BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN MODERNISERING VAN DE BESTANDSTRANSFER ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Ref.: ICTOPSFTP

BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN “MODERNISERING VAN DE BESTANDSTRANSFER”

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 12 september 2010 om 10 u.

Blz. 1


Ref.: ICTOPSFTP

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN.................................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER .................................................................................................. 5 I.3 GEBRUIK DOOR ANDERE FEDERALE AANBESTEDENDE OVERHEDEN ....................................................... 5 I.4 VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE ....................................................................................................... 5 I.5 W IJZE VAN GUNNEN ........................................................................................................................... 6 I.6 PRIJSOPGAVE .................................................................................................................................... 6 I.7 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................. 6 I.8 INFORMATIESESSIE ............................................................................................................................ 6 I.9 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE..................................................................................................... 7 I.10 TIJDELIJKE VERENIGINGEN ............................................................................................................... 9 I.11 VRIJE VARIANTEN........................................................................................................................... 10 I.12 OPTIES.......................................................................................................................................... 10 I.13 GESTANDDOENINGSTERMIJN .......................................................................................................... 10 I.14 INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................................................. 10 I.15 OPENING VAN DE OFFERTES ........................................................................................................... 11 I.16 PROCEDURE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT ................................................................................ 12 I.16.1 Kwalitatieve selectiecriteria.................................................................................................. 12 I.16.2 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................................... 15 I.16.3 Gunningscriteria................................................................................................................... 15 I.16.4 Demonstratie........................................................................................................................ 16 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN .................................................................................................... 17 II.1 KENNISGEVING VAN DE GUNNING VAN DE OPDRACHT ........................................................................ 17 II.2 DE BESTELBON EN HAAR MODALITEITEN ........................................................................................... 18 II.3 LEIDEND AMBTENAAR ...................................................................................................................... 18 II.4 BORGTOCHT ................................................................................................................................... 19 II.5 LEVERBAARHEID VAN HET VOORGESTELDE SYSTEEM ........................................................................ 20 II.6 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 20 II.6.1 Clausule betreffende de technologische evolutie................................................................. 20 II.6.2 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen ................................................................... 20 II.6.3 Personeel van de opdrachtnemer ........................................................................................ 21 II.6.4 Onderaannemers.................................................................................................................. 22 II.6.5 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën................................ 23 II.6.6 Te respecteren normen en standaarden .............................................................................. 24 II.6.7 Veranderingsbeheer ( “change management” ) ................................................................... 24 II.6.8 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie............................................... 25 II.6.9 Aansprakelijkheden .............................................................................................................. 27 II.7 LEVERINGSTERMIJN ........................................................................................................................ 27 II.8 OPVOLGING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLE DOOR DERDEN....................................... 28 II.8.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht........................................................... 28 II.8.2 Controle door derden ........................................................................................................... 28 II.9 BEOORDELING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLEWERKZAAMHEDEN .............................. 29 II.10 VOORLOPIGE OPLEVERING ............................................................................................................ 30 II.11 GARANTIE .................................................................................................................................... 30 II.12 DEFINITIEVE OPLEVERING .............................................................................................................. 31 II.13 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN ...................................................................................... 31 II.14 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE ................................................................................. 31 II.15 DEPONERING BIJ EEN ESCROW AGENT ........................................................................................... 32 II.16 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING ................................................................................. 32 II.16.1 Facturatie en betaling ......................................................................................................... 32 II.16.2 Prijsherziening .................................................................................................................... 33 II.16.3 Clausule van meest begunstigde klant............................................................................... 33 II.17 PUBLICITEIT - REFERENTIES........................................................................................................... 34 II.18 LAATTIJDIGE LEVERINGEN ............................................................................................................. 34 II.19 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - GESCHILLEN ............................................................. 34

Blz. 2


Ref.: ICTOPSFTP

III. TECHNISCHE BEPALINGEN ......................................................................................................... 36 III.1 INLEIDING ...................................................................................................................................... 36 III.2 HUIDIGE SITUATIE .......................................................................................................................... 37 III.2.1 Inleiding ............................................................................................................................... 37 III.2.2 Architectuur ......................................................................................................................... 37 III.2.3 Wijze van uitwisselen van bestanden ................................................................................. 38 III.2.4 Lijst van de stromen ............................................................................................................ 38 III.3 TECHNISCHE BEHOEFTEN ............................................................................................................... 40 III.3.1 Inleiding ............................................................................................................................... 40 III.3.2 Doelstellingen...................................................................................................................... 40 III.3.3 Hardwarecontext ................................................................................................................. 40 III.3.4 Te leveren tools voor het beheer van de bestandstransfers............................................... 41 III.3.5 DRP (Disaster Recovery Plan) van de productie................................................................ 42 III.3.6 Architectuur ......................................................................................................................... 43 III.3.7 Te leveren documentatie .................................................................................................... 43 III.3.8 Vereiste diensten ................................................................................................................ 43 III.3.9 Garantie, onderhoud en SLA .............................................................................................. 52 III.3.10 Licenties en prijzen ........................................................................................................... 55 III.3.11 Bijkomende informatie....................................................................................................... 56 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER.................................................................................................. 58 BIJLAGE B : CURRICULUM VITAE .................................................................................................... 60 BIJLAGE C : REFERENTIEMODEL ................................................................................................... 62 BIJLAGE D : VRAAG EN ANTWOORD FORMULIER....................................................................... 63 BIJLAGE E : INVENTARIS................................................................................................................... 64

Blz. 3


Ref.: ICTOPSFTP

Ontwerper Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: De heer Olivier Fauville Telefoon: 0257/65 719 Fax: 0257/9.68.01 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.

Betreffende documenten eigen aan de opdrachtgever: • • •

•

Onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. Documenten waarnaar de aanbestedende overheid binnen het bestek verwijst.

Betreffende documenten eigen aan de inschrijver: • •

De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.

Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen

Blz. 4


Ref.: ICTOPSFTP

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van de opdracht: Modernisering van de bestandstransfer. Toelichting : Dit bestek heeft tot doel: • • • • •

de levering, de installatie en de configuratie van managementtools voor bestandstransfers in de twee omgevingen (ontwikkelings-testomgeving en productieomgeving); de migratie van alle bestaande transfers naar de voorgestelde oplossing in elke omgeving; de levering van alle documentatie; de opleiding van het team dat instaat voor het beheer van de bestandstransfers; het uitvoeren van een test voor de omschakeling van de applicaties naar de hulpsite van de FOD Financiën en de herneming op de productiesite.

Leverplaats: Stafdienst ICT

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel

I.3 Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Financiën is de aanbestedende overheid die bevoegd is voor de supervisie en de controle over de opdracht. In het kader van deze opdracht en in overeenstemming met artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006, kunnen andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven evenwel verwijzen naar de voorwaarden van deze opdracht om tegemoet te komen aan eventuele behoeften, zonder hiertoe te moeten terugvallen op de mededinging. Bijgevolg moet men, telkens er melding wordt gemaakt van de « FOD Financiën » in deze tekst, daadwerkelijk lezen « FOD Financiën » voor alles wat betreft de gunning of eraan voorafgaat, of « FOD Financiën of een andere federale aanbestedende overheid of een federaal overheidsbedrijf » voor alles wat de uitvoering betreft.

I.4 Vertrouwelijkheidsclausule Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Blz. 5


Ref.: ICTOPSFTP

Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, • niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

I.5 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan de toewijzing van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode.

I.6 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen vastgesteld worden volgens de verschillende wijzen bepaald in de leden 2 tot 4 van artikel 86 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Alle in het formulier “inventaris” vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die als bijlage aan het bestek wordt voorzien (bijlage “inventaris”). De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. Het gebruik van het model “inventaris”, zoals is bijgevoegd in het bestek is verplicht. Het niet gebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Met prijzen die op een andere plaats dan deel 2 van de offerte worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

I.7 Looptijd van de opdracht De opdracht neemt een aanvang op de eerste kalenderdag die volgt op de dag dat de leverancier de bekendmaking van de gunning heeft ontvangen en wordt tenzij verlenging, afgesloten op het einde van de onderhoudsfase van de initiële bestelling ( 1 jaar garantie na voorlopige oplevering en 4 jaar onderhoud). Deze periode kan, op vraag van de aanbestedende overheid, met 2 keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract. De opdrachtnemer blijft dus contractueel gebonden gedurende de termijn van de initiële looptijd, vermeerderd met de eventuele verlengingen.

I.8 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers.

Blz. 6


Ref.: ICTOPSFTP

Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 8 augustus 2011 werden ingediend via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie “bijlage: vraag en antwoord formulier”). Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het email adres [email protected]. Deze infosessie zal plaatsvinden op 10 augustus 2011 om 10 u. op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan 33 1030 Brussel. C5. Zaal Mandarin. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

I.9 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte.

Blz. 7


Ref.: ICTOPSFTP

De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.

Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie

Uitsluitingscriteria

Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver

Technische capaciteit

D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De prijstabel : de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, … : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd. Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina’s van een ononderbroken nummering voorzien worden.

Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte elektronisch heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.

Blz. 8


Ref.: ICTOPSFTP

Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de « uitsluitingscriteria » vermeld in het punt « procedure van gunning van de opdracht ». De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers gecontroleerd kan worden.

Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die bij de offerte in deel 5 specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten.

Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): • • • •

Het offerteformulier: zie “bijlage: offerteformulier” Het formulier prijstabel: zie “bijlage: inventaris” Het formulier voor de referenties: zie “bijlage: referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie “bijlage: curriculum vitae”

I.10 Tijdelijke verenigingen De overhandiging van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier (zie het dat formulier in bijlage is opgenomen in dit bestek: “bijlage: offerteformulier”) wordt in dat geval ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de uitsluitingscriteria verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige aanbesteding.

Blz. 9


Ref.: ICTOPSFTP

I.11 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan.

I.12 Opties “Vrije optie” voorstellen zijn niet toegestaan.

I.13 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.

I.14 Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996.

