BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN
OPEN OFFERTEAANVRAAG
VERTAAL-16 VOORWERP VAN DE OPDRACHT “VERTAAL- EN REVISIEDIENSTEN”
Opdrachtgevend bestuur
Indienen offerte
VITO Boeretang 200 2400 MOL BELGIË
Uiterlijk: dinsdag 15 maart 2016 om 13.30 uur
De offerte dient VERPLICHT elektronisch te worden ingediend via e-Tendering
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 1
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ........................................................................................................ 5 I.1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING ............................................................................................................... 5 I.2 AANBESTEDENDE OVERHEID...................................................................................................................... 5 I.2.1 Leidende dienst ......................................................................................................................... 5 I.3 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................... 6 I.3.1 Nomenclatuur ........................................................................................................................... 6 I.3.2 Beschrijving .............................................................................................................................. 6 I.4 SPECIFIEKE REGLEMENTERING VOOR DEZE OPDRACHT .......................................................................................... 6 I.5 UITSLUITING VOORWAARDEN INSCHRIJVER ..................................................................................................... 6 I.6 WIJZE VAN GUNNEN .............................................................................................................................. 6 I.7 PRIJSVASTSTELLING ............................................................................................................................... 6 I.8 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................................... 6 I.9 ONDUIDELIJKHEDEN EN VRAGEN ................................................................................................................. 7 I.10 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ........................................................................................................... 7 I.11 VERPLICHT ELEKTRONISCH INDIENEN VAN DE OFFERTE ....................................................................................... 7 I.11.1 Algemeen ............................................................................................................................... 7 I.11.2 Documentformaat ................................................................................................................... 8 I.11.3 Documentnamen ..................................................................................................................... 8 I.11.4 Buitenlandse inschrijvers ........................................................................................................... 9 I.12 OPENING VAN DE OFFERTES .................................................................................................................... 9 I.13 VERBINTENISTERMIJN ........................................................................................................................... 9 I.14 GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................................. 9 I.15 PRIJSHERZIENINGEN ........................................................................................................................... 10 I.16 VARIANTEN .................................................................................................................................... 10 I.17 OPTIES ......................................................................................................................................... 10 I.18 ONDERAANNEMING........................................................................................................................... 10 I.19 KEUZE VAN OFFERTE .......................................................................................................................... 11 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ......................................................................................................... 12 II.1 PLAATS VAN UITVOERING ..................................................................................................................... 12 II.2 UITVOERINGSTERMIJN......................................................................................................................... 12 II.3 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN ......................................................................................... 12 II.4 VERZEKERINGEN ............................................................................................................................... 12 II.5 BORGTOCHT ................................................................................................................................... 13 II.6 WIJZIGING ONDERAANNEMING ............................................................................................................... 13 II.7 BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE UITVOERING.................................................................................................. 13 II.8 FACTURATIE .................................................................................................................................... 13 II.9 BETALINGSTERMIJN ............................................................................................................................ 13 II.10 REGELING VAN GESCHILLEN ................................................................................................................. 14 II.11 PUBLICITEIT .................................................................................................................................. 14 II.12 ONVERENIGBAARHEDEN..................................................................................................................... 14 II.13 INTELLECTUELE RECHTEN EN EIGENDOMSRECHTEN ........................................................................................ 14 II.14 GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID ................................................................................................ 14 III. TECHNISCHE BEPALINGEN............................................................................................................ 15 III.1 ALGEMEEN .................................................................................................................................... 15 III.2 DIENSTVERLENING............................................................................................................................ 15 III.2.1 Methodologie....................................................................................................................... 15 III.2.2 Implementatie contract .......................................................................................................... 16 IV. OFFERTEFORMULIER “VERTAAL-16” ............................................................................................... 18 IV.1.1 Voorwerp van de opdracht ...................................................................................................... 18 IV.1.2 Identificatie van de inschrijver ................................................................................................. 18 IV.1.3 Verbintenistermijn ................................................................................................................. 18 VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 2
IV.1.4 Betalingen ............................................................................................................................ 19 IV.1.5 Machtiging en handtekening.................................................................................................... 19 IV.1.6 Belangrijke opmerking ............................................................................................................ 19 V. INVENTARIS ................................................................................................................................ 20 V.1.1 Letterschrift ........................................................................................................................... 20 V.1.2 Onderaannemers .................................................................................................................... 20 VI. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN .............................................................................................. 21
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 3
Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 57 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 4
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.
