gemeente Schiedam cluster Directie afdeling Staf Postbus 1501 3100 EA Schiedam Stadskantoor Stadserf 1 3112 DZ Schiedam T 14 010 W www.schiedam.nl
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013
Gewijzigd inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 conform VNG-model inclusief Algemene Inkoopvoorwaarden MSV 2013
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................................................ 2 Inleiding .......................................................................................................................................................... 3 1.
Definities ................................................................................................................................................. 4
2.
Gemeentelijke doelstellingen .................................................................................................................. 6
3.
Juridische uitgangspunten ...................................................................................................................... 8
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4.
Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten .................................................................................. 11
4.1 4.2 4.3 5.
Integriteit.............................................................................................................................. 11 Duurzaam inkopen .............................................................................................................. 11 Innovatie ............................................................................................................................... 12
Economische uitgangspunten ............................................................................................................... 13
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6.
Algemeen juridisch kader ..................................................................................................... 8 Uniforme documenten ........................................................................................................... 8 Algemene beginselen bij inkoop ........................................................................................... 8 Grensoverschrijdend belang................................................................................................. 9 Mandaat en volmacht ............................................................................................................ 9 Afwijkingsbevoegdheid ....................................................................................................... 10
Product- en marktanalyse................................................................................................... 13 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie ............................................... 13 Lokale economie en MkB.................................................................................................... 13 Samenwerkingsverbanden .................................................................................................. 14 Bepalen van de inkoopprocedure ....................................................................................... 14 Raming en financiële budget .............................................................................................. 15 Eerlijke mededinging en commerciële belangen............................................................... 16
Organisatorische uitgangspunten ......................................................................................................... 17
6.1 6.2 6.3
Inkoopproces........................................................................................................................ 17 Inkoop in de organisatie...................................................................................................... 17 Verantwoordelijken............................................................................................................. 18
Bijlage 1 - Algemene inkoopvoorwaarden .................................................................................................... 19
2
Inleiding De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2010 heeft de VNG hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit tussen gemeenten te bevorderen. Binnen dit kader heeft de VNG in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven het raamwerk VNG Model inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. De voorliggende beleidsnota is t.o.v. de voorgaande gewijzigd conform het door de VNG opgestelde voorbeeld. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3) 2. Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4) 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5) 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)
3
1.
Definities
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.
diensten
diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 1: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten en die a. uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen diensten, b. betrekking heeft op het leveren van producten en het verrichten van diensten als bedoeld in onderdeel a, indien de waarde van die diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten, of c. betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen dienstenen die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden die in het kader van bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG zijn aangewezen;
drempelbedragen
De waarde van een aan te besteden werk, dienst of levering, waarboven (Europees) moet worden aanbesteed.
gemeente
De gemeente Schiedam, zetelend Stadserf 1 te Schiedam.
inkoop
(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op het verstrekken van opdrachten tot het verkrijgen van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
inkoopvoorwaarden De vigerende algemene inkoopvoorwaarden Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. leveringen
leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of b. de levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering
offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.
ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
1
Thans ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer onder het nummer 32 440.
4
TenderNed
TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen dus alle aanbestedingen van de overheid.
werken
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van in bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen werkzaamheden, b. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van een werk, of c. het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet;
5
2.
Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: A.
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt, effectief en vanaf 2015 100% duurzaam in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
B.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
C.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
D.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
E.
De gemeente zorgt voor een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.
6
F.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende gemeentelijke (interne) beleidsstukken: 1. Kadernota Economische Ontwikkeling 2. Sociaal beleid 3. Uitvoeringsprotocol Social Return on Investment 4. De Gedragscode voor medewerkers 5. Milieubeleidsplan gemeente Schiedam 2009-2012 6. Nota klimaatbeleid gemeente Schiedam: concrete aanpak 2009-2012, globale aanpak 2013-2040 7. Leidraad flexibele arbeid
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
7
3.
Juridische uitgangspunten
3.1
Algemeen juridisch kader
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante vigerende wet- en regelgeving volgt uit: Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Zodra deze aanbestedingswet kracht van wet heeft is deze onverkort van toepassing. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 3.2 Uniforme documenten De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat of dit in een concreet geval niet wenselijk is. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’) (ook bij aanbestedingen onder de Europese drempel); Gids Proportionaliteit2 Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (zie bijlage 1). De UAV 2012 voorwaarden voor werken; De DNR voorwaarden voor ingenieursdiensten en architecten; De Arbit voorwaarden voor IT overeenkomsten; De ARVODI voorwaarden voor het ter beschikking stellen van personeel; Voorwaarden van de tegenpartij bij monopolisten (Stedin en Prorail); Richtsnoeren leveringen en diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie3; Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie 4; 3.3 Algemene beginselen bij inkoop A. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
2 Dit is van toepassing bij het in werking treden van de aanbestedingswet. 3 Zie voetnoot 2. 4 Zie voetnoot 2.
8
Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. B. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.4 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op TenderNed plaatsen en eventueel op haar website en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen. 3.5 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. In het kader van inkoop- en aanbesteding is voor bepaalde specifieke werken, leveringen of diensten de 5 bevoegdheid exclusief belegd bij een specifiek organisatieonderdeel. Voorbeelden daarvan zijn: Automatiseringsbehoeften (zowel diensten als hard- en software) (I&A); Het verwerven en afstoten van gemeentelijk vastgoed (ROVG).
5
Niet limitatief
9
3.6 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Het besluit wordt genomen, na fiattering door bureau inkoop MSV, door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij uitzonderlijke gevallen valt te denken aan: Dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente Schiedam zijn toe te rekenen; Als het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; Bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer technische onmogelijkheden met zich mee zou brengen en vooraf niet te voorzien was.
