Directie Algemeen
Ingekomen stuk D17 (PA 16 december 2009)
Stadscontrol
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47 Aan de gemeenteraad van Nijmegen Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum 1Verslag december 2009
Telefoon
(024) 329 91 11
Telefax
(024) 323 59 92
E-mail
[email protected]
Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Th. de Graaf P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic Q400/09.0028670 Arie van Dijk
Onderwerp
Datum uw brief
Boardletter Ernst & Young 2009
Direct telefoonnummer
024 3292475
Geachte leden van de raad,
Aldus vastgesteld in de vergadering van:
Uw raad heeft aan Ernst & Young Accountants de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2009 te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Met ingang van 2008 bereidt de Auditcommissie deze opdracht voor, waarbij voor 2009 een drietal specifieke aandachtpunten is meegegeven: o o o
Het proces en de kwaliteit van de begrotingswijzigingen. De wijze van omgang met de subsidieregeling en de uitvoering daarvan. De voorzitter, De secretaris, De verantwoording van de GSB-prestaties.
In deze brief informeren wij u over de belangrijkste bevindingen van de interim-controle die in de maand oktober 2009 is uitgevoerd door Ernst & Young Accountants. Uit de bevindingen in de boardletter kan de conclusie getrokken dat de interne beheersing in de basis op orde is en dat de interne controlefunctie - en hiermee de mogelijkheid tot zelfonderzoek - weer verder is geprofessionaliseerd. Deze brief informeert u ook over de wijze waarop gevolg wordt gegeven aan deze aanbevelingen. De accountant zal zijn bevindingen op 17 december 2009 in de Auditcommissie nader toelichten. Interim-controle Doel van de interim-controle is te kunnen bepalen welke aanvullende interne controlemaatregelen door de gemeente Nijmegen en welke werkzaamheden tijdens de jaarrekeningcontrole door de accountant nog uitgevoerd dienen te worden. De jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2009 wordt in maart 2010 afgerond. De boardletter is een weergave van de bevindingen en aanbevelingen van de accountant op concernniveau, voortvloeiend uit de interim-controle. De door Ernst & Young uitgevoerde interim-controle is gericht op een effectief ingerichte en goed werkende interne controle op en risicobeheersing van de (financiële) processen. Hiermee wordt een beeld verkregen van de kwaliteit van het zelfcontrolerende vermogen in de organisatie en de mate waarin de (tussentijdse) verantwoordingsinformatie getrouw wordt weergegeven.
www.nijmegen.nl
091123 Brief raad boardletter 2009
1
Gemeente Nijmegen Directie Algemeen Stadscontrol
Vervolgvel
1
Samenvatting bevindingen van de interim-controle 2009 uitgevoerd door Ernst & Young Onze conclusies Uit de interim-controle 2009 concluderen wij met de accountant dat de interne beheersing in de basis op orde is en dat de interne controlefunctie - en hiermee de mogelijkheid tot zelfonderzoek weer verder is geprofessionaliseerd. Wij constateren ook dat een belangrijke stap is gezet voor een efficiënte borging van het rechtmatigheidsbeheer in 2009 door vaststelling van de kadernota inkoop Nijmegen gemeentebreed (KING) en het opzetten van het contractenregister. Onderwerpen die voor 2010 met name aandacht vragen zijn: 1. Het intensief monitoren van de werking van de nu ingestelde inkoopprocedure en het gebruik van het contractenregister. 2. Het professionaliseren van het risicomanagement als onderdeel van de cyclus Begroten en Verantwoorden. Hierbij zal o.a. geboogd worden op de zich steeds verder ontwikkelende auditfunctie in de organisatie. 3. Het monitoren van de resultaten van de nacalculatiefunctie bij het Ontwikkelingsbedrijf en de vastlegging van overwegingen en besluiten bij de herziening van de planexploitaties door opname in het Interne Controleprogramma 2010. Specifieke aandachtspunten op verzoek van de raad. o De accountant constateert dat de kwaliteitsborging van het begrotingsproces en de bijbehorende procedures voldoende gewaarborgd zijn. Mede als gevolg van de verdere verbetering van het maandafsluitingsproces en de daarin opgenomen prognoses verwachten wij - evenals de accountant - dat deze kwaliteitsverbetering tot een zichtbaar resultaat leidt bij de jaarrekening. o De accountant is mede op basis van de door uw raad in 2009 vastgestelde Nijmeegse Kaderverordening Subsidieverstrekking (NKS) de naleving van de interne regelgeving bij meerjarige subsidies nagegaan. Op basis hiervan heeft de accountant geadviseerd om de kaders rondom de bevoegdheden nader te verhelderen en een hardheidsclausule op te nemen in de verordening rondom de afwijkende situaties. Wij zullen in 2010 op dit punt actie ondernemen. o De accountant constateert dat met betrekking tot de verantwoording van het GSB in de organisatie een goed overzicht bestaat van de reeds uitgevoerde en nog uit te voeren werkzaamheden in 2009 en 2010. Tevens zijn afspraken gemaakt met betrekking tot de aanlevering van noodzakelijke, aanvullende informatie. Bevindingen 2009. o Opnieuw constateert de acountant dat er kwaliteitsslagen zijn gemaakt in de opzet en werking van de interne controle. Tot nu toe lag hierbij de focus op het rechtmatigheidsbeheer. Een verdere uitbreiding van interne controle voor doelmatigheidsaspecten behoort vanaf nu ook tot de mogelijkheden. Met de accountant zijn wij van mening dat de uitvoering van interne controle werkzaamheden inzake aanbestedingen en grondexploitaties, mede gezien de omvang van de procesrisico’s, eerder in het jaar moet worden overwogen. Kwaliteit en verdere versnelling van de controle rondom de jaarrekening staan hierbij voorop.
