BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN
OPEN OFFERTEAANVRAAG
SOFTWARE ASSET MANAGEMENT TOOL VOORWERP VAN DE OPDRACHT “AANKOOP EN ONDERHOUD SOFTWARE ASSET MANAGEMENT”
Opdrachtgevend bestuur
Indienen offerte Uiterlijk:
VITO Boeretang 2400 MOL BELGIË
dinsdag 07 oktober 2014 om 10.30 uur
WWW.VITO.BE
[email protected] De offerte dient VERPLICHT elektronisch te worden ingediend via e-Tendering
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 1
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ................................................................................................ 5 I.1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING ....................................................................................................... 5 I.2 AANBESTEDENDE OVERHEID ............................................................................................................. 5 I.2.1 Leidende dienst ................................................................................................................ 6 I.2.2 Leidende ambtenaar.......................................................................................................... 6 I.3 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT....................................................................................................... 6 I.3.1 Nomenclatuur (CPV code)................................................................................................... 6 I.3.2 Beschrijving ..................................................................................................................... 6 I.4 AANVRAAG OPDRACHTDOCUMENTEN .................................................................................................. 6 I.4.1 Documenten .................................................................................................................... 6 I.4.2 Prijs en betalingswijze ........................................................................................................ 7 I.5 SPECIFIEKE REGLEMENTERING VOOR DEZE OPDRACHT ................................................................................. 7 I.5.1 VITO-reglementen............................................................................................................. 7 I.6 AANDACHT ............................................................................................................................... 7 I.7 WIJZE VAN GUNNEN ..................................................................................................................... 7 I.8 PRIJSVASTSTELLING....................................................................................................................... 7 I.8.1 Prijsopgave ...................................................................................................................... 8 I.9 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE .......................................................................................... 8 I.9.1 Juridische situatie van de inschrijver ..................................................................................... 8 I.9.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver ........................................................ 8 I.9.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver .......................................................................... 8 I.10 TAALGEBRUIK ........................................................................................................................... 9 I.11 ONDUIDELIJKHEDEN EN VRAGEN ...................................................................................................... 9 I.12 ONDERAANNEMING .................................................................................................................... 9 I.13 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE................................................................................................... 9 I.13.1 Technische specificaties ..................................................................................................10 I.14 VERPLICHT ELEKTRONISCH INDIENEN VAN DE OFFERTE ..............................................................................10 I.14.1 Algemeen .....................................................................................................................10 I.14.2 Documentformaat ..........................................................................................................11 I.14.3 Documentnamen ...........................................................................................................11 I.14.4 Buitenlandse inschrijvers .................................................................................................11 I.15 OPENING VAN DE OFFERTES ..........................................................................................................12 I.16 VERBINTENISTERMIJN .................................................................................................................12 I.17 DEMONSTRATIE .......................................................................................................................12 I.18 GUNNINGSCRITERIA ...................................................................................................................13 I.19 PRIJSHERZIENINGEN ...................................................................................................................14 I.20 VARIANTEN ............................................................................................................................14 I.21 ONDERHOUDSCONTRACT .............................................................................................................15 I.22 OPTIES ................................................................................................................................15 I.22.1 Dagtarief .....................................................................................................................15 I.23 KEUZE VAN OFFERTE...................................................................................................................15 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................................................................ 16 II.1 PLAATS VAN LEVERING / UITVOERING ................................................................................................16 II.2 LEVERTERMIJN / UITVOERINGSTERMIJN ..............................................................................................16 II.3 DE LEVERING ...........................................................................................................................16 II.3.1 Handleidingen en technische brochures ..............................................................................16 II.4 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN..................................................................................17 II.5 BORGTOCHT ............................................................................................................................17 II.6 WIJZIGING ONDERAANNEMING .......................................................................................................17 II.7 WAARBORG - GARANTIEPERIODE .....................................................................................................18
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 2
II.8 BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE LEVERING .............................................................................................19 II.9 FACTURATIE ............................................................................................................................19 II.10 BETALINGSTERMIJN ..................................................................................................................19 II.11 VOORLOPIGE OPLEVERING ...........................................................................................................20 II.12 DEFINITIEVE OPLEVERING ............................................................................................................21 II.13 WEIGERINGSCLAUSULE ..............................................................................................................21 II.14 REGELING VAN GESCHILLEN..........................................................................................................21 II.15 PUBLICITEIT ...........................................................................................................................22 II.16 ONVERENIGBAARHEDEN .............................................................................................................22 II.17 DE EIGENDOMSRECHTEN ............................................................................................................22 II.18 GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID ........................................................................................24 III. TECHNISCHE BEPALINGEN ................................................................................................... 25 III.1 INLEIDING .............................................................................................................................25 III.1.1 Voorstelling VITO ........................................................................................................25 III.1.2 Software asset management ........................................................................................25 III.2 FUNCTIONALITEITEN/VEREISTEN .....................................................................................................25 III.3 DE OPLEIDING .........................................................................................................................29 IV. OFFERTEFORMULIER “SOFT ASSET MGT” ................................................................................ 32 IV.1.1 Voorwerp van de opdracht ..............................................................................................32 IV.1.2 Identificatie van de inschrijver ..........................................................................................32 IV.1.3 Verbintenistermijn .........................................................................................................32 IV.1.4 Betalingen ....................................................................................................................33 IV.1.5 Machtiging en handtekening ............................................................................................33 IV.1.6 Belangrijke opmerking ....................................................................................................33 VERKLARING OP EER ................................................................................................................ 34 V. INVENTARIS: ....................................................................................................................... 35 V.1.1 Letterschrift ...................................................................................................................35 V.1.2 Uitvoeringstermijn ..........................................................................................................36 V.1.3 Specifiek te vermelden gegevens .......................................................................................36 V.1.4 Onderhoudscontract ........................................................................................................36 V.1.5 Onderaannemers ............................................................................................................36 VI. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN .............................................................................................. 38
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 3
Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 4
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Zie ook punt “Specifieke reglementering voor deze opdracht”
I.2 Aanbestedende overheid Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek Boeretang 200 2400 MOL Tel : +32 14 33 55 11 fax: +32 14 33 55 99 BTW-Nr: BE0244.195.916 Ondernemingnummer : 0244195916 Onderneming van openbaar nut onder de vorm van een naamloze vennootschap www.vito.be De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek wordt verder in de tekst als VITO aangeduid. Dhr. Dirk Fransaer is Gedelegeerd Bestuurder van VITO. VITO is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. VITO wordt vertegenwoordigd door de Leidende dienst.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 5
I.2.1 Leidende dienst De leidende dienst voor deze opdracht is de aankoopdienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Sigrid Ramaekers Tel: 014 33 55 15 E-mail:
[email protected] I.2.2 Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar van de betrokken dienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Francesco Fontana Tel: 014 33 53 36 E-mail:
[email protected] De leidende ambtenaar heeft het volgende mandaat: - De leidende ambtenaar is gemachtigd alle schikkingen, binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, te treffen teneinde de goede uitvoering van het contract toe te laten.
