Westtoer/2014/109 BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN Raamovereenkomst voor 4 jaar voor de strategische uitbouw van DRUPAL toepassingen bij Westtoer (2015-2018)
De aanvragen tot deelneming moeten ten laatste ingediend zijn op 21/11/2014 om 10u bij Westtoer apb, Koning Albert I-laan 120, 8200 Sint-Michiels. De aanvragen tot deelneming mogen niet via elektronisch middelen worden ingediend en dienen neergelegd te worden onder papieren vorm in 2 exemplaren. Bijkomende inlichtingen kunnen bekomen worden bij de heer Luc Abbeloos, tel. +3250305512, e-mail:
[email protected] Ontvangst van de aanvragen tot deelneming e-tendering: niet toegestaan Locatie:
Westtoer Koning Albert I-laan 120 8200 Sint-Michiels
Tijdstip: 21/11/2014 om 10u.
Westtoer/2014/109
Pagina 1 van 10
1. Algemene bepalingen met betrekking tot de overheidsopdracht 1.1.
Algemene informatie over Westtoer
Westtoer is het autonoom provinciebedrijf (apb) voor toerisme en recreatie in West-Vlaanderen. Westtoer heeft een eigen rechtspersoonlijkheid. Westtoer situeert zich tussen het Vlaams niveau en de basisactoren (gemeenten, privé-sector). De belangrijkste rol is het coördineren van deze krachten aan de basis. Om dit te realiseren deelt Westtoer de provincie op in regio's (Kust, Brugse Ommeland, Westhoek, Leiestreek). De partners uit de gemeenten en de privé-sector worden samengebracht in hechte samenwerkingsverbanden, ondersteund door financiële en personele middelen. De
activiteiten van Westtoer zijn als volgt ingedeeld: Personeel, Administratie & Financiën Kenniscentrum Recreatie Toeristische Ontwikkeling Marketing Regiowerking
Missie & visie Westtoer Westtoer heeft als taak om, in opdracht van de provincie West-Vlaanderen, het toeristischrecreatief beleid voor te bereiden én te helpen uitvoeren: we ondersteunen het toerisme in West-Vlaanderen als economische sector. We trekken koopkracht van buiten de regio aan met aantrekkelijke toeristische producten en door WestVlaanderen te promoten op relevante markten; we ondersteunen de bovenlokale openluchtrecreatie in West-Vlaanderen. We ontwikkelen attractieve, marktconforme producten en we communiceren hierover naar de West-Vlaamse bevolking en de toeristen die West-Vlaanderen bezoeken. Westtoer wil als provinciebedrijf een meerwaarde genereren ten gunste van vier types klanten: de Provincie West-Vlaanderen; de West-Vlaamse gemeenten; de ondernemers in de West-Vlaamse toeristische sector; de gebruikers van de toeristische en openluchtrecreatieve producten. www.westtoer.be www.dekust.be www.toerismewesthoek.be www.toerismeleiestreek.be www.brugseommeland.be www.fietsen-wandelen.be
1.2.
Algemene informatie over de ICT bij Westtoer
Westtoer streeft ernaar om zoveel mogelijk toeristisch-recreatieve informatie beschikbaar te stellen voor toeristen en recreanten in de provincie West-Vlaanderen, voor overheidsinstanties, voor spelers uit de toeristisch-recreatieve sector, … De data worden in een aantal gevallen zelf beheerd, maar kunnen ook betrokken worden bij derden. Het betreft informatie over: logies, evenementen, recreatiemogelijkheden (in de eerste plaats de eigen routes en netwerken voor fietsen en wandelen), statistische informatie, … Westtoer heeft een architectuur uitgetekend die er schematisch als volgt uitziet:
Westtoer/2014/109
Pagina 2 van 10
De hierboven vermelde onderdelen worden momenteel als volgt ingevuld: Toegangscontrole: UitID (OAuth) Tussenlaag: Mediabank (MediaHaven Zeticon), Datahub (TheDatatank), GIS-server (Geoserver) Beheerssystemen: AX, WIN, Route-editor, vraagdatabank, TRIS, Publicatiekanalen: Intranet, Webshop, websites, mailchimp, Kustpas, boekingsmodule, routechirurg, routeplanner, alle Apps, … Noot: soms lopen website en app in elkaar over (bv. Kustpas) Externe bronnen: MDK (weerbericht), Nord-Pas-de-Calais (iTrip), Uit-DB, Westkans Externe afnemers: Poperinge, Brugge, Westkans (eigen app) Van belang zijn ook de volgende principes bij Westtoer: We hanteren centrale hosting en domeinregistratie over de projecten heen. De geschreven code willen we verder uitbouwen op github. Voor alle belangrijke aanpassingen (nieuwe projecten, maar ook ingrijpend onderhoud) verwachten we een gedegen analyse, een goede inschatting van de benodigde tijd en budgetten, voldoende testen en een opleiding van de betrokken mensen.
