BESTEK OPEN OFFERTEAANVRAAG

PARTENA PROMERIS Corporate Services

Ref.: 0906-15-004

BESTEK VAN DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN MET ALS VOORWERP ‘HUUR (ZONDER AANKOOPOPTIE) VAN PRINTERS’

OPEN OFFERTEAANVRAAG Uiterste datum en uur voor indiening van de offertes: 22/02/2016 om 14uur

Aanbestedende overheid

Partena Promeris Corporate Services ESV Gentsesteenweg 1434 1084 Sint Agatha Berchem

P. 1


Ref.: 0906-15-004

GLOSSARIUM - LEGENDE

 Bestek: dit document met, desgevallend, alle delen en bijlagen ervan.  AUR: de algemene uitvoeringsregels bepaald in het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.  Leidend ambtenaar (LA): de persoon die (gedeeltelijk) belast is met de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht.  Aanbestedende overheid (AO): de juridische entiteit die de opdracht plaatst om ze te gunnen.  Raamovereenkomst: overeenkomst tussen een (...) aanbestedende overheid en één of meer leveranciers, die ten doel heeft de voorwaarden van de in de loop van een bepaalde periode te plaatsen opdrachten vast te stellen.  Aan één enkele deelnemer gegunde raamovereenkomst: raamovereenkomst gesloten met een enkele deelnemer. Opdrachten die op deze raamovereenkomst gebaseerd zijn, worden gegund binnen de grenzen van de voorwaarden die erin vastgelegd zijn. De aanbestedende overheid kan deze deelnemer schriftelijk raadplegen, door hem te vragen zijn offerte indien nodig aan te vullen.  Opdrachtencentrale: AO die overheidsopdrachten plaatst of raamovereenkomsten sluit voor werken, leveringen of leveringen die voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten bestemd zijn.  Begunstigde aanbestedende overheden (BAO): juridische entiteiten die de begunstigde van de opdracht zijn als deze door de AO uitgeschreven wordt als een opdrachtencentrale.  Inschrijver: de natuurlijke of rechtspersoon (met inbegrip van de groepering zonder rechtspersoonlijkheid) die een offerte indient in het kader van een overheidsopdracht.  Opdrachtnemer: de inschrijver (met inbegrip van de groepering zonder rechtspersoonlijkheid) aan wie de opdracht wordt gegund. De opdrachtnemer in het kader van een raamovereenkomst wordt ook 'deelnemer aan de raamovereenkomst' genoemd.  Gevolmachtigde van de vennootschap: natuurlijke of rechtspersoon die bevoegd of gemachtigd is om verbintenissen aan te gaan voor de inschrijver (natuurlijke of rechtspersoon).  Groepering zonder rechtspersoonlijkheid: benaming voor de feitelijke verenigingen en tijdelijke vennootschappen die een kandidatuur/offerte indienen.  Gunning van de opdracht: interne beslissing van de aanbestedende overheid waarbij de gekozen inschrijver wordt aangeduid. Deze beslissing creëert geen contractuele band tussen de aanbestedende overheid en een inschrijver/opdrachtnemer.  Sluiten van de opdracht: het ontstaan van de contractuele band tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer.

Opmerking Voor andere definities kan de inschrijver worden verwezen naar de artikelen 2 en 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en leveringen, artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, artikel 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en artikel 2 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en leveringen.

P. 2


Ref.: 0906-15-004

Inhoudsopgave I. ALGEMENE INFORMATIE MET BETREKKING TOT DE OPDRACHT ..................................... 5 I.1 BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT................................................................................ 5 I.2 AFWIJKINGEN OP DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS EN PRECISERINGEN (ARTIKEL 9 VAN HET KB VAN 14/01/2013) .............................................................................................................................. 6 I.3 AANBESTEDENDE OVERHEID ......................................................................................................... 6 I.4 CONTACTMOGELIJKHEDEN ........................................................................................................... 9 I.5 INFORMATIEVERGADERING ........................................................................................................... 9 I.6 INTEGRITEIT ...........................................................................................................................10 II. ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................. 11 II.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...............................................................................................11 II.2 PERCELEN .............................................................................................................................14 II.3 GUNNINGSWIJZE(N) ................................................................................................................14 II.4 DUUR VAN DE OPDRACHT ..........................................................................................................14 II.5 HOEVEELHEDEN VAN DE OPDRACHT ..............................................................................................14 II.6 GUNNINGSWIJZE VAN DE BESTELLINGEN ........................................................................................14 II.7 PLAATS(EN) VAN LEVERINGEN (ARTIKEL 118 VAN HET KB VAN 14/01/2013) ........................................15 II.8 LEVERINGSTERMIJN(EN) (ART. 116 KB 14/01/2013) .....................................................................15 II.9 PRIJSVASTSTELLING (ARTIKEL 13, § 1, VAN HET KB VAN 15/07/2011) ...............................................15 II.10 PRIJSOPGAVE IN DE OFFERTE – ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS BEGREPEN ZIJN (ARTIKELEN 16 TOT 19 VAN HET KB VAN 15/07/2011) ...................................................................................................................15 II.11 PRIJSONDERZOEK (ARTIKEL 21 VAN HET KB VAN 15/07/2011)........................................................17 II.12 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES ..........................................................................................17 II.13 INDIENING VAN DE OFFERTES ...................................................................................................18 II.14 OPENING VAN DE OFFERTES .....................................................................................................19 II.15 VARIANTEN EN VRIJE VARIANTEN (ARTIKELEN 9 EN 101 VAN HET KB VAN 15/07/2011) .........................19 II.16 OPTIES (ARTIKELEN 2, § 1, 11°, 10 EN 101 VAN HET KB VAN 2011) ...............................................20 II.17 GELDIGHEIDSDUUR (ARTIKEL 57 VAN HET KB VAN 15/07/2011) .....................................................20 II.18 BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN DOCUMENTEN EN BESCHEIDEN ...............................................................20 II.19 KWALITATIEVE SELECTIE .........................................................................................................22 II.20 REGELMATIGHEID ..................................................................................................................26 II.21 GUNNINGSCRITERIA ...............................................................................................................29 II.22 PRIJSHERZIENINGEN (ARTIKEL 6, § 1, VAN DE WET VAN 15/06/2006 – ARTIKEL 20 VAN HET KB VAN 15/07/2011) .............................................................................................................................30 II.23 COMMUNICATIE, ELEKTRONISCHE MIDDELEN (ARTIKEL 6 VAN HET KB VAN 15/07/2011) ........................31 II.24 GUNNING EN SLUITING VAN DE OPDRACHT (ARTIKEL 6 VAN HET KB VAN 15/07/2011) ...........................31 II.25 VERTROUWELIJKHEID VAN DE OFFERTES (ARTIKEL 11 VAN DE WET VAN 15/06/2006 EN ARTIKEL 10 VAN DE WET VAN 17/06/2013) .................................................................................................................31 II.26 LEIDEND AMBTENAAR (ARTIKEL 11 VAN HET KB VAN 14/01/2013) ...................................................32 II.27 ONDERAANNEMING (ARTIKEL 12 VAN HET KB VAN 15/07/2011 – ARTIKEL 12 VAN HET KB VAN 14/01/2014) .............................................................................................................................32 II.28 VERZEKERINGEN (ARTIKEL 24 VAN HET KB VAN 14/01/2013) .........................................................32 II.29 BORGTOCHT (ARTIKEL 25 EN VOLGENDE VAN HET KB VAN 14/01/2013) ............................................33 II.30 TAALGEBRUIK TIJDENS DE UITVOERING .......................................................................................34 II.31 INTELLECTUELE RECHTEN (ARTIKELEN 19 TOT 23 VAN HET KB VAN 14/01/2013) ................................34 II.32 KEURINGEN .........................................................................................................................34 II.33 VERIFICATIE VAN DE LEVERINGEN – VOORLOPIGE OPLEVERING(EN) (ARTIKELEN 41 TOT 43, 120, EN 128-131 VAN HET KB VAN 14/01/2013) .......................................................................................................35 II.34 HUUR EN ONDERHOUD (ARTIKELEN 65 EN 134 VAN HET KB VAN 14/01/2013) ....................................35 II.35 DEFINITIEVE OPLEVERING (ARTIKEL 142 EN 157 VAN HET KB VAN 14/01/2013) .................................35 II.36 FACTURERINGSWIJZE EN BETALINGSTERMIJN ................................................................................35 II.37 VERTROUWELIJKHEID (ARTIKEL 18 VAN HET KB VAN 14/01/2013) ...................................................36

