Alleen ter besluitvorming door het college. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Vaststellen nieuw Inkoopbeleid

Collegevoorstel

Openbaar

Onderwerp

Vaststellen nieuw Inkoopbeleid

Programma / Programmanummer

BW-nummer

Openbare besluitenlijst Bestuur & Middelen / 1042 18 december 2007 Collegevergadering

Portefeuillehouder

no 47

B. Jeene Samenvatting

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

Het bestaande inkoopbeleid, vastgelegd in de Kadernota Inkoop, Th. de Graaf Voorzitter dateert uit 2009 en is achterhaald door onder andere veranderde P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, Wethouders wetgeving. P. 2013 Lucassen, J. van der beleidskader Meer De nieuwe Kadernota Inkoop levert een actueel dat P. Eringa Gemeentesecretaris als basis dient voor een rechtmatige en doelmatige inkoop. A. van Kuilde Kadernota Inkoop 2013 was de Communicatie Uitgangspunt bij het schrijven M. Sofovic Verslag 2009. De Kadernota Kadernota 2009 was breed uitgewerkt in de Nijmeegse Inkoopregels 2009 en daarmee bekend bij alle betrokken budgethouders. Gebruikmaking van de bestaande regels levert een eenvoudiger implementatietraject op. De nieuwe set voorwaarden bevat nu: - Kadernota 2013; - Nijmeegse inkoopregels 2013

FA90, Yvonne Muris, 9574

Aanwezig:

Datum ambtelijk voorstel H. Kunst,

2 juli 2013 Registratienummer

13.0008155

Ter besluitvorming door het college

Aldus vastgesteld in de vergadering van:

1. De Kadernota Inkoop 2013 vast te stellen en met terugwerkende kracht in te laten gaan per 1 april 2013; de Kadernota Inkoop 2009 intrekken. 2. De volgende drempelbedragen voor inkoopbedragen onder de wettelijke grenzen vast te stellen: Leidinggevende A Diensten en leveringen De voorzitter, De secretaris, - € 200.000 Europees - Tussen € 50.000 en € 200.000 Meervoudig onderhands - Onder € 50.000 Enkelvoudig onderhands Programmamanager B Werken J. Inberg (a.i.), - € 5.000.000 Europees - Tussen € 5.000.000 en € 1.500.000 Nationaal openbaar Programmadirecteur - Tussen € 250.000 en € 1.500.000 Meervoudig onderhands R. van Wuijtswinkel, - Onder € 250.000 Enkelvoudig onderhands

Paraaf akkoord

Datum

Paraaf akkoord

Datum

B. van der Ploeg

 Alleen ter besluitvorming door het college Besluit B&W d.d. 9 juli 2013  Conform advies

 Aanhouden  Anders, nl.

nummer: 3.26

Bestuursagenda

Gemeentesecretaris

Portefeuillehouder

DEF Inkoopbeleid vaststellen door College.doc

1

Collegevoorstel

1

Probleemstelling

Om een professionele inkooporganisatie in stand te houden/te realiseren is actueel inkoopbeleid nodig. Het huidige inkoopbeleid is in 2009 vastgesteld en is door de ambities van de gemeente Nijmegen en door aangepaste / nieuwe weten regelgeving verouderd. De Kadernota Inkoop 2013 sluit aan bij de nieuwe aanbestedingswet per 1-4-2013 en bij de ambitie van de gemeente Nijmegen om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren, het streven naar maximale duurzaamheid en de toepassing van Social Return. 2

Juridische aspecten

Het inkoopbeleid sluit aan bij de actuele wetgeving, in het bijzonder de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken 2012. Veranderingen ten opzichte van de aanbestedingswet van 2009 zijn: De Aanbestedingswet is van toepassing voor alle overheidsopdrachten, ook onder de drempel. Per overheidsopdracht moet worden afgewogen welke procedure geschikt is en welke proportionele criteria gebruikt mogen worden. Dit om te voorkomen dat de lasten te zwaar zijn voor MKB-bedrijven. Tenslotte moet een aanbestedende dienst zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst. Binnen de ruimte die weten regelgeving toelaat zijn daarnaast de kaders voor een Nijmeegse aanpak geformuleerd. De Kadernota 2013 sluit aan bij het collegevoorstel Inrichten Social return bij aanbesteden, (reg.nr. 11.0020036) en het amendement Social Return (Raadsvoorstel 33/2012) over het uitbesteden van werk aan Breed en het gebruik van de Nijmeegse duurzaamheidsladder. De Kadernota 2013 wordt met terugwerkende kracht ingevoerd omdat de nieuwe Aanbestedingswet per 01 april 2013 is ingegaan en deze cyclus gevolgd wordt. In de uitvoering zijn geen negatieve gevolgen voor rechtmatigheid en doelmatigheid. 3

Doelstelling

Vaststellen van een actueel inkoopbeleid met richtlijnen voor de invulling van de lokale beleidsruimte als basis voor een rechtmatige en doelmatige inkoop. 4

Argumenten

(1) Kadernota Inkoop 2013 Nieuw beleid is noodzakelijk als basis voor een rechtmatige inkoop. In de Kadernota zijn de vernieuwde Nijmeegse speerpunten uitgewerkt. Ten opzichte van 2009 zijn aan deze maatschappelijke en economische speerpunten concrete doelstellingen gekoppeld: Duurzaam inkopen: 100% Duurzaam in 2015. Dit was ook in 2009 het streven.

Collegevoorstel

Vervolgvel

2

Sociale en maatschappelijke doelstellingen: - Social return eis 5% van de opdrachtwaarde of 7% van de loonsom. In 2009 was het stellen van sociale criteria een wens in plaats van eis; - Zoveel mogelijk inschakelen van Breed en Werkcorporaties. In 2009 werd dit nog niet specifiek benoemd. Stimuleren van lokaal en regionaal MKB: Nieuw in de Kadernota 2013 is: - Uitnodigen van minimaal 2 regionale ondernemers 1 bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding bij 3 of 4 partijen en 3 regionale ondernemers bij 5 partijen. - Toepassen van de Nijmeegse Duurzaamheidsladder bij aanbestedingen. Gebruik van de Nijmeegse Duurzaamheidsladder houdt in het stellen van eisen en wensen op het gebied van duurzaamheid – in het bijzonder de reductie van CO2 uitstoot – waardoor regionale en Nijmeegse bedrijven voordeel genieten. - Deze richtlijnen zijn nieuw ten opzichte van het inkoopbeleid in 2009 maar worden in de praktijk al toegepast. Afwijken van deze doelstellingen is in uitzonderlijke gevallen mogelijk, mits voldoende gemotiveerd. (2) Drempelbedragen: de Europese wetgeving heeft vastgelegd boven welke inkoopbedragen Europese procedures verplicht zijn. Ten opzichte van 2009 zijn de Europese drempelbedragen verlaagd van € 206.000 naar € 200.000 voor leveringen en diensten en van € 5.150.000 naar € 5.000.000 voor werken. De Nijmeegse drempelbedragen voor leveringen en diensten zijn ten opzichte van 2009 inzoverre veranderd dat tussen de € 50.000 en de € 200.000 meervoudig onderhands kan worden aanbesteed. Voorheen was dat alleen mogelijk voor bedragen van € 50.000 tot € 100.000; vanaf € 100.000 werd de nationaal openbare procedure toegepast. De Nijmeegse drempelbedragen voor de aanbesteding van werken zijn voor de meervoudig onderhandse procedure ook gewijzigd. De enkelvoudig onderhandse procedure kan tot een bedrag van € 250.000 worden toegepast; dat was € 50.000. De bovengrens van meervoudig onderhands inkopen is verhoogd van € 500.000,- naar € 1.500.000; vanaf € 1.500.000 moet de nationaal openbare procedure worden toegepast. De noodzakelijke veranderingen in de Kadernota zijn verder uitgediept in de “Nijmeegse Inkoopregels 2013” (ter inzage). 5

Financiën

Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. 6

Communicatie

-

Na vaststelling organiseren wij een bijeenkomst waarbij wij leadbuyers en budgethouders informeren over de wijzigingen. Elke afdeling ontvangt informatie over de gewijzigde Kadernota Inkoop 2013, bij voorkeur in combinatie met een bezoek aan het MT. Wij actualiseren de informatie op Nijmegen.nl en Binnenwerk.

Collegevoorstel

Vervolgvel

3

7

Uitvoering en evaluatie

Een aantal uitvoeringsaspecten zijn verwerkt in de procedures en templates. Het beleid evalueren wij zowel intern als extern. 8

Risico

Actualisering van het inkoopbeleid is nodig voor doelmatig, maar vooral rechtmatig inkopen, resulterend in een goedkeurende accountantsverklaring op inkoop.

Bijlage: Kadernota Inkoop 2013. Ter inzage: Nijmeegse Inkoopregels 2013.

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Kadernota Inkoop Nijmegen Ingangsdatum 1 april 2013

Datum:

02-07-2013

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Hoofdstuk 1 Inleiding ............................................................................................... 3 Doelstellingen......................................................................................................................... 3 Relatie met andere beleidsterreinen ....................................................................................... 4 Borging van het inkoop- een aanbestedingsbeleid ................................................................. 4 Leeswijzer .............................................................................................................................. 4 Hoofdstuk 2 Juridische aspecten ........................................................................... 5 Wettelijk kader ....................................................................................................................... 5 Rechtmatig handelen .............................................................................................................. 5 Nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit ................ 6 Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst ................................................................ 6 Gebruik van Inkoopvoorwaarden........................................................................................... 6 Toepassen van het inkoop- en aanbestedingsreglement......................................................... 6 Hoofdstuk 3 Maatschappelijke aspecten................................................................ 7 Integriteiteisen aan leveranciers ............................................................................................. 7 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren ..................................................................... 7 Duurzaam Inkopen ................................................................................................................. 7 Sociaal-maatschappelijke doelstellingen................................................................................ 7 Hoofdstuk 4 Economische aspecten ...................................................................... 9 Kostenbeheersing en –reductie............................................................................................... 9 De keuze voor zelf doen of uitbesteden ............................................................................... 10 Vormen van marktbenadering .............................................................................................. 10 Te hanteren selectie- en gunningcriteria .............................................................................. 11 Omgang met leveranciers..................................................................................................... 12 MKB vriendelijk aanbesteden .............................................................................................. 12 Hoofdstuk 5 Organisatorische uitgangspunten................................................... 13 De inkoopfunctie .................................................................................................................. 13 Inrichting inkoopfunctie ....................................................................................................... 14 Rechtmatigheid..................................................................................................................... 15 Inkoop klachten loket ........................................................................................................... 15 Regionale inkoopsamenwerking .......................................................................................... 15 Inkoopactieplan .................................................................................................................... 15

2

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Hoofdstuk 1 Inleiding De gemeente Nijmegen heeft in 2013 haar inkoopbeleid vernieuwd in verband met de Aanbestedingswet 2012, ingangsdatum 1 april 2013.In de Kadernota Inkoop staat wat de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Nijmegen zijn bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. Dit beleid wordt vertaald in een inkoop- en aanbestedingsreglement met concreet toepasbare richtlijnen voor de inkopende organisatie. Doel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is de gemeente in staat te stellen om bedrijfsmatig, rechtmatig, doelmatig, integer en transparant in te kopen. Kortom, de gemeente Nijmegen streeft naar een “professionele inkoopfunctie”. Professionele inkoop is het op zakelijke, integere en ethisch verantwoorde wijze en door de juiste mensen laten uitvoeren van alle activiteiten die nodig zijn om leveringen, diensten en werken van de gewenste kwaliteit, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de beste prijs/risico/kosten verhouding te verkrijgen en wel op zodanige wijze, dat telkens een bewuste keuze wordt gemaakt op welk (coördinatie)niveau en met welke inkoopstrategie wordt ingekocht. 1

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op zowel leveringen, diensten als werken . Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals huishoudelijke zorg, bodemonderzoek, brandweerauto's, catering, maar ook (de aanleg van) de Stadsbrug en de inrichting van sportaccommodaties en terreinen. De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als: ‘Het geheel van activiteiten dat in organisaties wordt vervuld om producten (leveringen, diensten en werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’. Basis voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid is de relevante Europese en nationale weten regelgeving, gecombineerd met actuele en specifieke Nijmeegse beleidsthema’s, zoals duurzaam, maatschappelijk verantwoord en MKB-vriendelijk inkopen.

Doelstellingen Met een professionele inkoopfunctie streeft de gemeente Nijmegen naar:

1

doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden; het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen; integriteit en betrouwbaarheid als opdrachtgever; eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers; maximale toegankelijkheid van overheidsopdrachten voor leveranciers; stimuleren van lokale en regionale werkgelegenheid, ook voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt; maximale duurzaamheid van in te kopen leveringen, diensten en werken; het hanteren van een eenduidige, transparante en heldere werkwijze; de optimalisatie van het bedrijfsresultaat en bedrijfsvoering; optimale samenwerking tussen de inkopende organisatieonderdelen; het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie.

Zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet 2012, art. 1

3

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Relatie met andere beleidsterreinen Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gericht op het scheppen van de kaders, waarmee wordt bijgedragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen en het verhogen van het complete prestatieniveau van de gemeente Nijmegen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom aan bij andere beleidsterreinen. Kernpunten komen terug in deze beleidsnota.

Borging van het inkoop- een aanbestedingsbeleid Beleid en reglement zullen minimaal elke 2 jaar worden geëvalueerd, daar waar nodig aangepast en bekrachtigd op het juiste niveau. Basisvoorwaarde is dat de (lokale) regelgeving op het gebied van inkoop en het inkoopproces inzichtelijk, geactualiseerd en vastgesteld wordt.

Leeswijzer Het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beschreven volgens: 1. juridische aspecten; 2. maatschappelijke aspecten; 3. economische aspecten; 4. organisatorische aspecten. Alle aspecten zijn relevant maar tellen niet op elk moment en voor elke inkoop even zwaar. Inkopen binnen de gemeente is het voortdurend zoeken naar een balans, waarbij het onderlinge belang van deze aspecten voortdurend wordt afgewogen. Hoofdstuk 2 bespreekt de juridische beleidsuitgangspunten, met als basis rechtmatig handelen van de gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst. In hoofdstuk 3 komen de maatschappelijke uitgangspunten aan de orde. De gemeente Nijmegen hecht veel belang aan duurzaam inkopen en benut maximaal de mogelijkheden om maatschappelijk verantwoord in te kopen. In hoofdstuk 4 worden de economische uitgangspunten, inclusief het MKB-beleid, uiteengezet. Hierbij komen de marktbenaderingen en aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de selectie- en gunningscriteria en de omgang met leveranciers. In hoofdstuk 5 ten slotte, worden de organisatorische uitgangspunten beschreven. De inrichting van de gecoördineerde inkoopfunctie binnen de gemeente Nijmegen wordt hierin toegelicht. Tevens wordt aandacht besteed aan het herijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het jaarlijkse inkoopactieplan.

4

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Hoofdstuk 2 Juridische aspecten De gemeente Nijmegen streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen. Het onderstaande juridische kader draagt hieraan bij.

Wettelijk kader Op inkopen binnen de gemeente Nijmegen zijn verschillende nationale en internationale regelingen van toepassing:

Internationale verdragen. Agreement in Government Procurement (GPA). Het bevat regels met betrekking tot de aanbestedingspraktijk die zijn ingebed in de Europese richtlijnen; Gemeenschapsrecht. EG-verdrag en Europese Richtlijnen, vooral de Europese Richtlijn betreffende de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (2004/18/EG); Nederlandse wetgeving: o Nederlandse wetgeving, bestaande uit: Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012); Besluit van 11 februari 2013, houdende de regeling van enkele onderwerpen van de Aanbestedingswet 2012 (Aanbestedingsbesluit); de Gids proportionaliteit, zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075; het Aanbestedingsreglement Werken 2012, zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075. o Gemeentewet op basis waarvan de gemeentelijke administratie wordt gecontroleerd en waarin de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld; o Wet Bibob die integriteitbeoordeling van leveranciers bevordert o Algemene wet bestuursrecht (algemene beginselen van behoorlijk bestuur) o bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek;

Rechtmatig handelen Uitgangspunt van de gemeente Nijmegen is rechtmatig handelen, d.w.z. handelen conform de van toepassing zijnde weten regelgeving. Vanuit deze gedachte is de gemeente Nijmegen verplicht tot naleving van nationale en Europese weten regelgeving. Dit geldt voor alle inkopen van leveringen, diensten en werken. In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012). Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Een professionele inkoopfunctie draagt hier nadrukkelijk aan bij.

5

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit Vertaald in aanbestedingstermen betekenen de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging dat de gemeente Nijmegen bij aanbestedingen transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen. Deze beginselen hanteert de gemeente Nijmegen voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van transparantie en objectiviteit, van gelijke kansen voor leveranciers, van ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 4 wordt dit nader ingevuld.

Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst De gemeente Nijmegen wordt wettelijk gezien als één aanbestedende dienst. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te bundelen, rekening houdende met de Aanbestedingswet 2012. Dit heeft gevolgen voor de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure per aanbesteding. Door deze vraagaggregatie zal vaker het drempelbedrag worden overschreden en een grotere mate van openbaarheid van overheidsopdrachten worden vereist.

Gebruik van Inkoopvoorwaarden Bij iedere inkoop worden in beginsel de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Nijmegen van toepassing verklaard, gebaseerd op de VNG inkoopvoorwaarden en/of wordt een (concept)contract opgesteld.

Toepassen van het inkoop- en aanbestedingsreglement Om gemakkelijk aan de juridische eisen te voldoen, wordt bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempel voor Europees aanbesteden) gebruik gemaakt van het inkoop- en aanbestedingsreglement, vervat in de Nijmeegse Inkoopregels. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de aanbestedingsprocedures. Wanneer andere organisaties inkopen namens de gemeente Nijmegen is het inkoop- en aanbestedingsreglement ook van toepassing op die aanbesteding. Daarnaast kan de gemeente Nijmegen in haar subsidiebeschikking meegeven dat het inkoop- en aanbestedingsreglement van toepassing is.

6

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Hoofdstuk 3 Maatschappelijke aspecten In haar inkoopbeleid streeft de gemeente Nijmegen de onderstaande maatschappelijke doelstellingen na: integriteit en betrouwbaarheid als opdrachtgever; genereren van werk voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt; maximale duurzaamheid van in te kopen leveringen, diensten en werken.

