Bestek: Open offerteaanvraag voor

Bestek

S&L/AO/443/2015

1/74

Bestek: Open offerteaanvraag voor de analyse, ontwikkeling, ter beschikkingstelling, onderhoud en bijstand van een systeem voor het bestellen en het drukken van fiscale kentekens voor de inning van accijnzen van tabaksfabricaten (Gesttab)

Bestek n° S&L/AO/443/2015 Opening van de offertes: 26 oktober 2015 om 14u30

Bestek

2/74

S&L/AO/443/2015

INHOUDSTAFEL

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN............................................................................................ 5 B. ALGEMENE BEPALINGEN ............................................................................................. 5 B1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT. ............................................................................................ 5

Het vaste gedeelte : ...................................................................................................................... 6 Het voorwaardelijke gedeelte: ....................................................................................................... 6 B2. DUUR VAN DE OVEREENKOMST. .............................................................................................................. 7 B3. AANBESTEDENDE OVERHEID ................................................................................................................... 7 B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT ........................................................................... 7

B4.1. Wetgeving ............................................................................................................................ 7 B4.2. Opdrachtdocumenten .......................................................................................................... 7 B5. BELANGENVERMENGING........................................................................................................................... 7 B6. INFORMATIESESSIE.................................................................................................................................... 8

C. GUNNING........................................................................................................................10 C1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN OFFERTES ....................................................... 10

C1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes ........................................................... 10 C1.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen ............................................................... 10 C1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend ..................................... 11 C1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte ................................................ 12 C1.2. De opening van offertes .................................................................................................... 12 C2. OFFERTES ................................................................................................................................................. 12

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens ................................................................................. 12 C2.2. Structuur van de offerte ..................................................................................................... 13 C2.3. Geldigheidsduur van de offerte ......................................................................................... 14 C2.4. Bij de offerte te voegen documenten en bescheiden ........................................................ 14 C3. PRIJZEN ..................................................................................................................................................... 14 C4. SELECTIE- REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ....................................... 14

C4.1. Toegangsrecht ............................................................................................................. 14 C4.2. Selectie ......................................................................................................................... 17 C.4.2.1. De kwalitatieve selectie ................................................................................................. 18 C.4.2.2. Selectiecriteria inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver.. 18 C.4.2.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. .... 18 C4.3. Regelmatigheid van de offertes ................................................................................... 18 C4.4. Gunningscriteria .............................................................................................................. 18 C4.4.1. Lijst van de gunningscriteria ........................................................................................... 19 C4.4.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte .......................................................... 19 C4.4.3. Eindquotatie .................................................................................................................... 21

D. UITVOERING ..................................................................................................................22 D1. LEIDEND AMBTENAAR.............................................................................................................................. 22 D2. PRIJSHERZIENING .................................................................................................................................... 22 D3. BIJZONDERE VERBINTENISSEN BETREFFENDE DE VERKREGEN INFORMATIE .............................. 23 D4. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER ............................................................................... 24 D5. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN ................................................................................. 24

D5.1. Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht ........................................................ 24 D5.2. Garantie ............................................................................................................................. 24 D5.3. Voorlopige oplevering ........................................................................................................ 25 D5.4. Definitieve oplevering ........................................................................................................ 25 D6. BORGTOCHT ............................................................................................................................................. 25

D6.1. Vestiging van de borgtocht ................................................................................................ 26 D6.2. Vrijgave van de borgtocht .................................................................................................. 27 D7. UITVOERINGSVOORWAARDEN ............................................................................................................... 27 D8. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN .................................................................................... 28 D9. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER ........................................................... 29 D10. GESCHILLEN............................................................................................................................................ 29 D11. BOETES EN STRAFFEN .......................................................................................................................... 29

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..................................................................................30 E1. FUNCTIONELE CONTEXT ......................................................................................................................... 30

E1.1. Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AADA) ........................................ 30 E1.2. Kantoor Brussel Tabak ...................................................................................................... 30 E1.3. Wetgeving .......................................................................................................................... 30

Bestek

S&L/AO/443/2015

3/74

E1.4. Coperfin Proces “levering en distributie” ........................................................................... 31 E1.5. Bestaansreden ................................................................................................................... 31 E1.6. Omschrijving ...................................................................................................................... 31 E1.7. Startschot ........................................................................................................................... 31 E1.8. Resultaat ............................................................................................................................ 32 E1.9. Belangrijkste inputs ............................................................................................................ 32 E1.10. Belangrijkste outputs ....................................................................................................... 32 E1.11. Applicatie ......................................................................................................................... 32 E1.12. Technische Context ......................................................................................................... 32 E1.13. Organisatorische context ................................................................................................. 33 E1.14. Project Initiation Document (PID) .................................................................................... 33 E1.15. Governance structuren .................................................................................................... 34 E2. DOEL VAN DE OPDRACHT ....................................................................................................................... 38

E2.1. Unieke gegevensinzameling .............................................................................................. 38 E2.2. Behoud van de gebruikersbeleving, licenties en standaarden .......................................... 38 E2.3. Beheer van de toegang en rechten ................................................................................... 39 E2.4. Confidentialiteit en Integriteit ............................................................................................. 39 E2.5. Performantie ...................................................................................................................... 40 E2.6. Kwaliteitsgarantie en testen ............................................................................................... 41 E2.7. Internationalisering van de software .................................................................................. 41 E3. GEBRUIKERS EN PROFIELEN .................................................................................................................. 41

E3.1. Gebruikers ......................................................................................................................... 41 E3.2. Overzicht van de aan te werven profielen ......................................................................... 42 E3.2.1. Business analist .............................................................................................................. 42 E3.2.2. Projectleider .................................................................................................................... 42 E3.2.3. Technisch analist ............................................................................................................ 42 E3.2.4. Programmeur .................................................................................................................. 42 E3.2.5. Tester .............................................................................................................................. 42 E4. BEHEER EN CONSULTATIE VAN GEGEVENS ........................................................................................ 43

E4.1. Externe gegevensbanken .................................................................................................. 43 E4.2. Rapporteringen en Statistieken ......................................................................................... 43 E5. PROCESSEN .............................................................................................................................................. 44

E5.1. Beheer van papier ............................................................................................................. 45 E5.2. Bestellen van prijsklassen ................................................................................................. 45 E5.3. Opvolgen van gebruik van prijsklassen ............................................................................. 46 E6. DATA MIGRATIE ......................................................................................................................................... 49 E7. RAPPORTEN EN STATISTIEKEN .............................................................................................................. 49

E7.1. Aantal inverbruikgestelde stuks of gram ............................................................................ 49 E7.2. Overzicht geleverde prijsklassen ....................................................................................... 49 E7.3. Overzicht geleverd aantal fiscale kentekens op basis van leveringsborderel 502 ............ 50 E7.4. Overzicht aantal fiscale kentekens dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen op basis van AC4 of PV van vernietiging ......................................................................................... 50 E7.5. Verhouding tussen aantal fiscale kentekens dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen en het aantal geleverde fiscale kentekens .................................................................. 51 E7.6. Overzicht rotatieperiode van fiscale kentekens ................................................................. 51 E7.7. Verstrijken vervaltermijn accijnsschorsingsregeling .......................................................... 51 E7.8. Vastgestelde rechten ......................................................................................................... 52 E7.9. Overzicht per product en per prijsklasse van het aantal geleverde fiscale kentekens op basis van het leveringsborderel 502 ........................................................................................... 53 E7.10. Overzicht per product en per prijsklasse van het aantal geleverde stuks of gram op basis van het leveringsborderel 502 ..................................................................................................... 53 E7.11. Overzicht van het totale aantal geleverde stuks of gram per product op basis van het leveringsborderel 502 en dit per maand en gecumuleerd per jaar ............................................. 53 E7.12. Overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens per product op basis van de ingediende aangifte AC4 en dit per maand en gecumuleerd per jaar............................. 54 E7.13. Overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram per product op basis van de ingediende aangifte AC4 en dit per maand en gecumuleerd per jaar............................. 54 E7.14. Overzicht van het aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens en het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram ................................................................................................ 54 E7.15. Overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens per product op basis van de ingediende PV’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar ........................... 55

Bestek

S&L/AO/443/2015

4/74

E7.16. Overzicht van het totale aantal vernietigde stuks of gram per product op basis van de ingediende PV’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar ........................... 55 E7.17. Overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens en het totale aantal vernietigde stuks of gram per product op basis van de ingediende Pv’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar ........................................................................................... 55 E7.18. Overzicht van de meest verkochte prijsklassen per product op basis van het aantal inverbruikgestelde stuks of gram (grille 6) .................................................................................. 55 E7.19. Overzicht van de gewogen gemiddelde prijs per product per maand en gecumuleerd per jaar............................................................................................................................................... 56 E7.20. Rapport Rekenhof ............................................................................................................ 56 E7.21. Rapport statistieken Europa ............................................................................................ 56 E7.22. Rapport anti-forestallingmaatregelen .............................................................................. 56 E8. BEGRIPPENLIJST ...................................................................................................................................... 57

E8.1. Marktdeelnemer ................................................................................................................. 57 E8.2. Product/tabaksfabricaat ..................................................................................................... 57 E8.3. Papier ................................................................................................................................. 57 E8.4. Verpakking ......................................................................................................................... 57 E8.5. Fiscaal kenteken ................................................................................................................ 57 E8.6. Prijsklasse .......................................................................................................................... 58 E8.7. Verschuldigdheden ............................................................................................................ 58 E8.8. Wijze van betaling .............................................................................................................. 58 E8.9. Tabel .................................................................................................................................. 58 E8.10. Beschikbare quota ........................................................................................................... 58 E8.11. Borg (bij de uitvoering van de opdracht, niet met betrekking tot de gunningsprocedure) 59 E8.12. Inverbruikstelling .............................................................................................................. 59 E8.13. Termijn van uitstel van betaling ....................................................................................... 60 E8.14. Vervaltermijn .................................................................................................................... 60 E8.15. Gewogen gemiddelde prijs .............................................................................................. 60 E8.16. Minimumaccijns en minimumfiscaliteit ............................................................................. 60 E8.17. Meest gevraagde prijsklasse ........................................................................................... 60 E8.18. Aangifte AC4 .................................................................................................................... 61 E9. TEMPLATES ............................................................................................................................................... 63

E9.1. Leveringsborderel 502 ....................................................................................................... 63 E9.2. Overzicht bestelling ........................................................................................................... 63 E9.3. Kwitantie 257 ..................................................................................................................... 63 E9.4. Proces-verbaal van vernietiging ........................................................................................ 63 E9.5. Aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4 ...................................................................... 63 E10. OPLEIDING EN ONDERSTEUNING ......................................................................................................... 64 E11. ONDERHOUD EN SLA ............................................................................................................................. 64

E11.1. Inleiding............................................................................................................................ 64 E11.2. Onderhoud ....................................................................................................................... 64 E11.3. Service Level Agreement ................................................................................................. 65

F. BIJLAGEN ......................................................................................................................67 BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER ................................................................................................................. 68 BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS........................................................................................................................ 70 BIJLAGE 3: SLA ................................................................................................................................................ 73 BIJLAGE 4: VRAAG EN ANTWOORDFORMULIER ......................................................................................... 74

Bestek

5/74

S&L/AO/443/2015

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL

BESTEK S&L/AO/443/2015

Open offerteaanvraag voor de analyse, ontwikkeling, ter beschikkingstelling, onderhoud en bijstand van een systeem voor het bestellen en het drukken van fiscale kentekens voor de inning van accijnzen van tabaksfabricaten (GESTTAB)

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN BELANGRIJK In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van de artikelen: -

25 en 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht; 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen

B. ALGEMENE BEPALINGEN B1. Voorwerp en aard van de opdracht. Deze opdracht heeft als voorwerp: 1. de verfijning van de analyse van de nieuwe applicatie Gesttab in samenwerking met de personeelsleden van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen. Hierbij wordt vertrokken van het werkproces Proces “levering en distributie” en de vereisten beschreven in dit lastenboek; 2. de terbeschikkingstelling van de nieuwe applicatie Gesttab, die inhoudelijk overeenstemt met de analyse van vorig punt. De inschrijver bouwt hiervoor een nieuwe applicatie. Deze applicatie bevat eveneens de bestaande data die uit de huidige applicatie worden overgenomen vanaf 01 januari 2011 tot het moment van de overname; 3. de opstart van de nieuwe applicatie met het daaraan verbonden change management (opleidingen, documentatie, …); 4. het onderhoud van de applicatie Gesttab gedurende de volledige gebruikscyclus; 5. het leveren van aanvullende bijstand tijdens de gebruiksduur onder de vorm van voltijdse en/of deeltijdse profielen; 6. het ontwikkelen en het leveren van de vereiste bijkomende functionaliteiten binnen Gesttab tijdens de gebruiksduur (zie punt ”onderhoud” hierboven) van de applicatie.

Bestek

S&L/AO/443/2015

6/74

De inschrijver moet tijdens de gebruiksduur van de applicatie profielen ter beschikking kunnen stellen voor de ondersteuning van de Administratie bij het gebruik van GestTtab De dienstverlener zorgt ook voor een migratie van gegevens van de oude applicatie naar de nieuwe. De opdracht is een opdracht met een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte. BELANGRIJK De indiener is verplicht om zowel een prijs voor alle onderdelen van het vaste gedeelte als voor alle onderdelen van het voorwaardelijk gedeelte in te dienen. De vaste verbintenis van de aanbestedende overheid is echter beperkt tot louter en alleen het vaste gedeelte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om het voorwaardelijke gedeelte niet te bestellen en de indiener kan desgevallend geen aanspraak maken op een schadevergoeding. De uitvoering van het voorwaardelijke gedeelte zal in ieder geval enkel mogelijk gemaakt worden door de voorlopige aanvaarding door de aanbestedende overheid van het vaste gedeelte (de analyse: punt 1 in de opsomming hierboven) en door het verkrijgen van het noodzakelijke budget. Het voorwaardelijke gedeelte zal worden besteld door middel van kennisgeving of door afzonderlijke bestelbonnen. De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag. Dit is een opdracht tegen gemengde prijs (globale prijs voor onderhoud en bijstand en een opdracht tegen prijslijst voor de rest van de opdracht) (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 7°). Dit is een opdracht voor diensten. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Varianten zijn niet toegestaan.

Het vaste gedeelte : Het vaste gedeelte heeft als onderwerp: de verfijning van de analyse van de nieuwe applicatie Gesttab in samenwerking met de personeelsleden van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen het hierboven vermelde eerste punt. (fase A) Bij een negatieve evaluatie van de analyse fase zal de aanbestedende overheid niet overgaan tot het lichten van het voorwaardelijk gedeelte.

Het voorwaardelijke gedeelte: Het voorwaardelijke gedeelte heeft als onderwerp de realisatie van de volgende componenten voortkomend uit het voorwerp van de opdracht: • Fase B: de bouw en implementatiefase die bestaat uit de hierboven vermelde punten 2 en 3. •

Fase C de gebruiksfase (hierboven vermeld punt 4, uitgebreid met punt 5 en punt 6). Deze fase start na de voorlopige oplevering van de fase B.

Optie voor voorwaardelijk gedeelte: De inschrijver voorziet in zijn offerte als verplichte optie, in een mogelijkheid tot het elektronisch handtekenen van de rapporten.

Bestek

S&L/AO/443/2015

7/74

B2. Duur van de overeenkomst. Het contract begint op de eerste kalenderdag die volgt op de datum waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. Het contract loopt ten einde na 7 jaar. Elke partij kan echter een einde stellen aan het contract aan het einde van het eerste, tweede of derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt: - minstens zes (6) maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract opzegt, - minstens twaalf (12) maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt;

B3. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.

B4. Documenten van toepassing op de opdracht B4.1. Wetgeving - Wet van 3 april 1997 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak -

Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; Wet van 17 juni 2013 - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes.

B4.2. Opdrachtdocumenten -

-

De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken er integraal deel van uit. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; Onderhavig bestek nr. S&L/AO/443/2015; De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.

B5. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

Bestek

S&L/AO/443/2015

8/74

Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang.

B6. Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige informatiesessie te organiseren voor de geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers. De informatiesessie vindt plaats op 16/10/2015 om 10 uur in één van de vergaderzalen op volgend adres: FOD Financiën North Galaxy gebouwencomplex Koning Albert II laan 33 1030 Brussel Tijdens deze informatiesessie zullen de eventuele vragen omtrent het bestek worden overlopen. Om de informatiesessie vlot te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers verzocht om hun vragen via e-mail door te geven aan de aanbestedende overheid via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie “bijlage: vraag en antwoord formulier”). Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het emailadres [email protected]. Tijdens deze sessie zullen enkel de vragen worden behandeld die de aanbestedende overheid uiterlijk op 9 oktober 2015 om 16 uur, heeft ontvangen. In het onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “Gest Tab”. Alle vragen dienen verplicht duidelijk te verwijzen naar de bijhorende referenties van het bestek (bijvoorbeeld deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina1) met vermelding van de taal van het bestek (de paginanummers kunnen verschillen naar gelang de taal van het bestek). Aan de geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich vooraf bekend te maken op het adres [email protected] en de naam (namen) en functie(s) op te geven van de persoon (personen) die zullen worden afgevaardigd naar de informatiesessie. Om organisatorische redenen mogen er per onderneming slechts twee personen deelnemen. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, dan zal er geen proces-verbaal gepubliceerd worden BELANGRIJK Na afloop van de informatiesessie zal er op geen enkele vraag meer worden geantwoord en dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde

Bestek

S&L/AO/443/2015

9/74

specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

Bestek

10/74

S&L/AO/443/2015

C. GUNNING C1. Recht en wijze van indiening en opening van offertes C1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tendering-applicatie (zie hieronder voor meer informatie) 2) ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgestuurd naar de aanbestedende overheid 3) ofwel persoonlijk neergelegd in de handen van de leden van de Afdeling Aankopen opgegeven in punt C.1.1.2 van dit bestek.