P. 3


Ref.: 0906-15-004

II.38 ALGEMENE AANSPRAKELIJKHEID (ARTIKEL 122, 137 EN 138 VAN HET KB VAN 14/01/2013) EN IN GEBREKE BLIJVEN (ARTIKEL 44 EN VOLGENDE, ARTIKELEN 123 EN 124 VAN HET KB VAN 14/01/2013) .........................37 II.39 GESCHILLEN (ARTIKEL 73 VAN HET KB VAN 14/01/2013) ..............................................................38 II.40 NIET EXCLUSIVITEIT ..............................................................................................................38 III. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE EISEN .............................................................. 39 III.1 DOEL VAN DE OPDRACHT .........................................................................................................39 III.2 PRODUCTEN / BIJKOMENDE PRESTATIES ......................................................................................39 III.2.1 POST 1: Huur en all-in onderhoud van laserprinters ......................................................39 III.2.2 POST 2: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Small ..........42 III.2.3 POST 3: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Medium .......45 III.2.4 POST 4: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Large ..........48 III.2.5 POST 5: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Medium .....52 III.2.6 POST 6: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Large .........55 III.2.7 POST 7: Software voor het beheer van het printerpark ..................................................58 III.2.8 POST 8: Specifieke opleidingen ....................................................................................59 III.2.9 POST 9: Communicatieplan ..........................................................................................59 IV. BIJLAGEN ...................................................................................................................... 60 IV.1 BIJLAGEA : OFFERTEFORMULIER ........................................................................................60 IV.2 BIJLAGE B: INVENTARIS .....................................................................................................62 IV.3 BIJLAGE C: UITBESTEED DEEL VAN DE OPDRACHT (ARTIKEL 12 VAN HET KB VAN 15/07/2011) ....69 IV.4 BIJLAGE D: VERKLARING OP EREWOORD – OMZET (ARTIKEL 67, § 1, 3°, VAN HET KB VAN 15/07/2011) .............................................................................................................................70 IV.5 BIJLAGE E: LIJST MET DE BELANGRIJKSTE UITGEVOERDE LEVERINGEN (ARTIKEL 71, 3°, VAN HET KB VAN 15/07/2011) - REFERENTIES ...........................................................................................71 IV.6 BIJLAGE F: VERKLARING OP EREWOORD – TECHNICI (ARTIKEL 71 VAN HET KB VAN 15/07/2011).72 IV.7 BIJLAGE G: ZICH BEROEPEN OP DE DRAAGKRACHT VAN DERDEN (ARTIKEL 74 VAN HET KB VAN 15/07/2011) .............................................................................................................................73 IV.8 BIJLAGE H: INTERVENTIETIJD ...................................................................................................74 IV.9 BIJLAGE I: REPARATIETIJD .......................................................................................................75

P. 4


Ref.: 0906-15-004

I. Algemene informatie met betrekking tot de opdracht I.1 Bepalingen van toepassing op de opdracht Deze opdracht is onderworpen aan de Belgische regelgeving met betrekking tot overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en aan de bepalingen van dit bestek. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen in de hierna volgende teksten te kennen en te aanvaarden: 1. wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en leveringen, en zijn latere wijzigingen (hierna de wet van 15/06/2006 genoemd); 2. wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en leveringen, en zijn latere wijzigingen (hierna de wet van 17/06/2013 genoemd); 3. koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en zijn latere wijzigingen (hierna het KB van 15/07/2011 genoemd); 4. koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn latere wijzigingen (hierna het KB van 14/01/2013 genoemd); Overeenkomstig artikel 7 van het KB van 14/01/2013 zijn de volgende bepalingen, van het genoemde KB van 14/01/2013, niet van toepassing op overheidsopdrachten die afgesloten worden op basis van deze raamovereenkomst (volgende contracten): art. 123 (zie details art. I.2, II.8 en II.38) 5. dit bestek, met inbegrip van zijn eventuele bijlagen; 6. de aankondiging van de opdracht en de eventuele wijzigingsberichten en andere documenten (vragen-antwoorden ...) gepubliceerd in het kader van deze opdracht; 7. normen met betrekking tot onderhavig bestek. Belangrijke opmerkingen -

Door het indienen van zijn offerte wordt de inschrijver geacht de bepalingen en voorwaarden van dit bestek te hebben aanvaard. In geval van tegenspraak tussen de offerte en dit bestek, primeert het laatste.

-

Het feit dat hij een offerte indient, verleent de inschrijver geen enkel recht zolang de aanbestedende overheid de beslissing tot gunning niet schriftelijk heeft betekend.

-

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de volgende opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor een offerte uit te sluiten waarin de inschrijver (en/of zijn eventuele onderaannemers) zijn algemene verkoopvoorwaarden toepasbaar zou verklaren.

-

De inschrijver verbindt zich ertoe, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de acht basisconventies van de IAO na te leven, in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (conventie nr. 29 over de dwangarbeid, 1930, en conventie nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957); 2. het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van de syndicale rechten, 1948); 3. het recht op verenigingen en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over de vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen, 1949);

P. 5


Ref.: 0906-15-004

4. het verbod op elke discriminatie inzake werk en verloning (conventie nr. 100 over gelijkheid van verloning, 1951, en nr. 111 over de discriminatie (tewerkstelling en beroep), 1958); 5. de minimumleeftijd vastgesteld voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), en het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Volgens artikel 44, § 1, 1°, van het KB van 14/01/2013 zal de niet-nakoming van deze verbintenis worden beschouwd als een gebrekkige uitvoering van de opdracht en aanleiding kunnen geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, waaronder de verbreking van de opdracht, overeenkomstig artikel 47, § 2, 1°, van het KB van 14/01/2013.