I.2 Aanbestedende overheid Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek Boeretang 200 2400 MOL BTW-Nr: BE0244.195.916 Onderneming van openbaar nut onder de vorm van een naamloze vennootschap De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek wordt verder in de tekst als VITO aangeduid. Dhr. Dirk Fransaer is Gedelegeerd Bestuurder van VITO. VITO is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. VITO wordt vertegenwoordigd door de Leidende dienst. I.2.1 Leidende dienst De leidende dienst voor deze opdracht is de Aankoopdienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Rina van den Berg Tel: 014335589 E-mail:
[email protected]
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 5
I.3 Beschrijving van de opdracht I.3.1 Nomenclatuur 79530000-8 Vertaaldiensten I.3.2 Beschrijving Voorwerp van deze diensten: VERTAAL- EN REVISIEDIENSTEN. De vertaling en revisie van documenten opgesteld door de verschillende diensten van VITO. Inhoudelijk gaat het veelal om documenten van een wetenschappelijke, technische of institutionele aard. Vertaling meestal vanuit het Nederlands naar het Engels; in mindere mate naar het Duits en Frans en andere Europese talen; soms vanuit het Engels naar andere talen, bijv. Chinees, of Arabisch. Plaats van dienstverlening: Kantoor van de dienstverlener
I.4 Specifieke reglementering voor deze opdracht Nihil
I.5 Uitsluiting voorwaarden inschrijver Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van de opdrachtdocumenten en verzaakt hij aan alle voorwaarden die strijdig zijn met de bepalingen in deze documenten , zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte of later uit te wisselen documenten (bv facturen met verkoopsvoorwaarden) voorkomen. Elk uitdrukkelijk voorbehoud met betrekking tot één of meerdere voorwaarden in de opdrachtdocumenten heeft tot gevolg dat de offerte onregelmatig is en dat VITO deze niet in overweging kan nemen.
I.6 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van een open offerteaanvraag.
I.7 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst.
I.8 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijver dient eerst te voldoen aan de hieronder gestelde selectiecriteria (uitsluitingsvoorwaarden, financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid) alvorens men kan overgaan tot de evaluatie van zijn aanbieding. Hij voegt hiervoor de nodige documenten en inlichtingen bij zijn inschrijving. De inschrijver die niet voldoet aan de selectiecriteria wordt uitgesloten; hij wordt dan hierover geïnformeerd. VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 6
Juridische situatie van inschrijver (toegangsrecht): Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 20 §§1 en 1/1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en artikel 61 tot en met 66 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan middels a. 3 recente referenties van opdrachten vergelijkbaar met deze in omvang en inhoud, en voor opdrachtgevers vergelijkbaar met VITO. Deze referenties vermelden een contactpersoon en –gegevens. b. Certificaten die bevestigen dat inschrijver voldoet aan de normen ISO 9001:2008 en DIN 15038.
I.9 Onduidelijkheden en vragen Indien in de opdrachtdocumenten onduidelijkheden staan of gegevens ontbreken kan men extra informatie of verduidelijkingen opvragen. De vraag wordt per e-mail opgestuurd naar
[email protected]. Voor technische ondersteuning bij het indienen van de offerte kan men steeds terecht bij de inkoopdienst van VITO of bij de Federale overheid die E-tendering beschikbaar stelt (zie punt I.13).
I.10 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in Euro.