I.3 Beschrijving van de opdracht I.3.1 Nomenclatuur (CPV code) 48331000-7 Software voor projectmanagement 48600000-4 Database- en besturingssoftware 72200000-7 Softwareprogrammering en –advies 72230000-6 Ontwikkeling van gebruikersspecifieke software I.3.2 Beschrijving Voorwerp van deze leveringen: Aankoop en Onderhoud Software Asset Management. Toelichting: Vito wenst ter ondersteuning van haar organisatie en management processen een software voor "Software Asset Management" aan te kopen en te onderhouden, en hiervoor een beroep te doen op een externe leverancier. Leveringsplaats: VITO, Boeretang 200 te 2400 MOL
I.4 Aanvraag opdrachtdocumenten I.4.1 Documenten De opdrachtdocumenten zijn te downloaden van de web-site https://enot.publicprocurement.be/preSearchNotice.do . te zoeken met dossiernummer SOFT ASSET MGT .
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 6
I.4.2 Prijs en betalingswijze Alle opdrachtdocumenten zijn gratis.
I.5 Specifieke reglementering voor deze opdracht I.5.1 VITO-reglementen Hierbij ingesloten vindt U het: - “Milieubeleid” - “Milieu- en veiligheidsreglement voor derden/contractors” - “Algemene Milieu- en veiligheidsregels voor medewerkers derden/contractors” (verkorte versie) VITO eist dat al uw medewerkers die op de VITO site werken, de verkorte versie van het reglement kennen. Het is uw verantwoordelijkheid om uw medewerkers op te leiden. Elke medewerker moet de verkorte versie in zijn bezit hebben, wanneer aanwezig op de VITO site. Gelieve daar voor te zorgen. VITO zal op regelmatige basis steekproeven nemen om na te kijken of contractors/derden die werken op de site uitvoeren het werfreglement kennen. Indien zij dit niet in voldoende mate kennen, zal VITO zelf zorgen voor deze opleiding op uw kosten.
I.6 Aandacht Uitsluiting van de algemene voorwaarden van de inschrijver (regelmatigheid van de inschrijving) Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van de opdrachtdocumenten en verzaakt hij aan alle voorwaarden die strijdig zijn met de bepalingen in deze documenten , zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte of later uit te wisselen documenten (bv facturen met verkoopsvoorwaarden) voorkomen. Elk uitdrukkelijk voorbehoud met betrekking tot één of meerdere voorwaarden in de opdrachtdocumenten heeft tot gevolg dat de offerte onregelmatig is en dat VITO deze niet in overweging kan nemen.
I.7 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.
I.8 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen een globale prijs.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 7
I.8.1 Prijsopgave 1. Het totale bedrag van de offerte zal voluit geschreven worden (in letters). 2. De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering wegen te hebben inbegrepen met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: - documentatie en handleiding - de verzekering - tol- en accijnsrechten - de inklaring - de keurings- en opleveringskosten - opleiding - enz. …
I.9 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijver dient eerst te voldoen aan de hieronder gestelde selectiecriteria (uitsluitingsvoorwaarden, financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid) alvorens men kan overgaan tot de evaluatie van zijn aanbieding. Hij voegt hiervoor de nodige documenten en inlichtingen bij zijn inschrijving. De inschrijver die niet voldoet aan de selectiecriteria wordt uitgesloten; hij wordt dan hierover geïnformeerd. I.9.1 Juridische situatie van de inschrijver Belgische inschrijvers: De inschrijver dient te voldoen aan de voorwaarden tot deelname van deze procedure. Hiervoor kan hij het bijgevoegd document “verklaring op eer” ondertekend bij zijn inschrijving toevoegen. Indien dit document niet wordt toegevoegd dient de inschrijver de nodige originele attesten toe te voegen die bewijzen dat hij voldoet aan de gestelde eisen voor deze procedure. De attesten mogen niet ouder zijn dan 2 maand op de dag van inschrijving. Deze gegevens worden nagezien via de kruispuntbank. Buitenlandse inschrijvers: Buitenlandse inschrijvers van binnen de Europese Unie dienen de overeenstemmende documenten van bewijs van betaling van belastingen en bewijs van betaling van de sociale zekerheid bij hun inschrijving te voegen. I.9.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver Om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver aan te tonen dienen bij de inschrijving de volgende documenten en inlichtingen bijgevoegd te worden: 1. Een passende bankverklaring (notoriëteitsverklaring) I.9.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver De technische bekwaamheid van de inschrijver dient aangetoond door:
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 8
1. Beschrijving van de organisatie van de inschrijver en dit voor de aspecten die in verband met dit bestek in aanmerking komen (dit zijn niet de gevraagde gegevens voor de gunningscriteria). 2. Het opgeven van minimaal drie gelijkaardige referenties van de afgelopen drie jaar met een korte omschrijving van het voorwerp, de waarde en de contactgegevens van de klant. - Naam firma - Type toestel - Contactpersoon en telefoonnummer en e-mail
I.10 Taalgebruik De offerte dient opgesteld te worden in het Nederlands of het Engels met uitsluiting van iedere andere taal. Bij betwisting over de juiste interpretatie van termen of voorwaarden heeft de Nederlandse tekst voorrang.
I.11 Onduidelijkheden en vragen Indien in de opdrachtdocumenten onduidelijkheden staan of gegevens ontbreken kan men extra informatie of verduidelijkingen opvragen. De vraag wordt per E-mail opgestuurd naar
[email protected]. Als wij oordelen wanneer de vraag en het antwoord belangrijk is dan zal de vraag en het antwoord via een erratum op de website van www.publicprocurement.be kenbaar worden gemaakt Tot donderdag 2 oktober 2014 12 uur kunnen vragen worden gesteld. Voor technische ondersteuning bij het indienen van de offerte kan men steeds terecht bij de inkoopdienst van VITO of bij de Federale overheid die E-tendering beschikbaar stelt.
I.12 Onderaanneming De inschrijver geeft bij de inschrijving op met welke onderaannemer(s) hij de opdracht wil uitvoeren en wat het aandeel van de onderaannemer(s) omvat in de uitvoering van de opdracht.
I.13 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of Engels en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 9
documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in euro. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld. I.13.1 Technische specificaties Gedetailleerde documentatie en informatie betreffende de mogelijkheden van de aangeboden toepassing (voor detail zie technische bepalingen).
