Sector: Bestuursdienst
Kerkrade, 15 december 2005
Aanbiedingsbrief Aan de raad.
05it00873 Hierbij bieden wij u op initiatief van het presidium ter overweging en beslissing een ontwerpbesluit, nr. 05 Rb 084 inzake digitalisering commissievergaderingen aan. In de nota van toelichting, nr. 05 Tl 056 ,die het ontwerpbesluit vergezelt, zijn de overwegingen en nadere gronden aangegeven waarop het ontwerpbesluit berust.
De voorzitter van de raad,
De griffier,
J.J.M. Som
Mr. drs. H.J.W. van Dongen
Ontwerpbesluit Nr.: 05Rb084
De raad van de gemeente Kerkrade; overwegende, • Dat de digitalisering van de raad zich steeds verder ontwikkelt;
gelezen, • de nota van toelichting, nr. 05Tl056, behorende bij dit besluit; • het verslag van bevindingen van de raadscommissie d.d. 9 januari 2006; • Resultaten evaluatie project e-raad • Resultaten evaluatie raadsvergaderingen gemeente Kerkrade
gelet op, • programma: 10: bestuur en bedrijfsvoering • deelprogramma: 10.6 bedrijfsvoering
Besluit: I. In te stemmen met het opzetten van een nieuw raadsinformatiesysteem voor burgers, bestuurders en ambtelijke organisatie; II. In te stemmen met het beschikbaar stellen van commissievergaderingen middels audiofragmenten; III. In te stemmen met een dienovereenkomstige aanpassing (zie bijlage) van het reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade; IV. In te stemmen met het beschikbaar stellen van het hiervoor benodigde budget zoals opgenomen in de nota van toelichting; V. De griffie opdracht te geven een en ander conform besluit te laten regelen.
Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Kerkrade, in zijn openbare vergadering d.d. 25 januari 2006 De voorzitter van de raad,
De griffier,
J.J.M. Som
mr. drs. H.J.W. Jacobs - van Dongen
Nota van toelichting Nr.: 05Tl056
Onderwerp: digitalisering raad Behorend bij ontwerpbesluit nr:
Kerkrade, 16 december ’05
05Rb084
Aanleiding van het besluit: In september 2002 is de daadwerkelijke start gemaakt met de digitalisering van de raad. Naast het beschikbaar stellen van laptops en het aanbieden van cursussen, hebben er sindsdien een aantal ontwikkelingen op dit gebied plaats gevonden. Deze ontwikkelingen hebben steeds plaats gevonden in nauw overleg met de zogenaamde “denk-tank”, een groep raads- en commissieleden, de griffier en vertegenwoordigers van I&A die de digitalisering begeleiden en hierin adviseren. Om zo goed mogelijk te kunnen voldoen aan de wensen van de gebruikers heeft er in de tweede helft van 2004 een evaluatie van het project e-raad plaats gevonden. Als resultaat van deze evaluatie wordt bijvoorbeeld momenteel alle informatie die de raadsleden en burgercommissieleden via de griffie ontvangen (indien beschikbaar en met uitzondering van vergaderstukken van raad en commissies) nog slechts digitaal aangeleverd. Met de digitalisering is ook de noodzaak om informatie thuis te bezorgen komen te vervallen. Nu de informatieverstrekking gedigitaliseerd is, heeft de “denk-tank” zich gebogen over verdere mogelijkheden van de digitalisering. Naast de resultaten van de evaluatie van het project e-raad heeft men zich hierbij ook laten leiden door de resultaten van de evaluatie van de werkwijze van de raad die in de eerste helft van 2005 heeft plaatsgevonden. Uit de enquête kwam naar voren dat men de huidige wijze waarop de commissies plaats vinden goed acht. De raadsvergaderingen zijn als gevolg van de uitgebreide commissoriale behandeling echter minder uitgebreid. Op zich vinden de raadsleden dit geen probleem. Men ziet het ook niet zitten commissievergaderingen over te doen in de raad. Als men de keuze had zou men het liefst naast de raadsvergaderingen ook de commissievergaderingen uitzenden op TV. Vanwege de financiën is dit echter (momenteel) niet mogelijk. Daarnaast is er door de hoge school Zuyd een onderzoek gedaan naar het huidige raadsinformatiesysteem BIVI. Het doel van dit systeem om Parkstadbreed informatie op te kunnen zoeken wordt met dit systeem niet gehaald en biedt geen meerwaarde in de informatievoorziening naar de burgers. Daarnaast kent dit systeem een aantal praktische problemen. Met ingang van 1 oktober 2006 wordt dit systeem verlaten. De denk-tank is vervolgens op zoek gegaan naar een alternatief voor BIVI en de wensen van de raad. Dit alternatief is gevonden in een breed raadsinformatiesysteem. Via dit systeem kan men voorafgaand aan de vergadering de stukken raadplegen. Na de vergadering kan men de besluiten raadplegen en de vergadering middels audiofragmenten beluisteren. Hierbij kan men per onderwerp fragmenten afluisteren. Indien het een lang onderwerp betreft is afluisteren per woordvoerder mogelijk. Een zoekfunctie maakt het mogelijk gericht (historische) informatie te zoeken. Dit is momenteel niet mogelijk. Doelstelling • • • • • •
Een eenvoudig toegankelijk informatiesysteem waarbij voorafgaand aan de vergaderingen documenten op een algemeen toegankelijke site geplaatst kunnen worden; Een systeem dat zowel toegankelijk is voor bestuurders, ambtenaren en burgers; Mogelijkheid om vergaderingen per agendapunt af te luisteren zonder dat daar “snelle” internetverbindingen nodig zijn om zodoende de toegankelijkheid voor de burgers laagdrempelig te houden; Een zoekfunctie zodat ook “historische” informatie kan worden opgezocht; Mogelijkheid om beknopt hetgeen besloten is weer te geven. Een systeem dat door de organisatie zelf te vullen is.
