BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN. Hunter Kartan Utama dibangun pada tahun Berkantor pusat di Sunter, Jakarta Utara,

BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1

Sejarah Perusahaan PT. Abhitrans Matra Indah adalah anak perusahaan PT Abhitech Matra Indah dan

PT. Pemburu Kartan Utama. PT Matra Abhitech Indah didirikan pada tahun 1990 dan PT. Hunter Kartan Utama dibangun pada tahun 1999. Berkantor pusat di Sunter, Jakarta Utara, Indonesia. Kedua perusahaan induk ini adalah contoh dari perusahaan yang telah bertambah besar pada 10 tahun terakhir dengan tetap fokus dan berkomitmen untuk menyediakan layanan seperti konsultan spesialis asing, pengeboran dan spesialis, penasihat komersial, penasehat hukum, proyek penelitian pada berbagai daerah pada proyek-proyek seismik. Dalam penambahan awalnya untuk mendukung kebutuhan transportasi darat Perusahaan dan transportasi untuk konsultan PT. Abhitech Matra Indah menyediakan transportasi darat (sewa mobil) dan jasa profesional yang terkait yang memberikan manfaat yang terukur kepada pelanggan. Bisnis rental mobil telah tumbuh secara signifikan terutama pada enam tahun yang lalu dan untuk memastikan bahwa orang-orang membedakan PT Abhitech Matra Indah sebagai perusahaan konsultan yang menyediakan diri dan penyewaan mobil, sehingga PT Abhitrans Matra Indah kemudian didirikan untuk menangani dan mengelola semua bisnis sewa mobil. Abhitech berkompetensi inti di daerah Interpretasi Seismik, Akuisisi seismik, 2D & 3D seismik, Pengolahan QC, Geofisika dan Geologi layanan dukungan teknis, Pengeboran Engineer dan Spesialis Layanan, G & G Studi dan proyek terkait lainnya dan konsultasi Sejak awal, Abhitech telah menerima pengakuan yang terkemuka dan dapat dipercaya oleh perusahaan Indonesia. Selanjutnya, pada tahun 1996 Abhitech ditunjuk untuk mewakili sebagai

41

42 wakil tunggal di Indonesia dari Fugro-Jason Fugro-Jason adalah perusahaan terkemuka dan tercepat di dunia berkembang dalam karakterisasi reservoir kuantitatif. Fugro-Jason menyediakan perangkat lunak dan jasa untuk semua perusahaan utama minyak dunia. Sebagai perusahaan perjalanan ke 1995, pemegang saham melihat kesempatan untuk memberikan dalam persyaratan yaitu perusahaan transportasi menyediakan ekspatriat perusahaan dan minyak internasional di luar negeri dan perusahaan gas eksplorasi yang Abhitech mewakili serta meningkatnya kebutuhan tren outsourcing transportasi industri minyak dan gas di Indonesia. Perusahaan memulai bisnis penyewaan mobil akomodatif dan telah menikmati signifikan di sektor ini. Pada tahun 2005 memanfaatkan pengetahuan yang solid dari pengalaman lebih dari 10 tahun dan lebih dari 150 mobil di bawah manajemen dan keahlian dalam bisnis penyewaan mobil, perusahaan memutuskan untuk pindah ke tingkat berikutnya dengan lebih fokus pada bisnis penyewaan mobil dan selanjutnya membentuk anak perusahaan bernama PT Abhitrans Matra Indah. Perusahaan ini adalah penyedia utama untuk setidaknya 8 minyak internasional yang besar dan perusahaan gas dan perusahaan-perusahaan internasional lainnya. Perusahaan memposisikan diri untuk melakukan bersama perusahaan penyewaan mobil kelas atas, cepat memperluas portofolio mobil untuk memenuhi pertumbuhan luar biasa dalam industri penyewaan mobil dan memberikan pelayanan yang lebih baik dan personal kepada pelanggan.

3.1.2

Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Abhitrans : o Menjadikan perusahaan sebagai rekanan dalam menyediakan jasa transportasi dengan memberikan pelayanan terbaik. Misi PT. Abhitrans:

43 o Memberikan layanan yang terbaik terhadap pengguna jasa dengan respon yang cepat dan tepat. o Memberikan kenyamanan dan keamanan dalam setiap perjalanan. o Membangun kepercayaan dalam hubungan kerjasama yang profesional.

3.1.3

Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.3.1 Struktur Organisasi PT. Abhitrans Dibawah ini merupakan struktur organisasi resmi PT. Abhitrans

COMMISSIONER

DIRECTOR

OPERATION & MARKETING

FINANCE & ACCOUNTING

HRD & GA

HSE MANAGER

DISPATCHER

STAFF FINANCE & ACCOUNTING

STAFF HRD & GA

HSE SUPERVISOR

DRIVER +/- 150

MECHANIC

MECHANIC STAFF

HSE OFFICER

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Abhitrans

ADMINISTRATION

44

3.1.3.2 Struktur Organisasi PT. Abhitrans dalam SAP

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Abhitrans dalam SAP

3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang A. Administration (admin) 1. Handle petty cash untuk Car Expense semua unit kendaraan Abhitrans di MCCI. Admin akan maintain petty cash yang dipergunakan untuk membayar ke driver sejumlah car expense yang di-reimburse. Laporan petty cash akan dikirim ke Abhitrans untuk dicatat dan dimonitor. 2. Mengecek dan membuat Car Expense Summary untuk invoice ke MCCI. Laporan car expense akan dicek berdasarkan bukti bon yang dilampirkan pada saat reimburse, lalu membuat rekap car expense summary tiap bulan untuk semua unit kendaraan. Laporan car expense summary juga dikirimkan untuk invoice ke MCCI. 3. Menyiapkan laporan bulanan yaitu Fuel Consumption dan Laporan kendaraan sewa.

45

B. Finance (Keuangan) 1. Input semua bank book & petty cash ABS ke SAP. 2. Input fixed asset, revaluation & depreciation ke SAP. 3. Membantu HR menghitung salary driver operational ABT/ ABS/Oryx dan driver dengan User Personal sampai menghasilkan salary slip dan delivery. 4. Sebagai Maker-2 dalam input salary driver di velocity ABT & ABS (NISP Banking). 5. Mem-break down detail invoice. 6. Update bukti potong & SSP PPN ABT. 7. Update bukti potong & SSP PPN ABS. 8. Mengecek car expense & maintenance expense. 9. Invoice monthly ABR, ABT & ABS & daily di SAP sampai posting. 10. Update bukti potong PPh 23 & SSP PPN yang sudah diterima. 11. Menyiapkan rekapan pemakaian Telkomsel billing ABS per bulan. 12. Membantu HR menghitung salary driver sampai menghasilkan salary slips dan delivery. 13. Merekap expense credit card untuk dicatat sebagai entertainment. 14. Handle petty cash untuk maintenance. 15. Handle repair & maintenance expense & membuat reimbursement 3x per bulan 16. Membantu mengecek & membuat car expense summary Santos Jakarta & Surabaya untuk invoice reimbursement ke Santos 17. Menyiapkan laporan bulanan Santos : Fuel Consumption, Laporan kendaraan sewa 18. Input inventory di SAP 19. Membantu HR menghitung salary driver Statoil sampai menghasilkan salary slips dan delivery. 20. Handle petty cash & bank book ABS

46 21. Update Account Receivable di bank book & Invoice Monitoring (Setelah A/R update di SAP, update di Invoice monitoring tidak diperlukan lagi) 22. Menyiapkan receipt & payment voucher ABS (melalui velocity NISP / cek & giro) 23. Proforma/Invoice/Reimbursement of Expense Santos Jakarta & Surabaya (break down per dept) untuk bulanan & call out. 24. Menyiapkan laporan outstanding A/R & bank book ABS untuk Management. 25. Membantu HR menghitung salary driver Santos sampai menghasilkan salary slips dan delivery. 26. Mengecek invoice ABS sebelum ditandatangani 27. Membantu follows up ke dealer & NISP dalam penyiapan dokumen untuk pencairan/pelunasan mobil. 28. Menyiapkan laporan Jamsostek ABS per bulan (Per tahun 2011 akan di handle oleh HR) 29. Handle petty cash & bank book ABT & ABR. 30. Update Account Receivable di bank book & Invoice Monitoring ABR & ABT. 31. Menyiapkan receipt & payment voucher ABR & ABT (melalui velocity NISP / cek & giro). 32. Menyiapkan laporan outstanding A/R & bank book ABR & ABT untuk Management. 33. Mengecek overtime calculation (Statoil, Anadarko, dan Nokia). 34. Menyiapkan SOA CNOOC per bulan & collect cash payment. 35. Manage operational activity: internal & external (client). 36. Control finance activity: A/R, authorize payment, bank book. 37. Mengirimkan overtime calculation Anadarko untuk approval supaya bisa kirim invoice. 38. Mengirimkan overtime calculation Statoil untuk approval supaya bisa kirim proforma invoice.

47

C. Operational (Operasional) 1. Perawatan ( per Periode berkala ) •

Sistem Pelumasan ( Penggantian Oli / Filter Oli secara berkala ).

•

Sistem Pendingin (Pemeriksaan Air Radiator, Extra Fan).

•

Elektrikal (Pemeriksaan System Pengapian, Battery Unit, Fuse).

•

Bahan Bakar (Pemeriksaan System Penyaluran Bahan Bakar).

•

Suspensi (Pemeriksaan Brake System, Peredam, Stabilizer, Ban).

