2008. (X. 22.) FVM rendeletben meghatározott. an 21 Pályázatírási ismeretek című képzéshez

KÉPZÉSI PROGRAM a 139/2008. (X. 22.) FVM rendeletben meghatározott an 21 Pályázatírási ismeretek című képzéshez A képzési program kódszáma: an21 A képzési program megnevezése: Pályázatírási ismeretek című képzés A képzés során megszerezhető kompetencia: - EU források, EU alapok - A projekt fogalma, felépítése, projekt menedzsment - Üzleti terv szerepe a pályázatírásban - Tervezési technikák - Pályázatok formai és tartalmi követelményei - Közbenső ellenőrzések - Pályázatírási praktikák - Pályázatok bírálata, döntéshozatal - A sikeres pályázatok megvalósítása, elszámolások, beszámolók A képzésen való részvételhez javasolt előképzettség: - iskolai alapképzettség 8 vagy 10 osztály - ……………………………………………… szakképesítés, végzettség A képzés óraszáma: - elmélet: 22 óra - gyakorlat: - óra A képzés módja: csoportos képzés (csoportlétszám legfeljebb 30 fő) A képzés tematikája és óraterve: Sorszám 1. 2. 3. 4.

Témakör EU források, EU alapok A projekt fogalma, felépítése, projekt menedzsment Üzleti terv szerepe a pályázatírásban Tervezési technikák

elméleti gyakorlati óraszám óraszám 22

„Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

-

1

5. 6. 7. 8. 9.

Pályázatok formai és tartalmi követelményei Közbenső ellenőrzések Pályázatírási praktikák Pályázatok bírálata, döntéshozatal A sikeres pályázatok megvalósítása, elszámolások, beszámolók

-

A képzési program részletes tematikája (oktatási segédlet szintjén)

1.-9. téma: Pályázatírási ismeretek (szerző: Rakaczky István) AZ EU TÁMOGATÁSI RENDSZERE A strukturális alapok és a regionális politika

Az Európai Unió belső piacának erejét 2007. január 1.-től - amikor újabb 2 taggal bővült (Románia és Bulgária) - már 27 tagállam, és ennek közel 500 millió lakosa adja. Azonban nem minden európai lakos élvezi ugyanazokat az előnyöket és sikerük esélyei sem egyformák társadalmi-gazdasági vonatkozásban. A különbségeket a lakóhelyek eltérő jellemzői, tulajdonságai adják. Ebben a helyzetben a társadalmi és gazdasági kohézió jelentős szerephez jut, ugyanakkor - az 1993-ban életbe lépett Maastricht-i szerződés szerint - ez az Európai Unió fő célkitűzése is. Ahogyan az Európai Közösség Szerződése fogalmazza, a kohézió az Európai Unió "általános harmonikus fejlődését" támogatja és a "régiók fejlettségi szintje közötti különbségeket és a hátrányos helyzetű területek fejlődésének hiányosságait" kívánja csökkenteni. Az Európai Unió kohéziós politikája mindenekelőtt a szolidaritás politikája. Az 1958-as Római Szerződés még nem tesz említést a Strukturális Alapokról vagy közösségi regionális politikákról. Csak az 1970-es évek után - amikor az Unió gazdasági válsággal és az első bővítéssel szembesült - fordult a figyelem a régiók problémái felé, és ekkor születtek az első javaslatok egy ilyen jellegű politika kidolgozása érdekében. A Strukturális Alapok olyan pénzügyi eszközök, amelyeken keresztül az Európai Unió a régiók közötti társadalmi és gazdasági különbségek felszámolását segíti, a gazdaságitársadalmi kohézió megvalósítása érdekében. Az Európai Unió társadalmi-gazdasági kohéziós politikájának a 2007-2013 közötti időszakban három fő célkitűzése van: 1. Konvergencia, mely célkitűzést a Kohéziós és Strukturális Alapok teljes költségvetésének 80%-val finanszírozzák azokban a tagállamokban, ahol az 1 főre eső GDP kisebb, mint az EU átlag 75%-a és amelyek besorolhatóak az ún. "statisztikai effektusba" (ide tartozik az összes 2004 után belépett tagország). 2. Regionális versenyképesség és a munkaerő foglalkoztatása, mely célkitűzést a Kohéziós és Strukturális Alapok teljes költségvetésének 15%-val finanszírozza az EU


2

azokban a tagállamokban, amelyek a konvergencia célkitűzés alapján nem támogathatók. 3. Európai területi együttműködés, mely 5%-os finanszírozásban részesül, és a határ menti és regionális együttműködést támogatja. A 2007-2013 közötti időszakban a következő három alapot ismerjük: Strukturális Alapok (zárójelben a maximálisan megállapított támogatási arányok) az Európai Regionális Fejlesztési Alap - ERFA: 1975-ben jött létre, a gazdasági szempontból hátrányos helyzetű régiók támogatását szolgálja, elsősorban termelő beruházások, infrastruktúra és a kisvállalkozások fejlesztését segíti az Európai Szociális Alap - ESZA: 1960-ban jött létre, elsődlegesen a szakképzés és a foglalkoztatás ösztönzését hivatott támogatni; ezen kívül segítséget nyújt az 1., 2., célkitűzések megvalósításához a Kohéziós Alap - KA: az integráció regionális és szociális különbségeinek mérséklését szolgálja. (85% az összes költségnek, vagy 80%-a a támogatható költségeknek) és két kiegészítő cselekvést: Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap - EMVA: 1962-ben jött létre, a mezőgazdasági struktúraátalakítás és vidékfejlesztés támogatását szolgálja Európai Halászati Alap - EHA: 1993-tól működik a halászati ágazat működésének segítésére. Az Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) támogat: Munkahely-teremtő vagy megtartó termelő beruházásokat, infrastrukturális beruházásokat, különös tekintettel a közlekedési, kommunikációs és energetikai infrastruktúrára, valamint a városi és vidéki területek regenerációjára, helyi fejlesztési és foglalkoztatási kezdeményezéseket, a kis- és középvállalkozások tevékenységét, a régiók strukturális alkalmazkodását segítő oktatási és egészségügyi beruházásokat. Az Európai Szociális Alap (ESZA) célterületei a munkanélküliség megelőzéséhez és csökkentéséhez, a humán erőforrás fejlesztéshez és a társadalmi integrációhoz kapcsolódóan: az aktív munkaerő-piaci politikák támogatása, az esélyegyenlőség ösztönzése a munkaerőpiachoz való hozzáférés tekintetében, az oktatás, képzés, tanácsadás támogatása az élethosszig tartó tanulás ösztönzése érdekében, az innováció, alkalmazkodó készség és a vállalkozói szellem ösztönzése, külön intézkedések a nők munkaerőpiachoz való hozzáférésének javítására. Az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap (EMVA) által támogatható tevékenységek a vidékfejlesztés területén: agrárgazdaságokba történő beruházás, mezőgazdasági termékek feldolgozásának és értékesítésének a javítása, fiatal gazdálkodók indítása, „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

3

-

képzés, vidéki térségek beilleszkedésének és fejlődésének az elősegítése.

Az Európai Halászati Alap (EHA) feladatai: a halászati erőforrások és hasznosításuk közötti fenntartható egyensúly megteremtésének segítése, a versenyképesség és az életképes vállalkozások fejlődésének erősítése az ágazatban, a halászati termékek kínálatának és hozzáadott értékének javítása, a halászattól és az aquakultúrától függő térségek revitalizációja. Kohéziós Alap: Kohéziós Alap a környezetvédelem és a transzeurópai hálózatok területén történő intervenciókhoz járul hozzá. A Kohéziós Alap olyan tagállamokra vonatkozik, melyek bruttó nemzeti jövedelme (GNI) kevesebb, mint a közösségi átlag 90%-a. A jelenlegi statisztikák alapján, a Kohéziós Alap a 10 új tagállamra, valamint Görögországra és Portugáliára vonatkozik. A jövőben a Kohéziós Alap az ERFA mellett hozzá fog járulni a decentralizált módon irányított többéves beruházási programokhoz. A Strukturális Alapok működtetése

1. Az ET (Európai Tanács) határozza meg a strukturális alapok költségvetését és azok felhasználását; azaz az EU minden tagja az EB (Európai Bizottság) és az EP (Európai Parlament) által egyeztetett javaslat alapján hoz döntést. A strukturális alapokat országonként és elsőbbséget élvező célkitűzésként különítik el. A Bizottság a tagállamokkal egyeztetve határozza meg, hogy milyen területek élveznek előnyt. Ehhez a Bizottság meghatározott tematikus irányvonalakat javasol. 2. E határozatok alapján a tagállamok megfogalmazzák javaslataikat és tervet állítanak össze belőlük, hogy támogassák a nehézségekkel küzdő területeket és a hátrányos helyzetű társadalmi csoportokat, figyelembe véve a Bizottság tematikus útmutatásait. A terv összeállításában részt vesznek a gazdasági és társadalmi partnerek is. 3. Az összeállítást követően a terveket benyújtják az Európai Bizottságnak 4. Valamennyi tagállam egyezteti a Bizottsággal a dokumentumok tartalmát, és a végrehajtásához szükséges nemzeti és közösségi pénzeszközöket. 5. Amikor a két fél minden kérdésben egyetértésre jut, a Bizottság elfogadja az összeállított terveket és programokat. Előleget ad a tagállamnak, hogy el tudja kezdeni az elfogadott terv végrehajtását. 6. A nemzeti és regionális hatóságok autonóm módon döntenek a programok részleteiről, a nemzeti terv részleteiről. Ezt már nem egyeztetik a Bizottsággal, hanem az anyagot tájékoztatásként megküldik a Bizottságnak. A hazai illetékes hatóságok a saját elképzelésük alapján indítják el a programokat. A programok ezzel az operatív szakaszba lépnek. 7. Az egyes programok igazgatásáért felelős hatóságok a célok megvalósítására pályázatokat írnak ki, és a céloknak leginkább megfelelő projekteket kiválasztják, majd a döntésről tájékoztatják az érintetteket. 8. A kiválasztott szervezetek megvalósítják projektjeiket. „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

4

9. A felelős hatóságok rendszeresen felügyelik a nemzeti, régiós és egyéb szakspecifikus programok előrehaladását a támogatásfelügyeleti bizottságok segítségével, melyekben a különböző partnerek képviseltetik magukat. Az illetékes szervezetek a megadott idő-pontokban tájékoztatják az EB-t az előrehaladásról, és igazolják, hogy a pénzfelhasználás az uniós elvek szerint történik. A Bizottság megvizsgálja a létrehozott ellenőrzési rendszereket, helyszíni ellenőrzéseket végez, és megfelelőség esetén folyósítja a támogatás aktuális részét. Az NFT felépítése, tartalma A II. Nemzeti Fejlesztési Terv: az "Új Magyarország Fejlesztési Terv" Magyarország 2007 és 2013 között az EU kohéziós politikája keretében fejlesztési forrásokra jogosult, amelyet a hazai társfinanszírozás és a magántőke is kiegészít. Az Európai Unió költségvetésének kohéziós politika fejezetéből a 2007-2013-as időszakra 22,4 milliárd euró uniós forrás áll a rendelkezésünkre. Ezt kiegészíti a magyar állami hozzájárulás, amely a teljes felhasználható keret 15%-át teszi ki, így összesen 26,2 milliárd eurót fordíthatunk fejlesztésekre. Ezt egészíti ki az Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alap (EMVA), valamint az Európai Halászati Alap közel 1200 milliárd forintnyi forrása. E források kiegészülnek még a fejlesztéseket megvalósító szervezetek (vállalkozások, önkormányzatok, nonprofit szervezetek) saját forrásnak tekinthető ráfordításaival, így összességében e keretnél még nagyobb volumenű fejlesztések valósulhatnak meg. A rendelkezésre álló pénzösszegek lehívásához az Európai Unió számára egy tervet kellett készíteni - ez az Új Magyarország Fejlesztési Terv -, mely részletekre lebontva tartalmazza azokat a célokat, stratégiákat, súlypontokat, prioritásokat, és konkrét intézkedési javaslatokat is, melyek mentén pályázatok nyújthatók majd be az illetékes hatóságokhoz. Az e tervben megfogalmazott célok eléréséhez hat területre összpontosulnak a fejlesztési erőfeszítések. Ezen tematikus és területi megoszlás alapján létrejött területekhez tartozó célok konkrét megvalósítása érdekében átfogó, operatív programokat hoztak létre. Ez a hat terület - a hozzájuk tartozó operatív programokkal (OP) - a következő: 1. A gazdaság fejlesztése - Gazdaságfejlesztési OP (GOP) 2. A közlekedés fejlesztése - Közlekedési Infrastruktúra fejlesztése OP (KIOP) 3. A társadalom megújulása - Társadalmi Megújulás OP (TÁMOP) - Társadalmi Infrastruktúra OP (TIOP) 4. Környezet- és energiafejlesztés - Környezet- és Energiafejlesztési OP (KEOP) 5. Területfejlesztés (ROP-ok) - Nyugat-dunántúli Regionális OP - Közép-dunántúli Regionális OP - Dél-dunántúli Regionális OP - Észak-magyarországi Regionális OP „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

