Bestek Leadership 1. FOD Financiën. Overheidsopdracht via algemene offerteaanvraag

Bestek – Leadership

1

FOD Financiën

Overheidsopdracht via algemene offerteaanvraag Regels en voorwaarden betreffende de indiening van de offertes voor de uitvoering van het bestek

ONTWIKKELING VAN LEADERSHIP BIJ DE FOD FINANCIËN UITWERKING VAN ONTWIKKELINGSTRAJECTEN, TERBESCHIKKINGSTELLING VAN OPLEIDERS EN COACHES, MATERIAAL EN SYLLABI ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR REKENING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Versie 20/08/2010

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 10 september 2010 om 11u.

Indiening van de offertes uitsluitend bij: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten North Galaxy, Toren C, 5de verdieping Koning Albert II-laan 33, bus 95 1030 BRUSSEL

Bestek - Leadership

2

Inhoudstafel DEEL A .................................................................................................................................................... 4 1. Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht .............................................................. 4 1.1 Identificatie van de opdracht .......................................................................................................... 4 1.1.1 Aanbestedende overheid .......................................................................................................... 4 1.1.2 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht ........................................................... 4 1.1.3 Voorwerp en aard van de opdracht .......................................................................................... 4 1.1.4 Kwalificatie van de overheidsopdracht ................................................................................... 5 1.1.5 Gunningswijze ......................................................................................................................... 5 1.1.6 Geldigheidsduur van de opdracht en opzeggingen .................................................................. 6 1.1.7 Varianten.................................................................................................................................. 6 1.1.8 Aansprakelijkheid van de dienstverlener................................................................................. 6 1.2 Bepalingen van toepassing op de opdracht..................................................................................... 6 1.2.1 Wetgeving................................................................................................................................ 6 1.2.2 Documenten betreffende de opdracht ...................................................................................... 7 1.2.2.1 Documenten van de aanbestedende overheid ................................................................... 7 1.2.2.2 Documenten van de dienstverlener................................................................................... 7 1.3 Toewijzing van de opdracht............................................................................................................ 7 1.3.1 Informatiesessie ....................................................................................................................... 7 1.3.2 Presentatie van de offerte......................................................................................................... 8 1.3.2.1 Presentatie en formaat van de offerte ............................................................................... 8 1.3.2.2 Taal van de offerte en aantal exemplaren ......................................................................... 9 1.3.2.3 Gevolmachtigden .............................................................................................................. 9 1.3.2.4 Onderaannemers ............................................................................................................... 9 1.3.2.5 Geldigheidsduur van de offertes ..................................................................................... 10 1.3.3 Indiening en opening van de offertes..................................................................................... 10 1.3.3.1 Algemeen ........................................................................................................................ 10 1.3.3.2 Offertes verzonden langs elektronische weg .................................................................. 10 1.3.3.3 Offertes niet verzonden langs elektronische weg ........................................................... 11 1.3.3.4 Aanpassing of intrekking van een reeds ingediende offerte ........................................... 11 1.3.3.5 Opening van de offertes.................................................................................................. 11 1.3.4 Prijs van de opdracht ............................................................................................................. 12 1.3.4.1 Algemeen ........................................................................................................................ 12 1.3.4.2 Verstrekken van inlichtingen .......................................................................................... 13 1.3.4.3 Munteenheid ................................................................................................................... 13 1.3.4.4 Prijsherziening. ............................................................................................................... 13 1.3.4.5 Clausule van de meest begunstigde klant ....................................................................... 14 1.3.5 Gunningsprocedure van de opdracht ..................................................................................... 14 1.3.5.1. Uitsluitings- en selectiecriteria ...................................................................................... 14 1.3.5.2. Keuze voor de meest voordelige offerte en gunningscriteria ........................................ 18 1.3.5.3 Demonstratie................................................................................................................... 24 2. Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht ........................................................... 26 2.1 Kennisgeving van de toewijzing van de opdracht ........................................................................ 26 2.2 Verplichtingen van de partijen...................................................................................................... 26 2.3 Personeel van de dienstverlener.................................................................................................... 27 2.3.1 Onbeschikbaarheid van de opleiders/coaches ....................................................................... 27 2.3.2 Evaluatie van de uitgevoerde diensten .................................................................................. 27 2.4 Opvolging van de uitvoering van de opdracht.............................................................................. 28 2.4.1 Ingezette middelen................................................................................................................. 28 2.4.2 Projectbeheer - Stuurgroep .................................................................................................... 28 2.4.2.1 Kick-offmeeting.............................................................................................................. 29 2.4.2.2 Vergaderingen van de stuurgroep ................................................................................... 29

Bestek - Leadership

3

2.4.3. Omkadering .......................................................................................................................... 30 2.5 Borgstelling................................................................................................................................... 30 2.6 Uitvoering van de opdracht .......................................................................................................... 31 2.6.1 Veiligheid en vertrouwelijkheid ............................................................................................ 31 2.6.2 Bekendmaking - Referenties.................................................................................................. 33 2.6.3 Eigendom, octrooien en auteursrechten................................................................................. 33 2.6.4 Onderaannemers .................................................................................................................... 33 2.6.5 Begindatum en duur van de opdracht .................................................................................... 33 2.6.6 Evaluatie van de opdracht...................................................................................................... 34 2.6.7 Bestellingen ........................................................................................................................... 34 2.6.8 Praktische modaliteiten van de opdracht ............................................................................... 34 2.6.8.1. Termijnen en bedingen .................................................................................................. 34 2.6.8.2. Plaats, uren en modaliteiten voor het leveren van de diensten ...................................... 35 2.6.8.3 Evaluatie/overdracht van kennis..................................................................................... 35 2.6.8.4 Verplichting tot samenwerking....................................................................................... 36 2.7 Betalingsmodaliteiten ................................................................................................................... 36 2.7.1. Facturatie en betaling van de diensten.................................................................................. 36 2.8. Verweermiddelen van de administratie - Betwistingen............................................................... 36 2.8.1. Verdedigingsmiddel van de FOD Financiën ........................................................................ 36 2.8.2. Ambtshalve opgelegde maatregelen en boetes voor vertraging. .......................................... 37 DEEL B Technische voorschriften ......................................................................................................... 38 1. Inleiding – Algemene context............................................................................................................. 38 2. Leadership bij de FOD Financiën....................................................................................................... 40 3. Bijzondere context van leadership...................................................................................................... 41 4. Methodologisch concept..................................................................................................................... 41 5. De drie posten ..................................................................................................................................... 42 5.1. Uitvoeringswijze van toepassing op de 3 posten ......................................................................... 42 5.2. Beschrijving van de 3 posten....................................................................................................... 43 5.3 Service Level Agreement ............................................................................................................. 45 6. Na te leven referentiekader ................................................................................................................. 46 6.1 Verwachte resultaten .................................................................................................................... 46 6.2 Concrete acties die reeds zijn ondernomen .................................................................................. 48 6.2.1 Methodologie voor de implementatie en het beheer van verandering................................... 48 6.2.1.1 Implementatiemethodologie en benadering.................................................................... 48 6.2.1.2 Uitwerken van een opleidingstraject in veranderingsmanagement ................................ 48 6.2.1.3 Oprichting van een netwerk van promotoren voor verandering ..................................... 49 6.2.2 Managementcursussen........................................................................................................... 49 6.2.3 Neeva ..................................................................................................................................... 50 6.3 Toekomstige acties die een impact op onderhavige opdracht zullen hebben ............................... 50 6.3.1 Invoering van de Ontwikkelcirkels........................................................................................ 50 6.3.2 Project rond het externe imago van de FOD Financiën......................................................... 50 6.3.3 Evaluatie en opvolging van de kwaliteit van de opleidingen ................................................ 51 DEEL C: BIJLAGEN ............................................................................................................................. 52 Bijlage A: Offerteformulier ................................................................................................................ 52 Bijlage B: Inventaris - prijstabellen.................................................................................................... 55 Bijlage C: Formulier voor de presentatie van de cv’s van iedereen die bij de opdracht is betrokken 56 Bijlage D: Model van het formulier voor de presentatie van de referenties van de laatste drie jaar.. 61 Bijlage E: Vertrouwelijkheidsverklaring............................................................................................ 63 Bijlage F: Model van vragen en antwoorden...................................................................................... 64

4

Bestek - Leadership

DEEL A 1. Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht 1.1 Identificatie van de opdracht 1.1.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.

1.1.2 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht •

Leidinggevend ambtenaar van de opdracht: Brigitte Cassart, Auditeur-generaal van financiën d.d. van het Expertisecentrum Personeelsontwikkeling

•

Leidinggevende dienst: FOD Financiën, Stafdienst P&O North Galaxy, Toren B, 16de verdieping Koning Albert II-laan 33 – Bus 80 B-1030 Brussel

•

Te contacteren ambtenaren: o Voor de procedure: Nathalie Orban, tel. 02 576 43 12, fax: 02 579 68 01, e-mail: [email protected]. o Voor de inhoud: Brigitte Cassart, tel.: 02 576 41 68 e-mail: [email protected]

Elke briefwisseling met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht moet worden gestuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst P&O – Expertisecentrum Personeelsontwikkeling – Ter attentie van Brigitte Cassart North Galaxy, Toren B, 16de verdieping – Bus 80 Koning Albert II-laan 33 B-1030 Brussel

1.1.3 Voorwerp en aard van de opdracht Deze opdracht is onderverdeeld in 3 posten en heeft betrekking op de uitwerking van coherente ontwikkelingstrajecten in leadership voor de FOD Financiën, trajecten gebaseerd op de specificiteiten, de behoeften en de ervaringen van de FOD, en dit voor een periode van 2 jaar. De opdracht kan eventueel verlengd worden met een periode equivalent aan de tijd die nodig is voor de eventuele aanpassingen aan het einde van post 2.

Bestek - Leadership

5

De gekozen procedure is een algemene offerteaanvraag. Het betreft een opdracht met prijslijst (KB 8 januari 1996, art. 86). Deze dienstopdracht bestaat uit 3 posten:

• Post 1: Ontwikkelingstraject in leadership bestemd voor topmanagers (Voorzitter & • •

Directiecomité) (24 personen); Post 2: Pilootproject – ontwikkelingstraject in leadership bestemd voor 120 personen van het middle management; Post 3: Uitbreiding van het project naar het middle management (+ 1400 personen), de uitvoering van deze post hangt af van het succes van het pilootproject van post 2 (Go/No go).

De uitvoering van post 3 hangt af van het succes van het pilootproject van post 2. Er kunnen zich verschillende mogelijkheden voordoen:

• • •

De uitvoering van post 2 beantwoordt volledig aan de verwachtingen van de FOD: de uitvoering van post 3 kan op dezelfde basis van start gaan; De uitvoering van post 2 beantwoordt niet volledig aan de verwachtingen van de FOD: de uitvoering van post 3 kan van start gaan na de gewenste aanpassingen. Voor deze aanpassingen kan geen enkele prijstoeslag worden geëist; De uitvoering van post 2 beantwoordt helemaal niet aan de verwachtingen van de FOD: de uitvoering van post 3 kan niet van start gaan en geeft geen aanleiding tot enige betaling van schadevergoedingen en interesten.

De posten worden beschreven in deel B “Technische voorschriften” van het bijzonder bestek. De inschrijver zal een offerte voor de 3 posten indienen. Het in dit bestek aangegeven aantal op te leiden ambtenaren is een raming. Het is louter indicatief en dus zonder enige verbintenis voor de FOD. Dit aantal kan hoger of lager dan de ramingen liggen. Een aanzienlijk hoger of lager aantal kan geen reden zijn voor enigerlei schadevergoeding, noch voor een aanpassing van de prijs.

1.1.4 Kwalificatie van de overheidsopdracht Deze overheidsopdracht heeft betrekking op de levering van diensten, met resultaatverbintenis.

1.1.5 Gunningswijze In overeenstemming met artikel 16 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten, zal de opdracht worden toegewezen na een procedure van algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking. In toepassing van artikel 18 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten, kan de aanbestedende overheid verzaken aan de gunning van de opdracht of de procedure overdoen, zo nodig op een andere wijze. De opdracht zal worden uitgevoerd na een eenmalige bestelling of na verschillende opeenvolgende bestellingen, gespreid in de tijd gedurende de hele geldigheidsduur van de opdracht. Elke bestelling

6

Bestek - Leadership

heeft een welbepaalde uitvoeringstermijn en vormt een afzonderlijke opdracht, onderworpen aan de voorschriften van het bijzonder bestek. De toewijzing van de opdracht verleent aan de dienstverlener geen enkel recht op exclusiviteit. Dit betekent dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om opdrachten die in dit bestek worden beschreven, toe te vertrouwen aan derden verschillend van diegenen aan wie deze opdracht werd toevertrouwd. De aanbestedende overheid mag deze bevoegdheid uitoefenen gedurende de hele geldigheidsduur van de opdracht, zonder dat de aannemer van deze opdracht aanspraak kan maken op enige vorm van schadevergoeding. De beslissingsbevoegdheid met betrekking tot de toewijzing van een opdracht aan een derde ligt volledig bij de aanbestedende overheid. Deze is niet verplicht om hiervoor de toelating van de aannemer van deze opdracht te vragen.

1.1.6 Geldigheidsduur van de opdracht en opzeggingen De geldigheidsduur van de opdracht is de periode waarin er bestellingen (of gedeeltelijke bestellingen) kunnen worden overgemaakt aan de dienstverlener. Deze termijn is bepaald op 2 (twee) jaar. De opdracht kan eventueel verlengd worden met een periode equivalent aan de tijd die nodig is voor de eventuele aanpassingen aan het einde van post 2. De termijn begint op de datum van de kick-off. Deze vindt plaats uiterlijk 1 (één) maand na de datum vermeld op de brief voor de toewijzing van de offerte. De respectieve duur voor elke post wordt geraamd op:

-

Post 1: 3 maanden Post 2: 6 maanden Post 3: 14 maanden

De dienstverlener aan wie de opdracht wordt toegewezen blijft dus gedurende de hele termijn van 2 jaar in dienst van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid beschikt echter over de bevoegdheid om het contract vroegtijdig te beëindigen, via aangetekend schrijven, minstens drie maanden voor de datum die in deze brief wordt vermeld. In dit geval kan de dienstverlener geen aanspraak maken op enige vorm van schadevergoeding.

1.1.7 Varianten Varianten zijn niet toegelaten in de offerte van de inschrijvers.

1.1.8 Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de plannen en alle andere documenten die door hem worden geleverd voor de uitvoering van de opdracht.

1.2 Bepalingen van toepassing op de opdracht 1.2.1 Wetgeving Zijn van toepassing:

Bestek - Leadership

-

-

-

-

7

Wet van 24 december 1993 (B.S. van 22.1.1994 en errata in het B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten. Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26.1.1996 en errata in het B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten, en betreffende de concessies voor openbare werken. Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (B.S. van 18.10.1996) dat de algemene uitvoeringsregels vastlegt voor overheidsopdrachten en voor concessies voor openbare werken. De bijlage bij het hierboven vermelde Koninklijk Besluit van 26 september 1996, de zogenoemde Algemene Aannemingsvoorwaarden. Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

1.2.2 Documenten betreffende de opdracht 1.2.2.1 Documenten van de aanbestedende overheid -

-

-

-

Onderhavig bestek. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten betreffende de opdracht en wijzigingen die betrekking hebben op de overheidsopdrachten in het algemeen, evenals de wijzigingen betreffende deze opdracht die aan de individuele bestemmelingen worden verzonden per aangetekend schrijven, e-mail of fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht daarvan kennis te hebben genomen en er bij de opstelling van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de FOD). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht daarvan kennis te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De verduidelijkingen en verbintenissen die werden aanvaard door de FOD Financiën en die de offerte aanvullen (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.

1.2.2.2 Documenten van de dienstverlener -

De offerte van de inschrijver De verduidelijkingen en verbintenissen die werden aanvaard door de FOD Financiën en die de offerte aanvullen (met dezelfde referentie) naar aanleiding van verzoeken om opheldering.

1.3 Toewijzing van de opdracht 1.3.1 Informatiesessie Gezien het strategische belang van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om één informatiesessie te organiseren voor geïnteresseerde firma’s. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht en de dag van de opening van de offertes. Na deze informatiesessie zal op geen enkele vraag meer worden geantwoord, opdat alle inschrijvers op dezelfde manier zouden worden behandeld. Datum: 20 augustus 2010 om 10u00 Plaats: FOD Financiën, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel, North Galaxy, toren C, 5de verdieping.