I.14 Verplicht elektronisch indienen van de offerte I.14.1 Algemeen De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van het KB van 15 juli 2011. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. Voor een toelichting omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen kunt u terecht op de informatiesessies die georganiseerd worden door het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen. U vindt de data van deze informatiesessies op http://www.bestuurszaken.be/vorming-0 Daarnaast werden ook een aantal organisaties geaccrediteerd om opleidingen omtrent het gebruik van e-tendering te geven. U kan voor de lijst van deze geaccrediteerde organisaties terecht op http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen De offerte dient ten laatste te zijn opgeladen en door de bevoegde persoon ondertekend op dinsdag 7 oktober 2014 om 10.30 uur Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de aannemer ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 10
I.14.2 Documentformaat Maak indien mogelijk zoveel mogelijk gebruik van documenten geschikt voor een Microsoft Office omgeving (Word, Excel, PowerPoint) De volgende bestandsformaten zijn toegelaten: - Microsoft Office formaten van 2003 of later - Open office formaten - PDF-formaat Belangrijk 1. Maak geen linken naar documenten op het web of naar webpagina’s tenzij dit uitdrukkelijk wordt gevraagd in de documenten. Toegevoegde ongevraagde linken worden als niet bestaand beschouwd. 2. Macro’s zijn niet toegelaten in de verschillende documenten tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld. I.14.3 Documentnamen Maak het ons makkelijker om uw offerte te beoordelen. Laat de namen van de opgeladen documenten met de firmanaam beginnen (liefst afgekort indien mogelijk), gebruik vervolgens een volgnummer gevolgd door een korte duidelijke omschrijving van het document De naamgeving is zodanig ingegeven zodat alle documenten alfabetisch mooi in volgorde staan zoals we ze moeten raadplegen. Begin echter eerst met de 1. Administratieve documenten (inschrijvingsbiljet, Inventaris …) 2. Technische documenten 3. Bijlagen Voorbeeld: firmaxx 01 inschrijvingsdocument.docx firmaxx 02 inventaris.docx firmaxx 03 handtekenbevoegdheid.pdf firmaxx 10 technische info.pdf firmaxx 20 bijlage 1 firmaxx 21 bijlage 2 I.14.4 Buitenlandse inschrijvers U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: - Gekwalificeerde certificaten die geschikt zijn voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen, kunnen aangekocht worden bij Belgische private actoren.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 11
- Wanneer u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt, afgeleverd buiten België, om de handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van het KB van 15 juli 2011. Deze elektronische handtekening moet dus conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-tenderingapplicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden. U voegt ook alle informatie aan de offerte toe in verband die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving.
I.15 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: VITO, gebouw HKT, vergaderzaal 2de verdieping Datum: 7 oktober 2014 om 10.30 uur Bijwonen van de openingszitting Indien men wenst aanwezig te zijn bij de openingszitting dient men rekening te houden met VITO-toegangsformaliteiten. Duurtijd: minimum 15 min.
I.16 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.17 Demonstratie Aan de geselecteerde inschrijvers kan gevraagd worden een demonstratie te geven van de aangeboden tool(s) om de technische specificaties te kunnen evalueren. Alle kosten met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van de demonstratie zijn voor rekening van de inschrijver. De demo moet kunnen bijgewoond worden door meerdere vertegenwoordigers van VITO.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 12
I.18 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
Nr. Beschrijving
Gewicht
1
Kostprijs
40
2
Technische waarde van de aangeboden tool
60
Mogelijkheden van de aangeboden tool:
De toepassing Inventaris Proof of license Licentiemodellen Software herkenning Rapportering
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Berekening score kostprijs. Van al de geselecteerde inschrijvers wordt de gemiddelde kostprijs berekend. De goedkoopste geselecteerde aanbieding krijgt de maximale waarde van het gunningscriterium. Van elke andere geselecteerde inschrijver wordt het verschil in prijs berekend met de goedkoopste. Dit verschil wordt gedeeld door 1/100 van de gemiddelde prijs. De uitkomst geeft aan met hoeveel % de score van het gunningscriterium wordt verminderd. Indien een negatieve waarde wordt bekomen, wordt nul gegeven. Berekening technische waarde van de aangeboden tool Voor de score van dit criterium worden de volgende elementen geëvalueerd: De algemene omschrijving van de voorgestelde oplossing, alsook zijn mogelijkheden. De antwoorden op de vragen gespecifieerd bij de technische bepalingen. Vragen met het label ‘must have’ wegen zwaarder door dan vragen met het label ‘nice to have’.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 13
I.19 Prijsherzieningen Dagtarieven De opgegeven dagtarieven kunnen elk jaar bij het begin van het jaar worden aangepast volgens de volgende formule: Voor deze kan men een prijsherziening vragen vanaf het kalenderjaar 2016, en dit volgens de volgende formule: P = P0 * (0.2 + 0.8*(S/S0)) Waarbij P : nieuwe dagprijs (eerste nieuwe prijs in jaar+1 = 2016) P0 : oude dagprijs S : nieuwe index voor uitvalsbasis (land) programmeur ( op unit labour cost/ Total economy ( annual growth rate) S0 : oude index (startindex jaar 2015) De indexen zullen bepaald en opgevolgd worden volgens de tabel uit de link vermeld hierbij, waarbij :
http://stats.oecd.org/Index.aspx?DatasetCode=LFS_SEXAGE_I_R# (“unit labour costs table” / “annual indicators table”)
De contractant zal twee maanden vóór ingang van de nieuwe tarieven een overzicht bezorgen van bovenstaande gegevens om VITO de nodige tijd te geven deze info te valideren. De nieuw berekende dagtarieven blijven een heel jaar geldig. Licenties / Onderhoud Voor de licenties / onderhoud wordt in de offerte opgegeven welk mechanisme wordt gebruikt om de prijzen aan te passen.
I.20 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 14
I.21 Onderhoudscontract Voor wat betreft een onderhoudscontract verwacht VITO van de dienstverlener dat hij een uitgebreide omschrijving van de (verschillende) mogelijke onderhoudsformule(s) geeft. De inschrijver biedt een prijs aan voor een gedetailleerd onderhoudscontract op jaarbasis. VITO vraagt een standaardcontract bij de inschrijving te voegen. In het onderhoud zitten ook updates van de tool(s) vervat over de volledige duur van de samenwerking. De inschrijver garandeert dat de aangeboden tool voor minimaal vijf jaar verder onderhouden en ontwikkeld wordt of dat de volledige tool op kosten van de inschrijver overgeplaatst wordt naar een alternatieve tool.
I.22 Opties I.22.1 Dagtarief Voor de uitvoering van extra of speciale vragen van VITO buiten de scope van dit bestek en pas mogelijk na succesvolle oplevering van dit project verwacht VITO een dagtarief van de dienstverlener. Uitvoering van deze diensten mag offsite gebeuren.
I.23 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om hetzij de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te vragen aan de inschrijver.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 15
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Plaats van levering / uitvoering VITO Boeretang 200 2400 Mol België
II.2 Levertermijn / uitvoeringstermijn Vermoedelijke begindatum start implementatie software: 15-11-2014 Volledige oplevering : bij voorkeur volledig klaar tegen 31-12-2014. Garantieperiode na succesvolle implementatie: 12 maanden Startperiode onderhoudscontract: na succesvolle oplevering rekening houdend met 12 maanden garantieperiode De leverancier deelt bij zijn offerte de leverings- en installatieplanning mee aan VITO. Deze zal voorzien zijn van de nodige details betreffende fasen van het project alsook de resources die op dit project gezet zullen worden, inclusief de behoefte aan inzet van VITO resources. Deze projectplanning is een essentieel en noodzakelijk onderdeel van de offerte. Op vraag van VITO moet – in onderling overleg - van deze planning kunnen afgeweken worden, bij uitvoering van de opdracht.
