BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 ONDERHOUD COBOL ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Ref.: ICT/DEV/TMA2

BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN “MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 – ONDERHOUD COBOL”

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: Op 2 maart 2012 om 10 u.

P. 1


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN.................................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID:.................................................................................. 5 I.3 GEBRUIK DOOR ANDERE FEDERALE AANBESTEDENDE OVERHEDEN ....................................................... 5 I.4 VERTROUWELIJKHEIDSVERKLARING .................................................................................................... 5 I.5 GUNNINGSWIJZE ................................................................................................................................ 6 I.6 PROCEDURE VAN LATERE ONDERHANDELING ....................................................................................... 6 I.7 BEPALEN VAN DE PRIJZEN .................................................................................................................. 6 I.8 DUUR VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................... 6 I.9 INFORMATIESESSIE ............................................................................................................................ 7 I.10 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES................................................................................................. 7 I.11 TIJDELIJKE VERENIGINGEN ............................................................................................................... 9 I.12 VRIJE VARIANTEN........................................................................................................................... 10 I.13 OPTIES.......................................................................................................................................... 10 I.14 GELDIGHEIDSDUUR ........................................................................................................................ 10 I.15 INDIENING VAN DE OFFERTES.......................................................................................................... 10 I.16 OPENING VAN DE OFFERTES ........................................................................................................... 11 I.17 PROCEDURE VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT ........................................................................ 12 I.17.1 Kwalitatieve selectiecriteria.................................................................................................. 12 I.17.2 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................................... 15 I.17.3 Gunningscriteria................................................................................................................... 15 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN .................................................................................................... 17 II.1 KENNISGEVING VAN DE TOEWIJZING VAN DE OPDRACHT .................................................................... 17 II.2 DE BESTELBON EN ZIJN MODALITEITEN ............................................................................................. 18 II.3 LEIDEND AMBTENAAR:..................................................................................................................... 18 II.4 BORGSTELLING ............................................................................................................................... 18 II.5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 20 II.5.1 Clausule van technologische evolutie .................................................................................. 20 II.5.2 Uitvoeringstermijn:................................................................................................................ 20 II.5.3 Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden ............................................. 20 II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer ........................................................................................ 21 II.5.5 Onderaannemers.................................................................................................................. 22 II.5.6 Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld................................ 22 II.5.7 Te respecteren normen en standaarden .............................................................................. 23 II.5.8 Veranderingsbeheer (“change management) ...................................................................... 24 II.5.9 Bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie ................................... 25 II.5.10 Aansprakelijkheden ............................................................................................................ 26 II.6 OPVOLGING VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN EN CONTROLES DOOR DERDEN .................................. 27 II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht........................................................... 27 II.6.2 Controles door derden.......................................................................................................... 27 II.7 EVALUATIE VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN EN CONTROLEHANDELINGEN ....................................... 27 II.8 VOORLOPIGE OPLEVERING .............................................................................................................. 28 II.9 GARANTIE ...................................................................................................................................... 28 II.10 DEFINITIEVE OPLEVERING .............................................................................................................. 28 II.11 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN ...................................................................................... 29 II.12 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE ................................................................................. 29 II.13 DEPONERING BIJ EEN ”ESCROW AGENT”......................................................................................... 31 II.14 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING ................................................................................. 31 II.14.1 Facturatie en betaling ......................................................................................................... 31 II.14.2 Prijsherziening .................................................................................................................... 32 II.14.3 Clausule van de meest begunstigde klant ......................................................................... 32 II.15 BEKENDMAKING - REFERENTIES .................................................................................................... 33 II.16 LAATTIJDIGE LEVERINGEN ............................................................................................................. 33 II.17 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - BETWISTINGEN ......................................................... 33 III. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE VEREISTEN.................................................................. 35 P. 2


1.

Ref.: ICT/DEV/TMA2

ALGEMENE BESCHRIJVAN DE OPDRACHT ......................................................................... 35 III.1 INLEIDING ...................................................................................................................................... 35 III.2 VOORWERP VAN DE CONSULTATIE .................................................................................................. 35 III.3 UIT TE VOEREN WERKZAAMHEDEN .................................................................................................. 36 III.3.1 Baseline. ............................................................................................................................. 36 III.3.2 Grote veranderingen. .......................................................................................................... 38 III.4 PERSONEELSASPECTEN. ................................................................................................................ 39 III.4.1 Gebruik van het ingezette personeel. ................................................................................. 39 III.4.2 Continuïteit van de dienstverlening en kennispool. ............................................................ 39 III.4.3 Beschikbaarheid.................................................................................................................. 39 III.4.4 Personeel belast met de uitvoering van de projecten......................................................... 40 III.5 ORGANISATORISCHE ASPECTEN. .................................................................................................... 40 III.5.1 Onderverdeling van de opdracht......................................................................................... 40 III.5.2 Projectmatige aanpak. ........................................................................................................ 41 III.5.3 Beheer van vragen & ITIL ................................................................................................... 46 III.6 ANDERE BEPALINGEN ..................................................................................................................... 47 III.6.1 Overdraagbaarheid ............................................................................................................. 47 III.6.2 Tools en structuur ............................................................................................................... 47 III.6.3 Adviesfunctie....................................................................................................................... 48 III.6.4 Evaluatie van de uitgevoerde diensten en audit. ................................................................ 48 III.7 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VOORGESTELDE TOEPASSINGEN. .......................................... 49 III.8 SERVICE LEVEL AGREEMENT.......................................................................................................... 49

BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER................................................................................................... 51 BIJLAGE B: CURRICULUM VITAE ..................................................................................................... 53 BIJLAGE C: REFERENTIEMODEL ..................................................................................................... 55 BIJLAGE D: VRAAG- EN ANTWOORDFORMULIER......................................................................... 56 BIJLAGE E: INVENTARIS.................................................................................................................... 57 BIJLAGE F: BESCHRIJVING VAN DE TOEPASSINGEN .................................................................. 58 ZIE DOCUMENT IN BIJLAGE AAN HET BESTEK.BIJLAGE G: BESCHRIJVING VAN DE PROFIELEN .......................................................................................................................................... 58 BIJLAGE G: BESCHRIJVING VAN DE PROFIELEN ......................................................................... 59 Profiel 1: projectleider..................................................................................................................... 59 Profiel 2: senior analist ................................................................................................................... 59 Profiel 3: senior analist-programmeur ............................................................................................ 59 Profiel 4: analist-programmeur ....................................................................................................... 60 Profiel 5: programmeur................................................................................................................... 60 Profiel 6: technisch redacteur......................................................................................................... 60

P. 3


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Projectauteur Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: de heer David Vandenhende Telefoon: 0257/7.95.28 Fax: 0257/9.68.01 E-mail: [email protected] Geldende wetgeving 1. De wet van 24 december 1993 (BS van 22.01.1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de latere wijzigingen. 2. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26.01.1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en zijn latere wijzigingen. 3. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18.10.1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken en de bijlage van dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en zijn latere wijzigingen.

Wat betreft de documenten eigen aan de aanbestedende overheid: • • •

•

Onderhavig bestek. De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten betreffende de opdracht en rechtzettingen die betrekking hebben op de overheidsopdrachten in het algemeen. De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De documenten waarnaar de aanbestedende overheid in het bijzonder bestek verwijst.

Wat betreft de documenten eigen aan de inschrijver: • •

De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die goedgekeurd zijn door de FOD Financiën en die de offerte aanvullen (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om toelichting.

Afwijkingen, verduidelijkingen en commentaren Nihil

P. 4


Ref.: ICT/DEV/TMA2

I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Dit eerste deel heeft betrekking op de reglementering voor de toekenning van een overheidsopdracht tot de aanstelling van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel verwijzen naar de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en zijn latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van de diensten: onderhoud COBOL. Plaats voor de levering van de dienst: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel

I.2 Identiteit van de aanbestedende overheid: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 – Bus 95 1030 Brussel

I.3 Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Financiën is de bevoegde aanbestedende overheid voor het toezicht en de controle op de opdracht. In het kader van de onderhavige opdracht kunnen echter, in overeenstemming met artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006, andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven een beroep doen op de voorwaarden van deze opdracht om in eventuele behoeften te voorzien, en dit zonder daarvoor opnieuw een beroep te doen op een oproep tot mededinging. Dit heeft tot gevolg dat, telkens waar in de tekst “FOD Financiën” staat, inderdaad “FOD Financiën" dient te worden gelezen voor al wat de aanbesteding betreft of eraan voorafgaat, of "FOD Financiën of een andere federale aanbestedende overheid of een federaal overheidsbedrijf” voor al wat de uitvoering betreft.

I.4 Vertrouwelijkheidsverklaring Door de offerte in te dienen is de inschrijver automatisch gebonden aan de volgende clausule: De persoon of personen die als gevolmachtigde(n) optreedt/optreden en die deze offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bijzonder bestek. Hieruit volgt dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • uitsluitend gebruikt zullen worden indien dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht; • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden; • niet langer zullen worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

P. 5


Ref.: ICT/DEV/TMA2

I.5 Gunningswijze De opdracht wordt gegund bij middel van een algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure herbeginnen, zo nodig volgens een andere methode.

I.6 Procedure van latere onderhandeling In overeenstemming met artikel 17, § 2, 2° van de w et van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure van onderhandeling zonder bekendmaking gedurende een periode van maximaal 3 jaar na het afsluiten van onderhavige opdracht, aan de opdrachtnemer die de eerste opdracht heeft verkregen, een opdracht toe te wijzen tot nieuwe diensten die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in het onderhavige bestek worden beschreven.

I.7 Bepalen van de prijzen De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. Deze gemengde opdracht waarvan de prijzen zijn vastgelegd volgens verschillende methodes, is die die beschreven is in de alinea's 2 tot 4 van het artikel 86 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. Alle prijzen vermeld in het formulier “inventaris” worden verplicht uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen vermelden van alle onderdelen van de offerte. Hij moet de inventaris invullen die voorzien is in de bijlage van het onderhavige bijzonder bestek (bijlage "inventaris"). De prijzen worden vermeld inclusief alle kosten, zowel zonder als met BTW. Het gebruik van het "inventarismodel", zoals in de bijlage bij het bestek, is verplicht. Het nietgebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Er zal geen rekening worden gehouden met de prijzen vermeld op een andere plaats dan in deel 2 van de offerte.

I.8 Duur van de opdracht De opdracht duurt 3 jaar, vanaf de verzendingsdatum van de eerste bestelbon. Deze periode kan, op vraag van de aanbestedende overheid, tweemaal 1 jaar worden verlengd aan dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als voorzien in het basiscontract. De opdrachtnemer blijft dus contractueel gebonden gedurende de initiële periode, aangevuld met eventuele verlengingen. De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om het contract jaarlijks te ontbinden op de verjaardag van de verzending van de eerste bestelbon middels een opzeggingstermijn van één maand. De mogelijkheid tot jaarlijkse ontbinding geeft geen enkel recht op enigerlei schadevergoeding in hoofde van de opdrachtnemer.

P. 6


Ref.: ICT/DEV/TMA2

I.9 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om één informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Vragen die na deze informatiesessie worden gesteld, worden niet meer beantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die uiterlijk op 7 februari 2012 schriftelijk worden ingediend door middel van het vraag- en antwoordformulier in de bijlage bij dit bijzonder bestek (zie “bijlage: vraag- en antwoordformulier"). Deze vragen moeten uitsluitend worden ingediend via e-mail, in een werkblad zoals dat in de bijlage, op het adres [email protected] De informatiesessie zal plaatsvinden op 10 februari 2012 om 10 u. op het adres: FOD Financiën Koning Albert II laan 33 1030 Brussel. C5. Zaal Mandarijn. Alle vragen moeten verplicht nauwkeurig verwijzen naar het bijzonder bestek, om snelle beantwoording te vergemakkelijken (bv. Deel I, punt I.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve ook de taal van het gebruikte bijzonder bestek te vermelden (de paginering kan immers verschillen van taal tot taal). Tijdens deze informatiesessie zal het voorwerp van de opdracht kort worden voorgesteld. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Aan de geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich vooraf bekend te maken in een email gericht aan [email protected] en de naam en de functie mee te delen van de persoon/personen die hen op de informatiesessie zal/zullen vertegenwoordigen. Om organisatorische redenen mag elke geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen afvaardigen. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om deelname aan de informatiesessie te weigeren aan personen die zich niet 24 uur op voorhand hebben kenbaar gemaakt.

Indien de geïnteresseerde bedrijven onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. in het bestek vaststellen, wordt hun gevraagd om dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die zorg. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat zijn kansen worden verminderd of zelfs tot nul herleid door bepaalde specificaties in het onderhavige bestek, dan wordt hij verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dat noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

I.10 Vorm en inhoud van de offertes De inschrijver dient het offerteformulier te gebruiken dat bij dit bijzonder bestek is gevoegd. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (art. 89 van het KB van 8 januari 1996).