10
4. Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten Een aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst. 4.1 Integriteit A. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. B. De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. C. De gemeente werkt enkel met Bonafide organisaties De gemeente kan ter voorkoming van het faciliteren van criminele organisaties de wet Bibob toepassen bij openbare en Europese aanbestedingen op het gebied van bouw, milieu en ICT. 4.2 Duurzaam inkopen A. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente koopt vanaf 2015 100% duurzaam in. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen, selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.). De gemeente kan de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze. B. Millenniumdoelstellingen en Fair Trade De gemeente hanteert bij haar inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel als mogelijk de millenniumdoelstellingen en de uitgangspunten van Fair Trade. Fair Trade staat voor eerlijke handel. Dat betekent dat producenten in ontwikkelingslanden een eerlijke prijs krijgen voor hun product. Onder Fair Trade wordt verstaan: eerlijke voorwaarden handel met respect voor mens en milieu duurzame handelsrelaties transparantie van de handelsketen gelijke behandeling van mannen en vrouwen geen kinderuitbuiting duurzame productie armoedebestrijding ondersteuning bij productontwikkeling
11
C. CO2 prestatieladder In het door de raad vastgestelde klimaatbeleid 2009-2012, met een doorkijk naar 2040 wordt de ambitie uitgesproken om een substantiële bijdrage te leveren om in 2025 een reductie van 40% CO2 uitstoot te realiseren ten opzichte van 1990 en er wordt geconcludeerd dat de gemeente fors moet (blijven) inzetten op het verminderen van CO2 uitstoot. D. Duurzaamheidscriteria Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap NL zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld, zie hiervoor http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Deze criteria dienen waar mogelijk toegepast te worden in de aanbestedingen. E. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De gemeente heeft oog voor de mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. F. Social Return on Investment De gemeente heeft vastgesteld dat social return dient te worden toegepast op alle aanbestedingen voor werken vanaf € 225.000 en op alle aanbestedingen voor leveringen en diensten vanaf €125.000. 4.3 Innovatie De gemeente moedigt – daar waar mogelijk innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
12
5. Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie A. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. B. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers. 5.3 Lokale economie en MkB A. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop. Oog hebben voor leerwerkbedrijven betekent ook voordeel in breder economisch opzicht (omdat in deze bedrijven de ondernemers en werknemers van morgen worden opgeleid). De gemeente streeft ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en openbare aanbestedingen) minimaal één van het aantal uit te nodigen kandidaten buiten Schiedam afkomstig te laten zijn. Uiteraard moet dit bedrijf voldoen aan de gestelde selectie-eisen. Dit houdt in dat andere kandidaten uit Schiedam afkomstig kunnen zijn. B. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB). Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Conform de aanbestedingswet streeft de gemeente om 30% van het aantal inkopen aan het MKB6 te gunnen. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
6 De definitie van het MKB die hiervoor gebruikt wordt is een bedrijf bestaande uit 0-100 werknemers.
13
5.4 Samenwerkingsverbanden De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.5 Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode: De gemeente zal bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren*. Voor het afwijken van onderstaande procedure wordt verwezen naar paragraaf 3.6.
(Bedragen zijn exclusief BTW) Enkelvoudig
Werken
leveringen
diensten
Tot € 100.000
Tot € 35.000
Tot € 35.000
€ 100.000 - € 600.000 € 35.000 - € 100.000 € 35.000 - € 100.000 € 600.000 - Europees € 100.000 - Europees € 100.000 - Europees drempelbedrag drempelbedrag drempelbedrag Vanaf Europees Vanaf Europees Vanaf Europees Europees drempelbedrag drempelbedrag drempelbedrag *Met uitzondering van IIB diensten, zie hiervoor de passage IIB diensten op pagina 15. Meervoudig Nationaal
De gemeente moet bij een opdracht kunnen motiveren: Op welk objectieve gronden welke type aanbestedingsprocedure gebruikt wordt; Op welke objectieve gronden welke ondernemers toegelaten worden tot de procedure; Waarom opdrachten worden samengevoegd; Waarom de opdracht niet is opgedeeld in meerdere percelen; Waarom het gunningcriterium laagste prijs wordt toegepast in plaats van te gunnen op criterium EMVI. Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een schriftelijke offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een schriftelijke offerte. Nationaal aanbesteden Onder de Europese drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op Tenderned.nl.
14
Europees aanbesteden Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De gemeente zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op Tenderned.nl. IIB-diensten Bij de aanbesteding van diensten bestaat een onderverdeling tussen diensten waarbij het volledige regime van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (IIA) en diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (IIB) van toepassing is. De IIB-diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de eenwording van de markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Bij IIB-diensten is het alleen verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen. Kortom, het is de gemeente toegestaan om IIB-diensten met een waarde boven de (Europese) drempelbedragen volgens een andere procedure aan te besteden. Daarbij gelden de volgende procedures: (Bedragen zijn diensten exclusief BTW) Tot € 35.000 Enkelvoudig Vanaf € 35.000 Meervoudig Indien er voldoende marktwerking mogelijk is dient de Nationaal markt in de gelegenheid gesteld te worden om mee te dingen naar de opdracht. De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zijn altijd van toepassing. 5.6 Raming en financiële budget inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten: Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden; De waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige)vergoeding aan een opdrachtnemer; Voor een opdracht die een combinatie is van levering, dienst en/of werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een werk, dienst of levering betreft; Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast. Looptijd
Waardebepaling
Bepaalde looptijd (max 48 maanden):
Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd (max 48 maanden) Onbekende of onbepaalde looptijd: Maandelijks bedrag vermenigvuldigd met 48 (max 48 maanden) De methode van raming mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden.