www.nijmegen.nl
091123 Brief raad boardletter 2009
Gemeente Nijmegen Directie Algemeen Stadscontrol
Vervolgvel
2
o
o
o
o
o
Evenals in 2008 constateert de accountant dat op goede wijze wordt geanticipeerd op de mogelijke gevolgen van de kredietcrisis. Zonodig zullen wij bij de vaststelling van de jaarrekening voorzieningen voor deze risico's treffen. Met instemming signaleert de accountant de ontwikkeling van de auditfunctie zoals deze is voorzien in 2010. Een verdere professionalisering van het risicomanagement zal hiervan onderdeel zijn. De accountant constateert dat een belangrijke basis is gelegd voor een efficiënte borging van het rechtmatigheidbeheer inzake aanbestedingen. Wij zullen in 2010 naleving van de gemaakte afspraken intensief laten monitoren. De acountant vraagt aandacht voor de gevolgen van de planwijzigingen in de Waalsprong. Uw raad wordt hierover op separate wijze geïnformeerd. Zonodig zullen wij de betreffende voorzieningen en ramingen aanpassen. De accountant benadrukt, evenals in Boardletter 2008, het belang van nacalculaties bij de planexploitaties van het Ontwikkelingsbedrijf. De nacalculaties worden nog voor het einde van 2009 opgesteld. Wij zijn van opvatting van dat gestructureerde nacalculatie als continu proces een belangrijke succesfactor is voor de bedrijfsvoering van het Ontwikkelingsbedrijf en nemen dit op als extra aandachtspunt voor het interne controleprogramma 2010. Hierbij zal ook worden toegezien op een strikte vastlegging van overwegingen en besluiten van de herziening van de planexploitaties.
Ontwikkelingen. De accountant schetst in de boardletter ook nog een aantal –voor gemeenten- relevante ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen zijn ons bekend waarbij maatregelen reeds in uitvoering danwel in voorbereiding zijn. U wordt hierover op separate wijze geïnformeerd. Over de follow-up van de bevindingen uit deze boardletter zullen wij de raad bij gelegenheid van voor- en najaarsnota zoals gebruikelijk via de Auditcommissie informeren. Wij hopen u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd over de resultaten van de interim-controle en de aanpak die hierop is ingezet.
Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Secretaris,
mr. Th.C. de Graaf
P. Eringa
Aantal Bijlagen: 1
www.nijmegen.nl
091123 Brief raad boardletter 2009
1 11111111 "
Gemeente Nijmegen Boardletter 2009
iJl ERNST & YOUNG Quality In fverything We Do
Ernst & Younlj Accountants LLP Euclideslaan 1
1111
111111111111111111111111111
"""
g]J ERNST & YOUNG
3584 Bl U!retht Poslbus 3053 3502 GB Ulre<:ht
Tel.: +31 (0) 30- 259 2000
Fal: +31 (0) 30 - 259 2800 www.ey.nl
VERTROUWELIJK College van Burgemeester & Wethouders Gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN
JvO/JO/mp/09.1619
utrecht, 20 november 2009
Geacht College,
In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening van de gemeente Nijmegen brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle 2009 bij uw gemeente. Op verzoek van de auditcommissie hebben wij bij onze controle 2009 bijzondere aandacht geschonken aan de volgende aspecten:
• • •
Het proces en de kwaliteit van begrotingswijzigingen De wijze van omgang met de subsidieregelgeving en de uitvoering daarvan De verantwoording van de GSB-prestaties
Wij hebben ons verslag alsvolgt ingedeeld: 1. 2. 3. 4.
Samenvatting bevindingen 2009; Aandachtspunten raad; Bevindingen 2009; Ontwikkelingen.
Met vriendelijk
drs J.W. va
roet.
ostrum RA
Er...I & Y"""II .o.ocounl...u llP I. otn lmót.d liabóily pari......"'. Ç u9~ In Eft'j<1an
1. _I~ I. UomI>OIn POlO'. Road J. l _ ~I nu, Voronl9~ KorWW1'. nun ...., nool"""II~"'l ..... 800n>oI.. lSa. JOll JZ Roltorclam, N.O.rlan~ I. 'IOI.;jl.lroo,d 1>11'" Kam.... n Ko~ Rollordarn O/'ldor ......,,',.. :"'JZ9••• 00> "".. __•••_ .. lijn aIo_•• -...-~on • 00...._ _ lil" QOOopon."d bij 0'1<.1"",
00..
O' ......
,-...tkIl. _
too...oI"'I- .....rin "'pti"~"11''''' ll'.... KooP"O.... IlOllor..'" on lijn In to ~,n "" www.••. n1.
.... Do.. &lol.........