P. 7


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze zijn vermeld in een of andere bijlage bij zijn offerte. De inschrijvers dienen uitdrukkelijk alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bijzonder bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot onregelmatigheid van de offerte.

Wat betreft de structuur van de offerte De offerte van de inschrijver moet verplicht worden opgesteld volgens het volgende schema: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hierna) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie

Uitsluitingscriteria

Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver

Criteria van technische draagkracht

D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De prijstabel: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hierna) Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek. Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recente projecten, zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hierna) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hierna)

Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlagen A, B, C, …: bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Elk voorstel van de inschrijver dat niet de structuur volgt die is opgelegd door de aanbestedende overheid kan als onregelmatig worden beschouwd. Deel 3 – Technisch voorstel mag geen enkele administratieve en/of prijsvermelding bevatten. Er zal geen rekening worden gehouden met administratieve vermeldingen of prijsopgaven in een ander deel dan deel 2. Er wordt gevraagd om het aantal voor te leggen bestanden tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke bestanden bijvoorbeeld in grotere documenten worden gegroepeerd. Het is eveneens noodzakelijk de bestanden te ordenen door middel van een nummering, zodat de structuur van de offerte duidelijk is. Er wordt eveneens gevraagd om in elk bestand de pagina’s van een ononderbroken nummering te voorzien. Wat betreft de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet de entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigden optreden.

P. 8


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Wie de offerte elektronisch heeft ondertekend moet, op de datum van de ondertekening, de bevoegdheid hebben om de opdrachtgever te verbinden voor het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hun de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten zijn gepubliceerd.

Betreffende de onderaannemers Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de “uitsluitingscriteria” vermeld in het punt “gunningsprocedure van de opdracht”. De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers gecontroleerd kan worden. Wat betreft de technische documenten De documenten met een technische inslag (geen reclamebrochures!) die in deel 5 – specifieke bijlagen bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld, indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten. Te gebruiken formulieren (terug te vinden in de bijlage bij dit bijzonder bestek): • • • •

Het offerteformulier: zie bijlage: “offerteformulier” het prijstabelformulier: zie bijlage: inventaris het formulier voor de referenties: zie bijlage: “referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie bijlage: curriculum vitae”

I.11 Tijdelijke verenigingen De indiening van een offerte door een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier (zie formulier in onderhavig bijzonder bestek: “bijlage: offerteformulier”) wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door een of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de selectiecriteria die verder in dit document worden beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische draagkracht geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt solidair verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit deze overheidsopdracht.

P. 9


Ref.: ICT/DEV/TMA2

I.12 Vrije varianten Het is verboden om vrije varianten voor te stellen.

I.13 Opties Het voorstellen van “vrije opties” is niet toegelaten. Als opties worden gevraagd, dan gelden de volgende bepalingen: • • •

De verplichte opties (ontwikkelingen, toebehoren of aanvullende prestaties) waarvan de levering verplicht is door het bestek, moeten door de inschrijvers worden voorgesteld, op straffe van onregelmatigheid van hun offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich echter het recht voor om deze opties niet te lichten. Het niet-lichten van een optie kan geen aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Wanneer een als verplichte optie gevraagde uitrusting oorspronkelijk op het standaard materiaal is voorzien, moet de inschrijver dit uitdrukkelijk vermelden in zijn offerte.

I.14 Geldigheidsduur De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, met ingang van de dag na de datum van de opening van de offertes.

I.15 Indiening van de offertes In het kader van deze opdracht legt de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen op voor het indienen van de offertes. Indien sommige documenten niet met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, of indien het te moeilijk is om ze met deze middelen aan te maken, dan kunnen de documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. De aanbestedende overheid moet vooraf akkoord gaan met het bezorgen van documenten op papier. Dik akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 – Bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om bepaalde problemen die zich kunnen voordoen bij de verzending, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen tot deelname of offertes te verhelpen, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijvers de toestemming om zowel een offerte via elektronische middelen in te dienen als een veiligheidskopie die is opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten omslag gestoken waarop duidelijk "veiligheidskopie" wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend.

P. 10


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Deze kopie mag enkel worden geopend in geval van een tekortkoming bij de verzending, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen ingediende aanvraag tot deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen ingediende document. Wat betreft de indiening zelf: Vóór hun opening worden de elektronische offertes ingediend via de e-tendering-website https://eten.publicprocurement.be/, die de nodige garanties biedt inzake de naleving van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient te worden opgemerkt dat de verzending van een offerte via e-mail niet voldoet aan deze voorwaarden. Het is bijgevolg niet toegelaten om de offerte op deze manier in te dienen. Los van eventuele toegestane varianten kan elke inschrijver slechts één offerte per opdracht indienen. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes. Door zijn offerte langs elektronische weg in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die worden aangemaakt door het ontvangende systeem worden opgeslagen (artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er dient te worden opgemerkt dat de ondertekening elektronisch moet gebeuren. Een gescande handgeschreven handtekening wordt niet als een aanvaardbare handtekening beschouwd. Zo nodig worden de gevraagde attesten gescand om bij de offerte te worden gevoegd. Meer informatie is terug te vinden op de website: http://www.publicprocurement.be Of via de helpdesk e-procurement: • •

FR: Liza Torossian, 02 790 52 66, [email protected] NL: Peter Christiaens, 02 790 52 58, [email protected]

Als een inschrijver een reeds verstuurde offerte wil wijzigen of intrekken: Dit moet gebeuren volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. Het wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte kan gebeuren via elektronische weg volgens artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken is een schriftelijke verklaring vereist. Deze moet behoorlijk ondertekend zijn door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte, nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden meegedeeld voor zover ze toekomt bij de voorzitter van de zitting vóór de opening van de offertes, alvorens hij de zitting opent.

I.16 Opening van de offertes De publieke zitting voor de opening van de offertes zal plaatsvinden op 2 maart 2012 om 10 uur op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine Zaal.

P. 11


Ref.: ICT/DEV/TMA2

I.17 Procedure voor de gunning van de opdracht I.17.1 Kwalitatieve selectiecriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingssituaties bevindt zoals bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid zal de juistheid analyseren van deze impliciete verklaring op eer in functie van de inschrijver met de best geklasseerde offerte. De inschrijver in kwestie moet de inlichtingen en de documenten voorleggen waarmee zijn situatie gecontroleerd kan worden, via de snelste weg en binnen de door de aanbestedende overheid opgelegde termijn, en dit voor iedere beslissing met betrekking tot de gunning van de opdracht. Deze informatie zal toch via elektronische weg door de aanbestedende overheid worden gevraagd aan de gegevensbeheerders als ze gratis beschikbaar is langs deze weg. Een inschrijver kan worden uitgesloten van deelname aan een opdracht indien na controle blijkt dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij een beperkte procedure of een onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij een open procedure. Een regularisatie a posteriori is dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure blijkt dat het persoonlijke bestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen moet de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking opmaken, rekening houdend met de mogelijke impact van het verwijderen van de aanvraag tot deelname of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name, in geval van toepassing van de bepalingen betreffende de controle van abnormale prijzen van artikel 110, § 4 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van deze inschrijver eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

I.17.1.1 Uitsluitingscriteria Eerste uitsluitingscriterium. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 ter herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers moet in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes. De aanbestedende overheid zal deze informatie rechtstreeks via het elektronisch loket opvragen. Is in regel met de toepassing van het onderhavige artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

P. 12


2°

Ref.: ICT/DEV/TMA2

op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2500 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2500 euro, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, de dag waarop het attest zijn toestand bepaalt, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, § 1 en § 2, 1° tot 8° en 10°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2500 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. § 2.

Vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen: 1°

een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land kan het vervangen worden door een verklaring op erewoord of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land;

2°

§.3.

een attest overeenkomstig § 1, indien hij person eel in dienst heeft dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure dan ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1°

in staat van faillissement of van vereffening ve rkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een analoge situatie verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgevingen en reglementeringen bestaat;

2°

aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben die in de nationale wetgevingen en reglementeringen bestaat.

Voor Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid deze informatie rechtstreeks via het elektronisch loket opvragen. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land. Bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord voorleggen gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie.

Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw.

P. 13


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat dateert van maximaal zes maanden vóór de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat dateert van maximaal zes maanden vóór de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de btw, waaronder hij valt, als bewijs dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (die dateren van maximaal zes maanden vóór de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de btw (of de taksen die in zijn land de btw vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s) is nagekomen Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land.

I.17.1.2 Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht met zijn omzet voor de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de loop van de drie laatste boekjaren.

I.17.1.3 Criteria van technische draagkracht Eerste criterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver moet het bewijs leveren van de realisatie van minstens 2 vergelijkbare projecten voor een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (er wordt voor dit criterium geen rekening gehouden met projecten gerealiseerd binnen de firma van de inschrijver of binnen de firma('s) van de onderaannemer(s)). Hij moet hiertoe een lijst voorleggen van de belangrijkste opdrachten die hij in de loop van de afgelopen 3 jaar heeft uitgevoerd. Hij moet eveneens een lijst voorleggen van gelijkaardige projecten die hij in dezelfde periode heeft uitgevoerd en de openbare en private instellingen vermelden voor wie deze projecten zijn uitgevoerd. Als het om diensten aan publieke overheden gaat, dan moet het bewijs worden geleverd door de certificaten die door de bevoegde overheid zijn uitgeschreven of ondertekend. Als het om diensten aan privépersonen gaat, dan moet het bewijs worden geleverd door certificaten overhandigd door deze personen. Bij gebrek aan deze certificaten kan de inschrijver de uitvoering van deze prestaties zelf certificeren. De inschrijver verduidelijkt de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de firma of de organisatie in kwestie. Het gebruik van een model "referentiemodel" (zie bijlage van het bestek: referentiemodel) is verplicht voor de presentatie van de referenties. Tweede selectiecriterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver. De inschrijver vermeldt elk beroep op onderaanneming, met opgave van het deel van de opdracht dat is uitbesteed en van de naam van de onderaannemers.

P. 14


Ref.: ICT/DEV/TMA2

I.17.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde kandidaten worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid in overeenstemming met de artikelen 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en de bepalingen van het onderhavige bijzonder bestek. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om na te gaan of het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat niet is voldaan aan een opgegeven behoefte kan de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De voorgestelde oplossing in de offerte van de inschrijver moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat onvolledig is, dat tegenstrijdigheden of significante fouten bevat, of dat de eisen inzake de voorstelling van de prijs, zoals geformuleerd in het bijzonder bestek, niet respecteert, kan als onregelmatig worden beschouwd. Enkel de als regelmatig erkende offertes zullen in aanmerking worden genomen om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

I.17.3 Gunningscriteria De keuze van de FOD Financiën voor de meest voordelige offerte gebeurt op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij de offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De gunning gebeurt op basis van de meest interessante regelmatige offerte, rekening houdend met de onderstaande criteria: De inschrijver moet bij zijn offerte alle nodige inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hierna gedetailleerd. Alle criteria (en alle eventuele subcriteria) krijgen een wegingscoëfficiënt waarmee de verkregen score wordt vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die gehanteerd kunnen worden voor de keuze tussen de offertes. 1 Prijs 2 Uit te voeren werk (§ III.3) Baseline (§ III.3.1) Grote veranderingen – Project mode (§ III.3.2) 3 Personeelsaspecten Gebruik van hetemobiliseerd personeel (§III.4.1 en §III.4.4) Gebruik van personeel voor baseline Gebruik van personeel voor grote veranderingen Continuïteit, kennispool, beschikbaarheid (§ III.4.2 en III.4.3) Continuïteit, kennispool Beschikbaarheid 4 Organisatorische omgeving (§ III.5) 5 Tools en structuur (§ III.6.2) 6 SLA (§ III.8) 7 Adviesfunctie (§ III.6.3) 8 Formele kwaliteit van de offerte

P. 15

35 20 12 8 20 12 8 4 8 6 2 10 5 5 3 2


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De volgende offertes worden niet in aanmerking genomen voor de gunning van de opdracht: • Offertes die geen 60% van het totale puntenaantal behalen, met uitzondering van het criterium "prijs" (39/65). • Offertes die geen 60% van de punten behalen voor het criterium “uit te voeren werk” (12/20) en ook voor de subcriteria "Baseline” (7,2/12) en "Grote veranderingen – Project mode" (4,8/8) afzonderlijk.. • Offertes die geen 60% van de punten behalen voor het criterium "personeelsaspect” (12/20), en ook voor de subcriteria "gemobiliseerd personeel” (7,2/12) en "continuïteit, kennispool, beschikbaarheid" (4,8/8) afzonderlijk. Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen:

 Pr P = Pmax ×  min  Pr  offerte

   

waarbij: • • • •

Prmin = de laagste prijs van de als regelmatig beoordeelde offertes die in aanmerking komen voor de gunning van de opdracht Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium “Prijs” = maximale weging van het criterium “Prijs” Pmax

De eindscore wordt als volgt bepaald: De punten voor de voornoemde gunningscriteria, inclusief het criterium prijs, worden opgeteld. De opdracht wordt toegekend aan de inschrijver met de hoogste eindscore.

