BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG MET ONDERHANDELING STALMAN VOORWERP VAN DE OPDRACHT

BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG MET ONDERHANDELING

STALMAN

VOORWERP VAN DE OPDRACHT “VERVANGING BESTAANDE LIMS SOFTWARE”

Opdrachtgevend bestuur

Indienen offerte Uiterlijk:

VITO Boeretang 200 2400 MOL BELGIË

dinsdag 6 september 2011 om 10.00 uur

WWW.VITO.BE [email protected] OFFERTE DIENT BIJ VOORKEURE ELECTRONISCH INGEDIEND

Denk even aan het milieu, alvorens dit document af te printen of te kopiëren !

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 1

Inhoudsopgave I. REGLEMENTERING .................................................................................................................... 5  I.1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING ..................................................................................................... 5  I.2 SPECIFIEKE REGLEMENTERING VOOR DEZE OPDRACHT ............................................................................ 5  I.3 VITO-REGLEMENTEN ...................................................................................................................... 5  I.4 AANDACHT ................................................................................................................................... 5  I.5 AFWIJKINGEN + EVENTUELE MOTIVATIE .............................................................................................. 5  II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................ 6  II.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ............................................................................................................ 6  II.1.1 Leidende dienst ...................................................................................................................... 6  II.2 AANVRAAG BESTEK (PM) ............................................................................................................... 6  II.2.1 Documenten .......................................................................................................................... 6  II.2.2 Uiterste datum van de aanvraag: ................................................................................................ 6  II.2.3 Prijs en betalingswijze ............................................................................................................. 6  II.3 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT..................................................................................................... 7  II.3.1 Nomenclatuur ........................................................................................................................ 7  II.3.2 De opdracht .......................................................................................................................... 7  II.3.3 Plaats van uitvoering ............................................................................................................... 7  II.4 WIJZE VAN GUNNEN....................................................................................................................... 7  II.5 PRIJSOPGAVE ............................................................................................................................... 7  II.5.1 Prijsopgave ........................................................................................................................... 7  II.6 LEVERTERMIJN ............................................................................................................................. 8  II.7 OPTIES ....................................................................................................................................... 8  II.8 TAALGEBRUIK .............................................................................................................................. 8  II.9 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................... 8  II.9.1 Technische specificaties: .......................................................................................................... 8  II.9.2 Installatievereisten: ................................................................................................................. 9  II.10 INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................................................ 9  II.11 OPENING VAN DE OFFERTES ..........................................................................................................10  II.12 GESTANDDOENINGSTERMIJN .........................................................................................................10  II.13 SELECTIECRITERIA ......................................................................................................................11  II.13.1 Juridische situatie van de inschrijver ........................................................................................11  II.13.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver ............................................................ 11  II.13.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver .............................................................................. 11  II.14 GUNNINGSCRITERIA ....................................................................................................................11  II.15 VRIJE VARIANTEN .......................................................................................................................13  II.16 DEMONSTRATIE .........................................................................................................................13  II.17 KEUZE VAN OFFERTE ...................................................................................................................14  II.18 ELEKTRONISCHE VERSIE...............................................................................................................14  III. CONTRACTUELE BEPALINGEN ............................................................................................. 15  III.1 DE LEVERING .............................................................................................................................15  III.1.1 De planning van levering en installatie ......................................................................................15  III.1.2 Handleidingen en technische brochures .....................................................................................15  III.2 TESTOMGEVING ..........................................................................................................................15  III.3 OPVOLGVERGADERING .................................................................................................................15  III.4 BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE LEVERING .........................................................................................15  III.5 ONDERAANNEMING .....................................................................................................................16  III.6 BORGTOCHT ..............................................................................................................................16  III.6.1 Het bedrag ..........................................................................................................................16  III.6.2 Vrijgave borgtocht ................................................................................................................17  III.7 PRIJSHERZIENINGEN ....................................................................................................................17  III.8 BETALINGSTERMIJN .....................................................................................................................17  III.8.1 De facturatie .......................................................................................................................17  STALMAN

19 juli 2011

Blz. 2

III.8.2 De betaling .........................................................................................................................18  III.9 VOORLOPIGE OPLEVERING ............................................................................................................18  III.10 DEFINITIEVE OPLEVERING ...........................................................................................................18  III.11 EINDE VAN DE OPDRACHT............................................................................................................18  III.11.1 Verplichtingen bij het einde van de opdracht............................................................................. 18  III.12 VERLOFPERIODES ......................................................................................................................18  III.13 DE OPLEIDING ..........................................................................................................................18  III.14 ONDERHOUDSCONTRACT:............................................................................................................19  III.15 GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID .....................................................................................19  III.16 REGELING VAN GESCHILLEN ........................................................................................................19  IV. TECHNISCHE BEPALINGEN ................................................................................................... 21  IV.1 PERCEEL NR. 1: BIOBANKSYSTEEM .................................................................................................21  IV.1.1 Doel van de biobank .............................................................................................................21  IV.1.2 Registratie van de stalen ........................................................................................................21  IV.1.3 Verplaatsen van stalen ...........................................................................................................23  IV.1.4 Analyse van de stalen ............................................................................................................23  IV.1.5 Retour van stalen na analyse, opslag in de biobank ...................................................................... 25  IV.1.6 Analyseresultaten .................................................................................................................25  IV.1.7 Beheer van de gegevens.........................................................................................................25  IV.1.8 Voorbeeld van een Flowchart..................................................................................................25  IV.2 PERCEEL NR. 2: LABO INFORMATION MANAGEMENT SYSTEEM (LIMS) ................................................... 26  IV.2.1 Doel .................................................................................................................................. 26  IV.2.2 Opbouw van ons eigen LIMS-systeem ......................................................................................26  IV.2.3 Gegevens uitwissing met de andere percelen. ............................................................................. 30  IV.2.4 Vragen ivm ondersteuning en onderhoud ................................................................................... 30  IV.2.5 Bijkomende functionaliteiten ..................................................................................................31  IV.3 PERCEEL NR. 3: TOESTELLENBEHEER ..............................................................................................32  IV.3.1 Doel van het toestellenbeheer..................................................................................................32  IV.3.2 Invoermodule: .....................................................................................................................32  IV.3.3 Rapportingsmodule:..............................................................................................................34  IV.4 DE SOFTWARE OMGEVING VAN VITO ..............................................................................................36  V. INSCHRIJVINGSBILJET “STALMAN” ....................................................................................... 41  V.1.1 Voorwerp van de opdracht ......................................................................................................41  V.1.2 Identificatie van de inschrijver .................................................................................................41  V.1.3 PERCELEN .........................................................................................................................41  V.1.4 Gestanddoeningstermijn .........................................................................................................42  V.1.5 Betalingen ...........................................................................................................................42  V.1.6 Machtiging en handtekening ....................................................................................................42  VI. INVENTARIS: STALMAN ......................................................................................................... 45  VI.1 BESTEK STALMAN PERCEEL NR. 1:...............................................................................................45  VI.1.1 Prijsopgave .........................................................................................................................45  VI.1.2 Letterschrift ........................................................................................................................45  VI.1.3 Levertermijn .......................................................................................................................45  VI.2 BESTEK STALMAN PERCEEL NR. 2 : .............................................................................................46  VI.2.1 Prijsopgave .........................................................................................................................46  VI.2.2 Letterschrift ........................................................................................................................46  VI.2.3 Levertermijn .......................................................................................................................46  VI.3 BESTEK STALMAN PERCEEL NR. 3 : ..............................................................................................47  VI.3.1 Prijsopgave .........................................................................................................................47  VI.3.2 Letterschrift ........................................................................................................................47  VI.3.3 Levertermijn .......................................................................................................................47  VI.4 VRAGEN TE BEANTWOORDEN VOOR PERCEEL 1 ..................................................................... 48  VI.5 VRAGEN TE BEANTWOORDEN VOOR PERCEEL 2 ..................................................................... 59  VI.6 VRAGEN PERCEEL 3 ................................................................................................................70  VI.7 VRAGEN TE BEANTWOORDEN DOOR ELKE INSCHRIJVER........................................................ 71  VII. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN ............................................................................................ 73  STALMAN

19 juli 2011

Blz. 3

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 4

I. Reglementering I.1 Toepasselijke reglementering In zover er niet afgeweken wordt in de bepalingen van onderhavig bestek zijn op de opdracht de volgende bepalingen en voorwaarden van toepassing: 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. 4. Onderhavig bestek

I.2 Specifieke reglementering voor deze opdracht Nihil

I.3 VITO-reglementen Hierbij ingesloten vindt U het: - “Milieubeleid” van VITO - “Algemene Milieu- en veiligheidsregels voor medewerkers derden/contractors” (verkorte versie) VITO eist dat al uw medewerkers die op de VITO site werken, de verkorte versie van het reglement kennen. Het is uw verantwoordelijkheid om uw medewerkers op te leiden. Elke medewerker moet de verkorte versie in zijn bezit hebben, wanneer aanwezig op de VITO site. Gelieve daar voor te zorgen. VITO zal op regelmatige basis steekproeven nemen om na te kijken of contractors/derden die werken op de site uitvoeren het werfreglement kennen. Indien zij dit niet in voldoende mate kennen, zal VITO zelf zorgen voor deze opleiding op uw kosten.

I.4 Aandacht Uitsluiting van de algemene voorwaarden van de inschrijver (regelmatigheid van de inschrijving) Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van het bestek en verzaakt hij aan alle voorwaarden die strijdig zijn met het bestek, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte of later uit te wisselen documenten (bv facturen met verkoopsvoorwaarden) voorkomen. Elk voorbehoud met betrekking tot één of meerdere voorwaarden van het bestek heeft tot gevolg dat de offerte onregelmatig is en dat VITO deze niet in overweging kan nemen.

I.5 Afwijkingen + eventuele motivatie De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 180 kalenderdagen gebracht. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 5

II. Administratieve bepalingen Dit tweede deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen.

II.1 Aanbestedende overheid Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek Boeretang 200 2400 MOL Tel : +32 14 33 55 11 fax: +32 14 33 55 99 BTW-Nr: BE0244.195.916 Ondernemingnummer: 0244195916 Onderneming van openbaar nut onder de vorm van een naamloze vennootschap www.vito.be De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek wordt verder in de tekst als VITO aangeduid. Dhr. Dirk Fransaer is Gedelegeerd Bestuurder van VITO. VITO is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. VITO wordt vertegenwoordigd door de Leidende dienst. II.1.1 Leidende dienst De leidende dienst voor deze opdracht is de aankoopdienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Erik Mees Tel: 014 33 55 77 - Fax: +32 14 31 28 18 E-mail: [email protected]

II.2 Aanvraag bestek (PM) II.2.1 Documenten Het bestek en bijhorende documenten zijn te downloaden van de web-site https://enot.publicprocurement.be/enot-war/ . te zoeken met dossiernummer “STALMAN” II.2.2 Uiterste datum van de aanvraag: 30 september 2011 tot 15.00 uur II.2.3 Prijs en betalingswijze Het bestek en alle bijhorende documenten zijn gratis

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 6

II.3 Beschrijving van de opdracht II.3.1 Nomenclatuur 48460000-0 Software voor analytische-, voorspellingsdoeleinden

wetenschappelijke,

mathematische

of

II.3.2 De opdracht Voorwerp van deze diensten: Toelichting: Aankoop van een software en bijhorende diensten voor het beheer van: Perceel 1: Aankoop en implementatie van een Biobank systeem en bijhorende dienstverlening Perceel 2: Aankoop en implementatie van een Labo Information Management Systeem (LIMS) en bijhorende dienstverlening

Perceel 3: Aankoop en implementatie van toestellenbeheerssysteem en bijhorende dienst verlening. II.3.3 Plaats van uitvoering Voor de 3 percelen is de plaats van uitvoering/levering VITO Boeretang 200 2400 MOL

II.4 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag met onderhandeling. Na de onderhandeling wordt een “BEST AND FINAL OFFER” (BAFO) gevraagd.

II.5 Prijsopgave Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een globale prijs. II.5.1 Prijsopgave Vermits de tool voor langere periode zal gebruikt worden en waarschijnlijk gaat er nog uitbreiding van komen, wensen wij conform de wetgeving de totale kostprijs te kennen van deze opdracht, zoals nu beschreven in de technische specificaties over een periode van 48 maand (4 jaar). De inschrijver geeft in detailweer hoe de prijs is opgebouwd 1. Alle opgegeven prijzen zijn in EUR, exclusief BTW 2. De eenheidsprijzen bevatten maximaal 2 cijfers na de komma 3. Het totale bedrag van de offerte zal voluit geschreven worden (in letters). STALMAN

19 juli 2011

Blz. 7

4. De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering wegen te hebben inbegrepen met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Uurtarief Voor toekomstige aanpassingen aan de software op vraag van VITO of voor hulp bij conversies of andere assistentie wordt een uurtarief gevraag. In het uurtarief zijn alle kosten inbegrepen zoals verplaatsingskost, km-vergoeding enz. behalve de BTW.

II.6 Levertermijn De kortst mogelijke levertermijn in kalenderdagen dient opgeven te worden. De tijd nodig om de software operationeel te maken is daarin begrepen. De levertermijn is een gunningscriterium Om budgettaire redenen en om de betrokken personen niet te zwaar te belasten met de implementatie van de software systemen zal de implementatie van de verschillende percelen in verschillende fase plaats vinden. Perceel Nr. 1: Biobank systeem Implementatie en ingebruikname jaar 2011 Perceel Nr. 2: Labo Information Management Systeem (LIMS) Implementatie en ingebruikname jaar 2012 Perceel Nr. 3: toestellenbeheer Implementatie in ingebruikname jaar 2012 en 2013

II.7 Opties Er zijn geen opties voorzien

II.8 Taalgebruik De offerte dient opgesteld te worden in het Nederlands Engeltalige technische brochures mogen worden bijgevoegd.

II.9 Vorm en inhoud van de offerte Op straffe van uitsluiting zal de offerte opgebouwd zijn zoals beschreven in onderhavig bestek. De inschrijver zal, daar waar in te vullen formulieren bij het bestek zijn bijgevoegd, deze formulieren zo volledig mogelijk invullen. De prijs van de inschrijving dient uitgedrukt in EURO. II.9.1 Technische specificaties: Gedetailleerde documentatie en informatie betreffende de technische waarde van de aangeboden software en mogelijkheden (voor detail zie technische beschrijving).

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 8

II.9.2 Installatievereisten: In zoverre dat dit reeds niet is vermeld bij het beantwoorden van de vragen deelt de inschrijver voor elk perceel waarvoor hij inschrijft mee welke de specifieke installatievereisten zijn.

II.10 Indienen van de offerte Zoals voorzien in art 81 van het KB van 8 jan 1996 kunnen de offertes elektronisch ingediend worden. De opening van de offertes zal elektronisch gebeuren volgens de procedure van e-tendering Meer informatie over e-Tendering is te vinden op: https://eten.publicprocurement.be/etendering/whatisetender.do https://eten.publicprocurement.be/etendering/howtoregister.do De offerte dient ten laatste ge-upload worden: dinsdag 6 september 2011 om 10.00 uur De offerte moet in het Nederlands opgesteld worden. Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de leverancier ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten.

