Algemene offerteaanvraag van diensten

Algemene offerteaanvraag van diensten Bestek voor een Raamovereenkomst voor de mediaplanning en -aankoop in het kader van de communicatie van Toerisme Limburg vzw

Inhoud: Algemene administratieve bepalingen en voorwaarden: Reglementaire en verordende bepalingen (deel 1) Administratieve contractuele bepalingen (deel 2) Technische beschrijving van de dienst (deel 3) Offerteformulier Inventaris

Bijlage: Case

1/19

ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN voor een overheidsopdracht van diensten OPDRACHTGEVER Toerisme Limburg vzw Universiteitslaan 3 3500 Hasselt

TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING 1.

Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

2.

Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.

3.

Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden.

AFWIJKING + EVENTUELE MOTIVATIE (art. 3. KB 26-09-1996) Hierna volgt de lijst van de bepalingen waarvan voor onderhavige opdracht wordt afgeweken van de bovenvermelde toepasselijke reglementering : 1.

Gestanddoening termijn wordt van 60 kalenderdagen gebracht op 90 kalenderdagen.

2/19

EERSTE DEEL Reglementaire en verordenende bepalingen ALGEMENE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn van toepassing: 1.

De wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994), betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen.

2.

Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996), betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en latere wijzigingen.

TOEPASSELIJK RECHT Op de aangegane verbintenissen is het Belgische recht van toepassing en elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgische gerecht.

VOORWERP VAN DE OPDRACHT Toerisme Limburg vzw - Bestek voor een Raamovereenkomst voor de mediaplanning en -aankoop in het kader

van de communicatie van Toerisme Limburg vzw Deze opdracht dient in het kader van de reglementering op overheidsopdrachten beschouwd te worden als een dienst (in de zin van art. 5 van de Wet van 24 december 1993). Dit bestek is bedoeld als beschrijving van het gevraagde en als middel om de offertes van de verschillende inschrijvers te vergelijken. De effectieve gunning geschiedt bij aangetekend schrijven.

WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT (art. 13. Wet 24-12-1993) De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking. Ter indicatieve titel: Het bedrag voor deze opdracht wordt door Toerisme Limburg vzw geraamd op € 800.000 inclusief BTW per jaar. Dit is het bestede bedrag in 2012. Er is echter geen garantie dat Toerisme Limburg vzw dit bedrag ook effectief zal investeren de komende jaren.

WIJZE VAN PRIJSBEPALING (art. 86. KB 08-01-1996) Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als gemengde opdracht, deels tegen prijslijst en deels tegen werkelijke uitgaven.

BERICHTEN EN TERECHTWIJZINGEN De berichten en terechtwijzingen, bekend gemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen, alsook de voorwaarden en bepalingen gesteld in onderhavig bestek. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. Afwijkende bepalingen worden niet aanvaard. 3/19

VERGISSINGEN + LEEMTEN (art. 98. KB 08-01-1996) Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis van het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.

SELECTIECRITERIA Door zich in te schrijven verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden. De inschrijver voegt bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid waarin de stand van zijn rekening bij deze instelling wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 90 §3 en artikel 43bis §1 van het koninklijk besluit van 08/01/1996. Voor de buitenlandse dienstverleners: de niet-Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een attest, zoals bedoeld in artikel 69bis van het koninklijke besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn bijdragen aan de sociale zekerheid. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het land van de kandidaat, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land. Om aan te tonen dat de kandidaat over voldoende economische draagkracht beschikt om de opdracht naar behoren uit te voeren dient hij een omzetverklaring toe te voegen waaruit blijkt dat de omzet in 2010, 2011 of 2012 minstens gelijk is aan 3x het bedrag van de raming van de opdracht, zijnde € 800.000 inclusief BTW. Enkel de offertes van de kandidaten die voldoen aan de opgegeven minimumvereisten worden verder onderzocht. Bovendien worden automatisch de kandidaten uitgesloten die zich schuldig maken aan valse verklaringen bij het verstrekken van gevraagde inlichtingen.

GUNNINGSCRITERIA EN OPMAAK OFFERTE Voor de toewijzing van de opdracht houdt Toerisme Limburg rekening met onderstaande gunningscriteria. De beoordeling van deze gunningscriteria gebeurt via de offerte – mét bijlagen - die je indient. Twee belangrijke onderdelen zijn de inventaris en de case die je in bijlage vindt.

Samenstelling projectteam Dienstverlening Visie en strategie Prijs

/10 /20 /35 /35

Totaal

/100 punten

1. Samenstelling projectteam ( /10 punten) Gunningscriteria Mediaplanning en –aankoop vereisen zeer specifieke kennis. Daarom is het belangrijk dat het projectteam voldoende competenties en ervaring heeft. En dit voor elk van de verschillende soorten

4/19

media (print, online, radio, …). Het is ook belangrijk dat er een vast team, met vaste contactpersoon en back-up-personen, voor Toerisme Limburg werkt. Concreet in de offerte op te nemen Korte voorstelling van het mediabureau (organisatiestructuur, missie, visie, …) met een overzicht van het team dat voor Toerisme Limburg zal werken. Per persoon (ook back-ups) een kort overzicht (CV) van de (relevante) ervaring, takenpakket en competenties / specialisatie.