Bestek - Leadership

8

Er zal uitsluitend rekening worden gehouden met schriftelijke vragen die uiterlijk op 17 augustus 2010 zijn ingediend. Deze vragen mogen uitsluitend per e-mail worden ingediend, op het volgende adres: [email protected]. Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal, zie bijlage F, Deel C). Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected], en om de naam en de functie mee te delen van de perso(o)n(en) die zal (zullen) deelnemen aan de informatiesessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor de deelname aan de informatiesessie te weigeren aan personen die zich niet 24 uur op voorhand hebben kenbaar gemaakt. Als de geïnteresseerde ondernemingen lacunes, incoherenties of onduidelijkheden in het bestek vaststellen, wordt hen gevraagd dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie. De aanbestedende overheid hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers. De specificaties van haar bestekken worden opgesteld in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de informatiesessie. In voorkomend geval zal de aanbestedende overheid, indien zij dit nodig acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

1.3.2 Presentatie van de offerte 1.3.2.1 Presentatie en formaat van de offerte Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs als deze in de ene of de andere bijlage bij de offerte zijn vermeld. Het offerteformulier is bij het bijzonder bestek gevoegd (zie Deel C). De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bijzonder bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. De offerte moet verplicht de volgende inlichtingen bevatten en de volgende inhoudstafel respecteren:

-

Het offerteformulier in bijlage A van deel C van onderhavig bestek, volledig ingevuld en ondertekend. Evenals: - Het attest van de Directe belastingen (deel A, punt 1.3.5.1); - Het attest van de BTW (deel A, punt 1.3.5.1); - Het document dat de volmachten van de gevolmachtigde vaststelt (deel A, punt 1.3.2.3); - De vermelding van de omzet met betrekking tot de prestaties die het voorwerp uitmaken van onderhavige opdracht, door de onderneming uitgevoerd in de loop van de laatste drie jaar (deel A, punt 1.3.5.1).

-

De gedetailleerde beschrijving van de offerte voor het voorgestelde ontwikkelingstraject, nauwlettend rekening houdend met de volgorde van de toewijzingscriteria vermeld in punt 1.3.5.2 van dit bestek.

-

De inventarisprijstabel volgens het model voorgesteld in bijlage B van deel C.

Bestek - Leadership

9

-

Het curriculum vitae van de personen die door de aannemer aan het project worden toegewezen. Dit curriculum moet het model volgen dat wordt voorgesteld in bijlage C van deel C van dit bestek.

-

De lijst met de belangrijkste diensten, uitgevoerd door de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar, alsook de vergelijkbare projecten die hij heeft gerealiseerd in de loop van dezelfde periode, hun bedragen en datums, en de openbare of privé-instanties voor wie ze waren bestemd (minstens 2 referenties). De referenties moeten worden gepresenteerd volgens het model in bijlage D van deel C van onderhavig bijzonder bestek. De vertrouwelijkheidsverklaring volgens het model voorgesteld in bijlage E van deel C.

-

De inschrijver moet een doorlopende, ononderbroken nummering voorzien van alle pagina’s van de offerte en haar bijlagen. Elke pagina moet worden geparafeerd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. Een offerte die niet voldoet aan de opgelegde structuur zal als onregelmatig worden beschouwd. 1.3.2.2 Taal van de offerte en aantal exemplaren De offerte moet in één taal worden opgesteld: in het Nederlands of in het Frans. Als men ervoor kiest de offerte via niet-elektronische weg in te dienen (zie punt 1.3.3.3), moet de offerte in vier exemplaren worden ingediend (één origineel, twee exemplaren op papier en één exemplaar in elektronische vorm zonder de prijzen (cd-rom met bijvoorbeeld een of meerdere MS Word- of PDF-bestanden). In het elektronische exemplaar moeten de prijstabellen in een afzonderlijk bestand worden opgenomen, dat verschilt van de technische offerte (deze bepaling geldt zowel voor elektronisch als niet-elektronisch ingediende exemplaren). Elke offerte en de bijlagen erbij moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Zo niet zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De inschrijver moet zijn elektronische versie scannen op virussen teneinde elke besmetting van de informatica-infrastructuur van de aanbestedende overheid te voorkomen. In zijn offerte moet hij aangeven welke software hij voor deze virusscan heeft gebruikt (en de versie ervan). Hij moet waarborgen dat de informatiedrager werd gescand en virusvrij is. 1.3.2.3 Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door een gevolmachtigde, moet de juridische entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigde optreedt. De gevolmachtigde voegt bij de offerte een authentieke of onderhandse bevoegdheidsakte of een kopie. Hij kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd. 1.3.2.4 Onderaannemers De inschrijvers zijn gemachtigd om bepaalde gedeelten van het voorwerp van de opdracht uit te besteden onder hun eigen verantwoordelijkheid, met name met het oog op het naleven van een van de voorwaarden van de offerte, die bepaalt dat de ontwikkelingstrajecten moeten worden verzekerd met het nodige respect voor de taalgroep van de cursist. In het geval van uitbesteding omwille van de taal moet de inschrijver erop toezien dat de ontwikkelingstrajecten op alle punten identiek zijn wat de inhoud betreft. De offertes moeten echter worden opgemaakt in naam van de inschrijver.

Bestek - Leadership

10

1.3.2.5 Geldigheidsduur van de offertes De geldigheidsduur van de offertes kan niet korter zijn dan 240 dagen. Deze geldigheidsduur begint op de uiterste dag voor de indiening van de offertes. Gedurende deze periode kan geen enkele prijsherziening worden toegepast.

1.3.3 Indiening en opening van de offertes 1.3.3.1 Algemeen De offertes worden vóór de opening ofwel elektronisch ingediend via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel via de post verzonden (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen), ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting voor het openen van de offertes nog niet geopend werd verklaard. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de wijze van verzending en inontvangstneming van zijn offerte binnen de gestelde termijn. Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs indien deze in de ene of de andere bijlage bij de offerte voorkomen. De inschrijvers zijn verplicht om zich uitdrukkelijk aan alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bestek te houden. Elk voorbehoud of het afwijzen van een van de bepalingen van het bestek kan de onregelmatigheid van de offerte met zich meebrengen. Elke doorhaling, verbetering, toevoeging of wijziging, zowel in de offerte als in haar bijlagen moet door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet geparafeerd). Zo niet zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd. 1.3.3.2 Offertes verzonden langs elektronische weg De elektronische offertes kunnen worden ingediend via de e-tenderingwebsite https://eten.publicprocurement.be/, die de nodige garanties biedt inzake de naleving van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient te worden opgemerkt dat de verzending van een offerte via e-mail niet voldoet aan deze voorwaarden. Deze methode van indiening van offertes is dan ook niet toegelaten. Los van eventuele toegestane varianten kan elke inschrijver slechts één offerte per opdracht indienen. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de voorziene limietdatum voor de ontvangst van de offertes. De inschrijver kan zijn offerte gedeeltelijk op papier en gedeeltelijk in elektronische vorm indienen, waarbij beide gedeelten één enkele en zelfde offerte vormen. Door zijn offerte geheel of gedeeltelijk in te dienen langs elektronische weg, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die worden aangemaakt door het ontvangende systeem, worden geregistreerd (artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Zo nodig worden de attesten gescand om bij de offerte te worden gevoegd. Meer informatie is terug te vinden op de website: http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de helpdesk e-procurement: +32 (0)2 790 52 58.

Bestek - Leadership

11

1.3.3.3 Offertes niet verzonden langs elektronische weg De offertes die niet langs elektronische weg worden verzonden, worden in een gesloten omslag gestoken. De omslag draagt de volgende vermeldingen: • •

Het voorwerp van onderhavig bestek: “Ontwikkeling van leadership bij de FOD Financiën" De datum en het uur van de opening van de offertes: 10 september 2010 om 11 u.

Deze omslag wordt op zijn beurt in een tweede omslag gestoken die de volgende opschriften bevat: • •

Het woord “OFFERTE” in de linkerbovenhoek; Op de daartoe voorziene plaats het adres van de bestemmeling:

FOD FINANCIËN, Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten North Galaxy Koning Albert II-laan 33, bus 95 Toren C – 5de verdieping 1030 BRUSSEL Uitsluitend de personeelsleden van de vermelde dienst zijn bevoegd om een bewijs van indiening van de offerte te verstrekken. 1.3.3.4 Aanpassing of intrekking van een reeds ingediende offerte Als de inschrijver een reeds verzonden of ingediende offerte wenst aan te passen of in te trekken, moet hij dit doen volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De aanpassing of de intrekking van een reeds ingediende offerte kan langs elektronische weg worden gedaan, volgens de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996 of op papier. De aanpassing of de intrekking van een reeds verzonden of ingediende offerte vereist een schriftelijke verklaring die correct wordt ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Op straffe van nietigverklaring van de offerte moet deze verklaring nauwkeurig het voorwerp en de reikwijdte van de veranderingen vermelden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook worden betekend met een telegram, een telex of een fax, en dit middels de volgende voorwaarden: a. Het bericht van intrekking komt toe bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes vóór de opening van de zitting; b. Het bericht van intrekking wordt bevestigd met een aangetekende brief, afgegeven bij de post, uiterlijk op de dag die voorafgaat aan de zitting voor de opening van de offertes. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien de inschrijver een beroep doet op elektronische middelen in overeenstemming met de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996. Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat de offertes worden ingediend langs elektronische weg. Deze keuze komt evenwel toe aan de inschrijver en zal geenszins een invloed hebben op de analyse en de evaluatie van de offerte. 1.3.3.5 Opening van de offertes De openbare zitting voor de opening van de offertes op papier en de elektronische offertes zal plaatsvinden op 10 september 2010 om 11 uur op het volgende adres:

12

Bestek - Leadership

FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5, kleine zaal. Elke offerte die buiten deze termijn wordt ingediend, zal worden uitgesloten. Indien evenwel een dergelijke laattijdige offerte werd verzonden via een aangetekend schrijven en dit uiterlijk vier kalenderdagen vóór de limietdatum, dan kan de aanbestedende overheid de offerte nog in overweging nemen voor zover haar beslissing nog niet werd bekendgemaakt.

1.3.4 Prijs van de opdracht Het betreft een opdracht met prijslijst. 1.3.4.1 Algemeen De inschrijver zal de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die in deel C van onderhavig bestek wordt voorzien. De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen, maar zonder btw. De offerte zal het tarief en het bedrag van de btw afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte en voor het totaal. Het gebruik van het model in deel C is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met prijzen die op een andere plaats worden vermeld. De inschrijver moet een opsomming geven van alle ontwikkelingstrajecten per post die hij aan de FOD voorstelt en dit met vermelding van de prijzen voor de opleiding, de certificering en de coaching. Wij noemen “sessie" een groep van maximaal 12 cursisten van de FOD Financiën. Daarom moet de inschrijver een groepsprijs vermelden voor elk van de opleidingstrajecten die hij voorstelt. De inschrijver moet de prijstabellen invullen volgens het onderstaande model: Voor de opleiding:

POSTEN

1 2 3

DOELGROEPEN

Totaalprijs voor een sessie

Topmanagers (Voorzitter en Directiecomité) (sensibilisering-opleiding) Pilootgroep (opleiding) Go/No Go Uitbreiding van het project (opleiding)

Voor de certificering CERTIFICERING (optie) Prijstoeslag voor de certificering van het traject (posten 2 en 3)

Prijs per sessie

13

Bestek - Leadership

Voor de coaching COACHING

Eenheidsprijs/uur

Gepersonaliseerde coaching voor post 1 Gepersonaliseerde coaching voor posten 2 en 3 (zijnde + 15 %) Eenheidsprijs/groep Lightcoaching voor posten 2 en 3 (zijnde + 85 %) De inschrijver mag deze tabellen niet wijzigen en mag enkel de lege vakjes invullen. Deze prijstabellen mogen niet zichtbaar zijn in het technische gedeelte van de offerte van de inschrijver, want deze bijlage zal worden bestudeerd door de kwaliteitsbeoordelaars die niet op de hoogte mogen zijn van de prijzen. 1.3.4.2 Verstrekken van inlichtingen Op verzoek van de aanbestedende overheid moet de inschrijver, voorafgaand aan de toewijzing van de opdracht, alle noodzakelijke indicaties verstrekken met het oog op de controle van de prijzen. De aanbestedende overheid kan alle boekhoudkundige documenten alsook de correctheid van de door de inschrijver verstrekte informatie ter plaatse controleren of laten controleren. 1.3.4.3 Munteenheid De prijzen moeten worden opgegeven in euro (EUR). 1.3.4.4 Prijsherziening. Voor de diensten is de herziening van de prijzen mogelijk. De regels voor de prijsherziening zijn: 1. de prijzen kunnen eenmaal per jaar herzien worden 2. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.v. Stafdienst B&B – boekhoudcel ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 3. de prijsherziening gaat in op:

1. de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag gepresteerd zijn.

2. de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de dienstverlener een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de diensten die na de eerstvolgende jaardag gepresteerd zullen worden). 4. de prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: P = P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2), waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen,

Bestek - Leadership

14

voor contracten vanaf 11/7/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be

5. de prijzen van de diensten die nadien worden besteld, kunnen worden herzien. De regels voor de prijsherziening zijn hierboven beschreven.

6. de Aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij het aangetekende schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. 1.3.4.5 Clausule van de meest begunstigde klant De inschrijver (dus de aannemer na gunning van de opdracht) verbindt zich er tegenover de aanbestedende overheid toe om haar op elk moment de prijs van de meest begunstigde klant in België te bieden, en dit voor alle producten, diensten en prestaties die hij aan de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht zal leveren.

1.3.5 Gunningsprocedure van de opdracht 1.3.5.1. Uitsluitings- en selectiecriteria De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria vermeld in dit bijzonder bestek, voor zover die offertes op administratief en technisch vlak regelmatig zijn. Uitsluitingscriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt zoals bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te verschaffen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dit vóór enige beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien ze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij de controle zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming aan de beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij een open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met zijn verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of

Bestek - Leadership

15

van de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met toepassing van de bepalingen betreffende abnormale prijzen in artikel 110, § 4 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver gerangschikt staat, na ten aanzien van deze inschrijver eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. Eerste uitsluitingscriterium

§ 1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes een attest bijvoegen of voorleggen aan de aanbestedende overheid als bewijs dat hij in regel is inzake de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid kan die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronische loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de rekening die uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft bezorgd, tot en met die die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen v an meer dan 2500 EUR moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2500 EUR, zal de aannemer in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, de dag waarop het attest zijn toestand bepaalt, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, § 1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag, op 2500 EUR na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen.

§ 2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldoet aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve overheid, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land; 2° een attest overeenkomstig § 1, indien hij person eel in dienst heeft dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

§ 3.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Bestek - Leadership

16

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2° aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. De aanbestedende overheid kan die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land of, bij gebrek daaraan, moet de inschrijver een verklaring op erewoord voorleggen, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve overheid. Derde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. De Belgische inschrijver moet bij zijn offerte een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen voegen, en een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de BTW-administratie, waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties is nagekomen. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de btw (of de taksen die in zijn land de btw vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s) is nagekomen. Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve overheid van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, de dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is voor het volgende, waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1° deelname aan een criminele organisatie zoals ged efinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van h et Strafwetboek; 3° fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeen komst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

17

Bestek - Leadership

4° witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om de informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht. Vijfde uitsluitingscriterium In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium van de procedure. Bovendien verbindt de inschrijver zich ertoe om, door middel van de ondertekening van zijn offerte, de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: -

-

-

het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); het recht op collectieve organisatie en onderhandeling (verdrag nr. 98 over het recht op collectieve organisatie en onderhandeling, 1949); het verbod op enige vorm van discriminatie inzake arbeid en loon (verdrag nr. 100 over gelijke lonen, 1951, en verdrag nr. 111 over discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet-respecteren van de voormelde verdragen zal worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 43 van voormeld besluit. Selectiecriteria betreffende de financiële middelen van de inschrijver De inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring voegen over zijn omzet tijdens de laatste drie boekjaren. Selectiecriteria betreffende de technische middelen van de inschrijver De lijst met de belangrijkste gelijkaardige diensten, uitgevoerd door de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar, alsook de vergelijkbare projecten die hij heeft gerealiseerd in de loop van dezelfde periode en de openbare of privé-instanties waarvoor ze waren bestemd. De inschrijver vermeldt per project voor elke referentie de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de coördinaten van een contactpersoon zodat de FOD Financiën de mogelijkheid heeft om zonder tussenpersoon eventueel meer inlichtingen te krijgen over de vermelde diensten (minstens twee referenties). De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van diensten toe die hij zal laten uitvoeren door een onderaannemer, met vermelding van de naam van de onderaannemers.