•

Air Condition (Pemeriksaan Sirkulasi Blower, Suhu Interior / Cabin).

•

Interior (Pemeriksaan Kebersihan Cabin, Panel Instrument, Kondisi Seat).

•

Lamp Unit ( Pemeriksaan Lampu-lampu, Fuse Box, Kondisi Cover Lamp ).

•

Penggantian Part Assy sesuai jadwal per usia pemakaian.

•

Melakukan tugas piket terjadwal (Sabtu, Minggu dan hari Libur) /sesuai keperluan.

2. Storing •

Mengadakan kunjungan Service Ringan terjadwal.

•

Merespon dan menangani kendaraan yang mengalami kerusakan mendadak.

•

Monitoring/Pencatatan KM pemakaian kendaraan.

•

Melakukan Tugas Piket terjadwal ( Sabtu, Minggu dan hari Libur ) / sesuai keperluan.

3. Administration Technic •

Membuat Laporan Posisi Kendaraan dalam Proses Perbaikan/Perawatan.

•

Membuat Laporan Posisi Kendaraan terpakai sebagai Pengganti kendaraan lain.

•

Melaporkan Kondisi Kendaraan – kendaraan yang tidak Produktif /biaya perawatannya tinggi.

48 4. Administrasi keuangan •

Membuat Laporan Pengeluaran Biaya pembelian Spare Part (per Periode 2 Minggu).

•

Membuat Laporan Pemakaian Spare Part per Unit kendaraan (per Periode 6 bulan).

•

Mengatur Sirkulasi Keuangan

D. GA & HRD : 1. Mengambil BPKB kendaraan. 2. Mengambil Car Activity Driver. 3. Mendistristribusikan Advance Operasional. 4. Membantu pengurusan pembuatan stiker parkir mobil di gedung BEJ. 5. Pengurusan uji emisi kendaraan di CNOOC. 6. Pendistribusian surat menyurat, invoice atau dokumen lain. 7. Mengambil atau mengantar document untuk perpanjangan STNK, termasuk penggesekan nomor mesin dan rangka bagi kendaraan yang sudah 5 tahun. 8. Menjelaskan kepada driver tentang Kontrak Kerja (perpanjangan), Surat Edaran, dan atau kebijakan lain dari perusahaan. 9. Menjelaskan benefit asuransi kepada driver/keluarga serta mengurus administrasi masuk rumah sakit jika ada yang dirawat. 10. Mendistribusikan dan menjelaskan tentang form cuti, slip gaji, form pinjaman, jamsostek, equity, dan kebutuhan driver lainnya. 11. Menjelaskan pengisian SPT Tahunan kepada driver. 12. Mengambil timesheet asli driver yang ada di client. 13. Menerima dan melaporan jika terjadi kecelakaan kendaraan perusahaan. 14. Follow Up kendaraan yang akan di claim ke Asuransi.

49 15. Menyelesaikan perselisihan ke pihak 3 jika terjadi Accident (Special Case). 16. Membantu menyelesaikan perselisihan jika terjadi permasalahan dengan Driver (Special Case). 17. Mengawasi driver operational pool. Apabila ditemukan sesuatu yang perlu diperbaiki, bicara kepada Dispatcher agar Dispatcher mengambil tindakan. 18. Mencarikan driver baru jika perusahaan memerlukan. 19. Menerima permintaan serta keluhan atau pun laporan dari client. 20. Follow Up dan melaporkan hasil Download Driver Right ke client. 21. Melakukan SiDak bagi kendaraan yang disewakan ke klien terutama di CNOOC. 22. Melakukan monitoring bagi semua kendaraan perusahaan yang disewakan. 23. Membantu memantau mobil-mobil yang standby di Pool Abhitrans. 24. Mengingatkan driver untuk fax timesheet setiap awal bulan.

E. Dispatcher 1. Mengatur driver operasional untuk replace kendaraan maupun replace driver. 2. Menandatangani Time Sheet Driver Operational perusahaan. 3. Memberikan laporan kendaraan dan driver. 4. Memberikan informasi maupun arahan bagi drivers’ operasional maupun yang baru. 5. Mengecek kelengkapan, dan kesiapan serta kebersihan mobil. 6. Membuat Log Book kendaraan operasional. 7. Menyiapkan driver untuk piket setiap akhir minggu (Weekend). 8. Menyiapkan form absen di Pool dan form Car activity untuk operasional. 9. Mengumpulkan, mengecek initial timesheet driver operational setiap akhir bulan untuk diserahkan ke HR.

50 10. Membuat Surat Tugas untuk driver jikalau ada driver yang minta diganti karena sakit atau ada keperluan lainya serta menginformasikan ke para driver. 11. Membuat STTK jikalau ada pertukaran kendaraan. 12. Bertanggung jawab untuk semua kunci serep mobil.

3.1.4

Blueprint SAP Business One PT. Abhitrans

3.1.4.1 Basic Company Set Up Information Tabel 3.1 Basic Company Set Up Information PT. PT. Abhitrans MATRA Company Name: INDAH Jl. Agung Niaga VI G 6 No. Company Address

40-41 Sunter Agung Podomoro, Jakarta 14350

Internet Address Phone 1

62-21-65302634

Phone 2 Fax

62-21-6400973

Company general information E-Mail address

[email protected]

Local Currency

IDR

System Currency

IDR

Will your business like to use any of the SBO (SAP Yes Business One) tax features? Tax Authority Name

KPP Pratama Jakarta Sunter

51 Federal Tax ID

02.475.849.2-048.000

Does your business currently use a segmented Chart No of Accounts? Does your business require Multi-Language Support

No

Which inventory valuation method would you like to Moving Average

default into new item file records? Does your business allow a stock release without a No

cost?

3.1.4.2 General Company Settings Tabel 3.2 General Company Settings Fiscal Calendar Date From: 01/01/08 to 31/12/08 What are the standard posting periods for your business?

Number of Periods: 12 (months) Start of Fiscal Year: 1 January 2008

What is the earliest prior period that you would like to enter into SAP Business One to allow for

31/03/08

Comparative Financial Statements? What default payment terms would you like to use for customer Sales Orders and A/R Invoices

N30D

52 Note: This is only a default that is used when new customer records are created. These can be change in the customer record and the sales documents. What default payment terms would you like to use for vendor Purchase Order and A/P Invoices

Note: This is only a default that is used when new

N30D

vendor records are created. These can be change in the vendor record and the purchasing documents. Which time format would you like to use on the 24 Hour screen display: Which Date Format would you like to use on the DD/MM/YY screen display: Decimal Places 0 through 6 available Currency Amounts: 2 Prices: 2 How many decimal places would you like to be displayed and used in calculations for:

Rates: 2 Quantities: 2 Percentage: 2 Units: 2

Does your business use Serial Numbered Items

No

53 Does your business track items by lots or batches

No

When new items are added to your Item Master file, would you like all items to be available in all

All Items available in all

warehouses or select which items are available in

warehouse

each warehouse?

3.1.4.3 Define Currencies Currency atau mata uang berikut digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi. Sebagai default, IDR adalah Local Currency dan USD adalah System Currency. Rate harian adalah menggunakan rate pajak, serta pada akhir bulan akan di revaluasi menggunakan rate tengah BI. Tabel 3.3 Currencies Definition Currency Currency Name

Decimal

Rounding

Code Indonesian Rupiah

IDR

2

No Rounding

US Dollar

USD

2

No Rounding

3.1.4.4 Define Chart of Accounts Tabel 3.4 Chart of Accounts Code

Name

FatherAccountKey

ActiveAccount

AcctCurrency

Code

Name

FatherAccountKey

ActiveAccount

AcctCurrency

101000000 Bank

100000000000000 tNO

101010000 NISP - USD - 8891

101000000 tYES

USD

101020000 NISP - IDR - 8895

101000000 tYES

##

101030000 BCA - IDR - 2229

101000000 tYES

##

54 101990000 Check Received 102000000 Pettycash 102010000 Pettycash - IDR 103000000 Account Receivable

