VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR
AGENDAPUNT 6 ONTWERP Onderwerp: beheersen en bewaken van kredieten van investeringsprojecten
Nummer: 715397
In D&H: In Cie:
H. van der Moolen 5872 Administratie
In AB: Portefeuillehouder:
22-10-2013 x BMZ 19-11-2013 SKK 18-12-2013 Kromwijk
Steller: Telefoonnummer: Afdeling: Geheim:
ja
nee
Voorstel gelet op: • Het verzoek van het algemeen bestuur om actiepunt 163: hoe om te gaan met begrotingswijzigingen binnen de programma’s, in een notitie uit te werken; • het verzoek van de gecombineerde commissie BMZ/SKK van 12 juni 2013 om actiepunt 218: overwegen aanpassen opdracht aan accountant en accountantsprotocol en actiepunt 219: hoe om te gaan met subsidies en kredieten, nader uit te werken; • de aanbevelingen van een ambtelijke werkgroep die zich heeft bezig gehouden met het beheersen en bewaken van de kredieten van de investeringsprojecten. stelt het college u voor: I. Inzake de kredietverstrekking en de rol van het college en algemeen bestuur: Ten aanzien van de GOP’s 1. Het college jaarlijks de lijst te laten vaststellen met deelprojecten behorende bij de jaarschijf van een GOP. 2. Afwijkingen op de jaarschijf van een GOP volgens de bestaande richtlijnen bij het algemeen bestuur te laten melden. Ten aanzien van de reservelijst investeringen 3. Met ingang van het begrotingsjaar 2014 het college de bevoegdheid te geven om de investeringen van de reservelijst (y-lijst) eerder in te zetten en de daartoe benodigde voorbereidingskredieten beschikbaar te stellen, die conform de huidige regelgeving al bij het college worden aangevraagd. 4. Vanaf het begrotingsjaar 2015 een investeringslijst (inclusief kredietvolume) vast te stellen en daarbij een aantal investeringen te selecteren en te prioriteren voor een voorbereidingskrediet, dat conform de bestaande regelgeving bij het college wordt aangevraagd. Algemeen 5. De relevante regelgeving op de nieuwe werkwijze aan te passen met ingang van begrotingsjaar 2014. II. Inzake het beleid ten aanzien van het inzetten van subsidies en bijdragen van derden als dekking voor investeringsuitgaven in relatie tot de controle opdracht aan de accountant: 1. In de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie en andere relevante regelgeving de volgende tekstuele aanpassingen eenduidig te verwerken: - overschrijdingen van kredieten mogen niet worden gecompenseerd door subsidieontvangsten; - hantering van eenduidige definities met betrekking tot krediet en subsidieontvangst. 2. In de controleopdracht (controleprotocol) van 2013 voor de accountant op te nemen dat overschrijdingen van kredieten niet mogen worden gecompenseerd door subsidieontvangsten, aangezien elke overschrijding bij een investering mee telt in het accountantsoordeel. 3. Voor GOP’s die vanaf 2012 zijn gestart, vanwege de uniformiteit dezelfde regels te laten gelden als voor de andere projecten, maar voor de oude GOP’s nog de werkwijze te hanteren dat ontvangen subsidies voor extra kredietruimte zorgen en subsidies die in het verleden zijn ontvangen niet worden gecorrigeerd op de kredietruimte. 4. Het algemeen bestuur en het college middels de bestuursrapportages te laten informeren over projecten die met mede-overheden worden uitgevoerd en waarbij extra inkomsten en uitgaven worden gerealiseerd binnen het bestaande krediet, als zijnde uitgaven (voorfinanciering) binnen een project die worden doorbelast.
715397
-1-
5. In de risicoparagraaf van een bestuursvoorstel een inschatting te laten geven bij samenwerkingsprojecten over de omvang van de voorfinanciering en over de risico’s (risico analyse) die De Stichtse Rijnlanden daarbij loopt. III. Inzake het autoriseren van kredieten: 1. Bij een overschrijding van een toegekend krediet te werken met een autorisatiestaffel en bij autorisatie van een overschrijding de volgende grensbedragen in acht te nemen: - secretaris algemeen directeur < € 50.000,--; - college < € 100.000,--; - algemeen bestuur > € 100.000,--. 2. Bij een kredietoverschrijding van minder dan € 100.000,-- vermelding van de overschrijding in de bestuursrapportage (Burap) voldoende te laten zijn. 3. De relevante regelgeving op de nieuwe werkwijze aan te passen met ingang van begrotingsjaar 2014. IV. Inzake de Indexering van kredieten: 1. De jaarlijkse prijsindexcijfers in de Voorjaarsnota op te nemen, de bestaande meerjaren investeringen hierop te corrigeren en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten op te nemen in de begroting. 2. De reeds toegekende kredieten te corrigeren op basis van actuele prijsindexcijfers. 3. De voorgestelde werkwijze vanaf de begroting 2015 toe te passen. V. Inzake de rapportage over kredieten: 1. Kennis te nemen van de wijze van rapporteren over kredieten.
Advies commissie
BMZ
SKK
Reactie college op advies commissie
715596
-2-
INLEIDING Een ambtelijke werkgroep heeft zich bezig gehouden met het optimaliseren van het beheersen en bewaken van de kredieten van de investeringsprojecten. Deze werkgroep is samengesteld mede naar aanleiding van de bevindingen uit het rapport “Bouwen aan vertrouwen”.Tevens heeft het bestuur en de gecombineerde commissie BMZ/SKK het verzoek neergelegd de volgende actiepunten nader uit te werken: De gecombineerde commissie BMZ/SKK van 12 juni 2013 - Nr. 218 Overwegen aanpassen opdracht aan accountant en accountantsprotocol; - Nr. 219 Hoe om te gaan met subsidies en kredieten. Het algemeen bestuur van 21 november 2012 - Nr 163 Notitie hoe om te gaan met begrotingswijzigingen binnen de programma’s. Tijdens de inventarisatie van werkgroep is geconstateerd dat er een grote overlap is met bovengenoemde actiepunten van de commissies van SKK en BMZ en algemeen bestuur. Om de overzichtelijkheid niet uit het oog te verliezen, is er voor gekozen de notitie voor de commissies te combineren met de die van de werkgroep. Zie voor nadere uitwerking van de werkgroep bijlage 1 en 2.
ARGUMENTEN De uitgewerkte beslispunten in de notitie dragen bij aan een kwaliteitsverbetering met betrekking tot het beheersen en bewaken van de kredieten van de investeringsprojecten.
RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN niet van toepassing
FINANCIËLE CONSEQUENTIES niet van toepassing
KANTTEKENINGEN De accountant heeft de notitie “Beheersen en bewaken van kredieten van investeringsprojecten” tijdens de interimcontrole van 2013 beoordeeld. De accountant geeft in zijn rapportage aan dat de notitie helder is en de vastgestelde wijzigingen c.q. afspraken voldoen aan de relevante regelgeving. Er zijn geen aanvullende opmerkingen/aanbevelingen ten aanzien van deze notitie.
UITVOERING Jaarlijks wordt nagegaan of de bestaande interne regelgeving geactualiseerd moet worden. In februari/maart 2014 worden de voorgestelde aanpassingen in de relevante regeling doorgevoerd en ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur.