Integriteiteisen aan leveranciers De gemeente Nijmegen stelt eisen op het gebied van integriteit aan leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden hierop getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB).

Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren Alle inkopen van de gemeente Nijmegen worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de ‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ die sinds 2005 van kracht is. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.

Duurzaam Inkopen Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, opdat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld energie verminderen, CO2 reductie of duurzamer materiaalgebruik. Bij sociale aspecten betreft het thema’s als kinderarbeid of mensenrechten. De gemeente Nijmegen streeft ernaar dat honderd procent van de gemeentelijke inkoop duurzaam zal zijn. Uiterlijk in 2015 wil de gemeente, net als de rijksoverheid, 100 procent van de aanschaf van 2 leveringen, diensten en werken duurzaam inkopen. Realisatie hiervan gebeurt door toepassing van de door Agentschap NL opgestelde duurzaamheidscriteria bij alle aanbestedingen en door het gebruik van de Nijmeegse Duurzaamheidladder. Agentschap NL heeft per productgroep eisen opgesteld die op milieu en sociaal gebied worden toegepast op aan te leveren producten. De gemeente Nijmegen heeft een deelnameverklaring aan het duurzaamheidprogramma van Agentschap NL ondertekend. Dit betekent dat gemeente Nijmegen bij alle relevante aanbestedingen de door Agentschap NL opgestelde duurzaamheidscriteria hanteert, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen.

Sociaal-maatschappelijke doelstellingen De ambitie van de gemeente Nijmegen is om zoveel mogelijk mensen fatsoenlijk betaalde arbeid te laten verrichten en het aantal mensen te verminderen dat afhankelijk is van een uitkering. Mensen met afstand tot de arbeidsmarkt worden geholpen om die achterstand te verkleinen. Op inkoopgebied betekent dit dat de gemeente Nijmegen ook rekening houdt met sociale criteria. Dit gebeurt in elk 2

Raadsmotie 25-09-2007; Collegevoorstel d.d. 25-11-2008, reg.nr. 08.0014502

7

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

geval door toepassing van de door Agentschap NL opgestelde duurzaamheidcriteria op sociaal gebied bij alle relevante aanbestedingen, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen. Leveranciers van de gemeente Nijmegen worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Ook hier hoort het stellen van sociale criteria tot de mogelijkheden. Op zijn minst moeten deze leveranciers de maatregelen, grondrechten en beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie naleven. In de aanbestedingen worden de sociale criteria gedefinieerd waaraan de potentiële leverancier minimaal moet voldoen. Rekening houden met maatschappelijke doelstellingen gebeurt ook door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale criteria in aanbestedingen te stellen. Het betreft hier criteria, die vooral ten doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het werkproces te integreren personen te bevorderen of de werkloosheid te bestrijden. Uitgangspunt hierbij is dat 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor Social Return activiteiten. Bij projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is wordt 7% berekend over de in te zetten arbeidsuren. In het inkoop- en aanbestedingsreglement worden de mogelijkheden verder uitgediept.

Afwijken van bovenstaande richtlijnen is in uitzonderlijke gevallen mogelijk, mits voldoende gemotiveerd.

8

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Hoofdstuk 4 Economische aspecten De gemeente Nijmegen streeft met een professionele inkoopfunctie onder meer naar: doelmatige, verantwoorde besteding van publieke gelden; integriteit en betrouwbaarheid als opdrachtgever; eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers; maximale toegankelijkheid van overheidsopdrachten voor leveranciers; de optimalisatie van het bedrijfsresultaat en bedrijfsvoering. Realisatie van deze doelstellingen geschiedt aan de hand van onderstaande bedrijfseconomische aspecten: 1. kostenbeheersing en –reductie; 2. de keuze voor zelf doen of uitbesteden; 3. vormen van marktbenadering; 4. te hanteren selectie- en gunningcriteria; 5. de omgang met leveranciers.

Kostenbeheersing en –reductie Lagere inkoopkosten en een hogere kwaliteit worden bereikt door professionele marktbenadering en een beheerst en beheersbaar inkoopproces.

Besparingsmogelijkheden (€)

De mogelijkheden tot vermindering van de directe en indirecte inkoopkosten zijn het grootst aan de start van het inkoopproces. Onderstaande figuur illustreert dit:

VB

Tijd

Bij al haar inkopen streeft de gemeente Nijmegen naar een goede balans tussen vermindering van directe en indirecte kosten. Daarbij dient in ogenschouw te worden genomen dat vermindering van indirecte kosten niet tot vermeerdering van directe kosten leidt en omgekeerd evenmin. Goed contractmanagement is hierbij onontbeerlijk.

9

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

De keuze voor zelf doen of uitbesteden Inkopen start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens moet, daar waar relevant, worden bepaald of de gemeentelijke organisatie zelf in deze behoefte kan en wil voorzien, of dat er moet worden overgegaan tot het inkopen van de vraag. De inkoop- en aanbestedingsprocedure start, bij een wezenlijke verandering van de inkoopbehoefte van de markt met dit strategische inkoopvraagstuk van “make or buy”. Een aantal producten kan de gemeente zelf leveren. Daarbij valt te denken aan re-integratiediensten, interim en projectmanagement, parkeerbeheer enzovoort. Als eenmaal wordt ingekocht, kan niet zonder meer besloten worden om een en ander alsnog intern uit te voeren. Telkens dient dus vooraf de vraag gesteld te worden of zaken ingekocht dienen te worden, dan wel in eigen beheer te worden uitgevoerd. Daarbij gaat het om de kwestie of zelf doen goedkoper en wenselijker is dan inkopen. Alle mogelijke integrale kosten en belangen worden daarbij in overweging genomen. Inbesteden Een aantal producten kunnen andere aanbestedende diensten leveren die door de gemeente Nijmegen samen met andere gemeenten zijn opgericht. Hierbij heeft de gemeente de wettelijke mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan deze andere aanbestedende diensten. In de praktijk wordt dit inbesteden genoemd. Wanneer de gemeente hier gebruik van maakt maakt zij gebruik van specifieke mogelijkheden die de Aanbestedingswet 2012 bied. Middels een bestuurlijk besluit worden daarbij opdrachten verstrekt aan onder andere Breed of aan de DAR.

Vormen van marktbenadering Wordt er besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is vervolgens de vraag hoe de gemeente het maximale resultaat kan halen uit de markt. Het vaststellen van de te hanteren aanbestedingsprocedure is onderdeel van het vaststellen van de juiste inkoopstrategie.

Drempelbedragen en waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te clusteren. Tegelijkertijd houdt de gemeente Nijmegen bij het bepalen van de juiste marktbenadering er rekening mee dat opdrachten niet onnodig samengevoegd worden. Bij deze afweging wordt conform de Gids Proportionaliteit acht geslagen op: a. de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf; b. de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer; c. de mate van samenhang van de opdrachten. Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande marktbenaderingen geselecteerd: 1. Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een potentiële leverancier uit. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate toegepast; 2. Meervoudig onderhands: de gemeente kiest minimaal drie en maximaal vijf potentiële leveranciers uit, die een offerte uitbrengen. Hier is sprake van beperkte concurrentie; 3. Nationaal Openbaar aanbesteden: de gemeente publiceert de opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat moment voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een aanbieding doen: er is

10

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

vrije concurrentie tussen alle mogelijke leveranciers; 4A. Europees aanbesteden van A diensten, werken en leveringen : de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. De Opdracht is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers; 4B. (Europees) aanbesteden van B diensten: uitgangspunt is dat de gemeente minimaal drie leveranciers selecteert, die een offerte uitbrengen voor een opdracht voor diensten conform de Aanbestedingswet. Indien nodig om te voldoen aan de eis van een “passende mate van openbaarheid” publiceert de gemeente de opdracht openbaar op de voorgeschreven wijzee. Bij opdrachten voor 2B diensten kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot afwijken. Genoemde procedures worden verder uitgewerkt in het inkoop- en aanbestedingsreglement. In het inkoop- en aanbestedingsreglement worden de drempelbedragen van de bovenstaande marktbenaderingen weergegeven. Iedere twee jaar (elk even jaar) worden de Europese drempelbedragen aangepast. De nieuwe drempelwaarde heeft een directe werking op de inkopen van de gemeente Nijmegen.

Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingen Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefinieerd. Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is – mits binnen het kader van de Aanbestedingswet 2012 - slechts toegestaan bij: - dwingende spoed niet veroorzaakt of te voorzien door de gemeente Nijmegen - zwaarwegende technische, artistieke, economische of bestuurlijke redenen Afwijken mag alleen na positief advies van Inkoop onder opgave van redenen en met schriftelijke toestemming van de manager van de betrokken afdeling.

Te hanteren selectie- en gunningcriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld en tegelijkertijd met de offerteaanvraag gepubliceerd. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle sociale, milieu, technische, financiële, organisatorische en economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In de Aanbestedingswet 2012 staan de criteria vermeld die worden toegepast bij Europese aanbestedingsprocedures. Bij de nationaal openbare en onderhandse aanbestedingen wordt de lijn van de Aanbestedingswet 2012 gevolgd. Voor alle aanbestedingen hanteert de gemeente zoveel mogelijk standaard selectiecriteria, die worden vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement. Hierbij wordt rekening gehouden met de maatschappelijke en economische doelstellingen van de gemeente Nijmegen. Op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Leveranciers die voldoen aan de selectieeisen worden vervolgens beoordeeld op de gunningscriteria. Gunningcriteria en beoordeling Het uitgangspunt voor het bepalen van de gunningcriteria is: het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau. Gunning kan plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen, als,

11

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

in uitzonderlijke gevallen, op basis van de laagste prijs. De keuze voor gunnen op basis van laagste prijs dient voor publicatie gemotiveerd te worden. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt verder beschreven in het inkoop- en aanbestedingsreglement.

Omgang met leveranciers Marktverkenning De gemeente Nijmegen acht het essentieel dat er voorafgaande aan een aanbesteding een marktconsultatie plaatsvindt. Deze verkenning zal met lokale en landelijke leveranciers plaatsvinden.. In Nijmegen zal hierbij uitdrukkelijk het MKB actief worden betrokken. Voorkomen van afhankelijkheid De gemeente Nijmegen vindt het onwenselijk, dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Daarom wil de gemeente bij voorkeur dat de omzet die een leverancier bij de gemeente realiseert, niet groter mag zijn dan maximaal 50% van de gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen, dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente Nijmegen, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers aan te trekken. Alle leveranciers hebben gelijke kansen Zoals gesteld in hoofdstuk 2, hanteert de gemeente Nijmegen de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeente Nijmegen streeft er specifiek naar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken, binnen de mogelijkheden die de Aanbestedingswet 2012 hiervoor biedt. Worden opdrachten toch samengevoegd of niet in percelen opgedeeld dan motiveert de gemeente Nijmegen dit in de aanbestedingsstukken. Ook wordt er optimaal gebruikgemaakt van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale of milieucriteria te stellen.

MKB vriendelijk aanbesteden Ambitie van de gemeente Nijmegen is de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren. Daartoe wordt gebruikt gemaakt van de mogelijkheid om in aanbestedingen kleine(re) percelen en lichte(re) selectie- en gunningscriteria te hanteren, voor zover de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering daarmee niet in het geding komen. • In iedere aanbesteding wordt, waar mogelijk, de Nijmeegse Duurzaamheidladder toegepast. Gebruik van de Nijmeegse Duurzaamheidsladder houdt in het stellen van eisen en wensen op het gebied van duurzaamheid – in het bijzonder de reductie van CO2 uitstoot – waardoor regionale en Nijmeegse bedrijven een voordeel genieten. • Daar waar er geen nadrukkelijke meerwaarde is worden opdrachten niet onnodige gebundeld met opdrachten van andere aanbestedende diensten. • Daar waar mogelijk worden opdrachten opgedeeld in percelen. • Uitnodigen (indien mogelijk) van minimaal 2 regionale ondernemers 1 bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding bij 3 of 4 partijen en 3 regionale ondernemers bij 5 partijen. • Aanbestedingen worden met een passende mate van openbaarheid en op de voorgeschreven wijze gepubliceerd.

12

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Hoofdstuk 5 Organisatorische uitgangspunten De inkoopfunctie

Inkoop betreft ‘alle handelingen en activiteiten waar een factuur tegenover staat, die door de gemeente Nijmegen moet worden betaald’. De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als ‘Het geheel van activiteiten die in organisaties wordt vervuld om producten (leveringen, diensten en werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de gemeente meest gunstige voorwaarden’. De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaande figuur:

Organisatievisie en ondernemingsbelei -beleid

d visie Strategische Inkoop strategie/doelstellingen/beleid

inkoopactieplan

Specificeren

Selecteren

Contracteren

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Tactische Inkoop

Operationele Inkoop

inkoop

inkoop

aanbesteden

De gemeente Nijmegen streeft ernaar om een organisatie op te bouwen waarin de kaderstelling en toetsing van beleid op één centrale plek wordt gepositioneerd. Als afgeleide hiervan kiest de organisatie voor het model van gecoördineerde inkoop, waarbij de gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst optreedt en de versnippering van inkopen wordt teruggebracht.

13

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Onder strategische inkoop wordt verstaan die activiteiten die de positie van een organisatie op de middellange en lange termijn beïnvloeden. Dit bevat vraagstukken rondom in- en uitbesteding, het vaststellen van een strategie per inkooppakket, hoofdlijnen van leveranciersmanagement en het opzetten van inkoopteams. Vanuit de visie van Nijmegen als één aanbestedende dienst die niet alleen rechtmatig maar ook doelmatig inkoopt zijn de inkoopdoelstellingen op het organisatorische vlak onder meer: het realiseren van optimale samenwerking tussen de inkopende organisatieonderdelen; de optimalisatie van het bedrijfsresultaat en bedrijfsvoering; het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie. In het inkoopactieplan wordt aangegeven hoe deze en de eerder genoemde inkoopdoelstellingen gerealiseerd gaan worden. De tactische inkoop (het aanbestedingsproces) start vanaf het vaststellen van de inkoopbehoefte en het opstellen van de inkoopstrategie. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na vergelijking van meerdere aanbiedingen, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen en eindigt met het gunnen van de opdracht. De operationele inkoop begint met het plaatsen van een bestelling. Contractbeheer en –management zijn essentiële stappen in deze fase. Het inkoopproces zal integer, beheersbaar, transparant en verifieerbaar plaatsvinden volgens uniforme inkoopprocedures en bevoegde functionarissen. Alle stappen in het inkoopproces zijn gericht op het realiseren van de inkoopdoelstellingen.

Inrichting inkoopfunctie 3

Binnen de gemeente Nijmegen zijn een aantal (circa 220) budgethouders benoemd. Elke budgethouder is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen budget. Hij/zij bepaalt de inkoopstrategie voor de inkopen die binnen zijn/haar opdracht en budget vallen, tenzij voor deze inkopen een leadbuyer is benoemd. De leadbuyer is een budgethouder die een volmacht heeft om namens de hele gemeente contracten af te sluiten voor de producten in zijn productpakket, binnen budgethouders-besluiten en mandateringsregels. De leadbuyer bepaalt samen met de overige budgethouders de inkoopstrategie voor het betreffende productenpakket. De leadbuyers zijn bij collegebesluit van 2005 in het leven geroepen omwille van het realiseren van de inkoopdoelstellingen doelmatigheid - scherper inkopen, betere condities; uniforme en structurele afweging van de te kiezen inkoopstrategie; rechtmatigheid: de gemeente opereert als één aanbestedende dienst conform weten regelgeving en omwille van creëren van synergie via bij elkaar passende producten in een productgroep, eenduidig overig inkoopbeleid, contractbeheer. Deze rolverdeling past binnen het gecoördineerde inkoopmodel, dat de gemeente Nijmegen toepast. In dit model vindt centraal de kaderstelling, advisering, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats (strategische inkoop). En decentraal de feitelijke inkoop, waarbij inkoopvolumes zoveel mogelijk worden gebundeld en uitgenut (tactische en operationele inkoop). Bureau Inkoop speelt een coördinerende rol op strategisch en tactisch inkoopgebied en een centrale rol als kenniscentrum inkoop.

3

De functionaris die door of namens het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om het hem toegewezen budget tot uitvoering te brengen (en daarvoor privaatrechtelijke rechtshandelingen moet verrichten) noemen we: budgethouder.

14

Gemeente Nijmegen

Kadernota Inkoop

Omwille van het economische belang en het realiseren van maatschappelijke inkoopdoelstellingen is het streven van de gemeente Nijmegen om het aantal budgethouders terug te brengen. Door middel van intensieve training en opleiding van deze groep verhogen we dan zowel de bestuurbaarheid als de kwaliteit van de inkoopfunctie, op zowel inhoud als proces. De gemeente Nijmegen is één entiteit. Ze voert een inkoop- een aanbestedingsbeleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige inkoopbehoeften, rekening houden met het proportionaliteitsbeginsel uit de Aanbestedingswet 2012. Waar mogelijk en wenselijk wordt gestreefd naar het afsluiten van gemeentebrede (raam-)contracten voor gelijksoortige inkoopbehoefte

Rechtmatigheid Ieder beleid kent haar eigen beheersmaatregelen. Met deze maatregelen wordt bewaakt dat het beleid wordt uitgevoerd zoals afgesproken. De verantwoordelijkheid van de naleving van het beleid ligt bij de budgethouder. In dat kader moet de budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid van onze inkopen te kunnen garanderen. De beheersmaatregelen zijn: • • • • •

Gebruik van Inkoopstartnotitie voor opdrachten boven € 50.000 euro. Zoveel mogelijk gebruik maken van ondersteuning van bureau inkoop bij opdrachten die meervoudig onderhands, nationaal of Europees worden aanbesteed. Gebruik maken van de Checklist voor de volledigheid van het inkoopdossier. Meewerken aan de steekproef op facturen, 4 keer per kalenderjaar, waarvan de contracten zijn opgenomen in een van de drie contractbeheerssystemen. Meewerken aan de steekproef op facturen, 4 keer per jaar waarvan geen contracten zijn opgenomen in een van de drie contractbeheerssystemen.