5

- Észak-alföldi Regionális OP - Dél-alföldi Regionális OP - Közép-magyarországi Regionális OP - Európai Területi Együttműködések OP-k 6. Államreform - Közigazgatás Megújítása OP (KMOP) - Elektronikus Közigazgatás OP (EKOP) Az 1-4 cél alá tartozó operatív programokra az országban való területi elhelyezkedésétől függetlenül - túlnyomórészt - bármely jogosult pályázhat. Az 5-ös, Területfejlesztés - alá tartozó regionális operatív programokra csak azon jogosultak pályázhatnak, akik/amelyek az adott régióban laknak/működnek, vagy fejlesztésük az adott régióban valósul meg. A területfejlesztéssel kapcsolatos regionális operatív programok az adott régiók szükségletei, és lehetőségei szerint különböznek. Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) 2007-2013 Az Új Magyarország Vidékfejlesztési Program a 2007-2013-as időszakra vonatkozó Nemzeti Vidékfejlesztési Program, mely az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból (EMVA) nyújtott vidékfejlesztési támogatásokról szóló 1698/2005/EK Tanácsi Rendelet 15. § (1) bekezdése alapján készült, s melyet Magyarország a Kormány jóváhagyását követően hivatalosan benyújtott az Európai Bizottság részére. Az Európai Bizottság 2007. szeptemberében hagyta jóvá a 2007-2013-as időszakra vonatkozó Új Magyarország Vidékfejlesztési Programot. Az ÚMVP keretében hazánk mintegy 1.300 milliárd forint támogatás felhasználására jogosult, amely teljes egészében a mezőgazdaság és a vidék fejlesztésére fordítandó. Az Új Magyarország Vidékfejlesztési Stratégiai Terv (ÚMVST) az Európai Tanácsnak az Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alapból (EMVA) finanszírozott támogatásokról szóló rendelete alapján elkészített, a 2007-2013 közötti időszakra vonatkozó hazai vidékfejlesztési program stratégiai kereteit tartalmazza. Az Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) ezen stratégiai terv továbbrészletezett változata, amely intézkedés-szinten tartalmazza az említett fejlesztési időszak mezőgazdaságra és vidékfejlesztésre vonatkozó prioritásait. Ezen prioritások az alábbi felsorolás szerint foglalhatók össze:

A mezőgazdasági, az erdészeti és az élelmiszer-feldolgozási szektorok versenyképességének javítása, a termelési szerkezetváltás elősegítése; • A versenyképes agrárgazdaság humán feltételeinek megteremtése, különös tekintettel az innovációs készség és a piacorientált szemlélet terjesztésére; • A fenntartható gazdálkodás garanciáinak erősítése; • A vidéki foglalkoztatási gondok enyhítése, a jövedelemszerzési lehetőségek bővítése, az életminőség javítása, a szolgáltatásokhoz való hozzájutás könnyítése; • Helyi közösségek fejlesztése. •

A felsorolt prioritások végrehajtása érdekében az ÚMVP az alábbi négy támogatási tengelyt fogalmazza meg:

ÚMVP I. tengely: A minőség és a hozzáadott érték növelése a mező- és erdőgazdaságban, valamint az élelmiszer-feldolgozásban; 1. ÚMVP II. tengely: A földhasználat racionalizálása a környezeti és természeti értékek figyelembevételével; • ÚMVP III. tengely: A vidéki foglalkoztatás bővítése, a tevékenységek diverzifikálása; •


6

ÚMVP IV. tengely: Helyi közösségek fejlesztése, LEADER Az ÚMVP irányító hatósága a Vidékfejlesztési Minisztérium, a kifizető hatóság az MVH (Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal).

•

Pályázatok csoportosítása (a teljesség igénye nélkül) 1. Finanszírozó szerint Európai Unió és a tagország közösen Strukturális alapok EMVA stb. Hazai finanszírozás Nemzeti Civil Alapprogram (NCA) Nemzeti Kulturális Alap (NKA) Országos Foglalkoztatási Közalapítvány (OFA) Minisztériumi ágazati pályázatok Megyei, önkormányzati pályázatok stb. Egyéb finanszírozók Norvég Támogatási Alap Svájci-Magyar Együttműködési Program EU Kultúra Keretprogramja Visegrádi Alap Soros Alapítvány stb. 2.

Finanszírozás módja szerint Előfinanszírozott Utófinanszírozott Előleg és utófinanszírozás

3. Területi hatály szerint Országos kiírású pályázat (bárki pályázhat, aki Magyarországon székhellyel, telephellyel rendelkezik) Területi (régiós) pályázat (a vonatkozó területen székhellyel, telephellyel rendelkező szervezet pályázhat) Helyi pályázat pl. települési önkormányzat (a kiíró településen székhellyel, vagy telephellyel rendelkező szervezet, vagy a településen fontos rendezvényt megvalósító, de nem a településen működő szervezet pályázhat) PÁLYÁZATI ALAPFOGALMAK, DOKUMENTUMOK Alapfogalmak Projekt: Egyedi szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat. Konkrét célokat meghatározott idő alatt kíván elérni. A célok eléréséhez meghatározott (humán és anyagi) erőforrásokat rendel. „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

7

Pályázat: egy kérelemi dokumentáció, amit azzal a céllal készítünk, hogy projektünkhöz anyagi forrásokat szerezzünk. A pályázat kiírója társadalmilag fontosnak tekinthető közcél megvalósulása érdekében céljait és prioritásait rögzíti, majd ehhez forrásokat rendel. Másképp fogalmazva a pályáztató a pályázati kiírásban meghatározott pályázói kör számára nyújt támogatási lehetőséget az általa kijelölt célok végrehajtásához. Nyílt pályázat: a pályázat nyilvános meghirdetésre kerül, így a benyújtásából közvetlen, vagy közvetett eszközökkel senkit sem rekesztenek ki. Zárt pályázat: a pályázat elnyerése valamilyen oknál fogva csak a potenciális jelentkezők egy része számára lehetséges, tehát csak egy konkrétan meghatározott kör jogosult annak benyújtására. Előminősítési pályázat: a kiíró rögzíti az elkülönített forrás célját és a prioritásokat. A pályázat beadását azonban megelőzi egy úgynevezett előminősítési szakasz, melyben a kiíró kiválasztja a leginkább támogatandó projekteket, és csak ezek számára ajánlja fel a pályázati szakasz második részében a pályázás lehetőségét. Vissza nem térítendő pályázat: a kiíró olyan forrást biztosít a nyertes pályázó részére, mellyel szemben nem áll fenn semmilyen teher, azt nem terheli visszafizetési kötelezettség. Visszatérítendő pályázat: a nyújtott támogatást egy meghatározott határidőn belül és meghatározott feltételek mellett vissza kell fizetni. Kamattámogatást nyújtó pályázat: hasonlít a visszatérítendő pályázatokhoz. A különbség abban áll, hogy ebben az esetben a pályázatok végeredménye kedvező kamatozású hitel lesz. Pályázati adatlap: A pályázat lelke, a legfontosabb benyújtandó anyag, tulajdonképpen maga a pályázat. A pályázati adatlap tartalmazza a pályázó adatait (neve, cégadatok, gazdálkodási adatok), a megvalósítandó projekt adatait (projekt megnevezése, költségvetése), valamint a projekt egészének, illetve egyes részeinek bemutatását (a tervezett fejlesztés háttere, indokoltsága, eredményei, a pályázatban résztvevő személyek bemutatása, a pályázathoz kapcsolódóan vállalt kötelezettségek, nyilatkozatok). A pályázati adatlap formailag és tartalmilag hibátlan összeállítása nélkül nincs sikeres pályázat.

"De minimis" elv: az EU 1998/2006. rendelete szabályozza a „de minimis” támogatásokat. Az EK rendelet alapján csekély összegű támogatás csak abban az esetben nyújtható, ha egy vállalkozásnak bármilyen forrásból, csekély összegű támogatási jogcímen odaítélt támogatás, támogatástartalma – három egymást követő pénzügyi év vonatkozásában – nem haladja meg a 200.000 eurónak, a közúti szállítási ágazatban a 100.000 eurónak megfelelő forintösszeget. A pályázónak nyilatkoznia kell arról, hogy az általa bármely forrásból igénybe vett csekély összegű támogatás tartalma – a támogatás odaítélésének évében és az azt megelőző két pénzügyi év vonatkozásában – nem haladja meg a 1998/2006/EK rendeletben meghatározott összeget. A nyilatkozatot a korábban támogatást nyújtó szervek tájékoztatása alapján kell megtenni. Támogatási intenzitás: a kedvezményezett számára nyújtott állami támogatás és az elszámolható költségek jelenértékének (a jövőbeni pénzek kezdő időpontra vonatkoztatott értékének) hányadosa. Melléklet: a pályázatban rögzített tényeket alátámasztó, és így a pályázat tartalmi elbírálását megalapozó dokumentum.


8

Projekt előrehaladási jelentés: a kedvezményezett rendszeres beszámolója a Közreműködő Szervezet felé a támogatott projekt megvalósulásáról. Projekt fenntartási jelentés: a kedvezményezettnek a pénzügyi beszámoló jóváhagyását követően, a teljes fenntartási időszak alatt a támogatói okiratban meghatározott rendszerességű és tartalmú adatszolgáltatási kötelezettsége a közreműködő szervezet felé. Elbírálásból való kizárás: az adott pályázatnak a bírálat eljárásának folyamatából történő kirekesztése – a pályázó által elkövetett – valamely lényeges formai, tartalmi, vagy eljárási hiba, hiányosság következtében. Eljárásrend: az Irányító Hatóság, illetve a Közreműködő Szervezetnek a pályázati rendszer működtetésével összefüggő valamennyi, vagyis a benyújtott pályázatok feldolgozásával, a döntéshozatallal, a szerződéskötéssel, a finanszírozással, az ellenőrzéssel, valamint a monitoring adatok feldolgozásával kapcsolatos eljárási szabályok összességét értjük. Forrás: a projekt sikeréhez szükséges eszközök, feltételek összessége. Feladat-meghatározás: azon tevékenységi sorozat pontos leírása, amit a pályázónak a benyújtott pályázat elvégzése érdekében teljesítenie kell. A feladat-meghatározásban rögzített szolgáltatást az ott meghatározott módon és időben kell elvégezni, attól eltérni, azt megváltoztatni nem szabad. Kedvezményezett: az a szervezet, amely részére a pályáztató a vállalt és a támogatási szerződésben rögzített feladat elvégzésére támogatást nyújt. Támogatási szerződés: a pályáztatónak vagy a szerződés megkötésére jogosult szervezetnek a nyertes pályázóval kötött írásbeli megállapodása a feladatmeghatározásban rögzített tevékenységek elvégzésére. Ebben a szerződésben rögzítik a szerződő felek adatait és jogviszonyukat, a feladat teljesítésének és a finanszírozásnak a módját és ütemezését. Irányító Hatóság: a pályázat kiírója, és értékelője. Közreműködő Szervezet: a pályázat lebonyolítója, adminisztráció, tanácsadás a pályázók számára a beadás előtt, formai értékelés, végrehajtás esetén elszámolás. Általában a kisebb pályázatoknál mindkét funkciót a kiíró látja el. Az erőforrások A projektgazdaságban az erőforrás fogalma valamennyi személyi és dologi eszközt magában foglal. Az erőforrás tervezés a projekt tervezésének egyik fontos fázisa. Az erőforrás tervezés szempontjai: Mennyiségi erőforrás-szükséglet tervezése. Erőforrás-felhasználás időtartamának megtervezése. Erőforrás-felhasználás költségeinek becslése. Felelősök, végrehajtók kijelölése. Az erőforrások csoportosítása: Anyagi jellegű erőforrás. Technikai jellegű erőforrás (gépek, épületek stb.). Emberi jellegű (humán) erőforrás. Pénzügyi jellegű erőforrás (pénzeszközök, hitelek, beruházási lehetőségek stb.). Kereskedelmi jellegű erőforrás (értékesítés). Katalitikus erőforrás (image, PR, minőség stb.). „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

9

A pályázat tervezése során két alapvető szempontot kell figyelembe vennünk: Valós igényekre épülő projektet tervezzünk. Megvalósítható célokat fogalmazzunk meg. Fenntartási kötelezettség A pályázat előírásai határozzák meg, hogy legkésőbb mikor érjen véget a megvalósítási szakasz, vagyis a projekt fizikai befejezése. A pályázatok egy másik határidőt is megadnak. A támogatott projektnek, az abban vállalt feltételeknek, a kötelezően bevállalt mutatószámoknak (indikátorok) meddig kell fennállniuk, és azt milyen dokumentációval köteles a nyertes bizonyítani. A fenntartási időszakra vonatkozóan olyan kockázatokat kell bevállalni, mint például: 3-5 év múlva is létezni fog a pályázó szervezet, a cég árbevétele évről évre növekedni fog X %-kal stb.

