Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Gemeente Soest

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

2011 - 2 0 1 4

Versie Datum

2.9 16 december 2010

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING

3

1.1 1.2 1.3 1.4

aanleiding doel nut en noodzaak collegeprogramma

3 3 3 3

2

ONTWIKKELINGEN SINDS 2004

5

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

weten regelgeving drempelbedragen aanbestedingsdossier inkoopadviseur duurzaam inkopen besluitvorming bij aanbesteding Sociale aspecten

5 6 8 8 8 9 10

3

ERVARINGEN MET AANBEVELINGEN "AANBESTEDEN OPENBAAR"

11

4

BELEIDSKADERS INKOOP EN AANBESTEDING

13

5

BEGRIPPENLIJST

15

Bijlage 1:

Ervaringen met de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar".

Bijlage 2:

Beco-rapport "Duurzaam Inkopen in Soest; nulmeting"

versie 2.9 16-12-2010

1

Inleiding

1.1 aanleiding in 2004 is de nota "Inkoop en aanbestedingsbeleid" (Verseonnummer: 409752) vastgesteld voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten van de gemeente Soest. Sindsdien hebben zich verschillende veranderingen voorgedaan die van invloed zijn op het beleid op het gebied van inkoop en aanbesteding van de gemeente Soest. > > > > > >

>

>

>

Er is een nieuwe Europese richtlijn voor aanbestedingen gekomen (Richtlijn 2004/18/EG); Er is een nieuw aanbestedingreglement voor werken gekomen (ARV\/2005); Er is een rechtmatigheldstoets van de gemeentelijke uitgaven door de accountant ingevoerd; In 2005 heeft de Raad de Algemene Inkoopvoorwaarden aangenomen en deze verplicht gesteld bij alle aanbestedingen, uitgevoerd door de gemeente; Er is een groei van rechtszaken waar te nemen naar aanleiding van aanbestedingen (zowel landelijk als Europees); ln 2006 heeft de gemeenteraad een onderzoek laten uitvoeren door de rekenkamercommissie naar de manier waarop gemeente Soest aanbesteedt. Het onderzoeksrapport bevatte 18 aanbevelingen, die alle door de raad zijn overgenomen; Het college van B&W heeft op 19 december 2006 een Milieubeleidsverklaring 2007-2012 aangenomen over interne milieuzorg. Hiermee sluit gemeente Soest aan op het landelijke programma DBO (Duurzame Bedrijfsvoering Overheden) die als doelstelling heeft om in 2010 voor 50% en in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen; In 2008 heeft de rekenkamercommissie, in opdracht van de Raad, een vervolgonderzoek uigevoerd naar de naleving van de eerder uitgebrachte en door de Raad overgenomen aanbevelingen. Naar aanleiding van dit onderzoek zijn op vier punten aanscherpingen gedaan. Een nieuwe aanbestedingswet is in de maak.

De gevolgen van bovengenoemde ontwikkelingen voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente Soest zijn verwoord in voodiggende nota.

1.2 doel Doel van deze nota is het vaststellen van beleidsuitgangspunten voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Dit beleid wordt verder uitgewerkt in interne richtlijnen.

1.3 nut en noodzaak Rond aanbesteden spelen vele belangen. De gemeentelijke organisatie richt zich op een veelheid van externe publieke belangen en politieke en beleidsmatige doelstellingen en wil aan dit alles op een zo goed mogelijke wijze vormgeven. Daarnaast is aanbesteden gebonden aan strikte (Europese) regels, die het noodzakelijk maken de toepassing daarvan in de organisatie te borgen, In het kader van deze nota wordt het beleid rondom inkoop en aanbesteding als volgt omschreven: Het waarborgen van een hoge mate van integnteit, doelmatigheid, efficiëntie en transparantie van de inkoopfunctie van de gemeente Soest

1.4 collegeprogramma Het college heeft in haar collegeprogramma "Soest, waar iedereen meetelt" laten zien dat zij staan voor aandacht voor milieu en voor een transparante wijze van werken. In programma 4 Natuur en Milieu wordt stilgestaan bij het Duurzaamheidsplan 2010-2014 (Verseonnummer 713030).

Ais een belangrijke ambitie van het Duurzaamheidsplan wordt gemeld dat"... onze organisatie in 2015 klimaatneutraal is en dat dit onder meer wordt bewerkstelligd door duurzaam inkopen". versie 2.9 16-12-2010

3

Duurzaam inkopen is het rekening houden met milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten gaat het om thema's als kinderarbeid of mensenrechten. Het effect van deze aanpak is dat wanneer overheden naar deze producten, diensten en werken vragen, de markt sneller zal omschakelen naar een duurzame aanbod. Daarnaast heeft de gemeente een voorbeeldfunctie tegenover inwoners en bedrijven.

versie 2.9 16-12-2010

2 Ontwikkelingen sinds 2004 Het Soester inkoopen aanbestedingsbeleid uit 2004 was in essentie gericht op: ■ het volgen van weten regelgeving; " het toepassen van procedures; ■ het hanteren van drempelbedragen; ■ het introduceren van een aanbestedingsdossier; " het inzetten van tekenbevoegdheid/mandatering; ■ het inzetten van een inkoopadviseur. Op deze punten werd voorzien in regels en afspraken. Op elk van bovenstaande punten wordt weergegeven welke verandering heeft plaatsgevonden en wat er ten aanzien van het beleid wordt voorgesteld. Vervolgens wordt stilgestaan bij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie.

2.1 wet-en regelgeving In de nota uit 2004 werd reeds gesteld dat gemeente Soest de weten regelgeving op Europees en nationaal niveau altijd zal volgen. Gemeente Soest zal dit uiteraard ook de komende jaren blijven doen. De Europese richtlijnen zijn sinds 2004 in grote lijnen nog dezelfde. Het Europese aanbestedingsbeleid wordt geheel gevolgd voor opdrachten van werken, diensten en leveringen. Wel is er één nieuwe richtlijn voor aanbestedingen gekomen (Richtlijn 2004/18/EG) als ven/anging van de drie bestaande richtlijnen (voor Leveringen, Diensten en Werken apart). De verschillen tussen de oude richtlijnen en de nieuwe gezamenlijke richtlijn zijn echter vooral procedureel en niet zo zeer inhoudelijk. De nieuwe rechtlijn heeft geleid tot vereenvoudiging van de uitvoering. Ook is er sinds 2004 meer jurisprudentie beschikbaar gekomen, waardoor het handelen in de praktijk zich in sommige gevallen heeft aangepast. De en/aring is namelijk dat door marktpartijen steeds vaker de weg naar de rechtbank wordt gezocht. Het is daarom van belang om bij de interpretatie van de Europese richtlijnen uit te gaan van een zo groot mogelijke haalbaarheid en rechtmatigheid. Dit kan bijvoorbeeld met zich meebrengen dat er gekozen wordt voor een wat zwaardere procedure of dat er gekozen wordt voor het inzetten van een gespecialiseerde aanbestedingsjurist. De interpretatie van de complexe Europese weten regelgeving leidt, onder invloed van jurisprudentie, sneller tot juhdische procedures. Daarom speelt de gemeente Soest bij twijfel in de aanbestedingsprocedure zo veel mogelijk op safe door weg te blijven van de grenzen van de wet en, waar nodig een second opinlon te vragen aan een gespecialiseerde aanbestedingsjurist Op nationaal niveau bestond in 2004 nog geen wetgeving. Dat is in grote lijnen nog steeds het geval. Wel is sinds februari 2010 de wet WIRA van kracht. Deze wet regelt de manier waarop overheden moeten omgaan met veriiezende partijen na een aanbesteding en hoe die partijen worden geïnformeerd. Verder wordt al meer dan driejaar gewerkt aan een nationale aanbestedingswet. Deze is al eens gesneuveld in de Eerste kamer en is nu aan een tweede ronde bezig. De venwachting is dat deze nieuwe wet in 2011 zal worden aangenomen. Gemeente Soest volgt dan uiteraard ook deze nieuwe wet en zal waar nodig de handelwijze daarop aanpassen. Sinds 2004 hebben de volgende wijzigingen plaatsgevonden in weten regelgeving. Deze zijn inmiddels standaard worden in alle aanbestedingen: ■

Het Besluit Aanbestedingsreglement Overheden (kortweg Bao, een richtlijn die is afgeleid van de Europese aanbestedingsrichtlijnen).

■

De ARW-2005 (Algemene Richtlijn Werken 2005) (zie hiervoor ook de behandeling van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie, punt 11)

Tenslotte is sinds 2005 de accountant wettelijk verplicht om de rechtmatigheid van aanbestedingen te controleren en daarover te rapporteren. versie 2.9 16-12-2010

£

Soest volgt de Europese en nationale wetgeving in haar inkoopen aanbestedingsprocedures.

2.2 drempelbedragen Europese drempelbedragen Wanneer de totale contractwaarde (excl. BTW) van een aanbesteding boven het Europese drempelbedrag voor de betreffende categorie uitkomt, is Europese aanbesteding verplicht. Het verioop van de Europese drempelwaarden zag er in de afgelopen jaren als volgt uit:

Per 1-1-2004 1-1-2006 1-1-2008 1-1-2010 n.b.:

Europese drempel voor diensten en leveringen

Europese drempel voor werken

€ € € €

€ € € €

236.000,00 211.000,00 206.000,00 193.000,00

5.923.000,00 5.278.000,00 5.150.000,00 4.845.000,00

Bij het aanbesteden van diensten is er een groep diensten, die anders mag worden behandeld. Deze "vrijgestelde diensten" behoeven niet volgens de Europese procedures te worden aanbesteed, maar een melding vooraf naar de EU en een melding achteraf naar de EU, waarin de gegunde partij wordt genoemd, volstaat. Zij moeten dan wel aan de volgende twee voonwaarden voldoen: 1) De dienst moet voorkomen in de lijst "bijlage 2B" van de Europese richtlijn (en wordt daarom ook wel "2B-dienst" genoemd. De diensten op deze lijst hebben als kenmerk, dat zij in het algemeen een nationaal karakter hebben, zoals b.v. onderwijsdiensten); 2) Er mag geen grensoverschrijdend belang zijn. Dit houdt in, dat de aanbestedende dienst lokaal of regionaal gebonden moet zijn (gemeente, provincie of regionaal samenwerkingsverband) en niet aan de buitengrenzen van het land mag liggen. Gemeente Soest voldoet per definitie en door jurisprudentie aan voonwaarde 2 door de afstand tot de buitengrens van Nederiand. Per aanbesteding van een dienst behoeft gemeente Soest dus alleen vast te stellen of aan voonwaarde 1) wordt voldaan om de conclusie te trekken dat er sprake is van een "vrijgestelde dienst". In dat geval wordt dus slechts 2twee maal eene melding naar de EU gedaan, ongeachte de geraamde hoogte van de aanbesteding.