I.2 Afwijkingen op de algemene uitvoeringsregels preciseringen (artikel 9 van het KB van 14/01/2013)

en

Ter uitvoering van artikel 9, § 4, van het KB van 14/01/2013 wijkt dit bestek af de artikelen 123 van het KB van 14/01/2013. Een gedetailleerd overzicht van deze afwijkingen bevindt zich in artikel II.38 van dit bestek.

I.3 Aanbestedende overheid Benaming: Partena Promeris Corporate Services ESV Adres: Gentsesteenweg 1434, te 1082 Sint-Agatha-Berchem Contactpersoon: De heer Tomy VANDEVYVERE Telefoon: 02/549.75.32 E-mail: [email protected] Ter uitvoering van artikel 2, 4°, van de wet van 15/06/2006 is de AO van deze opdracht PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES ESV, gevestigd in de Gentsesteenweg 1434, te 1082 Sint-AgathaBerchem, die optreedt als opdrachtencentrale. PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES gunt deze opdracht en zal de raamovereenkomst sluiten voor andere aanbestedende overheden (hierna 'begunstigde aanbestedende overheden' of 'BAO's' genoemd). Deze BAO's zijn vrijgesteld van de verplichting om zelf de procedure voor de gunning van de opdracht te organiseren, aangezien PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES optreedt als opdrachtencentrale krachtens artikel 15 van de wet van 15/06/2006. In het kader van deze opdracht kan de BAO –individueel en elk voor wat haar betreft – rechtstreeks bestellingen plaatsen bij de opdrachtnemer. Dit betekent dat : •

voor de gunning van de opdracht: PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES als enige aanbestedende overheid verantwoordelijk is voor de gunning van de opdracht (keuze van de opdrachtnemer);

•

voor de uitvoering van de opdracht: de BAO kunnen individueel en elk voor wat haar betreft rechtstreeks bestellingen plaatsen bij de opdrachtnemer. Deze opdrachten worden geregeld door dit contractuele documenten, maar PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES zal niet tussenbeide komen in de uitvoering ervan. De BAO die een bestelling plaatst bij de opdrachtnemer is dus verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht voor wat haar

P. 6


Ref.: 0906-15-004

betreft (van bestelling tot en met betaling), voor de toepassing van de uitvoeringsregels bepaald in dit bestek, zoals de regels voor oplevering, de toepassing van specifieke sancties bepaald in het kader van dit bestek enz. PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES, als opdrachtencentrale, wijst alle verantwoordelijkheid af voor eventuele gebreken, vertragingen, lacunes, tekortkomingen of fouten van een BAO en zal er noch de financiële gevolgen, noch enig ander gevolg van dragen. PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES blijft echter als enige bevoegd voor de ambtshalve maatregelen en de unilaterale wijzigingen aan deze opdracht (art. 37 en 38 van het KB 14/01/2013). Ze kan bovendien, tijdens de uitvoering van deze opdracht, tussenbeide komen om elke bepaling uit de documenten van deze opdracht te doen toepassen. De bovenbedoelde BAO's zijn in principe alle hierna volgende instellingen of een deel ervan, zonder dat uit deze lijst enig recht voor de inschrijvers kan ontstaan: Entiteit

Juridische vorm

Ondernemingsnu mmer

Adres

Partena-Mutualité Libre (Partenamut)

Ziekenfonds geregeld door de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen

411.815.280

BOULEVARD LOUIS METTEWIE 74-76 1080 MOLENBEEKSAINT-JEAN

Partena Onafhankelijke Ziekenfonds Vlaanderen (Partena OZV)

Ziekenfonds geregeld door de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen

411.696.011

SLUISWEG 2

Partena Promeris

ASBL

543.296.406

CHAUSSEE DE GAND 1434 1082 BRUXELLES

Partena Gezinszorg

VZW

464.151.037

SLUISWEG 2 9000 GENT

Partena Junior

VZW

864.600.788


VZW

877.059.944


Gezinszorg

Partena Dienstencheques

P. 7

9000 GENT


Ref.: 0906-15-004

Partena Gezond

VZW

877.578.301


Astoria

ASBL

436.913.239

BOULEVARD LOUIS METTEWIE 74-76 1080 BRUXELLES

mobilité

SCRL à finalité sociale

831.935.841

BOULEVARD ANSPACH 1 1000 BRUXELLES

Tac Tic informatique

SCRL à finalité sociale

846.655.293

BOULEVARD ANSPACH 1 1000 BRUXELLES

Groupement d’entraide sociale « La Famille » (GES « La Famille »)

ASBL

409.535.780


Centre indépendant d’aide aux familles (CIAF)

ASBL

473.796.005

BOULEVARD SAINCTELETTE 73 7000 MONS

Centre de coordination vivre à domicile SudHainaut (VAD-SH)

ASBL

816.935.978

BOULEVARD SAINCTELETTE 81 7000 MONS

Promut

SCRL

440.342.980

BOULEVARD METTEWIE 74/76 1080 BRUXELLES

Soludoc

SCRL

841.594.566


Manufast -ABP Entreprise de travail adapté

ASBL

409.118.977


Centre réadaptation fonctionnelle Famille (CDR Famille)

ASBL

460.735.251


ASBL

443.423.325

BOULEVARD JACQUES BERTRAND 48-50 6000 CHARLEROI

Solution (Solumob)

CIAS

de La La

P. 8


Ref.: 0906-15-004

I.4 Contactmogelijkheden De leidende dienst is de aankoopcel van Partena Promeris Corporate Services ESV. De vragen die de inschrijvers willen stellen in het kader van de gunning van huidige opdracht, mogen uitsluitend gesteld worden via het daartoe voorziene forum op de website: http://enot.publicprocurement.be. Datum van openstelling van het forum: 01/01/2016 Datum van sluiting van het forum: 07/02/2016 Opmerking: het forum is een kanaal waarlangs de AO transparant zal communiceren met de inschrijvers. Elke geregistreerde inschrijver kan zijn vragen stellen waarop de AO zal antwoorden. Zowel de vraag als het antwoord zullen voor alle geregistreerde inschrijvers zichtbaar zijn. U vindt hieronder meer informatie over de deelname aan een forum.

Alle nuttige informatie betreffende het platform e-Notification (aanmaak van een profiel, enzovoort) vindt u op http://www.publicprocurement.be . De inschrijvers zullen in ieder geval geacht zijn er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opmaak en de indiening van hun offerte.

I.5 Informatievergadering Er is geen enkele informatievergadering gepland.