2. Dienstverlening ( /20 punten) Gunningscriteria Toerisme Limburg hecht veel belang aan de manier van samenwerken. Het mediabureau is immers een belangrijke partner. Hier gaat het om de resultaatgerichtheid, snelheid en efficiëntie. Is het bureau transparant naar Toerisme Limburg? Is het mediaplan helder en zonder fouten? Denkt het bureau mee met de klant? Hoelang blijft een voorgesteld mediaplan geldig? Hoe worden onderzoeken/resultaten van een campagne teruggekoppeld met Toerisme Limburg? Belangrijk is ook de flexibiliteit om opdrachten op korte termijn uit te voeren en mediaplannen aan te passen na feedback van Toerisme Limburg. Welke relevante extra diensten biedt het bureau aan en tegen welke kostprijs?

Concreet in de offerte op te nemen Werk voor de case in bijlage in een apart onderdeeltje uit hoe jullie de samenwerking met Toerisme Limburg zien, rekening houdend met bovenstaande criteria en de informatie bij het onderdeel ‘Omschrijving van de opdracht’ van dit bestek. Giet het mediaplan bij deze case in het stramien dat jullie zullen gebruiken bij de samenwerking. Werk voor deze case ook een realistische timing uit. Voorzie, indien beschikbaar, een overzicht van de extra dienstverlening. Voeg hier ook de prijzen toe.

3. Visie en strategie ( /35 punten) Gunningscriteria Toerisme Limburg zoekt steeds naar mediasamenwerkingen waarbij de boodschap creatief, commercieel en hedendaags wordt gecommuniceerd. Daarbij wil Toerisme Limburg op een correcte en respectvolle manier samenwerken, ook met de media via het mediabureau. Resultaatgerichtheid, visie en strategie zijn belangrijke punten. Hoe kan de boodschap zo goed mogelijk naar de juiste doelgroep gecommuniceerd worden? Is het voorstel origineel, haalbaar en doelgericht? Versterken de verschillende media (print, online, …) elkaar? De doelgroepen moeten daarbij zo efficiënt mogelijk bereikt worden. M.a.w. een zo sterk mogelijk mediaplan binnen het beschikbare budget. Hierbij hoort ook het aangeven van (last-minute) opportuniteiten die het mediaplan kunnen versterken (vb. ruimte komt vrij, redactionele samenwerken in specials, …)

Concreet in de offerte op te nemen De case in bijlage vraagt om een volledig mediaplan uit te werken op basis van een briefing. Start de uitwerking met een visie en strategie over deze case. Geef daarbij ook even aan wat jullie visie is op samenwerkingen met media (concreet: filosofie en planning- en aankoopmethodes bij jullie samenwerking met media). Geef ook een korte toelichting over de financiële voorwaarden voor de aan te kopen mediaruimte. Vermeld daarbij volume- en andere kortingen. Werk vervolgens deze case uit met concrete mediavoorstellen. Geef daarbij 5/19

ook een offerte waarin de concrete remuneratie voor deze case duidelijk wordt. Geef bij elke mediakeuze een (korte) argumentatie. Geef daarbij ook 1 opportuniteit (gebaseerd op een echte opportuniteit die zich in het verleden ooit voordeed) die dit mediaplan kan versterken (max budget opportuniteit: € 15.000 inclusief BTW en prestaties mediabureau).

4. Prijs ( /35 punten) Gunningscriteria Prijs is samen met visie en strategie een belangrijk criterium. Tegen welke prijs kan het mediabureau werken? Daarbij opteert Toerisme Limburg voor het systeem van een variabele fee. Meer informatie hierover vind je bij het onderdeel ‘Omschrijving van de opdracht’ van dit bestek. Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de inventaris. De uurlonen voor de 1 remuneratie vul je in bij de inventaris. In deze inventaris staan een vast aantal uren ingevuld . Dit is enkel om een correcte vergelijking van de offerte mogelijk te maken. Er is dus geen garantie dat er op jaarbasis zoveel uren aan prestaties gevraagd zullen worden aan het mediabureau. De formule die bij de beoordeling van de prijzen geldt: prijs van de laagste inschrijver gedeeld door de prijs van de inschrijver maal het maximum aantal punten. Verstrek dus alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van je offerte mogelijk te maken. Hou er ook rekening mee dat in de uurlonen (remuneratie) alle kosten vervat moeten zitten (zie onderdeel ‘art. 67. – elementen die in de prijzen zijn begrepen’). De voorgestelde uurlonen zijn bindend gedurende de looptijd van het raamcontract.

Concreet in de offerte op te nemen Uurlonen en totale prijzen invullen in de inventaris

IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN Opmaak van de offerte De offerte en de inventaris worden in één exemplaar (art. 103 KB 08-01-1996) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek (zie verder) volgens het model bedoeld in artikel 90 van het KB van 08-01-1996. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden: “Ik, ondergetekende ……………………………………………………….. verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij.” Ieder vermelding die strijdig is met het door het bestuur vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden.