In 2004 waren de drempelbedragen voor Europees aanbesteden beduidend hoger. Deze drempelbedragen worden per 1 januari van elk even jaartal opnieuw vastgesteld. Gezien de koersontwikkeling van de euro ten opzichte van diverse andere muntsoorten heeft dit geleid tot telkens weer een verlaging van de drempelbedragen. Soest hanteert de Europese drempelbedragen in haar Inkoop- en aanbestedingsprocedures. Soester drempelbedragen Gemeente Soest heeft in 2004 het volgende uitgangspunt genomen: wanneer bij een aanbesteding de contractwaarde boven de € 25.000,- uitkomt, wordt er melding van die aanbesteding gedaan bij de inkoopadviseur. Deze werkwijze heeft goede ervaringen opgeleverd en vormt een bijdrage aan de efficiency en transparantie van de Soester aanbestedingen. Bij de aanbestedingen tussen de € 25.000,- en de € 50.000,- wordt nu zo veel mogelijk gestreefd naar meen/oudig onderhands aanbesteden, maar uitzonderingen zijn mogelijk (met name als men de markt goed kent en wanneer het uitbreidingen van bestaande zaken betreft, zoals regelmatig gebeurt bij ICT). Verder wordt bij het aanbesteden van werken en vrijgestelde diensten onder de € 500.000, drie tot vijf offertes aan de markt gevraagd. In de praktijk worden daarbij de volgende bandbreedtes gehanteerd: aanbestedingsbedrag boven € 25.000 € 25.000 - € 50.000 €50.000-6 150.000 €150.000-€250.000 € 250.000 - € 500.000 boven € 500.000 versie 2,9 16-12-2010

soort aanbesteding

handelswijze

Werk; dienst en levering Werk; dienst en levering Werk; dienst en levering Werk dienst en levering tot € 193,000 Werk Werk tot € 4.845.000 en vrijgestelde dienst

melden aan inkoopadviseur meervoudig onderhands aanbesteden minimaal 3 offertes minimaal 4 ofl'ertes minimaal 5 offertes nationaal aanbesteden

De drempel voor Europees aanbesteden van Werken lag in 2006 in de buurt van vijf miljoen euro. Aangezien een werk met een geschat aanbestedingsbedrag van vijf miljoen euro bij de gemeente Soest zelden of nooit voorkomt, heeft de rekenkamercommissie in 2006 de aanbeveling gedaan een eigen drempelbedrag te introduceren voor Werken. Deze drempel is ingevoerd en houdt in dat werken met een geschat aanbestedingsbedrag vanaf € 500,000,- nationaal worden aanbesteed (werkwijze lijkt sterk op Europees aanbesteden, maar melding en publicatie geschiedt niet Europees, maar landelijk). De en/aring met de hoogte van dit drempelbedrag blijkt in de praktijk in te houden dat er een gerede kans is, dat hierdoor een onbekende aannemer (dus niet voorkomend op onze groslijst) de opdracht gegund krijgt. Gevolg daarvan is, dat er een beduidend grotere inspanning wordt gevraagd van de medewerkers van gemeente Soest, die belast zijn met controles tijdens de uitvoering van het werk . Met name bij werken tussen de € 500.000 en de € 1.000.000 is de verhouding tussen grotere inspanning en het relatieve voordeel van de kans op een nog scherpere aanbieding uit een nationale aanbesteding t.o.v. een meervoudig onderhandse aanbesteding eerder nadelig dan voordelig. Als voorbeeld noemen we hier de herinrichting van de Middelwijkstraat. Ook het Aanbestedingsinstituut Bouw en Infra beschrijft in hun nieuwste publicatie "Behendig in aanbesteden", november 2010, het volgende: "Op grond van de beleidsregels Aanbesteding van Werken 2005 (BAW2005), zoals vastgesteld door de bouwministehes, zijn de aanbestedende diensten van het rijk verplicht om werken van een geraamde waarde van meer dan 1,5 miljoen doormiddel van een openbare aankondiging op de markt te brengen. Voor decentrale overheden gelden deze beleidsregels niet In beginsel zijn zij dan ook vrij om onderde Europese drempel te bepalen of zij openbaar, al dan niet met voorselectie, wensen aan te besteden Het Aanbestedingsinstituut Is van mening dat als de drempel van €1,5 miljoen passendis bij RIjksprojecten, deze drempel ook het uitgangspunt zou moeten zijn bij decentrale projecten. Het openbaar aanbesteden van projecten met een kleinere omvang leidt tot een wanverhouding tussen de omvang van de opdrachten de maatschappelijke kosten van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer(s) samen, die voorde aanbesteding gemaakt moeten worden". Deze onbalans tussen de grootte van de inspanning en mogelijk te behalen voordeel bij nationaal openbaar aanbesteden wordt opgeheven door de introductie van de volgende bandbreedte in de drempelbedragen: Aanbestedingen van een werk met een geschat aanbestedingsbedrag van meer dan € 500.000 maar niet meer dan € 1.000.000 worden onderhands aanbesteed, (met zo mogelijk gebruikmaking van de grolijst), waarbij minimaal 7 offertes worden gevraagd. Aanbestedingen van een werk met een geschat aanbestedingsbedrag van meer dan € 1.000.000 worden altijd nationaal openbaar aanbesteed. Door uitbreiding van de Soester regels op het gebied van "vrijgestelde diensten" en de introductie van de bandbreedte voor werken tussen € 500.000 en € 1.000.000 ontstaat de volgende tabel met bandbreedtes: aanbestedingsbedrag

soort aanbesteding

handelswijze

boven € 25.000 € 25.000 - € 50.000 €50.000-€150.000 €150.000-€250.000

Werk; dienst en levering melden aan inkoopadviseur Werk; dienst en levering meervoudig onderhands aanbesteden Werk; dienst en levering minimaal 3 offertes Werk en vrijgestelde dienst, minimaal 4 offertes dienst en levering tot € 193.000 minimaal 5 offertes € 250.000 - € 500.000 Werk en vrijgestelde dienst €500.000-€1.000.000 Werk en vrijgestelde dienst minimaal 7 offertes boven € 1.000.000 Werk tot € 4.845.000 nationaal aanbesteden en vrijgestelde dienst n.b.: onder de tabel met Europese drempelbedragen wordt verklaard wat wordt verstaan onder een "vrijgestelde dienst" Deze bandbreedtes hebben goede ervaringen opgeleverd en vormen een bijdrage aan de efficiency en transparantie van de Soester aanbestedingen.

In Soest wordt een aanbesteding met een contractwaarde tot € 25.000 gemeld blj de Inkoopadviseur Aanbestedingen tussen €25.000 en €50.000 worden onderhands aanbesteed en aanbestedingen tussen €50.000 en € 1.000.000 kennen een minimaal aantal aan te vragen offertes. Werken met een geschat aanbestedingsbedrag vanaf € 1.000.000,- worden nationaal aanbesteed. Voor aanbestedingen tussen € 500.000 en € 1.000.000 geldt dat minimaal 7 offertes moeten worden gevraagd. Afwijkingen op de. Soester regels zijn alleen mogelijk door een voorstel aan het college, waarbij de argumenten voor de afwjking van zowel de aanbestedende afdeling als die van de inkoopadviseur worden vermeld.

versie 2.9 16-12-2010

2.3 aanbestedingsdossier In Soest wordt gewerkt met een gestandaardiseerde structuur voor elk aanbestedingsdossier. Daardoor bevat elk aanbestedingsdossier alle informatie die nodig is om verantwoording over de gevolgde werkwijze te kunnen afleggen bij iedere vorm van controle (van interne controle t/m inzage vanuit de WOB en bij mogelijke rechtszaken). Na aanvankelijke aanloopproblemen bij de naleving van de structuur, blijkt de werkwijze in de praktijk inmiddels prima te voldoen. Ook de verplichtingen voortvloeiend uit de nieuwe wet WIRA worden goed nageleefd met de ingevoerde dossierstructuur In Soest gelden regels voor dossier-opbouw met als belangrijkste doelstelling het te allen tijde verantwoording kunnen afleggen over de gevolgde werkwijze bij een aanbesteding.

2.4 inkoopadviseur In 2004 was de kern van de rol van de inkoopadviseur: 1. scherpere prijzen te bewerkstelligen; 2. bewaken dat wordt voldaan aan weten regelgeving door inzet van kennis en ervaring bij complexere aanbestedingen. Op het punt van "scherpere prijzen" is bij het uitkomen van het adviesrapport met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie door de Raad de taakstelling Inkoop vastgesteld. Deze taakstelling is ruimschoots gehaald. Mede vanuit de aanbevelingen van de rekenkamercommissie (2006) zijn aan de rol en verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur enkele onderdelen toegevoegd: 3. rechtmatigheid van elke aanbesteding tijdens de aanbesteding. De regulier controles achteraf (eerst van de controller en daarna door de accountant) dienen de rechtmatigheid dan alleen nog te bevestigen. 4. controle vanuit het financiële systeem op de naleving van de wetgeving over splitsen en samenvoegen van opdrachten. Aan de hand van de resultaten van deze controle kan tijdig bijgestuurd worden. In de afgelopen jaren is de inkoopadviseur ingezet voor: 5. adviseren en infomeren van afdelingsmedewerkers, die structureel of incidenteel met inkoop en aanbesteding te maken hebben (vraagbaakfunctie); 6. opstellen van een afdelingsoverstijgend inkoopjaarplan. Hiermee wordt zichtbaar gemaakt wanneer bepaalde capaciteit nodig is, zowel van de inkopende afdeling als van de inkoopadviseur. Vanuit dit overzicht kunnen ook termijnen worden bewaakt zodat tijdnood wordt voorkomen. 7. bevorderen (waar mogelijk en noodzakelijk) van ambtelijke samenwerking met gemeenten in de regio. Hiertoe vinden enkele malen per jaar afstemmingsbijeenkomsten met buurgemeenten plaats en kan tijdig intern worden afgestemd of samenwerking is gewenst. De • • ■ " ■ • •

rol en bevoegdheden van de inkoopadviseur richten zich op de volgende onden/verpen: een zo goed mogelijke kwaliteit en daarbij zo scherp mogelijke prijzen; nakoming van weten regelgeving ta.v. inkoop en aanbesteding; controle van de rechtmatigheid tijdens aanbesteding en hierop tijdig bijsturen; controle of de wetgeving ta.v. splitsen en samenvoegen van opdrachten wordt nageleefd en voorstellen ter verbetering doen; adviseren en informeren van de inkopende afdelingen; opstellen en bewaken van een gemeentelijk inkoopjaarplan; bevorderen van samenwerking op gebied van Inkoop en aanbesteding.