II.3 De levering II.3.1 Handleidingen en technische brochures Bij de oplevering dient een volledige handleiding in het Nederlands of het Engels meegeleverd te worden. Deze handleiding bevat instructies voor de installatie, werking en het onderhoud van de toepassing. De prijs van de handleiding is inbegrepen in de aangeboden prijs. De handleiding mag op papier of in elektronische versie (pdf-file) worden aangeleverd. De handleiding maakt deel uit van de levering.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 16
II.4 Maatschappelijk ondernemen
verantwoord
Bij de uitvoering van de opdracht dient de opdrachtnemer te voldoen aan de basisnormen die sociale verantwoordelijkheid waarborgen. Deze werden opgesteld door de International Labor Organisation (ILO) WWW.ILO.ORG. Verbod op dwangarbeid (conventies nr.° 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr.° 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); Het recht op vakbondsvrijheid (conventie nr.° 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); Het recht van organisatie en collectief overleg (conventie nr.° 96 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (conventies nr.° 100 betreffende de gelijke beloning, 1951 en nr.° 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); De minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr.° 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr.° 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
II.5 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de voorlopige oplevering (tenzij er redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht per gedeelte te regelen). De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende zending. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht.
II.6 Wijziging onderaanneming Behoudens schriftelijk akkoord van VITO mag de dienstverlener in geen geval tijdens de uitvoering van de opdracht:
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 17
1. een gedeelte of alle rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onderhavige opdracht afstaan, 2. de uitvoering van deze opdracht of een gedeelte hiervan in onderaanneming geven, 3. zich door derden met hetzelfde oogmerk laten vervangen. Indien de dienstverlener niet langer in staat zou zijn de werkzaamheden uit te voeren zal hij VITO hiervan onmiddellijk in kennis stellen.
II.7 Waarborg - garantieperiode Het geheel van de installatie is gewaarborgd gedurende 12 maanden vanaf de indienststelling (voorlopige aanvaarding) tegen alle gebreken, programmatie- en werkingsfouten. De waarborg blijft echter verworven tot op de datum van de definitieve aanvaarding (par. II.12) indien deze plaatsvindt na de afloopdatum van voornoemde waarborgperiode om redenen te wijten aan Leverancier. Gedurende de garantieperiode is de leverancier verantwoordelijk voor de goede werking van de tool waarvoor de garantie telt. Tijdens de garantieperiode vallen alle kosten ten laste van de leverancier (verplaatsing- en verblijfskosten, arbeidsloon, onderdelen, verzendingskosten, …). De leverancier brengt eventueel verbeteringen aan om een herhaling van defecten of onregelmatigheden te voorkomen zonder extra kosten voor VITO. Deze vervangingen of veranderingen zullen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en de kosten hiervan (inbegrepen transport, herprogrammatie, verplaatsingskosten en prestaties van uw personeel, enz.) vallen geheel ten laste van de Leverancier. Tevens waarborgt de Leverancier de vervangen en/of veranderde tool gedurende een nieuwe periode van 1 jaar vanaf de nieuwe indienststelling. Deze laatste zal het voorwerp uitmaken van een bijzonder proces-verbaal van aanvaarding. Bij defecten of het niet functioneren volgens de specificaties van de tool van meer dan 10 dagen of bij gecumuleerde buiten gebruik stelling van meer dan 10 kalenderdagen tijdens de garantieperiode, zullen deze dagen automatisch een verlenging van de garantieperiode inhouden voor het dubbele van de duur van de defecten. Deze regel geldt ook tijdens de periode van een onderhoudsovereenkomst; d.w.z. de onderhoudsperiode wordt verlengd met het dubbele van de duur van de defecten indien die meer dan 5 kalenderdagen bedragen tijdens de duur van de periode. De inschrijver duidt in detail aan wat de garantie verder inhoudt. Indien de Leverancier, na aanmaning (bij overschrijding van de 10 kalenderdagen), weigert over te gaan tot herstelling, wijzigingen of aanpassing, behoudt VITO zich het recht voor na ingebrekestelling door middel van een aangetekend schrijven dat zonder gevolg is gebleven binnen de 48 uur na zijn ontvangst, over te gaan tot het laten
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 18
uitvoeren van werken of leveringen, het geheel volledig op kosten, risico's en gevaren en onder volledige verantwoordelijkheid van de Leverancier.
II.8 Boeten wegens laattijdige levering Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,1% per kalenderdag vertraging, met een maximum van 7,5% van de waarde van de dienst waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde.
II.9 Facturatie De factuur wordt na de voorlopige oplevering opgemaakt en zal de totale prijs van het project omvatten. De factuur dient buiten de wettelijke vermeldingen volgende gegevens te vermelden: - ons bestelnummer - de datums en detail van de uitgevoerde levering De factuur + eventuele bijlagen wordt opgemaakt aan en verstuurd naar: VITO Dienst financiën Boeretang 200 2400 MOL België Facturen dienen bij voorkeur in PDF formaat te worden opgestuurd per e-mail naar
[email protected].
II.10 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 19
II.11 Voorlopige oplevering Bij het verstrijken van de verificatietermijn, wordt naargelang het geval een procesverbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Bij de aanlevering en installatie van de tool bij VITO toont de leverancier de goede werking, door het uitvoeren van een aantal testen. De voorlopige aanvaarding zal onder andere betrekking hebben op: de gevraagde functionaliteiten/vereisten van de tool volgens de technische bepalingen en in het bijzonder de punten met label ‘must have’ (hoofdstuk III). Deze aanduiding is een indicatie van de prioriteiten van VITO. Indien niet aan alle “must haves” voldaan wordt heeft dit geen automatische uitsluiting tot gevolg. Bij de voorlopige oplevering dient ook een uitgeschreven procedure overhandigd te worden met de te volgen stappen om de testen, zoals hieronder beschreven, zelf te kunnen uitvoeren. Tevens is de opleiding van 1 of 2 dagen over het gebruik van de toepassing voor de IT staff doorgegaan. De functionaliteiten van het systeem worden eveneens getest met de volgende data: Voeding van de toepassing met de inventaris van de volgende systemen o 20 client computers o 3 servers waarop virtuele systemen draaien in VMWare o 1 server waarop virtuele systemen draaien in Hyper-V o 1 fysieke server Voeding van het systeem met het volgende software contract o Microsoft Enterprise Agreement Voor twee Microsoft producten (SQL server en Office) product wordt vervolgens de licentiepositie bepaald aan de hand van rapporten. Er zal een proces-verbaal opgesteld en ondertekend worden door beide partijen. Indien er geen opmerkingen zijn zal dit proces-verbaal als PV van voorlopige aanvaarding aangenomen worden. In het andere geval zal het proces-verbaal vermelden welke beslissingen er genomen worden door de Contractant en welke maatregelen hij zal treffen om aan de vastgestelde fouten te verhelpen binnen 1 week maximum. Indien de uitvoering dan voldoet, wordt een voorlopige tegenaanvaarding uitgesproken. Zo niet behoudt VITO zich het recht voor het geheel van de leveringen en prestaties te weigeren. De risico-overdracht zal plaatsgrijpen op het tijdstip van het ondertekenen door beide partijen van het proces-verbaal van voorlopige aanvaarding, of indien noodzakelijk, van de voorlopige tegen-aanvaarding.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 20
II.12 Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn. Ze gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven. Wanneer de levering tijdens de waarborgtermijn aanleiding heeft gegeven tot klachten, wordt binnen vijftien dagen voorafgaand aan het verstrijken van die termijn een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van definitieve oplevering opgesteld.