1.3.
Algemene informatie betreffende de overheidsopdracht
Westtoer start op hetzelfde moment 4 overheidsopdrachten op voor ICT.
Westtoer/2014/109
Pagina 3 van 10
We willen overgaan naar lange termijn-contracten voor een periode van 4 jaar. De overheidsopdrachten die we uitschrijven zullen we telkens aan 1 leverancier gunnen. Die opdrachten hebben de volgende zaken als onderwerp (de onderwerpen worden in de betreffende oproepen verder gedetailleerd): Drupal-gebaseerde toepassingen (en Php) Datahub Business Intelligence GIS & JAVA We willen de reeds gemaakte of lopende investeringen verder laten renderen, wat inhoudt dat de gekozen leverancier in eerste instantie het beheer van de bestaande software/toepassingen zal moeten overnemen. Maar we willen met de leverancier ook verder bouwen aan onze lange-termijn visie en we willen nieuwe opportuniteiten en nieuwe projecten kunnen realiseren. In elke overheidsopdracht zien we 5 grote luiken: Intake: We verwachten dat het onderhoud van een aantal lopende projecten wordt overgenomen. Dat betekent dat er een gedegen analyse moet gebeuren van wat er momenteel bij Westtoer is. De analyse moet resulteren in een voorstel tot onderhoud (correctief, proactief en adaptief), dat in aantal uren zal benomen worden op onderdeel 3 en 4, hieronder. Een regelmatig overleg (minstens 1 x/maand) met mensen van Westtoer, waarbij alle zaken van de overheidsopdracht (intake, de verschillende soorten onderhoud, de projecten) worden opgevolgd. We verwachten van de leverancier dat hij voorstellen doet m.b.t. onze architectuur, onze werkwijze, … die op dit overleg aan bod komen. Het overleg dient verder voor de opvolging van en de rapportering over de voorziene budgetten. Basisondersteuning: Bevat de volgende onderdelen: o Adaptief onderhoud: Het uitvoeren van nieuwe variaties, optimalisaties en beperkte nieuwe aanvullingen op bestaande functionaliteiten. Ook technische aanpassingen in de “omgeving” van de te onderhouden projecten vallen hieronder (bv. omdat een onderliggende library of service bepaalde gebruikte functies heeft aangeduid als niet langer wenselijk). Net als bij correctief onderhoud gaat het hier om ad hoc opdrachten, zij het dat ze minder urgent zijn. Het betreft nieuwe aspecten die duidelijk aanleunen bij reeds bestaande functionaliteiten. o Proactief onderhoud: Hieronder verstaan we het uitvoeren van monitoring, rapportering over monitoring, behandelen van exceptionele omstandigheden die blijken uit de monitoring, de voorziene taken voor het operationeel houden van het systeem (backups, log-cleaning en –analyse, …) en het doorvoeren van proactieve upgrades. Correctief onderhoud: Het uitwerken van een effectieve oplossing voor ad hoc gerapporteerde problemen, regressies, onverwachte zaken, … Projecten: Binnen de overheidsopdrachten willen we ook grotere functionele blokken, componenten of deelsystemen toewijzen aan de geselecteerde leverancier. Het eerste concreet project binnen de overheidsopdracht zal gedetailleerd worden uitgeschreven in het bestek van de overheidsopdracht (dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden op 10/12/2014, zie timing hieronder). Voor andere projecten (die pas later aan bod zullen komen en die momenteel nog niet gekend zijn) zullen we telkens een gedetailleerde prijsopgave vragen aan de
Westtoer/2014/109
Pagina 4 van 10
geselecteerde leverancier. Hoewel we voor een langere periode (4 jaar) in zee willen gaan met een leverancier met wie we een vertrouwensrelatie willen opbouwen, behouden we ons toch het recht voor om: De opdracht volledig te stoppen, in geval de leverancier o In één van de situaties terechtkomt die er zou toe geleid hebben dat de leverancier als kandidaat werd uitgesloten, als hij in die situatie had verkeerd bij het indienen van zijn kandidatuur. o Duidelijk ondermaats presteert. Dit zal Westtoer moeten aantonen op basis van een rapport waaruit blijkt dat gemaakte afspraken niet worden nageleefd. Een (deel)project te gunnen aan een andere leverancier, indien het voorstel van de geselecteerde leverancier niet voldoet, meer bepaald als de leverancier niet de vooropgestelde score van 60% behaalt zoals vermeld hieronder (bij “werkwijze na gunning van de opdracht”).