C1.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de etendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig, worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. BELANGRIJK 1. Er wordt aanbevolen aan de inschrijver om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de e-procurement helpdesk om eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/ op te lossen. 2. Men moet er rekening mee houden dat de grootte van het bestand dat wordt ingediend via elektronische weg de 350 Mb niet mag overschrijden.

Bestek

S&L/AO/443/2015

C1.1.2.

Offertes

die

11/74

niet

via

elektronische

middelen

worden

ingediend

De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden overgelegd, ingediend in 1 origineel exemplaar en 1 kopie en worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op de gesloten omslag worden de volgende twee vermeldingen aangebracht: -

het nummer van het bestek: S&L/AO/443/2015 de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 26/10/2015 om 14u30.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: -

het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; het nummer van het bestek: S&L/AO/443/2015 het adres van de bestemmeling zoals hieronder vermeld.

Indien de inschrijving per drager wordt ingediend wordt de offerte persoonlijk afgegeven bij één van de onderstaande personen: − AUBRY Céline (FR) − BOSMAN Heidi (NL) − DEBANDE Michaël (FR) − DE PROOST Patricia (NL) − LACROIX Isabelle (FR) − OPDECAM Christine (NL) − VAN OVERWAELLE Wendy (NL) − WOUTERS Bart (NL) Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Enkel bovenvermelde personen kunnen een geldig ontvangstbewijs afgeven. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op het gelijkvloers, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per post wordt opgestuurd (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen), stuurt men de offerte op het volgende adres:

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Logistiek T.a.v. Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B – 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.

Bestek

S&L/AO/443/2015

12/74

C1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

C1.2. De opening van offertes Tijdens de openingszitting op 26 oktober 2015 om 14u30 zal in één van de vergaderzalen van de North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen).

C2. Offertes C2.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. BELANGRIJK De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.” De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver geeft aan welke taal hij kiest voor de interpretatie van het contract. Indien hij dit niet uitdrukkelijk aangeeft, wordt er van uitgegaan dat hij de taal kiest waarin zijn offerte is opgemaakt. Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meerdere bijlagen van zijn offerte.

Bestek

S&L/AO/443/2015

13/74

De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Enige terughoudendheid of gebrek aan inzet inzake één van deze bepalingen kan leiden tot een onregelmatigheid in de offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. De inschrijver zal een continue en onderbroken nummering voorzien voor alle pagina’s van zijn offerte alsook alle bijlagen. Elke pagina zal ook geparafeerd worden. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: - de forfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. en incl. BTW); - de globale prijzen in letters en in cijfers (excl. en incl. BTW); - het bedrag van de BTW; - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het geschatte aantal mandagen nodig voor de uitvoering van elk van de zes deliverables opgesomd in punten B1 en E2 van onderhavig bestek; - alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.

C2.2. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vier afzonderlijke delen. De inschrijver wordt met aandrang gevraagd deze structuur te volgen: Gedeelte A: “ Administratief gedeelte’’ Dit gedeelte bestaat uit: 1. Het volledig ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier; 2. Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden. Gedeelte B: “ Financieel gedeelte’’ Dit gedeelte bestaat uit: De volledig ingevulde, gedateerde en ondertekende prijsinventaris (eventueel mits detaillering van de verschillende kosten).

Bestek

S&L/AO/443/2015

14/74

Enkel in dit deel wordt er een prijsaanduiding voorzien. Mochten er in andere delen toch prijsaanduidingen voorkomen dan wordt daar geen rekening mee gehouden bij de beoordeling van de offerte. Gedeelte C: “ Technisch gedeelte’’ In dit gedeelte, voegt de inschrijver de informatie in het kader van de uitvoering van de opdracht. De offerte volgt gemakkelijkerwijze de structuur van deel E “Technische Voorschriften” van onderhavig bestek. De inschrijver herneemt in dit deel ook het geheel aan informatie die de aanbestedende overheid toelaat om de offerte te evalueren op basis van de gunningscriteria opgenomen in onderhavig bestek. De documenten van technische aard (geen publicitaire brochures) die bij de offerte als bijlage worden gevoegd, kunnen in het Engels worden opgemaakt voor zover deze niet beschikbaar zijn in de taal waarin de offerte werd opgemaakt. Gedeelte D: “ Bijlagen’’ In dit deel voegt de inschrijver alle bijlagen en nuttige documenten die niet worden geëist in de vorige delen.

C2.3. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

C2.4. Bij de offerte te voegen documenten en bescheiden De inschrijvers voegen bij hun offerte: -

alle documenten gevraagd in het kader van de uitsluitings-, selectie en gunningscriteria; de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen.

C3. Prijzen Dit is een opdracht tegen gemengde prijs. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben inbegrepen. Met prijzen die op een andere plaats dan het financieel gedeelte van de offerte worden vermeld, zal geen rekening mee gehouden worden.

C4. Selectie- Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria C4.1. Toegangsrecht Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in éen van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

Bestek

S&L/AO/443/2015

15/74

Eerste uitsluitingscriterium. §.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. BELANGRIJK Men wordt eraan herinnerd dat indien een inschrijver of kandidaat een sociale schuldbijdrage heeft die hoger is dan 3.000 euro en hij zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is. Met dit doel voor ogen wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte de vordering of vorderingen mee te delen waarmee door de aanbestedende overheid rekening kan worden gehouden, alsook de aard van deze vordering of vorderingen die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden dient te zijn. § 2.

§.3.

Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°

voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;

Bestek

S&L/AO/443/2015

16/74

2° omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver wiens offerte het best geklasseerd is, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; Vierde uitsluitingscriterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver wiens offerte het best geklasseerd is, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver zich, door de ondertekening van zijn offerte, tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);

Bestek

S&L/AO/443/2015

17/74

5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2 van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische inschrijvers of kandidaten, zal de aanbestedende overheid vooraleer gratis toegang te verwerven tot de attesten van de FOD Financiën, binnen de 48 uur volgend op de opening van de offertes overgaan tot het nakijken van de situatie van alle inschrijvers. BELANGRIJK Men wordt eraan herinnerd dat indien een inschrijver of kandidaat een professionele fiscale schuld heeft die hoger is dan 3.000 euro en hij zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is. Met dit doel voor ogen wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte de vordering of vorderingen mee te delen waarmee door de aanbestedende overheid rekening kan worden gehouden, alsook de aard van deze vordering of vorderingen die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden dient te zijn. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

C4.2. Selectie De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria.

Bestek

S&L/AO/443/2015

18/74

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn. C.4.2.1. De kwalitatieve selectie Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. C.4.2.2. Selectiecriteria inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver. De inschrijver moet in de loop van de laatste drie boekjaren een jaaromzet met betrekking tot activiteiten die rechtstreeks verband houden met het voorwerp en de aard van het bestek, hebben geboekt van 5 miljoen euro. Hij moet bij zijn offerte een verklaring voegen met betrekking tot dit omzetcijfer tijdens de laatste drie boekjaren. De buitenlandse kandidaat moet tevens de jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren bezorgen. C.4.2.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. Eerste criterium inzake de technische bekwaamheid van de kandidaat: De kandidaat duidt het deel van de opdracht aan dat hij eventueel in onderaanneming zal geven. Tweede criterium inzake de technische bekwaamheid van de kandidaat: De kandidaat geeft in zijn kandidatuurstelling een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar. Het gemiddeld aantal werknemers totaal in voltijds equivalent moet gedurende die laatste drie jaar groter zijn dan 10 werknemers.

C4.3. Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande gunningscriteria.

C4.4. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte, worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.

Bestek

19/74

S&L/AO/443/2015

C4.4.1. Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met:

Gunningscriteria

Punten

1.

Prijs inclusief BTW

/50

2.

Kwaliteit van de voorgestelde oplossing

/35

3.

Uitvoeringstermijn en planning

/15

C4.4.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte De gunningscriteria zullen als volgt worden geëvalueerd: 1. De prijs (/50) De door de aanbestedende overheid opgestelde evaluatieconfiguratie is de volgende: Po = Pan + Pond + (7X248) Pba + (7X248) Pinf + (7X248) Ptes +4 Pfor + Popt waarbij Po:

de prijs is van de evaluatieconfiguratie van de offerte die wordt voorgesteld door de inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd.; Pan: de globale prijs is voor de verfijning van de analyse van de nieuwe applicatie Gesttab in samenwerking met de personeelsleden van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen; Pond: de globale prijs is voor het correctief, adaptief en evolutief onderhoud van de applicatie Gesttab; Pba: de eenheidsprijs is voor de rol van 1 business analist Pinf: het totaal van de verschillende eenheidsprijzen is voor de informaticaspecialistenrol Ptes: de eenheidsprijs is voor de rol van 1 tester Pfor: de globale prijs is voor een halve dag opleiding Popt: de globale prijs is van de verplichte optie De punten voor dit gunningscriterium worden dan berekend volgens onderstaande formule. P = 50 X Pm Po waarbij P het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Prijs“; Pm de laagste totale prijs inclusief BTW is die wordt voorgesteld door de inschrijver in een regelmatige offerte; Po de prijs van de evaluatieconfiguratie van de offerte is; die wordt voorgesteld door de inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd. Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.

Bestek

S&L/AO/443/2015

20/74

2. Kwaliteit van de voorgestelde oplossing (/35) Bij zijn evaluatie zal de aanbestedende overheid voor dit gunningscriterium rekening houden met volgende beoordelingselementen: • De aangeboden opleiding (studiemateriaal, programma, lesgever,…); • De kwaliteit van PID document of equivalent ; • De wijze van onafhankelijkheid t.o.v. cliëntstations; • De wijze van beveiliging en bescherming van de confidentialiteit van de aangeboden oplossing; • Het aangeboden kwaliteitsplan; • Het voorgestelde team; • De wijze en gebruiksvriendelijkheid van de creatie van rapporten alsook de flexibiliteit inzake rapportering; • De procedure van datamigratie; • Het voorgestelde onderhoudscontract (correctief, adaptief en evolutief) • De wijze waarop data uitgewisseld kunnen worden via webservices van externe gegevensbanken. De beoordelingselementen worden op gelijke basis behandeld. In zijn offerte geeft de inschrijver alle mogelijke informatie om bovenstaande beoordelingspunten te kunnen evalueren. 3. Uitvoeringstermijn en planning (/15) De inschrijver wordt gevraagd een realistische, gedetailleerde planning, met beschrijving van de verschillende taken, toe te voegen. Aan de offertes worden punten toegekend in functie van de eigen uitvoeringstermijn tegenover de meest gunstige uitvoeringstermijn volgens onderstaande formule: UP = 15 X UPm UPo waarbij: UP het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Uitvoeringstermijn en planning“; UPm de snelste uitvoeringstermijn van het geheel van analyse, ontwikkeling en testing (in werkdagen) is; UPo de uitvoeringstermijn van het geheel van analyse, ontwikkeling en testing van de regelmatig bevonden inschrijver (in werkdagen) is. De uitvoeringstermijn van het geheel van analyse, ontwikkeling en testing mag maximaal 12 (twaalf) maanden bedragen. Indien de opdrachtnemer deze termijnen niet in acht neemt, zal de aanbestedende overheid niet nalaten een beroep te doen op artikel 44 en volgende van het KB uitvoering van 14 januari 2013. Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.

Bestek

S&L/AO/443/2015

21/74

C4.4.3. Eindquotatie De eindquotatie wordt toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor de drie bovenvermelde criteria op te tellen. BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën. De meest interessante offerte krijgt de hoogste eindquotatie.

Bestek

22/74

S&L/AO/443/2015

D. UITVOERING D1. Leidend ambtenaar Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

D2. Prijsherziening De regels voor herziening zijn als volgt: De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer kan elk jaar de prijsherziening aanvragen door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Leidende Dienst, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel. De prijsherziening kan ingaan op: de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening 1 maand voor die datum per aangetekend schrijven heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd). De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Pr = Po x [( 0,80 X S ) + 0,20] So waarbij: Pr = herziene prijs Po = initiële prijs So= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

Bestek

S&L/AO/443/2015

23/74

Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.

D3. Bijzondere verbintenissen betreffende de verkregen informatie Alle inlichtingen, resultaten en verslagen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: • •

•

kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •

waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: • •

om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren.

Bestek

S&L/AO/443/2015

24/74

Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

D4. Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere door hem verstrekte documenten tijdens de uitvoering van de opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegd en kundig personeel. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en het behalen van het resultaat. De opdrachtnemer is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

D5. Oplevering van de uitgevoerde diensten D5.1. Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om toezicht te houden op de geleverde diensten. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. Indien tijdens de uitvoering van de service abnormale zaken worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer via een fax of een e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is gehouden onmiddellijk gepaste remedies te implementeren. Het nazicht op de kwaliteit van de service zal van bij de aanvang van de opdracht en gedurende de gehele duur van de service worden opgevolgd door vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

D5.2. Garantie De waarborgtermijn is vastgesteld op één jaar vanaf de datum van de aanvaarding van de voorlopige oplevering van de verschillende op te leveren items. Het is de datum van het proces-verbaal van

Bestek

S&L/AO/443/2015

25/74

voorlopige oplevering die telt als ingangsdatum van de waarborg. Indien de inschrijver in staat is een langere garantietermijn te leveren, dient hij dit te melden in zijn offerte. In geval van onbeschikbaarheid van de oplossing tijdens de waarborgperiode, zal de waarborg voor een duur gelijkwaardig met die van de onbeschikbaarheid verlengd worden. Tijdens de waarborgtermijn is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de goede werking van de geleverde applicaties en elke eventueel geleverde uitrusting volgens de specificaties in dit bestek en die overeenkomstig de bepalingen van dit bestek worden vastgelegd bij de uitvoering van de projecten. Ingeval deze specificaties niet zouden vermeld staan, zal de opdrachtnemer de herstelling, de aanpassing van de parameters, en eventueel de vervanging van de defecte materialen op zich nemen en dit aan de voorwaarden van dit lastenboek. De waarborg dekt alle gebreken aan de geleverde applicaties welke niet conform zijn met de initiële vereisten van de gebruiker en de uitgevoerde detailanalyse. In geval van geleverde uitrusting dekt de waarborg alle gebreken welke niet conform zijn aan de vooraf vastgelegde technische/functionele specificaties. De opdrachtnemer dient in zijn offerte per te leveren applicatie en/of uitrusting een detailoverzicht te geven van de inhoud van de waarborg. Dit detailoverzicht dient minimum de volgende elementen te bevatten: - de correctie van vastgestelde fouten en onvolkomenheden - de aanvullingen van vastgestelde tekortkomingen in de realisatie van de aanvaarde vereisten - de versterking van het systeem indien het niet voldoet aan de vooropgestelde SLA - de levering van vervangingsstukken - de herstelling of de vervanging, ter plaatse, van de defecte onderdelen - de aanpassing van de parameters - de gepresteerde arbeidsuren - de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer en de FOD Financiën evenals de vervoerkosten van de installaties, ingeval een terugkeer naar de werkplaats zou noodzakelijk zijn.

D5.3. Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden, bij het begin van de aangeboden oplossing van zowel het vast gedeelte als, indien gelicht, het voorwaardelijke gedeelte, zal de FOD Financiën een proces-verbaal opstellen van de voorlopige oplevering van de aangeboden oplossing, van alle te ontwikkelen modules in de productie-omgeving van de FOD Financiën. Het proces-verbaal van de voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. Het ondertekend document geldt als bewijs voor de voorlopige oplevering van zowel het vast gedeelte als, indien gelicht, het voorwaardelijke gedeelte.

D5.4. Definitieve oplevering De definitieve oplevering gebeurt in één keer op het einde van de opdracht in de productie-omgeving.

D6. Borgtocht In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht wegens het hanteren van eenheidsprijzen zonder dat we voorspellingen omtrent het aantal uren per profiel kunnen inschatten alsook wegens de abnormale meerkosten die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen bedrag het globale bedrag van de opdracht zou zijn, berekend voor de aanvankelijk voorziene duur van zeven jaar.

Bestek

S&L/AO/443/2015

26/74

De borgtocht bedraagt 250.000 euro.

D6.1. Vestiging van de borgtocht Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3°

hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5°

hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

Bestek

27/74

S&L/AO/443/2015

Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgtocht kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33, postbus 785 1030 BRUSSEL

D6.2. Vrijgave van de borgtocht BELANGRIJK Voor dit deel, werd afgeweken van artikel 33 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken wegens de opdeling in een vast en een voorwaardelijk gedeelte . De borgtocht wordt voor de helft vrijgegeven na de voorlopige oplevering van het vaste gedeelte en voor de helft na de definitieve oplevering.

