Collegevoorstel
Openbaar Onderwerp
Aanbesteding energie Programma / Programmanummer
BW-nummer
Openbare Ruimte / 1062 Portefeuillehouder
R. Helmer-Englebert Samenvatting
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
Op 1 januari 2016 loopt het gemeentelijk energiecontract af. Het betreft een contract voor levering van elektra en gas. Dit wordt gezamenlijk ingekocht met een aantal MARN gemeenten. Zij moeten dus in 2016 ook hun contract vernieuwen. Nijmegen en de MARN-gemeenten wensen duurzame bij voorkeur regionaal opgewekte energie in te kopen en daarmee het in deze regio opgewekte aandeel duurzame energie te vergroten. Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure organiseren we een marktconsultatie om een goed beeld te krijgen of en op welke wijze onze wensen haalbaar zijn. De informatie gebruiken we om de aanbestedingsstrategie te bepalen.
PM30, Rene Holslag, 2169 Datum ambtelijk voorstel
10 oktober 2014 Registratienummer
14.0011290
Ter besluitvorming door het college
1. De intentie om de inkoop van energie (gas en elektra) in regionaal verband aan te besteden, uit te spreken. 2. Dat Nijmegen evenals iedere andere gemeente van de MARN die deel wenst te nemen aan de aanbesteding, zelf fungeert als opdrachtgever, waarbij de gemeente Nijmegen de Steller projectleidersrol op zich neemt. Rene Holslag 3. Zo veel mogelijk regionaal geproduceerde groene energie als uitgangspunt bij de aanbesteding te nemen. 4. De marktconsultatie in 2014 uit te voeren zoals verwoord in plan van aanpak. 5. De kosten voor projectleiding en inkoop gezamenlijk te dragen, en op basis van inwonertal onderling te verrekenen.
Paraaf akkoord
Datum
Paraaf akkoord
Datum
Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 25 november 2014
X Conform advies Aanhouden Anders, nl.
nummer: 3.9
Bestuursagenda
Portefeuillehouder
collegevoorstel aanbesteding energie
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Op 1 januari 2016 loopt ons huidige energiecontract af. Het betreft een contract voor levering van gas en elektra (Eneco en Quint, 2009) aan de gemeente. Dit wordt momenteel gezamenlijk ingekocht met een aantal MARN-gemeenten (8 van de 10). Zij moeten dus in 2016 ook hun contract vernieuwen. Nijmegen en de MARN-gemeenten wensen “echte groene energie” in te kopen. Bij voorkeur willen de MARN-gemeenten aansluiten bij het uitgangspunt van de Groene Kracht, dat de regio Arnhem-Nijmegen in 2050 energieneutraal is. Dit bereiken we enerzijds door de reductie van energiegebruik en anderzijds door het opwekken van duurzame energie in de regio. Om dit te bereiken moeten we nu aan de slag. De aanbesteding van groene energie is hiervoor een kans. Dat wil zeggen dat het onze voorkeur heeft om juist in deze regio duurzaam opgewekte energie te kopen en daarmee het in deze regio opgewekte aandeel duurzame energie te vergroten. Gemeente Nijmegen is gestart met de voorbereiding van de aanbesteding voor groene energie. Het is de intentie van de MARN-gemeenten dit samen te doen. Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure wordt een marktconsultatie gehouden om informatie te verkrijgen uit de markt over de vraag in hoeverre en op welke wijze onze wensen haalbaar zijn. De informatie afkomstig uit de marktconsultatie gebruiken we om de aanbestedingsstrategie te bepalen.
2
Juridische aspecten
Vanwege de aard van de raamovereenkomst en de omvang van de middelen die er mee gemoeid zijn (waarde boven de Europese drempel van €207.000) moet er een Europese aanbestedingsprocedure worden doorlopen. Ieder gemeente fungeert zelf als opdrachtgever voor de aanbesteding. Met dit collegevoorstel geven de betrokken gemeenten gezamenlijk het projectteam opdracht voor de marktconsultatie. Bij vaststelling van het bestek (na marktconsultatie) mandateren de betrokken gemeenten de gemeente Nijmegen voor het aanbestedingsproces. Iedere gemeente sluit zelf na aanbesteding een contract met de energieleverancier af. 3
Doelstelling
Doel is te komen tot een contract voor het leveren van groene energie voor het gemeentelijk energieverbruik van alle MARN-gemeenten samen (in plaats van certificering achteraf), waarbij k rekening wordt gehouden met de doelstelling om in 2045 een energie-neutrale stad en in 2050 een energie-neutrale regio te zijn.