Administratieve elementen Een behoorlijk opgemaakt en ondertekend offerteformulier, ingevuld door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden. Het offerteformulier vind je bij dit bestek. Deze offerte is 90 kalenderdagen geldig is. De prijzen moeten vermeld worden in euro en de BTW moet afzonderlijk vermeld worden. Een volledig ingevulde en ondertekende inventaris. Deze inventaris vind je ook bij dit bestek.

1

Dit is een schatting op basis van 2012. Toerisme Limburg garandeert niet dat dit aantal uren in de komende jaren gepresteerd zullen worden. 6/19

Een attest van de Rijksdienst voor sociale Zekerheid waaruit blijkt dat voldaan is aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid. Een omzetverklaring. Technische elementen Overzicht mediabureau + overzicht projectteam + eventuele extra dienstverlening Uitwerking remuneratie o Concrete uurlonen overnemen in de inventaris Uitwerking case o Samenwerking Toerisme Limburg o Visie en strategie Case + Visie aankoopmethodes media o Concreet mediaplan + korte argumentatie bij elke mediatype + 1 opportuniteit o Timing + offerte

De opdrachtgever behoudt het recht om de offerte waarbij deze documenten niet zijn bijgevoegd als onregelmatig te beschouwen. De documenten dienen in het Nederlands bijgevoegd te worden. De offerte en de meetstaat dient ingevuld te worden op formulieren die bij dit bestek gevoegd zijn. Enkel de offertes die worden ingediend op deze formulieren en die zijn ondertekend, worden aanvaard.

Op 16/05/2013, om 14 u. vindt er een infosessie plaats in de kantoren van Toerisme Limburg, Universiteitslaan 3, 3500 Hasselt, om het bestek meer in detail toe te lichten en om een antwoord te verschaffen op eventuele vragen van de kandidaat-inschrijvers. Alle kandidaat-inschrijvers wordt gevraagd hun vragen ten laatste 2/05/2013 te bezorgen aan Kristien Geraerts, Toerisme Limburg op volgend emailadres: [email protected]. Deze vragen zullen op de infosessie aan alle aanwezigen beantwoord worden.

INDIENEN VAN DE OFFERTE (art. 104. KB 08-01-1996) De offerte wordt geschoven in een ‘definitief gesloten omslag’ waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen en de zin ‘omslag niet openen’. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding ‘offerte’. De offerte wordt gestuurd aan Willy Orlandini, directeur Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3 te 3500 Hasselt.

PLAATS, DAG EN UUR VAN OPENING VAN OFFERTES (art. 2. KB 26-09-1996) De opening van de offertes heeft plaats op 7/06/2013 om 14 u. ten overstaan van Willy Orlandini, directeur van Toerisme Limburg, of zijn vertegenwoordiger in de kantoren van Toerisme Limburg vzw , Universiteitslaan 3 te 3500 Hasselt.

FACULATIEVE EN VERPLICHTE VARIANTEN (art. 113 KB 08-01-1996) Er zijn geen facultatieve of verplichte varianten.

VRIJE VARIANTEN (art. 115 KB 08-01-1996) Het is niet toegestaan om vrije varianten in te dienen 7/19

GESTANDDOENING TERMIJN (art. 116 KB 08-01-1996) De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, wordt voor onderhavige dienst op 90 kalenderdagen gebracht.

DUUR VAN DE OPDRACHT/TIMING De uitvoeringstermijn van deze opdracht bedraagt maximum 4 jaar in het kader van een raamovereenkomst. Na toewijzing zal in onderling overleg de exacte start- en einddatum worden overeengekomen. De opdracht gaat in vanaf de startdatum voor de periode van één jaar. De opdracht kan jaarlijks stilzwijgend verlengd worden tot de termijn van 4 jaar verstreken is. Beide partijen kunnen de opdracht opzeggen mits een aangetekend schrijven drie maanden voor het verstrijken van elke periode van één jaar. Deze opdracht zal alleszins definitief een einde nemen de dag na het verstrijken van de periode van 4 jaar na het ingaan van de opdracht, zonder voorafgaandelijk opzeggen door één van de partijen.

ALGEMENE BEPALINGEN Het raamcontract houdt geen exclusiviteit in de voor de opdrachtnemer. Met andere woorden: het gunnen van deze opdracht verleent de opdrachtnemer geen monopolie voor de bestelling van soortgelijke prestaties gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Voor het invullen van het raamcontract wordt gewerkt met individuele opdrachten, toegekend op afroep. Elke bestelling wordt als een afzonderlijke opdracht aanzien voor de toepassing van de uitvoeringsregels, zijnde: Indien Toerisme Limburg vzw een opdracht onder dit raamcontract wil laten uitvoeren door de opdrachtnemer, zal Toerisme Limburg hier schriftelijk of per telefoon of per vergadering de opdracht toe geven. Hiervoor vraagt Toerisme Limburg altijd eerst een prijsvoorstel en timing aan. Indien de prijs verschilt van deze uit de offerte, is de opdrachtnemer verplicht om de opdrachten uit te voeren volgens de gegevens van de offerte. Dit heeft geen betrekking op de prijzen van de mediaruimte. Wel op de remuneratie van het mediabureau (uurlonen).