18

Bestek - Leadership

Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikelen 89 en volgende van het KB van 8 januari 1996 en met de bepalingen in dit bestek. De onregelmatige offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om na te gaan of het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien een offerte niet voldoet aan een van de gestelde behoeften, zal ze als onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat tegenstrijdigheden of belangrijke onjuistheden bevat, of dat de eisen inzake de weergave van de kostprijs, zoals die worden geformuleerd in dit bijzonder bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatige offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de gunningscriteria. 1.3.5.2. Keuze voor de meest voordelige offerte en gunningscriteria De keuze voor de meest voordelige offerte gebeurt volgens de volgende gunningscriteria. Deze criteria worden onderling afgewogen met het oog op het bekomen van een eindrangschikking. De offerte van de inschrijver moet alle inlichtingen bevatten die nuttig zijn voor de beoordeling van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria, zoals hieronder gedetailleerd. Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria voor de drie posten zijn de volgende: 1. Kwaliteit van het voorgestelde traject (50) • inhoud van de ontwikkelingstrajecten (15) • ervaringen, pedagogische waarden, diploma's en kwaliteiten van de interveniënten (10) • projectbeheer (10) • methodologie (leermethoden, pedagogische ondersteuning) (15) 2. Organisatietermijnen (6) 3. Remediëring en financiële sancties (Service Level Agreement) (6) Deze criteria zullen worden gebruikt voor de evaluatie van elke post afzonderlijk. Offertes die geen minimum van 60 % van de punten behalen voor het eerste criterium bij elk van de posten, komen niet in aanmerking voor de toewijzing van de opdracht. Deze criteria zullen worden gebruikt voor alle posten. 1. Totale prijs van het voorstel (3 posten) (105) 2. Duidelijkheid en kwaliteit van de offerte (9)

Elk criterium (met uitzondering van de prijs) en alle subcriteria krijgen een quotering op 5:

19

Bestek - Leadership

0 / 5: onbestaande of onmogelijk te evalueren 1 / 5: zeer zwak 2 / 5: zwak 3 / 5: voldoende 4 / 5: goed 5 / 5: zeer goed Er kunnen overigens puntendelen worden toegekend. De FOD Financiën wenst om twee redenen uit te leggen hoe de quotering zal gebeuren. Vooreerst om duidelijk te tonen hoe de offertes zullen worden geëvalueerd, dit omwille van de transparantie en de objectiviteit; ten tweede om aan de inschrijvers te tonen wat de FOD wenst te vinden in hun offerte, in dezelfde volgorde voorgesteld. Eindscore: de quoteringen voor de 3 gunningscriteria van elk van de 3 posten worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver met de beste totale eindscore, voor zover hij niet eerder werd uitgesloten. De volgende tabellen zullen door de FOD Financiën worden gebruikt om de offertes te quoteren en tussen de offertes te beslissen, rekening houdend met de gunningscriteria.

Overzichtstabel voor post 1 Firma’s Inhoud

1. Kwaliteit van het traject Interveniënt Beheer Methodologie

2. Termijnen

3.SLA

Totaal

3.SLA

Totaal

3.SLA

Totaal



2. Termijnen



2. Termijnen

20

Bestek - Leadership

Overzichtstabel voor de opdracht Firma’s

Totaal Post 1

Totaal Post 2

Totaal Post 3

Totale prijs

Duidelijkheid en kwaliteit van de offerte

Totaal

De inschrijver moet bij zijn offerte alle nuttige inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria en hun subcriteria, zoals hierna gedetailleerd. 1. Kwaliteit van het voorgestelde traject (50 per post) De punten van het criterium "kwaliteit van het voorgestelde traject" geven in grote lijnen de visie van de FOD Financiën weer. De inschrijver moet in zijn offerte echter alle bijkomende details vermelden die hij nuttig acht, zijn voorstellen tot verbetering, of zelfs tot weglating van bepaalde elementen. a. Inhoud van de ontwikkelingstrajecten (15 per post) De ontwikkelingstrajecten in leadership hebben tot doel de efficiëntie binnen de FOD Financiën te verbeteren via doeltreffende prestaties en een moderne en proactieve omkadering van de medewerkers door hun verantwoordelijken. De ontwikkelingstrajecten moeten van goede kwaliteit zijn en kaderen in de moderniseringsacties die een resultaatgerichte werkorganisatie en een intensievere interne en externe klantgerichtheid impliceren. Ze moeten het doelpubliek bewust maken van de noodzaak van het volgen en het toepassen van het ontwikkelingstraject in leadership. De FOD vraagt dat de trajecten (opleidingen en coaching) een gedetailleerde tabel van de voorgestelde onderwerpen bevatten. De inschrijver moet in zijn offerte het nodige doen zodat de FOD een nauwkeurig en correct beeld krijgt van de programmainhoud van de drie posten afzonderlijk. Hij moet bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het ontwikkelingstraject voor het topmanagement geven, evenals een inhoudsopgave die is aangepast aan het pilootproject van het middle management, vergezeld van een beschrijving van de inhoud, enz. Deze inhoud moet niet alleen blijk geven van originaliteit en vernieuwing maar ook rekening houden met de specificiteiten van de openbare sector, en meer bepaald van de FOD Financiën. Het spreekt voor zich dat de bijzondere uitvoeringsmodaliteiten later moeten worden gefinaliseerd op basis van overleg met de interne experts teneinde te vertrekken van concrete voorbeelden van de werksituatie. In de offerte moet rekening worden gehouden met dit “voorbereidend” werk. Tijdens de evaluatie van de offertes zal met name rekening worden gehouden met: - analysevoorstel van de vertreksituatie; - grote lijnen van de voorgestelde trajecten in de huidige context van modernisering; - inhoud: evenwicht tussen theorie en praktijk; - kwaliteit van de voorgestelde ontwikkelingstrajecten, inclusief de gepersonaliseerde en lightcoaching; - duidelijkheid van de geformuleerde leerdoelstellingen; - waarborgen betreffende de controle van de succesvoorwaarden (met het oog op het toekennen van de “go” na uitvoering van post 2); - de mate waarin de bereikte resultaten meetbaar zullen zijn. De inhoud moet duidelijk bepaald zijn, vaststaan en verschijnen in de vorm van een genummerde lijst in de offerte. Er mag geen verwijzing naar de website van de firma worden gemaakt. De offerte moet ontwikkelingstrajecten en certificeringstests bevatten. Het is immers altijd mogelijk dat gedurende de 2 jaar van het project certificeringstests voor de posten 2 en 3 worden aangevraagd. De inschrijver moet een prijs voor deze optie indienen, waarbij het de aanbestedende overheid vrij staat om deze optie tijdens de duur van de opdracht te lichten. Deze certificeringstests

Bestek - Leadership

21

moeten beantwoorden aan duidelijke criteria die zijn bepaald in samenwerking met de FOD op basis van de reglementering. Opgelet, de certificeringstests mogen niet worden verward met de evaluatie van de kennis, van de overdracht van de competenties en andere types evaluaties vermeld onder punt b hierna. Er wordt op gewezen dat de FOD Financiën wenst te beschikken over de exhaustieve lijst van alle thema’s voorgesteld per post. De ontwikkelingstrajecten moeten verplicht worden georganiseerd in het Nederlands en in het Frans. De documenten die aan de deelnemers worden overhandigd, moeten eveneens beschikbaar zijn in deze twee talen. De inschrijver moet uitdrukkelijk vermelden dat de trajecten beschikbaar zijn in deze twee talen. Elke deelnemer moet lesnotities krijgen die in zijn taal zijn opgesteld. Van deze regel mag niet worden afgeweken zonder dat de FOD Financiën op voorhand is verwittigd en zijn toestemming heeft gegeven. Er wordt op gewezen dat de opleidingen voor de posten 2 & 3 moeten worden georganiseerd in de lokalen van de FOD Financiën. Voor post 1 moet de inschrijver alle voorstellen indienen die hij nuttig acht, maar de kosten zijn voor zijn rekening. b. Ervaringen, pedagogische waarden, diploma's en kwaliteiten van de interveniënten (10 per post) De interveniënten (opleiders en/of coaches) moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: - Les geven in hun moedertaal (N of F) en/of blijk geven van een PERFECTE beheersing van taal waarin de les wordt gegeven; - Beschikken over de nodige ervaring in het domein waarin ze les geven; - Beschikken over de noodzakelijke pedagogische kwaliteiten om op een gestructureerde systematische wijze de kennis en de knowhow door te geven aan de deelnemers van ontwikkelingstrajecten; - Op een doeltreffende manier de verschillende pedagogische middelen kunnen gebruiken zich er op het gepaste ogenblik van bedienen; - Rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft inhoud en de presentatie van de opleiding.

de

en de en de

De ervaringen, pedagogische waarden, diploma’s en kwaliteiten van de interveniënten moeten worden toegelicht in een curriculum vitae op naam volgens het model in deel C. Het moet tevens vermelden of de interveniënten beschikbaar zijn. De referenties, en meer bepaald de referenties in gelijkaardige projecten in de openbare sector, moeten duidelijk worden vermeld (met de gegevens van een contactpersoon). Vanzelfsprekend is een goede kennis van de openbare sector een pluspunt. Perfect tweetalige opleiders en/of coaches worden geaccepteerd, onder de verantwoordelijkheid van de firma. De inschrijver moet in zijn offerte voorzien in een oplossing of een soort boete in geval van problemen. De inschrijver verbindt zich ertoe cv’s voor te leggen die overeenstemmen met de realiteit. Aangezien de FOD Financiën de goede trouw van de inschrijver pas achteraf kan nagaan, zal de kwaliteit van de voorgestelde interveniënten op basis van twee elementen worden geanalyseerd: hun ervaring en hun diploma('s). Deze ervaring berust hoofdzakelijk op drie factoren: het aantal jaren van lesgeven en/of coaching in de materie, de kennis van verschillende materies, eventueel een praktische ervaring buiten het onderwijs. Er zijn meerdere types van diploma's aanvaardbaar voor de FOD, maar op verschillende niveaus. Het is niet de bedoeling hier een hiërarchie op te stellen van titels, certificaten en andere papieren die garanties bieden inzake de beheersing van een bepaald kennisdomein. De FOD zal de diploma’s echter een waarde toekennen door ze te bundelen per categorie. Het exemplaar van het cv in deel C moet verplicht worden gebruikt.

Bestek – Leadership

C.

22

Projectbeheer (10 per post)

De ontwikkelingstrajecten moeten de regels en normen toepassen die zijn uitgewerkt en opgelegd door de Directie opleidingen van de stafdienst P&O. Het beheer van de opleidingen bij de FOD Financiën wordt ondersteund door het programma Neeva (zie punt 2.4.2). De inschrijver moet de manier verduidelijken waarop hij te werk wil gaan om alle gegevens met betrekking tot de ontwikkelingstrajecten die hij organiseert integraal via Neeva te beheren. Het evaluatieformulier dat door de FOD Financiën ter beschikking zal worden gesteld, moet trouwens worden gebruikt aan het einde van de opleiding (zie punt 2.6.8.3 pg 35). De verantwoordelijke voor de opdracht bij de aannemer, eventueel vergezeld door een medewerker, zal ook deel uitmaken van de bestaande stuurgroep “Ontwikkeling van leadership in de FOD Financiën” binnen de FOD Financiën, samengesteld uit verantwoordelijken die behoren tot de stafdiensten Personeel & Organisatie en Strategische Coördinatie & Communicatie. De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae van de mensen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht (andere dan opleiders en/of coaches) (zie bijlage Deel C). De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, worden door de FOD Financiën in alle vertrouwelijkheid behandeld en worden in geen geval overgemaakt aan derden. De inschrijver moet de manier waarop hij de opdracht van de stuurgroep gaat ontwikkelen op bepaalde punten verduidelijken, met name: -

-

Goedkeuring van de inhoud van de ontwikkelingstrajecten, van de pedagogische aanpak, van de evaluatiemethoden, van de geconsolideerde individuele resultaten, …; Goedkeuring van de sluiting van de posten 1 en 2 (stappenvergaderingen); Bepaling van de eventuele wijzigingen die aan het ontwikkelde traject voor post 2 moeten worden aangebracht en goedkeuring van de afgesproken veranderingen met het oog op de realisatie van post 3; Advies en oriëntering gedurende het hele project; Evaluatie van de uitvoering van de opdracht; Bevestiging van de afsluiting van het project.

De inschrijver moet in zijn offerte vermelden hoe vaak de stuurgroep gaat samenkomen. Zijn keuze moet worden gemotiveerd door het streven naar de organisatie van uitsluitend de strikt noodzakelijke vergaderingen. De inschrijver moet in de prijstabel het gedeelte betreffende de vergaderingen invullen. Hij moet dienovereenkomstig de prijstabel aanpassen, in de wetenschap dat elke vergadering een geschreven agenda en geschreven notulen moet hebben waarvoor hij verantwoordelijk is. d. Methodologie (leermethoden, pedagogische ondersteuning) (15 per post) De aanbevolen aanpak van de ontwikkelingstrajecten is “Top Down”. Een eerste traject moet overigens eerst worden voorgesteld aan twee homogene groepen (Fr-Nl) van topmanagers (Voorzitter & Directiecomité). Een tweede traject moet worden voorgesteld aan een pilootgroep (samengesteld uit 120 personen, zijnde 5 Franstalige en 5 Nederlandstalige groepen) van een entiteit van de FOD Financiën, behorend tot het middle management. Voor deze pilootgroep moet de betrokken topmanager die voordien het traject gevolgd heeft, de rol van sponsor vervullen om de deelnemers te wijzen op het belang van de verankering van deze nieuwe leadershipcultuur. In de veronderstelling dat een Go toelaat om de aanpak te veralgemenen (post 3: + 1400 personen, zijnde ongeveer 113 groepen (45 Fr en 68 Nl)), moet elk lid van het Directiecomité op zijn beurt dezelfde rol van sponsor vervullen voor zijn entiteit of stafdienst. Er moet dus, tijdens het eerste traject voor de topmanagers, worden gewezen op deze rol van sponsor die zij in het vervolg van het project moeten vervullen.

23

Bestek - Leadership

De methodologie omvat de verschillende middelen die worden gehanteerd om de kennis door te geven. Ze berust op een algemene theorie van de kennis waarbij men met een of meerdere methodes kan werken. De offerte zal een maximum aan informatie verschaffen in dit verband waarbij gekozen wordt voor een verscheidenheid aan leervormen (intervisie, logboek,…). Het lijkt ons echter verstandig om te verduidelijken dat ons concept geen zuiver instrumentele en rationele opleidingslogica is. Leren moet een activiteit zijn die de context integreert van de persoon die het leerproces mee draagt en er zelf ook vorm aan geeft. In het leerproces van de verschillende trajecten streven we een evenwicht na tussen het leren in homogene groepen van maximaal 12 deelnemers van eenzelfde taalrol en de gepersonaliseerde of lightbegeleiding van de deelnemers. De groep moet met name een oefenterrein zijn waar de deelnemers hun inspiratie kunnen vinden en nieuwe situaties kunnen creëren die ze aan de theorie moeten toetsen. De inschrijver maakt het onderscheid tussen gepersonaliseerde coaching en lightcoaching naargelang het beoogde publiek. De inschrijver licht zijn visie toe op de twee types van coaching. De inschrijver formuleert, naargelang de posten, de aanpak die hij ter zake verkiest (zo kan eenzelfde type van coaching verschillen naargelang de posten). Daarnaast kan de inschrijver, voor de onderwerpen die zich hiertoe zouden lenen, “blended learning” voorstellen (gemengde formule waarbij klassieke lessen worden gecombineerd met e-Learningmodules). Deze aanpak past immers in de moderniseringslogica die de laatste jaren wordt gevolgd op het vlak van personeelsontwikkeling. In dit geval moeten de modules aan de deelnemers ter beschikking worden gesteld op het e-Learningportaal van de FOD Financiën (LMS Syfadis - versie 4.2.11), in een compatibel elektronisch formaat (SCORM 1.2 en AICC). Het spreekt voor zich dat in deze context van leadershipontwikkeling de FOD Financiën bijzondere aandacht besteedt aan de kennisoverdracht op het terrein. De inschrijver moet dus in zijn offerte verduidelijken hoe hij te werk wil gaan om deze overdracht daadwerkelijk te laten plaatsvinden. Welke methode ook de voorkeur krijgt, het is essentieel dat de nadruk wordt gelegd op de kwaliteiten van de deelnemers om een positief klimaat te creëren dat bijdraagt tot een grotere motivatie om deel te nemen, een grotere impact van de vorming en een sterkere wil om deze nieuwe leadershipcultuur binnen de FOD te verankeren. Wat de pedagogische ondersteuning betreft, moet de inschrijver de ad-hocdocumentatie online en op papieren drager bezorgen aan de op te leiden groep. De documentatie kan ook op een cd-rom staan. De documentatie voor de eindgebruiker moet beschikbaar zijn in het Nederlands en in het Frans. Engels noch een andere taal wordt hier aanvaard. Deze documentatie betreffende de uitwerking van het of de ontwikkelingstraject(en) in leadership (en in voorkomend geval, de ontwikkelde methoden) wordt eigendom van de FOD Financiën en deze laatste kan ze eventueel kopiëren of intern hergebruiken. Ter herinnering, het criterium methodologie evalueert niet de technische inhoud (zie eerste subcriterium inzake de kwaliteit van het voorgestelde traject), maar uitsluitend de gebruikte pedagogie en de pedagogische ondersteuning. Er wordt op gewezen dat de voorgestelde methodologie en de pedagogische middelen kunnen verschillen naargelang de posten. 2. Organisatietermijnen (6 per post) Bij het begin van het project zal er een planning worden opgesteld. De inschrijver dient echter in zijn offerte een eerste planning te schetsen. Bij de start van het project zal deze eerste planning bekeken worden en zelfs herwerkt en herschikt, en dit in onderling akkoord tussen de inschrijver en de FOD Financiën. De beoogde activiteiten van post 1 moeten daadwerkelijk worden georganiseerd tijdens de eerste maanden van 2011. De activiteiten beoogd in post 2 moeten nadien worden georganiseerd, nadat de eerste post is afgesloten. Aangezien de daadwerkelijke uitvoering van post 3 afhankelijk is van de resultaten verkregen na afloop van post 2 en het doelpubliek van post 3 aanzienlijk is (+ 1400 personen), is het belangrijk te

