Adviescommissie 12 oktober 2010 Dagelijks bestuur 21 oktober 2010 Algemeen bestuur 11 november 2010 Aantal bijlagen:
1
Agendapunt: 11
Onderwerp Beleidskader evenementen Groengebied Amstelland Het algemeen bestuur besluit: 1. Het beleidskader evenementen Groengebied Amstelland in concept vast te stellen, als kader om te komen tot een bij de grootte, veelzijdigheid en karakter van het gebied passend jaarlijks programma van kleine, middelgrote en grote evenementen; 2. Ter vergadering te bepalen of de inkomsten uit evenementen ten goede dienen te komen aan het betreffende deelgebied waar een evenement wordt gehouden of ten goede aan het totale gebied; 3. De gemeenten mee te delen dat het algemeen bestuur er de voorkeur aan geeft, naast de vergunningverlening voor grote evenementen, ook de vergunningverlening voor kleinere evenementen door de gemeenten te laten plaatsvinden; 4. RNH opdracht te geven het evenementenbeleid aan te passen op de gewijzigde situatie rond vergunningverlening; 5. Het concept beleidskader voor reactie toe te zenden aan de participanten; 6. RNH op te dragen een uitvoeringsplan evenementen op te stellen. Korte toelichting Eén van de projecten van het uitvoeringsprogramma voor Groengebied Amstelland die gepland stond voor 2010 is "Optimale benutting potenties Groengebied Amstelland voor evenementen". Dit project is opgedeeld in twee fasen. De eerste fase is afgerond. Het resultaat hiervan is een effectief en afgewogen beleidskader evenementen, dat richting geeft aan de ambitie om meer evenementen te houden in Groengebied Amstelland. In het document wordt aandacht besteed aan de meerwaarde van evenementen, de algemene ambities op het gebied van evenementen en de ambities per deelgebied. Daarnaast worden de locaties voor evenementen benoemd en de taken en verantwoordelijkheden van betrokken partijen en communicatie bij grote evenementen weergegeven. Tussentijds zijn er reacties gevraagd aan de adviescommissie GGA en de stuurgroep evenementen GGA. Deze reacties zijn verwerkt in het voorliggende document. Tijdens de behandeling van algemene verordening heeft het DB besloten er de voorkeur aan te geven, naast de vergunningverlening voor grote evenementen ook de vergunningverlening voor kleinere evenementen (< 200 bezoekers) door de gemeente te laten plaatsvinden, en het beleidskader na behandeling in de AB-vergadering hierop aan te passen. In het voorliggende beleidskader is dus nog de situatie omschreven dat het Groengebied deze vergunningen verleent. In de tweede fase zal een uitvoeringsplan opgesteld worden. Dit is een uitwerking van het beleidskader evenementen en laat zien hoe de ambities zoals benoemd in het beleidskader kunnen worden bereikt.
Pagina 1 van 6
Consequenties Juridisch: Communicatie: gezamenlijke communicatie bij grote evenementen Financieel: Financiële toelichting Lasten / baten Investering Structurele lasten Incidentele lasten Structurele baten Incidentele baten
€ € € € €
Dekking in programmabegroting € € € € €
Toelichting afwijking begroting € € € € €
Meegezonden stukken
Bijlage beleidskader evenementen versie 3d
Voorbereid door
Anita Bakker, Mark Schoots en Gerben Houtkamp
In overleg met
Henk Meuleman
Akkoord verantwoordelijke J.W. Nieuwenhuis
Pagina 2 van 6
BELEIDSKADER EVENEMENTEN GROENGEBIED AMSTELLAND
