AGENDAPUNT 4 ONTWERP. Onderwerp: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Nummer: Voorstel

VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR

AGENDAPUNT 4 ONTWERP Nummer: 287838

Onderwerp: Inkoop- en aanbestedingsbeleid In D&H: In Cie: In AB: Portefeuillehouder:

20-04-2010 / 22-06-2010 BMZ 25-05-2010 / 17-08-2010 SKK 22-9-2010 Miltenburg

Steller: Telefoonnummer: Afdeling: Geheim:

T. Bruno (030) 634 59 53 MO ja

nee

Voorstel

Stelt het college u voor om 1. het inkoop- en aanbestedingsbeleid Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlnaden 2010 vast te stellen; 2. het huidige Aanbestedingsbeleid Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden voor werken, diensten en leveringen d.d. 2 november 2004 met nr. FBP/04.085 in te trekken.

Advies commissie

BMZ

SKK

BMZ 25 mei 2010 De commissie heeft op 25 mei 2010 een aantal vragen gesteld en heeft het college geadviseerd het voorstel vooralsnog niet door te geleiden naar het AB. BMZ 17 augustus 2010

Reactie college op advies commissie In de vergadering van 22 juni 2010 heeft het college de toelichting en de beantwoording van de vragen en opmerkingen vanuit de commissie BMZ besproken en vastgesteld. De toelichting en de beantwoording van de vragen en opmerkingen zijn als bijlage bij het voorstel gevoegd. Het voorstel is niet gewijzigd.

287838

-1-

INLEIDING Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden wil een maatschappelijk verantwoorde methode van opdrachtverlening. Dat wil zeggen transparant, objectief en non-discriminatoir enerzijds en doelmatig, efficiënt en integer anderzijds. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal hier een bijdrage aan leveren. De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is om te komen tot een eenduidig transparante werkwijze voor het inkopen van werken, diensten en leveringen door het waterschap. Verder kan dit beleid worden gezien als toetsingskader voor de rechtmatigheidcontrole. Het beleid bevat onder meer de wettelijke kaders, de beleidsuitgangspunten en een beknopte toelichting op de aanbestedingsprocedure. Als bijlage bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de algemene inkoopvoorwaarden opgenomen die te allen tijde van toepassing zijn.

ARGUMENTEN Het aanbestedingsbeleid 2004 is verouderd, onder meer vanwege gewijzigde wet- en regelgeving en een gewijzigde organisatie.

RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN De uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft raakvlakken met het programma Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen evenals het toepassen van de Maatschappelijke Kosten-Baten Analyse en de certificering Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden en Milieu (KAM). De raakvlakken met andere beleidsdocumenten zijn in het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit geheel aan bij de missie en visie van het waterschap. De missie van het waterschap is in 2007 vastgesteld door het bestuur waarbij de kernwaarden zijn: duurzaamheid, kwaliteit, resultaatgerichtheid, innovativiteit en efficiency.

FINANCIËLE CONSEQUENTIES (niet van toepassing)

KANTTEKENINGEN Indien bijgevoegd inkoop- en aanbestedingsbeleid niet wordt vastgesteld, blijft vanuit het oogpunt van rechtmatigheid het vigerende aanbestedingsbeleid uit 2004 gelden.

UITVOERING De effecten van het beleid worden opgenomen in een uitwerkingsdocument dat ter vaststelling aan het DT zal worden aangeboden.

COMMUNICATIE De inkoopadviseur zal in samenspraak met het inkoopplatform de communicatie over de wijzigingen en effecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid met de afdelingen verzorgen.

287838

-2-

BIJLAGE(N) nee ja, namelijk: 1. toelichting en beantwoording vragen en opmerkingen commissie BMZ d.d. 25 mei 2010; 2. het inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief de Algemene Voorwaarden

TER INZAGE nee ja, namelijk

Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-algemeen directeur, drs. E.Th. Meuleman

287838

-3-

COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR BIJLAGE 1 Agendapunt COMMISSIE BMZ

Nummer: 299611

Onderwerp: Toelichting Inkoop & Aanbestedingsbeleid In D&H: In Cie: In AB: Portefeuillehouder:

22-06-2010 BMZ 17-08-2010 SKK 22-09-2010 Miltenburg

Steller: Telefoonnummer: Afdeling:

T. Bruno 030-6345953 Management ondersteuning

Dit onderwerp wordt geagendeerd ter kennisneming ter oriëntatie ter advisering Toelichting Het college wordt voorgesteld: akkoord te gaan met de gegeven toelichting en deze toelichting als bijlage te voegen bij het ontwerp-voorstel aan het algemeen bestuur t.b.v. de commissie BMZ op 17 augustus 2010. Korte inhoudelijke omschrijving: Op 25 mei 2010 is het nieuwe inkoop en aanbestedingsbeleid in de commissie behandeld. Tijdens de behandeling is er behoefte ontstaan aan aanvullende informatie. Commissie leden hebben vragen gesteld en deze vragen worden beantwoord aan de hand van deze toelichting op het inkoop en aanbestedingsbeleid. Overigens is het stuk ongewijzigd gebleven en wordt het stuk toegelicht met het uitvoeringsdocument Inkoop en Aanbesteding wat reeds door het College is vastgesteld, 24 april 2010. Het inkoop een aanbestedingsbeleid bestaat uit diverse documenten waarin beleid en uitvoering is vastgelegd. Hieronder staan de documenten opgesomd.

1. 2. 3. 4. 5.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid (wordt vastgesteld door Algemeen Bestuur) Uitwerking inkoop en aanbestedingsdocument (is vastgesteld door het College) Formulier voorstel inkoop werken Formulier voorstel inkoop diensten en leveringen Algemene inkoopvoorwaarden HDSR

In het Algemene deel staan de beleidslijnen beschreven hoe we binnen ons waterschap gaan werken. In het uitwerkingsdocument wordt de praktische uitwerking van het beleid weergegeven. De documenten genoemd onder 3, 4 en 5 zijn werkdocumenten. De hoofdlijnen worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld en de uitwerking van het algemene beleid wordt door het college vastgesteld. Waarom deze splitsing? De wettelijke aanbestedingsregels en maatschappelijke factoren rondom inkoop zijn zeer aan verandering onderhevig. Om als waterschap snel en adequaat deze veranderingen door te voeren in het inkoopbeleid is het uitwerkingsdocument opgesteld. Hiermee wordt de goedkeuringsprocedure aanzienlijk verkort en worden we slagvaardiger. De implementatie van het inkoopbeleid is in volle gang.

Beantwoording op vragen en opmerkingen gesteld in het BMZ m.b.t. inkoop en aanbestedingsbeleid. Vraag van de heer Weierink (VVD) 1. Zijn fractie vindt dat de informatie erg summier is. Alles wordt op één hoop gegooid. De EMVI procedure (economisch meest voordelige inschrijving) wordt gemist. Antwoord: 1. In punt 2.2 van het uitwerkingsdocument inkoop en aanbesteding staat vermeld wanneer welke procedure gevolgd dient te worden. De toelichting van de selectie en gunningscriteria staat vermeld

299611

-1-

in punt 2.4. In bijlage 3 zijn de criteria nader uitgewerkt. In de formulieren voorstel inkoop is het aspect van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) opgenomen.

Vragen van de heer Ypma (bedrijven) 1. Is er een referentiemodel voor de inkoopvoorwaarden omdat er zaken instaan die niet meer gebruikelijk zijn. 2. Zijn de duurzaamheidscriteria al opgenomen in de selectie en gunningscriteria? 3. Wat zijn de grensbedragen voor de diverse inkooptrajecten? 4. De kosten baten analyse in de zin van MVO (Maatschappelijk Verantwoord ondernemen) dient stringenter neergezet te worden.