I.11 Verplicht elektronisch indienen van de offerte I.11.1 Algemeen De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van het KB van 15 juli 2011. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. Voor een toelichting omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen kunt u terecht op de informatiesessies die georganiseerd worden door het VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 7
Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen. U vindt de data van deze informatiesessies op http://www.bestuurszaken.be/vorming-0 Daarnaast werden ook een aantal organisaties geaccrediteerd om opleidingen omtrent het gebruik van e-tendering te geven. U kan voor de lijst van deze geaccrediteerde organisaties terecht op http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen De offerte dient ten laatste te zijn opgeladen en door de bevoegde persoon ondertekend op dinsdag 15 maart 2016 om 13.30 uur Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de aannemer ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten. I.11.2 Documentformaat Maak indien mogelijk zoveel mogelijk gebruik van documenten geschikt voor een Microsoft Office omgeving (Word, Excel, PowerPoint) De volgende bestandsformaten zijn toegelaten: - Microsoft Office formats van 2003 of later - Open office formats - PDF-format De echtheid van de documenten kan te allen tijde worden aangetoond door de Hash-code. Deze code is terug te vinden in het PV van Opening. Maak geen link naar documenten op het web of naar webpagina’s tenzij dit uitdrukkelijk wordt gevraagd in de documenten. Elke toegevoegde ongevraagde link wordt als niet bestaand beschouwd. Macro’s zijn niet toegelaten in de verschillende documenten tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld. I.11.3 Documentnamen Laat de namen van de opgeladen documenten met de firmanaam beginnen (liefst afgekort indien mogelijk), gebruik vervolgens een volgnummer gevolgd door een korte duidelijke omschrijving van het document. Voorbeeld: firmaxx 01 inschrijvingsdocument.docx firmaxx 02 inventaris.docx firmaxx 03 handtekenbevoegdheid.pdf firmaxx 10 technische info.pdf firmaxx 20 bijlage 1 – etc.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 8
I.11.4 Buitenlandse inschrijvers U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: - Gekwalificeerde certificaten die geschikt zijn voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen, kunnen aangekocht worden bij Belgische private actoren. - Wanneer u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt, afgeleverd buiten België, om de handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van het KB van 15 juli 2011. Deze elektronische handtekening moet dus conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De etendering applicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden. U voegt ook alle informatie aan de offerte toe in verband die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving.
I.12 Opening van de offertes De opening van de elektronische offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: VITO, gebouw HKT, vergaderzaal 2de verdieping Datum: 15 maart 2016 om 13.30 uur Het proces-verbaal van de opening zal binnen een half uur na afronding gepubliceerd worden op de website van Public Procurement, in het e-tendering portaal.
I.13 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.14 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr.
Beschrijving
Gewicht
1
Kostprijs
50
2
Dienstverlening - methodologie
50
Totaal gewicht gunningscriteria:
VERTAAL-16
100
4 februari 2016
Blz. 9
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Berekening score kostprijs Van al de geselecteerde inschrijvers wordt de gemiddelde kostprijs berekend. De goedkoopste geselecteerde aanbieding krijgt de maximale waarde van het gunningscriterium. Van elke andere geselecteerde inschrijver wordt het verschil in prijs berekend met de goedkoopste. Dit verschil wordt gedeeld door 1/100 van de gemiddelde prijs. De uitkomst geeft aan met hoeveel % de score van het gunningscriterium wordt verminderd. Indien een negatieve waarde wordt bekomen, wordt nul gegeven. Scores Dienstverlening Voor de evaluatie van dit criterium worden volgende elementen geëvalueerd: - De beschikbaarheid van de aangewezen vaste accountmanager/dossierbeheerder met ruime ervaring (aangetoond d.m.v. up-to-date curriculum vitae van de aangewezen dossierbeheerder inclusief relevante ervaring in vergelijkbare opdrachten en een back-up team dat beschikbaar is tijdens afwezigheid van de accountmanager. - De omschrijving van de opbouw (of de aanwezigheid) van een database van VITO voorkeurstermen. - De algemene werkwijze van de inschrijver in vergelijkbare contracten - De gebruikte methode voor vertalingen - De gebruikte methode voor revisiewerk - Het plan van aanpak voor implementatie van het contract
I.15 Prijsherzieningen Prijsherziening en worden niet toegelaten.
I.16 Varianten Vrije varianten worden niet toegelaten.
I.17 Opties Er zijn geen opties van toepassing
I.18 Onderaanneming De inschrijver geeft bij de inschrijving op met welke onderaannemer(s) hij de opdracht wil uitvoeren en wat het aandeel van de onderaannemer(s) omvat in de uitvoering van de opdracht. VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 10
I.19 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 11
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Plaats van uitvoering De locatie voor uitvoering van de diensten is door de inschrijver te bepalen en aan te geven in de offerte.
II.2 Uitvoeringstermijn Vermoedelijke aanvangsdatum: 21/04/2016 Vermoedelijke uitvoeringstermijn 48 maanden
II.3 Maatschappelijk verantwoord ondernemen Bij de uitvoering van de opdracht dient de opdrachtnemer te voldoen aan de basisnormen die sociale verantwoordelijkheid waarborgen. Deze werden opgesteld door de International Labor Organisation (ILO) WWW.ILO.ORG. Verbod op dwangarbeid (conventies nr.° 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr.° 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); Het recht op vakbondsvrijheid (conventie nr.° 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); Het recht van organisatie en collectief overleg (conventie nr.° 96 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (conventies nr.° 100 betreffende de gelijke beloning, 1951 en nr.° 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); De minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr.° 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr.° 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
II.4 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden af voor de uitvoering van de opdracht. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer hiervan een attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 12
II.5 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd.