II.13 Weigeringsclausule Indien bij de voorlopige tegen-aanvaarding de waarborgen niet gehaald worden of, indien de voorlopige tegen-aanvaarding uitblijft wegens redenen niet te wijten aan VITO, dan hebben wij het recht het geheel van de leveringen en prestaties te weigeren en in dit geval vallen alle kosten van afbraak en terugneming ten laste van de Leverancier. Tevens zal de Leverancier de som van alle reeds uitgevoerde betalingen terug op onze rekening storten en dit, zonder wederzijdse verplichtingen. De mogelijkheid bestaat evenwel dat, op het ogenblik van de weigering, om uitbatingredenen, VITO verplicht is met de tool verder te werken, ondanks de vastgestelde gebreken en tekortkomingen, in afwachting dat VITO andere maatregelen kan treffen om een ononderbroken bedrijfsvoering te verzekeren. Hieruit spruit voort dat de tool, zelfs ingeval van weigering, ter beschikking van VITO blijft zolang we dit noodzakelijk achten. Iedere andere oorzaak die, tot bij het einde van de waarborgperiode, de levering van Leverancier voor industriële uitbating ongeschikt maakt (vb. verlengde of frequente bugs in de tool, enz.) zou een weigering verrechtvaardigen, met dezelfde gevolgen zoals hierboven omschreven.
II.14 Regeling van geschillen Bij moeilijkheden of vaststelling van divergenties in de interpretatie of uitvoering van onderhavige opdracht, bij lacunes hieromtrent en meer algemeen, in geval van geschillen, verklaren de partijen zich akkoord om te overleggen en te goeder trouw een oplossing te zoeken. Bij gebrek aan akkoord en alvorens over te gaan tot gerechtelijke stappen, kunnen de partijen overeenkomen om een beroep te doen op één of meerdere deskundigen die met wederzijdse instemming aangeduid worden. In laatste instantie zijn de gerechtshoven van Turnhout bevoegd.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 21
II.15 Publiciteit De opdrachtnemer verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VITO. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. De dienstverlener mag de aan hem toevertrouwde gegevens en programma’s niet gebruiken voor andere doeleinden dan die beschreven de opdrachtdocumenten. Na uitvoering of eventuele stopzetting van de opdracht worden de hem toevertrouwde documenten teruggegeven en de programma’s en gegevens verwijderd van de pc’s en andere opslagmedia, die eigendom zijn van de dienstverlener. De dienstverlener mag de informatie van deze opdracht niet kenbaar maken aan derden.
II.16 Onverenigbaarheden De uitvoering van de opdracht is onverenigbaar met elke activiteit die een belangenvermenging of een schijn van belangenvermenging vertoont. Mocht een belangenvermenging ontstaan tijdens de uitvoering van de opdracht dan dient dit binnen de 48 uur schriftelijk te worden gemeld. In overleg zal een oplossing hiervoor worden gezocht.
II.17 De eigendomsrechten De volledige database (vrijgegeven in algemeen formaat) komt VITO toe, mocht dit later van leverancier of bouwer veranderen. Deze data mag ook niet met derde partijen gedeeld worden. Indien de opdrachthouder voor het creëren en het gebruiken van de werken maatwerk software ontwikkelt, geeft hij hierbij met betrekking tot deze software een gebruikslicentie aan VITO die voldoende ruim zal zijn om, als VITO dit wenst, in eigen beheer wijzigingen of aanpassingen aan de tool aan te brengen, ook na beëindiging van de opdracht. De opdrachthouder zal op eenvoudig verzoek van VITO alle nodige informatie en gegevens verstrekken om dit wijzigings-en aanpassingsrecht te kunnen uitoefenen. De gebruikslicentie op het maatwerk wordt toegekend voor de volledige duur van de bescherming door intellectuele eigendomsrechten van de werken. De opdrachthouder is verantwoordelijk voor het aanvragen en in stand houden van de intellectuele eigendomsrechten op de software en zal dienaangaande alle kosten op zich nemen. De opdrachthouder verklaart voor de realisatie van de werken geen inbreuk te hebben gemaakt of te zullen maken op intellectuele rechten van derden, en vrijwaart VITO SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 22
tegen alle aanspraken van derden, op grond van beweerde inbreuken op hun intellectuele eigendomsrechten. In de mate er voor de realisatie van de tool beroep wordt gedaan op medewerkers (werknemers, onderaannemers, aangestelden), verklaart de opdrachthouder uitdrukkelijk zich door hen alle rechten te hebben laten overdragen. Alle informatie die door VITO en partners aan de opdracht wordt toegevoegd blijft eigendom van VITO en zal bij het beëindigen van het contract op eenvoudige wijze terug aan VITO bezorgd worden. VITO mag aan derden, zowel in binnen – als in buitenland, alle gegevens en resultaten uit deze opdracht overdragen en doorgeven en dit in om het even welke vorm. De opdrachthouder verbindt zich ertoe een kopie van de broncode van de maatwerk software, die in het kader van deze opdracht werd ontwikkeld of wordt gebruikt in de in het kader van deze opdracht ontwikkelde software, inclusief documentatie en eventuele bestaande technische toelichting elektronisch aan VITO mee te delen op de volgende tijdstippen: I. Op het moment van oplevering van de opdracht: de broncode van de versie van de software in de staat waarin ze zich op dat moment bevindt; II. In voorkomend geval, bij elke nieuwe versie van de software: de broncode van de geactualiseerde versie van de software III. Bij elk verzoek van VITO In geval van vrijgave van de broncode van de software, heeft VITO, gelet op de overdracht en de licentie van de intellectuele eigendomsrechten daarop, het recht om deze broncode onbeperkt te gebruiken, en verder aan te passen, dan wel te laten aanpassen door derden, zoals het haar goed dunkt, om onder meer de verdere ontwikkeling en de continuïteit van de werking van de tool te verzekeren. VITO heeft steeds het recht om via een neutrale technische deskundige na te gaan of de door de opdrachthouder meegedeelde broncode, technisch en functioneel leesbaar en volledig is. De ” broncode” wordt als volgt gedefinieerd: Een complete copy, machineleesbaar van de broncode en executable code van het gelicentieerde product, inclusief alle updates en releases van dit product; Een complete copy van alle bestaande ontwerpdocumentatie en gebruikersdocumentatie, inclusief alle updates en revisies; De complete instructies voor compilatie en linking van elk deel van de broncode naar “executable code” met als doelstelling de correctheid te verifiëren van de volledigheid van de broncode. Deze instructies bevatten onder andere precieze identificatie van alle toepassingen, zoals compilers, databases, bibliotheekpakketten, linkingstoepassingen, etc, om de “executable code” te kunnen genereren. SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 23