Antwoorden: 1. De inkoopvoorwaarden zijn afgeleid van de ARVODI, dit zijn de inkoopvoorwaarden voor overheidsopdrachten. Deze zijn opgesteld door de overheid en het bedrijfsleven. De voorgestelde inkoopvoorwaarden voldoen aan het principe van redelijkheid en billijkheid. Tevens zijn de inkoopvoorwaarden getoetst door een externe aanbestedingsjurist en een interne jurist van ons waterschap. De inkoopvoorwaarden van ons waterschap zijn in lijn met de inkoopvoorwaarden van de overige waterschappen en gemeenten. 2. Er zijn geen standaard duurzaamheidscriteria. Iedere productgroep heeft eigen duurzaamheidscriteria of hebben nog geen criteria. AgentschapNL is volop bezig om criteria te ontwikkelen voor productgroepen die nog geen criteria hebben. Het is niet mogelijk om van alle productgroepen de afzonderlijke criteria in het inkoopbeleid te vermelden. In bijlage 1 van het uitwerkingsdocument inkoop en aanbesteding wordt wel vermeld dat de duurzaamheidscriteria toegepast moeten worden en dat deze op AgentschapNL staan vermeld. Productgroepen waarvoor geen criteria zijn is het waterschap niet gehouden deze toe te passen. 3. De grensbedragen staan in het uitwerkingsdocument onder paragraaf 2.3 en de procedure in paragraaf 2.2 De grensbedragen geven aan wanneer er Europees aan besteed moet worden, wanneer er meervoudig onderhands aan besteed moet worden en wanneer er enkelvoudig onderhands aanbesteed moet worden. In de tabel vermeld in paragraaf 2.2 is dit nog eens schematisch weergegeven. 4. Duurzaam inkopen is een onderdeel van het brede begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Duurzaam inkopen is per definitie niet duurder dan niet duurzaam inkopen. Ervaringen en best practices wijzen uit dat duurzaam inkopen in de meeste gevallen niet duurder is. Het landelijke beleid betekent voor ons waterschap dat 50% van de inkopen, waarvoor duurzaamheidscriteria zijn opgesteld door AgentschapNL, duurzaam moeten worden ingekocht. In 2015 is de norm zelfs op 100% gesteld. De rijksoverheid heeft nu al de verplichting om 100% duurzaam in te kopen. Het bedrijfsleven is zich ervan bewust dat duurzaamheid een onderscheidend vermogen oplevert en dus concurrentie voordeel. De concurrentie zorgt ervoor dat de prijzen nagenoeg gelijk blijven en zelfs op de lange termijn voordeel opleveren.

Vraag van de heer Kromwijk (CDA) 1. Het CDA had meer een notitie verwacht waarin het beleid zou zijn beschreven. Antwoord: 1. Zoals reeds aangegeven in de inleiding is er gekozen voor een algemeen document om de beleidslijnen uit te zetten. Om de slagvaardigheid van ons waterschap te verhogen is er gekozen om een uitwerkingsdocument op te stellen. Hierdoor kunnen we veranderingen in regelgeving, maatschappelijke onderwerpen en marktomstandigheden snel verwerken in ons inkoop en aanbestedingsbeleid. Het uitwerkingsdocument treft u in de bijlage aan.

299611

-2-

Vraag van de heer van Leeuwen (SGP) 1. Zijn fractie wijst op de mogelijke verwarring in het stuk tussen inkopen en bestellen. Een goede borging aan de regiekant van het inkopen mist men in de nota. Antwoord: 1. Een borging van de regie m.b.t. inkoop is eveneens weergegeven in het uitwerkingsdocument. In hoofdstuk 3 van het uitwerkingsdocument staan de hieronder genoemde rollen beschreven. 1. 2. 3. 4. 5.

In paragraaf 3.1 de rol van de inkoopadviseur. In paragraaf 3.2 de rol van het inkoopplatform In paragraaf 3.3 de rol van de budgethouders In paragraaf 3.4 de rol van Het DT en College In paragraaf 3.5 de rol van de inkopers

De rollen van worden uitvoerig besproken waarbij het duidelijk wordt hoe de regie geborgd is in het beleid.

Vraag van de heer Damen (VVD) 1. Hij komt namens zijn fractie terug op het verschil tussen aanbestedingen en de regels en voorwaarden daarvoor en het inkopen van goederen. Het beleid rond aanbesteding is niet duidelijk beschreven in de nota. Antwoord: 1. In het Algemene deel staan de beleidslijnen beschreven hoe we binnen ons waterschap gaan werken. In het uitwerkingsdocument wordt de praktische uitwerking van het beleid weergegeven. Waarom deze splitsing? De wettelijke aanbestedingsregels en maatschappelijke factoren rondom inkoop zijn zeer aan verandering onderhevig. Om als waterschap snel en adequaat deze veranderingen door te voeren in het inkoopbeleid is het uitwerkingsdocument opgesteld. Hiermee wordt de goedkeuringsprocedure aanzienlijk verkort en worden we slagvaardiger. De implementatie van het inkoopbeleid is in volle gang. In het uitwerkingsdocument wordt het werkproces rondom inkoop en de voorwaarden uitvoerig besproken. Ter kennisgeving treft u in de bijlage het uitwerkingsdocument inkoop en aanbesteden.

299611

-3-

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Slim en zorgvuldig inkopen op een heldere wijze

Auteur Inkoopplatform HDSR Datum Maart 2010 Versie 4.1 (DM 287649) Status Definitief

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Inhoudsopgave 1

INLEIDING............................................................................................................................................. 3 1.1 1.2

2

AANLEIDING ............................................................................................................................... 3 DOELSTELLING .......................................................................................................................... 3

KADERS EN UITGANGSPUNTEN....................................................................................................... 4 2.1 2.2 2.3

WETTELIJKE KADERS .................................................................................................................. 4 BELEIDSUITGANGSPUNTEN ......................................................................................................... 4 WERKPROCESSEN ..................................................................................................................... 5

3

AANBESTEDINGSPROCEDURE......................................................................................................... 5

4

ORGANISATIE ...................................................................................................................................... 5

5

RANDVOORWAARDEN ....................................................................................................................... 6 5.1 5.2 5.3

6

OPLEIDING................................................................................................................................. 6 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ............................................................................................. 6 KOSTEN BATENANALYSE WATERBEHEER .................................................................................... 6

SLOT ..................................................................................................................................................... 7

BIJLAGEN..................................................................................................................................................... 7

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

2

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 1

Inleiding

Inkoop en aanbesteden (opdrachtverlening) heeft betrekking op werken, diensten en leveringen 1 die door derden voor het waterschap worden gerealiseerd. Ofwel “Alles waar een externe factuur tegenover staat’. Ook bestellen valt hieronder. Dit is het volgens de vastgestelde beleidsregels het selecteren van een opdrachtnemer voor een voor het waterschap te realiseren werk, dienst of levering. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (hierna: HDSR) wil een maatschappelijk verantwoorde methode van opdrachtverlening. Dat wil zeggen transparant, objectief en nondiscriminatoir enerzijds en doelmatig, efficiënt en integer anderzijds. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid moet hier een bijdrage aan leveren en sluit geheel aan bij de missie en visie van HDSR. 1.1

Aanleiding

Veel medewerkers van HDSR hebben de rol van inkoper. Ieder van hen doet dat op een zo goed mogelijke manier. Maar wat is goed? Om dit te kunnen bepalen was er een groeiende behoefte aan een duidelijk kaders voor de inkopers. Verder hebben we te maken met de (handhaving van) relevante wet- en regelgeving en het streven naar integriteit en efficiëntie. Dit zijn de voornaamste redenen voor het opstellen van dit beleid. Als inkopende partij dragen overheidsorganisaties een bijzondere verantwoordelijkheid; zij hebben namelijk de rol van wetgever en van handhaver. Om deze rollen geloofwaardig te kunnen vervullen, moeten alle overheidsorganisaties de bestaande wet- en regelgeving zorgvuldig naleven. Naast de verscherpte aandacht die er op Europees niveau is voor het naleven van de Europese richtlijnen voor aanbestedingen is er ook op nationaal niveau steeds meer aandacht voor de professionalisering van het inkopen. Ook blijkt dat nog steeds aandacht voor integer en efficiënt inkopen nodig is. Daarnaast moet een overheid verantwoording kunnen afleggen over de besteding van publieke gelden. Meer nog dan voor private organisaties geldt dat de doelmatigheid van overheidsinkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn. Een efficiënt ingericht en uitgevoerd inkoop- en aanbestedingsbeleid leidt niet alleen tot mogelijke besparingen, maar geeft tevens mogelijke zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en daarmee meer kwaliteit voor de beste prijs. De rechtmatigheidtoets is daarvoor een goed instrument. 1.2

Doelstelling

Doelstelling van dit professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid is om te komen tot een eenduidig transparante werkwijze voor het inkopen van werken, leveringen en diensten door het waterschap. Verder moet dit beleid worden gezien als een toetsingskader voor onderliggende documenten, hierbij moet onder andere gedacht worden aan: regeling financieel beheer, KAM handboek, Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaamheidscriteria.