A legnagyobb hiba, ha valaki ezeket a kötelezettségeket felelőtlenül bevállalja, hiszen a pályázónak a projekt-fenntartási jelentéseket évente el kell készíteni (és meg kell küldeni), emellett az ellenőrző szerv bármikor élhet ellenőrzési jogával. A vállalt kötelezettségek meghiúsulása retorziókat von maga után. Ha az ellenőrző hatóság szándékosságot feltételez, a hatósági döntés értelmében akár vissza kell fizetni a teljes támogatási összeget (természetesen kamatostul). A horizontális elvek érvényesítése Az európai uniós pályázatok sajátossága, hogy minden pályázat tervezésénél és megvalósításánál figyelembe kell venni ún. horizontális szempontokat. Ez azt jelenti, hogy két nagy témakörben vállalásokat kell tenni (kötelező minimum pontszám kapcsolódik hozzájuk, vállalás nélkül nem is kerül értékelésre a pályázat), sőt azok betartását nagyon szigorúan ellenőrzik, és nemcsak a projekt fizikai befejezéséig, hanem az azt követő (3-5 éves) fenntartási időszak alatt is. Az első horizontális szempont az esélyegyenlőség érvényesítése. A projektnek bizonyos rétegek, csoportok (például: hátrányos helyzetűek, romák, fogyatékkal élők, pályakezdők, 50 év felettiek) helyzetének javításához hozzá kell járulnia. Pontos meghatározásokat, adatokat és konkrét módszerek leírását várják el, miként fogja a pályázó ezeket kezelni. A második horizontális szempont a környezeti fenntarthatóság kérdése. Arra irányítja a figyelmünket, hogy úgy hajtsuk végre a projektet, hogy az ne sértse a környezetet, a természeti erőforrásokat, az értékes hagyományokat. Azaz ne éljük fel a jövőnket a jelenért. A pályázatokban e szempontoknak nem az általános leírását várják, hanem alapos végiggondolását, különböző mutatók bevállalását, mely esetleg plusz költségek vállalásával is jár. Alapdokumentumok, mellékletek Pályázati felhívás: rövid ismertető a kiírt pályázatról. Ki hirdeti meg, kik, milyen területen és milyen célra pályázhatnak, a pályázható összeg nagysága, beadási feltételek (a benyújtás módja, határideje, címe).


10

Pályázati útmutató: a pályázattal kapcsolatos, minden részletre kiterjedő leírás. Minden olyan ismeretet, szempontot tartalmaz, melyet teljesíteni kell a pályázat összeállítása során. Ez az a hivatalos dokumentum, amely alapján a formai bírálat, a hiánypótlás és a tartalmi bírálat megtörténik. Meghatározza, milyen dokumentumokat és milyen formában kell benyújtani. Leírja, mit lehet, és mit nem lehet hiánypótolni, mik a kizáró okok. Tartalmazza a tartalmi bírálat szempontjait és értékelési folyamatát, általában a pontozás rendszerét. Ismerteti a nyertes pályázatok megvalósításával kapcsolatos elvárásokat, a kifizetések rendszerét, az elszámolásokat, a fenntarthatósági követelményeket. Pályázati adatlap / formanyomtatvány: tartalmaz minden olyan alapinformációt a pályázóról és a projektről, amely alapján a bírálat teljesíthető. A pontosabb, szélesebb körű információk megadásához különböző mellékletek becsatolását írhatják elő (elsősorban összetett, nagy költségvetésű projektek esetén). Az adatlap általános rovatai: Pályázó adatai Pályázó bemutatása Szükségesség/indoklás bemutatása Projekt célja; közvetlen cél+közvetett cél Projekt célcsoportja Tervezett projekt bemutatása, tevékenységei, időütemterve Indikátorok Költségvetés (összefoglalóan) Eredmények Hatások Horizontális szempontok (környezetvédelmi, esélyegyenlőségi) Fenntartás biztosítása Mellékletek Kitöltendő/szerkesztendő mellékletek: Részletes költségvetés Nyilatkozatok (nincs adótartozás, a pályázatban foglaltakért való felelősségvállalás stb.) Konzorciális megállapodás (ha van; ha kötelezően előírt) Támogató nyilatkozatok Egyéb, az útmutatóban szereplő kitöltendő mellékletek Bekérendő mellékletek: Bírósági bejegyzésről igazolás Aláírási címpéldány Banki igazolás Egyéb, az útmutatóban szereplő benyújtandó mellékletek


11

TERVEZÉS, ELEMZÉS, ÜZLETI TERV Minden működő szervezetnek (forprofit, nonprofit) kell, legyen jövőképe, stratégiája, üzleti terve. A jövőkép alapján meg lehet alkotni a rövid-, közép- és hosszútávú stratégiát, melyre rá lehet építeni az üzleti tervet. Ha a szervezet rendelkezésére áll a körülmények változásához aktualizált stratégia, komoly eséllyel tud pályázni a fejlesztéshez szükséges forrásokra. Ne pályázati lehetőséghez alakítsunk stratégiát, hanem a stratégiánkhoz keressünk pályázati lehetőséget! A célok megfogalmazása és az erőforrások számbavétele Céljainkat megtervezett tevékenységek sorával, projektek megvalósításával tudjuk elérni. A jövőt befolyásoló tervező távlatokban, több lépéssel előre gondolkodik, felismerve a múlt és jelen tényezőinek kapcsolatait, az okokat és okozatokat. A projekt olyan megtervezett tevékenység, amely forrásokon alapszik, határozott eredménye van és időkeretek korlátozzák. A tervezés főbb lépései

1. Helyzetértékelés: a probléma, szükséglet, igény felismerése. 2. Értékrend! Sajnos sok tervezésnél, beruházásnál nem teszik fel azt a kérdést, hogy miért szükséges az adott beruházás, csak azt, hogyan lehet megcsinálni. Ezért fordulhat elő oly sokszor, hogy a projekt csak a kivitelezők önös érdekeit szolgálja, a közösségét nem. 3. Megelőzendő problémák, megóvandó értékek listázása. 4. Célmeghatározás: a vágyott jövőbeli állapot meghatározása, relevancia-vizsgálat. Mérhető, ellenőrizhető célokat kell kijelölnünk, amelyek valóban a megoldás irányába hatnak. 5. Fontossági sorrend tekintetében a rugalmasság épp annyira fontos, mint a kitartás és következetesség. 6. Végrehajtási terv: o Erőforrások (humán, pénz, technikai) o Menetrend o Alternatív megoldások, forgatókönyvek o Ellenőrzés, monitoring, hatékonyág vizsgálat o Az eredmény, hatások értékelése Technikák 1. Tervmátrix: tervezési eszköz a projekt előzetes átgondolásához. Miért indítjuk a projektet? Cél Mit

akarunk elérni a projekt segítségével?

Eredmények

Kinek

a helyzetén szeretnénk változtatni?

Célcsoport


12

Hogyan

akarjuk elérni a kívánt eredményeket?

Tevékenységek

Ki

a projektgazda?

Pályázó

Kikkel

akarjuk megvalósítani?

Partnerek

Milyen

eredményeket akarunk elérni?

Indikátorok, jelzőszámok

Hol

találhatók a cél eléréséhez szükséges eszközök (pénz, ember)

Források

Mire

van szükségünk a projekt megvalósításához? akarjuk megvalósítani?

Eszközök, költségvetés

Mikor

Időtartam, határidő

2. Problémafa, célfa elemzés A stratégiai elemzés egyik eszköze. Alapvető feladata a megoldandó problémák feltárása, a feltárt problémák közötti ok-okozati összefüggések elemzése. Problémafa: egy fennálló helyzet negatív aspektusai. Célfa: a kívánatos jövőbeli helyzet pozitív aspektusai. A problémaelemzés során először a legpontosabban fogalmazzuk meg azokat a problémákat (pl. egy brainstorming segítségével), melyek a vállalkozásunkat befolyásolják. A problémákat cédulákra írjuk fel. Kezdődhet az ok-okozati összefüggések feltárása. Ha az A probléma B probléma oka, akkor B alá helyezzük ha következménye, akkor B fölé helyezzük ha pedig sem nem oka, sem nem következménye, akkor egyelőre melléhelyezzük (annak reményében, hogy a problémafa ágainak „bokrosodása” során majd megtaláljuk az alsóbb, vagy felsőbb szinten az összekapcsolódást) A munkánk eredménye egy ágakra bomló fastruktúra, mely világosan mutatja a területünkön jelentkező problémák ok-okozati összefüggéseit. A problémafa birtokában kezdődhet a célképzés. A célkitűzés nem tevékenységek összessége, hanem annak jövőbeli, pozitív állapotnak a leírása, melynek elérését szolgálják a projekttevékenységeink. Mi alapján képezzük a célkitűzéseinket? Pontosan ezt a célt szolgálja a problémafa. A probléma annak a negatív állapotnak a leírása, amin változtatni szeretnénk, a célkitűzés pedig egy jövőbeni, pozitív állapot. Ennek érdekében a problémafa tükörképeként, a negatívumok pozitív eredménnyé történő átfordításával elkészítjük a célkitűzés-fát, mely eszköz-eredmény összefüggésben ábrázolja a problémák megoldását célzó fejlesztési utakat. A célkitűzést úgy fogalmazzuk meg, hogy konkrét, mérhető és reális legyen. Ha eddig eljutottunk, meghatározzuk a beavatkozási logikát, melynek során eldöntjük, a fa melyik részét valósítjuk meg; azaz kiválasztjuk azt a konkrét célkitűzést, amely reálisan elérhető számunkra. A konkrét célkitűzés felett közvetlenül szereplő cél lesz az átfogó célunk, míg a konkrét célkitűzéshez alulról kapcsolódó célok lesznek az eredményeink, melyek megvalósításához a tevékenységeket rendelni kell. „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

13

3. SWOT-analízis A helyzetelemzésnek talán a legismertebb és legelterjedtebb módszere a SWOT-analízis. Népszerűségét indokolja, hogy viszonylag egyszerű, gyors és kiterjed a szervezet, illetve a környezet elemzésére egyaránt. A módszer egyik értéke, hogy alkalmazóinak figyelmét nemcsak a szervezet, hanem a szervezet környezetének elemzésére is ráirányítja. Egy szervezet sikerét ugyanis alapvetően meghatározza, hogy mennyiben tud megfelelni közege kívánalmainak. Ehhez azonban nemcsak azt kell ismerni, hogy mit vár a környezet (a fenntartó, a társadalom, a munkaadók stb.) az intézménytől. Tudni kell azt is, hogy az intézmény környezetében működő hasonló szervezetek ezen elvárások közül melyeket, milyen módon és milyen minőségben elégítik ki. Ráirányítja tehát figyelmünket arra, hogy foglalkozzunk a vetélytársakkal. Ugyanakkor a környezet elemzése azért is fontos, hogy a szervezet időben fölismerje a környezetében lévő olyan lehetőségeket, amelyek kihasználása segítheti céljai megvalósítását, vagy új célok megfogalmazását. A SWOT-analízis során az erősségek és a gyengeségek a szervezet, a lehetőségek és fenyegetések a környezet pozitív, illetve kevésbé pozitív jellemzői. Az elemzést elsősorban nem azért végezzük, hogy pontosabban ismerjük a helyzetünket. Ennél sokkal fontosabb, hogy a feltárt erősségekre építve kihasználjuk a lehetőségeket és elkerüljük a veszélyeket, illetve, hogy gyengeségeinktől megszabaduljunk annak érdekében, hogy azok ne akadályozzák a lehetőségek kihasználását, és ne adjanak terepet a veszélyek megvalósulásához. A SWOT-elemzés fő lépései:

1. 2. 3. 4.

az erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek összegyűjtése; az egyes elemek rangsorolása; a kereszttábla elkészítése; a fejlesztendő területek meghatározása.

A négy fő lépés közül talán a kereszttábla elkészítése a legkevésbé ismert, ugyanakkor a helyzetelemzés sikere, és az arra épülő terv elkészítése szempontjából meghatározó jelentőségű. A kereszttábla egy olyan (mátrix) táblázat, amelybe beírjuk a szervezet három legfontosabb erősségét és gyengeségét, majd pedig a három legfontosabb lehetőséget és veszélyt, fenyegetést. Ezután következik a táblázat kitöltése, az alábbi kérdések megválaszolása alapján:

1. Az adott (1., 2., 3.) erősségre építve ki tudjuk-e használni az adott (1., 2., 3.) lehetőséget? 2. Az adott gyengeség akadályoz-e bennünket az adott lehetőség kihasználásában? 3. Az adott erősségre építve el tudjuk-e kerülni az adott fenyegetést? 4. Az adott gyengeség miatt nagyobb-e a valószínűsége az adott fenyegetés bekövetkezésének? Ha egy kérdésre igen a válasz, akkor az adott négyzetbe egy x-et teszünk. Ezek az x-ek jelölik ki lényegében a fejlesztendő területeket. A kereszttábla tehát meghatározza, hogy mely erősségekre építve mely lehetőségeket használhatjuk ki, illetve megmutatja a fenyegetést okozó gyengeségeket, amelyeket föl kell számolnunk, el kell kerülnünk vagy erősséggé kell alakítanunk. Ennek kidolgozása azonban már a tervezés során történik.