P. 16


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II. CONTRACTUELE BEPALINGEN In dit tweede deel wordt de procedure voor de uitvoering van de opdracht vastgelegd. Voor zover er niet van wordt afgeweken, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 en zijn latere wijzigingen tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en voor concessies van openbare werken van toepassing, evenals de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden en zijn latere wijzigingen.

II.1 Kennisgeving van de toewijzing van de opdracht Overeenkomstig artikel 65/8 van de wet van 23 december 2009 (toevoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) communiceert de aanbestedende overheid onmiddellijk na de beslissing over de toewijzing: Uittreksel van §1: 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver de moti even voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de met redenen omklede beslissing; 2° aan elke inschrijver wiens offerte onregelmatig is bevonden, de motieven van de verwerping, in de vorm van een uittreksel van de met redenen omklede beslissing; 3° aan elke inschrijver wiens offerte niet werd ui tgekozen evenals aan de gekozen inschrijver, de met redenen omklede beslissing. De voormelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens: 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur va n de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende overheid bin nen diezelfde termijn per fax, e-mail of via een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het faxnummer of het elektronische adres waarna ar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende overheid doet deze kennisgeving onverwijld per fax, e-mail of via een ander elektronisch middel alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2. De in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens welke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 van toepassing zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn: 1° indien geen vordering tot schorsing is ingestel d zoals bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingesteld zoals bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing neemt; 3° in elk geval ten laatste de 45

ste

dag na de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving.

P. 17


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Bepaalde gegevens mogen niet worden meegedeeld indien de verspreiding ervan de toepassing van de wet belemmert, het algemeen belang schendt, de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of privéondernemingen schaadt of eerlijke mededinging tussen ondernemingen verhindert.

II.2 De bestelbon en zijn modaliteiten De bestelbon wordt gericht tot de inschrijver en dit, ofwel per aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elke andere drager waarvan de verzendingsdatum met zekerheid kan worden bepaald. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens wanneer een partij een bewijs van haar interventie wenst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata de vertraging die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Als de aanbestedende dienst, na onderzoek van de schriftelijke vraag van de opdrachtnemer, de vraag gegrond of gedeeltelijk gegrond acht, deelt hij hem schriftelijk mee welke termijnverlenging wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet zijn ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen.

II.3 Leidend ambtenaar: De uitvoering van en het toezicht op de diensten gebeurt onder toezicht van de leidend ambtenaar. Naam: Louis Collet Adres: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel Telefoon: 0257/6.41.94 Fax: 0257/9.68.01

II.4 Borgstelling De borgtocht bedraagt 5% van het totaalbedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

P. 18


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De opdrachtnemer moet, binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer het gaat om een borgstelling in speciën , door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr. 679-200409979, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van zijn provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber”, naargelang het geval. Als het bewijs van de borgstelling niet binnen de gestelde termijn wordt geleverd, wordt er een boete toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst zijn voorzien. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling vastleggingen van de Stafdiensten Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 Brussel De borgstelling wordt vrijgegeven op verzoek van de opdrachtnemer na de definitieve oplevering

P. 19


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.5 Uitvoering van de opdracht II.5.1 Clausule van technologische evolutie Indien de hardware of de software vóór het einde van de duur van de opdracht een meer geavanceerde technologische ontwikkeling zou kennen op het vlak van prestatievermogen of functiemogelijkheden, en dit zonder prijsverhoging, is de opdrachtnemer verplicht om de FOD Financiën hiervan op de hoogte te brengen en een vervanging voor te stellen. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

II.5.2 Uitvoeringstermijn: Na de voorbereidings- en de testfase onderzoekt de FOD Financiën of het opportuun is om het project verder te zetten. Met andere woorden, na deze fase (voorbereidings- en de testfase) wordt een expliciete "GO/NO GO"-beslissing genomen. Een "NO GO”-beslissing, waardoor de facto een einde komt aan het project, brengt geen enkele vorm van schadevergoeding met zich mee. Het spreekt voor zich dat de voltooide fase wordt betaald.

II.5.3 Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden II.5.3.1 De uitvoering van de diensten

De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden bij de Stafdienst ICT. Als, gedurende bepaalde periodes, op andere plaatsen moet worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een gedeelte van de diensten kan ook worden uitgevoerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze diensten niet elders kunnen worden uitgevoerd, of indien de FOD Financiën daar een bijzonder voordeel uit kan halen. Met het oog op een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat de prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën, in de mate van het mogelijke, hetzelfde uurrooster aanhouden als de collega's van Financiën. Onder “normale kantooruren” verstaan wij alle werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 7.30 tot 18 uur, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. 2 november, 15 november en de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd, net als de eerste werkdag van het jaar. Er worden ook verplichte “brugdagen” voorzien; deze worden elk jaar meegedeeld.

II.5.3.2 Leveringen De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en domeinen die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering.

P. 20


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin1,ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • •

•

over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en, indien mogelijk, in beide talen door elkaar; de projectverantwoordelijke moet bovendien mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen.

Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de tools die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemer moet in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van een of meer personen van het projectteam van de opdrachtnemer indien zij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De wijziging dient plaats te vinden binnen 20 werkdagen na het verzoek van de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, met ingang vanaf de kennisgeving van het incident aan de opdrachtnemer. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het “curriculum vitae”-model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. 1

een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2methode. P. 21


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam.

II.5.5 Onderaannemers De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de levering van alle producten en diensten in het kader van deze opdracht. Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van de opdracht. Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het feit dat de dienstverlener het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden.

II.5.6 Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. II.5.6.1 Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeel al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Wij hanteren het principe dat de FOD Financiën tezelfdertijd maximaal 4 van het type "shared desk", zonder kasten, ter beschikking stelt van de personeelsleden tijdens hun opdracht. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing aanbrengen aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op een betere werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD Financiën door de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks betrekking heeft op de ontwikkeling van de toepassing in kwestie. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de werkposten in kwestie tegen virussen en voor het beheer van deze posten. Hij geeft voorrang aan het gebruik van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma's zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik inbegrepen zijn in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden beschreven in het punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” voordat men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

P. 22


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.5.6.2 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het(de) project(en) voor wat betreft: • • • • • •

de definitie van de inhoud van het/van elk project; de deelname aan de selectie van oplossingen: structuur, enz.; de validering van de realisatiedocumenten: specificatiedossiers, realisatiedossiers, acceptatiedossiers, testdossiers, handleidingen, onderhoudsboeken, enz.; de kwaliteitscontroles, met name de controle van de overeenstemming van de documentatie met de realisatie, van de naleving van de normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval: de verplichte deelname aan de tests voor de oplevering (technische en functionele aspecten), ongeacht of het gaat om unitaire werkingstests, integratietests of tests voor de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de uitvoeringsteams voor wat betreft de terbeschikkingstelling van de nodige technische middelen voor de realisatie, naargelang wat in overleg is bepaald.

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het definiëren van de normen en standaarden op het vlak van architectuur, implementeringregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.

II.5.7 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer ter beschikking van de FOD Financiën worden gesteld, zullen de methoden en standaarden toepassen die zijn gespecifieerd door de FOD Financiën of diegene die zijn gekozen met diens instemming. Deze standaarden hebben minstens betrekking op: • • • • • •

de technische normen voor de software; de projectbeheermethode (PMFin, een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2-methode); het bijhouden van de documentatie; de regels voor de programmering (aanmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsnormen conform de ICT-fundamenten, inclusief open normen, enz.); de beheerregels, bepaald door de beheerdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de basiswaarborgen.

Alle normen die de FOD Financiën hanteert staan in een toelichtend document, beschikbaar op http://minfin.fgov.be/portail1/fr/cadrefr.htm (onder “ICT et plans informatiques”) en http://minfin.fgov.be/portail1/nl/cadrenl.htm (onder “ICT en informaticaplan”). Elke verwijzing naar welke norm of methodologie ook in onderhavig bestek is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze website. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om normen en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe norm, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich volledig moeten houden aan zijn beslissing.

P. 23


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.5.8 Veranderingsbeheer (“change management) Algemeen De FOD Financiën kan te allen tijde tijdens de uitvoering van het contract de opdrachtnemer voorstellen om eender welk aspect van de uitvoering van het contract te wijzigen, te ontwikkelen of te ontwikkelen, onder andere de inhoud van de diensten (“voorstel tot wijziging” in PMF in request for Change). Activiteiten of aspecten waarop de opdrachtnemer kon vooruitlopen of die hij kon voorzien tijdens de indiening van zijn offerte, of die er redelijkerwijs deel van uitmaken, zijn inbegrepen in de uitvoering van de opdracht en zullen dus niet het voorwerp kunnen uitmaken van een voorstel tot wijziging. De opdrachtnemer zal geen voorstel tot wijziging van de FOD Financiën kunnen weigeren als de wijziging in kwestie een daling van de kosten of van de volumes met zich meebrengt. Zolang een voorstel tot wijziging niet formeel door de partijen (en door de stuurgroep) is bekrachtigd, en behalve indien de partijen schriftelijk een andere overeenkomst hebben gesloten, zal de opdrachtnemer het contract blijven uitvoeren alsof er geen voorstel tot wijziging is. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor elke schade of verlies als gevolg van de uitvoering van een wijziging waarvoor de FOD Financiën niet de voorafgaande schriftelijke goedkeuring heeft gegeven.

Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige menselijke en materiële middelen zal beschikken voor de uitvoering van de wijzigingen. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien ze een hoge materiële meerkost in hoofde van de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten factureren voor het bestuderen of het voorbereiden van een verslag over een voorstel tot wijziging.

Procedure Onder voorbehoud van de artikelen 7 en 8 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten is een contractwijziging pas bindend als ze is voorgesteld, verwerkt en bekrachtigd in overeenstemming met onderhavige bepaling. Als een van de partijen wijzigingen aan het contract wil aanbrengen, moet ze de details van deze wijziging schriftelijk aan de andere partij overmaken. Als de FOD een wijziging voorstelt, moet de opdrachtnemer aan de FOD Financiën, binnen een redelijke termijn en zonder meerkost, een raming bezorgen van de tijd die noodzakelijk is voor de toepassing van de wijziging en de verwachte gevolgen van de wijzigingen op het contract. Als de FOD Financiën beslist om deze wijziging niet toe te passen, zal geen wijziging aan het contract worden aangebracht. Als de FOD Financiën deze wijziging wenst toe te passen en als de twee partijen het voorstel tot wijziging aanvaarden, zullen ze samen de wijziging bepalen, evenals de gevolgen van deze wijziging voor de aanvaardingsmodaliteiten in een “bijlage bij het contract” dat ze zullen ondertekenen. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de bepalingen van deze bijlage. Als de opdrachtnemer om een wijziging vraagt, mag de FOD Financiën niet ondoordacht weigeren of zijn toelating uitstellen. Als de twee partijen het voorstel tot wijziging aanvaarden, zullen ze samen de wijziging bepalen, evenals de gevolgen van deze wijziging voor de aanvaardingsmodaliteiten in een “bijlage bij het contract” dat ze zullen ondertekenen. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de bepalingen van deze bijlage.

P. 24


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.5.9 Bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie Alle resultaten en verslagen opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim inzake de informatie die hij zou hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht. De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer heeft de toelating om de onderhavige opdracht in zijn referenties te vermelden. Alle inlichtingen die in het kader van de opdracht aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt, alle documenten die aan hem worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarover het gaat: • •

•

kan op eender welk type van informatiedrager geregistreerd zijn, zoals papier, film, magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of de opdrachtnemer kan er kennis van nemen naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak; kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard ook, die aan hem zal worden medegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te blijven behandelen. De opdrachtnemer staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van deze informatie door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij verbindt zich ertoe om ze niet te onthullen aan derden, inclusief filialen en andere met de opdrachtnemer verbonden ondernemingen. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van de onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •

waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het ogenblik dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze aan de opdrachtnemer mee te delen.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om: •

enerzijds informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien ze zich bevindt op een drager die door de FOD Financiën ter beschikking is gesteld;

P. 25


•

Ref.: ICT/DEV/TMA2

anderzijds informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën zijn opgelegd en voor zover dit strikt noodzakelijk blijkt.

Alle informatie die door de FOD aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer wordt toevertrouwd, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om alle gevraagde informatiedragers onverwijld terug te bezorgen, zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van de onderhavige opdracht werd opgelegd. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens het onderhavige artikel.