4
Argumenten
De inkoop van energie in regionaal verband aanbesteden. Doel van regionale samenwerking bij de inkoop van groen energie is tweeledig. Enerzijds betekent een groter volume aanbesteden een betere marktpositie en een aantrekkelijker opdracht voor leveranciers, dus een betere prijs en meer mogelijkheden om specifieke wensen te realiseren (schaalvoordelen). Anderzijds betekent het meer regionale samenwerking, meer onderlinge verbinding en een kans om samen de doelstelling een energie-neutrale regio te realiseren. Bovendien kunnen we gebruik maken van elkaars expertise en kunnen we de kosten van de aanbesteding delen. Ook het feit dat de MARN opdrachtgever is voor de ARN, waar door middel van vergisting biogas wordt geproduceerd (binnen onze regio) is een reden om als regio-gemeenten in dit proces samen te werken.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2 Iedere gemeente fungeert zelf als opdrachtgever Omdat het aantal gemeenten niet helemaal gelijk is aan de MARN-gemeenten, fungeren de verschillende gemeenten individueel als opdrachtgever. Namens deze gemeenten voert de gemeente Nijmegen met hulp van externe deskundige ondersteuning, de marktconsultatie en de aanbesteding uit. Binnen het MARN verband wordt wel gezamenlijk deskundigheid ingebracht door middel van deelname aan of vertegenwoordiging in het projectteam. Vanwege het gegeven dat Nijmegen de grootste afnemer zal zijn en vanwege de aanwezigheid van een projectbureau en inkoopexpertise, neemt Nijmegen de projectleiding van de aanbesteding op zich. De leadbuyer energie van de gemeente Nijmegen fungeert als ambtelijk opdrachtgever van de projectgroep. Uitgangspunt is een maximaal aandeel regionaal geproduceerde groene energie inkopen. Wij en de andere de MARN-gemeenten hebben nadrukkelijk aangegeven de inkoop van energie graag in te willen zetten om daarmee bij te dragen aan het realiseren van onze gemeentelijke en regionale ambities op het gebied van de energietransitie. De gemeenten moeten het goede voorbeeld geven. Daarom is het van belang dat het hele gemeentelijke energieverbruik wordt vergroend. Met groene energie wordt niet bedoeld de certificering achteraf, maar het is de wens werkelijk groene duurzaam geproduceerde energie te kopen. De MARN-gemeenten willen als “launching customer” de markt in beweging kunnen zetten door een aandeel regionaal opgewekte duurzame energie te eisen of te wensen. Uit de marktconsultatie moet blijken in hoeverre aan deze wens kan worden voldaan. Een marktconsultatie uitvoeren zoals verwoord in het plan van aanpak. De specifieke wensen van de MARN-gemeenten vragen om een andere werkwijze dan bij de huidige aanbesteding, waarbij wij achteraf onze stroom vergroenen met groen certificaten, die vaak afkomstig zijn uit het buitenland. Omdat het een nieuwe werkwijze betreft, die nog niet van andere gemeenten te kopiëren is, is een marktconsultatie noodzakelijk. Overigens schrijft het ons inkoopbeleid een dergelijke marktconsulatie ook voor. Gezamenlijk dragen van de kosten. Omdat alle gemeente gelijkelijk van de voordelen profiteren is voorgesteld de kosten naar rato te verdelen, waarbij de gebruikelijke maat van inwonertal als verdeelsleutel wordt gehanteerd. Dit hebben we ook bij andere regionale aanbestedingen zo gedaan.
5
Klimaat
We hebben de ambitie om een energie-neutrale organisatie in 2030, een energie-neutrale stad in 2045 en een energie-neutrale regio in 2050 te zijn. Deze ambities zijn verwoord in de Duurzaamheidsagenda 2011-2015, Duurzaamheid in Uitvoering 2013-2017 en Routekaart de Groene Kracht. Deze aanbesteding biedt kansen om streven naar een energie-neutrale organisatie, stad en regio een impuls te geven.
