
Administrator
melakukan
pengumpulan data pendaftaran pelatihan, booking dan cancel peserta, serta melakukan follow up classroom training, reporting, transfer data. 1. Mandatory Assignment User Portal Atasan yang memiliki bawahan dapat memberikan notifikasi kepada bawahannya untuk mengambil pelatihan tertentu. 2. Akses Learning Portal User Portal akan mengakses ke learning portal untuk melakukan registrasi pelatihan. 3. Registrasi Pelatihan E-Learning User Portal melakukan registrasi pelatihan E-Learning melalui myBCA apabila ingin melakukan pembelajaran melalui learning portal. Selain itu, User Portal Atasan juga dapat memberikan notifikasi untuk mengambil pelatihan tertentu melalui learning portal, maka user harus melakukan registrasi pelatihan E-Learning. 4. Mengumpulkan data pendaftaran
120
Setelah User Portal melakukan registrasi pelatihan E-Learning, Training Administrator akan mengumpulkan data pendaftaran pelatihan melalui myBCA. 5. Booking Peserta (SAP) Setelah mengumpulkan data pendaftaran pelatihan, Training Administrator akan melakukan booking peserta melalui back end system SAP. 6. Cancel Peserta (SAP) Training Administrator akan melakukan cancel peserta dikarenakan alasan tertentu. 7. Melakukan Pembelajaran Setelah booking pelatihan peserta telah dilakukan, User Portal dapat melakukan pembelajaran melalui learning portal 8. Monitor aktivitas pelatihan pribadi (SAP) User Portal dapat memonitor aktivitas pelatihan melalui learning portal yaitu pada halaman muka, berisi daftar pelatihan yang sedang diikuti. Pada halaman ini juga berisi status progress pembelajaran singkat. 9. Follow up pelatihan (SAP) Ketika suatu pelatihan telah selesai diikuti, User Portal harus melakukan tranfer data (submit data) pelatihan yang telah
121
diselesaikan. Pelatihan yang tidak di follow-up hasilnya tidak akan muncul di CV karyawan. 10. Monitor aktivitas pelatihan bawahan (SAP) User Portal Atasan melakukan monitoring aktivitas pelatihan bawahan untuk melihat progress pelatihan yang dilakukan oleh bawahannya melalui learning portal pada Manager Workspace – Mandatory Course Report. 11. Follow up classroom training (SAP) Training Administrator akan melakukan follow up classroom training apabila pelatihan telah selesai diselenggarakan dan status pelatihan akan berubah menjadi historical record. 12. Reporting (SAP) Training Administrator melakukan generate report, terdapat 4 jenis pilihan yaitu : Generate Report by course, Generate Report by course detail, Generate Report by user, dan Generate Report by course untuk di export ke file excel. 13. Transfer data (SAP) Transfer data dilakukan untuk memindahkan hasil pelatihan peserta ke CV yang bersangkutan. Proses ini dilakukan pada back end system SAP.
122
Proses Bisnis Learning Portal
Gambar 3.16 Activity Diagram Learning Portal
123
Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Learning Portal. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi. •
High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
•
Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
•
Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
Tabel 3.3 Kategori Rank Learning Portal Rank
High
Medium
Low
Requirement Sistem mampu mendukung proses karyawan dalam
-
9
-
9
-
-
9
-
-
melakukan registrasi pelatihan E-Learning Sistem mampu mendukung pengintegrasian dengan SAP Netweaver. Sistem mampu melakukan pembuatan course group
124
dan course type. Sistem dapat mengimport materi E-Learning.
9
Sistem mampu melakukan booking dan cancel
9
-
-
-
kepesertaan pelatihan. Ssitem mampu melakukan follow up classroom
9
-
-
9
-
training. Sistem mampu melakukan reporting
-
Sistem mampu melakukan Transfer data.
-
9
-
3.6 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi dalam modul training and event management adalah : • Proses di dalam melakukan perencanaan pelatihan pada booking peralatan dilakukan secara manual. • Proses pembayaran instruktur eksternal dilakukan melalui aplikasi lain yaitu aplikasi e-payment. • Proses di dalam melakukan evaluasi akhir training dilakukan secara manual. • Pembebanan biaya pelatihan karyawan yang dibebankan pada Divisi Pembelajaran dan Pengembangan (RCC 290) secara manual .