2.5 duurzaam inkopen "Duurzaam inkopen" heeft al meer dan 10 jaar de nodige aandacht gekregen bij gemeente Soest. Zo heeft Soest in 2001 de "duurzaaminkopen prijs" van het Ministerie van VROM gewonnen. In "Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2004" is het duurzaam inkopen gering belicht geweest. Soest kon in die jaren nog maar zeer beperkt gebruik maken van landelijk draagvlak en gestelde kaders. Inmiddels heeft op landelijk niveau al veel standaardisatie plaatsgevonden. Binnen gemeente Soest hebben sinds 2004 de volgende ontwikkelingen plaatsgevonden: • Het college van B&W heeft op 19 december 2006 een Milieubeleidsverklaring 2007- 2012 aangenomen over interne milieuzorg. Deze beleidsverklaring is op 12 februari 2007 publiekelijk ondertekend. Daarmee heeft gemeente Soest versie 2,9 16-12-2010

8

•

•

zich verbonden aan de inspanningsverplichting om in 2010 voor 50% duurzaam in te kopen en in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen. In de tweede helft van 2009 heeft gemeente Soest meegedaan aan het project DUIK II (DUurzaam InK open, T tranche). Acht gemeenten uit de regio (onder regie van het Sen/icebureau Gemeenten en met medewerking en subsidie van de provincie Utrecht) hebben aangegeven dat zij hun inkopen en aanbestedingen in de komende jaren zo duurzaam mogelijk willen verrichten. Een belangrijk element daarbij was het bepalen op welke wijze duurzaamheid wordt gemeten. De gemeenten binnen het project DUIK II hebben een nulmeting uitgevoerd over de inkopen en aanbestedingen over het jaar 2008 vanuit de vraag in hoeverre deze als duurzaam zijn aan te merken. Uit deze nulmeting (uitgevoerd door Beco^) blijkt dat de gemeente Soest al heel goed op weg is met Duurzaam Inkopen en Aanbesteden en zelfs veruit als beste scoort van de acht deelnemende gemeenten in het DUIK II project. Overigens geeft dit geen enkele garantie voor scores voor de komende jaren, aangezien de nieuwe meetmethode er van uit gaat dat alleen alle aanbestedingen in enig kalenderjaar meetellen voor de score, leder begint dus elk jaar weer met een blanco score. In 2010 heeft de raad ook het Duurzaamheidsplan 2010 - 2014 aangenomen. Een belangrijke ambitie van het Duurzaamheidsplan is dat".,, onze organisatie in 2015 klimaatneutraal is en dat dit onder meer wordt bewerkstelligd door duurzaam inkopen".

Ter ondersteuning van de gemeenten bij het invoeren van duurzaam inkopen is een centrale rol weggelegd voor Agentschap.nl (voorheen SenterNovem). Agentschap.nl is het instituut dat de standaard criteria (eisen en wensen) t.a.v. duurzaamheid bij aanbestedingen opstelt en beheert. Bij gemeente Soest zijn deze eisen en wensen per categorie voor iedereen toegankelijk op de Q-schijf

(Q:\Algemeen/Inkoop en aanbestedingXDuurzaam inkopen\Criteria Agentschap nl). Door de hier genoemde eisen bij een aanbesteding toe te passen mag deze aanbesteding bij monitoring als "duurzaam" worden gekenmerkt. Aangezien gemeente Soest streeft naar 100% duurzaam aanbesteden in 2015, is het uitgangspunt om de eisen van Agentschap.nl altijd toe te passen. De door Agentschap.nl genoemde wensen mogen ook worden toegepast, maar zijn niet van invloed op het al dan niet kenmerken van de aanbesteding als "duurzaam" voor de monitoring. Argumenten voor een uitzondering op het hanteren van deze standaard werkwijze kunnen zijn: (sterk) hogere prijs ■ beperkte beschikbaarheid van materialen Het staat gemeente Soest uiteraard vrij om aan bovengenoemde eisen en wensen nog eigen eisen en/of wensen toe te voegen. Dit beïnvloedt de duurzaamheidsmonitoring verder niet. De en/aringen van de afgelopen jaren (bij gemeente Soest maar ook landelijk) laten zien, dat leveranciers al fors inspelen op de veranderende vraag van overheden en dit effect is nog groeiende! Dat wil zeggen dat de leveranciersmarkt beïnvloedt kan worden door gezamenlijk de vraag te veranderen!). Alle aanbestedingen van de gemeente Soest hebben als uitgangspunt, de eisen van duurzaam inkopen, zoals verwoord door Agentschap.nl (SenterNovem) te hanteren in de aanbestedingsstukken. Elke uitzondering hierop dient vooraf de goedkeuring te hebben van het college van B&W. Hierdoor worden deze aanbestedingen volgens de landelijke monitor gekenmerkt als "duurzaam". De gemeente Soest voldoet op deze wijze aan de doelstellingen uit het Duurzaamheidsplan 2010-2014. Waar mogelijk worden ook de wensen, zoals venNoord door Agentschap.nl (SenterNovem) gehanteerd in de aanbestedingsstukken.

2.6 besluitvorming bij aanbesteding Wettelijk is bepaald dat bij Europese en nationale aanbestedingen nauwkeurig wordt aangegeven en gepubliceerd, welke keuzes bij een aanbesteding zijn gemaakt. Daarbij gaat het om inzicht in keuzes zoals: • wat is er nodig? • welke bedrijven kunnen dat leveren? • welke voonwaarden stellen wij daarbij? • voor hoelang gaan we een contract aan? • met welke andere gemeenten kunnen we samenwerken?

Enkele conciusies uit het Beco-rapport 2009 (heeft betrekking op de aanbestedingen uit 2008): "gemeente Soest koopt voor ongeveer 64% duurzaam in. "Kennis en beleid van duurzame inkoop zijn in Soest uitstekend geborgd. Zowel decentrale inkopers als de inkoopadviseur zijn uitstekend op de hoogte van de mogelijkheden van duurzaam inkopen." "De houding ten opzichte van duurzame inkoop in Soest is als positief te beschouwen. Dit geldt vooralle afdelingen." versie 2,9 16-12-2010

De transparantie van de keuzes brengt met zich mee dat het moeizaam zo niet onmogelijk is, om gedurende de aanbestedingsprocedure op eerdere keuzes terug te komen. Er is sinds 2004 in een veel sterkere mate sprake van juridisering van de aanbestedingstrajecten. Meer dan voorheen worden de essentiële keuzes, die bij een aanbesteding spelen aan het begin van het aanbestedingstraject gemaakt, Bestuuriljke verantwoordelijkheid voor de inkoopprocessen (niet de inhoudelijke verantwoordelijkheid) ligt bij de verantwoordelijke portefeuillehouder voor financiële zaken. De bevoegdheid tot het gunnen van werken, leveringen en diensten namens de gemeente is deels gemandateerd aan de directie en daarvandaan naar het afdelingshoofd. De inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder wordt altijd tijdens de voorbereidingsfase geïnformeerd over inkoopen aanbestedingsprocedures en de te maken keuzes hierin (b.v, financiële risico's, aangaan van verplichtingen). Tevens worden dan ook afspraken gemaakt over de rol van de portefeuillehouder tijdens de uitvoering van de aanbesteding en de momenten waarop de portefeuillehouder wordt geïnformeerd over de voortgang. Uiteraard zal bij de meeste aanbestedingen aan het eind van het aanbestedingstraject nog een formeel besluit van het college van B&W plaatsvinden. Bij de mandatering is gezocht naar de balans tussen de integrale verantwoordelijkheid van de afdeling en de noodzakelijke functiescheidingen. Het vertrouwen en de mate van betrokkenheid vormen de basis bij de mandatering. Het college gunt als het een werk betreft van > €2,000,000; de directie gunt als het een opdracht betreft tussen >€500,000 - <€2,000.000; het afdelingshoofd gunt als het een opdracht betreft <€500.000. Binnen een aanbestedingsprocedure kan voor efflency, doelmatigheid en tijdswinst gebruik gemaakt worden van het mandaatbesluit. Bestuuriljke verantwoordelijkheid voor de inkoopprocessen (niet de inhoudelijke verantwoordelijkheid) ligt bij de verantwoordelijke portefeuillehouder voor financiële zaken. De inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder wordt altijd tijdens de voorbereidingsfase geïnformeerd over inkoopen aanbestedingsprocedures en de im- en expliciete keuzes hierin, zoals de balans tussen de duurzaamheldscriteria en de mogelijke meerkosten daarvoor. De bevoegdheid tot het gunnen van werken, leveringen en diensten namens de gemeente is vanuit het college deels gemandateerd aan de directie en daan/andaan naar het afdelingshoofd. Het college gunt als het een werk betreft van > €2.000.000; de directie gunt als het een opdracht betreft tussen >€500.000 - <€2.000.000; het afdelingshoofd gunt als het een opdracht betreft <€500.000.

2.7 Sociale aspecten Gemeente Soest neemt deel in het Regionaal sociaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort en omgeving (RWA). Om haar doelstellingen te ven/vezenlijken heeft het RWA een bedrijvengroep Amfors, waaronder diverse werkmaatschappijen hangen, zoals Mailfors, Cleanfors en Greenfors. Bij het aanbesteden van diensten bestaat de mogelijkheid om een dienst alleen open te stellen voor WSW-bedrijven zoals de bedrijvengroep van Amfors. Hieraan worden dan wel bepaalde voorwaarden gesteld. De uitleg van deze voora/aarden levert nogal eens interpretatieverschillen op en zijn dan ook regelmatig ondenwerp van een juridisch meningsverschil. Bovenstaande levert echter ook vaak de mogelijkheid om bij het aanbesteden van een dienst rekening te houden met de deelname van gemeente Soest in RWA/Amfors door een opdracht direct quasi in te besteden of alleen open te stellen voor WSW-bedrijven. Bij aanbesteding van diensten, neemt gemeente Soest, waar mogelijk in overweging gebruik te maken van de optie om een dienst zodanig aan te besteden, dat deze alleen opengesteld wordt voor WSW-bedrijven. Naast bovenstaande mogelijkheden overweegt gemeente Soest bij elke aanbesteding van een dienst als mogelijk kwaliteitscriterium of extra kwaliteitspunten worden gegeven als bedrijven kunnen aantonen, dat zij een extra inspanning leveren om mensen met een uitkering in dienst te nemen en te houden. Tevens vraagt Soest, waar mogelijk, bij het aanbesteden van werken, aan aannemers naar hun bereidheid om cliënten van de afdeling Werk ervaring op te laten doen en deze vervolgens waar mogelijk daarna in dienst te nemen.

versie 2.9 16-12-2010

10

3 Ervaringen met aanbevelingen "Aanbesteden Openbaar" In 2006 heeft de rekenkamercommissie in opdracht van de Raad een onderzoek uitgevoerd naar de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkoop en aanbesteding bij gemeente Soest. Als resultaat van dit onderzoek zijn 18 aanbevelingen gedaan. De Raad heeft vervolgens in april 2006 besloten om deze 18 aanbevelingen over te nemen en is daarmee vastgesteld beleid. Begin 2008 is een onderzoek uitgevoerd door de rekenkamercommissie naar de opvolging van de overgenomen aanbevelingen. Uit dit ven/olgonderzoek kwam naar voren dat bij vier aanbevelingen nog geen volledige implementatie had plaatsgevonden. In de navolgende periode zijn ook deze vier aanbevelingen in de organisatie geïmplementeerd. Onderstaand volgen nu de 18 aanbevelingen met daarbij vermeld wat de status is en wat de ervaringen in de afgelopen jaren zijn geweest, 1.