15
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
16
6. Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
stap
fase inkoopproces
1
Voortraject
Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze offerteaanvraag (let op of er al een raamovereenkomst is)
2
Specificeren
Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag
3
Selecteren
Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag of Tenderned offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende ondernemer Informeren afgewezen ondernemers
4
Contracteren
Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant Registreren getekende overeenkomst
5
Bestellen
Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met contractant
toelichting
6.2 Inkoop in de organisatie Bureau inkoop Maassluis, Schiedam, Vlaardingen (BI-MSV of inkoopbureau) is het regionale inkoopbureau voor de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. Het inkoopbureau is verantwoording verschuldigd aan het Opdracht Gevend Beraad (OGB, de drie gemeentesecretarissen van de gemeenten die deelnemen aan de inkoopsamenwerking.) en ontleent zijn bestaansrecht aan de doelstellingen die reden van de gemeenten zijn geweest om deze entiteit op te richten, te weten: 17
A. het door gezamenlijke inkoop realiseren van kwaliteitsvoordelen, waardoor met name de rechtmatigheid van inkopen wordt gewaarborgd; B. het reduceren van risico's tijdens aanbesteden en contractering, door bundeling van expertise, ook op juridisch terrein; C. het verminderen van de kwetsbaarheid op personeel niveau door meer uitwisseling en schaalvergroting, waarmee continuïteit van de dienstverlening kan worden gewaarborgd; D. het door bundeling van krachten realiseren van een groter inkoopvolume waardoor prijsvoordelen ontstaan; E. het door samenwerking vergroten van expertise op het gebied van gezamenlijke inkoop bij partijen, waardoor minder een beroep gedaan hoeft te worden op externe deskundigheid. Het inkoopbureau werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde inkoop en heeft een controlerende en adviserende rol bij de Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen. Bij andere dan de hiervoor genoemde aanbestedingen of inkooptrajecten kan het inkoopbureau worden geraadpleegd of ingeschakeld. Automatisering van de inkoopadministratie De gemeente Schiedam heeft een inkoopmodule aangeschaft ter uitbreiding van het huidige financieel administratiesysteem. Bij elke inkoop boven € 1.000 moet deze module verplicht gebruikt te worden. Door gebruik van deze module is de verplichting direct vastgelegd en wordt de inkoopadministratie en facturatie geoptimaliseerd7. 6.3 Verantwoordelijken inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
7 Deze module wordt in 2013 operationeel
18
Bijlage 1 - Algemene inkoopvoorwaarden
19
Algemene inkoopvoorwaarden Maassluis, Schiedam en Vlaardingen 2013
20
Inhoudsopgave I
II
III
IV
V
VI
VII
ALGEMEEN Artikel 1
Definities
Artikel 2
Toepasselijkheid
Artikel 3
offerte, opdracht en totstandkoming overeenkomst
UITVOERING OVEREENKOMST Artikel 4
Algemene verplichtingen contractant
Artikel 5
Algemene verplichtingen gemeente
Artikel 6
Kwaliteit, keuring en garantie
Artikel 7
Geheimhouding
Artikel 8
Intellectueel eigendom
Artikel 9
Wijziging overeenkomst
Artikel 10
Uitrusting en materialen
Artikel 11
Tijdstip van nakoming
Artikel 12
Toerekenbare tekortkoming
Artikel 13
Niet toerekenbare tekortkoming
Artikel 14
Aansprakelijkheid en verzekering
Artikel 15
Boete
Artikel 16
Toepasselijk recht en geschillen
FINANCIËLE BEPALINGEN Artikel 17
Prijzen, meerwerk en minder werk
Artikel 18
Facturering en betaling
BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERINGEN VAN GOEDEREN Artikel 19
leveringen
Artikel 20
Verpakking en transport
Artikel 21
Overdracht van eigendom en risico
BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN Artikel 22
diensten
Artikel 23
Personeel van contractant
EINDE OVEREENKOMST Artikel 24
Opzegging
Artikel 25
Ontbinding
Artikel 26
Vernietiging
SLOTBEPALING Artikel 27
Slotbepaling
21
I
Algemeen
Artikel 1
Definities
aflevering:
het verschaffen van het bezit van de goederen aan de gemeente
contractant:
de in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente
diensten (dienst):
diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten en die: a. uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van in bijlage van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen diensten, betrekking heeft op het leveren van producten en het verrichten van diensten als bedoeld in onderdeel a, indien de waarde van die diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten, of b. betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen dienstenen die slechts zijdelings c. betrekking heeft op werkzaamheden die in het kader van bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG zijn aangewezen;
gemeente:
de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen individueel, of een combinatie van die gemeenten gezamenlijk.
goederen:
alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek
G-rekening:
een geblokkeerde bankrekening waarmee alleen de Belastingdienst kan worden betaald.
offerte:
een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek
offerteaanvraag:
een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende aanbestedingsregelgeving.
overeenkomst:
al hetgeen tussen de gemeente en de contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen
partijen/partij:
de gemeente en/of de contractant
personeel van
de door de contractant voor de uitvoering van de overeenkomst in te
contractant:
schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn
prestatie:
de te verrichten leveringen en/of diensten
werkdag:
kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de gemeente aangewezen brugdagen 22
Artikel 2
2.1.
Toepasselijkheid
Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de offerteaanvraag en overeenkomsten met betrekking tot leveringen en diensten.
2.2.
Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.
2.3.
Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
2.4.
Door het indienen van de offerte wijst de contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de contractant en/of derden wordt door gemeente uitdrukkelijk van de hand gewezen. Door diensten te verlenen aan gemeente erkent contractant kennis genomen te hebben van de Algemene Voorwaarden en stemt contractant ermee in dat de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en de uitvoering daarvan.
2.5.
indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, is de hiërarchie als volgt tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene Voorwaarden.
Artikel 3
Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
3.1.
De gemeente kan een offerteaanvraag intrekken of wijzigen Voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.2.
De offerte van de contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de offerteaanvraag.
3.3. a.
Een overeenkomst komt tot stand nadat de gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de offerte van de contractant per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de contractant.
b. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is 23
door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de gemeentewet de vertegenwoordiging van de gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de contractant legt de gemeente een kopie van dit besluit over. 3.4.
Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.
3.5.
Alle handelingen die de contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst zijn voor rekening en risico van de contractant.
24
II
Uitvoering overeenkomst
Artikel 4
4.1.
Algemene verplichtingen contractant
De contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de overeenkomst in nauwe samenwerking met de gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de contractant.
4.2.
De contractant zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de overeenkomst geen rekening is gehouden.
4.3.
Slechts na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van of bevoegdelijk namens de gemeente, kan de contractant de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden. Artikel 3.3, onder b, is van overeenkomstige toepassing.
4.4.
De contractant garandeert ter zake van de overeenkomst dat de contractant of Personeel van contractant of een met de contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
4.5.
De contractant vrijwaart de gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de overeenkomst en die de contractant of de gemeente krijgt opgelegd.
4.6.
De contractant zal bij de uitvoering van de overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de contractant, in acht nemen. Indien de contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de contractant dit eerst voorleggen aan de gemeente.
4.7.
De contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de contractant en de gemeente bij de uitvoering van de overeenkomst.
25
4.8.
Slechts voor zover de contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de gemeente zal de contractant optreden als gemachtigde van de gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de contractant.
4.9.
De contractant zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgewenst inlichtingen geven.
4.10.
De prestaties moeten worden uitgevoerd binnen de overeengekomen termijn behoudens omstandigheden zoals bedoeld in artikel 13. Tenzij door partijen uitdrukkelijk anders is overeengekomen betreft de overeengekomen termijn een fatale termijn, zodat bij overschrijding van die termijn het verzuim direct intreedt en geen voorgaande schriftelijke ingebrekestelling nodig is. Op de aansprakelijkheid van de contractant wegens overschrijding van deze termijn is artikel 12 van toepassing.
4.11.
Indien in de overeenkomst een maximaal of vast bedrag is overeengekomen, dan zullen de prestaties van de contractant moeten worden verricht voor maximaal dit bedrag, dan wel het laatstelijk bijgestelde en door de partijen schriftelijk nader overeengekomen bedrag. De contractant stelt ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente. Ingeval van overschrijding van het (nader) overeengekomen bedrag is de contractant verplicht de overeenkomst zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 13, of van een verzoek tot verdergaande prestaties dan die in de overeenkomst zijn vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van de werkelijk gemaakte netto kosten en/of uren. De contractant stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente.
4.12.
Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht zal de contractant de gemeente tijdig inlichten over de financiële gevolgen en risico's, verbonden aan het door de gemeente stellen van andere of meer eisen, het door de gemeente uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de overeenkomst en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst geen rekening is gehouden.
4.13.
De contractant zal de gemeente bij de totstandkoming van de overeenkomst tot dienstverlening indien er sprake is van te declareren werkzaamheden op basis van bestede tijd, een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de overeenkomst zal de contractant aangeven of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatst verstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de contractant de gemeente daarover schriftelijk informeren.
26
Artikel 5
5.1.
Algemene verplichtingen gemeente
De gemeente zal op verzoek van de contractant de inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren uit te voeren. Het is voor rekening en risico voor contractant om ervoor te zorgen dat deze alle noodzakelijke gegevens en/of informatie verzameld bij gemeente die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. De gemeente kan verzoeken tot inlichtingen weigeren indien zij deze op grond van wet en/of regelgeving niet kan verstrekken en/of anderszins schade opleveren voor de gemeente indien bekend bij de wederpartij en/of derden.
5.2.
De gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 6
6.1.
Kwaliteit, keuring en garantie
De contractant garandeert dat de geleverde prestaties voldoen aan de overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.
6.2.
De gemeente is gerechtigd om de prestaties te keuren en de contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de gemeente bepaalde prestaties schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die prestaties.
6.3.
Indien contractant niet, nadat hij daartoe door de gemeente schriftelijk is aangemaand, binnen vijf werkdagen voldoet aan de gestelde eis, kan de gemeente zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de levering, het herstel of de vervanging door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op de contractant verhalen.
6.4.
Naast de verplichtingen als vermeld in lid 3 van dit artikel, is de contractant voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, één en ander met inachtneming van de redelijkheid en billijkheid.
6.5.
De garantieperiode zal worden verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke het (de) goed(eren) niet is (zijn) gebruikt of niet volledig kon(den) worden gebruikt als gevolg van een gebrek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode overeenkomstig lid 1 van dit artikel zal van toepassing zijn op goederen die ter vervanging zijn verstrekt en op de vervangen of gerepareerde delen van die goederen.
27
6.6.
In aanvulling op lid 1 en lid 2 van dit artikel geldt dat indien de gemeente aannemelijk kan maken dat er sprake is van een verborgen gebrek dat reeds vóór de acceptatie aanwezig was, de contractant gedurende 2 jaar nadat de gemeente contractant hiervan in kennis heeft gesteld daarvoor aansprakelijk blijft. Vorenstaande is ook van toepassing indien zich gedurende 5 jaar na acceptatie een gebrek voordoet ten gevolge waarvan het (de) geleverde goed(eren) onbruikbaar word(t)(en) voor het (ze) is (zijn) bestemd, gelet op hetgeen in de overeenkomst is aangegeven, dan wel het redelijkerwijs te verwachten gebruik van het(de) geleverde goed(eren). Indien een situatie als in dit lid zich voordoet, is lid 3 van dit artikel, voor zover mogelijk, van toepassing.
6.7.
contractant zal op eerste verzoek van de gemeente zo spoedig mogelijk een schriftelijke verklaring van de Belastingdienst en/of UWV overleggen aangaande tijdige en integrale betaling van de met betrekking tot het loon van het ter beschikking gestelde personeel over het voorgaande kwartaal verschuldigde loonbelasting, sociale premies alsmede de in het kader van deze overeenkomst verschuldigde omzetbelasting. Mocht contractant niet verplicht zijn om op het loon van ter beschikking gesteld personeel loonbelasting, premie volksverzekeringen en/of premies werknemersverzekeringen in te houden, dan zal contractant aan de gemeente een verklaring overleggen van de inspecteur respectievelijk van de bedrijfsvereniging, waaruit blijkt dat over het loon van dit personeelslid geen belasting en premies behoeven te worden betaald.