SWOT elemzés Erősségek (Strengths)

Gyengeségek (Weaknesses)


14

Belső tényezők (pozitív) Pozitív dolgok, amik jól működnek, és lehet rá befolyásom, hogy még jobban működjenek Lehetőségek (Opportunities) Külső tényezők (pozitív) Olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de számunkra kedvezőek, és rájuk építve jobban kihasználhatjuk az erősségeinket

Belső tényezők (negatív) Olyan dolgok, amik nem jól működnek, de lehet rá befolyásom, hogy jobbá váljon a helyzet Veszélyek (Threats) Külső tényezők (negatív) Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni, és csökkentik a siker esélyeit; kockázatot jelenthetnek

A SWOT táblázat egy pillanatfelvétel, ezért célszerű azt tervezési ciklusonként elkészíteni. Az újabb SWOT elemzések összehasonlítása a régebbiekkel világosan megmutatja, hogy a fejlesztések valóban a megfelelő irányban haladnak-e: éltünk-e a lehetőségeinkkel, orvosoltuk-e a gyengeségeinket. 4. Logikai keretmátrix Ha az elemző lépéseket követően a projektben együttműködő partnerek megegyeztek a projektcélokról, a várt eredményekről és a végrehajtandó tevékenységekről, akkor a projekt logikai keretének meghatározása, a logikai keretmátrix („logframe”) kitöltése már egyszerűbb feladatot jelent. Általában elfogadott a 4 oszlopból és 5 sorból álló mátrix. Az egyes oszlopok a projekt céljait, teljesítményindikátorait, az ellenőrzés információforrásait és végül a feltevéseket és kockázatokat tartalmazzák. A különböző szakirodalmak és pályázati követelmények az logikai keretmátrix sorainak és az oszlopainak elnevezésére eltérő terminológiát alkalmaznak, de ennek ellenére az elnevezések és logikai összefüggések mindig ugyanazt jelentik. A logikai összefüggések figyelembevételével szükséges vizsgálnunk a feltételezések szintjét. Ennek meghatározásában segít a következő algoritmus: NEM

Fontos a külső feltétel?

IGEN

Ne vegye figyelembe a logikai keretmátrixban!

A projekten kívül valaki megvalósítja a problémát?

IGEN

Ne vegye figyelembe a logikai keretmátrixban!

TALÁN

Vegye figyelembe, mint feltételezést a logikai keretmátrixban!

NEM

Megvalósít- IGEN Írja újra a projektet ennek figyelembe vételével! ható a projekten FIGYELEM! belül? NEM Gyilkos feltétel!

A feltételezések és kockázatbecslések algoritmusa.


15

Gyilkos feltétel az, ami megakadályozza a projekt megvalósítását. Érdemes az érintettek elemzésénél a lehető legnagyobb körültekintéssel eljárni, mert az esetlegesen figyelembe nem vett tényezők (személyek, cégek, hivatalok), meghiúsíthatják a projekt kapcsán végzett addigi erőfeszítéseinket, egy gyilkos feltétel állításával. A projekt fenntarthatónak minősíthető, ha a célcsoport akkor is élvezni tudja a projektnek a közvetlen célokból eredő hasznát, miután a projekt pénzügyi támogatása megszűnt vagy lecsökkent. A kitöltött logframe mindenképpen rá kell férjen egy oldalra, úgy, hogy a szöveg könnyen áttekinthető és olvasható maradjon. A tapasztalat azt mutatja, hogy a több oldalas logikai keretmátrix nem felel meg a célnak, miután megnehezíti, hogy a projekt összefüggések egy pillantásra áttekinthetőek legyenek a tervező, vagy a bíráló számára.


16

A LOGIKAI KERETMÁTRIX ( LOGFRAME ) Intervenció logikája (beavatkozási logika)

Átfogó célkitűzések

Objektíven igazolható eredményességi indikátorok Mi az a szélesebb célkitűzés, Melyek az átfogó amelyhez a projekt célkitűzéshez hozzájárul? kapcsolódó fő mutatók?

Az indikátorok forrása és ellenőrzési módja

Feltételezések és kockázatok

Mik e mutatók információforrásai?

X

Melyek azok a közvetlen Melyek azok a mennyiségi Melyek az információvagy minőségi mutatószámok, célok, amelyeket a projekttel források, amelyek már amelyek megmutatják, hogy a el kíván érni? léteznek, vagy Közvetlen projekt közvetlen céljait összegyűjthetők? Milyen célkitűzések sikerült elérni? (a projekt célja) módszerek szükségesek ezen források megszerzéséhez?

Várt eredmények (outputok)

Eredmények alatt a projekt közvetlen céljának eléréséhez hozzájáruló konkrét outputokat kell érteni. Mik a projekt tervezett konkrét outputjai?

Melyek azok a mutatók, Melyek e mutatók információs amelyekkel mérni lehet, forrásai? hogy a projekt eléri-e a kívánt eredményeket?


Melyek azok a kedvezményezett közvetlen hatáskörén kívül eső - tényezők és feltételek, amelyek szükségesek e célkitűzések eléréséhez? Milyen kocká-zatokat kell figyelembe venni? Milyen külső tényezőket és feltételeket kell megvalósítani a várt eredmények terv szerinti eléréséhez?

17

Mely fő tevékenységeket és milyen sorrendben kell végrehajtani a várt Tevékenységek eredmények eléréséhez? (a tevékenységeket az (inputok) elérendő eredmények szerint csoportosítsa!)

Eszközök: Milyen eszközök szükségesek e tevékenységek megvalósításához. Pl. szakemberek, berendezések, képzés, tanulmányok, anyagok, üzemeltetési eszközök stb.

A projekt előrehaladásáról milyen információforrásokból lehet tájékozódni? Költségek: Mik a projekt költségei? Hogyan lehet a költségeket részletezni? (költségvetési tábla)

A projekt indítása előtt milyen előfeltételeknek kell teljesülnie? Milyen - a kedvezményezett közvetlen hatáskörén kívül eső - feltételeknek kell adottnak lenniük a tervezett tevékenységek végrehajtásához? ELŐFELTÉTELEK


18

A logikai keretmátrix tehát egy konkrét projektet foglal táblázatba hasonlóan, mint a SWOT elemzés szervezetünket, szektorunkat. A logframe egy négy (+1) sorból és négy oszlopból álló táblázat. A sorok a tervezés szintjeit jelölik, felülről lefelé haladva egyre jobban ráközelítünk a tervezett projekt konkrétumaira. A logframe-ben érvényesülő horizontális logika a projekt céljainak, eredményeinek és hatásainak körvonalazásához és a projekt által felhasznált erőforrások méréséhez kapcsolódik, a főbb mérési mutatók és a mérések ellenőrzéséhez szükséges információk meghatározásával. A logframe-ben érvényesülő vertikális logika a projekttevékenységeket, az ok-okozati összefüggéseket, a fontos feltételezéseket és kockázatbecsléseket, vagyis a projektmenedzser hatáskörén kívül eső bizonytalansági tényezőket határozza meg. A legfelső sorban a projekt szélesebb összefüggéseiről beszélünk. Az első cellájában azt az átfogó célkitűzést határozzuk meg, aminek megvalósulásához projektünk hozzájárul – sok más projekttel együtt (ez egy pályázat esetében rendszerint a kiíró/támogató célkitűzése). A második sor a projekt céljainak szintje. Itt, az első oszlopban adjuk meg projektünk konkrét célkitűzését, vagyis azt az ideális jövőbeli állapotot, aminek megteremtését az adott projekttel el szeretnénk érni. A harmadik sor a projekt tevékenységeinek következtében létrejövő eredmények szintjét mutatja, az eredmények felsorolásával az első cellában. A negyedik sor a projektvégrehajtás szintje. Az első oszlopban soroljuk fel az eredmények létrehozásához szükséges tevékenységeket. A második oszlopban az ellenőrzéshez, értékeléshez szükséges sikerességi mutatókat kell megadni. Ezek jól körülírtak, és – különösen az alsóbb sorokban – lehetőleg számszerűsítettek legyenek. Ugyanezen oszlop „Tevékenységek” cellájában a projekt megvalósításához szükséges emberi és dologi erőforrások konkrét, számszerűsített felsorolása kerül megjelenítésre. A harmadik oszlop a sikeresség mérésének hogyanját adja meg. A felső három sorban az átfogó és a konkrét célkitűzések, illetve az eredmények elérését igazoló információforrások (és ha szükséges külön is leírni), a teljesítmény igazolásához szükséges módszerek szerepelnek. Az oszlop tevékenységek cellájában a humán és dologi erőforrások költségeit tüntetjük fel. A negyedik oszlopban vesszük számba azokat a külső tényezőket, amelyek a projektmenedzsment hatókörén kívül esnek (lásd: feltételezések és kockázatbecslések algoritmusa), viszont teljesülésük elengedhetetlenül szükséges ahhoz, hogy a következő szint első oszlopában leírtak megvalósulhassanak. A legalsó sor „Feltételezések” cellájában tehát azt írjuk le, milyen előfeltevésekre építünk akkor, amikor azt állítjuk, hogy tevékenységeink az egyel fentebbi sorban előre jelzett eredmények megvalósulásához fognak vezetni (és így tovább). Az előfeltevések alapos mérlegelése a reális tervezés egyik fontos garanciája. A logframe segít (a problémafa-célfa, valamint a SWOT analízis felhasználásával): Egyszerűsíteni a kommunikációt az érintettekkel Tisztázni a projekt célját és létjogosultságát Azonosítani az információ szükségletet Megfelelő időben elemezni a projekt környezetét Meghatározni a projekt kulcselemeit Mérhetővé tenni a sikert vagy a kudarcot


19

5. Gantt diagram Tevékenységek áttekinthető összefoglalásának ill. az időszükségletek ábrázolásának legegyszerűbb eszköze a Gantt diagram. A Gantt diagram összeállításának menete: az adott témának megfelelően meghatározzuk a tevékenységeket, meghatározzuk a folyamat teljes átfutási idejét (határidejét), meghatározzuk az egyes munkalépések időszükségletét, feltárjuk az egyes munkalépések logikai összefüggéseit, tehát hogy mely lépések végezhetők párhuzamosan, illetve egymást megelőzve vagy követve A fentiek figyelembevétele mellett a tevékenységek időszükségletét vonallal jelöljük. A Gantt táblázat segítségével a projekt fontosabb és időigényesebb elemei áttekinthető formában rövid idő alatt elkészíthetők.

Hónapok Projektelemek Feladat/Hetek Tananyag megírása

Kézirat írása

Nyomdai munkák

Tördelés, levilágítás

Szeptember

1

2

Október 3

4

5

6

7

8

9

Lektorálás

Nyomtatás Kötészet

Terítés

Címlista összeáll. Postázás

A diagram használata jelentős segítséget nyújt a program előrehaladásának követésében. Ahogy a feladat előrehalad, feljegyzést készíthetünk az egyes lépések készenléti százalékáról. Ezzel a módszerrel a diagram első rátekintésre mutatja a program állását. Azonnal nyilvánvalóvá válik a tényleges haladás a tervezett haladáshoz viszonyítva. Ez lehetővé teszi a korrekciós intézkedések meghozatalát és végrehajtását, mielőtt a munka reménytelenül elmaradna a projektterv mögött. A téma indításakor figyelmen kívül hagyott, vagy az indítás után pótlólagosan felvett lépéseket a munka haladása közben fel lehet venni a diagramba (pl. kézirat javítása a lektorálást követően stb.). A kiegészítő lépésekhez szükséges pótlólagos időt felmerülésük alkalmával fel kell becsülni, és a diagramot módosítani szükséges. Ezzel a módszerrel mind a teamvezető, mind a projektmenedzser megbízható időtáblázatot kap a munka menetéről, előrehaladásáról. 6. Költségtervezés A projekt költségvetése A pénzügyi terv a pályázat leginformatívabb összefoglalója, összesített információhordozója. Egy költségvetést látván a szakértő szemek azonnal észreveszik egy-egy projekt hiányosságait, előnyeit, ezért a pénzügyi tervezésre, illetve a pénzügyi „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

20

összefüggések pontos bemutatására kiemelten fontos a megfelelő időt rászánni. A tervezet pénzügyi realitása nagyon fontos értékelési szempont. A pénzügyi terv általános felépítése: A projekt pénzügyi megvalósításának bemutatása A projekt megvalósítási ráfordításainak becslése A projekt megvalósítási forrásainak tervezete A projekt működtetésének pénzügyi elemzése A működtetés ráfordításainak pénzügyi elemzése Költségtervezés lépései • A tevékenység meghatározása • Tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása (egymásutániság, várakozás, átfedés, párhuzam) • Erőforrás-allokáció és tevékenységi időtartamok kialakítása • Teljesítési folyamat időtervének ábrázolása • Időterv elemzése • Teljesítés költségeinek becslése, pénzáramlási terv (cash flow) elkészítése • Optimalizálás (időtartam, erőforrás) Leggyakoribb nem elszámolható költségek Bírságok, pénzbüntetések, jogviták költségei Megkezdett projekt (ezt konkrétan megadja a pályázati kiírás) Közvetlenül nem kapcsolódó, céltól eltérő költségek Más forrásból már finanszírozott/finanszírozható költségek Reprezentációs költségek Környezetvédelmi előírásoknak meg nem felelő költségek Bérbeadási, értékesítési célú beruházás (5 év fenntarthatóság) Meghatározott % feletti értékű ingatlan, mint természetbeni hozzájárulás Költségtúllépések leggyakoribb okai Céltervezési fázisban készült költségvetés irreális Előre nem látható (technikai) problémák Projekteredmény behatárolásának hibái Kiviteli tervezés során végrehajtott változtatások Gazdasági, jogi és egyéb külső körülmények hatása Pénzügyi kockázatok Rosszul becsült költségek Társfinanszírozás hozzáférhetősége Partner fizetőképessége Cash flow helyessége (utólagos finanszírozás + 5% visszatartásának figyelembe vétele) Nem teljesítés miatti visszafizetés kamattal


21

A pályázó által elkövetett leggyakoribb hibák Számszaki hibák Beállított erőforrások elégtelensége Túlzott mennyiség vagy költség (levonhatják; elutasítják a pályázatot) Kötelező költségek elhagyása El nem számolható költségek beállítása A kiírásban megadott max. és min. értékek átlépése Egyes elemek összhangjának hiánya 7. Cash flow (pénzáramlás) elemzés A vállalkozások gazdálkodásának egyik legfontosabb elemzési területe a pénzügyi helyzet vizsgálata. A cash flow - általánosan elfogadott értelmezés szerint - nem más, mint pénzforrások képződésének és felhasználásának folyamata egy meghatározott időszak alatt. A cash flow értéke megegyezik a pénzbevételek és a pénzkiadások különbségével, végső soron tehát a pénzeszközök állományváltozását jelzi. A cash flow (pénzáramlási) kimutatás az adott időszakban rendelkezésre álló pénzügyi forrásokat vizsgálja és összehangolja a pénzfelhasználási igényekkel. A cash flow kimutatás tükrözi a cég pénztermelő képességét, a finanszírozási forrásait és a vállalat pénzeszközeinek felhasználását.

