Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Nieuw reglement personeelsbeoordeling
Programma / Programmanummer Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Bestuur & Middelen / 1042 Collegevergadering no 47
BW-nummer
Portefeuillehouder
H. Kunst
Aanwezig: Samenvatting Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. Het huidige ‘reglement systematische BS70, Jan de Ruiter, 2580 Th. de Graafpersoneelsbeoordeling’ en het Voorzitter besluit ‘aanwijzing rechtspositionele beslissingen P. Depla, H. van Hooftvoor sr., L. Scholten, H. Datum Kunst, Wethouders ambtelijk voorstel personeelsbeoordeling’ zijn door de tijd ingehaald en toe aan P. Lucassen, J. van der Meer 9 maart 2011 vernieuwing. Daarbij is met P. name Eringaaandacht besteed aan korte, heldere, Registratienummer Gemeentesecretaris maar toch praktische reglementering en procedures. In dat verband is A. Kuil Communicatie 11.0005259 de bedenkingenfase die vooraf gaat aan een eventuele M. Sofovic Verslag bezwarenprocedure geschrapt. Verder is het besluit ‘aanwijzing rechtspositionele beslissingen voor personeelsbeoordeling’ opgenomen in het nieuwe ‘reglement personeelsbeoordeling Gemeente Nijmegen 2011’.
Ter besluitvorming door het college Aldus
vastgesteld in de vergadering van:
Paraaf
Het ‘reglement systematische personeelsbeoordeling’, vastgesteld op 3 januari 1990 in te trekken; Het besluit ‘aanwijzing rechtspositionele beslissingen voor personeelsbeoordeling’, vastgesteld op 3 januari 1991 in te trekken; Leidinggevende Bijgaand ‘reglement Gemeente De secretaris, De personeelsbeoordeling voorzitter, H. Boon van Ostade, Nijmegen 2011’ vast te stellen.
Datum
akkoord
BS70 Programmamanager H. Boon van Ostade
Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel
Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 19 april 2011
Conform advies Aanhouden Anders, nl.
Paraaf
nummer: 4.1
Datum
akkoord Bestuursagenda
1
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
coll.vrst.def.doc
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Het huidige ‘reglement systematische personeelsbeoordeling’ en het besluit ‘aanwijzing rechtspositionele beslissingen voor personeelsbeoordeling’ zijn respectievelijk vastgesteld in 1990 en 1991. Beide regelingen zijn in 1995 nog enigszins aangepast. Zowel directeuren als leidinggevenden en p&o-adviseurs zijn van mening dat vooral het huidige reglement niet meer aan de eisen van deze tijd voldoet. Zij wensen voor de uitvoering een meer eenvoudige en praktische procedure en een reglement dat gemakkelijk leesbaar en toepasbaar is en praktisch in de uitvoering. Bij de totstandkoming van het nieuwe reglement is met deze wensen rekening gehouden. 2
Juridische aspecten
Door de bedenkingenprocedure uit het reglement te schrappen, is er voor de medewerker één gelegenheid minder in de bezwaar- en beroepsprocedure. Er blijven voor medewerkers in dit kader nog maximaal drie gelegenheden over (bezwaar, beroep en hoger beroep) om juridische stappen te zetten. Dit is ons inziens meer dan voldoende. Met het Georganiseerd Overleg is omtrent de tekst van de regeling overeenstemming bereikt op 2 maart 2011. 3
Doelstelling
Een heldere en praktische procedure voor de beoordeling van medewerkers van de Gemeente Nijmegen. 4
Argumenten