6.8.
Bij gebreke van tijdige en volledige nakoming van de in dit artikel neergelegde verplichtingen door contractant, is de gemeente gerechtigd te harer beoordeling, en zonder dat contractant de gemeente kan aanspreken op grond van niet nakoming van enige verplichting uit deze overeenkomst: iedere betaling op te schorten totdat de gewenste schriftelijke verklaringen zijn overgelegd; te verlangen dat een met de daarover verschuldigde belasting corresponderend deel van de betaling rechtstreeks door de gemeente bij de Belastingdienst en/of UWV zal worden gestort, waartoe contractant de gemeente op eerste schriftelijk verzoek alle daartoe benodigde informatie zal verstrekken; deze overeenkomst per direct te ontbinden zonder om die reden verplicht te zijn tot vergoeding van enige schade aan de zijde van contractant, dan wel diens onderaannemer(s).
6.9.
partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de overeenkomst onderhoudt.
6.10.
De contractant rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de gemeente zo vaak als in de overeenkomst is bepaald, dan wel zo vaak als de gemeente dit nodig acht.
6.11.
De gemeente zal de contractant zo spoedig mogelijk schriftelijk gemotiveerd in kennis stellen indien de prestaties niet worden geaccepteerd door de gemeente.
28
6.12.
De gemeente heeft het recht de resultaten van de verrichte prestaties te (laten) toetsen/keuren. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf in de overeenkomst gestelde kwaliteitscriteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing voor rekening van de contractant. De gemeente heeft het recht om op kosten van de contractant aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen (bedoeld is natuurlijk hetgeen er boven over is gesteld) is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles en de kosten van de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de gemeente.
6.13.
Indien de gemeente de toetsingsresultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de prestaties niet geaccepteerd. Zij zal de contractant schriftelijk verzoeken om binnen een redelijke, door haar te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is.
6.14.
Afgekeurde prestaties worden voor zover deze zich daartoe lenen, door de contractant op eerste aanzegging verwijderd en onverwijld vervangen. De aan verwijdering en vervanging, alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de contractant.
6.15.
Gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst is de gemeente gerechtigd te allen tijde en zonder vooraankondiging toezicht ter zake van de uitvoering van de kwaliteitszorg, zoals op het moment van aangaan van de overeenkomst door de contractant aan de gemeente kenbaar was gemaakt, uit te oefenen bij de contractant, bij de onderaannemers, bij de toeleveranciers en op locaties waar, naar het oordeel van de gemeente, belangrijke prestaties worden verricht.
Artikel 7
7.1.
Geheimhouding
partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift op grond van toepasselijke wet en/of regelgeving en/of rechterlijke uitspraak en/of een gerechtelijk gegeven bevel en/of bevel van een opsporingsautoriteit (zoals politie en/of justitie) tot bekendmaking noopt.
7.2.
De contractant zal de onder hem werkzame personen of door hem ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.
29
7.3.
De gemeente heeft het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de contractant en/of de voor hem werkzame personen en/of door hem ingeschakelde derden de overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
7.4.
De contractant is verplicht om op eerste verzoek van de gemeente Personeel van contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
7.5.
Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 15 van toepassing.
Artikel 8
8.1.
Intellectueel eigendom
Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de overeenkomst, berusten bij de gemeente, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. De contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de gemeente. De contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.
8.2.
Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de gemeente en/of derden.
8.3.
De contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.
8.4.
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de overeenkomst.
8.5.
De gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de overeenkomst aan contractant openbaar gemaakt werk. De contractant erkent dit voorbehoud.
8.6.
De contractant garandeert dat de gekochte goederen en toebehoren alsmede de geleverde diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
8.7.
In het geval van aanspraken van derden zal de contractant alles in het werk stellen om in overleg met de gemeente te bewerkstelligen dat de gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.
30
8.8.
In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de contractant alle schade van de gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.
8.9.
De contractant verplicht zich de prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm of mate aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enigerlei inlichting te verschaffen, tenzij de gemeente schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. De gemeente is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de contractant van een door de gemeente in onderling overleg vast te stellen royaltyvergoeding.
8.10.
De contractant staat ervoor in dat de verrichte prestatie geen inbreuk maakt op rechten van industriële en/of intellectuele eigendom van derden, waaronder begrepen: persoonlijkheidsrechten, aanspraken op "knowhow" en ongeoorloofde mededinging. De contractant vrijwaart de gemeente van aanspraken die voortvloeien uit enigerlei inbreuk op de in dit lid bedoelde rechten en hij vergoedt de gemeente alle kosten, schaden en interesten die het gevolg zijn van zodanige inbreuk.
8.11.
Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 15 van toepassing.
Artikel 9
9.1.
Wijziging overeenkomst
De gemeente is bevoegd om de overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.
9.2.
In dit kader blijven partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid zoals de wet voorschrijft.
Artikel 10
10.1.
Uitrusting en materialen
De contractant zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de overeenkomst te gebruiken - niet van de gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
10.2.
De contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
31
10.3.
Bij het verrichten van de prestaties kan de contractant gebruik maken van zaken, die eigendom zijn van de gemeente en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. De eigendom van informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij het informatiedragers betreft als bedoeld in artikel 1 van deze algemene voorwaarden, waarop de prestaties/ resultaten van de opdracht door contractant dienen te worden vastgelegd en aan de gemeente ter beschikking gesteld. In dat geval wordt het recht van eigendom geacht te zijn overgedragen aan de gemeente op het moment van feitelijke terbeschikkingstelling, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald.