101000000 tYES

##

100000000000000 tNO 102000000 tYES

##

100000000000000 tNO

103010000 A/R Invoice

103000000 tYES

##

103020000 A/R Reimbursement

103000000 tYES

##

104000000 Advance

100000000000000 tNO

104010000 Advance Client

104000000 tYES

##

104020000 Advance Operational

104000000 tYES

##

104030000 Advance Employee

104000000 tYES

##

105000000 Down Payment

100000000000000 tNO

105010000 Down Payment - Car

105000000 tYES

##

105020000 Down Payment –

105000000 tYES

##

Others

106000000 Prepaid

100000000000000 tNO

106010000 Prepaid Insurance

106000000 tYES

##

106020000 Corporate Tax

106000000 tYES

##

106030000 PPh 23

106000000 tYES

##

106040000 VAT

106000000 tYES

##

106050000 SKFLN

106000000 tYES

##

107000000 Inventory

100000000000000 tNO

107010000 Car Accessories

107000000 tYES

##

107020000 Spare Parts

107000000 tYES

##

108000000 Fixed Asset 108010000 Car

100000000000000 tNO 108000000 tYES

##

55 108020000 Car - Accum Depr

108000000 tYES

##

108030000 Office Equipment

108000000 tYES

##

108040000 Office Equipment -

108000000 tYES

##

201000000 A/P Invoice

200000000000000 tYES

##

202000000 Bank Loan

200000000000000 tNO

Accum Depr

202010000 NISP

202000000 tNO

202010100 NISP - KRK & DL

202010000 tYES

##

202010200 NISP - IL 2

202010000 tYES

##

202010300 NISP - IL 3

202010000 tYES

##

202010400 NISP - IL 4

202010000 tNO

202010401 IL 4 Batch 1

202010400 tYES

##

202010402 IL 4 Batch 2

202010400 tYES

##

202010403 IL 4 Batch 3

202010400 tYES

##

202010404 IL 4 Batch 4

202010400 tYES

##

202010405 IL 4 Batch 5

202010400 tYES

##

202010406 IL 4 Batch 6

202010400 tYES

##

202010407 IL 4 Batch 7

202010400 tYES

##

202010500 NISP - IL 5

202010000 tNO

202010501 IL 5 Batch 1

202010500 tYES

##

202010502 IL 5 Batch 2

202010500 tYES

##

202010503 IL 5 Batch 3

202010500 tYES

##

202010504 IL 5 Batch 4

202010500 tYES

##

202010505 IL 5 Batch 5

202010500 tYES

##

202010506 IL 5 Batch 6

202010500 tYES

##

56 202010507 IL 5 Batch 7

202010500 tYES

##

202010508 IL 5 Batch 8

202010500 tYES

##

202010509 IL 5 Batch 9

202010500 tYES

##

202010510 IL 5 Batch 10

202010500 tYES

##

202010511 IL 5 Batch 11

202010500 tYES

##

202010600 NISP - IL 6

202010000 tNO

202010601 IL 6 Batch 1

202010600 tYES

##

202020000 BCA

202000000 tYES

##

203000000 Loan Non Bank

200000000000000 tNO

203010000 Mitsui

203000000 tYES

##

203020000 Abhitech

203000000 tYES

##

203030000 Quantum

203000000 tYES

##

204000000 Taxes Liability

200000000000000 tNO

204010000 PPh 21 Payable

204000000 tYES

##

204020000 PPh 23 Payable

204000000 tYES

##

204030000 PPh 4(2) Payable

204000000 tYES

##

204040000 VAT Payable

204000000 tYES

##

205000000 Other Current

200000000000000 tNO

Liabilities

205010000 Accrued Expense

205000000 tYES

##

205020000 Goods Received Not

205000000 tYES

##

301000000 Owner's/Shareholder's 300000000000000 tYES

##

Invoiced (GRNI) Clearing

Capital

57 302000000 Retained Earnings

300000000000000 tNO

302010000 Retained Earning

302000000 tYES

##

302020000 Current Year

302000000 tYES

##

401000000 Rental Income

400000000000000 tYES

##

402000000 Other Income

400000000000000 tYES

##

501000000 Interest Expense

500000000000000 tNO

Earnings

501010000 NISP

501000000 tNO

501010100 NISP - IL 2

501010000 tYES

##

501010200 NISP - IL 3

501010000 tYES

##

501010300 NISP - IL 4

501010000 tNO

501010301 IL 4 Batch 1

501010300 tYES

##

501010302 IL 4 Batch 2

501010300 tYES

##

501010303 IL 4 Batch 3

501010300 tYES

##

501010304 IL 4 Batch 4

501010300 tYES

##

501010305 IL 4 Batch 5

501010300 tYES

##

501010306 IL 4 Batch 6

501010300 tYES

##

501010307 IL 4 Batch 7

501010300 tYES

##

501010400 NISP - IL 5

501010000 tNO

501010401 IL 5 Batch 1

501010400 tYES

##

501010402 IL 5 Batch 2

501010400 tYES

##

501010403 IL 5 Batch 3

501010400 tYES

##

501010404 IL 5 Batch 4

501010400 tYES

##

501010405 IL 5 Batch 5

501010400 tYES

##

501010406 IL 5 Batch 6

501010400 tYES

##

58 501010407 IL 5 Batch 7

501010400 tYES

##

501010408 IL 5 Batch 8

501010400 tYES

##

501010409 IL 5 Batch 9

501010400 tYES

##

501010410 IL 5 Batch 10

501010400 tYES

##

501010411 IL 5 Batch 11

501010400 tYES

##

501010500 NISP - IL 6

501010000 tNO

501010501 IL 6 Batch 1

501010500 tYES

##

501020000 BCA

501000000 tYES

##

501030000 Loan Non Bank

501000000 tNO

501030100 Mitsui

501030000 tYES

##

501030200 Abhitech

501030000 tYES

##

501030300 Quantum

501030000 tYES

##

502000000 Insurance

500000000000000 tYES

##

503000000 Gas, Toll, Parking

500000000000000 tYES

##

500000000000000 tYES

##

500000000000000 tYES

##

600000000000000 tYES

##

602000000 Office Rental

600000000000000 tYES

##

603000000 Transportation

600000000000000 tYES

##

604000000 Formalities

600000000000000 tYES

##

605000000 Utilities

600000000000000 tYES

##

Expense

504000000 Repair & Maintenance Expense

505000000 Car Accessories Expense

601000000 Provision & Administration Bank

59 606000000 Professional Fees

600000000000000 tYES

##

607000000 Office Supplies

600000000000000 tYES

##

608000000 Entertainment

600000000000000 tYES

##

609000000 Postage

600000000000000 tYES

##

610000000 Depreciation

600000000000000 tYES

##

611000000 Household

600000000000000 tYES

##

612000000 Jamsostek

600000000000000 tYES

##

613000000 Tax Allowance

600000000000000 tYES

##

614000000 Other Expenses

600000000000000 tYES

##

615000000 General &

600000000000000 tNO

Administrative Exp

615010000 Salary, Allowance &

615000000 tYES

##

615000000 tYES

##

801000000 Interest Income

800000000000000 tYES

##

802000000 Interest Expense

800000000000000 tYES

##

803000000 Realised Forex Gain

800000000000000 tYES

##

800000000000000 tYES

##

800000000000000 tYES

##

800000000000000 tYES

##

OT

615020000 Tax Expense

(Loss)

804000000 Unrealized Forex Gain (Loss) 805000000 Extraordinary Gain (Loss) from Fixed Asset Retirement 808000000 Other Extraordinary Income

60 809000000 Other Extraordinary

800000000000000 tYES

##

Charges 899000000 Extraordinary Items

800000000000000 tNO

899010000 Opening Balance

899000000 tYES

##

899020000 Period-end Closing

899000000 tYES

##

899030000 Clearing Account

899000000 tYES

##

Assets Acquisition

3.1.4.5 Default G/L Account Determination for Transaction Postings G/L Account Determination digunakan untuk memetakan transaksi yang mungkin terjadi pada suatu persediaan dengan kode G/L Account yang akan digunakan untuk memposting jurnal transaksi yang bersangkutan. Khusus untuk persediaan (Inventory) PT. Abhitrans memetakannya berdasarkan Item Group suatu persediaan. Berikut daftar G/L Account Determination untuk berbagai jenis transaksi. Tabel 3.5 General Ledger Accounts Sales – G/L Account Determination

G/L Account Code

Domestic A/R

103010000 - A/R Invoice

Foreign A/R

103010000 - A/R Invoice

Checks Received

101990000 - Check Received

(Un-deposited Funds) Cash on Hand

102010000 Pettycash - IDR

(Default Petty Cash Account)

61 Underpayment A/R

614000000 - Other Expenses

(Customer Payments are Short) Overpayment A/R


(Customer Payments are Over) Realized Exchange Difference Gain

803000000 - Realized Forex Gain (Loss)

(Only used when using Foreign Currency in A/R Invoices & Payments) Realized Exchange Difference Loss


(Only used when using Foreign Currency in A/R Invoices & Payments) Cash Discount

(Customer Cash Discounts Earned for paying within certain Terms) Revenues Account

401000000 - Rental Income

(Default Sales Revenue Account) Sales Credit Account

401000000 - Rental Income

(A/R Credit Memo Revenue Account) Purchasing – G/L Account Determination

G/L Account Code

Domestic A/P

201000000 - A/P Invoice

Foreign A/P

201000000 - A/P

62 Invoice Realized Exchange Difference Gain


(Only used when using Foreign Currency in A/P Invoices & Payments) Realized Exchange Difference Loss


(Only used when using Foreign Currency in A/P Invoices & Payments) Bank Transfer

-

(Default Bank Account used on outgoing vendor payments via anelectronic bank transfer) Cash Discount


(Cash Discounts Earned for paying A/P within certain Terms) Purchases Expense Account

-

(Purchases of Non-Stocked Items) Purchases Credit Account

-

(A/P Credit Memo Account for Purchases of Non-Stocked Items) Underpayment A/P


(A/P Payments are Short – not normally used in US Localizations) Overpayment A/P

614000000 - Other

63 (A/P Payments are Over – not normally used in US

Expenses

Localizations) Expense and Inventory Variance Account


(A variance account for clearing journal entries created by A/P credit memos based on A/P invoices or by goods returns based on goods receipts POs in which freight charges or prices were changed.) General

G/L Account Code

Credit Card Bank Fee Rounding Account


(An account for the system to use in journal entries automatically created for rounding differences. This may occur when you define rounding for certain currencies or for sales documents.) Period-End Closing Account

899020000 - Periodend Closing

(This account is used once a year to clear the P & L accounts into Current Retained Earnings. It should be an Equity G/L Account but not the same account as your standard Retained Earnings Account) Inventory

G/L Account Code

Stock Account

107010000 - Car Accessories

Cost of Goods Sold

505000000 - Car

64 Accessories Expense Allocation Account

205020000 - Goods Received Not

(Inventory Receipts A/P Accrual) Invoiced (GRNI) Clearing Variance Account

-

(Used only with Standard Cost Inventory Item Types) Price Difference Account


(Records a price difference to this COGS account if the A/P invoice cost differs from the PO Goods Receipt cost and there is 0 or less than the quantity received to apply the cost difference to in the Inventory Account) Negative Inventory Account

-

(Used to track the Landed Costs additions to the original amount posted COGS when there is 0 or less than the quantity in inventory for which the landed costs are being applied to) Inventory Offset Decrease


(An offsetting account to the Stock account used in Goods Receipts and negative differences in Stock Postings (updates after inventory). You can change this account manually while creating its corresponding document.)