Een personeelsbeoordeling is te beschouwen als een rapport. Het geeft kwalificaties als goed, onvoldoende, e.d. aan de medewerker over de wijze waarop deze in een bepaalde periode zijn opgedragen werkzaamheden heeft uitgevoerd. Om dat te kunnen beoordelen zijn spelregels en instrumenten nodig. Dat zijn momenteel het beoordelingsreglement, het aanwijzingsbesluit en het beoordelingsformulier. Zoals in de inleiding van dit advies al is aangegeven voldoen deze instrumenten niet meer optimaal. Voor het onderwerp ‘Bedenkingen’ en de daarbij horende procedure hebben we het reglement aangepast. Dit om de omslachtige procedure en de daarbij behorende bedenkingenmogelijkheid te vereenvoudigen. De bedenkingenfase is destijds opgenomen om een extra moment van heroverwegen op te nemen. Sinds de invoering van de Awb wordt dit min of meer overbodig geacht. De beoordeling is namelijk een besluit in de zin van de Awb dat onderhevig is aan bezwaar en beroep. Indien mocht blijken dat de beoordelingsprocedure niet goed of zorgvuldig is verlopen, dan kan de bezwarencommissie rechtspositie nog als vangnet dienen. Verder waren zowel het reglement als het aanwijzingsbesluit nogal breedvoerig opgezet. In dat kader zijn beide regelingen nog eens zorgvuldig tegen het licht gehouden. Onnodige ballast is verwijderd en daar waar het mogelijk en logisch is zijn artikelen samengevoegd en gestroomlijnd. Daarbij is gestreefd naar een beknopte, heldere, maar vooral praktische reglementering en procedure. Het voorgaande heeft er onder andere toe geleid dat het besluit ‘aanwijzing rechtspositionele beslissingen voor personeelsbeoordeling’ is vervallen en opgegaan in het nieuwe ‘reglement personeelsbeoordeling Gemeente Nijmegen 2011’. Vereenvoudiging was ook mogelijk omdat de beoordeling gestructureerd plaatsvindt aan de hand van een voorgeschreven beoordelingsformulier. Een aantal in het oude reglement beschreven stappen kunnen vervallen omdat deze logisch volgen uit het gebruik van het beoordelingsformulier. Al met al heeft dit geleid tot een sterk vereenvoudigd nieuw reglement en een minder omvangrijke procedure.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
5
Financiën
n.v.t. 6
Communicatie
Zalop de gebruikelijke manier schriftelijk aan de directies en via Binnenwerk worden gecommuniceerd. Daarnaast zullen leidinggevende en p&o-adviseurs uitvoerig worden geïnformeerd. 7
Uitvoering en evaluatie
Dit zal geschieden vanuit de afdeling P&O/Arbeidszaken. 8
Risico
Door het vervallen van de bedenkingenfase is het mogelijk dat het aantal bezwaarschriften enigszins zal toenemen. Dit zal naar verwachting niet spectaculair zijn. We zullen de ontwikkelingen terzake volgen en zonodig met vervolgvoorstellen komen.
Bijlage(n):
Reglement personeelsbeoordeling Gemeente Nijmegen 2011
REGLEMENT PERSONEELSBEOORDELING GEMEENTE NIJMEGEN REGELING O.G.V.
ARTIKEL 15:1:15 AGN, B&W-BESLUIT VAN …
Artikel 1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: Voorlopige beoordeling
- De door 1e en 2e beoordelaar opgemaakte, nog niet ondertekende, beoordeling die de ambtenaar is uitgereikt of toegezonden en die nog besproken dient te worden in het beoordelingsgesprek.
Beoordeling
- Definitief door de directeur vastgestelde en ondertekende beoordeling na het beoordelingsgesprek.
Beoordelingsgesprek
- Het gesprek tussen de 1e beoordelaar en de ambtenaar dat plaats vindt na de uitreiking van de voorlopige beoordeling.
Ambtenaar
- De ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid onder a van de AGN die wordt beoordeeld.
1e beoordelaar
- De directe hiërarchische chef van de te beoordelen ambtenaar. Indien de ambtenaar voor meer dan een half jaar wordt uitgeleend aan een andere directie of afdeling kan door de directeur een andere leidinggevende aangewezen worden als 1e beoordelaar.
2e beoordelaar
- De directe chef van de 1e beoordelaar.
Beoordelingsadviseur
- De personeelsadviseur die de beoordelaars bij de vervulling van hun beoordelingstaak ter zijde staat en van advies dient.
Functie
- Het totaal van werkzaamheden dat de beoordeelde in opdracht van of namens de directeur tijdens de beoordelingsperiode heeft verricht.