6
Financiën
De omvang van de aanbesteding voor wat betreft het aandeel Nijmegen zal circa € 600.000 gas en € 900.000 elektra betreffen. Door gezamenlijk aan te besteden, verwachten we schaalvoordelen te bereiken. De kosten om tot aanbesteding te komen bestaan uit de inhuur van een extern deskundige € 20.000. Dit bedrag wordt betaald uit een bijdrage van de MARN (€15.000) en de MRA (€5.000). De overige kosten (€ 35.000) zijn die van de projectleider en de inkoopadviseur van bureau Concernexperts. Deze kosten worden op basis va inwonertal met de MARN-
Collegevoorstel
Vervolgvel
3 gemeenten onderling verrekend. Voor Nijmegen betekent dat circa € 17.500. Deze kosten worden gedekt uit het programma Openbare Ruimte en Facilitaire Diensten. Voor de overige gemeenten is dit: Beuningen Druten MUG Heumen Mook Nijmegen West Maas en Waal Wijchen
7
25.260 inw verh 8% = € 18.180 6% = 34.358 10% = 16.360 5% = 7.815 2% = 166.613 51% = 18.431 6% = 41.015 13% =
2.800 2.100 3.500 1.750 700 17.500 2.100 4.550
Participatie en Communicatie
De deelnemende gemeenten worden via hun vertegenwoordigers in de projectgroep en in het Klimaatberaad van de MARN op de hoogte gehouden van de voortgang. Zowel voor het aangaan van de marktconsultatie en het aanbestedingsproces als ook voor vaststelling van het bestek wordt per gemeente een collegebesluit genomen. In de marktconsultatie wordt uitgebreid met de marktpartijen gecommuniceerd. De resultaten delen we actief met de gemeente Arnhem en diens buurgemeenten, zodat zij ook delen in onze ervaringen. 8
Uitvoering en evaluatie
Ten behoeve van ondersteuning bij marktconsultatie en aanbesteding wordt een extern inhoudelijk deskundige ingehuurd. Een werkgroep bestaande uit de projectleider, een milieu beleidsmedewerker, een inkoopadviseur en een vertegenwoordiger van de overige MARNgemeenten, voert samen met de extern deskundige de werkzaamheden uit. De resultaten worden terug gelegd in de projectgroep. Voor een uitgebreide beschrijving van de uitvoering zie bijlage Plan van Aanpak. 9
Risico
De volgende risico’s zijn denkbaar: 1. Uit de marktconsultatie kan blijken dat de huidige wensen van de MARN-gemeenten niet realistisch zijn, of dat de prijs van energie veel hoger wordt dan gewenst als gevolg van het wensenpakket. Op dat moment worden wensen en eisen bij de aanbesteding na overleg met de opdrachtgevers aangepast. 2. Na de marktconsultatie maar vóór de aanbesteding bestaat de mogelijkheid dat 1 of meerdere gemeenten afhaken. In dat geval worden de kosten voor de overige deelnemende gemeenten hoger.
Bijlage: PvA aanbesteding energie
Gemeente Nijmegen
P L A N
V A N
A A N P A K
A A N B E S T E D I N G
Samengesteld door Datum Bestandsnaam
E N E R G I E
René Holslag 12-06-2014 (herzien 10-09-2014) PvA Energieaanbesteding-100914
2
1.
INLEIDING
1.1.
Aanleiding voor het project & huidige situatie
Op 1 januari 2016 loopt ons huidige energiecontract af. Het betreft een contract voor levering van electra en gas (Eneco en Quint, 2009). Wij kopen op dit moment gezamenlijk in met de andere MARN gemeenten. Zij moeten dus in 2016 ook hun contract vernieuwen. In 2014 is overwogen om samen met MRA, regio Arnhem aan te besteden. Dit plan is afgeketst op een aantal meningsverschillen over de uitgangspunten. Met name op het gebied van duurzaamheid gaan de wensen van Nijmegen en de regiogemeenten verder. Nijmegen en de buurgemeenten wensen “echte groene energie” in te kopen en wil de mogelijkheden hiervan verkennen. De MRA gemeenten menen dat “grijze energie” en deze naderhand vergroenen met certificaten ook voldoende is. Daarnaast speelt ook tijdsdruk een rol. Arnhem moet op 1-1-2015 de aanbesteding hebben afgerond. Bij voorkeur wil Nijmegen en de andere MARN gemeenten bovendien aansluiten bij het uitgangspunt van de Groene Kracht, dat de regio Arnhem-Nijmegen in 2050 energieneutraal is (reductie, gebruik en opwekken energie in de regio). Om dit te bereiken moeten we nu aan de slag. De aanbesteding van groene energie is hiervoor een kans. Dat wil zeggen dat het onze voorkeur heeft om juist in deze regio duurzaam opgewekte energie te kopen. Gemeente Nijmegen én de andere de MARN gemeenten hebben nadrukkelijk aangegeven de inkoop van energie graag te gebruiken om bij te dragen aan het realiseren van onze gemeentelijke en regionale ambities op het gebied van energietransitie. De gemeenten moeten het goede voorbeeld geven. Wij vragen aan onze partners om werk te maken van duurzame energie. Het zou raar zijn als we dan zelf duurzaamheid in onze aanbesteding niet noodzakelijk vinden. Daarom is het van belang dat het hele gemeentelijke energieverbruik wordt vergroend. De MARN gemeenten willen als “launching customer” de markt in beweging kunnen zetten door een aandeel regionaal opgewekte duurzame energie te eisen of wensen. Dit vraagt om een andere werkwijze dan bij de huidige aanbesteding, waarbij wij achteraf onze stroom vergroenen met groen certificaten, die vaak afkomstig zijn uit het buitenland. Omdat het een nieuwe werkwijze betreft, die nog niet van andere gemeenten te kopiëren is, is een marktconsultatie noodzakelijk. Overigens schrijft het Nijmeegse inkoopbeleid een dergelijke marktconsulatie ook voor.