II.18 Geheimhouding en vertrouwelijkheid De dienstverlener mag de aan hem toevertrouwde gegevens en programma’s niet gebruiken voor andere doeleinden dan die beschreven in het bestek. Na uitvoering of eventuele stopzetting van de opdracht worden de hem toevertrouwde documenten teruggegeven en de programma’s en gegevens verwijderd van de pc’s en andere opslagmedia, die eigendom zijn van de dienstverlener. De dienstverlener mag de informatie van deze opdracht niet kenbaar maken aan derden. Elke overtreding van de gestelde voorwaarden, indien door de opdrachtgever als ernstig weerhouden, zal aanleiding geven tot stopzetting van de opdracht, met eventuele eis tot schadevergoeding.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 24
III. Technische bepalingen III.1 Inleiding III.1.1 Voorstelling VITO Als onafhankelijke en klantgerichte onderzoeksorganisatie verschaft VITO, de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek, innoverende technologische oplossingen en geeft ze wetenschappelijk onderbouwde adviezen en ondersteuning om duurzame ontwikkeling te stimuleren en het economisch en maatschappelijk weefsel in Vlaanderen te versterken. Een team van ongeveer 750 enthousiaste medewerkers werkt samen om deze doelstelling te realiseren. In de toekomst verwachten we echter nog een groei in personeelsbestand. Dit streven naar duurzaamheid willen we ook reflecteren in ons software asset management beleid. III.1.2 Software asset management De opdracht bestaat uit de installatie en configuratie van een toepassing die gebruikt gaat worden voor het beheer van de software licenties gebruikt door VITO. Summier zal de toepassing volgende functionaliteiten moeten bieden: Registratie van beschikbare licenties (Proof Of License) Registratie van onderhoudscontracten en aankoopfacturen Inventarisatie van geïnstalleerde software programma’s op clients en servers binnen VITO Automatische herkenning van geïnstalleerde software programma’s Automatische bepaling van de licentiepositie (geïnstalleerd versus geautoriseerd) Een meer gedetailleerde beschrijving van de gevraagde functionaliteiten staat beschreven in paragraaf III.2. De inrichting van het software asset management proces op zich maakt geen deel uit van de opdracht. Onderstaande technische bepalingen geven aan welke functionaliteiten/vereisten we idealiter verwachten van de toepassing. Er wordt echter ook aangegeven waar we als VITO onze prioriteiten leggen (aan de hand van MUST HAVES en NICE TO HAVES).
III.2 Functionaliteiten/vereisten III.2.1.1 De toepassing
De toepassing wordt geïnstalleerd op één of meerdere servers gehost bij VITO. Voorkeursplatform voor de servers is een virtuele server met het Microsoft Windows Server besturingssysteem op een onderliggende VMWare infrastructuur.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 25
Indien de toepassing een databank vereist, dan gaat de voorkeur uit naar een databank die geïnstalleerd wordt op een bestaande Microsoft SQL server. Vragen: 1. Kan de toepassing geïnstalleerd worden op een Microsoft server op een onderliggende VMWare infrastructuur? (NICE TO HAVE) a. Indien op vraag 1 ja geantwoord: geef de Microsoft server versie aan alsook het aantal benodigde servers in uw oplossing. Geef voor elke server aan hoeveel virtuele CPU, memory en storage nodig is. b. Indien op vraag 1 neen geantwoord: geeft het aantal en de specificaties van de vereiste servers (operating system, cpu, memory en storage). De kosten voor de fysieke servers moeten niet meegeteld worden aangezien VITO deze zelf zal voorzien. 2. Indien de toepassing een databank nodig heeft: kan de databank geïnstalleerd worden op een bestaande Microsoft SQL Server Enterprise Edition 2008? (NICE TO HAVE) a. Indien op vraag 4 neen geantwoord: geef de specificaties van de databank op (platform, cpu, memory en storage) 3. Is de toepassing web based? (NICE TO HAVE) a. Indien niet web based: welke clients worden ondersteund? Bestaan er MSI packages om de client te installeren? Kan de installatie “silent” gebeuren (met andere woorden: zonder interactie van de gebruiker)? 4. Werkt de toepassing met Single Sign On op basis van credentials in Active Directory? (NICE TO HAVE) 5. Welke backups moeten voorzien worden? (INFO) 6. In hoeverre is binnen de toepassing een rollenbeheer voorzien (wie doet wat)? (NICE TO HAVE) 7. Hoe ziet het licentiemodel van de toepassing er uit? Zijn er licenties nodig per server, per node, … ? (INFO) 8. Bevat de toepassing interfaces met externe toepassingen? Bijvoorbeeld een ticketing systeem of een software distributie/shop systeem? Welke interfaces en – of voor welke externe toepassingen? (NICE TO HAVE) III.2.1.2 Inventaris
De VITO server infrastructuur is in grote mate gevirtualiseerd op VMWare en in mindere mate op Hyper-V. Daarnaast zijn er nog een aantal fysieke servers in gebruik. Besturingssystemen zijn hoofdzakelijk Microsoft Server en Linux varianten. In het totaal zijn er ongeveer 180 servers in gebruik. Voor de prijsberekening gaan we uit van 180 servers. In een latere fase moeten extra servers toegevoegd kunnen worden. VITO clients zijn Microsoft of Linux computers. Hierop zijn klassieke bureauticatoepassingen geïnstalleerd maar ook open source en wetenschappelijke software. Voor de prijsberekening van deze opdracht gaan we uit van 1000 clients. In een latere fase moeten extra clients toegevoegd kunnen worden.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 26
Op dit moment maakt VITO gebruik van FrontRange Discovery voor de software inventarisatie van het computer – en serverpark. Een koppeling met FrontRange Discovery is in het kader van deze opdracht niet vereist. Microsoft System Center of andere tools mogen voorgesteld worden. Binnen VITO wordt meer en meer gebruik gemaakt van mobiele toestellen (bijvoorbeeld tablets en smartphones). Idealiter wordt de software op deze mobiele toestellen mee opgenomen in de globale inventaris met licentieoverzichten. Vragen: 1. Is een agent vereist voor de toepassing? 2. Indien op vraag 1 ja geantwoord: a. Welke agent? b. Ondersteunt de agent meerdere platformen? Zo ja, welke? (MUST HAVE) c. Kan de agent automatisch geïnstalleerd worden? (NICE TO HAVE) 3. Bevat het inventarisatieonderdeel voldoende intelligentie om VMWare of Hyper-V infrastructuur te herkennen? Is deze intelligentie out-of-the-box aanwezig? (MUST HAVE) 4. Bevat het inventarisatieonderdeel van de toepassing voldoende intelligentie om virtuele systemen op client computers te herkennen en correct te mappen? Is deze intelligentie out-of-the-box aanwezig? (MUST HAVE) 5. Wordt het gebruik van software gemeten? Zo ja, tot in welk detail? (MUST HAVE) 6. Beschrijf hoe toestellen, die niet op het netwerk hangen, geïnventariseerd kunnen worden. (MUST HAVE) 7. Kunnen toestellen (bijvoorbeeld servers, clients, …) aan kostencenters gekoppeld worden? Hoe gebeurt dit? (NICE TO HAVE) 8. Is er een link met Active Directory? Worden nieuwe toestellen in Active Directory automatisch toegevoegd aan de inventaris? Wat gebeurt er met toestellen die uit Active Directory verwijderd worden? (NICE TO HAVE) 9. Zijn er andere interfaces beschikbaar voor het uploaden van data? Bijvoorbeeld CSV bestanden, koppeling met FrontRange Discovery, … . (NICE TO HAVE) 10. Kan software op mobiele toestellen (bijvoorbeeld tablets en smartphones) mee opgenomen worden in de toepassing? Is een koppeling mogelijk met een MDM (Mobile Device Management) systeem? Zo ja, welke? (NICE TO HAVE) III.2.1.3 Proof of license