Blz. 10


Ref.: ICTOPSFTP

Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk: • •

NL: Peter Christiaens, 02 790 52 58, [email protected] FR: Liza Torossian, 02 790 52 66, [email protected]

Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram of telefax worden medegedeeld voor zover zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent.

I.15 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 12 september 2011 om 10 u. op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine Zaal.

Blz. 11


Ref.: ICTOPSFTP

I.16 Procedure van gunning van de opdracht I.16.1 Kwalitatieve selectiecriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de toewijzing van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

I.16.1.1 Uitsluitingscriteria Eerste criterium van uitsluiting. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

2°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 euro is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft.

Blz. 12


Ref.: ICTOPSFTP

Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 euro, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke ondernemi ng in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 euro na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen.

§ 2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

§.3.

een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale weten regelgeving voorkomt;

2°

een faillissements verklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale weten regelgeving voorkomt.

Voor de Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW zijn nagekomen. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe

Blz. 13


Ref.: ICTOPSFTP

Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land.

I.16.1.2 Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet betreffende de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de laatste drie boekjaren.

I.16.1.3 Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste één gelijkaardig(e) project(en) aantonen, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model “referentiemodel” (zie addenda aan het bestek: referentiemodel) is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal de ISO- en andere certificaten in zijn bezit vermelden. De aanbestedende overheid wenst dat de inschrijver in het bezit is van een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkaardig. De aanbestedende overheid wenst dat alle onderaannemers eveneens een ISOcertificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkaardig zouden bezitten voor de activiteiten die aan hen worden uitbesteed. Derde criterium betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

Blz. 14


Ref.: ICTOPSFTP

I.16.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijke besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek, zoals hierboven beschreven. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning.

I.16.3 Gunningscriteria De keuze van de meest voordelige offerte zal door de FOD Financiën gemaakt worden op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij zijn offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De gunning zal geschieden op basis van de meest interessante reglementaire offerte, rekening houdend met de onderstaande criteria. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die kunnen worden gehanteerd voor de keuze tussen de offertes. De inschrijver zal bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd.

Criterium 1: Prijs (35 %) Criterium 2: Kwaliteit van de voorgestelde softwareoplossing (38 %) - Criterium 2.1: Functionaliteiten tool voor bestandstransfer: 13% - Criterium 2.2: Functionaliteiten monitoring tool: 10 % - Criterium 2.3: Functionaliteiten rapporteringstool: 10 % - Criterium 2.4: Schaalbaarheid van de producten: 5 % Criterium 3: Architectuur (5 %) Criterium 4: Migratieplan (5 %) Criterium 5: Opleiding -– Documentatie (5%) Criterium 6: Garantie - onderhoud - SLA – Support (5 %) Criterium 7: Kwaliteit van de offerte (2%) Criterium 8: Kwaliteit van de demonstratie (5%)

De offertes die niet minstens 60% van de punten behalen voor de criteria 2, 3 en 4 worden niet meegerekend voor de gunning van de opdracht en kunnen dus niet deelnemen aan de demonstratie.

Blz. 15


Ref.: ICTOPSFTP

Demonstratie Op basis van onderstaande criteria zal de FOD Financiën de inschrijvers al dan niet uitnodigen om een demonstratie te geven (voor verdere bepalingen zie de paragraaf I.16.4 “demonstratie”).

De offertes die niet minstens 60% van de punten behalen voor de criteria 2, 3 en 4 kunnen niet deelnemen aan de demonstratie.

Tijdens deze demonstratie zal de inschrijver een uiteenzetting geven volgens de vereisten van de paragraaf I.16.4 “ demonstratie ”. De informatie die verstrekt wordt tijdens deze uiteenzetting zal mee in rekening gebracht worden bij de uiteindelijke technische beoordeling.

Na de demonstratie worden de volgende offertes eveneens uitgesloten: de offertes die niet minstens 60% van alle punten behalen, behalve voor het criterium prijs.

Het is in geen geval de bedoeling om via de demonstratie nieuwe elementen toe te voegen of een nieuwe offerte in te dienen.

Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen:

 Pr P = Pmax ×  min  Pr  offerte

   

waarbij: • • • •

Prmin = laagste prijs van de regelmatig bevonden offertes waarmee rekening gehouden wordt voor de toewijzing van de opdracht Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium « Prijs » Pmax = maximale weging van het criterium « Prijs »

Het bepalen van de eindscore verloopt als volgt: De verkregen waarderingscijfers, maar nu met inbegrip van het criterium “ demonstratie ”, zullen worden opgeteld met de punten behaald volgens het criterium “prijs”. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.

I.16.4 Demonstratie Om de offertes te beoordelen zal er aan de inschrijvers wiens offerte als regelmatig werd beschouwd, gevraagd worden om een demonstratie te geven van de voorgestelde softwareoplossing. Deze demonstratie zal 2 uur duren en plaatsvinden in de kantoren van de FOD Financiën. Er zal gevraagd worden om een bestandstransferstroom te installeren. De inschrijvers moeten tonen hoe de stroom wordt gemonitord en hoe men rapporten genereert en opent. De inschrijvers moeten al het noodzakelijke materiaal voor de demonstratie meebrengen. De FOD Financiën stelt het lokaal en een beamer ter beschikking.

Blz. 16


Ref.: ICTOPSFTP

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.

II.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 (Wet tot invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten), doet de aanbestedende instantie, onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van : Uittreksel uit §1: 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mo tieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onrege lmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet i s gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur v an de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie b innen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres wa arnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2: De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1° indien geen vordering tot schorsing is ingeste ld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen n a de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving.

Blz. 17


Ref.: ICTOPSFTP

Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt.

II.2 De bestelbon en haar modaliteiten De bestelbon is geadresseerd aan de opdrachtnemer, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen.

II.3 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de leveringen en diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer Louis Collet Adres: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Telefoon: 0257/6.41.92 Fax: 0257/9.68.01 E-mail: [email protected] Het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door: Naam: de heer Olivier Fauville Adres: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Telefoon: 0257/65 719 Fax: 0257/9.68.01 E-mail: [email protected]

Blz. 18


Ref.: ICTOPSFTP

II.4 Borgtocht De borgtocht bedraagt 5% van het totaalbedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borgstelling in speciën , door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr. 679-200409979, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. 2° wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het een collectieve borgtocht betreft, d oor het deponeren door een vennootschap die deze activiteit rechtsgeldig vervult van een akte van hoofdelijke borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het een garantie betreft, door de akte v an verbintenis van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid: 1° ofwel van het reçu van deponering van de Deposit o- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° ofwel het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° ofwel de erkenning van deponering die is uitgere ikt door de kassier van de staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° ofwel het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° ofwel het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een garantie verleent. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber”, naargelang het geval. Als het bewijs van de borgstelling niet binnen de gestelde termijn is geleverd, wordt er een boete toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de

Blz. 19


Ref.: ICTOPSFTP

inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling Vastleggingen van de Stafdiensten Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 Brussel De borgstelling wordt op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtnemer vrijgegeven na de definitieve oplevering.

II.5 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma's moeten officiëel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over β-versies van de software, pre-releases, enz. …).

II.6 Uitvoering van de opdracht II.6.1 Clausule betreffende de technologische evolutie Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

II.6.2 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen II.6.2.1 De uitvoering van de diensten

De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, en de Blz. 20


Ref.: ICTOPSFTP

periode tussen kerstdag en Nieuwjaar worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.

II.6.2.2 Leveringen Leveringen en installatie De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de opdrachtnemer wordt overhandigd. Technische specificaties De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering. Verpakkingen Eventuele verpakkingen blijven het eigendom van de opdrachtnemer en moeten binnen tien dagen na de levering door hem worden opgehaald. Na het verstrijken van deze termijn heeft de Administratie het recht deze op kosten van de opdrachtnemer terug te sturen. Het materieel zal van zijn verpakking ontdaan worden in lokalen aangeduid door de aanbestedende overheid en dit volgens haar instructies.

Locatie De leveringen zullen gebeuren op Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel.

II.6.3 Personeel van de opdrachtnemer 1

Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • •

over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke

1

unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2 Blz. 21


•

Ref.: ICTOPSFTP

kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar; de projectverantwoordelijke moet bovendien mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen.

Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van een of meer personen van het projectteam van de opdrachtnemer indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De wijziging dient plaats te vinden binnen 20 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver.

De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het “curriculum vitae”-model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam.

II.6.4 Onderaannemers De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de levering van alle producten en diensten in het kader van deze opdracht. Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van de opdracht.

Blz. 22


Ref.: ICTOPSFTP

Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het feit dat de opdrachtnemer het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden.

II.6.5 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II.6.5.1 Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de opdrachtnemer tijdens hun opdracht maximaal twee kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt indien nodig een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

II.6.5.2 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën

De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft: • • • • •

de definitie van de inhoud van het/elk project; de participatie in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten voor de realisatie: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; indien van toepassing: de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; Blz. 23


•

Ref.: ICTOPSFTP

de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald.

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het het bewaken (en indien nodig definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.

II.6.6 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • • • • • •

technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.

Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op http://minfin.fgov.be/portail1/nl/cadrenl.htm (onder ”ICT en informaticaplan”) en http://minfin.fgov.be/portail1/fr/cadrefr.htm (onder “ICT et plans informatiques”). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing.

II.6.7 Veranderingsbeheer ( “change management” ) Algemeen Op elk ogenblik, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, kan de FOD Financiën aan de opdrachtnemer voorstellen om het even welk aspect van de uitvoering van de opdracht, onder andere de inhoud van de diensten, te wijzigen, uit te breiden of te beperken (“wijzigingsvoorstel”, in PMFin request for change). Activiteiten of aspecten die de opdrachtnemer bij het indienen van zijn offerte geanticipeerd of voorzien kon hebben of die er redelijkerwijze deel van uitmaken, zijn in de uitvoering van de overeenkomst inbegrepen en zullen dan ook niet het voorwerp kunnen zijn van een wijzigingsvoorstel. De opdrachtnemer zal zijn goedkeuring van een wijzigingsvoorstel van de FOD Financiën niet weigeren indien de beoogde wijziging een vermindering van de kosten of volumes met zich meebrengt. Totdat een wijzigingsvoorstel door de partijen formeel goedgekeurd (ook in de stuurgroep) is en tenzij de partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zal de opdrachtnemer de opdracht blijven uitvoeren alsof er geen wijzigingsvoorstel voorligt. Blz. 24


Ref.: ICTOPSFTP

De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor om het even welke schade of verlies die voortvloeien uit de uitvoering van een wijziging waartoe de FOD Financiën niet zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven.

Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige mensen en middelen zal beschikken om wijzigingen uit te voeren. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien deze een materiële en bewezen meerkost voor de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten aanrekenen voor zijn studie of voorbereiding van rapportering over een wijzigingsvoorstel.

Procedure Onverminderd de artikelen 7 en 8 van het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zal een wijziging van de overeenkomst slechts bindend zijn indien zij voorgesteld, behandeld en goedgekeurd wordt in overeenstemming met deze bepaling. Indien een partij wijzigingen wenst aan te brengen aan de overeenkomst, zal het de andere partij schriftelijk de details van deze wijziging overmaken. Indien FOD Financiën een wijziging voorstelt, zal de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn, maar zonder bijkomende kosten, een schatting overmaken aan FOD Financiën van de verwachte tijd die nodig is voor de implementatie van de wijziging en het verwachte effect van deze wijziging op de opdracht. Indien FOD Financiën beslist om deze wijziging niet door te voeren, zal er geen wijziging aangebracht worden aan de overeenkomst. Indien FOD Financiën deze wijziging wenst door te voeren, en indien beide partijen het wijzigingsvoorstel aanvaarden, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende “bijlage aan het contract”. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. Indien de opdrachtnemer een wijziging aanvraagt, zal FOD Financiën haar toestemming niet onredelijk weigeren of uitstellen. Indien de twee partijen het wijzigingsvoorstel goedkeuren, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende “aanhangsel aan het contract”. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is.

II.6.8 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden.

Blz. 25


Ref.: ICTOPSFTP

Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: • •

•

kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •

waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: • •

om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren.

Blz. 26


Ref.: ICTOPSFTP

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

II.6.9 Aansprakelijkheden Aansprakelijkheid Leveringen De leverancier is aansprakelijk voor zijn leveringen tot op het ogenblik dat de levering gecontroleerd is, behalve wanneer het verlies of de beschadiging in de magazijnen van de bestemmeling te wijten zijn aan feiten of omstandigheden die zijn bedoeld in artikel 16 van het Algemeen Bestek.

Aansprakelijkheid Diensten De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging of in gebreke blijven. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn taak in het kader van de uitvoering van de opdracht te verwezenlijken. De opdrachtnemer is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

II.7 Leveringstermijn De inschrijver moet in het bijzonder rekening houden met de maximale termijn van 12 maanden vanaf de kick-off.

Blz. 27


Ref.: ICTOPSFTP

De inschrijver moet bij zijn offerte een uitvoeringskalender voegen, rekening houdend met de maximale duur van het contract. Deze kalender moet worden gepresenteerd in de vorm van GANTTtabellen.

II.8 Opvolging van de uitgevoerde diensten en controle door derden II.8.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken van zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.

II.8.2 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.

Blz. 28


Ref.: ICTOPSFTP

II.9 Beoordeling van de uitgevoerde diensten en controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de bekendmaking door de opdrachtnemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten (waar van toepassing) met name: • • • • •

het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …; het eventueel installeren van “testtools” om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.

Wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene controles worden ze aanzien als geschikt en goed werkend. Het tijdsschema van de controlewerkzaamheden worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de uitrustingen niet geschikt en goed werkend worden bevonden zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: •

•

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 66 van het algemeen bestek, als bijlage voorzien bij het K.B. van 26 september 1996, dat de algemene regels bepaalt voor de uitvoering van overheidsopdrachten en voor concessies van openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.

Blz. 29


Ref.: ICTOPSFTP

II.10 Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste controle aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering.

Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering begint de garantieperiode voor een periode van een jaar.

II.11 Garantie In dit gedeelte verwijst het begrip ‘element’ naar elke methodologie, uitrusting of software, en in uitbreiding alles waar garantie en/of onderhoud op toepasbaar is, en, die ontwikkeld/geleverd werd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van deze opdracht. De garantietermijn van elk element is bepaald op minstens een jaar, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering. Als elementen defect zijn, als functies en/of prestaties en/of het respect voor de SLA (Service Level Agreement – afspraak over het niveau van de services), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts gedeeltelijk bevredigend zijn, in de mate dat de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe voor eigen rekening de noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of om zo nodig de defecte elementen te vervangen binnen de termijnen, vermeld in de specificaties van de SLA. De volledige garantietermijn is van toepassing op de te vervangen elementen. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. Bij een niet-beschikbaarheid van de oplossing tijdens de garantieperiode, zal deze laatste worden verlengd met een termijn die gelijk is aan die van de onbeschikbaarheid. De garantie dekt met name : • de herstelling of de vervanging ter plaatse van defecte elementen • de correctie van parameters • de versterking van het systeem als dit niet voldoet aan de vooraf gerealiseerde SLA • de duur van de gepresteerde werkzaamheden • de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer. De inschrijver moet erop toezien de elementen te actualiseren tijdens de garantieperiode. Deze actualisering heeft zowel betrekking op eventuele ‘correcties’ als op de evoluties van het geïnstalleerde element.

Blz. 30


Ref.: ICTOPSFTP

II.12 Definitieve oplevering De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de globale voorlopige oplevering, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent. Geen enkele betaling is voorzien bij definitieve oplevering.

II.13 Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. Opleveringskosten Alle kosten die te maken hebben met de levering en met de voorlopige en/of definitieve oplevering(en), zijn ten laste van de opdrachtnemer.

II.14 Eigendom van de ontwikkelde software De opdrachtnemer erkent en aanvaardt dat alle intellectuele en industriële eigendomsrechten (met name, maar niet beperkt tot, de auteursrechten, de rechten op de databanken en de rechten op de modellen), evenals alle eigendomsrechten en alle andere rechten betreffende de diensten of producten in het kader van de uit te voeren opdracht, met name, maar niet beperkt tot, de studies, de schema’s, de analyses, de plannen, de rapporten, de onderzoeksresultaten, de documentatie, de methodes, de databanken, de concepten en elke andere ontwikkeling, die al dan niet zijn beschermd door een intellectueel eigendomsrecht, vanaf hun creatie exclusief eigendom worden van FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om FOD Financiën alle nodige bijstand te verlenen, de nodige formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten te garanderen en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en verklaart bij machte te zijn om deze verplichting te doen naleven door zijn werknemers, aangestelden en eventuele aannemers. Onverminderd de verplichting voor de opdrachtnemer om de informatie over onderhavige opdracht en de vertrouwelijke informatie niet te onthullen, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht opnieuw te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de opdracht.

Blz. 31


Ref.: ICTOPSFTP

II.15 Deponering bij een Escrow agent In het kader van de uitvoering van deze opdracht en de transitiemaatregelen zal de opdrachtnemer uiterlijk 30 dagen na ondertekening van de PV van voorlopige oplevering, de broncode van de specifieke ontwikkelingen, alsook nadien elke wijziging of update daarvan en de bijhorende technische documentatie (het “gedeponeerd materiaal” genoemd) in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving ten behoeve van De FOD Financiën deponeren bij een escrow agent. Na de ondertekening van de overeenkomst zal de opdrachtnemer, zo vlug als redelijkerwijze mogelijk is, de FOD Financiën informeren omtrent de specifieke ontwikkelingen afkomstig van derden die worden gebruikt om de diensten te leveren. In onderling overleg met de FOD Financiën zal alsdan worden bepaald welke maatregelen genomen moeten worden en welke bijkomende garanties desgevallend van deze derden gevraagd moeten worden om zich van de continuïteit van het gebruiksrecht van deze specifieke ontwikkelingen als een onderdeel van de diensten te verzekeren en dit zowel tijdens de uitvoering van deze opdracht als met het oog op een eventuele transitie. Voor zover de noodzaak daartoe redelijkerwijze zou blijken, zal de opdrachtnemer zijn samenwerking verlenen om van deze derden te bekomen dat zij de broncode van de specifieke ontwikkelingen die voor de levering van de diensten gebruikt worden, deponeren bij de escrow agent onder dezelfde voorwaarden als beschreven in dit artikel. De opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het neerleggen van het gedeponeerd materiaal. De opdrachtnemer ziet erop toe dat de versie van het gedeponeerd materiaal die de escrow agent bij zich houdt, steeds volledig en up-to-date is en in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving. De FOD Financiën heeft het recht om steeds de inhoud van het gedeponeerd materiaal te laten verifiëren. De vergoeding die de overheid betaalt voor de levering van de diensten omvat de diensten van de escrow agent en de kosten verbonden aan de creatie en het neerleggen van het gedeponeerd materiaal.

II.16 Facturatie, betaling en prijsherziening II.16.1 Facturatie en betaling Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de BTW en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering, verloopt de procedure als volgt: • • •

voor leveringen en diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen slechts achteraf worden uitgevoerd; periodieke betalingen met betrekking tot het onderhoud worden gefactureerd op jaarbasis. Licentierechten worden jaarlijks gefactureerd in het begin van de termijn; kosten met betrekking tot (aanvullende/ondersteunende) diensten gepresteerd kunnen worden gefactureerd zodra ze zijn voltooid en aanvaard (PV van voorlopige oplevering met time-sheet).

De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 1030 Brussel

Blz. 32


Ref.: ICTOPSFTP

De betaling vindt plaats binnen 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De verwijlinteresten zullen worden berekend in overeenstemming met artikel 15, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

II.16.2 Prijsherziening Voor leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.

De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Vastleggingen van de Stafdiensten, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.