65 Inventory Offset Increase


(An offsetting account to the Stock account used in Goods Receipts and positive differences in Stock Postings (updates after inventory). You can change this account manually while creating its corresponding document.) Sales Returns

107010000 - Car Accessories

(The inventory account to use when returning stock to inventory via a A/R Credit Memo or Goods Receipt) Realized Exchange Difference


(Only used when using Foreign Currency in Inventory Purchasing documents) Goods Clearing Account


(Used only when a PO Goods Receipts has been posted to the Inventory and A/P Accrual account and now the user closes the PO Goods Receipt instead of drawing it into a A/P Voucher. This account is used as the offset account to the debit to A/P Accrual. For most businesses this type of transaction would not occur.) Decrease GL Account


(Used as a balancing account when the stock value is decreased due to the creation of a material revaluation document.)

66 614000000 - Other

Increase GL Account

Expenses (Used as a balancing account when the stock value is decreased due to the creation of a material revaluation document.) -

WIP Material Account

(Define an account in which the system maintains the value of the items that are included in the production process. That is, the period when production has begun but the final product is not ready yet.) -

WIP Material Variance Account

(An account in which the system maintains the variance amounts of the items that participate in the product process. The amount is posted when the production order's status is 'Closed'.) 205020000 - Goods

Expenses Clearing Account

Received Not (Used as the A/P Accrual account for Additional Expenses in Invoiced (GRNI) the PO Goods Receipt, i.e. freight) Clearing

3.1.4.6 Define Tax Codes and With Holding Tax Codes Tabel 3.6 Tax Codes Tax Code Tax Name

Rate Tax Account

SO-10

10

PPN Out 10%

204040000

67 SO-E0

PPN Out - Exempt

0

899040000

WP10

W/H PPN Out 10% 10

204050000

PO-10

PPN In 10%

10

106040000

PO-E0

PPN In - Exempt

0

899040000

Tabel 3.7 With Holding Tax Codes Tax Code WT Name

Rate Tax Account Category Base Type

P23C

PPh 23 Car

1.5

106030000

Payment

Net

P23D

PPh 23 Driver

4.5

106030000

Payment

Net

WP10

W/H PPN 10% 10

106050000

Payment

Net

3.1.4.7 Define Payment Terms Tabel 3.8 Payment Terms Definition Code

Due Date Base

Start From

Number of Days

COD

Posting Date

-blank-

0

N15

Posting Date

-blank-

15

N30

Posting Date

-blank-

30

3.1.4.8 Define Users and Passwords Tabel 3.9 User and Passwords User Code

Admin

User Name

Muliana

Super user

Y

E-Mail Address Mobile Phone

ACC01

FIN01

PUR01

OPR01

N

N

N

N

68 Initial Password 123456

234567

345678

456789

567890 Main

Branch

Main

Main

Main

Main

Department

FA

Accounting

Finance

Purchasing Operation

3.1.4.9 Define Item Groups Item Group digunakan untuk mengelompokkan persediaan berdasarkan jenisnya. Pengelompokan ini juga digunakan untuk menentukan G/L Determination persediaan. Berikut daftar Item Group beserta karakteristik persediaan yang ada pada suatu group. Tabel 3.10 Item Groups Item Group Name

Spare Parts

Car Accesories

Item

Default Procurement

Buy

Buy

Buy

Moving Average

Moving Average

Moving

Method Default Valuation

Average

Method Inventory Item

Y

Y

Y

Sales Item

N

N

N

Purchase Item

Y

Y

N

3.1.4.10 Define Customer Groups Customer Group digunakan untuk mengelompokan customer berdasarkan jenis customer. Pengelompokan ini akan memudahkan PT.Abhitrans dalam melakukan analisa laporan penjualan. Tabel 3.11 Customer Groups Customer Group Name

69 Affiliation Company Personal

3.1.4.11 Define Vendor Groups Vendor Group digunakan untuk mengelompokan vendor berdasarkan jenis produk yang mereka sediakan agar memudahkan analisa laporan pembelian. PT. Abhitrans mengelompokan vendor-nya sebagai berikut. Tabel 3.12 Vendor Groups Vendor Group Name Suppliers Affiliation.

3.1.4.12 Define System Wide Initial Document Settings Tabel 3.13 System Wide Initial Document Settings General

Remarks

Would you like SAP B1 to Calculate the Gross

No

Profit for all A/R Invoices? Which would you like the Remarks Area on

The Base Document’s Number

Target Documents to include: When Attempting to Release Stock Below

Warning Only

item’s Minimum Level, what would you like the system to do Does your business allow Negative Quantity?

No

70 If rounding is required which method would like By Currency the system to use when rounding? In your purchasing documents would you like

Posting Date

the Exchange Rate Based on: Would you like the system to round the tax

No

amount in rows Display Rounding Remark

No

Would you like to Warehouse Address set up in

No

the Warehouse file on Purchase Order? Would you like the system to block documents (i.e. Invoices, A/P Vouchers) that have a posting

• Block Documents with a Past Posting

date in the past or the future Date: No • Block Documents with a Future Posting Date: No

3.1.4.13 Document Numbering Penomoran transaksi di SAP Business One dapat diatur sedemikian rupa berdasarkan tabel berikut, yang akan berulang penomorannya setiap tahun. Tabel 3.14 Document Numbering Document

First No.

Last No.

Remarks

A/R Invoices

10001

19999

FP Standard

20001

29999

FP Sederhana

30001

39999

Reimbursements

71 A/R Credit Memos

10001

19999

A/R Down Payment

10001

19999

Purchase Order

10001

19999

Goods Receipt PO

10001

19999

Goods Return

10001

19999

A/P Invoice

10001

19999

A/P Credit Memo

10001

19999

A/P Down Payment

10001

19999

Landed Costs

10001

19999

Incoming Payments

10001

19999

Outgoing Payments

10001

19999

Deposits

10001

19999

Journal Entries

10001

19999

Goods Receipt

10001

19999

Goods Issue

10001

19999

Inventory Transfers

10001

19999

Inventory Revaluation

10001

19999

3.1.4.14 Project Code Project Code digunakan untuk mengelompokkan segala pendapatan dan pengeluaran terkait suatu proyek. Dikarenakan proyek untuk suatu customer bisa lebih dari 1, maka kode ini akan dibuat secara sistematis sehingga keperluan pembuatan report spesifik per p

r

o

y

e

k

d

a

p

a

t

d

i

l

a

k

u

k

a

n

.

72 Tabel 3.15 Project Code Customer

Project

Project Name

Code ABT01 -

ABT01-001

ABHITECH

1st project from Abhitech

ABT01-002

2nd project from Abhitech

Kode proyek ini harus selalu dibubuhkan dalam setiap dokumen penjualan agar pendapatan untuk suatu proyek dapat dilacak. Demikian pula dengan semua pengeluaran. Dengan demikian, laporan rugi-laba per suatu proyek dapat diketahui.

3.1.4.15 Business Processes

Integration SAP CAR RENTAL MANAGEMENT SYSTEM

Car Procurement

Reservation

Payroll Run

Operation

Invoicing Inventory Procurement Finance & Accounting Car Maintenance

Company Balance Sheets

Company Income Statement

Company Cash Flow

Gambar 3.3 SAP Car Rental Management System

P&L Per Project

73 Keseluruhan proses dimulai dari pengadaan mobil (Car Procurement). Setelah mobil tersedia untuk disewa, maka customer bisa melakukan pemesanan (Reservation) untuk kemudian dilakukan proses operasional jasa rental mobil beserta drivernya (Operation). Laporan dari lapangan berupa timesheet dan laporan pengeluaran digunakan untuk proses penagihan (Invoicing) dan penggajian driver (Payroll Run). Pengadaan spareparts dan accessories (Inventory Procurement) akan berguna untuk mendukung operasional rental dan perawatan mobil (Car Maintenance). Kesemua proses di atas akan bermuara pada suatu integrasi ke modul Finance & Accounting yang sudah didisain desemikian rupa sehingga dapat dihasilkan laporan keuangan perusahaan serta laporan rugi-laba per project. Modul SAP Rental adalah modul tambahan yang secara khusus dibuat untuk memenuhi kebutuhan operasional rental mobil di Abhitrans yang mencakup fungsi: o Car, Driver & Insurance Master Data o Car Leasing & Installment o Car Quotation & Order (Resevation) o Car & Driver Delivery & Return o Car & Driver Activities & Expenses o Invoice generator.

