Directie Inwoners Beleidscoördinatie
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon (024) 329 90 00 Telefax (024) 2478 E-mail
[email protected]
Aan de Raad van de gemeente Nijmegen
Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Ons kenmerk
Contactpersoon
06-07-2004
Datum
Datum uw brief
N030/04.0032941
Hans Loef
Onderwerp
Aantal bijlagen
Doorkiesnummer
Uitvoering motie overhead
2
3292426
Geachte leden van de Raad, Uw Raad heeft op 26 mei jl. unaniem de motie Overhead aangenomen. In deze motie wordt om een onderzoek gevraagd naar de overhead van vier MOinstellingen, de NIM en Tandem (zie bijlage I). U wilt de resultaten van dit onderzoek meewegen bij de behandeling van de Stadsbegroting 2005. Dat betekent dat het onderzoek deze zomerperiode moet plaatsvinden. De term 'overhead' is geen eenduidig begrip en wordt in de praktijk van instellingen op diverse wijzen uitgelegd. Soms wordt gerekend met alleen de kern-overhead (directie, staf), in andere gevallen wordt ook de zogenoemde directe overhead inbegrepen (bijvoorbeeld een planningsfunctionaris binnen een uitvoerende sector). Naast een veelheid van andere factoren, die de term overhead multi-interpretabel maken, mag nog het aspect huisvesting worden genoemd: de kosten hiervan worden soms gezien als ‘overhead’, soms echter ook doorberekend naar sectoren en aldus als directe kosten meegeteld. Met betrekking tot de zes Nijmeegse instellingen speelt tenslotte nog het gegeven dat hun producten zo verschillend zijn, dat in combinatie met het voorgaande al snel appels met peren worden vergeleken. Kortom: alle noodzaak voor een zorgvuldige benadering van het door u gevraagde onderzoek, teneinde niet te stranden in moeilijk vergelijkbare uitkomsten en daaruit voortkomende discussies binnen en met de instellingen. De expertise die nodig is om het onderzoek snel en zorgvuldig te verrichten is niet op deze korte termijn in de zomerperiode beschikbaar binnen DIW. De eenvoud van de problematiek zoals deze in de motie wordt gesuggereerd ("vrij eenvoudig vast te stellen"), ontbreekt in de werkelijkheid.
Bezoek ook onze website www.nijmegen.nl
R20040714IS d17 College B&W - uitvoering motie overhead MO NIM en Tandem.doc
Gemeente Nijmegen Directie Inwoners Beleidscoördinatie
Vervolgvel
1
Bovendien verwachten wij dat het onderzoek heldere gegevensdefinities en standaardisatie zal opleveren, hetgeen belangrijk is voor toekomstige budgetsubsidies. Op voorspraak van de directeur van de Directie Inwoners hebben wij besloten om externe expertise in te huren zodat de resultaten van het onderzoek bijtijds kan worden opgeleverd. Gelet op eerdere positieve ervaringen wordt de opdracht verstrekt aan Hordijk & Hordijk in Culemborg die het onderzoek à raison van € 11.900 (incl. BTW) zal verrichten; dit is een gereduceerd tarief omdat Hordijk & Hordijk eerder betrokken is geweest bij de budgetsubsidies aan enkele van deze instellingen. Dekking van deze kosten zal worden gezocht in de directiebegroting van DIW. Voor de uitwerking van de onderzoeksvraag verwijzen bij u naar bijlage II, de offerte van Hordijk & Hordijk.
Met vriendelijke groet, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Secretaris,
mevr. dr. G. ter Horst
ir. H.K.W. Bekkers
Bezoek ook onze website www.nijmegen.nl
R20040714IS d17 College B&W - uitvoering motie overhead MO NIM en Tandem.doc
[Offerte Hordijk & Hordijk inzake motie Overhead] 0.
Inleiding
Hartelijk dank voor je verzoek om een voorstel te doen voor het uitvoeren van een kort onderzoek, nodig voor het goed en snel kunnen afdoen van de motie inzake de overhead bij zes grotere, door de gemeente Nijmegen (mede-) gefinancierde instellingen. Sta me toe dat het voorliggende memo het karakter heeft van een voorlopig voorstel: voor uitwerking in een vorm en omvang, zoals de gemeente dat van ons gewend is, ontbreekt nu even de tijd – maar kan uiteraard in een later stadium alsnog plaatsvinden. Aldus in wat aangeklede steekwoorden:
1.
Overhead?