De toepassing moet gegevens bevatten over de licenties waarover VITO beschikt, de aankoopdetails alsook eventueel bijhorende contracten. De volgende zaken moeten bijvoorbeeld in de toepassing geregistreerd kunnen worden: 1. Softwarecontracten met onder andere de volgende details: a. Start – en einddatum van het contract b. Eventueel aanvullende gebruiksrechten c. Up – en downgrade rechten d. Meertalig gebruik 2. Onderhoudscontracten met onder andere de volgende details: a. Start – en einddatum van het contract b. Producten en bijhorende aantallen in het contract SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 27
3. Software aankopen (Purchase Orders) a. Intern kostcenter b. Aanvrager c. Datum d. Bijhorende documenten (files van verschillende types, bv. doc, pdf, …) Vragen: 1. Kunnen softwarecontracten in de toepassing bijgehouden worden? Welke details kunnen ingegeven worden? (MUST HAVE) 2. Kunnen onderhoudscontracten in de toepassing bijgehouden worden? Welke details kunnen ingegeven worden? (MUST HAVE) 3. Kunnen aankopen van software in de toepassing bijgehouden worden? Welke details kunnen ingegeven worden? (MUST HAVE) 4. Kunnen licenties op verschillende niveaus toegewezen worden? Bijvoorbeeld: persoon, team, dienst, entiteit, bedrijf? (MUST HAVE) 5. Kunnen bestaande licenties in de tool gekoppeld worden aan een ander niveau? Bijvoorbeeld naar aanleiding van een reorganisatie? (MUST HAVE) 6. Kan de toepassing alerts genereren, bijvoorbeeld een e-mail, als een contract gaat vervallen? (NICE TO HAVE) 7. Kunnen contractdetails geëxporteerd worden naar Excel, pdf, … ? (NICE TO HAVE) III.2.1.4 Licentiemodellen
Vragen: 1. Welke licentietypes ondersteunt de toepassing out-of-the-box? Bijvoorbeeld: individuele licenties, volume licenties, CAL’s, concurrent, … (MUST HAVE) 2. Kan de toepassing out-of-the-box onderscheid maken tussen product use rights? Bijvoorbeeld: per user, per CPU, per core, per server, … (MUST HAVE) 3. Kan de toepassing automatisch de product use rights van de grote vendors (bijvoorbeeld Microsoft, Adobe, Oracle, …) begrijpen en bijwerken als vendors hier wijzigingen in aanbrengen? Is dit een out-of-the-box functionaliteit of zijn hier extra componenten voor nodig? Voor welke vendors is dit van toepassing? a. Microsoft (MUST HAVE) b. Oracle (NICE TO HAVE) c. Adobe (NICE TO HAVE) d. Wetenschappelijke software, bijvoorbeeld National Instruments (NICE TO HAVE) 4. Past de toepassing automatisch up – en downgrade rechten toe? (MUST HAVE) III.2.1.5 Software herkenning
Vragen: 1. Kan de toepassing software automatisch herkennen? Geef een indicatie van hoeveel commerciële softwareproducten herkend worden. (MUST HAVE) 2. Wordt de software herkenning database automatisch bijgewerkt? Met welke frequentie gebeurt dit? (MUST HAVE) 3. Kan de toepassing software suites herkennen? (MUST HAVE) 4. Kan een nieuwe software toegevoegd worden aan de software herkenningsdatabase? Hoe verloopt dit proces? (MUST HAVE) SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 28
5. Kan de toepassing overweg met open-source software? (NICE TO HAVE) 6. Kan de toepassing software op Linux computers en – of servers herkennen? Geef enkele voorbeelden van over welke software het gaat. (MUST HAVE) III.2.1.6 Rapportering
Vragen: 1. Kan de toepassing een licentiepositie rapporteren voor een bepaalde vendor? Geef een voorbeeldrapport. (MUST HAVE) 2. Kan de toepassing een licentiepositie rapporteren voor een bepaald product of toestel? Geef een voorbeeldrapport. (MUST HAVE) 3. Kan de toepassing een overzicht geven over het gebruik van een bepaald product? Geef een voorbeeldrapport. (MUST HAVE) 4. In hoeverre ondersteunt de toepassing kostendoorrekening? Geef een voorbeeldrapport. (NICE TO HAVE) 5. Kunnen rapporten aangepast worden? Beschrijf welke aanpassingen mogelijk zijn. (NICE TO HAVE) 6. Kan VITO nieuwe rapporten aanmaken? (NICE TO HAVE) 7. Kunnen rapporten geëxporteerd worden naar Excel, pdf, … ? (NICE TO HAVE) 8. Kunnen rapporten ad-hoc gedraaid worden? Kunnen rapporten automatisch ingepland worden? (NICE TO HAVE)
III.3 De opleiding De inschrijver levert een geschreven Nederlandstalige of Engelstalige gebruikershandleiding. Daarnaast voorziet de inschrijver ter plaatse bij VITO een opleiding van 1 of 2 dagen over het gebruik van de toepassing voor de IT staff. De opleiding mag eventueel via videoconference georganiseerd worden. Geef tevens aan of er bijkomende opleidingen mogelijk zijn. Welke opleidingen zijn dit en waar kunnen deze gevolgd worden?
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 29
10 BELANGRIJKE PUNTEN 1. Uw offerte dient elektronisch te worden ingestuurd via E-Tendering. Laad uw offerte tijdig op en onderteken ze op tijd (https://eten.publicprocurement.be/).
2. Vul het inschrijvingsbiljet en de inventaris / meetstaat correct en volledig in via elektronische weg.
3. Voeg de gevraagde informatie toe conform de selectiecriteria.
4. Voeg de gevraagde informatie toe conform de gunningscriteria.
5. Laat alle opgeladen documenten elektronisch ondertekenen door de bevoegde perso(o)n(en) (bewijs toevoegen). Voor Belgische inschrijvers: ondertekenen kan via E-Id (pincode !).
6. Maak geen bezwaar aan de voorwaarden gesteld in de opdrachtdocumenten en de wet overheidsopdrachten (voeg geen verkoopvoorwaarden toe; meestal zijn deze tegenstrijdig met de gestelde voorwaarden)
7. De grootte van de documenten is beperkt tot 80 MB en de totale offerte mag niet groter zijn dan 320 MB.
8. Indien mogelijk maak zoveel mogelijk gebruik van documenten geschikt voor een Microsoft Office omgeving (Word, Excel, PowerPoint) Alle andere documenten moet dan in PDF formaat of door de opdrachtdocumenten toegelaten formaten worden aangeboden. 9. Meer informatie over de www.publicprocurement.be
te
volgen
procedure
is
te
vinden
op
10. Wees niet bang vragen te stellen aan de leidende dienst over onduidelijkheden (
[email protected]). Veel succes
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 30
Bankverklaring Deze bankverklaring betreft volgende overheidsopdracht: (omschrijving en eventueel besteknummer van de opdracht) ……….. Hierbij bevestigen wij dat ……. (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloop tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld.