2. Specifieke bepalingen met betrekking tot de overheidsopdracht 2.1.
Beschrijving van de inhoud van de opdracht
Inhoudelijke Scope en Concrete Doelen Voor de on-line aanwezigheid van Westtoer is enkele jaren geleden strategisch gekozen voor Drupal. Op basis van dat platform, inclusief custom development in de onderliggende phpomgeving en een mix aan beschikbare modules in de community zijn verschillende projecten afgeleverd. Deze projecten zijn op te delen in: (klassiek) Drupal als Web-CMS voor websites Drupal-gebaseerde on-line beheer-systemen voor gegevens Concreet vallen hieronder: 1. websites De verschillende websites onder beheer van Westtoer 2. route-editor Een beheersysteem voor de definitie van recreatieve routes die door externen (bv. recreatieve fietsers) worden aangemaakt op basis van ons eigen netwerk en bezienswaardigheden 3. webshop On-line verkoop van onze publicaties, geïntegreerd met het interne ERP systeem 4. monitor Bevragingstool (voor bevragingen bv. bij logies) gebruikt door onze afdeling kennisontwikkeling 5. open drupal modules Zoals bv. UiTiD, MediaBank Plugin 6. importer Module gebouwd door IndieGroup om data uit de WIN (een databank van Westtoer voor logies en evenementen) op de websites te publiceren Met dit raamcontract willen we deze projecten verder onderhouden, en aanvullen met of vervangen door nieuwe oplossingen. We willen daarbij in het algemeen volgende doelen nastreven: Optimale samenwerking met de andere componenten in de Westtoer blauwdrukarchitectuur Westtoer/2014/109
Pagina 5 van 10
Hanteren van best-practices in beheer en ontwikkeling van project, code, configuratie en data. In lijn blijven met wat zich de komende jaren aanbiedt aan relevante ontwikkelingen op het vlak van o techniek (bv. nieuwe versies of ontwikkelingen: ajax, Drupal 8, php frameworks, html5, ... ) o of functionele verwachtingen (bv. Social Media integraties, Search Engine targetted meta-data, responsive/mobile design, … ) Rationalisatie (verminderen in aantal?) en verdieping (met meer in depth kennis) van het aantal afhankelijkheden op modules of componenten van derde partijen. Een absoluut gebruiks-gemak voor de eindgebruiker en een maximale gebruiksefficiëntie voor onze eigen werknemers Een ver doorgedreven traceerbaarheid van gebruikers via on-line statistische tools (Google Analytics) Een maximale bedrijfszekerheid en voorspelbaarheid van de uitgerolde projecten. Tegengaan van onnodige diversificatie in technieken voor de ondersteuning van online campagnes.