1. Achtergrond Eén van de projecten op het uitvoeringsprogramma voor Groengebied Amstelland die gepland stond voor 2010 is "Optimale benutting potenties Groengebied Amstelland voor evenementen". In het voorjaar is gestart met het opstellen van het beleidskader. De uitwerking vindt in twee fasen plaats. In de eerste fase is het beleidskader ontwikkeld waarin o.a. de ambities van Groengebied Amstelland t.a.v. evenementen worden geformuleerd. In juli en augustus is het eerste concept in een schriftelijke ronde voor reactie naar de adviescommissie gezonden. De ontvangen reacties zijn verwerkt in het voorliggende document. Vervolgens is er verder gewerkt aan de uitwerking van de taken en verantwoordelijkheden, een stappenplan behandeling aanvragen, de communicatie rondom evenementen en de prijsstelling. In de stuurgroepbijeenkomst eind augustus, die georganiseerd werd voor verdere begeleiding van het evenement bij de Gaasperplas is een eerste reactie op het beleidskader evenementen gevraagd aan de bij deze bijeenkomst aanwezige bestuurders. De genoemde punten zijn gebruikt om het beleidskader te verbeteren. In het tweede deel van deze uitwerking wordt hierop teruggekomen. In de tweede fase zal een uitvoeringsplan opgesteld worden. Dit is een uitwerking van het beleidskader evenementen en laat zien hoe de ambities benoemd in het beleidskader worden bereikt. Vooruitlopend op het uitvoeringsplan heeft al een marktonderzoek plaatsgevonden door LAgroup, een ingehuurde adviesorganisatie op het gebied van Leisure & Arts. Zij zijn, doormiddel van interviews met huidige en ‘toekomstige’ evenementenorganisatoren en met ondernemers in het gebied gekomen tot een beoordeling van de vier grote evenementenlocaties en de locatie Wester-Amstel (middelgroot evenemententerrein) zoals benoemd in het beleidskader evenementen. Ze hebben daarvoor gekeken naar de gesteldheid van de terreinen, infrastructuur, parkeerplaatsen e.d., waaruit aanbevelingen voort zijn gekomen. Deze aanbevelingen dienen als basis voor de nog uit te werken fase 2 het uitvoeringsplan. Het uitvoeringsplan wordt in een latere bestuursronde behandeld. In dit plan zullen o.a. de locaties voor evenementen de investeringsmogelijkheden in terreinen en dienstverlening en het acquireren van evenementen behandeld worden.
2. Uitwerking Ambitie Het evenementenbeleid is opgesteld met de ontwikkelingsvisie van Groengebied Amstelland als basis. In de ontwikkelingsvisie van GGA wordt uitgegaan van de drie hoofddeelgebieden: de Amstelscheg, de Diemerscheg en de Recreatieve verbindingsboog. Deze drie deelgebieden verschillen sterk qua identiteit en karakter. Dit komt in de ontwikkelingsvisie tot uiting in uiteenlopende ambities en projecten per deelgebied. Hiervoor is in het evenementenbeleid eerst een analyse gemaakt. Voor een zo goed mogelijke aansluiting van het evenementenbeleid bij de ambities van de ontwikkelingsvisie, is in het evenementenbeleid uitgegaan van de ambities aan de hand van de drie deelgebieden.
Pagina 3 van 6
Bij de Amstelscheg ligt de nadruk in de ambitie op evenementen die bijdragen aan de beleving van het landschap, rust en de cultuurhistorie. Evenementen dienen te passen bij het karakter van het gebied. De Noordoever Ouderkerkerplas krijgt een uitzonderingspositie, op deze locatie worden al jaarlijks de ANWB-kampeerdagen georganiseerd, op termijn wordt gekeken of hier muziek- (of dance) evenementen mogelijk zijn. In de Diemerscheg richt GGA zich op evenementen die aansluiten bij de ruimtelijke kenmerken van het gebied, als sportevenementen, of andere evenementen met een avontuurlijk en mogelijk innovatief karakter. In de Diemerscheg is qua geluidsproductie meer mogelijk, omdat woonwijken op grotere afstand liggen. Voor de Recreatieve verbindingsboog kan wordt ruimte geboden aan evenementen die een diversiteit aan bevolkingsgroepen trekken en mensen uit de wijdere regio. Er wordt hier ingezet op evenementen die aansluiten bij het karakter van park aan de rand van de stad. Voor de locatie noordoever Gaasperplas wordt vanaf 2011 één dance-evenement toegestaan, binnen drie jaar staat voor ogen