II.6 Wijziging onderaanneming Behoudens schriftelijk akkoord van VITO mag de dienstverlener in geen geval tijdens de uitvoering van de opdracht: 1. een gedeelte of alle rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onderhavige opdracht afstaan, 2. de uitvoering van deze opdracht of een gedeelte hiervan in onderaanneming geven, 3. zich door derden met hetzelfde oogmerk laten vervangen. Indien de dienstverlener niet langer in staat zou zijn de werkzaamheden uit te voeren zal hij VITO hiervan onmiddellijk in kennis stellen.
II.7 Boeten wegens laattijdige uitvoering Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,1% per kalenderdag vertraging, met een maximum van 7,5% van de waarde van de dienst waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde.
II.8 Facturatie De facturen worden maandelijks opgemaakt en dienen buiten de wettelijke vermeldingen volgende gegevens te vermelden: - ons bestelbonnummer - de data en details van de uitgevoerde prestatie De factuur + eventuele bijlagen worden opgemaakt aan VITO - Dienst Financiën, Boeretang 200, 2400 MOL en bij voorkeur in PDF formaat te worden verstuurd aan
[email protected]
II.9 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 13
II.10 Regeling van Geschillen Bij moeilijkheden of vaststelling van divergenties in de interpretatie of uitvoering van onderhavige bestek, bij lacunes hieromtrent en meer algemeen, in geval van geschillen, verklaren de partijen zich akkoord om te overleggen en te goeder trouw een oplossing te zoeken. Bij gebrek aan akkoord en alvorens over te gaan tot gerechtelijke stappen, kunnen de partijen overeenkomen om een beroep te doen op één of meerdere deskundigen die met wederzijdse instemming aangeduid worden. In laatste instantie zijn de gerechtshoven van Turnhout bevoegd.
II.11 Publiciteit De opdrachtnemer verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VITO. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie.
II.12 Onverenigbaarheden De uitvoering van de opdracht is onverenigbaar met elke activiteit die een belangenvermenging of een schijn van belangenvermenging vertoont. Mocht een belangenvermenging ontstaan tijdens de uitvoering van de opdracht dan dient dit binnen de 48 uur schriftelijk te worden gemeld. In overleg zal een oplossing hiervoor worden gezocht.
II.13 Intellectuele rechten en eigendomsrechten VITO is eigenaar van de resultaten van de opdracht. De opdrachtnemer zal op eigen kosten alle wettelijke voorschriften en alle andere voorschriften zoals deze met betrekking tot de beveiliging van gegevens, de veiligheid, de bewaring en dergelijke die van toepassing zijn in het kader van deze opdracht, naleven. De toewijzing van deze opdracht geeft de dienstverlener geen enkel recht op exclusiviteit.
II.14 Geheimhouding en vertrouwelijkheid De dienstverlener mag de aan hem toevertrouwde gegevens en programma’s niet gebruiken voor andere doeleinden dan die beschreven in het bestek. Na uitvoering of eventuele stopzetting van de opdracht worden de hem toevertrouwde documenten teruggegeven en de programma’s en gegevens verwijderd van de pc’s en andere opslagmedia, die eigendom zijn van de dienstverlener. De dienstverlener mag de informatie van deze opdracht niet kenbaar maken aan derden. Elke overtreding van de gestelde voorwaarden, indien door de opdrachtgever als ernstig weerhouden, zal aanleiding geven tot stopzetting van de opdracht, met eventuele eis tot schadevergoeding.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 14
III. Technische bepalingen III.1 Algemeen Deze opdracht heeft betrekking op de vertaling en revisie van documenten opgesteld door de verschillende diensten van VITO. Inhoudelijk gaat het veelal om documenten van een wetenschappelijke, technische of institutionele aard. Het gaat in de meeste gevallen om vertalingen van het Nederlands naar het Engels. Vertalingen Nederlands-Frans en Nederlands-Duits en omgekeerd komen in mindere mate voor. Af en toe zal een vertaling gevraagd worden uit een andere brontaal of naar een andere doeltaal dan hierboven aangeduid. De berekening van prijzen voor vertalingen dient steeds te gebeuren op basis van het aantal woorden in de brontaal. Vertalingen in “omgekeerde richting”, bijvoorbeeld EN-NL in plaats van NL-EN, worden niet apart aangeduid in de inventaris. Alle vertalingen dienen steeds in beide richtingen aan dezelfde prijs aangerekend te worden. De mogelijkheid bestaat dat vertalingen van het Engels naar het Chinees en van het Engels naar het Arabisch in de toekomst zullen toenemen; dit kan momenteel niet met zekerheid bevestigd worden. VITO vraagt hiervoor dan ook een aparte prijs op te geven, op basis van geschatte hoeveelheden.