Inkoop klachten loket Indien marktpartijen klachten hebben over de wijze waarop de gemeente haar opdrachten in de markt zet dan kan zij deze klachten melden bij het centrale inkoopklachtenloket bij Bureau inkoop, via [email protected]. Doel hierbij is: • het in een vroegtijdig stadium in behandeling nemen van klachten en vragen, aangedragen door individuele ondernemers, hun brancheorganisaties, danwel reeds bestaande, al dan niet branchegerelateerde aanbestedingsadviescentra, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen in de procedure kunnen leiden; • de naleving van het motiverings- en transparantiebeginsel ter voorkoming van klachten/onduidelijkheden.

Regionale inkoopsamenwerking De gemeente Nijmegen streeft niet alleen naar gemeentebrede samenwerking, maar zoekt ook naar regionale inkoopsamenwerking. Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke aanbestedingen uit resulteren.

Inkoopactieplan Jaarlijks stelt bureau Inkoop op basis van de informatie van de verschillende organisatieonderdelen, een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen, als een overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie gepland staan. Ook de herijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is onderdeel van het inkoopactieplan.

15

Nijmeegse Inkoopregels Uitwerking van Kadernota Inkoop

Ingangsdatum 1 april 2013

Datum: 02-07-2013

Gemeente Nijmegen

Nijmeegse Inkoopregels

Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................. 4 1.1 Doelstelling................................................................................................................. 4 1.2 Relatie met interne procedures en richtlijnen ....................................................... 4 1.3 Leeswijzer .................................................................................................................. 4 2. Juridische aspecten ................................................................................................................. 6 2.1 Relevante weten regelgeving ............................................................................... 6 2.2 Toepassing van de Aanbestedingswet 2012........................................................ 6 2.3 Werken, Diensten en Leveringen ........................................................................... 7 2.4 Toepassing ARW 2012 ............................................................................................ 7 2.5 Aanbestedingsprocedures....................................................................................... 7 2.6 Inhuur personeel ..................................................................................................... 10 2.7 Toepassing algemene inkoopvoorwaarden........................................................ 12 2.8 Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst ........................................ 12 3. Maatschappelijke aspecten ................................................................................................... 14 3.1 Duurzaam inkopen in praktijk................................................................................ 14 3.2 Sociaal maatschappelijke doelstellingen............................................................. 14 3.3 Toepassing sociale en milieucriteria bij opdrachten onder de Europese drempel ........................................................................................................................... 17 3.4 Open Standaarden en Open Source Software .................................................. 17 4 Economische aspecten........................................................................................................... 18 4.1 Vooraf: verminderen van directe en indirecte inkoopkosten............................ 18 4.2 Gaan we inkopen?.................................................................................................. 18 Stap 1 Stel het doel van het inkooptraject vast......................................................... 19 Stap 2 Maak een raming van de opdrachtwaarde en stel vast of er voldoende budget aanwezig is........................................................................................................ 19 Stap 3 Huidige contracten, welke zijn er en tot wanneer lopen ze?...................... 19 Stap 4 Zelf doen of uitbesteden .................................................................................. 19 4.3 Hoe gaan we inkopen? .......................................................................................... 20 (1) Bepaal de totale waarde van de in te kopen werken, leveringen of diensten voor de gemeente Nijmegen........................................................................................ 20 (2) Bepaal de aard van de in te kopen werken, diensten of leveringen................ 21 (3) Marktanalyse en marktconsultatie ........................................................................ 21 (4) Organisatorische gevolgen en risico’s voor de gemeente ................................ 21 (5) Bepaal eventuele subsidievoorwaarden .............................................................. 21 (6) Bepaal de gewenste perceelindeling.................................................................... 22 (8) Keuze van marktbenadering.................................................................................. 23 (8) Keuze van aanbestedingsprocedure.................................................................... 23 4.4 Ruimte voor MKB-vriendelijk aanbesteden ....................................................... 24 5 Het tactische inkoopproces.................................................................................................... 25 5.1 Programma van wensen en eisen........................................................................ 25 5.2 Opstellen van Selectiecriteria en Eigen Verklaring .......................................... 25 5.3 Opstellen van Gunningcriteria en inschrijvingseisen......................................... 27 5.4 Beoordelen en selecteren..................................................................................... 28 5.5 Contracteren ........................................................................................................... 29 6 Organisatorische aspecten ..................................................................................................... 30 6.1 Organisatie rondom de inkoopfunctie (bevoegdheden, verantwoordelijkheden en rollen) ................................................................................ 30 6.2 Rol leadbuyer/budgethouder................................................................................. 31

2

Gemeente Nijmegen


6.3 Kennisuitwisseling en gebruik standaarddocumenten...................................... 34 6.4 Inkoopdossier .......................................................................................................... 34 6.5 Inkoopprestatiemeting............................................................................................ 34 6.6 Contractbeheer en contractmanagement ........................................................... 36 6.7 Gemeentelijke aanbestedingskalender ............................................................... 36 6.8 Inkoopactieplan ....................................................................................................... 36 6.8 Regionale inkoopsamenwerking........................................................................... 36 6.9 Rechtmatigheid ....................................................................................................... 36 6.10 Inkoopklachten loket............................................................................................. 37 Bijlage 1 Bronnen.................................................................................................................... 38 Bijlage 2 Overzicht inkoopdossier ........................................................................................... 39

3

Gemeente Nijmegen


1. Inleiding 1.1 Doelstelling De Kadernota Inkoop is een uitwerking van de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Nijmegen bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. In dit document wordt het inkoopbeleid uitgewerkt in concreet toepasbare richtlijnen en handvatten voor de inkopende organisatie. Er staat tevens een zo volledig mogelijk overzicht in van alle regels en afspraken die spelen rond inkoop en aanbestedingen. Veel van die regels zijn al vastgesteld, maar in dit document nog eens naast elkaar gezet. Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het mogelijk te maken voor de organisatie om bedrijfsmatig, rechtmatig, doelmatig, integer en transparant in te kopen. Dit is vertaald in eenduidige en eenvoudige regels voor het inkopen c.q. aanbesteden van werken, diensten en leveringen voor de gemeente Nijmegen. De Nijmeegse inkoopregels geven duidelijkheid richting leveranciers over hoe de gemeente omgaat met inkopen en aanbestedingen. De Europese en nationale wetgeving vormen hiervoor de basis.

1.2 Relatie met interne procedures en richtlijnen De regels die de gemeente Nijmegen hanteert bij de inkoop c.q. aanbesteding van werken, diensten en leveringen zijn bindend voor alle medewerkers van de gemeente op het moment dat zij gaan inkopen/aanbesteden. Deze afspraken sluiten aan bij: − mandaatbesluiten; − (onder) volmachtbesluiten; − AO/IC proces; − budgethoudersregeling. In het document wordt verwezen naar op het moment van opstellen geldende normen, regels en besluiten. Het is aan de lezer om wijzigingen hierin bij te houden. Na vaststelling door het college van B&W op –…….., nr. ……….. vervangt dit document alle voorgaande documenten. Ingangsdatum van Kadernota Inkoop en de Nijmeegse Inkoopregels is conform het collegebesluit vastgesteld op 1 april 2013.

1.3 Leeswijzer De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels worden als volgt beschreven: * Hoofdstuk 2: Juridische aspecten (pag. 6) 1 2 Dit onderdeel gaat over de Europese wetgeving, vertaald in Aanbestedingswet 2012 en ARW 2012. Verder komen de aanbestedingsprocedures en toepasbaarheid daarvan aan bod, evenals de te volgen procedures rondom inhuur van personeel en het hanteren van de Algemene Inkoopvoorwaarden. Tot slot staat er informatie over de gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst. * Hoofdstuk 3: Maatschappelijke aspecten (pag. 14) In dit hoofdstuk komt duurzaam inkopen aan de orde, in het bijzonder de toepassing van milieu- en sociale criteria, de mogelijkheden om werklozen of arbeidsgehandicapten te betrekken bij aanbestedingen en het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software. * Hoofdstuk 4: Economische aspecten (pag. 18) Dit hoofdstuk gaat over het proces voorafgaand aan het tactische inkoopproces, het vaststellen van de inkoopbehoefte en het bepalen van de inkoopstrategie en het specificeren, selecteren en gunnen. 1

Nationale wet waarin de omzetting van de Europese richtlijn is geregeld en regels onder de EU drempel zijn vastgelegd 2 Aanbestedingsreglement Werken

4

Gemeente Nijmegen


Ook gaan we in op het MKB-vriendelijk aanbesteden. Verder wordt een beschrijving gegeven van de Nijmeegse aanbestedingsprocedures en bijbehorende drempelwaarden. * Hoofdstuk 5: Tactische inkoopproces (pag. 23) Dit hoofdstuk gaat over de stappen in het tactische inkoopproces, het uitvoeren van aanbestedingen door middel van het specificeren, selecteren en gunnen. * Hoofdstuk 6: Organisatorische aspecten (pag. 30) In dit laatste deel draait het om de organisatie van het inkoopproces. Zo wordt de invulling van de rol van Bureau Inkoop, de budgethouder en de leadbuyer beschreven. Ook het belang van kennisuitwisseling, een standaardwerkwijze, instrumenten om de inkoopprestaties te meten, contractbeheer en een gemeentelijke aanbestedingskalender komen aan de orde. Tot slot: Een budgethouder die niet vaak te maken heeft met aanbesteden, kan nog niet zelf aan het werk gaan aan de hand van dit document; ondersteuning door de inkoopadviseurs blijft altijd noodzakelijk.

5

Gemeente Nijmegen


2. Juridische aspecten 2.1 Relevante weten regelgeving De belangrijkste Europese richtlijn voor aanbesteden komt uit de aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. In deze richtlijn wordt de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten aanbestedingen beschreven. Deze richtlijn is in Nederland geïmplementeerd via de Aanbestedingswet 2012. Deze wet is op 1 april 2013 in werking getreden. Voor de aanbesteding van werken wordt in Nederland het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) toegepast. De Aanbestedingswet 2012 bestaat uit de volgende verschillende onderdelen: Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012); Besluit van 11 februari 2013, houdende de regeling van enkele onderwerpen van de Aanbestedingswet 2012 (Aanbestedingsbesluit); de Gids proportionaliteit, zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075; het Aanbestedingsreglement Werken 2012, zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075.

2.2 Toepassing van de Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op alle overheidsopdrachten, ongeacht de opdrachtwaarde.. Dit geldt ook voor overheidsopdrachten voor werken, diensten en leveringen, die voor meer dan 50% rechtsreeks door gemeente Nijmegen worden gesubsidieerd (die subsidieontvanger dient de opdracht dan conform de Aanbestedingswet 2012 aan te besteden). De Aanbestedingswet 2012 is alleen van toepassing op overeenkomsten tussen een aanbestedende dienst en een leverancier. Als een aanbestedende dienst aan een derde een opdracht geeft om namens en ten behoeve van die dienst in te kopen, dan moet deze dienst ervoor zorgen dat de derde persoon de aanbestedingsregels in acht neemt (inclusief het geldende beleid). In artikel 2.23 en 2.24 van de Aanbestedingswet 2012 staat op welke overheidsopdrachten de Aanbestedingswet 2012 niet van toepassing is. In artikel 2.24 sub a wordt de mogelijkheid van éénop-één gunnen aan een andere aanbestedende dienst beschreven. Als hier gebruik van wordt gemaakt, dan moet men vooraf advies inwinnen bij Bureau Inkoop. De Aanbestedingswet 2012 biedt 3 ook de mogelijkheden om de percelenregeling voor beperkte deelopdrachten te gebruiken , binnen de aanbestedingen van werken, diensten en levering. Ook is er een aantal overheidsopdrachten waarbij een beperkt deel van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is; daaronder vallen diensten die genoemd staan in bijlage IIB Europese richtlijn 2004/18/EG, art. 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012 en concessieovereenkomsten voor openbare werken.

3 Aanbestedingswet 2012 art 2.18 lid 3: Dit besluit is niet van toepassing op percelen als bedoeld in het zesde lid waarvan de geraamde totale waarde, exclusief omzetbelasting: a minder dan € 1.000.000 voor overheidsopdrachten voor werken, mits het samengestelde bedrag van de percelen waarvoor is afgeweken niet meer dan 20 procent van de totale waarde van alle percelen omvat. b minder dan € 80.000 bedraagt voor overheidsopdrachten voor werken, mits het samengestelde bedrag van de percelen waarvoor is afgeweken niet meer dan 20 procent van de totale waarde van alle percelen omvat. Aanbestedingswet 2012 art 2.19 lid 3: Dit besluit is niet van toepassing op percelen als bedoeld in het zesde lid waarvan de geraamde totale waarde, exclusief omzetbelasting: minder dan € 80.000 bedraagt voor overheidsopdrachten voor werken, mits het samengestelde bedrag van de percelen waarvoor is afgeweken niet meer dan 20 procent van de totale waarde van alle percelen omvat.

6

Gemeente Nijmegen


2.3 Werken, Diensten en Leveringen De Aanbestedingswet maakt een onderscheid tussen aanbesteden van werken, diensten en leveringen: Werken Hierbij gaat het om bouw-, of wegenbouwkundige werkzaamheden met een economische of technische functie. Dit soort werkzaamheden wordt vaak uitgevoerd onder leiding van een aannemer. Een bouwwerk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat een economische of technische functie moet vervullen. Diensten Dienstverlenende opdrachten van de overheid zijn opdrachten die noch werk, noch een levering zijn. Om een voorbeeld te geven: daar waar het leveren van computerapparatuur een eenvoudige levering is, kan het leveren en installeren van maatwerk een daadwerkelijke dienst zijn. Opdrachten voor diensten zijn in de Europese richtlijn 2004/18/EG onder bijlage IIA en IIB nader omschreven. Tot de groep A diensten horen vooral reparatie- en onderhoudsdiensten, verzekeringsdiensten, computerdiensten, accountantsdiensten, bouwkundige diensten etc. Voor B diensten, geldt een zogenaamd “verlicht regime”; slechts een deel van de voorschriften van de richtlijn moeten worden toegepast. De zogenaamde B diensten omvatten onder meer diensten van juridische aard, arbeidsbemiddeling (plaatsing en inhuur van personeel), gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, onderwijs en opleiding en cultuur, sport en recreatie. De indeling in A diensten en B diensten is gebaseerd op het 'grensoverschrijdende belang' van deze diensten. Leveringen Een levering heeft betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Ook als er sprake is van plaatsings- en installatiewerkzaamheden, dan wordt dit als een levering beschouwd. Als een opdracht uit een combinatie van leveringen, diensten en of werken bestaat, dan bepaalt het onderdeel met de grootste waarde of de opdracht een levering, dienst of werk betreft.

2.4 Toepassing ARW 2012 In het ARW 2012 zijn de verschillende typen Nationale- en Europese procedures voor het aanbesteden van werken volledig uitgeschreven. Daarin staan de regels rond bestek, uitsluiting, bewijsstukken en eigen verklaring, inschrijving, termijnen, inlichtingen en gunning en uitvoering. Voor alle werken die door of namens de gemeente Nijmegen worden aanbesteed, is het ARW 2012 het juridische kader waaraan moet worden voldaan, ongeacht de geraamde opdrachtwaarde. De richtlijnen gelden dus ook voor de (nationaal) openbare , meervoudig en enkelvoudig onderhandse procedures. Ook voor het aanbesteden van diensten en leveringen kan het ARW 2012 worden gebruikt.

2.5 Aanbestedingsprocedures Voor het aanbesteden van werken, diensten of leveringen is een aantal procedures ontwikkeld. In deze paragraaf staan de mogelijkheden kort omschreven, evenals de criteria die van belang zijn bij de keuze voor een bepaalde procedure. In de Aanbestedingswet 2012 zijn in artikel 2.25 t/m 2.51 de diverse aanbestedingsprocedures 4 beschreven . De openbare of niet-openbare procedure worden standaard toegepast. In specifieke gevallen, worden de procedures concurrentiegerichte dialoog, procedure van gunning door onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking en procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking, toegepast. Voor de aanbestedingen onder de 4

In de Gids Proportionaliteit staan ook aanvullingen op deze procedures vermeld

7

Gemeente Nijmegen


drempel hanteert de gemeente Nijmegen drie varianten bij werken, namelijk de enkelvoudig- en meervoudig onderhandse procedure en de (nationaal) openbare procedure. En bij leveringen en diensten twee varianten, namelijk de enkelvoudig- en meervoudig onderhandse procedure. Indien gewenst is het toepassen van een nationaal openbare procedure ook bij leveringen en diensten toegestaan. In het algemeen kunnen de volgende uitgangspunten worden toegepast (niet-limitatief) bij het bepalen van de procedures: Marktbenadering

Toepasbaarheid

Openbare procedure (zonder voorafgaande selectie) Niet-openbare procedure (met voorafgaande selectie)

- bij een beperkt aantal, mogelijk, geïnteresseerden - voor maximale concurrentie - bij veel, mogelijke, geïnteresseerden - bij opdrachten waarbij een aanbieder veel tijd en geld moet stoppen in zijn offerte - bij een vertrouwelijke opdracht - bij geen geschikte inschrijvingen - bij dwingende spoed - bij aanvullende leveringen - zie verder artikel 2.32 tot en met 2.37 Aanbestedingswet 2012 - bij onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen - zie verder artikel 2.30 en 2.31 Aanbestedingswet 2012

Gunning door onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking

Gunning door onderhandeling met voorafgaande bekendmaking Concurrentiegerichte dialoog

- bij bijzonder complexe opdrachten - zie verder artikel 2.28 en 2.29 Aanbestedingwet 2012