125
Permasalahan yang dihadapi dalam modul recruitment adalah : •
BCA tidak menggunakan fungsi periklanan untuk lowongan.
•
Proses di dalam penyimpanan hasil setiap seleksi yang dilakukan terhadap pelamar disimpan melalui sistem yang terpisah (BCALS)
•
Dokumen standar (surat undangan, surat wawancara, surat penolakan) belum dapat dihasilkan karena belum ada format/ template surat yang seragam. Saat ini pengiriman surat kepada pelamar melalui e-mail internal, sehingga datanya terpisah dengan database SAP.
•
BCA belum menerapkan online recruitment.
•
BCA belum menggunakan fungsi untuk mencari kandidat/ pelamar yang sesuai berdasarkan position/ job profile (kualifikasi yang dibutuhkan).
•
BCA belum menggunakan fungsi SAP yang dapat mendukung dihasilkannya laporan ini melalui laporan standard dan AdHoc Query.
•
Belum tersedia program antarmuka yang dapat mendukung pengajuan lamaran langsung ke dalam sistem.
Permasalahan yang dihadapi dalam modul learning portal adalah : •
Proses karyawan dalam melakukan registrasi pelatihan E-Learning dilakukan melalui myBCA
126
•
Sistem melakukan booking kepesertaan dan cancel kepesertaan melalui back end SAP yang dilakukan oleh Training Administrator
3.7 Usulan Pemecahan masalah Usulan pemecahan masalah dalam modul training and event management adalah : •
Proses di dalam perencanaan pelatihan pada booking peralatan dilakukan melalui SAP
•
Instruktur eksternal akan dibuat sebagai resource dan berguna untuk proses pembayaran instruktur eksternal yang dilakukan melalui SAP
•
Evaluasi akhir program training dilakukan melalui perform appraisal evaluasi akhir program training melalui SAP
•
Pembebanan biaya pelatihan karyawan dilakukan melalui SAP yaitu create training cost
Usulan pemecahan masalah dalam modul recruitment adalah : •
Digunakannya SAP untuk mengiklankan lowongan. Surat lamaran yang masuk dapat dihubungkan dengan iklan yang bersangkutan, sehingga pelamar dapat dirujuk ke media perekrutan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengevaluasi iklan.
127
•
Digunakannya komponen SAP yaitu
Archive Document untuk
menyimpan dokumen pelamar ke dalam sistem. •
SAP dapat dihubungkan secara langsung dengan Microsoft Word untuk menghasilkan dokumen standar secara otomatis. Informasi pelamar diperoleh secara otomatis dari master data pelamar yang akan dilampirkan di dalam surat dan SAP mendukung pengiriman e-mail secara langsung.
•
SAP menawarkan komponen e-recruiting yang dapat memberikan banyak kemudahan untuk online recruitment (mulai dari pengajuan lamaran, tes, sampai melacak status lamaran dapat dilakukan secara online).
•
Digunakannya applicant search dalam SAP untuk mencari pelamar berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan.
•
Digunakannya fungsi untuk melihat informasi statistik seperti berapa banyak pelamar yang ditolak untuk lowongan tertentu dan informasi lainnya mengenai pelamar.
•
Akan digunakan komponen ESS (Employee Self Service) yang dapat mendukung pengajuan lamaran langsung ke dalam sistem
Usulan pemecahan masalah dalam modul Learning portal adalah : •
Proses registrasi pelatihan E-Learning akan ditiadakan karena peserta secara langsung dapat melakukan booking melalui learning portal/ MSS/ ESS tanpa harus melakukan registrasi pelatihan.
128
•
Peserta secara langsung dapat melakukan booking ataupun cancel kepesertaan pelatihan melalui learning portal/ MSS/ ESS tanpa dilakukan oleh Training Administrator.
3.8 Fit/Gap Analysis Report Analisa Fit/Gap sangat diperlukan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini dalam penggunaan sistem SAP HR di DPP Bank Central Asia dan mencari cara bagaimana mengevaluasi penggunaan sistem tersebut untuk mendukung aktivitas DPP Bank Central Asia.