A. Purchasing PT. ABHITRANS menggunakan modul standar SAP Business One dalam melakukan transaksi pembeliannya persediaan spareparts & car accesories. Khusus untuk pembelian mobil yang menggunakan sistem leasing, pencatatan nilai hutang leasing dilakukan di modul SAP RENTAL sehingga data installment atas leasing dapat diperoleh.

Car Procurement

74

BANK / LEASING COMPANY

ABHITRANS

VENDOR / DEALER

SAP

Check Car Availability

Create Purchase Order

Purchase Order Yes

Indent

SAP

No

Create Payment for “Tanda Jadi”

Receive Payment

SAP

Order Car

Create Payment for DP 1 and or Tanda Jadi

SPK

Process Leasing Request

Leasing Process

Create SPK

SAP

Create Payment for DP 2

<80%

Payment to Dealer & Accrue Leasing Payable

Create Payment

>80% Receive Payment

SAP

SAP

SAP

Receive Car & Pay Insurance

Create SAP FA Acquisition

Create SAP FA Master Data

RENTAL

Create Car Leasing

Receive Car

Deliver Ordered Car

RENTAL

Create Car Master Data

Update RENTAL

Create Insurance Master Data

SAP

Create Outgoing Payment for Insurance

Receive Payment

SAP

Monthly Processes

Receive Payment

Monthly Car Depreciation Run

SAP

Monthly Insurance Expense Installment

RENTAL

Receive Installment

Pay Monthly Car Leasing Installment

Gambar 3.4 Purchasing Workflow

75 B. Sales and Operation PT. ABHITRANS menggunakan modul penjualan di SAP Business One ditambah modul pengelolaan operasional rental. Quotation di buat langsung di SAP, sedangkan Sales Order dan A/R Invoice dikeluarkan lewat modul SAP RENTAL.

Gambar 3.5 Sales and Operation Workflow

76 C. Accounting PT. ABHITRANS menggunakan modul standar accounting SAP Business One. Salah satu kebutuhan utama di area accounting adalah kebutuhan pembuatan laporan rugi laba per proyek, yang mana fungsi ini dapat dilakukan dengan adanya Project Code. Keterangan lebih lanjut tentang Project Code ada di bagian Project Code. D. Finance and Banking PT. ABHITRANS menggunakan modul standar Finance and Banking SAP Business One. Intinya semua clearing atas A/P dan A/R dapat dilakukan dan data akun Bank juga langsung terposting. Posting atas selisih kurs juga secara otomatis. Demikian halnya dengan pemotongan PPh 23. Serta fasilitas rekonsiliasi saldo rekening Bank.

3.1.4.16 Reports PT. ABHITRANS memerlukan sejumlah reports terkait marketing dokumen dan operasional report serta accounting and financial reports. Secara garis besar reports yang PT. ABHITRANS butuhkan dapat dikelompokkan menjadi: A. Standard Reports Standard Reports adalah berbagai report yang secara standard sudah tersedia di SAP Business One. Report-report ini yang secara esensi data kemungkinan dapat memenuhi kebutuhan ABHITRANS namun disajikan dengan cara dan tampilan yang standard SAP Business One yang tidak bisa di modifikasi lagi.

77 B. Print Layouts Print Layouts adalah tampilan hasil print dokumen marketing yang meliputi dokumen pembelian, penjualan, accounting dan banking. Tampilannya dapat di modifikasi sesuai layout standard ABHITRANS. C. Additional Reports Adalah report tambahan diluar report standard yang sudah tersedia di SAP Business One yang harus dibuat sesuai dengan kebutuhan ABHITRANS.

3.2 3.2.1

Proses Bisnis Berjalan Kontrak

3.2.1.1 Proses Kontrak PT. Abhitrans adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa peminjaman kendaraan. Sasaran pasar/client utama PT. Abhitrans adalah perusahaanperusahaan besar yang memerlukan pelayanan jasa untuk penyewaan kendaraan, tetapi tidak menutup kemungkinan client merupakan pemakai pribadi. Proses bisnis PT. Abhitrans dimulai ketika terdapat peluang penawaran kerja sama yang ditawarkan oleh client. Dalam proses penawaran, client akan mengajukan beberapa kualifikasi bagi perusahaan yang berminat sebelum melakukan proses Pre-Bid atau tender. Pada proses ini PT. Abhitrans akan mengumpulkan data yang diperlukan untuk memenuhi kualifikasi yang diajukan oleh client. Data yang terkumpul tersebut akan digunakan oleh client untuk menilai tingkat kesanggupan perusahaan untuk memenuhi kontrak sebelum pra-tender dibuat.

78 Ketika PT. Abhitrans lolos tahap kualifikasi, maka PT. Abhitrans akan diundang untuk mengikuti pra-tender. Pra-tender merupakan proses dimana client akan mempresentasikan dan menjelaskan isi dari draft kontrak yang telah dibuat. Proses pratender ini mencakup segala hal yang akan menjadi kesepakatan didalam kontrak seperti fix schedule car, job desk, lama kontrak, dan lainnya. Semua penjelasan tersebut akan menjadi dasar pertimbangan pembuatan tender harga atas kontrak yang ditawarkan. Setelah mengikuti presentasi draft kontrak dan setuju atas draft kontrak yang diajukan client, PT. Abhitrans akan membuat sebuah tender berdasarkan draft tersebut dengan dilengkapi dengan harga total yang diajukan oleh PT. Abhitrans. Draft yang dilengkapi oleh harga akan dikirim oleh PT. Abhitrans kepada client. Apabila tender tersebut dimenangkan oleh PT. Abhitrans, client akan menghubungi pihak Abhitrans untuk penandatanganan kontrak berdasarkan draft dan harga yang telah disetujui.

3.2.1.2 Proses Pembelian Kendaraan Kendaraan yang disewakan oleh PT. Abitrans terdiri dari mobil dan motor, tetapi penyewaan motor hanya dilakukan untuk situasi-situasi tertentu dan atas permintaan khusus dari client. Setiap kendaraan hanya akan dibeli ketika masa pakai kendaraan lama telah habis atau terdapat kontrak baru. Apabila mobil telah habis pakai, bagian dispatcher akan meminta pembelian mobil baru kepada bagian keuangan, selain itu apabila kontrak telah dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka PT. Abitrans akan membeli mobil-mobil yang diperlukan untuk memenuhi kontrak tersebut. Bagian keuangan akan menganalis requirment yang telah tertulis dalam kontrak. Karena PT. Abitrans tidak memiliki supplier/dealer tetap untuk pembelian kendaraan sehingga setiap kali PT. Abitrans

79 memerlukan kendaraan baru, akan dibuat draft Request of Quotation (RFQ) yang berisi tipe dan jumlah mobil yang akan dibeli. RFQ ini akan disebarkan ke beberapa dealer. Ketika Quotation yang telah berisi harga yang ditawarkan oleh setiap dealer PT. Abitrans akan memilih salah satu dari Quotation yang masuk tersebut berdasarkan harga dan ketersediaan kendaraan. Setelah dealer terpilih, maka akan dibuat Purchase Order (PO) atas pembelian yang akan dilakukan. PO dibuat berlandaskan Quotation. Saat PO dibuat, PT. Abitrans akan menghubungi Bank NISP untuk mengajukan leasing terhadap pembelian kendaraan PT. Abitrans menggunakan platform bank yang sebelumnya telah diproses. Leasing tersebut mencakup pembayaran asuransi kendaraan selama 3 tahun, perjanjian besar cicilan perbulan, dan perjanjian pembayaran sebesar 90% dari total harga kendaraan (karena 10% dibayarkan oleh PT. Abitrans sebagai down payment (DP)). Apabila leasing disetujui, maka PO akan dikirimkan kepada dealer dan pada waktu yang telah ditentukan, PT. Abitrans akan membayar 10% DP atas kendaraan yang dibeli. Ketika kendaraan yang dibeli telah datang, maka bagian dispacer PT. Abitrans akan memeriksa kondisi kendaraan dan apabila dinyatakan kondisinya baik, kendaraan tersebut akan segera dimasukan kedalam SAP.

3.2.1.3 Proses Penggunaan Platform Bank Platform bank yang digunakan oleh PT. Abitrans adalah Platfrom Bank NISP. Ketika terdapat pembelian mobil, bagian keuangan akan menghitung jumlah uang yang harus di claim kepada pihak Bank, apabila masih terdapat saldo pada platform yang telah disetujui maka akan digunakan platform tersebut tetapi apabila platform telah habis

80 digunakan maka bagian keuangan akan mengajukan pembukaan platform baru kepada pihak bank.

3.2.1.4 Proses Hiring Driver Perekrutan driver baru akan dilaksanakan untuk memenuhi kontrak atau untuk menggantikan driver yang resind. Ketika terjadi resind atau kontrak baru telah ditantangani, maka bagian HRD kan menganalisa kebutuhan driver dari kontak dan membuka lowongan sebagai driver. Penyebaran lowongan ini biasanya hanya dilakukan dengan mengandalkan relasi. Ketika terdapat pelamar yang akan bekerja, maka bagian HRD akan menyeleksi pelamar dengan menggunakan standard kualifikasi sesuai dengan kesepakatan kontrak, setelah lolos seleksi awal, maka akan dilakukan pemanggilan wawancara kepada pelamar. Wawancara ini akan menggunakan Bahasa Inggris karena sebagian besar client dari PT. Abitrans adalah orang asing sehingga kepandaian berbahasa Inggris sangat diperlukan. Apabila pelamar dinyatakan memenuhi kualifikasi, maka akan dilakukan perekrutan. Dalam perekrutan ini, driver akan dikontrak oleh PT. Abitrans selama 1 tahun. Dengan mendapat gaji perbulan dan biaya lembur serta pengobatan.