COMMUNICATIE niet van toepassing
715596
-3-
BIJLAGE(N) nee x ja, namelijk - 1. Notitie beheersen en bewaken van kredieten van investeringsprojecten - 2. Voorbeeld maandelijkse tussenrapportage
TER INZAGE x nee ja, namelijk
715596
-4-
BIJLAGE 1
Notitie beheersen en bewaken van kredieten van investeringsprojecten Doel van de notitie De bestaande regelgeving is enige jaren geleden vastgesteld. Vanwege gewenste aanpassingen in het proces van de kredieten ten behoeve van de investeringsprojecten en naar aanleiding van de bevindingen uit het rapport “Bouwen aan vertrouwen” is beoordeeld of de bestaande interne regelgeving aangepast dient te worden. Er blijkt behoefte te zijn aan spelregels die enerzijds als basis kunnen dienen voor een adequate beheersing van de kredieten van de investeringsprojecten en anderzijds aan een effectieve en efficiënte besluitvorming rond investeringen en kredieten. In deze notitie wordt voor een aantal onderwerpen een voorstel gedaan de regelgeving voor het kredietproces van de investeringsprojecten aan te passen. De regels moeten zorg dragen voor een dusdanige besluitvorming en verantwoording rondom het investeringsproces, zodat het algemeen bestuur te allen tijde op een juiste, tijdige en transparante manier wordt geïnformeerd over de status van de voorgenomen en in uitvoering zijnde investeringen. Hierdoor is een tijdige bijsturing mogelijk en komt het algemeen bestuur achteraf niet voor een voldongen feit te staan. Als een aanpassing op de regelgeving impact heeft op de interne regelgeving wordt dit expliciet vermeld. Afbakening De focus van deze notitie heeft primair betrekking op: - Bewaken en beheersen van het kredietproces; - Naleving en verbetering van de interne spelregels/regelgeving (rekeninghoudend met de financiële rechtmatigheid); - Duidelijkheid over de te hanteren werkwijze en begrippen. Begripsbepaling Krediet Een krediet is een door het algemeen bestuur of door het college van dijkgraaf en heemraden (in geval van mandatering door het algemeen bestuur) verleend budget voor een bepaald project en geldt als maximumbedrag voor een investeringsuitgaven of onttrekking aan een voorziening. Hierin zijn alle verwachte uitgaven van het project opgenomen, inclusief die worden gesubsidieerd. De te ontvangen subsidies worden in de kredietaanvraag als dekking gepresenteerd. Een verstrekt krediet mag niet worden overschreden. Investeringen Investeringen zijn alle uitgaven voor zaken, die langer dan een jaar ten dienste staan van het waterschap. Van een investeringsuitgave is ook sprake bij het optreden van een gebruiksduurverlenging, een capaciteitsvergroting of een verbetering. Alleen uitgaven die een directe relatie hebben met het investeringsproject en waarvoor krediet is verleend, worden bij gereedmelding geactiveerd. Investeringen worden bij het waterschap projectmatig opgepakt. De rechtmatigheid van investeringsuitgaven wordt getoetst aan het verleende krediet. Voorzieningen Het gaat hier om kosten die in een volgend begrotingsjaar worden gemaakt. Het maken van die kosten heeft zijn oorsprong in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar. Een voorziening zorgt voor een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Voorzieningen moeten naar beste schatting dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Als onderligger voor de voorzieningen wordt onder meer gebruik gemaakt van beheerplannen. De onderbouwing, planning van de uitgaven en de toevoeging aan de voorzieningen zijn in de beheerplannen samengevat en in de tijd uitgezet. Periodiek worden beheerplannen geëvalueerd en dienovereenkomstig,
715596
-5-
indien noodzakelijk, bijgesteld. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt de benodigde omvang van de voorzieningen herijkt. Uitgaven die gedaan worden ten laste van een voorziening, worden ook projectmatig opgepakt. Voorbeeld: voorziening voor baggeren (GOP baggeren) Relevante interne financiële regelgeving Intern vastgesteld: - Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie (algemeen bestuur, 30 juni 2010); - Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële administratie (algemeen bestuur, 17 september 2008); - Regeling met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer (college, april 2010) - Procedure kredieten (vastgesteld door directie, 2010). Bovenstaande regelingen zijn gebaseerd op: - Waterschapswet, artikel 108 en 109 - Waterschapsbesluit, hoofdstuk 4 Opbouw van de notitie Deze notitie gaat per onderwerp eerst in op de analyse/beschrijving van de huidige situatie. Vervolgens wordt de gewenste situatie beschreven. Tot slot wordt per onderwerp gevraagd een besluit te nemen, zodat het voorstelde nieuwe beleid kan worden geïmplementeerd. Op basis van het bovenstaande zijn de volgende onderwerpen in de notitie uitgewerkt: I. II. III. IV. V.
Kredietverstrekking en de rol van het college en het algemeen bestuur (procedure afspraken ten aanzien van onder meer kredietverstrekking). Beleid ten aanzien van het inzetten van subsidies en bijdragen van derden als dekking voor investeringsuitgaven in relatie tot de controle opdracht aan de accountant. Autoriseren van kredieten en verschuiven van jaarbudgetten binnen en tussen programma's Indexering van kredieten. Wijze van rapporteren over kredieten.
I. Kredietverstrekking en de rol van het college en het algemeen bestuur Huidig beleid In de procedure kredieten van 10 maart 2010 staat de wijze van kredietverstrekking beschreven. Bij kredietverstrekking zijn twee stappen te nemen, namelijk: 1. Krediet autorisatie 2. Toekennen van krediet Krediet autorisatie In de begroting wordt het totaalvolume (inclusief vaststellen van jaarschijf van investeringsuitgaven) van nieuwe kredietaanvragen door het algemeen bestuur geautoriseerd. Indien het krediet is opgenomen in de begroting en het krediet is kleiner dan € 100.000,-- dan wordt het krediet formeel toegekend middels goedkeuring van de begroting. Indien een krediet niet is opgenomen in de begroting is het mogelijk middels een separaat bestuursvoorstel een krediet aan te vragen bij het algemeen bestuur. Toekennen van krediet Een krediet dient na autorisatie nog te worden aangevraagd als: a. het project in de begroting is opgenomen; b. het bedrag groter is dan € 100.000.
715596
-6-
Afhankelijk van het type en de omvang van het project wordt het te volgen bestuurlijk traject bepaald. In onderstaand schema (figuur 1) is het bestuurlijk traject per scenario uitgewerkt.
Kredietaanvraag
GOP
Individueel project
Groot onderhoud plan
> € 100.000,< € 1.000.000,-
< € 100.000,-
Begroting
> € 1.000.000
College D&H
Algemeen bestuur
Goedkeuring door College D&H
Goedkeuring Begroting
Algemeen bestuur
Goedkeuring Algemeen Bestuur
Goedkeuring Algemeen Bestuur
Figuur I: Bestuurlijk traject toekenning kredieten
Indien een krediet niet is opgenomen in de begroting of het doel wijkt grotendeels af van hetgeen in de begroting is opgenomen, en het bedrag is kleiner dan € 100.000, dan wordt een nieuw krediet aangevraagd en (eventueel) toegekend door het college. Daarbij wordt tevens aangegeven wat de alternatieve dekking is voor de extra kapitaallasten. Indien een krediet niet is opgenomen in de begroting of het doel wijkt grotendeels af van hetgeen in de begroting is opgenomen, en het bedrag is groter dan € 100.000,-- , wordt een nieuw krediet aangevraagd en (eventueel) toegekend door het algemeen bestuur. Hierbij wordt een separaat krediet en dekkingsvoorstel aan het bestuur aangeboden. Type krediet Een tweetal soorten kredieten is te onderscheiden, namelijk voorbereidings - en uitvoeringskrediet. Een voorbereidingskrediet wordt aangevraagd om een project zodanig uit te werken dat het op de markt kan worden gezet, oftewel het resulteert in een bestek. Stelregel is dat een voorbereidingskrediet maximaal 10% van het totale krediet is (zie ook onderwerp III compenseren van kredieten). Een uitvoeringskrediet dient de uitgaven van realisatie van een project en de bijbehorende nazorg te dekken.