111111111111111111111111111111"""
go ERNST & YOUNG
2
Boardletter 2009
1
Samenvatting bevindingen 2009
Algemeen Bij de uitvoering van onze tussentijdse controlewerkzaamheden richten wij ons op de procesbeheersing. Wij analyseren op procesniveau de beheersingsrisico's. Hierdoor krijgen wij een beeld van de kwaliteit van het zeJfcontrolerende vermogen in de organisatie en de mate waarin de (tussentijdse) verantwoordingsinformatie getrouw wordt weergegeven. Ten aanzien van het vaststellen van de werking van de interne beheersingsmaatregefen is het uitgangspunt dat uw gemeente de werking zelf beoordeelt door het uitvoeren van (steekproefsgewijze) controles. Vervolgens wordt door ons een beoordeling op deze interne controlewerkzaamheden wordt verricht. Tijdens onze tussentijdse controle hebben wij de door uw gemeente uitgevoerde interne controlewerkzaamheden beoordeeld. Ons algemene beeld is dat de kwaliteit van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden verder is verbeterd. Door de centrale aansturing en coördinatie zijn kwaliteitsslagen gemaakt in opzet en uitvoering van het interne controleprogramma. Hiermee is inmiddels een belangrijk kader gecreëerd waarop de komende jaren kan worden doorgebouwd, bijvoorbeeld door het interne controle-instrument uit te breiden met doelmatigheidsaspecten. Een belangrijke uitdaging is gelegen in het zodanig doorontwikkelen van het instrumentarium dat prioriteitstelling en timing van werkzaamheden optimaal samenvallen. In dit kader merken wij op dat ten tijde van onze interim-controle nog geen controlewerkzaamheden op de onderdelen aanbesteding en grondexploitatie zijn uitgevoerd, terwijl dit voor uw gemeente de meest evidente controleonderdelen zijn. Wij zien dit als een logische vervolgstap in een verdere professionalisering van uw zelfcontrolerend vermogen. Wij hebben bij onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat een aantal procesopmerkingen uit 2008 gedurende 2009 tot nadere invulling zijn gekomen. In dit kader noemen wij als voorbeeld onze bevindingen en adviezen ten aanzien van het contractenbeheer. Middels een actualisatie en formalisering van de inkoopprocedure in de kadernota inkoop Nijmegen gemeentebreed(KING) en daarnaast het opzetten van een contractenregister in de applicatie AlerTa is een nadere invulling gegeven aan het contractenbeheer. De belangrijkste uitdaging ligt nu in een consequente toepassing in de praktijk. Hiermee wordt een belangrijke basis gecreëerd voor een efficiënte borging van het rechtmatigheidsbeheer van aanbestedingen.
111111111111111111111111111111"''''
gg ERNST & YOUNG
3
Boardletter 2009
Voor onze belangrijkste procesopmerkingen over 2009 verwijzen wij u naar de paragraaf bevindingen 2009 van deze boardletter. De belangrijkste uitdagingen voor de gemeente Nijmegen liggen. mede gezien onze opmerkingen uit voorgaande jaren, in een verdere beheersing van aanbestedingstrajecten en de risicobeheersing van grondexploitaties in de huidige economische omgeving. De detailbevindingen van de procesbeoordeling zijn per directie in de vorm van een managementletter gerapporteerd en besproken.
Overzicht procesbeheersing In onderstaand schema hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste (bedrijfs- en ondersteunende) processen binnen uw gemeente, waarover wij ons ten tijde van onze tussentijdse controle een oordeel kunnen vormen. Door middel van onderstaand schema hebben wij het risicoprofiel per proces opgemaakt, waarbij de volgende indeling is gehanteerd: 1 Korte termijn actie noodzakelijk, risico voor de jaarrekeningcontrole 2009; 2 Voldoende maar, aandachtspunten; 3 Goed. De blauwe lijn betreft de situatie zoals deze bestond tijdens onze interim-controle over 2008, de groene lijn betreft de situatie over 2009.
~:::::~:~~~~~
Uitvoeren planexploitatie en opsle!lan VGP Inkopen}
Aanbestedingen " '
Verhuur accommodaties
V.","",,,,,,,..
BTW Compensallefonds
=:::j
i§1i~~=~
Begroting en budgetbeheer Treasury
02009 []2008
Belasllngen en leges
ww. WMO Subsiclleverstrekking Parkeergelden Parkeervergunningen Bouwleges Investeringen
o
1
2
3
Door het materiële effect van aanbestedingen verdient dit proces bijzondere aandacht. Terzake verwijzen wij naar de paragraaf bevindingen 2009 van deze boardletter.
1111 11111111111111111111111111
""" .
iJl ERNST & YOUNG
4
Boardletter 2009
2
Specifieke aandachtspunten
Het proces en de kwaliteit van begrotingswijzigingen Tijdens onze interim-controle hebben wij de procedures rondom de totstandkoming van begrotingswijzigingen en de maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging beoordeeld. Wij hebben ons hierbij gericht op diverse aspecten van kwaliteitsborging en de tijdigheid van begrotingswijzigingen. Voorts worden in dit perspectief het onderwerp budgetoverheveling behandeld.