Bovenstaande tabel is niet limitatief. Toelichting op procedures Enkelvoudig onderhandse procedure Dit is een aanbesteding waarbij tenminste één ondernemer gevraagd wordt een offerte aan te bieden, gezien het minimale bedrag van de opdracht. De aanbestedende dienst stelt een offerteaanvraag op die minimaal onderstaande onderdelen bevat: - programma van wensen en eisen; - wettelijke uitsluitinggronden; - algemene inkoopvoorwaarden gemeente Nijmegen en/of conceptovereenkomst. Meervoudig onderhandse procedure Dit is een aanbesteding waarbij minimaal drie en maximaal vijf ondernemers worden uitgenodigd een offerte aan te bieden. Er wordt geen openbare bekendmaking (advertentie) geplaatst en de gemeente Nijmegen bepaalt zelf welke ondernemers zij uitnodigt. Bij de selectie van partijen moet worden gemotiveerd waarom de betreffende ondernemers zijn geselecteerd. Deze motivatie kan door andere ondernemers die niet zijn uitgenodigd, worden opgevraagd. Gemeente Nijmegen stelt als voorwaarde bij de selectie van ondernemers het volgende: - Bij selectie van 3 of 4 ondernemers worden minimaal 2 regionale ondernemers 5 geselecteerd. - Bij selectie van 5 ondernemers worden minimaal 3 regionale ondernemers geselecteerd. De overige partijen worden gemotiveerd, volgend uit het verplichte marktonderzoek, geselecteerd. De aanbestedende dienst stelt een offerteaanvraag op die minimaal onderstaande 5

Regionale ondernemers zijn ondernemers gevestigd in postcodegebied 6600 t/m 6999

8

Gemeente Nijmegen


onderdelen bevat: - programma van wensen en eisen; - ARW 2012 (werken) en de algemene inkoopvoorwaarden gemeente Nijmegen en/of conceptovereenkomst (leveringen en diensten) wordt van toepassing verklaard. Na ontvangst van de offertes controleert de aanbestedende dienst of de aanbieding aan de minimum- en wettelijke eisen voldoet. Vervolgens bepaalt deze dienst op basis van gunningscriteria, welke aanbieding het beste voldoet. De openbare procedure Dit gaat over de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt in Nederland (de nationaal openbare aanbesteding) en Europa (de Europese openbare procedure), waarbij iedere belangstellende leverancier een offerte kan indienen. De gemeente Nijmegen kiest op grond van vooraf gepubliceerde objectieve selectie- en gunningscriteria wie de opdracht krijgt. De niet-openbare procedure In het geval van een niet-openbare procedure worden ondernemers openbaar uitgenodigd (nationaal of Europees) een aanvraag tot deelneming in te dienen. Vervolgens selecteert de gemeente Nijmegen, op grond van vooraf bekend gemaakte objectieve selectiecriteria, een 6 minimaal aantal (vijf bij Europese en drie bij nationale aanbesteding van werken ) partijen, die een inschrijving mogen indienen. Uit de ingediende offertes maakt de gemeente Nijmegen, ook weer op grond van vooraf gepubliceerde objectieve gunningscriteria een keuze aan wie zij de opdracht gunt. De niet-openbare aanbesteding gebeurt dus in twee fases. Gunning door onderhandelingen met bekendmaking In het geval van procedures van gunning door onderhandelingen heeft de aanbestedende dienst overleg met de inschrijver(s) over de ingediende inschrijving(en). Doel is om deze aan te passen aan de gestelde eisen en zo het beste bod te krijgen. Tijdens de onderhandelingen waarborgt de gemeente Nijmegen de gelijke behandeling van alle inschrijvers. In het bijzonder geeft zij geen -discriminerende- informatie die sommige inschrijvers kan bevoordelen boven andere. Toepassing van deze procedure kan alleen onder strikte voorwaarden. Gunning door onderhandelingen zonder bekendmaking Dit is een aanbesteding waarbij tenminste één ondernemer gevraagd wordt een offerte aan te bieden, gezien het minimale bedrag of de uitzonderingssituatie van de opdracht. Deze procedure kan bij nieuwe, aanvullende of herhalingsopdrachten worden toegepast maar alleen onder strikte voorwaarden. Het is aan te raden om, indien mogelijk, toch altijd bij meerdere ondernemers een offerte op te vragen. Zo komt men te weten of er een marktconform aanbod is gedaan. Hierdoor kan een goede afweging worden gemaakt tussen prijs en kwaliteit van verschillende ondernemers. De concurrentiegerichte dialoog De concurrentiegerichte dialoog is een procedure waaraan alle ondernemers op verzoek kunnen deelnemen. De aanbestedende dienst voert een gesprek met de toegelaten gegadigden, om vraag en aanbod duidelijk te krijgen. Op grond hiervan worden de geselecteerde ondernemers uitgenodigd om in te schrijven. De aanbestedende dienst moet in dit geval de opdracht aankondigen, waarin behoeften en eisen vermeld staan. Daarna verzoekt de aanbestedende dienst de gegadigden (minimaal drie) allemaal gelijktijdig schriftelijk om een dialoog aan te gaan. De dialoog die dan op gang komt, kan uit verscheidene fasen bestaan en uitmonden in oplossingen (van technische en/of economische en juridische aard). De aanbestedende dienst moet zorgen voor gelijke behandeling van de inschrijvers en een vertrouwelijke behandeling van de verstrekte informatie. Na afloop van de dialoog moeten de gegadigden hun definitieve inschrijving indienen. Ze mogen hun inschrijving preciseren, maar de wezenlijke elementen van de 6

op voorwaarde dat er een voldoende aantal geschikte kandidaten is

9

Gemeente Nijmegen


opdracht daarbij niet wijzigen. De gunning mag uitsluitend op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving plaatsvinden. B-diensten B-diensten moeten met een passende mate van openbaarheid worden aanbesteed. Uitgangspunt van de gemeente Nijmegen is dat B-diensten minimaal meervoudig onderhands aanbesteed worden. Gemeente Nijmegen stelt als voorwaarde bij de selectie van ondernemers het volgende: - Bij selectie van 3 of 4 ondernemers worden minimaal 2 regionale ondernemers geselecteerd. - Bij selectie van 5 ondernemers worden minimaal 3 regionale ondernemers geselecteerd. De overige partijen worden gemotiveerd, volgend uit het verplichte marktonderzoek, geselecteerd. Soms leent een bepaalde dienst zich ervoor om een zwaardere procedure te volgen. Ondanks het feit dat een verlicht regime van toepassing is, moet de vraag zo gespecificeerd worden dat alle gegadigde partijen gelijke kansen hebben. Daarnaast moet de gunning van de opdracht gepubliceerd worden. Ook zijn de EG-verdragbeginselen van toepassing: transparant, objectief en niet- discriminerend.

2.6 Inhuur personeel Bij de inhuur van personeel zijn veel regels van toepassing. Daarom wordt hier een aparte paragraaf aan gewijd. 7

De begrippen formatie , inhuur en uitbesteding zijn vastgelegd in de strategische notitie formatiebeheer van de gemeente Nijmegen. Deze vormt het gemeentelijke kader voor de aanbesteding van gemeentelijk personeel. We gaan kort in op de verschillen tussen inhuur en uitbesteding. Inhuur Inhuur is het inzetten van personeel van derden, waarbij dat personeel, voor het uitvoeren van opgedragen werkzaamheden, werkt onder de directe aansturing én verantwoordelijkheid van een leidinggevende binnen de gemeente. In die zin kan het gezien worden als een “verlengstuk” van de bestaande capaciteit. We maken onderscheid in de volgende categorieën inhuur: Ad a. Vakspecialistische inhuur Deze categorie omvat ingehuurde deskundigheid en kerncompetenties als aanvulling op de bestaande formatie. Bijvoorbeeld beroepsgroepen als organisatiedeskundigen, IT-specialisten, adviseurs, juristen, klantmanagers, administratieve krachten, etc. Deze categorie wordt ook gehanteerd als oplossing voor vacante formatie. Ad b. Inhuur interim-management en projectleiding Deze categorie heeft betrekking op leidinggevende functies (directeuren, afdelingshoofden, bureauhoofden) en projectmanagementfuncties (projectleiders, projectmanagers). Ad c. Gesubsidieerde inhuur 7

Formatie wordt gezien als het geheel van organieke vaste en tijdelijke functies die nodig zijn om arbeid te verrichten. De omvang van de formatie wordt uitgedrukt in fte. Van elke functie bestaat een kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving; de beschrijving is gestandaardiseerd. Elke functie kent een waardering. Van elke functie ligt de toegestane omvang vast. De registratie van de functie vindt plaats in de centrale formatieadministratie

10

Gemeente Nijmegen


Gesubsidieerde inhuur is de inzet van derden vanuit bestaande regelingen, nl. vanuit de WSW en WWB (oud WIW en I/D), die werkzaamheden uitvoeren voor de gemeente. Uitbesteding Een manager geeft een derde opdracht om een product te leveren of dienst te verrichten op basis van vooraf bepaalde specificaties. In beide gevallen wordt het eindproduct geleverd onder verantwoordelijkheid van de leverancier. Het is mogelijk dat de betrokken medewerkers deze werkzaamheden uitvoeren niet bij de leveranciers zelf maar op een werkplek in onze organisatie. In dit geval is er sprake van inkoop van diensten waarop reguliere aanbestedingsprocedures toegepast worden. De volgende stappen moeten worden gezet bij het inhuren of uitbesteden van extern personeel. Welke stappen moet je zetten om extern personeel in te zetten? Stap 1: Controle op bestaande overeenkomst Ga eerst na of via bestaande overeenkomsten personeel ingezet kan worden. Bureau Werving en Selectie van de afdeling P&O heeft een lijst met alle bestaande gemeentebrede (raam)overeenkomsten voor de inzet van extern personeel. Neem daarom eerst contact op met Bureau Werving en Selectie. Indien je gebruik kunt maken van een bestaande overeenkomst, dan hoef je niet verder naar stap 2. Indien bestaande overeenkomsten er niet zijn of niet voldoen, ga dan naar stap 2. Stap 2: Spelregels voor het inkopen (inhuren) van externen Controleer eerst of er binnen de gemeente misschien meerdere soortgelijke opdrachten gepland staan (zie paragraaf 2.8). Neem hiervoor contact op met de leadbuyer van de desbetreffende productgroep waaronder jouw inhuur of uitbesteding valt. Zie hiervoor paragraaf 6.2. Leg je uitgangspunten en overwegingen vast in een memo. Beargumenteer tevens je keuze voor A of B dienst. Dit kan leiden tot een vergroting van de omvang van de inkoopwaarde. Als de omvang van de opdracht helder is, moet je conform onderstaande wijze aanbesteden. Voor de uitbesteding van diensten, zijn de voorwaarden zoals omschreven in paragraaf 4.3 van toepassing. Afhankelijk van de opdrachtwaarde moet een bepaalde aanbestedingsprocedure uitgevoerd worden, waarbij alle van toepassing zijnde regels gelden. Binnen de Europese richtlijn worden deze diensten ook wel "A-diensten genoemd" (tenzij deze specifieke diensten zijn opgenomen in de B lijst van de Europese richtlijn 2004/18/EG . Voor de inhuur van diensten zijn tevens de voorwaarden zoals omschreven in paragraaf 4.3 van toepassing. Daarbij geldt echter een verlicht regime. Binnen de Europese richtlijn worden deze diensten ook wel "B-diensten genoemd". Bij de inhuur van diensten geldt dat minimaal een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd moet worden. Dit geldt zowel onder als boven het Europese drempelbedrag. 8

VAR Bij het inhuren van personeel (dat werkzaam is onder de directe aansturing én verantwoordelijkheid van een leidinggevende binnen de gemeente) moet een VAR-WUO of VAR-DGA-verklaring binnen zijn vóór start van de werkzaamheden; dit geldt als het in te huren personeel niet bij een bedrijf in loondienst is. Hoe om te gaan met verlengingen Het kan voorkomen dat een opdracht voor inhuur of uitbesteding verlengd moet worden. Daarbij moet met het onderstaande rekening gehouden worden. Bij verlengingen moet in eerste instantie gekeken worden naar de oorspronkelijke 8

VAR verklaring vormt onderdeel van geschiktheidseisen in aanbestedingen

11

Gemeente Nijmegen


overeenkomst. Als hierin een verlengingsmogelijkheid is opgenomen, dan kan verlengd worden; mits voor de totale opdrachtwaarde van de oorspronkelijke opdracht, inclusief de verlenging, de juiste procedure is gehanteerd. Is er geen verlengingsmogelijkheid opgenomen, dan heb je feitelijk een nieuwe opdracht en moet die als zodanig getoetst worden aan de regels. Om te voorkomen dat verlenging door het noemen van een einddatum niet mogelijk is wordt geadviseerd om in de overeenkomst op te nemen dat de Gemeente de inhuurovereenkomst kan verlengen totdat de opdracht is gerealiseerd. In een aantal uitzonderlijke gevallen is verlenging mogelijk, zonder dat daarvoor een basis is 9 vanuit de oorspronkelijke overeenkomst .

2.7 Toepassing algemene inkoopvoorwaarden Bij iedere inkoop worden in beginsel de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Nijmegen van toepassing verklaard en/of wordt door haar een (concept-)contract opgesteld. De Algemene Inkoopvoorwaarden zijn gebaseerd op de VNG Inkoopvoorwaarden, maar dan uitgesplitst per categorie. De gemeente Nijmegen hanteert voor de inkoop van goederen, diensten en ICT verschillende voorwaarden:

algemene Inkoopvoorwaarden voor het inkopen van diensten; algemene Inkoopvoorwaarden voor de levering van goederen; algemene ICT voorwaarden; 10 UAV 1989 voor het inkopen van werken; 11 UAV-GC 2005 voor het inkopen van werken waarin ontwerp en uitvoering zijn geïntegreerd, eventueel gecombineerd met meerjarig onderhoud.

Afwijken van de artikelen binnen de ARW 2012 en de UAV 1989 en UAV GC is mogelijk, mits vooraf schriftelijk vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten. In het handboek wordt toegelicht hoe de Nijmeegse Inkoopvoorwaarden van toepassing kunnen worden verklaard. In uitzonderlijke gevallen,kan besloten worden om de algemene inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst en voor akkoord getekend door de budgethouder.

2.8 Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst De gemeente Nijmegen wordt wettelijk gezien als één aanbestedende dienst. Onder een aanbestedende dienst wordt conform Aanbestedingswet art. 1.1 verstaan : de staat, een provincie, 12 een gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. Tot de gemeente behoren de afzonderlijke 13 afdelingen maar niet de aan de gemeente verbonden partijen. Dit heeft gevolgen voor de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure, per aanbesteding. Het brengt de wettelijke verplichting met zich mee om homogene opdrachten bij de waardebepaling samen te 9

Aanbestedingswet 2012 art 2.30 tot en met 2.37. Uniforme Administratieve Voorwaarden (deze kunnen worden vervangen door een latere versie) Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (deze kunnen vervangen worden door een latere versie) 12 publiekrechtelijke instelling: een instelling die is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang, niet zijnde van industriële of commerciële aard, die rechtspersoonlijkheid bezit en waarvan: 1°. de activiteiten in hoofdzaak door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling worden gefinancierd, 2°. het beheer onderworpen is aan toezicht door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling, of 3°. de leden van het bestuur, het leidinggevend of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen (Aanbestedingswet 2012 art. 1) 13 Raadsvoorstel 13/2009, Kadernota Verbonden Partijen, mei 2009,: "Wij spreken van een verbonden partij als het gaat om een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft". 10 11

12

Gemeente Nijmegen

Nijmeegse Inkoopregels 14

voegen. (artikel 2.15 tot en met 2.21 van de Aanbestedingswet 2012). Bij werken is het uitgangspunt bij het bepalen van de juiste procedure, de waarde van het werk inclusief de totale waarde van de voor uitvoering noodzakelijke goederen. In paragraaf 4.3 wordt de werkwijze toegelicht.

14

In de Aanbestedingswet 2012, art. 1.1, wordt de volgende definitie van werk gehanteerd: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen;

13

Gemeente Nijmegen


3. Maatschappelijke aspecten 3.1 Duurzaam inkopen in praktijk De gemeente Nijmegen onderschrijft de overheidsdoelstelling om te streven naar 100% duurzaam inkopen in 2015. Dit gebeurt door het hanteren van de door AgentschapNL opgestelde duurzaamheidcriteria bij alle relevante aanbestedingen, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen. AgentschapNL heeft per productgroep, bv. gebouwen of catering en vervoersmiddelen, een aantal aan de productgroep gerelateerde aanbestedingen geselecteerd. Deze productgroepen dekken een groot deel van de gemeentelijke inkoop, en spelen in meerdere afdelingen. Per aanbesteding worden criteria gedefinieerd voor een programma van eisen, selectie- en gunningscriteria. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande verbeter- en controle-initiatieven, zoals keurmerken. Daarnaast wordt in Nijmegen de Nijmeegse Duurzaamheidsladder toegepast. Deze duurzaamheidsladder heeft tot doel het lokale en regionale MKB kansen te bieden via duurzaamheid bij diverse aanbestedingen.Gebruik van de Nijmeegse Duurzaamheidsladder houdt in het stellen van eisen en wensen op het gebied van duurzaamheid – in het bijzonder de reductie van CO2 uitstoot – waardoor regionale en Nijmeegse bedrijven een voordeel genieten. Meer informatie hierover is op te vragen bij Bureau Inkoop en op Binnenwerk. Hoe gaan we daar als gemeente mee om? De werkwijze is als volgt: 1. Bepaal per aanbesteding of AgentschapNL hiervoor criteria op gebied van duurzaamheid definieert. 2. Onderzoek welke aspecten in programma van eisen en selectie- en gunningscriteria ( Nijmeegse Duurzaamheidladder) kunnen worden meegenomen. 3. Onderzoek welke duurzaamheidaspecten onderscheidend vermogen hebben voor het lokale en regionale MKB. 4. Bepaal de financiële en technische haalbaarheid van de geformuleerde duurzaamheidcriteria. Is de markt voldoende in staat om producten/diensten/werken te leveren, die aan de criteria voldoen? Onderzoek wat de financiële consequenties en mogelijkheden van duurzaam inkopen zijn, eventuele meerkosten, de budgettaire ruimte of een gunstig exploitatie-effect. Als het opnemen van de duurzaamheidcriteria financiële consequenties heeft, zorg dan voor voldoende budget. 5. Pas de criteria toe in de aanbesteding door het invullen van de Nijmeegse Duurzaamheidsladder en gebruik deze in de gunningsmethodiek Daarnaast brengt de gemeente jaarlijks haar prestaties op het gebied van duurzaam inkopen in kaart, aan de hand van de zelfscan Duurzaam Inkopen (Duurzaamheidsmeter) van AgentschapNL.