II.5.10 Aansprakelijkheden De opdrachtnemer draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden vastgesteld in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of elk ander stuk dat hij levert in het kader van de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart bovendien de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding en interesten ingeleid door derden omwille van zijn vertraging of tekortkoming. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die in het kader van de overeenkomst uitgevoerd moeten worden, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, door voldoende opgeleid en vakkundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen. De opdrachtnemer moet de opdracht beschouwen als een opdracht met een resultaatsverbintenis. Op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek is de opdrachtnemer in elk geval verantwoordelijk voor elk feit gepleegd door leden van zijn personeel dat een verband heeft met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

P. 26


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.6 Opvolging van de gepresteerde diensten en controles door derden II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om voortdurend toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoeringsteam moet de FOD Financiën alle inlichtingen en faciliteiten verschaffen om deze taak te vervullen. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betreffende documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen van de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd met de bedoeling zich aan zijn verantwoordelijkheid te onttrekken wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.

II.6.2 Controles door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht om samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.

II.7 Evaluatie van de gepresteerde diensten en controlehandelingen Als er tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer via een fax of een e-mail, die zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht om de niet-conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.

P. 27


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Op het ogenblik waarop de diensten zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er zal een proces-verbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overgemaakt aan de opdrachtnemer. De diensten die niet op correcte of conforme wijze zijn uitgevoerd, moeten worden overgedaan.

II.8 Voorlopige oplevering Na de controlehandelingen die met succes zijn uitgevoerd, zal de FOD Financiën een proces-verbaal van voorlopige oplevering van de door de betrokken fase gedekte uitrustingen opstellen. Het procesverbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. Als de diensten die deel uitmaken van deze opdracht uit louter intellectuele prestaties bestaan, zoals studies, analyses of andere consultancyverslagen, dan wordt de voorlopige oplevering als definitieve oplevering beschouwd. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering begint de garantieperiode van de prestaties voor een periode van 1 jaar.

II.9 Garantie In deze paragraaf verwijst de term “element” naar elke methodologie, uitrusting of software en, bij uitbreiding, naar al wat onder garantie- en/of onderhoudsperiode valt en dat is ontwikkeld/geleverd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van onderhavige opdracht. De garantietermijn van elk element van de opdracht wordt vastgelegd op minimaal één jaar, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering. Indien de oplossing niet beschikbaar is tijdens de garantieperiode, zal de garantieperiode worden verlengd met een duur gelijk aan deze niet-beschikbaarheid. De garantie dekt met name: • de reparatie of vervanging, ter plaatse, van defecte elementen; • de verbetering van de parameters; • de duur van de gepresteerde werken; • de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer. De inschrijver moet erop toezien om de elementen tijdens de garantieperiode te updaten. Deze updates verwijzen zowel naar eventuele “verbeteringen” als naar evoluties van het geïnstalleerde element.

II.10 Definitieve oplevering De definitieve oplevering gebeurt op vraag van de opdrachtnemer, na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering van de laatste module, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dat laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het ogenblik waarop het systeem correct zal hebben gewerkt gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden geregistreerd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15

P. 28


Ref.: ICT/DEV/TMA2

kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent. Bij de definitieve oplevering is geen enkele betaling voorzien.

II.11 Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden gevolgd door een of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal in het begin van de levering van de diensten aan de opdrachtnemer worden meegedeeld.

Opleveringskosten Alle kosten voor de levering en de voorlopige en/of definitieve oplevering(en) zijn ten laste van de opdrachtnemer.

II.12 Eigendom van de ontwikkelde software Intellectuele eigendom De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen waarvan de FOD Financiën eigenaar of licentiehouder is, zullen de FOD Financiën als eigenaar of licentiehouder blijven toebehoren (hierna "intellectuele eigendom van de overheid"). Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de overheid behoren automatisch toe aan de FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om elke wijziging of aanpassing nauwkeurig te documenteren. Alle documentatie in eender welke vorm die verband houdt met deze wijzigingen of aanpassingen van de intellectuele eigendom van de overheid wordt geacht er integraal deel van uit te maken. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer, en/of de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), in het kader van de uitvoering van de opdracht creëert, worden hierna “specifieke ontwikkelingen” genoemd De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, evenals de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de opdracht gebruikt en die de eigendom zijn van de opdrachtnemer en/of van de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), worden hierna “andere componenten” genoemd. De “specifieke ontwikkelingen” behoren vanaf hun ontstaan onmiddellijk in volle en exclusieve eigendom toe aan de FOD Financiën. Voor zover nodig, teneinde de FOD Financiën toe te laten de specifieke ontwikkelingen te gebruiken, aan te passen, te (laten) onderhouden (door derden) en/of te reproduceren, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, en/of maakt hij zich sterk, om de FOD Financiën, wat de andere componenten betreft die gebruikt zijn tijdens en na de uitvoering van de opdracht, een niet-exclusieve, overdraagbare, wereldwijde, onherroepelijke en voor sublicentie vatbare licentie toe te kennen voor de duur van de wettelijke bescherming van de intellectuele eigendomsrechten met het oog op het gebruik, de wijziging en de reproductie van de andere componenten

P. 29


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De opdrachtnemer onthoudt zich ervan om de specifieke ontwikkelingen op eender welke wijze te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze opdracht zonder de voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de FOD Financiën; hij zal ervoor zorgen dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens aan deze verplichting onderworpen worden De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën, zonder bijkomende kosten, de documentatie (inclusief alle relevante technische specificaties) en, ingeval van software, ook de broncode van de specifieke ontwikkelingen onder de vorm van een bruikbare ontwikkelings- en productieomgeving, ter beschikking te stellen en deze permanent up-to-date te houden. De vergoeding die de FOD Financiën betaalt voor de levering van de diensten omvat de vergoeding voor de overdracht of het gebruiksrecht van deze intellectuele eigendomsrechten. Garanties De opdrachtnemer zal er zich van onthouden om waar ook ter wereld het intellectuele eigendomsrecht op de specifieke ontwikkelingen op te eisen of om het even welke andere aanspraak erop te doen gelden, een aanvraag tot octrooi of om het even welke soortgelijke bescherming in te dienen. Hij zal erop toezien dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens door deze verplichting gebonden zijn. De opdrachtnemer waarborgt dat hij alle nodige rechten en toelatingen bezit om de hierboven beschreven intellectuele eigendomsrechten over te dragen of er een gebruikslicentie voor te verlenen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën alle vereiste bijstand te verlenen, alle verplichte formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldige overdracht van voornoemde rechten te verzekeren en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en maakt zich sterk dat hij deze verplichting door zijn werknemers, aangestelden en eventuele onderaannemers zal doen naleven. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën op de hoogte brengen van alle andere componenten die gebruikt worden bij de levering van de diensten. De opdrachtnemer waarborgt dat de rechten verstrekt in verband met de specifieke ontwikkelingen en de andere componenten geen inbreuk zullen maken op de intellectuele en andere rechten van een derde. Indien om het even welke eis wordt ingesteld door een derde wegens een vermeende inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van die derde door om het even wie naar aanleiding van de levering of het gebruik van de diensten, dan zal de opdrachtnemer op het eerste verzoek van de FOD Financiën alle mogelijk informatie verschaffen en hulp en bijstand verlenen (onder andere het vrijwillig tussenkomen in een procedure op het eerste verzoek van de FOD Financiën) om de FOD Financiën in staat te stellen zijn verdediging daadwerkelijk en efficiënt te organiseren De opdrachtnemer zal alle kosten ingevolge een dergelijke aantijging dragen (advocatenkosten inbegrepen). Indien de FOD Financiën tengevolge van een dergelijke eis een boete en/of schadevergoeding moet betalen, zal de opdrachtnemer deze betaling op zich nemen. Indien tengevolge van een dergelijke eis de diensten niet meer succesvol geleverd kunnen worden of een geleverde dienst niet langer succesvol kan blijven bestaan, zal de opdrachtnemer na overleg met de FOD Financiën en op zijn kosten instaan voor het herstel daarvan. Zonder afbreuk te doen aan de verplichting van de opdrachtnemer tot geheimhouding van alle informatie over deze opdracht en van alle vertrouwelijke informatie heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij in het kader van de uitvoering van de opdracht heeft verworven voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht aan te wenden.

P. 30


Ref.: ICT/DEV/TMA2

II.13 Deponering bij een ”escrow agent” In het kader van de uitvoering van onderhavige opdracht en de overgangsmaatregelen zal de opdrachtnemer uiterlijk 30 dagen na de ondertekening van het PV van de voorlopige oplevering de broncode van de specifieke ontwikkelingen deponeren bij een «escrow agent». Hij zal hetzelfde doen voor elke wijziging of update daarvan en van de bijhorende technische documentatie (het “gedeponeerd materiaal” genoemd), in de vorm van een bruikbare omgeving, ten behoeve van de FOD Financiën. Na de ondertekening van de overeenkomst zal de opdrachtnemer, zo vlug als redelijkerwijze mogelijk is, de FOD Financiën informeren omtrent de specifieke ontwikkelingen afkomstig van derden die worden gebruikt om de diensten te leveren. In onderling overleg met de FOD Financiën zal alsdan worden bepaald welke maatregelen genomen moeten worden en welke bijkomende garanties desgevallend van deze derden gevraagd moeten worden om zich van de continuïteit van het gebruiksrecht van deze specifieke ontwikkelingen als een onderdeel van de diensten te verzekeren en dit zowel tijdens de uitvoering van deze opdracht als met het oog op een eventuele transitie. Voor zover de noodzaak daartoe redelijkerwijze zou blijken, zal de opdrachtnemer zijn samenwerking verlenen om van deze derden te bekomen dat zij de broncode van de specifieke ontwikkelingen die voor de levering van de diensten gebruikt worden, deponeren bij een «escrow agent» onder dezelfde voorwaarden als beschreven in dit artikel. De opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor de consignatie van het gedeponeerd materiaal. De opdrachtnemer ziet erop toe dat de versie van het gedeponeerd materiaal bij het «escrow agent» steeds up-to-date is en in de vorm van een bruikbare omgeving. De FOD Financiën heeft het recht om op elk moment de inhoud van het gedeponeerd materiaal te laten controleren. De vergoeding die de Overheid betaalt voor de levering van de diensten omvat de diensten van het «escrow agent» en de kosten die verbonden zijn aan de creatie en het consigneren van het gedeponeerd materiaal.

II.14 Facturatie, betaling en prijsherziening II.14.1 Facturatie en betaling Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de btw en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering, verloopt de procedure als volgt: • • •

voor diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen enkel achteraf worden uitgevoerd; periodieke betalingen met betrekking tot het onderhoud (baseline) worden per kwartaal gefactureerd. kosten met betrekking tot (aanvullende/ondersteunende) gepresteerde diensten kunnen worden gefactureerd zodra ze zijn voltooid en aanvaard. (PV van oplevering + timesheet).

De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 P. 31


Ref.: ICT/DEV/TMA2

1030 Brussel De betaling vindt plaats binnen 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De verwijlinteresten zullen worden berekend in overeenstemming met artikel 15, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

II.14.2 Prijsherziening Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.

De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.

De prijsherziening gaat in op: o

o

de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meerdere jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).

De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

  S P = P0 *  0,8 * + 0.2  S0   waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

II.14.3 Clausule van de meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën als de meest begunstigde klant beschouwen. P. 32


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Als de opdracht over verschillende jaren loopt, zal de opdrachtnemer elk jaar vanaf het tweede jaar van de uitvoering van het contract, de prijzen voor deze opdracht aanpassen, met toepassing van de laagste prijzen die hij voorstelt voor gelijkaardige prestaties aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen die golden in het begin van de opdracht. De verklaringen die de opdrachtnemer hieromtrent aflegt, die bepalend zijn voor het naleven van deze verplichting, kunnen worden nagegaan in de boeken van de opdrachtnemer door een auditeur, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditeur zal zich beperken tot het al dan niet certificeren van de relevante gegevens. Als de auditeur besluit om niet te certificeren, dan heeft de opdrachtnemer 30 kalenderdagen om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen mag eenmaal per jaar plaatsvinden.

II.15 Bekendmaking - Referenties Noch door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag enige mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van een gemachtigd vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

II.16 Laattijdige leveringen De opdrachtnemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een verlenging van de uitvoeringstermijnen, een herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. De aanbestedende overheid kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de opdrachtnemer of zijn personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. Onder voorbehoud van de bepalingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen in de artikelen 20, 66 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering van een bepaalde fase drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om te verzaken aan de opdracht (zie art. 9, KB van 26 september 1996). In deze context moet de levering worden beschouwd als levering van diensten.

II.17 Verweermiddelen van de administratie - Betwistingen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn degene voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (in de bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. Geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. P. 33


Ref.: ICT/DEV/TMA2

•

De partijen moeten proberen de zaak in der minne te regelen, voordat zij hun toevlucht nemen tot andere middelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.

•

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt “leidend ambtenaar” van deel II, in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen worden aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 dagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet overschrijden.

Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of aan uitrusting die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schade-eis van derden dienaangaande.