Kwaliteitsborging Binnen het begrotingsproces zijn diverse maatregelen getroffen om de kwaliteit van begrotingswijzigingen te waarborgen. Richtlijnen en procedures rondom kwaliteitsborging zijn vastgelegd in het memo 'Aanleveren College- en Raadsvoorstellen' . Om de kwaliteit van een begrotingswijziging in een vroeg stadium te bewaken beoordeelt de programmadirecteur het voorstel hiertoe. Hierbij vindt toetsing plaats op de inhoud van de begrotingswijzigingen en van toepassing zijnde kwaliteitscriteria. Deze controleslag wordt zichtbaar gemaakt door een paraaf van de programmadirecteur. Nadat een voorstel is aangeleverd, volgt de Concerntoets welke wordt uitgevoerd door de accountmanagers. Ten aanzien van deze toets zjjn tevens kwaliteitscriteria opgesteld. Deze kwaliteitscriteria zijn gestandaardiseerd en vastgelegd in het bovengenoemde memo waarbij onder andere de fjnanciële gevolgen van het voorstel nader worden geanalyseerd. Wij achten de geformuleerde criteria toereikend om een adequate kwaliteitstoets uit te voeren. Wij hebben tijdens onze interim werkzaamheden geconstateerd dat de inhoudelijke toetsing van de geformuleerde kwaliteitscriteria door de accountantmanagers niet in alle gevallen zichtbaar worden gemaakt. Met ingang van 1 april 2009 wordt bij Raads- en Collegevoorsteflen inzicht in de financiële consequenties gegeven met de 'Financiële bijsluiter begrotingswijziging'. De financiële bijsluiter is een weergave van de begrotingswijziging op een hoger abstractieniveau. Hierdoor wordt de transparantie van de financiële effecten van een begrotingswijziging verhoogd. Wij achten dit een goede ontwikkeling.
Tijdigheidasped van begrofingswijzigingen Om de tijdigheid van begrotingswijzigingen te beheersen zijn er een aantal maatregelen getroffen. Deze hebben betrekking op de maandelijkse afsluiting en de procedures rondom de Marap momenten. Maandelijkse afsluiting Binnen de gemeente Nijmegen worden er maandelijks financiële afsluitingen gedaan. Hier vloeit een maandrapportage 'Monitor' per directie uit voort. In de Monitor wordt onder andere een confrontatie weergegeven tussen begroting en realisatie. Eventuele overschrijdingen zijn hierin zichtbaar. Ten aanzien van voortschrijdend inzicht (verwachte overschrijdingen) is er een kolom toegevoegd waarin de verplichtingen zijn opgenomen. De monitor wordt besproken met directiecontroller en vervolgens als vast agendapunt in het MT. Vervolgens wordt de monitor vanuit de MT-leden besproken in de afdelingslijnen.
1111111111111111111111111111111"'"
ËlJ ERNST & YOUNG
5
Saardletter 2009
Marap Binnen de gemeente Nijmegen zijn er twee marap momenten (voor- en najaarsnota). In het totstandkomingproces van de maraps worden er verantwoordingsgesprekken gevoerd met de verschillende directies. Hierbij vormen de bevindingen uit de maandrapportages de basi.s. Bij
de verantwoordingsgesprekken wordt kritisch gekeken naar de ontwikkelingen op product niveau (begroot 2009. realisatie tot op marapmoment. prognose tot einde jaar, structureel) Eventuele afwijkingen dienen door de directie te worden verklaard. Naar aanleiding van deze analyse wordt een begrotingswijziging opgesteld. Dit proces, inclusief vastlegging van de analyses op productniveau, wordt vastgelegd in het boekwerk "Marap, besluitvorming & afspraken". Tav de tijdigheid is bij marap 1 (voorjaarsnota) en marap 2 (najaarsnota) in interne werkinstructies expliciet aangedrongen op de melding van overschrijdingen en de doorwerking naar de jaarrekening 2009. Hierdoor dient te worden bewerkstelligd dat dit jaar de afwijkingen minder groot zijn, en derhalve scherpere prognoses worden gemaakt van het verwachte resultaat per jaareinde. Wij zijn van mening dat voldoende beheersingsmaatregelen zijn getroffen om de tijdigheid te kunnen realiseren.
Budgetoverheveffng In de interne instructie voor de budgetoverhevelingen 2009-2010 is explicieter aandacht gevraagd voor de verantwoording van overheveling waaruit moet blijken dat geen sprake is van een structurele besparing. Om de uitvoering van investeringen te versnellen is de beleidslijn uitgezet om al bij de Najaarsnota te bepalen welke restantkredieten worden overgeheveld naar het volgend kalenderjaar. Voordeel is dat voor het einde van het jaar de Raad hierover een besluit kan nemen, waardoor al vanaf januari 2010 de over te hevelen kredieten beschikbaar zijn. Hierbij dienen de effecten van de economische crisis expliciet in beeld worden gebracht door de verschillende directies. Bij het opmaken van de jaarrekening vindt in principe geen overheveling meer plaats.
Conclusie/samenvatting Op basis van ons onderzoek gericht op de procedures en kwaliteitsborging rondom begrotingswijzigingen concluderen wij dat voldoende kaders aanwezig zijn om een juiste procesgang en kwaliteitsniveau te bewerkstelligen. Binnen de procedures zijn voldoende toetsmomenten aanwezig, waarbij uitdrukkelijke kwaliteitsnormen zijn gesteld. Ten aanzien van de tijdigheid van begrotingswijzigingen zijn mede in relatie tot onze bevindingen uit 2008 aanvullende maatregelen getroffen. Naar aanleiding van de bevindingen uit onze interne controlewerkzaamheden merken wij op dat niet in alle gevallen een zichtbare toets wordt uitgevoerd. Hierop is inmiddels intern actie ondernomen. Wij zijn van mening dat de energie die gestoken is in de verbetering/aanscherping van de procedures rondom begrotingswijzigingen bij de jaarrekening 2009 tot zichtbaar resultaat moet komen. Hieromtrent zullen wij u separaat informeren.
