BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Organisasi PT. Berdikari Pondasi Perkasa PT. Berdikari Pondasi Perkasa didirikan pada tanggal 27 September 1984
dengan akta No.81 dari Notaris Nyonya Gretha Liestjawtie, SH di Jakarta. Beralamat di Jalan Pekojan No. 73 Jakarta Barat. PT. Berdikari Pondasi Perkasa ini bergerak atau menjalankan usaha dalam bidang pembuatan pondasi beton dan pemasangan tiang – tiang / pilar – pilar beton maupun baja untuk segala macam bangunan pabrik, gedung bertingkat, jembatan dan lain sebagainya, menjalankan usaha dalam jasa penyewaan (Rental) alat – alat berat, menjalankan usaha dalam jasa konsultasi (General Consultant), termasuk teknik perencanaan bangunan, industri, penelitian dan pengumpulan data – data pengawasan pekerjaan lapangan, kecuali jasa dan konsultasi dalam bidang hukum, menjalankan usaha dalam bidang pemborongan bangunan dan kontraktor, melaksanakan dan mengerjakan pembuatan gedung – gedung, perumahan, jalan, jembatan dan irigasi, melakukan pekerjaan pemetaan, serta melaksanakan pekerjaan – pekerjaan teknik sipil lainnya.
41
42 3.2
Struktur Organisasi PT. Berdikari Pondasi Perkasa
Dewan Komisaris
Mngr Admin
Mngr Teknik
Sekretaris
Dept Teknik
Adm Umum
Staff Engineer
Dept Operasional
Mngr Akunting & Marketing
Dept Akunting & Keuangan
Dept Maketing
Dept A/R
Purchasing
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Berdikari Pondasi Perkasa (Sumber: PT. Berdikari Pondasi Perkasa)
3.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Karena jumlah konsumen dan kegiatan perusahaan yang semakin
meningkat, maka untuk menghindari kesalahan dan kesimpang siuran dalam melaksanakan aktivitas-aktivitasnya maka semua tugas, wewenang dan tanggung jawab harus dipertegas dengan jelas sehingga masing-masing individu dapat mengetahui dengan jelas hak dan kewajibannya. Adapun tugas masing-masing
43 yang menduduki posisi dalam struktur organisasi PT. Berdikari Pondasi Perkasa adalah sebagai berikut : 1.
Dewan Komisaris •
Selain sebagai pemilik perusahaan juga memimpin seluruh kegiatan aktivitas secara keseluruhan, dan bertanggung jawab penuh terhadap maju mundurnya perusahaan.
•
Mempunyai kewajiban mengawasi pekerjaan bawahannya.
•
Menentukan garis-garis besar kebijaksaan dalam perusahaan.
•
Bertanggung jawab terhadap seluruh sistem yang telah ditempuh baik individu pelaksanaannya maupun proses jalannya sistem itu sendiri
2.
Manager Administrasi •
Mengawasi dan pelaksanaan administrasi secara umum yang meliputi puchasing (pembelian).
•
Bertanggung jawab atas kelancaran sistem administrasi yang berjalan di perusahaan.
•
Memantau dokumen – dokumen yang berhubungan dengan transaksi perusahaan. Sekretaris •
Mempersiapkan semua kebutuhan / permintaan direksi, dalam rangka melaksanakan tugas sehari – hari baik secara langsung maupun secara tidak langsung.
44 •
Mencatat dan melaporkan atas persediaan saham milik direksi, perubahan atas harga saham di Bursa Efek Jakarta (BEJ).
•
Membuat
dan
melaksanakan
transaksi
ekspor
/
impor,
mempersipakan semua dokumen yang dibutuhkan dalam rangka tersebut. •
Mengurus semua dokumen yang diperlukan dalam rangka melakukan transaksi Sewa Guna Usaha (Leasing), sales dan lease back. Minta semua dokumen otentik / original dari lessor, susun secara sistematis dan kronologis dan historis untuk setiap jenis barang modal / lessor yang pengadaannya melalui lease.
•
Pemasangan iklan perusahaan.
•
Dokumentasi surat – surat perusahaan.