door te groeien naar een maximum van drie grote evenementen per jaar door toevoeging van twee muziekevenementen. Bij de oostoever blijft plaats voor één middelgroot dance-evenement. Daarnaast zijn de ambities voor geheel Groengebied Amstelland verwoord, namelijk: • Een passend jaarlijks programma van kleine, middelgrote en grote evenementen; • De grootte, veelzijdigheid en het karakter van het gebied benutten om een divers recreatief aanbod te bieden; • Door middel van een divers recreatief aanbod, waaronder uiteenlopende evenementen, nieuwe doelgroepen trekken naar het gebied; • Met een passend evenementenaanbod aansluiten bij de wensen en behoeften van de huidige recreanten; • Met aansprekende evenementen de bekendheid van het gebied vergroten; • Dat het evenementenbeleid in GGA bijdraagt aan het vergroten van de recreatieve kwaliteit van het gebied; • Extra inkomsten verkrijgen uit (grote) evenementen die bijdragen aan de instandhouding van het gebied. Deze ambities worden meetbaar gemaakt in de evaluatie (hoofdstuk 6). Locaties Per deelgebied is in het beleidskader op een kaart aangegeven waar de terreinen liggen voor grote en middelgrote evenementen, zodat de spreiding van terreinen inzichtelijk is. De locaties voor grote evenementen (vanaf 3000 bezoekers) zijn: • Noordoever Gaasperplas; • Noordoever Ouderkerkerplas; • De Hoge Dijk; • Parkeerplaats Diemerbos. De middelgrote terreinen worden in een bijlage bij het beleidskader uitgebreid behandeld op de variabelen oppervlakte, bereikbaarheid, parkeerruimte, afstand tot bebouwing, conflict met ander gebruik en de natuurfunctie. Een uitzondering wordt gemaakt voor het middelgrote evenemententerrein Wester-Amstel, omdat de locatie veel potentieel heeft door de unieke locatie, dankzij het historische karakter en het een binnenlocatie betreft. Om deze reden zal ook voor deze locatie een locatieprofiel opgesteld worden.
Pagina 4 van 6
Taken en verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden bij evenementen van Groengebied Amstelland, de gemeente, de organisator en andere betrokken partijen worden hier behandeld. Tijdens de behandeling van algemene verordening in de dagelijks bestuurvergadering heeft het bestuur besloten er de voorkeur aan te geven, naast de vergunningverlening voor grote evenementen ook de vergunningverlening voor kleinere evenementen (< 200 bezoekers) door de gemeente te laten plaatsvinden, en het beleidskader na behandeling in de ABvergadering hierop aan te passen. In het voorliggende beleidskader is dus nog de situatie omschreven dat het Groengebied deze vergunningen verleent. Communicatie Bij een evenement is de organisator verplicht de omwonenden en bedrijven in de omgeving te informeren over het evenement door middel van een bewonersbrief. Het is echter wenselijk bij nieuwe grote evenementen de communicatie in een gezamenlijk traject met de organisator en de desbetreffende gemeente op te pakken. Op deze manier kunnen naar het publiek toe duidelijk de taken en verantwoordelijkheden per partij gecommuniceerd worden. Er wordt verwacht dat hierdoor de verstandhouding met de omwonenden en belanghebbenden in het gebied goed blijft. Uitwerking genoemde punten reactie stuurgroepleden De belangrijkste genoemde punten waren: • Ambities zijn lastig meetbaar, er werd voorgesteld om deze SMART te maken. Deze aanbeveling is verwerkt in een evaluatieschema (hoofdstuk 6), waarin getracht is concrete doelen te formuleren bij de genoemde ambities en uitgangspunten. In dit schema wordt tevens weergegeven via welke methode de doelen te monitoren zijn. •
Er was behoefte aan meer inzicht in de bepaling van de vergoeding. Het DB en de stuurgroepleden zijn hierover geïnformeerd.