P. 34


Ref.: ICT/DEV/TMA2

III. Beschrijving van de technische vereisten 1. Algemene beschrijvan de opdracht

III.1 Inleiding In 2007 lanceerde de FOD Financiën een opdracht om het onderhoud van een deel van zijn COBOLtoepassingen te garanderen. Het doel van de uitbesteding van het onderhoud van deze toepassingen is de ontwikkelaars van de FOD Financiën op weg te helpen met de migratie van deze toepassingen in nieuwe standaarden. De duur van de aanvankelijke opdracht bedroeg 3 jaar, en kon tweemaal met 1 jaar worden verlengd. De opdracht loopt dus ten einde en de FOD Financiën wil opnieuw een opdracht lanceren die aangepast is aan de huidige vraag.

III.2 Voorwerp van de consultatie Deze consultatie heeft meer bepaald betrekking op het onderhoud van de bestaande Cobolprogramma’s op mainframe. De mainframeomgevingen zijn van het type Bull (GCOS8), IBM en BS2000. Zowel transactionele als batchapplicaties vormen het voorwerp van deze opdracht. Omwille van de huidige ontwikkelingen worden de onderhoudsteams steeds meer gevraagd om deel te nemen aan de creatie van de nieuwe ontwikkelingen. Tezelfdertijd slinkt hun personeelsbestand. Daarom wordt op zoek gegaan naar een duurzame oplossing bij een externe partner. Het is duidelijk dat de ontwikkeling en de productie van nieuwe toepassingen binnen de opdracht waarvan hier sprake is een degressief karakter zullen hebben. De opdracht, die wordt toegelicht op de volgende pagina’s, omvat de volgende aspecten: • oplossen van bugs, problemen en incidenten; • uitvoeren van (adaptatieve en evolutieve) wijzigingen waarbij het volledige parcours wordt afgelegd: technische analyse, programmering, tests • toezicht op de kwaliteit • onderhoud van de documentatie • de nodige omkadering, bv. projectbeheer Alle COBOL op mainframe toepassingen maken deel uit van de opdracht. Ze worden onderverdeeld in twee groepen. De eerste groep (groep START) bevat de verplichte toepassingen die van start gaan bij de kick-off. De andere toepassingen kunnen van start gaan op elk moment tijdens het verloop van de opdracht. Groep START: • • • • •

geautomatiseerde verkeersbelasting (VBTC) ICPC bedrijfsvoorheffing (BV) database van het personeel (DB Pers) ISOC

P. 35


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Het gaat dus om een groep van verplichte toepassingen en een groep van optionele toepassingen die aan dezelfde inschrijver moeten worden toevertrouwd. De onderhavige opdracht is niet onderverdeeld in percelen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om zogenaamde “one shot”-werken toe te voegen bovenop de toepassingen die niet in bovenstaande START groep zijn opgenomen. De uitvoeringswijze neemt de vorm van een project aan (zie §III.3.2). De realisatie van deze werken leidt niet tot,een minimum van 3% van jaarlijks onderhoud op de betrokken applicaties. (zie ook § III.3.1) De voorwaarden voor realisatie, facturatie en garantie zijn exact dezelfde als die voor uitvoeringen gezien als grote verandering. (zie ook § III.3.2) De aannemer vergewist zich er van dat de aanpassingen die hij aanbrengt bij een applicatie geen negatieve effecten hebben op andere applicaties die ermee verbonden zijn of functioneren in dezelfde omgeving. Indien er zich toch negatieve effecten voordoen op deze omgevende applicaties worden de herstellingen van deze gedekt via de garantie.

III.3 Uit te voeren werkzaamheden De opdracht omvat het onderhoud van de Cobol-programma’s waarvan de verplichte groep in bijlage F wordt beschreven. De beschrijving geeft de omvang van de programma’s (aantal regels), hun complexiteit en hun structuur weer, voor zover de FOD Financiën over deze elementen beschikt. De beschrijving geeft overigens aan tot welk functioneel geheel en tot welke mainframeomgeving de programma’s behoren. De interventies op de programma’s zijn correctief, preventief, adaptatief en evolutief. Ze vormen meer algemeen het volledige onderhoud van de programma’s COBOL op mainframe. Wat de volgende elementen betreft, moet de opdrachtnemer instaan voor de volledige uitvoering van de opdracht. Hij beschrijft uitvoerig hoe hij de volgende stappen ziet (als hij tenminste van oordeel is dat ze van toepassing zijn): • • • • • • • • •

• •

Technische analyse Programmering Tests: de opdrachtnemer ontvangt eerst de bestaande testbestanden, maar in de loop van de uitvoeringsfase moet hij zelf de nodige testbestanden aanmaken die echter vóór gebruik door de FOD Financiën moeten worden gevalideerd Toezicht op de kwaliteit Contacten met de gebruikers Oplossen van bugs in productie “Reversability” Veiligheid Onderhoud van de documentatie: de aanbestedende overheid vestigt hier de aandacht van de inschrijver op het feit dat de documentatie ook goed onderhouden moet worden, zodat de opdrachtnemer ze tijdens het uitvoeren van de taken doeltreffend kan gebruiken. De gebruikte talen zijn: Engels voor de technische documentatie, Nederlands en Frans voor de gebruikersdocumentatie. “Levels of incidence” bepalen en verwerken Andere: de inschrijver kan hier andere aspecten toelichten en ze in zijn offerte opnemen als hij van mening is dat dit de uitvoering van de opdracht ten goede komt.

III.3.1 Baseline. De “baseline” is het deel van de opdracht dat de dagelijkse activiteiten omvat (“day-to-day”). De aanbestedende overheid garandeert dat, op basis van het aantal toegekende regels, elk jaar minstens 3% van de code van alle toepassingen moet worden onderhouden.

P. 36


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Wat de jaarlijkse toepassingen betreft (berekening IPP/INR, berekening ISOC/INR, BETAX, CVVVEN, TAX-CALC, VENBEL-ISOC), vindt elk jaar een onderhoud plaats, hoewel slechts het laatste jaar in aanmerking komt voor de berekening van het gegarandeerde volume van het te onderhouden codevolume. Voor deze toepassingen is een groot deel van de code immers identiek voor alle jaren. De aanbestedende overheid vraagt dus een prijs per coderegel (LOC – Line of Code). De commentaarregels kunnen niet worden gefactureerd. Er wordt enkel rekening gehouden met de eigenlijke code. De geleverde code moet de “guidelines” van de COBOL-programmering naleven. Hieronder wordt onder meer verstaan dat de wijzigingen voldoende moeten worden toegelicht en dat de code gestructureerd moet zijn. Bovendien zijn de inschrijvers zich ervan bewust dat de aanbestedende overheid erop zal toezien dat geen nutteloze code wordt geschreven, maar ook dat de geschreven code voldoende gestructureerd is. Indien het voormelde percentage overschreden wordt,kan de aanbestedende overheid bijkomende bestellingen plaatsen voor een bijkomend volume aan code. Wat de baseline betreft, vraagt de aanbestedende overheid om een prijs voor elk prioriteitsniveau. De prioriteitsniveaus zijn het gecombineerde resultaat van de dringendheid en de impact. Ze worden samengevat in de onderstaande tabel.

Impact Kritiek

Hoog

Gemiddeld

Laag

Hoog

Kritiek

Hoog

Gemiddeld

Laag

Laag

Hoog

Gemiddeld

Laag

Laag

Dringendheid

Prioriteitsniveau

De impact wordt als volgt onderverdeeld: • Kritiek = het probleem leidt tot een blokkering in een toepassing die kritiek is voor de FOD Financiën. • Hoog = het probleem maakt de toepassing onbruikbaar; er is geen noodoplossing voor de gebruiker. • Gemiddeld = geen blokkering; delen van de toepassing zijn onbruikbaar of werken niet naar behoren. • Laag = het probleem heeft geen incidentie op de functionaliteit van de toepassing. De dringendheid wordt als volgt onderverdeeld: • Hoog: de continuïteit van de dienst die op de toepassing steunt, komt in gevaar. • Laag: de continuïteit van de dienst die op de toepassing steunt, komt niet in gevaar. De facturen zijn vergezeld van documenten die stellen dat het gefactureerde werk goed is uitgevoerd. In zijn offerte zal de inschrijver duidelijk uitleggen welke documenten de facturen zullen vergezellen (minstens het proces verbaal van oplevering), evenals hun relevantie. Deze documenten worden besproken en aangepast tijdens de kick-off en de vergaderingen van de stuurgroep. (zie II.14.1)

III.3.1.1 Oplossen van bugs, problemen en incidenten. De inschrijver vermeldt in zijn offerte de gehanteerde methode voor het oplossen van bugs, problemen en incidenten, evenals de preventieve en correctieve middelen.

P. 37


Ref.: ICT/DEV/TMA2

III.3.1.2 Kleine veranderingen. Kleine veranderingen maken integraal deel uit van de opdracht. De inschrijver vermeldt hier ook hoe hij ze zal aanpakken. Kleine veranderingen omvatten alle taken die niet behoren tot de correctieve interventies (“bug fixes”) en die niet het voorwerp van een project moeten uitmaken. Het gaat voornamelijk om verbeteringen en aanpassingen. Hiervoor gelden dezelfde prioriteitsniveaus als in de vorige paragraaf.

III.3.2 Grote veranderingen. Dit zijn enkel de veranderingen die deel moeten uitmaken van een project. Het gaat hier met name om verbeteringen en aanpassingen (bv. naar aanleiding van een wijziging van de wetgeving). De inschrijver verduidelijkt de criteria die hij voorstelt om te beslissen of een verandering een "projectaanpak" vereist. Dit voorstel is niet dwingend, en elke verandering die het voorwerp van een project uitmaakt wordt niet automatisch als een grote verandering beschouwd. Er wordt wederzijds overlegd om te bepalen of een verandering die in de vorm van een project tot een goed einde is gebracht, een "grote" verandering is, of deel uitmaakt van de "baseline". De grote veranderingen worden uitgevoerd op basis van een dagprijs die afhankelijk is van de profielen in kwestie (zie ook §III.4.4). Het aantal gewenste mandagen (per profiel) voor de uitvoering van een grote verandering wordt bepaald in overleg, vóór het begin van deze grote verandering. Zodra het aantal mandagen per profiel is bepaald voor een grote verandering, wordt de opdracht beschouwd als vaststaand en kan het aantal dagen per profiel niet langer worden besproken. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat als men, naar aanleiding van een gezamenlijke beslissing, overgaat naar een projectaanpak en men tevens beslist dat het project in kwestie deel uitmaakt van de "baseline”, dit niet kan leiden tot enige facturatie naast hetgeen is voorzien onder § III.3.1 (prijs per LOC). Om het vereiste volume aan aantal mandagen voor een grote verandering te bepalen, stelt de inschrijver een systeem van meetcriteria voor waarmee een eerste idee van het aantal kan worden gegeven. Dit eerste idee moet vervolgens, in overleg, tot een definitieve raming leiden, waardoor de uitleg over het systeem een belangrijke plaats inneemt in de offerte. De inschrijver beschrijft bijgevolg in detail hun systeem om de deze volumes te schatten alsook de manier waarop de verdeling over de profielen wordt gedaan.

P. 38


Ref.: ICT/DEV/TMA2

III.4 Personeelsaspecten. De FOD Financiën wenst een eenvoudig organisatiemodel om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Voor elk van de volgende punten van deze paragraaf zal de inschrijver zich niet beperken tot het beschrijven van wat er wordt gevraagd: hij moet uitleggen waarom hij in het kader van deze opdracht de voorgestelde oplossing verkiest boven een andere oplossing.

III.4.1 Gebruik van het ingezette personeel. De inschrijver beschrijft in zijn offerte de structuur van het staf die hij zal mobiliseren zodat hij de verschillende missies die hem gevraagd worden binnen het kader van de opdracht kan uitvoeren. Gezien de aard van de opdracht (zie verder) is het duidelijk dat de inschrijver een combinatie zal voorstellen van personen die steeds aanwezig zijn, personen die op afstand werken en personen die tijdelijk kunnen worden ingezet. De aanbestedende overheid wenst de coherentie van de door de inschrijver voorgestelde structuur te kunnen evalueren. Voor elke rol waar de personen permanent aanwezige zijn, een sleutelrol vervullen in tijdelijke ondersteuning (bv. specialisten) of van de personen die een sleutelrol vervullen op afstand wordt een nominatief CV bijgevoegd. Het CV is niet vereist voor de occasionele medewerkers. De inschrijver stelt op een overzichtelijke manier (schema of tabel wordt bijgevoegd) de functies voor die deze personen in het project zullen vervullen. Voor alle personen van wie de CV wordt opgesteld, gelden de bepalingen inzake de stabiliteit van de personen (zie § III.4.2). Het is duidelijk dat de opdrachtnemer zal moeten samenwerken met het personeel van de FOD Financiën. De inschrijver geeft duidelijk weer hoe hij deze samenwerking optimaal zal laten verlopen. Hij geeft duidelijk aan welke eisen hij hiervoor aan de FOD Financiën stelt.