715596
-7-
Ondanks het feit dat kredietoverschrijdingen niet zijn toegestaan, kunnen er bijzondere omstandigheden zijn (bijvoorbeeld noodmaatregelen bij calamiteiten) waardoor tijdelijk sprake is van een kredietoverschrijding. In deze gevallen wordt de overschrijding achteraf gemeld in de eerstvolgende vergadering van het bestuur. Werkwijze reservelijst (= y-lijst) investeringen De ervaring leert dat een deel van de voorgenomen investeringsuitgaven (jaarschijf van de x-lijst, zie begroting) niet wordt gerealiseerd door optreden van onvoorziene externe factoren en risico’s, o.a. bij vergunningprocedures, onderhandelingen en geschillen met aannemers. De huidige werkwijze is dat voorgenomen investeringen (= x-lijst) die om bovenstaande redenen niet tot uitvoering komen, worden vervangen door andere investeringen van de reservelijst (= y-lijst). Het doel van deze systematiek is dat snel geschakeld kan worden als voorgenomen investeringen (= x-lijst) worden vertraagd. Als één van de voorgenomen investeringen vertraging oploopt, mag gestart worden met het gereed maken van een project van de reservelijst. Een knelpunt van de huidige systematiek is dat het voorbereiden (uitvoeringsgereed maken) van investeringen een minimale doorlooptijd heeft van circa 6 maanden. Als een voorgenomen investering wegvalt, duurt het dus minimaal 6 maanden voordat deze kan worden vervangen door een investering van de reservelijst. Het werken met de x-lijst en y-lijst is derhalve te star om flexibel in te kunnen spelen op onvoorziene externe factoren. Hoe willen wij het? De huidige werkwijze van autoriseren en toekennen kredieten is op hoofdlijnen goed werkzaam. Op één punt zal de bestaande regelgeving aangepast kunnen worden, namelijk het vaststellen van de onderliggende lijst 1 met deelprojecten behorende bij de jaarschijf van een Groot Onderhouds Plan (GOP ). Daarnaast valt aan te bevelen de methodiek van het werken met de x-lijst en y-lijst aan te passen om zo investeringen van de reservelijst eerder in voorbereiding te nemen. a. Jaarschijf van een GOP Tot op heden wordt deze lijst alleen ter kennisname aangeboden aan het college. Het expliciet vaststellen van de lijst met deelprojecten voorkomt de vrijblijvend van uitvoeren. Het voorstel is gedurende de looptijd van het GOP jaarlijks de onderliggende lijst met deelprojecten behorende bij de jaarschijf door het college vast te laten stellen. Afwijkingen op de jaarschijf van een GOP dienen derhalve volgens de bestaande richtlijnen bij het algemeen bestuur te worden gemeld. b. Werkwijze reservelijst investeringen (y-lijst) Het voorstel is om het college de bevoegdheid te geven om met ingang van begrotingsjaar 2014 de voorbereidingskredieten van de reservelijst (y-lijst) direct in te zetten. De benodigde voorbereidingskredieten om de investeringen van de reservelijst (y-lijst) in voorbereiding te nemen, kunnen conform de huidige regelgeving bij het college worden aangevraagd. De betreffende investeringen kunnen, na goedkeuring, direct in voorbereiding worden genomen. Daarnaast is het voorstel vanaf de begroting 2015 één investeringslijst (inclusief kredietvolume) vast te stellen en op deze lijst een aantal investeringen te selecteren en te prioriteren voor een voorbereidingskrediet. Daarmee verdwijnt het onderscheid tussen de x-lijst en y-lijst. Na goedkeuring van de begroting door het algemeen bestuur kan het benodigde voorbereidingskrediet conform de huidige regelgeving worden aangevraagd. Het actief inzetten van voorbereidingskredieten zorgt er voor dat een dynamisch doorloopsysteem van investeringen ontstaat. Dit heeft een positief effect op het halen van investeringsdoelen in meerjarig perspectief. Het hoofddoel blijft het sturen op de voorgenomen investeringsuitgaven van een begrotingsjaar. In de begroting 2014 is een taakstellende gemiddelde investeringsniveau (excl. RWZI Utrecht) vastgesteld van 1
Een meerjarig groot onderhoudsplan geeft een overzicht van de actuele onderhoudstoestand en het benodigde onderhoud ten aanzien van regionale waterkeringen, kunstwerken, oevers en daarmee inzicht in de kosten voor vervanging of renovatie over een langere termijn. Het krediet voor een meerjarig groot onderhoudsplan wordt door het algemeen bestuur toegekend.
715596
-8-
€ 34,9 miljoen met in achtneming dat het gemiddelde investeringsniveau maximaal € 30,0 miljoen bedraagt in een periode van 5 jaar. In de bestuursrapportages wordt gerapporteerd over de voortgang van de investeringsuitgaven. Het investeringsniveau wordt door de opdrachtgevende afdelingen periodiek gemonitord. Gevraagd besluit Ten aanzien van de GOP’s 1. Het college jaarlijks de lijst met deelprojecten behorende bij de jaarschijf van een GOP vaststelt. 2. Afwijkingen op de jaarschijf van een GOP volgens de bestaande richtlijnen bij het algemeen bestuur worden gemeld. Ten aanzien van de reservelijst investeringen 3. Met ingang van het begrotingsjaar 2014 het college de bevoegdheid te geven om de investeringen van de reservelijst (y-lijst) eerder in te zetten. De benodigde voorbereidingskredieten om de investeringen in voorbereiding te nemen, worden conform de huidige regelgeving bij het college aangevraagd. 4. Vanaf het begrotingsjaar 2015 een investeringslijst (inclusief kredietvolume) vast te stellen en een aantal investeringen te selecteren en te prioriteren voor een voorbereidingskrediet. De voorbereidingskredieten worden conform de bestaande regelgeving bij het college aangevraagd. Algemeen 5. De relevante regelgeving op de nieuwe werkwijze aan te passen met ingang van begrotingsjaar 2014.
II. Beleid ten aanzien van het inzetten van subsidies en bijdragen van derden als dekking voor investeringsuitgaven in relatie tot de controle opdracht aan de accountant Dit onderwerp is onderverdeeld in twee sub-onderwerpen: a. De post ontvangen subsidies heeft te maken met betalingen van mede-overheden waar geen direct aanwijsbare prestatie tegenover staat. Dit heeft meestal betrekking op het uitvoeren van de eigen waterschapstaak. b. De post bijdragen van derden (doorbelasting aan derden) heeft te maken met het voorfinancieren van uitgaven binnen een samenwerkingsproject. Onder samenwerkingsprojecten worden projecten verstaan die samen met mede-overheden worden uitgevoerd. In een aantal gevallen is ons waterschap de trekker (penvoerder) van een project en neemt daardoor de voorfinanciering op zich. Deze uitgaven voor derden worden achteraf doorbelast aan de mede-overheden. Het gaat hier om projecten die de eigendommen van een of meer mede-overheden beïnvloeden. a.
het inzetten van ontvangen subsidies als dekking voor investeringsuitgaven
Huidig beleid Bij een krediet gaat het om beschikbaar gestelde middelen die nodig zijn om een investering uit te voeren. De besteding kan betrekking hebben op meerdere jaren en betreft een taakstelling voor de te leveren prestaties en de middelen, die daarbij worden ingezet. In de regelgeving, die is vastgesteld door het college, wordt het inzetten van subsidies om kredietoverschrijdingen te compenseren niet toegestaan. In artikel 12 van de Regeling Financieel Beheer (vastgesteld door college) is opgenomen dat een kredietaanvraag plaatsvindt over de bruto-investering (uitgavenbudget). Een ontvangen subsidie moet als dekking worden gepresenteerd en leidt niet tot extra uitgavenbudget. De inrichting van de financiële systemen is gebaseerd op artikel 12 van de Regeling Financieel Beheer. Een subsidieontvangst wordt niet verrekend met het uitgavenbudget (krediet) van een project. In de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie die door het algemeen bestuur is vastgesteld, is niet opgenomen dat een ontvangen subsidie niet voor extra investeringsuitgaven mag worden ingezet.
715596
-9-
Ook is in deze verordening niet beschreven wat onder het begrip “krediet” wordt verstaan. In de andere relevante interne regelgeving wordt het begrip “krediet” wel uitgewerkt. De genoemde omissies in de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie kunnen leiden tot onduidelijkheid binnen de organisatie. Externe controle en rechtmatigheid Jaarlijks stelt het algemeen bestuur het controleprotocol vast. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstolerantie voor de controle van de jaarrekening. Een controleprotocol geeft richting aan het werk van de accountant. Door middel van een controleprotocol geeft de opdrachtgever aan waarover hij zekerheid wil hebben en wil worden gerapporteerd. Hierdoor kan de accountant gerichter te werk gaan en vinden geen overbodige (nut en noodzaak) werkzaamheden plaats. In het controleprotocol wordt naast de goedkeuring- en rapporteringstoleranties ook de reikwijdte van de rechtmatigheid bepaald. De Stichtse Rijnlanden heeft de controlestandaarden (opgesteld door de Unie) aangehouden die gebruikelijk zijn bij de waterschappen. De Unie heeft zijn standaarden gebaseerd op de kadernota rechtmatigheid van de 2 commissie Besluit Begroting Verantwoording (BBV). Voor de meeste mede-overheden is kadernota van de commissie richtinggevend. In de opgestelde kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV wordt een aantal voorbeelden van begrotingsoverschrijdingen genoemd en op welke wijze de accountant hiermee moet omgaan. In de nota is beschreven dat overschrijdingen op investeringen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld subsidies, onrechtmatig zijn maar niet meetellen voor het accountantsoordeel. In de (huidige)controleopdracht van de Stichtse Rijnlanden (conform de kadernota) is niet specifiek beschreven dat een kredietoverschrijding van een investering niet mag worden gecompenseerd door de direct gerelateerde ontvangen subsidies. Een overschrijding wordt niet meegewogen in het accountantsoordeel. Interne controle Interne audits waarmee wordt nagegaan of de administratieve organisatie (AO) en de daarvan uitmakende, reguliere interne controlemaatregelen juist werken en worden nageleefd, wordt een verbijzonderde interne controle genoemd. Bij verbijzonderde interne controle wordt op de belangrijkste financiële processen een controle uitgevoerd op de naleving van de AO. De (verbijzonderde) interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de financiële rechtmatigheid van beheershandelingen. De uit te voeren audits ten behoeve van de verbijzonderde interne controle zijn in een verbijzonderd interne controle plan (VIC-plan) vastgelegd. De interne audits worden voor een groot deel door de interne auditor gedaan, waarover aan zowel de proceseigenaar als de directie wordt gerapporteerd. Het interne controleplan is vooraf ter beoordeling aan de accountant voorgelegd. Voor de accountant is de kwaliteit van de (verbijzonderde) interne controle bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van zijn controle. Hoe hoger de kwaliteit van de (verbijzonderde) interne controle door de organisatie, hoe minder controlewerkzaamheden de accountant uitvoert. De jaarlijkse interimcontrole van de accountant is specifiek gericht op de kwaliteit van de AO en de (verbijzonderde) interne controle. Tot en met 2012 richtte de audits zich niet specifiek op de verstrekte kredieten (kredietproces). Met ingang van 2013 is de bewaking van de kredieten in VIC plan als financieel proces opgenomen. De overschrijding van de kredieten wordt daardoor extra gemonitord (zie vastgesteld VIC plan 2013-2016, directie overleg juni 2013). De huidige opzet van de interne controle is van een goed niveau.