A költség-haszon elemzés feladata annak kimunkálása és bemutatása, hogy a közösségi, illetve költségvetési forrásokból nyújtott támogatások olyan fejlesztések megvalósulásához járulnak hozzá, amelyek: költség-hatékonyak; társadalmi hasznuk jelenértéke meghaladja a társadalmi költségeik jelenértékét, csak a megvalósuláshoz szükséges mértékű támogatást kapnak, túltámogatás nem történik; működtetése során a létrehozott szolgáltatási színvonal pénzügyileg fenntartható. Változatok elemzése, melynek célja annak alátámasztása, hogy a projekt a megvalósítható alternatívák közül a legjobb. A pénzügyi elemzés, amely a kiválasztott műszaki megoldásra vonatkozóan a beruházónál, kedvezményezettnél felmerülő költségeket és bevételeket veszi számba és veti össze, pénzáram (cash flow) szemléletben. Ennek keretében kell a pénzügyi fenntarthatóságot is vizsgálni. Pénzáramlási terv elkészítésének elemei • Pénzforgalmi terv elkészítése • Törlesztési terv készítése • Megtérülési idő számítása (statikus és dinamikus) • Dinamikus mutatók vizsgálata (nettó jelenérték, belső kamatláb) • Kockázatelemzés a nyereséget befolyásoló tényezőkre Pénzáramlási terv tartalma • Tevékenységek tervezett költsége – Tevékenységarányosan felmerülő költségek – Időtartam arányában felmerülő költségek – Pontszerűen felmerülő költségek „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

22

• •

Költségek időszakokra bontása Táblázatba foglalás vagy grafikus ábrázolás

Bevételek • Saját rész • Partnerek befizetései • Hitelfelvétel • Támogatási előleg • Támogatásfinanszírozás hazai forrásból • Támogatásfinanszírozás uniós forrásból • Más finanszírozók által folyósított összegek • Állami támogatások (de minimis szabály!) • Árbevételek • Bérleti díjakból származó bevételek Kiadások • Szállítói számlák kifizetése • Bérek és járulékaik • Hiteltörlesztés • Kamatfizetés • Biztosítékok nyújtásának költségei • Alvállalkozói számlák kiegyenlítése • Bérleti díjak (pl. gépekre, teremre külön tételként) • Anyagköltség • Egyéb közvetlen költségek • Közvetett költségek (pl. energia költség) • Könyvvizsgálat • Biztosítások • Illetékek • Fővállalkozói díj • Rendezvények költségei • Nyilvánossággal kapcsolatos költségek • Adók, járulékok 8. Üzleti terv Célja: Segít megállapítani, hogy a projekt alapvetően megvalósítható-e. Meggyőzi a pályáztató szervezetet arról, hogy érdemes támogatást nyújtani a pályázónak. Fontos segédeszköz a vezetés kezében a szervezet üzleti stratégiájának és részletes terveinek kidolgozásához. Alapot teremt a vállalat jövőbeli teljesítményének méréséhez és nyomon követéséhez. Az üzleti tervet nem csak azért kell készíteni, mert a szükséges támogatást csak így kapjuk meg, hanem a vállalkozás, vagy szervezet saját maga miatt is. Amikor meghozzuk a döntéseket, fontos, hogy teljes körűen át tudjuk gondolni, ki tudjuk „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

23

számolni, mikor éri meg a befektetés, a fejlesztés. Az üzleti terv részei (pályázatban elvárt bontás): 1. Vezetői összefoglaló 2. A vállalkozás általános bemutatása 3. Vezetőség és szervezeti felépítés 4. Piacelemzés 5. Termékek, szolgáltatások, tevékenységek 6. Piaci és értékesítési stratégia 7. Működési terv 8. Pénzügyi terv 9. Mellékletek A terv első részét, a vezetői összefoglalót legutoljára érdemes megírni. Ez egy rövid összefoglaló magáról a tervről. A döntéshozó érdeklődését először ennek kell felkeltenie. A terv többi részének a megírásakor törekedjünk arra, hogy az egyes részek egymásra épüljenek, egymásnak ne mondjanak ellent. A vezetői összefoglalóban le kell írni a célokat, azok milyen stratégiai célokhoz igazodnak. Mennyibe kerül a projekt, mi várható tőle, mennyi a plusz bevétel, vagy egyáltalán milyen hasznon várható. A megvalósuláshoz szükséges feltételeket is érdemes itt felsorolni, illetve a kockázati tényezők közül a legfontosabbakat. A vállalkozás általános bemutatásában kell szerepeltetni a vállalkozás alapadatait, működési formáját, fontosabb tevékenységi területeit, elért eredményeit. A vezetőségi és szervezeti felépítést nagyobb, összetetten működő cégek esetén szükséges felvázolni. Olyanokra lesz itt kíváncsi az elemző, hogy a hierarchia és döntési mechanizmusok mennyiben támogatják, illetve veszélyeztetik a projektet. Itt kell leírni a HR-t, azaz a személyzeti politikát, és annak mechanizmusát. A 4, 5, 6, 7. pont tulajdonképpen a marketing terv. Itt szerepeltetni kell az ágazati áttekintést, amelyet környezetelemzésnek is szoktak hívni. Az elemzés elsősorban a gazdasági, a környezeti, a társadalmi, a technikai tényezőkre terjed ki. Ezen túl le kell írni pontosan azt a terméket vagy szolgáltatást, amit kínálunk a piacon. A helyzetelemzés során javasolt a SWOT elemzést alkalmazni. Ezt követi a szegmentáció, azaz a potenciális piac ismérvek szerinti csoportosítása és rangsorolása. A versenytárselemzés a marketing terv következő eleme, amelyben a versenytársak pozícióit, agresszivitását érdemes meghatározni, illetve hol helyezkedünk el hozzájuk képest, milyen erőviszonyok jellemzők a piacon. A célok megfogalmazása mellett helyet kap a stratégiához való illeszkedés ténye is, valamint a tervezett marketing-mix (4P) összeállítása. A marketing terv végén kap helyet az akcióterv, amelyben az elemzéseink eredményeit, az elérhető hatékonyságot kell figyelembe venni, és meghatározni a termékkel, szolgáltatással kapcsolatos működési tervet. Végül a pénzügyi tervet kell bemutatni, amelynek része a marketing költségvetés is. A pénzügyi tervben szerepeltetni kell: • költségvetési tervet (korábbi éveknél tervezett és tényadatok összehasonlítása), • cash flow kimutatást, • eredmény kimutatást, • mérleget, „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

24

• induló, működési költségek felsorolását, • pénzügyi mutatókat. A mellékletekben szerepeltethetünk pl. grafikonokat, táblázatokat, fotókat a termékekről, technikai specifikációkat, és minden olyan egyéb anyagot, amit a pályázati kiírás kér, illetve elősegíti projektünk jobb megvilágítását. 9. Kockázatelemzés A jelentősebb pályázatok általánosan elfogadott és szükséges részelemzése. A kockázatelemzés a lehetséges kockázatok azonosítása, csoportosítása és értékelése a figyelemmel kísért projekttel vagy üzemeltetési folyamattal kapcsolatban. E résztevékenység során a kockázatok bekövetkezési valószínűségét, okozott hatását, illetve a kockázat bekövetkeztének elkerülésére, illetve hatásának csökkentésére teendő intézkedéseket vizsgálják. Az elemzés a lehetséges kockázatcsökkentő intézkedések kidolgozásával zárul. 1.

♦ ♦ ♦ ♦ 2.

3.

A projekt jellegéből adódó kockázatok Hibás prognózison alapuló célkitűzés Tervezésben előforduló koncepcionális hibák Tervezésben előforduló számszaki hibák A megvalósítás során fellépő problémák Módszertani hibák Emberi mulasztás, hanyagság A megvalósítás feltételeinek megváltozása Késedelmes döntés A piac működéséből adódó kockázatok Gyorsan változó kereslet Fogyasztói szokások megváltozása Új versenytársak belépése Munkaerőhiány Értékesítési csatornák változása Potenciális partnerek hiánya Partnerek változása Az adott ország, régió által indukált kockázatok politikai, társadalmi instabilitásból származó kockázatok gazdaságpolitikai, gazdasági kockázatok

Kockázati fokozatok 1. fokozat: valamilyen hiba, vagy hiányosság bekövetkezte. Ezt a projektmenedzsment tudja kezelni 2. fokozat: közvetve veszélyezteti a projektet. Ha nem „kritikus úton” csúszik valamely tevékenység határideje, akkor a projektmenedzsment utasításai szerint korrigálni kell a folyamatot, és szükség szerint jelentést adni a monitoring bizottság, vagy a vállalatvezetés felé. 3. fokozat: közvetlenül a projekt bukásához vezet. A projektmenedzser – amint tudomására jut – azonnal jelzi a monitoring vezetés felé, és közösen dolgoznak ki válságtervet (ha még aktuális!) a projekt megmentése és folytatása érdekében. „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

25

PÁLYÁZATÍRÁS, -BENYÚJTÁS A pályázatírás alapelvei A pályázat egy dokumentum (kérelem), amelyet azzal a céllal készítünk, hogy projektünkhöz pénzügyi forrást szerezzünk. A pályázat tehát a projekt tervének leírása egy formanyomtatványon (pályázati űrlap). Hogyan is készülnek a projekttervek? Elméletben persze… 1. Van egy projektötletem 2. Előzetes elemzéseket készítek 3. Elkészítem a tevékenységtervet 4. Elkészítem az időtervet 5. Elkészítem az erőforrástervet 6. Elkészítem a költségtervet, akár több variációra is! 7. Átgondolom a finanszírozási lehetőségeket 8. Keresek pályázatot, vagy megvalósítom önerőből/hitelből Hogyan is készülnek a gyakorlatban egyes projekttervek? 1. Találok egy pályázati kiírást. 2. Megnézem, mennyit lehet nyerni. 3. Ha önerő van, már gondolkozóba esem… 4. Kitalálok hozzá egy projektet. 5. Elkészítem a projekttervet, benyújtom a pályázatot. Ebben az esetben pályázati projektet valósítok meg. Ha netán nyerek, át kell terveznem a szervezet tevékenységét, munkafolyamatait, gazdálkodását stb. Tehát majdnem ugyanazokat a projekttervezési lépéseket végig kell járnom utólag, amit kényelmesen, előre is megtehettem volna. Az viszont jelentős különbség, hogy ebben az esetben minimális időkeret áll rendelkezésemre, behatárol a pályázatban vállalt feltételrendszer, az elvárások és a pénzügyi keret, amin ilyen esetben már alig lehet változtatni. Ha mindezt sikerül megvalósítanom, szerencsés esetben a pályázat keretei között teljesítem a projektet, de jóval nagyobb befektetés és áldozatok árán, mintha fordítva terveztem volna. Ha nem tudom megfelelő mértékben a pályázatra „átkonvertálni” a szervezetet, előrevetítődik a bukás árnyéka. A pályázatkészítés aranyszabályai 15 pontban Csak akkor érdemes pályázatot készíteni, ha: A pályázat valós igényeken alapul (probléma, helyzet, szükséglet). A szükséges (anyagi, tárgyi, pénzügyi stb.) feltételek rendelkezésre állnak. Körültekintően megtervezték a projektet (akár külső szakértők bevonásával). A szervezetben megvan a kellő motiváltság a projekt elkészítésére, és végrehajtására. Nem egyedül kell pályázatot írni - a jó pályázat team-ben íródik. Van elég idő a pályázat megírásához. A jó pályázat elkészítéséhez idő kell. Van elég idő a pályázat megvalósításához. A pályázó ne szorítsa magát szűk korlátok közé. Ha kevés az idő, kevesebb tevékenységet szabad vállalni. A szakmai megvalósítás összhangban van a pénzügyi tervvel (megalapozott „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