P. 9


Ref.: 0906-15-004

I.6 Integriteit In het kader van deze opdracht behandelt de AO de inschrijvers en de mogelijke inschrijvers op voet van gelijkheid en op niet-discriminerende en transparante wijze. De AO besteedt bijzondere aandacht aan de integriteit van haar overheidsopdrachten, zowel op het vlak van de gunning als op dat van de uitvoering. Daartoe  



zorgt de AO er in het bijzonder voor dat elk belangenconflict in de zin van artikel 8 van de wet van 15/06/2006 vermelden wordt; zal elke handeling, overeenkomst of afspraak die de normale concurrentieregels vervalst, ertoe leiden dat de offerte wordt geweerd tijdens de gunningsfase van de opdracht; behoudt de AO zich, in geval van het niet nakomen van één van de bovenvermelde principes tijdens de uitvoeringsfase van de opdracht, het recht voor één van de sancties toe te passen waarvan sprake is in artikel 49 van het KB van 14/01/2013.

Over het algemeen zijn de inschrijvers verplicht zich op professioneel integere wijze te gedragen en zich te onthouden van elke lobbyingactiviteit bij de AO en/of de BAO's. Behalve in de gevallen bepaald in dit bestek zullen de inschrijvers geen enkel contact onderhouden en geen enkele informatie in verband met deze opdracht uitwisselen met de vertegenwoordigers van de AO.

P. 10


Ref.: 0906-15-004

II. Administratieve en contractuele bepalingen II.1 Beschrijving van de opdracht II.1.1. Opdrachttype Deze opdracht is een overheidsopdracht voor leveringen, in overeenstemming met artikel 3 van de wet van 15/06/2006. II.1.2. Voorwerp van de opdracht Deze opdracht heeft als voorwerp de huur en het onderhoud van printoplossingen en diensten ten voordele van bovenvermelde BAO’s. II.1.3. Raamovereenkomst Deze procedure heeft ten doel een raamovereenkomst af te sluiten met één enkele deelnemer, voor een duur van 48 maanden. Opdrachten die op deze raamovereenkomst gebaseerd zijn, worden gegund op de voorwaarden die in de raamovereenkomst vastgelegd zijn (art. 136, al. 2 KB 15/07/2011). II.1.4. Structuur van de opdracht De opdracht omvat 9 posten:

Post 1: Huur en all-in onderhoud van laserprinters Subpost 1: Huur + onderhoud Subpost 2: Verbruiksgoederen Verplichte optie 1: Badging Verplichte optie 2: 3e papierlade Verplichte optie 3: vrijstaand Verplichte optie 4: Rush herstelling Post 2: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Small Subpost 1: Huur + onderhoud Subpost 2: Verbruiksgoederen Verplichte optie 1: Badging Verplichte optie 2: 3e papierlade Verplichte optie 3: vrijstaand

P. 11


Ref.: 0906-15-004

Verplichte optie 4: Rush herstelling Post 3: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Medium Subpost 1: Huur + onderhoud Subpost 2: Verbruiksgoederen Verplichte optie 1: Badging Verplichte optie 2: vrijstaand Verplichte optie 3: Rush herstelling Post 4: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Large Subpost 1: Huur + onderhoud Subpost 2: Verbruiksgoederen Verplichte optie 1: Badging Verplichte optie 2: A3 papierlade Verplichte optie 3: Finisher Verplichte optie 4: vrijstaand Verplichte optie 5: Rush herstelling Post 5: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Medium Subpost 1: Huur + onderhoud Subpost 2: Verbruiksgoederen Verplichte optie 1: Badging Verplichte optie 2: vrijstaand Verplichte optie 3: Rush herstelling Post 6: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Large Subpost 1: Huur + onderhoud Subpost 2: Verbruiksgoederen Verplichte optie 1: Badging Verplichte optie 2: A3 papierlade Verplichte optie 2: Finisher Verplichte optie 4: Vrijstaand Verplichte optie 5: Rush herstelling

P. 12


Ref.: 0906-15-004

Post 7: Software voor het beheer van het printerpark Post 8: Opleidingen Post 9: Communicatieplan Belangrijke opmerkingen - De inschrijvers dienen een prijs in te dienen voor het geheel van het bestek, met inbegrip van de verplichte opties die het bestek bevat. - De AO behoudt zich het recht voor enkel de verplichte en/of vrije opties te bestellen die het best aan haar operationele en/of logistieke behoeften en/of aan zijn budgettaire middelen beantwoorden. De technische clausules van dit bestek (deel 3) bevatten een volledige beschrijving van de doelstellingen en de technische en functionele eisen waaraan moet worden voldaan.

P. 13


Ref.: 0906-15-004

II.2 Percelen De opdracht omvat één enkel perceel.

II.3 Gunningswijze(n) Deze opdracht is het voorwerp van een open offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking, ter uitvoering van de artikelen 23 en 25 van de wet van 15/06/2006 en van artikel 34 van het KB van 15/07/2011. In overeenstemming met artikel 35 van de wet van 15/06/2006 kan de AO zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

II.4 Duur van de opdracht II.4.1. Duur van de opdracht De totale duur van de opdracht is vastgesteld op 48 maanden vanaf de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen.

II.5 Hoeveelheden van de opdracht De AO kan de hoeveelheden die de BAO’S zullen bestellen niet exact bepalen. De hoeveelheden die in de inventaris vermeld zijn, worden enkel ter informatie gegeven. Zo zijn, met uitzondering van de duidelijk vermelde minimale of vaste hoeveelheden zoals bepaald in het bestek, de opgenomen hoeveelheden louter indicatief. De leverancier kan nooit enige schadevergoeding vorderen voor het feit dat deze hoeveelheden niet werden besteld (de AO kan de geschatte hoeveelheden eventueel sterk naar boven of naar beneden wijzigen).

II.6 Gunningswijze van de bestellingen Elk post of optie die gekozen is door een BAO zal het voorwerp zijn van één of meer bestelbons die zullen worden opgesteld naargelang van de behoeften van de verschillende BAO's bedoeld in dit bestek en hun vermogen om de leveringen te behandelen. De bestelbons kunnen tijdens de volledige duur van de opdracht uitgegeven worden.

P. 14


Ref.: 0906-15-004

II.7 Plaats(en) van leveringen (artikel 118 van het KB van 14/01/2013) De leveringen zullen worden geleverd in de maatschappelijke zetel van de AO/BAO’s of een andere plaats die in de bestelbon vermeld is (bv agentschappen van mutualiteiten). De leverancier is verplicht de veiligheidsprocedures van de AO of van andere entiteiten (nm. de BAO's) die bij deze opdracht betrokken zijn te respecteren voor de leveringen.

II.8 Leveringstermijn(en) (art. 116 KB 14/01/2013) De leveringstermijn is maximaal 30 kalenderdagen. Die omvatten de tijd die nodig is om de leveringen voor te bereiden en de eventuele leveringen in dienst te stellen, alsook voor de voorafgaande technische keuringen. De leveringstermijnen bedoeld in dit bestek vangen aan de dag na de verzending van de desbetreffende bestelbon door de AO/BAO’s. Speciale vertragingsboetes: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 5 percent per dag vertraging, van de waarde van de leveringen die met dezelfde vertraging gebeurd zijn. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de levertermijn te garanderen.