D7. Uitvoeringsvoorwaarden De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

Bestek

S&L/AO/443/2015

28/74

D8. Facturatie en betaling van de diensten Voor wat betreft de analyse, de ontwikkeling, de ter beschikkingstelling, het onderhoud, de bouw, de opstart en de opvolging van de nieuwe applicatie GEST TAB” zal de betaling gebeuren na de voorlopige oplevering. Voor wat betreft het onderhoud zal de eerste facturatie volgen na afloop van de garantie. Voor de maanden erna zal de betaling van het onderhoud maandelijks gebeuren, op elke verjaardag van het aflopen van de garantie. De betalingen met betrekking tot de opleiding zullen worden verricht na de uitvoering en de acceptatie van de prestaties per opleidingssessie, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen). De globale facturering van meerdere sessies is toegelaten. De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres: F.O.D. Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert ll-laan 33 - PB 788 1030 Brussel De factuur kan ook onder de vorm van een pdf-bestand worden gezonden naar het volgende emailadres : [email protected] Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnr.. op naam van... te...". Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld. De factuur dient te worden opgesteld in euro. De betaling zal gebeuren conform de regelgeving inzake de Rijkscomptabiliteit. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. BELANGRIJK De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in. Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.

Bestek

S&L/AO/443/2015

29/74

D9. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

D10. Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

D11. Boetes en Straffen In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst Financiën toekent aan het respecteren van de opgelegde termijnen Als een bepaald element van het SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. De boetes kunnen worden opgelegd aan de dienstverleners indien de FOD Financiën vaststelt dat de resultaatsverplichtingen en –verbintenissen niet worden nageleefd. BELANGRIJK Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van 600 euro met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt. Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het niet-naleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.

Bestek

30/74

S&L/AO/443/2015

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

E1. Functionele Context E1.1. Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AADA) De Douane staat in voor de bescherming van de samenleving en de bevordering van de internationale handel door het beheer van de buitengrenzen en het verzekeren van de veiligheid van de logistieke keten. Wij verbinden er ons toe: • • • •

de veiligheid van de burgers te verzekeren de financiële belangen van de Gemeenschap en haar lidstaten te beschermen door de inning van en controle op invoerrechten, accijnzen en BTW bij invoer de Gemeenschap te beschermen tegen oneerlijke en onwettige handel en het bevorderen van legitieme economische activiteiten de concurrentiepositie van Europese bedrijven te verhogen door moderne werkmethodes ondersteund door een makkelijk toegankelijke elektronische douaneomgeving.

Om deze taken uit te voeren werken we nationaal en internationaal samen met andere overheidsdiensten en voornamelijk andere wetshandhavingsdiensten in de strijd tegen fraude, georganiseerde misdaad en terrorisme. De accijnsdiensten staan in voor de inning van en de controle op , onder meer: • •

in België aan accijns onderworpen producten zoals koffie en alcoholvrije dranken op accijnsproducten die op communautair vlak zijn geharmoniseerd, te weten energieproducten, alcohol en alcoholhoudende dranken en tabaksfabricaten.

E1.2. Kantoor Brussel Tabak Het opvolgen van alle processen in verband met het bestellen, het aanmaken en het leveren van fiscale kentekens voor tabaksfabricaten is een specifieke taak die momenteel toebehoort aan één hulpkantoor der accijnzen, namelijk Brussel Tabak. Dit hulpkantoor moet worden behouden gelet op de specifieke vereisten voor wat betreft de fiscale kentekens en de inning van de accijnzen op tabaksfabricaten.

E1.3. Wetgeving Wat de functionele context van fiscale kentekens betreft, wordt verwezen naar: enerzijds, de wet van 3 april 1997 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak en anderzijds, het ministerieel besluit van 1 augustus 1994 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak.

Bestek

31/74

S&L/AO/443/2015

E1.4. Coperfin Proces “levering en distributie” De taken die Kantoor Brussel Tabak uitvoert, zijn gebaseerd op het Coperfin Proces “levering en distributie” dat teruggevonden kan worden in het Procesboek Coperfin1. Zie http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/coperfin_bibliotheek/

E1.5. Bestaansreden Het proces ‘levering en distributie’ dient om producten aan te maken en de logistieke impact hiervan te organiseren. Onder producten verstaan we alle mogelijke brochures, brieven, attesten, documenten, enz… die vanuit de verschillende processen komen en gemaakt en/of verdeeld dienen te worden naar de belastingplichtige of andere belanghebbenden. Naast het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde producten voor de fiscale entiteiten zal het bestellen van fiscale kentekens (tabakszegels) vanuit Douane & Accijnzen eveneens behandeld worden binnen het proces ‘levering en distributie’. Bovendien kan dit proces de levering en distributie van producten in de entiteit Patrimonium Documentatie ondersteunen o.a. de activiteiten van de huidige zegelwerkplaats. Dit alles gebruik makend van de voorhanden zijnde technologieën voor productaanmaak en verdeling op een zo optimaal mogelijke wijze. De activiteiten binnen het proces ‘levering en distributie’ zullen onder de stafdienst Secretariaat en Logistieke Diensten ressorteren. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: • Het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde producten • Zo optimaal mogelijk gebruik maken van de voorhanden zijnde technologieën voor productaanmaak en verdeling

E1.6. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: • Ontvangen en evalueren productaanvraag: evalueren van de productaanvragen en het verder verzamelen van de documenten die moeten geïntegreerd worden in het product. • Aanmaken product: op basis van de beschikbare informatie/gegevens binnen het enig dossier, wordt het te leveren product gecreëerd binnen een aangepast formaat (papier, email, poster,…) en verder gepersonaliseerd indien nodig. Bovendien hoort het plannen van de opdrachten die binnenkomen rekening houdend met de gevraagde datum/termijn eveneens bij deze activiteitenblok. • Leveren product: verzenden van de aangemaakte producten naar de gedefinieerde belanghebbende (intern/extern) via het meest geschikte kanaal. Eens een bestelling is opgemaakt, wordt de status hiervan up-to-date gehouden binnen het kader van het enig dossier. Bijkomende gegevens zoals onder meer de datum van verzending, het gehanteerde formaat kunnen eveneens aangeduid worden. • Opslag: analyseren of het zinvol is bepaalde producten in stock te plaatsen (centraal/decentraal) en bestaande producten uit opslag te halen voor levering. • Aanbestedingen: het betreft aanbestedingen die op periodieke wijze georganiseerd worden teneinde zowel de creatie van de producten als hun distributie te kunnen realiseren (aanbestedingen voor het drukken van taxatievoorstellen, voor het drukken van verschillende attesten, brochures, enz…)

E1.7. Startschot Naam startschot

Interface

Aanvraag creatie product

Alle processen

Bestek

32/74

S&L/AO/443/2015

E1.8. Resultaat Naam resultaat

Interface

Verstuurd product

Extern

E1.9. Belangrijkste inputs Naam input

Interface

Enig dossier

E1.10. Belangrijkste outputs Naam output

Interface

Product

Extern

Bevestiging creatie product aan aanvrager

Initiërend proces

Bijwerken enig dossier Impuls voor R&W

Proces ‘impulsbeheer’

E1.11. Applicatie Coperfin voorziet in de implementatie van het werkproces “levering en distributie”. Gesttab (= Gestion Tabac AADA) is de ICT-tool die deze implementatie zal ondersteunen. Gesttab is de applicatie die wordt gebouwd door de inschrijver volgens de specificaties van dit bestek en waarbij het gerealiseerde geheel volledig voldoet aan de resultaten van de uitgevoerde functionele analyse. Het is belangrijk dat de administratie daarna zelf op een eenvoudige wijze aanpassingen kan doorvoeren aan deze applicatie. Met Gesttab bedoelen we dus in de verdere tekst van het bestek deze applicatie die door de inschrijver ter beschikking zal worden gesteld en zal worden onderhouden ten behoeve van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen.

E1.12. Technische Context De aanbestedende overheid wenst dat er (zowel technisch als organisatorisch) rekening wordt gehouden met de geldende interne standaarden en regels. De momenteel geïnstalleerde, gecentraliseerde ICT (informatica en telecommunicatie) infrastructuur zal uitsluitend voor elke informaticaontwikkeling worden gebruikt. Het gebruik van deze gecentraliseerde infrastructuur is verplicht voor alle informaticasystemen in geval van nieuwe ontwikkelingen zoals Gesttab. De aangeboden oplossing mag niet ingrijpen op de gebruikersgewoonten van interne en externe gebruikers, qua toegang, gebruiksgemak, transparantie en beleving. Ook wat betreft het uitwisselen van gegevens met andere toepassingen van de FOD Financiën, dient rekening te worden gehouden met geldende (interne) ICT-standaarden. Voor de ontwerpdocumenten en beschrijvingen verwijst de opdrachtgever naar de FUP en zal desgevraagd, de nodige documentatie ter beschikking stellen. Zo niet kan de opdrachtnemer eigen

Bestek

S&L/AO/443/2015

33/74

documenten voorzien, die evenwel (minstens) de door FUP gevraagde informatie bevatten. FUP is de door de FOD Financiën gebruikte ontwerpmethodologie en is gebaseerd op RUP (Rational Unified Process). De volledige beschrijving van de ICT-standaarden en van FUP staat op: • •

http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/ http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/

ICT-standaarden versie 2015 en FUP versie 1.1 zijn van toepassing. De Use cases en alle andere meer gedetailleerde informatie betreffende de werking van het systeem “AC4” kan bekomen worden na aangetekend schrijven naar FOD Financiën – Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen - North Galaxy A08 - Koning Albert II-Laan 33 bus 37, 1030 Brussel ter attentie van de heer Roger Beeckman – Ondersteuning Automatisering – Gesttab. Door de ondertekening van de aanvraag stemt de inschrijver toe tot geheimhouding tegenover derden van de aangeboden plannen voor andere doeleinden dan deze voor de uitvoering van de opdracht in onderhavig bestek.

E1.13. Organisatorische context Tijdens de ontwikkelingsfase van Gesttab wordt in projectmode gewerkt. De inschrijver dient er voor te zorgen dat de door hem voorgestelde aanpak en de realisatieteams die hij ter beschikking stelt, de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • de methode van projectbeheer (analyse, strategisch plan, verslag over vordering, kwaliteitscontrole, enz.). Binnen de FOD Financiën is de gangbare projectmethodologie PMFIN, een projectmethodologie gebaseerd op de internationale standaard Prince 2. • voor de inschatting van de vereiste inspanningen wordt van de inschrijver verwacht dat hij een methodiek voorstelt. De adequaatheid van de voorgestelde methode is één van de elementen waarop de offerte geëvalueerd wordt. • het bijhouden van de documentatie; • de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform met ICT fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); • de beheersregels, ingesteld door de beheerservices van de besturingsomgevingen; • de procedures voor de kwaliteitsgarantie. Er dient rekening gehouden te worden met de volgende aspecten van documentatie, overleg en synchronisatie.

E1.14. Project Initiation Document (PID) De inschrijver zal bij de offerte een “Project Initiation Document” (PID) (of equivalent, volgens de eigen methodologie) voegen waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document wordt voor ons een product, werkpakket binnen onze eigen PID Het Project Initiation Document voldoet aan een aantal minimumverwachtingen: •

Een beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope;

•

Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (product breakdown structure): producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen;

Bestek

S&L/AO/443/2015

34/74

•

Een volledige WBS (work breakdown structure), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van de duur van de verschillende fasen, subfasen activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere). Die planning wordt up-to-date gehouden;

•

Een omvattende risicoanalyse met definiëring van beheersmaatregelen;

•

Een voorstel van projectstructuur (rekening houdend met de rollen beschreven binnen dit hoofdstuk);

•

Afhankelijkheden met andere projecten;

•

Een kwaliteitsplan;

•

Een communicatieplan (met aspecten change management);

•

Rapportering, opvolging van de uitvoering (status en voortgang).

Naar aanleiding van de kick-off wordt deze PID gefinaliseerd, aangevuld en uiteindelijk ter validatie voorgelegd aan de stuurgroep met inbegrip van de sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel. Deze PID moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven, en dit per onderscheiden (deel)fase. Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledige en gedetailleerde PID en projectplanning verder worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheerstructuur van de FOD Financiën. Een formele goedkeuring van voormelde PID, met inbegrip van projectplanning, door de Stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze PID up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan de PID moet formeel worden goedgekeurd door de Stuurgroep van het project. De opgemaakte PID zal voor ons dienen als informatiebron voor onze eigen PID, bestaande uit producten en werkpakketten waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn.

E1.15. Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:

Bestek

S&L/AO/443/2015

35/74

Projectleider Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door een eigen (business) Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de Stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de FODFin Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De Stuurgroep De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt de PID met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de FODFin projectleider en de externe projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). Daartoe zullen de FODFin projectleider en de externe projectleider dan ook op geregelde tijdstippen rapporteren aan de stuurgroep over status, voortgang, risico’s en problemen, … In de stuurgroep zetelen minimaal de sponsor, de FODFin projectleider en een vertegenwoordiger van de gebruiker, evenals een senior profiel van de inschrijver en de externe projectleider. Wanneer punten werden geagendeerd waarvan de inhoud een mogelijk belangenconflict met de externe partner kan inhouden, kan de sponsor in alle vrijheid beslissen om deze punten te bespreken en te beslissen zonder de aanwezigheid van de vertegenwoordigers van die externe partner. De stuurgroep bestaat uit de sponsor, de FODFin projectleider en een vertegenwoordiger van de gebruikers. Een seniorprofiel van de inschrijver en de externe projectcoördinator nemen deel aan de stuurgroepvergaderingen, om de stuurgroep te informeren en om geschillen/problemen te bespreken aangekaart door de projectleider. Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT projectcoördinator, de workpackage verantwoordelijke en specifieke projectmedewerkers

Bestek

S&L/AO/443/2015

36/74

Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (interne en externen), die rapporteren aan respectievelijk hun workpackage verantwoordelijke, projectleider. De volgende rollen maken idealiter deel uit van het team: ICT Project coördinator (verzekert de link met Stafdienst ICT), Change coördinator (verzekert het veranderbeheer (P&O en communicatie)), Externe coördinator (Contractant). De Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal 2 weken, gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de opdrachtnemer en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kick-off meeting genoemd. In deze eerste vergadering kunnen, indien toepasbaar binnen het kader van het bestek, de PID worden besproken, de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringen en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, afspraken rond projectmanagement, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz. Een document opgemaakt in twee exemplaren door de aannemer en gevalideerd door de aanbestedende overheid, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-off meeting heeft plaatsgevonden. Van bij de kick-off vergadering, de eerste stuurgroep, worden de data voor de stuurgroepvergaderingen vastgelegd, in principe om de twee weken. Na de bouw van de applicatie mag het ritme zakken naar een onderling te bepalen termijn. De sponsor of projectleider kan altijd een extra stuurgroep bijeen roepen. Andere vergadermomenten Wekelijks zal de externe projectleider samen met het projectteam vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij de kick-off). Kwaliteit In de PID wordt een belangrijk deel besteed aan de kwaliteit. De inschrijver geeft in zijn PID aan hoe hij de kwaliteit zal bewaken. Daarenboven kan de FOD Financiën extra testen laten uitvoeren door het Test Competence Center (TCC) en een kwaliteitscontrole door de dienst ICT Quality of door derden. Rapporteringen Tijdens de hoger vermelde vergadermomenten en op afgesproken tijdstippen zal de inschrijver de nodige rapporteringen doen van de ingezette middelen (personeel, methodes, hardware, software), voortgang, status, SLA rapporteringen, … Periodiek, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de opdrachtnemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Er zullen door de opdrachtnemer ook coördinatie- en werkverslagen worden opgemaakt over vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Deze vergaderingen zullen punctueel plaatsvinden op verzoek van partijen. Het ritme van deze ontmoetingen zal worden bepaald door de vooruitgang van

de de de de

Bestek

S&L/AO/443/2015

37/74

projectfases. De plaats van deze vergaderingen zal samen met de data worden gepreciseerd door de FOD Financiën. De inschrijver en de door hem aangestelde projectleider zullen de FODFin Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de FODFin Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren, zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de FODFin Projectleider het noodzakelijk acht, zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Stuurgroep. De FODFin Projectleider rapporteert over de voortgang van het project ten overstaan van de Stuurgroep. Voorkomend kan de FODFin Projectleider de externe projectleider uitnodigen op de vergadering van de Stuurgroep ter ondersteuning en om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten. Het beheer van aanvullen Iedere aanvulling aan het bestek (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, …) binnen het project moet deel uitmaken van een aanvullingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Stuurgroep evalueert de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde aanvulling. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de door het delegatiebesluit gemachtigde persoon is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de opdrachtnemer instaan voor de actualisering van de PID. De inschrijver beschrijft zijn methodologie en aanpak in verband met het veranderingsbeheer om de Federale Overheidsdienst Financiën bij te staan tijdens de inbedrijfstelling van het aanvullend systeem en de gevolgen daarvan voor de organisatie van de werkmethodes. De inschrijver moet de meerwaarde beschrijven die in het kader van het veranderingsbeheer aan de Federale Overheidsdienst Financiën wordt geboden. Daarbij moet in de volgende activiteiten worden voorzien: • voorbereiding op verandering; • bijstand aan het team van de Federale Overheidsdienst Financiën tijdens de ingebruikneming van en overgang naar de aanvulling op het systeem; • follow-up na de implementatie en bijstand voor het management, de gebruikers en het technisch/ondersteunend personeel. Organisatie tijdens het voorwaardelijke gedeelte Gezien de korte ontwikkeltijd van de applicatie Gesttab wordt een intense rapportering en opvolging gevraagd. Eens de applicatie in productie is, kan de frequentie van rapportering en overleg worden aangepast. Dit dient dan te gebeuren in functie van het eigenlijke gebruik en de optredende items. De inschrijver kan hieromtrent de nodige aanbevelingen geven.