1

Voor de definiëring van de begrippen werken, diensten en leveringen wordt verwezen naar artikel 1, lid 2 van de richtlijn 2004/18 BAO.


3


Kaders en uitgangspunten

2.1

Wettelijke kaders

De volgende juridische inkoop- en aanbestedingskaders gelden:  Europese richtlijn gunnen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (2004/17/EG)  Europese richtlijn werken, diensten en leveringen (2004/18/EG)  Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO juli 2005)  Wetsvoorstel Aanbestedingswet (2009)  Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2005)  Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB 2002)  Wet Implementatie Rechtsbescherming Aanbesteden 2009 (de WIRA).  Inkoop- en aanbestedingsbeleid HDSR 2010 Boven de Europese drempelwaarden dient de Europese aanbestedingsrichtlijn te worden nageleefd. Onder deze Europese drempelwaarden heeft HDSR eigen drempelbedragen c.q. bagatelgrenzen vastgelegd. Deze zijn in het volgende hoofdstuk weergegeven. 2.2

Beleidsuitgangspunten

Gelet op de verantwoordelijkheid en de behoefte aan een duidelijk kader, zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd. HDSR ziet zichzelf als een organisatie die:  

 







Een integere opdrachtgever is, met de kernwaarden maatschappelijke verantwoordelijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie. Objectief, transparant, betrouwbaar en non discriminatoir is voor leveranciers en voor alle geïnteresseerden in het doen en laten van het waterschap. De burger verwacht van het waterschap dat het integer is. Voor de bewaking van deze interne integriteit heeft het waterschap een Gedragscode Integriteit opgesteld. Deze is te vinden op het intranet Waterplein. Verder heeft het waterschap een klokkenluidersregeling, deze is ook te vinden op het intranet Waterplein. Voor de bewaking van de externe integriteit zal aan Bureau Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) een advies worden gevraagd over de integriteit van beoogde contractspartij. Dit gebeurt alleen als feiten en/of omstandigheden hiertoe aanleiding geven. Met één gezicht naar buiten treedt, waarmee medewerkers dezelfde waarden en normen naar buiten uitdragen. In het KAM handboek staat de procedure (werkproces 1481) inkoop. De risico’s voor medewerkers en voor de organisatie zoveel mogelijk beperkt heeft. Dit gebeurt door het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkopen. Mocht er aanleiding voor zijn dan krijgen werknemers die met inkopen te maken hebben hiervoor de juiste bijscholing. Inkoopkennis (regelgeving, jurisprudentie, nieuwe contractvormen, ervaringen met leveranciers) beschikbaar heeft voor allen die betrokken zijn bij de inkoopactiviteiten. Voor vragen en/of opmerkingen hierover of over dit beleid kan men terecht bij de inkoopadviseur, die indien nodig contact legt met de leden van het inkoopplatform. Budgethouders verantwoordelijk laat zijn voor het realiseren van producten of diensten en voor het inzetten van middelen, die daarvoor nodig zijn, rekening houdend met de randvoorwaarden. De bevoegdheden staan beschreven in de regeling financieel beheer, te vinden op het intranet. Economisch inkoopt. Dit wil zeggen ‘’het op zodanige wijze inkopen dat een zo efficiënt mogelijke inzet van financiële middelen wordt bereikt’.


4

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 



2.3

Duurzaam inkoopt. Duurzaam inkopen is een belangrijk thema van het programma Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Waterschappen hebben als doel gesteld dat minimaal 50 procent van de inkopen in 2010 voldoet aan duurzaamheid. De doelstelling betekent dat vanaf 1 januari 2010 in alle publicaties van aanbestedingen/offerteaanvragen de duurzaamheidseisen zijn opgenomen. Duurzaam inkopen gaat over: o milieuvriendelijk inkopen met oog voor de lange termijn (bv FSC hout) o voorkomen van medeplichtigheid bij schending van mensenrechten o voorkomen van corruptie o gelijke kansen voor direct belanghebbenden en bij inkoop en aanbesteding o maatschappelijk verantwoord investeren Duurzaamheidscriteria zullen worden opgenomen in de selectie- en gunningscriteria. Gewerkt wordt aan het beleid Duurzaam Inkopen. Na vaststelling zal dit beleid op inkopen een aanbestedingen van toepassing zijn. Er naar streeft zoveel mogelijk zaken te doen met KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu) gecertificeerde instellingen. Werkprocessen

De werkprocessen inkoop en aanbesteding worden opgesteld in Mavim, een modelleerprogramma voor het beschrijven van werkprocessen. In het KAM handboek is inkoop en aanbesteding gesplitst in twee procedures, namelijk werkproces 1481 inkoop en werkproces 2109 aanbesteding. De beschrijving van de werkprocessen is ten tijde van het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in bewerking. 3

Aanbestedingsprocedure

In het kader van functiescheiding en transparantie zijn binnen een afdeling meerdere personen belast met een aanbestedingsprocedure. Uitgangspunt is het vier-ogen principe, wat betekent dat naast de initiator en opsteller van het voorstel in ieder geval de leidinggevende tekent voor goedkeuring. Er zijn meerdere manieren waarop een opdracht beneden het Europese drempelbedrag kan worden aanbesteed. De keuze van deze wijze wordt beïnvloed door de doelstellingen en beleidsuitgangspunten die vanuit opdrachtgeversbelang worden nagestreefd, maar ook door de verantwoordelijkheid die het waterschap als overheidsorganisatie heeft. Daarnaast hangt de keuze af van het soort opdracht, de te verwachten financiële waarde en de mate waarin concurrentie wordt gezocht. 4

Organisatie

De inkoopfunctie is het geheel van activiteiten dat gericht is op het verwerven van goederen, diensten en werken en vormt een geïntegreerd onderdeel binnen de organisatie. Het waterschap heeft gekozen voor een 'centraal gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale uitvoering’. Hierbij ligt de nadruk op gecoördineerd inkopen en niet op de centrale inkoop. De volgende vier partijen maken onderdeel uit van de organisatie rondom inkoop.    

Inkoopadviseur Inkoopplatform Budgethouders Inkopers


5


Randvoorwaarden

5.1

Opleiding

Professioneel inkopen betekent ook dat de betreffende medewerker daarvoor goed is opgeleid. De medewerkers die binnen hun functie te maken hebben met inkoop, krijgen de mogelijkheid om de basisopleiding inkopen te volgen. Daarnaast is het nodig dat men op de hoogte blijft van de wet- en regelgeving op dit gebied. 5.2

Algemene inkoopvoorwaarden

De algemene inkoopvoorwaarden diensten en leveringen zijn van toepassing (zie bijlage 1). Alleen in bijzondere omstandigheden kunnen afspraken op maat worden gemaakt. De algemene leveringsvoorwaarden worden gepubliceerd op de internetpagina en DM. 5.3

Kosten Batenanalyse Waterbeheer

Om het streven naar een doelmatig waterbeheer te bereiken door op efficiënte wijze te werken, wordt de Kosten Batenanalyse Waterbeheer (KBW) verankerd in de processen van het waterschap. KBW is een werkwijze die het mogelijk maakt keuzes in projecten en beleid tegen elkaar af te wegen op basis van een analyse van kosten en baten. Het bestaat uit een aantal vastgestelde modules waarmee (maatschappelijke) kosten en baten van keuzes in beeld kunnen worden gebracht. Op basis van een toetsingskader kan vastgesteld worden of er een module aan de orde is en zo ja welke module dit moet zijn. Deze werkwijze:  Bevordert de doelmatigheid van de organisatie omdat keuzes (nog) zorgvuldiger gemaakt kunnen worden.  Maakt zowel intern als extern transparant en aantoonbaar dat en hoe kosten en baten een rol spelen in de besluitvorming. Aantoonbaar omdat ook richting derden beter zichtbaar kan worden gemaakt op welke wijze kosten en baten een rol spelen in de besluitvorming. Bovendien is een betere samenwerking met externe partijen denkbaar omdat het instrumentarium een gezamenlijke discussie faciliteert en omdat de argumenten van derden een plaats kunnen krijgen. Het project KBW sluit zoveel als mogelijk aan op het project Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).