II.9 Prijsvaststelling 15/07/2011)

(artikel

13,

§ 1,

van

het

KB

van

Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. Een post volgens prijslijst is een post die voorziet in de indiening van forfaitaire eenheidsprijzen (die alle prestaties omvatten die nodig zijn voor de uitvoering ervan), die vermenigvuldigd zullen worden met de effectief bestelde en uitgevoerde hoeveelheden in het kader van dit post. De hoeveelheden vermeld in de opdrachtdocumenten voor deze posten zijn geschatte hoeveelheden, die ter informatie worden gegeven en zoveel mogelijk de situatie weergeven die effectief overwogen wordt in het kader van deze opdracht. De inschrijver moet het bedrag van zijn eenheids- en globale prijzen bepalen op basis van zijn eigen vaststellingen, rekening houdend met de inhoud en de omvang van de opdracht.

II.10 Prijsopgave in de offerte – Elementen die in de prijs begrepen zijn (artikelen 16 tot 19 van het KB van 15/07/2011) De prijzen worden in de offerte uitgedrukt in euro's (EUR) met twee getallen na de komma. Ze omvatten alle kosten en heffingen die de leveringen (en de eventuele bijkomende leveringen) belasten, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde (btw).

P. 15


Ref.: 0906-15-004

De huur- en onderhoudsprijs (subposten 1) die de inschrijver indient omvatten o.a.:           

de verpakkingen, behalve wanneer ze eigendom blijven van de inschrijver en het laden, de overslag, het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; het lossen, uitpakken en stapelen op de plaatsen van levering1 (verplaatsingen, werkuren en materieel (stukken) inbegrepen); de terugname en het daadwerkelijk recycleren van de verpakkingen en ander afval; de documentatie die met de levering verband houdt; het monteren en het bedrijfsklaar maken; de volledige indienststelling met uitrol van de testpagina. De ophaling bij einde contract2 al de kosten die voortvloeien uit het onderhoud (reinigen, nazicht, op puntstelling van het materieel, herstellingen, vervanging van de gebruikte of beschadigde stukken, verplaatsingen, gevraagde tussentijdse bezoeken,…); de vervanging van een defect apparaat door een identiek of gelijkaardig apparaat met dezelfde toebehoren en prestatievermogen; de basis-opleidingen (zie technische specificaties-deel III); de ‘Service management’ kosten (rapport, verplaatsing, aanwezigheid… - zie technische specificaties-deel III);

De prijs van de verbruiksgoederen (subposten 2) die de inschrijver indient omvatten o.a.:  

levering van de verbruiksgoederen de terugname en het daadwerkelijk recycleren van de verbruikte gebruiksgoederen, verpakkingen en ander afval

De totale prijs moet zowel exclusief als inclusief btw worden meegedeeld, met uitdrukkelijke vermelding van de toegepaste voet. De inschrijver wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen of globale prijzen de eventuele bijkomende prestaties (installatie,…) te hebben inbegrepen die nodig zijn om zijn opdrachten volledig uit te voeren, zonder uitzonderingen noch voorbehoud. De keurings- en voorlopige en definitieve opleveringskosten zijn voor rekening van de partij die de kosten draagt. De totale prijs van de offerte vermeld op het offertemodel dat bij dit bestek is gevoegd, moet elke korting of vermindering bevatten die de inschrijver aan de AO wenst te bieden. De inschrijver zal op geen enkele vergoeding aanspraak kunnen maken voor onderzoeks- of andere kosten die hij heeft gemaakt voor de indiening van een offerte in het kader van deze opdracht.

1

Zie punt II.7 Ophaling van de toestellen aan het einde van het contract, op een vooraf afgesproken tijdstip, dit in de staat waarin ze zich bevinden. 2

P. 16


Ref.: 0906-15-004

II.11 Prijsonderzoek (artikel 21 van het KB van 15/07/2011) De AO zal de in de offerte voorgestelde prijzen onderwerpen aan een prijsonderzoek. Vóór de gunning van de opdracht moeten de inschrijvers de AO alle aanwijzingen geven om haar in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Als de AO bij het prijsonderzoek vaststelt dat een prijs wordt geboden die abnormaal laag of hoog lijkt, zal hij de procedure starten om de inschrijver te bevragen over "abnormale prijzen" (punt II.20.4 van dit bestek).

II.12 Vorm en inhoud van de offertes De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of het Frans en vult de offerteformulier en inventaris in op het model dat bij het bestek is gevoegd. Indien de inschrijver zijn offerte op andere documenten dan het daartoe bestemde formulier opmaakt, waakt hij over de overeenstemming tussen de door hem gebruikte documenten en het formulier. Elk probleem als gevolg van het gebruik van een ander formulier dan het formulier dat PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES voorstelt, behoort tot de volledige en exclusieve verantwoordelijkheid van de inschrijver (artikel 80, van het KB van 15/07/2011). Alle documenten worden opgesteld of ingevuld door een persoon die gemachtigd om verbintenissen aan te gaan voor de inschrijver 3 of door een persoon die daartoe gemachtigd is4 door de inschrijver. Daartoe voegt de gevolmachtigde bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt om de inschrijver te vertegenwoordigen in het kader van deze opdracht. Om de AO in staat te stellen zich ervan te vergewissen dat de inschrijver over deze machtiging beschikt, voegt de inschrijver bij zijn offerte de verantwoordingsstukken waarvan hierboven sprake (volmacht, uittreksel uit de statuten en/of authentieke of onderhandse akte waaruit zijn volmacht blijkt …). Als de inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid is, bestaande uit meerdere natuurlijke of rechtspersonen (vroeger tijdelijke vereniging/vennootschap), wordt de offerte ondertekend door elk van hen (leden van de combinatie). Elk lid van de combinatie wordt hoofdelijk aansprakelijk gesteld voor de goede uitvoering van de opdracht. Als een nalatigheid wordt vastgesteld bij de uitvoering van de opdracht, kunnen de actiemiddelen (straffen, boetes voor laattijdige uitvoering, ambtshalve maatregelen ...) worden toegepast op elk lid van de combinatie. De combinatie duidt de persoon aan die de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid zal vertegenwoordigen tegenover de AO en vermeldt dit in het offertemodel dat bij dit bestek is gevoegd. De gevolmachtigde ondertekent en dateert elke pagina van het offerteformulier en van zijn bijlagen. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht, zoals prijzen, termijnen of technische voorwaarden, kunnen beïnvloeden, moeten eveneens vergezeld gaan van de handtekening van de gevolmachtigde van de inschrijver.