OVERDRACHT AUTEURSRECHTEN De dienstverlener stemt in met de overdracht van de auteursrechten en zijn vrijwaringplicht. De vermogensrechtelijke auteursrechten die ontstaan door de uitvoering van deze opdracht worden door de totstandkoming van deze overeenkomst geheel, onvoorwaardelijk en voor de hele beschermingsduur overgedragen door de dienstverlener aan Toerisme Limburg vzw, als opdrachtgever. Toerisme Limburg vzw geldt derhalve als auteursrechthebbende met betrekking tot het geheel van de items door de contractant gerealiseerd in uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener draagt aan Toerisme Limburg vzw het exclusieve recht over om, voor de gehele beschermingsduur van deze rechten en voor de gehele wereld, de in uitvoering van deze opdracht gecreëerde items te exploiteren volgens de hieronder vermelde exploitatiewijzen, zonder dat hem voor ieder van deze exploitatiewijzen enige bijkomende andere vergoeding verschuldigd is dan degene die als globale tegenprestatie geldt voor het uitvoeren van de opdracht als dusdanig: Het op eender welke wijze kenbaar maken aan het publiek of verspreiden van de gerealiseerde items. De reproductie, in om het even welke vorm, in om het even welke taal en voor om het even welk doel, van de gerealiseerde items. De adaptatie of aanpassing (met inbegrip van de actualisatie) van deze items. Het recht om alle of een deel van de bovenvermelde rechten verder over te dragen, of om i.v.m. deze rechten al of niet exclusieve licenties te verlenen.

8/19

Voor de overdracht van de auteursrechten verkrijgt de dienstverlener geen bijkomende vergoeding en dit voor iedere vermelde exploitatiewijze. De dienstverlener bevestigt gerechtigd te zijn om de rechten die hij krachtens deze overeenkomst aan Toerisme Limburg vzw overdraagt, daadwerkelijk aan Toerisme Limburg vzw over te dragen. Hij heeft met derden geen overeenkomsten gesloten die hem deze mogelijkheid ontnomen zouden hebben. De dienstverlener bevestigt tevens dat hij het volledige auteursrecht zal bezitten op de gehele door hem te creëren items, zoals hij deze aan Toerisme Limburg vzw zal aanbieden, evenals op alle bestanddelen hiervan (zoals teksten, illustraties, grafieken,foto’s …) waaruit deze items, zoals hij deze aan Toerisme Limburg vzw zal aanbieden, zullen bestaan. Hij bevestigt bovendien dat het geheel van de items en de daarin op te nemen teksten, illustraties, grafieken,foto’s …, zoals hij deze aan Toerisme Limburg vzw zal aanbieden, geen inbreuk zal maken op het auteursrecht of enig ander recht van derden of op enige andere wetgeving. De dienstverlener vrijwaart Toerisme Limburg vzw o.a. tegen alle vorderingen die door derden zullen worden ingesteld m.b.t. het concept, de opbouw en de inhoud van geleverde items in het kader van deze opdracht. De in de vorige paragraaf genoemde vrijwaringplicht van de dienstverlener bestaat naast het recht van Toerisme Limburg vzw op een zelfstandige en volledige vergoeding door de dienstverlener van de door Toerisme Limburg vzw geleden schade indien het concept, de opbouw en de inhoud van de items de exploitatie ervan onmogelijk of moeilijk maakt, en Toerisme Limburg vzw als gevolg hiervan schade ondervindt. De dienstverlener moet Toerisme Limburg vzw op eerste verzoek bijstand verlenen en vrijwaren, indien deze laatste door derden aangesproken wordt op gronden waarvoor krachtens dit artikel op de dienstverlener een vrijwaringplicht t.o.v. Toerisme Limburg vzw rust.

CONFIDENTIALITEIT De informatie die Toerisme Limburg vzw in het kader van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

RECHTSVORDERINGEN (zie artikel 18 van de bijlage van het KB van 26 september 1996) De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

9/19

TWEEDE DEEL Administratieve contractuele bepalingen ALGEMEEN Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit. De indeling hierna in artikels is overgenomen van de bijlage bij het bovenvermelde koninklijk besluit.

ART. 1. – LEIDENDE AMBTENAAR De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door Willy Orlandini, directeur Toerisme Limburg vzw. Beperkingen en draagwijdte mandaat: de leidende ambtenaar kan vertegenwoordigd worden door Isabelle van Geloven – Teamleider Communicatie

ART. 5. – BORGTOCHT Er wordt een borgtocht geëist van 5% (exclusief BTW) van 6 maanden van de geraamde € 800.000. Dat is € 16.529. De dienstverlener moet binnen 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte, het bewijs leveren dat hij of een derde de door het bestek voorgeschreven borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 6 § 1-2 van de algemene aannemingsvoorwaarden (verbreking van overeenkomst, andere maatregelen van ambtswege, toepassing van een straf van 0.02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per kalenderdag vertraging met een maximum van 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom).