•
Dokumentasi polis asuransi alat – alat berat
•
Melakukan negosiasi dengan perusahaan pelayaran / angkutan apabila ada pengiriman alat – alat berat keluar pulau / daerah sesuai permintaan dari bagian operasional yang dibuat secara tertulis lengkap, nama alat, tujuan dan lain sebagainya.
Adm Umum •
Melayani
semua
jenis
permintaan
telekomunikasi
untuk
disambungkan kepada yang diminta. •
Monitor fluktuasi / perubahan nilai tukar mata uang asing secara umum dan khususnya US$ dan S$. Sumber data diambil dari surat
45 kabar atau komunikasi bank, secara harian. Mencatat dan melaporkan kepada Finance Manager secara kontinyu dan konsisten (harian). •
Dokumentasi facsmile
•
Monitor semua surat –surat kendaraan bermotor / alat – alat berat milik perusahaan.
Dept A/R •
Merekap semua time sheet sewa yang diterima dan perkembangan proyek untuk selanjutnya dibuatkan tagihan sesuai prosedur yang berlaku
•
Menerbitkan tagihan secara otomatis komputer kepada nasabah berupa kwitansi penagihan, invoice, faktur pajak dan tanda terima dokumen tagihan tersebut. Mengirimkan dokumen tersebut melalui ekspedisi kepada setiap nasabah.
•
Setelah menerima pembayaran dari nasabah baik berupa bilyet giro maupun pemberitahuan transfer (fax), masukan data kedalam komputer dan langsung dibuatkan Bukti Setoran Harian (BSH) urut nomor dan dibuatkan rincian lengkap invoice mana saja yang dibayar diserahkan kepada bagian keuangan, asli untuk kasir, copy setelah ditandatangani oleh kasir dikembalikan ke bagian A/R.
•
Mengumpulkan bukti potong PPH pasal 23
•
Membuat Bukti Setoran Harian (BSH) atas pembayaran piutang.
•
Untuk mencegah kekeliruan jumlah / rincian, maka setiap bulan dibuatkan dan dikonfirmasikan piutang untuk seluruh nasabah.
46 •
Penyusunan master file dokumen.
•
Pencatatan keseluruhan alat – alat berat yang disewa / dipakai.
Purchasing •
Mendapatkan permohonan dari bagian operasional dengan mengisi Permohonan Pembelian Barang (PPB) lengkap menyebutkan nama proyek / barang yang diperbaiki. Setiap permohonan pembelian sebelum pembelian dilaksanakan akan dilakukan survey harga melalui telephone, harga cocok maka akan dibuatkan Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order). Dalam PO mohon dicantumkan sekalian term of payment (TOP) dan cara pembayaran tunai (dalam jumlah kecil) atau bilyet giro atas nama, dianjurkan pembayaran dilakukan dengan BG terutama apabila dalam jumlah besar. Setelah barang diterima, dilakukan pengecekan apakah sudah sesuai dengan PO, kemudian dibuatkan Tanda Terima Barang / Bukti Barang masuk (BBM) ditandatangani oleh penerima barang / bagian gudang. Bagian gudang mendistribusikan barang tersebut dan dikirimkan kepada yang membutuhkan sesuai permintaan. Permohonan pembayaran dilakukan seperti prosedur yang berlaku di mana dokumen PPB, PO, BBM, kwitansi / faktur, Faktur Pajak Standar (kalau ada) dan kelengkapan lainnya harus sudah disiapkan
47 3.
Manager Teknik •
Mengawasi kelancaran departemen teknik dan operasional.
•
Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan teknik dan operasional yang berjalan. Dept Teknik •
Membuat dan melaporkan jurnal harian kondisi alat – alat berat baik kerusakan maupun kondisi siap pakai.
•
Mengkoordinasi kerja para staf engineer sesuai dengan keahliannya masing – masing.
Staff Engineer •
Menjaga dan memelihara dengan seksama secara optimal atas alat – alat berat agar setiap saat selalu siap pakai.
•
Melakukan survei lapangan dalam melakukan proyek pembangunan.
Dept Operasional •
Mengawasi dan membawahi kerja operasional secara keseluruhan.