Nu start de gemeente Nijmegen met het voortraject om te komen tot een aanbesteding voor groene energie. Het is de intentie dit samen met de overige MARN gemeenten te doen. MRA heeft de wens geuit ons traject graag actief te volgen, zodat zij van de ervaringen kan leren.
1.2.
Omschrijving aan te besteden opdracht
Opdracht Organiseer het proces om te komen tot een aanbesteding van inkoop van groene energie voor de MARN gemeenten. Dit proces bevat in ieder geval de volgende onderdelen: - Creëren draagvlak en opdrachtgeverschap naar bestuur MARN gemeenten; - Marktconsultatie;
3
-
Voorbereiding aanbesteding; Uitvoering aanbesteding.
Opdrachtgever: De leadbuyer energie is opdrachtgever van deze aanbesteding. Op dit moment is dat Jan ter Wal. Vanaf 01-07-2014 wijzigt het leadbuyerschap binnen de gemeente Nijmegen. De inkoop van energie valt dan onder het leadbuyerpakket van de programmamanager Facilitaire Diensten, Peter Kluver. Voorlopig blijft Jan ter Wal opdrachtgever zodat een goede overdracht mogelijk is. Het kan zijn dat het opdrachtgeverschap rechtstreeks naar de MARN gaat.
1.3.
Doelstelling
Projectdoel Doel is te komen tot een contract voor het leveren van ”Groene Energie” voor het gemeentelijk energieverbruik van alle MARN gemeenten samen (in plaats van certificering achteraf), waarbij indien mogelijk rekening wordt gehouden met de doelstellling om in 2050 een energieneutrale regio te zijn. Projectresultaat Het realiseren van het proces om via aanbesteding te komen tot de inkoop van Groene energie voor alle MARN gemeenten. Voorlopige wensen - Groene energie ipv grijze energie, die achteraf wordt gecertificeerd; - Zo hoog mogelijk percentage regionaal opgewekte duurzame energie. Als dit niet aan het begin van het contract kan, dan bijvoorbeeld een prestatie-eis aan het eind van het contract stellen; - Deelname van zoveel mogelijk gemeenten. Zijn er nog andere gemeenten die wensen aan te sluiten? In hoeverre kunnen de MRA gemeenten na 2016 of later opnieuw aansluiten?; - Voorkeur voor een langdurig contract zodat er niet om de paar jaar opnieuw moet worden aanbesteed; -Toepassing van de Nijmeegse inkoopregels voor maatschappelijke meerwaarde (social return en MKB-vriendelijk); - Betrekken MRA bij martkconsultatie om kennis en ervaring te delen. Hier moeten nog eisen vanuit EZ, Facilitaire Dienst, Vastgoed, Mobiliteit, Stadsbeheer en Financiën aan worden toegevoegd. Mogelijk komen er nog eisen bij vanuit de overige gemeenten van de MARN of vanuit het bestuur van de MARN.
Projectafbakening Het project is gestart met de opdracht tot realisatie van het voortraject, marktconsultatie en aanbesteding en eindigt op het moment dat de opdracht is gegund. Voor de uitvoering en realisatie is de afdeling Kwaliteitsbeheer Openbare Ruimte van Stadsbeheer verantwoordelijk.
4
1.4. Afstemming met de MARN gemeenten Doel van regionale samenwerking bij de inkoop van groen energie is tweeledig. Enerzijds betekent een groter volume aanbesteden een betere marktpositie, een aantrekkelijker opdracht, dus een betere prijs en meer mogelijkheden om specifieke wensen te realiseren (schaalvoordelen). Anderzijds betekent het meer regionale samenwerking, meer onderlinge verbinding en een kans om samen de doelstelling een energieneutrale regio te realiseren. Bovendien kan gebruik worden gemaakt van elkaars expertise en kunnen de kosten van de aanbesteding worden gedeeld. Ook het feit dat de MARN opdrachtgever is voor de ARN, waar door middel van vergisting biogas wordt geproduceerd (binnen onze regio) is een reden om als regio-gemeenten in dit proces samen te werken. Het streven is om straks deze opdracht voor Nijmegen om te zetten in een opdracht van de MARN. Daarvoor moet eerst draagvlak bij de MARN gemeenten komen over de wensen ten aanzien van duurzaamheid en voor een gezamenlijke aanbesteding. Om dit te realiseen zal het regionaal plan van aanpak voor de marktconsultatie en de aanbestedingsprocedure ambtelijk in het vakberaad worden voorgelegd, waarna het wordt doorgeleid naar het bestuur van de MARN. Na vaststelling van het plan van aanpak volgt mogelijk het overnemen van het opdrachtgeverschap. Uitvoering zal geschieden door een projectteam van de gemeente Nijmegen, bestaande uit deskundigen aangevuld met een vertegenwoordiging uit de regio.