26

költségvetés). A pénzügyi terv mindig az adott kiírás jogosult költségeihez van igazítva. Előre kell számolni a kockázatokkal, és felkészülni azok kivédésére. Ismerni kell a pályázat nyelvezetét (egyszerű, világos; idegen számára is érthető fogalmazás, lényegre törekvés, hitelesség és teljesség). Használni kell a kiírást: nem csak olvasni; köszönjenek vissza a pályázatban a kiíró által használt szavak, kifejezések. Van kapacitás a jelentések, elszámolások (adminisztráció) készítésére is, hiszen bármennyire jó lehet a program, ha nem tudja a szervezet az elért eredményeket jól bemutatni. Használj kijelentő módot vagy jövő időt a fogalmazásnál, mert a rosszul használt feltételes mód bizonytalanságot fejez ki. A projekt a pénzügyi zárást követően is fenntartandó! Előnyös, ha a tevékenység olyan programot készít elő, vagy alapoz meg, amelyre egy következő projekt/projektelem ráépíthető. Kinek írjuk a pályázatot? Mindig próbáljuk a bíráló helyébe képzelni magunkat! Hogy néz ki egy bíráló? (kép!) Úgy írjuk a pályázatunkat, mintha egy túlterhelt, morcos, fáradt embernek kellene röviden, egyszerűen és érthetően "eladnunk" a programunkat, úgy, hogy az emlékezetes és megkapó legyen! Az ÚMFT pályázatok pályázati csomagja Pályázati felhívás – főbb tudnivalók, elvárások Pályázati útmutató – részletes tudnivalók Pályázati adatlap – egységes szerkezetű (mindig) Közzétételi kérelem formanyomtatvány Költségvetés Kiírás-specifikus egyéb formanyomtatványok Kitöltési útmutatók Támogatási szerződés minta Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei + Arculati Kézikönyv Esélyegyenlőségi útmutató Fenntartható fejlődés útmutató Mielőtt elkezdenénk a pályázat összeállítását, végezzük el a következő elemzést: 1. Rövid kivonat készítése a pályázati útmutatóból 2. Pályázati útmutatóban leírt alapvető célok és részcélok összhangban vannak-e elképzeléseinkkel? 3. Kizáró okok bármelyike vonatkozik ránk? 4. Összhang van-e az útmutató és „projekttervünk” között? Projekt időtartam Támogatás mértéke, összege „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

27

Célcsoport Támogatható / kötelező tevékenységek Elszámolható költségek 5. Tudjuk-e vállalni az előírásokat Önrész Biztosíték Minimális monitoring mutatók Kötelező tevékenységek Nem támogatható tervezett tevékenységek Nem elszámolható tervezett költségek Egyéb tartalmi korlátozások Speciális projektmenedzsment /szakmai/ tartalmi előírások Kizáró okok - Jogosultság 1. Jogi Pályázó szervezet jogi státusza, pl. csak nonprofit lehet 2. Adminisztratív Székhely, pl. csak Közép-Mo-i Régióban lehet Működés szabályoknak megfelelő, pl. rendelkezik-e működési engedéllyel 3. Gazdálkodási Mérlegre vonatkozó elvárások, pl. saját tőke nem lehet negatív Sikeres működésre vonatkozó elvárás, pl. nem állhat csődeljárás alatt 4. Egyéb pl. le nem zárt korábbi pályázati projekt Ha a fenti kérdésekre pozitív válaszokat ad a projekt team, kezdődhet a pályázat megírása. Ne hagyjuk figyelmen kívül, hogy minden EU támogatású pályázatnál kötelező követelmény: Horizontális elvek érvényesítése minden beavatkozásnál Esélyegyenlőség Környezeti fenntarthatóság, Területi kohézió Tájékoztatás és nyilvánosság biztosítása Fenntartási kötelezettség (3 vagy 5 év) N+2 / N+3 szabály A pályázat felépítése, elkészítése Pályázati adatlap: Ez tartalmazza a Pályázó, valamint a projekt adatait, valamint a projekt egészének, illetve egyes részeinek bemutatását. A bírálók az adatlapot olvassák el az alapinformációkért. Itt kell megragadni figyelmüket, felkelteni érdeklődésüket, hogy egyáltalán tovább olvassanak! Megengedhetetlen, hogy az adatlapon bármi hiba, vagy hiányosság legyen! A pályázat címe: Legyen egyértelmű, figyelemfelkeltő, rövid és emlékezetes! A jó cím referencia-pont, hívó szó, amelyre a bírálók hivatkozhatnak az döntéshozó ülés során. A projekt részletes bemutatása Bemutatkozás, előzmények, eredmények „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

28

A szervezet bemutatása: Mióta működik? Mik a szervezet távlati tervei? Miben sajátos, egyedi a szervezet? Mik voltak a szervezet eddigi legfontosabb eredményei?

A szervezetben dolgozók kapacitása, szakképzettsége A szervezet aktuális tevékenységei Diagramok, fotók, illusztrációk, sajtóanyag Miért a mi szervezetünk a legalkalmasabb a támogatás elnyerésére? A pályázati koncepció előzményei, a probléma felvetése Logikai összefüggés a szervezet szakmai tevékenységei és a kezelni kívánt probléma között A program szükségességének indoklása (cikkek, statisztikák, igényfelmérések, szakértői vélemények adhatják ehhez az alapot) Az igényfelmérés adatai (dokumentált adatok, statisztikák) Világos igényfelvetés és megfogalmazás. Bizonyítsuk, hogy a pályázati periódus alatt és az igényelt összegből látható változást lehet előidézni. Annak bemutatása, hogy a pályáztatónak miért fontos támogatni pályázatunkat, általa hogyan éri el saját kitűzött céljait. A pályázat cél- és eredményrendszerének bemutatása Hosszú-, közép- és rövidtávú projektcélok (miben segít, miért fontos) bemutatása Hosszú-, közép- és rövidtávú eredmények bemutatása A pályázat célja, amit konkrétan a pályáztató elvárásai szerint fogalmazunk meg, felhasználva a kiírásban, pályázatban alkalmazott szerkesztési formákat, szóösszetételeket Szükségletfelmérés: Egy elemző dokumentum, amely bemutatja azt a helyzetet, amelyet a projekt meg szeretne változtatni, és megalapozza annak szükségességét. Humánerőforrás terv: Az egyes projektfeladatok elvégzéséért felelős személyek megnevezése, a feladatok pontos megfogalmazása, a kompetenciák, tapasztalatok, képességek függvényében. Ütemterv: A tevékenységek ütemezésének átlátható rendszere. (pl.: GANTT diagram ) Kommunikációs terv: A projekt nyilvánosságának biztosítása. A kommunikációs terv tartalmazza a projekt belső kommunikációs tervét, és a külső nyilvánosság biztosításának tervét. Esélyegyenlőségi terv: horizontális elvárás, azaz minden egyes támogatott projektnek hozzá kell járulnia a nők, romák, valamint a fogyatékossággal élők esélyegyenlőségének javításához, függetlenül a projekt jellegétől és témájától. Költségvetés, pénzügyi terv: A pályázat elválaszthatatlan része, tartalmazza az egyes tevékenységek megvalósítását reálisan fedező költségeket, különböző bontásban. A pályázat összefoglalása - ki?, mit?, hol?, miért?, mikor?, hogyan? - a pályázó bemutatása, utalás korábbi tevékenységeire és hitelességére - a probléma felvetése, a megoldásra tett javaslat (hosszú táv) - konkrét tevékenység, alkalmazandó módszerek leírása (rövid táv)

A tevékenység tömör összefoglalása nagyon fontos! Nem szép dolog, de előfordul, hogy csak ennek az elolvasására jut a bírálók idejéből, azaz ezen állhat, vagy bukhat egy pályázat sorsa. Az összefoglalást utoljára, a kész pályázat alapján lehet legjobban megszövegezni! Egy frappánsan összeszedett, minden lényeges információt tartalmazó, világos és rövid összefoglaló bekezdést levelekben, sajtóban, fórumokon is jól tudunk majd használni!


29

Tartalomjegyzék: • Pontos oldalszámozással és a mellékletek jegyzékével együtt szerepeljen! Előlapok: • Ha a pályáztató nem ad hozzá formanyomtatványt, akkor szerkesszük meg magunk!

A pályázatírás folyamata, pályázatírási praktikák A pályázatírás leghatékonyabb formája (különösen bonyolult pályázatok esetén) a team munka, a projektmenedzser irányításával. Párhuzamosan több részfeladatot is lehet végezni: pl. logframe, SWOT elemzés kiírói elvárásokhoz aktualizálása, a szükséges szakértő csapat tagjainak kiválasztása, szakmai önéletrajzok elkészíttetése stb. A gazdasági egység készíti a költségvetést és egyéb pénzügyi dokumentumokat. Mások beszerzik a szükséges igazolásokat (pl. NAV igazolás, bírósági kivonat stb.). A sikeres pályázat tízparancsolata 1. Ragadd meg a figyelmet - és tartsd is meg! A támogató szervezetek gyakran százával kapnak pályázatokat, akár minden héten! Nekik emlékezniük kell rád! 2. Használd a támogató nyelvét! Biztosnak kell lenned abban, hogy az általad használt kifejezéseken és megfogalmazásokon más is ugyanazt érti, amit te. 3. Legyél magabiztos! Soha ne mondd, hogy „csinálnánk”, „szeretnénk”, „próbálkozunk”, „lehetne”! Ne értékeld túl magad, de mindig mondd, hogy "fogjuk", "tesszük", "megcsináljuk"! Ha te nem vagy biztos magadban és a tevékenységedben, ők sem lesznek azok. 4. Érthetőség. Pályázatod legyen oly módon elrendezve és megszerkesztve, hogy minden "simán folyjon" benne. Ellenőriztesd a helyesírást és a nyelvezetet, idegen nyelvű pályázat esetén anyanyelvű emberrel. Ne bízz csak a számítógép helyesírás ellenőrző programjában! 5. Kezelhető méret/reális program. Aki sokat markol, keveset fog! Ne próbálj túl sokat kérni vagy tenni! A legjobb munka kicsi, rövidtávú, mérhető eredményt hoz és sikere nyilvánvaló. Kérj meg másokat a "realitásvizsgálat" elvégzésére. 6. Falatka-teória. Mindent vágj falatnyi darabokra - olyanokra, amelyek egy darabban "lenyelhetők" és nem kell az olvasónak rágódnia rajtuk. Különösen fontos ez a stratégia és a várt eredmények leírásánál. 7. Használd a támogató kiírását. A támogató okkal adott kiírást - szorosan kövesd hát azt. Ha a kiírás szerint csak természetvédelmi pályázatok támogathatók, ne is próbálkozz energiahatékonysági ügyekkel. A pályázatodat úgy szerkeszd meg, ahogy ők kérik. 8. Lényegre, lényegre, lényegre! Ha napenergiáról szól a pályázatod, ne kezdj el a bálnákról írni! És ne feledd a kezelhető méretet! 9. Hitelesség. Hangsúlyozhatod a háttéranyagokban (pl. a szervezeted leírásánál, a tervezet leírásánál, a tervezett tevékenység értékelésénél, vagy a más intézményektől kapott támogató levelekben), de látsszon a pályázat egészén is! 10. Teljesség. Ha három másolatot kérnek, mellékelj három másolatot stb.

A pályázó folyamatosan figyeli a pályázati kiírással kapcsolatos esetleges változásokat (pl. valamelyik űrlap változása), és az újabb verziókat használja a kitöltés során. Ha összeállt a szükséges információanyag, megtörtént azok összehangolása, elkezdődhet a kiíró által biztosított adatlapok, nyomtatványok kitöltése, a szükséges mellékletek végső formába öntése. A feladat pontos és hiánytalan megvalósításában kiemelkedő szerepe van a team vezetőjének, aki irányít, koordinál, ellenőriz.


30

A pályázatkészítés gyakori hibái Nem figyeljük vagy ellenőrizzük beadás előtt a kiírást, pedig a beadás előtt közvetlenül is lehet módosítás a kiírásban, amihez kötelező alkalmazkodni a készítőnek. Ha az utolsó pillanatban is módosításra kerül sor, nem mindig kerül átvezetésre a változás a teljes pályázaton. Vagy túl röviden (ekkor nem tud dönteni a bíráló, hogy mi is a valódi cél), vagy túl hosszan és bonyolultan (ekkor meg elvész a részletek között a bíráló és nem tudja követni a gondolatmenetet) kerül leírásra az ötlet. A projekttervben leírtak nem állnak összhangban a költségvetéssel, nincs a tevékenységekhez költség rendelve, vagy nincs a költséghez tevékenység rendelve. Kirívóan alul- vagy felül tervezett költségvetés (a tevékenységek beárazáskor érdemes egy kis kutatást végezni). Nem jól határozzuk meg a százalékban megkövetelt önerő értékét (a bekerülési – teljes – költségből számítjuk ki a százalékos értéket). Nincsenek jól meghatározva a várt eredmények és az indikátorok; vagy nem teljesíthetők, vagy nem mérhetők. Gyakran nem kerül alapos átolvasásra az értékelési szempontrendszer, pedig hasznos tanácsokat ad, hogy mire kell különösen odafigyelni az íráskor. Beadás (véglegesítés) előtt egy „külső szem” is lássa a pályázatot, mert a végén a készítő(k) már nem veszik észre a legnyilvánvalóbb hibákat sem. Ne hagyjuk az utolsó napra a pályázati dokumentáció végleges összeállítását, sokszorosítását, mert akár olyan – nem hiánypótolható – egység kimaradhat, ami a sok munkával összeállított pályázat formai elutasítását vonhatja maga után. Tipográfia, egyéb fontos trükkök Ha lehet, aláhúzás, vagy dőlt betű helyett inkább használjunk vastag betűt, mert az jobban olvasható.