3.2 Sociaal maatschappelijke doelstellingen Nieuw in de Aanbestedingswet 2012 is het begrip “maatschappelijke waarde”. Voor alle opdrachten geldt dat een aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst (artikel 1.4)

Dat is mogelijk door de toepassing van de door SenterNovem gedefinieerde sociale criteria. Daarnaast maakt de gemeente Nijmegen gebruik van aanvullende mogelijkheden om extra sociale criteria in de aanbestedingen te stellen. Voor aanbestedingen waarvoor de Aanbestedingswet 2012 geldt, biedt de wet de mogelijkheid om bijzondere criteria te stellen, die vooral tot doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek te

14

Gemeente Nijmegen


bevorderen, de arbeidsparticipatie van personen die lastig te integreren zijn in het werkproces, de werkloosheid te bestrijden of het milieu te beschermen. Ook de toepassing van artikel 19 van richtlijn · 2004/18 (voorbehouden van een opdracht aan een SW-voorziening) en andere artikelen bieden hier ruimte voor. Voor zover dat binnen de wetgeving en EG-verdragbeginselen mogelijk is, maakt de gemeente Nijmegen gebruik van deze mogelijkheid om haar maatschappelijke doelstellingen te realiseren. Het gaat dan om: de inzet van (lokale) arbeidsgehandicapten of werklozen en de gunning aan één of alle SW (sociale werkvoorziening) bedrijven. Voor het bereiken van deze doelstellingen heeft de gemeente een coördinator Social Return aangesteld. In het “Stappenplan Social Return” van de Gemeente Nijmegen staat gedetailleerd beschreven hoe Social Return kan worden toegepast binnen het aanbestedingsproces. Uitgangspunt is: : - 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor Social Return activiteiten. - Bij projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is wordt 7% berekend over de in te zetten arbeidsuren. 15 - Dit geldt voor de aanbesteding van alle diensten, leveringen en werken boven de € 50.000. 16

Aanvullend hieraan heeft de gemeenteraad een amendement aangenomen volgens welke: - de gemeente Nijmegen bereid is om met de GR Breed af te spreken dat er voor € 22.50 per Nijmegenaar werk in wordt besteedt bij Breed. De mogelijkheden voor het betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen zijn onder te verdelen in drie categorieën van opdrachtverlening. (A) een opdracht één op één gunnen, via toepassing alleenrecht aan een SW bedrijf; (B) beperkte concurrentie door opdracht voor te behouden aan SW bedrijven; 17 (C) volle concurrentie al dan niet gecombineerd met bepaalde voorwaarden . A. Mogelijkheden voor het één op één gunnen Alleenrecht kan worden toegepast voor SW-voorzieningen die zelf ook een aanbestedende dienst zijn, maar alleen als de gemeente voldoet aan een aantal strikte voorwaarden. De belangrijkste zijn dat het alleenrecht: • bij wettelijke of bestuurlijke bepaling, bijvoorbeeld een raads- of collegebesluit of een vastgestelde gemeentelijke verordening, is gevestigd; • verenigbaar moet zijn met de beginselen uit het EG-verdrag, met name transparantie, • non-discriminatie en objectiviteit; • alleen verleend is voor de betreffende activiteit, dus niet in zijn algemeenheid. Het toepassen van een opdracht op basis van alleenrecht wordt zeer beperkt toegestaan . Alleenrecht kan worden toegepast na een positief advies van Bureau Inkoop en Juridische Zaken. Is alleenrecht niet mogelijk/wenselijk, dan kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen. B. Mogelijkheden voor het gunnen met beperkte concurrentie De (Europese) wetgeving (art. 2.82 Aanbestedingswet 2012) biedt de mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen ofwel aan de 'arbeidsomgeving waar gewerkt wordt in een dienstbetrekking onder aangepaste omstandigheden'. Daarnaast wordt voor toepassing van het voorbehoud -in zowel de Europese richtlijn als de aanvullende eis in de Aanbestedingswet 2012- gesteld dat meer dan de helft van de werknemers van het SW-bedrijf personen met een arbeidshandicap moet zijn. Het inschakelen van werklozen is niet mogelijk bij deze aanbestedingsvorm. Een gemeente kan niet één specifiek SW-bedrijf een opdracht voorbehouden. Uit de 15 16 17

Collegevoorstel nr. 11.0020036 d.d. 31 oktober 2011 Raadsvoorstel 33/2012 d.d. 4 april 2012

PIANOo expertisegroep, Betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen bij overheidsopdrachten, januari 2009

15

Gemeente Nijmegen


Europese richtlijn volgt namelijk dat op het voorbehouden van een opdracht aan een SWbedrijf, het beginsel van gelijke behandeling en transparantie van toepassing zijn. Dit betekent dat de opdracht open moet worden gesteld voor inschrijvingen van alle SWbedrijven. De gemeente Nijmegen streeft er naar om -voor zover dat binnen de kaders van de wetgeving is toegestaan- (aanbestedings)opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen. C. Mogelijkheden voor het gunnen bij volledige concurrentie C1 Inzet van arbeidsgehandicapten of werklozen als sociale eis of criterium Daar waar mogelijk en wenselijk stelt de gemeente Nijmegen eisen en/of wensen over de inzet van werklozen en arbeidsgehandicapten. Bij aanbestedingen in volledige concurrentie (dus via de standaardprocedures uit de Aanbestedingswet 2012) is het mogelijk om eisen of criteria op te stellen voor de inzet van arbeidsgehandicapten en werklozen bij de uitvoering van de opdracht. In het geval van een eis kunnen inschrijvers bijvoorbeeld worden verplicht om een bepaald percentage van deze mensen in te zetten. Bij de inzet van arbeidsgehandicapten en werklozen als eis of als gunningcriterium worden inschrijvers beloond: bijvoorbeeld hoe méér men inzet, hoe meer punten. Om de inzet van groepen arbeidsgehandicapten of werklozen als sociale eis of criterium te kunnen opnemen in een aanbesteding, moet de gemeente in ieder geval de beginselen van non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit in acht nemen. Dat betekent onder andere dat de inzet niet beperkt mag worden tot lokale werklozen/arbeidsgehandicapten. Bovendien moet de eis verband houden met de opdracht en is de inzet van deze groep beperkt. Een eis dat maximaal 5% van degenen die de opdracht uitvoeren, (voormalig) werklozen of arbeidsgehandicapten zijn, is een gebruikelijke norm, in de markt. Voor de gemeente zelf betekent dit dat er goed contractmanagement moet worden toegepast, om er zeker van te zijn dat de beloofde percentages ook daadwerkelijk worden ingezet. C2. Inzet lokale arbeidsgehandicapten of werklozen Het is ook mogelijk dat de gemeente zelf arbeidsgehandicapten of werklozen ter beschikking stelt om een opdracht uit te voeren. In dat geval zijn inschrijvers verplicht om gebruik te maken van een groep lokale arbeidsgehandicapten of werklozen. Voorwaarde is dat alle aanbieders in staat moeten zijn op redelijk gelijke wijze aan de opdracht te voldoen. Er is dus in principe géén bevoordeling van regionale aanbieders. Ook moet de gemeente precies bepalen wat de aanbieder kan verwachten van de geleverde arbeidskrachten (aantal personen, capaciteiten, achtergronden, etc.) en hoe de gezagsverhoudingen Liggen en de aansprakelijkheid geregeld is. In de uitvoeringsfase moet de gemeente er voor zorgen dat de betreffende medewerkers ook beschikbaar zijn. Tenslotte stelt deze vorm van opdrachtverlening grote eisen aan het contractmanagement; de gemeente moet hierbij onder andere vaststellen of de geleverde mensen inderdaad aan het werk zijn. Per aanbesteding moet men overwegen of de kosten voor het inzetten van lokale arbeidsgehandicapten of werklozen opwegen tegen de baten. Bureau Inkoop werkt in haar 18 advies hierover nauw samen met de afdeling Werk .

18

Zie Binnenwerk Social Return

16

Gemeente Nijmegen


3.3 Toepassing sociale en milieucriteria bij opdrachten onder de Europese drempel Voor de openbare en onderhandse opdrachten, zijn aanbestedende diensten vrij in hun aanbestedingsbeleid om sociale doelstellingen na te streven. Ze kunnen bij gunning van deze opdrachten een voorkeur hebben voor bepaalde categorieën personen, bijvoorbeeld gehandicapten of werklozen. Voorwaarde is wel dat er voldoende duidelijkheid is, dat de inschrijvers gelijk worden behandeld en dat inschrijvers uit de lidstaten niet worden gediscrimineerd.

3.4 Open Standaarden en Open Source Software De overheid streeft naar duurzaamheid van informatie en innovatie en naar administratieve lastenvermindering. Bedrijven, overheden en burgers moeten nauw met elkaar samenwerken.(zogenaamde interoperabiliteit) om deze maatschappelijke doelen te bereiken. Met het oog hierop stimuleert de overheid het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software. Ook de gemeente Nijmegen streeft naar meer openheid in de ICT-systemen en wel op het gebied leveranciersonafhankelijkheid, transparantie, controleerbaarheid en beheersbaarheid, interoperabiliteit 19 en digitale duurzaamheid . Hoe gaan we daar mee om? De werkwijze is als volgt: 1. Houd rekening met de aandachtspunten die AgentschapNL op het gebied van software heeft gedefinieerd. 2. Maak gebruik van de formulering van eisen en wensen die de NOIV op gebied van Open Source en Open Standaarden heeft gedefinieerd (zie modelteksten op Binnenwerk). Het toepassen van Open Standaarden is een eis (comply or explain); Open Source Software kan als eis of als wens (heeft bij gelijke geschiktheid de voorkeur) worden gedefinieerd. 3. Bepaal de financiële en technische haalbaarheid van de geformuleerde eisen en wensen. Als het opnemen van de eisen en wensen financiële consequenties heeft, zorg dan voor voldoende budget. 4. Pas de eisen en wensen toe in het aanbestedingsdocument en screen dit op discriminerende formuleringen t.o.v. Open Source Software (zie NOiV - Nederland Open in Verbinding - adviezen op binnenwerk).

19

zie ook Strategisch Informatieplan Gemeente Nijmegen 2007-2011 en het vervolg SIB 2012-2015

17

Gemeente Nijmegen


4 Economische aspecten Doelmatig inkopen begint al in de fase voorafgaand aan de daadwerkelijke aanbesteding: dan worden de grootste besparingen gerealiseerd. In deze fase worden ook (strategische) beslissingen genomen over of en hoe de markt benaderd gaat worden.

4.1 Vooraf: verminderen van directe en indirecte inkoopkosten Bij vermindering van de inkoopkosten gaat het om een blijvende verlaging van de kosten. Deze kunnen in verschillende fases van het inkoopproces gerealiseerd worden. De mogelijkheden tot directe en indirecte kostenvermindering zijn het grootst bij de start van het inkoopproces; daar waar de werkelijke inkoopbehoefte wordt vastgesteld. Het zorgvuldig formuleren van die behoefte is dan ook een basisvoorwaarde om het inkoopproces efficiënt en effectief te laten verlopen. De volgende aspecten zijn van belang:: - leveranciers-/merkneutrale specificatie; - wijziging in productsamenstelling; - het laten vallen van overbodige producteisen; - een andere opdrachtnemerkeuze door concurrerende marktwerking; - minder opdrachtnemers door bundeling; - raamovereenkomsten versus raamcontract. Een vermindering van de indirecte kosten kan gerealiseerd worden door de proceskosten van het inkoopproces te verlagen. Nu is een groot aantal medewerkers (on)zichtbaar actief in het proces; zowel binnen het tactische inkoopproces, het uitvoeren van aanbestedingen en afsluiten van contracten binnen de operationele inkoop, het bestellen van goederen en diensten, het ontvangen van goederen, afhandelen van de factuurstroom en het evalueren van leveranciers. Het stroomlijnen van het proces en het verder optimaliseren van de ondersteunende automatisering kan een grote kostenreductie opleveren. Bij elk inkooptraject worden dan ook de volgende mogelijkheden overwogen: - verbetering van de interne (inkoop)organisatie; - strategische beslissingen als in- of uitbesteden (make or buy); - waar mogelijk efficiënt werken met verzamelfacturen; - toepassen van leveranciers- en contractmanagement; - werken met raamovereenkomsten.

4.2 Gaan we inkopen? Bij de start van het proces wordt globaal vastgesteld wat de inkoopbehoefte is en op welke manier deze behoefte op de markt wordt gezet. Vervolgens wordt de specificatie- selectie- en contractfase doorlopen.

Voor elk inkooptraject geldt als basisprincipe dat de uitgaven van alle gemeentelijke organisatieonderdelen bij elkaar moeten worden opgeteld. Voor een aantal productpakketten zijn daarom ‘leadbuyers’ aangewezen, die namens de gemeente verantwoordelijk zijn voor bepaalde productpakketten: zie ook hoofdstuk 5.2.

18

Gemeente Nijmegen


Stap 1 Stel het doel van het inkooptraject vast Stel vast wat er moet worden ingekocht. Gebruik hierbij de functionele specificaties van datgene dat ingekocht moet worden. Houd hierbij rekening met mogelijke plannen binnen de organisatie, die van invloed (kunnen) zijn op de gewenste dienstverlening. Houd er ook rekening mee dat juist in de beginfase de meeste (externe) kostenreductie gerealiseerd wordt. Het zorgvuldig formuleren van de inkoopbehoefte is basisvoorwaarde om het inkoopproces efficiënt en effectief te laten verlopen. Is eenmaal vastgesteld wat er moet worden ingekocht, verifieer dan ook of er in deze 20 behoefte kan worden voorzien door het uitvoeren van een overheidsopdracht door één 21 of meer leveranciers of door verlenen van subsidie aan activiteiten van een aanvrager. In het handboek wordt toegelicht hoe het onderscheid tussen inkoop en subsidie gemaakt kan worden. Stap 2 Maak een raming van de opdrachtwaarde en stel vast of er voldoende budget aanwezig is Een realistische raming van de opdrachtwaarde is van belang om de aanbestedingsprocedure vast te stellen, als de organisatie besluit om in te kopen. Ook bij het beoordelen en selecteren van aanbiedingen is een juiste raming van belang. Controleer ook of de voorgenomen inkoop geen effect heeft op andere zaken, waar bijvoorbeeld andere kosten uit voortkomen (bijvoorbeeld het updaten of aanpassen van systemen). Stap 3 Huidige contracten, welke zijn er en tot wanneer lopen ze? Controleer bij het Bureau Inkoop of de aangewezen leadbuyer of er binnen de gemeente al een (raam)contract bestaat en zo ja, of er bij dit contract kan worden aangesloten? Stap 4 Zelf doen of uitbesteden Als vastgesteld is om welke inkoopbehoefte het gaat en de bestaande overeenkomsten voldoen niet, dan moet worden bekeken of de gemeentelijke organisatie hier zelf in kan en wil voorzien. Want, als eenmaal wordt ingekocht, kan niet zonder meer besloten worden om één en ander alsnog intern uit te voeren. Dus moet steeds vooraf de vraag worden gesteld of zaken ingekocht moeten worden of in eigen beheer worden uitgevoerd. De vraag is of het zelf uitvoeren goedkoper en wenselijker is dan inkopen. Neem daarbij alle integrale kosten en belangen in overweging. Stap 5 Alleen of samen met andere partijen Bij gezamenlijke aanbestedingen moet per aanbesteding worden ingegaan op de specifieke opdracht, de markt van die specifieke opdracht etc. VRGZ hanteert hiervoor het stappenplan “wel of niet samenvoegen?” (zie schema PIANOo). Hiervoor moeten de volgende punten worden behandeld: Twee of meer (al dan niet gelijksoortige)opdrachten kunnen worden samengevoegd als: 1 het gaat om logisch samenhangende onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen; 2 waarbij -in het kader van de marktverhoudingen- de positie van het MKB zorgvuldig is geanalyseerd en afgewogen; en 3 de aanbestedende dienst de noodzaak tot clusteren deugdelijk kan motiveren. Om tot een afgewogen oordeel te komen, moet rekening worden gehouden met het 20

Overheidsopdracht (art. 1 lid 2 sub a RL 2004/18/EG): Schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van deze richtlijn. 21

Subsidie (art. 4:21 Awb): De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

19

Gemeente Nijmegen

Nijmeegse Inkoopregels 22

volgende : - Wat zijn de kernactiviteiten van de onderneming? - Welke activiteiten kan en wil men uitbesteden? - Hoe staat de onderneming tegenover het uitbesteden van bepaalde activiteiten aan derden (de ondernemingsfilosofie)? - Wat zijn de beslissingscriteria bij uitbesteding en wie neemt uiteindelijk de beslissing? - Welke sociale consequenties heeft de uitbesteding en worden deze geaccepteerd? - Kunnen er belemmeringen optreden bij de uitbesteding, bijvoorbeeld bij het vinden van een geschikte externe leverancier, bij het omgaan met concurrentiegevoelige informatie, vertrouwelijkheid van informatie, politiek-bestuurlijke gevoeligheid of met de wetgeving? - Welke voor- en nadelen kunnen worden verwacht? De belangrijkste voordelen van uitbesteden van activiteiten zijn: · - kostenverlaging: goedkopere producten/dienstverlening, voorkomen van investeringen, gemeente kan beroep doen op subsidiegelden; - kwaliteitsverhoging: kwalitatieve goede producten/diensten, minder zorgen over levering, meer flexibiliteit, oplossen capaciteitsproblemen, inhuur specialistische kennis De belangrijkste nadelen van uitbesteden zijn: - prijs: minder greep op de kosten; - kwaliteit: verlies van expertise en intellectueel kapitaal, minder invloed op de verslechterende kwaliteit levering; - afhankelijkheid: afname van snelheid en slagvaardigheid. De levertijd en kwaliteit van uitvoering kunnen in het gedrang komen (NB Dit kan vooral bij grote afhankelijkheid van één leverancier gebeuren, doordat het bedrijf minder greep heeft op zijn leveranciers dan op het eigen personeel). Na zorgvuldige afweging van alle aspecten neemt de organisatie een besluit om zelf in de behoefte te voorzien of om deze behoefte in te kopen. Ook nadat de beslissing is genomen, is het belangrijk alles goed in de gaten te houden. De leveranciers en de strategische resultaten van de uitbesteding moeten dan ook regelmatig worden geëvalueerd.