Het drempelbedrag voor nationaal aanbesteden van weri<en vast te stellen op € 500.000. Deze regel werkt sinds 2006, maar geeft naast praktische bezwaren ook een zekere onbalans tussen de grootte van de extra inspanning en een mogelijk te behalen voordeel bij nationaal openbaar aanbesteden. Op dit punt is reeds dieper ingegaan bij de behandeling van de Soester drempelbedragen in paragraaf 2,2,

2.

Met ervaringsdeskundigen uit de eigen regio bespreken wat de voor- en nadelen zijn van openbaar aanbesteden. Het is leerzaam voor Soest om met ervaringsdeskundigen uit de eigen regio te bespreken wat de voor- en nadelen zijn van openbaar aanbesteden. Deze kennisuitwisseling kan er tevens toe bijdragen dat de benodigde aanpassing van de procedures voor de grotere werken met minder inspanning tot stand kunnen komen. In de afgelopen jaren is enkele malen besproken met buurgemeenten. De ambtelijke samenwerking met buurgemeenten wordt gezocht zodat planningen tijdig afgestemd kunnen worden. Dit blijkt nuttig en leerzaam te zijn en soms ook daadwerkelijk te leiden tot een gezamenlijk aanbestedingstraject. Overigens heeft gemeente Amersfoort inmiddels het drempelbedrag van € 100.000 voor het nationaal aanbesteden van werken verhoogd naar € 400.000,

3.

Opnemen van nacalculaties bij aanbestedingen van werken, zodat de grote afwijkingen tussen voor- en nacalculatie vergeleken kunnen worden. Dit is standaard onderdeel van het aanbestedingsdossier inclusief verantwoording van verschil tussen directieraming en offerteprijs en tussen offerteprijs en uiteindelijke kosten. Dit werkt naar tevredenheid,

4.

Selectiecriteria opstellen voor opname van bedrijven op de groslijst voor weri<en. Dit is gebeurd en werkt naar tevredenheid (overigens alleen voorwerken in de wegen-sector, incl. grond- en rioolwerken).

5.

Als sprake Is van een mogelijke Bibob toetsing als onderdeel van de aanbestedingsprocedure, dit vooraf vermelden In de stukken. Dit wordt gedaan, indien van toepassing. Overigens wordt vaker de mogelijkheid van toetsing door een VOG-rp verklaring vaker gehanteerd. Ook dit wordt vooraf vermeld in de stukken. Een VOG-rp verklaring is een schriftelijke Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen, waarmee een rechtspersoon zijn integriteit kan tonen aan partners, bedrijven en overheden.

6.

Het invoeren van een checklist voor dossiervorming. Dit is ingevoerd en werkt naar tevredenheid en wordt ook gehanteerd bij de rechtmatigheidcontroles.

7.

Onderscheid maken In selectie- en gunningcriteria in de standaardbestekken en betere en duidelijker selectiecriteria formuleren. Dit is doorgevoerd en werkt naar tevredenheid. Steeds vaker wordt dit gehanteerd om een gescheiden selectie- en gunningsfase uit te voeren (werkbesparend voor zowel gemeente als aanbiedende partijen).

8.

Voor alle aanbestedingen een inschrijftermijn voor de leveranciers hanteren die overeenkomt met de regelgeving. Dit is ingevoerd.

9.

In de weri<wijze borgen dat in overeenstemming met het aanbestedingsbeleid alle Inkopen boven de €25.000 aan de Inkoopadviseur worden gemeld. Dit is ingevoerd en uit controle blijkt dat dit goed wordt nageleefd.

10. De directieramingen In het aanbestedingsdossier archiveren en zichtbaar maken, Inclusief meer- en minderwerk en verklaring van afwijkingen. Dit is standaard onderdeel van het aanbestedingsdossier inclusief verantwoording van verschil tussen directieraming en offerteprijs en tussen offerteprijs en uiteindelijke kosten (zie ook punt 3). versie 2,9 16-12-2010

11

Hef MT, College van B&Wende Raad een beslissing laten nemen over het wel of niet toepassen van de ARW 2005 in plaats van de UAR 2001. ARW2005 is in Soest standaard werkwijze, overigens bij nagenoeg alle Nederlandse gemeenten. Wel is gebleken dat er een spanningsveld is ontstaan door het besluit van de Raad in 2005, op advies van de rekenkamercommissie, om de Algemene Inkoopvoonwaarden (AlV) van gemeente Soest verplicht te stellen bij alle aanbestedingen (behoudens uitzonderingen). Bij het gebruik van de ARW2005 in combinatie met de AlV van gemeente Soest blijken in specifieke gevallen overiappingen en tegenstellingen op te treden. Het is daarom goed om een specifieke AlV voor werken te maken als een samenvatting uit de algemene Soester AlV, waarin deze overiappingen en tegenstellingen zijn weggenomen. Een set Algemene Inkoopvoorwaarden specifiek voor weri<en opstellen. De huidige Algemene Inkoopvoorwaarden dan beperi<en tot aanbestedingen van leveringen en diensten. 12. Voor de selectie van uit te nodigen leveranciers uit de groslijst duidelijke criteria vastleggen. De opgestelde lijst met uit te nodigen leveranciers opnemen in het dossier De criteria voor de selecfie van leveranciers liggen vast en in 2010 heeft actualisering van de groslijst plaatsgevonden, 13. De taken van de concerncontroller zo snel mogelijk Invullen en continuïteit bieden voorde organisatie. De concerncontroller controleert jaariijks de rechtmatigheid van aanbestedingen. Vervolgens wordt dit weer gecontroleerd door de accountant, 14. Uitbreiding rol concern controller uihroerende werkzaamheden betreffende controle op aanbestedingen duidelijk hier neerieggen. Intern een jaariljks terugkerend rechtmatigheidonderzoek invoeren op het gebied van aanbestedingen. Dit is ingevoerd (zie ook punt 13). 15. Het roulatiesysteem van lokale leveranciers bij gebruik van de groslijst uitbreiden naar de regio. Deze werkwijze is inmiddels ingevoerd. 16. De betrokkenen bij dit onderzoek hebben in de reactie bij de wederhoor aangeven de hiervoor genoemde aanwijzingen over te nemen. Over bijvoorbeeld een halfjaar een ven/olgonderzoek door de controller laten uitvoeren om dit vast te kunnen stellen. De implementatie van de aanbevelingen is in 2008 ook getoetst door de rekenkamercommissie zelf. 17. Het onderscheid aangeven tussen 1-A Diensten en 1-B Diensten en dit beleid definitief vast laten stellen. Per 1-1-2006 is er geen verschil meer in de voorgeschreven drempelbedragen voor Europees aanbesteden van 1-A en 1-B diensten. Overigens heten deze diensten inmiddels 1-A en 1-B diensten, in navolging van de Europese wetgeving. 18. Een structurele werkwijze Invoeren bijvoorbeeld door begrotingsanalyse om Europese aanbestedingen van diensten op te sporen en het missen daarvan te voori
versie 2,9 16-12-2010

12

4 Beleidskaders inkoop en aanbesteding In voorgaande hoofdstukken is ingegaan op de wettelijke verplichtingen die gelden voor inkoopen aanbestedingsprocedures en is er ingegaan op de ontwikkelingen op het gebied van de inkoopen aanbesteding sinds 2004, Daarnaast is er stilgestaan bij de ervaringen die opgedaan zijn in het werken met de aanbevelingen zoals die gedaan zijn door de rekenkamercommissie in 2006, De conclusies die in de verschillende hoofdstukken zijn aangegeven, zijn in dit hoofdstuk samengebracht en vormen tezamen de beleidskaders voor het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Soest, Het beleid rondom inkoop en aanbesteding als volgt omschreven: Het waarborgen van een hoge mate van integriteit, doelmatigheid, efficiëntie en transparantie van de Inkoopfunctie van de gemeente Soest Het inkoopen aanbestedingsbeleid wordt uitgevoerd binnen de volgende kaders:

/,

Soest volgt de Europese en nationale wetgeving in haar inkoopen aanbestedingsprocedures.

2.

Soest hanteert de Europese drempelbedragen In haar inkoopen aanbestedingsprocedures. De interpretatie van de complexe Europese weten regelgeving leidf onder invloed van jurisprudentie, sneller tot juridische procedures. Daarom zoekt de gemeente Soest niet de grenzen van de wet op in een aanbestedingsprocedure en laat zich waar nodig adviseren dooreen gespecialiseerde aanbestedingsjurist

4.

De raad heeft in 2006 besloten de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar" van de rekenkamercommissie over te nemen. ZIJ zijn daarmee vastgesteld beleid. Alle aanbevelingen zijn geïmplementeerd.

Bestuuriljke verantwoordelijkheid voor de inkoopprocessen (niet de Inhoudelijke verantwoordelijkheid) ligt bij de verantwoordelijke portefeuillehouder voor financiële zaken.

De inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder wordt altijd tijdens de voorbereidingsfase geïnformeerd over Inkoop- en aanbestedingsprocedures en de im- en expliciete keuzes hierin, zoals de balans tussen duurzaamheldscriteria en de mogelijke meeri
De bevoegdheid tot het gunnen van werken, leveringen en diensten namens de gemeente is vanuit het college deels gemandateerd aan de directie en daarvandaan naar het afdelingshoofd. Het college gunt als het een werk betreft van > €2.000.000; de directie gunt als het een opdracht betreft tussen >€ 500.000 - <€2.000.000; het afdelingshoofd gunt als het een opdracht betreft <€500.000.

In Soest wordt een aanbesteding met een contractwaarde tot € 25.000 gemeld blj de inkoopadviseur Aanbestedingen tussen €25.000 en €50.000 worden onderhands aanbesteed en aanbestedingen tussen €50.000 en € 1.000.000 kennen een minimaal aantal aan te vragen offertes. Weri<en met een geschat aanbestedingsbedrag vanaf € 1.000.000,- worden nationaal aanbesteed. Voor aanbestedingen tussn € 500.000 en € 1.000.000 geldt dat minimaal 7 offertes moeten worden gevraagd. Afwijkingen op de Soester regels zijn alleen mogelijk door een voorstel aan het college, waarbij de argumenten voor de afwjking van zowel de aanbestedende afdeling als die van de inkoopadviseur worden vemneld.