Artikel 11
11.1.
Tijdstip van nakoming
De contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende prestaties, zoals vermeld in de overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd.
11.2.
De contractant stelt de gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken. Eventueel extra hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de contractant.
11.3.
Indien de gemeente tijdig aan de contractant kenbaar maakt dat zij om welke reden dan ook niet in staat is de goederen in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de contractant op eigen kosten de zaken bewaren, beveiligen, en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voorkomen, totdat zij geleverd zijn, één en ander tenzij dit in redelijkheid niet van de contractant kan worden gevergd. De gemeente komt niet in schuldeiserverzuim door uitstel van aflevering.
11.4.
Uitstel van levering als bedoeld in het derde lid van dit artikel geeft de contractant nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De contractant kan bij een uitstel van aflevering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de gemeente sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid.
32
Artikel 12
12.1
Toerekenbare tekortkoming
Indien één van de partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende partij, alvorens gebruik te maken van de partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige partij direct in verzuim verkeert.
12.2.
Ieder der partijen is gerechtigd de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
12.3.
Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 13
13.1.
Niet toerekenbare tekortkoming
De contractant kan zich jegens de gemeente enkel op overmacht beroepen, indien de contractant de gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt.
13.2.
De gemeente heeft na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen, dan wel in overleg met de gemeente een periode vast te stellen waarin partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituaties. Indien de contractant na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. tekort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.
33
13.3.
Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet nakomen dan wel tekortschieten van door de contractant ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de contractant of de door hem ingeschakelde derden.
Artikel 14
14.1.
Aansprakelijkheid en verzekering
De contractant vrijwaart de gemeente tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de contractant van de overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde goederen of diensten van de contractant.
14.2.
De contractant verklaart bij het aangaan van de overeenkomst schriftelijk dat hij afdoende verzekerd is en zich verzekerd zal houden gedurende de uitvoering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn en verleent de gemeente desgewenst inzage in de betreffende polissen.
14.3.
De contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de overeenkomst niet ten nadele van de gemeente wijzigen, tenzij de gemeente hiervoor vooraf haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.
14.4.
Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en waarover de contractant nog niet beschikt, zal de contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de overeenkomst.
14.5.
De door de contractant verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.
14.6.
De contractant cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoelt in lid 2, voor zover deze betrekking hebben op schade, waarvoor de contractant op grond van de overeenkomst jegens de gemeente aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de contractant voor het verzekerde voorval aan de gemeente te betalen schadevergoeding.
34
14.7.
De contractant is aansprakelijk voor alle schade, voor zover deze wordt gedekt door de aansprakelijkheidsverzekering van contractant. Voor zover de schade niet gedekt wordt, is de contractant aansprakelijk: a.
voor overeenkomsten waarvan de waarde minder bedraagt dan EUR 1 miljoen: tot het bedrag van de schade per gebeurtenis maar niet meer dan EUR 1 miljoen;
b. voor overeenkomsten waarvan de waarde EUR 1 miljoen of meer bedraagt: tot het bedrag van de schade per gebeurtenis, maar niet meer dan de waarde. Deze aansprakelijkheid strekt zich mede uit jegens natuurlijke en of rechtspersonen werkzaam voor of bij de gemeente alsmede derden waarmee de gemeente verplichtingen is aangegaan. 14.8.
Tenzij het opzet of grove schuld betreft, is de gemeente niet aansprakelijk voor enige schade die mocht ontstaan voor de contractant, diens personeel of andere personen door de contractant bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken, waaronder mede begrepen vernieling en vermissing van eigendommen.
14.9.
Indien contractant voor het verrichten van de diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van de gemeente als bedoeld en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven, is contractant aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de gemeente bij contractant ter uitvoering van de overeenkomst schade aan contractant en/of derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van contractant. In voorkomende gevallen zal contractant de gemeente vrijwaren voor aanspraken van derden.
Artikel 15
15.1.
Boete
Indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de contractant aan de gemeente na verloop van een daartoe gestelde termijn een boete verschuldigd van 5% van de totale prijs dan wel maximale prijs (inclusief B.T.W.) die met de overeenkomst is gemoeid voor elke kalenderweek dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 30% van de totale dan wel maximale prijs (inclusief B.T.W.) die met de overeenkomst is gemoeid, welke boete zonder gerechtelijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling direct opeisbaar en niet voor compensatie vatbaar is. Een en ander onverlet het recht op schadevergoeding indien en voor zover de schade hoger is dan de boete. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de maximumboete in haar geheel verschuldigd.
35
15.2.
De boete komt de gemeente toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: a. haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichtingen; b. haar recht goederen na ingebrekestelling voor rekening van contractant door een derde te laten leveren en/of diensten voor rekening van contractant door een derde te laten verrichten; c. haar recht op schadevergoeding, voor zover de schade het bedrag van de boete te boven gaat.
15.3.
De boete wordt verrekend met de door de gemeente verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.
Artikel 16 16.1.
Toepasselijk recht en geschillen
Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is Nederlands recht van toepassing.
16.2.
De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
16.3.
Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de offerteaanvraag, de totstandkoming van de overeenkomst of de uitvoering van de overeenkomst, dan is elk der partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter van de Rechtbank van het arrondissement Rotterdam, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.
16.4.
Verschillen van mening tussen de gemeente en de contractant zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan.
36
III
Financiële bepalingen
Artikel 17
17.1.
Vergoeding
De vergoeding voor de te verrichten prestaties kan uitsluitend bestaan uit één of meer van de volgende in de overeenkomst vast te leggen bestanddelen: a. de honorering van de werkzaamheden van de opdrachtnemer; b. de gemaakte kosten; c. de te betalen prijs voor het geleverde goed.
17.2.