1.5. Marktconsultatie Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure wordt een marktconsultatie gehouden om een goed beeld te krijgen m.b.t de markt. Informatie afkomstig uit de marktconsultatie zal gebruikt worden binnen de aanbestedingsprocedure. Doel van de marktconsultatie is te achterhalen in hoeverre onze wensen ten aanzien van groene energie en ten aanzien van eventuele regionale voorwaarden realistisch en haalbaar zijn en of dat eventuele meerkosten zal betekenen. Zo weten we zeker dat we de aanbesteding niet te laag inzetten, maar ook geen onmogelijke eisen en wensen stellen. We hebben ook eerder vrijblijvende aanbiedingen gehad van energieleveranciers te horen gekregen dat zij graag meedenken over de mogelijkheden het opwekken van duurzame energie in de regio en hoe dit mee te nemen in een aanbesteding. Bij de marktconsultatie zal vanwege de ingewikkelde markt van energie, gebruik worden gemaakt van een extern inhoudelijk deskundige adviseur. Mogelijk kan ook het Rijk of de Provincie hierin een rol spelen (bijv. via Green Deal). Ook zij willen in 2020 een duurzame energie van 14%.Op verzoek van de MRA zal deze zelf bij de marktconsultatie worden betrokken. De wijze waarop wordt nog uitgewerkt. De MRA werkt namelijk met de MARN samen in de Groene Kracht, het regionale energie- en klimaatprogramma waarin de marktconsultatie als gezamenlijk (project)onderdeel is opgenomen voor 2014. Specifieke vragen waarop een antwoord moet komen zijn: - Welke nadere wensen/eisen ten aanzien van regionale productie mogen we (juridisch) stellen? - Misschien is het voor een leverancier niet mogelijk in het begin alle energie duurzaam in Nederland te kopen, maar hoe snel zou dit wel te realiseren zijn? - Zijn er nog alternatieven om aan de regionale doelstelling (energie-neutraal) te voldoen?
5
-
Zijn er nog andere nadere wensen die zijn toegestaan en die voor ons interessant kunnen zijn? Wat zijn de mogelijke financiele consequenties van het stellen van de bewuste eisen? In hoeverre is afname van groene energie van de ARN voor een deel van het gevraagde volume verplicht te stellen in de aanbesteding? Hoe functioneert de energiemarkt precies? Hoe belangrijk is het vinden van zo veel mogelijk partners in de aanbesteding (volume/schallvoordelen)? Welke aanbestedingsmethodiek is gangbaar? Hoe bepaal je wat gekwalificeerde inschrijvingen zijn? Wat wordt er precies aanbesteed (opslag leverancier, stroom, levering of totaal)? Welke waarde heeft de overeenkomst vermoedelijk? Hoe wordt gecontroleerd op 100% groene energie? Ontbindingsclausules/sancties bij zich niet houden aan afspraken? Hoe groot zal het verbruik waarschijnlijk zijn? Kan het windmolenpark ten zuiden van de A15 of ontwikkeling op terrein van GDF Suez een rol spelen in de levering van groene energie? Wat is de gewenste termijn i.r.t. de technische ontwikkelingen? Kunnen we bewoners mee laten liften op deze aanbesteding? Kunnen partijen nog afhaken en zo ja, op welk moment? Waar ligt de beslissingsbevoegdheid, bij de MARN of bij de individuele gemeenten?
Toevoegen: Opzet over werkwijze Marktconsultatie Lijst van mogelijk te consulteren partijen:
NUON (hebben nu al groene stroom van ARN) ENECO (onze huidige leverancier gas, vanwege hun groene ambities, we nemen nu gas van ze af. Gegevens: Leidy Girigori.