De prijsherziening gaat in op: o

o

de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).

De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

  S P = P0 *  0,8 * + 0.2  S0   waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

II.16.3 Clausule van meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën beschouwen als zijn meest begunstigde klant. Blz. 33


Ref.: ICTOPSFTP

Indien de opdracht loopt over meerdere jaren, zal de opdrachtnemer vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, jaarlijks de prijzen aanpassen voor deze opdracht, door de laagste prijzen toe te passen die hij voor soortgelijke prestaties aanbiedt aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen geldend bij het begin van de opdracht. De verklaringen hierover door de opdrachtnemer die bepalend zijn voor het nakomen van deze verplichting, zullen kunnen geverifieerd worden in de boeken van de opdrachtnemer door een auditor, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditor zal zich beperken tot het certifiëren of niet certifiëren van de relevante gegevens. Indien de auditor besluit tot niet certificatie zal de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen beschikken om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.

II.17 Publiciteit - referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

II.18 Laattijdige leveringen De opdrachtnemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een verlenging van de uitvoeringstermijnen, herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. De aanbestedende overheid kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de opdrachtnemer of zijn personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. Onder voorbehoud van de bepalingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen in de artikelen 20, 66 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering van een bepaalde fase drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om te verzaken aan de opdracht (zie art. 9, KB van 26 september 1996). In deze context moet de levering worden beschouwd als een levering van goederen en diensten.

II.19 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van het Algemene Bestek (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht.

Blz. 34


Ref.: ICTOPSFTP

De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •

De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.

•

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt « leidend ambtenaar » van deel II in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.

Blz. 35


Ref.: ICTOPSFTP

III. Technische bepalingen

III.1 Inleiding De FOD Financiën wisselt veel gegevens uit met externe partners. Deze uitwisselingen gebeuren voornamelijk via tapes. Momenteel wordt er gevraagd om deze transfer via tapes te vervangen door bestandstransfers via het netwerk. En alle transfers op één platform te groeperen om de stromen beter te kunnen controleren. Vandaag beschikt de FOD Financiën over een bestandstransfersysteem op basis van de protocols FTP en SFTP. De transfers vinden momenteel plaats met verschillende externe en interne partners van de FOD Financiën. We tellen niet minder dan 100 partners, zoals bijvoorbeeld financiële organismen, andere federale overheidsdiensten, privéondernemingen, …. Gezien het belang en de vertrouwelijkheid van bepaalde gegevens, moeten bepaalde transfers sterk worden beveiligd. Omdat de FTP servers uitsluitend bestemd zijn voor de uitwisseling en niet voor de opslag van bestanden, wordt er een automatisch opschoningsproces uitgevoerd om alle bestanden die ouder zijn dan 10 dagen te verwijderen. Alle bestandstransferprocedures worden uitgevoerd op basis van scripts die werden ontwikkeld door het team dat verantwoordelijk is voor de bestandstransfers van de FOD financiën.

Blz. 36


Ref.: ICTOPSFTP

III.2 Huidige situatie III.2.1 Inleiding In dit punt beschrijven we het systeem dat de FOD Financiën heeft geïnstalleerd. We bespreken eerst de architectuur en vervolgens beschrijven we de manier waarop de bestanden worden uitgewisseld. We eindigen met de informatie over de huidige stromen.

III.2.2 Architectuur De huidige architectuur bestaat uit: -

een zone solaris 10 (ZS10FTP01) die zich in het intranet bevindt. Deze zone werd gecreëerd op een sparc64 V server met 8 CPU’s, 32 GB geheugen. Deze server bevat 6 zones. een zone solaris 10 (ZS10FTP01) die zich in de DMZ bevindt. Deze zone werd gecreëerd op een sparc64 V server met 8 CPU’s, 32 GB geheugen. Deze server bevat 6 zones.

Elke zone is verbonden met de SAN van de FOD Financiën. Voor elke zone vinden we er de volgende systeembestanden: FTP_IN, FTP_OUT en FTP_LOG. De uitwisseling van bestanden tussen deze twee zones gebeurt via de synchronisatie van deze systeembestanden. Momenteel wordt de volgende schijfruimte gebruikt:

Intranet server: Filesystem /FTP_IN /FTP_LOG /FTP_OUT /FTP_INTRANET

Kbytes used 46471649 14421467 46471649 20652529

avail capacity 269624 45737309 1% 2775942 11501311 20% 47641 45959292 1% 15334464 5111540 75% Blz. 37


Ref.: ICTOPSFTP

DMZ server: Filesystem /FTP_IN /FTP_LOG /FTP_OUT /FTP_INTRANET

Kbytes used 46471649 14421467 46471649 20652529

avail capacity 50579 45956354 1% 1662283 12614970 12% 13974376 32032557 31% 20502 20425502 1%

III.2.3 Wijze van uitwisselen van bestanden Momenteel worden de bestanden uitgewisseld via de uitvoering van scripts geschreven in PERL. De gebruikte protocols zijn: FTP en SFTP. Bij het versturen van een bestand naar een externe partner zal de intranetserver het bestand ophalen of het bestand ontvangen. Het bestand wordt op het systeembestand FTP_OUT van de intranetserver geplaatst. Nadat de synchronisatie is uitgevoerd, bevindt het te versturen bestand zich op de server van de DMZ en kan naar de bestemmeling worden gestuurd. Bij de ontvangst van een bestand van een externe partner zal de DMZ-server het bestand bij de externe partner ophalen of het bestand ontvangen. Dit bestand wordt op het systeembestand FTP_IN van de DMZ-server geplaatst. Nadat de synchronisatie is uitgevoerd, bevindt het te ontvangen bestand zich op de intranetserver en kan het worden verstuurd naar of opgehaald door de interne bestemmeling. Er werd een automatisch opschoningsmechanisme geïnstalleerd om ervoor te zorgen dat de bestanden niet voor onbepaalde tijd op de server worden bewaard. Het huidige beleid bestaat erin de bestanden die ouder zijn dan 10 dagen te verwijderen. Elke transfer wordt geregistreerd in een ‘log’ bestand om elke transactie te kunnen opsporen. Deze ‘log’ bestanden worden gemonitord door de monitoringapplicatie HP openview, zodat het team wordt gewaarschuwd in geval van problemen.

III.2.4 Lijst van de stromen Om een idee te geven van de stromen die de FOD Financiën momenteel beheert, geven we hieronder enkele cijfers:

III.2.4.1 Aantal partners Het aantal externe partners bedraagt ongeveer 100.

III.2.4.2 Omvang van de bestanden Ter indicatie vindt u hieronder een raming van de minimale, gemiddelde en maximale omvang van de uitgewisselde bestanden: -

Minimale omvang: 5 Kilobyte Gemiddelde omvang: 5 Megabyte Maximale omvang: 20 Gigabyte

Blz. 38


Ref.: ICTOPSFTP

III.2.4.3 Frequentie van de transfers Het is moeilijk om een exact cijfer te geven voor de frequentie van de bestandstransfers. Er worden dagelijks bestanden uitgewisseld. Voor bepaalde partners gaat het om een bestand per minuut, voor andere om vier transfers per jaar.

III.2.4.4 Aantal scripts of verschillende stromen Er zijn ongeveer 170 verschillende scripts.

Blz. 39


Ref.: ICTOPSFTP

III.3 Technische behoeften III.3.1 Inleiding De inschrijver moet voldoen aan alle ICT-standaarden die beschreven zijn in het document ‘Architectural Building Blocks’ dat het meest recent werd gepubliceerd op de site van de FOD Financiën, in ICT Fundamenten (http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B).

III.3.2 Doelstellingen Dit bestek heeft tot doel: -

de levering, de installatie en de configuratie van managementtools voor bestandstransfers in de twee omgevingen (ontwikkelings-testomgeving en productieomgeving); de migratie van alle bestaande transfers naar de voorgestelde oplossing in elke omgeving; de levering van alle documentatie; de opleiding van het team dat instaat voor het beheer van de bestandstransfers; het uitvoeren van een test voor de omschakeling van de applicaties naar de hulpsite van de FOD Financiën en de herneming op de productiesite.

III.3.3 Hardwarecontext Dit bestek voorziet geen aankoop van hardware. De FOD Financiën zal namelijk de hardware ter beschikking stellen. Daarom moet de offerte voldoen aan de hardwarevereisten van de FOD Financiën. De FOD Financiën wil twee omgevingen installeren. Een omgeving voor ontwikkeling en testen en een productieomgeving. Gezien deze twee gewenste omgevingen (ontwikkelings- en testomgeving en productieomgeving) moet het mogelijk zijn om de softwaretool op verschillende platformen te installeren. De inschrijver moet zich baseren op de besturingssystemen die beschreven zijn in het document ‘Architectural Building Blocks’ dat het meest recent werd gepubliceerd op de site van de FOD Financiën, in ICT Fundamenten (http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B). De software tool moeten op de volgende servertypes kunnen worden uitgerold: 1) Windows 2008 R2 servers en hogere versies. 2) Solaris 5.10 servers en hogere versies.

Op het vlak van database servers ondersteunt de FOD Financiën twee types: 1) de DB2 servers beheerd door het RDC team; 2) de MS SQL servers. Volgens het beleid van de FOD Financiën worden de servers met een SAN verbonden. De servers bevinden zich op twee sites: North Galaxy en Anderlecht. De site van Anderlecht doet dienst als backup site om de activiteiten te kunnen hernemen als er zich een probleem voordoet in de site North Galaxy.