Op vrijwel iedere plaats in het land, waar wij komen, wordt aandacht gevraagd voor de ‘overhead’ van lokaal gefinancierde c.q. gesubsidieerde instellingen. De manier waarop wij daarmee omgaan, staat centraal in het onderstaande – en mag in de kern impliceren dat overhead als los begrip en vervolgens als los cijfer een weinig zinvolle, laat staan eenduidig te interpreteren grootheid vormt. Neem voor het gemak het voorbeeld van de NIM: op gevoel mogelijk veel overhead (zie de calculatie van Riet, mij uiteraard bekend), die echter de uitvoerende capaciteit bij die instelling in staat zal stellen het ‘echte’ werk doelmatig te kunnen uitvoeren. In andere woorden: liever een planningsmedewerker erbij dan het gegeven, dat iedere maatschappelijk werker twee uur per dag bezig is de eigen afspraken te regelen. Meer of minder rechtstreeks speelt in essentie hetzelfde bij stafmedewerkers, ICTondersteuning en wat dies meer zij, terwijl over de kosten van huisvesting – wel of geen overhead? – nog een geheel andere discussie kan worden gevoerd. Om een lang verhaal op deze plaats beknopt te houden: ik pleit er in hoge mate voor de overhead van de zes instellingen te beoordelen in een iets breder perspectief, hetgeen tot gevolg heeft dat de raad de uitkomsten veel explicieter kan interpreteren en bovendien als voordeel heeft dat de instellingen ook zelf iets aan de te maken calculaties zullen gaan hebben. Dat bredere perspectief is relatief eenvoudig: laat berekenen welke integrale TARIEVEN per uur aan de orde zijn voor enkele categorieën UITVOERENDE medewerkers, met binnen die tarieven een specificatie naar vijf componenten. In het voorbeeld van de NIM: laat die instelling berekenen – wat in de voorbije periode overigens al een-op-een is gedaan – wat de integraal toe te rekenen kosten zijn, te koppelen aan een direct voor de uitvoering van het ‘echte’ werk beschikbaar medewerker-uur (voor enkele categorieën medewerkers, bijvoorbeeld MBO-onervaren, MBO-ervaren, HBO-onervaren en HBO-ervaren, definities en afbakening uiteraard nader te bepalen). Aldus rolt er een lijstje tarieven uit, waarbij uit berekening c.q. uitkomsten eenduidig kan worden vastgesteld:
-
hoeveel uren feitelijk voor de uitvoering beschikbaar zijn met hoeveel directe uren per uitvoerende FTE per jaar wordt gerekend (ook hierover de blijvende discussie: is 1.200 directe uren veel of weinig?) hoeveel integrale kosten via welke doorverdeling aan die uitvoerende uren worden gekoppeld hoe die kosten over vijf componenten zijn verdeeld, waaronder de component overhead (zie hierna).
Als de raad straks zes lijstjes heeft met op deze wijze steeds circa twee tot vier gespecificeerde tarieven per instelling, dan is de informatiewaarde daarvan groot – vooral omdat de component overhead niet alleen in bedragen, maar ook als relatieve factor in de tarief-opbouw tot uitdrukking komt.
Lastige theorie? Ik mag verwijzen naar de bijgaande handleiding, door ons opgesteld in 2002 en na een benchmark-onderzoek in de welzijnssector in 2003 van enkele kleine oneffenheden ontdaan, die in 2004 wordt gebruikt voor een vergelijkbaar onderzoek waarin tenminste 25 grotere welzijnsinstellingen in het land zich expliciet op hun gespecificeerde tarieven (onderling) gaan laten beoordelen. Zie bladzijde 10 en het uitgewerkte cijfervoorbeeld op (onder andere) bladzijde 40: met dergelijke calculaties, tot uitdrukking komend in gespecificeerde tarieven inclusief absolute en relatieve component overhead, komen uiteindelijk alle partijen flink verder. Richting raad: die mag content zijn met een wel zeer serieuze en grondige afdoening van de motie (terwijl het uiteindelijk de meest eenvoudige weg is, omdat een veelheid aan interpretatieverschillen wordt vermeden en een wel maximaal beproefde handleiding, zoals je ziet, in essentie gereed ligt). Sla overigens het hele verhaal over prijzen per eenheid product over – dat is in de context van de raadsmotie nu juist een brug te ver.
2.
Aanpak
Hopelijk enigszins overtuigd … Daarvan uitgaande op volle kracht verder. In de komende weken zou het volgende kunnen gebeuren: Week 26 a.
aanwijzen van een coördinerend medewerker aan jullie kant, mogelijk Ben Penterman of één van zijn financieel adviseurs, die samen-op werkt met onze zeer ervaren projectleider Wil Schelvis (persoonlijke kennismaking kan worden geregeld)
b.
instellingen mededelen dat in de weken 27 tot en met 34 circa twee tot vijf werkdagen capaciteit wordt verlangd van de controller (of andere interne financieel specialist)
c.
door ons te ontvangen: jaarrekeningen 2003 en begrotingen 2004 van de zes instellingen
d.
aanpassing, sanering (qua volume) van de handleiding aan de hand van een verkenning van de ad b bedoelde stukken. Als dat handig zou zijn (nader te beoordelen): verzorgen Excel-workbook met invulsheets, branden op CD voor elk van de instellingen
Week 27 en 28 e.