6


Slot

Dit beleid treedt in werking met ingang van juni 2010. Aanvullend op onderhavig beleid worden werkafspraken voor de uitvoering door het DT vastgelegd. Met dit beleid kunnen de volgende documenten vervallen:  Concept inkoopbeleid 7 juli 2009  Vastgesteld aanbestedingsbeleid HDSR d.d. 2 november 2004 met nummer FBP/04.085

Bijlagen Bijlage 1: Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten


7

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LEVERINGEN EN DIENSTEN HOOGHEEMRAADSCHAP DE STICHTSE RIJNLANDEN

Artikel 1. Definities In deze algemene voorwaarden (hierna: de “Voorwaarden”) wordt verstaan onder: 1. 2. 3.

4. 5.

6.

7.

Diensten: alle uit hoofde van een Overeenkomst of Opdracht door de Opdrachtnemer uit te voeren diensten, in de ruimste zin des woords; Leveringen: alle uit hoofde van een Overeenkomst of Opdracht door de Opdrachtnemer te leveren roerende zaken, in de ruimste zin des woords; Opdrachtnemer: iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie de Opdrachtgever in onderhandeling is over Opdrachten of over het sluiten van een Overeenkomst, en/ of met wie de Opdrachtgever een Overeenkomst is aangegaan of een Opdracht heeft gegeven; Opdrachtgever: het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden; Overeenkomst: iedere overeenkomst die tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer tot stand komt, elke aanvulling daarop, alsmede alle (rechts)handelingen (waaronder mede begrepen een door de Opdrachtnemer uitgebrachte offerte) ter voorbereiding van een Overeenkomst; Opdracht: iedere opdracht die de Opdrachtgever verleent aan de Opdrachtnemer, elke aanvulling daarop, alsmede alle (rechts)handelingen (waaronder mede begrepen een door de Opdrachtnemer uitgebrachte offerte) ter voorbereiding van een Opdracht; Partij(en): de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer afzonderlijk dan wel gezamenlijk.

Artikel 2. Totstandkoming van de Opdracht of Overeenkomst 1. Aanvragen voor een offerte binden de Opdrachtgever niet en gelden slechts als een uitnodiging aan de Opdrachtnemer tot het uitbrengen van een aanbod. 2. De Overeenkomst komt tot stand indien de schriftelijke overeenkomst door beide Partijen is ondertekend en beide Partijen in het bezit zijn van een origineel of afschrift hiervan. 3. De Opdracht komt tot stand indien door de Opdrachtgever een schriftelijke opdracht wordt geplaatst en deze opdracht door de Opdrachtnemer schriftelijk is bevestigd aan de Opdrachtgever. 4. De door de Opdrachtnemer geoffreerde prijs wordt, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, geacht te bevatten alle kosten (hoe ook genaamd) verbandhoudende met de Diensten en/of Leveringen. 5. Opdrachtgever heeft het recht, indien Opdrachtnemer nog niet met de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst is begonnen, de Opdracht of Overeenkomst te allen tijde buitengerechtelijk te ontbinden. Opdrachtgever zal in dat geval de door Opdrachtnemer aantoonbaar gemaakte redelijke kosten vergoeden, met uitzondering van kosten die samenhangen met het uitbrengen van de offerte of het voeren van onderhandelingen over de totstandkoming van de Opdracht of Overeenkomst. Verdere schadevergoeding is uitgesloten. Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

6.

Indien Opdrachtnemer, zonder een schriftelijke Opdracht te hebben ontvangen van Opdrachtgever, een begin maakt met de werkzaamheden, doet zij dit voor eigen risico.

Artikel 3. Toepasselijkheid 1. De Voorwaarden maken deel uit van alle Opdrachten en Overeenkomsten inzake uitvoering van Diensten voor en/of het doen van Leveringen aan de Opdrachtgever. 2. De Voorwaarden sluiten alle leveringsvoorwaarden van de Opdrachtnemer of enige brancheorganisatie uit. Artikel 4. Omvang van de verplichtingen van de Opdrachtnemer 1. De Opdrachtnemer verplicht zich jegens Opdrachtgever tot het uitvoeren van de in de Opdracht of Overeenkomst omschreven Leveringen en/of Diensten. De uit te voeren Leveringen en/of Diensten staan nader beschreven in de Opdracht of Overeenkomst. De te verrichten Leveringen en/of Diensten dienen te voldoen aan de eisen die zijn vastgelegd in de Opdracht of Overeenkomst. 2. De uitvoering van de Leveringen en/of Diensten dient vakbekwaam en doelmatig te zijn en te geschieden conform de certificaten en/of keurmerken die brancheorganisaties waarbij de Opdrachtnemer is aangesloten vereisen. Uitvoering van de Leveringen en/of Diensten vindt plaats op de locaties van Opdrachtgever als opgesomd in de Opdracht of Overeenkomst. 3. Op basis van de Opdracht of Overeenkomst kunnen door Opdrachtgever nader aan de Opdrachtnemer bekend te maken personen rechtstreeks opdracht tot uitvoering verlenen tegen de in de Opdracht of Overeenkomst vastgelegde condities. Met betrekking tot de in lid 1 genoemde Leveringen en/of Diensten heeft Opdrachtgever geen afnameverplichting. Tevens behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor in bepaalde gevallen een separaat offertetraject te doorlopen. 4. De dienstverlening zal plaatsvinden op alle werkdagen. Dit zijn de weekdagen maandag tot en met vrijdag, behalve de feestdagen. De feestdagen waarop dienstverlening niet verzorgd wordt, zijn: nieuwjaarsdag, tweede paasdag, koninginnedag, bevrijdingsdag, hemelvaartsdag, tweede pinksterdag, eerste en tweede kerstdag. Daarnaast kunnen jaarlijks afspraken gemaakt worden over verplichte ADV-dagen waarop geen leveringen en/of dienstverlening plaatsvindt. 5. Door schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de Opdracht of ondertekening van de Overeenkomst verklaart de Opdrachtnemer dat hij zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van de doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot de verwerving van de in de Opdracht of Overeenkomst omschreven Leveringen en/of Diensten, dat de Opdrachtgever hem voldoende en correcte informatie ter zake heeft verstrekt en dat de Leveringen en/of Diensten beantwoorden aan het door de Opdrachtgever beoogde doel. 6. De Opdrachtnemer is verplicht de Opdrachtgever te wijzen op ongeschiktheid van of tekortkomingen in door of namens de Opdrachtgever ter beschikking gestelde en/of voorgeschreven goederen en/of werkwijzen, voor zover de Opdrachtnemer deze kende of redelijkerwijs behoorde te kennen. 7. Voorzover de Diensten meebrengen dat Opdrachtnemer werkzaamheden dient uit te voeren die ertoe kunnen leiden dat programmatuur, gegevens en/of gegevensbestanden van Opdrachtgever kunnen worden beschadigd, zal Opdrachtnemer adequate maatregelen treffen om die beschadiging te voorkomen, waaronder in ieder geval begrepen het tijdig maken van betrouwbare back-ups. Onder beschadiging van programmatuur wordt in ieder geval verstaan het gebrekkig of niet functioneren, een verminderde betrouwbaarheid en een verhoogde storingsgevoeligheid van programmatuur. Onder beschadiging van gegevens en/of gegevensbestanden wordt in ieder geval verstaan het al dan niet gedeeltelijk verloren gaan van gegevens, alsmede de corruptie van gegevens. 8. Opdrachtgever is te allen tijde bevoegd om de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten en Opdrachtnemer te verplichten de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst voor de duur van en door Opdrachtgever bepaalde termijn te onderbreken. Tenzij de opschorting c.q. onderbreking te wijten is aan Opdrachtnemer zal Opdrachtgever aan Opdrachtnemer de kosten vergoeden, die door Opdrachtnemer als rechtstreeks en uitsluitend gevolg van de opschorting c.q. onderbreking aantoonbaar zijn gemaakt. Verdere schadevergoeding is uitgesloten. 9. Opdrachtnemer zal bij de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst slechts incidenteel en niet dan na voorafgaande schriftelijk toestemming van Opdrachtgever al dan niet tijdelijk vervangen. Opdrachtgever zal haar toestemming niet op onredelijke gronden onthouden maar is bevoegd om aan haar toestemming voorwaarden te verbinden. Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

10.