Blz. 40


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.4 Te leveren tools voor het beheer van de bestandstransfers In het raam van deze opdracht wil de FOD Financiën tools aankopen voor het beheer van de bestandstransfers, de monitoring en de ‘rapportering’ van deze transfers. In zijn offerte stelt de inschrijver software voor die aan de verschillende hierna beschreven functionaliteiten voldoet. Per software vermeldt hij welke besturingssystemen er worden ondersteund. De besturingssystemen worden opgegeven in stijgende volgorde van voorkeur (het eerste is het systeem dat de voorkeur geniet voor de installatie). Deze software moet kunnen evolueren. We vragen de inschrijver bijgevolg om naast de functionaliteiten die aan de behoeften van de FOD Financiën voldoen ook de verschillende evolutiemogelijkheden te beschrijven. We denken bijvoorbeeld aan de andere mogelijke protocols, andere functionaliteiten dan deze die hieronder worden beschreven, …. Voor elke tool geeft de inschrijver de gewaarborgde performantie op. We denken meer bepaald aan de responstijd bij het gebruik van de tools. De inschrijver dient zijn voorstel in, rekening houdend met de standaarden van de FOD Financiën op het vlak van de besturingssystemen van de servers, de pc’s. Als de toegang gebeurt via een browser, zorgt de inschrijver ervoor dat deze tools toegankelijk zijn voor de browsers die standaard zijn geïnstalleerd bij de FOD Financiën. Deze verplichte standaarden zijn beschreven in het document ‘Achitecture Building Blocks’.

III.3.4.1 Tool voor bestandstransfer De tool voor bestandstransfer moet de volgende functionaliteiten bieden: -

-

-

-

-

De transfer van bestanden met de basisprotocols (FTP, SFTP, FTPS, HTTP en HTTPS) en andere protocols mogelijk maken. De inschrijver moet een offerte indienen voor de basisprotocols en de andere mogelijke protocols en de prijs per bijkomend protocol beschrijven. Een tool bieden om de gebruikers te beheren, namelijk de interne en externe gebruikers van de FOD Financiën die de bestandstransfers gebruiken: we moeten de rechten voor een gebruiker, of een profiel, of een gebruikersgroep kunnen creëren, aanpassen, verwijderen, wijzigen. De rechten moeten betrekking hebben op de bestanden of de mappen. Een bepaald niveau van veiligheid te garanderen: de authenticatie en de integriteit van de uitgewisselde gegevens garanderen, het mogelijk maken om de transfervoorwaarden per gebruiker in te stellen (voorbeeld: naamconventie voor de bestandsnaam tijdens de transfer, …), automatisch een mail genereren voor de gebruiker om het succes of de niet-uitvoering van de transfer te melden, passen in het veiligheidsbeleid van de FOD Financiën. Faciliteiten aanbieden voor de transfers: toelaten om de bestanden te comprimeren, toelaten om per gebruiker voorwaarden in te stellen voor het opnieuw versturen na een mislukte transfer, toelaten om de oude bestanden automatisch te verwijderen, verschillende gebruikers toelaten om eenzelfde bestand te downloaden, uitwisselingen tussen intranet en internet kunnen beheren. Passen in een archiveringsbeleid voor verzonden of ontvangen bestanden en voor sporen van transfers. De installatie van een antivirusprogramma toelaten om de afwezigheid van virussen te controleren voor de verzending of bij de ontvangst van een bestand.

Blz. 41


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.4.2 ‘Monitoring’ tool De ‘monitoring’ tool voor bestandstransfer moet de volgende functionaliteiten bieden: -

End-to-end controle van de transfer van een bestand, Levering van de status in real time van een transfer, Versturen van waarschuwingen in geval van problemen met de transfer, Filteren van de waarschuwingen, correlatie van de waarschuwingen, zodat er slechts één waarschuwing naar de monitoring van de FOD Financiën wordt verstuurd.

Deze tool moet de waarschuwingen van de centrale monitoring tool van de FOD Financiën kunnen aanroepen, namelijk ‘HP Openview operation for windows’. Deze tool is beschreven in het document ‘architecture Building blocks’. De inschrijver beschrijft in zijn offerte hoe zijn monitoring tool gekoppeld kan worden met de centrale monitoring tool van de FOD Financiën.

III.3.4.3 ‘Rapporterings’ tool De ‘rapporterings’ tool voor bestandstransfer moet de volgende functionaliteiten bieden: -

-

het genereren van statistieken voor de gebruikers of de administrators. Voor de gebruikers concentreert men zich op de verzendings- of ontvangststatistieken, op de mislukkingen. Voor de administrators moet men statistieken kunnen verkrijgen over de frequentie van de transfers, de omvang van de verzonden bestanden, de fouten in de transfers, de performantie, …; verschillende gebruikers moeten toegang krijgen; ze moeten toegang krijgen tot hun respectieve gegevens; het genereren van een rapport over de uitvoering van de transfers; de fouten gemakkelijk kunnen opzoeken om een diagnose te kunnen opstellen.

De rapporteringstool moet toegankelijk zijn vanuit een browser die standaard op de pc’s van de FOD Financiën is geïnstalleerd (Internet Explorer 6 of Mozzilla Firefox 3.6.3). Als dat niet het geval is, moet de inschrijver uitleggen op welke manier de tool toegankelijk is. Als er een clientapplicatie moet worden geïnstalleerd op de pc’s, moet ze vanop afstand worden geïnstalleerd. Als er een applicatie op de pc’s moet worden geïnstalleerd, vragen we aan de inschrijver om de installatie op afstand binnen de FOD Financiën te installeren met behulp van de standaardtools van de FOD Financiën die beschreven zijn in de ICT Fundamenten (http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B).

III.3.5 DRP (Disaster Recovery Plan) van de productie De inschrijver zorgt ervoor dat de oplossing die hij voorstelt, past in het DRP-beleid van de FOD Financiën. Ze moet het mogelijk maken om de productie, en alleen de productie, snel te hernemen op de backup site van de FOD Financiën. De DRP-documentatie, waarvoor de FOD de ‘template’ levert, moet door de inschrijver worden ingevuld. Een test voor de overschakeling van de volledige productie naar de hulpsite en de herneming van de productie door de productiesite moet met succes worden uitgevoerd. De herneming door de hulpsite mag niet meer dan 2 uur in beslag nemen en de herneming van de productiesite mag evenmin meer dan 2 uur in beslag nemen. De inschrijver moet instaan voor de volledige voorbereiding, de opstelling

Blz. 42


Ref.: ICTOPSFTP

van het testscenario met behulp van de template van de FOD Financiën, de uitvoering van de test en de noodzakelijke correcties als de overschakeling mislukt. Als de overschakeling is mislukt, dus als de productie niet kon worden hernomen op de hulpsite, of als deze overschakeling meer dan 2 uur in beslag heeft genomen, moet de inschrijver alle corrigerende maatregelen nemen en de test opnieuw uitvoeren tot hij slaagt binnen de verplichte termijn. In zijn offerte moet de inschrijver alle noodzakelijke support voorzien om de DRP-test te doen slagen. De FOD Financiën vestigt er de aandacht op dat de voorlopige oplevering ook afhankelijk is van het succes van de DRP-test. Deze test wordt een keer per jaar uitgevoerd. De inschrijver dient bijgevolg in zijn offerte de prijs per uur te vermelden voor bijstand in het raam van het DRP buiten de werkuren of in het weekend. De FOD behoudt zich het recht voor al of niet van deze bijstand gebruik te maken. De FOD vestigt er de aandacht op dat deze test buiten de werkuren of zelfs in het weekend kan worden uitgevoerd. Samengevat wordt de inschrijver gevraagd om: 1) Het architectuurdocument van de DRP-oplossing te leveren; 2) De procedures voor de overschakeling van de productiesite naar de hulpsite en omgekeerd in het document op te nemen op basis van de template die de FOD ter beschikking stelt; 3) In samenwerking met het team van de FOD Financiën een keer per jaar een overschakelingstest voor te bereiden en uit te voeren van de productiesite naar de hulpsite en, na validering, de overschakeling van de hulpsite naar de productiesite. Het document ‘Test framework’ van de FOD Financiën wordt gebruikt om het testscenario op te stellen; 4) Bijstand te leveren, indien nodig, buiten de werkuren of in het weekend.

III.3.6 Architectuur In zijn offerte moet de inschrijver de volledige architectuur van zijn oplossing, die beantwoordt aan de behoeften van de FOD Financiën, beschrijven die wordt geïnstalleerd, met vermelding van, voor elke omgeving, de software, de site waar hij wordt geïnstalleerd, de platformen waarop de tools moeten worden geïnstalleerd, het besturingssysteem, het aantal CPU’s, het vereiste RAM-geheugen en de benodigde schijfruimte. Deze architectuur moet gebaseerd zijn op de architectuur die beschreven is in het document ‘Architectural Building Blocks’ dat het meest recent werd gepubliceerd op de site van de FOD Financiën, in ICT Fundamenten (http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B).

III.3.7 Te leveren documentatie De inschrijver levert de documentatie in het Nederlands en het Frans. Deze documentatie mag alleen met de toestemming van de FOD Financiën in het Engels geleverd worden. De geleverde documentatie bevat de beschrijving van de architectuur van het geïnstalleerde systeem, de gebruikshandleiding voor de tools, de configuratie van elke tool, de beschrijving van elke transfer.

III.3.8 Vereiste diensten III.3.8.1 Migratie van het bestaande De migratie wordt eerst uitgevoerd in een ontwikkelings- en testomgeving om vervolgens in productie te gaan. We vragen de inschrijver om rekening te houden met de wens van de FOD Financiën om het interne team zoveel mogelijk te laten meewerken. De inschrijver dient dus in zijn offerte een migratieplan op

Blz. 43


Ref.: ICTOPSFTP

te nemen dat rekening houdt met het feit dat het interne team van de FOD Financiën op termijn de bestandstransfers moet kunnen implementeren en de monitoring en rapportering autonoom moet kunnen configureren. Zoals beschreven in het punt ‘huidige situatie’, betreft de migratie ongeveer 170 stromen. De inschrijver geeft de totale prijs op voor de migratie, inclusief de migratie naar de DEV/TEST omgeving en de migratie naar de productie. Hij stelt zijn migratieplan voor. Dit plan zal in samenwerking met de FOD Financiën worden herzien en voltooid tijdens de opstartfase van het project.

III.3.8.2 Opleiding

Inleiding De FOD Financiën vraagt de inschrijver om de opleidingen die hij in zijn offerte opneemt gedetailleerd te beschrijven.