III.2 Dienstverlening De vertalingen moeten worden uitgevoerd door “native speakers” – vertalers die de doeltaal als moedertaal hebben – en die voldoende vertrouwd zijn met wetenschappelijke en technische teksten. De revisie van de documenten, d.w.z. het nalezen, verbeteren en eventueel omwerken van de vertaalde tekst moet gebeuren door een native speakers. De berekening van prijzen voor revisies dient steeds te gebeuren op basis van het benodigde aantal uren. III.2.1 Methodologie De methodologie moet bestaan uit een gedetailleerde beschrijving van het totale proces van de vertaling en revisie van de initiële aanvraag tot en met de levering en facturatie van het vertaalde document. Hierbij wordt alle andere informatie opgenomen die relevant is bij de beoordeling van de werkwijze, zoals bereikbaarheid (openingstijden en beschikbare uren, follow-up door teamleden tijdens afwezigheid van de contactpersoon, contactmomenten met de klant), uitvoeringstermijnen (op basis van de gemiddelde uitvoeringstermijn per 1000 woorden), capaciteit om moderne hulpmiddelen te integreren in het vertaalproces, een beschrijving van het maximaal volume van vertalingen in woorden per dag en de kwalificaties van de dienstverlener en in het bijzonder de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten. De dienstverlener dient duidelijk aan te geven op welke manier de inhoudelijke en taalkundige kwaliteit van de geleverde vertalingen en revisies gewaarborgd wordt. VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 15
De dienstverlener geeft aan op welke wijze bepaalde voorkeurstermen die gelden voor VITO vastgelegd en bij volgende vertaalopdrachten automatisch toegepast kunnen worden.
III.2.2 Implementatie contract De dienstverlener schrijft een duidelijk plan van aanpak voor implementatie van de opdracht, inclusief een dag- of weekplanning voor de afzonderlijke stappen die gevolgd zullen worden. Hierin dient ook duidelijk beschreven te worden welke input verwacht wordt van VITO. De gemaakte kosten en/of gebruikte tijd die toegekend kunnen worden aan de implementatie alsook aan de opbouw van de database met voorkeurstermen dienen apart aangegeven te worden in post 8 van de inventaris.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 16
10 BELANGRIJKE PUNTEN 1. Uw offerte dient elektronisch te worden ingestuurd via E-Tendering. Laad uw offerte tijdig op en onderteken ze op tijd (https://eten.publicprocurement.be/).
2. Vul het inschrijvingsbiljet en de inventaris correct en volledig in via elektronische weg.
3. Voeg de gevraagde informatie toe conform de selectiecriteria.
4. Voeg de gevraagde informatie toe conform de gunningscriteria.
5. Laat alle opgeladen documenten elektronisch ondertekenen door de bevoegde persoon (bewijs toevoegen). Voor Belgische inschrijvers: ondertekenen kan via E-ID (pincode!).
6. Maak geen bezwaar aan de voorwaarden gesteld in de opdrachtdocumenten en de wet overheidsopdrachten (voeg geen verkoopvoorwaarden toe; meestal zijn deze tegenstrijdig met de gestelde voorwaarden).
7. De grootte van de documenten is beperkt tot 80 MB en de totale offerte mag niet groter zijn dan 320 MB.
8. Indien mogelijk maak zoveel mogelijk gebruik van documenten geschikt voor een Microsoft Office omgeving. Alle andere documenten moet dan in PDF formaat of door dit bestek toegelaten formaten worden aangeboden.
9. Meer informatie over de www.publicprocurement.be
te
volgen
procedure
is
te
vinden
op
10. Wees niet bang vragen te stellen aan de leidende dienst over onduidelijkheden (
[email protected]).