schrijven introductie-memo voor instellingen, aankondigen en versturen handleiding
f.
brengen eerste bezoek aan alle zes instellingen, stap-voor-stap doornemen handleiding, aangeven accenten, verkennen eventuele probleempunten (neem facilitaire werkzaamheden Tandem: linksom of rechtsom, als er maar eenduidige keuzes worden gemaakt)
Weken 29 tot en met 32 g.
instellingen zelf aan het rekenen, wij bereikbaar bij vragen of knelpunten (in beginsel per mail en telefoon). Waar dat mogelijk is: tussentijdse analyse en validatie ontvangen materiaal
Week 33 h.
validatie-bezoek aan alle zes instellingen: juiste interpretaties gedaan? Doorbelastingen te volgen? Uitgangspunten zuiver gehanteerd? Waardoor zijn opvallende verschillen binnen en tussen de instellingen te verklaren?
i.
opstellen concept-onderzoeksmemo met uitkomsten en voorlopige bevindingen
Week 34 j.
gelegenheid voor wederhoor bij instellingen, nadere validering, fine-tuning cijfers
k.
afronden memo, inclusief inzichtelijke presentatievorm (diagrammen).
3.
Inzet en kosten
Voor dit moment indicatief en afhankelijk van inzet die vanuit de gemeente zou kunnen worden geleverd, in aantallen werkdagen vanuit ons bureau: c. d. e. f. g. h. i. j. k.
2 2 1 3-4 pro memorie, maar reken op 3 3-4 1 2 1
Totaal circa 19 tot 20 werkdagen, die naar mijn idee echt nodig zijn om tot een set werkelijk goed te interpreteren en ook later te gebruiken uitkomsten te kunnen komen – zonder een groot risico te lopen, dat je zowel gedurende het proces maar vooral daarna (rechtstreekse benadering van raadsleden met nadere uitleg …) gedoe met de instellingen krijgt. Om het een beetje leuk te houden en omdat ik het waardeer dat de gemeente Nijmegen ons ook voor dit onderzoek benadert: uitvoering grotendeels door Wil Schelvis, gebruikelijk tarief elders EUR 125, nu zomaar voor de halve prijs, terwijl er toch echt geen opheffingsuitverkoop speelt: budget aldus vast te stellen op EUR 10.000. Sta ons dan wel toe, indien dat naar ons oordeel verantwoord is, zaken intern te laten uitvoeren door de eveneens zeer ervaren, maar als extern boegbeeld wat minder voor de hand liggende collega Gerco van Gelder.
**
Vrijdag nog even telefonisch contact? Mobiel tussen de bedrijven door bereikbaar (0650 – 270 673).
Graag tot binnenkort, groeten, Frank Hordijk 17 juni 2004
Bijlage I:
De tekst van de motie Overhead, aangenomen in de Raad van 26 mei 2004 Motie: Bepaal eerst de overhead, beslis dan pas over bezuinigingen 1e indiener H. van Hooft jr. (SP) De gemeenteraad van Nijmegen in vergadering bijeen op 19 en 26 mei 2004, overwegende dat: § Onduidelijk is hoeveel overhead/bureaucratie de gemeente subsidieert op medewerkers bij De Grift, Acuris, Hera, Passade en de NIM. § Een algemene efficiencymaatregel van 5 procent op het eerste oog haalbaar lijkt, maar op dit moment niet per organisatie onderbouwd is. § Het voor de gemeenteraad op dit moment onmogelijk is te beoordelen in welke mate deze organisaties efficiënter kunnen werken. § Bij het bezuinigingsvoorstel Jongerencentrum Staddijk gebleken is dat gemeente voor 2 fte (72 uur) jongerenwerk/beheer 270.000 euro subsidie aan Tandem geeft (integraal uurtarief van 85 euro per uur voor 1600 uren per jaar) § De totale kosten voor de werkgever per medewerker in het veld (primair proces) gemiddeld zo'n 50.000 euro bedragen. § De overhead voor de jongerenwerkers bij Staddijk op dit moment 170% bedraagt (85.000 overhead op 50.000 kosten). Geeft het college opdracht te onderzoeken hoeveel (procent) overhead / bureaucratie er gesubsidieerd wordt aan De Grift, Acuris, Hera, Passade, NIM en Tandem en de resultaten vóór de vaststelling van de begroting 2005 te rapporteren aan de gemeenteraad. Toelichting: Op basis van het aantal medewerkers (fte’s) in het primaire proces en een gemiddelde totale kostprijs van 50.000 euro per fte (inclusief werkplek) is vrij eenvoudig vast te stellen in hoeverre overige organisatiekosten gesubsidieerd worden. Het percentage overhead geeft een indicatie voor de mogelijkheid om efficiënter te werken en geeft de raad een handvat om gericht door te vragen. Motie unaniem aangenomen
