Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Geautomatiseerde ondertekening bij de personeels- en salarisadministratie Programma / Programmanummer
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Bestuur & Middelen / 1042 Collegevergadering no 47
BW-nummer
Portefeuillehouder
H. Kunst Samenvatting Aanwezig: Tot nu toe vergt het realiseren personele besluitvorming nog twee Th. van de Graaf Voorzitter fysieke handtekeningen. Een voor het mutatieformulier voor de P. Depla, H. van Hooft sr.,enL.een Scholten, Wethouders besluitbrief. Met ingang van medio februari wordt over gegaan tot P. Lucassen, J. van der Meer geautomatiseerde ondertekening (middels een gescande P. Eringa Gemeentesecretaris handtekening) voor de besluitbrieven die gemandateerd zijn aan A. Kuiltot personeel. Communicatie afdelingshoofden met betrekking M. Sofovic Verslag
Ter besluitvorming door het college Aldus
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
PO30, Fred Vinken, 2905
H.Datum Kunst, ambtelijk voorstel 3 februari 2014 Registratienummer
14.0001245
vastgesteld in de vergadering van:
1. Over te gaan tot geautomatiseerde ondertekening bij de personeels- en salarisadministratie.
De voorzitter,
Paraaf akkoord
Datum
Paraaf akkoord
Datum
Leidinggevende
De secretaris, F. Vinken
Programmamanager H. Boon van Ostade
Programmadirecteur B. van der Ploeg
Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 25 februari 2014 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
nummer: 4.8
Bestuursagenda
1
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
cvs 29 januari 2014 doc .docx
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Bij de afdeling P&O worden vrijwel alle besluiten opgesteld die gemandateerd zijn aan de afdelingshoofden en die betrekking hebben op personeel. Het betreft besluiten zoals aanstelling van medewerkers, wijziging van arbeidsduur, functiewijzigingen, toekennen gratificaties en ontslag op eigen verzoek. Tot nu toe worden de handtekeningen voor de besluitbrieven fysiek opgehaald bij het desbetreffende afdelingshoofd nadat deze eerder al een opdracht heeft verstrekt door middel van een getekend mutatieformulier. Dit mutatieformulier bevat de inhoudelijke basis en daarmee de opdracht voor het opstellen van het formele besluit aan het betreffende personeelslid. Voorgesteld wordt om voor de formele besluitbrieven voortaan te werken met een ingescande digitale handtekening. Dit voorkomt dat voor dezelfde opdracht twee keer een fysieke handtekening geplaatst moet worden door het afdelingshoofd en vereenvoudigt daarmee de procesgang. Het mutatieformulier met daarop de fysieke handtekening van het verantwoordelijke afdelingshoofd zal ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole gehandhaafd blijven. 2
Juridische aspecten
Op grond van artikel 3 lid 1 van het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit, onderdeel van het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit, kortweg MVM-besluit genoemd, kan de ondertekening van documenten ingeval van afdoeningsmandaat plaatsvinden langs geautomatiseerde weg. Het college is op grond van dit artikel bevoegd om te bepalen in welke gevallen hiervan gebruik gemaakt mag worden. 3
Doelstelling
Het werken met een gedigitaliseerde ondertekening maakt procedure en procesgang rondom besluiten van P&O aanmerkelijk efficiënter en past daarmee bij de opdracht aan de organisatie om zo veel mogelijk kostenbewust te opereren. 4
Argumenten
• • •
5
Het bevordert de efficiency en is daarmee kostenbesparend omdat het proces minder tijd vergt. Deze praktijk handhaaft de identificeerbaarheid van de direct verantwoordelijke functionaris en blijft daarmee controleerbaar. Ook bij de afdelingen Werk en Inkomen vindt ondertekening van grote aantallen beschikkingen in de praktijk geautomatiseerd plaats via de gescande handtekening van de gemandateerde ambtenaar.
Financiën
De nieuwe werkwijze heeft geen directe financiële consequenties. Indirect is de veronderstelling dat het kostenbesparend werkt en sluit aan bij de voorgenomen vereenvoudiging van de processen van P&O. 6
Communicatie
De afdelingshoofden zijn geïnformeerd over de voorgenomen nieuwe werkwijze.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
7
Uitvoering en evaluatie
De monitoring maakt onderdeel uit van de periodieke administratieve controle. 8
Risico
Geen risico.