Doel Het doel van de opleiding is het interne team van de FOD Financiën toelaten om autonoom te werken. Ze omvat de installatie en de configuratie van de software, de implementatie van de transfers, de implementatie van de monitoring, het gebruik van de rapporteringstools.

Type opleiding De FOD identificeert drie opleidingen: a) beheer en configuratie van de tool voor bestandstransfer b) beheer en configuratie van de ‘monitoring’ tool c) beheer en configuratie van de ‘rapporterings’ tool a) Beheer en configuratie van de tool voor bestandstransfer Doelstellingen: De tool leren installeren, configureren en leren een bestandstransferstroom te installeren. Inhoud: - Architectuur van de tool - Installatie van de tool - Configuratie van de tool - Installatie van de bestandstransferstroom via het protocol FTP, HTTP - Installatie van de bestandstransferstroom via het protocol SFTP, HTTPS - Hoe transferproblemen oplossen - Hoe de bestandstransfer traceren Geschatte duur: 4 tot 5 dagen

b) Beheer en configuratie van de ‘monitoring’ tool Doelstellingen: De tool leren installeren, configureren en leren een bestandstransferstroom te monitoren Inhoud: - Architectuur van de tool Blz. 44


-

Ref.: ICTOPSFTP

Installatie van de tool Configuratie van de tool Installatie van de monitoring van een bestandstransferstroom

Geschatte duur: 4 tot 5 dagen

c) Beheer en configuratie van de ‘rapporterings’ tool Doelstellingen: De tool leren installeren, configureren en rapporten leren produceren. Inhoud: - Architectuur van de tool - Installatie van de tool - Configuratie van de tool - Hoe een rapport opstellen. - Hoe rapporten personaliseren - Hoe toegang geven tot de rapporten Geschatte duur: 3 tot 4 dagen

Modaliteiten De inschrijver moet de opleidingen voorstellen die aan de hoger genoemde doelstellingen voldoen. Deze opleidingen moeten zowel theoretisch als praktisch zijn. Op het einde van elke opleiding moet de deelnemer in praktijk kunnen brengen wat hij heeft geleerd zonder hulp in te roepen. De inschrijver moet voor elke opleiding de doelstellingen, de inhoud, de vorm en de duur, uitgedrukt in dagen, vermelden. De opleidingen worden gegeven in lokalen die niet door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld en die zich in de Brusselse regio bevinden. De inschrijver moet dus zorgen voor al het didactische materiaal, het informaticamateriaal, meer bepaald de pc’s (een per persoon), voor de dranken en de warme lunch tijdens de hele duur van de sessie. Deze opleidingen zijn bestemd voor het team dat verantwoordelijk is voor de FTP servers. Dit team bestaat uit 5 personen. Elke deelnemer ontvang cursusnota’s, opgesteld in zijn moedertaal. Van deze regel mag niet worden afgeweken zonder de FOD Financiën vooraf op de hoogte te brengen en zonder zijn goedkeuring te hebben verkregen. De opleider moet zich even goed kunnen uitdrukken in het Nederlands als in het Frans. Gezien het beperkte aantal deelnemers (5 personen), mag de opleiding ook in het Engels worden gegeven. Deze keuze moet in overleg met de FOD Financiën worden gemaakt. De inschrijver geeft de prijsofferte per opleiding. De FOD Financiën vestigt de aandacht op het feit dat, als de doelstellingen op het einde van een opleiding niet zijn bereikt, de inschrijver de opleiding opnieuw moet geven, rekening houdend met de opmerkingen van de FOD Financiën, op zijn kosten en aan dezelfde voorwaarden als de voorwaarden die in dit bijzonder bestek worden gevraagd.

Blz. 45


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.8.3 Beheer van het project

III.3.8.3.1 Beheer van het project en methodologie

III.3.8.3.1.1 PMFin

De inschrijver past PMFin, onze methodologie en werkwijze voor projecten toe. PMFin is dé unieke projectmethodologie, de standaard binnen de FODFIN, gebaseerd op de internationale standaard Prince 2. Deze methodologie wordt ondersteund door een projecttool ProjectMaster.

Blz. 46


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.8.3.1.2 PID De inschrijver wordt uitgenodigd om ons een “Project initiation document” (PID) te bezorgen, waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document wordt voor ons een product, werkpakket binnen onze eigen PID.

Het Project Initiaton document voldoet aan een aantal minimum verwachtingen : •

Beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope

•

Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (product breakdown structure) : producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen.

•

Een volledige WBS (work breakdown structure), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van duur van de verschillende fasen, subfasen activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere) Die planning wordt up-to-date gehouden.

•

Een omvattende risicoanalyse met definiëring van beheersmaatregelen.

•

Voorstel van projectstructuur (rekeninghoudend met de rollen beschreven binnen dit hoofdstuk)

•

Afhankelijkheden met andere projecten

•

Kwaliteitsplan

•

Communicatieplan (met aspecten change management)

•

Rapportering, opvolging van de utvoering (status en voortgang)

Naar aanleiding van de kick-off wordt deze PID gefinaliseerd, aangevuld en uiteindelijk ter validatie voorgelegd aan de stuurgroep met in begrip van de sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel. Die PID moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven, en dit per onderscheiden (deel)fase. Het dient eveneens details te verschaffen over de vereiste medewerking van personeel van de FOD Financiën. Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplanning verder worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën Een formele goedkeuring van voormelde PID, met inbegrip van projectplanning, door de Stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze PID up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan de PID moet formeel worden goedgekeurd door de Stuurgroep van het project.

Blz. 47


Ref.: ICTOPSFTP

De opgemaakte PID zal voor ons dienen als informatiebron voor onze eigen PID, bestaande uit producten en werkpakketten waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn.

III.3.8.3.1.3 Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:

Projectleider Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door een eigen (business) Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de Stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De stuurgroep De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt de PID. met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). Daartoe zal de projectleider en de externe projectcoördinator ook dan op regelde tijdstippen rapporteren aan de stuurgroep over status, voortgang, risico’s en problemen.. In de stuurgroep zetelt de sponsor, een senior profiel van de inschrijver, projectleider en externe projectcoördinator, een vertegenwoordiger van de gebruikers. Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT projectcoördinator, de workpackage verantwoordelijke,en specifieke pprojectmedewerkers

Blz. 48


Ref.: ICTOPSFTP

Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (interne en externen), die rapporteren aan respectievelijk hun workpackage verantwoordelijke, projectleider. De volgende rollen maken idealiter deel uit van het team : ICT Project coördinator (verzekert de link met Stafdienst ICT), Change coördinator (verzekert het veranderbeheer (P&O en communicatie),Externe coördinator (Contractant) Operationationeel PMO

Het operationele PMO kan de projectleider bijstaan in het beheren en beheersen van zijn project, in het toepassen van PMFin en het gebruik van de projecttool ProjectMaster, ondersteunen in het rapportering voor stuurgroep en dircom. De Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal 1 maand, gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de opdrachtnemer en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kick-off meeting genoemd. Tijdens de Kick-off wordt akte genomen van de officiële start van het project. In deze eerste vergadering kunnen, indien toepasbaar binnen het kader van het bestek, de PID wordt besproken, de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringen en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, afspraken rond projectmanagement, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz. Een document opgemaakt in twee exemplaren door de aannemer, en gevalideerd door de aanbestedende overheid, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden. Stuurgroepvergadering Van bij de kick-off vergadering, de eerste stuurgroep, worden de data voor de stuurgroepvergadering vastgelegd, in principe maandelijks. De sponsor of projectleider kan altijd een extra stuurgroep bijeen roepen.

Andere vergadermomenten Wekelijks zal de projectleider samen met het projectteam vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij de kick-off)

III.3.8.3.1.4 Kwaliteit In de PID wordt een belangrijk deel besteed aan de kwaliteit. De inschrijver geeft in zijn PID aan hoe hij de kwaliteit zal bewaken. Daarenboven kan de FODFIN een extra kwaliteitscontrole door de QUAC (Quality Assurance Control Comité) ivm. het respecteren van de standaarden en normen organiseren, of een kwalititeitscontrole door derden.

Blz. 49


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.8.3.1.5 Rapporteringen Tijdens de hoger vermelde vergadermomenten en op afgesproken tijdstippen zal de inschrijver de nodige rapporteringen doen de ingezette middelen (personeel, methodes, hardware, software), voortgang, status… Periodiek, zijnde maandelijks volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de opdrachtnemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Er zullen door de opdrachtnemer ook coördinatie- en werkverslagen worden opgemaakt over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met de voorgestelde oplossingen. Deze vergaderingen zullen punctueel plaatsvinden op verzoek van de partijen. Het ritme van deze ontmoetingen zal worden bepaald door de vooruitgang van de projectfases. De plaats van deze vergaderingen zal samen met de data worden gepreciseerd door de FOD Financiën. De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Stuurgroep. De Projectleider rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de Stuurgroep. III.3.8.3.1.6 Het wijzigingsbeheer (zie ook deelI, Wijzigingsbeheer (request for change)) Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, …) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Stuurgroep beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de Stuurgroep is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de inschrijver instaan voor de actualisering van de PID.

Blz. 50


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.8.3.2 Fasering Aan de inschrijver wordt gevraagd om, in zijn offerte, een gedetailleerde planning van de uit te voeren taken te geven, rekening houdend met de wens van de FOD Financiën om zijn team maximaal aan de verschillende taken te laten deelnemen. De FOD identificeert verschillende fasen. Op het einde van elke fase wordt er een vergadering georganiseerd om het einde van deze fase te valideren. Het doel is de goede uitvoering van de fase te valideren en de volgende fase voor te bereiden. Deze fasen zijn: -

Opstartfase; Fase 1: Ontwikkelen van de architectuur; Fase 2: Installatie en configuratie van de ontwikkelings- en testomgeving; Fase 3: Migratie van het bestaande naar de ontwikkelings- en testomgeving; Fase 4: Installatie en configuratie van de productieomgeving; Fase 5: Migratie van het bestaande naar de productieomgeving; Fase 6: DRP; Slotfase en voorlopige oplevering; Begin van het onderhoud.