ART. 9. - VRIJGAVE BORGTOCHT De borgtocht gestort voor onderhavige opdracht wordt ineens vrijgegeven na de definitieve oplevering van de dienst. In elk geval stuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.

ART. 13. – PRIJSHERZIENING Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing.

ART. 15. – BETALINGEN De betalingen van onderhavige opdracht geschieden binnen de VIJFTIG (50) KALENDERDAGEN te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, zo het bestuur tezelfdertijd in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden.

10/19

Indien het bestuur niet in het bezit is van de factuur bij de voltooiing en aanvaarding van de dienst, gaat de betalingstermijn in op de datum van ontvangst van de factuur.

ART. 19. – OPLEVERINGSKOSTEN De opleveringskosten vallen ten laste van de dienstverlener.

ART. 20. – MIDDELEN VAN OPTREDEN De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: 1. Wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data. 2. Ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid. 3. Wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd. 4. Wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek.

ART. 67. – ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN BEGREPEN De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid meegerekend: 1. De administratie- en secretariaatskosten. 2. De verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten. 3. De kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de dienst. 4. De levering van documenten of stukken (o.a. bewijsexemplaren) die gepaard gaan met de uitvoering van de dienst. 5. De tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten. 6. De kosten voor verpakking 7. De keurings-en opleveringskosten 8. Aanpassingen op de mediavoorstellen (max 3 keer). Dit heeft geen betrekking op annuleringen en bijbehorende kosten na reservering van de gevraagde mediaruimte. 9. De evaluatie, rapportage en valorisatie van campagnes 10. Verstrekken van relevant cijfermateriaal (CIM, …) over media die interessant zijn voor Toerisme Limburg.

ART. 69. – WIJZE VAN UITVOERING Bij deze opdracht wordt gewerkt met afzonderlijke bestellingen. Elke bestelling wordt gezien als een aparte opdracht voor de toepassing van de uitvoeringsregels. Het gunnen van deze opdracht houdt geen monopolie of exclusiviteitsrecht in qua voorwerp en looptijd.

ART. 70 § 1 – PLAATS VAN DE DIENSTVERLENING De dienst kan worden uitgevoerd op een door de inschrijver gekozen locatie.

ART. 74. – OPLEVERING Binnen de vijftien (15) kalenderdagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt er een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. 11/19

DERDE DEEL Technische beschrijving van de dienst ALGEMENE SITUERING TOERISME LIMBURG VZW Toerisme Limburg vzw staat onder toezicht van de provincie Limburg. Het is een marketingorganisatie die Limburg promoot als een bestemming voor een korte of lange vakantie. Dat gebeurt momenteel in Vlaanderen en delen van Nederland en Duitsland. Toerisme Limburg stelt ongeveer 45 personen te werk. Het is actief op de volgende terreinen: toeristische productontwikkeling, marktonderzoek, kwaliteitsbewaking, communicatie en verkoop. Belangrijke partners voor Toerisme Limburg zijn Toerisme Vlaanderen, Vlaanderen Vakantieland, de Limburgse gemeentes en infokantoren, de logiessector (de uitbaters van de hotels, gastenkamers, campings, vakantiewoningen, vakantieparken) en de attracties (musea, …). De strategie van Toerisme Limburg sluit aan op het Strategisch Toeristisch ActiePlan Limburg 2007-2012. Dit strategisch plan zet de grote strategische lijnen uit voor het toerisme in Limburg, verspreid over meerdere jaren. Momenteel wordt er gewerkt aan een nieuw Strategisch Toeristisch ActiePlan.

DE PRODUCTEN VAN TOERISME LIMBURG Limburg positioneert zich sinds 2002 als hét fietsparadijs van Vlaanderen. Het fietsroutenetwerk is immers een Limburgse uitvinding. Ondertussen wordt het in Vlaanderen en delen van Nederland en Duitsland gekopieerd. Limburg blijft anderzijds ook werken aan vernieuwende invalshoeken die de klantenservice en beleving verhogen. Limburg is bekend om zijn afwisselend aanbod aan groen. Het glooiende landschap met zijn fruitboomgaarden in Haspengouw. De met zijn kastelen, hoeves, kerkjes, kapelletjes en zes pittoreske Voerdorpjes, ingebed tussen loofbossen, weilanden en holle wegen. Hier vind je meteen ook het hoogste punt van Vlaanderen. In het Maasland fiets je langs de Maas met zijn rivierarmen en uiterwaarden en door pittoreske Maasdorpjes. Zoals Oud-Rekem, verkozen tot mooiste dorp van Vlaanderen. De Limburgse Kempen met zijn bossen, landduinen en heidelandschappen is een ideale bestemming voor gezinnen. Hier zijn de fietspaden vlak en vind je tal van subtropische zwemparadijzen. Maar ook het Nationaal Park Hoge Kempen, het enige Nationaal Park van Vlaanderen. Vanuit al deze gebieden (regio’s) worden productclusters gemaakt met elk hun eigen product-communicatie. De regio’s (met thema’s) die we onderscheiden zijn: Haspengouw (Fruit - Rijk Verleden) Maasland (Snoer van Maasdorpen – Grensoverschrijdend Fietsen – Water) Limburgse Kempen (Kindvriendelijk – Paardvakanties – Natuurgericht toerisme) De Voerstreek (Wandelen – authentiek – natuur) Hasselt en omgeving (Smaak – Mode – Jenever) Limburg is ook een gastvrije regio, waar de mensen de gasten met authentieke vriendelijkheid en interesse verwelkomen. Waar een goed gesprek mogelijk is, een woord een woord is, en de toerist meer waar voor zijn/haar geld krijgt. Een kwalitatief (logies)product met een goede prijs/kwaliteit verhouding. Kortom: Limburg, dichtbij gastvrij.