3.2.1.5 Proses Delivery Pengiriman kendaraan akan dilaksanakan berdasarkan schedule yang terdapat pada kontrak. Delivery hanya dapat dilakukan apabila kendaraan dan driver telah tersedia. Setelah mendapat kabar dari bagian keuangan dan HRD tentang ketersediaan kerndaraan dan driver

81 Saat kendaran keluar dari Pool, bagian dispatcher akan memeriksa keadaan kendaraan dan memastikan kendaraan dalam keadaan baik. Ketika driver dan kendaraan dikirim untuk pertama kali ke client, maka akan dibuat SURAT TANDA TERIMA KENDARAAN antara driver dan bagian dispatcher sebagai tanda bahwa telah diserahkan tanggung jawab terhadap mobil tersebut kepada driver. Apabila client tidak memakai driver, maka STTK akan ditangatangani antara client dengan bagian dispatcher (diwakili oleh driver yang mengantar kendaraan). Selama kontrak berjalan, kendaraan dan driver akan ditempatkan dilokasi client. Ketika kontrak berakhir, kendaraan serta driver akan kembali ke Pool, kendaraan akan diperiksa oleh bagian dispatcher untuk body/interior dan oleh teknisi untuk mesin, apabila dinyatakan keadaan kendaraan baik maka kendaraan dapat dirental-kan kembali tetapi apabila terdapat kerusakan, maka akan dilakukan maintenance terhadap kendaraan tersebut.

82

Gambar 3.6 Activity Diagram Kontrak

83 3.2.2

Pembayaran Berdasarkan kontrak, setiap bulan akan dibuat Invoice penagihan kepada

client. Pembayaran sewa kendaraan ini dibagi menjadi 2, yaitu after service atau before service sesuai dengan perjanjian kontrak. After service adalah penagihan pembayaran setelah terlaksananya service kepada client, yaitu setiap akhir bulan atau akhir periode yang telah ditentukan. Sedangkan invoice before service adalah penagihan pembayaran kepada client sebelum service di lakukan, yaitu setiap awal bulan atau awal dari periode yang telah dilakukan. Ketika client melakukan pembayaran, bagian keuangan akan mengeluarkan faktur pajak sesuai dengan nama client atau company yang telah teradapat didalam kontrak. Apabila client merupakan perseorangan maka client akan tetap mendapat faktur pajak.

Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran

84 3.2.3

Penjualan Kendaraan Kendaraan dapat dinyatakan layak jual ketika mobil tersebut telah habis masa

pakainya secara akutansi (5 tahun), biaya yang dikeluarkan untuk maintenance terlalu besar, atau kendaraan tersebut tidak digunakan karena kontrak telah habis. Bagian dispatcher akan merekomendasikan kendaraan yang sudah layak jual. Setelah diajukan untuk dijual, penjualan harus melalui tahap approval oleh direktur PT. Abitrans. Apabila telah di approve, mobil akan dijual melalui rekanan PT. Abitrans dan keuntungan akan dibagi sesuai dengan perjanjian.

85

Gambar 3.8 Activity Diagram Penjualan Kendaraan

86 3.2.4

Inventory Inventori pada PT. Abitrans hanya diperuntukan bagi pemakaian pribadi.

Inventory berupa barang-barang yang habis pakai untuk digunakan pada proses maintenance. Awal dari inventory ketika teknisi meminta pembelian barang dengan menghubungi bagian admin. Kemudian bagian admin akan memutuskan apakah barang dibeli oleh teknisi atau akan dibantu oleh bagian admin. Apabila pembelian dilakukan oleh teknisi, maka setelah barang ada di pool, teknisi akan mengupdate kartu stok dan meminta Reimburst sesuai dengan nota kepada bagian admin. Ketika pembelian dilakukan oleh bagian admin, maka bagian admin akan membuat list barang yang harus dibeli dan mengoredernya kepada supplier (tidak terdapat supplier tetap) tanpa menggunakan PO. Setelah melakukan pembayaran, barang pesanan akan diantar oleh supplier ke pool. Saat barang telah sampai di gudang, teknisi akan meng-update kartu stok yang ada dan bagian admin akan memasukan pembelian kedalam system.

87

Gambar 3.9 Activity Diagram Inventory

88 3.2.5

Replacement Ketika mobil telah selesai diperbaiki oleh bengkel maka bagian keuangan

akan membayar biaya claim dengan membuka Outgoing Payment dan memasukan nama,no invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim. Ketika teknisi melakukan service dan menggunakan inventory maka teknisi akan memberi kabar kepada bagian admin untuk pencatatan kedalam sistem. Bagian admin akan membuka layar Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan quantity. Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code inventory).

89

Gambar 3.10 Activity Diagram Replacement

90 3.3

Sistem yang berjalan

3.3.1 Kontrak Pada proses kontrak, SAP B1 akan digunakan pertama kali saat pembayaran DP dengan menggunakan Outgoing Payment. Bagian keuangan akan memasukan nama, nomor invoice, posting date, dan jumlah yang akan dikeluarkan. Kemudian SAP B1 akan digunakan pada saat maintenance dan teknisi menggunakan barang yang terdapat pada inventory. Ketika menggunakan barang, teknisi akan menghubungi bagian admin untuk pencatatan penggunaan inventory kedalam sistem. Bagian admin akan membuka Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan quantity. Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code inventory). Ketika melakukan proses reimburse, bagian admin akan membuka Outgoing Payment dan memasukan nama, nomor invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim.

91

Gambar 3.11 Activity Diagram SAP-Kontrak

92 3.3.2 Pembayaran Pada proses pembayaran sewa, SAP akan digunakan untuk membuat invoice keluar dan faktur pajak. Pada saat ini bagian keuangan akan membuka tab A/R Invoice pada SAP B1 lalu bagian keuangan akan memasukan customer, maka SAP B1 akan otomatis mengeluarkan data tentang penyewaaan kendaraan yang customer tersebut lakukan. Setelah customer membayar, bagian keuangan akan membuka Incoming Payment untuk memasukan pembayaran dan melakukan pemotongan piutang customer tersebut. Apabila dibutuhkan, bagian keuangan dapat membuka Document Draft dan men-display-nya untuk mengetahui flow dari invoice yang telah dikeluarkan. Pada akhir periode bagian keuangan dapat membuat laporan keuangan dengan membuka layar G/L Report dan memasukan periode serta memilih jenis laporan yang diperlukan.

93

Gambar 3.12 Activity Diagram SAP-Pembayaran

94 3.3.3 Penjualan Kendaraan Pada penjualan kendaraan akan dimulai ketika top manajer telah menyetujui penjualan sejumlah kendaraan. Setelah penjualan terjadi, bagian keuangan akan memasukan uang yang diterima dari rekanan PT. Abitrans ke dalam sistem (incoming payment), lalu akan membuka tab A/R invoice untuk mencetak invoice asli yang akan diberikan kepada customer. Pada akhir periode bagian keuangan dapat membuat laporan keuangan dengan membuka layar G/L Report dan memasukan periode serta memilih jenis laporan yang diperlukan.

95

BAGIAN DISPATCHER

TOP MANAJEMEN

REKAN PT. ABITRANS

CLIENT

BAGIAN KEUANGAN

MerekomdasikanKendaraan

LaporanRekomndasi

MenelitiLaporan [Apakah mobil layak jual?] [Iya]

MenjualKendaraan

Membeli

MembuatKwitansiSementara

Kwitansi

MendapatKwitansi

MembuatInvoicedanFaktur

MembukaA/RInvoice

MemasukanCustomerPostingdateDuedate

MemasukanDescription,G/LAccount,Period

Mencetak

Invoice

Faktur

MendapatFaktur

[Tidak] MembagiKeuntungan

MencatatKeuntungan

MembukaIncomingPayment

MemasukanNama,Postingdate,DueDate

MemasukanDocumentno,Dicount,TotalPayment

MembuatLaporan

MembukaReportG/L

MemasukanPeriodedanCode

Mencetak

LaporanKeuangan

Gambar 3.13 Activity Diagram SAP-Penjualan Kendaraan

96 3.3.4 Inventory Apabila terdapat barang baru yang akan dimasukan kedalam inventory maka bagian admin akan memasukan nama dan detail barang ke Master Inventory. Ketika terjadi pembelian barang, maka akan ditentukan apakah pembelian akan dilakukan oleh teknisi atau oleh bagian admin. Perbedaan yang terjadi pada sistem SAP B1 hanyalah terletak dari urutan penggunaannya. Ketika pembelian dilakukan oleh bagian teknisi maka ketika barang telah sampai ke pool dan kartu stok telah diupdate teknisi akan menghubungi bagian admin untuk melakukan reimburse. Sebelum memproses reimburse, bagian admin akan membuka Good Receive dan memasukan Vendor, nama, posting date dan balance pembelian. Setelah itu bagian admin akan memproses reimburse dengan menggunakan Outgoing Payment berdasarkan petty cash, bagian admin akan memasukan nama, posting date, nomor voucher, dan memilih type petty cash. Ketika pembelian dilakukan oleh bagian admin, maka bagian admin akan membeli barang kepada vendor. Ketika barang akan dikirim oleh vendor, maka bagian admin akan melakukan pembayaran melalui Outgoing Payment berdasarkan petty cash dan bagian admin akan memasukan nama, posting date, nomor voucher, dan memilih type petty cash. Setelah barang sampai ke pool, teknisi akan menghubungi bagian admin bahwa barang telah sampai. Setelah mendapat kabar, bagian admin akan memasukan pembelian inventory ke dalam sistem dengan menggunakan Good Receive dan memasukan Vendor, nama, posting date dan balance pembelian. Pada akhir periode, bagian admin akan membuat laporan inventory dengan membuka Inventory Report-Posting List dan memilih jenis barang serta periode tanggal yang diinginkan. Bagian admin juga dapat membuka Inventory Report untuk mengecek

97 transaksi inventory selama periode tertentu dengan memasukan tanggal periode yang diinginkan. Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code inventory).