•
Mengatur dan melakukan pengawasan terhadap tugas dan pembagian kerja karyawan.
•
Melakukan koordinasi dan diskusi secara rutin dengan bagian pemasaran / lainnya agar tidak terjadi kehilangan komunikasi dan informasi.
•
Membuat dan melaporkan kegiatan kas harian secara periodik dan kontinyu kepada bagian Keuangan.
•
Mengayomi dan menjaga ketertiban dalam bidang kepegawaian.
48 •
Mengawasi dan mengimplementasikan kebijaksanaan peraturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahan.
4.
Manager Akunting dan Marketing •
Melakukan pengawasan terhadap kegiatan akunting dan marketing yang berjalan di perusahaan.
•
Mengambil keputusan untuk kegiatan marketing yaitu dalam hal promosi. Dept Akunting & Keuangan •
Mengawasi dan menjaga / mematuhi pelaksanaan dan prosedur keuangan yang berlaku.
•
Bertanggung
jawab
sepenuhnya
atas
kelancaran
Operasional
Administrasi Keuangan secara menyeluruh, diantaranya meliputi bidang : administrasi laporan umum, keuangan, kelancaran pembayaran gaji / upah karyawan, pemeliharaan harta perusahaan yang dipandang perlu. •
Melakukan pembayaran gaji karyawan bulanan tepat waktu, memeriksa laporan kas pusat & proyek secara menyeluruh, melaporkannya kepada departemen lain yang ditunjuk secara konsisten.
•
Memeriksa dan menandatangani voucher penerimaan / pengeluaran, beserta kelengkapan pendukungnya sebelum transaksi pembayaran dilakukan. Memeriksa dan melakukan kas opname keuangan / kasir
49 setiap saat apabila dipandang perlu setelah memperoleh izin dari finance manager. •
Berwenang penuh untuk menunda transaksi pembayaran apabila berdasarkan penelitian pembayaran tersebut kurang / tidak wajar dan menyimpang dari prosedur yang berlaku, mendiskusikan dengan pimpinan yang kompeten.
Dept Marketing •
Membuat daftar jurnal lengkap identitas nasabah yang dikunjungi setiap hari kerja.
•
Penyusunan perjanjian kontrak /sewa & Surat Perintah Kerja (SPK).
•
Membebas tugaskan sebagai collector kepada nasabah, dan melaksanakan serah terima kwitansi / dokumen lainnya yang belum tertagih (dalam peredaran) kepada staff yang ditunjuk oleh perusahaan. Diminta bantuannya untuk memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan dalam rangka penagihan tersebut selama masa transisi.
•
Mempertanggungjawabkan semua tagihan yang belum tertagih (beredar) sesuai catatan yang ada di kantor pusat.
•
Apabila nasabah tidak bisa melakukan pembayaran karena kesalahan / kelalaian pada waktu survey lapangan, maka sepenuhnya menjadi beban departemen marketing yang akan diperhitungkan dengan comision fee yang diterima.
50 •
Membebas tugaskan dari tanggung jawab sebagai pemegang kas perusahaan dalam hal ini agar segera melakukan serah terima kas kepada penggantinya yang telah ditunjuk.
•
Dalam hal pemasaran sewa alat berat agar supaya tidak bertentangan dengan kondisi alat – alat di lapangan.