DE COMMUNICATIE VAN TOERISME LIMBURG Het algemene (communicatie)beleid wordt zesjaarlijks uitgetekend in het Strategisch Toeristisch ActiePlan (STAP). Deze visie wordt geconcretiseerd in een jaarlijks marketingplan, waaruit het jaarlijks communicatieplan voortvloeit. Een belangrijke taak van Toerisme Limburg in het laatste STAP is Limburg promoten als vakantiebestemming bij Vlamingen en in Nederland en Duitsland. Daarbij hanteert Limburg volgende positionering: 12/19

Limburg kan de eerste keuze zijn voor jouw dichtbijvakantie. De Limburgers heten je welkom in een groene en landelijke regio, die je uitnodigt om actief op ontdekking te gaan. Een garantie voor rustgevend genieten en een authentiek vakantiegevoel. Dichtbij gastvrij. Daarvoor zetten we elk jaar crossmediale campagnes op, gericht op specifieke doelgroepen en in specifieke periodes. Daarbij zoeken we naar creatieve samenwerkingen om onze boodschap zo organisch mogelijk te integreren. Concreet: wedstrijden in samenwerking met kranten, magazines ontwikkelen en verdelen met mediapartners, online nieuwsbrieven, …. Daarnaast zetten we ook radiocampagnes op met 30secondenspots. Ook in het buitenland zoeken we naar print- en online-samenwerkingen. Daarnaast maakt Toerisme Limburg ook heel wat publicaties. Een greep uit het aanbod: Een algemene wervende folder die de belangrijkste toeristische troeven vooral visueel voorstelt en die opgebouwd werd rond “Zoveel redenen voor een vakantie in Limburg”. Deze folder is beschikbaar in vier talen: Nederlands, Frans, Duits en Engels. De fietskaart Limburg met infoboekje: alle routes verzameld op de kaart, alle fietsvriendelijke horeca en praktische informatie verzameld in het infoboekje. Programmaboekje bloesem en fruit: overzicht van bloesem- en fruitactiviteiten in Haspengouw. …

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Algemeen Titel van deze opdracht luidt: bestek voor een Raamovereenkomst voor de mediaplanning en -aankoop in het kader van de communicatie van Toerisme Limburg vzw. Toerisme Limburg zoekt een partner om samen de meest geschikte mediastrategie voor de communicatie van Toerisme Limburg op te stellen en uit te voeren. Concreet helpt het mediabureau om de mediastrategie uit te zetten en in een mediaplan te gieten. Het mediabureau voert dit mediaplan ook uit: aankoop van mediaruimte, evaluatie, valorisatie en rapportering. Hierbij zijn er drie delen/situaties: Productcommunicatie Een belangrijk aandeel van de communicatie van Toerisme Limburg gebeurt via zogenaamde productcommunicatie. Bijvoorbeeld: Paardrijden in de Limburgse Kempen of Fruit in Haspengouw. Hier wordt het mediabureau gevraagd een strategisch mediaplan uit te werken, en na goedkeuring uit te voeren en op te volgen. Ter info: vorig jaar werd zo’n € 300.000 mediabudget (inclusief BTW) gespendeerd aan productcommunicatie. Buitenlandse campagnes Duitsland en Nederland zijn voor toeristisch Limburg momenteel de twee belangrijkste buitenlandse markten. Daarom moet het mediabureau ook aankopen kunnen doen in Nederland en Duitsland (en op termijn mogelijk ook andere Europese landen). Het mediabureau wordt dan gevraagd een strategisch mediaplan uit te werken, en na goedkeuring uit te voeren en op te volgen. Ter info: vorig jaar werd er in Nederland en Duitsland zo’n € 200.000 (inclusief BTW) besteed. Limburgcampagnes in Vlaanderen Voor de Vlaamse campagnes zoeken we steeds naar geïntegreerde en creatieve communicatiemogelijkheden (wedstrijden, magazine in co-creatie, …). Daarom onderhoudt Toerisme Limburg zelf contacten met de belangrijkste mediapartners. Het mediabureau ondersteunt hierbij met analyses en aanbevelingen en mogelijke bijkomende media en/of opportuniteiten. Het handelt ook de 2 media-aankoop en opvolging af. Ter info: vorig jaar werd er binnen deze campagnes zo’n € 300.000 (inclusief BTW) gespendeerd. 2

Dit zijn bedragen gespendeerd in 2012. Dit geeft geen garantie naar de toekomstige bestedingen. 13/19