Indien Opdrachtnemer arbeidskrachten aan Opdrachtgever ter beschikking stelt, zal zij stipt voldoen aan haar verplichtingen tot aan de afdracht van premies sociale verzekeringen, loonbelasting en omzetbelasting. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever vrijwaren tegen aanspraken van derden wegens het niet-nakomen van deze verplichtingen. Opdrachtgever is gerechtigd om de volgens haar berekening door Opdrachtnemer terzake van de ter beschikking gestelde medewerkers verschuldigde premies sociale verzekering, loon- en omzetbelasting te betalen op de geblokkeerde G-rekening van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer is gehouden op verzoek van Opdrachtgever zo’n rekening te openen, de terzake toepasselijke voorschriften na te leven en Opdrachtgever desgevraagd in het bezit te stellen van stukken waaruit blijkt dat Opdrachtnemer aan haar uit deze bepaling voortvloeiende verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 5. Overdracht van de verplichtingen van de Opdrachtnemer 1. Opdrachtnemer mag de Overeenkomst of Opdracht of rechten en verplichtingen daaruit niet zonder uitdrukkelijk voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever aan derden overdragen of doen verrichten door derden. Opdrachtgever heeft het recht aan de toestemming voorwaarden te verbinden. 2. In spoedeisende gevallen en daarnaast indien na overleg met de Opdrachtnemer redelijkerwijs moet worden aangenomen dat deze niet, niet tijdig of niet naar behoren haar verplichtingen uit de Overeenkomst kan c.q. zal nakomen, is Opdrachtgever bevoegd te verlangen dat Opdrachtnemer de uitvoering van de Overeenkomst voor haar rekening en risico, geheel of gedeeltelijk aan derden uitbesteedt. Een en ander ontslaat Opdrachtnemer niet van haar verplichtingen uit de Overeenkomst. 3. Voor de door de Opdrachtnemer ingeschakelde derden staat Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever in als ware het haar eigen handelen of nalaten. De Opdrachtnemer staat ervoor in dat deze derden zich houden aan het in de Voorwaarden bepaalde, alsmede aan alle overige door Opdrachtgever van toepassing verklaarde voorschriften en bepalingen terzake van de Diensten. De Opdrachtnemer staat er voor in dat de Opdrachtgever haar bevoegdheden uit hoofde daarvan ook jegens die derden kan uitoefenen. Artikel 6. Prijzen 1. De prijzen voor uit te voeren Leveringen en/of Diensten zijn vastgelegd in de Opdracht of Overeenkomst. De prijzen omvatten alle kosten voor de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst, de winst, de rechten en belastingen (uitgezonderd BTW). 2. De in lid 1. genoemde prijzen zijn onafhankelijk van het aantal verstrekte opdrachten tot uitvoering van de overeengekomen Leveringen en/of Diensten, op diverse locaties in Nederland en vaste prijzen, onderhevig aan prijsherziening conform Artikel 7 – Prijsherziening. Artikel 7. Prijsherziening 1. De Leveringen en/of Diensten worden uitgevoerd tegen de prijzen als vermeld in de Opdracht of Overeenkomst. In geval van meerjarige Overeenkomsten, is de Opdrachtnemer, indien vastgelegd in de overeenkomst, gerechtigd eenmaal per jaar zoals vastgelegd in de Overeenkomst een prijswijziging door te voeren. De prijswijziging dient schriftelijk aan de Opdrachtgever bevestigd te worden. 2. Indien er geen Overeenkomst is afgesloten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, is de Opdrachtnemer, indien daar aanleiding toe is, gerechtigd eenmaal per jaar uiterlijk 3 maanden voor het einde van het kalenderjaar een gemotiveerd voorstel tot prijswijziging schriftelijk bij de Opdrachtgever in te dienen. Indien de Opdrachtgever hiertoe aanleiding ziet, bijvoorbeeld ten gevolge van de marktontwikkeling, kan hij eenmaal per jaar een voorstel bij de Opdrachtnemer indienen voor prijsaanpassing. 3. Opdrachtgever treedt in overleg met de Opdrachtnemer over de voorgestelde prijsaanpassingen. Indien Partijen geen overeenstemming kunnen bereiken over de prijswijziging, heeft de Opdrachtgever het recht de Opdracht in te trekken conform het gestelde in Artikel 19 – Ontbinding, zonder dat Opdrachtnemer in dat geval recht heeft op schadevergoeding. 4. Indien de Opdrachtnemer uiterlijk 3 maanden voor het einde van het kalenderjaar geen voorstel als bedoeld in lid 1. heeft ingediend, blijven de op dat moment geldende prijzen het daarop volgende kalenderjaar van kracht.

Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

Artikel 8. Betaling 1. De uitgevoerde Leveringen en/of Diensten dienen door de Opdrachtnemer op basis van het gestelde in Artikel 6 - Prijzen volgens de Opdracht of Overeenkomst te worden gefactureerd. 2. De facturen dienen in tweevoud te worden opgesteld. Op de factuur dient tenminste te worden vermeld het nummer en de datum van de Opdracht of Overeenkomst, de periode waarop de factuur betrekking heeft, de budgetcode en naam budgethouder en afdeling zoals vermeld in de Opdracht of Overeenkomst, alsmede de omschrijving van de afzonderlijke onderdelen van de dienst voorzien van prijzen per onderdeel en totaalbedrag en de BTW. 3. Binnen 30 dagen na ontvangst van de betreffende factuur wordt deze door de Opdrachtgever voldaan. Indien de Opdrachtgever niet tijdig betaalt en de vertraging niet voortvloeit uit een tekortkoming aan de zijde van de Opdrachtnemer, kan de Opdrachtnemer aanspraak maken op de wettelijke rente met ingang van de dag waarop betaling had behoren plaats te vinden. 4. De Opdrachtgever is gerechtigd de betaling op te schorten indien er een tekortkoming aan de leverantie of aan de prestatie wordt geconstateerd. 5. De Opdrachtgever is gerechtigd het factuurbedrag te verrekenen met die bedragen die door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever zijn verschuldigd, uit welke hoofde dan ook. 6. Facturen, die aan Opdrachtgever worden toegezonden na verloop van twaalf maanden te rekenen vanaf de datum waarop de aan de facturen ten grondslag liggende prestaties zijn verricht, worden niet geaccepteerd en door het verloop van die termijn vervalt het recht van Opdrachtnemer op betaling van die facturen. Artikel 9. Kwaliteitsborging, veiligheid en milieu 1. De Leveringen dienen te voldoen aan de nader overeengekomen eisen en door de Opdrachtnemer aangereikte specificaties en/of de door de Opdrachtnemer verstrekte en door de Opdrachtgever goedgekeurde monsters of modellen. 2. Indien gezien lid 1 geen nadere eisen zijn overeengekomen, specificaties zijn aangereikt, of geen monsters of modellen zijn verstrekt, dienen de zaken van goede kwaliteit te zijn en te beantwoorden aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid en afwerking. 3. De Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht om de Leveringen te keuren of aan een acceptatietest te onderwerpen. 4. Indien de Leveringen geheel of gedeeltelijk worden afgekeurd, kan de opdrachtgever deze zaken alsnog weigeren. De Opdrachtnemer zal in dat geval binnen 10 werkdagen zorgen voor herstel of vervanging van de geleverde zaken. 5. In het geval onder lid 4 is de Opdrachtnemer gehouden om de afgekeurde zaken terug te nemen, bij gebreke waarvan de opdrachtgever gerechtigd is om de zaken voor rekening van de Opdrachtnemer retour te zenden. 6. Bij niet tijdig herstel of vervanging als bedoeld onder lid 4is de Opdrachtnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. 7. De kwaliteit van de leveringen en/of de dienstverlening wordt periodiek gemeten en geëvalueerd. Om vast te stellen of de Opdrachtnemer heeft voldaan aan zijn verplichtingen wordt het volgende gedaan: a. het meten en beoordelen van klachten; b. het houden van een tevredenheidsonderzoek; 8. Opdrachtnemer en zijn werknemers, evenals door hem ingeschakelde derden, zijn gehouden wettelijke veiligheids-, gezondheids-, milieuvoorschriften alsmede de voorschriften van de Opdrachtgever in acht te nemen. 9. De Leveringen dienen steeds te voldoen aan alle relevante wettelijke bepalingen betreffende onder andere kwaliteit, milieu, veiligheid en gezondheid. Artikel 10. Uitvoering en tekortkoming 1. De Opdrachtnemer is gehouden de Leveringen en/of Diensten binnen de in de Opdracht of Overeenkomst vermelde termijnen uit te voeren. Uitvoering van Diensten dient op werkdagen binnen de gebruikelijke kantoor- of werktijden van de Opdrachtgever plaats te vinden, tenzij expliciet afwijkend overeengekomen. 2. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats de Leveringen en/of Diensten zijn verricht, die aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden, is de Opdrachtnemer zonder ingebrekestelling in verzuim. 3. Ondertekening van werkbonnen door vertegenwoordigers van de Opdrachtgever bevestigt uitsluitend de opvolging van een Opdracht tot uitvoering van Leveringen en/of Diensten en heeft geen geldigheid inzake het welbevinden van de uitvoering van de Levering en/of Diensten. Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