98

Gambar 3.14 Activity Diagram SAP- Inventory

99 3.3.5 Replacement Ketika mobil telah selesai diperbaiki oleh bengkel maka bagian keuangan akan membayar biaya claim dengan membuka Outgoing Payment dan memasukan nama, nomor invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim. Ketika teknisi melakukan service dan menggunakan inventory maka teknisi akan memberi kabar kepada bagian admin untuk pencatatan kedalam sistem. Bagian admin akan membuka layar Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan quantity. Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code inventory).

100

Gambar 3.15 Activity Diagram SAP - Replacement

101 3.4

Perbandingan Modul SAP ( Available VS Used) Berikut adalah daftar modul-modul yang tersedia di SAP Business One dan tanda (√) menandakan bahwa modul tersebut telah digunakan. Tabel 3.16 Perbandingan Modul SAP Sistem SAP Modul SAP Business One

berjalan

Financials Chart of Account

√

Edit Chart of Account

√

Journal Entry

√

Journal Voucher

√

Posting Template Recurring Posting Reverse Transaction Exchange Rate Difference Conversion Difference Financial Report Template Document Pronting Internal Reconcilitation Reconcilitation Manage Previous Reconciliation Budget Setup Budget Scenarios

√

102 Budget Distribution Method Budget Cost Accounting Profits Center Distribution Rules Table of Profit Center and Distibution Rules Profit Center Report Financial Reports G/L Accounts and Business Partners

√

Financial Balance Sheet

√

General Ledger

√

Aging Transaction Journal Report Transaction Report by Project Document Journal Tax Tax Report Witholding Tax Report Tax Reconciliation Report Tax Declaration Box Report Sales Opportunities Sales Opportunity Sales Opportunities Reports

103 Opportunities Forecast Report Opportunities Forecast Overtime Report Opportunities Statistic Report Opportunities Report Stage Analysis Information Source Distribution Overtime Report Won Opportunities Report Lost Opportunities Report My Open Opportunities Report My Closed Opportunities Report Opportunities Pipeline Sales - A/R Sales Quotation Sales Order Delivery Return A/R Down Payment Request A/R Down Payment Invoice A/R Invoice

√

A/R Invoice - Payment

√

A/R Credit Memo

√

A/R Reverse Invoice Document Generation Wizard

104 Document Printing Dunning Wizard Sales Report Open Item List Document Draft Report

√

Sales Analysis Backorder Purchasing - A/P Purchasing Order Good Receipt PO

√

Good Return

√

A/P Down Payment Request A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Credit Memo A/P Reverse Invoice Landed Cost Document Printing Purchasing Reports Open Items List Document Draft Report Purchase Analysis Business Partners

√

105 Business Partner Master Data

√

Activity Internal Reconcilitation Reconcilitation Manage Previous Reconciliation Business Partner Report My Activities Activities Overview Inactive Customer Dunning History Report Aging Customer Receiveable Aging

√

Vendor Liabilities Aging

√

Banking Incoming Payment Incoming Payments Check Register Credit Card Management Credit Card Summary Deposit Deposit Postdated Check Deposit Postdated Credit Voucher Deposit

√

106 Outgoing Payments Outgoing Payments

√

Check for Payment Void Check of Payment Check for Payment Draft Payment Wizard Bank Statement and External Reconciliation Reconciliation Manual Reconciliation Manage Previous External Reconciliation Check and Restore Previous External Reconciliation Check Number Confirmation Document Ptinting Banking Reports Check Register Report Payment Draft Report Check for payment in Date Cross Section Report External Reconciliation Inventory Item Master Data Item Management Serial Numbers

√

107 Serial Number Management Serial Number Details Batches Batch Management Batch Detail Alternatives Items Business Partner Catalog Number Global Update to BP Catalog Numbers Inventory Valuation Method Inventory Transaction Good Receipt

√

Good Issue

√

Inventory Transfer Initial Quantities and Inventory Tracking Cycle Count Recommendation Inventory Revaluation Price Lists Price Lists Period and Volume Discounts Special Prices Special Prices for Business Partner Copy Special Price to Selection Criteria

108 Update Special Price Globally Discount Groups Update Parent item Prices Globally Pick and Pack Pick and Pack Manager Pick List Inventory Reports Item List Document Draft Report List Price Report Inactive Items Inventory Posting List

√

Inventory Status Inventory in Warehouse Report Inventory Audit Report Inventory Valuation Report Serial Number Transaction Report Batch Number Transaction Report MRP Service Service Call

√

109 Customer Equipment Card Service contact Solution Knowledge Base Service Report Service Calls Service Calls to Queque Response time by assigned to Average Closure time Service Contracts Customer Equipment Card Report Service Monitor My Service Calls My Open Service Calls My Overdue Service Calls Human Resources Employee Master Data Human Recources Reports Employee List Absence Report Phone Book

110 3.5

Daftar Masalah

Setelah melakukan analisa terhadap blueprint dan system berjalan, analisa terhadap fitur proses SAP yang tersedia dengan proses SAP yg digunakan, serta melakukan wawancara kepada user. Maka dapat disimpulkan bahwa terjadi beberapa masalah/gap dimana masalah-masalah tersebut dapat dirangkum sebagai berikut; 1. Masalah integrasi sistem : •

penggunaan circle (rangkaian proses-proses inti) dari SAP yang terpotong/terbatas sehingga tidak ada dokumentasi lengkap.

•

perusahaan masih menggunakan konsultan akuntansi dari pihak luar untuk pelaporannya dan hanya menggunakan laporan dari SAP untuk konsolidasi.

•

Perhitungan dan pembukuan banyak menggunakan penulisan manual meskipun SAP Business One mampu untuk mendatanya.

•

Banyaknya fitur-fitur SAP yang tidak diaktifkan walaupun sesuai dengan proses bisnis perusahaan.

•

SAP Business One memiliki fitur yang terbatas dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan yang cukup spesifik, yakni perusahaan rental.

2. Masalah human resources : •

User tidak mendapat pelatihan tentang SAP Business One secara menyeluruh sehingga user tidak paham akan role SAP dalam perusahaan.

3. Masalah pada proses kontrak:

111 •

Tidak dicatatnya setiap kontrak yang terjadi kedalam system sehingga perusahaan tidak memiliki data tentang kontrak didalam SAP Business One.

•

Setiap vendor/client tidak didata dengan lengkap sehingga perusahaan tidak memiliki record.

•

Sistem tidak dapat membedakan antara driver dan employee sehingga semua pencatatan driver dilakukan secara manual.

•

Rental Schedule tidak tersedia pada SAP Bussiness one sehingga pencatatan schedule dilakukan secara manual

4. Masalah pada proses pembayaran: •

Purchase Order tidak diaktifkan sehingga SAP tidak mendata PO yang telah dibuat atau dikeluarkan, dan kesulitan untuk melacak transaksi pembayaran yang sudah dilakukan/tidak.

5. Masalah pada inventori: •

Tidak terintegrasinya inventory antara pool dengan head office.

•

Redudansi pencatatan antara kartu stok dan SAP (yang sering kali berbeda).

6. Masalah pada replacement •

Tidak dicatatnya penggunaan inventory kepada setiap maintenance sehingga tidak ada laporan rinci mengenai penggunaan inventory.

•

Sistem tidak mampu membuat timesheet rental.

112 3.6

Fit/Gap Analysis Report Analisa Fit/Gap ini digunakan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini

dalam penggunaan sistem SAP Business One di PT. Abhitrans dan mencari cara/solution agar sistem SAP Business One tersebut dapat berjalan dengan optimal sehingga proses bisnis PT. Abhitrans dapat berjalan dengan lebih efisien.

3.6.1

Integrasi Sistem Tabel 3.17 Fit/Gap Analysis Report – Integrasi Sistem

No. 1.

Requirement

Fit

Sistem mendukung pencatatan

P

Comment Masih

banyak

Rank fitur-

M

Alternatives Aktifasi

proses-

proses-proses inti yang umum

fitur SAP inti yang

proses inti yang

sehingga dokumentasi

umum

umum

transaksi/proses itu lengkap.

diaktifkan

yang

dokumentasi perusahaan

belum

yang

sehingga

tersedia di SAP

transasi

seperti purchasing,

belum

sales.

lengkap. 2.

Sistem mampu menyediakan

P

Perusahaan

laporan untuk para manajer /

menggunakan

stakeholder dan untuk pihak

konsultan

luar seperti untuk pelaporan

masih

H

Menggunakan laporan

akuntansi

SAP

seutuhnya,

dan

dari pihak luar untuk

tidak

lagi

pajak, sehingga tidak perlu

pelaporannya

dan

menyewa

pihak

lagi untuk menggunakan

hanya

menggunakan

eksternal

untuk

pihak eksternal untuk

laporan dari SAP untuk

membuat laporan

113 membuat laporan keuangan.

konsolidasi.

pajak,

dan

perlu

jika

membuat

layout

laporan

sesuai

dengan

kebutuhan

pajak

PT. ABHITRANS. 3.