Samenwerking met Toerisme Limburg De communicatiestrategie wordt bepaald door Toerisme Limburg in samenwerking met het communicatiebureau. Vanaf de mediastrategie wordt het mediabureau betrokken. Gevraagd wordt de doelgroepen van Toerisme Limburg te vertalen in de doelgroepen van de media. Op basis hiervan verwachten we aanbevelingen voor een optimale mediamix. Daarnaast ook de tactische mediaplanning (voorstel tot selectie van de media, gewicht van elk medium, …). Vervolgens ook de media-aankoop en de onderhandelingen, de opvolging, valorisatie en rapportering. Briefing De briefing en opvolging vanuit Toerisme Limburg gebeurt overwegend met een lid van de afdeling Communicatie, al dan niet in samenwerking met het communicatiebureau van Toerisme Limburg. Voor elke opdracht wordt er een briefing voorzien. Dit gebeurt tijdens een vergadering, telefonisch of via mail (afhankelijk van de aard en grootte van de opdracht). Daarbij vraagt Toerisme Limburg dat het mediabureau één vaste contactpersoon (account) toewijst die het budget beheert en bewaakt dat de verschillende media optimaal geïntegreerd zijn in het mediaplan. Feedback/terugkoppeling Op basis van de briefing doet het mediabureau een mediavoorstel. Het is belangrijk dat dit mediaplan helder en duidelijk is. Concreet: overzicht van de kosten, de kortingen, de nettobedragen, de reclamedruk per medium, …Bij dit mediaplan voorziet het mediabureau ook een timing en een overzicht van de remuneratie (offerte). Na de goedkeuring van het mediavoorstel kan het mediaplan uitgevoerd en opgevolgd worden. Opvolging en rapportering Het mediabureau bezorgt de bewijsnummers (gedrukte exemplaren of digitaal). Indien gevraagd wordt er ook een rapportering (vb radio-onderzoek) bezorgd. Bij elke opdracht gaat het mediabureau voor en na de plaatsing na of de uiting goed geplaatst wordt/werd. Als de kwaliteit niet voldoet doet het mediabureau het nodige om dit recht te zetten. Blijken er na plaatsing toch nog fouten te zijn, dan bezorgt het mediabureau een compensatievoorstel. Een bestelling wordt pas gefactureerd bij aanvaarde prestaties. Remuneratie Toerisme Limburg zoekt naar een partner om gedurende vier jaar samen tot goede media-acties te komen. Een correcte en transparantie remuneratie is een belangrijke voorwaarde voor een goede samenwerking. Toerisme Limburg opteert voor het systeem van een variabele fee waarbij de remuneratie in verhouding staat tot de geleverde prestaties van het bureau en niet tot de aankoophoeveelheid. Concreet: de prestaties worden vergoed op basis van gepresteerde uren. Uurtarief per functie wordt op voorhand vastgelegd in de inventaris (zie verder). De uurtarieven gelden dan ook voor de looptijd van het contract. Op basis van de briefing bezorgt het mediabureau bij het mediavoorstel een timing en offerte voor die opdracht. Er wordt gefactureerd als de opdracht voltooid is en geaccepteerd is door Toerisme Limburg. Prijzen van mediaruimte zijn onderhevig aan veranderingen. Deze prijzen worden dan ook vergoed volgens de werkelijke uitgaven (en blijven dus niet gelijk tijdens de duur van het contract). Het mediabureau moet dan wel de werkelijke kosten aantonen. Concreet: een mediaplan aanleveren waarin de prijzen voor de mediaruimte (met een duidelijk onderscheid van remuneratie) opgesomd staan.

14/19

Offerteformulier Opdrachtgever:

Toerisme Limburg vzw

Benaming van de opdracht :

Bestek voor een Raamovereenkomst voor de mediaplanning en -aankoop in het kader van de communicatie van Toerisme Limburg vzw

1

VOOR ÉÉN INSCHRIJVER – NATUURLIJKE PERSOON

De ondergetekende (naam en voornamen) ............................................................................................ Hoedanigheid of beroep : ......................................................................................................................... Nationaliteit : ............................................................................................................................................. Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : ...................................................................................................................................................................

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3[1]

VOOR ÉÉN VENNOOTSCHAP

De vennootschap (handelsnaam of naam) .............................................................................................. Rechtsvorm : ..................................... Nationaliteit : ................................................................................. Maatschappelijke zetel (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : ................................................................................................................................................................... 4[2] 5[3]

Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)

(naam en voornamen)

................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... In hoedanigheid van ................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................... Nationaliteit : ............................................................................................................................................. Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : ................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................

3[1]

4[2] 5[3]

Slechts één vorm kan geldig ingevuld worden – de overige doorhalen De volgende gegevens dienen voor elke gemachtigde ingevuld te worden Elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van zijn (haar) volmacht; hij (zij) kan zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het ‘Belgisch Staatsblad’ waarin zijn (haar) bevoegdheden zijn bekendgemaakt

15/19

verbindt of verbinden zich op zijn (haar) (hun) roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bijzonder bestek, van de opdracht genaamd Bestek voor een Raamovereenkomst voor de mediaplanning en -aankoop in het kader van de communicatie van Toerisme Limburg vzw tegen som van (in cijfers – exclusief BTW) .............................................................................................. geschreven (in letters – exclusief BTW) ................................................................................................... ................................................................................................................................................................... zoals gedetailleerd opgegeven in de inventaris in bijlage.