Elektronische offerte E-TENDERING Het indienen van de offertes zal bij voorkeur via elektronische weg gebeuren. Hiervoor wordt de officiële procedure gebruikt zoals die voorzien is in de wetgeving. www.publicprocurement.be bij het onderdeel E-TENDERING Een document kan maximaal 80 MB groot zijn De totale offerte kan maximaal 320 MB groot zijn Indien nodig kunnen wij u meer inlichtingen geven over de te volgen procedure VITO. Aankoopdienst [email protected] Tel.: 014 335577 Verlofperiode van 21 juli 2011 – 15 aug 2011 Via de contactpersonen vermeld in het deel IV kan ook informatie worden bekomen. Offerte op papier De offerte moet in het Nederlands in twee exemplaren opgemaakt worden. Op één van beide exemplaren moet de vermelding "ORIGINEEL" voorkomen. De offerte moet in een dubbele omslag gesloten zijn. De binnenste omslag dient de vermelding “ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VITO Bestek: STALMAN Opening dinsdag 6 september 2011 om 10.00 uur” STALMAN

19 juli 2011

Blz. 9

Gelieve het inschrijvingsbiljet als eerste document bij de inschrijving te steken. De buitenste omslag moet geadresseerd zijn aan VITO Inkoopdienst – offertes - STALMAN Boeretang 200 2400 MOL 1. Indien men de inschrijvingsdocumenten persoonlijk wil afgeven of bij de opening aanwezig wenst te zijn dient men rekening te houden met VITO-toegangsformaliteiten. Duurtijd: minimum 15 min. 2. Bij verzending per post moet de inschrijving onder dubbele omslag verstuurd worden. 3. Elke inschrijving die aankomt na het begin van de openingszitting van de inschrijvingen, wordt geweigerd. 4. Wijzigingen aan reeds verzonden of ingediende inschrijvingen, alsook het intrekken ervan, zijn slechts mogelijk vóór het verstrijken van de uiterste indieningdatum. Ze vormen het voorwerp van een schriftelijke verklaring, behoorlijk ondertekend door de inschrijver of zijn mandataris. Indien de wijzigingen in de offerte zelf werden aangebracht, worden deze ondertekend. Op straffe van ongeldigheid van de inschrijving moeten het doel en de draagwijdte van de gewenste wijzigingen nauwkeurig worden vermeld. 5. Het intrekken van een inschrijving mag niet meer zijn dan dat. Indien de inschrijver die zijn inschrijving introk, op wettige wijze een nieuwe indient, mag hij er de documenten in vermelden waarvan hij gebruik wenst te maken ter ondersteuning van de tweede; 6. Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de aannemer ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten.

II.11 Opening van de offertes Conform art 81 van het KB 8 jan 1996 wordt opening gedaan volgens de regels van de Etendering procedure. Plaats: VITO Boeretang 200 Gebouw HKT vergaderzaal 2de verdieping Tijdstip: dinsdag 6 september 2011 om 10.00 uur. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting.

II.12 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 180 kalenderdagen. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 10

II.13 Selectiecriteria De inschrijver dient eerst te voldoen aan de hieronder gestelde selectiecriteria (uitsluitingsvoorwaarden, financiële en econ. draagkracht, technische bekwaamheid) alvorens men kan overgaan tot de evaluatie van zijn aanbieding. Hij voegt hiervoor de nodige documenten en inlichtingen bij zijn inschrijving. De inschrijver die niet voldoet aan de selectiecriteria wordt uitgesloten; hij wordt dan hierover geïnformeerd. II.13.1 Juridische situatie van de inschrijver Belgische inschrijvers: De inschrijver dient te voldoen aan de voorwaarden tot deelname van deze procedure. Hiervoor kan hij het bijgevoegd document “verklaring op eer” ondertekend bij zijn inschrijving toevoegen. Indien dit document niet wordt toegevoegd dient de inschrijver de nodige originele attesten toe te voegen die bewijzen dat hij voldoet aan de gestelde eisen voor deze procedure. De attesten mogen niet ouder zijn dan 2 maand op de dag van inschrijving. Deze gegevens worden nagezien via de kruispuntbank. Buitenlandse inschrijvers: Buitenlandse inschrijvers van binnen de Europese Unie dienen de overeenstemmende documenten van bewijs van betaling van belastingen en bewijs van betaling van de sociale zekerheid bij hun inschrijving te voegen. II.13.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver Om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver aan te tonen dienen bij de inschrijving de volgende documenten en inlichtingen bijgevoegd te worden (KB 8 januari 1996): 1. Een passende bankverklaring (notoriëteitsverklaring) volgens de mogelijke modaliteiten van de omzendbrief van 10 februari 1998 (bs 13 februari 1998) zie voorbeeld in bijlage. 2. De inschrijver heeft een minimale jaarlijkse omzet van 5.000.000 EUR over de laatste 3 jaar II.13.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver De technische bekwaamheid van de inschrijver dient aangetoond door: 1. Beschrijving van de organisatie van de inschrijver en dit voor de aspecten die in verband met dit bestek in aanmerking komen (dit zijn niet de gevraagde gegevens voor de gunningscriteria). 2. Het opgeven van minstens 1 en maximaal vijf gelijkaardige referenties van de afgelopen drie jaar met een korte omschrijving van het voorwerp, de waarde en de contactgegevens van de klant. - Naam firma - Type software - Contactpersoon en telefoonnummer en e-mail De technische bekwaamheid is te bewijzen voor elk perceel.

II.14 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij gunning van de opdracht. Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met STALMAN

19 juli 2011

Blz. 11

het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de offerte welke de economisch meest voordeligste is. Opmerking: De IT-criteria zijn echter initieel bepalend voor de gunning. Het LIMS-systeem moet hiermee in overeenstemming zijn om weerhouden te worden voor de afweging van de gunningscriteria. Verder moet het LIMS-systeem ook inzetbaar zijn in een ISO-17025 geaccrediteerd laboratorium wat betreft beveiliging, audittrail, versiebeheer, toegangsrechten, softwarevalidatie e.a. . Perceel 1: Aankoop en implementatie van een Biobank systeem 1. Functionele mogelijkheden van de software : 55% a. Gebruikers en bevoegdheden, ondersteuning en onderhoud : 5% b. Registratie van de stalen : 9% c. VITO-gebouwen-lokalen-kasten-schappen : 12% d. Analyse van de stalen, transport en ontvangst : 6% e. Analyselabo-ingeven van de resultaten-retour : 12% f. Analyseresultaten, beheer van gegevens : 8% g. Bijkomende functionaliteiten : 3% 2. Kostprijs met inbegrip van opleiding : 35% 3. Diensten waaronder : 5% a. Support – ondersteuning in het Nederlands : 3% b. Support – tijd die nodig is om ondersteuning te krijgen : 1% c. Support – plan van aanpak : 1% 4. Levertermijn : 5% Perceel 2: LIMS 1. Kostprijs met inbegrip van opleiding: 35 punten 2. Overeenstemming met de mogelijkheden van onze huidig LIMS-systeem (§2): Zie vragenlijst in bijlage: 25 punten 3. Evaluatie ivm ondersteuning en onderhoud (§3): (gedeeltelijk aan de vragenlijst in bijlage toegevoegd) : 15 punten 4. Bijkomende functionaliteiten (§4): (ook aan de vragenlijst in bijlage toegevoegd) : 25 punten Perceel 3 1. Technische specificaties van alle toestellen : 60% a. Flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het toestellenbeheer : 15% b. Flexibiliteit van de zoekfuncties : 15% c. Mogelijkheid van import en export van verschillende bestanden in het toestellenbeheer: 10% d. Aanwezigheid van een audittrail : 10% e. Koppeling met een barcode/scanner systeem: 10% 2. Kostprijs met inbegrip van opleiding : 35% 3. Diensten waaronder : 5% a. Support – ondersteuning in het Nederlands : 3% b. Support – tijd die nodig is om ondersteuning te krijgen : 1% c. Support – plan van aanpak : 1% Voor alle percelen STALMAN

19 juli 2011

Blz. 12

De inschrijver dient bij zijn offerte de nodige documenten te voegen teneinde een evaluatie volgens de gunningscriteria mogelijk te maken. Op vraag van VITO zal de inschrijver deze handleidingen ter beschikking stellen voor evaluatie. Berekening score kostprijs. Van al de geselecteerde inschrijvers wordt de gemiddelde kostprijs berekend. De goedkoopste geselecteerde aanbieding krijgt de maximale waarde van het gunningscriterium. Van elke andere geselecteerde inschrijver wordt het verschil in prijs berekend met de goedkoopste. Dit verschil wordt gedeeld door 1/100 van de gemiddelde prijs. De uitkomst geeft aan hoeveel % de score van het gunningscriterium wordt verminderd. Indien een negatieve waarde wordt bekomen wordt nul gegeven. Scores Technische waarde De evaluatie van de technische waarde zal gebeuren op basis van de antwoorden op de gestelde vragen Berekening score levertermijn. Van al de geselecteerde inschrijvers wordt de gemiddelde levertermijn berekend. De snelste levertermijn van de geselecteerde aanbiedingen krijgt de maximale waarde van het gunningscriterium. Van elke andere geselecteerde inschrijver wordt het verschil in levertermijn berekend met de snelste. Dit verschil wordt gedeeld door 1/100 van de gemiddelde levertermijn. De uitkomst geeft aan met hoeveel % de score van het gunningscriterium wordt verminderd. Indien een negatieve waarde wordt bekomen wordt nul gegeven.

II.15 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan.

II.16 Demonstratie Voor alle percelen Aan de geselecteerde inschrijvers kan een demonstratie gevraagd worden om de aangeboden software te kunnen evalueren. De inschrijver zal binnen de maand na aanvraag een demo organiseren waar de werking kan bekeken worden. Deze demonstratie wordt als een verduidelijking van de offerte beschouwd. Alle kosten met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van de demonstratie zijn voor rekening van de inschrijver. De demo moet kunnen bijgewoond worden door meerdere vertegenwoordigers van VITO. Kosten voor verplaatsing en eventueel verblijf van VITO-personeel, zijn ten laste van VITO.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 13

II.17 Keuze van offerte Het bestuur kiest vrij de offerte. De inschrijver kan op generlei wijze enige vergoeding opeisen indien de opdracht hem om welke reden ook niet wordt gegund. Offertes die niet aan alle gevraagde minimumvereisten voldoen, kunnen zonder meer uitgesloten worden. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het derhalve quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte zonder meer uitgesloten worden. Op straf van onregelmatigheid mag de offerte inzake specifieke vereisten niet verwijzen naar algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, noch deze vermelden op de keerzijde of in bijlage. Opdracht opgedeeld in percelen Het bestuur behoudt zich het recht voor sommige percelen wel en andere percelen niet toe te wijzen, hetzij de percelen aan verschillende inschrijvers toe te wijzen. De inschrijver is niet verplicht voor elk perceel een offerte in te dienen.

II.18 Elektronische versie Het is geen verplichting maar VITO stelt het op prijs om de inschrijving ook in elektronische vorm (voor Windows en Office omgeving) te ontvangen op Cd-rom / DVD of USB-key. De inschrijver voegt dit bij zijn inschrijving.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 14

III. Contractuele bepalingen Dit derde deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.

III.1 De levering III.1.1 De planning van levering en installatie De leverancier deelt zijn leverings- en installatieplanning mee aan VITO van zodra hij de toewijzing van deze opdracht heeft toegewezen gekregen. Op vraag van VITO moet van deze planning kunnen afgeweken worden. III.1.2 Handleidingen en technische brochures Bij de voorlopige oplevering dient een volledige handleiding in het Nederlands of het Engels meegeleverd te worden. De prijs van de handleiding is inbegrepen in de aangeboden prijs. De handleiding mag op papier of in elektronische versie (bvb pdf-file) worden aangeleverd. De handleiding maakt deel uit van de levering.

III.2 Testomgeving De uitvoering van de opdracht houdt ook in dat de software in een testomgeving op VITO wordt geïnstalleerd. Deze testomgeving dient om: 1. nieuwe gebruikers op te leiden 2. nieuwe versies van de software uit te testen 3. aanpassingen (zoals parameterinstellingen enz) uit te testen. De testomgeving mag geen enkele directe link hebben met de productieomgeving De nodige licenties voor het vlot gebruik van de testomgeving is gratis

III.3 Opvolgvergadering Periodiek (halfjaarlijks) zal een opvolgvergadering worden georganiseerd.

III.4 Boeten wegens laattijdige levering Voor alle percelen Het louter verstrijken van de eventuele verlengde (deel)levertermijn stelt de leverancier in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 15

De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,07% per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5% van de waarde van de goederen waarvan de levering met dezelfde vertraging gebeurde.

III.5 Onderaanneming De inschrijver deelt bij zijn inschrijving mede met welke onderaannemers hij de opdracht zal uitvoeren. Behoudens schriftelijk akkoord van VITO mag de leverancier in geen geval tijdens de uitvoering van de opdracht: 1. een gedeelte of alle rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onderhavige opdracht afstaan, 2. de uitvoering van deze opdracht of een gedeelte hiervan in onderaanneming geven, 3. zich door derden met hetzelfde oogmerk laten vervangen. Indien de leverancier niet langer in staat zou zijn de werkzaamheden uit te voeren zal hij VITO hiervan onmiddellijk in kennis stellen.

III.6 Borgtocht III.6.1 Het bedrag - Perceel Nr. 1 (beheer stalen): Volgende borgtocht wordt gevraagd: Borgtocht (5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental) - Perceel Nr. 2 (analyse resultaten): Volgende borgtocht wordt gevraagd: Borgtocht (5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental) - Perceel Nr. 3 (beheer toestellen): Volgende borgtocht wordt gevraagd: Borgtocht (5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental) Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid uiterlijk 30 dagen na de gunning van de opdracht. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 6 § 1-2 van de algemene aannemingsvoorwaarden. Perceel1 Het bewijs van de storting van de borgtocht dient binnen de 30 dagen na gunning in ons bezit te zijn. Perceel 2 en 3 De borgtocht dient in ons bezit te zijn 30 dagen na de mededeling om met de implementatie te starten. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 16

III.6.2 Vrijgave borgtocht De borgtocht gestort voor de uitvoering van onderhavige opdracht wordt in twee delen vrijgegeven 50% 1 jaar na de voorlopige acceptatie 50% na het stopzetten van het gebruik van de softwaretool en na het instaleren van een froozen situation. Tenzij er redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht per gedeelte te regelen. In elk geval stuurt de leverancier het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.

III.7 Prijsherzieningen De vermelde uurprijzen en de prijzen van her onderhoud kunnen jaarlijks, bij het begin van het jaar worden aangepast. En blijven dan een jaar geldig. De eerste aanpassing kanpas plaats vinden in januari 2013 De uurprijzen worden aangepast volgens onderstaande formule P=P° x (0,8 x I/I°) + P° x 0,2 waarbij: P = herziene prijs excl. BTW P° = prijs van de forfaitaire vergoeding van de inschrijving I = index van de lonen en wettelijke sociale lasten vastgesteld door Agoria van de maand voorafgaand aan de herziening; I° = index van de lonen en wettelijke sociale lasten vastgesteld door Agoria van de maand van inschrijving. De basisprijs van het onderhoud kon worden aangepast met de prijs onderhoudsprijs van eventuele modules die bij de softwaretool worden bijgevoegd.