2
De commissie BBV geeft in een kadernota de visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van decentrale overheden. Deze nota is bedoeld voor accountants, provincies, gemeenten en waterschappen en behandelt de belangrijkste vraagstukken uit de praktijk. Het overgrote deel van de gemeenten, provincies en waterschappen houden de richtlijnen aan van de commissie.
715596
- 10 -
Hoe willen wij het? Het uitgangspunt is dat eventuele overschrijdingen niet worden gecompenseerd door subsidieontvangsten. In de organisatie is inmiddels een aantal maatregelen/verbeteringen doorgevoerd om kredietoverschrijdingen te mitigeren. Te noemen valt: a. De interne controle is op een goed niveau gebracht, Het kredietproces maakt onderdeel uit van de interne controle en wordt periodiek geaudit. b. De verantwoordelijke managers worden door het financiële systeem op de hoogte gehouden over de aanwezige kredietruimte bij de projecten. De managers en de directie ontvangen maandelijks een kredietrapportage met daarin de kredietruimte (investeringsbudget) per project. Om de werkwijze eenduidig in de regelgeving te verankeren, wordt voorgesteld een aantal aanpassingen in de regelgeving aan te brengen. Ook het controleprotocol zal (beperkt) moeten worden aangepast. Aanpassing regelgeving In de bestaande regelgeving zal explicieter moeten worden benoemd dat een eventuele overschrijding op de uitgaven van een project niet mag worden gecompenseerd door een subsidieontvangst. De ontvangen subsidies worden ingezet ter verlaging/dekking van de toekomstige kapitaalslasten. De verordening beleidsen verantwoordingsfunctie en andere relevante regelgeving moeten hierop worden aangepast. Het voorstel is de relevante aanpassingen te laten autoriseren door het college en het algemeen bestuur en daarna door te voeren. Het is van belang in de regelgeving goed te beschrijven wat onder een krediet wordt verstaan. Om eenduidigheid in de regelgeving te krijgen, is het voorstel de volgende definities op te nemen in de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie en andere relevante regelgeving: a. Krediet Een krediet is een door het algemeen bestuur of door het college van dijkgraaf en heemraden (in geval van mandatering door het algemeen bestuur) verleend budget voor een bepaald project en geldt als maximumbedrag voor een investeringsuitgaven of onttrekking aan een voorziening. Hierin zijn alle verwachte uitgaven van het project opgenomen, inclusief die worden gesubsidieerd. De te ontvangen subsidies worden in de kredietaanvraag als dekking gepresenteerd. Een verstrekt krediet mag niet worden overschreden. b. Subsidieontvangst Dit betreft betalingen van derden (vaak overheden) waar geen direct aanwijsbare prestatie tegenover staat en heeft meestal betrekking op het uitvoeren van de eigen waterschapstaak. De ontvangen subsidies worden in mindering gebracht op de te activeren bedragen. De boekwaarde van een activum is daardoor gebaseerd op de aanschafwaarde minus de ontvangen subsidie en leidt daardoor tot toekomstige lagere kapitaalslasten. Controleprotocol Voorgesteld wordt een aanpassing in het controleprotocol door te voeren zodat in het kader van de rechtmatigheidtoetsing overschrijdingen van kredieten niet mogen worden gecompenseerd door subsidieontvangsten. Elke overschrijding van een investeringsuitgaven telt mee in het accountantsoordeel. Deze aanpassing zal met de accountant worden afgestemd en in het controleprotocol 2013 worden opgenomen. Het aanpassen van het controleprotocol leidt niet tot extra accountantskosten. Uitzondering/overgangsmaatregel Een aantal projecten die vallen onder een Groot onderhoudsplan (= GOP) dateert nog van voor het boekjaar 2012. Voor deze GOP’s was het in het verleden toegestaan te werken met netto kredieten, waarbij ontvangen subsidies zorgden voor extra kredietruimte. Deze kredietruimte werd ingezet in het nieuwe begrotingsjaar. In de huidige regelgeving is deze (netto)methode goedgekeurd. De verwachting is dat deze GOP’s in de loop van 2014 en 2015 zijn beëindigd. Het gaat om de volgende GOP’s: Kunstwerken, Kaden en Oevers. Voor de GOP projecten zijn de laatste jaren geen subsidiebedragen meer ontvangen.
715596
- 11 -
Vanaf 2012 is een aantal nieuwe GOP’s gestart. Voor deze GOP’s is het voorstel vanwege de uniformiteit van werken de zelfde regels te laten gelden als voor de andere investeringsprojecten. Eventuele subsidieontvangsten zorgen dan niet meer voor extra kredietruimte. GOP baggeren is geen investeringsproject. De uitgaven van het baggeren worden niet geactiveerd, maar komen ten laste van de voorziening GOP baggeren. Eventueel ontvangen subsidies komen ten gunste van de voorziening baggeren. Om de voortgang te monitoren is een baggerprojectplan opgesteld dat periodiek wordt gemonitord en bijgesteld. Het voorstel is de bestaande werkwijze van de ontvangen subsidies ten gunste van de voorziening GOP baggeren te handhaven. Gevraagd besluit 1. In de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie en andere relevante regelgeving de volgende aanpassingen eenduidig verwerken: a. overschrijdingen van kredieten mogen niet worden gecompenseerd door subsidieontvangsten. b. eenduidige definities opnemen met betrekking tot krediet en subsidieontvangst. 2. In de controleopdracht (controleprotocol) van 2013 voor de accountant opnemen dat overschrijdingen van kredieten niet mogen worden gecompenseerd door subsidieontvangsten. Elke overschrijding bij een investering telt mee in het accountantsoordeel. 3. Voor GOP’s die vanaf 2012 zijn gestart, gelden vanwege de uniformiteit dezelfde regels als voor de andere projecten. Voor de oude GOP’s geldt nog de werkwijze dat ontvangen subsidies voor extra kredietruimte zorgen. De subsidies die in het verleden zijn ontvangen, worden niet gecorrigeerd op de kredietruimte. b.
Bijdragen van derden (doorbelasting aan derden) als dekking voor investeringsuitgaven
Huidig beleid Het waterschap wil door middel van samenwerken met mede-overheden haar waterschapsdoelen bereiken. Afspraken over de wijze van samenwerken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Daarbij geldt overwegend als uitgangspunt dat de trekker van een project ook de voorfinanciering op zich neemt. Deze manier van samenwerken is al jaren gangbaar. Er zijn situaties dat een derde partij (mede-overheid) trekker is (en dus de voorfinanciering op zich neemt) en er zijn situaties dat het waterschap trekker is. Voor het waterschap moet “water” wel dominant zijn, wil het waterschap überhaupt trekker zijn van een project. Bij het opstellen van een bestuursvoorstel is het vaak nog niet duidelijk welke samenwerkingsprojecten met voorfinanciering te maken krijgen. In de huidige regelgeving is opgenomen dat het toegekende krediet van een project niet mag worden overschreden. Verder is in de regelgeving opgenomen dat het saldo van de extra inkomsten en uitgaven niet het begrote netto saldo van het betreffende programma mag overschrijden Hoe willen wij het? De Stichtse Rijnlanden werkt met andere partijen samen om haar doelen te halen. Samenwerken met andere partijen levert synergie voordelen op. Het gevolg van samenwerken is dat in bepaalde gevallen De Stichtse Rijnlanden bij deelprojecten het penvoerderschap krijgt en daardoor uitgaven moet voorfinancieringen, maar tevens opbrengsten (doorbelaste uitgaven) behaalt, die niet zijn opgenomen in de jaarschijf van de begroting. Vooral bij de watergebiedsprojecten wordt samengewerkt met mede-overheden. Tot nu toe gaat het in de praktijk vaak om relatief kleine bedragen (januari tot en met juli 2013: € 134.000) en zijn er weinig problemen met het incasseren van de bedragen. De verwachting is dat in de toekomst steeds meer wordt samengewerkt en dat het voorfinancieren zal toenemen. Om transparant te zijn naar het bestuur wordt voorgesteld in bestuursvoorstellen een inschatting te geven van de omvang van de voorfinanciering en zoveel mogelijk de risico’s (risico analyse) te beschrijven die De Stichtse Rijnlanden loopt bij het samenwerkingsproject. In principe moet een aangepast bestuursvoorstel aan het algemeen bestuur/college worden aangeboden als het werkelijk voorgefinancierde bedrag afwijkt met wat in het bestuursvoorstel is genoemd. Aangezien bij het samenwerken met derde partijen om relatief kleine bedragen gaat, is het niet doelmatig elke keer
715596
- 12 -
toestemming te vragen bij het algemeen bestuur/college. In de meeste gevallen blijft het netto saldo van het betreffende programma (extra inkomsten en extra uitgaven) uiteindelijk gelijk en is de impact op de begroting nihil. Voorgesteld wordt in de bestuursrapportages (Burap) en de investeringsrapportages het algemeen bestuur/college te informeren over de bedragen die zijn gemoeid bij het voorfinancieren in samenwerkingsprojecten. De volgende werkwijze blijft van kracht: a. Het toegekende krediet mag niet worden overschreden. b. Het saldo van de extra inkomsten en uitgaven mag het begrote netto saldo van het betreffende programma niet overschrijden. Gevraagd besluit 1. Het algemeen bestuur en het college te informeren middels de bestuursrapportages over projecten die met mede-overheden worden uitgevoerd en waarbij extra inkomsten en uitgaven worden gerealiseerd binnen het bestaande krediet. Het gaat hier om uitgaven (voorfinanciering) binnen een project die worden doorbelast. 2. In de risicoparagraaf van een bestuursvoorstel een inschatting geven bij samenwerkingsprojecten over de omvang van de voorfinanciering en de risico’s (risico analyse) beschrijven die De Stichtse Rijnlanden loopt.