4.

5.

6.

7.

8.

9. 10.

11. 12.

Indien de uitvoering van een levering en/of dienst door de Opdrachtgever niet in orde wordt bevonden dient de Opdrachtnemer, ongeacht ondertekende werkbonnen, de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen en alsnog de Leveringen en/of Diensten die aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden uit te voeren. Een en ander zal niet leiden tot verlenging van de overeengekomen termijn waarbinnen de Diensten dienen te zijn verricht. Indien Opdrachtgever aan Opdrachtnemer goederen ter beschikking stelt ten behoeve van de nakoming door Opdrachtnemer van diens verplichtingen uit de Opdracht of Overeenkomst, blijven deze eigendom van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze goederen afgescheiden van haar eigen goederen bewaren en merken als eigendom van Opdrachtgever. Indien de werkzaamheden naar het oordeel van Opdrachtgever zodanig verlopen dat de overeengekomen levertijden naar het oordeel van Opdrachtgever zullen worden overschreden of indien Opdrachtnemer naar het oordeel van Opdrachtgever de werkzaamheden niet conform de Opdracht of Overeenkomst uitvoert, zal Opdrachtgever daarvan schriftelijk mededeling doen aan Opdrachtnemer. Indien Opdrachtnemer niet binnen twee weken na ontvangst van deze mededeling zodanige maatregelen heeft getroffen dat, naar het oordeel van Opdrachtgever, de achterstand zal worden ingehaald respectievelijk aan de door de Opdracht of Overeenkomst gestelde eisen zal worden voldaan, is Opdrachtgever, onverminderd haar overige rechten, bevoegd om zonder rechterlijke tussenkomst en op kosten van Opdrachtnemer alle zodanige maatregelen te treffen die Opdrachtgever noodzakelijk acht. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever daaraan alle gewenste medewerking verlenen. De eigendom en het risico van roerende zaken gaan bij Leveringen over op de Opdrachtgever nadat de zaken door de Opdrachtnemer zijn geleverd en, indien nodig, geïnstalleerd en door de Opdrachtgever, eventueel na keuring of acceptatietest, zijn geaccepteerd. De informatie, al dan niet in digitale vorm, die de Opdrachtgever in het kader van de overeenkomst aan de Opdrachtnemer heeft verstrekt, blijft eigendom van de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer mag deze informatie uitsluitend in het kader van de overeenkomst gebruiken. De Opdrachtnemer dient Leveringen uit te voeren, door gratis bezorging, binnen de termijn en op de plaats als vermeld in de Opdracht of Overeenkomst. Levering van een zaak houdt tevens in levering van alle onderdelen, hulpmaterialen, gereedschappen, reservedelen en gebruiksaanwijzingen die noodzakelijk zijn voor het gebruik overeenkomstig het doel waarvoor de Opdracht werd verstrekt of de Overeenkomst werd aangegaan. Emballagematerialen worden in het geval van Leveringen steeds door de Opdrachtnemer teruggenomen. Opdrachtgever heeft het recht om, indien de Opdrachtnemer weigert om de emballagematerialen terug te nemen, deze op kosten van Opdrachtnemer aan hem te retourneren.

Artikel 11. Opties 1. In onderling overleg kan, in het verlengde van het bestaande assortiment, het in de Opdracht of Overeenkomst vermelde assortiment tussentijds worden uitgebreid. In dat geval zal de prijs niet hoger zijn dan de laagste prijs die de Opdrachtnemer is overeengekomen met enige derde in of herleid tot een vergelijkbare technische uitvoering en hoeveelheid. 2. Indien het assortiment wordt uitgebreid, verplicht Opdrachtnemer zich uiterlijk binnen tien werkdagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek van Opdrachtgever, een offerte uit te brengen met betrekking tot het uitvoeren van deze Leveringen en/of Diensten. Aan het verkrijgen van deze offerte zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden. Opdrachtgever is gerechtigd eventueel gelijktijdig aan derden een offerte te vragen. Artikel 12. Boete 1. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats Leveringen en/of Diensten zijn verricht die aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden, is de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 5% van de orderwaarde exclusief BTW. Bovenstaande laat onverlet dat Opdrachtgever de bevoegdheid heeft om vergoeding van de werkelijke schade te vorderen. 2. De boete wordt verrekend met de door de Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeachte of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