Bestek

S&L/AO/443/2015

38/74

E2. Doel van de opdracht De opdracht bestaat uit: 1. de verfijning van de analyse van de nieuwe applicatie Gesttab in samenwerking met de personeelsleden van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen. Hierbij wordt vertrokken van het werkproces Proces “levering en distributie” en de vereisten beschreven in dit lastenboek; 2. de terbeschikkingstelling van de nieuwe applicatie Gesttab, die inhoudelijk overeenstemt met de analyse van vorig punt. De inschrijver bouwt hiervoor een nieuwe applicatie. Deze applicatie bevat eveneens de bestaande data die uit de huidige applicatie worden overgenomen vanaf 01 januari 2011 tot het moment van de overname; 3. de opstart van de nieuwe applicatie met het daaraan verbonden change management (opleidingen, documentatie, …); 4. het onderhoud van de applicatie Gesttab gedurende de volledige gebruikscyclus; 5. het leveren van aanvullende bijstand tijdens de gebruiksduur onder de vorm van voltijdse en/of deeltijdse profielen; 6. het ontwikkelen en het leveren van de vereiste bijkomende functionaliteiten binnen Gesttab tijdens de gebruiksduur (zie punt ”onderhoud” hierboven) van de applicatie. We onderscheiden de volgende fasen binnen de opdracht: • • •

FASE A: de analysefase, die bestaat uit het hierboven vermelde eerste punt. De Administratie behoudt zich het recht voor om het contract stop te zetten na deze analysefase indien het vereiste resultaat onvoldoende zou zijn. FASE B: de bouw en implementatiefase die bestaat uit de hierboven vermelde punten 2 en 3. FASE C: de gebruiksfase (hierboven vermeld punt 4, uitgebreid met punt 5 en punt 6). Deze fase start na de voorlopige oplevering van de fase B.

De inschrijver moet tijdens de gebruiksduur van de applicatie profielen ter beschikking kunnen stellen voor de ondersteuning van de Administratie bij het gebruik van Gesttab.

E2.1. Unieke gegevensinzameling De te ontwikkelen applicatie moet voldoen aan de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren (BS 4 juni 2014).

E2.2. Behoud van de gebruikersbeleving, licenties en standaarden De van toepassing zijnde wetgeving kan regelmatig wijzigen. De applicatie dient dan ook zodanig te worden uitgewerkt dat wijzigingen snel en met minimale kosten kunnen opgenomen worden. De vereisten moeten maximaal als configuratie van de applicatie worden uitgewerkt en minimaal als code opdat wijzigingen zonder externe tussenkomst zo veel mogelijk kunnen gerealiseerd worden. De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de cliëntstations. De inschrijver moet er dan ook voor zorgen dat de verbinding, de installatie van componenten en de integratie met het cliëntstation zo weinig mogelijk impact hebben en dit door verplicht een webgebaseerde oplossing aan te bieden (met eventuele uitzondering van de rapporteringsmodule welke desgevallend niet webgebaseerd moet zijn). Eveneens moet de inschrijver voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen. Het cliëntstation bestaat bij voorkeur uit een standaard PC met browser, zonder lokale installatie of configuratie. Voor de te ondersteunen webbrowsers dient de inschrijver rekening te houden met de

Bestek

S&L/AO/443/2015

39/74

meest gebruikte browsers en minstens één populaire freeware browser te ondersteunen. Het gebruik van browser-plugins voor de webapplicatie is niet toegelaten. De aangeboden oplossing mag niet ingrijpen op de gebruikersgewoonten van interne en externe gebruikers, qua toegang, gebruiksgemak, transparantie, look and feel, beleving, … . De te ontwikkelen Gesttabapplicatie dient rekening te houden met de geldende (interne) ICTstandaarden en optimaal gebruik te maken van de bestaande operationele systemen. Voor het design en de ontwikkeling dient men zich toe te leggen op een SOA (Service Oriented Architecture) benadering door het zoveel mogelijk hergebruiken van bestaande services en door op hun beurt mee te werken aan de verrijking van de service catalogus. Indien gebruik wordt gemaakt van componenten waaraan licenties zijn verbonden (bijvoorbeeld voor rapportering), dan dient de geboden oplossing de kosten hiervoor volledig te omvatten. Een detail hiervan dient bijgevoegd te worden in de offerte, alsook de technische vereisten hiervoor. Gesttab dient ontwikkeld te worden voor de meest recente versie van het CCFF framework die gekend is bij de start van de implementatie. Conceptueel dient een J2EE toepassing ontwikkeld te worden met een DB2-database en toegang via een webinterface en webservices, alsook een integratie met andere toepassingen (SEED, PLDA) via webservices. SEED is een toepassing voor het beheer van accijnsvergunningen in kader van het project EMCS. De ontwikkeling van specifieke webservices in SEED voor het opvragen van vergunningsnummers valt buiten dit bestek. PLDA is een toepassing die onder meer gebruikt wordt voor het insturen van een aangifte tot verbruik inzake accijnzen. De ontwikkeling van een specifieke webservice in PLDA die input vanuit Gesttab gebruikt om een draft versie van een aangifte tot verbruik inzake accijnzen te genereren, valt eveneens buiten het bestek.

E2.3. Beheer van de toegang en rechten De applicatie moet voorzien in rollen die aan gebruikers toegekend kunnen zijn. In functie van de toegekende rol krijgt de gebruiker toegang tot bepaalde gegevens en functionaliteiten van Gesttab (identificatie, authenticatie en autorisatie). De inschrijver wordt gevraagd om alle activiteiten (registratie, aanpassing, opzoeking, …) te beperken tot goed afgebakende gebruikersgehelen. De mechanismen voor identificatie, authenticatie en autorisatie die de oplossing biedt, moeten harmonieus integreren met de corresponderende oplossingen die de FOD Financiën ondersteunt. Meer bepaald dient Gesttab gebruik te maken van de toegangsmatrix die via een PolicyManager is gedefinieerd om te bepalen of een interne of externe gebruiker bepaalde business transacties kan en mag uitvoeren. Voor gebruikers die zich aanmelden van buitenaf zal FedIAM toegepast worden. De lijst met business transacties zal tijdens de analyse bepaald worden.

E2.4. Confidentialiteit en Integriteit De oplossing van de opdrachtnemer moet de vertrouwelijkheid van de hem toevertrouwde data garanderen. Alle gegevens moeten worden opgeslagen in een beveiligde database, die enkel en alleen kan worden gewijzigd en geraadpleegd via de hiertoe voorziene webapplicatie en webservices. Met name mag Gesttab niet toegankelijk zijn voor gebruikers of sites die niet tot de geregistreerde gebruikers of de beoogde doelgroepen behoren.

Bestek

S&L/AO/443/2015

40/74

De opdrachtnemer, als ontwerper, moet rekening houden met het privacy aspect van (persoons)gegevens, zoals vermeld in de richtlijnen van de Commissie voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer en alle nodige maatregelen nemen dit ten allen tijde te garanderen. De inhoud van de databank is gevoelig en daarom moeten bijzondere maatregelen getroffen worden die onder andere beletten dat gebruikers (of geautomatiseerde webservices) via meerdere requests stukken van de databank kunnen kopiëren. De aanbieder zal in zijn antwoord reeds beschrijven hoe dit gedetecteerd en verhinderd kan worden. De inschrijver dient te beschrijven welke controles op de source code worden doorgevoerd teneinde courante kwetsbaarheden te vermijden (OWASP, SANS checklist, SAFECode, …). Het is de opdrachtnemer ten stelligste verboden om na het einde van de opdracht over enige persoonlijke data van de datasubjecten te beschikken. De persoonlijke data moeten op een veilige manier worden overgedragen en dienen na de overdracht volledig uit de systemen van de opdrachtnemer te worden gewist. Alle niet wettelijke aanvragen omtrent de “disclosure” van de informatie moeten door de opdrachtnemer naast zich neergelegd worden. De integriteit van de gegevens is cruciaal. De aanbieder zal de nodige maatregelen nemen die waarborgen dat noch derden noch het personeel van de aanbieder de gegevens kan manipuleren. Voor logging en audit gegevens dienen de standaard componenten uit het CCFF framework te worden gebruikt.

E2.5. Performantie De applicatie dient zo te worden geconstrueerd dat onder normale gebruiksomstandigheden, de volgende response tijden worden gegarandeerd: • •

standaard informatie en invulschermen: gemiddeld 1 sec/scherm, maximaal 2 sec/scherm (in 99% van de gevallen); schermen met bijkomende functionaliteit (opzoeken, dossier opslaan of ophalen, PDF aanmaken): gemiddeld 2,5 sec/scherm, maximaal 5 sec/scherm (in 99% van de gevallen).

Piekmomenten zijn de maanden februari en oktober/november omdat de marktdeelnemers meestal de prijzen van hun producten verhogen bij het begin van het jaar. Daarnaast wijzigen de accijnstarieven eveneens meestal per 1 januari van elk jaar. Cijfergegevens gebaseerd op het jaar 2014 (bij benadering): • •

•

•

marktdeelnemers: 40 prijsklassen: o 816 voor sigaren o 76 voor sigaretten o 816 voor rooktabak fiscale kentekens: o 20.000.000 fiscale kentekens voor sigaren o 489.000.000 fiscale kentekens voor sigaretten o 127.000.000 fiscale kentekens voor rooktabak hoeveelheden in stuks of in gram: o 342.000.000 stuks sigaren o 10.820.000.000 stuks sigaretten o 9.630.000.000 gram rooktabak

Bestek

S&L/AO/443/2015

41/74

E2.6. Kwaliteitsgarantie en testen De inschrijver zal zijn benadering beschrijven om over de kwaliteit te waken, dit voor zowel de ontwikkeling als de operationele fase van het project. Hij zal een kwaliteitsplan voorleggen aan de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal tijdens de ontwikkeling alle testen uitvoeren, nodig om het goed functioneren van de applicatie te garanderen. De uitvoering en resultaten van deze testen zal op continue wijze worden gecommuniceerd aan de FOD Financiën, samen met de voorziene remediëring in geval van gevonden defecten. De uitgevoerde testen zullen zowel betrekking hebben op de voorziene functionaliteit als op de nonfunctionele vereisten, zoals toegankelijkheid, veiligheid, response tijden, load en performantie, … Daarenboven kan de FOD Financiën extra testen laten uitvoeren door het Test Competence Center (TCC) en een kwaliteitscontrole door de dienst ICT Quality of door derden.

E2.7. Internationalisering van de software De software moet verplicht minstens tegelijkertijd in het Nederlands, het Frans en het Duits toegankelijk zijn. De administratie zal haar medewerking verlenen met betrekking tot de vertaling in het Duits van specifieke begrippen in verband met de fiscale kentekens. Het gebruik van Engels als operationele taal moet op eenvoudige wijze mogelijk zijn. De opdrachtnemer zal gebruik maken van de daartoe voorziene CCFF-componenten. De keuze van de gebruikstaal heeft betrekking op: • • • •

de getoonde schermen de in te vullen gegevens (keuzelijsten, …) de op te slagen gegevens in de database de output (rapporten, statistieken,…)

Elke registratie die wordt verricht vanuit een keuzelijst, moet kunnen geschieden in de taal van de gebruiker. Indien een gebruiker met een andere taalkeuze deze gegevens wenst te raadplegen of te wijzigen, dient dit te gebeuren in de taal van deze laatste. Vrije tekst die werd ingevuld door een eindgebruiker wordt uiteraard steeds onveranderd weergegeven in de taal die deze eindgebruiker heeft toegepast bij het invullen.

E3. Gebruikers en profielen E3.1. Gebruikers Het opvolgen van alle processen in verband met het bestellen, het aanmaken en het leveren van fiscale kentekens voor tabaksfabricaten is een specifieke taak die momenteel toebehoort aan één hulpkantoor der accijnzen, hierna “Brussel Tabak” genoemd. “Brussel Tabak” moet alle gegevens van de applicatie kunnen inputten, ten allen tijde kunnen bijwerken en consulteren naargelang het aan de gebruiker toegewezen profiel. Ook andere profielen moeten evenwel voorzien worden betreffende het inputten, consulteren en bijwerken van gegevens. Het opmaken van deze profielen zal in overleg met de administratie gebeuren. Daarnaast dient er voorzien te worden in een toegang voor externe gebruikers. Via een webapplicatie of via een B2B-interface zullen een beperkt aantal, zijnde een 40-tal geautoriseerde vergunninghouders, bestellingen kunnen plaatsen en opvolgen.

Bestek

S&L/AO/443/2015

42/74

Of een externe gebruiker met een bepaald KBO-nummer beschikt over een geldige vergunning wordt bepaald door het resultaat verkregen door een webservice call naar de SEED-applicatie. De toegang moet van die aard zijn dat de externe gebruikers enkel toegang hebben tot en rechten hebben op de gegevens die verband houden met hun eigen bestellingen van fiscale kentekens: zij moeten die gegevens kunnen inputten, consulteren en bijwerken tot validatie. Na validatie van de gegevens kunnen de externe gebruikers echter niets meer bijwerken.

E3.2. Overzicht van de aan te werven profielen De inschrijver geeft in zijn offerte ten informatieve titel het geschatte aantal mandagen nodig voor de uitvoering van elk van de zes deliverables opgesomd in punten B1 en E2 van onderhavig bestek weer.

E3.2.1. Business analist De business analist moet in staat zijn om op heel korte termijn een goede kennis van de reglementering omtrent het beheer vanuit D&A van tabaksfabricaten te kunnen opbouwen en te vertalen naar procedures die door de applicatie moeten gerespecteerd worden. Anderzijds moet de business analist voldoende kennis en inzicht hebben in de analyse en design methodologie om er voor te zorgen dat de vereisten voldoende gedetailleerd, nauwkeurig, testbaar en gestructureerd zijn voor de analyse, het design en de uitwerking van de testen. De business analist is eveneens verantwoordelijk voor het opstellen van de testscenario’s.

E3.2.2. Projectleider De projectleider van de dienstverlener moet op de payroll van de opdrachtnemende firma staan. De projectleider moet PRINCE II gecertificeerd zijn. De inschrijver voegt in zijn offerte een bewijs van dergelijk certificaat toe. De in de offerte voorgestelde projectleider dient ook de werkelijke projectleider te zijn. De projectleider kan enkel vervangen worden door een persoon met dezelfde kwalificaties. De vervanging kan enkel gebeuren na toestemming van de aanbestedende overheid.

E3.2.3. Technisch analist De technisch analist is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de functionele studie. De technisch analist bezit de nodige kennis van de reglementering omtrent tabaksfabricaten en werkt de use cases en process flows uit tot ze voldoende duidelijk zijn en op een niveau dat de use case zowel voor de eindgebruiker als de ontwikkelaar kan begrepen worden. Ze hebben ook een kwaliteitsrol te vervullen op het vlak van functionele correctheid van de studies. De technisch analist heeft een diepgaande en brede kennis en inzicht van ICT technologieën en concepten en kan dit inzicht ook creatief aanwenden voor het uitwerken van een optimale en solide ICT architectuur voor de realisatie van vooropgestelde visie.

E3.2.4. Programmeur De programmeur is verantwoordelijk voor de codering en unit testing.

E3.2.5. Tester De tester zorgt voor de uitvoering van de integratie-, systeem- en acceptatie-testscripts. De tester documenteert de testresultaten.

Bestek

S&L/AO/443/2015

43/74

BELANGRIJK Indien er door wijzigingen extra prestaties vereist zijn, zal de opdrachtnemer deze prestaties uitvoeren in het kader van het evolutief onderhoud en volgens de hiervoor in de prijsinventaris opgenomen prijzen.