111111111111111111111111111111"""
go ERNST & YOUNG
6
Boardletter 2009
De wijze van omgang met de subsidieregelgeving en de uitvoering daarvan Ons is verzocht bij de controle specifiek aandacht te besteden aan de naleving van interne regelgeving bij meerjarige subsidies. Ten aanzien hiervan zijn wij het volgende nagegaan: Welke interne regelgeving is van toepassing op meerjarige subsidies? Aan welke instellingen worden meerjarig subsidies verstrekt? Zijn subsidies die meerjarig worden verstrekt ook als meerjarige subsidies zijn aangemerkt? Voldoen meerjarige subsidies aan interne regelgeving? In 2009 is de Algemene Subsidieverordening (ASV) vervangen door de Nijmeegse Kaderverordening Subsidieverstrekking (NKS). Jn de NKS is in bijlage 1 een overzicht opgenomen van 17 instellingen waarbij de Raad het bevoegde orgaan is voor het nemen van besluiten over subsidies. Van deze instellingen hebben wij de looptijd van de subsidies beoordeeld op basis van onderliggende beschikkingen. Hierbij is vastgesteld dat aan de volgende 5 instellingen door het college eenjarige subsidies worden verstrekt:
•
Mensec
•
NIM
•
Iriszorg Hera Triavium
• •
Ons is medegedeeld dat de intentie bestaat om de subsidiestromen aan voornoemde instellingen binnen afzienbare termijn om te zetten in meerjarige subsidies. In een brief van 29 september 2009 (L130109.0023993) is de Raad hierover geïnformeerd. Wij merken op dat de bevoegdheden binnen de subsidieverordening rondom de verstrekking van grote danwef meerjarige subsidies niet eenduidig is. Enerzijds wordt in de toelichting op de subsidieverordening gesproken over grote subsidies, anderzijds in de bijlage bij de verordening over meerjarige subsidies. Hierdoor is de bevoegdheid rondom de subsidieverstrekking aan voorgenoemde instellingen niet helder vastgesteld. Een mogelijke interpretatie in onderhavige casus is derhalve dat formeel is afgeweken van de verordening, maar dat de raad hieromtrent geïnformeerd is. Een belangrijk leeref1ect rondom de nieuwe subsidieverordening is gelegen in het verhelderen van de kaders rondom de meerjarige subsidies en het desgewenst opnemen van hardheidsclausules. Naar aanleiding van het bovenstaande hebben wij het volgende geadviseerd: · Oe kaders rondom de bevoegdheden en de subsidievorm van bijlage 1 nader te verhelderen: - Voor de instellingen opgenomen in bijlage 1 van de NKS waaraan (vooralsnog) eenjarige subsidies worden verstrekt - voor de volgende jaren· meerjarige subsidieafspraken te maken conform de NKS; - Hardheldsclausulus op te nemen in de verordening rondom afwijkende situaties.
11111111111111111111111111111111"'"
gjJ ERNST & YOUNG Boardletter 2009
De verantwoording van de GSB·prestaties In het kader van GSB-IH heeft de gemeente Nijmegen via drie brede doeluitkeringen bijdragen van het Rijk gekregen. De genoemde regelingen zijn onderdeel van SiSa en dienen te worden opgenomen in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening. De regelingen lopen van 2005 tot en met
2009. Dat betekent dat in de jaarrekening 2009 naast de jaarlijkse verantwoording over de rechtmatige besteding van middelen (financiële verantwoording), ook verantwoording moet
worden afgelegd over de behaalde prestaties (inhoudelijke verantwoording). De regelingen binnen GSB-III kunnen worden onderverdeeld in drie peilers: Fysiek Sociale Integratie & Veiligheid (SIV) Economie In het kader van de interim-controle 2009, gelet op het feit dat in de jaarrekening 2009 de prestaties moeten worden verantwoord, is heeft uw organisatie ons verzocht reeds zoveel mogelijk een uitspraak te doen over de deugdelijke totstandkoming van de prestatieverantwoording. De met het Rijk overeengekomen doelstellingen zijn over het algemeen voorzien van een nulmeting (uit 2004/2005) en een beoogd stedelijk resultaat per 31 december 2009. Diverse doelstellingen kennen meerdere prestatie-indicatoren. Wij hebben alle prestatie-indicatoren betrokken in onze interim-controle. Hierna informeren wij u over onze belangrijkste bevindingen. Een uitwerking op detailniveau Îs door ons aan de ambtelijke organisatie beschikbaar gesteld. In onderstaand schema is per brede doeluitkering allereerst aangegeven van hoeveel indicatoren de deugdelijke totstandkoming reeds akkoord is bevonden. Van de indicatoren waarbij de deugdelijke totstandkoming nog niet is vastgesteld is een onderverdeling gemaakt tussen indicatoren waarbij nog aanvullende interne werkzaamheden door de gemeente Nijmegen dienen te worden uitgevoerd danwel indicatoren waarbij aanvullende informatie van externe instellingen noodzakelijk is.