Westtoer/2014/109
Pagina 6 van 10
Eerste Deelproject 1. Doelstelling van deze opdracht is om de bestaande websites op Drupal te onderhouden. Statische content moet online blijven Statische content moet gewijzigd kunnen worden Nieuwe content moet toegevoegd kunnen worden De data via de koppelingen moet op afgesproken tijdstippen automatisch geupdated worden (bv. data uit de WIN moet dagelijks online geplaatst worden). Daarenboven hebben we voor de huidige websites een lijst van bugs en features die nog opgelost moeten worden. Door teveel verschillen (CSS, Code, Database, Modules) tussen de domeinen is het omslachtig om deze bugs op te lossen en te testen. Regressie maakt dit werk nog omslachtiger. We verwachten een intake en analyse van deze problemen en, op basis van deze analyse, een grondig plan van aanpak gebaseerd op onderling afgesproken prioriteiten. 2. Daarnaast moeten deze websites vernieuwd worden door de bestaande te optimaliseren of door nieuwe websites op een nieuwe codebase te bouwen. In dit project willen we in eerste instantie het BtoC luik van de websites grondig aanpassen en vernieuwen. Concreet spreken we hier over de domeinen: www.westtoer.be (met www.fietsen-wandelen.be) www.dekust.be www.brugseommeland.be www.toerisme-leiestreek.be www.toerismewesthoek.be www.flandersfields.be Deze websites moeten grondig geanalyseerd worden en vernieuwd op basis van een voorstel (al dan niet multisite) waarbij er rekening wordt gehouden met:
Responsiveness (mobile first) Usability (frontend & backend) Flexibiliteit en modulaire opbouw SEO Techniek (snelheid, performantie) Uniformiteit (in code, modules en functionaliteiten)
Aandachtspunten hierbij zijn gebruiksvriendelijkheid, werving, mobiliteit, integratie met social media en flexibiliteit om in te spelen op relevante trends in online communicatie. Belangrijk: Deze aandachtspunten gelden ook voor het CMS. Het CMS heeft ook gebruikers en moet voor deze gebruikers als een “frontend” gezien worden waarbij Usability zeer belangrijk is. We hebben een lijst opgesteld van features die aanwezig moeten zijn op de websites en in het CMS. We verwachten een grondige analyse van deze features. Op basis van deze analyse verwachten we een voorstel met welke features in welke stappen en volgens onderling afgesproken prioriteiten en timings zullen gerealiseerd worden.
2.2.
Selectiecriteria
VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING Westtoer/2014/109
Pagina 7 van 10
Persoonlijke situatie van de ondernemers, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: * Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Daarnaast zal de aanbestedende overheid zich ervan verzekeren dat de inschrijver: - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes, overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar de werknemers gevestigd zijn. In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. * Het ontbreken van de gevraagde referenties van vakbekwaamheid (zie verder) * Niet kunnen aantonen dat alle correspondentie (schriftelijk en mondeling) vlot in het Nederlands zal verlopen. Economische en financiële draagkracht: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: Een verklaring waarin de inschrijver aangeeft en specificeert dat inhoudelijke gelijkaardige projecten, in het domein van Drupal, samen hebben geleid tot een minimale omzet in het afgelopen boekjaar. Eventuele minimumeisen: Inhoudelijk gelijkaardige projecten, in het domein van Drupal die samen geleid hebben tot een omzet van minstens 0,5 miljoen euro (incl. BTW) in het afgelopen boekjaar. Vakbekwaamheid: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: * Een opsomming van gelijkaardige projecten met een attest van goede uitvoering in de afgelopen 3 jaar. * Het voorgestelde team (namen, cv’s, profielen, relevante ervaring, mogelijke backups) * 1 relevant referentieproject met beschrijving van de manier waarop de relatie met de opdrachtgever wordt aangepakt. De laatste twee criteria van vakbekwaamheid zullen elk op 10 gequoteerd worden. Alleen de eerste 5 kandidaten voor de criteria van vakbekwaamheid zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Eventuele minimumeisen: * Er wordt minimaal een opsomming gevraagd van 3 gelijkaardige projecten (met attesten van goede uitvoering) in de afgelopen 3 jaar.
Westtoer/2014/109
Pagina 8 van 10
2.3.