E4. Beheer en consultatie van gegevens Gesttab zal in hoofdzaak gegevens behandelen die verband houden met het bestellen van fiscale kentekens, het drukken van fiscale kentekens en met de bestemming die aan deze fiscale kentekens wordt gegeven. De volgende reeks van data moeten opgeslagen en beheerd kunnen worden: - marktdeelnemers - prijsklassen - bestellingen - aangiften AC4 - processen-verbaal van vernietiging - fiscale kentekens - hoeveelheden in stuks of in gram Er moeten onbeperkt nieuwe data (bovenstaande lijst) toegevoegd kunnen worden. Al deze data moeten niet alleen worden bijgehouden per marktdeelnemer, per maand en per jaar, doch ook voor alle marktdeelnemers samen. Een combinatie van categorieën van data moet kunnen gerapporteerd worden, bijvoorbeeld het aantal processen-verbaal van vernietiging en het aantal aangiften AC4 in verhouding tot het aantal bestellingen per marktdeelnemer, met vermelding van de betrokken prijsklassen. Volgende data dienen eveneens bijgehouden te worden in de applicatie. - formaat van het papier, - formaat van de fiscale kentekens, - het land (België of Luxemburg) De validatieregels in de applicatie volgen de bestaande regelgeving. Deze kunnen wijzigen op basis van nieuwe of wijzigende regelgeving. Ze zullen gebruik maken van de data die in de applicatie zijn opgeslagen. Deze validatieregels zullen vanaf de analysefase geconcretiseerd worden.

E4.1. Externe gegevensbanken In Gesttab moet data kunnen uitgewisseld worden via reeds bestaande of nog nieuw te ontwikkelen webservices van externe gegevensbanken zoals bijvoorbeeld de KBO (Kruispuntbank Ondernemingen), SEED (vergunninghouders EMCS voor tabaksfabricaten), Sitran, FEDOPRESS, PLDA,…. De inschrijver dient duidelijk weer te geven hoe dit zal worden gerealiseerd en wat de impact is op de prijs.

E4.2. Rapporteringen en Statistieken In Gesttab is het noodzakelijk om in uitgebreide rapportering en statistieken te voorzien. Alle in dit lastenboek beschreven rapporten en statistieken dienen bij de oplevering beschikbaar gesteld te worden door de inschrijver. Een overzicht hiervan is terug te vinden in punt E.7.

Bestek

S&L/AO/443/2015

44/74

Daarnaast dient de inschrijver het mogelijk te maken dat zonder enige tussenkomst van zijnentwege bijkomende rapporten gecreëerd kunnen worden, bestaande rapporten aangepast of verwijderd. Indien hiervoor specifieke software vereist is, zowel voor het aanmaken en aanpassen, als voor het publiceren ervan, dan dienen in de offerte zeer gedetailleerd alle vereisten opgelijst te worden. De aanbestedende overheid wenst een oplossing waarbij extra installaties tot een absoluut minimum beperkt blijven en waarbij een niet-technische gebruiker met enkel kennis van de business in staat is zijn gewenste rapporten zelf te ontwerpen. Voor het ontwerpen van een nieuw rapport, moet uitgegaan kunnen worden van een bestaande template waarin (vaste) tekst alsook afbeeldingen zijn opgenomen en die is opgeslagen in een courant bestandsformaat (Microsoft Word of OpenOffice Writer). Vervolgens kan de gebruiker dan bijkomende vaste teksten of afbeeldingen toevoegen, maar hij kan eveneens parameters selecteren die op het moment van genereren van het rapport worden ingevuld. Voorbeelden hiervan zijn een datum, tijdstip, naam van de gebruiker, etc. De inschrijver dient een lijst te bezorgen van welke variabelen aangeboden zullen worden in zijn oplossing. Uiteraard dient het rapport ook gegevens te kunnen tonen die in het kader van Gesttab in de databank zijn opgeslagen. Het verdient de voorkeur dat een eindgebruiker op een gestructureerde manier de datavelden gepresenteerd krijgt waaruit hij kan kiezen voor gebruik in zijn rapport. De inschrijver dient ook aan te geven of zijn oplossing eveneens voorziet in formules die op de datavelden toegepast kunnen worden en te beschrijven op welke manier dit voorzien wordt. Daarnaast moet het mogelijk zijn voor een gebruiker met kennis van SQL om eigen query’s te gebruiken voor het opmaken van een rapport. Het resultaat van dergelijke query’s moet dan bij genereren van het rapport in tabelvorm getoond worden. Bepaalde datavelden in de query kunnen een variabele zijn die op het moment van selectie van het rapport bepaald worden. Zo moet de gebruiker bijvoorbeeld een besteloverzicht (= rapport met query voor een besteloverzicht) kunnen genereren voor een specifieke marktdeelnemer (= selectie van een marktdeelnemer waarvoor het besteloverzicht gevraagd wordt). De gegenereerde rapporten en statistieken moeten exporteerbaar zijn naar Microsoft Word en Excel (csv), OpenOffice Writer en Calc (csv), pdf formaat. De gebruiker moet een rapport ook kunnen afdrukken. Een rapport of statistiek kan in een bepaalde taal zijn opgesteld die bij het ontwerp gedefinieerd wordt. Indien bepaalde parameters in functie hiervan wijzigen, dan dient hier rekening mee gehouden te worden bij het genereren van het rapport (bijvoorbeeld maart (nl) / mars (fr) / März (de)). De inschrijver dient aan te geven hoe de rapporten elektronisch gehandtekend kunnen worden. Dit hoeft in een eerste fase nog niet geïmplementeerd te worden maar dient wel in de prijsbepaling opgenomen en ingeschat te zijn als optionele uitbreiding. De aanbestedende overheid wenst een grote mate van flexibiliteit in rapportering, gebruiksgemak (ontwerpen uit te voeren door niet-technische gebruikers), alsook de minimale noodzaak aan bijkomende componenten en/of licenties voor de verwezenlijking.

E5. Processen Er moet een optiemenu worden voorzien, afhankelijk van het profiel dat aan de gebruikers werd toegekend.

Bestek

S&L/AO/443/2015

45/74

E5.1. Beheer van papier In het kader van het drukken van fiscale kentekens is het vooreerst van belang dat een inventaris wordt bijgehouden van het papier dat gebruikt wordt voor het drukken van deze fiscale kentekens. Het betreft in casu speciaal beveiligd papier waarvan de hoeveelheid nauwgezet moet worden bijgehouden. Het papier kan op twee wijzen geleverd worden, hetzij onder de vorm van een hoeveelheid bobijnen, hetzij onder de vorm van een hoeveelheid vellen. De wijze van het bijhouden van de hoeveelheden papier zal bijgevolg afhankelijk zijn van deze keuze. Wanneer het papier wordt geleverd in vellen, moet ook het aantal paletten en het aantal riemen worden bijgehouden. Het gebruik van het papier moet worden opgevolgd. Concreet betekent dit dat er moet worden bijgehouden hoeveel papier werd ontvangen van de fabrikant van het papier, hoeveel papier werd geleverd aan de drukker, hoeveel papier effectief werd gebruikt voor het drukken van de fiscale kentekens in het totaal en hoeveel papier effectief werd gebruikt voor het drukken van bandjes enerzijds en zegels anderzijds. Papier dat niet werd gebruikt of beschadigd papier moet worden vernietigd door Brussel Tabak; dit moet worden geregistreerd. Er moet worden bijgehouden hoeveel papier werd gebruikt voor het drukken van Belgische dan wel Luxemburgse fiscale kentekens .

E5.2. Bestellen van prijsklassen De basis voor het bestellen van prijsklassen is een tabel die samengesteld is uit verpakkingen en prijzen per product met een berekening van de verschuldigdheden per prijsklasse. Bij de berekening van de verschuldigdheden moet ook rekening worden gehouden met het bestaan van een minimumaccijns of –fiscaliteit die van toepassing is per product. Elke prijsklasse wordt geleverd onder de vorm van een fiscaal kenteken. Er bestaan twee soorten van fiscale kentekens: een bandje met welbepaalde afmetingen dat enkel bestemd is voor een verpakking van 1 sigaar en daarnaast een zegel met welbepaalde afmetingen dat gebruikt wordt voor alle andere soorten verpakkingen van sigaren, sigaretten en tabak van fijne snede voor het rollen van sigaretten en andere soorten rooktabak. Het gebruik van een bandje of een zegel speelt een rol bij het berekenen van de hoeveelheid papier die zal nodig zijn voor het drukken van de fiscale kentekens. Deze tabel bevat een lijst van verpakkingen en prijsklassen per product (zie begrippenlijst). Ten allen tijde moeten prijsklassen kunnen worden aangemaakt (nieuwe prijsklassen) of verwijderd. Bij het selecteren van gewenste prijsklassen, moeten de verschuldigdheden op dat moment worden berekend voor: • één fiscaal kenteken van een welbepaalde prijsklasse voor een welbepaalde verpakking • de totale hoeveelheid fiscale kentekens die worden besteld voor een welbepaalde prijsklasse voor een welbepaalde verpakking • de totale bestelling van de verschillende fiscale kentekens Een link moet aanwezig zijn tussen de datum van bestelling en de verschuldigdheden op dat moment. Gelet op het feit dat de tarieven kunnen wijzigen, moet ook steeds een simulatie mogelijk zijn en moet een historiek aanwezig zijn. Bij het selecteren van gewenste prijsklassen moet voor de gebruiker zichtbaar zijn wat de invloed is van de blokkerende parameters (zie infra) op zijn bestelling van prijsklassen. Het berekenen van verschuldigdheden en de werking van de blokkerende parameters zijn ook van toepassing wanneer nieuwe gewenste prijsklassen worden ingevoegd in de tabel. Wie kan een bestelling van prijsklassen invoeren?

Bestek

S&L/AO/443/2015

46/74

Zowel de interne als externe gebruikers moeten prijsklassen kunnen bestellen. De interne gebruikers zijn de dossierbeheerders die deel uitmaken van “Brussel Tabak” en die over de hiervoor noodzakelijke rol beschikken. De externe gebruikers zijn geautoriseerd op basis van de informatie die in FedIAM is opgenomen, alsook op basis van de vergunningsgegevens die worden gehaald uit de externe gegevensbank SEED. De interne gebruikers kunnen een bestelling van prijsklassen invoeren voor rekening van elke marktdeelnemer; zij dienen daartoe een marktdeelnemer aan te klikken in de lijst. De externe gebruikers (marktdeelnemers) kunnen enkel een bestelling van prijsklassen invoeren voor zichzelf. De identificatie van de marktdeelnemer geschiedt niet alleen aan de hand van zijn KBO-nummer, doch ook aan de hand van zijn vergunningsnummer in de externe gegevensbank SEED. Na identificatie moet de mogelijkheid “bestellen prijsklassen” worden gekozen in het optiemenu. Bij de berekening van de verschuldigdheden moet rekening worden gehouden met een aantal parameters die gelden per marktdeelnemer, waaronder het beschikbare quota per marktdeelnemer, de verplichte te bestellen minimumhoeveelheid van elke prijsklasse met eventuele berekening van aanmaakkosten, de gestelde borg voor het bestellen van de prijsklassen, het resterend saldo afhankelijk van het indienen van de aangifte en van de betaling van de verschuldigdheden… De actuele waarde van een aantal van deze parameters moet in Gesttab rechtstreeks kunnen opgevraagd worden in de applicatie PLDA waar deze geregistreerd zijn. Deze parameters moeten blokkerend kunnen werken bij het inputten van bestellingen. Zo werkt enerzijds het beschikbare quotum blokkerend ten aanzien van de te bestellen hoeveelheid prijsklassen en anderzijds werkt ook de borg blokkerend ten aanzien van de te bestellen hoeveelheid prijsklassen. De stand van het beschikbare quotum en de stand van de borg moeten steeds in real time aangepast worden en zichtbaar zijn wanneer een marktdeelnemer prijsklassen aanklikt met het oog op het bestellen ervan. De parameters die in Gesttab worden beheerd, moeten ook ten allen tijde kunnen worden geconsulteerd en kunnen worden gewijzigd door gebruikers van “Brussel Tabak” die beschikken over de corresponderende rol. Een overzicht van de bestellingen moet worden gegenereerd via een template waarbij ook de hoogte van het nog beschikbare quotum en de hoogte van de nog beschikbare borg worden vermeld. Dit overzicht van de bestellingen moet kunnen worden geconsulteerd, geëxporteerd in PDF formaat en geprint. Deze gegevens worden – samen met de gegevens i.v.m. het papier - via een XML-bericht doorgegeven aan de drukker. De berekening van de aanmaak- en bewaarkosten is een functionaliteit waarbij automatisch een template, kwitantie 257 genoemd, wordt gegenereerd voor de te betalen verschuldigdheden. Een link met PLDA is hier noodzakelijk voor de comptabilisering van de aanmaak- en bewaarkosten. De berekening van de gewogen gemiddelde prijzen per product is een functionaliteit waarin rekening wordt gehouden met het aantal in verbruik gestelde fiscale kentekens en het bedrag aan verschuldigdheden dat ze vertegenwoordigen.

E5.3. Opvolgen van gebruik van prijsklassen Na het drukken van de fiscale kentekens wordt het overzicht van de bestellingen omgezet in een template, leveringsborderel, genoemd. Dit leveringsborderel moet steeds kunnen worden geconsulteerd en geprint. Per marktdeelnemer wordt een overzicht bijgehouden van de leveringsborderellen alsook van de totale hoeveelheid fiscale kentekens die reeds werden geleverd met verwijzing naar het betrokken leveringsborderel. De geldigheidstermijn/vervaltermijn van de fiscale kentekens moet hierbij worden weergegeven.

Bestek

S&L/AO/443/2015

47/74

Alle prijsklassen krijgen steeds een geoorloofde bestemming; zij worden ofwel in verbruik gesteld ofwel worden ze vernietigd. Dit gebeurt respectievelijk door middel van het indienen van een aangifte AC4 met betaling van de verschuldigdheden of door het indienen van een proces-verbaal van vernietiging. Hierbij moet rekening worden gehouden met de parameter van de vervaltermijn: na afloop van een bepaalde periode moeten de fiscale kentekens immers van ambtswege in verbruik worden gesteld en worden ze beschouwd als “verlies”. Aangifte AC4 met betaling van de verschuldigdheden. De gegevens die verplicht moeten worden vermeld op een aangifte AC4 (zie begrippenlijst met overzicht van verplicht in te vullen vakken/gegevens) worden ingeput in Gesttab waarbij de verschuldigdheden worden berekend voor alle fiscale kentekens en waarbij de berekeningen worden gegenereerd per rechtcode. Deze gegevens moeten via een XML-bericht worden verstuurd naar PLDA waar de aangifte wordt gefinaliseerd, hetzij door “Brussel Tabak”, hetzij door de externe gebruiker. Na het indienen van de aangifte moeten de gegevens met betrekking tot het resterend saldo automatisch door PLDA worden verstuurd via een XML-bericht aan Gesttab. Wie kan een aangifte AC4 indienen? Zowel de interne als externe gebruikers kunnen een aangifte AC4 indienen. De interne gebruikers zijn de dossierbeheerders die deel uitmaken van “Brussel Tabak” en die over de corresponderende rol beschikken. De externe gebruikers (marktdeelnemers) zijn geautoriseerd op basis van gegevens die worden gehaald uit de externe gegevensbank SEED. De identificatie van de marktdeelnemer geschiedt niet alleen aan de hand van zijn KBO-nummer, doch ook aan de hand van zijn vergunningsnummer in de externe gegevensbank SEED. Daarenboven wordt ook een link gemaakt met de klantenrekening die de betrokken marktdeelnemer bezit in het systeem PLDA. Na identificatie moet de mogelijkheid “indienen aangifte AC4” worden gekozen in het optiemenu. De interne gebruikers die beschikken over de rol hiertoe, kunnen een aangifte AC4 indienen voor rekening van elke marktdeelnemer; zij dienen daartoe een marktdeelnemer aan te klikken in de lijst. De externe gebruikers kunnen enkel een aangifte AC4 indienen voor zichzelf. Wanneer gekozen wordt voor het indienen van een aangifte AC4 verschijnt voor de betrokken marktdeelnemer naast een aantal velden met algemene gegevens ook een overzicht van alle prijsklassen die door hem werden besteld met vermelding van de hoeveelheid fiscale kentekens die werden geleverd waarbij ook verwezen wordt naar het overeenstemmende nummer, met vermelding van de positie, en datum van het leveringsborderel waarmee zij werden geleverd. De gebruiker duidt vervolgens de hoeveelheid fiscale kentekens voor elke prijsklasse aan die door hem gedurende een welbepaalde periode in verbruik werden gesteld. Bij de berekening van de verschuldigdheden moet rekening worden gehouden met de parameter van de borg die is gesteld voor het bestellen van de prijsklassen en degene die is gesteld voor de betaling van de verschuldigdheden. De actuele waarde van deze borg moet in Gesttab rechtstreeks kunnen opgevraagd worden in de applicatie PLDA waar deze geregistreerd zijn. Deze parameter moet blokkerend werken bij het aanduiden van prijsklassen die gedurende een welbepaalde periode in verbruik werden gesteld. De stand van de borg moet steeds in real time aangepast worden en zichtbaar zijn wanneer een marktdeelnemer prijsklassen aanklikt met het oog op het bestellen ervan.