III.4.2 Continuïteit van de dienstverlening en kennispool. De inschrijver beschrijft in zijn offerte welke middelen en maatregelen hij van plan is aan te wenden om de continuïteit van de dienstverlening te vrijwaren. Hier wordt in de eerste plaats gedacht aan interne maatregelen die de opdrachtnemer zal nemen om een kenniscentrum te ontwikkelen zodat nieuwe teamleden zich doeltreffend en snel kunnen inwerken in het aan hen toegewezen deel van de opdracht. Hetzelfde geldt voor eventuele vervangingen binnen het team (zie §II.5.4). Het staat de inschrijver vrij om zijn dienstverlening op dit vlak verder uit te breiden. Gezien de lange duur van de opdracht voorziet de inschrijver ook dat, indien de nood zich stelt, de nodige opleiding aan zijn medewerkers zal worden gegeven, zonder dat dit wordt aangerekend aan de FOD Financiën. Daarnaast beschrijft de inschrijver de kennis en ervaring die hij te allen tijde kan inzetten om de opdracht uit te voeren. In de beschrijving komt ook aan bod wat de inschrijver als entiteit kan aanbieden aan de FOD Financiën qua ervaring en kennis (met andere woorden, een beschrijving van de relevante capaciteiten van de “pool” van werknemers waaruit de inschrijver indien nodig kan putten).

III.4.3 Beschikbaarheid. Het is duidelijk dat tijdens het verloop van een dergelijke opdracht, de werkdruk sterk kan verschillen. De opdrachtnemer dient hier adequaat op te kunnen reageren. Onder meer vakantieperiodes, piekmomenten, het al dan niet moeten doorvoeren van grotere veranderingen maar ook het niveau van belangrijkheid van gevraagde aanpassingen of incidenten hebben hier een invloed op. De inschrijver geeft duidelijk weer binnen welke marges hij hierop zal reageren en op welke manier.

P. 39


Ref.: ICT/DEV/TMA2

III.4.4 Personeel belast met de uitvoering van de projecten. Specifiek met betrekking tot de projecten onder § III.3.2 (grote veranderingen) moet de inschrijver in de prijslijst 6 basisprofielen, elk met een eigen prijs, voorstellen. Voor elk van deze profielen verduidelijkt de inschrijver de essentiële vaardigheden waarover de betrokkenen beschikken, naast de minimale vaardigheden beschreven in bijlage G. De door de inschrijver geleverde CV’s, zowel voor dit punt, als voor die van punt III.4.1, zijn de CV’s van die personen die inschrijver zal mobiliseren in het kader van voorliggende opdracht.

III.5 Organisatorische aspecten. III.5.1 Onderverdeling van de opdracht. Enerzijds wordt de opdracht onderverdeeld in correctieve interventies, kleine veranderingen en grote veranderingen (zie supra), anderzijds in fasen. De volgende fasen zijn bepaald:

In de voorbereidings- en testfase (een enkele fase) neemt de opdrachtnemer kennis van de omgeving, waarna hij de te volgen methode implementeert, om tot slot aan te tonen (met name via tests) dat de methode naar behoren werkt. Voor deze fase zijn zes maanden voorzien, te rekenen vanaf de datum van de kick-off. De termijn kan worden verlengd met instemming van de Overheid, zonder dat dit tot een prijstoeslag leidt. In zijn offerte legt de inschrijver de volledige voorbereidings- en testfase uit; hij geeft ook aan welke dienstverlening hij in deze fase kan garanderen. De inschrijver houdt rekening met het feit dat hij terechtkomt in een werkomgeving waar, enerzijds, het onderhoud van een deel van deze toepassingen momenteel wordt verzorgd door de opdrachtnemer van de vorige opdracht van merkonafhankelijk onderhoud en dat, anderzijds, het personeel van de FOD Financiën dat momenteel instaat voor het resterende onderhoud van de programma's het zeer druk heeft. Eveneens in deze fase worden alle aspecten beschreven onder §III5.3. (ITIL) in plaats gesteld. Het doel van de exploitatiefase is toezien op de “day-to-day”-activiteiten tot het einde van het contract. Deze periode duurt 2,5 jaar als het contract niet voortijdig wordt ontbonden (volgens de bepalingen van § I.8). Tijdens deze fase staat de opdrachtnemer alleen in voor alle aspecten van het onderhoud van de programma’s. De inschrijver legt uit hoe hij het verloop van deze fase plant. In de overdraagbaarheidsfase wordt een einde gemaakt aan het beheer van het contract doordat alle kennis conform de relevante bepalingen van dit bestek worden overgedragen. Ze vindt plaats zowel in parallel als nadat de exploitatiefase is afgelopen. De opdrachtnemer verzekert steeds het onderhoud van de applicaties die hem zijn toevertrouwd tot op het moment van de overdracht van de kennis. De fase van overdracht van kennis gebeurt gratis.

Na de voorbereidings- en de testfase onderzoekt de FOD Financiën of het opportuun is om het project verder te zetten. Met andere woorden, na deze fase (voorbereidings- en testfase) wordt een expliciete "GO/NO GO"-beslissing genomen. Een "NO GO”-beslissing, waardoor de facto een einde komt aan het project, brengt geen enkele vorm van schadevergoeding met zich mee. Het spreekt voor zich dat de voltooide fase wordt betaald. In elke fase dekt de inschrijver de volgende vermeldingen: Een gestructureerde beschrijving van het werk dat tijdens de fase is uitgevoerd. Het beheer van de planning. Het beheer van de risico’s. Het plan voor de kwaliteitsgarantie. De opleiding die indien nodig moet worden verstrekt.

P. 40


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Het communicatieplan voor de promotie van de dienstverlening. De verslagen. De resultaten. Alle andere elementen die de inschrijver nuttig acht om te vermelden.

Een andere opmerking over de voorbereidings- en testfase: De aanbestedende overheid gaat uit van het principe dat in deze fase een deel van het werk hetzelfde is voor alle toepassingen (bv. het leggen van links tussen de ITIL-databases van de FOD Financiën en die van de opdrachtnemer) en dus slechts eenmaal moet worden uitgevoerd, op het moment van de implementatie van de eerst gekozen toepassing. Met andere woorden, het gaat hier om het leggen van de grondslagen. De inschrijver specificeert deze eenmalige handelingen duidelijk in zijn offerte. Hij vermeldt in de prijslijst ook een afzonderlijke prijs (regel: "voorbereidings- en testfase: algemeen deel”).

III.5.2 Projectmatige aanpak. De opdrachtnemer heeft toegang tot PMFin, onze methodologie en procedure voor projectbeheer. PMFin is de unieke en standaardprojectmethodologie van de FOD Financiën. Ze is gebaard op de internationale norm Prince 2. De methodologie wordt ondersteund door de projecttool ProjectMaster.

P. 41


Ref.: ICT/DEV/TMA2

PID De inschrijver wordt gevraagd om een "Project Initiation Document" (PID) in te dienen, waarin de belangrijkste taken worden beschreven om het project te kunnen verwezenlijken. Dit document is voor ons een product, een werkeenheid binnen onze eigen PID’s.

Het Project Initiation Document moet aan enkele minimumeisen voldoen: •

Beschrijving van de context van het project, definitie van het project, de doelstellingen, de omvang.

•

Een stevige en goed onderbouwde PBS ("Project Breakdown Structure”): producten, beschrijving, kwaliteits- en aanvaardingscriteria

•

Een volledige WBS (“Work Breakdown Structure”), een gedetailleerde en realistische planning van het project met zijn mijlpalen (GANNT) en de duur van de verschillende fasen, subfasen, activiteiten en taken, de (financiële, menselijke en andere) middelen die per fase moeten worden aangewend. Deze planning zal up-to-date gehouden worden.

•

Gedetailleerde risicoanalyse en definitie van de beheersmaatregelen

•

Voorstel van projectstructuur, rekening houdend met de rolomschrijving in dit hoofdstuk

•

Afhankelijkheid van andere projecten

•

Kwaliteitsplan

•

Communicatieplan (met “wijzigingsbeheeraspecten”)

•

Verslagen en opvolging van de uitvoering (situatie en vooruitgang)

Na de kick-offmeeting wordt het PID gefinaliseerd, vervolledigd en tot slot voorgelegd aan de goedkeuring van de stuurgroep, inclusief sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake de organisatie van professionele diensten beschrijven: aangeboden diensten, geografisch bereik, niveau en kwaliteiten van het personeel. Het plan moet voor elke fase/elk deel van een fase de taken, hun duur en het aantal betrokkenen specificeren. Het plan moet ook de samenwerking toelichten die wordt verwacht van het personeel van de FOD Financiën. Na de gunning van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. P. 42


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De formele goedkeuring van het voormelde PID (inclusief projectplanning) door de stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is aan de inschrijver om het PID tijdens de duur van het project up-to-date te houden. Elke wijziging aan het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de stuurgroep van het project. Het PID van de inschrijver zal voor ons eigen PID een informatiebron vormen voor de producten en werkeenheden waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn.

P. 43


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Governancestructuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheersstructuren van de FOD Financiën. Deze worden in onderstaand schema weergegeven:

Projectleider Elk project van de FOD Financiën wordt geleid door een interne projectleider (business). Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. Stuurgroep De stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: hij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het initiële PID en projectplan en alle wijzigingen ervan goed, ziet toe op de vooruitgang van het project, bevestigt de goedkeuring van deliverables (producten, deelopleveringen), evalueert de kwaliteit van de deel- en eindproducten en spreekt zich uit over alle geschillen en/of problemen die door de projectleider aan de orde worden gesteld. Verder behandelt hij alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, naleven van de SLA's, kwaliteit van de uitvoering, enz.). Daarom brengen de projectleider en de externe projectcoördinator regelmatig verslag uit bij de stuurgroep: situatie, vooruitgang, risico’s en problemen, … De stuurgroep bestaat uit de sponsor, een seniorprofiel van de inschrijver, de projectleider en de externe projectcoördinator en een vertegenwoordiger van de gebruikers. Andere personen kunnen worden uitgenodigd, met name de operationele PMO, de ICTprojectcoördinator, de verantwoordelijke van het “work package” of personen die aan specifieke aspecten van het project werken.

Projectteam

P. 44


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (intern en extern), die elk verslag uitbrengen bij de verantwoordelijke van hun werkeenheid ("work package") of bij de projectleider. Idealiter maken volgende functies deel uit van het team: ICT-projectcoördinator (die de contacten met de stafdienst ICT verzorgt), change coördinator (die instaat voor het beheer van de veranderingen) (P&O en Communicatie), externe coördinator (contractant).

Operationele PMO De operationele PMO kan de projectleider helpen bij het beheren en beheersen van het project, bij het toepassen van de PMFin-methodologie, bij het gebruik van de ProjectMaster-projecttool en bij het opstellen van de verslagen voor de stuurgroep of het directiecomité.

Kick-offmeeting Binnen een periode van maximaal 1 maand na de toewijzing van de opdracht moeten de opdrachtnemer en de FOD Financiën een eerste vergadering van de stuurgroep, kick-offmeeting genaamd, houden. Deze vergadering is het officiële begin van het project. Tijdens deze eerste vergadering wordt, indien dit uit het bestek nodig blijkt, het PID onderzocht, worden de samenstelling van de teams en hun professionele vaardigheden, de agenda van de rapporteringsvergaderingen en de vergaderingen van de stuurgroep, de modaliteiten voor het projectbeheer en de planning voor de uitvoering van de opdracht voorgesteld, worden de principes van de SLA toegelicht, enz. Een document dat in tweevoud wordt opgesteld door de opdrachtnemer en wordt gevalideerd door de aanbestedende overheid bevestigt officieel het begin van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden.

Vergaderingen van de stuurgroep Na de kick-offmeeting legt de eerste stuurgroep de datums voor zijn volgende vergaderingen vast, in principe eenmaal per maand. De sponsor of de projectleider kunnen steeds een stuurgroep samenroepen buiten de vastgelegde datums.

Andere vergaderingen Eenmaal per week komt de projectleider samen met het projectteam en stelt een verslag op waarin de situatie van het project wordt beschreven. Het verslag wordt bezorgd aan de belangrijkste betrokken partijen (te bepalen bij de kick-off).

Kwaliteit In het PID wordt veel aandacht besteed aan de kwaliteit. In het PID legt de inschrijver uit hoe hij wil toezien op de kwaliteit. De FOD Financiën kan de QUAC (Quality Assurance Control Committee) overigens vragen om een bijkomende controle voor het naleven van de normen en standaarden. Een kwaliteitscontrole door derden behoort eveneens tot de mogelijkheden.