A lapok oldalán hagyjunk elég helyet (2-3 cm) a jegyzeteléshez. A 11-es betűméretnél kisebb nehezen olvasható. A kiegyenlített sor szebb, a balra zárt jobban olvasható. Hosszú összetett mondatok helyett inkább jól áttekinthető felsorolásokat, táblázatokat, grafikonokat használjunk. A grafikonokat és a táblázatokat egyetlen vonallal rajzoljuk meg, ne pontozva, szaggatottan, színes vagy 3D oszlopokkal. Feltételes mód helyett jövő időt használjunk! Magabiztosan jeleznünk kell, hogy a program mindenképp megvalósul. Ellenőrizzük a helyesírást (ne hagyatkozzunk csak a számítógép helyesírás ellenőrző programjára!) Fogalmazzunk tömören. Tipikus pályázati hibák Indokolatlan és/vagy nem elszámolható költségek beépítése - rossz költségvetés Fenntarthatóság megalapozatlansága Gazdaságtalan vagy elavult technológia alkalmazása Túl- vagy alulárazott szolgáltatási mellékköltségek A becsatolt engedély nem a pályázatra vonatkozik Közbeszerzési szabályok figyelmen kívül hagyása a lebonyolítás tervezésénél Irreleváns megvalósíthatósági tanulmány mellékelése Megalapozatlan költség-haszon elemzés és Cash Flow terv csatolása „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

31

Túlzottan szűk határidő vállalása Elrontott ÁFA kalkuláció Nem objektív indikátorok használata

Gyakran felmerülő hibák a pályázatírás során: formai követelmények figyelmen kívül hagyása, a beadott pályázat nem illik a kiíró intézmény tevékenységi körébe, a pályázat túl rövid, kusza vagy túl részletes, a tevékenység céljának leírásában általánosságok vannak, konkrétumok nélkül, a költségvetés nem reális, a pályázatban a pályázó kirekesztő vagy kioktató hangnemben ír, a pályázó annak ellenére, hogy tudna, mégsem működik együtt másokkal. Tanulságként álljon itt egy néhány évvel ezelőtt készített felmérés az EU-s csatlakozást követő pályázataink állapotáról. A pályázatok: • 18 %-a nem tartalmazott oldalszámot • 73 %-ából hiányzott a tartalomjegyzék • 81 %-ában nem szerepelt összegzés • 92 %-ából hiányzott a pályázók szakmai önéletrajza • 25 %-ában hiányzott a projekt-felelős szakmai önéletrajza • 66 %-a nem készített tervet a projekt értékelésére • 17 %-a meg sem nevezte a projekt felelősét • 20 %-a nem sorolta fel a célkitűzéseket • 18 %-a nem biztosította az elérhetőséget, nem adott meg telefon- és/vagy faxszámot • 13 %-a esetében a költségvetés számításaiban hibák voltak • 22 %-a egy korábban elutasított pályázat volt, amit kiegészítések és a javasolt változtatások nélkül adtak be újra. Az ellenőrző lista (check list) 1. Pályázati űrlap kitöltése - minden kötelező mező ki van töltve? 2. Ami nem vonatkozik Önre: "pályázatomra nem vonatkozik" megjegyzés 3. Stílus, megfogalmazás rendben? 4. Kötelezően csatolandó mellékletek rendben? 5. A szükséges helyeken alá van írva (kék tollal!!!)? 6. A pályázat összeállítása előírásszerű (példányszám stb.)? Általában a pályázati dokumentáció része az ellenőrző lista, melyet akkor kell kitölteni, amikor a teljes pályázati anyag rendelkezésre áll. Ha nem tartalmaz a dokumentáció ellenőrző listát, akkor magunk állítsuk azt össze a pályázati kiírás és a pályázati dokumentáció alapján. Az alábbi minta alapján minden követelményt, beadandó dokumentumot soroljunk fel. Ha körültekintően jártunk el, minden szükséges feltételt teljesítünk, illetve csak olyan, később hiánypótolható rész marad ki, amit esetleg nem tudtunk határidőre biztosítani (de a hiánypótlási felhívásig beszerezzük). „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

32

ELLENŐRZŐ LISTA (Minta) Mielőtt elküldi pályázatát, kérjük, ellenőrizze, hogy a pályázat hiánytalan-e! A projekt adatlap hiánytalanul ki lett töltve, és minden kötelező indikátor szerepel. A projekt adatlap dátummal és aláírással el van látva, a pályázat valamennyi oldala folyamatos oldalszámozással van ellátva. Minden dokumentumból (projekt adatlap és mellékletek) egy eredeti és 1 másolati példányt csatoltak, a pályázat elektronikus adathordozón (CD/DVD lemezen) is be lett adva. A projekt adatlap kitöltése kitöltő program segítségével történt, a kinyomtatott projekt adatlap verziószáma megegyezik a CD lemezen beadott file verziószámával. A részletes költségvetést soronkénti szöveges indoklással és a források várható megoszlását a projekt adatlapban és a költségvetési táblákban szereplő formátumban adták meg. Konzorciumban megvalósuló projektek esetében partnerenkénti (részletes), továbbá egy projekt szintű összesített költségtervezési tábla, valamint partnerenkénti szöveges indoklás került benyújtásra. A tervezett költségek a pályázati útmutató szerint elszámolható költségek. A nyilatkozatok az aláírásra jogosult személy által aláírásra kerültek. A pályázat összeállítása, csomagolása a kiírás szerint történt. A pályázat hiánytalan, a kötelező mellékleteket csatolták:

Mellékletek (például) A/1 A fenntartó támogató nyilatkozata az 5 éves fenntartásról A/2 Költségvetés szöveges indoklása A/3 Részletes költségtervezési lap A/4 Eszközbeszerzés esetén a beszerzendő eszközök tételes listája, rövid specifikációval. A/5 alapító okirat, alapszabály stb. A/6 Tulajdoni lap A/8 A CD/DVD lemezen az xdat formátumú adatlap mellett a kötelező mellékletek is rajta vannak A/9 Aláírási címpéldány A/10 Konzorciumi megállapodás „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

33

A/11 Előlegigénylésről szóló nyilatkozat A/12 Banki igazolás elkülönített számláról A/13 Szakmai önéletrajzok A/14 A pályázó aláírásra jogosult képviselőjének nyilatkozata bankszámlákról, melyekre azonnali beszedési megbízás érvényesíthető A pályázat benyújtása A pályázati kiírás alapján összeállított pályázati dokumentáció utolsó ellenőrzése megtörtént, a check list minden kérdésére pozitív választ adtunk. Következik a pályázat benyújtása. El kell végezni a kiírásban meghatározott csomagolást „összehordást”. Általában ez is egy formai szempont, amit be kell tartani. Ha elkészültünk következik a feladás. Csak a kiírás szerinti módon lehet a pályázatot feladni! Ha postai feladás a követelmény, akkor csak postai úton lehet teljesíteni. Fontos szempont, hogy a feladás dátuma, vagy a beérkezés dátuma szerepel-e a kiírásban. Különösen oda kell figyelni, ha a beérkezés időpontja van meghatározva. A postai feladás minden esetben tértivevényes küldeményként történjen, hogy legyen igazolás a feladás, illetve az átvétel tényéről, szükség esetén időpontjáról. Ha a kiírás megengedi a személyes benyújtást, akkor is nagyon figyelni kell az időpontra. Ebben az esetben meghatározzák az órát is, ameddig fogadják a pályázatokat (általában a befogadó intézmény munkarendje szerinti időszak). Személyes benyújtás esetén a fogadó fél az átvételről igazolást ad ki. Ha nem ad, akkor legyen nálam egy átadás-átvételi igazolás, melyen az átvevő dátummal, aláírással igazolja a pályázat átvételét. A pályázat értékelésének folyamata Pályázat beérkezése Iktatás Befogadási kritériumok ellenőrzése (befogadás / elutasítás) Az ellenőrzés eredményéről az ellenőrzést végző munkaszervezet értesítést küld a pályázónak (befogadó nyilatkozat, vagy elutasító határozat) Formai értékelés (jogosult / hiánypótlás / elutasítás) A folyamat során ellenőrzik, hogy minden szükséges dokumentum, melléklet becsatolásra került-e. Ekkor vizsgálnak minden előírt formai követelményt (pl. aláírások megléte, példányszám, oldalszámozás, pályázati jogosultság stb.). A kiíró szervezet a pályázati kiírásban leírja, mik a hiánypótolható, és mik a nem hiánypótolható követelmények. Ha a benyújtott pályázat nem hiánypótolható hiányossággal rendelkezik, a pályázat érdemi tartalmi ellenőrzés nélkül elutasításra kerül, mely tényről rövid időn belül értesítést kap a pályázó. Hiánypótlás: ha a pályázat hiánypótolható hiányossággal bír, a pályázó hiánypótlási felszólítást kap. A hiánypótlásra általában néhány nap áll rendelkezésre. Ennyi idő alatt csak abban az esetben lehet eleget tenni a felszólításban foglaltaknak, ha a pályázó erre felkészült, és már rendelkezésre állnak a pótlandó dokumentumok. A hiánypótlás általában csak egy alkalommal lehetséges, a rendelkezésre álló határidő nem hosszabbítható meg! Tartalmi értékelés (általában két független külső / belső értékelő) Az értékelés a kiírásban is szereplő kritériumok és az ott leírt, adható pontszámok alapján történik. Az összesített pontszámok alapján kialakul egy sorrend. A tartalmi bírálók röviden írásban is „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

34

értékelik a pályázatokat, majd megtörténik az értékelések összesítése (munkaszervezet). Az így kialakult sorrend és értékelés kerül felterjesztésre a DEB (Döntés Előkészítő Bizottság) elé. A DEB ülés (tagok: IH, KSZ, civil, minisztérium, szakértők stb.) megtárgyalja az előterjesztést, és döntési javaslatot fogad el, melyet a döntéshozó elé terjeszt. Döntési javaslat: lehet elutasító, támogató vagy tartalék listára kerülés. A döntésre jogosult meghozza a döntést. Erről a munkaszervezet értesítést küld a pályázóknak. Szerződéskötés A pályázó értesítése a pozitív támogatási döntésről. Az értesítés tartalmazza a szerződés dokumentumait, a szerződéskötési feltételeket is. A pályázó beszerzi és összeállítja támogatási szerződéshez szükséges dokumentumokat, pl.: Aláírás minta (ha nem kellett csatolni a pályázathoz) Alapító okirat, vagy cégkivonat Saját forrás rendelkezésre állását igazoló dokumentumok / nyilatkozatok Építés-beruházás esetén jogerős építési engedély Közbeszerzéssel kapcsolatos dokumentumok (ha közbeszerzés köteles a projekt) Nyilatkozat köztartozásokról Bankszámla nyilatkozat Nyilatkozat az előleg igényléséről (ha van lehetőség előleg igénylésére) stb. A követelmények szerint összeállított és hitelesen aláírt szerződéscsomag megküldése a megadott címre. Ha a pályázatbeadás és a szerződés megérkezte között olyan, előre nem kalkulált esemény történik, hogy a projekt a vállalt, vagy előírt feltételek alapján nem valósítható meg, a pályázónak lehetősége van elállni a szerződéstől. Ekkor még nincs következménye a döntésnek. A kiíró tudomásul veszi a döntést, és a tartalék listáról értesít pályázót, hogy lehetősége nyílt projektje megvalósítására, vagy a „bennragadt” összeg a következő pályázati kiírásban kerül felhasználásra. Ha aláírtuk a szerződést, akkor már sokkal nehezebb lemondani a megvalósításról. Ezért ajánlatos a szerződés aláírása előtt még egyszer átnézni a feltételeket, elemezni helyzetünket, és a megvalósítás anyagi, technikai, humán és financiális vonatkozásait. Ha a szerződés dokumentációja hiányos, a KSZ hiánypótlási felhívást küld. Ha minden szükséges feltétel rendelkezésre áll, az illetékes hatóság is aláírja a szerződést. Ekkor indulhat a tényleges projektmegvalósítás. Eddig csak az előkészítő tevékenységeket lehetett elvégezni, pl. a közbeszerzési eljárást lefolytatni.