Bestek

S&L/AO/443/2015

48/74

De parameter van de borg die in Gesttab wordt beheerd, moet ook ten allen tijde kunnen worden geconsulteerd en kunnen worden gewijzigd door gebruikers van “Brussel Tabak” die beschikken over de corresponderende rol. De velden met algemene gegevens die vereist zijn voor het indienen van een aangifte AC4 voor tabaksfabricaten zijn identiek aan de velden die momenteel voorzien zijn in PLDA voor het indienen van een aangifte AC4 voor alle andere accijnsgoederen. De validatieregels die gelden voor de aangifte AC4 voor de andere accijnsgoederen zijn mutatis mutandis van toepassing. Na het voltooien ervan bevestigt de gebruiker zijn aangeduide gegevens via de knop “verstuur aangifte”. Vervolgens verschijnt een overzicht van de door de marktdeelnemer ingevulde of aangeduide gegevens waarbij de marktdeelnemer nog de mogelijkheid bezit om deze gegevens na te kijken en in voorkomend geval aan te passen. Dit overzicht bevat eveneens het totaal van de verschuldigdheden per rechtcode. Pas wanneer op de knop “valideer aangifte” wordt gedrukt, wordt de aangifte AC4 ingediend en kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht. De algemene gegevens en het totaal van de verschuldigdheden per rechtcode wordt in casu voor de betrokken marktdeelnemer via een XML-bericht verzonden naar de applicatie PLDA met het oog op de afhandeling van de betaling en de aanpassing van het bedrag van de borgen. De aanpassing van de borgen in de applicatie PLDA (als gevolg van het indienen van een aangifte AC4 of van een betaling van de verschuldigdheden) is een parameter die in het systeem Gesttab rechtstreeks moet kunnen geconsulteerd worden vanuit deze applicatie PLDA. Proces-verbaal van vernietiging van fiscale kentekens onder de accijnsschorsingsregeling De gegevens die verplicht moeten worden vermeld op een proces-verbaal van vernietiging worden ingeput in Gesttab door een gebruiker van “Brussel Tabak” met de corresponderende rol. Op basis van de gegevens die werden ingeput zal de borg voor het bestellen van fiscale kentekens moeten worden aangepast. Deze aanpassing van de borg voor het bestellen van fiscale kentekens geschiedt enkel in het systeem Gesttab en vereist geen uitwisseling met de applicatie PLDA. Het opvolgen van het gebruik van het fiscaal kenteken impliceert een gedetailleerd menu van consulteren van gegevens, zowel per marktdeelnemer als in de vorm van een totaal overzicht: consulteren van de status van de leveringsborderellen, consulteren van de stock aan fiscale kentekens per marktdeelnemer, consulteren van de geleverde fiscale kentekens, de fiscale kentekens die werden betaald, de fiscale kentekens die werden vernietigd, de verliezen. Aan de hand van het aantal vernietigde fiscale kentekens moeten bewaarkosten worden berekend via een aparte module waarbij automatisch een template, kwitantie 257 genoemd, wordt gegenereerd voor de te betalen verschuldigdheden. Een link met PLDA is hier noodzakelijk voor de comptabilisering. Proces-verbaal van vernietiging in het kader van de anti-forestallingmaatregelen Een functionaliteit moet ook worden voorzien voor het verwerken van de processen-verbaal van vernietiging in het kader van de anti-forestallingmaatregelen. Deze module is enkel toegankelijk voor “Brussel Tabak” voor een gebruiker die beschikt over de hiervoor vereiste rol. Het proces-verbaal van vernietiging wordt vergeleken met een overzicht van de voor alle prijsklassen ingediende aangiften AC4 . Na vergelijking van deze gegevens worden de verschuldigdheden berekend die overeenstemmen met de vernietigde fiscale kentekens. De gegevens worden doorgezonden naar het Enig Kantoor met het oog op terugbetaling. Een link is noodzakelijk tussen het aantal vernietigde hoeveelheden en het berekenen van het beschikbare quota per marktdeelnemer. Immers, ten uitzonderlijken titel wordt het beschikbare quota

Bestek

S&L/AO/443/2015

49/74

verhoogd met de hoeveelheden (stuks of gram) die in het kader van de anti-forestallingmaatregelen verplicht moeten worden vernietigd.

E6. Data migratie Er bestaan in de huidige applicatie verschillende databanken op een SQL Server: Bruxelles Tabacs Tarif FMT Plaques Registre521 Registre526 RegimeSuspensif Een overzicht van de kolommen en tabellen inclusief formaat, wordt hier ter informatie bijgevoegd.

DB_Gesttab_Dictionn aire_7mai2015.xlsx

E7. Rapporten en statistieken Alle rapporten vermelden de datum en het tijdstip (uu:mm:ss) waarop het gegenereerd werd. Voor getallen worden de duizendtallen gescheiden met een punt (.) en de decimalen worden na een komma (,) weergegeven. Rapporten worden in principe maandelijks gegenereerd. Doch het moet ook mogelijk zijn om een rapport ad-hoc te laten aanmaken. Indien dit een grote invloed heeft op de performantie van het systeem, moet voorzien worden dat het aanmaken van het rapport op een kalmer moment (bijvoorbeeld ’s nachts) wordt gelanceerd en het resultaat nadien beschikbaar gesteld wordt. Voor het opmaken van een rapport moet telkens vooraf de vraag gesteld worden of alle gegevens (bijvoorbeeld producten, prijsklassen, aanvullende nationale codes en rechtcodes inzake accijnzen, etc.), dan wel enkel de actieve gegevens getoond zullen worden.

E7.1. Aantal inverbruikgestelde stuks of gram Variabelen: product en tijdspanne

1. aantal inverbruikgestelde stuks of gram.pdf

Dit rapport bevat een overzicht van het totaal aantal stuks of gram dat werd in verbruik gesteld per product en dit per maand en gecumuleerd per jaar vanaf 01/01/2011. Het rapport toont het geselecteerde product en de eenheid waarin de cijfers zijn uitgedrukt.

E7.2. Overzicht geleverde prijsklassen Variabelen: marktdeelnemer, tijdspanne

Bestek

S&L/AO/443/2015

50/74

2.overzicht geleverde prijsklassen.pdf

Dit rapport moet worden opgemaakt per marktdeelnemer en bevat een overzicht van alle prijsklassen die ooit werden geleverd aan deze marktdeelnemer voor alle producten. Per prijsklasse wordt vermeld hoeveel fiscale kentekens en stuks (of aantal gram) reeds werden inverbruikgesteld (door middel van een aangifte AC4) en hoeveel fiscale kentekens en stuks (of aantal gram) werden vernietigd onder de accijnsschorsingsregeling (door middel van een PV van vernietiging). Het totaal “Entrées” in dit rapport is op basis van het leveringsborderel 502. Het totaal van de inverbruikgestelde en vernietigde fiscale kentekens en stuks (of aantal gram) wordt eveneens vermeld, alsook het resterende saldo van de fiscale kentekens. In dit rapport moet de kolom CC verdwijnen. In het huidige voorbeeld moet er dus een verdere detaillering gebeuren: naast het aantal fiscale kentekens moeten ook het aantal stuks (of aantal gram) opgegeven worden.

E7.3. Overzicht geleverd aantal fiscale kentekens op basis van leveringsborderel 502 Variabelen: jaar

3.overzicht geleverd aantal fiscale kentekens op basis van leveringsborderel 502.pdf

Deze staat wordt maandelijks opgemaakt. Per product geeft dit het totaal aantal geleverde fiscale kentekens weer per prijsklasse voor alle marktdeelnemers per maand en gecumuleerd over het lopende jaar. In dit rapport moet de kolom CC verdwijnen. Een analoge staat moet worden opgemaakt die per product het totaal aantal geleverde stuks of aantal gram weergeeft per prijsklasse voor alle marktdeelnemers per maand en gecumuleerd over het lopende jaar.

E7.4. Overzicht aantal fiscale kentekens dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen op basis van AC4 of PV van vernietiging Variabelen: jaar

4.overzicht aantal fiscale kentekens dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen op basis van AC4 of PV van vernietiging.pdf

Deze staat wordt maandelijks opgemaakt. Per product geeft dit het totaal aantal fiscale kentekens weer per prijsklasse dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen, en dit voor alle marktdeelnemers per maand en gecumuleerd over het lopende jaar. In dit rapport moet de kolom CC verdwijnen. Een analoge staat moet worden opgemaakt die per product het totaal aantal stuks of aantal gram weergeeft per prijsklasse dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen, en dit voor alle marktdeelnemers per maand en gecumuleerd over het lopende jaar.

Bestek

S&L/AO/443/2015

51/74

E7.5. Verhouding tussen aantal fiscale kentekens dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen en het aantal geleverde fiscale kentekens Variabelen: jaar

5.verhouding tussen aantal fiscale kentekens dat een geoorloofde bestemming heeft gekregen en het aantal geleverde fiscale kentekens.pdf

Dit rapport is een samenvoeging van de twee bovenstaande rapporten. Hierin wordt de breuk bepaald tussen het aantal fiscale kentekens dat in verbruik werd gesteld door middel van een AC4 en het aantal geleverde fiscale kentekens enerzijds, en de breuk tussen het aantal vernietigde fiscale kentekens op basis van een PV en het aantal geleverde fiscale kentekens anderzijds. Een analoog rapport moet worden opgemaakt waarbij de breuk wordt bepaald tussen het aantal stuks of aantal gram dat in verbruik werd gesteld door middel van een AC4 en het aantal geleverde stuks of gram enerzijds, en de breuk tussen het aantal vernietigde stuks of gram op basis van een PV en het aantal geleverde stuks of gram anderzijds.

E7.6. Overzicht rotatieperiode van fiscale kentekens Variabelen: marktdeelnemers, product, boekjaar

6.overzicht rotatieperiode van fiscale kentekens.pdf

Dit rapport geeft een overzicht per marktdeelnemer van de rotatieperiode van de fiscale kentekens voor een bepaalde prijsklasse voor een bepaald product. Er wordt verwezen naar het nummer van het leveringsborderel en de vermelding van de positie in het leveringsborderel, de datum waarop de fiscale kentekens werden geleverd en de datum waarop de fiscale kentekens werden inverbruikgesteld of vernietigd. De rotatieperiode wordt uitgedrukt in aantal dagen en weken. Alle fiscale kentekens hebben een geoorloofde bestemming gekregen, dwz. dat deze hetzij in het verbruik werden gesteld, hetzij werden vernietigd. Het veld dat wordt aangeduid in het rapport met “apuré” moet niet meer getoond worden. Er wordt eveneens een gemiddelde weergegeven in aantal dagen en weken. Dit is een rapport dat altijd ad-hoc wordt gegenereerd.

E7.7. Verstrijken vervaltermijn accijnsschorsingsregeling Parameters: marktdeelnemer, product

7.verstrijken vervaltermijn accijnsschorsingsregeling.pdf

Dit tweewekelijks rapport geeft een overzicht van het aantal fiscale kentekens (per product) die voor een welbepaalde prijsklasse (nog) geen geoorloofde bestemming hebben gekregen 4 weken voor de vervaldag, en na de vervaldag. Het rapport vermeldt de datum van het nazicht. Er wordt verwezen naar het nummer van het leveringsborderel en de lijn van de prijsklasse in het leveringsborderel, de datum waarop de fiscale kentekens werden geleverd. Posities bevat het aantal prijsklassen maar moet verdwijnen in het te voorziene rapport. Dit is een rapport dat altijd ad-hoc wordt gegenereerd.

Bestek

S&L/AO/443/2015

52/74

E7.8. Vastgestelde rechten De vastgestelde rechten zijn de bedragen die moeten worden betaald door de marktdeelnemer. Enerzijds bevat dit de aanmaak- en bewaarkosten (resp. rechtcode 029 en 030) die worden gegenereerd d.m.v. een kwitantie 257. Daarnaast bevat dit de verschuldigde accijnzen en BTW (rechtcodes 100, 199, 200, 299 en 054) die worden gegenereerd op basis van de ingediende aangifte AC4. Er moeten verschillende rapporten kunnen worden gemaakt van de vastgestelde rechten: E7.8.1. de vastgestelde rechten per marktdeelnemer en per rechtcode voor elk product en dit per week en per wijze van betaling Variabelen: marktdeelnemer en vervaldag voor betaling

8.1.de vastgestelde rechten per marktdeelnemer en per rechtcode voor elk product en dit per week en per wijze van betaling.pdf

Er wordt verwezen naar het referentienummer van het betrokken document, hetzij kwitantie 257, dan wel MRN van de AC-4, de datum van de opmaak/validatie van dit document, (kolommen week en vervaldag zijn niet meer nodig), de aanvullende rechtcode indien van toepassing (anders 0000), de rechtcode, de wijze van betaling en het bedrag. E7.8.2. de vastgestelde rechten van alle marktdeelnemers samen, per rechtcode voor elk product en dit per wijze van betaling Variabelen: vervaldag voor betaling, wijze van betaling

8.2.de vastgestelde rechten van alle marktdeelnemers samen, per rechtcode voor elk product en dit per wijze van betaling.pdf

E7.8.3. de vastgestelde rechten per week en gecumuleerd in een welbepaald jaar per rechtcode voor elk product en dit per wijze van betaling Variabelen: wijze van betaling

8.3.vastgestelde rechten per week en gecumuleerd in een welbep (afgekort).xlsx

Hierin 100 per aanvullende rechtcode, 100 over alle aanvullende rechtcodes heen, 199 per aanvullende rechtcode, 199 over alle aanvullende rechtcodes heen, 200 per aanvullende rechtcode, 200 over alle aanvullende rechtcodes heen, 299 per aanvullende rechtcode, 299 over alle aanvullende rechtcodes heen, 054 per aanvullende rechtcode, 054 over alle aanvullende rechtcodes heen, 029 per aanvullende rechtcode, 029 over alle aanvullende rechtcodes heen, 030 per aanvullende rechtcode, 030 over alle aanvullende rechtcodes heen, 042 per aanvullende rechtcode, 042 over alle aanvullende rechtcodes heen.

E7.8.4. het totaal van alle vastgestelde rechten – zowel met contante betaling als met uitstel van betaling - per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: tijdspanne

Bestek

S&L/AO/443/2015

53/74

8.4.het totaal van alle vastgestelde rechten,zowel met contante betaling als met uitstel van betaling,per maand en gecumuleerd per jaa

Het totaal van alle vastgestelde rechten wordt gehaald uit het rapport 8.3.

E7.8.5. statistiek van inverbruikgestelde tabaksfabricaten op basis van vastgestelde rechten Variabelen: product en tijdspanne

8.5.statistiek van inverbruikgestelde tabaksfabricaten op basis van vastgestelde rechten.xls

Deze statistiek wordt opgemaakt ten behoeve van de tabakssector. Per product vindt men per maand en gecumuleerd per jaar een overzicht van het aantal stuks of gram en het aantal fiscale kentekens waarvoor een aangifte AC4 werd ingediend en de overeenstemmende waarde aan accijns, bijzondere accijns en BTW die zij vertegenwoordigen. Deze statistiek is een statistiek van de vastgestelde rechten, d.w.z. rechten die moeten worden geïnd op basis van de aangiften AC4 die hiervoor werden ingediend.

E7.9. Overzicht per product en per prijsklasse van het aantal geleverde fiscale kentekens op basis van het leveringsborderel 502 Variabelen: leveringsborderel 502

9.overzicht per product en per prijsklasse van het aantal geleverde fiscale (afgekort).xls

Overzicht van het totale aantal geleverde fiscale kentekens per product op basis van het leveringsborderel 502 en dit per maand en gecumuleerd per jaar.

E7.10. Overzicht per product en per prijsklasse van het aantal geleverde stuks of gram op basis van het leveringsborderel 502 Variabelen: leveringsborderel 502

10.overzicht per product en per prijsklasse van het aantal geleverde stuks (afgekort).xls

Overzicht van het aantal geleverde stuks of gram per marktdeelnemer en per prijsklasse per product op basis van het leveringsborderel 502.

E7.11. Overzicht van het totale aantal geleverde stuks of gram per product op basis van het leveringsborderel 502 en dit per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: product, tijdspanne

Bestek

S&L/AO/443/2015

54/74

11.overzicht van het totale aantal geleverde stuks of gram per product op basis van 502 per maand en gecumuleerd per jaar.pdf

Overzicht van het totale aantal geleverde fiscale kentekens en het totale aantal geleverde stuks of gram per product. Dit wordt opgemaakt per maand en gecumuleerd per jaar. In het rapport moet bijkomend het geselecteerde product en de overeenkomstige eenheid (gram of stuks) getoond worden.

E7.12. Overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens per product op basis van de ingediende aangifte AC4 en dit per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: maand, product

12.overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens (afgekort).xls

Overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens per product op basis van de ingediende AC4 en dit per maand en gecumuleerd per jaar.

E7.13. Overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram per product op basis van de ingediende aangifte AC4 en dit per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: maand, product

13.overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram (afgekort).xls

Overzicht van het totale aantal inverbruikgestelde stuks (of gram) per product op basis van de ingediende AC4 en dit per maand en gecumuleerd per jaar.

E7.14. Overzicht van het aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens en het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram Variabelen: jaar

14.overzicht van het aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens en het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram.pdf

Overzicht van het aantal inverbruikgestelde fiscale kentekens en het totale aantal inverbruikgestelde stuks of gram met vermelding van de vastgestelde rechten per rechtcode, en dit per maand en ook gecumuleerd per jaar.