4.3 Hoe gaan we inkopen? Als er worden ingekocht, dan is vervolgens de vraag hoe de gemeente het maximale resultaat kan halen uit de markt. Hierbij hoort het vaststellen van de aanbestedingsprocedure. Het resultaat van dit afwegingsproces leggen we vast in een inkoopstartnotitie, voor alle inkopen boven € 50.000. De volgende afwegingen moeten worden gemaakt: (1) Bepaal de totale waarde van de in te kopen werken, leveringen of diensten voor de gemeente Nijmegen Om te kunnen bepalen welke strategie moet worden gevolgd, moet de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012. Hierbij geldt dat de gemeente Nijmegen één aanbestedende dienst is en dat vanuit die gedachte de waarde bepaald moet worden volgens onderstaande basisprincipes. In geen enkel geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen. Zo wordt objectiviteit, transparantie en non-discriminatie gewaarborgd. Tegelijkertijd mogen opdrachten niet onnodig worden samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd moet een aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren .(artikel 1.5)

Basisprincipes waardebepaling zijn: leveringen en diensten: inkoopomzet van de gehele gemeente over 12 22

Bron: 'Trends in uitbesteding', Moret Ernst & Young

20

Gemeente Nijmegen


maanden, tenzij langer beoogd contract; contract: waarde van het contract gedurende de looptijd, inclusief verlengingsoptie; leveringen en diensten zonder totaalprijs en voor onbepaalde duur of langer dan 48 maanden: waarde per maand * 48. Werken: waarde van werk inclusief totale waarde van voor uitvoering noodzakelijke goederen.

(2) Bepaal de aard van de in te kopen werken, diensten of leveringen In Richtlijn 2004/18 is vastgelegd hoe iedere dienst, levering of werk met behulp van een Europees inkoopclassificatiesysteem wordt geclassificeerd als een specifieke Common Procurement Value 23 (CPV -code) . In de Aanbestedingswet 2012 is voor iedere CPV-code vastgelegd of het om een werk, levering, A of een B dienst gaat. Bepaal ook de mate van samenhang van de opdrachten.

(3) Marktanalyse en marktconsultatie Nadat op hoofdlijnen is vastgesteld, wat moet worden ingekocht, is het verplicht om een marktanalyse te verrichten. Inzicht in de markt is belangrijk voor het vaststellen van de juiste inkoopstrategie. De volgende aspecten kunnen daarbij worden onderzocht: 1 Maak een analyse van de samenstelling van de relevante markt: * Beschrijving markt en kenmerken * Definitie MKB * Aandeel MKB in markt groot/klein? 2 Inventariseer de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor MKB 3 Is er voldoende mededinging? 4 Aansluiting marktaanbod bij eigen inkoopbehoeften en selectie-eisen. 5 Verwachte marktontwikkeling (zowel technisch, als qua aanbieders). 6 Verkennen van mogelijkheden voor duurzaamheid en het realiseren van sociaal-maatschappelijke doelstellingen. Voorafgaand aan het vaststellen van het definitieve programma van wensen en eisen kan de marktanalyse aangevuld worden met een marktconsultatie. Hierbij overlegt de gemeente Nijmegen met belanghebbende marktpartijen over de haalbaarheid en randvoorwaarden van een voorgenomen aanbesteding. Voor een marktconsultatie gelden strikte regels: de grondbeginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie moeten in acht worden genomen. Alle informatie die aan partijen beschikbaar wordt gesteld ten behoeve van de marktconsultatie, moet bij de start aan alle geïnteresseerde partijen beschikbaar worden gesteld.

(4) Organisatorische gevolgen en risico’s voor de gemeente Bij het bepalen van de inkoopstrategie en -procedure dient onderzocht te worden welke mogelijke gevolgen het al dan niet samenvoegen van opdrachten heeft voor de gemeente Nijmegen. Weeg hierbij af: - de mogelijke voordelen van een schaalvergroting zoals een beperking van de transactiekosten en een lagere prijs; - de mogelijke nadelen zoals de beheersbaarheid en doorlooptijd (met bijbehorende kosten) en een toename van risico’s en faalkosten. (5) Bepaal eventuele subsidievoorwaarden Voorafgaand aan het vaststellen van de inkoopstrategie moet worden onderzocht of de in te kopen werken, diensten of leveringen voor subsidie vanuit de Rijksoverheid of andere instanties in aanmerking komen. Als dit het geval is, moet worden bepaald welke voorwaarden vanuit de 23

EG Verordening 213/2008 d.d 28/11/2007

21

Gemeente Nijmegen


subsidiegever aan de vorm en uitvoering van de aanbesteding worden gesteld. Bij het vaststellen van de inkoopstrategie en het opstellen van de aanbestedingsdocumenten moet hier rekening mee worden gehouden. (6) Bepaal de gewenste perceelindeling Een 'perceel' is een afgebakend deel van de opdracht waarop al dan niet afzonderlijk kan worden ingeschreven door inschrijvers. Een perceelindeling kan gebaseerd zijn op onderlinge samenhang van de in te kopen diensten/leveringen/werken, bijvoorbeeld een dienstenaanbesteding verdeeld in verschillende perceel-/doelgroepcombinaties. Het kan ook gaan om heterogene activiteiten, die logisch samenhangen, bijvoorbeeld diverse soorten onderhoud op verschillende locaties/percelen. Volgens de Aanbestedingswet 2012 (artikel 1.5) geldt dat een opdracht moet worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit niet passend is, moet een aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren. Zie ook de percelenregeling, paragraaf 2.2. Een indeling in percelen verandert niets aan de te volgen procedure: de som van het inkoopvolume van de percelen gezamenlijk bepaalt de totale opdrachtwaarde en dus ook de te volgen procedure. (7) Bepaal aard en duur van contract en aantal te contracteren partijen In een startdocument moet zijn vastgelegd en onderbouwd hoeveel partijen er voor welke duur gecontracteerd worden. Er is een formeel verschil tussen een raamcontract en een raamovereenkomst. (a) Overeenkomst (=reguliere overheidsopdracht) Er kan een keuze worden gemaakt voor een “overeenkomst" of een “raamovereenkomst”. Voorwaarde voor het afsluiten van een raamcontract is dat de geleverde producten/diensten grotendeels kunnen worden gespecificeerd. Enige variatie is mogelijk door aan te geven dat er sprake kan zijn van meerwerk en door voor dit eventuele meerwerk alvast een prijs af te spreken. Voor het afsluiten van een overeenkomst is contractvrijheid het uitgangspunt: een aanbestedende dienst bepaalt in de regel zelf hoelang zij een contract wenst aan te gaan. Bij het aangaan van overeenkomsten moet wel worden overwogen in hoeverre de keuze voor een bepaalde looptijd de marktwerking zou kunnen verstoren. Dit komt doordat de toegang tot deze opdracht (geruime) tijd van de markt gehouden wordt. Hierbij kan ook de gemiddelde economische levensduur van een levering, dienst of werk een rol spelen. Bij de raming van de waarde van de oorspronkelijke opdracht moet rekening worden gehouden met eventuele verlengingen en opties (zie artikel 9 lid 1 richtlijn 2004/18). Contractvrijheid geldt ook voor het aantal partijen dat gecontracteerd wordt. Houd daarbij wel rekening met de afnameverplichting die tegenover alle gecontracteerde partijen geldt. (b) Raamovereenkomst Als de aanbestedende dienst niet zeker weet welke werkzaamheden verrichten moeten worden en dus geen afnameverplichting wil aangaan, kan men kiezen voor een raamovereenkomst. . De duur van een raamovereenkomst bedraagt maximaal 4 jaar, inclusief verlenging. Langer is alleen mogelijk als er zwaarwegende strategische, politieke of financiële redenen zijn om een langer contract te rechtvaardigen. Let op: bij een Europese aanbesteding voor een raamovereenkomst moet(en) er één partij of drie of meer partijen worden geselecteerd. Twee partijen is bij een raamovereenkomst niet toegestaan.

Overwegingen bij het vaststellen van de contractduur zijn onder andere: • huidige marktsituatie en te verwachten marktontwikkelingen; • verwachtingen rondom ontwikkeling van de gemeentelijke behoeften; • administratieve last bij periodieke heraanbesteding; • overschakelingkosten bij het om schakelen van de ene naar de andere leverancier; • politieke situatie zoals ambtstermijn et cetera.

22

Gemeente Nijmegen


(8) Keuze van marktbenadering Op basis van bovenstaande analyse kan de juiste marktbenadering worden gekozen. De gemeente Nijmegen onderscheidt onderstaande procedures: Aanbestedingsprocedures: Werken

Diensten en Leveringen

Procedure

Publicatie offerteaanvraag

< € 250.000

< € 50.000

Enkelvoudig Onderhands aanbesteding (a)

Offerteaanvraag naar één aanbieder

€ 250.000 – € 1.500.000

€ 50.000 € 200.000

Meervoudig Onderhandse aanbesteding (b)

€ 1.500.000 € 5.150.000

nvt

> € 5.150.000

> €200.000

Nvt

> € 200.000 Europese aanbesteding (b) Diensten bijlage B

Offerteaanvraag naar minimaal 3 (waarvan 3 regionale) en maximaal 5 (waarvan 2 regionale) aanbieders Nationale aanbesteding (c, d) TenderNed

Europese aanbesteding(c,d,e,f)

TenderNed

Offerteaanvraag naar minimaal 3 (waarvan 2 regionale) aanbieders plus publicatie gunning op TenderNet De letters a-f verwijzen naar de keuze voor een bepaalde aanbestedingsprocedure: zie ook onder (8) hieronder.

Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingen Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. Wel kunnen de uitzonderingen zoals deze in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefinieerd, worden gebruikt. Het afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is, in analogie met de uitzonderingen gedefinieerd in de Aanbestedingswet 2012, alleen toegestaan bij: -dwingende spoed; -zwaarwegende technische, artistieke, economische of bestuurlijke redenen. Er mag alleen worden afgeweken van de procedures na een positief advies van Bureau Inkoop en met schriftelijke toestemming van de betrokken afdelingshoofd. (8) Keuze van aanbestedingsprocedure Binnen het kader van de bovenstaande marktbenaderingen zijn er diverse variaties in aanbestedingsprocedures mogelijk. Bij iedere aanbesteding moet de keuze worden vastgelegd in het inkoopdossier (bij aanbestedingen € 50.000 in een inkoopstartnotitie). De keuzes zijn: a. enkelvoudig onderhandse procedure; b. meervoudig onderhandse procedure; c. openbare procedure zonder voorafgaande selectie; d. niet-openbare procedure met voorafgaande selectie; e. gunning via onderhandeling; f. concurrentiegerichte dialoog. Deze procedures worden toegelicht in hoofdstuk 2.5.

23

Gemeente Nijmegen


4.4 Ruimte voor MKB-vriendelijk aanbesteden Is de keuze voor een aanbestedingsprocedure eenmaal gemaakt, dan moet binnen de procedure gelegenheid worden gegeven om MKB-vriendelijk aan te besteden. De gemeente Nijmegen heeft de ambitie om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren. Zij maakt gebruik van de 24 onderstaande instrumenten om de MKB-vriendelijkheid van aanbestedingen te optimaliseren. Voorwaarde voor het hanteren van deze instrumenten is dat daarmee de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering van de gemeente Nijmegen niet in het geding komen. Dit betekent het volgende: - Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden minimaal 2 of 3 regionale MKB bedrijven geselecteerd (zie paragraaf 2.5). Binnen bureau inkoop wordt ter ondersteuning een database opgesteld. - In iedere aanbesteding wordt de Nijmeegse Duurzaamheidsladder toegepast (zie paragraaf 3.1). - Aanbestedingen worden duidelijk gepubliceerd: openbare aanbestedingen op de nationale aanbestedingswebsite en eventueel op www.nijmegen.nl; Europese aanbestedingen op www.TenderNed.nl, op http://ted.europa.eu en eventueel op www.nijmegen.nl. - Bij het vaststellen van het moment van publicatie en inschrijving wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met vakantieperiodes en collectieve sluitingen van potentiële inschrijvers. - Bij (Europese) aanbestedingen wordt de mogelijkheid geboden om als combinatie of in onderaanneming aan te bieden. - Verdeel de aanbesteding in meerdere, bij voorkeur kleinere percelen met lichtere selectieeisen. Motiveer als je dit niet doet. - Definieer de technische en beroepsbekwaamheidseisen zo licht mogelijk. De gevraagde referenties staan in verhouding tot de vraag (proportionaliteit); - Houd het aantal documenten dat de inschrijver moet insturen, zo beperkt mogelijk. Dit moet door aan iedere offerteaanvraag de zogenaamde verplicht voorgeschreven Eigen Verklaring toe te voegen. Hierin worden de -voor de opdracht van toepassing zijnde- uitsluitinggronden, algemene- en geschiktheideisen opgenomen. Potentiële opdrachtnemers wordt gevraagd de vragen in deze Eigen Verklaring te beantwoorden en rechtsgeldig te laten ondertekenen. Pas bij uitnodiging tot inschrijving (niet-openbare procedure) of gunning (openbare en meervoudig onderhandse procedure) moeten de bijbehorende documenten ( Verklaring griffier Rechtbank, Accountantsverklaring e.d.) worden ingeleverd. - De geschiktheideisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij daar zwaarwegende argumenten voor zijn. In dat geval is de jaaromzeteis in deze maximaal drie keer de opdrachtwaarde.

24

Zie www.nijmegenonderneemtmeer.nl

24

Gemeente Nijmegen


5 Het tactische inkoopproces Na het besluit om daadwerkelijk in te kopen en in welke vorm, kan de aanbesteding opgestart en uitgevoerd worden. Bij inkopen van een levering, dienst of werk die het drempelbedrag van € 50.000 (leveringen of diensten) of € 250.000 (werk)niet overschrijden, wordt per aanbesteding afgewogen of en in welke mate de beschreven stappen uitgevoerd worden, gelet op de kosten van het aanbestedingsproces versus de inkoopwaarde. De stappen in dit tactische inkoopproces worden in bijlage 2 kort samengevat en in dit hoofdstuk uitgebreid besproken. Bij de start van de aanbesteding wordt een projectgroep geformeerd onder verantwoordelijkheid van een leadbuyer (hfst 6.2)/budgethouder.

5.1 Programma van wensen en eisen De inkoopbehoefte wordt vastgesteld aan de hand van de functionele specificaties van de in te kopen werken, diensten en leveringen. Dit gebeurt door het opstellen van een programma van wensen en eisen waarin de technische, commerciële, ethische en ideële kwaliteit, plus logistieke en juridische specificaties worden vastgesteld. Het programma van wensen en eisen moet uiteraard voldoen aan de principes van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. In aanvulling daarop stelt de Aanbestedingswet 2012 uitdrukkelijk dat de technische specificaties objectief en merkneutraal omschreven moeten 25 worden (in aanbestedingen waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is).

5.2 Opstellen van Selectiecriteria en Eigen Verklaring Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) worden objectief opgesteld en tegelijk met de offerteaanvraag gepubliceerd. Criteria voor selectie Criteria voor selectie hebben betrekking op de persoonlijke situatie van de aanbieder en zijn bedoeld om vast te stellen of een aanbieder geschikt is om een opdracht uit te voeren. De gemeente Nijmegen maakt onderscheid in uitsluitinggronden, geschiktheideisen en 26 selectiecriteria . a. De uitsluitinggronden zijn wettelijk vastgelegd en worden onderverdeeld in verplichte en facultatieve uitsluitinggronden. b. De geschiktheidseisen genoemd, zijn alle sociale, milieu, technische, financiële, organisatorische en economische eisen, waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. c. De selectiecriteria zijn alle sociale, milieu, technische, financiële, organisatorische en economische aspecten waarop inschrijvers worden beoordeeld om het aantal deelnemers te verminderen dat bij een niet-openbare procedure of een procedure van gunning -via onderhandeling met voorafgaande bekendmaking- wordt uitgenodigd om in te schrijven.

Toelichting: a. Wettelijke uitsluitinggronden De gemeente Nijmegen sluit iedere inschrijver uit vanwege een veroordeling op basis van Wetboek van Strafrecht betreffende deelneming aan een criminele organisatie, 27 omkoping, fraude of witwassen van geld .

25 26 27

Aanbestedingswet 2012, art. 2.76 Zie ook "Aanbestedingsrecht voor overheden", mr. M.J.J.M. Essers, 2e druk, pag. 147 Aanbestedingswet 2012, art. 2.86

25

Gemeente Nijmegen


De gemeente Nijmegen kan een inschrijver van deelname uitsluiten vanwege - (uitgesproken of onderhanden) faillissement of surseance van betaling; - (gerechtelijke) veroordeling i.v.m. schending beroepsgedragsregels; - begaan van ernstige beroepsfout; - niet betalen van sociale zekerheidsbijdragen; - niet betalen van belastingen; - geen of valse verklaringen m.b.t. artikelen 2.86 t/m 2.89 Aanbestedingswet 2012; - het ontbreken van inschrijving in handelsregister (in Nederland) of 28 beroepsregister ; b. Geschiktheidseisen Bij Europese aanbestedingen (art. 2.90) mogen de geschiktheidseisen uitsluitend betrekking hebben op de economische en financiële draagkracht van de inschrijver of op diens technische vakbekwaamheid. Van belang is verder dat de geschiktheidseisen en de bijbehorende bewijsmiddelen verband houden met en in verhouding staan tot het voorwerp van de aanbesteding. Geschiktheidseisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij een aanbestedende dienst dit met zwaarwegende argumenten motiveert in de aanbestedingsstukken. Als toch eisen gesteld worden, dan niet meer dan 300% van de opdrachtwaarde.