Sistem mampu menyediakan

Perhitungan

dan

laporan secara otomatis,

pembukuan

masih

laporan

SAP

sehingga personil/pekerja

banyak

menggunakan

sebagai

main

tidak perlu lagi membuat

penulisan manual, SAP

report,

laporan secara manual.

hanya digunakan untuk

dibutuhkan

konsolidasi laporan.

laporan lain cukup

P

H

Menggunakan

dan

jika

mengkostumisasi laporan

layout

sesuai kebutuhan. 4.

Sistem mampu berjalan

P

Masih ada fitur-fitur

dengan optimal sesuai dengan

SAP

yang

kebutuhan bisnis perusahaan.

diaktifkan

tidak

M

Mengaktifkan fitur-fitur

yang

walaupun

sesuai

dengan

sesuai dengan proses

proses

bisnis

bisnis perusahaan

perusahaan sistem dengan optimal.

agar

berjalan lebih

114 5.

Sistem mampu dengan

P

SAP Business One

M

Karena sifat SAP

optimal sesuai dengan

memiliki fitur yang

Business One yang

kebutuhan bisnis perusahaan.

terbatas dibandingkan

terbatas,

dengan kebutuhan

akan

lebih

perusahaan yang cukup

jika

perusahaan

spesifik, yakni

menggunakan

perusahaan rental.

BPR

maka baik

untuk

merubah/mengem bangkan

proses

bisnis

rental

perusahaan dengan mengacu

pada

SAP Business One.

3.6.2

Human Resources Tabel 3.18 Fit/Gap Analysis Report – Human Resources

No. 1.

Requirement

Fit

Sistem mampu digunakan dan

P

Comment Beberapa user masih

Rank M

Alternatives Training

dan

dimengerti oleh seluruh end-

belum mengerti

workshop

untuk

user dengan baik.

peranan SAP Business

semua

One di perusahaan, dan

agar mereka lebih

masih segan untuk

mengerti

menggunakan SAP

SAP dan tujuan

end-user

sistem

115

3.6.3

sebagai alat

sistem

SAP

pelaksanaan transaksi

diadakan

yang baru.

perusahaan.

itu di

Kontrak Tabel 3.19 Fit/Gap Analysis Report – Kontrak

Requirement

No. 1.

Sistem

mampu

Comment

Fit

mencatat

P

Alternatives

Rank

Setiap vendor/client

M

Mengaktifkan

vendor/client serta aktivitas

tidak didata dengan

seluruh

transaksi

lengkap sehingga

business

partner

perusahaan tidak

seperti

activity,

memiliki record.

dan

business

yang

berkaitan

dengan vendor/client.

fitur

partner report. 2.

Sistem mampu mendukung

G

Sistem SAP Business

proses kontrak yang berkaitan

One

dengan

draft

untuk

menyediakan

kontrak, pencatatan kontrak,

create

contract-draft,

serta pengaturan/maintenance

create

contract,

kontrak vendor/partner yang

maintenance contract.

pembuatan

belum

H

mampu

Pembuatan add-on Contract

untuk

SAP Business One.

telah ada. 3.


P

Sistem SAP Business


One

belum

mampu

dengan pembelian mobil.

menyediakan

RFQ,

H

Aktivasi for

Request Quotation,

Quotation,

116 Quotation, dan PO.

Purchase

Order,

serta menyantumkan referensi

nomor

kontrak

pada

setiap RFQ atau PO agar pembelian mobil untuk setiap kontrak

dapat

dilacak. 4.


G

Sistem SAP Business


One

belum

mampu

dengan hiring driver seperti

menyediakan

sistem

Entry/Manage Job Vacancy,

untuk

Entry/Manage

vacancy dan applicant

Profile

Applicant,

MatchUp,

mengatur

H

Pembuatan add-on rekruitmen driver untuk

job

SAP

Business One.

untuk Hiring Driver.

Hiring

Employee. 5.

Sistem

mampu

membuat

G

Sistem SAP Business

rental schedule yang berisi

One

belum

mampu

tentang

menyediakan

sistem

spesifikasi

rental

H

Pembuatan add-on Rental

Schedule

yang

seperti rental schedule, mobil

untuk mengatur jadwal

mereferensikan

yang dipakai, driver yang

rental.

kontrak,

betugas, nomor kontrak, dsb.

mobil,

dan pegawai yang

117 bersangkutan.

6.

Sistem

mampu

laporan

membuat

F

bulanan/periodik

Sistem SAP Business

H

One telah menyediakan

seperti laporan hutang.

laporan

hutang

terhadap vendor.

3.6.4

Pembayaran Tabel 3.20 Fit/Gap Analysis Report –Pembayaran

Requirement

No. 1.

Sistem

mampu

membuat

Fit

Comment

Rank

F

Sistem SAP Business

H

invoice-A/R untuk menagih

One

kontrak.

untuk

telah

Alternatives Mencantumkan referensi

mampu

menyediakan

kontrak sehingga pembayaran untuk

invoice.

setiap

kontrak

lebih

mudah

dilacak. 2.

Sistem

mampu

pembayaran untuk kontrak.

atas

mencatat invoice

F

nomor

Sistem SAP Business One telah menyediakan Incoming

Payment

untuk

mencatat

H

118 pembayaran

atas

invoice. 3.

Sistem

mampu

laporan seperti

membuat

F

bulanan/periodik laporan

H


piutang

laporan

terhadap customer.

3.6.5

Sistem SAP Business

piutang

terhadap customer.

Penjualan Kendaraan Tabel 3.21 Fit/Gap Analysis Report – Penjualan Kendaraan

Requirement

No. 1.

Sistem

mampu

membuat

Fit

Comment

Rank

F

Sistem SAP Business

H

invoice-AR untuk mendukung

One

proses penjualan kendaraan.

untuk

telah

mampu

menyediakan

invoice. 2.

Sistem

mampu

mencatat

F

pembayaran atas invoice.

Sistem SAP Business

H

One telah menyediakan Incoming

Payment

untuk

mencatat

pembayaran

atas

invoice. 3.

Sistem laporan

mampu

membuat

bulanan/periodik

seperti hutang customer.

F

Sistem SAP Business One telah menyediakan laporan

hutang

H

Alternatives

119 customer.

3.6.6

Inventory Tabel 3.22 Fit/Gap Analysis Report - Inventory

Requirement

Fit

Comment

Rank

Alternatives


P

Sistem SAP Business

H

Aktivasi Purchase

No. 1.

proses

pembelian

seperti

One

Order,

Goods

untuk

Goods

Goods Receipt PO dan

Purchase Receipt

PO,

dan

Return, Invoice-AP.

telah

mampu

Order.

menyediakan

Goods Return, InvoiceAP.

2.

Sistem

mampu

mencatat

F

Sistem SAP Business

pembayaran atas pembelian


inventory.

Outgoing

Payment

untuk

mencatat

H

pembayaran. 3.

Sistem

mampu

laporan seperti

membuat

F

bulanan/periodik laporan

Sistem SAP Business One telah menyediakan

inventory,

laporan laporan

laporan

hutang

terhadap

vendor

dan

laporan

H

inventory, hutang

dan

laporan pembelian.

pembelian. 4.


P

Sistem dapat

H

Sebaiknya

input

120 pencatatan inventori dengan

mendukung pencatatan

data

baik dan terpusat, sehingga

sistem, tapi data

update

jumlah

inventori antara pool

inventori

tersedia dapat dilacak lewat

dengan head office

dilakukan

SAP.

tidak terintegrasi

inventori

karena pencatatan

dibeli/dipakai.

inventori

yang

inventori/ data

saat selesai

inventori dilakukan tidak up-to-date (pada akhir shift). 5.


P

Perbedaan pencatatan

H

Sebaiknya

pencatatan inventori dengan

antara kartu stok dan

pencatatan

baik dan akurat, sehingga

SAP (yang sering kali

tersebut sebaiknya

tidak ada redudansi dalam

berbeda) karena

dilakukan setelah

pencatatan inventory.

dilakukan oleh 2 pihak

kartu stok telah

yang berbeda.

diupdate.

3.6.7

Replacement Tabel 3.23 Fit/Gap Analysis Report - Replacement

Requirement

No. 1.

Sistem

mampu

maintenance kendaraan

dari

mendata setiap

Fit

Comment

Rank

G

Sistem belum mampu

H

Alternatives Menambahkan

menyediakan

add-on

pencatatan

maintenance.

maintenance

secara

121 mendetail 2.

Sistem mampu memudahkan pencatatan digunakan

inventory dalam

P

Sistem memliki fitur

yang

Goods

proses

belum

Issues

H

tapi

Pembuatan add-on maintenance.

dapat

memudahkan pencarian

maintenance

inventory

yang

digunakan. 3.

Sistem laporan

mampu

membuat

bulanan/periodik

seperti laporan maintenance.

P

Sistem belum mampu menyediakan maintenance.

laporan

H

Pembuatan add-on laporan yang dapat mendukung pembuatan laporan maintenance.

BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN. Hunter Kartan Utama dibangun pada tahun Berkantor pusat di Sunter, Jakarta Utara,

Recommend Documents