III.8 Betalingstermijn III.8.1 De facturatie De factuur voor de geïnstalleerde softwaretool wordt opgemaakt na de voorlopige aanvaarding. Facturen voor onderhoud worden jaarlijks opgemaakt drie maand na de aanvang van het onderhoudsjaar. Facturen voor uurprestaties worden maandelijks opgemaakt met vermelding van de detail van de geleverde prestaties De factuur dient buiten de wettelijke vermeldingen volgende gegevens te vermelden: - ons bestelnummer - datum van de voorlopige of definitieve oplevering (kopie van de oplevering bij te voegen) De factuur + eventuele bijlagen wordt in 3-VOUD opgemaakt aan en verstuurd naar: VITO STALMAN

19 juli 2011

Blz. 17

Dienst financiën Boeretang 200 2400 MOL III.8.2 De betaling De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 50 kalenderdagen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.

III.9 Voorlopige oplevering Binnen de 15 kalenderdagen na het nazicht van de leveringen, wordt naargelang het geval een proces-verbaal opgesteld van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering. Bij de ingebruikname zal het bewijs geleverd worden van de technische specificaties beschreven in de door de leverancier geleverde technische informatie brochures.

III.10 Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn van 1 jaar; ze gebeurt stilzwijgend wanneer de leveringen gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten hebben gegeven. Wanneer de leveringen tijdens de waarborgtermijn aanleiding hebben gegeven tot klachten, wordt er binnen de 15 kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van de waarborgtermijn een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

III.11 Einde van de opdracht III.11.1 Verplichtingen bij het einde van de opdracht 1. Bij het einde van het gebruik van de softwaretool moet het mogelijk zijn om de gegevens naar een door VITO te bepalen andere softwareomgeving over te dragen. De leverancier verstrekt alle informatie opdat dit op een vlotte manier zal verlopen; 2. Een “frozen situation” moet bij VITO kunnen bewaard blijven en geraadpleegd worden zolang dat VITO dit wenst.

III.12 Verlofperiodes VITO in gesloten van 21 juli 2011 tot en met 16 augustus 2011. Tijdens deze periode zullen er zal er op eventuele vragen niet worden geantwoord.

III.13 De opleiding De leverancier voorziet een opleiding voor het gebruik van de software voor een nog nader te bepalen aantal personen in het Nederlands / Engels. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 18

De opleiding moet zodanig zijn opdat de gebruikers na de opleiding volledig zelfstandig met de software kunnen werken. De inschrijver duidt aan wat de opleiding bevat. De opleiding wordt ter plaatse bij VITO gegeven. Men maakt gebruik van de geïnstalleerde testomgeving bij VITO; De opleiding dient te verlopen in een aantal fasen: 1. opleiding rond gebruik van de software te geven in de week na de voorlopige oplevering 2. vervolgopleiding / vervolmakingsopleiding een tot twee maanden na de eerste opleiding. 3. Algemene gebruikersopleiding naar de ganse groep gebruikers 4. Specifieke opleiding voor de systeembeheerder De kosten voor de opleiding zijn ten laste van de dienstverlener. Ze worden afzonderlijk vermeld op de inventaris. De dienstverlener mag gebruik maken van onze faciliteiten nodig voor deze opleiding. De kosten hiervan zijn ten laste van VITO.

III.14 Onderhoudscontract: Er wordt een onderhoudscontract voorgesteld. Hierin staat vermeld: 1. De wijze van melding van problemen. Een probleem-logging on-line is verplicht 2. De wijze van probleem behandeling 3. De interventieperiode en de gegarandeerde periode voor oplossing van problemen. 4. De werking van de helpdesk De leverancier geeft de prijs op voor het eerste, het tweede en het derde jaar onderhoud. De prijzen liggen vast. De onderhoudscontracten worden jaarlijks verlengd.

III.15 Geheimhouding en vertrouwelijkheid De leverancier mag de aan hem toevertrouwde gegevens en programma’s niet gebruiken voor andere doeleinden dan die beschreven in het bestek. Na uitvoering of eventuele stopzetting van de opdracht worden de hem toevertrouwde documenten teruggegeven en de programma’s en gegevens verwijderd van de pc’s en andere opslagmedia, eigendom van de leverancier. De leverancier mag de informatie van deze opdracht niet kenbaar maken aan derden. Elke overtreding van de gestelde voorwaarden, indien door de opdrachtgever als ernstig weerhouden, zal aanleiding geven tot stopzetting van de opdracht, met eventuele eis tot schadevergoeding

III.16 Regeling van geschillen Bij moeilijkheden of vaststelling van divergenties in de interpretatie of uitvoering van onderhavige bestek, bij lacunes hieromtrent en meer algemeen, in geval van geschillen, STALMAN

19 juli 2011

Blz. 19

verklaren de partijen zich akkoord om te overleggen en te goeder trouw een oplossing te zoeken. Bij gebrek aan akkoord en alvorens over te gaan tot gerechtelijke stappen, kunnen de partijen overeenkomen om een beroep te doen op één of meerdere deskundigen die met wederzijdse instemming aangeduid worden. In laatste instantie zijn de gerechtshoven van Turnhout bevoegd.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 20

IV. Technische bepalingen Voor het verwerven van goederen en diensten is het vermelden van specifieke producten en merknamen niet toegelaten tenzij een duidelijke omschrijving quasi onmogelijk is;. de vermelding moet dan beschouwd worden als dat product of zijn equivalent.

IV.1 Perceel Nr. 1: Biobanksysteem Aankoop en implementatie van een biobank binnen VITO. IV.1.1 Doel van de biobank Er is nood aan een biobank (staalregistratiesysteem) binnen VITO. Momenteel komen er jaarlijks zo’n 4000 stalen binnen, die in de vriezer, koelkast, in de stikstof bewaard moeten worden. Het gaat om humane stalen zoals bijvoorbeeld : urine, bloed, navelstrengbloed, haar, condensaat,… . De stalen van deelnemers krijgen bij ontvangst een unieke code en barcode. Na registratie van de stalen worden er stalen opgeslagen, verzonden voor analyse en komen deze na analyse terug binnen. Na analyse ontvangt men de resultaten van het staal en deze worden geregistreerd. Het reststaal wordt verder gestockeerd en geregistreerd (vb. aantal maal ontdooien). Een zoeksysteem maakt het handig om snel stalen te zoeken voor eventueel bijkomende analyses of om poolstalen te selecteren. Ook plaatsbenutting is belangrijk om stalen van eenzelfde matrix bij elkaar te sorteren en om alle plaatsen te benutten, herschikking moet mogelijk zijn op basis van verschillende ‘gemeten’ of andere parameters. De registratie van stalen wordt soms door een extern labo uitgevoerd in bijvoorbeeld een MOSS omgeving of in een Excel omgeving. Deze gegevens worden geïntegreerd in een biobank. Ook vragenlijsten van deelnemers worden in de biobank geïmplementeerd zodat er geen data verloren gaan. Vermits er verschillende analyses op VITO gebeuren is er bij voorkeur koppeling met LIMS. Het is belangrijk om de opslagruimtes (vriezers, -80°C vriezers, stikstoftanks en koelkasten) te monitoren. Wanneer er een opslagruimte in alarm komt of die niet meer werkt dan wordt er snel een plaats gezocht door een optimale plaatssortering want de stalen mogen niet ontdooien. Als er stalen verwijderd worden, moeten de plaatsen eenvoudig terug optimaal benut worden. De koppeling met de ingevulde vragenlijsten van de deelnemers worden eenvoudig in de biobank geïmplementeerd. Nadien is er de mogelijkheid om op dit analyseresultaat bepaalde stalen (matrix) te kunnen selecteren. IV.1.2 Registratie van de stalen Per deelnemer worden er verschillende stalen genomen (bloedstalen, urinestalen,…) deze worden verdeeld over verschillende tubes. Bij de registratie van een staal kan er een tubecode aan het staal gehangen worden. Aan deze tubecode hangen een aantal vaste gegevens. Alsook een set parameters waar tussen men kan kiezen voor analyse (er zijn ook tubes zonder parameters), op deze manier kan bij de registratie van een staal ook rechtstreeks de analyseaanvraag ingevuld worden. (De stalen vertrekken pas later naar de verschillende STALMAN

19 juli 2011

Blz. 21

labo’s). De eenheden die gebruikt worden bij registratie zijn belangrijk en de keuze tussen verschillende eenheden moet mogelijk zijn. De registratie wordt gebruikt bij het inschrijven van nieuwe stalen, stalen die na analyse worden terug gezonden en bij het uitschrijven van stalen. 1. Gebruikersgroepen en gebruikers: Per gebruikersgroep zijn er bevoegdheden en toegangen opgesteld. De opslagplaatsen zijn voor meerdere gebruikers toegankelijk en per groep of per gebruiker worden er een aantal bevoegdheden toegekend. 2. Werknemer – Laborant: De persoon die stalen intern ontvangt of handelingen uitvoert in verband met de stalen wordt gescand door middel van een barcode. De datum van scanning wordt geregistreerd. Manueel moet men de werknemer en de datum ook kunnen registreren. 3. Projectcode: De projectcode is het project waarvoor de staalnamen wordt afgenomen, voorbeeld L3244. 4. Transport (extern-intern): Bevat alle info over het transport van stalen door externe firma’s of intern zoals bijvoorbeeld datum van ontvangst, transportnummer, staalomschrijving, projectnummer, transportcondities, naam van de koerier, handtekening, aantal stalen ontvangen/verzonden, recipiënt, initieel volume, eenheid, … . Ook opmerkingen i.v.m. het transport worden genoteerd. 5. Unieke biobank codering : De stalen bevatten een unieke codering, indien een moederstaal wordt opgesplitst in verschillende deelstalen dan krijgen al deze stalen een unieke nummering en een unieke barcode. De studiecode is afhankelijk van de studie voorbeeld : M&G. De campagne is een onderdeel van de studie, soms zijn er meerdere campagnes binnen een studie en kan dus wijzigen. Het jaar verandert mee met de datum. 6. Aard van het staal : De aard van het staal kan een individueel staal zijn of een gepoold staal. 7. Code deelnemer/pool: Alle stalen van dezelfde deelnemer hebben dezelfde identificatienummer. Dit nummer wordt manueel of door middel van lijsten (Excel, MOSS, of…) ingegeven. 8. Code Tube: De code van de tube waarin het staal bewaard wordt. Dit kan gekozen worden uit een lijst met beschikbare tubecodes. Nieuwe tubecodes moeten gemakkelijk aan de lijst worden toegevoegd. Op basis van deze tubecode kunnen enkele velden automatisch worden ingevuld (matrix, volume, eenheid, …). Deze velden moeten flexibel aangepast worden bij wijziging. 9. VITO - Gebouwen - Lokalen - Kasten – Schappen: Het stalen worden gekoppeld aan de bedrijfsnaam en de fysieke locatie. De lokalen van deze gebouwen worden ingegeven in de biobank alsook de kasten en schappen. Via een barcode systeem worden de gebouwen, lokalen, kasten en schappen gemerkt en wordt de staalroute via een scanner ingelezen. De scanner wordt nadien uitgelezen en hierin wordt de data STALMAN

19 juli 2011

Blz. 22

opgenomen. Het zou ook mogelijk moeten zijn om voor elk staal back-up-locaties (bv. max. 100) op te geven (=niet verplicht in te vullen veld). Deze backup locaties komen in aanmerking als opslagplaats indien de betreffende locatie niet langer gebruikt kan worden (bv. Door te hoge temperatuur, zie ook paragraaf IV.2.3). Voor elke opslagplaats dient, ifv het type recipiënt (uit te drukken als equivalent) en het maximaal aantal te stockeren equivalenten, berekend te worden welk de nog beschikbare ruimte (uitgedrukt als equivalent) is. 10. Toestellen De unieke codes van de toestellen (vriezers, stikstoftanks, koelkasten, …) worden via vitotob (huidige softwaretool) en later via perceel3 ingegeven. Wanneer men een staal verplaatst wordt dit via de barcode de nieuwe locatie naar de biobank doorgegeven zodat dit niet meer manueel dient te gebeuren. De wijzigingen moeten traceerbaar zijn. 11. Alarm: De toestellen (vriezers, stikstoftanks, koelkasten, …) worden bij voorkeur opgevolgd voor temperatuurscontrole. Het is belangrijk om een historiek te hebben over temperatuurstoestand van deze opslagplaatsen. Het is dan ook aangeraden wanneer deze opslagruimtes buiten de grenzen treden (eventueel door middel van een shewart-chart) er een alarm gegeven wordt door middel van een e mail of een signaal. 12. Matrix: Er zijn verschillende matrices die in de biobank terecht komen. Het zijn voornamelijk stalen van urine, bloed (volbloed, navelstrengbloed), serum, plasma, moedermelk, haar, speeksel, condensaat en eventueel nog andere. 13. Barcode De barcode wordt gescand met een Dolphin® 6100 Mobile Computer, deze moet compatibel zijn met de biobank. De barcode wordt aangemaakt met een Brady IP 300 printer en met de IdentiLab by Brady version 1.1 software. Indien er in de toekomst voor een ander systeem wordt gekozen dan moet dit eenvoudig aanpasbaar zijn. Andere scanners en printers moet men aan het systeem kunnen koppelen. IV.1.3 Verplaatsen van stalen Het is belangrijk dat stalen snel naar andere locaties kunnen verhuisd worden indien een opslagplaats in alarm gaat bijv. t.g.v. een te hoge temperatuur. Op basis van de betreffende locatie (in alarm), de ingegeven back-up-locaties (zie paragraaf IV.1.2 punt 9), en de nog beschikbare plaats (#equivalenten) in deze locaties, geeft de ’biobank’ aan welke stalen naar welke locatie(s) moeten verhuisd worden. IV.1.4 Analyse van de stalen 1. Zoekfunctie: Door middel van een eenvoudige zoekfunctie kan men stalen selecteren uit de biobank voor analyse op bijvoorbeeld: biobanknummer, de code van de deelnemer, tubecode, datum staalname, matrix. Ook moet er de mogelijkheid aanwezig zijn om na analyse bijvoorbeeld de hoge stalen eruit te selecteren voor een bijkomende analyse. De zoekfunctie moet eenvoudig en flexibel zijn. 2. STALMAN