•
Actieve stimulering goede doelen evenementen. De meningen over wenselijkheid hiervan liepen uiteen onder de aanwezige bestuurders. Er werd voorgesteld deze discussie in het algemeen bestuur te voeren. In het op 30 augustus aan de stuurgroep voorgelegde beleidskader evenementen werd aangegeven dat de mogelijkheid onderzocht om goede doelen actief te stimuleren. De meningen over de wenselijkheid hiervan liepen uiteen bij de aanwezige bestuurders. Het is bijvoorbeeld lastig een ‘goed doel’ eenduidig te definiëren, hierdoor ontstaat het risico dat veel organisatoren aanspraak proberen te maken op een subsidie. Daarnaast is er extra inzet nodig om invulling te kunnen geven aan de ondersteuning. Dit is echter sterk afhankelijk van de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de ondersteuning.
•
De relatie tussen de Algemene Verordening en het beleidskader evenementen moet duidelijk blijken uit het beleidskader. Hierbij kan de kanttekening geplaatst worden dat de Algemene Verordening van Groengebied Amstelland nog moeten worden vastgesteld. Zie hiervoor ook de vetgedrukte opmerking op het voorblad over vergunningverlening. Er is een stappenplan ontwikkeld voor de samenwerking met de desbetreffende gemeente voor de behandeling van evenementenaanvragen. Dit stappenplan is gebaseerd op de nieuwe Algemene Verordening maar zal nog moeten worden aangepast aan de genoemde wijzigingen over vergunningverlening. Daar-
Pagina 5 van 6
naast wordt het verschil tussen privaatrechterlijk (beleidskader evenementen) en publiekrechterlijk (Algemene Verordening) toegelicht. •
Over de vraag: ‘komen de inkomsten ten goede aan het deelgebied waar het evenement plaatsvindt of wordt het verdeeld over geheel van Groengebied Amstelland?, wordt voorgesteld een discussie te voeren in het algemeen bestuur.
3. Overwegingen Binnen Recreatie Noord-Holland is ruime ervaring met evenementen in recreatiegebieden, bij het opstellen van evenementenbeleid is dan ook gekeken naar evenementenbeleid in de andere gebieden. In de andere gebieden ontbrak echter, bij het opstellen van het beleid nog geen duidelijke visie voor het gebied. De ambities zoals verwoord in de ontwikkelingsvisie vormen een richtinggevende basis voor nadere beleidsvorming, zoals het evenementenbeleid, in het groengebied. De ontwikkelingsvisie van het groengebied, die is vastgesteld in 2009, is nadrukkelijk vertrekpunt genomen voor het beleidskader evenementen. Met name voor het evenemententerrein voor grote evenementen bij de Gaasperplas is de ambitie tot stand gekomen op basis van intensieve afstemming met stadsdeel Zuidoost. Deze afstemming was noodzakelijk omdat de gezamenlijke wens is uitgesproken om het dance-evenement van de heer Groet mogelijk te maken in 2011 (zie mededeling in het AB van 10 december 2009). Daarnaast heeft Zuidoost tegelijkertijd met het groengebied evenementenbeleid opgesteld.
4. Besluit Het algemeen bestuur besluit: 1. Het beleidskader evenementen Groengebied Amstelland in concept vast te stellen, als kader om te komen tot een bij de grootte, veelzijdigheid en karakter van het gebied passend jaarlijks programma van kleine, middelgrote en grote evenementen; 2. Ter vergadering te bepalen of de inkomsten uit evenementen ten goede dienen te komen aan het betreffende deelgebied waar een evenement wordt gehouden of ten goede aan het totale gebied; 3. De gemeenten mee te delen dat het algemeen bestuur er de voorkeur aan geeft, naast de vergunningverlening voor grote evenementen, ook de vergunningverlening voor kleinere evenementen door de gemeenten te laten plaatsvinden; 4. RNH opdracht te geven het evenementenbeleid aan te passen op de gewijzigde situatie rond vergunningverlening; 5. Het concept beleidskader voor reactie toe te zenden aan de participanten; 6. RNH op te dragen een uitvoeringsplan evenementen op te stellen. 5. Vervolg De tweede fase zal opgestart worden, het resultaat hiervan is een uitvoeringsplan. Uit het uitvoeringsplan zullen voorstellen aan het algemeen bestuur voortvloeien.
Pagina 6 van 6