51 3.4
Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
Pengadaan rental
Marketing Mulai
1
Customer melakukan penawaran
SPK
Operational
A/R
2
3
3
4
5
SPK
2
SPK Time sheet
Proposal penyewaan dari customer
Membuat surat jalan
Membuat time sheet
3
2
2
Membuat price list
Membuat faktur pajak keluaran, invoice, dan kwitansi
1
1
2
Time sheet Kwitansi
Surat jalan
3
1 3
Invoice
2 1 Supir Price list
Ke customer
3
Keamanan N
11
1
22
2
33 Accounting Customer
Faktur pajak keluaran
Accounting
N
Customer Accounting Customer
N
Membuat SPK N 5
Accounting memberi tahu kalau customer melakukan pembayaran
4 3 2 1 SPK
3 2
BSH N
1 Customer Keuangan
N
Selesai
Gambar 3.2
Diagram Alir Dokumen Sistem Penyewaan Alat Berat
52 Pengadaan rental
Marketing Mulai
1
Customer melakukan penawaran
SPK
Operational
A/R
2
3
4
3
5
SPK
2
SPK Time sheet
Proposal proyek dari customer
Membuat surat jalan
Membuat time sheet
3
2
2
Membuat price list
Membuat faktur pajak keluaran, invoice, dan kwitansi
1
1
2
Time sheet Kwitansi
Surat jalan
3
1 3
Invoice
2 1 Supir Price list
Ke customer
3
Keamanan N
11
1
22
2
33
Faktur pajak keluaran
Customer Accounting
N
Customer Accounting Customer
N
Membuat SPK N 5
Accounting memberi tahu kalau customer melakukan pembayaran
4 3 2 1 SPK
3 2
BSH N
1 Customer Keuangan
N
Selesai
Gambar 3.3
Diagram Alir Dokumen Sistem Perkontrakan
53 Mekanik
Gudang
Mulai
1
2
2 Surat permohonan permintaan barang
2 Surat permohonan pembelian barang
Membuat surat permohonan permintaan barang
Purchasing
Keuangan
3
Surat jalan Kwitansi Faktur pajak masukan
2 Memeriksa barang yang diperlukan
1 Surat permohonan permintaan barang
Cek harga Membuat tanda terima kwitansi pembayaran 2
Membuat surat permohonan pembelian barang
1 N
1 Surat permohonan pembelian barang
1 2 Purchase order Kwitansi pembayaran 2 Menerima faktur pajak masukan, kwitansi, surat jalan dari supplier 2
N
1
Surat jalan Kwitansi Faktur pajak masukan
Supplier N
Membuat voucher kalau sudah lunas
1
2
Voucher
Faktur pajak masukan, kwitansi, dan surat jalan distempel
Accounting Surat jalan Kwitansi Faktur pajak masukan
N
Selesai
3
Gambar 3.4
Diagram Alir Dokumen Sistem Pembelian
54 3.5
Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. Berdikari
Pondasi Perkasa, permasalahan yang dihadapi antara lain: 1. Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi tentang pembelian, penyewaan, persediaan dan perkontrakan, karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah. 2. Dalam meng-update ataupun menghapus data harus dilakukan berkali – kali di setiap departemen yang berbeda. 3. Karena data – data tidak disimpan di dalam basis data, sehingga menyebabkan data menjadi tidak konsistensi, misalnya data di suatu departemen berbeda dengan data di departemen yang lain, hal ini terjadi karena ada perubahan data di salah satu departemen.
3.6
Analisa Kebutuhan Informasi Di bawah ini merupakan tabel tentang analisa kebutuhan informasi dalam
PT. Berdikari Pondasi Perkasa.
Tabel 3.1 Customer
Analisa kebutuhan informasi Merupakan entitas yang berisikan informasi tentang Customer
Supplier
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang supplier dan harga barang
Karyawan
Merupakan entitas yang memberikan informasi
55 tentang karyawan PT. Berdikari Pondasi Perkasa Barang
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang
barang
-
barang
yang
dimiliki
perusahaan Transaksi
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang transaksi
Pembelian
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang pembelian yang dilakukan oleh PT. Berdikari Pondasi Perkasa
Pembayaran
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang pembayaran
Penerimaan
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang penerimaan barang
Kerusakan
Merupakan entitas yang memberikan informasi tentang kerusakan barang
3.7
Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Berdikari Pondasi Perkasa,
maka pemecahan masalah yang diusulkan antara lain: 1. Merancang dan membuat basis data pembelian, penyewaan, persediaan, dan perkontrakan sehingga memudahkan dalam mengolah data dan pencarian data.
56 2. Memberikan hak akses yaitu nama dan password untuk pihak yang berwenang, sehingga data menjadi aman karena tidak semua orang bisa akses data yang disimpan. 3. Membuat aplikasi untuk memudahkan user berinteraksi dengan basisdata.