Werknemer - laborant 19 juli 2011

Blz. 23

De persoon die de stalen voor analyse selecteert wordt gescand door middel van een barcode. De persoon die stalen selecteert voor analyse en deze effectief wegneemt in de biobank wordt gescand. Ook moet deze werknemer manueel ingegeven worden. 3. Projectcode: Het project waarvoor de straatnamen wordt afgenomen voorbeeld L3244. 4. Transport en ontvangst (eternieten binnen VITO): Bij het verzenden van de stalen wordt de datum van verzending ingegeven alsook de datum van de dooi. Ook het gevraagd volume dat nodig is voor analyse wordt geregistreerd. 5. Analyselabo: Sommige van de analyses kunnen binnen VITO gebeuren, er is dan bij voorkeur een koppeling aanwezig met perceel 2 zodat de unieke biobank nummering meegegeven kan worden. Andere analyses kunnen extern gebeuren, de datum van analyse wordt ingegeven, de analyseparameters, de eenheden en het volume en eventueel nog andere parameters. 6. Ingeven van de resultaten Het ingeven van resultaten gebeurt aan de hand van verschillende bestanden; voorbeeld SAS, statistica, Excel of manueel. Meerdere vormversies zijn mogelijk. 7. Rest staal Een reststaal is de overschot van een staal wat reeds geanalyseerd is. Dit wordt bijgehouden in de biobank en mogelijk gebruikt in een andere campagne of er worden extra parameters op geanalyseerd in dezelfde campagne of kan als poolstaal dienen. 8. Ontdooien Wanneer een staal ontdooid wordt, moet dit geregistreerd kunnen worden. Dit door middel van de datum van ontdooiing, de reden van ontdooiing en datum van terug invriezen en een opmerking. Een staal kan ontdooid worden voor analyse, voor herverdeling of door defect van de opslag. 9. Gepoold staal Een gepoold staal wordt samengesteld door gebruik te maken van één zoekfunctie of meerdere zoekfuncties (op bijvoorbeeld een analyseresultaat, aantal maal ontdooien,…). Wanneer een gepoold staal aangemaakt wordt, moet het mogelijk zijn om te traceren uit welke stalen het gepoold staal is samengesteld. Als de stalen verdwijnen uit de biobank voor de pool dan moet het mogelijk zijn om de stalen terug te herschikken voor een optimale plaatsbenutting in de biobank. 10. Einde staal Een staal kan worden afgesloten door de datum en of reden in te geven van einde. Dit kan ook met meerdere stalen tegelijk. De historiek van dit staal moet men wel kunnen raadplegen en het staal moet traceerbaar zijn. 11. Exports Er moeten eenvoudig staallijsten gemaakt kunnen worden door middel van een zoekfunctie (analyseresultaat, vragenlijsten, ontdooien,…) om stalen te selecteren. Deze lijsten worden vanuit de biobank getransporteerd naar bijvoorbeeld Excel, SAS, MOSS, statistica. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 24

12. Imports Omgekeerd moeten er ook lijsten van Excel, SAS, MOSS, statistica eenvoudig in de biobank gebracht kunnen worden. IV.1.5 Retour van stalen na analyse, opslag in de biobank De stalen worden geregistreerd als deze na analyse terug in de biobank worden gebracht. De algemene parameters worden terug geregistreerd; de biobank nummer, de code van de deelnemer, tubecode, matrix, restvolume en de datum van retour. Onderstaande parameter wordt als extra gevraagd : IV.1.6 Analyseresultaten De analyseresultaten worden in de biobank ingegeven via Excel of via andere programma’s. Het moet mogelijk zijn om aan de hand van de analyse resultaten zoekfuncties te genereren. De resultaten moeten opvraagbaar zijn per deelnemer. De analyse resultaten worden ingebracht volgens een bepaalde eenheid, het moet mogelijk zijn om deze om te zetten naar andere eenheden en eventueel een eenvoudige berekening hierop uit te voeren (vb. verhouding nemen). Het aanmaken van een rapport moet mogelijk zijn. Er moeten verschillende verslagtypes aanwezig zijn met het VITO logo of met andere logo’s. IV.1.7 Beheer van de gegevens De stand van zaken van bepaalde stalen moet men kunnen opvragen of alle analyseparameters al gemeten zijn of niet. 1. Vragenlijsten De gegevens van de vragenlijsten worden ingebracht in de biobank. De gegevens kunnen volgende omvatten: geslacht, geboortejaar, identificatienummer, astma, allergie, … 2. Resultaat gegevens De resultaatgegevens van de stalen moeten door de zoekfunctie eenvoudig opgevraagd kunnen worden. 3. Werklijsten Werklijsten moet men eenvoudig kunnen genereren door een selectie te maken via de zoekfunctie. IV.1.8 Voorbeeld van een Flowchart staalregistrati e

Studiecode Projectnummer staalname Biobankvolgnummer Datum staalname Datum registratie Code deelnemer Code tube Matrix Volume + eenheid Bewaarmethode Bewaarplaats Aard staal (individueel/pool)

STALMAN

staalanalyse

Biobankvolgnummer Projectnummer (staalname/analyse) Code deelnemer Code tube Matrix Analyselabo Datum verzending stalen Datum analyse Datum ontdooien Analyseparameters Bewaring tijdens transport

staalretour

uitschrijve n

Biobankvolgnummer Code deelnemer Code tube Matrix Datum uitschrijven Reden uitschrijven

19 juli 2011

Biobankvolgnummer Projectnummer staalname Projectnummer analyse Code deelnemer Code tube Matrix Retourteller Datum retour Volume retour

Blz. 25

IV.2 Perceel Nr. 2: Labo Management System (LIMS)

information

IV.2.1 Doel Het nieuwe LIMS-systeem moet de mogelijkheid bieden om ons huidig LIMS-systeem te vervangen, met gelijkaardige of uitgebreidere functionaliteiten (zie §2). Het nieuwe LIMS-systeem moet gebruiksvriendelijk zijn en flexibel aanpasbaar ifv onze behoeften. Dit zowel voor het onderhoud van de databank (o.a. aanmaak en wijzigen van tabellen), toegankelijkheid voor bevoegden (zowel intern als extern) als het maken of wijzigen van rapporten (o.a. wijzigen van de lay-out). Maximaal gebruik van digitalisatie is een aanbeveling. Het LIMS-systeem moet inzetbaar zijn voor een ISO-17025 geaccrediteerd laboratorium wat betreft beveiliging, audittrail, versiebeheer, toegangsrechten, softwarevalidatie en andere. IV.2.2 Opbouw van ons eigen LIMS-systeem IV.2.2.1 Referentietabellen 1. Bedrijven en contactpersonen Bevat naam en adres van het bedrijf. Bevat ook verschillende referenties van de contactpersonen (naam, email, tel, …). 2. Bevoegdheden Dit betreft alle codes ivm toegangniveaus (o.a. lees- en schrijfrechten) 3. Gebruikersgroepen en gebruikers Per gebruikersgroep (laboranten, secretariaat, klanten …) zijn er bevoegdheden /toegangsrechten opgesteld. Elke gebruikersgroep bestaat uit één of een aantal gebruikers. 4. Bepalingen en ontsluitingen Deze hebben een unieke naam en beschrijving. De beschrijving van de gebruikte bepaling en/of ontsluiting wordt uiteindelijk op het analyserapport vermeld. Optioneel bevatten ze ook een prijs. 5.

Eenheden

Alleen deze gedefinieerde eenheden kunnen als invoer bij resultaten geselecteerd worden.

6. Analysepakket Bevat benaming en beschrijving van wat dit pakket omvat. Wordt gebruikt bij de registratie om standaardpakketten aan te vragen. 7. Analysegroepen Opgesplitst in Anorganisch en Organisch ivm bevoegdheid tot vrijgave van analyseresultaten/rapporten. Elke groep is toegewezen aan een projectverantwoordelijke. 8. Matrices Bevat de volgende boomstructuur: Matrix – hoofdparametergroep – parametergroep – parameter a. Matrix Bevat de verschillende matrixen (bodem, grondwater, olie, …) die kunnen geanalyseerd worden. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 26

b. Hoofdparametergroep Kan verschillende –maar tot elkaar behorende- parametergroepen bevatten (bv minerale olie: bevat ouderdomsbepaling, groep GC-FID, groep GC-MS enz). c. Parametergroep Bevat alle parameters die bij deze groep behoren, inclusief bepaling/ontsluiting/eenheid/werkgroep(uitvoerders)/voorbehandeling. Kan ook een tekstclausule bevatten die op het analyserapport moet verschijnen. d. Parameter Bevat benaming/bepaling/ontsluiting/eenheid/werkgroep (uitvoerders) /voorbehandeling/ref waarden (onder- en bovengrens, …). Bevat ook info ivm rapportering (documentvorm of individueel resultaat). 9. Monstertypes Levert bijkomende informatie (uitgebreider dan matrixen) ivm aard van analysemonster (bv poeder, drijflaag, …). 10. Verslag lay-out en medium Per klant kan er een lay-out (bv Engelstalig) en medium (bv PDF, print-out) toegewezen worden. 11. Verslagtypes Bevat info ivm status van het analyserapport (Analyseverslag, Bijkomend verslag, Gewijzigd verslag enz.). Wordt in de hoofding van het analyserapport weergegeven. 12. Voorbehandeling en voorbereiding Bevat alle voorbehandelingsstappen of conserveringen die aan bepaalde parametergroepen of parameters kunnen gekoppeld worden. Idem ivm voorbereiding (destructies, extracties enz.). 13. Werkgroepen Hierin worden de werkgroepen en hun samenstelling beheerd. Alle werkgroepen zijn gekoppeld aan een analysegroep (bijv. organisch of anorganisch). De werkgroepen met hun gebruikers zijn samengesteld uit de gebruikersgroep laboranten. Alle parameters worden aan een bepaalde werkgroep toegewezen (en dus ook aan een analysegroep) waardoor de parameters kunnen gekoppeld worden aan hun specifieke projectverantwoordelijke die hiervoor bevoegd is. 14. Resultaatcodes Deze codes kunnen ingevoerd worden als resultaat. (bijv. code NB betekent “Niet bepaald”). De beschrijving van deze code wordt op het analyserapport vermeld. 15. Templates In deze module wordt vastgelegd welke template bij welke combinatie matrixhoofdparametergroep-parametergroep-parameter behoort. In de module invoer resultaten kan gebruik gemaakt worden van resultaten op basis van een document. De resultaten worden in deze templates ingevuld en als een aparte file bewaard. Deze files worden als bijlage aan het analyserapport toegevoegd. IV.2.2.2 Resultateninvoer Resultaten kunnen meerdere meetgegevens per parameter bevatten (vb duplo’s, tripels, verschillende resultaten ifv meettechniek, enz.). Ook mogelijk om opmerkingen mee te geven. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 27

Voor o.a. dioxineresultaten bestaat de mogelijkheid om naast de meetresultaten ook omgerekende waarden in te voeren. Beide gegevens komen op het analyserapport. Wijzigingen kunnen slechts onder specifieke omstandigheden doorgevoerd worden en worden door de audittrail geregistreerd. a. Manueel Mogelijkheid tot manuele invoer per monsternummer (groep van parameters) of via parameterkeuze (ganse groep van monsternummers met eenzelfde parameter). b. Via overdracht Bovenstaande gegevens (§2.2.1) kunnen ook via Excel ingevoerd worden. IV.2.2.3 Registratie IV.2.2.3.1 Nieuwe registratie (manueel): 1. Aantal monsters Bij een nieuwe registratie kan men aangeven hoeveel monsters er worden ingevoerd als groep. De belangrijkste invoervelden zijn op de eerste tabpagina voorzien. Sommige velden zijn van een dropdown menu voorzien. Hierin worden slechts de voorziene formuleringen uit de module beheer referentietabellen weergegeven. Beschrijving , Type,Bewaringstermijn, Contactpersoon, Einddatum, MonsterCodeKlant. In de statusbar onderaan het scherm kan men nagaan welk monster van een groep er momenteel wordt ingevoerd ( bijv. Registratie Monster 3/5 ). Men kan ook registreren of er parameters geconserveerd zijn. De ingevoerde informatie verschijnt nadien bij de analyseaanvraag. De Vito monstercode wordt door de databank zelf gegenereerd en bestaat uit het monsterjaar en monster-id. Het monster-id is een oplopend numerieke code. Tevens wordt er aan elke groep monsters een groepscode toegekend die ook uit een oplopend numerieke code bestaat. 2. Heranalyse Na bevestigen wordt een zoekscherm getoond om het monster te bepalen waarop de heranalyse moet gebeuren. Na de selectie worden een aantal gegevens van het Heranalyse-monster reeds ingevuld voor de nieuwe registratie. 3. Wijzigen registratie Na invoer van de Vito monstercode kan men de betreffende zaken i.v.m. registratie wijzigen. Men kan geregistreerde monsters ook verwijderen (als er geen analyseresultaten ingevoerd zijn). 4. Fractiebepaling Om het aantal fracties te bepalen, kiest men voor FractieBepaling in de Menulijst. Er wordt eerst een zoekscherm getoond om tot het juiste monster te komen. Daarna wordt het totaal aantal fracties gevraagd die voor dit monster van toepassing zijn. Het aantal bestaande fracties wordt ingevuld. In het registratiescherm worden dan de nodige fracties getoond via Tabbladen. Hierbij worden dan de fracties apart beschreven en wordt de fractioneringsinformatie (Tabblad Bemonstering) een verplicht veld. IV.2.2.3.2 Analyseaanvraag 1. Nieuwe aanvraag STALMAN

19 juli 2011

Blz. 28

Om een aanvraag uit te voeren kan men vertrekken vanuit een registratie die reeds bewaard is (nieuwe of wijziging). In elk ander geval wordt het zoekscherm getoond om het monster te selecteren waarvoor de aanvraag van toepassing is. Druk op Analyse Aanvraag in de menulijst om de aanvraag te activeren. Na de selectie van het monster wordt een scherm getoond met daarop een overzicht van alle matrices, onderverdeeld in hoofdparametergroepen en verder parametergroepen. Wanneer een item wordt geselecteerd, worden in het rechtse venster de parameters getoond.