Artikel 13. Garantie 1. Opdrachtnemer garandeert dat de Leveringen en/of Diensten beantwoorden aan hetgeen is overeengekomen. Zij beantwoorden niet aan hetgeen is overeengekomen, indien zij niet de eigenschappen bezitten die de Opdrachtgever op grond van de Opdracht of Overeenkomst mocht verwachten. 2. Opdrachtnemer garandeert de Leveringen en/of dat uitvoering van Diensten voldoet aan alle relevante wettelijke bepalingen betreffende kwaliteit, milieu, veiligheid en gezondheid. 3. Indien Opdrachtgever constateert dat de uitvoering niet (geheel of gedeeltelijk) voldoet aan hetgeen Opdrachtnemer conform de leden 1 tot en met 2 van dit artikel heeft gegarandeerd, is Opdrachtnemer in verzuim, tenzij laatstgenoemde kan aantonen dat de tekortkoming hem niet kan worden toegerekend. 4. De Opdrachtnemer is gehouden tot herstel of vervanging van Leveringen die, binnen een door de Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeengekomen termijn, buiten de schuld van de Opdrachtgever of derden niet of niet meer voldoen aan hetgeen de Opdrachtnemer met betrekking tot deze Leveringen heeft gegarandeerd, een en ander onverminderd het recht van Opdrachtgever op aanvullende schadevergoeding. 5. In het geval als bedoeld onder lid 4 is de Opdrachtnemer gehouden om binnen tien werkdagen over te gaan tot herstel of vervanging, bij het verstrijken waarvan deze zonder nadere ingebrekestelling in verzuim is. Artikel 14. Intellectueel eigendom 1. Opdrachtnemer garandeert dat met de Leveringen en/of de uitvoering van de Diensten geen inbreuk zal worden gemaakt op enig recht van intellectuele eigendom van enige derde en zal Opdrachtgever vrijwaren voor en volledig schadeloos stellen terzake van alle desbetreffende vorderingen en de kosten van verdediging daartegen. 2. De rechten van intellectuele eigendom met betrekking tot door Opdrachtnemer in de uitvoering van de Diensten vervaardigde voortbrengselen, waaronder maar niet beperkt tot software, gegevensverzamelingen, tekeningen, modellen, methodieken en werkwijzen zullen toekomen aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal op eerste verzoek van Opdrachtgever medewerking verlenen aan overdracht van deze rechten aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer staat er voor in dat de betreffende voortbrengselen geen inbreuk maken op rechten van intellectuele eigendom van derden. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever voorts vrijwaren tegen alle aanspraken van derden die zijn gebaseerd op enig (beweerde) inbreuk op zodanige rechten en Opdrachtgever alle als gevolg daarvan geleden schade daarvan vergoeden”. 3. Indien de in lid 2 bedoelde overdracht rechtens niet mogelijk is, verleent Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een wereldwijde, exclusieve en niet-opzegbare licentie met het recht op sublicentie verlening op eventuele rechten van intellectuele eigendom met betrekking tot de door Opdrachtnemer vervaardigde voortbrengselen. De vergoeding van deze licentie is in de prijs inbegrepen. Desgewenst kan Opdrachtgever deze licentie in de daartoe bestemde registers inschrijven, waaraan Opdrachtnemer de benodigde medewerking zal verlenen. Artikel 15. Rapportage en berichtgeving 1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op Overeenkomsten. Opdrachten worden buiten beschouwing gelaten. 2. De Opdrachtnemer dient gedurende de looptijd van de Overeenkomst telkenmale binnen vier weken na afloop van ieder kwartaal de in de Overeenkomst opgenomen informatie op te leveren in een voortgangsrapportage. 3. Zodra zich bij de Opdrachtnemer een omstandigheid voordoet die van invloed kan zijn op de uitvoering van de Overeenkomst, zal de Opdrachtnemer dit onverwijld mondeling melden en binnen twee weken daarna schriftelijk rapporteren. Deze rapportage zal tenminste de volgende elementen bevatten: a. nauwkeurige omschrijving van het probleem; b. datum van constateren; c. hoe het probleem is ontstaan; d. wie bij het probleem betrokken zijn; e. de geschatte duur van het probleem; f. de voorgenomen oplossing van het probleem; g. de invloed op het uitvoeren van de Overeenkomst of delen daarvan; h. de (geschatte) technische en overige consequenties. Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

Artikel 16. Contractbeheer 1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op Overeenkomsten. Opdrachten worden buiten beschouwing gelaten. 2. Beide Partijen zullen tijdens de uitvoering van de Overeenkomst actief werken aan het bereiken van optimale leveringen en/of dienstverlening en aan het verbeteren van de prestaties onder de Overeenkomst. De Opdrachtgever maakt een contractmanager verantwoordelijk en de Opdrachtnemer maakt een accountmanager verantwoordelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst. 3. In het kader van het in lid 2 gestelde doel dient de Opdrachtnemer uiterlijk 4 weken na ondertekening van de Overeenkomst en vervolgens voor zover van toepassing 8 weken voor een contractverlenging aan de Opdrachtgever een jaarplan ter beoordeling te overleggen. Dit jaarplan dient tenminste inzicht te verschaffen in de regelingen die uit het oogpunt van een effectieve uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijk zijn. Voorts dient het plan inzicht te verschaffen in: a. beoogde kwaliteitsverbeteringen; b. operationele doelstellingen; c. opsomming van verplichte ADV-dagen waarop geen levering en/of dienstverlening plaatsvindt; d. functies, namen en adressen van contactpersonen en hun vervangers; e. beschrijving van de interne afstemmingprocessen tussen accountmanager en contractmanager; f. veranderingen in de voorgenomen uitvoering van de Overeenkomst en de redenen daarvoor. 4. Indien de Opdrachtgever binnen twee weken schriftelijke bezwaren kenbaar maakt tegen het ingediende jaarplan zal de Opdrachtnemer, uiterlijk één week na ontvangst van de bezwaren, een aan de bezwaren van de Opdrachtgever aangepast jaarplan indienen. Wanneer de Opdrachtgever de bezwaren handhaaft, kan dit een reden zijn de Overeenkomst niet te verlengen zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding zijn gehouden. 5. Ter afstemming en waarborging van de overeengekomen kwaliteit en ter bevordering van een efficiënte uitvoering vindt er op regulier basis overleg plaats tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. De frequentie en betrokken verantwoordelijke functionarissen zijn benoemd in de Overeenkomst. Ook andere medewerkers van de Opdrachtnemer en Opdrachtgever kunnen bij dit overleg aanwezig zijn. 6. Van het overleg wordt een verslag gemaakt waaraan in elk geval, binnen twee weken nadat het overleg heeft plaatsgevonden een afschrift wordt verzonden naar de contractmanager en de accountmanager. Artikel 17. Niet toerekenbare tekortkoming (overmacht) 1. In geval van overmacht wordt de nakoming door de betrokken Partij van de uit de Opdracht of Overeenkomst voortvloeiende verplichting geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake zijn gehouden. Partijen stellen elkaar zo spoedig mogelijk van omstandigheden die tot overmacht leiden, op de hoogte. 2. De Partij die een beroep doet op overmacht, verplicht zich, om voor zover dit in zijn vermogen ligt, iedere oorzaak van overmacht zo snel mogelijk op te heffen dan wel te doen opheffen. 3. Onder overmacht wordt in ieder geval niet begrepen: a. niet nakoming van de verplichtingen door een (de) door de Opdrachtnemer ingeschakelde hulpperso(o)n(en) waaronder diens onderaannemers en toeleveranciers. b. bedrijfsstoringen in het bedrijf van de Opdrachtnemer of dat van zijn onderaannemers en toeleveranciers of andere door hem ingeschakelde derden; c. tekorten aan grondstoffen, werknemers en/of materialen; d. stakingen, van welke aard dan ook; e. ongevallen; f. brand; g. transportmoeilijkheden/ vertragingen; h. wettelijke belemmeringen of overheidsmaatregelen, onder meer verband houdend met in, door- en uitvoer; i. wijzigingen in valutaverhoudingen en/of prijswijzigingen;