De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op Rekeningnummer ............................................ bij Geopend op naam van

3

2

...............................................................................

....................................... .................................................................................

…………………………………………………………………. ....................................................................... 1 4

Bij deze offerte voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instelling wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 90 § 3 van het koninklijk besluit van 08-01-1996. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) of omtrent de offrerende vennootschap inwinnen bij andere instellingen.

1

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd : de documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bijzonder bestek moeten worden overgelegd;

Gedaan te ………………………………… op ………………………………..

De inschrijver(s),

1

2 3 4

doorhalen wat niet van toepassing is aanduiding van de financiële instelling waar de betalingen moeten uitgevoerd worden juiste benaming van de rekening bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan 2500 EUR, dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn offerte alle inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen zoals bedoeld in art. 90 § 3 van het Koninklijk Besluit van 08-01-1996

16/19

Inventaris Opdrachtgever: Benaming van de opdracht

Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3, 3500 Hasselt. Bestek voor een Raamovereenkomst voor de mediaplanning en -aankoop in het kader van de communicatie van Toerisme Limburg vzw

Inventaris Beschrijving dienst

GP VH FH Aantal uren WU

Uurloon in letterschrift, exl BTW

Prijs in cijfers exl BTW

Volgens werkelijke uitgaven

Volgens werkelijke uitgaven

Remuneratie Mediaplanning

VH

60 uur

Mediabuying

VH

60 uur

Accountbegeleiding

VH

40 uur

Optimalisatie en opvolging online projecten

VH

40 uur

Aankoop media-ruimte

6

Kost mediaruimte radio, televisie, online, print

WU

GP= globale prijs: de volledige opdracht wordt voor 1 vaste prijs uitgevoerd. FH= forfaitaire hoeveelheid VH= vermoedelijke hoeveelheid: er wordt met eenheidsprijzen gewerkt en een schatting gemaakt van het aantal. De leverancier moet ongeacht het aantal de opdracht uitvoeren aan deze eenheidsprijs. WU= werkelijke uitgaven

6

Dit hoef je als inschrijver niet in te vullen aangezien deze prijs afhankelijk is van de werkelijke uitgaven.

17/19

TOTAAL INCL. B.T.W.: (bedrag in euro in letterschrift)

Totaal excl. B.T.W. B.T.W. 21% B.T.W. 6% ALGEMEEN TOTAAL

EUR EUR EUR EUR

Opgesteld te ………………………………..op…………………………………… De inschrijver, Opgesteld te Hasselt op…………………………,

Toerisme Limburg Voorgesteld door,

Willy Orlandini directeur

18/19

BIJLAGE Case Meer informatie over hoe deze case uit te werken, en de gunningscriteria die erop van toepassing zijn, vind je op pagina 4-7. Deze case – incl. doelgroepen, budgetten en mediakeuze – is indicatief. Toerisme Limburg verbindt zich er dus niet toe om in de toekomst soortgelijke opdrachten uit te voeren.

Campagne fietsen Situatie De zomercampagne van Toerisme Limburg staat traditioneel in het teken van fietsen. Zo communiceren we Fietsparadijs Limburg naar de Vlaamse markt (behalve Limburg aangezien we het verblijfstoerisme stimuleren). Nieuw dit jaar is een verbreding en verjonging van het imago van Fietsparadijs Limburg, zonder daarbij onze kerndoelgroep – de recreatieve fietser – te vergeten. We ontwikkelen dit jaar ook voor het eerste een online fietsplatform op de website van Toerisme Limburg. Deze ontsluit het reguliere aanbod voor de recreatieve fietser, maar ook het bijkomende aanbod (in kader van de verbreding en verjonging) voor de wielrenners, mountainbikers, …

Doelgroepen Kerndoelgroep: recreatieve fietser (koppel 45 +) geïnteresseerd in een fietsvakantie of een vakantie in het groen met fietsen als activiteit (naast uit eten, wandelen, …). Verbreding: we verjongen en verbreden het imago van Fietsparadijs Limburg. We willen ook mensen bereiken die geïnteresseerd zijn in (recreatief) wielrennen, mountainbiken, …

Doelstellingen Marketingdoelstelling: o overnachtingen genereren in Limburg Communicatiedoelstellingen: o Limburg als (fiets)vakantiebestemming top of mind brengen. o Imago geleidelijk verjongen Mediadoelstelling: o breed bereik op de Vlaamse markt (behalve Limburg)

Timing Eind mei - juni

Budget € 120.000 inclusief BTW en prestaties mediabureau, maar zonder de € 15.000 (inclusief BTW en prestaties mediabureau) voor de opportuniteit. Materiaal kan aangeleverd worden door Toerisme Limburg. Productie van dit materiaal hoeft niet meegerekend te worden in dit budget.

19/19