De onderstaande tabel is louter indicatief. Ze toont een mogelijke planning van de taken, maar verbindt de FOD Financiën geenszins tot de ongewijzigde uitvoering ervan. De opgegeven datums zijn niet vast en kunnen wijzigen. De opstartfase kan bijvoorbeeld heel goed in februari of zelfs later beginnen.

2012 Janvier

Phase de démarrage

Juillet Phase 4: Installation & Configuration PROD

Février

Mars

Phase 1: Elaboration architecture

Août

Septembre

Phase 5: Migration PROD

Avril Phase 2: Installation & configuration DEV

Octobre

Phase 6: DRP

Mai

Phase 4: Installation & Configuration PROD

Phase 3: Migration DEV

Novembre

Phase de clôture

Tabel 1: Planningvoorbeeld

Blz. 51

Juin

Décembre

Maintenance Garantie


Ref.: ICTOPSFTP

Opstartfase In deze fase plant men de installatie van het projectteam en definieert men de rollen en de werkmethoden. Ook de planning van fase 1 wordt overeengekomen. Fase 1: Ontwikkelen van de architectuur In deze fase wordt de te installeren architectuur gedefinieerd en worden de hardwarebehoeften vastgesteld. Installatie van de hardware. Fase 2: Installatie en configuratie van de ontwikkelings- en testomgeving; In deze fase wordt elke tool geïnstalleerd en geconfigureerd in de ontwikkelings- en testomgeving. We vragen de inschrijver om de opleiding voor de tool te geven voor hij wordt geïnstalleerd, zodat het team actiever aan deze fase kan deelnemen. Fase 3: Migratie van het bestaande naar de ontwikkelings- en testomgeving In deze fase worden de bestaande stromen geprogrammeerd in de testomgeving. Wanneer de stroom is geïnstalleerd, worden de valideringstesten met de partners uitgevoerd. Fase 4: Installatie en configuratie van de productieomgeving In deze fase wordt elke tool geïnstalleerd en geconfigureerd in de productieomgeving. Fase 5: Migratie van het bestaande naar de productieomgeving In deze fase worden de bestaande stromen in productie genomen. Fase 6: DRP In deze fase worden de procedures voor de omschakeling en de uit te voeren test opgesteld en wordt de DRP-test uitgevoerd. Slotfase en voorlopige oplevering In deze fase wordt gecontroleerd of het project aan de doelstellingen voldoet en wordt overgegaan tot de voorlopige oplevering. Begin van het onderhoud - garantie. Na de voorlopige oplevering in deze fase gaat de garantie- en onderhoudsfase in. De garantieperiode bedraagt minimum een jaar (zie punt II.11). Na afloop van de garantieperiode kan de voorlopige oplevering worden uitgesproken, zoals vermeld in punt II.12. Tijdens de onderhoudsfase worden er jaarlijkse testen uitgevoerd, zoals beschreven in punt III.3.5.

III.3.9 Garantie, onderhoud en SLA III.3.9.1 Garantie Verwijzend naar wat in punt II.11 wordt gezegd, herinneren we aan de algemene bepalingen betreffende de garantie: -

alle software is onder garantie vanaf de voorlopige oplevering. Tijdens deze periode wordt het softwareonderhoud gratis verzekerd door de inschrijver; de garantieperiode bedraagt een jaar.

Blz. 52


Ref.: ICTOPSFTP

Alle geleverde software moet nieuw zijn. De inschrijver waarborgt de software tegen alle gebreken in de fabricage, werking en performantie en garandeert dat de software geen virus bevat. Als er elementen defect zijn, als de geëiste functionaliteiten en/of de performantie die in de offerte van de inschrijver werd aangekondigd niet of slechts gedeeltelijk worden gerealiseerd, en indien de fout niet het gevolg is van een abnormaal gebruik van de software, zal de inschrijver voor eigen rekening de herstelling en de verbeteringen op zich nemen, binnen de in de SLA vermelde termijnen. De defecte software wordt vervangen door nieuwe software. De vervangingssoftware is aan de integrale garantietermijn onderworpen. Hij is dus gewaarborgd gedurende een jaar te rekenen vanaf de voorlopige oplevering. Alle diensten die in het kader van de garantie worden geleverd, zijn identiek met de diensten voor onderhoud en support. Als de oplossing tijdens de garantieperiode onbeschikbaar zou zijn, wordt de garantie verlengd voor een periode die gelijk is aan de periode van onbeschikbaarheid. De garantie dekt met name: - de herstelling, vervanging of correctie, on site, van de defecte componenten; - de correctie van de parameters; - de verplaatsingen van het personeel van de inschrijver evenals de kosten van het vervoer van de elementen.

III.3.9.2 Jaarlijkse onderhoud Dit hoofdstuk is bedoeld om het onderhoud van de producten van deze opdracht te verzekeren. Het vult de garantie aan die bij elke software hoort. Het moet dus toelaten om de door de leveranciers aangeboden diensten uit te breiden. Op die manier beschikt de FOD Financiën over een onderhoudsformule die de integrale werking van de software waarborgt, in overeenstemming met de specifieke behoeften van de FOD. Het onderhoud begint vanaf het einde van de garantieperiode.

Corrigerend onderhoud Er worden patches aan de FOD Financiën ter beschikking gesteld met de nodige bijstand om ze te installeren. In zijn offerte legt de inschrijver uit hoe hij een oplossing wil bieden in geval er zich een softwareprobleem van blokkerende aard voordoet, in termen van: -

diagnose van het probleem; interventietermijn herstelling (installatie van alternatieve oplossingen, minimale werkingsmodus, …).

Evolutief onderhoud De aannemer stelt de FOD Financiën nieuwe releases, upgrades en updates van de software ter beschikking en installeert ze. Het evolutieve onderhoud van de licenties omvat alle upgrades, met inbegrip van de upgrades die door de aannemer als ‘major’ worden gekwalificeerd. Dit slaat op het volledig softwareaanbod (basissoftware en uitbreidingen). De FOD Financiën is als enige bevoegd om te beslissen of hij een upgrade geheel of gedeeltelijk wil installeren. In het geval van een wijziging van de packaging (bundeling van verschillende softwareprogramma’s die samen een geheel vormen) zal de nieuwe packaging niet worden opgelegd aan de FOD Financiën als dit tot gevolg heeft dat er reeds beschikbare functies worden verwijderd. Het feit dat de nieuwe packaging bijkomende functionaliteiten bevat, kan geen prijsverhoging rechtvaardigen.

Blz. 53


Ref.: ICTOPSFTP

III.3.9.3 Jaarlijkse support Jaarlijkse support tijdens de kantooruren Dit omvat: -

telefonische support voor de ambtenaren van de FOD Financiën, vermeld in een lijst die wordt opgesteld op het ogenblik van de voorlopige oplevering; permanente bijstand tot het probleem is opgelost. Deze bijstand kan zowel telefonisch worden gegeven als door een ingenieur te plaatse te laten komen.

-

Het team van de FOD Financiën neemt de eerstelijnsinterventies op zich. Het staat in voor de support als het niet in staat is om het probleem op te lossen. De FOD Financiën voorziet 15 dagen support per jaar. Hij is niet verplicht om alle supportdagen op te nemen. Op het einde van het jaar mogen enkel de opgenomen supportdagen worden gefactureerd. De inschrijver houdt er rekening mee dat de FOD Financiën support vraagt die de voornoemde aspecten dekt tijdens de kantooruren (7u30 – 18u).

III.3.9.4 Support buiten de werkuren of tijdens het weekend Het gaat om support, hetzij telefonisch, hetzij via het ter plaatse sturen van een ingenieur, buiten de werkuren (18.01u – 7.29u) of tijdens de weekends.

III.3.9.5 SLA Principes De FOD Financiën vraagt de inschrijver om in zijn offerte een ‘’Service Level Agreement’ (SLA) te beschrijven die het volledige project dekt, van de opstartfase tot en met de onderhoudsjaren. De FOD Financiën erkent 3 prioriteitsniveaus: Niveau 1 2 3

Omschrijving Incident dat als blokkerend wordt beschouwd Incident dat als storend wordt beschouwd Incident dat als minder belangrijk wordt beschouwd

Interventieterm ijn na oproep 4u 24 u 72 u

Alleen de FOD Financiën kan het prioriteitsniveau bepalen. In zijn offerte kan de inschrijver tevens de aspecten die hij als relevant beoordeelt aan de SLA toevoegen. Hij definieert het te bereiken serviceniveau, de meetinstrumenten en –termijnen en de boetes die van toepassing zijn in geval de SLA niet wordt nageleefd.

Schadevergoeding voor niet-naleving van de interventietermijnen De FOD Financiën heeft recht op een verlaging van de onderhoudskosten volgens de boetes die zijn vermeld in het bijzonder bestek indien de aannemer zijn verplichtingen niet nakomt of indien de contractuele interventie- of hersteltermijnen worden overschreden.

Blz. 54


Ref.: ICTOPSFTP

In zijn offerte van SLA vermeldt de inschrijver de boetes die hij voorziet voor de niet-naleving van de interventietermijnen, de elementen waarmee rekening wordt gehouden om na te gaan of de interventietermijnen al of niet werden nageleefd, de berekeningswijze die wordt toegepast om de boetes te bepalen en de beschrijving van de te volgen procedures voor het melden van een incident. De FOD Financiën voorziet een maandelijkse berekeningsperiode. Deze offerte kan in onderling overleg tussen de aannemer en de FOD Financiën worden aangepast.