Artikel 18. Niet-nakoming 1. Indien de uitvoering van de Diensten niet aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoord, kan Opdrachtgever de Opdrachtnemer in gebreke stellen en eisen dat binnen een overeengekomen periode de Opdrachtnemer alsnog de Leveringen en/of Diensten verricht die aan de eisen van de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden. De daarmee gemoeide kosten komen voor rekening van de Opdrachtnemer. 2. De Opdrachtnemer is gehouden de door de Opdrachtgever geleden schade te vergoeden indien de Opdrachtnemer toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van een of meer van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst of Opdracht. Onder schadevergoeding wordt verstaan volledige schadevergoeding, waaronder begrepen gevolgschade zoals winstderving, bedrijfsschade en schade, hoe ook genaamd, die de Opdrachtgever aan derden moet betalen. 3. Indien de Opdrachtnemer niet, nadat hij daartoe tot Opdrachtgever schriftelijk is aangemaand, binnen een in de aanmaning te stellen bekwame termijn voldoet aan een eis als bedoeld in lid 1, kan de Opdrachtgever zonder voorafgaande rechterlijke machtiging het verrichten van Diensten door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op de Opdrachtnemer verhalen. 4. De vorige leden laten de andere rechten of vorderingen onverlet die Opdrachtgever aan een tekortkoming kan ontlenen. Artikel 19. Ontbinding 1. Onverminderd alle andere rechten of vorderingen mag de Opdrachtgever, zonder nadere ingebrekestelling en zonder rechterlijke machtiging, de Opdracht of de Overeenkomst door een schriftelijke (aangetekende) verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien: a. de Opdrachtnemer tekort schiet in de nakoming van een verplichting uit hoofde van de Opdracht of Overeenkomst; b. de nakoming door de Opdrachtnemer van een opeisbare verplichting uit hoofde van de Opdracht of Overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk wordt; c. de Opdrachtnemer in staat van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt verleend; d. door de Opdrachtnemer of een van zijn ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van Opdrachtgever of aan een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers; e. Partijen het niet eens kunnen worden over een voorgestelde prijswijziging (conform Artikel 7 – Prijsherziening) of de inhoud van het jaarplan (conform Artikel 16 – Contractbeheer). 2. Indien de Opdracht of Overeenkomst op grond van het in lid 1 bepaalde is ingetrokken of ontbonden, zal de Opdrachtnemer de reeds aan hem verrichte betalingen aan Opdrachtgever terugbetalen, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald. Indien de Opdracht of Overeenkomst gedeeltelijk is ingetrokken of ontbonden, bestaat de terugbetalingverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben. 3. In elk van de in lid 1 van dit artikel genoemde gevallen zijn de vorderingen van de Opdrachtgever onmiddellijk geheel opeisbaar. 4. De bepalingen van dit artikel laten onverlet de overige rechten van de Opdrachtgever op grond van de wet en de Overeenkomst of Opdracht. 5. Opdrachtgever mag ook buiten de in de wet of lid 1 geregelde gevallen de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten of de Opdracht of Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, mits hij dan de schade vergoedt die de Opdrachtnemer daardoor lijdt Artikel 20. Geschillen 1. Geschillen tussen Partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. 2. Indien Partijen niet tot een oplossing komen, zullen de geschillen, voortvloeiende uit of verband houdende met de Opdracht of Overeenkomst waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn, worden beslist door de binnen het vestigingsgebied van de Opdrachtgever bevoegde rechter te Utrecht, zulks voor zover de wettelijke bepalingen dit toestaan.


Artikel 21. Aansprakelijkheid voor schade 1. De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor de schadegevallen die door of namens hem en/of zijn personeel zijn veroorzaakt. Dit omvat ook de schade als gevolg van het niet, onvoldoende of onjuist verrichten van de overeengekomen verplichtingen. 2. De Opdrachtnemer is jegens de opdrachtgever aansprakelijk voor schade die deze lijdt als gevolg van ondeugdelijkheid van de Levering. 3. De Opdrachtnemer dient hiervoor een verzekering af te sluiten tot een bedrag van minimaal € 1.000.000 per schadegeval. De polis en premiebetalingen dienen op diens verzoek aan de Opdrachtgever of diens bevoegde functionaris te worden getoond. 4. De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor schades, die de Opdrachtgever of derden lijden als gevolg van het verlies of onrechtmatig gebruik van sleutels of toegangsmiddelen van toegangscontrolesystemen, die van de Opdrachtgever of diens bevoegde functionaris zijn ontvangen. Zodra er een ernstig vermoeden van verlies of onrechtmatig gebruik van sleutels/toegangsmiddelen bestaat, meldt de Opdrachtnemer dit terstond aan de Opdrachtgever. 5. De Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van machines, gereedschappen, materialen en middelen van de Opdrachtnemer en/of diens onderaannemers en toeleveranciers, alsmede persoonlijke bezittingen van het personeel van de Opdrachtnemer en/of diens onderaannemers en toeleveranciers, voor zover deze niet gedekt is door verzekeringen van de Opdrachtgever ter zake van personeel of gebouw. Artikel 22. Correspondentie 1. De communicatie, schriftelijk en mondeling, tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer dient in de Nederlandse taal te geschieden. 2. Als correspondentieadres voor de Opdrachtgever kan worden volstaan met de in de Opdracht of Overeenkomst vermelde gegevens van de Opdrachtgever. Kennisgevingen, die Partijen op grond van de Opdracht of Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 3. Correspondentie van financiële aard dient door de Opdrachtnemer te worden gezonden aan de factuuradressen als genoemd in de Opdracht of Overeenkomst. Artikel 23. Geheimhouding 1. De door de Opdrachtnemer ingezette medewerkers en/of ingeschakelde derden dienen volledige geheimhouding te bewaren over alle zaken die hem/haar tijdens de levering en/of het uitvoeren van de dienst ter kennis komen. Opdrachtnemer dient daartoe deze medewerkers alvorens deze bij opdrachtgever te werk worden gesteld een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Opdrachtgever is gerechtigd deze op verzoek in te zien. Bij overschrijding van deze geheimhoudingsverplichting verbeurt Opdrachtnemer een direct opeisbare en niet voor matiging vatbare boete van € 25.000,-- voor iedere overtreding, zulks onverminderd het recht van Opdrachtgever om vergoeding van de werkelijk geleden schade te vorderen. 2. Opdrachtgever is gerechtigd om vooraf of tijdens te tewerkstelling van een medewerker en/of ingeschakelde derden een verklaring omtrent het gedrag bij opdrachtnemer op te vragen. Indien deze niet verstrekt kan worden kan opdrachtgever de medewerker onmiddellijk de toegang tot de gebouwen weigeren. Opdrachtnemer dient in dit geval de medewerker binnen twee werkdagen te vervangen tegen een minimaal gelijkwaardige medewerker en eventuele aantoonbare schade aan opdrachtgever te vergoeden. 3. Voor zover Opdrachtnemer in het kader van de Overeenkomst of Opdracht de beschikking heeft gekregen over gegevens en/of gegevensbestanden van Opdrachtgever, zal Opdrachtnemer ten aanzien van deze gegevens en/of gegevensbestanden, in aanvulling op de in lid 1 genoemde geheimhoudingsplicht, adequate fysieke en logische beveiligingsmaatregelen treffen om ongeautoriseerde toegang tot deze gegevens en/of gegevensbestanden te voorkomen. Artikel 24. Algemeen 1. Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden wordt vernietigd worden partijen geacht in plaats daarvan een rechtsgeldig beding te zijn overeengekomen waarvan de strekking zoveel mogelijk overeenstemt met de vernietigde bepaling. 2. Wijzigingen van de Opdracht of Overeenkomst zijn alleen geldig voorzover deze schriftelijk tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer zijn overeengekomen. Wijzigingen in of Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, Versie 24 maart 2010, DM 287754

3.

4.

5.

6. 7. 8.

Indien een wijziging naar het oordeel van de Opdrachtnemer gevolgen heeft voor nakoming van de Overeenkomst of Opdracht, is de Opdrachtnemer verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de Opdrachtgever hieromtrent uiterlijk binnen 8 werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk en onderbouwd te informeren. Indien deze gevolgen voor nakoming naar het oordeel van de Opdrachtgever ongegrond zijn, zal de wijziging onverkort worden doorgevoerd. Indien de Opdrachtnemer verzuimt Opdrachtgever tijdig te informeren over de in lid 2 genoemde gevolgen voor nakoming en dit voor Opdrachtgever tot aantoonbare schade leidt, is Opdrachtgever gerechtigd deze schade op de Opdrachtnemer te verhalen. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever enige vorm van publiciteit te geven aan de Opdracht, de Overeenkomst of de uitvoering daarvan. Op de Overeenkomst of Opdracht is het Nederlands recht van toepassing. Buitenlandse wetgeving en verdragen zoals het Weens Koopverdrag worden uitgesloten. Met betrekking tot de onderwerpen in de regeling waarin de Overeenkomst of Opdracht niet voorziet, gelden de gewone rechtsregelen. Indien het gestelde in deze algemene voorwaarden strijdig is met het gestelde in de Overeenkomst of Opdracht dan prevaleert het gestelde in de Overeenkomst of Opdracht.

Aldus vastgesteld door het College van Dijkgraaf en Hoogheemraden van het hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, d.d.24 april 2010


AGENDAPUNT 4 ONTWERP. Onderwerp: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Nummer: Voorstel

Recommend Documents