Bestek

S&L/AO/443/2015

55/74

E7.15. Overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens per product op basis van de ingediende PV’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: maand, product

15.overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens per product (afgekort).xls

Overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens per product op basis van de ingediende PV’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar.

E7.16. Overzicht van het totale aantal vernietigde stuks of gram per product op basis van de ingediende PV’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: maand, product

16.overzicht van het totale aantal vernietigde stuks of gram per product (afgekort).xls

Overzicht van het totale aantal vernietigde stuks (of gram) per product op basis van de ingediende PV’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar.

E7.17. Overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens en het totale aantal vernietigde stuks of gram per product op basis van de ingediende Pv’s van vernietiging en dit per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: jaar

17.overzicht van het totale aantal vernietigde fiscale kentekens en stuks of gram op basis van PV, per maand en gecumuleerd per jaar.pdf

E7.18. Overzicht van de meest verkochte prijsklassen per product op basis van het aantal inverbruikgestelde stuks of gram (grille 6) Variabelen: jaar, product

18.overzicht van de meest verkochte prijsklassen per product op basis van het aantal inverbruikgestelde stuks of gram.pdf

Per boekjaar en per prijsklasse wordt een overzicht gegeven van het aantal fiscale kentekens en het aantal stuks (of gram) dat in verbruik werd gesteld. De rangschikking gebeurt volgens de in verbruikgestelde stuks (of gram) in dalende volgorde. De totalen worden eveneens weergegeven.

Bestek

S&L/AO/443/2015

56/74

E7.19. Overzicht van de gewogen gemiddelde prijs per product per maand en gecumuleerd per jaar Variabelen: periode, product

19.overzicht van de gewogen gemiddelde prijs per product per maand en gecumuleerd per jaar.pdf

Hierin moeten de velden « charge fiscale », « Pourcent », « Minimum / 1000 », « Minimum par pièce » verdwijnen. Enkel de kolommen « maand », aantal kentekens, verkoopprijs en PMP (gewogen gemiddelde prijs) moeten behouden blijven ; de overige kolommen dienen eveneens te verdwijnen.

E7.20. Rapport Rekenhof Dit is een specifiek rapport dat alle gegevens verzamelt die noodzakelijk zijn voor het opmaken van het jaarlijks rapport voor het Rekenhof. Op dit moment wordt de aanmaak van dit rapport herzien in het kader van de wijzigingen in het drukproces.

E7.21. Rapport statistieken Europa Dit is een rapport dat jaarlijks wordt opgemaakt ten behoeve van de Europese Commissie.

21.statistieken Europa.xlsx

E7.22. Rapport anti-forestallingmaatregelen Dit rapport is momenteel eveneens nog in ontwikkeling.

Bestek

S&L/AO/443/2015

57/74

E8. Begrippenlijst E8.1. Marktdeelnemer Een marktdeelnemer wordt gedefinieerd in artikel 1bis, eerste streepje, van de wet van 3 april 1997 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak als “iedere natuurlijke of rechtspersoon die tabaksfabricaten in verbruik stelt in België in zijn hoedanigheid van erkend entrepothouder”. Slechts een beperkt aantal personen hebben het statuut van marktdeelnemer in België; op dit moment zijn dit er ongeveer een 40-tal.

E8.2. Product/tabaksfabricaat Er zijn vier soorten producten/tabaksfabricaten, zijnde sigaren, sigaretten, tabak van fijne snede voor het rollen van sigaretten en andere soorten rooktabak. Sigaren: de verpakkingen bevatten steeds een aantal stuks. Sigaretten: de verpakkingen bevatten steeds een aantal stuks. Tabak van fijne snede voor het rollen van sigaretten en andere soorten rooktabak: de verpakkingen bevatten steeds een aantal gram.

E8.3. Papier Het papier dat gebruikt wordt voor het drukken van de fiscale kentekens is speciaal beveiligd papier dat kan geleverd worden in bobijnen of in vellen. Het papier gebruikt voor de fiscale kentekens moet voldoen aan een aantal technische voorschriften (samenstelling, gewicht, dikte, asgehalte,…) Het papier wordt gechineerd (met een kettingvorm bedrukt) in de massa door middel van blauwe en rode fluorescerende vezels. Daarnaast bevat het papier een watermerk in kettingvorm met de volgende dubbele vermelding die evenwijdig loopt met de as van de watermerkrol: UNIONECONOMIQUEBELGOLUXEMBOURGEOISEBELGISCHLUXEMBURGSECONOMIS CHVERBOND

E8.4. Verpakking De inhoud van een verpakking kan variëren en is niet op voorhand vastgelegd. De verpakkingen bevatten wel steeds een geheel aantal stuks en een volledige gram; een verpakking van delen van een gram is nooit mogelijk.

E8.5. Fiscaal kenteken Er bestaan twee soorten fiscale kentekens: een bandje met welbepaalde afmetingen dat enkel bestemd is voor een verpakking van 1 sigaar en daarnaast een zegel met welbepaalde afmetingen dat gebruikt wordt voor alle andere soorten verpakkingen van sigaren, sigaretten en tabak van fijne snede voor het rollen van sigaretten en andere soorten rooktabak.

Bestek

S&L/AO/443/2015

58/74

E8.6. Prijsklasse De identificatie van een welbepaalde prijsklasse voor een welbepaalde verpakking voor een welbepaald product geschiedt volgens een welbepaald veld: Identificatie van product/verpakking/prijsklasse Voorbeeld: W001/0001/0150,00 = een verpakking van 1 sigaar aan een prijs van 150 euro Voorbeeld: W005/0500/0042,45 = een verpakking van 500 gram tabak van fijne snede voor het rollen van sigaretten aan een prijs van 42,45 euro. De identificatie van het product geschiedt aan de hand van W-codes als volgt: *sigaren: W001 en W002 *sigaretten: W003 en W004 *tabak van fijne snede voor het rollen van sigaretten: W005 *andere soorten rooktabak: W006, W007, W008, W009 en W010 Deze identificatie met W-codes is statisch maar kan wijzigen.

E8.7. Verschuldigdheden De verschuldigdheden worden aangeduid aan de hand van een rechtcode. De mogelijke rechtcodes in de tabel zijn: 100: ad valorem accijns, wordt uitgedrukt als een percentage van de kleinhandelsprijs; 200: ad valorem bijzondere accijns: wordt uitgedrukt als een percentage van de kleinhandelsprijs; 199: specifieke accijns: wordt uitgedrukt per 1.000 stuks of per kilogram; 299: specifieke bijzondere accijns: wordt uitgedrukt per 1.000 stuks of per kilogram; 054: BTW, wordt berekend als een percentage van de kleinhandelsprijs inclusief de belastingen Naast de rechtcodes in de tabel bestaan ook nog twee rechtcodes voor de aanmaakkosten enerzijds (code 029) en voor de bewaarkosten anderzijds (code 030). 029: aanmaakkosten. Deze kosten worden berekend door het systeem bij het bestellen van prijsklassen in functie van het aantal fiscale kentekens die worden besteld. Wanneer een voldoende aantal fiscale kentekens worden besteld, worden deze kosten niet aangerekend. Wanneer een te kleine hoeveelheid fiscale kentekens wordt besteld, wordt per fiscaal kenteken een vast bedrag aan aanmaakkosten aangerekend. 030: bewaarkosten. Deze kosten worden berekend door het systeem bij het behandelen van dossiers inzake vernietiging van fiscale kentekens onder de accijnsschorsingsregeling. Per vernietigd fiscaal kenteken wordt een vast bedrag aan bewaarkosten aangerekend.

E8.8. Wijze van betaling Er zijn twee wijzen van betaling: contacte betaling (code A) of met uitstel van betaling (code E).

E8.9. Tabel

tabel MB 1 januari 2015.xls

E8.10. Beschikbare quota

Bestek

S&L/AO/443/2015

59/74

De wettelijke basis voor de parameter van de beschikbare quota is artikel 35 van het ministerieel besluit van 1 augustus 1994 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak dat bepaalt dat “voor sigaretten mag het totaal van de te verrichten bestellingen van fiscale kentekens in de loop van het jaar waarvoor het totale aantal bestellingen wordt vastgesteld, niet meer bedragen dan hetgeen nodig was voor het bekleden van het totale aantal stuks die door de marktdeelnemer werden uitgeslagen tot verbruik gedurende de referentieperiode, en dit ongeacht het merk, het type van verpakking en de kleinhandelsprijs. Dit totale aantal stuks dat werd uitgeslagen tot verbruik wordt bekomen door alle tot verbruik uitgeslagen stuks op te tellen gedurende de referentieperiode en het aldus bekomen resultaat te delen door twee.. Voor rooktabak mag het totaal van de te verrichten bestellingen van fiscale kentekens in de loop van het jaar waarvoor het totale aantal bestellingen wordt vastgesteld, niet meer bedragen dan hetgeen nodig was voor het bekleden van het totale aantal gram die door de marktdeelnemer werden uitgeslagen tot verbruik gedurende de referentieperiode, vermeerderd met 15 %, en dit ongeacht het merk, het type van verpakking en de kleinhandelsprijs. Dit totale aantal gram dat werd uitgeslagen tot verbruik wordt bekomen door alle tot verbruik uitgeslagen gram op te tellen gedurende de referentieperiode en het aldus bekomen resultaat te delen door twee. Voor de toepassing van dit artikel verstaat men onder "de referentieperiode", de periode die zich uitstrekt over de twee kalenderjaren onmiddellijk voorafgaand aan 1 februari van het jaar waarvoor het totale aantal bestellingen wordt vastgesteld. Onder "het jaar waarvoor het totale aantal bestellingen wordt vastgesteld" wordt verstaan, de periode van 1 februari tot en met 31 januari. Het quotum speelt dus een rol bij het bestellen van prijsklassen waarbij de hoeveelheid stuks of de hoeveelheid gram die kan worden besteld wordt beperkt. Dit quotum wordt bepaald op basis van het aantal stuks of het aantal gram dat werd inverbruikgesteld gedurende de referentieperiode.

E8.11. Borg (bij de uitvoering van de opdracht, niet met betrekking tot de gunningsprocedure) Voor het bestellen van prijsklassen en het betalen van de verschuldigdheden moet de marktdeelnemer een borg stellen van 100 %. De hoogte van deze borg wordt vastgesteld door de bevoegde ambtenaar. Deze borg wordt beheerd door het BUEK (Enig Kantoor der Douane en Accijnzen) in PLDA. De gebruikers van “Brussel Tabak” moeten deze borg echter kunnen aanpassen naargelang de behoeften. Deze borg is immers verdeeld in twee delen waarbij het ene deel wordt gebruikt voor het bestellen van de prijsklassen (borg 2)en het andere deel wordt gebruikt voor het betalen van de verschuldigdheden (borg 1) Deze laatste borg is nog eens verdeeld in een deel “uitstel van betaling” en een deel “resterend saldo op de kredietrekening”.. Wanneer een marktdeelnemer een bestelling plaatst voor een aantal prijsklassen, daalt borg 2 voor het bedrag aan verschuldigdheden dat deze prijsklassen vertegenwoordigen. Wanneer een marktdeelnemer een aangifte AC4 indient van zijn inverbruikstellingen gedurende een week, stijgt borg 2 terug met het bedrag aan verschuldigdheden dat dat deze prijsklassen vertegenwoordigen, stijgt het deel “uitstel van betaling” van borg 1 en daalt het deel “resterend saldo” van borg 1. Wanneer de marktdeelnemer ook effectief betaalt, daalt het deel “uitstel van betaling” van borg 1 en stijgt het deel “resterend saldo” van borg 1.

E8.12. Inverbruikstelling De term inverbruikstelling wordt gedefinieerd in artikel 6 van de wet van 22 december 2009 betreffende de algemene regeling inzake accijnzen. De meest voorkomende situatie van inverbruikstelling is de uitslag uit het belastingentrepot. Wanneer een marktdeelnemer er voor kiest om zijn producten in verbruik te stellen (uit te slaan uit zijn belastingentrepot), zal hij dit moeten doen door middel van het indienen van een aangifte AC4. Hij moet dan de verschuldigdheden betalen, hetzij direct, hetzij na de hem verleende termijn van uitstel van betaling.

Bestek

S&L/AO/443/2015

60/74

E8.13. Termijn van uitstel van betaling De termijn van uitstel van betaling is wettelijk vastgelegd in het ministerieel besluit van 29 december 1992 waarbij uitstel wordt verleend voor de betaling van accijns. Op dit moment bedraagt deze termijn 1 week, m.a.w. de verschuldigdheden moeten worden betaald uiterlijk de donderdag van de week volgend op de week volgend op de week waarin de aangifte AC4 werd ingediend.

E8.14. Vervaltermijn Wanneer hier sprake is van een vervaltermijn, dan wordt verwezen naar de termijn die is bepaald in artikel 27/2, § 2, van het ministerieel besluit van 1 augustus 1994 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak. De aan de marktdeelnemers ter beschikking gestelde fiscale kentekens moeten immers, binnen een periode van twaalf of vierentwintig maand, worden aangebracht op de verpakkingen van inverbruikgestelde tabaksfabricaten, en dit naargelang ze betrekking hebben op sigaretten of op andere tabaksfabricaten. Deze periode vangt aan op de datum van levering van de fiscale kentekens. Na het verstrijken van deze vervaltermijn moeten de niet-gebruikte fiscale kentekens worden vertoond en vernietigd onder ambtelijk toezicht. De marktdeelnemers moeten de kosten vergoeden die gepaard gaan met het toezicht uitgeoefend door de ambtenaren. Bij gebrek hieraan, moet van ambtswege een aangifte ten verbruik worden opgemaakt met contante betaling van de verschuldigdheden aan het op die datum van toepassing zijnde tarief.

E8.15. Gewogen gemiddelde prijs De gewogen gemiddelde prijs wordt op dit moment enkel berekend voor sigaretten en voor alle soorten tabak, doch niet voor sigaren. Deze wordt bekomen door de totale waarde van inverbruikgestelde sigaretten/tabak te delen door de totale hoeveelheid inverbruikgestelde sigaretten/tabak. Deze gewogen gemiddelde prijs wordt vastgesteld per maand en moet ook kunnen gecumuleerd worden gedurende een te bepalen periode. Er bestaat een afzonderlijk rapport die de gewogen gemiddelde prijs weergeeft.

E8.16. Minimumaccijns en minimumfiscaliteit Bij de berekening van de verschuldigdheden moet ook rekening worden gehouden met een wettelijk vastgestelde minimumaccijns of minimumfiscaliteit (zie artikel 3, §§ 3 en 4, van de wet van 3 april 1997 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak) Voor sigaretten en voor tabak wordt rekening gehouden met een minimumaccijns; voor sigaren wordt rekening gehouden met een minimumfiscaliteit (accijnzen + BTW). Op dit moment bestaat de minimumaccijns voor sigaretten en voor tabak uit een vast nominaal bedrag, respectievelijk per 1.000 stuks en per kilogram; voor sigaren bestaat de minimumfiscaliteit momenteel uit een percentage van de totale fiscaliteit die van toepassing is op de meest gevraagde prijsklasse.

E8.17. Meest gevraagde prijsklasse Per product wordt een rapport gemaakt van de voor dat product meest gevraagde prijsklasse, per maand en gecumuleerd per kalenderjaar. Om de meest gevraagde prijsklasse te bekomen wordt een lijst in dalende orde gemaakt van de prijsklassen waarbij wordt gekeken naar het aantal stuks/gram dat in verbruik werd gesteld.

Bestek

S&L/AO/443/2015

61/74

E8.18. Aangifte AC4 De accijnzen worden bij de inverbruikstelling van de tabaksfabricaten voldaan door middel van een aangifte inzake accijnzen AC4. De basis is de papieren aangifte bestaande uit de exemplaren 6 en 8 van het formulier enig document overeenkomstig het model van bijlage 31 en bijlage 33 van Verordening (EEG) nr. 2454/93 van de Commissie van 2 juli 1993 houdende vaststelling van enkele bepalingen ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van 12 oktober 1992 tot vaststelling van het communautair douanewetboek. Er kan slechts één aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4 worden ingediend per soort van tabaksfabricaat. Deze aangifte moet worden ingediend overeenkomstig de bijlage I bij het ministerieel besluit van 1 augustus 1994 betreffende het fiscaal stelsel van gefabriceerde tabak. De belangrijkste vakken die moeten worden ingevuld zijn:

Vak 1: Aangifte: dit vak bevat drie onderverdelingen. -

Eerste onderverdeling: vermelding van het symbool “AC” om aan te geven dat een aangifte ten verbruik inzake accijnzen betreft. Tweede onderverdeling: vermelding van de code 4 als aangifte ten verbruik. Derde onderverdeling: moet niet worden ingevuld.