24

Bestek - Leadership

weten hoe snel de inschrijver de + 113 sessies kan organiseren en hoeveel sessies gelijktijdig zouden kunnen worden gehouden. Hoe sneller een inschrijver de trajecten en sessies van de 3 posten kan organiseren, hoe meer punten hij voor dit criterium zal krijgen. Er is geen absolute waarde: de punten worden toegekend door de offertes onderling te vergelijken. Deze termijn beoogt slechts de sessies van maximaal 12 personen van dezelfde taalrol. 3. Totale prijs (105 voor de 3 posten) De totale prijs zal worden teruggevoerd tot een quotering op 35 punten. De volgende formule zal worden toegepast:

P = Pmax x

Prmin Profferte

Waarbij: • • • •

Prmin = de laagste prijs van de offertes die, na evaluatie van de gunningscriteria die hierboven worden vermeld, nog in aanmerking kunnen komen voor de toekenning. Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium “Prijs” Pmax = maximale weging van het criterium “Prijs” 4. Remediëring en financiële sancties (indien het resultaat niet werd bereikt) – SLA (6 per post)

Wat is er in de offerte voorzien ingeval een opleiding of een coaching, om welke reden dan ook, niet correct zou verlopen? Onder remediëring wordt verstaan: alle middelen waarvan gebruik wordt gemaakt om een nalatigheid, een fout, een vertraging, een tekortkoming te compenseren. Het spreekt voor zich dat, als een opleiding niet correct wordt gegeven of als een coaching niet is aangepast, maatregelen worden getroffen om te herbeginnen of om de deelnemer nog een kans te geven om de materie of de gedragingen te leren. De firma kan echter zeer goed menen dat ze niet in staat is om de opleiding of de coaching te garanderen tegenover de kritiek van de FOD of dat het voor haar voordeliger is om een boete te betalen in plaats van te herbeginnen met een andere opleider/coach. In dit geval moet de firma in haar offerte financiële compensaties voorzien om dit gebrek ten opzichte van de FOD op te vangen. 5. Duidelijkheid en kwaliteit van de offerte (9 voor de 3 posten) De offerte zal worden bestudeerd aan de hand van de volgende elementen: de duidelijkheid, de layout, het respecteren van de volgorde van de gunningscriteria, de opbouw van de inhoudstafel, het evenwicht tussen de onderdelen, enz. 1.3.5.3 Demonstratie Alle in aanmerking genomen inschrijvers moeten een demonstratie geven. De demonstratie vindt plaats na de bestudering van de kwalitatieve selectie en de regelmaat van de offertes. De inschrijver zal hierop zijn visie op de uitvoering van de opdracht geven, in de specifieke context van de FOD Financiën.

Bestek - Leadership

25

De aanbestedende overheid zal deze demonstratie gebruiken om zich een beter beeld te vormen van de offerte in haar geheel en om desgevallend haar evaluatie betreffende de gunningscriteria te herzien. Elke inschrijver die in aanmerking genomen wordt, wordt na het verzoek van de administratie uitgenodigd om binnen de tien werkdagen een demonstratie te geven (de richtlijnen van de FOD Financiën met betrekking tot de praktische modaliteiten van de demonstratie worden meegedeeld bij deze uitnodiging). Onder in aanmerking genomen inschrijver wordt verstaan de inschrijver wiens offerte wordt beschouwd als regelmatig (op juridisch vlak). De demonstratie omvat een uiteenzetting van de door de inschrijver voorgestelde aanpak, rekening houdend met de vraag van de FOD Financiën en de gunningscriteria zoals gedefinieerd in het bijzonder bestek (met uitzondering van het prijscriterium). De demonstratie zal een overzicht geven van de reeds door de inschrijver gerealiseerde opleidingen/coachings van hetzelfde type, net als verduidelijkingen omtrent de keuzes van de methodologie, de pedagogische aanpak, het projectbeheer, ... In de mate van het mogelijke zouden lesnotities en handleidingen die bij gelijkaardige projecten werden gebruikt, een pluspunt kunnen zijn. De kosten voor de demonstratie zijn voor rekening van de inschrijver.

Bestek - Leadership

26

2. Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht 2.1 Kennisgeving van de toewijzing van de opdracht § 1. Overeenkomstig artikel 65/8 van de wet van 23 december 2009 (invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) communiceert de aanbestedende overheid onmiddellijk na de beslissing over de toewijzing: 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver de motie ven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver wiens offerte onregelmatig is bevonden, de motieven van de verwerping, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver wiens offerte niet werd uit gekozen evenals aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De voormelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens: 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende overheid binn en diezelfde termijn per fax, e-mail of via een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het faxnummer of het elektronische adres waarnaa r de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde aankondiging kan worden verzonden. De aanbestedende overheid doet deze kennisgeving onverwijld per fax, e-mail of via een ander elektronisch middel alsook, dezelfde dag, per aangetekende brief. § 2. De in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn: 1° indien geen vordering tot schorsing is ingesteld zoals bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingesteld zoals bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing neemt; 3° in elk geval ten laatste de 45 ste dag na de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. Bepaalde gegevens mogen niet worden meegedeeld indien de verspreiding ervan de toepassing van de wet belemmert, het algemeen belang schendt, de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of particuliere ondernemingen schaadt of de eerlijke mededinging tussen ondernemingen verhindert.

2.2 Verplichtingen van de partijen De partijen verbinden zich ertoe om alle verplichtingen na te komen die zijn ontstaan uit de bepalingen die de opdracht regelen.

Bestek - Leadership

27

De dienstverleners verbinden zich er eveneens toe om alle verbintenissen en alle waarborgen van hun offerte en van elk door hen ondertekend document na te komen.

2.3 Personeel van de dienstverlener Het personeel van de dienstverlener moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De dienstverlener staat tegenover de aanbestedende overheid borg voor alle schade in het algemeen die de aanbestedende overheid zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de dienstverlener of zijn personeelsleden. De aannemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de opdracht. De aanbestedende overheid moet akkoord gaan met de samenstelling van het team van opleiders/coaches voorgesteld voor elke post van dit bestek. Het onderwijzend personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. In het andere geval moet het personeel dat voor de uitvoering ter beschikking wordt gesteld, een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De aannemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de aannemer geen wijzigingen aanbrengen aan de samenstelling van het projectteam dat deel uitmaakt van de stuurgroep zonder voorafgaande toelating van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van de projectverantwoordelijke en/of van zijn medewerker indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De verandering dient plaats te vinden binnen de 5 werkdagen na het verzoek van de FOD Financiën en dient kosteloos te gebeuren. De vervanging mag geen excuus zijn om de afgesproken planning voor het project niet na te leven. De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht (projectteam en interveniënten: opleiders en coaches) (zie model in deel C). De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, worden door de FOD Financiën in alle vertrouwelijkheid behandeld en worden in geen geval overgemaakt aan derden.

2.3.1 Onbeschikbaarheid van de opleiders/coaches De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax of e-mail gevolgd door een aangetekend schrijven ter bevestiging, de onmiddellijke vervanging te eisen van een of meer opleiders/coaches die niet zouden voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door interveniënten die minstens beschikken over kwalificaties die gelijkwaardig zijn aan die geformuleerd in de offerte .

2.3.2 Evaluatie van de uitgevoerde diensten Als er tijdens de uitvoering van de diensten anomalieën worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de aannemer via een fax of een e-mail, gevolgd door een aangetekend schrijven ter bevestiging. De aannemer is verplicht om de niet-conform uitgevoerde diensten over te doen. Op het moment waarop de diensten zijn uitgevoerd, zal overgegaan worden tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er zal een proces-verbaal van deze

Bestek - Leadership

28

evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar overgemaakt wordt aan de dienstverlener. De diensten die niet op correcte of conforme wijze zijn uitgevoerd, moeten worden overgedaan.

2.4 Opvolging van de uitvoering van de opdracht 2.4.1 Ingezette middelen De inschrijver zal duidelijke uitleg verschaffen over de middelen (materiaal, pedagogische middelen en personeel) die hij zal inzetten om de uitvoering van de opdracht te verzekeren.

2.4.2 Projectbeheer - Stuurgroep Vooraf: De ontwikkelingstrajecten moeten de regels en normen toepassen die zijn uitgewerkt en opgelegd door de Directie opleidingen van de stafdienst P&O. Enerzijds wordt het beheer van de opleidingen bij de FOD Financiën ondersteund door het programma Neeva. Dit programma is een beveiligd webplatform van waaruit alle opleidingen van de FOD worden beheerd. De aannemer moet dus alle nodige informatie doorgeven aan de persoon die door de FOD Financiën is aangesteld zodat de beheerders de gegevens in het programma kunnen invoeren. De volledigheid en de juistheid van de in Neeva ingevoerde gegevens zijn van primordiaal belang voor de optimale organisatie van de opleidingen en om te beschikken over betrouwbare elementen voor een nauwkeurige reporting. Op die manier garandeert men de ambtenaren ook een individuele opleidingsfiche die overeenstemt met de realiteit van het gevolgde parcours. Vanuit voornamelijk praktisch oogpunt wordt met de invoering van de gegevens in Neeva met name vermeden dat men gelijktijdig voor twee opleidingen wordt opgeroepen. Bovendien moet de aannemer aan het einde van de opleidingen systematisch het standaardevaluatieformulier “happy sheet” uitdelen dat hem ter beschikking wordt gesteld. De stuurgroep bestaat uit verantwoordelijken van de FOD Financiën (Stafdiensten Personeel & Organisatie en Strategische Coördinatie & Communicatie), de opdrachtverantwoordelijke bij de aannemer, eventueel vergezeld door een medewerker. Bovendien kunnen een of meerdere vertegenwoordigers van de dienstverleners hierop worden uitgenodigd, maar louter adviserend. Dit comité komt regelmatig samen en de vergaderingen zijn bedoeld om de verantwoordelijkheden van de inschrijver en van de FOD Financiën te verduidelijken, om de grote lijnen van het project te plannen, om de risico's te evalueren, enz. De stuurgroep “Ontwikkeling van leadership bij de FOD Financiën” is de enige instantie waaraan de aannemer rekenschap moet afleggen. De stuurgroep heeft een zeer ruime bevoegdheid: hij is belast met de opvolging van de uitvoering van de opdracht; hij behandelt de contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (levering, oplevering, garantie, respecteren van de SLA, vordering van het project, lijst met incidenten, kwaliteit van de uitvoeringen, …). Hij is gemachtigd om wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke offerte te aanvaarden, zonder evenwel de oorspronkelijke prijs te overschrijden. Hij fungeert als zetel voor de feedback. Hij moet meer bepaald: - zijn goedkeuring geven over de voorgestelde methodologie en over de eventuele technische beperkingen; - Ervoor zorgen dat de dienstverlener levert wat is afgesproken, correct, op tijd en volgens het afgesproken formaat; - Ervoor zorgen dat alle contractuele verplichtingen jegens de dienstverlener worden nageleefd; - Ervoor zorgen dat alle contractuele verplichtingen van de dienstverlener worden nageleefd; - Beslissingen nemen omtrent de opdracht die uit zijn bevoegdheid voortvloeien.

Bestek - Leadership

29

Het comité beheert tevens alle budgettaire en administratieve aspecten. Na de effectieve organisatie van posten 1 en 2 geven de verantwoordelijken die behoren tot de stafdiensten Personeel & Organisatie en Strategische Coördinatie & Communicatie overigens al dan niet hun akkoord om het project verder te zetten, met name met de organisatie van post 3. Enkel de stuurgroep kan beslissen om de opdracht na post 2 stop te zetten of om verder te gaan met of zonder aanpassing. Voor de drie posten moet de aannemer vóór elke periodieke vergadering een periodiek verslag (in elektronisch formaat) overhandigen aan de stuurgroep om een overzicht te geven van de opvolging van eventuele problemen en van de acties ondernomen om ze op te lossen, de gerealiseerde coaching en de resultaten die tijdens de afgelopen periode zijn geboekt... 2.4.2.1 Kick-offmeeting Binnen een periode van maximaal één kalendermaand, na de kennisgeving van de gunning van de opdracht, moeten de aannemer en de administratie verplicht hun eerste vergadering van de stuurgroep houden, de kick-offmeeting genaamd. De hoofdbedoeling bestaat erin akte te nemen van de officiële aanvang van het project. De secundaire doelstellingen: de personen die bij het project zijn betrokken met elkaar in contact brengen, discussiëren over de scope van het project, de eerste ideeën voor de uitvoering uitwisselen, de volgende vergaderingen plannen, enz. Een document dat door de inschrijver in tweevoud wordt opgemaakt, bekrachtigt officieel de aanvang van het project. 2.4.2.2 Vergaderingen van de stuurgroep De inschrijver moet in zijn offerte de frequentie van de voornoemde vergaderingen vermelden. Bij die keuze houdt de inschrijver er rekening mee dat er moet gestreefd worden naar het organiseren van uitsluitend de strikt noodzakelijke vergaderingen. Elke vergadering moet een geschreven agenda en geschreven notulen hebben waarvoor hij verantwoordelijk is. De door de aannemer aangestelde verantwoordelijke voor de opdracht zal de stuurgroep (samengesteld uit verantwoordelijken die behoren tot de stafdiensten Personeel & Organisatie en Strategische Coördinatie & Communicatie) alle informatie ter beschikking stellen die nodig is voor het toezicht op het werkelijke verloop van de activiteiten van de inschrijver en van de situatie met betrekking tot de planning. De door de aannemer aangestelde verantwoordelijke voor de opdracht bezorgt de stuurgroep vóór elke vergadering een verslag over de vooruitgang van het project. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, middelen) worden erin besproken. De rapportering moet in de ruime zin worden geïnterpreteerd. Ze omvat met name, maar zonder beperking: - De notulen van de vergaderingen van de stuurgroep (die uiterlijk 5 dagen na de vergadering moeten worden opgesteld); - De technische verslagen; - Diverse informatie; - Documentatie; - … De verslagen worden opgesteld in het formaat en de lay-out die eventueel zijn afgesproken.

Bestek - Leadership

30

2.4.3. Omkadering Zoals eerder aangehaald, worden de coördinatie van de opdracht, de ondersteuning van het project en de coherentie met het changemanagementbeleid binnen de FOD Financiën toevertrouwd aan de Stafdienst P&O (Expertisecentrum Personeelsontwikkeling en Nationale School voor Fiscaliteit en Financiën) in nauwe samenwerking met de Stafdienst Strategische Coördinatie & Communicatie. Wat de effectieve voorbereiding van de ontwikkelingstrajecten betreft, zal de stuurgroep de gegevens overmaken van de deskundigen van de verschillende entiteiten en stafdiensten belast met het leveren van de context en alle nuttige informatie. Voor de praktische organisatie (leszalen ter beschikking stellen, uitnodigingen, …) zal de inschrijver een beroep kunnen doen op de Nationale School voor Fiscaliteit en Financiën. We wijzen erop dat een vertegenwoordiger van de School deel uitmaakt van de stuurgroep.