In Soest gelden regels voor dossier-opbouw met als belangrijkste doelstelling het te allen tijde verantwoording kunnen afleggen over de gevolgde weri<wijze blj een aanbesteding.

versie 2,9 16-12-2010

13

10. Een set Algemene Inkoopvoon/vaarden specifiek voorwerken opstellen. De Algemene Inkoopvoorwaarden dan beperi<en tot aanbestedingen van leveringen en diensten.

//, Alle aanbestedingen van de gemeente Soest hebben als uitgangspunt de eisen van duurzaam inkopen, zoals verwoord door Agentschap.nl (SenterNovem) te hanteren in de aanbestedingsstukken. Elke uitzondering hierop dient vooraf de goedkeuring te hebben van het college van B&W. Hierdoor worden deze aanbestedingen volgens de landelijke monitor gekenmed
12. De rol en bevoegdheden van de Inkoopadviseur In Soest richten zich op de volgende onderwerpen: een zo goed mogelijke kwaliteit en daarbij zo scherp mogelijke prijzen; nakoming van weten regelgeving t.a.v. inkoop en aanbesteding; controle van de rechtmatigheid tijdens aanbesteding en hierop tijdig bijsturen; controle of de wetgeving ta.v. splitsen en samenvoegen van opdrachten wordt nageleefd en voorstellen ter verbetering doen; adviseren en informeren van de Inkopende afdelingen; opstellen en bewaken van een gemeentelijk inkoopjaarplan; bevorderen van samenwerking op gebied van inkoop en aanbesteding.

13. BIJ aanbesteding van diensten, neemt gemeente Soesf waarmogelijk In overweging gebruik te maken van de optie om een dienst zodanig aan te besteden, dat deze alleen opengesteld wordt voor WSW-bedrijven. Naast bovenstaande mogelijkheden oven/veegt gemeente Soest bij elke aanbesteding van een dienst als mogelijk kwaliteitscriterium of extra kwaliteitspunten worden gegeven als bedrijven kunnen aantonen, dat zij een extra inspanning leveren om mensen met een uitkering in dienst te nemen en te houden. Tevens vraagt Soest waar mogelijk, bij het aanbesteden van werken, aan aannemers naar hun bereidheid om cliënten van de afdeling Werk en/aring op te laten doen en deze ven/olgens waar mogelijk daarna in dienst te nemen.

versie 2,9 16-12-2010

14

5 Begrippenlijst Onderstaand worden begrippen verklaard, die anders wellicht tot verschillende interpretaties kunnen leiden en/of een specifieke betekeniis hebben in het kader van overheidsaanbestedingen. Aanbesteden: Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten. Dienst: De richtlijn omschrijft het begrip dienst of dienstverlening niet. Het is te beschouwen als een restbegrip. Als het geen werk of levering is, is het een dienst. Bijvoorbeeld: accountantsdiensten, schoonmaakdiensten, verzekeringsdiensten etc. Inkoop: Alle handelingen van de gemeente waar een externe factuur tegenoverstaat. Levering: Onder levering wordt verstaan de aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Niet-discriminerend: Gelijke behandeling bij gelijke functionaliteit, ongeacht merk, type, fabrikant, leverancier en land (binnen de EU). Objectief: Zonder enige vorm van partijdigheid. Proportioneel: Gestelde eisen en wensen in een rechtvaardige verhouding definiëren tot hetgeen van een leverancier wordt ven/vacht (gestelde termijnen, boetebedingen, omzeteisen enz.) Raamovereenkomst: Een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voon/vaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Transparantie: Het stellen van heldere en duidelijke criteria voor selectie en gunning en het inzichtelijk maken van de aanbestedingsprocedure, zodat deze verifieerbaar is en op rechtmatigheid kan worden getoetst. Werk: Een product van bouw, dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Bij werken kan het gaan om de uitvoering van een werk of het geheel van ontwerp en uitvoering van een werk of het laten uitvoeren van een werk.

versie 2.9 16-12-2010

15

Bijlage 1 Ervaringen uit de organisatie met de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar". Nr. 1

Omschrijving veriagen van het drempelbedrag voor nationaal aanbesteden van werken naar €500.000,-

Ervaring in de afgelopen jaren Dit speelt alleen binnen de afdeling Realisatie. Aangezien de meeste aanbestedingen onder de grens van € 500,000,blijven, is de en/aring hiermee niet zo groot. Maar de ervaring die hiermee is opgedaan, is niet onverdeeld positief. Bekend bij velen is de reconstructie van de Middelwijkstraat, Hier hadden we te maken met een onbekende aannemer die slecht in de hand te houden was en waar soms bijna dagelijks moest worden gewaakt en gecorrigeerd om de zaak in de hand te houden, (Zie in dit verband ook de opmerking over gemeente Amersfoort bij de behandeling van aanbeveling 2 in par, 2,7),

De enkele keer dat we in de toekomst wel boven deze grens uitkomen, zullen vooraf en tijdens de uitvoering zodanige maatregelen worden getroffen, dat ook onbekende aannemers in het gareel worden gehouden. Met ervaringsdeskundigen uit de eigen Ook de gemeenten uit de regio vinden het Europees of nationaal regio bespreken wat de voor- en aanbesteden van werken een stuk lastiger dan hef Europees nadelen zijn van openbaar aanbesteden van diensten of leveringen. aanbesteden. Het is leerzaam voor Hoofdoorzaak daarvan is, dat bij een dienst of een levering gemakkelijker Soest om met ervaringsdeskundigen is vast te stellen of men voldoet aan de gestelde eisen. Tijdens de uit de eigen regio te bespreken wat de uitvoering van een werk gebeuren altijd onvoorziene zaken. En dan is het voor- en nadelen zijn van openbaar makkelijker communiceren met een bekende partij dan met een aanbesteden. Deze kennisuitwisseling onbekende. kan er tevens toe bijdragen dat de Bovendien realiseert een bekende partij zich voortdurend, dat deze ook benodigde aanpassing van de voor de toekomst in beeld wil blijven voor opdrachten. procedures voor de grotere werken met minder inspanning tot stand kunnen komen. Opnemen van nacalculaties bij De en/aring, dat hiermee een verklaring wordt gevonden voor afwijkingen aanbestedingen van werken, zodat de t.o.v. eerdere ramingen is op zich positief. Wel blijkt dat die verklaringen lang niet altijd kunnen worden doorgetrokken naar de toekomst. Zo komt grote alwijklngen tussen voor- en het regelmatig voor, dat een voordelig verschil (of soms ook een nadelig nacalculafie vergeleken kunnen verschil) vooral wordt verklaard door een forse projectkorting. En dat worden. deze vooral afliankelijk is van de omstandigheden van dat moment. Selectiecriteria opstellen voor opname De werking van de groslijst op zich is prima, maar blijft beperkt tot de van bedrijven op de groslijst voor GWW-sector. Alle overige aanbestedingen -ook bij werken- blijken telkens weer een zodanige specialisatie te kennen, dat een groslijst werken. daan/oor aan te leggen niet lonend is. Als sprake is van een mogelijke Bibob Op zich werkt dit. Maar gelukkig hebben we nog geen echte hands-on toetsing als onderdeel van de en/aring, doordat tot nu toe nog geen gebruik is gemaakt van een Bibob aanbestedingsprocedure, dit vooraf onderzoek. Overigens is dit onderdeel inmiddels formeel opgenomen in vermelden in de stukken. de nota "Beleidsregels voor de toepassing van de Wet Bibob in Soest" Het invoeren van een checklist voor De invoering hiervan is zeker positief en heeft al regelmatig geleid tot dossien/orming. "leermomenten" en tot uitbreiding van de checklist en aanscherping van afspraken. Onderscheid maken in selectie- en Mede gezien het feit dat de wettelijke plicht op dit punt ook behooriijk is gunningcriteria in de aangescherpt, is de werking hien/an geen punt van discussie, maar puur standaardbestekken en betere en een kwestie van verplichte naleving. duidelijker selectiecriteria formuleren. Voor alle aanbestedingen een Evenals bij aanbeveling 7 is dit een punt van verplichte naleving. inschrijftermijn voor de leveranciers hanteren die overeenkomt met de regelgeving. versie 2,9 16-12-2010

16

Nr. 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Omschrijving In de werkwijze borgen dat in overeenstemming met het aanbestedingsbeleid alle inkopen boven de 25.000 euro aan de inkoopadviseur worden gemeld. De directieramingen in het aanbestedingsdossier archiveren en zichtbaar maken, incl. meer- en mindenwerk en verklaring van afwijkingen. Het MT, College van B & W en de Raad een beslissing laten nemen over het wel of niet toepassen van de ARW 2005 in plaats van de UAR 2001. Voor de selectie van uit te nodigen leveranciers uit de groslijst duidelijke criteria vastleggen. De opgestelde lijst met uit te nodigen leveranciers opnemen in het dossier. De taken van de concern controller zo snel mogelijk invullen en continuïteit bieden voor de organisatie. Uitbreiding rol concern controller; uitvoerende werkzaamheden betreffende controle op aanbestedingen duidelijk hier neerieggen. Intern een jaariijks terugkerend rechtmatigheidsonderzoek invoeren op het gebied van aanbestedingen. Het roulatiesysteem van lokale leveranciers bij gebruik van de groslijst uitbreiden naar de regio. De betrokkenen bij dit onderzoek hebben in de reactie bij de wederhoor aangeven de hien/oor genoemde aanwijzingen over te nemen. Over bijvoorbeeld een halfjaar een vervolgonderzoek door de controller laten uitvoeren om dit vast te kunnen stellen. Het onderscheid aangeven tussen 1-A Diensten en 1-B Diensten en dit beleid definitief vast laten stellen. Een structurele werkwijze invoeren bv. door begrotingsanalyse om Europese aanbestedingen van diensten op te sporen en het missen daarvan te voorkomen.

versie 2,9 16-12-2010

Ervaring in de afgelopen jaren Deze werkwijze heeft in de afgelopen jaren ertoe geleid dat een aantal malen moest worden geconcludeerd, dat men scherper had moeten redeneren bij het bepalen wat de werkwijze had moeten zijn vanuit de regelgeving. Controle blijft nodig, aangezien interpretafie hien/an lastig blijft. De ervaring hiermee is zeker posifief (zie ook antwoord op aanbeveling 3). Lering op basis van deze onformatie heeft een gunstig effect op de bewustwording. Geen enkele gemeente past nog een oudere versie dan ARW2005 toe.

Wordt tegenwoordig als automatisme uitgevoerd is nooit meer een discussiepunt.

Dit punt is niet besproken in het kader van deze nota.

Rechtmatlgheidscontrole scherpt het handelen door afdelingen verder aan. En het gunsfige gevolg daarvan is, dat de accountant in de afgelopen jaren niet of nauwelijks opmerkingen hierover had.

Dit wordt inmiddels nageleefd en levert geen problemen op.