III. Autoriseren van kredieten en verschuiven van jaarbudgetten binnen en tussen programma's Bij een krediet gaat het om een totaal investeringsbedrag voor de gehele looptijd. Bij een jaarbudget gaat het om de jaarlijkse exploitatiekosten (inclusief afschrijvingen). Huidig beleid In de financiële verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Stichtse Rijnlanden en de Regeling met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer (vastgesteld door het college in 2010) is een aantal regels vastgesteld die de bevoegdheden van het algemeen bestuur en college regelen met betrekking tot het autoriseren/toekennen van kredieten, kredietoverschrijdingen en het schuiven van jaarbudgetten. Onderstaand zijn de belangrijkste regels in het kort uiteen gezet. Jaarbudgetten - Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de netto-kosten per programma. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s is een besluit van het algemeen bestuur vereist middels vaststelling van een programma begrotingswijziging. - Het college zorgt er voor dat de netto-kosten van de programma’s, zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur, niet worden overschreden. Het college is bevoegd een technische begrotingswijziging vast te stellen, waarbij wordt geschoven met budgetten binnen een programma. Kredieten Begroting en kredieten - In de begroting wordt het totaalvolume voor nieuwe kredietaanvragen geautoriseerd. - Indien een krediet niet is opgenomen in de begroting en het bedrag is groter dan € 100.000, is het mogelijk middels een separaat bestuursvoorstel een krediet aan te vragen bij het algemeen bestuur. - Indien een krediet niet is opgenomen in de begroting of het doel wijkt grotendeels af van hetgeen in de begroting is opgenomen, en het bedrag is kleiner dan € 100.000, dan wordt een nieuw krediet aangevraagd bij het college. - Bij twijfel wordt het krediet te allen tijde aangeboden aan het algemeen bestuur. *
715596
Zie te volgen bestuurlijktraject zoals weergeven bij het eerste onderwerp (blz. 5) in figuur 1.
- 13 -
Overschrijding en kredieten - Kredieten mogen niet worden overschreden. - Dreigende investeringsoverschrijdingen moeten worden gemeld aan het algemeen bestuur. - Het college is bevoegd een voorbereidingskrediet van maximaal 10% van het totale geautoriseerde krediet toe te kennen. - Een overschrijding van een krediet met meer dan € 25.000,-- ten opzichte van het oorspronkelijke krediet tot een maximum van 10% van het goedgekeurde krediet wordt op basis van rapportages expliciet goedgekeurd door het algemeen bestuur. Indien de overschrijding bovenvermelde grenzen overschrijdt, wordt een nieuwe kredietaanvraag bij het algemeen bestuur ter goedkeuring voorgelegd. - Het college is niet bevoegd vastgestelde kredieten over te hevelen van het ene project en programma naar het andere.
Hoe willen wij het? Jaarbudgetten In de Waterschapswet en Waterschapsbesluit is vastgelegd dat het schuiven van budgetten tussen programma’s een bevoegdheid is van het algemeen bestuur. De volgende principes zijn vastgelegd in de interne regelgeving van de Stichtse Rijnlanden en blijven daardoor gehandhaafd: 1. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s is een besluit van het algemeen bestuur vereist middels vaststelling van een programma begrotingswijziging. 2. Het college is bevoegd een technische begrotingswijziging vast te stellen, waarbij wordt geschoven met budgetten binnen een programma. Het huidige beleid met betrekking tot verschuivingen van jaarbudgetten binnen en tussen programma’s blijft onveranderd. Er is hier geen verdere besluitvorming over nodig. Het college informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen. Zo nodig legt het college een voorstel tot begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor. Kredieten In de huidige regelgeving is vastgelegd dat het algemeen bestuur beslist over het beschikbaar stellen van kredieten. Dat betekent dat het algemeen bestuur beslist over het schuiven van kredietruimte van het ene krediet naar het andere. Deze werkwijze is goed werkzaam. Op één punt zal de bestaande regelgeving moeten worden verduidelijkt, namelijk de wijze waarop met een overschrijding van een toegekend krediet wordt omgegaan. In artikel 9 lid 2 en 3 van de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie is het volgende opgenomen: Indien de voor een investering geraamde uitgaven met meer dan € 25.000 ten opzichte van het oorspronkelijke krediet, wordt overschreden, tot een maximum van 10 % van het goedgekeurde krediet, wordt deze overschrijding op basis van rapportages voorgelegd en (eventueel) goedgekeurd door het algemeen bestuur. Indien de overschrijding de benoemde grenzen overschrijdt, wordt een nieuwe kredietaanvraag bij het algemeen bestuur ter goedkeuring voorgelegd. De afspraak (artikel 9, verordening beleids- en verantwoordingsfunctie) dat een overschrijding van een krediet van meer dan € 25.000,-- tot een maximum van 10% van het totale krediet expliciet moet worden goedgekeurd in rapportages leidt in sommige gevallen tot een ongelijkheid. Een overschrijding van € 1.000.000,-- op een krediet van € 11.000.000,-- wordt op dezelfde wijze behandeld als een overschrijding van € 30.000,-- op een krediet van € 11.000.000,--. In beide gevallen bedraagt de overschrijding minder dan 10%. Het is transparanter te gaan werken met een staffel van vaste grensbedragen. Door de grensbedragen niet te laag vast te stellen en te werken met een bepaald tolerantiebedrag, komt dit ook de bestuurlijke doelmatigheid ten goede. Kleine overschrijdingen kunnen direct worden beoordeeld en geautoriseerd.