De in lid 1 sub a genoemde honorering wordt bepaald naar één of meer van de volgende maatstaven: a. op basis van de aan de overeenkomst bestede tijd tegen een vooraf goedgekeurd urentarief en urenverantwoording middels specificatie; b. op basis van enige andere adequate maatstaf, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door partijen.
17.3.
Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 2 sub a, wordt de honorering berekend door de aan de overeenkomst bestede tijd te vermenigvuldigen met een tarief per tijdseenheid. Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn besteed aan het vervullen van de overeenkomst en de reistijd die voor de vervulling van de overeenkomst noodzakelijk is, tenzij anders overeengekomen. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, functie of groep, worden in de overeenkomst bepaald of omschreven.
17.4.
De in lid 1 sub b genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar één of meer van de volgende maatstaven: c. op basis van werkelijk gemaakte kosten; d. op basis van enig ander adequate maatstaf, na schriftelijke goedkeuring door
beide
partijen. 17.5.
Indien de partijen overeenkomen dat de contractant de ten behoeve van de overeenkomst gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld in lid 4, sub a, kunnen de volgende kosten declarabel zijn: de reiskosten; de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen, berekeningen, rapporten e.d.; de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten. De omvang en hoogte van de maximaal te maken kosten zullen nader worden vastgesteld in de overeenkomst en dienen schriftelijk vooraf te worden goedgekeurd door de gemeente.
37
17.6.
In de overeenkomst zal worden bepaald naar welke maatstaven de in lid 1 bedoelde vergoeding zal worden berekend. Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal de honorering plaatsvinden volgens lid 2, sub a.
17.7.
De kosten van deskundigen buiten het eigen vakgebied zijn slechts declarabel indien dit met de gemeente vooraf schriftelijk overeengekomen is en ook een offerte is goedgekeurd door contractant met het totaal van de door de deskundige te declareren kosten.
17.8.
De contractant is verplicht de gemeente periodiek op de hoogte te houden van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten die de gemeente op grond van dit artikel aan de contractant verschuldigd is.
17.9.
Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel 4 lid 13, worden de daarvoor te verrichten prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten en/of de te betalen prijs voor de geleverde goederen en/of diensten afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
17.10. Ook hiervoor geldt dat de wijzigingen voldoende gespecificeerd en bepaalbaar vooraf schriftelijk overeengekomen dienen te worden tussen partijen. 17.11. De vergoeding/betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de overeenkomst voortvloeiende prestaties en/of het gereedkomen van de verschillende fasen van de overeenkomst, zulks zoals uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst. 17.12. De door de contractant volgens de overeenkomst te declareren bedrage zijn exclusief BTW. 17.13. In de overeenkomst dient te zijn geregeld of en zo ja hoe de tariefswijzigingen en indexeringen ten aanzien van de prijs worden toegepast.
Artikel 18
18.1.
Facturering en betaling
De contractant zendt de factuur toe aan de gemeente. Op de factuur vermeldt de contractant; de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BICgegevens, BTW-nummer, KvK-nummer; het factuuradres van de contractant; het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW; en eventuele nadere eisen in overleg met de gemeente.
18.2.
De contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen partijen in de overeenkomst. De gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de contractant betalen.
18.3.
Indien de goederen of diensten niet beantwoorden aan de overeenkomst is de gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.
38
18.4.
Indien de gemeente de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden de partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. De gemeente is te allen tijde gerechtigd de door de contractant verzonden facturen door een door de gemeente aan te wijzen accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, op inhoudelijke juistheid te laten controleren. De contractant verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de gemeente, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is/zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de contractant komen.
18.5.
De gemeente is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen de partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de in artikel 18.4 bedoelde periode van overleg, dan wel de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt de gemeente uitsluitend gebruik, indien er bij hem redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur.
18.6.
Indien de gemeente ter uitvoering van de overeenkomst (een) betaling(en) verricht voor prestaties die nog niet zijn geleverd, wordt door de opdrachtnemer voorafgaande aan die betalingen een onvoorwaardelijke kredietinstellingsgarantie "op eerste verzoek" zonder einddatum aan de gemeente afgegeven, ter waarde van het (de) betaalde bedrag(en) inclusief B.T.W. Aan deze garantie zijn voor de gemeente geen kosten verbonden. Indien, vanwege enige tekortkoming aan de zijde van de opdrachtnemer, diensten niet binnen de overeengekomen termijn worden geaccepteerd, dan is de opdrachtnemer de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd, voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt.
18.7.
De onvoorwaardelijke kredietinstellinggarantie "op eerste verzoek" wordt afgegeven door een door de Nederlandse Bank erkende kredietinstelling. De kredietinstelling verklaart daarin desverzocht onverwijld over te gaan tot betaling aan de gemeente van het in de garantie genoemde bedrag, vermeerderd met de wettelijke rente over dat bedrag, gerekend vanaf de dag van de door de gemeente gestelde tekortkoming in de nakoming van de opdrachtnemer.
39
IV
Bepalingen betreffende de leveringen van goederen
Artikel 19
19.1.
Leveringen
De contractant levert de goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2010, dan wel de laatst geldende versie, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC).
19.2.
Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de aflevering uitsluitend op werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen.
19.3.
Indien de gemeente de goederen gemotiveerd afkeurt, zal de contractant op zijn eigen kosten de goederen ophalen.
19.4.
De goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van de gemeente.
19.5.
De contractant verleent tenminste een garantie voor de goederen van twaalf maanden vanaf het moment dat de gemeente de goederen heeft goedgekeurd (ná acceptatie), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de contractant.
19.6.
De contractant garandeert dat voor een periode van tenminste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na aflevering van de goederen, onderdelen van de goederen kunnen worden geleverd.
19.7.
De contractant is gehouden om alle bij de goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de gemeente ter beschikking te stellen.
19.8.
De contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde goederen na aflevering of voltooiing binnen de door de gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging, ofwel de goederen terug te nemen en de voor de goederen gedane betaling onmiddellijk terug te betalen, één en ander ter keuze van de gemeente.