Deze lijst kan op alle groepniveaus worden getoond, zowel voor een parametergroep, voor een hoofdparametergroep (parameters voor alle onderliggende groepen) en voor een matrix (alle parameters voor alle parametergroepen van de matrix). Men selecteert de aangevraagde parameters en drukt op OK. Ter controle bekomt men een overzicht van de geselecteerde parameters (bevestigen of annuleren wanneer blijkt dat de selectie niet correct is). Het is ook mogelijk om veel voorkomende analyseaanvragen te bewaren en nadien bij een nieuwe aanvraag op te roepen als een analysepakket. Men moet eerst al de parameters selecteren en deze selectie bewaren als een analysepakket. Elk pakket bestaat uit een benaming en beschrijving. Door op het icoontje van laad analysepakket te klikken bekomt men een selectiescherm waardoor al de bewaarde analysepakketten kunnen opgevraagd worden. Men selecteert het gewenste analysepakket en alle hierbij behorende parameters worden automatisch geselecteerd. IV.2.2.3.3 Conservering/voorbehandeling Indien bij de registratie het conserveren is aangevinkt verschijnt nu de ingevoerde conserveringsinformatie. Daarna volgt een overzichtslijst van alle aangevraagde parameters waarvan degene waarvoor de conservering is uitgevoerd kunnen aangevinkt worden. Zo wordt de conservering van de betreffende parameters als uitgevoerd geregistreerd. IV.2.2.3.4 Taaknummer/werkbon Na de analyseaanvraag verschijnt een invulscherm voor het taaknummer. De databank genereert i.f.v. de aangevraagde parameters 1 of 2 invulvelden wegens opsplitsing tussen organische en anorganische taaknummers. Aanvullend is er ook de mogelijkheid om een werkbonnummer in te voeren. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 29

IV.2.2.3.5 Ontvangstdocument, analysefiche, voorbehandelingsfiche Na het invoeren van het taaknummer en eventueel het werkbonnr kunnen automatisch de bovenvermelde documenten afgeprint worden. Het ontvangstdocument wordt gebruikt ter controle bij het nummeren van de ingeschreven monsters. De analyse- en voorbehandelingsfiches worden gebruikt voor de werkplanning van de laboranten. Via een intraweb toepassing zijn de analysefiches digitaal opvraagbaar. IV.2.2.3.6 Wijzigen aanvraag Druk op Analyse Aanvraag in de menulijst om de aanvraag te activeren. De parameters die reeds zijn aangevraagd worden in vet getoond. Deze kan men terug uitzetten waarna ze worden verwijderd uit de aanvraag. Wanneer er een resultaat is komt er in de omschrijving ‘R!’ voor de benaming. Deze parameters kunnen niet meer uit de databank verwijderd worden. IV.2.2.3.7 Verwijder aanvraag Druk op Verwijder Aanvraag in de menulijst om alle analyseaanvragen van het monster te verwijderen. Er wordt een scherm getoond met de geselecteerde parameters waar men de verwijdering kan bevestigen. Indien er ingevoerde resultaten zijn kan de actie niet doorgaan. IV.2.2.4 Levenscyclus – rapportering Vanuit de levenscyclus is het mogelijk om (deel)rapporten en copies (reeds verstuurde analyseverslagen) van rapporten aan te maken. Er bestaat de mogelijkheid tot groeps- en individuele rapportering. IV.2.2.5 Voortgangsbewaking – audittrail Informatie over een bepaald monster, zoals de datum van registratie, de klantcode en informatie over de verslaggeving met o.a. datum van eindverslag, deelverslag, gewijzigd verslag, verzending enz. kunnen hiermee opgevraagd worden. Ook analyseresultaten zoals resultaat, bepaling, ontsluiting, invoerder, invoer tijdstip, wijziger, wijziging tijdstip, reden van wijziging kunnen opgevraagd worden. IV.2.2.6 Zoekopdrachten Dit is als een aparte module beschikbaar op het intraweb. Hierin zijn specifieke zoekopdrachten gedefinieerd die de Vlinx databank raadplegen. Tevens kunnen van hier uit de referentietabellen geconsulteerd worden. De toegangsrechten en zoekmogelijkheden worden beheerd via de module beheer referentietabellen. IV.2.3 Gegevens uitwissing met de andere percelen. De inschrijver geeft op hoe gegevensuitwisseling kan gebeuren met de andere 2 percelen. Er zijn twee scenario’s op te geven. 1. De andere percelen ook aan u werd toegewezen. 2. De andere percelen werden aan een andere firma toegewezen IV.2.4 Vragen ivm ondersteuning en onderhoud 1. Hoe lang is de gemiddelde levensduur van een versienr 2. Hoe lang is de gemiddelde levensduur van een versienr. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 30

3. Wat zijn de extra kosten bij een upgrade van het LIMS-systeem. 4. Hoe evolueert het LIMS-systeem mee met de nieuwe IT-ontwikkelingen en met upgrades van het VITO-gebruikersplatform (= microsoft omgeving, bv upgrade van Windows, …). 5. Hoe zijn de dagondersteuningen -bij problemen- bepaald. Hoe snel wordt er assistentie verleend. Hoe worden prioriteiten ivm een probleemmelding bepaald. 6. Wordt er gebruik gemaakt van een loggingsysteem voor probleemopvolging. 7. Wat zijn de overeenstemmende kosten voor dag of andere ondersteuning. 8. Hoeveel LIMS-gebruikers (bedrijven) hebben jullie in Europa alsook de referenties. 9. Wat is de prognose van de ontwikkelings- en implementatieduur. IV.2.5 Bijkomende functionaliteiten 1. Kunnen zoekfuncties door de actieve gebruikers (werklijsten, trendanalyse, eventueel grafische weergave van de zoekresultaten e.d.) eenvoudig aangemaakt worden. 2. Is er online toegankelijkheid (door gebruikers en klanten), zowel voor analyseaanvragen als voor resultaatconsultatie (web-based). 3. Is het LIMS uitbreidbaar voor andere VITO-units (aangepast aan hun eigen noden). Welke aanpassingen zijn hiervoor nodig. 4. Hoe kan LIMS met de andere percelen gekoppeld worden. 5. Bestaat de mogelijkheid tot toestelkoppelingen (import-export gegevens). Kunnen controlestappen tot vrijgave van analyseresultaten ingevoerd worden. Zo ja, geef enkele voorbeelden. 6. Is er beschikbaarheid over controlekaarten zoals shewart, rendementskaarten enz. Zijn de aftoetsingscriteria eenvoudig aanpasbaar en definieerbaar per parameter. Kunnen de QA/QC-resultaten automatisch (of in sommige gevallen handmatig) aan de controlekaarten toegevoegd kunnen worden. 7. Bestaat de mogelijkheid tot selectief rapporteren (definieerbaar per parameter) van meetonzekerheden of andere aftoetsingscriteria. 8. Kunnen documenten aan het analyseverslag toegevoegd kunnen worden. Indien ja, welk soort van documenten (word, Excel, PDF, …). 9. Is de lay-out van een analyserapport flexibel en eenvoudig aanpasbaar en instelbaar ifv klantvereisten. 10. Bestaat de mogelijkheid tot rapportering in verschillende talen. 11. Kunnen monsterlabels rechtstreeks vanuit LIMS automatisch aangemaakt worden (bv ifv het aantal deelstalen/conserveringen, nodig voor de verschillende analyses). 12. Is het LIMS uitgerust om met barcodes te werken. 13. Kunnen er (beveiligde) berekeningen in het LIMS-systeem gemaakt worden. Hoe worden deze berekeningen aan het LIMS toegevoegd. 14. Is er de beschikbaarheid over afrondingsregels en rapporteringsformaten (vb: <, NB, …). Zijn die per parameter instelbaar. 15. Kunnen analyserapporten elektronisch gevalideerd worden met de mogelijkheid tot overdracht van de validatiebevoegdheid bij o.a. afwezigheid van de projectverantwoordelijke. 16. Kunnen analyserapporten elektronisch verstuurd worden en welk bestandsformaat wordt hiervoor gebruikt (vb PDF, ..). 17. Is de gebruikstaal van het LIMS- systeem Nederlands of Engels. Optie tot andere talen is een pluspunt.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 31

IV.3 Perceel Nr. 3: Toestellenbeheer Aankoop en implementatie van een toestellenbeheer binnen VITO met mogelijkheid tot koppeling aan perceel Nr1 en perceel Nr2. IV.3.1 Doel van het toestellenbeheer VITO beschikt momenteel over de 9000 toestellen die beheerd moeten worden volgens de betreffende vereisten conform de normen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 en GLP. Het betreft diverse meet- en analysetoestellen maar ook keuringspichtige apparaten & installaties (bv. Metaal-bewerkings-machines, elektrische installaties, ladders, hefwerktuigen, opslagtanken en andere). Voor het gebruiksgemak spreken we in alle gevallen over een toestel. Het toestellenbeheersysteem moet toelaten om op een gebruiksvriendelijke manier: - De nodige gegevens m.b.t. het toestel te inventariseren en up to date houden - Keuring - onderhoud- en kalibratie planningen te organiseren - Rapporten te genereren (bv inventarislijsten van specifieke toestellen, overzicht keuringen,…) - Documenten te relateren aan toestellen (bv CE-attesten, keuring - en kalibratie rapporten, interne rapporten, handleidingen…) Het toestellenbeheersysteem moet voor iedere VITO medewerker toegankelijk zijn (momenteel 700 maar mag niet beperkt zijn). De toegangsrechten gebeuren volgens vastgelegde afspraken: gebruikersgroepen en gebruikers met specifieke rechten (bv. enkel lezen, (beperkt) schrijfrecht, ‘administrator’ die ook gebruikers kan beheren) en met toegang tot één of meerdere (deel)set(s) van de gegevens. Het gebruikers- en rollenbeheer dient m.a.w. soepel configureerbaar te zijn, bij voorkeur wordt met AD-users gewerkt. IV.3.2 Invoermodule: Gezien de variëteit van de toestellen geniet het de voorkeur om voor elk type van toestel een afzonderlijk invoerscherm met voor dat type toestel specifieke invoervelden te voorzien. Via bijvoorbeeld een email alert is het mogelijk om een aantal medewerkers te verwittigen (vb. veiligheidscontactpersonen). Volgende toesteltypes kunnen worden onderscheiden en deze moeten verder uitbreidbaar zijn. - Meet- en analysetoestellen en verschillende onderdelen - (Mechanische) bewerkingstoestellen - Ventilatiesystemen (HVAC) - Elektrische installaties &-apparaten - Hijs- en hefwerktuigen - Werken op hoogte (valbeveiligingen, stellingen) - Opslagtanks - Brandbestrijding - … 1. Gegevens van het toestel: Volgende gegevens moet men in het toestellenbeheer kunnen inbrengen;de naam, de identificatie of ID, het Merk van een toestel, het type, het artikelnummer, de serienummer, de STALMAN

19 juli 2011

Blz. 32

specifieke toestelspecificaties en opmerkingen. Deze velden moeten gemakkelijk uitbreidbaar zijn. 2. De locatie van het toestel: De toestellen kunnen gekoppeld worden aan de bedrijfsnaam en de fysieke locatie. De lokalen van de gebouwen worden ingegeven in het toestellenbeheer alsook de kasten en schappen en er moet makkelijk gezocht kunnen worden op één of meerdere locatieonderdelen. Via een barcode systeem kan een toestel gemerkt worden en wordt de toestelroute via een scanner ingelezen. 3. De verantwoordelijke persoon van het toestel: De verantwoordelijke van het toestel moet in staat zijn te allen tijde de gegevens, status, lokatie, gekoppelde documenten,… van het toestel te wijzigen. Hij/zij moet ook tijdig verwittigd worden indien een onderhoud, keuring of kalibratie dient te gebeuren. 4. De status van een toestel: Het moet mogelijk zijn om eenvoudig in de software de locatie van de toestellen te wijzigen. In praktijk worden de toestellen vaak verplaatst, zowel intern binnen VITO als extern. De historische gegevens van de locatie moet men kunnen opvragen. De verplaatsing van toestellen kan opgevangen worden d.m.v. een scanner en het toestel in te scannen. Ook is er de keuze of het toestel permanent van locatie gewijzigd wordt of dat dit een tijdelijke wijziging is. Bij voorkeur wordt dan ook de datum ingevuld wanneer het toestel terug verwacht wordt 5. De aankoop van een toestel: In het toestellenbeheer worden volgende zaken ingegeven; de aankoopdatum, de aankoopprijs, de leverancier, het onderhoudscontract met de contractnummer, bestelaanvraagnummer, bestelnummer. 6. Beheer van het toestel : Binnen VITO zijn er verschillende kwaliteitssystemen actief (vb. GLP, ISO, veiligheid,…). Binnen deze kwaliteitssystemen zijn er verschillende documenten per toestel beschikbaar (vb. SOP, indienststellingsverslagen, veiligheidsprocedures). Bovendien zijn sommige toestelspecificaties relevant voor milieuvergunning. Ook de toestelverantwoordelijke en de back-up worden hier vermeld alsook de onderhoudspersonen en de veiligheidscontactpersonen (VCP’s). Ook anderen moeten toegevoegd kunnen worden, voor een specifieke installatie moet men soms een BA5 certificaat hebben. Dit wordt weergegeven bij het toestel wat de vereisten zijn. 7. Audittrail Deze kwaliteitsystemen verwachten ook een volledige audittrail. Zo kan men achterhalen wie wat wanneer veranderd heeft aan bv. De inventaties in het algemeen, kalibratieplanningen, toestelverantwoordelijken, in/uit dienst zijn van een toestel, verandering lokatie,… . 8. Kalibratie/verificatie en onderhoud van het toestel: De gegevens van kalibratie/verificatie en onderhoud moeten traceerbaar zijn (historiek). Er moet ook een signaal (eventueel via een e-mail alert, geluidsignaal of andere) komen wanneer een toestel terug een onderhoud nodig heeft of een kalibratie, verificatie (keuzemogelijkheid en niet bindend). De klasse van kalibratie/verificatie(1,2 of 3) wordt hier ook bijhouden. Ook de resultaten van kalibraties kan men hier onder brengen (bijvoorbeeld door een shewart-chart). Ook worden er commentaarvelden voorzien. STALMAN

19 juli 2011

Blz. 33

9. Extra vereiste functionaliteiten: Eenvoudige en flexibele aanpassingen bij personeelswijziging en het toekennen van rechten. Toestellen kunnen samengebouwd worden tot een machine, deze machine moet in het toestellenbeheer kunnen gedefinieerd en samengesteld worden. 10. Zoekfunctie: Door middel van een eenvoudige zoekfunctie kan men toestellen selecteren uit het toestellenbeheer. De zoekfunctie moet alle toestellen binnen VITO laten zien maar niet aanpasbaar zijn. De zoekfunctie moet eenvoudig en flexibel zijn. 11. Barcode Naar de toekomst is het mogelijk om via een barcode de toestellen te nummeren. Het moet dan ook mogelijk zijn dat er verschillende scanners kunnen aangesloten worden met het toestellenbeheer vb. Dolphin® 6100 Mobile Computer. De barcode kan worden aangemaakt met een Brady IP 300 printer en met de IdentiLab by Brady version 1.1 software. Indien er in de toekomst voor een ander systeem gekozen wordt dan moet dit eenvoudig aanpasbaar zijn. 12. Alarm: Naar de toekomst toe is er de misschien de mogelijkheid om een aantal toestellen te monitoren. De toestellen (vriezers, stikstoftanks, koelkasten, …) worden bij voorkeur opgevolgd voor de temperatuurscontrole. Het is belangrijk om een historiek te hebben over temperatuurstoestand van deze opslagplaatsen. Het is dan ook aangeraden wanneer deze opslagruimtes buiten de grenzen treden er een alarm gegeven wordt door middel van een mail of een signaal. 13. Documenten Alle documenten m.b.t. de toestellen, onderhoud, contract, nazicht, herstel, normen, procedures (bv. SOP’s) worden opgeslagen in een document beheer systeem (zie ITspecificaties). Ook indienststellingsverslagen als VIK kaarten zijn raadpleegbaar per toestel. IV.3.3 Rapportingsmodule: Standaard- maar ook ad hoc rapporten moeten op een gebruiksvriendelijke wijze gegenereerd en bewaard worden (uitbreiding moet mogelijk zijn). 1. -

Standaardrapporten: Inventarislijst per type Toestellen per klasse Toestellen op locatie Overzicht te kalibreren toestellen Overzicht per afdeling van een unit Overzicht per unit Overzicht per lokaal Overzicht over gans VITO

2. Ad hoc rapporten: - Overzicht aandrijfriemen (volgens type) ventilatiesystemen - ….. 3. STALMAN

Exports: 19 juli 2011

Blz. 34

Er moeten eenvoudig toestellijsten gemaakt kunnen worden door middel van een zoekfunctie om toestellen te selecteren. Deze lijsten worden vanuit het toestellenbeheer getransporteerd naar bijvoorbeeld Excel of andere. 4. Imports Omgekeerd moeten er ook gegevens van externe bestanden/bronnen eenvoudig getransporteerd kunnen worden naar het toestellenbeheer zodat men niet alles terug moet ingeven.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 35

IV.4 De software omgeving van VITO VITO beschik over een bepaalde softwareomgeving (zie hieronder punt 1). Indien er extra software moet worden geïnstalleerd opdat de voorgestelde softwaretool optimaal kan functioneren, zullen de kosten dit de extra software met zich meebrengen mee verrekend worden in kostprijs van de tool. Mocht na toewijzing blijken dat er toch nog extra software nodig is dan vallen deze kosten ten laste van de leverancier. 1.