715596
- 14 -
Voorgesteld wordt bij een overschrijding van een krediet met de volgende autorisatiestaffel te gaan werken: Bevoegd om kredietoverschrijdingen te autoriseren
De volgende grensbedragen worden in acht genomen
Secretaris algemeen directeur
< € 50.000,--
College
> € 50.000,-- < 100.000
Algemeen bestuur
> € 100.000,--
Het voordeel van bovenstaande methode is dat voor relatief kleine materiële overschrijdingen onder de € 100.000,-- geen aanvullende kredietaanvragen ter goedkeuring aan het algemeen bestuur meer voorgelegd hoeven te worden. Bij kredietoverschrijdingen van meer dan > € 100.000,-- (maximaal grensbedrag voor het college) moet een aanvullende kredietaanvraag aan het algemeen bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd. Van overschrijdingen van minder dan de vastgestelde grensbedragen wordt door middel van de Burap’s (bestuursrapportages) melding gemaakt aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur hoeft kleine overschrijdingen (< € 100.000,--) niet meer achteraf te autoriseren. De regel dat bij een kredietoverschrijding een alternatieve dekking dient te worden aangegeven, blijft onverminderd van kracht. Ook blijft de regel van 3 kracht dat kredietonderschrijdingen/kredietoverschrijdingen die bestuurlijk politiek gevoelig liggen, worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. De voorgestelde werkwijze bevordert de voortgang en snelheid van het ambtelijk/bestuurlijk afhandelen van kleine kredietoverschrijdingen. Gevraagd besluit 1. Bij een overschrijding van een toegekend krediet met een autorisatiestaffel te gaan werken. In de staffel worden de volgende grensbedragen in acht genomen bij het autoriseren van kredietoverschrijdingen: - secretaris algemeen directeur < € 50.000,--; - college < € 100.000,--; - algemeen bestuur > € 100.000,--. 2. Bij een kredietoverschrijding van minder dan € 100.000,--, is vermelding van de overschrijding in de bestuursrapportage (Burap) voldoende. 3. De relevante regelgeving op de nieuwe werkwijze aan te passen met ingang van begrotingsjaar 2014. IV. Indexering van kredieten Bij het aanvragen van een krediet dient bij meerjaren investeringsprogramma’s, zoals watergebiedplannen, rekening te worden gehouden met de prijsindexcijfers. Met betrekking tot kredieten kan een drietal werkwijzen worden gehanteerd om de correctie van de prijsindexatie te verwerken. 1. Huidige werkwijze: een vast budget opnemen in de exploitatiebegroting om de hogere kapitaallasten als gevolg van de hogere investeringssom te kunnen dekken. 2. Jaarlijks de prijsindexcijfers in de Voorjaarsnota opnemen en de bestaande meerjaren investeringen hierop corrigeren en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten opnemen in de begroting. 3. Bij de aanvraag van het krediet dient in het investeringsbedrag rekening gehouden te worden met de prijsindexatie. Oftewel dient het investeringsbedrag op prijspeil niveau van het jaar waarin de oplevering zal plaatsvinden te worden opgevoerd. 3
De secretaris algemeen directeur beslist of een overschrijding bestuurlijk gevoelig is.
715596
- 15 -
Elke werkwijze heeft voor- dan wel nadelen. In onderstaande tabel zijn de voor- en nadelen van elke werkwijze weergegeven. Werkwijze
Voordelen
Nadelen
1.Vast exploitatiebudget voor opvangen van kosten van meerwerk
Er wordt pas aanspraak op post gemaakt op het moment dat project dreigt te overschrijden als gevolg van het niet gecompenseerd krijgen van de prijsindexatie.
Er bestaat geen verband tussen openstaand investeringsniveau en opgenomen post in exploitatiebegroting. Hierdoor kan de post ontoereikend zijn. Bij het niet compenseren van de prijsindexatie zal in de investeringsraming de prijsindexatie worden afgeprijsd.
2.De jaarlijkse prijsindexcijfers verwerken in de lopende projecten 3.In aan te vragen krediet rekening houden met de prijsindexatie.
Tabel I:
Op basis van actuele prijsindexcijfers worden de kredieten gecorrigeerd. Geeft bij aanvraag van het krediet een reëel beeld van de totale investeringsuitgaven en de juiste basis wordt gebruikt bij de investeringsselectie.
Er dient een aanname gedaan te worden van de jaarlijkse verwacht prijsindexatie cijfer. De werkelijke prijsindexatie kan hiervan afwijken.
Voor- en nadelen van een drietal werkwijzen om de correctie van de prijsindexatie te verwerken
Hoe willen wij het? Voorgesteld wordt werkwijze 2, “de jaarlijkse prijsindexcijfers verwerken in de lopende projecten”, te gaan hanteren. Hierbij dient begrotingsjaar 2014 (prijspeil 2014) als basisjaar (=100%). Hierdoor wordt werkwijze 2 in begrotingsjaar 2015 voor het eerst toegepast. Voor werkwijze 2 wordt gekozen omdat hierbij op een eenduidige en systematische wijze, namelijk een % over het projectsaldo, alle lopende projecten gecompenseerd worden voor prijsinflatie. Door het jaarlijks toekennen van de prijsinflatie wordt beter aangesloten bij de werkelijke prijsontwikkeling in de tijd en wordt rekening gehouden met mogelijke wijzigingen in de projectplanning. Gevraagd besluit 1. De jaarlijkse prijsindexcijfers in de Voorjaarsnota opnemen en de bestaande meerjaren investeringen hierop corrigeren en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten opnemen in de begroting. 2. Op basis van actuele prijsindexcijfers worden de reeds toegekende kredieten gecorrigeerd. 3. De voorgestelde werkwijze vanaf de begroting 2015 toe te passen.
V. Wijze van rapporteren over kredieten Via diverse documenten wordt over de projecten verantwoording afgelegd. Dit van opdrachtgever – en opdrachtnemer niveau tot aan het algemeen bestuur. Hieronder wordt per document aangegeven op welke wijze momenteel binnen De Stichtse Rijnlanden over de voortgang van projecten wordt gerapporteerd. Voorjaarsnota Bij het vaststellen van de Voorjaarsnota door het algemeen bestuur worden de door de opdrachtgevers opgevoerde projecten in de meerjareninvesteringsplanning voor de jaarschijf van het komende jaar geautoriseerd. Het opvoeren van projecten in de meerjareninvesteringsplanning vraagt tot op heden nog geen specifieke standaard onderbouwing. Het is echter wel aan te bevelen voor de projecten die voor de jaarschijf van het komend jaar zijn opgevoerd een zogenaamd begrotingsdocument op te stellen. Dit voorkomt het doorschuiven van investeringen en daarmee onderuitputting van de jaarschijf doordat de opdrachten niet tijdig verstrekt kunnen worden aan het ingenieursbureau.
715596
- 16 -
Begroting In de begroting van HDSR zijn twee overzichten m.b.t investeringen opgenomen. Ten eerste een overzicht van het te autoriseren kredietvolume en de geplande investeringsuitgaven van de komende jaarschijf. Per programma wordt op (moeder)projectniveau het investeringsniveau voor komend jaar gepresenteerd. Ten tweede is in de bijlage een overzicht toegekende kredieten opgenomen. Per programma wordt op (moeder)projectniveau het toegekende krediet per datum x gepresenteerd. Maandelijkse tussenrapportages De verantwoordelijke afdelingshoofden ontvangen maandelijks van de financiele administratie een overzicht met de lopende projecten. Projecten met een kredietoverschrijding worden toegelicht door de opdrachtgevende afdeling. Overschrijdingen worden gerapporteerd naar het directie overleg (=DO). In de projectrapportage wordt het volgende aangegeven: - toegekende krediet - gerealiseerde uitgaven - openstaande verplichtingen - krediet ruimte - % kredietruimte - ontvangen subsidiegelden Zie een voorbeeld van een interne rapportage in de bijgevoegde bijlage. Bestuursrapportage Vanaf het boekjaar 2013 ontvangt het algemeen bestuur jaarlijks een drietal bestuursrapportages (= Burap’s). In deze Burap’s zijn m.b.t. investeringen meerdere overzichten opgenomen. Dit betreffen de volgende overzichten: Investeringen per programma Per programma worden de realisatiecijfers van dat betreffende jaar afgezet tegen de begrote investeringsuitgaven zoals opgenomen in de jaarschijf. Tevens is de procentuele uitputting op dat moment en een prognose uitputting einde jaar opgenomen. Daarnaast worden de aspecten Tijd, Geld en Kwaliteit gekwalificeerd door middel van +/+, +/- of -/-. In de bijlagen van een Burap is een drietal bijlagen opgenomen die betrekking hebben op investeringen. Deze zijn opgenomen n.a.v. de aangenomen motie van Water Natuurlijk (nr. 14: tussentijdse rapportage investeringsuitgaven). Tekst motie nr. 14 tussentijdse rapportage investeringsuitgaven (19 sept. 2012) Kennis genomen hebbende van forse overschrijdingen van toegekende kredieten. Constaterende, dat de tussentijdse rapportage investeringsuitgaven, waarin wordt aangegeven of de uitputting van de kredieten in de pas lopen met de uitvoering, nu ter kennisname wordt gezonden aan de commissie BMZ. Overwegende, dat bij dreigende kredietoverschrijdingen het belangrijk is om hier zo snel mogelijk op te reageren. Van oordeel zijn dat het algemeen bestuur hier naast een toezichthoudende ook een sturende rol heeft. Verzoeken het college van dijkgraaf en hoogheemraden de “Tussentijdse rapportage investeringsuitgaven” in het vervolg ter bespreking aan te bieden aan respectievelijk de commissie BMZ en het algemeen bestuur, waarbij het college aangeeft wat zij voorstellen om dreigende kredietoverschrijdingen te voorkomen of tenminste te beperken en hoe zij eventuele kredietoverschrijdingen willen dekken. Voortgangsprapportage Watergebiedsplannen In de rapportages wordt per watergebiedsplan de voortgang op de aspecten Tijd, Geld en Kwaliteit bewaakt. Daarnaast worden de ontwikkelingen en de onderkende risico’s toegelicht.