2.5 Borgstelling De dienstverlener moet een borgsom verstrekken van 5% van de totale prijs per bestelbon (toegewezen deelopdracht), exclusief btw. Binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht bezorgt de dienstverlener de aanbestedende overheid het bewijs van borgstelling. De borgstelling kan worden gevestigd, in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen, hetzij in contanten, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een garantie toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop het contract wordt gesloten, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: a. wanneer het gaat om een borgstelling in speciën, door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr. 679-200409979, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. b. wanneer de borgtocht uit staatsfondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen, of voor rekening van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; c. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; d. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: a. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; b. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

Bestek - Leadership

31

c. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; d. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; e. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden voor wie de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende het voorwerp van de opdracht en de verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornaam en het volledige adres van de dienstverlener en eventueel die van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. Indien het bewijs van de borgstelling niet binnen de gestelde termijn werd geleverd, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De hiervoor vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die voorzien zijn door de wet of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs van de vestiging van de borgstelling moet worden gezonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van gunning van de opdracht. De borgtocht wordt gedeeltelijk vrijgegeven na de oplevering van elke post van de opdracht.

2.6 Uitvoering van de opdracht 2.6.1 Veiligheid en vertrouwelijkheid Alle inlichtingen die aan het personeel van de aannemer worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De betreffende informatie: - kan op gelijk welk type van informatiedrager geregistreerd zijn, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage enz.; - kan aan de dienstverlener mondeling worden meegedeeld, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of kan aan de dienstverlener ter kennis worden gebracht naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak - kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen enz. De dienstverlener verbindt zich ertoe, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke gegevens en inlichtingen, van welke aard ook, die hem zullen worden medegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te blijven behandelen. De aannemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren . Hij verbindt zich ertoe, vertrouwelijke gegevens niet mee te delen aan derden, inclusief de eventuele dochtermaatschappijen en andere met de aannemer verbonden ondernemingen. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van onderhavige opdracht.

Bestek - Leadership

32

De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de aanbestedende overheid: - waarvan de aannemer op een voor de aanbestedende overheid aanvaardbare wijze kan aantonen dat zij reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de aanbestedende overheid meegedeeld werd; - die, op het ogenblik dat ze bekend was bij de aanbestedende overheid, reeds openbaar was; - die, nadat ze bekend was bij de aanbestedende overheid, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de dienstverlener; - of die de aannemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de aanbestedende overheid en die was gemachtigd om deze aan de aannemer mee te delen. De dienstverlener verbindt zich ertoe: - om de informatie van de aanbestedende overheid niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien ze zich bevindt op een drager die hem door de aanbestedende overheid werd toevertrouwd; - om de informatie van de aanbestedende overheid niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de aanbestedende overheid werden opgelegd en voor zover dit strikt noodzakelijk blijkt. Alle informatie die door de aanbestedende overheid aan de aannemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de aanbestedende overheid die door de aanbestedende overheid aan de aannemer wordt toevertrouwd, blijven integraal eigendom van de aanbestedende overheid, zoals ook elke informatiedrager waarop de aannemer informatie van de aanbestedende overheid heeft gekopieerd of geregistreerd integraal eigendom zal blijven van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt op elk moment het recht om de aannemer te verzoeken om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop de aannemer de informatie van de aanbestedende overheid heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De aannemer verbindt zich ertoe om zonder verwijl alle gevraagde informatiedragers terug te bezorgen en dit zonder ze te kopiëren. De aannemer verbindt zich er bovendien toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de aanbestedende overheid alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de aanbestedende overheid en die aan de aannemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de aanbestedende overheid. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de aanbestedende overheid de dienstverlener geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aannemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de aanbestedende overheid. Hij verbindt zich ertoe om de informatie van de aanbestedende overheid niet te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht werd toevertrouwd. De aannemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de aanbestedende overheid het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet-respecteren door de aannemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens onderhavig artikel. De aannemer van onderhavige opdracht verbindt zich ertoe een vertrouwensverklaring conform het model in deel C van onderhavig bestek te laten ondertekenen door zijn personeelsleden en onderaannemers die betrokken zijn bij de uitvoering van onderhavige opdracht.

Bestek - Leadership

33

De persoon die de offerte ondertekent, moet eveneens deze verklaring ondertekenen en ze bij de offerte voegen. De anderen ondertekenen het document tijdens de kick-offmeeting.

2.6.2 Bekendmaking - Referenties Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van een bevoegde vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid, mag door de aannemer of zijn onderaannemers geen bericht, perscommuniqué, informatief onderzoeksrapport of gelijksoortige openbare mededeling betreffende deze opdracht gepubliceerd worden

2.6.3 Eigendom, octrooien en auteursrechten Elk document dat is opgesteld door het personeel van de dienstverlener en dat rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met de uitvoering van onderhavige opdracht, evenals de bijhorende intellectuele eigendomsrechten, zijn, naargelang hun aard, volledig en uitsluitend eigendom van de FOD Financiën.

2.6.4 Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de aannemer contracten van onderaanneming met derden sluiten. Het feit dat de dienstverlener het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de aanbestedende overheid. Deze erkent geen enkele contractuele band met deze derden. De aannemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de levering van alle producten en diensten in het kader van het contract. Elk beroep op onderaannemers moet specifiek geïdentificeerd zijn in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal van de aard van de contractuele verbintenis met alle onderaannemers een beschrijving geven. Het beroep op onderaannemers ontslaat de dienstverlener niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van het contract. De aannemer is verantwoordelijk voor het vervullen van alle voorwaarden en specificaties van dit bijzonder bestek. Indien er op een gegeven moment wijzigingen optreden in de onderaanneming zal de aannemer de aanbestedende overheid schriftelijk verwittigen vooraleer de wijzigingen door te voeren. De onderaannemer mag zich overigens niet in een van de uitsluitingssituaties bevinden die vermeld staan onder punt 1.3.5.1.

2.6.5 Begindatum en duur van de opdracht De uitvoering van de opdracht begint op de datum van de kick-offmeeting. Het contract is afgesloten voor een periode van twee jaar. De opdracht kan eventueel verlengd worden met een periode equivalent aan de tijd die nodig is voor de eventuele aanpassingen aan het einde van post 2. In principe kan de uitvoering van de posten 2012 overschrijden.

Bestek - Leadership

34

2.6.6 Evaluatie van de opdracht De gepresteerde diensten worden geëvalueerd voor elke post. Naar aanleiding hiervan dient ook te worden vermeld dat een evaluatie is voorzien voor het einde van de jaren 2011 en 2012. Ter herinnering, in geval van een negatieve evaluatie van post 2, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de aannemer de opdracht voor het uitvoeren van post 3 te ontnemen. Zelfs indien post 2 positief wordt geëvalueerd, is het bovendien mogelijk dat er aanpassingen worden geëist alvorens post 3 op te starten. Als er tijdens de uitvoering van de diensten anomalieën worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk kenbaar worden gemaakt aan de dienstverlener via fax of e-mail en vervolgens bevestigd via een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht de niet-conforme diensten te herbeginnen.

2.6.7 Bestellingen Bestellingen in het kader van de opdracht worden aan de dienstverlener aangezegd met een aangetekende brief, per fax of via elk ander medium aan de hand waarvan de verzendingsdatum met zekerheid kan worden vastgelegd, met vermelding van: -

de naam en de gegevens van de persoon die is belast met de leiding en de controle van de uitvoering; de aard van de uit te voeren prestaties; de prijs van deze prestaties, berekend op basis van de eenheidsprijzen van de offerte; de uitvoeringstermijn (met inbegrip van eventuele deeltermijnen); de datum van het begin van de prestaties; het aantal en de hoedanigheid van de medewerkers die moeten worden opgeleid.

2.6.8 Praktische modaliteiten van de opdracht 2.6.8.1. Termijnen en bedingen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van twee jaar. De opdracht kan eventueel verlengd worden met een periode equivalent aan de tijd die nodig is voor de eventuele aanpassingen aan het einde van post 2. De sluitingsdagen van de onderneming van de dienstverlener, omwille van de jaarlijkse vakantie, kunnen geen aanleiding geven tot een verlenging van de uitvoeringstermijn van de prestaties. Opleidingen tijdens de schoolvakanties kunnen worden overwogen, waarbij de uitvoeringsmodaliteiten in onderling overleg zijn overeengekomen tussen de aanbestedende overheid en de aannemer. De bestelbon is geadresseerd aan de dienstverlener, en dit ofwel per aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium aan de hand waarvan de verzendingsdatum met zekerheid kan worden vastgelegd. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon en van de uitvoering van de diensten volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens wanneer een partij een bewijs van haar interventie wenst. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de dienstverlener de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon.

Bestek - Leadership

35

In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de bestelbon heeft ontvangen. 2.6.8.2. Plaats, uren en modaliteiten voor het leveren van de diensten Alle verplaatsingskosten gemaakt ten behoeve van de opdracht zijn volledig voor rekening van de aannemer, in het kader van hun verschillende prestaties. De activiteiten vinden plaats in de lokalen van de Federale Overheidsdienst Financiën, behoudens een eventueel ander voorstel van de inschrijver voor de activiteiten in verband met post 1. De lokalen van de Nationale School voor Fiscaliteit en Financiën bevinden zich te Brussel. Er kunnen echter eveneens opleidingen worden georganiseerd in de lokalen van de Centra voor beroepsopleiding in Antwerpen, Gent, Luik en Charleroi, naargelang het aantal kandidaten. We merken op dat 2 november, 15 november en 26 december door de FOD Financiën worden beschouwd als feestdagen, net zoals de eerste werkdag van het jaar. Er bestaan tevens verplichte “brugdagen” die elk jaar worden aangekondigd. Bij afspraak vinden de opleidingen doorgaans plaats tussen 9 en 16 u, of uiterlijk 17 u, met één uur onderbreking tussen 12 en 14 u. De planning van de opleidingsactiviteiten wordt opgesteld in onderling overleg tussen de dienstverlener en de aanbestedende overheid. De aannemer zal instaan voor het drukken en verdelen van de syllabi, lesnotities, brochures en andere documenten voor de deelnemers.

2.6.8.3 Evaluatie/overdracht van kennis De FOD Financiën heeft een standaardevaluatieformulier ontwikkeld dat aan de deelnemers wordt overhandigd aan het einde van elke opleidingssessie, om te evalueren hoe de opleiding aan hun verwachtingen heeft beantwoord. De evaluatie van de kwaliteit heeft betrekking op vier criteria: de organisatie, de pedagogie, de inhoud en de omgeving. Sinds 2008 wordt het beheer van de opleidingen ondersteund door het programma Neeva. Met het oog op een kwalitatieve rapportering zullen de gegevens over de tevredenheid van de deelnemers over de opleidingen ingegeven, gescand en verzameld worden in de toepassing OLES (OnLine Evaluation System) om er de gepaste lessen uit te trekken. Hiertoe ontvangt de dienstverlener het voornoemde standaardevaluatieformulier en moet hij erover waken dat hij alle ingevulde formulieren aan het einde van de opleidingssessie aan de aangeduide persoon van de FOD bezorgt. Naast dit formulier voor onmiddellijke evaluatie, dat een eerste evaluatieniveau is, moet de dienstverlener in zijn offerte een instrument opnemen voor de evaluatie van de andere niveaus, zoals de evaluatie van de verworvenheden (kennis en vaardigheden), de evaluatie van de overdracht van de vaardigheden naar de werkplek en de evaluatie van de impact van de opleiding op de werking van de organisatie in de vorm van een vragenlijst, een rollenspel, praktische oefeningen of andere naargelang het geëvalueerde niveau. Deze evaluaties worden uitgevoerd naargelang de formule die werd aangenomen en overeengekomen met de aanbestedende overheid, ofwel tijdens de ontwikkelingstrajecten, ofwel enkele weken nadien. De individuele resultaten voor de posten 2 & 3 moeten verplicht regelmatig worden geconsolideerd en meegedeeld aan de stuurgroep, naargelang de modaliteiten die door de aannemer worden voorgesteld.

36

Bestek - Leadership

2.6.8.4 Verplichting tot samenwerking Behoudens een gemotiveerde weigering zal de aanbestedende overheid zo spoedig mogelijk alle ondersteuning, gegevens en inlichtingen verstrekken die de dienstverlener nodig of nuttig acht voor de uitvoering van de opdracht. Het is wenselijk dat het personeel van de aannemer zich in het Nederlands en in het Frans kan uitdrukken, gezien de contacten die het tijdens zijn werkzaamheden eventueel zal moeten onderhouden met het personeel van de FOD Financiën.

2.7 Betalingsmodaliteiten 2.7.1. Facturatie en betaling van de diensten De dienstverlener moet voor elk verschuldigd bedrag een factuur opstellen. De facturen worden regelmatig opgesteld, met vermelding van de btw, verwijzing naar het bestek, naar het gedeelte van de opdracht, naar het project, …. Ze worden verzonden in twee exemplaren, samen met het verslag van de voorlopige oplevering, naar de volgende dienst FOD Financiën Boekhouding-ICT Koning Albert II-laan 33, bus 785 1030 Brussel De betalingen zullen worden verricht na de uitvoering en de acceptatie van de geleverde en aanvaarde diensten voor de posten 1 en 2, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur(facturen). Wat post 3 betreft, is een tussentijdse factuur van meerdere sessies toegelaten. De betalingen gebeuren volgens onderstaande modaliteiten: - 50 dagen na ontvangst van de factuur. - De betalingen moeten worden uitgevoerd volgens de reglementering betreffende de Rijkscomptabiliteit. - De verwijlinteresten worden bepaald door artikel 15 §4 van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Deze interesten worden automatisch toegepast, zonder ingebrekestelling vanwege de aannemer. De FOD Financiën aanvaardt alleen facturen van en betaalt ze alleen aan de dienstverlener, met uitsluiting van die van de eventuele onderaannemers. De factuur moet zijn opgesteld in euro.

2.8. Verweermiddelen van de administratie - Betwistingen 2.8.1. Verdedigingsmiddel van de FOD Financiën De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn deze, die zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (in bijlage van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht.

Bestek - Leadership

37

De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de opdracht. De geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. a. Alvorens hun toevlucht te zoeken tot andere middelen, moeten de partijen trachten de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. b. Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.1, in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet overschrijden. c. Als het geschil in dit stadium niet wordt opgelost, wordt het voorgelegd aan de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegd zijn. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

2.8.2. Ambtshalve opgelegde maatregelen en boetes voor vertraging. Onder voorbehoud van de beschikkingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen uit het artikel 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de aannemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om te verzaken aan de opdracht (zie art. 9, KB van 26 september 1996).

Bestek - Leadership

38

DEEL B Technische voorschriften 1. Inleiding – Algemene context Het huidige project is het resultaat van een gerichte poging om een FOD Financiën te creëren die een betrouwbare, doeltreffende en coherente dienstverlening levert in het kader van een betrouwbare samenwerking met zijn interne en externe klanten. Coperfin, het hervormingsprogramma van de FOD Financiën, heeft als doel deze laatste te moderniseren in zijn taak als dienstverlener aan de burger en als werkgever aan zijn ambtenaren. De Business Process Reengineering-programma's (BPR) van Coperfin 1, 2 en 3 hebben een theoretisch concept gedefinieerd voor de toekomstige werking van de FOD Financiën en zijn nieuwe structuren. De nieuwe werkmethodes worden beschreven en gedocumenteerd in de toekomstige processen van de lijnen stafdiensten. Deze processen liggen aan de basis van een nieuwe organisatiestructuur (zie http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/index.htm). De invoering van de nieuwe werkmethodes impliceert dat de nodige tools ter beschikking worden gesteld van de ambtenaren en hun oversten. Hiertoe hebben de Coperfin-BPR's de menselijke (aantal personen) en technische middelen (ICT-systemen, materiaal, programma's) gespecificeerd die de FOD nodig zal hebben om in de toekomst te functioneren. Op de reeds vermelde website vindt u met name: het procesboek: alle voorstellen om de processen te verbeteren. het organisatieboek: een voorstelling van de toekomstige organisatie van de FOD Financiën, inclusief de benodigde personeelsinzet. het functieboek: presenteert de resultaten van de toekomstige functies. Eén fiche per functie, bepaald in de processchema’s, specificeert de taken die aan de functie zijn verbonden. Ook de functies voor het leidinggevende personeel (diensthoofden en teamchefs) werden bepaald. het ICT-boek: geeft een overzicht van de vereisten, de behoeften op het vlak van architectuur en informaticatoepassingen, evenals de communicatietechnieken. Na de BPR van 2003 is men begonnen met de implementatie en werden verschillende projecten uitgevoerd. U vindt een volledige beschrijving van de realisaties en lopende projecten in het "Moderniseringsplan 2009 voor de uitvoering van Coperfin” en de plannen voor 2010, aangehaald in het Geïntegreerd Managementplan 2010 (zie www.minfin.fgov.be, rubriek E-services 'ICT en informaticaplan'). Er is heel veel aandacht besteed aan informatisering, niet alleen omwille van de enorme achterstand op dat vlak, maar ook omdat de beoogde modernisering op het vlak van personeelsbeleid, processen en infrastructuur onmogelijk te realiseren was zonder belangrijke inspanningen inzake informatica. Vanaf 2005 tot op heden is ook veel aandacht besteed aan het personeel, via het OPERApogramma (operationaliseringsplan). De implementatie van nieuwe informaticatoepassingen en nieuwe werkmethoden op het terrein heeft een grote impact op de ambtenaren en op hun organisatie in nieuwe of bestaande diensten. OPERA beoogde een gestructureerde aanpak van de voorbereiding, de geïntegreerde implementatie en de verankering van de organisatieprojecten van Coperfin. Er werd een methodologie ontwikkeld om de verschillende aspecten van de moderniseringsprojecten uit de Coperfin-BPR's (invoeren van nieuwe werkprocessen, inzetten van medewerkers, organiseren van medewerkers in diensten, gebruiken van nieuwe informaticastructuur, logistieke organisatie, …) op een gestructureerde en geïntegreerde manier voor te bereiden, voorafgaand aan de implementatie op het terrein.