Bijlage(n): 1.
Mandaatregister rechtspositionele besluiten
Print
Page 1 of 2
Mandaatbesluit
Rechtspositie
Mandaatregister rechtspositionele besluiten Volg nr
Omschrijving
1.
Beslissing op bezwaar, inzake in mandaat genomen besluiten
2.
Beslissing op bezwaar inzake besluiten van het college
3.
4,
Wett./jur. grondslag Art. 160 Gem. wet Art. 160 Gem. wet
Bevoegde Ondermandaat orgaan verieend aan B&W
PH
Nadere bepalingen en voorschriften Betreft mandaat
B&W
Strafontslag
Art. 160 Gem,wet / AGN B&W artikel 8:13
Voorwaardeiijk strafontslag
Art. 160 Gem.wet / AGN B&W artikel 8:13 Art. 160 Gem.wet / AGN B&W artikel 16:1:2 lid 1 sub h Art. 160 Gem.wet / AGN B&W artikel 16:1:2 lid 1 sub 1 Idem / art. 160 B&W Gem. wet
Na advies hoofd P&O
PH
Betreft mandaat. Na advies hoofd P&O.
PH
Betreft mandaat. Na advies hoofd P&O.
PH
Betreft mandaat. Na advies hoofd P&O
5,
Strafoverplaatsing
6.
Schorsing
7.
Ontslagregeling t.w.v. meer dan een jaarsalaris
8,
Ontslagregeling t.w.v. meer dan een half en minder dan een jaarsalaris
Art. 160 Gem.wet
B&W
Leden DR
Na advies hoofd P&O
9,
Ontslagregeling t.w.v. minder dan een half jaarsalaris
Art. 160 Gem.wet
B&W
AH
Na advies hoofd P&O
10.
Reorganisatieontslag
Art. 160 Gem.wet / B&W AGN artikel 8:3
Leden DR
Na advies hoofd P&O
11.
Ongeschiktheidsontslag anders dan wegens ziekte of gebreken
Art. 160 Gem.wet / B&W AGN artikel 8:6
Leden DR
Na advies hoofd P&O
12.
Ontslag op andere gronden
Art, 160 Gem.wet / B&W AGN artikel 8:8
Leden DR
Na advies hoofd P&O
Ontslag na non-activiteit openbare functie
Art, 160 Gem.wet / B&W AGN artikel 8:9
Leden DR
Na advies hoofd P&O
14.
Disciplinaire maatregelen, niet genoemd onder punt 3 t/m 6
Art. 160 Gem.wet / AGN B&W artikel 16:1:2 lid 1 a t/m g
Leden DR
Na advies hoofd P&O
15.
Besluiten inzake functiebeschrijvingen en functiewaardering
16.
Besluiten tot toepassing hardheidsclausules
13.
Art, 160 B&W Gem. wet Art. 160 Gem.wet / B&W diverse
Na advies hoofd P&O
Leden DR Leden DR
https://www.reclitspositie.info/gemeente%20nijmegen/medewericer/Gemeen^
Na advies hoofd P&O
12-2-2014
Print
Page 2 o f 2
artikelen AGN Art. 160 B&W Gem.wet Art. 160 Gem.wet / regeling Naar B&W ander Werk/AGN artikel 15:1:10, lid 1
17.
Beoordelingsbesluiten t.a.v, bureauhoofden
Leden DR
18.
Plaatsing van herschil
19.
Aile besluiten t.a.v. de afdelingshoofden
Art. 160 Gem.wet
B&W
Leden DR
20.
Alle besluiten t.a.v. het personeel ressorterend onder de afdelingshoofden, niet genoemd onder punten 1 t/m 18
Art. 160 Gem.wet
B&W
AH
21.
Alle besluiten t.a.v. de leden van de directieraad
Art. 160 Gem.wet
B&W
Voorzitter plaatsingscommissie
https://www.reclitspositie.info/gemeente%20nijniegen/medewerlcer/Gemeente_car_uw... 12-2-2014