sou
F slek SIV Economie
Wij hebben door middel van procesbeschrijvingen en gesprekken met betrokken ambtenaren vastgesteld hoe de te verantwoorden prestatie-indicatoren tot stand komen. Daarbij hebben
7
1111111111111111111111111111111"'"
gg ERNST & YOUNG Boardletter 2009
wij beoordeeld welke werkzaamheden inmiddels zijn uitgevoerd en welke werkzaamheden in 2009 en 2010 nog uitgevoerd moeten worden. Hierbij hebben wij bij een aantal indicatoren aangeven dat aanvullende interne werkzaamheden noodzakelijk zijn. teneinde de deugdelijke totstandkoming vast te kunnen stellen. Voor andere indicatoren hebben wij de deugdelijke totstandkoming nog niet kunnen beoordelen omdat aanvullende informatie van externe instellingen (soms met betrekking tot meerdere deelindicatoren) over het boekjaar 2009 benodigd is. In het laatste geval kan de deugdelijke totstandkoming pas in 2010 worden vastgesteld.
Wij hebben ten aanzien van de GSB-indicatoren waarvan de deugdelijke totstandkoming nog niet is vastgesteld geadviseerd om: - tijdig interne afspraken te maken indien aanvullende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om de deugdelijke totstandkoming vast te kunnen stellen. - tijdig afspraken te maken met externen (betrokken instellingen) indien nog aanvullende externe informatie - voorzien van een accountantsverklaring - noodzakelijk is. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het tijdpad van het opstellen van de jaarrekening 2009. Wij hebben met uw organisatie afgestemd periodiek de voortgang in bovenstaande werkzaamheden te monitoren.
8
1111111111111111111111111111111"'"
S!J ERNST & YOUNG
9
Boardletter 2009
3
Bevindingen 2009
Opzet en planning interne controle Tijdens onze tussentijdse controle hebben wij de door uw gemeente uitgevoerde interne controlewerkzaamheden beoordeeld. Ons algemene beeld is dat de kwaliteit van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden verder is verbeterd ten opzichte van vorig jaar waarbij tevens meer werkzaamheden intern zijn uitgevoerd. Tevens zijn kwaliteitsslagen in het interne controle-instrument aangebracht door kritisch te kijken naar de opzet. Op basis hiervan zijn uitgangspunten rondom de inrichting en uitvoering bepaald.
Een gedeelte van de intern uit te voeren werkzaamheden zal nog in het tijdspad naar de jaarrekeningcontrole 2009 worden uitgevoerd. Hieronder vallen ook de processen inzake aanbestedingen respectievelijk de grondexploitatie waarbij ervoor gekozen is om de interne controlewerkzaamheden later in het boekjaar uit te voeren. Inzake aanbestedingen is gekozen voor een later controlemoment omdat de tekortkomingen in het proces bekend zijn en daarop acties zijn ondernomen. Vanuit deze optiek zou een tussentijdse (gegevensgerichte) controle weinig toegevoegde waarde hebben. Bij de grondexploitatie is in overleg met de directie besloten de interne controle eenmaal per jaar uit te voeren waarbij de VGP van september als uitgangspunt wordt genomen. Doordat deze voorafgaande aan de interim-controle nog niet was vastgesteld zijn nog geen interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Beide processen kunnen vanuit de procesrisico's als cruciaal voor de gemeente Nijmegen worden beschouwd. Mede vanuit de gevolgen van de kredietcrisis - voor de grondexploitatie en onze bevindingen uit 2008 - aanbestedingen - is het aan te bevelen om reeds gedurende het verantwoordingsjaar bevindingen te hebben omtrent beide processen.
Wij adviseren u om te beoordelen in hoeverre er mogelijkheden bestaan de interne controle werkzaamheden inzake aanbestedingen en de grondexploitatie(deels) eerder in het jaar plaats te laten vinden.
1111111111111111111111111111111"'"
gjJ ERNST & YOUNG
10
Boardletter 2009
Financiële economische ontwikkelingen De economische crisis duurt vooralsnog voort en veel gevolgen daarvan zijn al reeds merkbaar. De slechte economische vooruitzichten hebben ook consequenties voor de gemeentelijke huishouding. De VNG heeft in een brief van 17 december 2008 haar leden geïnformeerd over deze consequenties, bijvoorbeeld een daling van de inkomsten uit azs en bouwleges als gevolg van de daling van de huizenprijzen en het bouwvolume. In onze boardletter 2008 somden wij enkele concrete (mogelijke) financiële consequenties voor u op. Gezien de omvang van de crisis en de verwachting dat deze nog een langere periode kan aanhouden herhalen wij deze opmerkingen om het belang van een tijdige inschatting hiervan te benadrukken. Wij merken overigens op dat u adequate maatregelen heeft getroffen om de crisis blijvend te monitoren (crisisbrieven, monitor. strategisch beraad): • • • • • • •
Daling van de bijdrage uit het gemeentefonds als gevolg van een lagere stijging van de loon- en prijsontwikkeling dan eerder geraamd; Toename van de bijstandsuitgaven als gevolg van een stijging van het aantal uitkeringsgerechtigden; Hogere rentekosten en lagere opbrengsten uit bouwgrondexploitaties als gevolg van uitstel van projecten en dalende grondprijzen; Lange termijnfinanciering van projecten wordt duurder; banken verstrekken minder snel en tegen hogere lasten kredieten; Dividendopbrengsten zullen lager zijn dan in het verleden en lager dan in de begroting voorzien; Mogelijke financiële problemen bij verbonden partijen kunnen leiden tot een beroep op financiële ondersteuning bij gemeenten; Gunstige aanbestedingsresultaten bij voorgenomen investeringen door toename concurrentie bij aanbieders. Stijging van de pensioenpremies als gevolg van de slechte beleggingsresultaten gerealiseerd door pensioenmaatschappijen.