Implementafie is door het nalevingsonderzoek van de rekenkamercommissie zelf in 2008 geconstateerd.

Dit is inmiddels een wettelijk plicht.

In de afgelopen jaren zijn geen misgelopen Europese aanbestedingen geconstateerd.

17

Bijlage 2

versie 2,9 16-12-2010

Beco-rapport "Duurzaam Inkopen in Soest; nulmeting"

DUURZAAM INKOPEN IN SOEST Nulmeting 14 april 2010

Betrokkenen: Jos Reinhoudt [email protected], 06-20408049 Jochem Blok, [email protected], 06-53715291

BECO Groep, www.beco.nl Vestiging Nijmegen, april 2010

Duurzaam inkopen In Soest

INHOUD

1

INLEIDING

1

2

AANPAK ONDERZOEK 2.1 Spend-analyse 2.2 Organisatie- en duurzaamheidsanalyse

2 2 2

3

RESULTATEN EN CONCLUSIES 3.1 Spend-analyse 3.1.1 Productgroepen 3.1.2 Productgroepcategorieën 3.2 Duurzaam inkopen per productgroep 3.3 Organisatieanalyse 3.3.1 Kennis van duurzaam inkopen 3.3.2 Houding 3.3.3 Gedrag (uitvoering van het beleid)

4 4 4 5 6 8 8 9 9

4

SAMENVATTING EN ADVIES 4.1 Samenvatting 4.2 Advies

11 11 11

BIJLAGE 1: DUURZAAM INKOPENSCAN

14

BECO Groep

Duurzaam inkopen in Soest

INLEIDING

De gemeente Soest was lange tijd een van de voorlopers op het gebied van duurzaam inkopen. In november 2001 won Soest er zelfs een prijs voor met als motto: 'geen woorden maar daden'. In het persbericht van 29 november 2001 wordt onder meer het gebruik van FSC-hout en groene stroom genoemd (zie http://www.nieuwsbank.nl/inp/2001/11/29/T060.htm). Inmiddels is er veel gebeurd rond duurzaam inkopen. De landelijke doelstelling voor gemeenten is om vanaf 2010 voor 75 procent duurzaam in te kopen. Soest hanteert nog de oorspronkelijke doelstelling van 50 procent duurzaam inkopen in 2010. Daar heeft Soest enkele steekhoudende argumenten voor. Argumenten Soest: Een commltment behoort te zijn gebaseerd op de wetenschap van waar je nu staat, op de methode waarop wordt gemeten en op de haalbaarheid van het commltment Tot zeer recent (zomer 2009) blijkt de meetmethode te veranderen. Zo is de groep categorieën, die onderwerp van meting zijn, plotseling teruggebracht van 85 naar 45 en blijkt de meting niet meer te geschieden op de beïnvloedbare uitgaven van enig jaar, maar op de aanbestedingen uit dat jaar Tevens staan momenteel de eisen en wensen van diverse categorieën weer ter discussie. Op zich is dat niet verwonderlijk, maar het feit dat meetmethode, categorieën en inhoudelijke eisen en wensen op essentiële punten kunnen veranderen, maakt het ondertekenen van een convenant lastig. Overigens heeft gemeente Soest zich bij het commltment van 50% in 2010 ook gecommit aan 100% in 2015. Om vast te stellen wat de voortgang in Soest is, neemt de gemeente deel aan het project 'Duurzaam inkopen in Utrechtse gemeenten'. Onderdeel van dit project is een nulmeting met de door BECO ontwikkelde Duurzaam Inkopen-scan. Dit adviesrapport geeft de resultaten weer van deze nulmeting. We beschrijven achtereenvolgens op welke manier we de mogelijkheden voor duurzaam inkopen in Soest onderzocht hebben, wat de resultaten van het onderzoek zijn en tot welke aanbevelingen die geleid hebben.

BECO Groep


AANPAK ONDERZOEK

Het onderzoek bestaat uit twee delen: een spend-analyse (zie paragraaf 2.1) die de belangrijkste inkoopvolumes in beeld brengt en een organisatie- en duurzaamheidsanalyse (zie paragraaf 2.2) die gericht is op het beoordelen van de mate van duurzaamheid van de belangrijkste inkoopvolumes. Op basis van deze analyses komen we met enkele conclusies (hoofdstuk 3) en aanbevelingen (hoofdstuk 4) om de inkoop verder te verduurzamen.

2.1

Spend-analyse

Een belangrijke stap voor het opstellen van een prioriteitenlijst voor duurzaam inkopen, is het in kaart brengen van de uitgaven van een gemeente, een zogenaamde spend-analyse. Dit omdat de doelstellingen voor duurzaam inkopen zoals die in het Klimaatakkoord tussen VNG en VROM in november 2007 zijn afgesproken volumedoelstellingen betreffen. Bij een spend-analyse wordt gekeken naar beïnvloedbare uitgaven. Subsidies, salariskosten en bijvoorbeeld belastingen vallen hier dus niet onder. Van de beïnvloedbare uitgaven valt een deel onder de 45 productgroepen waarvoor het landelijke beleid voor duurzaam inkopen geldt. Voor de overige inkopen en aanbesteden geldt het landelijke beleid niet, maar kan wel lokaal beleid ontwikkeld worden. De gemeente Soest heeft voor deze nulmeting zelf de spend-analyse over 2008 uitgevoerd. De beoordeling of goederen of diensten duurzaam zijn ingekocht, is gedaan op basis van de door BECO gehouden interviews.

2.2

Organisatie- en duurzaamheidsanalyse

Voor het analyseren van de mate van duurzaamheid van de inkoop is een aantal interviews gehouden met relevante personen in de gemeentelijke organisatie. Het voornaamste doel van de interviews is om een beeld te krijgen in hoeverre duurzaamheidaspecten a\ meegenomen worden in het inkoopproces en om prioriteiten, voorkeuren en knelpunten op het gebied van duurzaam inkopen te identificeren. We kijken hierbij naar de kennis, de houding en het gedrag ten aanzien van duurzaam inkopen. Tijdens de interviews worden per productgroep duurzaamheidscores toegekend om een inschatting te maken hoeveel procent de gemeente Soest momenteel duurzaam inkoopt Per productgroep wordt een duurzaamheidscore toegekend op een schaal van O tot 5.

BECO Groep


Onderstaande tabel geeft de scorecategorieën weer. 0

Duurzaamheideisen worden bewust of onbewust (vrijwel) nooit in ovenweging genomen.

1

De inkoper stelt geen expliciete duurzaamheideisen bij inkopen of aanbestedingen en vertrouwt er impliciet op dat professionele marktpartijen duurzaam zullen zijn of duurzame producten zullen leveren. Duurzaamheideisen worden incidenteel en/of beperkt meegenomen, maar er is geen borging in de organisatie. Of, er zijn concrete plannen om op korte termijn een nieuwe aanbesteding te starten waarin rekening gehouden zal worden met duurzaamheid. Duurzaamheideisen worden regelmafig meegenomen, maar er is geen tot weinig borging in de organisafie Duurzaamheideisen worden goed meegenomen maar nog niet altijd, of een aantal eisen wordt meegenomen maar niet allemaal. Duurzaamheideisen worden goed en consequent meegenomen, er is een goede borging in de organisatie. Het product wordt volledig duurzaam ingekocht en verbeteringen op dat gebied zijn lastig te realiseren. De organisatie zou zich hierop kunnen profileren.

2

3 4 5

Tabel 1: Duurzaamheidscores

De scores geven een schatting van het aandeel duurzame inkoop, waarbij ieder punt feitelijk staat voor 20 procent. Een score van 3 betekent dus dat we inschatten dat 40-60 procent van de inkopen zal voldoen aan de duurzaamheidseisen. Deze beoordeling wordt gemaakt op basis van interviews met enkele inkopers en op basis van de ervaring en "expert opinlon" van BECO. Omdat het een schatting is, kan de score afwijken van de werkelijkheid. De resultaten geven echter voldoende informatie voor een adequaat advies in deze fase. Voor het nauwkeurig berekenen van het percentage duurzame inkoop is een andere aanpak vereist (analyse van inkoopdossiers), maar voor het doel van dit project is dat niet noodzakelijk. Voor het onderzoek zijn de volgende mensen geïnterviewd. Jan Lergner en Evert de Kruijf Eddy van Veldhuijzen Piet Hoogendoorn en Annemarie Kuiper Bob Boersema Edwin Kluvers Hans Smit Koos van Ekeren en Caren Hagen - van Dongen Martin van der Grift

Inkoopadviseur / KAM coördinator Facilitaire zaken Sport, onderwijs en welzijn Financiën Coördinator Bouwkunde WGI Publiekszaken, financiën / teamleider WMO Controller

BECO Groep

Duurzaam inkopen In Soest

RESULTATEN EN CONCLUSIES

In dit hoofdstuk presenteren we de resultaten voor de gemeente Soest. Hierbij besteden we eerst aandacht aan de kwantitatieve resultaten van de spend-analyse. Vervolgens behandelen we de resultaten zoals die uit de interviews naar voren zijn gekomen.

3.1

Spend-analyse

Uit de spend-analyse die de gemeente heeft aangeleverd blijkt dat Soest in 2008 een beïnvloedbaar inkoopvolume had van € 7.73 miljoen. Dit betreft alleen de 45 productgroepen verdeeld over de zes categorieën waarvoor het VROM-beleid voor duurzaam inkopen geldt. Totale inkoopvolume Soest Inkoopvolume binnen de 45 productgroepen Beoordeelde productgroepen binnen de 45 productgroepen 3.1.1

€ 22.000.000 €7.731.709 90%

Productgroepen

Tijdens de spend-analyse is voor deze 45 productgroepen gekeken hoeveel de gemeente Soest hieraan heeft uitgegeven in 2008. In onderstaand diagram (figuur 1) zijn de tien productgroepen weergegeven met de hoogste uitgaven. Deze tien productgroepen vormen samen 83 procent van het beïnvloedbare inkoopvolume dat Soest besteedt aan de 45 productgroepen. Als er naar de volumedoelstelling gekeken wordt zijn dit de meest aangewezen productgroepen voor het opnemen van duurzaamheideisen.