Bestek - Leadership

39

In dit beginstadium werd een zestigtal zogenoemde “organisatieprojecten” opgestart om de operationalisering voor te bereiden: nieuwe structuren, aangepaste werkwijzen en gebruik van nieuwe informaticatoepassingen op basis van deze recent op punt gestelde methodologie. In 2009 is de organisatiestructuur aangepast, zoals oorspronkelijk uitgetekend in Coperfin (KB 3/12/2009, BS 9/12/2009).

De FOD Financiën is georganiseerd in 6 verticale entiteiten, belast met het uitvoeren van de centrale opdrachten van de FOD. Daarnaast telt de FOD Financiën 2 stafdiensten die verantwoordelijk zijn voor de sturing en de coördinatie op strategisch niveau en 4 andere diensten die toezien op de omkadering van de hele organisatie. De invoering van een verfijnde organisatorische structuur moet in de eerste plaats een resultaatgerichte organisatie mogelijk maken, waarin elke manager uitdrukkelijk verantwoordelijk is voor de realisatie van de strategie in zijn domein. We baseren ons op de principes uit de Coperfinstudies (Citizen centric government en geïntegreerde behandeling), waarbij rekening wordt gehouden met de nieuwe opvattingen, met de realiteit op het terrein en met de evolutie van de omstandigheden. De nieuwe organisatiestructuur kiest uitdrukkelijk voor een betere verdeling en een duidelijkere definitie van de verantwoordelijkheden. Daarenboven brengt ze de uitvoeringsverantwoordelijkheid zo dicht mogelijk bij het uitvoeringsniveau. Dit zal ongetwijfeld bijdragen tot een kleinere afstand tussen het centrale bestuur en de operationele diensten, ten voordele van de slagkracht en het reactievermogen van de organisatie. Het principe van de strategische sturing en van het performantiebeheer beoogt de hele organisatie te responsabiliseren. Vanaf mei 2010 moesten alle diensten en hun personeel omschakelen naar de nieuwe structuur. Door de val van de regering kan dit proces echter worden vertraagd. Men kan stellen dat de nieuwe structuur het daadwerkelijke begin zal inluiden van de tweede fase van de modernisering. In de eerste fase van de modernisering werd voorrang gegeven aan de hertekening van de werkprocessen en aan het wegwerken van de ICT-achterstand. Men was er zich immers van bewust dat het onmogelijk was om de modernisering van het personeelsbeleid, van de processen en van de infrastructuur tot een goed einde te brengen zonder belangrijke inspanningen te leveren op het vlak van informatica. Sinds enkele jaren zien we dat hier grote vooruitgang wordt geboekt. De belangrijkste fundamenten van de nieuwe ICT-omgeving zijn momenteel operationeel. Er worden

Bestek - Leadership

40

geleidelijk aan nieuwe toepassingen toegevoegd, zowel rechtstreeks ten behoeve van de burger en de ondernemingen, via internet, als ten behoeve van de medewerkers van onze FOD zelf, via intranet. In deze context mogen de uitdagingen op het vlak van personeelsbeheer niet worden onderschat. De leeftijdspiramide, die binnen de FOD Financiën onevenwichtig is samengesteld, vertaalt zich in een zeer grote natuurlijke uitstroom. Dit betekent niet alleen dat het personeelsbestand snel daalt (meer dan 2500 personen de afgelopen 5 jaar), maar we lopen eveneens het risico heel wat expertise en ervaring te verliezen. De hertekening van de kernprocessen beoogt daarom de efficiëntie in de massale (beheers)processen te verhogen en duidelijke effectiviteitsverhogingen in de specifieke dossiers te realiseren (controles, invorderingen, fraude). In de tweede fase van de modernisering is een centrale plaats voorbehouden voor de invoering van deze herziene processen, met het oog op of ter voorbereiding van de ingebruikneming van de nieuwe geïntegreerde toepassingen, evenals voor de aanpassing van de organisatiestructuur. - Hoe zal de nieuwe structuur worden gerealiseerd? Het is nu belangrijk om zo snel mogelijk alle medewerkers in de nieuwe structuur op te nemen. De doelstellingen zijn duidelijk: -

Op korte termijn de voorlopige cel kunnen afschaffen en in een redelijke termijn de nieuwe organisatiestructuur kunnen concretiseren.

-

De ambtenaren van de verschillende niveaus bij Financiën een evolutie en een stabiele professionele loopbaan kunnen garanderen. Hiertoe moeten de mobiliteit en de flexibiliteit worden gegarandeerd die nodig zijn om de overgang van de ene administratie naar de andere te vereenvoudigen. Er is trouwens uitdrukkelijk beslist dat iedereen zijn huidige graad en titel zou behouden. Met andere woorden, de overgang zal geen enkele negatieve invloed hebben op de financiële situatie van de medewerkers.

Het is duidelijk dat niet alles tezelfdertijd kan worden opgelost. Er moet gefaseerd worden gewerkt om te komen tot een situatie waarin iedere medewerker van de FOD Financiën zijn definitieve functie in de nieuwe structuur zal vervullen. De overgang zal echter een budgettaire impact hebben. Sommige functies wegen immers zwaarder dan in de huidige situatie. De overgang zou binnen 24 maanden tot een goed einde moeten worden gebracht (rekening houdend met de planning van de ondersteunende projecten die de respectieve managers in hun operationeel plan integreren). Bijgevolg zal het proces ook een permanent hefboomeffect uitoefenen op de moderniseringsprojecten, zodat de nieuwe organisatie in alle entiteiten en op alle niveaus kan worden ingevoerd binnen een redelijke termijn.

2. Leadership bij de FOD Financiën BIJZONDER BESTEK: ONTWIKKELING VAN LEADERSHIP BIJ DE FOD FINANCIËN UITWERKING VAN ONTWIKKELINGSTRAJECTEN, TERBESCHIKKINGSTELLING VAN OPLEIDERS EN COACHES, MATERIAAL EN SYLLABI Een leidinggevende functie betrekken binnen de FOD Financiën is een echte uitdaging, omdat het leven van de administratie wordt geregeld door de verschillende legislaturen en de logica’s die ze ondersteunen. De opdracht van de overheidsdienst verplicht overigens tot het naleven van een strikt reglementair kader dat weinig ruimte voor innovatie laat.

Bestek - Leadership

41

Deze situatie heeft steeds een eerder traditionalistische en inzake initiatieven beperkte cultuur aangemoedigd. Zelfs al neemt de druk als gevolg van de modernisering sinds een tiental jaar sterk toe, dan nog moet worden vastgesteld dat er grote inspanningen moeten worden geleverd om te komen tot het invoeren van een nieuwe cultuur gericht op dienstverlening aan de klant en resultaat binnen de verschillende administraties en stafdiensten. Om deze doelstelling te bereiken en op die manier doeltreffend alle lopende moderniseringsacties te ondersteunen, is de enige bewegingsruimte die de verantwoordelijke heeft, het beïnvloeden van de organisatiecultuur door zijn persoonlijke impact op het dagelijks leven, maar ook door zijn actie in de veranderingsprojecten die zich aanbieden of die hij moet promoten.

3. Bijzondere context van leadership De FOD Financiën is op zoek naar partners die kunnen helpen met de implementatie van een leadershipcultuur om de efficiëntie van zijn diensten te verbeteren via de invoering van een moderne en proactieve omkadering van zijn medewerkers door hun hiërarchie. De FOD Financiën evolueert voortdurend als antwoord op de druk van de buitenwereld. Deze situatie verplicht zijn ambtenaren ertoe steeds meer gespecialiseerde vaardigheden te ontwikkelen. Het gaat er niet enkel meer om de uitvoering van de taken te plannen en te controleren, maar te anticiperen op de verandering en deze te begeleiden, evenals het "veranderingsvermogen van de organisatie” te ontwikkelen. In dit kader wordt de klassieke rol van de manager in vraag gesteld: het openstaan voor verandering, het vermogen om zich aan te passen en om te luisteren, dynamisme en proactiviteit, oog voor de verwachtingen van de interne (ontwikkeling van de medewerkers) en externe klant, resultaatgerichtheid worden cruciale vaardigheden. De betrokkenheid van iedereen zou enorm worden verbeterd door de aanwezigheid van leaders binnen de FOD. Deze leiders moeten een sleutelrol vervullen in de invloed die ze al dan niet kunnen uitoefenen bij de medewerkers voor wie ze verantwoordelijk zijn. Deze betrokkenheid is bepalend voor het vermogen van de FOD om zijn uitdagingen aan te gaan: doordat de FOD zal beschikken over mannen en vrouwen die in staat zijn om hun medewerkers te motiveren, te ondersteunen en te begeleiden met een positieve ingesteldheid, zal hij kunnen evolueren en verandering doorvoeren binnen de hele organisatie. De huidige context doet ons nadenken over de vaardigheden die een manager moet beheersen om de verschillende hierboven aangehaalde uitdagingen aan te gaan: hoe komen tot het betrekken en beïnvloeden van medewerkers die weigerachtig staan tegenover verandering, hoe gedemotiveerde teams ondersteunen en motiveren, hoe de rol van verbindingspersoon van de hiërarchie vervullen in veranderingsprojecten, ... Het programma voor de leadershipontwikkeling zal tot slot de deelnemers stimuleren om onderling banden te smeden. De relaties die op die manier tot stand komen, zullen positief zijn voor de hele FOD en leiden tot een uitwisseling en kapitalisatie van ervaringen. Deze uitwisselingen zullen kunnen bijdragen tot het ontstaan van een gemeenschappelijke cultuur en identiteit binnen de FOD.

4. Methodologisch concept Ons concept is geen zuiver instrumentele en rationele leermethode. Leren moet een activiteit zijn die de context van de persoon integreert die het leerproces mee draagt en er zelf ook vorm aan geeft. Het publiek dat met post 1 wordt beoogd, bestaat uit twee homogene groepen van Franstalige en Nederlandstalige topmanagers (Voorzitter en Directiecomité). Deze topmanagers moeten zich bewust worden van hun rol als sponsor die zij moeten vervullen tegenover het middle management. De managers op wie het pilootproject in post 2 en post 3 betrekking heeft, moeten op hun beurt

42

Bestek - Leadership

rechtstreeks optreden als sponsors. Op die manier wordt ontwikkelingstraject, via een watervalsysteem, sponsor.

elke deelnemer

aan het

Wij streven in het leerproces naar een evenwicht tussen het leren in homogene groepen van een twaalftal deelnemers van eenzelfde taalrol en de gepersonaliseerde of lightcoaching. De groep moet met name een oefenterrein zijn waarin de deelnemers hun inspiratie kunnen vinden en nieuwe situaties kunnen creëren die ze aan de theorie moeten toetsen. De nadruk zal worden gelegd op de erkenning van de kwaliteiten van de deelnemers om een positief klimaat te creëren waardoor ze gemotiveerder zullen zijn en meer zullen leren.

5. De drie posten 5.1. Uitvoeringswijze van toepassing op de 3 posten De volgende paragrafen verduidelijken de specifieke verwachtingen voor elk van de drie posten. Gezien de uitvoeringstermijn, moet de inschrijver zijn visie op de opdracht geven in de specifieke context van de FOD Financiën, met name. De garantie dat de 3 posten worden gerealiseerd; De mogelijkheid om de posten te realiseren in een relatief korte termijn; Een coherente globale aanpak; Een verankering van de nieuwe cultuur op lange termijn; Een planning en flexibiliteit bij de planning; Een goede communicatie rond het project bij de aankondiging opleidingstrajecten/coaching (convocaties, bekendmaking, …); Een evaluatie van eventuele risico’s en formulering van tegenmaatregelen; Alle andere elementen die de inschrijver nuttig acht om te vermelden.

van

de

De inschrijver zal in zijn offerte eveneens zijn aanpak van de volgende aandachtspunten beschrijven: Het projectbeheer (deelname aan de stuurgroep, toezien op en rapporteren over de vooruitgang wat betreft de voorbereiding en de implementatie); Toezien op de kwaliteit van de implementatie met indien nodig voorstellen voor verbeteringsmaatregelen; Veranderingsbeheer via middelen die bijdragen tot het beperken van de weerstand en meer betrokkenheid van het doelpubliek; De kennisoverdracht naar de verschillende doelgroepen; Een begeleiding gericht op praktische voorbeelden die verband houden met de realiteit op het terrein (gepersonaliseerde of lightcoaching, teambuilding, …); Watervaleffect van het opgeleide publiek naar de personen die geen dergelijk traject hebben afgelegd. De uitvoering moet rekening houden met: De haalbaarheid/het gemak van de implementatie van de trajecten die moet voldoen aan de prioriteiten van de leidinggevenden; De aanwezigheid van de nodige capaciteit op het terrein om naast het leadershiptraject ook de dagelijkse activiteiten verder te zetten. Elke post heeft een voorbereidings- en een realisatiefase. De voorbereiding is bedoeld om de inhoud van de betreffende post duidelijk te omschrijven: leerdoelstellingen, analyse, inhoudelijke voorstellen, ontwikkeling van de cases, ontwikkeling van het pedagogische materiaal, pedagogische methoden, doelpubliek, voorgestelde evaluaties, bepaling van

Bestek - Leadership

43

de succescriteria, uitvoeringsvoorwaarden (organisatie en planning van de tussenkomsten van de opleiders en de coaches, nodige technische middelen), enz. Voor deze voorbereidingsfase zal de inschrijver een beroep kunnen doen op een vertegenwoordiger aangesteld per entiteit of stafdienst zodat hij in staat is om het ontwikkelingstraject af te stemmen op de realiteit van het terrein (praktische voorbeelden). Er kan geen afzonderlijke facturatie voor de voorbereiding worden gevraagd (zie bijlage B). De realisatiefase is bedoeld om een gemeenschappelijke leadershipcultuur in te voeren bij zowat 1500 medewerkers van de FOD Financiën. De eigenlijke realisatie van een post kan niet aanvangen zonder dat de stuurgroep instemt met de door de dienstverlener voorgestelde realisatievoorwaarden. De instemming van het comité wordt in een verslag opgenomen dat het deel van de opdracht en de realisatietermijnen beschrijft, evenals de uitvoeringsvoorwaarden.

5.2. Beschrijving van de 3 posten We herinneren eraan dat de opdracht is onderverdeeld in drie posten:

-

POST 1: Uitwerken van een ontwikkelingstraject in leadership voor het topmanagement. Bewust maken van de verantwoordelijke leidinggevenden (Voorzitter en Directiecomité) in hun rol als sponsor bij de cultuurverandering in leadership tegenover het hele middle management. Uitwerken van een aangepaste opleiding in leadership en individuele gepersonaliseerde coaching. Het doelpubliek wordt op een twintigtal personen geschat, verdeeld in een Franstalige en een Nederlandstalige groep.

-

POST 2: Aanpassen van een ontwikkelingstraject in leadership dat specifiek gericht is op een pilootgroep van het middle management. Deze pilootgroep zou ongeveer 120 medewerkers tellen, zijnde 60 Nederlandstaligen en 60 Franstaligen, die moeten worden verdeeld in eentalige groepen van 12 personen. Ongeveer 15 % van dit publiek zal een individuele gepersonaliseerde coaching krijgen (eventueel verschillend van de coaching voorgesteld in post 1) en + 85 % van dit publiek zal een lightcoaching krijgen, of het nu gaat om een emailadres waar ze met vragen terechtkunnen, een forum, telefonische bijstand of enig ander voorstel dat door de inschrijver wordt geformuleerd.

-

POST 3: Toepassen en/of aanpassen van het ontwikkelingstraject in leadership van post 2 voor het voltallige middle management van de FOD. De geschatte doelgroep bestaat uit + 1400 personen (113 groepen, zijnde 45 Franstalige en 68 Nederlandstalige). Ongeveer 15 % van dit publiek zal een individuele gepersonaliseerde coaching krijgen (eventueel verschillend van de coaching voorgesteld in post 1) en + 85 % van dit publiek zal een lightcoaching krijgen, of het nu gaat om een e-mailadres waar ze met vragen terechtkunnen, een forum, telefonische bijstand of enig ander voorstel dat door de inschrijver wordt geformuleerd.