[email protected] |06 - 5569 7088 ) QWINT / DVEP (onze huidige leverancier. De gegevens van DVEP: Willem Bokhove (directeur): 06-1384458 en
[email protected].) DONG (die hebben zelf aangekaart dat Nederlandse overheden te weinig groene energievragen in aanbestedingen) GREENCHOICE (levert nu al in NL opgewekte groene energie) GDF SUEZ / ELECTRABEL (ook met het oog op duurzame energieopwekking op locatie centrale vanaf 2016) HUISMERK ENERGIE (kleine energieleverancier, lokaal opgewekte duurzame energie). Peter den Biesen. http://huismerkenergie.nl/ In ieder geval wordt er vooraf een vragenlijst opgesteld voor de consultatie die is afgestemd met alle betrokkenen en die vooraf naar alle te consulteren partijen wordt gestuurd. Consultatie zal in ieder geval met een aantal partijen individueel plaatsvinden en mogelijk daarna met de resterende groep (afhankelijk van de aantallen) in één zitting. Van alle gesprekken vindt verslaglegging plaats.
6
2. AANBESTEDINGSSTRATEGIE EN SELECTIEEN GUNNINGSCRITERIA
2.1.
Keuze, aanbestedingsprocedure, perceelindeling en contractvorm
Keuze aanbestedingsprocedure Een aanbestedingsprocedure is een procedure met behulp waarvan een aanbestedende dienst probeert te komen tot gunning van een opdracht aan een marktpartij door concurrentie in de markt op te roepen. Aanbestedende diensten zijn verplicht om opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen Europees aan te besteden. Ook beneden de Europese drempelbedragen passen aanbestedende diensten vaak aanbestedingsprocedures toe. De transactiekosten die deze procedures met zich brengen, staan niet altijd in verhouding tot het doel dat met het toepassen van een dergelijke procedure wordt nagestreefd. Het is van belang per opdracht te bezien, welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen onder meer de volgende zaken een rol: - omvang van de opdracht; - transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers; - aantal potentiële inschrijvers; - gewenst eindresultaat; - complexiteit van de opdracht; - type van de opdracht en het karakter van de markt. (bron: voorschrift 3.4 A van de Gids Proportionaliteit). Gezien de omvang van de opdracht (> Europese drempelbedrag voor leveringen ad € 207.000) betreft het een Europese aanbesteding. Afhankelijk van het aantal potentiële inschrijvers, complexiteit van de opdracht en transactiekosten kan gekozen worden voor een Europese openbare procedure (aankondiging van een opdracht zonder voorafgaande selectie) of een Europese niet-openbare procedure (aankondiging van een opdracht met voorafgaande selectie). Daarnaast moet de keuze worden gemaakt in welke vorm de uitvraag plaatsvindt, via een e-auction of anders. Waarde van de overeenkomst De verwachte opdrachtwaarde bedraagt € per jaar. Uitgaande van een raamovereenkomst voor de duur van circa 5 jaar bedraagt de totale waarde €. Waarde boven Europese drempel (€ 207.000): Gebruik van procedure motiveren Zie keuze aanbestedingsprocedure
2.2.
Aanbestedingsproces
Binnen het aanbestedingsproces zullen met de werkgroep achtereenvolgens de volgende fases worden doorlopen.
7
Fase 1: Voorbereiding aanbestedingsprocedure en opstellen stukken omschrijven van de opdracht (in scope, doelstellingen, globale omschrijving van de opdracht, kosten); marktconsultatie; bepalen van de selectie-eisen voor de te selecteren leverancier, de selectie- eisen worden gebruikt om de geschiktheid van een inschrijver te beoordelen; bepalen van de minimale eisen; bepalen van de gunningsmethodiek ( economisch meest voordelige aanbieding), gunningscriteria en de beoordelingsmethodiek. Nadat de werkgroep het bestek heeft samengesteld zal deze zowel op juridisch vlak als op procedureel vlak getoetst worden door bureau inkoop en eventueel een jurist. Resultaat fase 1: Concept aanbestedingsstukken zijn klaar en er is een accoord van de opdrachtgever (leadbuyer of Bestuur MARN) Fase 2: Publicatie stukken Publicatie op Tendernet. Resultaat fase 2: Gepubliceerde aanbestedingstukken (aankondiging)t Nota van Inlichtingen (vragenronde + antwoordden) Inschrijvingen leveranciers (ontvangen offertes of klic/e-auction) Fase 3: Beoordelingsprocedure Na ontvangst van de offertes start de beoordeling van de offertes (door projectgroep en extern adviseur). Stap 1: beoordeling op de selectie-eisen De selectie-eisen worden beoordeeld en geverifieerd Stap 2: beoordeling op minimumeisen De minimumeisen worden beoordeeld door het de projectgroep. Inschrijvers die niet aan deze eisen voldoen vallen af en komen niet voor gunning in aanmerking Stap 3: beoordeling op (sub)gunningscriteria Vervolgens worden de inschrijvingen die aan de gestelde eisen in stap 1 en 2 voldoen, beoordeeld Voor de beoordeling van de (sub)gunningscriteria wordt de beoordelingsleidraad en de scorekaart gebruikt. Als gevolg hiervan wordt duidelijk welke partij de EMVI heeft gedaan. Aan deze partij wordt de opdracht voorlopig gegund. De projectgroep beoordeelt de gunningscriteria.