Vak 3: Formulieren: vermelding van het volgnummer van de set in het totale aantal gebruikte sets (formulier AC4 en aanvullende formulieren samen). Vermits de aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4 voor tabaksfabricaten slechts op één soort van tabaksfabricaat betrekking kan hebben, dient in vak 3 steeds 1/1 te worden vermeld. Vak 5: In cijfers het totale aantal artikelen vermelden dat door de belanghebbende op al de formulieren en aanvullende formulieren is aangegeven. Het aantal artikelen stemt overeen met het aantal vakken 31 dat moet worden ingevuld. Vermits de aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4 voor tabaksfabricaten slechts op één soort van tabaksfabricaat betrekking kan hebben, zal in vak 5 steeds 1 moeten worden vermeld. Zie eveneens de aanwijzingen bij vakken 3 en 32. Vak 8: Geadresseerde: vermelding van naam, rechtsvorm en adres van de marktdeelnemer alsook van het accijnsnummer (nummer machtiging erkend entrepothouder). Naast Nr. moet het KBO-nummer van de marktdeelnemer worden vermeld. Vak 14: Aangever/vertegenwoordiger: vermelding van naam, rechtsvorm en adres van de vertegenwoordiger-verdeler inzake tabaksfabricaten alsook van het accijnsnummer (nummer machtiging erkend entrepothouder). Naast Nr. moet het KBO-nummer van deze vertegenwoordiger-verdeler inzake tabaksfabricaten worden vermeld. Wanneer geen vertegenwoordiger-verdeler inzake tabaksfabricaten in het spel is, zullen de gegevens in de vakken 8 en 14 identiek zijn. Vak 31: Omschrijving van de goederen. Hieronder wordt verstaan de naam van het tabaksfabricaat alsook het totale aantal fiscale kentekens dat werd aangebracht op de tabaksfabricaten die werden uitgeslagen tot verbruik. Vak 32: Artikelnummer: in dit vak het volgnummer van het betrokken artikel vermelden in het totale aantal artikelen, opgegeven in vak 5. Vermits de aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4 voor tabaksfabricaten slechts op één soort van tabaksfabricaat betrekking kan hebben, zal in vak 32 steeds 1 moeten worden vermeld. Vak 33: Goederen (vijfde onderverdeling): de aanvullende nationale code. Deze code is samengesteld uit vier karakters. De codes zijn opgenomen in bijvoegsel 7 van de bijlage XXVII (toelichting bij het enig document – regeling H – in het vrije verkeer

Bestek

S&L/AO/443/2015

62/74

brengen) voorzien in het ministerieel besluit van 22 juli 1998 betreffende de aangiften inzake douane en accijnzen.

Vak 37: Regeling: dit vak bevat twee onderverdelingen waarvan alleen de eerste onderverdeling dient te worden ingevuld. De code die in deze onderverdeling moet voorkomen hangt samen met die welke in de tweede onderverdeling in vak 1 wordt weergegeven. Het gaat om een code van vier cijfers. Voor tabaksfabricaten zal deze code steeds beginnen met 45 en steeds gevolgd worden door 80. Vak 44: Bijzondere vermeldingen. Vooreerst wordt in dit vak de periode vermeld waarop de aangifte slaat onder de vorm van de begindatum en de einddatum alsook met vermelding van de week.

Vak 47: Berekening van de belastingen: vermelding van het type van belasting, het tarief, het verschuldigde bedrag van de betrokken belasting en de gekozen wijze van betaling. -

Type van belasting: vermelding van de rechtcode o De volgende rechtcodes zijn van toepassing voor tabaksfabricaten: 100: ad valorem accijns 199: specifieke accijns 200: bijzondere accijns 299: specifieke bijzondere accijns 054: BTW

-

Het verschuldigde bedrag van de betrokken belasting: naast elke rechtcode moet het totaal van elke prijsklasse die werd uitgeslagen tot verbruik worden vermeld. Het totaal verschuldigde bedrag moet onderaan in vak 47 worden vermeld en komt overeen met het bedrag dat in vak B zal worden vermeld.

-

De gekozen wijze van betaling: A: contante betaling E: uitstel van betaling

Het berekenen van de verschuldigde bedragen voor elke rechtcode geschiedt aan de hand van het overzicht van alle prijsklassen die door de marktdeelnemer werden besteld met vermelding van de hoeveelheid fiscale kentekens die werden geleverd waarbij ook verwezen wordt naar het overeenstemmende nummer, met vermelding van de positie, en datum van het leveringsborderel waarmee zij werden geleverd. De marktdeelnemer duidt vervolgens de hoeveelheid fiscale kentekens voor elke prijsklasse aan die door hem gedurende een welbepaalde periode werden in verbruik gesteld. Op basis daarvan worden de totale verschuldigdheden per rechtcode berekend.

Vak 48: Uitstel van betaling: vermelding van het nummer van de kredietrekening. Vak 54: Plaats en datum, handtekening en naam van de marktdeelnemer of zijn vertegenwoordiger-verdeler inzake tabaksfabricaten: op het door het hulpkantoor der accijnzen Brussel Tabak te bewaren exemplaar moet het origineel van de handgeschreven handtekening van de betrokken persoon gevolgd door zijn naam en voornamen voorkomen. Wanneer het een rechtspersoon betreft dient diegene die ondertekent zijn handtekening en zijn naam en voornamen door de vermelding van zijn functie te laten volgen.

Bestek

S&L/AO/443/2015

63/74

De velden met algemene gegevens die vereist zijn voor het indienen van een aangifte AC4 voor tabaksfabricaten zijn identiek aan de velden die momenteel voorzien zijn in PLDA voor het indienen van een aangifte AC4 voor alle andere accijnsgoederen. De validatieregels die gelden voor de aangifte AC4 voor de andere accijnsgoederen zijn mutatis mutandis van toepassing.

E9. Templates De hiernavolgende templates bevatten gegevens die wettelijk zijn vastgelegd. Zij moeten in een welbepaalde vorm worden opgemaakt. Hierna volgen de templates zoals ze op dit moment worden opgemaakt. Gelet op de herziening van het drukproces en de wettelijke bepalingen ter zake kan de inhoud van deze templates nog worden aangepast.

E9.1. Leveringsborderel 502 1.leveringsborderel 502.pdf

E9.2. Overzicht bestelling

2.overzicht bestelling.xls

Deze template is het resultaat van de bestelling die door een marktdeelnemer zelf of voor rekening van een marktdeelnemer wordt gedaan.

E9.3. Kwitantie 257

3.kwitantie 257.pdf

E9.4. Proces-verbaal van vernietiging

4.proces-verbaal van vernietiging.pdf

E9.5. Aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4

Bestek

S&L/AO/443/2015

64/74

5.aangifte ten verbruik inzake accijnzen AC4.xls

E10. Opleiding en ondersteuning De dienstverlener voorziet een opleiding in het Nederlands en het Frans. De opleiding heeft als doel de gebruiker van de applicatie in staat te stellen zelf statistieken en rapporten op te stellen en aan te maken. De opleiding wordt gegeven worden door één van de profielen opgenomen in punt E3.2. Het aantal dagen opleiding wordt in overeenstemming met de aanbestedende overheid bepaald en zal tussen de halve en twee dagen in beslag nemen. De prijzen van de opleiding zullen a ratio berekend worden met de prijs per halve dag opleiding opgegeven in de prijsinventaris.

E11. Onderhoud en SLA E11.1. Inleiding Er zal een specifieke terminologie uit het domein van de onderhoudsdiensten worden gehanteerd. Deze terminologie is opgenomen in deze inleiding. Wat de software betreft, zal de volgende terminologie worden gebruikt : • •

•

het correctief onderhoud : bestaat uit het corrigeren van werkingsfouten of nietconformiteiten van een software. het adaptief onderhoud : bestaat, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, uit het aanpassen van de applicatie, zodat deze kan blijven werken op recentere versies van de basissoftware, of uit het migreren van de applicatie op nieuwe basissoftware (een basissoftware is een vereiste software voor de uitvoering van een applicatie, bijvoorbeeld: besturingssysteem, databasebeheersysteem, softwarepakketten, gerichte toepassingen). het evolutief onderhoud : bestaat uit het laten evolueren van de applicatie door extra functies of modules toe te voegen of door een bestaande functie te vervangen door een andere, of door een andere aanpak voor te stellen.

Nodige aanpassingen in geval van wettelijke veranderingen maken geen deel uitmaken van de forfaitaire post "correctief, adaptief en evolutief onderhoud. Indien men in dit geval verkeerd en er ten gevolge van veranderende nieuwe wetgeving aanpassingen en nieuwe ontwikkelingen dienen uitgeoefend worden, zal men een beroep doen op de profielen en eenheidsprijzen van de post II.B) van bijlage 2.

E11.2. Onderhoud De opdrachtnemer staat in voor het correctief, adaptief en evolutief onderhoud van de software. De opdrachtnemer zal eveneens de nodige acties moeten ondernemen om een toereikend veiligheidsniveau te verzekeren dat coherent is met de behoeften van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal eveneens rekening moeten houden met de koppeling aan de andere componenten van de architectuur van de FOD Financiën. De inschrijver zal moeten verduidelijken hoe hij het volledige onderhoud van de software zal verzekeren. Hij zal moeten vermelden welk type contract hij voorstelt aan de FOD Financiën

Bestek

S&L/AO/443/2015

65/74

(standard, premium, extended,…) en verduidelijken wat de voordelen en beperkingen zijn van dit type contract.

E11.3. Service Level Agreement BELANGRIJK Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van 600 euro met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt. Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het niet-naleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag. De SLA zoals die opgenomen is in Bijlage 3 van het bestek, is van toepassing.

SLA met betrekking tot het onderhoud van de software Met uitsluiting van de wettelijke feestdagen zal de inschrijver een SLA verzekeren van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u volgens 2 prioriteitsniveaus : Type 1 : Incident waardoor het systeem blokkeert : • Bijstand van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u ; • Betekent dat de software niet toegankelijk is, niet werkt of bij de gebruikers vertraagd werkt ; • Reactietijd maximum 1 uur. • Interventietijd : maximum 2u na de registratie van het incident ; • Terugkeer naar de normale toestand : maximum 6u na de registratie van het incident. Type 2 : Incident waardoor het systeem niet blokkeert : • Bijstand van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u ; • Betekent dat het incident geen relevante gevolgen heeft voor de productie ; • Reactietijd: maximum 1 uur ; • Interventietijd : maximum 48u ; • Terugkeer naar de normale toestand : maximum 5 werkdagen na de registratie van het incident. De reactietijd is de tijd die voor de opdrachtnemer nodig is om de FOD Financiën te bellen. De interventietijd is de tijd die nodig is voor de opdrachtnemer om zich met de afhandeling van het incident te belasten. De tijd om naar een normale toestand terug te keren is de tijd waarin de herstelling/de interventie werd uitgevoerd. In het geval van een gepland onderhoud zal de SLA tijdens de periode van het onderhoud worden opgeschort. Om de opvolging van deze indicatoren te verzekeren, zal er maandelijks aan de FOD Financiën een verslag worden bezorgd. De dienst omvat : • de upgrades en nieuwe versies met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling ; • de softwarefixes en -patches met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling ;

Bestek

S&L/AO/443/2015

• • •

66/74

de installatieprocedure die de technici van de FOD Financiën moet toelaten om de installatie zonder hulp van buitenaf uit te voeren ; de beschrijving van de resolutie van de “bugs” ; de aanvraag voor verandering met op zijn minst de vermelding van de volgende elementen : i. De beschrijving van de verandering ; ii. De minimale vereisten ; iii. De downtime ; iv. De risico's v. De impact ; vi. De prioriteit.

Voor de software behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om al dan niet alle soorten upgrades, softwarefixes en -patches toe te passen (OS, firmware, drivers,…).

SLA met betrekking tot de diensten verzekerd door het ter beschikking gesteld personeel In het kader van de analyse en implementatie, moet de inschrijver in zijn offerte de maatregelen beschrijven die hij zal nemen om het volgende te verzekeren : - De kwaliteit en het niveau van de dienstverlening - De kwaliteit van de ontwikkeling, de follow-up en de begeleiding van de verandering - De kwaliteit van de follow-up en de naleving van de planningen, de deliverables, enz. Gezien en goedgekeurd, De Voorzitter van het Directiecomité

Hans D’HONDT

BELANGRIJK Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.

Bestek

67/74

S&L/AO/443/2015

F. BIJLAGEN 1. Offerteformulier 2. Prijsinventaris 3. In te vullen SLA 4. Vraag- en antwoordformulier

Bestek

68/74

S&L/AO/443/2015

BIJLAGE 1: Offerteformulier FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL

BESTEK NR.: S&L/AO/443/2015

OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE ANALYSE, ONTWIKKELING, TER

BESCHIKKINGSTELLING, ONDERHOUD EN BIJSTAND VAN EEN SYSTEEM VOOR HET BESTELLEN EN HET DRUKKEN VAN FISCALE KENTEKENS (GESTTAB)

De firma: (volledige benaming) met als adres: (straat) (postnr. en gemeente) (land) Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor de heer/mevrouw

1

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres: (straat) (postnr. en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optredend, ondertekent hieronder en verbindt zich overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het genoemde bestek tot de uitvoering van de leveringen en diensten die het onderwerp uitmaken van onderhavig bestek, tegen de vermelde bedragen volgens de bijgevoegde inventaris.

1

De niet correcte vermelding schrappen.

Bestek

69/74

S&L/AO/443/2015

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. Ik verleen de administratie de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen. Deze inschrijving behelst de verbintenis om op eenvoudige aanvraag en binnen de kortste tijd aan de Administratie de documenten en attesten te laten geworden waarvan het de voorlegging zou eisen krachtens het bestek van deze aanneming of krachtens de reglementering betreffende het sluiten van overeenkomsten voor rekening van de Staat. Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor de

Nederlandse/Franse

2

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat) (postnr. en gemeente) (

en faxnummer) (e-mailadres)

Gedaan:

Te

op

20…

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening) GOEDGEKEURD,

2

De niet correcte vermelding schrappen.

Bestek

70/74

S&L/AO/443/2015

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS BESTEK: S&L/AO/443/2015

OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE ANALYSE, ONTWIKKELING, TER BESCHIKKINGSTELLING, ONDERHOUD EN BIJSTAND VAN EEN SYSTEEM VOOR HET BESTELLEN EN HET DRUKKEN VAN FISCALE KENTEKENS (GESTTAB)

PRIJSINVENTARIS De prijsinventaris moet volledig worden ingevuld. De prijsinventaris moet worden ondertekend en gedateerd. I) VAST GEDEELTE A) Globale prijs voor verfijning van de analyse van de nieuwe applicatie Gesttab in samenwerking met de personeelsleden van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen __________________________

______

,____

€

BTW

__________________________

______

,____

€

Incl. BTW

__________________________

______

,____

€

Excl. BTW

II) VOORWAARDELIJK GEDEELTE A) Globale forfaitaire prijs voor het correctief, adaptief en evolutief onderhoud van de applicatie Gesttab; __________________________

______

,____

€

BTW

__________________________

______

,____

€

Incl. BTW

__________________________

______

,____

€

Excl. BTW

B) Prijzen per mandag voor analyse, ter beschikkingstelling, de bouw en opstart van de nieuwe applicatie Gesttab B1) EENHEIDSPRIJS voor de rol van–1 BUSINESS ANALIST In letters

In cijfers

Excl. BTW

€/mandag

Incl. BTW

€/mandag

Bestek

71/74

S&L/AO/443/2015

B2) EENHEIDSPRIJZEN - INFORMATICASPECIALISTEN ROL In letters

In cijfers

B2.1) Prijs per mandag voor de rol van 1 “Projectleider” Excl. BTW

€/mandag

Incl. BTW

€/mandag

B2.2) Prijs per mandag voor de rol van 1 “ Technisch Analist” Excl. BTW

€/mandag

Incl. BTW

€/mandag

B2.3) Prijs per mandag voor de rol van 1 “Programmeur” Excl. BTW

€/mandag

Incl. BTW

€/mandag

TOTAAL Specialistrol

€/mandag

B3) EENHEIDSPRIJS voor de rol van 1 Tester In letters

In cijfers

Excl. BTW

€/mandag

Incl. BTW

€/mandag

C) Globale prijs voor halve dag opleiding;

__________________________

______

,____

€

BTW

__________________________

______

,____

€

Incl. BTW

__________________________

______

,____

€

Excl. BTW

Bestek

72/74

S&L/AO/443/2015

D) Globale prijs voor optie elektronische ondertekening van de rapporten ;

__________________________

______

,____

€

BTW

__________________________

______

,____

€

Incl. BTW

__________________________

______

,____

€

Excl. BTW

BELANGRIJK De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de bovenstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen.

Gedaan:

Te

op

201.

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)

GOEDGEKEURD,

Bestek

73/74

S&L/AO/443/2015

BIJLAGE 3: SLA

Type 1 Incident waardoor het systeem blokkeert (zie 11.3 SLA)

Type 2 Incident waardoor het systeem niet blokkeert (zie punt 11.3 SLA)

ITEM

Eenheid

Te respecteren norm 1 uur na oproep/e-mail

Reactietijd

Uur

Interventietijd

Uur

Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie Reactietijd

Uur

Uur

1 uur na oproep/e-mail

Interventietijd

Uur

Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie

Dag

48 uur na oproep/e-mail 5 werkdagen na oproep/email

2 uur na oproep/e-mail 6 uur na oproep/e-mail

Bestek

74/74

S&L/AO/443/2015

BIJLAGE 4: VRAAG EN ANTWOORDFORMULIER Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. Paragraaf Paginanr.

Taal

Vraag