Verslagen P. 45


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Na de voormelde vergaderingen en op afgesproken tijdstippen zal de opdrachtnemer de nodige verslagen opstellen over de gebruikte middelen (personeel, methoden, materiaal, software), de vooruitgang van het project, de projectsituatie, ... Periodiek, namelijk eenmaal per maand, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt vastgelegd tijdens de kick-offmeeting, zal de opdrachtnemer een compleet verslag over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase) opmaken voor de stuurgroep. Het verslag zal melding maken van eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen. De opdrachtnemer zal ook coördinatie- en werkvergaderingen over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase), de eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen opstellen. De vergaderingen zullen op gerichte tijdstippen plaatsvinden, op vraag van de partijen. De opeenvolging van deze vergaderingen zal afhangen van de vooruitgang van de projectfasen. De FOD Financiën zal de exacte plaatsen en datums van de vergaderingen meedelen. De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om toezicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering voor de projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die wordt weergegeven in het Gantt-schema van het project, aangevuld met een korte schriftelijke toelichting met betrekking tot headlines, eventuele problemen en hun oplossing. Alle details met betrekking tot de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zullen bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, middelen) zullen eerst besproken worden binnen het projectteam. Als de projectleider het noodzakelijk acht, zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de stuurgroep. De projectleider rapporteert maandelijks aan de stuurgroep over de voortgang van het project. In voorkomend geval kan de projectleider de externe coördinator uitnodigen op de vergadering van de stuurgroep om bepaalde punten meer in detail toe te lichten.

Beheer van wijzigingen (zie ook deel II, Beheer van wijzigingen (request for change)) Elke wijziging(scope, beoogde resultaten/producten, planning, budgetten) aan het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag die de reden voor de wijziging en de impact ervan uitvoerig beschrijft. De stuurgroep beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de overwogen wijziging. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) deskundige. De formele goedkeuring van de leidend ambtenaar is noodzakelijk voor de uitvoering van de overwogen wijzigingen. In voorkomend geval zal de opdrachtnemer het PID moeten bijwerken.

III.5.3 Beheer van vragen & ITIL De FOD Financiën stelt een service desk ter beschikking van alle eindgebruikers. Deze staat in voor de behandeling van alle soorten oproepen. In geval van een storing van een COBOL-toepassing wordt de oproep doorgeschakeld naar de tweede lijn. Deze tweede lijn bestaat uit het QC-CR-team (Quality Control – Change Request) en toepassingsanalisten.

P. 46


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De toepassingsanalisten identificeren het type probleem en verwittigen, als het om een bug gaat, het QC-CR-team. Het QC-CR-team neemt vervolgens contact op met de opdrachtnemer om de bug(s) op te lossen.

De inschrijver installeert van zijn kant een helpdesk waar de problemen in verband met het niet- of slecht functioneren van de Cobol-software waarvoor de opdrachtnemer instaat, worden verzameld. Alle oproepen die de eerste en tweede lijn niet vanop afstand kunnen oplossen, worden doorgeschakeld naar deze helpdesk. Deze helpdesk zal voor deze opdracht fungeren als de derde lijn van de FOD Financiën, hoewel het de eerste lijn van de leverancier is. Deze helpdesk is bereikbaar tijdens de kantooruren van de FOD Financiën. De diensten die worden aangeboden door de dienstverlener zullen worden ingevoerd volgens de ITILmethodologie die bij de FOD Financiën wordt toegepast. Dat betekent met name dat bij het beheer van de incidenten, problemen, wijzigingen, enz. de methodes moeten worden toegepast die van kracht zijn bij de FOD Financiën. De eerste lijn maakt een onderscheid tussen infrastructuur- en applicatie-incidenten. Wat de applicatieve veranderingen betreft, wordt elke wijzigingsaanvraag (correctie & evolutie) overgemaakt aan de QC-CR-cel (Quality Control - Change Request). De prioriteit van de aanvraag wordt geëvalueerd door de cel en overgemaakt aan de verantwoordelijke voor de wijziging. Als het gaat om een toepassing waarvan het onderhoud wordt verzekerd voor de opdrachtnemer, wordt de vraag aan hem overgemaakt. De inschrijver beschrijft de communicatie tussen de tweede en de derde lijn. De QC-CR-cel moet de aanvrager in contact kunnen brengen met de derde lijn (helpdesk van de opdrachtnemer) als de eerste vermoedt dat het gesignaleerde incident een interventie ter plaatse of een communicatie tussen de derde lijn en de gebruiker vereist. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe hij de ITIL-normen bij zijn taak wil toepassen en hoe hij de nodige kennis zal verwerven om zich te integreren in de bestaande processen. De inschrijver beschrijft ook de interne communicatieprocedure tussen de verschillende lijnen die hij voor ogen heeft.

III.6 Andere bepalingen III.6.1 Overdraagbaarheid Naast de clausules die betrekking hebben op de fase van de overdraagbaarheid (zie § III.5.1) dient de inschrijver ook aan te tonen dat er maatregelen zijn genomen om de continuïteit van de opdracht te vrijwaren indien hij niet meer in staat is die verder uit te voeren (bv. faillissement), of indien de FOD financiën beslist van een einde te stellen aan de opdracht volgens de modaliteiten beschreven in § I.8 en III.5.1. Deze maatregelen worden beschreven in de offerte.

III.6.2 Tools en structuur De inschrijver zal de tools beschrijven die hij wil gebruiken bij de ontwikkeling, de kwaliteitsgarantie, de ITIL-conformiteit en alle andere functionaliteiten waarvoor hij het nodig acht om tools te gebruiken. Als deze tools geïnstalleerd moeten worden op de servers van de FOD Financiën, dan moet de offerte de voorschriften (type servers, vermogen van de processors, geheugen, enz.) verduidelijken, maar deze voorschriften moeten conform de ICT-fundamenten (verwijzing via § II.5.7) zijn. (In geval van niet-conformiteit: zie de bepalingen van § II.5.7). De inschrijver geeft tevens een behoorlijke beschrijving van de structuur die hij zal opzetten.

P. 47


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Aan het einde van het contract zullen de eventueel vereiste licenties gratis aan de FOD Financiën worden overgedragen. Tijdens de opdracht blijven de licenties eigendom van de inschrijver. Met andere woorden: ze worden niet gefactureerd aan de FOD Financiën. Als de opdrachtnemer de infrastructuur of de tools van de FOD Financiën wenst te gebruiken, dan zal hij alle diensten in kwestie moeten betalen als de FOD aanvullingen of wijzigingen moet aanbrengen aan de infrastructuur, het materiaal of de software (met uitzondering van de gevraagde servers). Als de inschrijver ervoor kiest om alle of een deel van de nodige software op de uitrusting van de FOD Financiën uit te voeren, zal het materiële platform (Atlas of Intel IA64) worden geleverd door de FOD Financiën. De inschrijver moet in ieder geval het volgende verduidelijken: • •

Alle platformen waarop de voorgestelde oplossing kan functioneren; De impact van de overgang van de bevoorrechte platformen in het kader van het onderhavige bestek naar platformen van het “open source”-type.

Meer informatie hieromtrent staat in de beschrijving van de ICT-fundamenten. De FOD Financiën vestigt de aandacht van de inschrijvers op het feit dat indien er een beroep wordt gedaan op medewerkers die buiten de lokalen van de FOD Financiën werken, een VPN-verbinding tot stand moet worden gebracht.

III.6.3 Adviesfunctie. Van de opdrachtnemer wordt een permanent adviserende rol verwacht. De inschrijver stelt om de zes maanden aan de FOD Financiën de maatregelen voor die een kwaliteitsverbetering van de dienstverlening aan de eindgebruiker zullen mogelijk maken. In zijn offerte geeft de inschrijver voorbeelden van maatregelen die hij zou kunnen voorstellen in het kader van zulke dienstverlening van “Continuous Improvement”.

III.6.4 Evaluatie van de uitgevoerde diensten en audit. De FOD Financiën behoudt zich te allen tijde het recht voor om de kwaliteit van de door de opdrachtnemer gepresteerde diensten te evalueren. Onder dienst wordt zowel de werkwijzen als de verschillende geleverde resultaten verstaan. Aangezien de COBOL-toepassingen voor het merendeel “end of life” zijn, vraagt de FOD Financiën niet om de kwaliteit van de code te verbeteren. Toch zal de opdrachtnemer erop toezien om een "propere code" te leveren en dus de kwaliteit van de toepassingen niet te beschadigen. Om de kwaliteit te kunnen beoordelen zal de FOD Financiën zijn codeanalysetool CAST gebruiken, (zie § II.5.7). Op een gegeven moment zal de FOD Financiën een “snapshot” van de toepassing in kwestie nemen, om een kwaliteitsaanwijzing ervan te verkrijgen. Deze index zal fungeren als referentie-index voor de kwaliteit van deze toepassing. De inschrijver zal er nota van nemen dat de datum van het snapshot na de datum van de kick-off kan vallen. In de veronderstelling dat de FOD Financiën tijdens het contract een andere tool kiest, zal een nieuwe snapshot worden gemaakt met de nieuwe tool, die vervolgens als nieuwe referentie zal gelden.

P. 48


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Indien er tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer, per fax of via e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd middels een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer moet de niet-conforme diensten opnieuw uitvoeren. Wanneer de diensten uitgevoerd zijn, zullen de kwaliteit en de conformiteit ervan geëvalueerd worden. Er zal vervolgens een proces-verbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De incorrecte of niet-correcte diensten zullen opnieuw worden uitgevoerd.

III.7 Bepalingen met betrekking tot de voorgestelde toepassingen. Voor toepassingen van de groep die niet tot de START-groep behoren, behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om er een of meer (of geen) aan de opdrachtnemer toe te wijzen. De toewijzing van een toepassing heeft niet noodzakelijk plaats aan het begin van de opdracht. Verschillende toegewezen toepassingen kunnen dus verschillende begindatums hebben. De FOD Financiën garandeert dat de opdrachtnemer in de eerste 3 jaar van een toegewezen toepassing (deze 3 jaar omvatten de voorbereidings- en testfase) kan rekenen op het onderhoud van de toepassing met een minimum ("baseline") van 3% (zie ook § III.3.1)behalve wanneer de bepalingen van § I.8 worden ingeroepen om het contract voortijdig te ontbinden, of wanneer de toepassing voortaan niet meer de verantwoordelijkheid van de FOD Financiën is. In het geval dat een van de toepassingen vroeger dan voorzien zou worden opgegeven of minder onderhoud zou vragen, kan de aanbestedende overheid: • het in de eerste toepassing verloren percentage bij andere toepassingen voegen, volgens een verdeling die de FOD Financiën alleen zal bepalen; • verbeteringswerken opleggen aan de toepassingen om tot die 3% te komen; deze verbeteringen zullen doorgaans van “lage" prioriteit zijn. Behoudens andersluidende beslissing van de stuurgroep blijft de contractuele periode, indien een van de toepassingen van de lijst pas later bij het geheel van de te onderhouden toepassingen wordt opgenomen, 3 jaar, d.w.z. dat de onder § III 5.1. beoogde periodes behouden blijven maar pas beginnen op de datum waarop de bijkomende toepassing wordt besteld. Wat betreft de mogelijkheid om aantallen LOC's tussen toepassingen te transfereren om de 3% te benaderen of te behalen, zullen de volgende bepalingen van toepassing zijn: De periode voor de meting van de baseline is het kalenderjaar (van 1 januari tot 31 december): alle toepassingen dragen bij tot de baseline volgens de formule: B = P x (M/12) Waarbij: • • •

B = het aandeel in aantal LOC’s P = het totale aantal LOC’s van de toepassing M = het totale aantal maanden dat het onderhoud van de toepassing duurt

(M bevat dus niet de voorbereidings- en testfase) Na afloop van de periode van 3 jaar kunnen nog twee verlengingen van één jaar worden gevraagd, per individuele toepassing, volgens dezelfde modaliteiten.