715596
- 17 -
Overzicht lopende projecten Per programma worden de gerealiseerde uitgaven van alle lopende projecten (dus ook de overloop van voorgaande jaren) tegen het toegekende krediet afgezet. Dit resulteert in een uitputtingspercentage. De projecten die een overschrijding kennen worden op project niveau toegelicht en voorzien van een dekkingsvoorstel. Voorbeeld rapportage grote projecten In deze rapportage worden projecten met een krediet > € 1.000.000 nader toegelicht. De opzet van de rapportage is gelijk aan de maandelijkse tussenrapportages die de afdelingshoofden ontvangen. Dit overzicht is in de Burap 2013 no. 1 als voorbeeld rapportage opgenomen. Indien het algemeen bestuur akkoord gaat met de opbouw van dit overzicht zal de rapportage bij de toekomstige Burap’s worden gevoegd als bijlage. Jaarverslag De financiële overzichten die in de Burap’s zijn opgenomen, zijn terug te vinden in het jaarverslag. Jaarrekening In de jaarrekening is in de bijlagen een specificatie van de stand van het onderhanden werk opgenomen. Per investeringsproject wordt het toegekende krediet afgezet tegen de gerealiseerde uitgaven voor het bepalen van het restant krediet per 31/12. Dit overzicht is gelijk aan het overzicht lopende projecten per 31/12 zoals opgenomen in de Burap’s. Ter informatie 1. Kennis te nemen van de wijze van rapporteren over kredieten.
715596
- 18 -
BIJLAGE 2 VOORBEELDRAPPORTAGE 1.
Stand krediet per 31 augustus 2013
MOEDERPROJECTEN
Projectnummer
Moederproject
AB/DB krediet
Totale uitgaven
a
b
Openstaande verplichtingen c
Krediet ruimte (bruto)
Krediet ruimte (bruto)%
Ontvangen subsidies
a-b-c=d
e
Watergebiedsplannen (WGP's) 40600
M40600 WGP Zegveld Oud-Kamerik
10.500.000,00
10.102.391,36
563.700,35
-166.091,71
-1,58 %
401000
1.
-3.263.813,07
M401000 WGP LANGBROEKERWETERIN
8.300.000,00
2.635.527,41
167.623,36
5.496.849,23
66,23 %
0,00
401100
M401100 WGP GROENR./MAARTENSDI
6.000.000,00
2.222.803,37
467.105,45
3.310.091,18
55,17 %
-244.631,79
401200
M401200 WGP Kamerik en Kockeng
10.600.000,00
9.457.512,24
360.279,96
782.207,80
7,38 %
-2.428.650,00
401300
M401300 WGP LINSCHOTERWAARD
11.000.000,00
95.644,02
19.901,04
10.884.454,94
98,95 %
0,00
50008100
M50008100 WGP KROMME RIJN
7.800.000,00
7.513.540,54
62.003,60
224.345,86
2,88 %
-140.442,34
12.161.130,00
5.934.438,52
54.392,12
6.172.299,36
50,75 %
0,00
Overige moederprojecten 40300
M40300 Verwerving Gronden
47500
M47500 Waterkwaliteitsmaatrgl.
1.061.000,00
778.827,62
0,00
282.172,38
26,59 %
-60.332,09
55800
M55800 IBP Meerjarenpl 2008-20
2.000.000,00
1.218.286,44
0,00
781.713,56
39,09 %
0,00
55801
M55801 VERV PL KA/TA 2008-2015
1.150.000,00
1.097.472,42
0,00
52.527,58
4,57 %
0,00
140000
M140000 KRW
5.056.000,00
221.378,14
102.000,00
4.732.621,86
93,60 %
0,00
405000
M405000 SYNERGIEPROJECT KRR
6.761.000,00
2.310.292,39
214.321,45
4.236.386,16
62,66 %
-810.150,38
405300
M405300 SYNERGIE KRW OUWENAAR-
8.608.000,00
1.555.278,03
5.337.607,37
1.715.114,60
19,92 %
-264.750,00
405600
M405600 MP NOTA RUIMTE MIDDELE
3.939.900,00
371.167,96
31.804,63
3.536.927,41
89,77 %
-1.494.000,00
405700
M405700 VISPASSAGES 2012-2013
753.000,00
329.861,82
0,00
423.138,18
56,19 %
0,00
411300
M411300 STED. WATEROPGAVE WRD
800.000,00
100,00
0,00
799.900,00
99,99 %
0,00
451200
M451200 PRIM WATERKERINGEN
935.000,00
807.248,74
20.740,19
107.011,07
11,45 %
0,00
581100
M581100 VERV KA/TA 2011-2014
1.180.000,00
970.900,82
3.857,51
205.241,67
17,39 %
0,00
900071
M900071 MP VERVANGING ZTW
25.215.016,02
14.995.272,64
24.430,27
10.195.313,11
40,43 %
0,00
900103
M900103 OPTIMALISATIE ZTW
360.000,00
188.592,05
0,00
171.407,95
47,61 %
0,00
900104
M900104 AANP INFRASTRUCTUUR
500.000,00
243.010,80
14.145,38
242.843,82
48,57 %
0,00
715596
- 19 -
BIJLAGE 2 VOORBEELDRAPPORTAGE 1. MOEDERPROJECTEN
Projectnummer
vervolg
Moederproject
901200
M901200 PROCESAUTOM.ZB
1460000 411380
AB/DB krediet
Totale uitgaven
a
b
Openstaande verplichtingen c
Krediet ruimte (bruto)
Krediet ruimte (bruto)%
Ontvangen subsidies
a-b-c=d
e
525.000,00
177.001,38
1.694,00
346.304,62
65,96 %
0,00
M1460000 KRW KANSEN
2.500.000,00
414.987,72
76.580,29
2.008.431,99
80,34 %
0,00
M411380 CAW DATACOM. EN TELEME
2.850.000,00
0,00
0,00
2.850.000,00
100,00 %
0,00
RWZI Utrecht 710100
M710100 MP PROJ UTRECHT DEEL 1
900.000,00
438.786,27
105.980,29
355.233,44
39,47 %
0,00
710200
M710200 MP PROJ UTRECHT DEEL 2
1.000.000,00
276.989,22
7.129,93
715.880,85
71,59 %
0,00
710300
M710300 MP PROJ UTRECHT DEEL 3
2.335.000,00
2.328.505,48
33.293,15
-26.798,63
-1,15 %
710400
M710400 MP PROJ UTRECHT DEEL 4
5.730.000,00
677.945,58
797.232,48
4.254.821,94
74,26 %
140.520.046,02
67.363.872,98
8.465.822,82
64.690.350,22
2.
-428.000,00 0,00
-9.134.769,67
Groot onderhoudsplannen 35400
M35400 GOP Kunstwerken (tm 2011)
23.531.575,91
24.177.459,08
467.786,10
-1.113.669,27
-4,73 %
39400
M39400 GOP Kaden
27.238.022,00
25.161.351,61
794.685,12
1.281.985,27
4,71 %
43400
M43400 GOP Oevers
14.235.000,00
14.161.588,16
262.361,41
-188.949,57
-1,33 %
411200
M411200 GOP Kunstw 2012-2016
6.085.000,00
1.008.557,77
1.438.592,28
3.637.849,95
59,78 %
0,00
421100
M421100 GOP REG.WK 2011-2020
6.000.000,00
195.556,40
65.498,22
5.738.945,38
95,65 %
0,00
77.089.597,91
64.704.513,02
3.028.923,13
9.356.161,76
715596
- 20 -
nvt
-2.022.280,98 -773.924,54
nvt
-827.957,67
-3.624.163,19
BIJLAGE 2 VOORBEELDRAPPORTAGE
1. MOEDERPROJECTEN
Projectnummer
vervolg
Moederproject
AB/DB krediet
Totale uitgaven
a
b
Openstaande verplichtingen c
Krediet ruimte (bruto)
Krediet ruimte (bruto)%
Ontvangen subsidies
a-b-c=d
e
Voorzieningen projecten 44400
M44400 GOP Baggeren
45000
M45000 MP Baggeren tert waterg
727.128,84
53000
M53000 MP GR OH Poldermolen 2
2.096.851,04
54000
M54000 MP GR OH Poldermolen 3
449.940,00
55000
M55000 MP GR OH Jaarsveld
715596
92.119.865,39
- 21 -
96.084.956,07
2.397.026,41
-6.362.017,09
-6,91 %
-11.825.280,85
559.710,38
0,00
167.418,66
23,02 %
0,00
1.262.150,39
27.948,38
806.752,27
38,47 %
0,00
69.142,78
0,00
380.797,22
84,63 %
0,00
135.000,00
42.492,89
2.054,56
90.452,55
67,00 %
0,00
95.528.785,27
98.018.352,31
2.427.029,35
-4.916.596,39
313.138.429,20
230.086.738,31
13.921.775,30
69.129.915,59
-11.825.280,85
Som:
-24.584.213,71
BIJLAGE 2 VOORBEELDRAPPORTAGE
2.