Gunningscriteria
Economisch meest voordelige aanbieding, gelet op de onderstaande criteria: 1. Voorgestelde uurprijs, Weging: 20. 2. De algemene aanpak, Weging: 30. 3. Vaste prijs voor een (deel)project, Weging: 20. 4. De kwaliteit van de aanpak voor het deelproject, Weging: 30.
2.4.
2.5.
Opmerkingen m.b.t. de werkwijze, na gunning van de opdracht Voor de (verschillende onderdelen van de) intake, zal aan de leverancier een raming van het aantal uren worden gevraagd. Die uren moeten vooraf goedgekeurd worden en kunnen achteraf gefactureerd worden. Voor het regelmatig overleg en de basisondersteuning zal de leverancier per jaar (elk jaar opnieuw af te spreken) een raming van het aantal uren opgeven. Die uren liggen dan vast voor het daaropvolgende jaar en kunnen à rato van 1/12de per maand gefactureerd worden. Voor elke aanpassing in het kader van correctief onderhoud, zal de leverancier vooraf een raming geven van het aantal benodigde uren. Die uren moeten vooraf goedgekeurd worden en kunnen achteraf gefactureerd worden. Voor elk deelproject zal de leverancier een vaste prijs opgeven via een nieuwe offerte. Die offerte zal beoordeeld worden op het 3de en 4de gunningscriterium, zoals vermeld in het bestek. Voor die 2 criteria zal de leverancier telkens minstens een score van 60% moeten halen. Het bedrag kan gefactureerd worden na oplevering van het deelproject.
Enkele technische aspecten van de overheidsopdracht Procedure: Beperkte offerteaanvraag Publicatie: Europees Ramingen (totale prijzen over 4 jaar): o Drupal: 320.000 € + Ter info: o o o
Java & GIS: 160.000 € Datahub: 150.000 € Business Intelligence: 190.000 €
3. Timing van de overheidsopdracht
Oproeping tot kandidaten: o Beslissing Raad van Bestuur 07/10/2014 o Publicatie: 09/10/2014 Verplichte infosessie: 14/11/2014, om 10u, in de kantoren van Westtoer Einddatum indienen van de kandidaturen: 21/11/2014 Selectie kandidaten + bezorgen bestek: o Beslissing selectie kandidaten: Raad van Bestuur van 09/12/2014 o Beslissing definitief bestek: Raad van Bestuur van 09/12/2014 o Bezorgen bestek aan de geselecteerde kandidaten: 10/12/2014 Einddatum indienen van de offerte: 22/01/2015 Gunning van de overheidsopdracht: op het Directiecomité van 09/02/2015 Einddatum standstill: 26/02/2015 Start van de opdracht: 01/03/2015
Westtoer/2014/109
Pagina 9 van 10
4. Aan te leveren documenten bij de kandidaatstelling Voor de volledigheid lijsten we hier kort nog eens op welke documenten we verwachten van de leveranciers die zich kandidaat stellen voor de opdracht:
Een document met een korte beschrijving van de leverancier. Een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document (zie “persoonlijke situatie” bij de selectiecriteria). Een attest dat bevestigt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid (behalve voor Belgische inschrijvers) (zie “persoonlijke situatie” bij de selectiecriteria). Een verklaring i.v.m. de gevraagde omzet (zie “economische en financiële draagkracht” bij de selectiecriteria). 3 attesten van goede uitvoering voor gelijkaardige projecten in de afgelopen 3 jaar (zie “vakbekwaamheid” bij de selectiecriteria). Een document met het voorgestelde team (zie “vakbekwaamheid” bij de selectiecriteria). Daarbij moet aangetoond worden dat alle communicatie vlot in het Nederlands zal kunnen verlopen (zie “persoonlijke situatie” bij de selectiecriteria). Een document met de beschrijving van 1 relevant referentieproject, waarbij de aandacht vooral gaat naar de manier waarop de relatie met de opdrachtgever werd aangepakt (zie “vakbekwaamheid” bij de selectiecriteria).
De kandidaatstelling moet ondertekend worden door diegene(n) die daarvoor bevoegd is (zijn).
Westtoer/2014/109
Pagina 10 van 10