8
Resultaat fase 3: Beoordelings resultaat van de verschillende inschrijvingen
Fase 4: Gunningsprocedure Resultaat fase 4: Gunningsadvies Gunningsbrief/voornemen tot gunning Afwijzingsbrieven Bezwaartermijn 20 dagen (Alcateltermijn) Definitieve gunning + Contract
Fase 5: Implementatie Resultaat fase 5: Levering energie conform de doelstellingen
Fase 6: Afronding Resultaat fase 6: Aanbestedingsdossier door projectgroep
3.
ORGANISATIE VAN MARKTCONSULTATIE EN AANBESTEDING
3.1. Structuur Binnen Nijmegen is op dit moment Jan ter Wal Leadbuyer energie. Waarschijnlijk gaat deze rol over naar de programmamanager Facilitaire diensten. Inhoudelijk en in de uitvoering van het project zal dit niets aan de opdracht veranderen. Op het moment dat de MARN het opdrachtgeverschap overneemt zal worden bezien of de structuur nog een aanpassing behoeft. Vermoedelijk betreft het twee aanbestedingen, één voor gas en één voor electra. Betrokken partijen zijn de MARN gemeenten (Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen ad Rijn, Nijmegen, Ubbergen, Wijchen). Mogelijk zijn er nog meer gemeenten, die bij de aanbesteding wensen aan te sluiten (zie marktconsultatie). Er zal gewerkt worden met een klein team voor de dagelijkse werkzaamheden (de samenstelling hiervan zal wisselend zijn) en een groter projectteam waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn. Rol van de externe inhuur zal zijn: - begeleiden van inventarisatie van verbruikgegevens; - leveren van inhoudelijke kennis over de energiemarkt;
9
- adviseren over innovatieve elementen die we kunnen meenemen in marktconsultatie en aanbesteding; - adviseren over duurzaamheidsaspecten; - begeleiden van een E-auction; - adviseren over het clikbeleid en clikmomenten.
Tabel: Deelnemers projectteam Rol Opdrachtgever Projectleider Teamleden: Projectassistent Advies Inkoop Advies Milieu Nijmegen Advies Milieu Millingen, Ubbergen en Groesbeek Advies Milieu Beuningen Advies Milieu Wijchen Advies Beheer Advies Verlichting Advies Facilitair Advies Vastgoed Advies Juridische zaken Advies Financien Extern best MARN Extern inhoudelijk adviseur Extern vertegenw. MARN
Naam en afdeling Jan ter Wal René Holslag * Martine Brieffies * Karin Killaars * Kim Kerckhoffs * Hans de Raef Marco Vissers Richard van Loosbroek* Martine Brieffies Gerald van Meijgaarden Jan van Summeren Erik Cobussen Pim Visser Ellen van de Waterbeemd
Projectgroepleden met * vormen tevens de werkgroep die de dagelijkse uitvoering verzorgd. De overige projectgroepleden komen incidenteel bijeen voor advies en besluitvorming. Administratieve ondersteuning Gedurende het gehele traject vindt administratieve ondersteuning plaats vanuit Stadsbeheer.
3.2 Uitgangspunten en randvoorwaarden bij samenwerking MARN Er zal een samenwerkingsovereenkomst worden opgesteld tussen alle betrokken partijen, waarvoor een mandaat wordt afgegeven aan de gemeente Nijmegen. De gemeente is dan gemachtigd om namens de deelnemende gemeenten de opdracht aan te besteden en te gunnen. De overeenkomst met de leverancier wordt per gemeente afgesloten. Zowel gas als electra worden in één keer aanbesteed. Het contract zal ingaan per 1-1-2016. Invloed van opdrachtgever op gunningsbesluit: Bij vaststellen van aanbestedingsdocumenten (offerteaanvraag) wordt de gunningsmethodiek bepaald en daarmee ook (indirect) de uitslag van de aanbesteding (EMVI). Het gunningsadvies (uitslag van de aanbesteding) wordt
10
voorgelegd aan Opdrachtgever, maar Opdrachtgever kan op dat moment niet anders gunnen dan conform de uitslag.