Stand krediet per 31 augustus 2013
INDIVIDUELE PROJECTEN
Project
Projectnaam
AB/DB krediet
Totale uitgaven
Openstaande verplichtingen
Krediet ruimte (bruto)
a
b
c
a-b-c=d
Krediet ruimte (bruto) %
Ontvangen subsidies e
41818
Waterhuishouding Honswijk
850.000,00
780.230,11
0,00
69.769,89
8,21 %
0,00
42902
Herstel Oevererosie Lekdijk
0,00
289.883,87
0,00
-289.883,87
0,00 %
0,00
46601
de Hooge Boezem
705.000,00
109.482,02
6.414,89
589.103,09
83,56 %
0,00
48605
Bouw opslagloods Utrecht
76.000,00
70.576,04
219,58
5.204,38
6,85 %
0,00
61051
rwzi Nieuwegein uitbreiding
14.580.000,00
13.212.110,77
165.396,60
1.202.492,63
8,25 %
0,00
62041
rwzi Lopik, verv. E&W
7.900.000,00
6.276.979,49
0,00
1.623.020,51
20,54 %
0,00
66041
west_rwzi Woerden, uitbr.
12.900.000,00
13.114.483,55
0,00
-214.483,55
-1,66 %
81061
rwzi Zeist, uitbreiding
8.500.000,00
8.341.602,69
11.972,95
146.424,36
1,72 %
-1.100.000,00
82071
rwzi Bunnik, Uitbreiding
7.830.000,00
7.269.242,69
47.621,64
513.135,67
6,55 %
0,00
402013
Natvr.inrich. Slimmenwet Zegv.
95.000,00
79.910,53
0,00
15.089,47
15,88 %
0,00
405801
Projectplan Oud Kamerik
150.000,00
58.434,65
56.060,40
35.504,95
23,67 %
0,00
411021
CAW vervanging software
250.000,00
387.862,95
0,00
-137.862,95
-55,15 %
411024
Renovatie Polderhuiscomplex
1.070.000,00
893.244,10
533,12
176.222,78
16,47 %
-418.614,00
411214
Inrichten terrein Jaarsveld
95.000,00
90.810,37
0,00
4.189,63
4,41 %
0,00
424013
Reijerscopsche Middelwet stuw
170.000,00
116.772,43
36.179,00
17.048,57
10,03 %
0,00
424015
Legger watersysteem
620.000,00
78.333,31
91.881,78
449.784,91
72,55 %
0,00
424020
Herinrichting Haarzuilens
76.000,00
65.072,88
6.000,00
4.927,12
6,48 %
0,00
483095
nieuwbouw opslagloods R5-LR
260.000,00
259.616,47
0,00
383,53
0,15 %
483107
renovatie loods Rayon 2-HTN
106.000,00
119.736,03
0,00
-13.736,03
-12,96 %
483109
renoveren loods rayon 4-BRKL
53.000,00
7.499,64
0,00
45.500,36
85,85 %
485091
Databeheer
260.000,00
282.731,55
0,00
-22.731,55
-8,74 %
485097
Doorontwikkeling WIS
295.000,00
134.463,89
145.301,29
15.234,82
5,16 %
0,00
485098
Uitvoeren meetplan
95.000,00
0,00
26.335,00
68.665,00
72,28 %
0,00
22
3.
4.
0,00
0,00
0,00 5.
0,00 0,00
6.
0,00
BIJLAGE 2 VOORBEELDRAPPORTAGE
Project
Projectnaam
610102
RWZI Nieuwegein bedrijfsgebouw
610111
Rwzi Nieuwegein E-fabriek BB
610112
AB/DB krediet
Totale uitgaven
Openstaande verplichtingen
Krediet ruimte (bruto)
a
b
c
a-b-c=d
980.000,00
982.530,73
0,00
-2.530,73
1.560.000,00
1.376.544,70
183.969,96
Rwzi Nieuwegein E-fabriek TDH
148.500,00
235.720,33
610122
Nieuwegein vervangingen 2012
70.000,00
630121
Renovatie Rwzi De Meern 2012
200.000,00
637101
rgm Mastwijk, VI 2010
663131
rgm Driebruggen, verv.persl.
710101
Krediet ruimte (bruto) %
Ontvangen subsidies e
-0,26 % nvt
0,00
-514,66
-0,03 %
0,00
0,00
57.220,33
-32,06 %
1.328,92
0,00
68.671,08
98,10 %
0,00
188.382,19
0,00
11.617,81
5,81 %
0,00
8
30.000,00
0,00
0,00
30.000,00
100,00 %
0,00
165.000,00
139.748,62
0,00
25.251,38
15,30 %
0,00
rwzi Utrecht, verv. 2010
1.000.000,00
886.269,19
0,00
113.730,81
11,37 %
0,00
710103
RWZI Utrecht gasbedrijf
650.000,00
691.639,78
0,00
-41.639,78
-6,41 %
710131
Rwzi Utrecht vervangingen 2013
900.000,00
896.080,30
0,00
3.919,70
0,44 %
0,00
720102
RWZI Leidsche Rijn, bellenbel
1.300.000,00
1.037.494,44
169.333,34
93.172,22
7,17 %
0,00
720111
RWZI Leidsche Rijn verv. 2011
75.000,00
5.146,05
0,00
69.853,95
93,14 %
0,00
721111
Rgm Leidsche Rijn persleiding
200.000,00
200.117,24
0,00
-117,24
-0,06 % nvt
0,00
731081
rgm Broekdijk, VI 2008
200.000,00
147.150,69
0,00
52.849,31
26,42 %
0,00
830121
rwzi Driebergen, V2012
100.000,00
97.621,34
0,00
2.378,66
2,38 %
0,00
840091
rwzi Houten, verv. 2009
300.000,00
234.290,46
0,00
65.709,54
21,90 %
0,00
840111
rwzi Houten OAS, maatreg.gemal
1.360.000,00
89.828,41
0,00
1.270.171,59
93,39 %
0,00
840122
rwzi Houten cap. uitbreiding
60.000,00
0,00
0,00
60.000,00
100,00 %
0,00
844131
Rgm Tull en 't Waal, verv.
500.000,00
0,00
0,00
500.000,00
100,00 %
0,00
850091
rwzi Rhenen, verv. 2009
860101
rwzi Wijk bij Duurst.
900106
Z-info
7
0,00
700.000,00
648.421,94
0,00
51.578,06
7,37 %
0,00
1.880.000,00
1.823.480,83
6.074,20
50.444,97
2,68 %
0,00
270.000,00
216.804,90
47.966,72
5.228,38
1,94 %
0,00
69.614.500,00
61.937.681,09
1.001.260,47
6.675.558,44
23
-1.518.614,00
BIJLAGE 2 VOORBEELDRAPPORTAGE
TOELICHTING OP OVERSCHRIJDINGEN VAN HET KREDIET
1
In het AB d.d. 27 februari 2013 is het voorstel “rapportage watergebiedsplannen” besproken. In dit voorstel worden oplossingsmogelijkheden aangedragen voor het dekkingsprobleem op de watergebiedsplannen. Ten behoeve van het watergebiedsplan Oud Kamerik wordt een AB voorstel voorbereid met het verzoek om het krediet op te hogen.
2
Met het vaststellen van de 1e begrotingswijziging 2013 door het AB d.d. 10-07-2013 is het krediet opgehoogd met € 85.000.
3
Besproken in cie BMZ 3-4-2012 / verklaring overschrijving krediet DM nr 480862. Dekking wordt gehaald uit project rwzi Bunnik.
4
In 2012 is het centrale CAW systeem aangepast. De dekking van de overschrijding is opgenomen in het AB voorstel van 27 februari 2013; het vervolg project “vervanging van de datacommunicatie en de telemetrie”. Aanvraag kredietverhoging van € 2,8 miljoen is goedgekeurd op 27 februari 2013 in AB. Het krediet is verwerkt bij het nieuwe moederproject M411380 in het totaaloverzicht moederprojecten.
5
In overleg met de gemeente Houten is het hekwerk rondom het perceel alsnog aangepast (hekwerk incl. schuifpoort). Deze werkzaamheden ad € 14.580,- zijn niet in het budget opgenomen. Voor het aandeel van de gemeente zal nog een factuur worden verzonden.
6
Overschrijding is gemeld in de Burap 2012 no. 2. Project is inmiddels gereed en is in mei 2013 Financieel Gereed gemeld.
7
Overschrijding is gemeld en toegelicht in de Burap 2012 no. 1. Dekking wordt gehaald uit project 62041 rwzi Lopik, vervanging E&W.
8
Deel van de uitgaven hoort niet op het project, correctie volgt.
24