35

A SIKERES PÁLYÁZAT (Rövid összefoglaló a szerződéskötés utáni folyamatokról, kötelezettségekről) Segítség, nyertünk! Egy pályázat akkor eredményes, ha a formai, majd a tartalmi bírálat kritériumait is eredményesen teljesíti, és a végső döntés során is a nyertesek között található. Az igazi munka ekkor kezdődik. Ha a projekt jól átgondolt, megfelelő anyagi, technikai és humán háttérrel rendelkezik, nem okoz gondot a megvalósítás. Ha viszont pályázati projektet akarunk megvalósítani, bejön a „segítség, nyertünk!” szindróma. A pályázó ekkor jön rá, hogy a papíron oly jól mutató elképzelést a gyakorlatban is meg kell valósítani. Teljesíteni kell azokat a feltételeket, amiket talán nem is vett teljesen komolyan. Innen kezdve nagyon kemény munka következik – ellentétben azzal a pályázóval, aki alaposan kidolgozott, több szempont alapján elemzett projektet akar pályázati támogatással megvalósítani. Közbeszerzések Ha a támogatási intenzitás (állami és/vagy EU-s) az 50%-ot meghaladja, és a minden évben kiadott közbeszerzési értékhatárok valamelyikét eléri a projekt nettó bekerülési költsége, kötelezően le kell folytatni a nettó értékhez kapcsolódó közbeszerzési eljárást (kivétel egyéni vállalkozó, magánszemély). A nemzeti közbeszerzési értékhatárokat az adott év költségvetési törvénye tartalmazza, a közösségi értékhatárokat az illetékes EU Bizottság határozza meg. A projektmegvalósítás gyorsítása érdekében a közbeszerzést a szerződéskötés előtt is le lehet folytatni (ha mégsem nyer a pályázat, a pályázó „bukta” közbeszerzés költségeit). A közbeszerzési eljárás elindítása előtt meg kell hozni néhány (a pályázatban foglalt feltételek alapján) döntést: - teljesítési ütemezés - szakmai, technikai elvárások - beszerzések esetén technikai specifikáció - hány számlát nyújthat be a nyertes ajánlattévő - fizetési ütemezés - fizetési határidő - projekt befejezés határideje - stb. Ha a pályázati szerződéskötés előtt kerül lebonyolításra a közbeszerzés, a kiírásban jelezni kell, hogy a nyertes ajánlattevővel szerződést a pályázat pozitív elbírálása esetén kötik meg. Általánosan javasolható a nyílt, egyfordulós közbeszerzési eljárás lefolytatása. A legjobb ajánlat kiválasztására két módszert alkalmazhatunk: összességében a legjobb árajánlat; ebben az esetben meg kell adni az értékelés szempontjait és pontozását a legolcsóbb árajánlat; ebben az esetben a legalacsonyabb árat megajánló a nyertes A közösségi értékhatár 50%-át el nem érő költségterv esetén a nemzeti rezsimben alkalmazható a közzététel nélküli, legalább 3 árajánlattevős eljárás. Ebben az esetben nem kell megfizetni a közzététellel járó közbeszerzési költségeket, de az ajánlatkérést itt is el kell készíteni, és azt kell megküldeni az ajánlattételre írásban felkért szervezeteknek. Figyelem! 2012. 01. 01-től új közbeszerzési törvény lép életbe (a 2011. évi CVIII. törvény)! Projekt megvalósítás Előleg kifizetés: ha a pályázat utófinanszírozott, és a pályázati kiírás ad rá lehetőséget, továbbá a pályázó kitöltötte az előleg igénylő nyilatkozatot, a szerződéskötést követően


36

megkap(hat)ja az előleget. Az előleget %-ban határozzák meg, amely az elnyert összeg 1025%-a lehet.

Időközi kifizetés A szerződésben foglalt feltételek és a projekt-megvalósítás előírt állapota esetén a kedvezményezett kifizetési kérelmet nyújt be a kifizető hatóság felé. Általában a kérelmet egy megadott időintervallum alatt lehet benyújtani. Az ún. „nyitva tartási időt” (kérelem befogadási időszak) rendelet tartalmazza (ÚMVP-s pályázatok esetén MVH rendelet). A kifizetési kérelem szintén rendeletben meghatározott formájú és tartalmú dokumentum, melyet ki kell tölteni, és csatolni kell hozzá az előírt mellékleteket. Egy általános példa: 1. Egy excel táblában rögzítsük, mely számláinkat nem számoltuk még el (illetve ezek közül mit lehet ebben a körben elszámolni). 2. Gyűjtsük ki az excel táblába, milyen dokumentumokat szükséges csatolni az egyes számlákhoz. 3. Rögzítéskor le kell írni, hogy milyen mellékleteket csatolunk (dokumentummátrix alapján). 4. Töltsük ki a bér és járulék összesítőt, majd egy számlaként rögzítsük. 5. Töltsük ki az egyéb költség összesítőket, és a fenti logikáknak megfelelő egy számlaként rögzítsük a megadott költségsorra. 6. Ellenőrzés, véglegesítés, nyomtatás, aláírás, (ha kell, mérlegképes könyvelői ellenjegyzés). 7. Minden elszámolt számla záradékolása, minden csatolandó dokumentum hitelesítése 8. Fénymásolat a projektmappába, Kifizetési kérelem csomag postázása; ajánlott, tértivevénnyel. A kifizető hatóság ellenőrzi a benyújtott kifizetési kérelmet. Vagy befogadja, vagy hiánypótlást rendel el. A benyújtott számlák alapján, a támogatási intenzitásnak megfelelő összeget utal át a kedvezményezettnek (pl. 60%-os támogatási intenzitás esetén 1.000 Ft-ból 600 Ft-ot utal, a többi az önerő). Projekt előrehaladási jelentés (PEJ): szakmai rész + pénzügyi rész az elszámolási időszakra vonatkozóan. A projekt előrehaladási jelentésben le kell írni a projekt aktuális állapotát. Konkrét szakmai információkkal kell bemutatni, hogy a projekt megvalósulási foka megfelel a pályázatban vállalt időütemezésnek, és a készültségi foknak megfelelő kifizetési kérelmet nyújt be a kedvezményezett. Helyszíni ellenőrzések

1. Előzetes helyszíni szemle: A projekt megkezdése előtt, általában a pályázat befogadását követően. Pl. építésberuházás esetén a valós állapot megfelel-e a pályázatban leírtaknak. 2. Időközi helyszíni ellenőrzés: Ez a projekt megvalósítása során bármikor történhet, akár több alkalommal is. Előtte általában telefonon egyeztetik az időpontot, és a közeli napok valamelyikén már meg is jelennek az ellenőrök (lehet alkudni max. néhány napot). Leginkább a kifizetési kérelmek benyújtását követően történnek az ellenőrzések, és pénzügyi, szakmai teljesítést egyaránt néznek (a kifizetési kérelemben és a PEJ-ben leírtak megfelelnek-e a valós állapotnak). „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

37

3. Bejelentés nélküli („rajtaütéses”) helyszíni ellenőrzés: Ritkán fordul elő; elsősorban képzési projektek esetén szokták, és csak a képzés tényét ellenőrzik. 4. Rendkívüli helyszíni ellenőrzés: Szabálytalansági gyanú esetén, célzottan ellenőriznek bizonyos dolgokat. 5. Záró helyszíni ellenőrzés: A záró kifizetési kérelem benyújtása után, ugyanaz, mint az időközi, de itt már mindent vizsgálnak. 6. Utólagos ellenőrzések: A projektek bizonyos %-át ellenőrzik a projektzárást követően, kockázatelemzés alapján. Szerződésmódosítás, változás-bejelentés Ha a projektmegvalósítás során lényegi változtatásokat kell végrehajtanunk, szerződésmódosítást kell kezdeményeznünk. Mindaddig ne folytassuk a megvalósítást, míg a szerződéskötő hatóság nem fogadta el kérelmünket. Néhány eset a szerződésmódosításra:

Projekt befejezése várhatóan 3 hónapnál többet késik Elszámolható összköltségnek összesen 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek költség-kategóriák szerinti bontása Bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a 90%-ot Változik a projekt lényegi, célkitűzéseket érintő fontos jellemzője

Ha a megvalósítás során kisebb jelentőségű változásokat kell eszközölnünk, vagy a cég állapotában történtek változások, azt az ún. változás-bejelentőn tehetjük meg. Néhány példa:

Más finanszírozási mód választása Csúszások a projekt végrehajtásában - a várható befejezés dátumát ez lényegesen (3 hó) nem veszélyezteti Elszámolható összköltségnek összesen 20%-ánál kisebb mértékben változik a költségek költség-kategóriák szerinti bontása 10%-nál kisebb változás az indikátorszámokban A cég alanyi mentes kategóriából ÁFA köteles körbe kerül (vagy fordítva) Monitoring A monitoring elsősorban a menedzsmentet támogató, a program eredményes és sikeres megvalósulását elősegítő tevékenység. Feladata, hogy a programvégrehajtás során biztosítsa a jogszabályoknak, előírásoknak és más kötelezettségeknek való megfelelést. A monitoring tevékenység magába foglalja a projekt végrehajtása során az eredmények és teljesítések mindenre kiterjedő és rendszeres vizsgálatát, nyomon követését az eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítás érdekében. Tehát folyamatos adatgyűjtés annak érdekében, hogy a menedzsment információhoz jusson egy adott tevékenység előrehaladásával kapcsolatban, és szükség esetén befolyásolhassa menetét. A monitoringot a folyamatos adatgyűjtés még nem teszi monitoringgá: ez az adatgyűjtési, megfigyelési tevékenység azáltal válik monitoringgá, hogyha az ilyen módon rendelkezésre álló információ hasznosul a menedzsment döntések előkészítésében, meghozatalában, vagyis ha döntéstámogató menedzsmentrendszerként alkalmazzuk. A folyamatos monitoring fontos mérőszámai az „Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap: a vidéki területekbe beruházó Európa” Az Európai Unió és a Magyar Köztársaság támogatásával

38

indikátorok. Indikátorok (mutatók): az eredményt, a célok elérését mérhetővé, viszonyíthatóvá tevő adatok, számok és tények. Output indikátor: közvetlen kimenet mérőszám Eredményindikátor: A programból származó közvetlen előnyök a keményezettek számára. Hatásindikátor: A program hosszabb távú hatásait mérő, megmutató mérőszámok Projektzárás

A projektek lezárása a projektek végrehajtásában a végső fázis, melynek során megtörténik az eredményesség teljes körű elemzése, a záró beszámoló, mint dokumentáció elkészítése, valamint a belső és külső értékelés. A projekt végső elemzése felbecsülhetetlen információforrást biztosít egyfelől a továbbvitel lehetőségeinek feltérképezésére, másfelől más projektek megvalósítása szempontjából. Záró kifizetési kérelem (ZKK) és záró projekt előrehaladási jelentés (ZPEJ)

Az utolsó tevékenység zárását követő x napon belül be kell nyújtani a kifizető hatóság felé. Legvégső határidő: Pályázati kiírás által előírt végső lehetséges elszámolási dátum. Formátuma megegyezik a PEJ-el annyi különbséggel, hogy a szakmai beszámoló legyen bővebb, és a teljes projektről szóljon. A teljes projektet igazolni kell (a már korábban benyújtott részeket is)! ZPEJ-el egyszerre kell beküldeni a záró kifizetési kérelmet (ZKK). A projekt utolsó X%-át (általában 20 %) akkor fizetik ki, ha a teljes projekt rendben van. Fenntartási időszak A megkötött támogatási szerződésben a kedvezményezett a projekt befejezésétől számított (általánosságban) 5 évig a támogatás visszafizetésének terhe mellett vállalja, hogy a projekt fenntartása megfelel az EK rendeletben foglaltaknak. A projekt-dokumentumokat a következő programozási időszak végéig meg kell őrizni. Útmutatóban szereplő kötelezettségek (kiemelten: indikátorok) betartása Változások jelentése KSZ-nek (jogutóddal való megszűnés stb.) PFJ (projekt fenntartási jelentés) küldése Ha a fenntartási időszak alatt nem tudom teljesíteni a vállalt minimális feltételeket (melyeket a monitoring mutatók igazolnak), életbe lép a visszafizetési kötelezettség! Mindaddig, míg a projekt fenntartási időszak nem jár le, és az IH vagy munkaszervezete nem győződött meg a fenntartási kötelezettség teljesítésről, rendelkezésére áll a kedvezményezett által aláírt biztosíték, amiből teljesíteni tudja a visszafizetést. A projekt végleges lezárása: A projekt végrehajtásának lezárulásával a projektgazda értékeli, hogy a projekt milyen eredményeket ért el és ezek alapján levonja a tanulságokat. Nem feledkezik meg az eredmények terjesztéséről. Az értékelések és a tanulságok felhasználásával új projektek alapgondolatai születnek meg. Az értékelés során levont tanulságok a jövőbeni programok és projektek tervezése során jól felhasználhatók.


39

A képzésben résztvevő teljesítményét értékelő rendszer A képzés feleletválasztós teszt kitöltésével zárul. A javasolt tesztkérdések a program mellékletét képezik. Ezekből a Képző Szervezet a tanfolyamon résztvevők részére 20 kérdésből álló feladatlapot állít össze, úgy, hogy minden témához kapcsolódóan legalább 2 kérdést tartalmazzon. Az egyes témakörökhöz tartozó kérdéseket a téma oktatásának végén töltik ki a résztvevők, és a teszt eredményét, megoldását az előadóval megbeszélik.

A képzésen való részvételről szóló igazolás A képzésen való részvételről a Képző Szervezet tanúsítványt állít ki.

A képzési program végrehajtásának személyi feltételei*: …… témá(k)hoz ………………… stb.

………………………(név);

szakirányú

felsőfokú

végzettsége:

…… témá(k)hoz ………………………(név); végzettsége: …………………………… stb.

A képzési program végrehajtásának tárgyi feltételei*: -

a tanfolyami létszámnak megfelelő méretű, szokásosan felszerelt tanterem számítógépes projektor és ernyő egyéb ………………….

*A kipontozott részeket a Képző Szervezet tölti ki a központi képzési program helyi képzési programmá adaptálásaként.


40

2008. (X. 22.) FVM rendeletben meghatározott. an 21 Pályázatírási ismeretek című képzéshez

Recommend Documents