Bij het formuleren van de geschikheidseisen wordt rekening gehouden met de in het reglement geformuleerde maatschappelijke en ecomische aspecten. Voor het toetsen van de technische vakbekwaamhied vraagt de gemeente Nijmegen maximaal één referentie per benoemde kerncompetentie. Hierbij geldt dat de t referentieprojecten een waarde hebben van niet meer dan 60% van de raming van de onderhavige opdracht. De gemeente Nijmegen stelt de volgende minimumeisen bij aanbestedingen met een totaalwaarde van € 50.000 (levering of diensten) of € 250.000 (werken) of hoger. b.1. Eisen aan de technische en beroepsbekwaamheid: De aanbieders voldoen aan de door AgentschapNL opgestelde duurzaamheidcriteria, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen. De Nijmeegse Duurzaamheidsladder wordt hierbij gehanteerd. b.2. Eisen over het financiële en economische draagvlak: Als minimumeis wordt een bewijs van verzekering tegen beroeps- of bedrijfsrisico's gehanteerd. Ook deze bewijsmiddelen worden in het handboek toegelicht. b.3. Eisen betreffende de beroepsbevoegdheid. Met eisen betreffende beroepsbevoegdheid wil de aanbestedende dienst voorkomen dat de opdracht uitgevoerd wordt door onbevoegde bedrijven/personen. De aanbieder moet een bijzondere vergunning hebben voor beroepsuitoefening, voor zover deze vergunning naar het oordeel van de gemeente relevant is. Eigen Verklaring Aan iedere offerteaanvraag wordt een zogenaamde Eigen Verklaring toegevoegd. Voor

28

Aanbestedingswet 2012, art. 2.86 t/m 2.89

26

Gemeente Nijmegen


Europese aanbestedingen (artikel 1.19), nationale aanbestedingen (artikel 2.84) en meervoudig onderhandse procedure met uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen (artikel 2.85) moet het (nationaal) vastgestelde model eigen verklaring gebruikt worden en moet daarbij aangeven welke gegevens en inlichtingen moeten worden verstrekt. Met een Eigen Verklaring kan een ondernemer aangeven of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn; of hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen; of hij voldoet aan technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen; en of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria. Potentiële opdrachtnemers moeten de vragen in deze Eigen Verklaring beantwoorden en rechtsgeldig te laten ondertekenen. Pas bij gunning dient/dienen de gegunde partij(en) de in de Eigen Verklaring gevraagde bewijsstukken aan te leveren; dit ter controle van de ondertekende verklaringen. De gemeente zelf heeft de plicht om de juistheid van de ingevulde Eigen Verklaring en bewijsstukken te controleren. Toetsing van criteria voor selectie Bij een onderhandse aanbesteding toetst de aanbestedende dienst vooraf of de geselecteerde marktpartij(en) voldoet aan de criteria voor selectie. Bij de overige vormen van aanbesteding wordt na indiening van de inschrijving getoetst of een inschrijver voldoet aan de criteria voor selectie en deel mag nemen aan de verdere procedure. In beginsel worden bij zowel de openbare als de niet29 openbare procedure, uitsluitinggronden en geschiktheideisen als knock-out criteria gehanteerd : bij het niet voldoen aan de criteria wordt de inschrijver uitgesloten van verdere deelname. Voor de nietopenbare procedure wordt in de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.90 e.v.) expliciet ruimte gelaten om te beoordelen op selectiecriteria: de partijen die het beste voldoen aan de selectiecriteria worden uitgenodigd om deel te nemen aan de verdere procedure; de overige worden hiervan uitgesloten. De aanbestedende diensten hebben een ruime bevoegdheid voor het stellen van selectiecriteria. Wel moeten ze minimaal voldoen aan de eisen van non-discriminatie, objectiviteit, eenduidigheid, proportionaliteit en transparantie. Na publicatie mogen de selectiecriteria niet meer worden gewijzigd

5.3 Opstellen van Gunningcriteria en inschrijvingseisen Ook gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief vastgesteld en tegelijk met de offertevraag of gunningsdocument bij een niet-openbare aanbesteding, gepubliceerd. In aanvulling op de eisen waaraan de inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van de opdracht, kunnen er ook wensen worden toegevoegd aan de omschrijving van het onderwerp van de aanbesteding. Hierin kunnen inschrijvers zich van elkaar onderscheiden en is er ruimte voor innovatieve oplossingen. Wel moet vooraf duidelijk zijn hoe de invulling van de wensen wordt beoordeeld. Uitgangspunt voor het bepalen van de gunningcriteria is, het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau. Gunning kan plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen. In uitzonderlijke gevallen kan ook het gunningscriterium Laagste Prijs worden gehanteerd. De motivatie hiervan moet dan in de aanbestedingsstukken worden opgenomen. Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) De gunningscriteria moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht of met de wijze 30 waarop de opdracht wordt uitgevoerd . In het handboek worden mogelijke gunningscriteria opgesomd. Belangrijke voorwaarde voor het correct hanteren van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ is een eenduidige beoordelingssystematiek. Van belang daarbij is dat al in de aankondiging van de opdracht of de offerteaanvraag, het relatieve gewicht van elk criterium (dat de gemeente gekozen heeft) wordt gespecificeerd. Ook de manier waarop de wegingsfactoren worden 29 30

"Aanbestedingsrecht voor overheden", mr. M.J.J.M. Essers, 2e druk, pag. 172 Aanbestedingswet 2012, art 2.112 e.v.

27

Gemeente Nijmegen


toegekend, moet vooraf bekend worden gemaakt. Het geheel van gunningscriteria en (toekennen van) wegingsfactoren, de zogenaamde beoordelingssystematiek, mag na publicatie niet worden gewijzigd. Bij het formuleren van de gunningscriteria wordt rekening gehouden met de in de regelgeving geformuleerde maatschappelijke en ecomische wensen en eisen. In geval van aanbesteding van (bouw)werken wordt vaak het begrip 'gunnen op waarde' gebruikt in plaats van 'economisch meest voordelige inschrijving'. Hierbij moeten de inschrijvingen van alle inschrijvers worden beoordeeld op de aangeboden waarde: de kwaliteit/meerwaarde in combinatie met de prijs. Om te kunnen gunnen op waarde zullen de gekozen waardeaspecten dus specifiek en meetbaar gemaakt moeten worden. Er zijn twee methoden om dit te doen namelijk: • waarde vertalen naar cijfers (zoals rapportcijfers); • waarde vertalen naar euro’s (monetariseren). De aanbeveling is om het gunnen op waarde zo simpel mogelijk te houden, mits de wijze van beoordelen maar rationeel, helder, traceerbaar, eenduidig te interpreteren en effectief is. Laagste prijs Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijvingen relatief eenvoudig. Dan wordt gecontroleerd of de inschrijving(en) voldoet(n) aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectieeisen. Daarna geeft de prijs de doorslag. Kies je voor dit gunningscriterium dan motiveer je dat in de aanbestedingsstukken. Het laagste prijscriterium prikkelt de marktpartijen tot het aanbieden van de gevraagde minimumkwaliteit tegen een zo laag mogelijk prijs. De inschrijver voert de vraagspecificatie ‘minimaal’ uit: wat niet in die vraagspecificatie staat, wordt niet geleverd. Algemene inschrijvingseisen Naast criteria voor selectie en voor gunning hanteert de gemeente Nijmegen ook algemene inschrijvingseisen voor offertes. Dit zijn: • Tijdig inleveren, volledige offerte, in Nederlandse taal en rechtsgeldig ondertekend; • Akkoordverklaring concept overeenkomst en/of Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten, leveringen of ICT en UAV 1989 of UAV GC voor werken. (Zie paragraaf 2.7) • Ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Eigen Verklaring.

5.4 Beoordelen en selecteren Na de opening van de inschrijvingen worden deze beoordeeld door een beoordelingsgroep bestaande uit minimaal twee personen. Bij de beoordeling van de inschrijvingen wordt het volgende beoordelingsprotocol gehanteerd: 1. De beoordeling start met de toetsing van de algemene vereisten van inschrijving. Indien hier niet aan voldaan wordt, volgt uitsluiting. 2. Vervolgens wordt beoordeeld of de inschrijving voldoet aan de uitsluitinggronden (Eigen Verklaring). Indien inschrijver hier niet aan voldoet, dan volgt uitsluiting. 3. Indien aan 1 t/m 2 is voldaan, wordt de inschrijving beoordeeld op geschiktheideisen. Indien hier niet aan wordt voldaan, volgt uitsluiting. In geval van niet-openbare procedure en gunning via onderhandeling met voorafgaande bekendmaking worden aanbiedingen van partijen die voldoen aan de geschiktheideisen verder beoordeeld op de selectiecriteria. De gegadigden die hierop het best scoren, worden uitgenodigd om deel te nemen aan de verdere procedure. 4. Indien aan 1 t/m 3 is voldaan, wordt de offerte beoordeeld op basis van de gunningscriteria en gegund aan de aanbieder(s) die de hoogste totaalscore (EMVI) of laagste prijs heeft behaald. Bij aanbestedingen met een totaalwaarde van € 50.000 (leveringen en diensten) of € 250.000 (werken) of hoger wordt de beoordeling op schrift gezet.

28

Gemeente Nijmegen


5.5 Contracteren Voor aanbestedingen met een totaalwaarde van € 50.000 (leveringen en diensten) of € 250.000 (werken) of hoger geldt het volgende: alle inschrijvers krijgen schriftelijk bericht van gunning of afwijzing. Gunning Bij meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen , gebeurt dit in de vorm van een voornemen tot gunning. Dit voornemen komt tot stand door een voorlopig gunningsbesluit dat namens of door de aanbestedende partij aan de afgewezen inschrijver en de gegunde inschrijver wordt gestuurd. De datum van verzending van het voorlopige gunningsbesluit geldt als de datum van de voorlopige gunning. Dit voornemen wordt bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en Nationale openbare en nietopenbare aanbestedingen omgezet in een definitieve gunning als gedurende een termijn van 7 kalenderdagen de afgewezen inschrijvers geen conceptdagvaarding uitbrengen tegen het voornemen tot gunning. Als dit niet gebeurt, kan de overeenkomst afgesloten worden met de winnende inschrijver; onder voorwaarde dat de gevraagde bewijsstukken uit de Eigen Verklaring ontvangen zijn. Dit voornemen wordt bij Europese aanbestedingen omgezet in een definitieve gunning als gedurende een termijn van 20 kalenderdagen de afgewezen inschrijvers geen conceptdagvaarding uitbrengen tegen het voornemen tot gunning (de zogenaamde opschortende-termijn). Als dit niet gebeurt, kan de overeenkomst afgesloten worden met de winnende inschrijver; onder voorwaarde dat de gevraagde bewijsstukken uit de Eigen Verklaring ontvangen zijn. Overeenkomst Een overeenkomst komt tot stand als de gemeente schriftelijk een opdracht bij de leverancier plaatst en deze de opdracht schriftelijk aanneemt. Als de leverancier een aanbieding op elektronische wijze doet, dan zal de gemeente deze ook elektronisch accepteren. Dit geldt tevens als ontvangstbevestiging van de aanbieding c.q offerte. Publicatie Na wederzijdse contractondertekening wordt de gunning van de openbare en Europese (binnen 48 dagen na gunning) aanbestedingen gepubliceerd op www.Tendernet.nl of op andere wijze die op dat moment voorgeschreven is. Dossiervorming Bij iedere aanbesteding (€ 50.000 (leveringen en diensten) of € 250.000 (werken)) moet een aanbestedingsdossier worden opgesteld met de volgende elementen (daar waar van toepassing):. Zie bijlage 2. Strategische beslispunten Gedurende de loop van het aanbestedingsproces worden de strategische beslispunten behorende bij de specifieke aanbesteding opgesteld uit de hierboven beschreven elementen. Dit document is opgenomen in het handboek. Dit overzicht is een richtlijn voor aanbestedingen, het is niet zo dat voor iedere aanbestedingen elk element uit dit document benoemd en beschreven wordt, Contractbeheer en contractmanagement Op voorhand wordt bij iedere aanbestedingsprocedure nagedacht over de eisen en wensen die men stelt aan de contractant en de dienst, levering of het werk dat men biedt. Controle hierop is belangrijk voor het nakomen van de gemaakte afspraken. Contractbeheer Na het afsluiten van een contract wordt de getekende overeenkomst inclusief bijlagen in het contractbeheersysteem ingevoerd. Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces.

29

Gemeente Nijmegen


6 Organisatorische aspecten 6.1

Organisatie rondom de inkoopfunctie (bevoegdheden, verantwoordelijkheden en rollen)

De gemeente Nijmegen hanteert het model van de gecoördineerde inkoopfunctie. Hoofdkenmerk hiervan is dat de centrale kennisrol op één plaats in de organisatie verankerd is en dat de materiekennis over de in te kopen producten decentraal aanwezig is, bij de betreffende budgethouders en deskundigen. Doel van een adequate inkooporganisatie is immers dat producten doelmatig en rechtmatig worden ingekocht. Vele spelers vervullen hierbij een rol. Strategische rol Bureau Inkoop formuleert de gemeentebrede kaderstelling en is verantwoordelijk voor de toetsing, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht. Het afdelingshoofd Financiën is binnen de organisatie verantwoordelijk voor de kaderstellende rol. Meer specifiek is Bureau Inkoop verantwoordelijk voor: • • • • • • • •

het inkoopbeleid/reglement en het beheer hiervan; het opstellen van de interne beheersmaatregel voor het beleid; het geven van prioriteit geven aan nieuwe beleidsterreinen vanuit politiek gewenste thema’s als duurzaamheid, MKB-vriendelijk inkopen, betrekken van werklozen; het voeren van regie op het inkoopproces (waaronder centrale aanbestedingskalender en inkoopactieplan; het ontwerpen en standaardiseren van procedures, werkinstructies en standaarddocumenten; het opleiden van inkoopteams en het uitwisselen van kennis binnen de organisatie; het adviseren van het afdelingsteam over clustering van inkopen tot inkooppakketten (= leadbuyerpakketten); het leveren van een vaste contactpersoon (vanuit bureau Inkoop) voor de verschillende afdelingen/organisatieonderdelen. Het initiëren van verbetervoorstellen zoals vermindering van facturen, besparingsmaatregelen en pakketoptimalisatie vormt een onderdeel van deze rol.

De ondersteuning van Bureau Inkoop is niet vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk · die het drempelbedrag van € 50.000,- (leveringen en diensten) of € 250.000,- (werken) overstijgt, moet worden aangemeld. Bureau Inkoop registreert deze aanbestedingen in een centraal overzicht en geeft advies over de te hanteren inkoopstrategie (in-/uitbesteden, procedure, selectie- en gunningcriteria, verdeling in percelen, contractvorm). Op deze manier wordt het overzicht over de inkoopfunctie behouden en kan de rechtmatigheid beter worden gerealiseerd en geborgd. Tactische rol Iedere budgethouder is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke tactische inkoop (aanbestedingen), die binnen zijn/haar opdracht en budget vallen (zie ook Volmachtbesluit budgethouders, Onder volmachtbesluiten per afdeling en mandaatbesluiten), binnen de kaders zoals Bureau Inkoop deze heeft geformuleerd. Hij/ zij verantwoordt zich via de eigen lijn naar de eigen directeur. Budgethouders worden op verschillende plekken in de organisatie geadviseerd,in het tactische inkoop- en aanbestedingsproces, bij onder andere: - Bureau Inkoop voor alle leveringen en diensten en adviserend bij werken; - PIM voor infrastructurele projecten;

30

Gemeente Nijmegen


- VSA voor gebouwen en installaties. Het streven van de gemeente Nijmegen is om het aantal budgethouders terug te brengen. Door middel van intensieve training en opleiding van deze groep verhogen we zowel de bestuurbaarheid als de kwaliteit van de inkoopfunctie op inhoud en proces. Operationele rol Binnen de afspraken die gesteld zijn, kan iedere budgethouder van de gemeente Nijmegen ‘bestellen’. Verantwoording hierover vindt via de lijn plaats, uiteindelijk aan de eigen directeur.