3

Onder 'persoon gemachtigd om verbintenissen aan te gaan voor de inschrijver', dient de inschrijver zelf te worden begrepen als het gaat om een natuurlijke persoon of zijn wettelijke vertegenwoordigers als het gaat om een rechtspersoon. 4 Op basis van een procuratie (bijzondere volmacht)

P. 17


Ref.: 0906-15-004

De inschrijver vermeldt in zijn offerte welke informatie in de offerte volgens hem vertrouwelijk is en daardoor niet ter kennis van derden mag worden gesteld. Hij preciseert waarom deze informatie vertrouwelijk moet worden behandeld. De kwalificatie die de inschrijver geeft, houdt geen verbintenis in voor PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES. De instelling beslist zelf welke informatie vertrouwelijk is volgens de toepasbare regelgeving, waaronder de wet van 15 april 1994, de wet van 5 augustus 2006, en de wet van 17 juni 2013 (art. 10) zonder dat de inschrijver haar dat kan verwijten. De offerte dient de volgende inlichtingen te bevatten: -

de forfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (exclusief btw); het totale bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. btw) het bedrag van de btw het totale bedrag van de offerte in letters en in cijfers (btw inbegrepen) de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die gemachtigd zijn om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon of de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; de datum waarop de voornoemde persoon of personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).

Om de AO in staat te stellen er zo goed mogelijk kennis van te nemen: -

moet de offerte een inhoudsopgave bevatten; volgt de offerte de structuur die in de inventaris van dit bestek is voorzien en bevat ze inlegbladen en/of duidelijke afscheidingen om de verschillende bijlagen/delen van de offerte van elkaar te onderscheiden; zijn de pagina's van de offerte bij voorkeur genummerd (bladen en bijlagen continu genummerd).

II.13 Indiening van de offertes Ongeacht de eventuele varianten (zie artikel II.15 van dit bestek) kan elke inschrijver per opdracht slechts één offerte indienen. De inschrijver dient zijn offerte op papier op te maken. Bij zijn offerte dient hij een elektronische kopie (stick, cd-rom ...) van de offerte te voegen, op een algemeen leesbare drager. De op papier opgemaakte offerte wordt in een definitief gesloten enveloppe gestoken met vermelding van het nummer van het bestek en het voorwerp van de opdracht. Deze enveloppe wordt in een tweede enveloppe gestoken met de volgende vermeldingen: -

het woord 'offerte' in de linkerbovenhoek; het nummer van het bestek en het voorwerp van de opdracht; het adres van de bestemmeling zoals hierboven vermeld.

Ze wordt door een postdienst verzonden (in dit geval geldt de poststempel als bewijs), door een drager afgeleverd of persoonlijk afgegeven bij:

P. 18


Ref.: 0906-15-004

PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES ESV Gentsesteenweg 1434 1082 Brussel Ter attentie van: VANDEVYVERE TOMY De drager overhandigt de offerte, tegen een ontvangstbewijs (dat als bewijs geldt), aan VANDEVYVERE TOMY. De inschrijver zorgt ervoor dat de op papier opgemaakte offerte perfect overeenkomst met de ingescand kopie van de offerte. In geval van verschil is de papieren offerte doorslaggevend.

II.14 Opening van de offertes De offertes dienen de AO uiterlijk op 22/02/2016 om 14 uur (uiterste datum en uur voor indiening) te bereiken volgens één van de hierboven volgende methodes: De offertes zullen op dezelfde dag en hetzelfde uur worden geopend. Het adres en het lokaal waar de offertes geopend zullen worden, zijn: PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES ESV Gentsesteenweg 1434 1082 Brussel Deze zitting zal met open deuren plaatsvinden. Elke offerte moet de voorzitter van de openingszitting van de offertes bereiken voordat hij deze zitting voor geopend heeft verklaard. Enkel de inschrijver is verantwoordelijk voor de tijdige indiening van zijn offerte. Een offerte die na dit ogenblik aankomt, wordt echter in aanmerking genomen voor zover: 1° de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer, 2° en de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd bij de post, ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.

II.15 Varianten en vrije varianten (artikelen 9 en 101 van het KB van 15/07/2011) Ter herinnering: de inschrijvers mogen slechts één offerte indienen. Varianten zijn verboden in het kader van deze opdracht. De inschrijver dient te voldoen aan de minimale, maximale en/of exacte specificaties vereist door dit bestek.

P. 19


Ref.: 0906-15-004

II.16 Opties (artikelen 2, § 1, 11°, 10 en 101 van het KB van 2011) Deze opdracht voorziet in meerdere verplichte opties. Het detail van deze opties bevindt zich in de technische en functionele bepalingen van deze opdracht. De verplichte optie is een bijkomend element bij de offerte, aangeboden op initiatief van de AO, dat zich het recht voorbehoudt deze optie al dan niet te bestellen. De inschrijvers dienen een offerte in te dienen voor elk van de opties opgelegd door dit bestek. De offertes worden vergeleken rekening houdend met de verplichte opties, zelfs indien deze opties nooit gelicht worden in het kader van de uitvoering van de opdracht. De inschrijvers mogen bovendien vrije opties naar keuze voorstellen. De vrije optie is een bijkomend element bij de offerte, voorgesteld op initiatief van de inschrijver die van mening zou zijn dat deze optie beter aan de behoeften van de AO kan voldoen. De vrije optie kan geen betrekking hebben op elementen die vereist zijn door deze opdracht (het is, met andere woorden, verboden elementen die opgelegd worden voor de basisofferte als optie aan te bieden). In dat geval voegen de inschrijvers bij hun offerte een specifieke (en afzonderlijke) bijlage met betrekking tot de voorgestelde optie(s). Deze bijlage dient duidelijk geïdentificeerd, gedateerd en ondertekend te zijn. Enkel de vrije opties die de AO in aanmerking neemt om de economisch meest voordelige offerte te bepalen, zullen worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria van de opdracht. De AO of een BAO is nooit verplicht een optie te lichten: zij behoudt zich het recht voor enkel de verplichte en/of vrije opties te bestellen die het best aan haar operationele en/of logistieke behoeften en/of aan haar budgettaire middelen voldoen.

II.17 Geldigheidsduur (artikel 57 van het KB van 15/07/2011) Overeenkomstig artikel 57 van het KB van 15/07/2011 blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte gedurende een periode van 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst van de offertes. Onder voorbehoud en behoudens een aanvraag tot verlenging van deze termijn door de AO, overeenkomstig artikel 57 van het KB van 15/07/2011, zal de beslissing tot gunning van deze opdracht (en de kennisgeving ervan) worden genomen binnen de voornoemde termijn.

II.18 Bij de offerte te voegen documenten en bescheiden De inschrijver voegt bij zijn offerte: -

Het hierbij gevoegde offertemodel en de inventaris ingevuld en ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. De inschrijver – rechtspersoon – zal de bewijsstukken leveren om de geldigheid van zijn handtekening aan te tonen. Daartoe voegt hij bij zijn offerte een kopie met een uittreksel uit zijn statuten, dat de naam vermeldt van de persoon die gemachtigd is om verbintenissen aan te gaan voor de genoemde vennootschap en dus om de ingediende offerte te ondertekenen.