Artikel 2. Wat wordt beoordeeld? De beoordeling van een ambtenaar betreft de wijze waarop hij zijn opgedragen werkzaamheden gedurende de beoordelingsperiode heeft vervuld, inclusief zijn gedragingen tijdens deze periode. Artikel 3. Hoe vindt de beoordeling plaats? 1. De beoordeling vindt plaats door gebruik te maken van het in de AGN speciaal daarvoor beschikbaar gestelde beoordelingsformulier. 2. De 1e en de 2e beoordelaar maken de voorlopige beoordeling op. Zij plegen daarbij onderling overleg dat resulteert in een eensluidende voorlopige beoordeling. 3. Op het beoordelingsformulier wordt, indien dat nodig of wenselijk is, per beoordeeld onderwerp aangegeven wat voor verbetering in aanmerking komt en hoe dat zou moeten gebeuren. 4. De voorlopige beoordeling wordt uiterlijk binnen tien werkdagen na de vaststelling aan de ambtenaar uitgereikt. 5. Na uitreiking of toezending van de voorlopige beoordeling volgt een beoordelingsgesprek met de 1e beoordelaar. Dit gesprek vindt niet eerder plaats dan 5 werkdagen nadat deze voorlopige beoordeling is uitgereikt of toegezonden. Op verzoek van één van beide partijen is de beoordelingadviseur bij het gesprek aanwezig. 6. De beoordeelde wordt tijdens het beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze omtrent de beoordeling te geven. 7. Wijziging van de voorlopige beoordeling naar aanleiding van de door de ambtenaar tijdens het beoordelingsgesprek naar voren gebrachte zienswijze kan slechts geschieden in onderling overleg tussen de beoordelaars.
8. Binnen 10 werkdagen na het beoordelingsgesprek wordt de voorlopige beoordeling definitief vastgesteld door de directeur en aan de ambtenaar uitgereikt of toegezonden. 9. De beoordeling is eensluidend. Artikel 4. Wanneer vindt een beoordeling plaats? De personeelsbeoordeling wordt jaarlijks uitgebracht, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om daar van af te wijken. Bij de volgende situaties is een beoordeling verplicht. 1. Indien op grond van artikel 2:4, lid 4 van de AGN (aanstelling bij wijze van proef ) besloten wordt om al dan niet over te gaan tot het verlenen van een vaste aanstelling. 2. Ten aanzien van de volgende bezoldigingsbesluiten: a. Bij onthouding van de jaarlijkse normale toekenning van een periodieke verhoging, alsmede het ongedaan maken van die maatregel. (Artikel 12 van de bezoldigingsregeling 2000 -onvoldoende functioneren-).
b. Bij het toekennen van extra periodieke verhoging (Artikel 11, lid 1 van de bezoldigingsregeling 2000
-o.a.
uitstekend functioneren-).
c.
Bij het toekennen van een toelage op basis van zeer goed of uitstekend functioneren voor hen die reeds het maximum van de functieschaal hebben bereikt, het verlengen van de termijn en het intrekken van de toelage (Artikel 13 van de bezoldigingsregeling 2000). d. Bij het toekennen van een arbeidsmarkttoelage voor zover het zittend personeel betreft (Artikel 17 van de bezoldigingsregeling 2000)
e. Bij het nemen van besluiten op grond van artikel 1, derde lid (inpassen in functieschaal), artikel 2, leden 2 (nog niet inpassen in de functieschaal) en 4 (begeleiding bij plaatsing in lagere functieschaal) van de inpassingregeling 2000. f. Bij het toepassen van de artikelen 14 (gratificatie) en 15 (bonus) van de bezoldigingsregeling 2000, indien de werknemer als gevolg daarvan € 450,- netto of meer ontvangt. 3. Ten aanzien van de volgende maatregelen: a. Bij onvrijwillige overplaatsing in individuele gevallen indien dit plaatsvindt op basis van disfunctioneren in de eigen functie (Artikel 15:1:10 van de AGN). b. Bij ontslag conform artikel 8:6 van de AGN (onbekwaamheid of ongeschiktheid). c. Bij ontslag conform artikel 8:8 van de AGN (ontslag op andere gronden) indien daarbij de onverenigbaarheid van karakters als ontslaggrond wordt gehanteerd. Artikel 5. Bewaren beoordelingsformulieren De vastgestelde beoordelingen worden bewaard in het personeelsdossier van de betreffende ambtenaar. Zij worden na vijf jaar vernietigd. Artikel 6. Hardheidsclausule In gevallen waarin de bepalingen van dit reglement niet voorzien, of waarin de beoordeling naar onze mening dient te geschieden in afwijking van de bepalingen van dit reglement, kunnen wij nadere voorschriften geven. Artikel 7. Citeertitel en inwerkingtreding Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement personeelsbeoordeling Gemeente Nijmegen 2011’ en treedt in werking met ingang van 1 mei 2011.