Zowel gas als electra worden in één keer aanbesteed. Het contract zal ingaan per 1-1-2016. Gemeente Nijmegen levert de inkoopexpertise, begeleiding en de projectleider. Vanuit de MARN wordt een vertegenwoordiging in het projectteam opgenomen. Naast materiedeskundigen wordt een extern deskundige ingehuurd met de specifieke marktkennis.
Financiën Binnen het project ‘Aanbesteding energie-inkoop MARN, inclusief vergroening’ heeft de MARN € 15.000,- begroot voor inhuur externe deskundige. Ten behoeve van de marktconsultatie is via de MRA additioneel maximaal € 5.000,beschikbaar. De kosten voor de projectleider en de begeleiding door Bureau Inkoop moeten hier nog bij opgeteld worden.
3.3 Besluitvormingsroute De volgende documenten zijn aan besluitvorming onderhevig: Document Plan van Aanpak Marktconsultatie Bestek/Concept offerteaanvraag Gunningsadvies Overeenkomst
Besluitvorming door: Projectteam/opdrachtgever/MARN nvt “ “ opdrachtgever “ “ Elke gemeente individueel tekenen
3.4 Gedetailleerde uitwerking van het proces Fasering: 1. Voorbereidingsfase waarin a. het projectplan wordt vastgesteld, b. de projectgroep wordt bepaald en de opdrachtgever c. de opdracht wordt vastgesteld, d. de rolverdeling onderling en die met MARN wordt bevestigd, e. het plan van aanpak MARN wordt opgesteld. 2. Draagvlak creëren bij MARN gemeenten / samenwerkingsovereenkomst 3. Opdrachtgeverschap van Nijmegen naar MARN. 4. Mandaat regeling voor Nijmegen 5. Voorbereiding Marktconsultatie en inhuur extern adviseur 6. Uitvoering Marktconsultatie 7. Vaststelling van de doelen en wensen op basis van de marktconsultatie door de MARN gemeenten 8. Opdrachtverstrekking voor aanbesteding door de MARN gemeenten 9. Bepalen van de aanbestedingsstrategie.
11
10. Opstellen bestek en gunningscriteria 11. Start aanbestedingsprocedure: Verzenden publicatietekst, aankondiging aanbestedingskalender Beantwoorden vragen Inschrijving 12. Beoordelings procedure Beoordelen offertes op selectiecriteria en gunningseisen Procesverbaal van gunning opstellen 13. Gunningsprocedure Uitbrengen procesverbaal gunning (gunningsadvies) Besluitvormingsproces opdrachtgever Voornemen tot gunning uitbrengen en afwijzen 14. Alcatel termijn Definitief gunnen Contractafstemming Ondertekening 15. Implementatie 16. Afronding aanbestedingsprocedure Opstellen verzenden publicatietekst Samenstellen aanbestedingsdossier
3.5
Projectrisico’s
1. Risico’s op samenwerking binnen de MARN / met MARN gemeenten (bestuurlijke en ambtelijke risico’s). 2. Risico’s ten aanzien van de mogelijkheden voorwaarden te stellen t.a.v. groene energie en regionale productie (politieke en markttechnische risico’s). 3. Risico’s op de aanbestedingsprocedure (juridische risico’s) 4. Kosten overschrijden de begrote mogelijkheden (financiële risico’s). Uitgewerkte randvoorwaarden worden in de vorm van gunningscriteria in de aanbestedingsopdracht opgenomen. Vertegenwoordiging in het projectteam van uit de overige gemeenten. Na de Marktconsultatie worden de opdracht tot aanbesteding en de regionaal gedragen eisen door het Bestuur van de MARN vastgesteld.
3.6
Planning
- Vaststelling opdracht (intern) - Vaststelling opdrachtgever Nijmegen - Samenstelling projectteam - Plan van aanpak - Start bijeenkomst projectteam - Presentatie MARN gemeenten (vakberaad) - Vaststelling plan van aanpak MARN - Opdrachtverstrekking MARN - Inhuur extern deskundige
juni juni juni juni juli 18 sept september september oktober
12
- Marktconsultatie (doelen) - Mandaat voor uitwerking door Nijmegen - Bestek (concept) - Accoord (per gemeente) op concept-bestek (collegevoorstel) - Opdracht tot aanbesteding MARN (publicatie) - Nota van Inlichtingen
okt/nov november nov/dec jan 2015
- Inschrijvingen - Beoordelingsprocedure - Gunningsprocedure - Definitieve gunning - Implementatie - Afronden aanbestedingsdossier - Start levering
maart 2015 april/mei 2015 juni 2015 juli 2015 juli/dec 2015 juli/dec 2015 jan 2016
feb 2015 feb 2015
13