P. 20


-

Ref.: 0906-15-004

Als de offerte ondertekend is door een gevolmachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Hij verwijst eventueel naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel is gepubliceerd. In geval van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt de persoon aangeduid die de combinatie zal vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid. Alle documenten gevraagd in het raam van de hierna volgende selectiecriteria en gunningscriteria;

De afwezigheid van voornoemde documenten kan aanleiding geven tot het weigeren van de offerte. De documentatie dient overigens voldoende gedetailleerd te zijn om zich een precies beeld te kunnen vormen van de aangeboden leveringen.

P. 21


Ref.: 0906-15-004

II.19 Kwalitatieve selectie De offertes van de inschrijvers zijn onderworpen aan de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria en regelmatig zijn, zullen worden getoetst aan de gunningscriteria vermeld in punt II.21 van dit bestek, voor zover ze formeel en materieel regelmatig zijn. II.19.1. Uitsluitingscriteria

II.19.1.1. Te bezorgen bewijsstuk om na te gaan of de inschrijver zich niet bevindt in één van de gevallen van uitsluiting van de toegang tot de opdracht, waarvan sprake in artikel 61, § 1, van het KB van 15/07/2011 Enkel de inschrijvers die zich niet bevinden in één van de gevallen van uitsluiting van de toegang tot de opdracht bedoeld in artikel 61, § 1, kunnen toegang krijgen tot deze opdracht. Daartoe bezorgt de inschrijver een uittreksel uit zijn5 strafregister, waaruit blijkt dat hij niet het voorwerp is geweest van een veroordeling bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld, zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme; In geval van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet elke inschrijver die lid is van die combinatie individueel voldoen aan deze toegangsvoorwaarden en daar individueel het bewijs van leveren.

5

Als de inschrijver een rechtspersoon is, gaat het dus om het uittreksel uit het strafregister van de rechtspersoon.

P. 22


Ref.: 0906-15-004

II.19.1.2. Bewijsstuk(ken) af te leveren om na te gaan of de inschrijver zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen waarvan sprake in artikelen 61 §2, 62 en 63 van het koninklijk besluit van 15/07/2011 In geval van een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid wordt elke afzonderlijke inschrijver die lid is van dat samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid geacht om individueel te voldoen aan de criteria opgesomd onder dit punt en om er de bijhorende bewijsstukken voor af te leveren. II.19.1.2.1. Sociale zekerheid (artikel 61, § 2, 5°, en artikel 62 van het KB van 15/07/2011) 2) De inschrijver moet voldaan hebben aan zijn verplichtingen tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen.

Voor de inschrijvers die in België gevestigd zijn: De inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid, voegt bij zijn offerte een attest uitgegeven door de RSZ (en voorzien van de droogstempel van de RSZ) waaruit blijkt dat hij in orde is met zijn verplichtingen wat betreft de betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen tot het voorlaatste trimester dat verstreken is voorafgaand aan de uiterste datum voor ontvangst van de offertes. Stelt de inschrijver geen personeel tewerk dat onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid, dan maakt hij aan de AO een RSZ-attest over dat dat bewijst.

Voor de inschrijvers die in een ander land dan België gevestigd zijn: De inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is onder de vorige paragraaf, voegt bij zijn offerte een attest van minder dan zes maanden oud dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien de inschrijver geen personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheid van zijn land, bezorgt hij de AO een kopie van goede kwaliteit van een attest uitgereikt door de bevoegde overheid waarin dat bevestigd wordt. Opmerking Als de inschrijver een natuurlijke persoon is, moet hij voldaan hebben aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid (overeenkomstig de artikelen 61, § 2, 5°, en 62, § 5, van het KB van 2011). Om de AO in staat te stellen zich daarvan te vergewissen, voegt de inschrijver bij zijn offerte een attest betreffende het voorlaatste trimester dat verstreken is, van de bevoegde overheid van de betrokken Staat, dat aantoont dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen.

P. 23


Ref.: 0906-15-004

II.19.1.2.2. : Verplichtingen inzake de betaling van belastingen en taksen (artikelen 61, § 2, 6°, en 63 van het KB van 15/07/11) De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. In dat opzicht dient de inschrijver bij zijn offerte een attest te voegen waaruit blijkt dat hij zijn fiscale verplichtingen nakomt, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. II.19.1.2.3. : Valse verklaringen (artikel 61, § 2, 7°, van het KB van 15/07/11) De inschrijver mag geen valse verklaringen hebben afgelegd in het kader van deze procedure. De inschrijver moet geen enkel document bij zijn offerte voegen. De AO behoudt zich evenwel het recht voor een inschrijver te weren die valse verklaringen heeft afgelegd, mits hij deze beslissing motiveert en, eventueel, passende bewijsstukken voorlegt.

II.19.1.2.4. : Onverenigbaarheid (artikel 64 van het KB van 15/07/2011) Overeenkomstig artikel 64 van het KB van 2011 wordt de inschrijver die belast werd met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van deze opdracht uitgesloten van deze procedure, behalve indien hij aantoont dat hij door die prestaties geen voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst. Om de AO te bewijzen dat hij niet over een dergelijk voordeel beschikt, voegt de betrokken inschrijver bij zijn offerte de bewijsstukken die hij relevant acht. De AO behoudt zich evenwel het recht voor deze bewijsstukken te doen aanvullen of preciseren bij de beoordeling van de offertes. II.19.2. Selectiecriteria met betrekking tot de financiële en economische draagkracht van de inschrijver Zonder afbreuk te doen aan de toepassing van de hierboven bepaalde uitsluitingscriteria, moeten de inschrijvers eveneens aan de hierna volgende voorwaarden voldoen. Wanneer de inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid is, moeten de leden van de combinatie samen aan alle hierboven vermelde punten voldoen.

P. 24


Ref.: 0906-15-004

II.19.2.1. Te bezorgen bewijsstuk(ken) om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver voor de uitvoering van de opdracht , overeenkomstig artikel 67 van het KB van 15/07/2011, te beoordelen II.19.2.1.1. Omzet (artikel 67, § 1, 3°, van het KB van 15/07/2011) De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op eer (conform model bijlage D) ondertekend door de gevolmachtigde van de vennootschap, waarin voor de laatste drie boekjaren van de vennootschap de volgende gegevens vermeld zijn: zijn omzet voor de leveringen die het voorwerp van de opdracht zijn. De jaarlijkse bedragen van de omzet voor de leveringen die het voorwerp van de opdracht zijn, moeten groter zijn dan of gelijk aan een minimumbedrag van 1.000.000 EUR voor elk jaar (ze moeten worden beschouwd als een gemiddelde dat bereikt moet worden over de drie boekjaren] exclusief btw).

II.19.3. Selectiecriterium betreffende de technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijver Zonder afbreuk te doen aan de toepassing van de hierboven bepaalde uitsluitingscriteria en criteria met betrekking tot de financiële en economische draagkracht, moeten de inschrijvers eveneens aan de hierna volgende voorwaarden voldoen. Wanneer de inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid is, moeten de leden van de combinatie samen aan alle hierboven vermelde punten voldoen.