129
3.8.1 Fit/Gap Analysis Report Training and Event Managament Tabel 3.5 Fit/Gap Analysis Report Training and Event Managament No 1
Requirement Sistem
mampu
Fit
mendukung F
Comment Sistem
sudah
dapat
Transaction Code
Rank
Solution
melakukan S_AHR_61011887 H
pembuatan course group dan
pembuatan course group dan course (create
course type
type
course
group and course type)
2
Sistem mendukung perencanaan P
Sistem
pelatihan
mendukung perencanaan pelatihan, (cost item), kecuali
saat
untuk
ini
sudah
proses
dapat S_AHR_61011845 H
booking S_AHR_61011844
peralatan masih dilakukan secara (day segment, time manual
schedule),
Booking peralatan dilakukan melalui SAP
130
S_AHR_61011841 (location), S_AHR_61011843 (building address) 3
4
Sistem mampu membuat dan F
Saat ini sistem sudah dapat membuat PSV2 (Create
mengelola tanggal pelatihan.
dan mengelola tanggal pelatihan
Sistem
Saat
mampu
mendukung F
proses day to day activities.
ini
mendukung activities
sistem proses
sudah day
date)
dapat PV02 (Prebook), to
H
day PV00 (Booking), PV07 (BookingList) PV02 (Replace), PV01 (Rebook),
H
131
PV04 (Cancel) 5
6
7
Sistem
mampu
melakukan F
Sistem
sudah
dapat
melakukan PSV1 (Booking
booking prioritas.
booking prioritas
Sistem mendukung aktivitas – F
Sistem
aktivitas seperti : lock/unlock
aktivitas
business
lock/unlock business event, firmly PV12 (firmly book/
event,
firmly
priority)
sudah
dapat
–
aktivitas
book/cancel business event dan
book/cancel
follow up business event.
follow up business event
Sistem
Saat
dapat
mendukung G
ini
M
business
pembayaran
mendukung PV14 seperti
event
H
: (lock/unlock),
dan cancel), PV15 (follow up)
instruktur
H
Instruktur eksternal akan dibuat
pembayaran instruktur eksternal
eksternal dan peserta PPA masih
sebagai resource dan berguna untuk
dan pembayaran peserta PPA.
dilakukan melalui aplikasi lain yaitu
proses
aplikasi e-payment
eksternal
pembayaran (SAP).
instruktur Pembayaran
132
peserta PPA akan dilakukan melalui SAP 8
Sistem
dapat
mendukung F
Sistem
sudah
dapat
mendukung /nztcalcnew
pembayaran instruktur internal
pembayaran instruktur internal/ tutor/ (Pembayaran
non
mentor/
DPP,
tutor/
mentor/
penguji/ fasilitator/ koordinator.
penguji/
H
fasilitator/ instruktur internal/
koordinator
tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator)
9
Sistem
mampu
mendukung G
proses evaluasi akhir training.
Sistem saat ini melakukan evaluasi
H
akhir training secara manual
Evaluasi akhir training dilakukan melalui perform appraisal evaluasi akhir program training.
10
Sistem
mampu
pembebanan
biaya
melakukan G pelatihan
Saat ini pembebanan biaya pelatihan karyawan dibebankan pada DPP
H
Pembebanan
biaya
pelatihan
karyawan dilakukan melalui SAP
133
11
suatu program pelatihan.
(RCC 290) secara manual
Sistem
Sistem
mampu
pencatatan
data
eksternal karyawan
melakukan F pelatihan
sudah
pencatatan
dapat
terhadapap
yaitu create training cost. melakukan PA30 (Maintain karyawan HR Master Data)
yang melakukan eksternal training, pencatatan
dilakukan
infotype 22 (Education Info)
melalui
M
134
3.8.2 Fit/Gap Analysis Report Recruitment Tabel 3.6 Fit/Gap Analysis Report Recruitment No 1
Requirement
Fit
Comment
Transaction Code
Sistem dapat mendukung iklan G
Saat ini BCA tidak menggunakan
(advertisement) untuk position
fungsi periklanan untuk lowongan.
Rank H
Solution Akan
digunakan
mengiklankan
yang membuka lowongan.
lamaran
SAP
untuk
lowongan.