•
De commissievergaderingen toegankelijker maken voor de burgers door middel van audiofragmenten zonder dat grote bestanden gedownload hoeven te worden
Consequenties van doelstelling De nieuwe wijze van verslaglegging van de commissies betekent dat het huidige analytische verslag zal verdwijnen. Het fysieke verslag zal bestaan uit een verkort verslag dat te vergelijken is met het huidige verslag van bevindingen. Het reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies zal dienovereenkomstig dan ook (technisch) moeten worden aangepast. Financiële consequenties Bij het selecteren van een pakket is gezocht naar een pakket dat kan voldoen aan de doelstelling. De keuze is uiteindelijk gevallen op het bedrijf TQMmaster uit Zaltbommel. Voor meer informatie over de afwegingen en de gemaakte keuze wordt verwezen naar de ter inzage liggende stukken. De financiële gevolgen bedragen éénmalige kosten en structurele kosten. De aanschafkosten bedragen € 4625,Een training voor de personen die het systeem gaat vullen bedraagt (éénmalig) € 1000,Eenmalige advieskosten om het systeem operationeel te maken: € 2000,De structurele kosten voor telefonische ondersteuning en software up-dates bedragen € 750,- per jaar De éénmalige kosten zullen ten laste komen van de budgetten “studie- en opleidingskosten” en “advieskosten” van de post “bestuursondersteuning raad en rekenkamer”. De structurele kosten zullen ten laste komen van het budget “advieskosten”. Adviesorganen/inspraak Het systeem en de financiën is voor besproken met de denk-tank en het presidium. Zijn adviseren postitief met de opmerking dat het systeem eenvoudig toegankelijke dient te zijn voor burgers. Geadviseerd wordt het systeem met het ingaan van de nieuwe raad operationeel te laten zijn. Informatie/Communicatie Voorgesteld wordt het nieuwe systeem met het ingaan van de nieuwe raad operationeel te laten zijn voor bestuurders. Vanuit de griffie zal (afhankelijk van de behoefte) een instructiebijeenkomst gehouden worden voor bestuurders. Vervolgens kan ervaring opgedaan worden met het nieuwe systeem en kunnen de raads- en commissieleden suggesties aanvoeren om het systeem nog verder te optimaliseren. Vanaf september 2006 zal het systeem vervolgens ook voor burgers toegankelijk zijn. De inwoners van Kerkrade zullen via de site van de gemeente Kerkrade en het Stadsjournaal geïnformeerd worden over het systeem. Intern zal in ambtelijke richting informatie verstrekt worden via huisnet. Motivering van het besluit (afwegingen) In grote lijnen is de motivering opgenomen onder het kopje “aanleiding van het besluit”. Samengevat geldt: • Het huidige raadsinformatiesysteem BIVI vervalt per 1 oktober 2006 er zal een ander systeem voor in de plaats moeten komen. • Verslagen van commissies en audiofragmenten zijn sneller toegankelijke dan de huidige analytische verslagen; • Eén systeem voor bestuurders, burgers en ambtenaren hetgeen de overzichtelijkheid ten goede komt; • Besluiten/adviezen en opmerkingen van de commissies eenvoudig en beknopt vinden, momenteel bestaat er geen mogelijkheid om digitaal historische informatie te zoeken; • Er gaat geen informatie verloren als gevolg van analytische verslagen; • Burgers meer tonen van de commissievergaderingen dan nu het geval is en laagdrempeliger;
Om een verdere indruk te krijgen van het systeem en de mogelijkheden wordt verwezen naar de site van TQMmaster waarop een voorbeeld van de commissievergaderingen is opgenomen onder het kopje “laatste nieuws” of via de link: http://www.tqmmaster.nl/projecten/kerkrade