19.9.
Naast de verplichtingen als vermeld in het vorige lid, is de contractant voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande.
40
Artikel 20
20.1.
Verpakking en transport
De contractant draagt zorg voor een deugdelijke en niet milieubelastende verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de goederen, dat deze in een goede staat de plaats van aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.
20.2.
De contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 21
21.1.
Overdracht van eigendom en risico
De eigendom van de geleverde goederen gaat over op het moment van aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de gemeente na acceptatie van de goederen door de gemeente.
21.2.
De acceptatie van de goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de gemeente, na aflevering en eventuele installatie van de goederen. Indien de gemeente de goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.
41
V
Bepalingen betreffende het verrichten van diensten
Artikel 22
22.1.
Diensten
De contractant zal de diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de overeenkomst.
22.2.
De contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen prestaties, prestaties van Personeel van contractant alsmede prestaties van de door de contractant ingeschakelde derden.
22.3.
Feitelijke uitvoering van de diensten door de contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de gemeente de diensten zonder meer goedkeurt. De gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.
22.4.
De goedkeuring van de diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de gemeente. Artikel 3.3, onder b, is van overeenkomstige toepassing. Indien de gemeente de diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.
Artikel 23
23.1.
Personeel van contractant
Voor zover diensten worden verricht ten kantore en/of in de openbare ruimte van de gemeente, zijn de contractant, personeel van contractant en de door de contractant ingeschakelde derden gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte na te leven.
23.2.
Indien gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat personeel van contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de gemeente het recht de desbetreffende persoon door de contractant te laten vervangen.
23.3.
Voor de vervanging van personeel van contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de gemeente, tenzij directe vervanging van personeel van contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de offerteaanvraag).
23.4.
Vervanging van personeel van contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de contractant.
23.5.
De contractant staat ervoor in dat het personeel van contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel diensten te verrichten. De contractant vrijwaart de gemeente voor alle aanspraken van derden en boetes van bevoegde instanties in verband met ondeugdelijke naleving door contractant of diens personeel van de relevante wet- en regelgeving.
42
23.6.
De contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De contractant vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken ter zake. De contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten één-op-één verhaald op de contractant.
23.7.
contractant zal op eerste verzoek van de gemeente zo spoedig mogelijk een schriftelijke verklaring van de Belastingdienst en/of UWV overleggen aangaande tijdige en integrale betaling van de met betrekking tot het loon van het ter beschikking gestelde personeel over het voorgaande kwartaal verschuldigde loonbelasting, sociale premies alsmede de in het kader van deze overeenkomst verschuldigde omzetbelasting. Mocht contractant niet verplicht zijn om op het loon van ter beschikking gesteld personeel loonbelasting, premie volksverzekeringen en/of premies werknemersverzekeringen in te houden, dan zal contractant aan de gemeente een verklaring overleggen van de inspecteur respectievelijk van de bedrijfsvereniging, waaruit blijkt dat over het loon van dit personeelslid geen belasting en premies behoeven te worden betaald.
23.8.
Bij gebreke van tijdige en volledige nakoming van de in dit artikel neergelegde verplichtingen door contractant, is de gemeente gerechtigd te harer beoordeling, en zonder dat contractant de gemeente kan aanspreken op grond van niet nakoming van enige verplichting uit deze overeenkomst: Iedere betaling op te schorten totdat de gewenste schriftelijke verklaringen zijn overgelegd; te verlangen dat een met de daarover verschuldigde belasting corresponderend deel van de betaling rechtstreeks door de gemeente bij de Belastingdienst en/of UWV zal worden gestort, waartoe contractant de gemeente op eerste schriftelijk verzoek alle daartoe benodigde informatie zal verstrekken; deze overeenkomst per direct te ontbinden zonder om die reden verplicht te zijn tot vergoeding van enige schade aan de zijde van contractant, dan wel diens onderaannemer(s).
43
VI
Einde overeenkomst
Artikel 24
24.1.
Opzegging
De gemeente is gerechtigd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de overeenkomst is opgenomen, kan de gemeente de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de overeenkomst.
Artikel 25
25.1.
Ontbinding
Ieder der partijen heeft het recht de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien: artikel 4.4 algemene inkoopvoorwaarden wordt geschonden; de andere partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen; de zeggenschap van de andere partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze overeenkomst; ten aanzien van de andere partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surseance van betaling is aangevraagd of verleend; de andere partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt; de andere partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen.
25.2.
Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden.
25.3.
Ingeval van ontbinding door de gemeente als bedoeld in lid 1 is de gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de contractant voor de prestaties die niet door contractant zijn verricht. Eventuele aan de contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de contractant terug aan de gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.
25.4.
Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers, zal de contractant in die gevallen op eerste verzoek van de gemeente alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-) informatiedragers tot aan het moment van ontbinding aan de gemeente in eigendom overdragen. Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de gemeente het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke maatregelen te nemen om de realisering van het project verder te effectueren en daarbij derden in te schakelen.
44
25.5.
Verplichtingen tussen partijen over en weer aangegaan, welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van de overeenkomst bestaan.
Artikel 26
26.1.
Vernietiging
Indien één van de partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit te geschieden met een aangetekend schrijven.
26.2.
Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en/of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de gemeente en de contractant in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.
45
VII Artikel 27
Slotbepalingen Slotbepaling
27.1.
De gemeente kan nadere aanwijzingen geven voor de uitvoering van de overeenkomst.
27.2.
Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie met betrekking tot de overeenkomst, ongeacht de vorm, in de Nederlandse taal.
27.3.
Tegelijkertijd met de inwerkingtreding van deze algemene inkoopvoorwaarden, komen de Algemene Inkoopvoorwaarden MSV – 2009 te vervallen.
27.4.
Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als: “Algemene Inkoopvoorwaarden MSV 2013”.
46