Groenvoorziening; 15,9%

Overige posten; 16,8%

Drukwerk; 2,8% Hardw/are, 3,0% Elektriciteit; 14,5% Beheer en onderhoud van gebouwen; 5,0%

Huur en aankoop van kantoorgebouwen; 6,6% Aangepast vervoer en leerlingenvervoer, 9,6%

Reiniging openbare ruimte; 7,9% Wegen; 8,9%

Openbare verlichting; 9,0%

Figuur 1 : volumepercentages van grootste productgroepen (% van totaal)

BECO Groep


Wat ons opvalt in het overzicht van grote uitgaven, is de ongebruikelijke forse post elektriciteit Hieraan besteedt Soest jaarlijks maar liefst € 1,1 miljoen. Ervan uitgaande dat de aangeleverde gegevens kloppen lijkt het ons goed een COa-footprintanalyse te laten uitvoeren om te zien of er kosten bespaard kunnen worden op de elektriciteitsrekening. De provincie Utrecht stelt hiervoor een subsidie beschikbaar vanuit het programma 'Klimaat op orde'. Voor meer informatie en de voorwaarden, willen wij u venwijzen naar de volgende website: http://provincies.overheidsloket.overheid.nl/utrecht/?paqe=product&p id=13Q20075# 3.1.2

Productgroepcategorieën

Naast een financiële top tien van productgroepen zijn ook de uitgaven per productgroepcategorie bij elkaar opgeteld. Een voorbeeld van een productgroepcategorie is Grond- Weg- en Waterbouw, waaronder bijvoorbeeld wegen en kunstwerken vallen. In onderstaand figuur zijn de zes categorieën weergeven en is te zien hoeveel in verhouding per categorie besteed wordt In Bijlage 1 zijn alle categorieën met de daaronder vallende productgroepen weergegeven.

Gebouwen, 12%

Facilitaire zaken, 21

Apparatuur, 5% ^ ^ B | M | n r ' l l | H i M M ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ M ^

Vervoer en extern verblijf, 15%

Beheer Openbare Ruimte, 26% Figuur 2: volumepercentages van de 6 productgroepcategorieën (% van totaal)

BECO Groep

Weg- en Waterbouw, 22%


3.2

Duurzaam inkopen per productgroep

Beoordeeld volgens de methode die we in paragraaf 2.2 beschrijven komen we tot de volgende kwantitatieve conclusies over de prestaties van de gemeente Soest op het gebied van Duurzaam Inkopen. Top 10: 1 Groenvoorziening Elektriciteit Aangepast vervoer en leerlingenvervoer Openbare verlichting Wegen Reiniging openbare ruimte Huur en aankoop van kantoorgebouwen Beheer en onderhoud van gebouwen Hardware Drukwerk

Score: 4 Score: 5 Score: 4 Score: 2 Score: 2 Score: 4 Score: 2 Score: 2 Score: 0 Score: 5

Op basis van de gevoerde gesprekken is onze indruk dat de grote posten beter scoren op gebied van duurzaam inkopen dan de kleinere. Dit kan te maken hebben met een minder strenge controle op duurzaam inkopen bij inkopen van kleinere aard. Score op duurzaamheid per productgroepcategorie: 40 procent Gebouwen 21 procent GWW 73 procent Beheer Openbare Ruimte 59 procent Vervoeren extern verblijf 24 procent Apparatuur 95 procent Facilitaire zaken

BECO Groep


In het volgende spinnenwebdiagram per productgroepcategorie het aandeel duurzaam inkopen weergegeven. 100%^

^/^o%^

I^

^ ^ \

Facilitaire zaken

Grond-, Weg- en Waterbouw v^

\

\

y\

>

\

Apparatuur

^N.

< <

^

A^ \] \ ^

tl

^

- - ^ 1 0 0 procent

Beheer Openbare Ruimte

Vervoer en extern verblijf Figuur 3: aandeel duurzaam inkopen per productgroepcategorie

Op basis van de productgroepenanalyse (zie ook tabel 1 op pagina 14 voor de inschaling) kunnen een aantal overkoepelende conclusies geformuleerd worden. • •

•

• •

•

In de productgroepcategorie gebouwen wordt beneden gemiddeld gescoord op duurzaamheid. In deze productgroepcategorie zijn veel werkzaamheden uitbesteed. In de productgroepcategorie grond-, wegen waterbouw wordt laag gescoord op duurzaamheid. In deze productgroepcategorie wordt duurzaamheid bij de productgroepen meegenomen, maar in welke mate is niet bekend. In de productgroepcategorie beheer openbare ruimte wordt hoog gescoord op duurzaamheid. Omdat dit deze productgroepcategorie het grootste inkoopvolume heeft, heeft dit een gunstige invloed op de totale score voor duurzaam inkopen. In de producfgroepcategorie vervoer en extern verblijf wordt gemiddeld gescoord op duurzaamheid. Sommige productgroepen in deze categorie scoren hoog, anderen laag. In de productgroepcategorie apparatuur wordt laag gescoord op duurzaamheid. De productgroepen worden (soms bewust) zonder duurzaamheidseisen ingekocht of niet duurzaam gebruikt In de productgroepcategorie facilitaire zaken wordt hoog gescoord op duurzaamheid. Duurzaamheid wordt binnen deze productgroepcategorie in hoge mate meegenomen en de laatste stap om op 100 procent duurzaamheid uit te komen is goed te maken en deels al in gang gezet.

Conclusie Op basis van de methode die we in paragraaf 2.2 hebben beschreven, schatten wij in dat de gemeente Soest voor ongeveer 64 procent duurzaam inkoopt Hierbij gaan we uit van de 45 productgroepen waarvoor de overheden landelijk duurzaamheldscriteria hebben afgesproken. Zie de bijlage voor een meer uitgewerkte berekening van dit percentage. BECO Groep


3.3

Organisatieanalyse

Net als in de meeste gemeenten verloopt de inkoop voor een groot deel decentraal. Dat betekent dat het succes van duurzaam inkopen afhangt van de kennis, de houding en het gedrag ten aanzien van duurzaamheid en duurzaam inkopen op de verschillende afdelingen. We beschouwen kennis over duurzaam inkopen en een positieve houding tegenover duurzaamheid als belangrijke voorwaarden voor het tot stand komen van een inkooppraktijk waarin duurzaamheid een vast onderdeel geworden is. In de interviews hebben we ons een beeld gevormd van deze thema's. 3.3.1

Kennis van duurzaam Inkopen

Om goed invulling te kunnen geven aan duurzaam inkopen hebben de decentrale inkopers relevante kennis nodig. In ieder geval is het nodig dat zij een antwoord hebben op de onderstaande vragen: • Wat is het beleid voor duurzaam inkopen van de gemeente Soest en wat zijn de doelstellingen? • Wat is duurzaam inkopen? • Wat zijn SenterNovem criteria? En hoe pas ik die criteria toe? • •

Zijn er naast SenterNovem criteria ook eigen criteria van de gemeente Soest? Hoe kan de inkoop/milieuadviseur helpen?

Op basis van de door ons gevoerde gesprekken is onze indruk dat de kennis over duurzaam inkopen in de gemeente Soest goed tot zeer goed is, zowel bij de decentrale inkopers als bij de inkoopadviseur. De toepassing van SenterNovem-criteria is algemeen geaccepteerd en de geïnterviewden zien een duidelijke relatie tussen hun eigen werk en duurzaam inkopen. Verder weten zij de inkoopadviseur zeer goed te vinden. Onze algemene indruk is dat de inkoop in de gemeente Soest goed georganiseerd en professioneel van aard is. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat er regelmatig evaluaties plaatsvinden. Daarnaast hebben wij begrepen dat ook de betrokken wethouder regelmatig persoonlijk nagaat of de afgesproken procedures gevolgd worden. Ondanks het hoge kennisniveau geven de decentrale inkopers aan dat er op de volgende punten wellicht nog behoefte bestaat aan verbetering. • een goede (nieuwe) bestekschrijver met kennis van duurzaamheid; • • •

kennis van duurzaamheid bij de aanbieders en dat zij hier ook voordeel in zien, zodat bestaande (niet duurzame) contracten omgezet of aangepast kunnen worden; speerpunten en de ambitie van Soest;

•

de inhoud van de 50% doelstelling duurzame inkoop (duurzaamheid dient goed geformuleerd te worden); het versterken van de regierol, als gemeente heb je invloed;

•

tips en trucs van andere gemeenten.

Elk van bovenstaande punten kwam in slechts een van de gesprekken naar voren. Daarom volstaan we hier met een opsomming van de opmerkingen en baseren we onze verdere analyse en adviezen op zaken die volgens ons breder leven.

BECO Groep


Conclusie Kennis en beleid van duurzame inkoop zijn in Soest uitstekend geborgd. Zowel decentrale inkopers al de inkoopcoördinator zijn uitstekend op de hoogte van de mogelijkheden van duurzaam inkopen. 3.3.2

Houding

Naast de benodigde basiskennis over duurzaam inkopen valt of staat het succes met de houding die inkopers hebben ten aanzien van duurzaam inkopen. Het is belangrijk dat er een gevoel bestaat dat duurzaam inkopen belangrijk is als middel om bepaalde maatschappelijke vraagstukken het hoofd te bieden. Uit de interviews krijgen wij het gevoel dat duurzame door alle medewerkers van de verschillende afdelingen in het algemeen positief gewaardeerd wordt. Sommige afdelingen dienen meer actie te ondernemen om in de toekomst bij nieuwe aanbestedingen duurzaamheid een meer prominente rol te geven dan het verleden, maar gezien de houding en kennis die aanwezig is, zien wij hier geen problemen in. Conclusie De houding ten opzichte van duurzame inkoop in Soest is als positief te beschouwen. Dit geldt voor alle afdelingen. 3.3.3

Gedrag (uitvoering van het beleid)

Voldoende kennis en een positieve houding ten aanzien van duurzaamheid en duurzaam inkopen moeten uiteindelijk leiden tot het daadwerkelijk duurzaam inkopen van producten, diensten en werken. Dat betekent dat duurzaamheid bij iedere inkoop moet worden meegewogen. Om dit adequaat te kunnen doen is het soms noodzakelijk om de inkoopadviseurs in te schakelen, of andere stappen te zetten die ervoor zorgen dat duurzaamheid een plaats krijgt in het inkoopproces. Als we kijken naar de huidige stand van zaken ten aanzien van duurzaam inkopen, dan kunnen we stellen dat bij de inkoop het beleid ten aanzien van duurzaamheid goed geborgd is. Uitgaven die hoger zijn dan 25.000 euro, worden getoetst op duurzaamheid. Dit wordt ook onafhankelijk geaudit. Daarnaast dient elke medewerker de criteria van SenterNovem toe te passen bij de inkoop. Dit geldt voor alle afdelingen, maar door lang lopende contracten is de duurzaamheid nog niet bij elke leverancier met bijbehorend product optimaal. In 2004 is er een inkoopbeleidnotitie vastgelegd met doelstellingen voor duurzame inkoop (doel is 50 procent duurzame inkoop in 2010). in 2010 zal er een nieuwe notitie komen. Wij zien volop kansen om de uitstekende uitgangspositie van Soest daarin verder vorm te geven. Verder werkt Soest voor het eerst aan het samenstellen van een 'inkoopkalender' waarop alle budgetverantwoordelijken aangeven welke grote inkopen en aanbestedingen ze het komende kalenderjaar gaan doen. In 2009 is hiermee ervaring opgedaan maar in 2010 zal deze werkwijze verder aangescherpt worden. Dit lijkt ons een goede werkwijze.