Post 1: Ontwikkeling van leadership bij de topmanagers (Voorzitter & Directiecomité) De inschrijver zal, in het kader van de modernisering van de FOD Financiën, belast zijn met het ontwikkelen en het begeleiden van een coherent ontwikkelingstraject rond leadership voor de topmanagers. Het gaat om een traject op maat, rekening houdend met de context en de specificiteiten van de FOD Financiën. Onder topmanagers wordt verstaan: de Voorzitter en de leden van het Directiecomité (Administrateurs-generaal, Administrateurs, Stafdirecteurs). Onder ontwikkelingstraject wordt verstaan: sensibilisering, opleiding en individuele gepersonaliseerde coaching. Het doelpubliek wordt op een twintigtal personen geschat, verdeeld in een Franstalige en een Nederlandstalige groep.

Bestek - Leadership

44

Dit is wat concreet van de dienstverlener verwacht wordt: Het gaat er in de eerste plaats om de topmanagers bewust te maken van de noodzaak en het belang om binnen de FOD een nieuwe leadershipcultuur te verankeren. Deze verankering komt noodzakelijkerwijs tot stand door hun persoonlijk engagement om een coherent traject te volgen voor de ontwikkeling van hun leadershipvaardigheden, op basis van het principe dat ze het voorbeeld moeten geven en door hun rol als sponsor. Het traject dat hen zal worden voorgesteld, zal gebaseerd zijn op het referentiemodel dat hierna wordt omschreven in punt 6.1 “leader, motor van de verandering en coach” (onder voorbehoud van alle andere voorstellen geformuleerd door de inschrijver). Het traject moet rekening houden met de specificiteiten van de FOD Financiën, gepersonaliseerd zijn, concreet zijn, onmiddellijk kunnen worden toegepast op het terrein en expliciet beantwoorden aan een reële behoefte. Van bij het begin zal de nadruk worden gelegd op de verwachtingen over de rol die de topmanagers moeten vervullen in het kader van dit omvangrijke project, dat veel verder gaat dan het volgen van een eenvoudig ontwikkelingstraject. Ze moeten zich bewust worden van de impact die ze hebben op het welslagen van het project, door hun betrokkenheid als sponsors, zowel in het kader van de ontwikkeling van de vaardigheden inzake leadership tegenover hun medewerkers van het middle management, als in de verankering van de nieuwe leadershipcultuur binnen de FOD. Een voorstel tot coaching met een vernieuwende formule aangepast aan het doelpubliek is wenselijk. De modaliteiten van deze coaching of begeleiding moeten worden gedetailleerd. Het einddoel is dat het beoogde doelpubliek het gezochte resultaat behaalt wat de implementatie van het leadership betreft. De inschrijver moet de FOD Financiën elk obstakel of probleem melden dat het behalen van het resultaat verhindert, zodat de FOD hiertegen tijdig kan optreden.

Post 2: Pilootproject De inschrijver zal, in het kader van de modernisering van de FOD Financiën, belast zijn met het ontwikkelen en het begeleiden van een coherent ontwikkelingstraject in leadership voor een pilootgroep van leidinggevenden uit het middle management van de verschillende administraties en stafdiensten. Het voorgestelde traject is een traject op maat, rekening houdend met de context en de specificiteiten van de FOD Financiën. Onder ontwikkelingstraject wordt verstaan: opleiding en gepersonaliseerde of lightcoaching. We wijzen erop dat de gepersonaliseerde coaching kan verschillen van die van post 1. Deze pilootgroep, die door de FOD Financiën zal worden geselecteerd, zal ongeveer 120 medewerkers tellen, zijnde 60 Nederlandstaligen en 60 Franstaligen, die moeten worden verdeeld in eentalige groepen van 12 personen. Zoals hiervoor aangehaald, zal + 15 % van dit publiek een gepersonaliseerde coaching krijgen en + 85 % een lightcoaching, of het nu gaat om een e-mailadres waar ze met vragen terechtkunnen, een forum, telefonische bijstand of enig ander voorstel dat door de inschrijver wordt geformuleerd. Een voorstel tot coaching met een vernieuwende formule aangepast aan het doelpubliek is wenselijk. De modaliteiten van deze coaching of begeleiding moeten worden gedetailleerd. Het resultaat van dit project bepaalt of post 3 al dan niet wordt uitgevoerd. Dit is wat concreet van de dienstverlener verwacht wordt: Het gaat er in de eerste plaats om de pilootgroep, met de steun van de hiërarchie, bewust te maken van de noodzaak om binnen de FOD een nieuwe leadershipcultuur te verankeren. Er moet overigens worden gewezen op het belang van hun persoonlijke engagement bij het volgen van het voorgestelde traject. Het beoogde leadershipmodel is gebaseerd op het model dat hierna wordt beschreven in punt 6.1 “leader, motor van de verandering en coach” (onder voorbehoud van alle andere voorstellen geformuleerd door de inschrijver). Het traject moet rekening houden met de specificiteiten van de FOD Financiën, gepersonaliseerd zijn, concreet zijn, onmiddellijk kunnen worden toegepast op het terrein en expliciet beantwoorden aan een reële behoefte. De aandacht van de inschrijver moet gevestigd worden op de noodzakelijke overdracht van kennis en de toepassing van de verworven kennis op het terrein. Hij moet duidelijk de manier uitleggen waarop hij te werk wil gaan om deze overdracht en deze toepassing te garanderen.

Bestek - Leadership

45

Het einddoel is dat het doelpubliek van post 2 het gezochte resultaat behaalt wat de implementatie van het leadership betreft. De inschrijver moet de FOD Financiën elk obstakel of probleem melden dat het behalen van het resultaat verhindert, zodat de FOD hiertegen tijdig kan optreden. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat deze pilootaanpak ervoor zal zorgen dat een beslissing kan worden genomen over de realisatie van post 3 en de modaliteiten van deze realisatie. Er kunnen zich drie gevallen voordoen: post 3 wordt eenvoudigweg volledig opgegeven of het ontwikkelingstraject wordt aangepast naargelang de resultaten of het traject wordt uitgevoerd zonder wijzigingen indien de resultaten uitstekend zijn. De pilootgroep moet bewust gemaakt worden van het specifieke belang van deze post.

Post 3: Uitbreiding van het project. De inschrijver zal, in het kader van de modernisering van de FOD Financiën, het coherente ontwikkelingstraject in leadership van post 2 moeten toepassen en/of aanpassen en instaan voor de begeleiding ervan, en dit voor het voltallige middle management van de FOD. De geschatte doelgroep bestaat uit + 1400 personen (113 groepen, zijnde 45 Franstalige en 68 Nederlandstalige). Het voorgestelde traject is een traject op maat, rekening houdend met de context en de specificiteiten van de FOD Financiën. Onder ontwikkelingstraject wordt verstaan: opleiding en gepersonaliseerde of lightcoaching. Zoals hiervoor aangehaald, zal + 15 % van dit publiek een gepersonaliseerde coaching krijgen en + 85 % een lightcoaching, of het nu gaat om een e-mailadres waar ze met vragen terechtkunnen, een forum, telefonische bijstand of enig ander voorstel dat door de inschrijver wordt geformuleerd. Een voorstel tot coaching met een vernieuwende formule aangepast aan het doelpubliek is wenselijk. De modaliteiten van deze coaching of begeleiding moeten worden gedetailleerd. Dit is wat concreet van de dienstverlener verwacht wordt: Het gaat er in de eerste plaats om het doelpubliek, met de steun van de hiërarchie, bewust te maken van de noodzaak om binnen de FOD een nieuwe leadershipcultuur te verankeren. Er moet overigens worden gewezen op het belang van hun persoonlijk engagement bij het volgen van het voorgestelde traject. Het beoogde leadershipmodel is het model dat hierna wordt beschreven in punt 6.1 “leader, motor van de verandering en coach” (onder voorbehoud van alle andere voorstellen geformuleerd door de inschrijver). Het traject moet rekening houden met de specificiteiten van de FOD Financiën, gepersonaliseerd zijn, concreet zijn, onmiddellijk kunnen worden toegepast op het terrein en expliciet beantwoorden aan een reële behoefte. De aandacht van de inschrijver moet zich toespitsen op de noodzakelijke overdracht van kennis en de toepassing van de verworven kennis op het terrein. Hij moet duidelijk de manier uitleggen waarop hij te werk wil gaan om deze overdracht en deze toepassing te garanderen. Gezien het grote aantal personen dat betrokken is bij het volgen van het ontwikkelingstraject, moet de inschrijver de nodige oplossingen formuleren om de opdracht binnen een redelijke termijn uit te voeren. Het einddoel is ervoor zorgen dat de interne medewerkers van de FOD Financiën het gezochte resultaat bereiken inzake de implementatie van een nieuwe leadershipcultuur. De inschrijver moet de FOD Financiën elk obstakel of probleem melden dat het behalen van het resultaat verhindert, zodat de FOD hiertegen tijdig kan optreden.

5.3 Service Level Agreement De inschrijver moet hier ook aangeven wat hij voorziet bij wijze van rechtzetting indien de in zijn offerte voorziene organisatietermijnen niet worden nageleefd. De FOD zal geen schikkingen treffen over eisen inzake dienstverlening. Het antwoord in de offerte op de gestelde SLA-vereisten dient te worden beschouwd als minimale vereisten waarvoor de

Bestek - Leadership

46

dienstverlener zich steeds garant stelt, ongeacht het deel van de specifieke opdracht/van het specifieke project. De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal treffen om de kwaliteit en het dienstverleningsniveau te waarborgen, alsook de kwaliteit van de ontwikkeling, van de opvolging en van de begeleiding van het deel van de opdracht/van het project, van de opvolging en de naleving van de planningen, van de deliverables, enz. In deze context dekken de SLA’s minstens: -

Het naleven van de afgesproken opleveringstermijnen De ontvangst van de verslagen De ontvangst van de documentatie De snelheid waarmee de ontwikkelingstrajecten, de opleiders en de coaches na de voorbereidingsfase beschikbaar zijn.

Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar wel om de aannemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet benadeeld worden. De boetes voor het niet-naleven van een element van de SLA moeten door de inschrijver worden voorgesteld, uitgedrukt in een percentage van de prijs voor de uitvoering van de verschillende posten. Het bedrag van de boetes mag niet lager zijn dan het bedrag voorzien in artikel 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. Voor elke SLA: - Doel van de SLA - Toepassingsgebied - Begindatum en voorwaarden voor wijziging - Rollen en verantwoordelijkheden o FOD Financiën o Dienstverlener - Aangeboden diensten - Procedure voor de behandeling van klachten o Van de FOD Financiën, gericht aan de aannemer o Van de aannemer, gericht aan de FOD Financiën - Rapportering - Overleg - Contactinformatie - SLA-normen en boetes (inclusief meting, normering) - Waar toepasbaar worden de SLA’s verplicht gemeten per periode van 3 maanden. - De FOD Financiën kan, als hij dat wenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau.

6. Na te leven referentiekader 6.1 Verwachte resultaten Het binnen de FOD Financiën gewenste leadership zou kunnen worden gedefinieerd door drie essentiële rollen die de leidinggevende vervult: de rollen van leader, coach en motor voor verandering. De inschrijver mag andere voorstellen formuleren om het referentiekader te verbeteren.

Bestek - Leadership

47

A. De leidinggevende als leader, rekening houdend met de specificiteiten van de FOD Financiën. Deze aanpak impliceert een goede zelfkennis en kennis van het eigen functioneren (hoe ga ik te werk om anderen beter te “inspireren” en te managen?). De leidinggevende moet als leader onder andere: 1. beslissingen nemen en er persoonlijk de volledige verantwoordelijkheid voor dragen; 2. zijn verantwoordelijkheden opnemen inzake de implementatie van het operationele plan voor zijn scope; 3. de doelstellingen van het operationeel plan omzetten in doelstellingen voor het team en in individuele doelstellingen en ze duidelijk communiceren; 4. een constructieve dialoog met de hiërarchie tot stand brengen, door met name te zorgen voor een transparante en coherente rapportering aan het Directiecomité of aan de hiërarchische meerdere; 5. matrixrelaties en andere multidisciplinaire samenwerkingsverbanden stimuleren met het oog op de realisatie van de gemeenschappelijke doelstellingen, en dit in samenhang met de doelstellingen van de andere leidinggevenden (beschikken over de competentie om binnen een groep te communiceren); 6. weten welke taken zijn medewerkers uitvoeren en ze begeleiden bij de realisatie ervan; 7. zijn verantwoordelijkheden tegenover zijn medewerkers opnemen (omkaderen, grenzen bepalen, optreden als “people manager”); 8. inspanningen leveren op het vlak van teammanagement (een team kunnen leiden); 9. de waarden van de FOD Financiën en de deontologische code naleven. B. De leidinggevende als coach, rekening houdend met de specificiteiten van de FOD Financiën. Deze aanpak impliceert het vermogen en de wil om persoonlijke energie aan te wenden. De leidinggevende moet als coach onder andere: 1. een vertrouwensklimaat scheppen binnen zijn team (een beroep doen op emotionele intelligentie); 2. zijn medewerkers in een klimaat van welwillendheid motiveren; 3. duidelijk zijn verwachtingen aan zijn medewerkers kenbaar maken (verbetering van het individueel functioneren); 4. regelmatig constructieve feedback geven (globale doelstelling: beschikken over communicatieve vaardigheden); 5. van prestatie een transparant onderwerp maken dat niet taboe is (kiezen voor rechtstreekse, open en respectvolle communicatie); 6. de diversiteit respecteren. C. De leidinggevende als motor voor verandering, rekening houdend met de specificiteiten van de FOD Financiën. Deze aanpak impliceert de wil om het goede voorbeeld te geven, “ik ben mij ervan bewust dat verandering bij mezelf begint”. De leidinggevende moet als motor voor verandering onder andere: 1. 2. 3. 4.

de rol van sponsor vervullen in het projectbeheer; luisteren naar zijn medewerkers; aanwezig zijn op het terrein en proactief handelen; de beslissingen van de hiërarchie steunen, de boodschap overtuigend en enthousiast overbrengen; 5. elk individu zekerheid over zijn toekomst geven of een ruwe schets van het kader waarbinnen deze zekerheden zich zouden kunnen aftekenen.

48

Bestek - Leadership

We wijzen er trouwens op dat de vaardigheden van een leader in het competentiewoordenboek van de federale overheid de volgende zijn: leren, ondersteunen, motiveren, coachen/ontwikkelen, leiding geven en inspireren.

6.2 Concrete acties die reeds zijn ondernomen binnen de FOD met een impact op onderhavige opdracht Tot op vandaag hebben de inspanningen van de FOD zich voornamelijk toegespitst op de ontwikkeling van de fiscaal-technische vaardigheden. De context van verandering van de afgelopen tien jaar heeft gewezen op de noodzaak om te evolueren naar een evenwicht tussen technische en algemene vaardigheden.

6.2.1 Methodologie voor de implementatie en het beheer van verandering. De Stafdienst strategische coördinatie & communicatie – Strategische veranderingsbeheer heeft een volledige implementatiemethodologie uitgewerkt.

cel

voor

het

6.2.1.1 Implementatiemethodologie en benadering Er is een implementatiegids op maat uitgewerkt voor de FOD Financiën. Deze houdt rekening met het specifieke karakter van de FOD en bevat een samenvatting van alle ervaringen van de FOD in het kader van de programma’s voor operationalisering van de jaren voordien. De kernprincipes van deze methodologie zijn pragmatisme, gebruiksvriendelijkheid, verankering van de kennis, ontwikkeling van leren en ervaring.

6.2.1.2 Uitwerken van een opleidingstraject in veranderingsmanagement (in samenwerking met de Stafdienst Personeel & Organisatie)

Bestek - Leadership

49

Het traject omvat een inleidingscursus en aanvullende lessen: analyse van de doelgroepen en van de impact, opstellen van een communicatieplan en van een opleidingsplan. Dit ontwikkelingstraject werd op maat van de FOD Financiën gemaakt. Het houdt rekening met het specifieke karakter van de FOD en bevat een samenvatting van alle ervaringen van de FOD in het kader van de programma’s voor projectbeheer en operationalisering van de jaren voordien. De kernprincipes van deze methodologie blijven pragmatisme, gebruiksvriendelijkheid, verankering van de kennis, ontwikkeling van leren en ervaring. 6.2.1.3 Oprichting van een netwerk van promotoren voor verandering die kunnen optreden als opleiders/TTT voor de coaching van de managers Dit netwerk zal worden opgestart door de Stafdienst strategische coördinatie & communicatie. Het netwerk van promotoren voor verandering maakt integraal deel uit van het netwerk van de Stafdienst voor strategische coördinatie (SCC) en de diensten voor operationele coördinatie & communicatie (OCC), deze laatste situeren zich op het niveau van de Algemene administraties. Het SCC-OCC-netwerk wordt eind 2010 operationeel.