III.8 Service Level Agreement

P. 49


Ref.: ICT/DEV/TMA2

De inschrijver stelt een SLA voor dat geldt voor de periode die volgt op de voorbereidings- en testfase. Het voorstel steunt op objectief meetbare criteria. De inschrijver moet dus uitleggen hoe deze criteria gemeten zullen worden. In zijn offerte vermeldt de inschrijver voor elke post van de SLA: • De volledige beschrijving van de SLO • De te hanteren boetes in geval van niet-naleving van de voorwaarden van de SLO • De eventueel vereiste tools en procedures om het niveau van de SLO te bepalen en te controleren De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de boeten al of niet toe te passen. De SLO's dekken minstens: • De antwoordtijd van de service desk: het gaat specifiek om de snelheid waarmee de service desk van de opdrachtnemer reageert op een inkomende telefonische oproep of reageert op een inkomende e-mail (deze antwoordtijden worden doorgaans uitgedrukt in seconden of minuten). • De antwoordtijd om een taak uit te voeren: de termijn die verstrijkt tussen de melding bij de helpdesk en de lancering van de oplossing van het gemelde probleem. Deze termijn wordt gemeten volgens de prioriteiten onder § III.3.1.1 (de metingen worden doorgaans uitgedrukt in seconden of minuten). • Het oplossen van problemen, bugs en incidenten volgens de prioriteiten onder § III.3.1.1; het kan om een noodoplossing gaan (de metingen worden doorgaans uitgedrukt in uren of in dagen). • Het definitief oplossen van een probleem (geen noodoplossing) volgens de prioriteiten onder § III.3.1.1 (de metingen worden doorgaans uitgedrukt in dagen, weken, of zelfs maanden). In deze SLO kan de opdrachtnemer een bijkomende onderverdeling voorzien, naargelang de criteria die hij relevant acht. Een algemene SLA moet overigens ook een algemeen deel bevatten voor de volledige opdracht die minstens de volgende elementen dekken. De inschrijver mag ze naar eigen goeddunken uitwerken en ook andere SLO's voorstellen. • •

Ontwikkeling (moment van de ontvangst, naargelang de kleine en grote veranderingen bepaald onder § III.3.1.2 en § III.3.2) Ontvangst van de verslagen.

P. 50


Ref.: ICT/DEV/TMA2

BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER

Voorwerp van de inschrijving “MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 – ONDERHOUD COBOL” Bijzonder bestek “MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 – ONDERHOUD COBOL” Identificatie van de inschrijver Firma Firmanaam of benaming: Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: Straat: Plaats: Land: Telefoonnummer: Faxnummer: Btw-nummer: Ondernemingsnummer:

Nr.: Postcode:

en waarvoor de heer/mevrouw (*)

Bus:

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres:

(straat) (post nr. en gemeente) (land) Bij aanvaarding van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bijzonder bestek gestelde voorwaarden en termijnen. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting op het rekeningnummer: IBAN-code: BIC-code: Voor de interpretatie van het contract, Nederlands/Frans (*) gekozen. wordt als taal Alle correspondentie over de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden verzonden naar het volgende adres: Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres:

P. 51


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Hierbij aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van deze overheidsopdracht

Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minstens 240 dagen) Ik machtig de aanbestedende overheid ertoe om bij andere instellingen alle nuttige informatie (bv. van financiële aard) in te winnen over mijn onderneming. Ik verbind mij ertoe om in overeenstemming met de bepalingen van dit bijzonder bestek, de prestaties/leveringen uit te voeren die gedetailleerd zijn opgesomd in de prijstabellen die bij deze inschrijving gevoegd zijn, en dat in overeenstemming met de tarieven die erin zijn vermeld. Gedaan:

Op

A

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie)

P. 52


Ref.: ICT/DEV/TMA2

BIJLAGE B: Curriculum Vitae

NB: Het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven. Hij moet eveneens de behaalde diploma's en de onderwijsinstellingen waar deze werden behaald duidelijk beschrijven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om cv’s die niet op deze manier zijn ingevuld als ontoereikend te beschouwen, en deze bijgevolg niet in aanmerking te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma's niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma's behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam

……………………………………………………

Functie in het project:

…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Beschrijving van de relevantie van het profiel voor deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nuttig zal zijn in het project. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: • Diploma behaald op (datum)

……………………………………………………

Niet-universitair hoger onderwijs (herhalen indien nodig): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (herhalen indien nodig): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Instelling …………………………………………………… Beroepservaring: Bij de inschrijver: •

•

• •

Huidige functie: o Titel …………………………………………………… o Functiebeschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Vorige functie (herhalen indien nodig) o Titel …………………………………………………… o Functiebeschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………….. Deelname aan de volgende projecten beoogd in de bijlage “referentiemodel” (project en functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Deelname aan andere grote projecten (naam, klant en uitgeoefende functie)

P. 53


Ref.: ICT/DEV/TMA2

…………………………………………………… ……………………………………………………

Bij maximaal drie andere bedrijven: • Functie (maximaal driemaal herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………….. Technische vaardigheden: • Hardware: • -

Software: Besturingssystemen: Databanken Programmeertalen: Kantoorapplicaties: Andere (verduidelijk):

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Andere vaardigheden: • Op het vlak van management: • Op het vlak van consultancy: • Andere (alleen indien relevant)

…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Talenkennis: • Frans: begrijpen – actief – passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… • Nederlands: begrijpen – actief – passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… • Engels: begrijpen – actief – passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… • Andere (alleen indien relevant) ……………………………………………………

P. 54


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Bijlage C: Referentiemodel

1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming …………………………… 4. Naam van de contactpersoon …………………………… 6. Bereik van de ontwikkeling of van het project …………………………… 8. Begindatum (per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Samenvatting en korte beschrijving van de rol en het aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit

13. Overzicht en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Overzicht en korte beschrijving van de systemen die worden gebruikt voor de uitvoering van het project 15. Projectbeheermethode 16. Overzicht van de profielen die bij het project betrokken zijn; (TOTAAL) personen en mandagen voor het volledige project

……………………………………………………………………. 3. Activiteitensector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen

……………………………………………………………………. 9. Einddatum

A. Hardware …………………… A. Naam van de onderneming(en)

…………………… B. Software …………………… B. Aandeel in de opdracht

……………………

……………………

C. Diensten …………………… C. Competentie ……………………

<< Aantal applicaties in onderhoud, grootte van broncode, type van business… >> ……………………………………………………………………. A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsomgeving …………………… …………………… …………………… A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsomgeving …………………… …………………… ……………………

Instrument/methode ……………………………………………………………………. Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 ……………………

……………………

……………………

Profiel 4

Profiel 5

Profiel …

……………………

……………………

……………………

P. 55


Ref.: ICT/DEV/TMA2

Bijlage D: Vraag- en antwoordformulier Opmerking: Als de vraag geen betrekking heeft op een paragraaf, noteer dan “algemeen" in de eerste kolom Paragraaf Paginanr taal .

Vraag

P. 56

SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL FINANCES

Réf.: cobol 2011

BIJLAGE E: INVENTARIS “MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 – ONDERHOUD COBOL” De in de offerte voorgestelde prijzen moeten op straffe van nietigheid worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Er wordt in geen geval rekening gehouden met prijzen die elders worden vermeld. In geval van afwijkingen tussen de onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de onderhavige inventaris die bij het bestek is gevoegd in aanmerking worden genomen.

Opmerking (referentie in §)

Eenheid

Baseline, prioriteitsniveau "kritiek” Baseline, prioriteitsniveau "hoog” Baseline, prioriteitsniveau "gemiddeld” Baseline, prioriteitsniveau "laag”

VOORBEREIDING Niet-recurrente prijs III.5.1 Niet-recurrente prijs III.5.1 Day to day Prijs per LOC III.3.1 Prijs per LOC III.3.1 Prijs per LOC III.3.1 Prijs per LOC III.3.1

Grote wijziging – projectmatige aanpak Profiel 1 (projectleider) Profiel 2 (senior analist) Profiel 3 (senior analist-programmeur) Profiel 4 (analist-programmeur) Profiel 5 (programmeur) Profiel 6 (technisch redacteur)

Opmerking (referentie in §) Bijlage G Bijlage G Bijlage G Bijlage G Bijlage G Bijlage G

Voorbereidings- en testfase: algemeen deel Testvoorbereidingsfase “Groep I”

Kennisnemingsfase

Eenheid per mandag per mandag per mandag per mandag per mandag per mandag

Andere toepassingen Prijs per LOC III.7

P. 57

Eenheidsprijs Eenheidsprijs excl. btw incl. btw

Eenheidsprijs excl. btw

Eenheidsprijs incl. btw


Réf.: cobol 2011

BIJLAGE F: Beschrijving van de toepassingen

Zie document in bijlage aan het bestek.

P. 58


Réf.: cobol 2011

BIJLAGE G: Beschrijving van de profielen

Profiel 1: projectleider • • • • • • • • • • • • •

Is in staat om een project te leiden: staat in voor het algemeen projectbeheer, de planning, de definitie en de verdeling van de taken, de kwaliteitscontrole, het risicobeheer, het probleembeheer, het wijzigingsbeheer Staat in voor de opvolging van de functionele en technische vergaderingen Beheert de deliverables en stelt de nodige rapporten op Motiveert de teamleden Kan zich diplomatisch opstellen Is in het bezit van een universitair diploma of de nodige ervaring Ervaring: minstens 2 jaar projectbeheer met universitair diploma, 5 jaar zonder universitair diploma Ervaring: minstens 5 jaar informatica-ervaring met universitair diploma, 10 jaar zonder universitair diploma Kan aantonen dat hij een opleiding projectbeheer heeft gevolgd Weet hoe hij projectbeheertools moet gebruiken Beschikt over de nodige technische kennis om het project te leiden Communiceert goed, ook in het openbaar Is actief tweetalig Nederlands-Frans

Profiel 2: senior analist • • • • • • • • • • •

Stelt "user requirements" op die zowel voor de gebruiker als voor de technici duidelijk zijn Treedt op als interface tussen gebruikers en technici Neemt deel aan de vergaderingen met de gebruikers en de technici Gebruikt actief een van de twee landstalen en heeft minstens een passieve kennis van de andere taal Kan werken met CASE-tools Is verantwoordelijk voor het ontwerp van de nieuwe of aan te passen tools Is verantwoordelijk voor de analyse van de gegevens en voor de modellering van de gegevens Is in het bezit van een universitair diploma of de nodige ervaring Beschikt over de nodige technische kennis voor het toegewezen project Ervaring: minstens 2 jaar als senior analist met universitair diploma, 5 jaar zonder universitair diploma Ervaring: minstens 4 jaar in informatica met universitair diploma, 8 jaar zonder universitair diploma

Profiel 3: senior analist-programmeur • • • • • • • • • • • •

Stelt de gedetailleerde “user requirements” op Staat in voor de prototypering Schrijft of onderhoudt de toepassingen volgens de “user requirements” Neemt deel aan de tests van de toepassingen, inclusief op het niveau van de integratie Stelt de technische documentatie en de documentatie voor het supportteam op Neemt deel aan de gebruikersvergaderingen op vraag van de projectleider Neemt deel aan de technische vergaderingen Kan werken met CASE-tools Beschikt over een degelijke kennis van de COBOL-mainframeomgeving Is in het bezit van een informaticadiploma Gebruikt actief een van de twee landstalen en heeft minstens een passieve kennis van de andere taal Beschikt over de nodige technische kennis voor het toegewezen project

P. 59


•

Réf.: cobol 2011

Ervaring: minstens 5 jaar in informatica, waarvan minstens 2 jaar als senior analistprogrammeur, en minstens 3 jaar in de COBOL-mainframeomgeving

Profiel 4: analist-programmeur • • • • • • • • • • • • •

Stelt de gedetailleerde “user requirements” op Staat in voor de prototypering Schrijft of onderhoudt de toepassingen volgens de “user requirements” Neemt deel aan de tests van de toepassingen, inclusief op het niveau van de integratie Stelt de technische documentatie en de documentatie voor het supportteam op Neemt deel aan de gebruikersvergaderingen op vraag van de projectleider Neemt deel aan de technische vergaderingen Kan werken met CASE-tools Beschikt over een degelijke kennis van de COBOL-mainframeomgeving Is in het bezit van een informaticadiploma Gebruikt actief een van de twee landstalen en heeft minstens een passieve kennis van de andere taal Beschikt over de nodige technische kennis voor het toegewezen project Ervaring: minstens 3 jaar in informatica, waarvan minstens 2 jaar als analist-programmeur of programmeur in de COBOL-mainframeomgeving

Profiel 5: programmeur • • • • • • • • • •

Schrijft of onderhoudt de toepassingen volgens de user requirements en maakt de nodige schema's Test de toepassingen, inclusief de voorbereiding Stelt de technische documentatie op Optimaliseert de programmering Bereidt de migraties en de installaties voor Neemt deel aan de vergaderingen op vraag van de projectleider Beschikt over een degelijke kennis van de COBOL-mainframeomgeving Is in het bezit van een informaticadiploma Gebruikt actief een van de twee landstalen en heeft minstens een passieve kennis van de andere taal Ervaring: minstens 3 jaar in informatica, waarvan minstens 2 jaar als programmeur in de COBOL-mainframeomgeving

Profiel 6: technisch redacteur • • • • •

Staat in voor het afwerken van de technische documenten opgesteld door de andere teamleden Stelt de gebruikersdocumentatie op in de beide landstalen Beschikt over een zeer goede schriftelijke kennis van beide landstalen en van de taal van de technische documenten (doorgaans Engels, maar soms Frans of Nederlands) Beschikt over zeer goede kwaliteiten voor het opstellen van duidelijke, samenhangende en gestructureerde documenten Beschikt over minstens 2 jaar informatica-ervaring, waarvan minstens 1 jaar als technisch redacteur

.

P. 60

BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 ONDERHOUD COBOL ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Recommend Documents