BECO Groep


Leveranciers zijn een belangrijke schakel in het proces van duurzaam inkopen. Leveranciers hebben vaak zelf goede ideeën ten aanzien van duurzame(re) alternatieven, maar aan de andere kant moeten ze er soms op gewezen worden dat de overheden duurzaamheidseisen gaan stellen aan leveranciers. Het is de taak van de inkoper dit gesprek aan te gaan, en dat vergt bereidheid om duurzaamheidsaspecten met leveranciers net zo serieus te bespreken als bijvoorbeeld de prijs of de kwaliteit van een geleverd product of dienst. Conclusie Het gedrag en de uitvoering van het beleid is consistent en duurzaamheid wordt in een belangrijke mate meegewogen bij de inkoop. Er bestaat wel een verschil in mate van toepassing van duurzaamheid in de verschillende productgroepcategorieën, maar er is een zeer stevige basis en uitgangspositie om in 2015 voor 100 procent duurzaam in te kunnen kopen. De nieuwe inkoopbeleidsnotitie biedt daar volop kansen voor, net als de inkoopkalender.

10

BECO Groep


SAMENVATTING EN ADVIES

In dit hoofdstuk vatten we de belangrijkste conclusies samen en wordt er een advies gegeven over het verder verduurzamen van de inkoop van de gemeente Soest

4.1

Samenvatting

Om duurzaam in te kunnen kopen zijn de aspecten van kennis, houding en gedrag in de organisatie van groot belang. We constateren dat deze aspecten goed aanwezig en geborgd zijn in de organisatie. De decentrale inkopers en de inkoopadviseur zijn zich zeer bewust van de mogelijkheden en moeilijkheden van duurzaam inkopen. Volgens onze inschatting koopt Soest in 2009 al 58 procent duurzaam in. Daarmee zijn de eigen beleidsdoelstellingen ruimschoots gehaald. In 2010 moet het ook bij ongewijzigd beleid zeker mogelijk zijn nog aanzienlijk hoger te scoren. Met enkele maatregelen kan volgens ons de impact van het beleid verder vergroot worden. We doen daarvoor enkele aanbevelingen.

4.2

Advies

Ambitie •

Ambitie Naar het oordeel van BECO is de gemeente Soest zeer goed op weg met duurzaam inkopen. Het beleidsdoel van 50 procent duurzaam inkopen in 2010 wordt zeker gehaald. Het lijkt ons dan ook goed om de ambitie voor komend jaar inderdaad ambitieus te laten zijn, en aan te sluiten bij de landelijke doelstelling van 75 procent in 2010.

•

FairTrade De gemeente kan de voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam inkopen verder vormgeven door ervoor te kiezen FairTrade gemeente te worden. Om die status te krijgen moeten ook de lokale horecabedrijven en middenstanders zichtbaar aandacht geven aan eerlijke handel. Wij denken dat het bij Soest zou passen deze status te ambiëren. Meer informatie op www.fairtradegemeenten.nl.

•

Meer productgroepen Om de impact van Duurzaam Inkopen te vergroten kan Soest ervoor kiezen niet alleen de 45 productgroepen van SenterNovem te gebruiken, maar ook bij andere grote productgroepen duurzaamheidseisen te stellen.

Monitoring •

Kleinere inkopen Op dit moment worden inkopen tot € 25.000 niet gemonitord op duurzaamheid. Volgens ons is het niet efficiënt alle inkopen te monitoren, maar wellicht kan dit drempelbedrag verlaagd worden of kan met een aantal steekproeven nagegaan worden of ook de kleinere inkopen duurzaam gedaan worden.

BECO Groep

11


Lokaal duurzaamheidsbeleid •

Lokale duurzaamheidsvisie De gemeente Soest heeft weinig moeite met het hanteren van de SenterNovem-criteria voor duurzaam inkopen, maar een duidelijke eigen visie op duurzame ontwikkeling hebben we niet aangetroffen. We denken dat het goed zou zijn lokaal duurzaamheidsbeleid te ontwikkelen en dat ook te vertalen in inkoopcriteria. In aansluiting op de plannen rond het gebouw van Spullenhulp zou bijvoorbeeld cradle to cradle een voor de hand liggende invalshoek zijn, maar ook de millenniumdoelen kunnen aanknopingspunten bieden. Zie bijvoorbeeld http://www.millenniumgemeente.nl/

•

Spullenhulp De kringloopwinkel werd al in 2001, toen de gemeente een prijs kreeg voor het duurzaam inkopen-beleid, genoemd als goed voorbeeld. Ook nu is de renovatie van dat gebouw weer een speerpunt in het 'duurzaamheidsverhaal' van Soest De provincie draag financieel bij om het gebouw waar mogelijk te laten voldoen aan het cradle to cradleprincipe. Ook de sportaccommodatie Vliegdorp wordt vaak genoemd als goed voorbeeld. Het lijkt ons de moeite waard te onderzoeken in hoeverre deze twee gebouwen als inspiratiebron kunnen dienen voor duurzaam bouwen in de gemeente en in de regio.

Inkooptechniek • Installaties in gebouwen Uit de interviews bleek dat Soest bij bouwprojecten vaker kiest voor 'goed' dan voor 'goedkoop'. Toch is er uiteraard een grens aan wat financieel mogelijk is. Dat betekent dat in sommige gevallen de extra kosten voor een nog energiezuiniger installatie een drempel lijken te gaan vormen. De trend is dat installaties in gebouwen steeds complexer en duurder worden. Het valt te ovenwegen om bij nieuwbouw of grote renovaties de investering in de installaties over te laten aan een energiebedrijf of installateur en die vervolgens te leasen. Een andere mogelijkheid is de aanschaf te doen inclusief vijf jaar onderhoud. Hiermee verschuift het risico richting de leverancier van de installatie. Dit is landelijk zeker nog geen gemeengoed maar er is wel steeds meer ervaring met dit soort innovatieve contracten. We adviseren bij een volgend bouwproject te onderzoeken of een dergelijke aanpak voor Soest interessant is.

12

•

Leveranciers betrekken bij verdere ontwikkeling Onze indruk is dat binnen de muren van het gemeentehuis vrijwel alles gedaan wordt om duurzaam inkopen vorm te geven. Veel kennis over duurzame producten en werkwijzen zit echter bij leveranciers en andere marktpartijen. We adviseren na te gaan of marktconsultaties nog kunnen bijdragen aan het verder verduurzamen van Soest.

•

Lopende contracten analyseren Volgens de regels van VROM hebben de landelijke doelstellingen voor duurzaam inkopen betrekking op alles wat na 1 januari 2010 ingekocht of aanbesteed wordt. Dat betekent dat lopende contracten buiten de doelstelling vallen. Maar zeker in het geval van contracten met een lange looptijd (vier jaar) lijkt het ons de moeite waard na te gaan of binnen het bestaande contract nog verbeteringen te behalen zijn op het gebied van duurzaamheid.

BECO Groep


Verbreding •

Gebruik Voor de duurzaamheidsimpact van een gemeente is niet alleen de duurzaamheid van de inkoop van belang. Ook het gebruik van de (duurzaam) ingekochte spullen heeft invloed op bijvoorbeeld het energieverbruik. Wellicht is hier nog verbetering door te voeren. We denken bijvoorbeeld aan het verminderen van het sluipverbruik door het 's nachts uitschakelen van kantoorapparatuur. De post elektriciteit in het uitgavenoverzicht vonden we opvallend groot. We adviseren een energiebesparingsonderzoek te doen. De provincie Utrecht kent subsidiemogelijkheden voor C02-footprinting en de daarbij behorende reductieplannen.

•

Subsidierelaties. De gemeente Soest kan ovenwegen het beleid op het gebied van duurzaam inkopen op te nemen in de subsidievoorwaarden voor bijvoorbeeld sport of culturele verenigingen en stichtingen. Gezien de beschikbare kennis in de gemeente denken we dat Soest een van de eerste gemeenten zou kunnen zijn die op deze manier verbreding aanbrengt in het duurzaam inkopen-beleid.

Communicatie •

Al in 2001 won Soest een prijs voor het duurzaam inkopen-beleid, en op basis van ons onderzoek denken wij dat de gemeente nog steeds een voorloper is. Toch wordt Soest zelden genoemd als 'goed voorbeeld', in tegenstelling tot bijvoorbeeld Amersfoort of Tilburg. We adviseren te overwegen of het langdurige succesverhaal van Soest beter verteld moet worden, bijvoorbeeld op congressen.

BECO Groep

13


BIJLAGE 1: DUURZAAM INKOPENSCAN

Wegen Civieltechnische kunstwerken en waterbouwkundige constructies Conserveringswerken Riolering Kabels en leidingen Gemalen

niet besproken

Waterzuiveringsinstallaties en slibbehandeling Openbare verlichting

14

uitbesteed aan Citytec, daar ligt het initiatief, geen eisen wel pilots met LED en kwikvrij

BECO Groep

€692.999


iilïll IISB

fi^iiijili

^^^Bii

■ ' 'Iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii Verkeersregelinstallaties

niet besproken

ijgiSiii

Bouwrijp maken terrein, Grondwerken, Sane ring/bodemreiniging

Mobiele voertuigen Zware voertuigen Openbaar ven/oer Aangepast vervoer en Leerlingenvervoer

Aanbesteed op continuïteit, nieuwe rijden, bereikba a r heid, soort vervoersmiddel, op tijd rijden

Onderhoud tra nsportmiddelen

Exclusief de gemeenschappelijke regeling reiniging

Vaartuigen Transportdiensten TNT en lokaal bedrijije (goedkoper dan TNT), inzet mensen met beperking, stukje klima a tcompensa tie. Externe vergader en verblijffaciiiteiten Buitenlandse dienstreizen

Eigen invloed van de afdelingen niet besproken

€60i298

BECO Groep

15

Duurzaam inkopen in Soest Duurzaam inkoopvolume

1||g|pi|i|Jaggi|

Kantoorstoffering

Papier Drukwerk

Kantoorartikelen Bedrijfskleding

Elektriciteit

16

op 't Hoogt en RWA, papier bij ingesloten, voldoen al jaren aan de eisen (FSC en NEN), drukker ook verplicht te werken met FSC, aanbesteding komt weer, duurdere aspect geen probleem. Ingekocht bij CIB, producten die beschikbaar zijn en voldoen aan SN-eisen worden daar besteld. Vaste leverancier, duurzaamheid nog niet meegenomen, leverancier heeft moeite om hier aan te voldoen, oorsprong is moeilijk vast te leggen. Heeft nu wel de aandacht en ook bij leverancier genoemd. Groen (spaarlampen, starter TL lampen)

BECO Groep

ililiiillSII €1l116;032

|i|p|i^g|gll|l ^ ^ ^

1.118.032

«s3iep7!%ïSi*


BECO Groep

17

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Recommend Documents