6.2.2 Managementcursussen georganiseerd door de Nationale School voor Fiscaliteit en Financiën - Stafdienst Personeel & Organisatie De NSF biedt reeds verschillende opleidingen voor managementvaardigheden aan. De diensthoofden van de verschillende entiteiten en stafdiensten vormen het doelpubliek van deze opleidingen. Het gaat niet om een geïntegreerd ontwikkelingstraject, aangezien elke opleiding los van de andere kan worden gevolgd. Deelname aan deze opleidingen is bovendien niet verplicht. De behandelde onderwerpen variëren, maar moeten in geen geval een basis vormen voor het programma en/of de inhoud voor onderhavige opdracht. Opleidingen voor de diensthoofden: -

-

-

-

Omkadering van stagiairs Onderhandelingstechnieken Omkadering van nieuwe medewerkers Moeilijke aspecten tijdens contacten Kennisoverdracht binnen een dienst Zelfkennis Niet-verbale communicatie Coaching en motivatie van medewerkers Een moeilijke boodschap overbrengen Het diensthoofd: eerstelijnscoach Vergadertechnieken Tijds- en prioriteitenbeheer Stressbeheer Groepsdynamiek Beslissingen nemen en omgaan met problemen Workshop: assertiviteit en … of … andere gedragingen Workshop: actief luisteren Workshop: doeltreffend conflicten aanpakken Workshop: overtuigend onderhandelen Workshop: aandacht gericht op niet-verbale signalen Workshop: actief deelnemen aan vergaderingen De kwaliteit van een dienst verhogen Workshop: de kwaliteit van een dienst verhogen Workshop: tijds- en prioriteitenbeheer

Bestek - Leadership

-

-

-

50

Workshop: persoonlijke ontwikkeling Omgaan met verschillende persoonlijkheden Kernvaardigheden in management Workshop: coaching Mind mapping Workshop: omgaan met verschillende persoonlijkheden Snellezen

6.2.3 Neeva (Stafdienst Personeel & Organisatie – Expertisecentrum Personeelsontwikkeling) Ter herinnering: het beheer van de opleidingen wordt ondersteund door het programma Neeva. Dit programma is een beveiligd webplatform van waaruit alle opleidingen van onze FOD worden beheerd. Deze krachtige tool, aangepast aan de eisen van de FOD en geschikt voor een doeltreffend en modern beheer van de opleidingen, past perfect in de logica van het moderniseringsproces van de FOD. Concreet heeft elke medewerker toegang tot de opleidingscatalogus, de online inschrijving en zijn persoonlijke opleidingsfiche. Deze laatste is een overzicht van de gevolgde of geplande opleidingen, dat in real time wordt geüpdatet. Om exact met de werkelijkheid overeen te stemmen, moeten alle opleidingen, ook diegene die “buiten het traditionele circuit" worden georganiseerd, in het programma worden ingevoerd. Dankzij het geïntegreerde beheer van de opleidingen van de hele FOD en de betrouwbare reporting, is het eveneens mogelijk om het jaarlijkse globale opleidingsplan op te volgen.

6.3 Toekomstige acties die een impact op onderhavige opdracht zullen hebben 6.3.1 Invoering van de Ontwikkelcirkels (Stafdienst Personeel & Organisatie) De evaluatie van de ambtenaren gebeurt via de ontwikkelcirkels, een cyclus van gesprekken tussen de leidinggevende en de medewerker, gaande van doelen stellen tot opvolgen en bijsturen. Het accent ligt hierbij vooral op de ontwikkeling van de medewerker. De juiste implementatie van de Ontwikkelcirkels ondersteunt de responsabilisering en de evolutie van een taakgerichte naar een resultaatgerichte organisatie waarbij de persoonlijke doelstellingen van iedere medewerker aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. De aansluiting tussen enerzijds de doelstellingen en anderzijds de behoeften op het vlak van opleiding en persoonlijke ontwikkeling waarborgt de groei van de ambtenaren en zal bijdragen tot een verdere verbetering van de dienstverlening en de uitvoering van de kernopdrachten. De juiste toepassing van de Ontwikkelcirkels is de verantwoordelijkheid van iedereen en overstijgt het louter administratieve karakter. Ze moet bijdragen tot een managementdynamiek die de hefboom vormt voor de nieuwe cultuur die de FOD Financiën beoogt en die gericht is op resultaat en verantwoordelijkheid.

6.3.2 Project rond het externe imago van de FOD Financiën (Stafdienst strategische coördinatie en communicatie) De Stafdienst strategische coördinatie en communicatie wil tegen eind december 2010 een eerste merkbare verbetering van het imago van de FOD Financiën realiseren. Als de FOD Financiën zijn imago positief en aanzienlijk wil verbeteren, is het nodig om te weten hoe het er vandaag mee gesteld is en hoe het huidige imago door de burgers en de ondernemingen wordt ervaren.

Bestek - Leadership

51

Het project voorziet op basis van een enquête de aanstelling van een extern bureau om een imagometing uit te voeren en de resultaten ervan te interpreteren. Het is daarnaast de bedoeling om deze aanpak uit te breiden naar het interne imago van onze FOD.

6.3.3 Evaluatie en opvolging van de kwaliteit van de opleidingen (Stafdienst Personeel & Organisatie –Expertisecentrum Personeelsontwikkeling) De gegevens rond de tevredenheid van de deelnemers over de opleidingen zullen worden ingevoerd, gescand en verzameld in de OLES-toepassing zodat de juiste lessen kunnen getrokken worden. De evaluatie van de kwaliteit heeft betrekking op vier criteria: de organisatie, de pedagogie, de inhoud en de omgeving. Aan het einde van de opleidingen krijgen de deelnemers systematisch het standaardformulier “happy sheet”. Een exemplaar van dit formulier wordt ter beschikking gesteld van de aannemer. De gegeven opleidingen worden onderworpen aan de OLES-procedure (OnLine Evaluation System) voor de evaluatie van de tevredenheid van de FOD Financiën, ongeacht de evaluatiesystemen die de aannemer voorstelt.

52

Bestek - Leadership

DEEL C: BIJLAGEN Bijlage A: Offerteformulier 1. Voorwerp van de indiening Bestek: “Ontwikkeling van leadership bij de FOD Financiën" Voorwerp van de overheidsopdracht: Uitwerking van de ontwikkelingstrajecten, terbeschikkingstelling van opleiders en coaches, materiaal en syllabi.

2. Identificatie van de inschrijver Ondernemingen • • • •

Firmanaam of volledige benaming: Juridische vorm: Ondernemingsnummer: Nationaliteit:

Maatschappelijke zetel: Straat: Plaats: Land: Telefoonnr.: Faxnr.:

Nr.: Bus: Postcode:

Btw-nr.: RSZ-nr.: KBO-nr.: Contactperso(o)n(en) en telefoonnr.: voor dewelke

naam:

De heer/Mevrouw:

functie:

gedomicilieerd op het adres: straat: postcode en plaats: land: optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bestek, de overheidsopdracht voor de ontwikkeling van leaderschip bij de FOD Financiën. In het geval van een goedkeuring van deze offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen zoals beschreven in dit bestek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting

53

Bestek - Leadership

op rekeningnr.: IBAN-code: BIC-code: Voor de interpretatie van het contract wordt als taal Nederlands/Frans gekozen (schrappen wat niet van toepassing is). Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres: Hierbij aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht.

3. Geldigheidsduur van de inschrijving Deze offerte blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen) Op straffe van absolute nietigverklaring moet de inschrijver met de hand de volgende verklaring neerschrijven, waarmee hij bevestigt dat zijn offerte werd opgesteld in overeenstemming met het modelformulier van het bestek: Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens van deze offerte volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het inschrijvingsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid voor. Door het feit van deze offerte aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bijzonder bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Overigens verbind ik mij ertoe om de prestaties uit te voeren die gedetailleerd opgesomd worden in de prijstabellen die bij deze inschrijving gevoegd zijn, en dat in overeenstemming met de tarieven die in de tabellen worden vermeld en in overeenstemming met de bepalingen van dit bestek. Ik machtig voor onderhavige offerte de bovengenoemde instelling om aan de aanbestedende overheid rechtstreeks en op eenvoudig verzoek van deze laatste alle inlichtingen te verstrekken betreffende mijn situatie op het vlak van bijdragen. Ik machtig bovendien de aanbestedende overheid om bij andere instellingen alle nuttige informatie (bv. van financiële aard) in te winnen over mijn onderneming. Gedaan te:

Op

2010

Bestek - Leadership

De inschrijver of gevolmachtigde: naam: functie: handtekening:

Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte.

54

55

Bestek - Leadership

Bijlage B: Inventaris - prijstabellen Het gebruik van deze prijstabellen is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met prijzen die op een andere plaats worden vermeld. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van deze inventaris in aanmerking worden genomen. Voor elke ingediende post moeten de prijzen worden vermeld in cijfers, in euro en ZONDER BTW. De prijzen bevatten alle mogelijke kosten verbonden aan de diensten. Voor de opleiding:

POSTEN

1 2 3

DOELGROEPEN

Totaalprijs voor een sessie

Topmanagers (Voorzitter en Directiecomité) (sensibilisering-opleiding) Stuurgroep (opleiding) Go/No Go Uitbreiding van het project (opleiding)

Voor de certificering CERTIFICERING (optie)

Prijs per sessie

Prijstoeslag voor de certificering van het traject (posten 2 en 3) Voor de coaching COACHING

Eenheidsprijs/uur

Gepersonaliseerde coaching voor post 1 Gepersonaliseerde coaching voor posten 2 en 3 (zijnde + 15 %) Eenheidsprijs/groep Lightcoaching voor posten 2 en 3 (zijnde + 85 %) Het btw-tarief bedraagt ….. % Gedaan te: Datum: Naam: Handtekening:

Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte.

Bestek - Leadership

56

Bijlage C: Formulier voor de presentatie van de cv’s van iedereen die bij de opdracht is betrokken NB: Het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet er bij het invullen van de cv’s op toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven. Hij moet eveneens de behaalde diploma's en de onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk beschrijven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om cv’s die niet op deze manier werden ingevuld als ontoereikend te beschouwen, en deze bijgevolg niet in aanmerking te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma's niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma's behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

1. Projectteam – verantwoordelijke voor de opdracht binnen de stuurgroep en eventuele medewerker. Naam: Beschrijving van de relevantie van het profiel voor deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nut zal hebben in het project. Indien dit niet voldoende kan worden aangetoond, zal het profiel minder of niet in aanmerking worden genomen bij de evaluatie van de offerte).

Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: Diploma behaald op … Niet-universitair hoger onderwijs: • Titel: • Diploma behaald op … Universitair hoger onderwijs: • Titel: • Diploma behaald op … Andere opleidingen:

Professionele ervaring: Bij de inschrijver: - Huidige functie: - Sinds: - Voorgaande functie: - Van …………… tot …………….. Bij maximaal drie andere bedrijven:

Bestek - Leadership

-

57

Functie: Van …………… tot ……………..

Technische vaardigheden:

Op het vlak van management: Op het vlak van consultancy:

Talenkennis:

Frans: begrijpen – actief - passief Nederlands: begrijpen – actief - passief

Vermeld de referenties van 2 personen die niet behoren tot uw familie en die uw kandidatuur kunnen steunen of die de informatie uit dit cv kunnen bevestigen. 1. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Vermeld hier alle andere inlichtingen waarvan u het nuttig of interessant acht om ze aan ons te communiceren in het kader van dit project (ervaring, kennis, vaardigheden, ...). _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. Opleiders Naam: Beschrijving van de relevantie van het profiel voor deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nut zal hebben in het project. Indien dit niet voldoende kan worden aangetoond, zal het profiel minder of niet in aanmerking worden genomen bij de evaluatie van de offerte).

Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: Diploma behaald op …

Bestek - Leadership

Niet-universitair hoger onderwijs: • Titel: • Diploma behaald op … Universitair hoger onderwijs: • Titel: • Diploma behaald op … Andere opleidingen:

Professionele ervaring: Bij de inschrijver: - Huidige functie: - Sinds: - Voorgaande functie: - Van …………… tot …………….. - Betrokken bij de cursussen:

Bij maximaal drie andere bedrijven: - Functie: - Van …………… tot …………….. - Betrokken bij de cursussen:


Andere vaardigheden:

Op het vlak van management: Op het vlak van changemanagement: …

Talenkennis: Frans: begrijpen – actief - passief Nederlands: begrijpen – actief - passief

58

Bestek - Leadership

59

Vermeld de referenties van 2 personen die niet behoren tot uw familie en die uw kandidatuur kunnen steunen of die de informatie uit dit cv kunnen bevestigen. 1. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Vermeld hier alle andere inlichtingen waarvan u het nuttig of interessant acht om ze aan ons te communiceren in het kader van dit project (ervaring, kennis, vaardigheden, ...). _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

3. Coaches

Naam: Beschrijving van de relevantie van het profiel voor deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nut zal hebben in het project. Indien dit niet voldoende kan worden aangetoond, zal het profiel minder of niet in aanmerking worden genomen bij de evaluatie van de offerte).

Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: Diploma behaald op … Niet-universitair hoger onderwijs: • Titel: • Diploma behaald op … Universitair hoger onderwijs: • Titel: • Diploma behaald op … Andere opleidingen:

Professionele ervaring: Bij de inschrijver: - Huidige functie:

Bestek - Leadership

60

- Sinds: - Voorgaande functie: - Van …………… tot …………….. - Betrokken bij de coaching van: Bij maximaal drie andere bedrijven: - Functie: - Van …………… tot …………….. - Betrokken bij de coaching van:


Andere vaardigheden:

Op het vlak van management: Op het vlak van changemanagement: …

Talenkennis:

Frans: begrijpen – actief - passief Nederlands: begrijpen – actief - passief

Vermeld de referentie van 2 personen die niet behoren tot uw familie en die uw kandidatuur kunnen steunen of die de informatie uit dit cv kunnen bevestigen. 1. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Vermeld hier alle andere inlichtingen waarvan u het nuttig of interessant acht om ze aan ons te communiceren in het kader van dit project (ervaring, kennis, vaardigheden, ...). _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

61

Bestek - Leadership

Bijlage D: Model van het formulier voor de presentatie van de referenties van de laatste drie jaar NB: Het gebruik van dit model is verplicht. 2007 1. Sensibilisering/ Opleiding/Coaching 2. Naam van de onderneming 3. Openbare of privéinstantie 4. Naam van de contactpersoon 5. Gegevens 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of van het project 7. Beoogde doelstellingen 8. Begindatum

9. Einddatum Sensibilisering

Opleiding

Coaching

10.Budget (EUR) 11. Samenvatting en korte beschrijving van de rol en het aandeel van eventuele onderaannemers

A. Naam van de onderneming(en)

B. Deel van de opdracht

C. Competentie

Aantal op te leiden en te coachen personen, weerstand t.o.v. verandering, ... 12. Complexiteit 13. Overzicht van de verschillende profielen die bij het project betrokken zijn; TOTAAL AANTAL personen en mandagen voor het volledige project

2008 1. Sensibilisering/ Opleiding/Coaching 2. Naam van de onderneming 3. Openbare of privéinstantie 4. Naam van de contactpersoon 5. Gegevens 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of van het project 7. Beoogde doelstellingen

Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…

62

Bestek - Leadership

8. Begindatum


Opleiding

Coaching




C. Competentie


Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…

2009 1. Sensibilisering/ Opleiding/Coaching 2. Naam van de onderneming 3. Openbare of privéinstantie 4. Naam van de contactpersoon 5. Gegevens 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of van het project 7. Beoogde doelstellingen 8. Begindatum


Opleiding

Coaching




C. Competentie


Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…

Bestek - Leadership

63

Bijlage E: Vertrouwelijkheidsverklaring Ik ondergetekende (naam, voornaam, functie), …………………………………………………………. werkend voor de firma (naam en adres) …………………………………………………………………. garandeer de vertrouwelijkheid van de gegevens ontvangen en behandeld in het kader van de opdracht Ontwikkeling van het leadership voor rekening van de FOD Financiën. Ik verbind mij ertoe deze gegevens: • en de resultaten van hun verwerking uitsluitend te gebruiken in de mate dat ze strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht; • niet te verspreiden of te kopiëren; • niet bij te houden na de datum van…

Datum en handtekening

64

Bestek - Leadership

Bijlage F: Model van vragen en antwoorden Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginanummering kan verschillen naargelang de taal).

Deel/Punt/Par agraaf

Paginanr.

Taal

Vragen

Bestek Leadership 1. FOD Financiën. Overheidsopdracht via algemene offerteaanvraag

Recommend Documents