Welke IT-specifieke omgeving is vereist voor de implementatie van de tool? Behoort een Microsoft omgeving tot de standaarden met: a. Minimaal Windows Server 2003, standard is Windows Server 2008 R2 64 bit b. Microsoft SQL versie 2008 c. Minimaal Internet Information Server 6.0 voor Windows Server 2003, standaard versie 7.0 voor Windows Server 2008 R2 64 bit d. Internet Explorer versie 8.0 en hoger e. Microsoft Exchange versie 2007 en hoger f. Microsoft Sharepoint 2007 en hoger g. Microsoft Office 2007 en hoger h. Windows XP en Windows 7 aan de client zijde 2. Is voor de tool een specifieke server nodig? Zo ja, wat zijn de vereiste specificaties voor deze server? Indien de tool kan geïmplementeerd worden op een aanwezige server, welke resources moeten dan beschikbaar zijn? Kan er gebruik gemaakt worden van virtuele servers (VMWare)? 3. Welke zijn de technische vereisten aan de client zijde? Moet er specifieke software geïnstalleerd worden op de client PC? 4. In hoeverre is binnen de tool een eigen rollenbeheer voorzien (wie mag wat) en in hoeverre kan het gebruikersbeheer van de tool geïntegreerd worden met het gebruikersbeheer van het VITO-netwerk (Active Directory/single signon)? 5. Welke standaardrapportages zijn voorzien in de tool en in welke mate en op welke wijze is de aanmaak van adhoc rapporten mogelijk? Is hiervoor specifieke aanvullende software nodig? 6. In hoeverre is informatie beschikbaar of kan toelichting gegeven worden over de achterliggende structuren (bv. databankschema) van de aangeboden tool o.a. om zelfstandig rapporteringen te kunnen uitwerken? 7. Wanneer en hoe worden updates voorzien en aangeboden? Is er ondersteuning voorzien voor de oude versies en hoelang blijft die ondersteuning gegarandeerd? Wat zijn de gevolgen voor het gebruik van de tool op het ogenblik dat updates of wijzigingen worden geïmplementeerd? Welke inspanningen zijn typisch nodig bij een overgang naar een nieuwe versie? Zitten de updates mee in het onderhoudscontract of is er een meerprijs? 8. In welke mate beschikt de aanbieder over een helpdesk zowel op inhoudelijk/functioneel vlak als op IT-vlak als onderdeel van de ondersteuning bij het gebruik van de tool? Zijn hier SLA’s aan verbonden? 9. In welke mate bevat de tool één gebruiksvriendelijk portaal/gebruikersinterface dat aangepast is aan de individuele toegangsrechten. Dit standaard portaal/gebruikersinterface heeft bij voorkeur de vertrouwde look&feel van de Microsoft-Office omgeving. 10. In welke mate is de tool gestandaardiseerd en hoeveel ruimte is er voor de implementatie van de bedrijfseigen aspecten? STALMAN

19 juli 2011

Blz. 36

11. In welke mate is de tool modulair opgebouwd en laat de opbouw probleemloos een modulaire implementatie toe?

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 37

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 38

10 BELANGRIJKE PUNTEN

1. Breng of stuur uw offerte op tijd binnen (15 min toegangsregistratie).

2. Vul het inschrijvingsbiljet en de inventaris / meetstaat correct en volledig in en zonder doorhalingen.

3. Laat het inschrijvingsbiljet en de inventaris / meetstaat door de bevoegde persoon dateren en handtekenen (bewijs toevoegen).

4. Voeg de gevraagde documenten toe conform de selectiecriteria.

5. Voeg de gevraagde informatie toe conform de gunningscriteria.

6. Maak geen bezwaar aan de voorwaarden gesteld in het bestek en de wet overheidsopdrachten (voeg geen verkoopvoorwaarden toe; meestal zijn deze tegenstrijdig met de gestelde voorwaarden)

7. Indien u niet in staat bent om de offerte elektronisch in te dienen plaats dan uw inschrijvingsbiljet en inventaris / meetstaat als eerste document in uw offerte.

8. Indien u niet in staat bent om de offerte elektronisch in te dienen verstuur dan uw offerte in een dubbel gesloten omslag.

9. Indien u niet in staat bent om de offerte elektronisch in te dienen maak dan uw offerte op A4 formaat; dit maakt het ons makkelijk voor later klassement.

10. Wees niet bang vragen te stellen aan de leidende dienst over onduidelijkheden ([email protected]). Veel succes

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 39

Bankverklaring solvabiliteit Overheidsopdracht: bekendmakingsnr: (xxx-xxxxxx), gepubliceerd in het Bulletin der aanbestedingen, op (datum). Bij deze bevestigen wij U dat (naam vennootschap) onze cliënt is sinds (datum). De financiële relaties die wij onderhouden met (naam vennootschap) hebben tot op heden, (datum), beantwoord aan onze verwachtingen. Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en (naam vennootschap) heeft tot op heden, voor zover wij kunnen nagaan en met betrekking tot de ons gekende contracten en projecten, de financiële capaciteit gehad om de contracten en projecten tot een goed einde te brengen. (naam vennootschap) geniet ons vertrouwen Deze verklaring houdt geen verbintenis in van onzentwege voor wat de toekomstige situatie van de maatschappij betreft en onze bank neemt dienaangaande geen enkele verantwoordelijkheid. Tot op heden en voor zover we konden nagaan heeft ze een uitstekende technische reputatie en is gebleken dat ze werd geleid door bekwame en achtbare personen. De bank kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de juistheid en de volledigheid van haar verschafte informatie. De feiten die in de toekomst deze verklaring zouden beïnvloeden kunnen U niet automatisch worden medegedeeld. Opgemaakt te (plaats), op (datum), (handtekeningen)

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 40

V. INSCHRIJVINGSBILJET “STALMAN” Dit biljet is verplicht te gebruiken bij de inschrijving

algemene offerteaanvraag OPENING: dinsdag 6 september 2011 om 10.00 uur V.1.1 Voorwerp van de opdracht VERVANGING LIMS V.1.2 Identificatie van de inschrijver OF Firma De firma Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm: Ondernemingsnummer: BTW nummer Nationaliteit: Adres van de maatschappelijke zetel: Telefoonnummer: Faxnummer Aantal tewerkgestelde werknemers: Contactpersoon: Functie Tel Fax GSM: E-mail: OF natuurlijke persoon of tijdelijke vereniging De ondergetekende(n) naam en voornaam: Naam tijdelijke vereniging Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats met volledig adres: Contactpersoon: Tel: GSM: Fax: E-mail V.1.3 PERCELEN De inschrijver dient een offerte in voor volgende percelen. Aan te duiden in onderstaande tabel door JA of NEEN te schrijven. PERCEEL 1 2 3 STALMAN

Omschrijving

JA / NEEN

Aankoop en implementatie van een Biobank systeem Aankoop en implementatie van een LIMS systeem Aankoop en implementatie van toestellenbeheer 19 juli 2011

Blz. 41

V.1.4 Gestanddoeningstermijn 120 kalenderdagen. V.1.5 Betalingen De betalingen zullen gebeuren op postrekening of op bankrekening. Nummer bankrekening (IBAN & BIC CODE) Benaming van de rekening

.................

Voor rekening van

.................

.............

V.1.6 Machtiging en handtekening De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door: …………………. Zijn (hun) volmacht blijkt uit bijlage aan het Belgisch Staatsblad Nr ................. van ......................…................................... (kopie in bijlage…). Of De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door ………………………………… Zijn (hun) volmacht blijkt uit de akte van volmacht (kopie in bijlage …) neergelegd op (datum) .................................................................... bij (naam) ..................................................................................................... te (adres) .....................................................................................................

Belangrijke opmerking Een offerte ondertekend door een persoon die vóór de opening niet gemachtigd werd zal niet conform verklaard worden. Door het feit van deze offerte aanvaarden wij uitdrukkelijk alle voorwaarden van het bestek en zien wij af van eventuele andere bepalingen zoals eigen verkoopsvoorwaarden. Wij verbinden ons tot de uitvoering, in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van het bestek. Opgemaakt te (plaats) : Datum

:

Handtekening(en)

:

Naam

:

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 42

VERKLARING OP EER BESTEK:

STALMAN VERVANGING LIMS OPENING: dinsdag 6 september 2011 om 10.00 uur

Ondergetekende optredend in de naam van de firma:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Met maatschappelijke zetel te:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Verklaart op eer, te voldoen aan de onderstaande kwalitatieve selectiecriteria: 1. Niet in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. Geen aangifte te hebben gedaan van faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp is van gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. Bij een vonnis in kracht van gewijsde niet veroordeeld te zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; 4. Bij de beroepsuitvoering geen ernstige fout te hebben begaan; 5. In orde te zijn met de betaling van de bijdrage van de sociale zekerheid in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de inschrijver gevestigd is; 6. In orde te zijn met de betaling van belasting in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de inschrijver gevestigd is. Ondergetekende gaat akkoord om, op eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Iedere valse verklaring is een grond van uitsluiting voor deelneming aan onderhavige opdracht. Opgemaakt te: . . . . . . . . . . . . . . op: . . . . . . . . . . . . . De inschrijver

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 43

Attest burgerlijke aansprakelijkheid onderneming Ondergetekende, verzekeraar, bevestigt hiermee dat een contract BA onderneming op naam van: ..................................................................... werd onderschreven via de bemiddeling van ..................................................................... en op basis van de volgende gegevens: 1. verzekeraar: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. contractnummer: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. geldigheidsperiode: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. verzekerde waarborgen: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1. Burgerlijke aansprakelijkheid: . . . . . . . . . EUR lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade samen vermengd. Voor zaakschade die . . . . . . . . . EUR overschrijdt, verbinden de bovenvermelde onderneming (op wier naam dit attest is opgesteld) en ……….. zich tot een wederzijdse afstand van verhaal die verplicht wordt opgenomen in hun respectieve verzekeringspolissen brand en aanverwanten. a. Toevertrouwd goed: materiële schade tot ………. euro per schadegeval met een eigen risico van .. , EUR Naam ondertekenaar: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functie ondertekenaar: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Handtekening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elke (hoofd- en onder)aannemer die voor XXX werken, leveringen of diensten verricht dient vooraf - d.w.z. vooraleer hij de voornoemde werken, leveringen of diensten mag aanvatten dit attest ingevuld, ondertekend en gedateerd door zijn verzekeraar of verzekeringsmakelaar aan XXX over te maken.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 44

VI. INVENTARIS: STALMAN

VI.1 Bestek STALMAN Perceel Nr. 1: VI.1.1 Prijsopgave Post 1 2

OMSCHRIJVING

eenheid

Kostprijs voor het gebruik van de software over 4 jaar *) Uurtarief voor assistentie en aanpassingen (**)

Aantal

prijs Excl. BTW EUR

TOTAAL Excl. BTW EUR

1 640

uur TOTAAL (excl. BTW)

(*) De prijs voor de licenties van het product, en de licentiestructuur De prijs voor het gebruik van het product per jaar voor de volgende 4 jaar De prijs voor support per jaar en de contractvormen De prijs voor de implementatie van het product. Eventuele andere kosten, waar VITO rekening mee moet houden i.f.v. de vereisten, hierboven vermeld. Kosten die niet in dit voorstel voorkomen, worden beschouwd als een deel van de prijs. (**) De 640 uur is een geschat verbruik over 4 jaar VI.1.2 Letterschrift Totaal bedrag (excl. BTW) in letters:

VI.1.3 Levertermijn Levertermijn in kalenderdagen (installatie inbegrepen)

In cijfers: In letters:

Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te………………………………… de…………………………… Functie:…………………………………………………………… Naam en voornaam:………………………………………………

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 45

VI.2 Bestek STALMAN Perceel Nr. 2 : VI.2.1 Prijsopgave Post 1 2

OMSCHRIJVING

eenheid

Kostprijs voor het gebruik van de software over 4 jaar *) Uurtarief voor assistentie en aanpassingen (**)

Aantal

prijs Excl. BTW EUR

TOTAAL Excl. BTW EUR

1 640

uur TOTAAL (excl. BTW)

(*) De prijs voor de licenties van het product, en de licentiestructuur De prijs voor het gebruik van het product per jaar voor de volgende 4 jaar De prijs voor support per jaar en de contractvormen De prijs voor de implementatie van het product. Eventuele andere kosten, waar VITO rekening mee moet houden i.f.v. de vereisten, hierboven vermeld. Kosten die niet in dit voorstel voorkomen, worden beschouwd als een deel van de prijs. (**) De 640uur is een geschat verbruik over 4 jaar VI.2.2 Letterschrift Totaal bedrag (excl. BTW) in letters:

VI.2.3 Levertermijn Levertermijn in kalenderdagen (installatie inbegrepen)

In cijfers: In letters:

Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te………………………………… de…………………………… Functie:…………………………………………………………… Naam en voornaam:………………………………………………

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 46

VI.3 Bestek STALMAN Perceel Nr. 3 : VI.3.1 Prijsopgave Post 1 2

OMSCHRIJVING

eenheid

Kostprijs voor het gebruik van de software over 4 jaar *) Uurtarief voor assistentie en aanpassingen (**)

Aantal

prijs Excl. BTW EUR

TOTAAL Excl. BTW EUR

1 640

uur TOTAAL (excl. BTW)

(*) De prijs voor de licenties van het product, en de licentiestructuur De prijs voor het gebruik van het product per jaar voor de volgende 4 jaar De prijs voor support per jaar en de contractvormen De prijs voor de implementatie van het product. Eventuele andere kosten, waar VITO rekening mee moet houden i.f.v. de vereisten, hierboven vermeld. Kosten die niet in dit voorstel voorkomen, worden beschouwd als een deel van de prijs. (**) De 640uur is een geschat verbruik over 4 jaar VI.3.2 Letterschrift Totaal bedrag (excl BTW) in letters:

VI.3.3 Levertermijn Levertermijn in kalenderdagen (installatie inbegrepen)

In cijfers: In letters:

Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te………………………………… de…………………………… Functie:…………………………………………………………… Naam en voornaam:………………………………………………

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 47

VI.4 VRAGEN TE VOOR PERCEEL 1

BEANTWOORDEN Stan daard Aanwezig ? JA / NEEN

VRAGEN

A 1

Mogelijk na aanpassing (verduidelijking en tijdsraming van de aanpassing) of een evenwaardig alternatief

Gebruikers en bevoegdheden Zijn er verschillende types van gebruikers met de bevoegdheden? Zoja, welke? Antwoord: Geef een korte omschrijving van de verschillende bevoegdheden:

2 Antwoord:

3

4

5

6

7

8

9

10 STALMAN

Geef een korte omschrijving van de verschillende gebruikers: Antwoord: Kunnen de bevoegdheden opgesplitst worden per eindgebruiker? En zoja, hoe? Antwoord: Kan men met AD users werken? Antwoord: Kunnen verschillende eindgebruikers tegelijk de biobank raadplegen, zoja hoeveel gebruikers tegelijk? Antwoord: Welke types licenties zijn er? Antwoord: Wat zijn de bevoegdheden voor de verschillende types licenties of de mogelijkheden? Antwoord: Wat zijn de rechten van de administrators (superusers)? Antwoord: Kunnen de administrators (superusers) tegelijk de biobank raadplegen en wijzigingen aanbrengen? Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 48