Surat
masuk
dapat
yang
dihubungkan dengan iklan yang bersangkutan,
sehingga
pelamar
dapat dirujuk ke media perekrutan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengevaluasi iklan. 2
Sistem mendukung penjadwalan F
Saat
ini
sistem
sudah
dapat PA30 (Maintain
H
135
seleksi pelamar.
mendukung
penjadwalan
seleksi HR Master Data)
pelamar 3
Sistem hasil
mampu setiap
menyimpan G
seleksi
yang
dilakukan tehadap pelamar.
Saat ini sistem belum menggunakan
H
Akan digunakan komponen SAP
fungsi ini dan disimpan di sistem
yaitu
Archive Document untuk
yang terpisah (BCALS)
menyimpan dokumen pelamar ke dalam sistem.
4
Sistem mampu melacak status F
BCA sudah menggunakan sistem ini PB30 (Maintain
pelamar selama proses seleksi
untuk
sampai hiring.
(apakah processing, on hold, invite data)
melacak
status
pelamar applicant master
to interview, rejected, atau hired) melalui overall status dan vacancy assignment status yang dapat dilihat pada master data pelamar
H
136
5
Sistem
dapat
menghasilkan G
Dokumen
standar
belum
dapat
H
SAP
dapat
dihubungkan
secara
dokumen standard (undangan
dihasilkan karena belum ada format /
langsung dengan Microsoft Word
wawancara,
surat penolakan,
template surat yang seragam. Saat
untuk
dan dokumen kontrak) yang
ini pengiriman surat kepada pelamar
standar secara otomatis. Informasi
dapat
maupun
melalui e-mail internal, sehingga
pelamar diperoleh secara otomatis
e-mail
datanya terpisah dengan database
dari master data pelamar yang akan
SAP
dilampirkan di dalam surat dan SAP
dicetak
dikirimkan
melalui
kepada pelamar.
menghasilkan
mendukung
pengiriman
dokumen
e-mail
secara langsung. 6
Sistem
mampu
mendukung G
proses online recruitment.
BCA belum menerapkan online recruitment
H
SAP menawarkan komponen erecruiting yang dapat memberikan banyak kemudahan untuk online recruitment (mulai dari pengajuan
137
lamaran, tes, sampai melacak status lamaran
dapat
dilakukan
secara
online). 7
Sistem memungkinkan pelamar G
Belum tersedia program antarmuka
internal
yang dapat mendukung pengajuan
untuk
mengajukan
lamaran secara langsung ke
M
Akan digunakan komponen ESS (Employee Self Service)
lamaran langsung ke dalam sistem.
dalam sistem. 8
9
Sistem memiliki kemampuan G
Saat ini BCA belum menggunakan
untuk mencari kandidat yang
fungsi tersebut.
H
Akan digunakan applicant search dalam SAP untuk mencari pelamar
sesuai berdasarkan position/job
berdasarkan
profile.
dibutuhkan.
Sistem memiliki kemampuan G
Saat ini BCA belum menggunakan
untuk memberikan laporan dan
fungsi SAP yang dapat mendukung
M
Akan
kualifikasi
digunakan
fungsi
yang
untuk
melihat informasi statistik seperti
138
informasi
statistic
mengenai
pelamar.
dihasilkannya laporan ini melalui
berapa banyak pelamar yang ditolak
laporan standard dan AdHoc Query
untuk
lowongan
informasi pelamar. 10
Sistem memiliki kemampuan F
Laporan karyawan magang bakti ini PB30 (Maintain
untuk
dapat dihasilkan jika periode masa applicant master
menghasilkan
laporan
karyawan tetap, magang bakti
kerja karyawan telah ditentukan data), PA30
yang
pada saat penandatangan kontrak. (Maintain HR
masa
kerjanya
akan
berakhir.