Veel succes
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 17
IV. OFFERTEFORMULIER “VERTAAL-16” Dit biljet is verplicht te gebruiken bij de inschrijving
OPENING: dinsdag 15 maart 2016 om 13.30 uur IV.1.1 Voorwerp van de opdracht VERTAAL- EN REVISIEDIENSTEN IV.1.2 Identificatie van de inschrijver Aanduiden wat van toepassing is: Natuurlijke persoon Rechtspersoon Tijdelijke vereniging Volledig invullen indien van toepassing Naam van de natuurlijke persoon, rechtspersoon of tijdelijke vereniging Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm: Ondernemingsnummer: BTW nummer Nationaliteit: Volledig adres van de maatschappelijke zetel: Algemeen telefoonnummer: Algemeen faxnummer URL - website Aantal tewerkgestelde werknemers: Naam contactpersoon voor dit dossier: Functie Telefoonnummer: faxnummer Mobiel telefoonnummer E-mail: IV.1.3 Verbintenistermijn 120 kalenderdagen.
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 18
IV.1.4 Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer van de financiële instelling geopend op naam van . IV.1.5 Machtiging en handtekening De ondergetekende(n) voegen de bewijzen toe waarin zij gemachtigd zijn een offerte in te dienen. Belgische inschrijvers Zijn (hun) volmacht blijkt uit bijlage aan het Belgisch Staatsblad Nr van (kopie in bijlage…). Buitenlandse inschrijvers. Buitenlandse inschrijvers voegen de nodige officiële documenten toe waaruit hun volmacht blijkt. IV.1.6 Belangrijke opmerking 1. Een offerte ondertekend door een persoon die vóór de opening niet gemachtigd werd zal niet conform verklaard worden. 2. Indien de offerte door een tijdelijke vereniging wordt ingediend moeten alle partijen van de tijdelijke vereniging de offerte ondertekenen. 3. Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Door het feit van deze offerte aanvaarden wij uitdrukkelijk alle voorwaarden van het bestek en zien wij af van eventuele andere bepalingen zoals eigen verkoopsvoorwaarden. Wij verbinden ons tot de uitvoering, in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van het bestek. Opgemaakt te (plaats) : Datum
:
Handtekening(en)
:
Naam
:
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 19
V. INVENTARIS “VERTAAL- EN REVISIEDIENSTEN” De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. GESCHAT POST OMSCHRIJVING EENHEID AANTAL
Vertalingen NL-EN, NL-FR en NL-DU, (berekend per woord van de brontaal) Vertalingen overige courante Europese talen (per woord van de brontaal)
1 2
woord
150000
woord
50000
3
Vertalingen EN-Chinees (p/w brontaal)
woord
20000
4
Vertalingen EN-Arabisch (p/w brontaal)
woord
2000
5
Vertaling overige talen (p/w brontaal)
woord
5000
uur
15
uur
1
totaal
1
Revisie van Engelstalige teksten en (wetenschappelijke) rapporten (per uur) Revisie van anderstalige teksten en (wetenschappelijke) rapporten. (per uur) Implementatie van contract en opbouw van database met voorkeurstermen
6 7 8
EENHEIDSPRIJS EXCL. BTW €
TOTAALPRIJS EXCL. BTW €
TOTAAL exclusief BTW Bedrag BTW TOTAAL inclusief BTW
V.1.1 Letterschrift Totaal bedrag (excl. BTW) in letters:
V.1.2 Onderaannemers Lijst van alle onderaannemers; verplicht in te vullen indien van toepassing. Post
Identificatie onderaannemer + ondernemingsnummer
Beschrijving van het gedeelte in onderaanneming
Aandeel in totale prijs
1 2
% %
(Voeg eventueel lijnen toe)
Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier.
Plaats: …………………………………………………………………………..… Datum: …………………………………………….. Naam en voornaam:………………………………………………………… Functie:……………………………………………… Handtekening:……………………………………………………………………………………………………………………………….. VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 20
VI. Bij te voegen documenten Volgende documenten dienen bijgevoegd te worden bij de offerte: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Inschrijvingsbiljet (gedateerd en ondertekend) Inventaris (gedateerd en ondertekend) Verklaring burgerlijke aansprakelijkheid Kopie certificaten ISO 9001:2008 en DIN 15038 3 relevante referenties, inclusief contactgegevens Curriculum vitae van dossierbeheerder of account manager Beschrijving van bedrijf en plan van aanpak voor dienstverlening
VERTAAL-16
4 februari 2016
Blz. 21