11

12

13

14

15

Is het mogelijk om naar de toekomst fysieke locaties uit te breiden (uitbreiding van VITO)? Antwoord: Wat is de kost voor deze uitbreiding? Antwoord: Is het mogelijk om de biobank naar de toekomst uit te breiden naar een webbased versie? Zoja, hoe? Antwoord: Wat is de kost voor deze uitbreiding? Antwoord: Kan men de biobank uitbreiden naar één die voldoet aan de GLP vereisten? En zoja, hoe? Antwoord:

16

Wat is de kost voor deze GLP uitbreiding? Antwoord:

17

Is er een audittrail aanwezig? Antwoord:

18

19

20

21

Kunnen er verschillende gebruikersgroepen aangemaakt worden die de biobank gebruiken? Antwoord: Kunnen deze gebruikersgroepen dezelfde opslagplaatsen van de stalen (vriezer, koelkamer,...) gebruiken en raadplegen? Zoja, hoe? Antwoord: Welke bevoegdheden hebben deze eindgebruikers dan nodig? Antwoord: Wat is de kost en de tijd om de gebruikersgroepen uit te breiden? Is dit gemakkelijk zelf te configureren? Antwoord:

B

Registratie van de stalen Is er een audit-trail aanwezig voor de registratie van de stalen? En zoja, wat wordt er bijgehouden? B1 Antwoord: B2 Kunnen er per deelnemer verschillende stalen STALMAN

19 juli 2011

Blz. 49

geregistreerd worden? bloedstalen, urinestalen? Antwoord:

Zoals

bijvoorbeeld

Is er uitbreiding mogelijk van de verschillende stalen en zoja hoe? B3 Antwoord: Kunnen de stalen ingescand worden door middel van een scanner en uitgelezen worden in de B4 biobank? Zoja, hoe? Antwoord: Is het mogelijk om aan een tubecode een aantal vaste gegevens te hangen alsook een set van B5 parameters? Antwoord: Deze set van parameters kan die dan flexibel gewijzigd worden? Zoja, hoe? B6 Antwoord: Kunnen de eenheden die gebruikt worden bij registratie gemakkelijk gewijzigd worden? B7 Antwoord: Is er keuze tussen verschillende eenheden en kan men eenheden toevoegen? B8 Antwoord: Kan de persoon die de staalregistratie uitvoert gescand worden via een barcode en kan de biobank B9 deze uitlezen? En zoja hoe? Antwoord:

10

11

12 13 STALMAN

Kan de datum van registratie dan ook geregistreerd worden? Antwoord: Is het mogelijk om verschillende informatie betreffende het transport hieraan toe te voegen? Antwoord: Zijn deze velden variabel en kunnen deze snel aangepast worden? Antwoord: Is het mogelijk om elk staal een unieke codering te geven? Ook voor de deelstalen? 19 juli 2011

Blz. 50

Antwoord:

14

15

16

17

18

19

20

21

22 C 1

2

STALMAN

Kan men zelf de unieke codering kiezen of ligt deze vast? Antwoord: Kan deze codering ook in een barcode gezet worden? En zoja hoe? Antwoord: Kan de biobank codering per jaar wijzigen of per project? Antwoord: Is er mogelijkheid in keuze van de aard van het staal (individueel staal of een gepoold staal)? Antwoord: Kan men aan de unieke biobanknummer de nummer van de deelnemers koppelen? Antwoord: Kan deze nummer door middel van lijsten (voorbeeld excel) ingegeven worden of manueel? Antwoord: Kan deze gekozen worden uit een lijst met codes? Antwoord: Kunnen nieuwe tubecodes gemakkelijk toegevoegd worden? Antwoord: Is het mogelijk op basis van deze tubecode dat er automatisch velden (bv parameters) worden ingevuld? Antwoord: VITO - Gebouwen - Lokalen - Kasten - Schappen Kunnen de stalen gekoppeld worden aan een bedrijfsnaam (vb. VITO) of aan een afdeling binnen VITO? Antwoord: Voor de opslag van de stalen is het belangrijk dat de fysieke locatie wordt ingegeven, is dit mogelijk zoja hoe? Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 51

3

Kan men dit door middel van een barcode en een scanner in de biobank brengen? En zoja hoe? Antwoord:

4

Kan men de staalroute opvragen? Antwoord:

5

Kan men een audit-trail opvragen? Zoja hoe? Antwoord:

6

7

8

9

10

11

12

13

14

STALMAN

Als men een staal verplaatst kan men dit dan via de barcode inscannen en in de biobank brengen? Of op een andere manier? Antwoord: Kan de biobank de scanner/barcode uitlezen? Zoja, hoe? Antwoord: Is de staalroute traceerbaar? Antwoord: Kan de verplaatsing van een staal manueel? Hoe past men dit aan in de biobank? Antwoord: De opslagruimters (stikstoftank, diepvriezer, koelkast,…) kunnen deze gecontroleerd worden op temperatuur? Zoja, hoe dan? Antwoord: Kan de temperatuur opgevolgd worden en kunnen hier grenzen aan gekoppeld worden? Antwoord: Kan men een shewart chart van de temperatuur in de biobank bijhouden? Antwoord: Kan er een alarm afgaan bij het overtreden van deze temperatuursgrenzen? Door een email? Naar de bewaking? Door een signaal? Zoja, hoe? Antwoord: Kunnen de gegevens van de scanner (Dolphin® 6100 Mobile Computer) ingebracht worden in de biobank? Zoja, hoe? Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 52

15

16

17 D 1

2

3

4

5

6

7

E 1 STALMAN

Kunnen er backuplocaties ingegeven worden in de biobank? Antwoord: Kan men de beschikbare plaatsen backuplocaties bepalen? Zoja, hoe? Antwoord:

in

de

Kan de biobank de meest geschikte plaatsen aanduiden bij alarm van een opslagplaats? Zoja, hoe? Antwoord: Analyse van de stalen Kan men door middel van een zoekfunctie eenvoudig stalen selecteren voor analyse? Zoja hoe? Antwoord: Zijn er verschillende mogelijkheden waarop men kan zoeken? Zoja, welke? Antwoord: Kan men zoeken op gegevens van de vragenlijsten? Zoja, hoe? Antwoord: Kunnen er eenvoudig andere zoekopdrachten bij gemaakt worden? Zoja, hoe? Antwoord: Kan men gegevens door middel van een scanner ingegeven worden in de biobank? Zoja, hoe? Antwoord: Kunnen er dan ook gegevens van datum en tijd geregistreerd worden? Antwoord: Is er mogelijkheid om projectinfo in de biobank te brengen zoals voorbeeld de nummer van het project en een omschrijving? Antwoord: Transport en ontvangst (extern-intern binnen VITO): Kan er door middel van een scanner of manueel, de datum van verzending alsook de datum van dooi ingegeven worden? 19 juli 2011

Blz. 53

Antwoord:

2 F

1

2 G

1

2

3

4

5

6

STALMAN

Kan men het gevraagd volume voor analyse registreren? Antwoord: Analyselabo : Doordat sommige analyses intern bij VITO gebeuren, is er dan een mogelijkheid om de gegevens van de biobank door te sturen naar LIMS? En zoja kan dit bij elk LIMS systeem? Antwoord: Kunnen de gegevens dan ook na analyse rechtstreeks of door middel van een koppeling met LIMS in de biobank komen? Zoja, hoe? Antwoord: Ingeven van de resultaten Kunnen de data ingegeven worden in de biobank door middel van verschillende bestanden (SAS, statistica, Excel, of manueel en in verschillende versies)? Zoja, hoe? Antwoord: Is het eenvoudig om de data in te geven? Zoja, waarom? Antwoord: Kunnen de ontdooiingen van een staal bijgehouden worden (historiek)? Zijn deze opvraagbaar (audit trail)? Antwoord: Kunnen er verschillende registraties gebeuren wanneer een staal ontdooid wordt? Zoja, hoe en ook opmerkingen? Antwoord: Kunnen er gemakkelijk stalen geregistreerd worden door middel van een zoekfunctie om deze samen te poolen? Zoja, hoe? Antwoord: Als er een poolstaal aangemaakt wordt is het dan mogelijk om te traceren uit welke stalen dit staal is samengesteld? Zoja, hoe? Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 54

7

8

9

10

11

12

13

H

1

2 I 1

2 STALMAN

Kan men na aanmaken van een poolstaal de stockage terug herschikken voor een optimale plaatsbenutting? Zoja, hoe? Antwoord: Kan een staal afgesloten worden? Antwoord: Kan men de datum of de reden ingeven van einde staal? Antwoord: Is het mogelijk om werklijsten of staallijsten te maken? Zoja, Hoe? Antwoord: Kan men hiervoor de zoekfunctie gebruiken? Antwoord: Kunnen deze lijsten vanuit de biobank getransporteerd worden naar bijvoorbeeld Excel, SAS, MOSS, statistica,… Zoja, hoe? Antwoord: Kunnen er omgekeerd lijsten van Excel, SAS, MOSS, statistica,… eenvoudig in de biobank gebracht kunnen worden? Zoja, hoe? Antwoord: Retour van stalen na analyse, opslag in de biobank Kunnen de stalen door middel van een scanner terug geregistreerd worden bij aankomst? Zoja, hoe? Antwoord: Kunnen er algemene parameters worden geregistreerd bij opslag van de stalen? Zoja, hoe? Antwoord: Analyseresultaten Kunnen de analyseresultaten in de biobank ingegeven worden via Excel of andere databases? Zoja, hoe? Antwoord: Kunnen de vragenlijsten van de deelnemers ook ingegeven worden? Zoja, hoe? Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 55

3

4

5

6

7 J 1

2

3

4 K 1

Kan men de resultaten opvragen per deelnemer? Antwoord: Kan men de analyseresultaten nog omzetten naar een andere eenheid? Antwoord: Kan men van deze resultaten een rapport maken? Antwoord: Is het mogelijk om verschillende logo’s in het rapport te zetten? Antwoord: Is er een keuze tussen verschillende lay-outs van de rapporten? Antwoord: Beheer van de gegevens Kan men de stand van zaken opvragen of alle analyseparameters al gemeten zijn of niet? Zoja hoe? Antwoord: Kunnen de gegevens van de vragenlijst ingebracht worden in de biobank? Zoja, hoe? Antwoord: Kan men de resultaatgegevens van de stalen eenvoudig door middel van een zoekfunctie opvragen? Zoja, hoe? Antwoord: Kan men snel en eenvoudig werklijsten genereren? Zoja, hoe? Antwoord: Ondersteuning en onderhoud Wat is de gemiddelde tijdsduur voor het oplossen van een probleem? Antwoord:

2

Kunnen problemen telefonisch gemeld worden? Antwoord:

3

Kunnen problemen via e-mail gemeld worden? Antwoord:

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 56

4

Is er Nederlandstalige ondersteuning? Antwoord:

5

Wordt er met vaste contactpersonen gewerkt? Antwoord:

6

7

8 L 1

2

3

4

5

6

7

Zijn de contactpersonen betrokken ontwikkeling van de biobank? Antwoord:

de

Zijn er usermeetings of andere contactdagen periodiek voorzien? Antwoord: Zijn de opleidingen in het Nederlands? Antwoord: Bijkomende functionaliteiten Is de biobank uitbreidbaar voor andere groepen binnen VITO? Antwoord: Kunnen de functionaliteiten dan gemakkelijk aangepast worden en wat is de kostprijs hiervoor? Antwoord: Kan men de andere percelen koppelen aan de biobank? Zoja, hoe? Antwoord: Is er mogelijkheid tot toestelkoppelingen (temperatuurloggers, scanner, ...)? Zoja, hoe? Antwoord: Is er een audit trail beschikbaar? Antwoord: Kan men via de biobank labels aanmaken en printen? Zoja, hoe? Antwoord: Zijn er afrondingsregels beschikbaar en variabel instelbaar? Antwoord:

8

Wat is de gebruikerstaal van de biobank? Antwoord:

9

Zijn er opties tot andere gebruikstalen

STALMAN

bij

19 juli 2011

Blz. 57

Antwoord:

10

11

STALMAN

Zijn de datagegevens gemakkelijk toegankelijk voor onze eigen IT-medewerkers? Zoja, hoe? Antwoord: Is er koppeling mogelijk met een balans? Antwoord:

19 juli 2011

Blz. 58

VI.5 VRAGEN TE BEANTWOORDEN VOOR PERCEEL 2 Standaard Aanwezig JA / NEEN

VRAGEN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 STALMAN

Mogelijk na aanpassing (verduidelijking en tijdsraming van de aanpassing) of een evenwaardig alternatief

Kunnen adressen beheerd worden Antwoord: Kunnen de verschillende referenties van de contactpersonen beheerd worden. Wat is er voorzien. Antwoord: Kunnen verschillende bevoegdheden (o.a. lees- en schrijfrechten) aan verschillende toegangniveau's (gebruikersgroepen/gebruikers) gekoppeld worden Antwoord: Zijn gebruikersgroepen (o.a. klanten, laboranten, onderzoekers, …) en gebruikers aanpasbaar Antwoord: Kunnen bepalingen worden. Antwoord:

en

ontsluitingen

beheerd

Kunnen bepalingen aan bepaalde ontsluitingen gekoppeld worden Antwoord: Kunnen er prijzen voorzien worden voor mogelijke facturatie Antwoord: Kunnen er analysepakketten aangemaakt worden ter ondersteuning bij de analyseaanvraag Antwoord: Kunnen er verschillende toegewezen worden aan projectverantwoordelijken Antwoord:

analysegroepen verschillende

Kunnen analysegroepen aangepast (wijziging van samenstelling) 19 juli 2011

worden Blz. 59

Antwoord: 11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 23 STALMAN

Kunnen matrices beheerd worden Antwoord: Kunnen ze gekoppeld worden aan onderliggende indelingen zoals bijv hoofdparametergroep, parametergroep en parameters Antwoord: Zijn de onderliggende indelingen beheerbaar Antwoord: Kunnen benamingen/bepalingen/ontsluitingen/ eenheden enz. gekoppeld worden Antwoord: Kan er bijkomende info ivm de aard van het analysemonster opgenomen worden Antwoord: Kunnen verschillende verslagtypes worden en dit ifv de audittrail Antwoord:

gehanteerd

Kunnen de verschillende verslagtypes in de rapporthoofdingen opgenomen worden Antwoord: Kunnen ze aan parametergroepen en/of parameters gekoppeld worden Antwoord: Kunnen ze beheerd worden Antwoord: Zijn werkgroepen (vb groep XRF, groep ICP, groep HPLC) beheerbaar Antwoord: Kunnen uitvoerders tot verschillende werkgroepen behoren Antwoord: Kunnen resultaatcodes gedefiniëerd worden Antwoord: Kunnen invoerdocumenten voor resultaten (onder de vorm van templates) beheerd worden 19 juli 2011