M
Sedangkan untuk laporan karyawan Master Data) tetap ditentukan pada saat karyawan tersebut melakukan resign
11
Sistem mendukung pencatatan F
Data
pelamar
(data
dasar
dan PB30 (Maintain
data pelamar.
tambahan) sudah dicatat ke dalam HR Master Data)
H
lainnya
tertentu
dan
mengenai
139
sistem dan dapat diubah, diperbarui, atau
dihapus
sesuai
dengan
kebutuhan 12
Sistem mendukung perpindahan F
Saat ini, ketika memutuskan untuk PA40 (Personnel
data pelamar ke data karyawan
mempekerjakan
maupun sebaliknya.
sudah dapat memindahkan data dari
pelamar,
BCA Events)
Applicant Master Data ke HR Master Data dan sebaliknya jika terjadi internal recruitment
H
140
3.8.3 Fit/Gap Analysis Report Learning portal Tabel 3.4 Fit/Gap Analysis Report Learning portal No 1.
Requirement Sistem
mampu
proses
Fit
mendukung G
karyawan
dalam
Comment Saat ini, sistem melakukan proses
Transaction Code
Rank M
registrasi melalui myBCA
Solution Proses
pelatihan
E-
Learning akan ditiadakan karena
melakukan registrasi pelatihan
peserta
E-Learning
melakukan booking melalui learning portal
2.
registrasi
Sistem
mampu
pengintegrasian Netweaver.
mendukung F dengan
SAP
Sistem sudah terintegrasi dengan SAP Netwaver
H
secara
langsung
dapat
141
3.
Sistem
mampu
melakukan F
Sistem
sudah
dapat
melakukan S_AHR_61011887 H
pembuatan course group dan
pembuatan course group dan course (create
course type.
type
course
group and course type)
4.
Sistem
dapat
mengimport F
materi E-Learning 5.
Sistem
mampu
Materi E-Larning dapat diimport
H
menggunakan Authoring tools SAP melakukan P
Sistem sudah mampu melakukan PV00 (Booking),
booking dan cancel kepesertaan
booking
pelatihan.
melalui
kepesertaan back
dilakukan Administrator
end oleh
pelatihan SAP
yang
Training
PV04 (Cancel)
H
Peserta
secara
langsung
dapat
melakukan booking ataupun cancel kepesertaan
pelatihan
melalui
learning portal/ MSS/ ESS tanpa dilakukan Administrator.
oleh
Training
142
8
9
Ssitem
mampu
melakukan F
Saat ini sistem mampu melakukan PV15 (follow up)
follow up classroom training.
follow up classroom training
Sistem
Saat ini BCA menggunakan 4 jenis ZLSO_REPCOUR
reporting
mampu
melakukan F
report
yang
dapat
di
generate SE (report by
melalui SAP yaitu : report by course), course, report by course detail, ZLSO_REPCOUR report by user, dan report by course SE_DE (report by untuk di export ke file excel
course detail), ZLSO_REPUSER (report by user), /nzlso_repcourse (report by course
excel)
H
M
143
10
Sistem
mampu
Transfer data.
melakukan F
Saat
ini
sistem
sudah
dapat /nztime
memindahkan hasil pelatihan peserta data) ke CV yang bersangkutan
(Transfer M
144
3.9 Hasil Fit/ Gap Analysis Hasil Fit/ Gap Analaysis ini merupakan penjelasan mengenai berapa persen (%) proses yang mengalami Fit, Gap, Partial pada submodul Training and Event Management, Recruitment, Learning Portal dan juga berapa persen ranking (High/ Medium/ Low) yang mengalami Fit, Gap, ataupun Partial pada submodul Training and Event Management, Recruitment, dan Learning Portal.
Tabel 3.5 Hasil Fit/ Gap Analysis Submodul Training and Event Management, Recruitment, dan Learning Portal. Level
Fit
Gap
Partial
63,64 %
27,27 %
9,09 %
58,33 %
41,67 %
-
75 %
12,5 %
12,5 %
Submodul Training and Event Management Recruitment Learning Portal
145
Tabel 3.6 Hasil Fit/ Gap Analysis Training and Event Management Level
Fit
Gap
Partial
High
45,45 %
27, 27 %
9,09 %
Medium
18,18 %
-
-
-
-
-
Rank
Low
Tabel 3.7 Hasil Fit/ Gap Analysis Recruitment Level
Fit
Gap
Partial
High
33,33 %
41,67 %
-
Medium
8,33 %
16,67 %
-
-
-
-
Rank
Low
146
Tabel 3.8 Hasil Fit/ Gap Analysis Learning Portal Level
Fit
Gap
Partial
Rank
High
50 %
-
12,25 %
Medium
25 %
12,25 %
-
-
-
-
Low