Wij zijn van mening dat door de interne acties op goede wijze wordt ingespeeld op de gevolgen van de financiële crisis. Wij zullen beoordelen of de risico's toereikend in de jaarrekening zijn verwerkt dan wel worden toegelicht. RJsicomanagement Mede gezien de economische ontwikkelingen is risicomanagement momenteel onverminderd van belang voor een professioneel functionerende organisatie. Ook binnen uw organisatie blijft risicomanagement onderwerp van gesprek. In 2007 is een eerste aanzet verschenen voor een gemeentebreed traject op het gebied van risicomanagement. Momenteel loopt binnen uw organisatie een oriëntatietraject waarbij de wijze en vorm van een verdere verdiepingsslag wordt beoordeeld. Belangrijk hierbij is de mogelijke combinatie van risicomanagement met de invulling van de auditfunctie vanaf 2010, waarbij idealiter een dubbel spoor wordt gelopen. Gezien de verdere ontwikkeling van het zelfcontrolerend vermogen in 2009 zien wij de combinatie van interne controle en risicomanagement in 2010 als uitdaging. Deze combinatie van beheersingsaspecten binnen de auditfunctie leidt tot een bredere oriëntatie dan alleen financial cant rol en is in onze beleving een goede ontwikkeling.
1111111111111111111111111111111"":'
gjJ ERNST & YOUNG
11
80ardletter 2009
Aanbestedingen In de afgelopen jaren is geconstateerd dat met betrekking tot de beheersing van aanbestedingstrajecten belangrijke tekortkomingen en onvolledig heden in de administratie organisatie en interne controle aanwezig zijn. Middels een actualisatie en formalisatie van de inkoopprocedure in de kadernota inkoop Nijmegen gemeentebreed(KING) en het opzetten van een contract register in de applicatie AlerTa is een nadere invulling gegeven aan het contractenbeheer. Hiermee wordt een belangrijke basis gecreëerd voor een efficiënte borging van het rechtmatigheidsbeheer inzake aanbestedingen. De directie Stads bedrijven heeft hierbij een kaderstellende regiefunctie. Door een decentrale inkoop ligt de verantwoordelijkheid voor het opnemen van contracten in het contractenregister in beginsel bij de verschillende directies. Het is van belang te bewaken dat de afzonderlijke directies hierin hun verantwoordelijkheid nemen. Doordat nog geen interne controlewerkzaamheden zijn uitgevoerd inzake aanbestedingen bestaat intern op dit moment nog geen goed inzicht in de naleving van de (europese)aanbestedingsrichtlijnen. Wij benadrukken het belang van het opzetten en gebruik van het contracten register. Nadat de volledigheid van het contracten register kan worden vastgesteld dient een invulling te worden gegeven aan het contractmanagement. Hieronder valt het monitoren van de afloop van contracten en het tijdig initiëren van een nieuwe offerte en/of aanbestedingsprocedure. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor de aangestelde lead buyers die gemeentebreed de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkopen dienen te waarborgen. Nadat het contracten beheer nader is ingevuld kan bij de aanpak van de interne controle op aanbestedingen ook worden gesteund op het contractenregister. Complex Waalsprong Ten behoeve van het complex Waalsprong zijn belangrijke besluiten genomen in het kader van de verkeersstructuur en de dijkteruglegging. Hierdoor is een herijking van de totale financiële uitgangspunten noodzakelijk. In afwachting van een raadsbesluit hieromtrent heeft nog geen herevaluatie plaatsgevonden van de ramingen en de voorziening. Uit navraag hebben wij vernomen dat de op korte termijn hieromtrent een voorstel in de Raad wordt behandeld. Wij adviseren u, indien noodzakelijk. de voorzieningen en ramingen met betrekking tot complex Waalsprong overeenkomstig het raadsbesluit aan te passen. Grondexploitatie In onze board letter 2008 hebben wij opgemerkt dat na afronding van grondexploitaties nog niet op gestructureerde wijze een nacalculatie wordt uitgevoerd. Hierbij hebben wij aangegeven dat door middel van een nacalculatie inzicht kan worden verkregen (en worden vastgelegd) in voorkomende afwijkingen en achterliggende oorzaken. Jn het kader van het lerend vermogen van de organisatie zien wij de uitvoering van nacalculaties als belangrijke aanvulling. Uit navraag hebben wij vernomen dat deze eind 2009 zullen worden opgesteld. Wij beoordelen deze calculaties tijdens onze jaarrekeningcontrole.
111111111111111111111111111111"""
S!J ERNST & YOUNG
12
Boardletter 2009
In 2008 hebben wij daarnaast geconstateerd dat van de overlegmomenten bij herziening van grondexploitaties geen gestructureerde notities van overwegingen en besluiten worden gemaakt. Voor een efficiëntie interne controle is het van belang dat dergelijke vastleggingen worden geïntroduceerd. uit navraag hebben wij vernomen dat dit als aandachtspunt is meegenomen bij het opstellen van de VGP september 2009. Wij hebben geadviseerd om bij de nog uit te voeren interne controlewerkzaamheden de toepassing van voorgenoemde verbeteringen te toetsen.