Blz. 60

Antwoord: 24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 STALMAN

Antwoord: Kunnen meervoudige resultaten ingevoerd en gerapporteerd worden Antwoord: Kunnen meervoudige resultaten aan verschillende bepalingen/ontsluitingen gekoppeld worden Antwoord: Kunnen omgerekende resultaten in het LIMS opgenomen worden Antwoord: Kunnen resultaten als tekst of in een documentvorm gerapporteerd worden Antwoord: Kunnen bepaalde bevoegdheden aan resultaten toegewezen worden (bv invoeren, wijzigen) Antwoord: Kunnen resultaten manueel of (semi) automatisch voor één of een ganse reeks stalen ingevoerd worden Antwoord: Is het mogelijk om individuele opmerkingen of groepsopmerkingen in te voeren Antwoord: Kunnen ingevoerde resultaten afgetoest worden aan bepaalde toetsingswaarden met waarschuwingsmelding Antwoord: Kunnen monsters per groep geregistreerd worden Antwoord: Zijn er dropdown menu's voorzien om het registreren te vergemakkelijken? Antwoord: Kunnen conserveringen geaktiveerd worden? Antwoord:

tijdens

de

registratie

19 juli 2011

Blz. 61

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46 47 STALMAN

Bestaat er de mogelijkheid om speciale (eenmalige) analyseparameters te beheren? Antwoord: Kunnen er heranalyses aangevraagd worden Antwoord: Kan registratie-info aangepast kwaliteitsborging via audittrail Antwoord:

worden

met

Kunnen geregistreerde monsters verwijderd worden Antwoord: Kunnen geregistreerde monsters op niet aktief (niet te analyseren) geplaatst worden Antwoord: Kunnen aan monsters meerdere fracties toegewezen worden met hun specifieke analyseaanvragen Antwoord: Kan de analyseaanvraag voor een ganse groep monsters gecombineerd worden zodat minimale input nodig is Antwoord: Kan de analyseaanvraag voor een ganse groep, per groep of per monster aangepast of verwijderd worden Antwoord: Kunnen bepaalde uitvoeringsstappen (o.a. conserveringen) kortgesloten worden als ze reeds uitgevoerd zijn Antwoord: Zijn er verschillende mogelijkheden om unieke labomonstercodes te definiëren (vb jaartal+volgnummer) Antwoord: Worden de analyseaanvraagmogelijkheden overzichtelijk weergegeven (zie Voorbeeld: overzicht mogelijkheden analyseaanvraag) Antwoord: Kunnen deelrapporten en kopiën van bestaande 19 juli 2011

Blz. 62

analyserapporten aangemaakt worden Antwoord:

48

49

50

51

52

Is er een opsplisting monsterrapportering en (meerdere monsters) Antwoord:

tussen individuele groepsrapportering

Wordt het LIMS-systeem bewaakt met een audittrial (bv invoer van resultaten: wie, wat, wanneer) Antwoord: Kunnen zoekopdrachten eenvoudig aangemaakt worden ifv de noden van de gebruiker Antwoord: Kan bepaalde info afgeschermd worden voor bepaalde gebruikers ifv toegangsrechten of andere Antwoord: Wat is de gemiddelde tijdsduur voor het oplossen van een probleem Antwoord:

53

Kunnen problemen telefonisch gemeld worden Antwoord:

54

Kunnen problemen via e-mail gemeld worden Antwoord:

55

Is er Nederlandstalige ondersteuning Antwoord:

56

Wordt er met vaste contactpersonen gewerkt Antwoord:

57

58

59 STALMAN

Zijn de contactpersonen betrokken ontwikkeling van ons LIMS-systeem Antwoord:

bij

de

Zijn er usermeetings of andere contactdagen periodiek voorzien Antwoord: Kunnen zoekresultaten gemakkelijk opgenomen worden in rapporten of documenten (vb grafieken, Excel, Word, ...) Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 63

60

61

Is het LIMS-systeem on-line toegankelijk (webbased) Antwoord: Is het LIMS-systeem uitbreidbaar voor andere VITO-units, met hun specifieke noden Antwoord: Welke andere percelen van deze aanbesteding kunnen aan het LIMS gekoppeld worden:

62 Antwoord:

63

64

65

66

67

68

69

70 71 STALMAN

Is er mogelijkheid tot toestelkoppelingen (zowel import als export van gegevens) Antwoord: Is het LIMS uitgerust om toestelkoppelingen tot stand te brengen (geen extra software noodzakelijk) Antwoord: Zijn er controlekaarten rendementskaarten enz) beschikbaar Antwoord:

(Shewart,

Zijn de aftoetsingskriteria en andere eigenschappen van de controlekaarten eenvoudig instelbaar Antwoord: Kunnen QA/QC-data eenvoudig aan de controlekaarten toegevoegd worden, zowel manueel als automatisch Antwoord: Kunnen meetonzekerheden aftoetsingskriteria selectief toegevoegd worden Antwoord:

of aan

andere rapporten

Kunnen er documenten aan het analyseverslag toegevoegd worden Antwoord: Kan de layout van rapporten eenvoudig aangepast worden Antwoord: Kan

het

LIMS

automatisch

monsterlabels

19 juli 2011

Blz. 64

aanmaken (aansturen van een labelprinter) Antwoord:

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83 STALMAN

Kan het aantal monsterlabels ifv het aantal deelstalen/analyseparameters automatisch uitgeprint worden Antwoord: Is er een mogelijkheid tot barcodeherkenning Antwoord: Kunnen er binnen het (beveiligde)berekeningen gemaakt worden Antwoord:

LIMS

Zijn er afrondingsregels beschikbaar en variabel instelbaar Antwoord: Kunnen er andere rapporteringsformaten (vb: >, <, NB, ...) gebruikt worden Antwoord: Is er mogelijkheid tot elektronische validatie van de meetgegevens en analyserapporten Antwoord: Kan validatiebevoegdheid eenvoudig overgedragen worden naar back-up personen Antwoord: Kunnen rapporten automatisch verstuurd worden? Hoe? Antwoord: Is de gebruikstaal Nederlands of Engels Antwoord:

van

het

elektronisch

LIMS-systeem

Zijn er opties tot andere gebruikstalen? Zo ja welke? Antwoord: Zijn de datagegevens gemakkelijk toegankelijk voor onze eigen IT-medewerkers? Hoe? Antwoord: Bestaat de mogelijkheid om onze eigen LIMS-data in het nieuwe systeem op te nemen Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 65

84

85

86

87

88

89

Is het LIMS-systeem inzetbaar in een ISO-17025 geaccrediteerd laboratorium wat betreft beveiliging, audittrail, versiebeheer, toegangsrechten, softwarevalidatie e.a. Antwoord: Is er mogelijkheid tot facturatiebeheer Antwoord: Wordt de ondersteuning door de leverancier in het Nederlands aangeboden Antwoord: Zijn de opleidingen in het Nederlands? Antwoord: Kan het LIMS zelf invoertabellen aanmaken voor bv het ingeven van analysegegevens van een ganse groep monsters? Antwoord: Is het mogelijk om in andere talen rapporten aan te maken? Zo ja welke? Antwoord:

Vragen ivm ondersteuning en onderhoud en bijkomende functionaliteiten Standaard Aanwezig JA / NEEN

VRAGEN

1

2

3

4 STALMAN

Mogelijk na aanpassing (verduidelijking en tijdsraming van de aanpassing) of een evenwaardig alternatief

Hoe lang is de gemiddelde levensduur van een versienr Antwoord: Hoe lang is de gemiddelde levensduur van een versienr Antwoord: Wat zijn de extra kosten bij een upgrade van het LIMS-systeem. Antwoord: Hoe evolueert het LIMS-systeem mee met de nieuwe IT-ontwikkelingen en met upgrades van het VITO-gebruikersplatform (= microsoft omgeving, 19 juli 2011

Blz. 66

bv upgrade van Windows, …). Antwoord:

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14 STALMAN

Hoe zijn de dagondersteuningen -bij problemenbepaald. Hoe snel wordt er assistentie verleend. Hoe worden prioriteiten ivm een probleemmelding bepaald. Antwoord: Wordt er gebruik gemaakt van een loggingsysteem voor probleemopvolging. Antwoord: Wat zijn de overeenstemmende kosten voor dag of andere ondersteuning. Antwoord: Hoeveel LIMS-gebruikers (bedrijven) hebben jullie in Europa alsook de referenties. Antwoord: Wat is de prognose van de ontwikkelings- en implementatieduur. Antwoord: Kunnen zoekfuncties door de actieve gebruikers (werklijsten, trendanalyse, eventueel grafische weergave van de zoekresultaten e.d.) eenvoudig aangemaakt worden. Antwoord: Is er online toegankelijkheid (door gebruikers en klanten), zowel voor analyseaanvragen als voor resultaatconsultatie (web-based). Antwoord: Is het LIMS uitbreidbaar voor andere VITO-units (aangepast aan hun eigen noden). Welke aanpassingen zijn hiervoor nodig. Antwoord: Hoe kan LIMS met de andere percelen gekoppeld worden. Antwoord: Bestaat de mogelijkheid tot toestelkoppelingen (import-export gegevens). Kunnen controlestappen tot vrijgave van analyseresultaten ingevoerd worden. Zo ja, geef enkele voorbeelden. 19 juli 2011

Blz. 67

Antwoord:

15

16

17

18

19

20

21

22

23

STALMAN

Is er beschikbaarheid over controlekaarten zoals shewart, rendementskaarten enz. Zijn de aftoetsingscriteria eenvoudig aanpasbaar en definieerbaar per parameter. Kunnen de QA/QCresultaten automatisch (of in sommige gevallen handmatig) aan de controlekaarten toegevoegd kunnen worden. Antwoord: Bestaat de mogelijkheid tot selectief rapporteren (definieerbaar per parameter) van meetonzekerheden of andere aftoetsingscriteria. Antwoord: Kunnen documenten aan het analyseverslag toegevoegd kunnen worden. Indien ja, welk soort van documenten (word, Excel, PDF, …). Antwoord: Is de lay-out van een analyserapport flexibel en eenvoudig aanpasbaar en instelbaar ifv klantvereisten. Antwoord: Bestaat de mogelijkheid tot rapportering in verschillende talen. Antwoord: Kunnen monsterlabels rechtstreeks vanuit LIMS automatisch aangemaakt worden (bv ifv het aantal deelstalen/conserveringen, nodig voor de verschillende analyses). Antwoord: Is het LIMS uitgerust om met barcodes te werken. Antwoord: Kunnen er (beveiligde) berekeningen in het LIMSsysteem gemaakt worden. Hoe worden deze berekeningen aan het LIMS toegevoegd. Antwoord: Is er de beschikbaarheid over afrondingsregels en rapporteringsformaten (vb: <, NB, …). Zijn die per parameter instelbaar. Antwoord: 19 juli 2011

Blz. 68

24

25

26

STALMAN

Kunnen analyserapporten elektronisch gevalideerd worden met de mogelijkheid tot overdracht van de validatiebevoegdheid bij o.a. afwezigheid van de projectverantwoordelijke. Antwoord: Kunnen analyserapporten elektronisch verstuurd worden en welk bestandsformaat wordt hiervoor gebruikt (vb PDF, ..). Antwoord: Is de gebruikstaal van het LIMS- systeem Nederlands of Engels. Optie tot andere talen is een pluspunt. Antwoord:

19 juli 2011

Blz. 69

VI.6 VRAGEN PERCEEL 3 Er zijn geen vragen voor dit perceel.

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 70

VI.7 VRAGEN TE BEANTWOORDEN DOOR ELKE INSCHRIJVER Standaard Aanwezig JA / NEEN

VRAGEN

Mogelijk na aanpassing (verduidelijking en tijdsraming van de aanpassing) of een evenwaardig alternatief

Welke IT-specifieke omgeving is vereist voor de implementatie van de tool? Behoort een Microsoft omgeving tot de standaarden met:

1

2

3

4

5 STALMAN

a. Minimaal Windows Server 2003, standard is Windows Server 2008 R2 64 bit b. Microsoft SQL versie 2008 c. Minimaal Internet Information Server 6.0 voor Windows Server 2003, standaard versie 7.0 voor Windows Server 2008 R2 64 bit d. Internet Explorer versie 8.0 en hoger e. Microsoft Exchange versie 2007 en hoger f. Microsoft Sharepoint 2007 en hoger g. Microsoft Office 2007 en hoger h. Windows XP en Windows 7 aan de client zijde Antwoord: Is voor de tool een specifieke server nodig? Zo ja, wat zijn de vereiste specificaties voor deze server? Indien de tool kan geïmplementeerd worden op een aanwezige server, welke resources moeten dan beschikbaar zijn? Kan er gebruik gemaakt worden van virtuele servers (VMWare)? Antwoord: Welke zijn de technische vereisten aan de client zijde? Moet er specifieke software geïnstalleerd worden op de client PC? Antwoord: In hoeverre is binnen de tool een eigen rollenbeheer voorzien (wie mag wat) en in hoeverre kan het gebruikersbeheer van de tool geïntegreerd worden met het gebruikersbeheer van het VITO-netwerk (Active Directory/single signon)? Antwoord: Welke standaardrapportages zijn voorzien in de tool en in welke mate en op welke wijze is de aanmaak 19 juli 2011

Blz. 71

van adhoc rapporten mogelijk? Is specifieke aanvullende software nodig? Antwoord:

6

7

8

9

10

11

STALMAN

hiervoor

In hoeverre is informatie beschikbaar of kan toelichting gegeven worden over de achterliggende structuren (bv. databankschema) van de aangeboden tool o.a. om zelfstandig rapporteringen te kunnen uitwerken? Antwoord: Wanneer en hoe worden updates voorzien en aangeboden? Is er ondersteuning voorzien voor de oude versies en hoelang blijft die ondersteuning gegarandeerd? Wat zijn de gevolgen voor het gebruik van de tool op het ogenblik dat updates of wijzigingen worden geïmplementeerd? Welke inspanningen zijn typisch nodig bij een overgang naar een nieuwe versie? Zitten de updates mee in het onderhoudscontract of is er een meerprijs? Antwoord: In welke mate beschikt de aanbieder over een helpdesk zowel op inhoudelijk/functioneel vlak als op IT-vlak als onderdeel van de ondersteuning bij het gebruik van de tool? Zijn hier SLA’s aan verbonden? Antwoord: In welke mate bevat de tool één gebruiksvriendelijk portaal/gebruikersinterface dat aangepast is aan de individuele toegangsrechten. Dit standaard portaal/gebruikersinterface heeft bij voorkeur de vertrouwde look&feel van de Microsoft-Office omgeving. Antwoord: In welke mate is de tool gestandaardiseerd en hoeveel ruimte is er voor de implementatie van de bedrijfseigen aspecten? Antwoord: In welke mate is de tool modulair opgebouwd en laat de opbouw probleemloos een modulaire implementatie toe? Antwoord:

19 juli 2011

Blz. 72

VII. Bij te voegen documenten Volgende documenten dienen bij de offerte bijgevoegd 1. Inschrijvingsbiljet (gedateerd en ondertekend) 2. Verklaring op eer (facultatief) 3. Inventaris 4. Bankverklaring 5. Verklaring burgerlijke aansprakelijkheid 6. Omzetcijfers 7. Technische specificaties 8. Antwoorden op de vtagen

STALMAN

19 juli 2011

Blz. 73