Opgemaakt in………………op………………. Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 31
IV. OFFERTEFORMULIER “SOFT ASSET MGT” Dit biljet is verplicht te gebruiken bij de inschrijving
OPENING: dinsdag 7 oktober 2014 om 10.30 uur IV.1.1 Voorwerp van de opdracht AANKOOP EN ONDERHOUD SOFTWARE ASSET MANAGEMENT IV.1.2 Identificatie van de inschrijver Aanduiden wat van toepassing is: Natuurlijke persoon Rechtspersoon Tijdelijke vereniging Volledig invullen indien van toepassing Naam van de natuurlijke persoon, rechtspersoon of tijdelijke vereniging Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm: Ondernemingsnummer: BTW nummer Nationaliteit: Volledig adres van de maatschappelijke zetel: Algemeen telefoonnummer: Algemeen faxnummer URL - website Aantal tewerkgestelde werknemers: Naam contactpersoon voor dit dossier: Functie Telefoonnummer: faxnummer Mobiel telefoonnummer E-mail: IV.1.3 Verbintenistermijn 120 kalenderdagen.
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 32
IV.1.4 Betalingen De betalingen zullen geldig rekeningnummer van de financiële instelling geopend op naam van .
worden
uitgevoerd
door
overschrijving
op
IV.1.5 Machtiging en handtekening De ondergetekende(n) voegen de bewijzen toe waarin zij gemachtigd zijn een offerte in te dienen. Belgische inschrijvers Zijn (hun) volmacht blijkt uit bijlage aan het Belgisch Staatsblad Nr van (kopie in bijlage…). Buitenlandse inschrijvers. Buitenlandse inschrijvers voegen de nodige officiële documenten toe waaruit hun volmacht blijkt. IV.1.6 Belangrijke opmerking 1. Een offerte ondertekend door een persoon die vóór de opening niet gemachtigd werd zal niet conform verklaard worden. 2. Indien de offerte door een tijdelijke vereniging wordt ingediend moeten alle partijen van de tijdelijke vereniging de offerte ondertekenen. 3. Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
Door het feit van deze offerte aanvaarden wij uitdrukkelijk alle voorwaarden van het bestek en zien wij af van eventuele andere bepalingen zoals eigen verkoopsvoorwaarden. Wij verbinden ons tot de uitvoering, in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van het bestek. Opgemaakt te (plaats) : Datum
:
Handtekening(en)
:
Naam
:
SOFT ASSET MGT
20 augustus 2014
Blz. 33
VERKLARING OP EER
BESTEK:
SOFT ASSET MGT AANKOOP EN ONDERHOUD SOFTWARE ASSET MANAGEMENT OPENING: dinsdag 7 oktober 2014 om 10.30 uur
Ondergetekende(n) optredend in de naam van de firma:
Met maatschappelijke zetel te:
Ik verklaar/Wij verklaren op eer dat wij ons niet bevinden in een uitsluitingssituatie zoals voorzien in artikel 61, § 1 en § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Ik verbind mij/Wij verbinden ons om, op vraag van de aanbestedende overheid, de noodzakelijke documenten en bewijzen te bezorgen.
Opgesteld te . Op Handtekening(en)
ION GC SCT
20/08/2014
Blz. 34
V. INVENTARIS: “AANKOOP EN ONDERHOUD SOFTWARE ASSET MANAGEMENT”
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden Index Eenheidsprijs Tot. prijs Post OMSCHRIJVING eenheid Aantal formule Excl. BTW Excl. BTW gevoelig EUR EUR Kostprijs Tool (aankoop, Neen (vast analyse, implementatie, go eenmalig) –live, inclusief 12 maanden x 1 1 garantie en eventuele licentiekost voor deze 12 maanden garantie) Neen (vast Kostprijs opleiding IT staff x 1 2 eenmalig)
3
Licentie/ abonnements-kost per loopjaar na garantieperiode (detaillering van de licentie toe te voegen aan offerte)
4
Kostprijs onderhoudscontract (per loopjaar, vanaf einde garantieperiode)
5
Optie: dagprijs van de verschillende profielen die de dienst verlenen (lijst toe te voegen aan de offerte) (indicatief)
x
x
dag
3
3
1
Ja, jaarlijks, gelimiteerd tot 80% conform formule in I.14 Ja, jaarlijks, gelimiteerd tot 80% conform formule in I.14 Ja, jaarlijks, gelimiteerd tot 80% conform formule in I.14
NVT
NVT
TOTAAL exclusief BTW Bedrag BTW TOTAAL inclusief BTW
V.1.1 Letterschrift Totaal bedrag (excl BTW) in letters:
ION GC SCT
20/08/2014
Blz. 35
V.1.2 Uitvoeringstermijn Uitvoeringtermijn in kalenderdagen (cijfers): Uitvoeringtermijn in kalenderdagen (letters):
V.1.3 Specifiek te vermelden gegevens Post 1
Omschrijving Waarde Lijst van dagtarieven volgens profiel (junior, medior, senior)
V.1.4 Onderhoudscontract Vragen bij het onderhoudscontract:
Kenmerken onderhoud Normale werkuren (bij voorbeeld van 8u tot 17u) Software update (patched and fixed) Ondersteuning bij software update Software upgrade naar nieuwe versie Ondersteuning bij software upgrade Technische ondersteuning via telefoon, e-mail, … Responsetijd technische ondersteuning in werkuren Extra’s
Preventief
JA / NEEN JA / NEEN JA / NEEN JA / NEEN JA / NEEN
V.1.5 Onderaannemers Lijst van alle onderaannemers; verplicht in te vullen indien van toepassing. Post
Identificatie van de onderaannemer + ondernemingsnummer
Bedrijving van het gedeelte in onderaanneming
Aandeel in de totale prijs
1 ION GC SCT
% 20/08/2014
Blz. 36
2 3
% %
(Voeg eventueel lijnen toe)
Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te………………………………… de…………………………… Functie: Naam en voornaam: Handtekening:
ION GC SCT
20/08/2014
Blz. 37
VI. Bij te voegen documenten Volgende documenten dienen bij de offerte bijgevoegd 1. Inschrijvingsbiljet (gedateerd en ondertekend) 2. Verklaring op eer (facultatief) 3. Inventaris 4. Bankverklaring 5. Referenties 6. Algemene omschrijving van de voorgestelde oplossing 7. Antwoord op de vragen in de technische bepalingen (maximaal 20 A4 bladzijden) 8. Projectplanning + aanpak 9. Details van het voorgestelde onderhoudscontract 10. Inhoudsopgave en duur van de opleiding voor IT staff (maximaal 1 A4 bladzijde) 11. Overzicht beschikbare opleidingen over de toepassing met duur en actuele kostprijs
ION GC SCT
20/08/2014
Blz. 38