III.3.10 Licenties en prijzen III.3.10.1 Licenties In zijn offerte beschrijft de inschrijver de licenties die noodzakelijk zijn om de software te verwerven. Hij houdt rekening met de omvang van het team dat de tools zal beheren (5 personen) en met de gegevens die worden meegedeeld in het punt ‘Lijst van de stromen’. We verwachten de volgende evolutie:

Aantal partners

2011 100

2012 120

2013 150

2014 170

2015 200

2016 230

III.3.10.2 Prijs

Software tools De inschrijver vermeldt voor elke tool en per omgeving (productie en DEV/TEST), de globale prijs voor 100 partners. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de geleverde tools in de bijlage. De inschrijver voegt een gedetailleerde beschrijving van de vermelde prijzen toe als bijlage.

Bijkomende licenties De inschrijver geeft ook de prijs van de bijkomende licenties in functie van de jaren. We vragen de inschrijver om een prijs te geven per omgeving en per schijf van 10 of 50 bijkomende partners. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de aankoop van bijkomende licenties in bijlage.

Implementatie van de tools De inschrijver geeft de prijs voor de implementatie en de configuratie van de tools voor elke omgeving. Deze prijs omvat tevens de documentatie. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de geleverde diensten in bijlage.

Blz. 55


Ref.: ICTOPSFTP

Jaarlijkse onderhoud In zijn prijsofferte houdt de inschrijver rekening met het feit dat het onderhoud, globaal, de FOD Financiën moet toelaten om deze licenties naar een andere server over te brengen zonder de aankoopprijs van de licenties te betalen. De inschrijver verbindt zich ertoe de licenties en de software voor de nieuwe server te leveren in ruil voor de verwijdering van de oude licenties door de FOD Financiën. De inschrijver dient de prijs voor het jaarlijks onderhoud van elk product te vermelden. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de geleverde tools in bijlage.

Migratie van het bestaande De inschrijver geeft de globale prijs voor de migratie van het bestaande naar elke omgeving. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de geleverde diensten in bijlage.

Jaarlijkse support De inschrijver geeft de eenheidsprijs per mandag voor de jaarlijkse support. Ter herinnering, de FOD Financiën raamt de noodzakelijke jaarlijkse support op 15 mandagen. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de geleverde jaarlijkse support in bijlage.

Opleiding De inschrijver geeft de globale prijs voor de 5 deelnemers voor elke opleiding. De inschrijver gebruikt het model van prijstabel voor de geleverde opleidingen in de bijlage.

DRP en bijstand De inschrijver geeft de prijs voor de installatie en de uitvoering van het DRP en de prijs van de bijstand per uur in het raam van het DRP buiten de werkuren of in het weekend. Voor de installatie en de uitvoering van het DRP gebruikt de inschrijver het model van prijstabel voor de geleverde diensten in bijlage en hij gebruikt het model van prijstabel voor de jaarlijkse support buiten de werkuren om de prijs van de bijstand per uur buiten de werkuren op te geven.

III.3.11 Bijkomende informatie Om de offertes te beoordelen zal er aan de inschrijvers wiens offerte als regelmatig werd beschouwd, gevraagd worden om een demonstratie te geven van de voorgestelde softwareoplossing. Deze demonstratie zal 2 uur duren en plaatsvinden in de kantoren van de FOD Financiën. Er zal gevraagd worden om een bestandstransferstroom te installeren. De inschrijvers moeten tonen hoe de stroom wordt gemonitord en hoe men rapporten genereert en opent.

Blz. 56


Ref.: ICTOPSFTP

De inschrijvers moeten al het noodzakelijke materiaal voor de demonstratie meebrengen. De FOD Financiën stelt het lokaal en een beamer ter beschikking.

Blz. 57


Ref.: ICTOPSFTP

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER Voorwerp van de inschrijving : Modernisering van de bestandstransfer. Bestek : Modernisering van de bestandstransfer. Identificatie van de inschrijver: Onderneming Firmanaam of benaming : Juridische vorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel Straat : Plaats : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : Ondernemingsnummer :

Nr : Postcode :

Bus :

en voor dewelke DeHeer/Mevrouw

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, beschreven in dit bijzonder bestek. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen voldoen via storting of overschrijving Op het rekeningnummer : IBAN-code BIC-code Voor de interpretatie van het contract wordt als taal

het Nederlands/Frans

gekozen.

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Postadres :

Blz. 58


Ref.: ICTOPSFTP

Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht.

Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen)

Verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek, de prestaties/leveringen uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.

Gedaan:

te

op

De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie)

Blz. 59


Ref.: ICTOPSFTP

Bijlage B : curriculum vitae

NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam

……………………………………………………

Functie in onderhavig project

…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: • diploma behaald op (datum)

……………………………………………………

Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Professionele ervaring: Bij de inschrijver: •

•

• •

Huidige functie o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen) o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in addendum « referentiemodel » (project en functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) …………………………………………………… ……………………………………………………

Blz. 60


Ref.: ICTOPSFTP

Bij maximaal 3 andere bedrijven: • functie (maximaal 3x te herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Technische vaardigheden: • Hardware • -

Software Besturingssystemen Databases Programmeertalen Kantoortoepassingen Andere (specifiëren)

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Andere vaardigheden: • Op het vlak van management …………………………………………………… • Op het vlak van consultancy …………………………………………………… • Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… Talenkennis: • Frans

begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) …………………………………………………… Nederlands begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Engels begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… commentaar

• • •

Blz. 61


Ref.: ICTOPSFTP

Bijlage C : Referentiemodel

1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming …………………………… 4. Naam van een contactpersoon …………………………… 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Aanvangsdatum (fase per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit

13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer

16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project

……………………………………………………………………. 3. Bedrijfssector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen

……………………………………………………………………. 9. Einddatum …………………… A. Hardware …………………… A.Naam onderneming(en) ……………………

B. Software …………………… B. Aandeel in opdracht

C. Services …………………… C. Vakkennis

……………………

……………………

<< Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) / … >> ……………………………………………………………………. A. Hardware B. Software C.Ontwikkelingsomgeving …………………… A. Hardware

…………………… B. Software

…………………… C.Ontwikkelingsomgeving

……………………

……………………

……………………

Tool / methode ……………………………………………………………………. Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 ……………………

……………………

……………………

Profiel 4

Profiel 5

Profiel …

……………………

……………………

……………………

Blz. 62


Ref.: ICTOPSFTP

Bijlage D : Vraag en antwoord formulier Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr taal .

Vraag

Blz. 63


Ref.: ICTOPSFTP

BIJLAGE E : INVENTARIS “MODERNISERING VAN DE BESTANDSTRANSFER”

De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bijzonder bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen.

Modellen van prijstabellen. De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Deze prijstabellen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van onderhavig bijzonder bestek wordt voorzien, in aanmerking worden genomen. De volgende inventaris moet worden ingevuld om de FOD een gedetailleerd overzicht te bieden van de verschillende artikelprijzen. Het detail van de een of meer betreffende artikelen moet worden bijgevoegd. De inschrijver mag een document leveren waarin geen prijs is vermeld om de inventaris te vervolledigen. Model van prijstabel voor de geleverde tools (verwijst naar punt III.3.4) Dit model moet worden gebruikt om de prijslijst voor de aankoop van de tools op te geven. Deze tabel bevat de lijst van de gevraagde tools per omgeving. De inschrijver moet in deze tabel de globale prijs per tool en per omgeving opgeven. Als bijlage bij deze tabel dient hij ter informatie een gedetailleerde beschrijving te geven van de vermelde prijzen. Lijst van de globale prijzen van wat zal worden geleverd:

DEV/TEST

PROD

Omschrijving Tool voor bestandstransfer Monitoring tool Rapporteringstool Tool voor bestandstransfer Monitoring tool Rapporteringstool Totaal

Prijs excl. btw

Blz. 64

Prijs excl. btw jaarlijks onderhoud

Btw-tarief


Ref.: ICTOPSFTP

Model van prijstabel voor de aankoop van bijkomende licenties (concerne les outils mentionnés au point III.3.4)

Prijstabel:

DEV/TEST PROD

Omschrijving Prijs licenties per schijf van 10 Prijs licenties per schijf van 50 Prijs licenties per schijf van 10 Prijs licenties per schijf van 50

Prijs excl. btw Jaar 1





Btw-tarief

Model van prijstabel voor de diensten Dit model moet worden gebruikt om de lijst te geven van de prijzen voor de diensten. Deze tabel bevat de lijst van de gevraagde diensten. In bijlage bij deze tabel dient hij de details op te geven met vermelding van de prijzen.

Diensten Installatie en configuratie van de tools in de productieomgeving inclusief de documentatie (III.3.4, III.3.6,en III.3.7) Installatie en configuratie van de tools in de ontwikkelings- en testomgeving inclusief de documentatie (III.3.4, III.3.6 en III.3.7) Installatie van het DRP en uitvoeren van een test (zie III.3.5) Migratie van het bestaande naar de testen ontwikkelingsomgeving (zie III.3.8.1) Migratie van het bestaande naar de productie-omgeving (zie III.3.8.1)

Blz. 65

Globale prijs excl. btw

Btw-tarief


Ref.: ICTOPSFTP

Model van de prijstabel voor de jaarlijkse support buiten de werkuren. Dit model moet worden gebruikt om de lijst te geven van de prijzen voor de jaarlijkse support.

Diensten

Eenheidsprijs excl. btw (mandag)

Jaarlijkse support (zie III.3.9.3)

Aantal

Prijs excl. btw

15

Diensten

Eenheidsprijs excl. btw per uur

Btw-tarief

Bijstand buiten de werkuren of in het weekend (beantwoordt aan de behoefte vermeld in de punten III.3.5. en III.3.9.4.)

Model van prijstabel voor de opleidingen (zie III.3.8.2) Dit model van prijstabel bevat de lijst van de gevraagde opleidingen. De vermelde prijzen zijn globale prijzen voor 5 deelnemers.

Beschrijving Beheer en configuratie van de tool voor bestandstransfer Beheer en configuratie van de ‘monitoring’ tool Beheer en configuratie van de ‘rapporterings’ tool

Blz. 66

Prijs excl. btw

Btw-tarief

Btw-tarief

BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN MODERNISERING VAN DE BESTANDSTRANSFER ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Recommend Documents