111111111111111/111111111111111"""
Ë11 ERNST & YOUNG
13
Boardletter 2009
4
Ontwikkelingen
Hieronder zijn een aantal actuele ontwikkelingen voornamelijk op het gebied van (voorgenomen) wijzigingen in externe regelgeving, weergegeven.
Aanbeveling Wij adviseren, voor zover nog niet bekend, kennis te nemen van onderstaande actuele ontwikkelingen en na te gaan in hoeverre en op welke wijze deze mutaties van invloed zullen zijn op gemeente Nijmegen
4.1.1 Wijzigingen in de wet FIOD Per 1 januari 2009 is de wet FIOD op onderdelen veranderd. De belangrijkste wijzigingen zijn: Aanscherping mogelijke maatregelen bij dreigende overschrijding EMU·norm;
1. 2.
Grondslag bepaling renterisiconorm gewijzigd;
3. 4. 5.
Einde hypotheekverstrekking aan eigen personeel; Versoepeling toezicht op de kasgeldlimiet; Opname financieringsfunctie in verordening 212 niet langer verplicht.
Vooralsnog worden deze wijzigingen door de gemeente nageleefd.
4.1.2 Invoering van de WASD uitgesteld De minister van VROM heeft besloten om de invoering van de WABO uit te stellen tot in ieder geval 1 april 2010. Het uitstel is het gevolg van een moeizaam verlopend voorbereidingstraject. Oe kern van deze nieuwe wet is het integreren van de huidige vergunningen op het gebied van bouwen, wonen, ruimte. natuur en milieu tot één omgevingsvergunning. De introductie van de WABO zal leiden tot wijzigingen in de beheersorganisatie (oprichten van één loket. inrichten van front - en backoffice, aanpassen van de bestaande processen en procedures, beïnvloeding van de organisatiecultuur, aanpassen ICT-huishouding). Door de integratie van vergunningen is het de bedoeling de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren tegen lagere kosten.
4.1.3 Het Participatiebudget Vanaf 2009 is het Participatiebudget voor gemeenten geïntroduceerd. Het Parlicipatiebudget is één specifieke uitkering voor gemeenten, bestaande uit de gemeentelijke middelen voor volwasseneneducatie (OCW), inburgeringvoorzieningen (WWI) en reïntegratie (SZW). Met deze ontschotting worden bestaande gemeentelijke op parlicipatiebevordering gerichte geldstromen gebundeld en gestroomlijnd. Doel hiervan is een grotere beleidsvrijheid en minder administr.atieve lasten voor gemeenten. Gemeenten ontvangen van het Rijk één participatiebudget. met hieraan gekoppeld één verantwoording aan het Rijk. Mogelijk bent u voor deze gegevens afhankelijk van derden. U zult enerzijds bij het maken van afspraken voor het jaar 2010 met derden alert dienen te zijn op de juiste informatievoorziening en anderzijds uw eigen informatievoorziening mogelijk moeten aanpassen. Tevens wijzen wij u op de gewijzigde verantwoordingsvoorschriften inzake het Participatiebudget.
4.1.4 Kadernota rechtmatigheid 2009
1111111111111111111111111111111"""
Ë!1 ERNST & YOUNG
14
Boardletter 2009
In juli 2009 is de kadernota voor 2009 van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) verschenen. Er is dus voldoende tijd om voor 2009 nog rekening te houden met de hierin opgenomen wijzigingen ten opzichte van de vorige kadernota. Los van enkele kleine tekstuele aanpassingen. is voor het volgende onderwerp een nieuwe paragraaf aan de kadernota toegevoegd:
4.1.4.10nroerend zaak transacties en staatssteun Voor gemeenten is de staatssteun regelgeving van de Europese Unie (EU) aan de orde. Deze regelgeving is onder andere relevant wanneer het gaat om onroerende zaak transacties. Kernvraag voor het rechtmatigheidoordeel bij de jaarrekening is of in de dagelijkse praktijk inzake deze transacties sprake is van staatssteun en wat de mogelijke aandachtspunten van de gemeente en/of de accountant in deze zijn. Het PRPG heeft in een notitie aangegeven hoe gemeenten en de accountant met mogelijke staatssteun bij onroerend zaak transacties moeten omgaan.
Het gaat in essentie om het bepalen van een marktconforme prijs bij de verkoop van kavels grond of van gebouwen. Staatssteun treedt op als grond of een gebouw wordt verkocht tegen een lagere dan marktconforme prijs. De Europese Commissie (EC) heeft haar beleid omtrent staatssteun en grondtransacties uitgelegd in een Mededeling. In de Mededeling gaat de EC in op de wijze van prijsvorming bij deze transacties. Concreet wordt hiervoor een tweetal mogelijkheden toegestaan die, naar de mening van de EC, zekerheid geven over het vaststellen van een marktconforme prijs en daarmee het voorkomen van staatssteun. Deze twe·e methoden om de marktconforme prijs vast te stellen zijn: en veiling (1) en een onafhankelijke taxatie (2). Indien taxaties worden gebruikt is uiteraard het doel waarvoor de taxatie is uitgevoerd hierbij van belang. In principe moet het doel van de taxatie waardebepaling ten behoeve van de verkoop van grond/een gebouw zijn. De taxaties in het kader van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) zijn bruikbaar als onafhankelijke taxatie.