6.2 Rol leadbuyer/budgethouder De gemeente Nijmegen is één entiteit. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te clusteren. Daarnaast wil ook de gemeente Nijmegen zelf zoveel mogelijk clusteren. Redenen hiervoor liggen in het economische belang en het realiseren van maatschappelijke en andere inkoopdoelstellingen. Uit de clustering van de inkoopbehoeften ontstaan inkooppakketten. Aan inkooppakketten worden budgethouders gekoppeld: dit zijn de leadbuyers. 6.2.1. Wat is een leadbuyer? Binnen de gemeente Nijmegen zijn er soms meerdere budgethouders die soortgelijke producten inkopen. Voorbeelden hiervan zijn: - meerdere budgethouders bestellen hekwerken; - veel afdelingen huren uitzendkrachten in. Voor een aantal van deze productpakketten wijzen we één verantwoordelijke budgethouder aan, die zorgt voor een (raam)contract waarvan alle andere budgethouders gebruik moeten maken. Uiteraard worden de overige budgethouders hierbij betrokken: zie hieronder. De basiscriteria voor de keuze van een leadbuyerpakket zijn ofwel 1. : - Er is sprake van een van een afdelingsoverstijgende behoefte aan een bepaald type product of dienst; en - Er is sprake zijn van een leveranciersmarkt, waar de producten of diensten met een bepaalde homogeniteit kunnen worden gekocht; - en de inkopen zijn repeterend, dus niet eenmalig; en - het pakket heeft een contractwaarde per vier jaar, dat boven de Europese drempelbedragen ligt . 2. Ofwel: Het betreft strategische inkooppakketten waarbij - het toeleveringsrisico van het product hoog is, het is moeilijk om van leverancier te wisselen - De invloed op het financieel resultaat van de organisatie is hoog., het gaat om de inkoop van een relatief duur product (en) - Ofwel,het betreft een strategisch inkooppakket. 6.2.2. Hoe bepalen we wie leadbuyer is? Er zijn vervolgens twee lijnen waarlangs leadbuyerschap ingericht kan worden en de leadbuyer wordt aangewezen. - Meerdere budgethouders van diverse afdelingen nemen een product af binnen een groep logisch bij elkaar horende producten (bijv. hekwerken). De leadbuyer is de budgethouder met het grootste inkoopvolume. - Het product dat ingekocht wordt, vereist een vakdeskundigheid die niet direct op het terrein van de individuele budgethouder ligt, maar functioneel bij een andere budgethouder. Voorbeeld: de afdeling P&O stuurt op personele kwesties en is van daaruit de centrale deskundige op het terrein van de tijdelijke inhuur van personeel. Deze afdeling is niet per definitie ook de budgethouder die de meeste uitzendkrachten inhuurt. 6.2.3. Wat doet een leadbuyer:

31

Gemeente Nijmegen


- stelt samen met klanten/gebruikers/materiedeskundigen/overige budgethouders de wensen vast; - is verantwoordelijk voor de desbetreffende aanbesteding: strategie bepalen, tactiek van marktbenadering, specificeren gewenst productpakket, selecteren leverancier(s), contracteren, monitoren uitvoering contract gedurende looptijd; - beheert het contract en evalueert de leveranciersprestaties; - is verantwoordelijk voor vastlegging en archivering van de documenten binnen van de productgroep (zoals een contractenregister); - is daarmee aanspreekpunt voor de accountant op dit terrein en legt keuzes en besluiten vast in het inkoopdossier; - vertaalt de contractvoorwaarden en de leverancierscondities naar concrete acties en processen voor de budgethouders en bestellers; - verzorgt communicatie naar de achterban ( uitvoering, praktijkmensen); - legt verantwoording af aan programmamanager, eigen directeur en portefeuillehouder; - rapporteert via maraps over de voortgang e.d. De leadbuyer doet dit in samenwerking met anderen (zie par. 5). 6.2.4. Formele bevoegdheden De leadbuyer krijgt - zoals ook in het collegebesluit uit 2005 staat - een volmacht om namens de hele gemeente contracten af te sluiten voor de producten in zijn productpakket, binnen budgethouders-besluiten en mandateringsregels. Uitgangspunt in de huidige kadernota Inkoop (2013) is dat alle budgethouders verantwoordelijk blijven voor hun eigen budgetten. In de praktijk betekent dit dat voor de genoemde pakketten de leadbuyer de volmacht heeft om raamcontracten af te sluiten met derden (leveranciers). De budgetten (voor bestellingen binnen de raam)overeenkomst) blijven echter bij de individuele budgethouders. Het bestelproces blijft dus onder regie van de decentrale budgethouders. De leadbuyer coördineert echter het gehele proces. De regeling betekent dat de budgethouders niet bevoegd zijn om, buiten de door de leadbuyer gesloten (raam)overeenkomst om, bestellingen te plaatsen/andere contracten af te sluiten. Zij mogen uitsluitend bij de leverancier(s) die door de leadbuyer is/zijn gecontracteerd, opdrachten plaatsen tot het bedrag van hun budget. 6.2.5. Waarom leadbuyers? De doelstellingen achter het willen toepassen van leadbuyerschap zijn: - doelmatigheid: scherper inkopen, betere condities; uniforme en structurele afweging van de te kiezen inkoopstrategie; - rechtmatigheid: de gemeente opereert als één aanbestedende dienst conform weten regelgeving; - creëren van synergie (bij elkaar passende producten in een productgroep, eenduidig overig inkoopbeleid, contractbeheer); 6.2.6. Wie ondersteunt een leadbuyer? De leadbuyers worden vanuit diverse invalshoeken en functiegebieden in hun rol gefaciliteerd: - door de andere betrokken budgethouders: zij zijn als leden van het leadbuyerteam mede verantwoordelijk voor het tot stand laten komen van een of meer goede raamcontract(en); zij zijn ook verantwoordelijk voor de uitvoering van hun deel gedurende de looptijd van het contract; - door inkoopadvies vanuit het inkoopvakgebied; de inkoopadviseur kent de aanpak van een leveranciersmarkt, weet welke aanbestedingsvormen mogelijk zijn en zal adviseren welke vorm voor welke aanbesteding de beste en/of het meest effectief is. De inkoopadviseur geeft een signaal af om een aanbestedingsprocedure op te starten; - door de financiële adviseurs: geeft financieel advies vanwege het vaak afdelingsoverstijgende karakter. Diens taken zijn: in voorbereiding op aanbesteding het verzamelen van gegevens van budgethouders (op basis van spendanalyse van inkoop), ondersteuning tijdens aanbesteding vanuit en richting budgethouders, ondersteunende rol

32

Gemeente Nijmegen


tijdens looptijd contract (leveren van rapportagegegevens). Dit alles in overleg met inkoopadviseur; - door materiedeskundigen; medewerkers binnen de gemeente Nijmegen die van een bepaald inkooppakket veel kennis hebben. Zij worden vooral betrokken in de fase van het opstellen van de offerteaanvraag of bestek. 6.2.7. Verdere ontwikkelingen Het huidige overzicht van productpakketten met bijbehorende leadbuyers is een weergave van de huidige keuzes. Verdergaande spendanalyses, verschuivingen in inkooppakketten en marktontwikkelingen kunnen een herziening noodzakelijk maken. Dit leidt dan tot een aanpassing op het reglement met bijbehorende besluitvorming. Ook kunnen sommige productpakketten samengevoegd worden. Hiermee kunnen op een hoger strategisch niveau besluiten worden genomen. Bijvoorbeeld bij een samenvoeging van pakketten die met de inhuur van personeel te maken hebben. Nadere analyses en ontwikkelingen in de markt kunnen ertoe leiden om een andere strategische keuze te maken rond uitbesteden of zelf doen.

33

Gemeente Nijmegen


6.3 Kennisuitwisseling en gebruik standaarddocumenten Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijke optreden richting de externe markt. Binnen de gemeente Nijmegen betekent dit ook een verdergaande gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken, wordt actief gezocht naar mogelijkheden om kennis uit te wisselen. Deels door de organisatie te faciliteren met standaardprocedures en documenten en deels door samen te werken en kennis te delen. Via de Nijmegen School verzorgt Bureau Inkoop regelmatig workshops op het gebied van inkoop en aanbesteding; doel hiervan is de uitwisseling van kennis. De workshops kunnen algemeen zijn maar ook specifiek gericht worden op bepaalde afdelingen of doelgroepen. Een groot deel van de inkoopactiviteiten is belegd in het kader van integraal management. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, ontwikkelt de gemeente Nijmegen een standaardwerkwijze op het gebied van inkoop en aanbesteden. Het inkoop- en aanbestedingsproces moet op basis van duidelijke procedures, werkinstructies en standaarddocumenten verlopen. Daarbij is het volgende van belang: Alle procedures, werkinstructies en standaarddocumenten hebben ieder één eigenaar die verantwoordelijk is voor de inhoud, de publicatie aan de gebruikers en de controle op de naleving. De procedures en werkinstructies gelden voor alle spelers in het inkoop- en aanbestedingsproces. Afwijkingen zijn slechts toegestaan na toestemming van de eigenaar (van de procedure). Gebruik van bovenstaande documenten e.d. wordt gestimuleerd door ze te publiceren op Binnenwerk. In overleg met de adviseurs zijn ze beschikbaar. Dit alles vormt het handboek Inkoop.

6.4 Inkoopdossier Bij iedere aanbesteding (€ 50.000 (leveringen en diensten) of € 250.000 (werken)) moet een aanbestedingsdossier worden opgesteld met de volgende elementen (daar waar van toepassing). Zie bijlage 2 voor de checklist inkoopdossier.

6.5 Inkoopprestatiemeting Essentieel onderdeel in de sturing van de professionalisering van de inkoopfunctie is de inkoopprestatiemeting (buiten datgene wat hiervoor al is gezegd over leveranciersevaluatie). Met behulp van inkoopprestatiemeting wordt -op basis van de geformuleerde inkoopdoelstellingen- de toegevoegde waarde van de inkoopfunctie zichtbaar en stuurbaar gemaakt. Hierdoor kan toetsing van de toepassing van de kaders plaatsvinden en control op inkoop. Bureau Inkoop stelt de kaders en voert de toetsing uit. De manier waarop de inkoopcontrol wordt ingericht, sluit aan bij de inrichting daarvan voor andere bedrijfsvoeringsfuncties.

6.5.1. Waarom de inkoopprestatie meten? 1. om de ontwikkeling van de inkoopfunctie te monitoren; 2. voor het vergroten van de toegevoegde waarde en het draagvlak professionalisering van de inkoopfunctie; 3. om het eenvoudiger te maken om inkoop te managen (worden doelen bereikt, bijsturing). 6.5.2. Keuze voor een meetinstrument Gekozen is voor een meetinstrument waarbij door middel van een groep samenhangende financiële en niet-financiële indicatoren inzicht wordt gegeven in het

34

Gemeente Nijmegen


behalen van een aantal kwantitatieve en kwalitatieve doelen. 31

Er wordt een verschil gemaakt tussen KSF’s (Kritische succesfactoren) en PI’s 32 (prestatie-indicatoren) . De belangrijkste KSF’s zijn: Inkooporganisatie: de mate waarin de inkoopfunctie efficiënt is georganiseerd. Leveranciersmanagement: de mate van efficiency in de relatie met leveranciers. Inkoopresultaat: de mate van (financiële) effectiviteit van de inkoopfunctie. Kwaliteit van het inkoopproces: de mate waarin het inkoopproces voldoet aan eigen beleid (o.a. duurzaam) en nationale en Europese regels. Transparantie van het inkoopproces (incl. contractbeheer): de mate waarin het inkoopproces transparant is. Zowel extern (openbaarheid) als intern (welke contracten zijn er). Kwaliteit (en beschikbaarheid) product: de mate waarin een product of dienst voldoet aan de behoefte van de interne klant (en op tijd beschikbaar is). Serviceniveau: de mate waarin de interne klant tevreden is over de service die aan hem verleend wordt. Bekendheid: de mate waarin de interne klant 'de weg vindt naar inkoop'. Aan deze KSF’s kunnen PI’s verbonden worden die meetbaar zijn en een beeld geven van de ontwikkeling. In de loop van de tijd kunnen er verschuivingen optreden in wat gemeten wordt: soms is een doel al behaald en komen er nieuwe prioriteiten. Voor de informatieverzameling en rapportage wordt aangesloten bij de BBI-cyclus: in de marapbrieven worden de keuzes uitgewerkt. Kwaliteit van het inkoopproces: de mate waarin het inkoopproces voldoet aan eigen beleid (o.a. duurzaam) en nationale en Europese regels 1. Duurzaam en Social Return: a. Het aantal aanbestedingen boven € 50.000 excl. BTW b. Het percentage aanbestedingen boven € 50.000 waarin afspraken over Social return zijn gemaakt c. Het percentage aanbestedingen boven € 50.000 waarin duurzaamheidseisen zijn opgenomen. 2. MKB-vriendelijk a. Het percentage aanbestedingen boven € 50.000 waarin de duurzaamheidsladder wordt gebruikt; b. Percentage aanbestedingen (qua inkoopwaarde) besteed bij leverancier binnen de eigen regio (postcodegebied 6600 t/m 6699 Inkooporganisatie: de mate waarin de inkoopfunctie efficiënt is georganiseerd. 3. Inkopen via Bureau Inkoop a. Aantal aanbestedingen begeleidt door Bureau Inkoop b. Opdrachtwaarde van de inkopen die via Bureau Inkoop zijn aanbesteed. c. Gemiddeld aantal aanbestedingen per adviseur Transparantie van het inkoopproces (incl. contractbeheer): de mate waarin het inkoopproces transparant is. Zowel extern (openbaarheid) als intern (welke contracten zijn er). 4. Aantal contracten dat centraal geregisseerd is 5. Opdrachtwaarde van de contracten 31

KSF = een kritische succesfactor is een aspect welke beïnvloedbaar en cruciaal is voor het realiseren van het inkoopbeleid (toekomstgericht) 32

PI = een prestatie-indicator is een meetpunt dat een goede indicatie geeft over het succes of falen van een kritische succesfactor (onderwerp, meetschaal, meetprocedure)

35

Gemeente Nijmegen


6.6 Contractbeheer en contractmanagement. Contractbeheer De gemeente Nijmegen heeft een gemeentebreed contractbeheersysteem. Alle contracten die de gemeente Nijmegen met derden heeft afgesloten, worden hierin opgenomen. Bureau Inkoop faciliteert een systeem, de afdelingen zijn verantwoordelijk voor het vullen en actualiseren van de inhoud. Een goed functionerend systeem stelt de organisatie in staat om te sturen op tijdige aanpak van hernieuwde aanbestedingen en faciliteert (ook via spendanalyses) een verdergaande coördinatie in inkooppakketten. Daarnaast geldt dit als belangrijk onderdeel voor een rechtmatige inkoop, voor de accountant. Contractmanagement Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Het doel hiervan is volledige benutting van contracten te faciliteren, managementrapportages te genereren en een optimale werking van gemaakte afspraken te realiseren. Bureau Inkoop adviseert de organisatie over de inrichting van het contractmanagement.

6.7 Gemeentelijke aanbestedingskalender Jaarlijks faciliteert Bureau Inkoop de opstelling van een aanbestedingskalender. De basis voor de planning komt uit de afdelingen (onder andere het contractregister). Voor repeterende inkopen kan deze voor meerdere jaren worden opgesteld. Voor eenmalige projecten moet de desbetreffende budgethouder tijdig melding doen. De aanbestedingskalender kan op Binnenwerk worden gepubliceerd en maandelijks geactualiseerd. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor een actualisatie van de planningsgegevens. Via dit overzicht ontstaat een compleet beeld van de hoe de gemeente Nijmegen de markt wenst te betreden. Hiermee is de aanbestedingskalender een instrument voor budgethouders, maar ook voor (de personele inplanning van) de inkoopadviseurs.

6.8 Inkoopactieplan Jaarlijks wordt op basis van de informatie van de verschillende organisatieonderdelen, een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen, als een overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie gepland staan. Ook de herijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is onderdeel van het inkoopactieplan.

6.8 Regionale inkoopsamenwerking De gemeente Nijmegen streeft niet alleen naar gemeentebrede samenwerking, maar zoekt ook naar regionale inkoopsamenwerking. Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke aanbestedingen uit resulteren.

6.9 Rechtmatigheid Ieder beleid kent haar eigen beheersmaatregelen. Met deze maatregelen wordt bewaakt dat het beleid wordt uitgevoerd zoals afgesproken. De verantwoordelijkheid van de naleving van het beleid ligt bij de budgethouder. In dat kader moet de budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid van onze inkopen te kunnen garanderen. De beheersmaatregelen zijn: • Inkoopstartnotitie voor opdrachten die meervoudig onderhands, nationaal of Europees worden aanbesteed.

36

Gemeente Nijmegen

• • • •


Gebruik maken van bureau inkoop bij opdrachten die meervoudig onderhands, nationaal of Europees worden aanbesteed. Checklist voor de volledigheid van het inkoopdossier. 4 keer per jaar een steekproef op facturen waarvan de contracten zijn opgenomen in een van de drie contractbeheerssystemen. 4 keer per jaar een steekproef op facturen waarvan geen contracten zijn opgenomen in een van de drie contractbeheerssystemen.

6.10 Inkoopklachten loket Indien marktpartijen klachten hebben over de wijze waarop de gemeente haar opdrachten in de markt zet dan kan zij deze klachten melden via [email protected]. Doel hierbij is dat: • het in een vroegtijdig stadium in behandeling nemen van klachten en vragen, aangedragen door individuele ondernemers, hun brancheorganisaties, danwel reeds bestaande, al dan niet branchegerelateerde aanbestedingsadviescentra, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen in de procedure kunnen leiden; • de naleving van het motiverings- en transparantiebeginsel ter voorkoming van klachten/onduidelijkheden.

37

Gemeente Nijmegen


Bijlage 1 Bronnen Aanbestedingswet 2012 Aanbestedingsreglement Werken 2012 Aanbestedingsrecht voor overheden", mr. M.J.J.M. Essers, 2e druk Algemene Inkoopvoorwaarden Nijmegen voor Leveringen, Diensten en ICT Besluit Aanbestedingsregels Overheid Betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen bij overheidsopdrachten, PIANOo expertisegroep,januari 2009 Gids Proportionaliteit, 2013-07-02 Gunnen op waarde, CROW, publicatie 253 Strategisch Informatieplan Gemeente Nijmegen 2007-2011 en aanvulling 2012-2015 Strategische notitie formatiebeheer Trends in uitbesteding', Moret Ernst & Young Uniforme Administratieve Voorwaarden Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen www.nijmegenonderneemtmeer.nl www.senternovem.nl

38

Gemeente Nijmegen


Bijlage 2 Overzicht inkoopdossier

Checklist Inkoopdossier Inkoopnummer: ….Ink….

Projectnummer:

Uitgegeven door Inkoop (FA90)

Inkoopnummer: ………….

Voor zover van toepassing en door verantwoordelijke afdeling / bureau zelf bepaald.

Voor zover van toepassing en door verantwoordelijke afdeling / bureau zelf bepaald.

Aanbestedingsprocedures: EO Enkelvoudig onderhandse procedure MO Meervoudig onderhandse procedure NAT Nationale aanbestedingsprocedure EU Europese aanbestedingsprocedure EU B Europese aanbestedingsprocedure B-dienst VER Verlengingsopdracht

1 2

EO

MO

NAT

EU

EU B

VER nvt

Besluit tot terugtrekking/Intrekking aanbesteding Contract/Overeenkomst/Opdrachtbrief

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

O O O O O O nvt nvt O nvt O O O nvt

O O O O nvt O nvt

O O O O nvt

nvt O nvt

nvt O nvt nvt

O nvt O O nvt nvt nvt nvt nvt nvt O nvt nvt nvt nvt

Inkoopstartnotitie Afwijkmemo Inkoopadvies Offerteaanvraag (Uitnodiging tot inschrijving) Verslag marktonderzoek / marktconsultatie Risicodossier Motivatie Meervoudig Onderhands partijen Aankondiging van een opdracht Nota van Inlichtingen Proces-verbaal van opening Alle offertes / inschrijvingen Offertebeoordeling Gunningsadvies / proces-verbaal van aanbesteden Gunnings- en afwijzingsbrieven Publicatie van gunning

O

= verplicht = optioneel

Bij het aftekenen van de checklist is het inkoopdossier gecontroleerd op de volledigheid. ___________________ Datum

_____________________ Naam

_______________ Paraaf

39

Gemeente Nijmegen


LET OP: De geparafeerde checklist moet als voorblad van te ondertekenen overeenkomst / opdrachtbrief worden aangeleverd bij de budgethouder.

40

Alleen ter besluitvorming door het college. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Vaststellen nieuw Inkoopbeleid

Recommend Documents