II.19.3.1. Technici (artikel 71, 2° van het KB van 15/07/2011) De inschrijver moet ten minste over de volgende profielen beschikken: 10 technici De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op erewoord (conform model bijlage G) met vermelding van het aantal technici dat ze beschikt. II.19.3.2. Lijst met de belangrijkste uitgevoerde leveringen (artikel 71, 3°, van het KB van 15/07/2011) De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op erewoord (conform bijlage E) met daarin een lijst van de belangrijkste leveringen die vergelijkbaar zijn met het doel van deze opdracht en die hij gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, met vermelding van: -

hun bedrag;

-

de starten einddatum van de opdracht;

-

de volledige gegevens (contactnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, faxnummer) van hun publieke of private bestemmelingen.

Deze lijst moet ten minste de volgende gegevens bevatten: 3 referenties van soortgelijke aard als deze opdracht, met een minimumbedrag van 1.200.000 EUR exclusief btw per referentie.

P. 25


Ref.: 0906-15-004

Onder 'referentie van soortgelijke aard' verstaat de AO: huur en onderhoud van laserprinters en/of multifunctionele printers.

II.19.3.3. Technische uitrusting, maatregelen om de kwaliteit te waarborgen, mogelijkheden op het vlak van studie en onderzoek; (artikel 71, 4°, van het KB van 15/07/2011) De inschrijver voegt bij zijn offerte een beschrijving van de technische uitrusting, van de getroffen maatregelen om de kwaliteit te waarborgen, en van zijn onderneming geboden mogelijkheden op het vlak van studie en onderzoek. De inschrijver dient te beschikken over ene dienst na-verkoop en over een herstelling plaatst. II.19.5. Zich beroepen op de draagkracht van derden (artikel 74 van het KB van 15/07/2011) Om te voldoen aan de bovenvermelde kwalitatieve selectiecriteria kan een inschrijver zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten (moedermaatschappij, dochteronderneming, onderaannemer ...), op voorwaarde dat hij aan de AO het bewijs levert dat hij wel degelijk over de nodige middelen zal beschikken voor de uitvoering van deze opdracht. Daartoe moeten de volgende voorwaarden verplicht vervuld zijn: -

-

de inschrijver voegt bij zijn offerte de formele verbintenis van de andere entiteit dat ze hem, voor de uitvoering van de opdracht, de noodzakelijke middelen ter beschikking zal stellen om te voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria van deze opdracht. Een model van formele verbintenis is als bijlage G bij dit bestek gevoegd. de andere entiteit moet zelf aan de eisen inzake toegangsrecht voldoen, zoals bepaald in punt II.19.1 hierboven. De inschrijver voegt dus bij zijn offerte de nodige bewijsstukken om aan te tonen dat de andere entiteit aan de eisen in kwestie voldoet.

De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat als hij tot opdrachtnemer wordt aangesteld, hij verplicht is een beroep te doen op deze onderaannemers en het inzetten van andere onderaannemers onderworpen is aan de toestemming van de AO (artikel 12 van het KB van 14/01/2013).

II.20 Regelmatigheid De AO onderzoekt de regelmatigheid van de offertes van de geselecteerde inschrijvers, zowel op formeel als op materieel vlak, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 95 en volgende van het KB van 15/07/2011. II.20.1. Onvolledige offertes, voorbehoud ... Onvolledige offertes of offertes die enig voorbehoud inhouden betreffende essentiële punten van de opdracht zullen door de AO als onregelmatig worden beschouwd en zullen worden geweerd. Onvolledige offertes of offertes die enig voorbehoud inhouden betreffende essentiële punten van de opdracht of die niet met de werkelijkheid overeenstemmen, zullen door de AO als onregelmatig worden beschouwd en kunnen dus worden geweerd.

P. 26


Ref.: 0906-15-004

Offertes die formele of materiële onregelmatigheden bevatten die de gelijke behandeling van de inschrijvers kunnen en/of de vergelijking of de beoordeling van de offertes in het gedrang kunnen brengen, worden in ieder geval als onregelmatig beschouwd en zullen worden geweerd. Ter herinnering: artikel 98, §§ 3 en 4, van het KB van 15/07/2011 is van toepassing op deze opdracht. II.20.2. Waarde van de algemene verkoopvoorwaarden De algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijvers zijn niet van toepassing op deze opdracht. Zonder afbreuk te doen aan de toepassing van de volgende opdracht en door het eenvoudigweg indienen van een offerte, zien de inschrijvers af van hun algemene voorwaarden, ook al zijn ze bij hun offerte gevoegd of bevinden ze zich op de achterzijde van hun facturen of van elk ander document dat tijdens de uitvoering van de opdracht wordt afgegeven. Offertes die de algemene voorwaarden van de inschrijver uitdrukkelijk toepasbaar zouden maken op deze opdracht, zullen echter als onregelmatig worden beschouwd en geweerd worden indien de genoemde algemene voorwaarden afwijkingen van en/of voorbehoud op deze opdracht bevatten.

Meest frequente fouten – Ter informatie voor de inschrijver Louter ter informatie worden hieronder de meest frequente fouten opgesomd die de AO heeft aangetroffen in de offertes die ze ontvangen heeft in het kader van haar opdrachten: - De inschrijver maakt zijn algemene verkoopvoorwaarden toepasbaar. Of ze bevatten bijna altijd substantiële afwijkingen van de opdrachtdocumenten. (voorbeelden: automatische indexering van de prijzen die niet overeenstemt met de bepalingen van het bestek, voorbehoud inzake aansprakelijkheid, andere nalatigheidsinteresten dan die welke bepaald zijn in de wetgeving op de overheidsopdrachten, clausules voor het verbreken van de opdracht die niet bepaald zijn in de wetgeving op de overheidsopdrachten …); - het materieel dat door een inschrijver wordt voorgesteld, voldoet niet aan de minimale technische eisen bepaald in de opdrachtdocumenten; - de termijn zijn uitgedrukt in werkdagen terwijl het bestek in kalenderdagen voorziet, of omgekeerd; de offerte bevat twee verschillende prijzen voor eenzelfde post; de inschrijver verbindt zich niet (duidelijk) op zijn prijzen en/of behoudt ze niet tijdens de geldigheidstermijn van de offertes; - er wordt geen rekening gehouden met informatie die in het kader van een rechtzettingsbericht is verstrekt (bv. gebruik van een oude versie van de inventaris ...); - de geleverde monsters komen niet overeen met de inhoud van de offerte (voorbeeld: de monsters zijn performanter dan het materieel dat in de offerte wordt aangeboden tegen de in de inventaris vermelde prijs, waardoor de vergelijking van de offertes wordt vervalst); - de ondertekenaar van de offerte is niet gemachtigd om een verbintenis voor de inschrijver aan te gaan. II.20.3. Materiële en rekenkundige fouten (artikel 96 van het KB van 15/07/2011) Overeenkomstig de voorwaarden vermeld in artikel 96 van het KB van 2011 verbetert de AO de rekenfouten en de zuiver materiële fouten die hij aangetroffen zou hebben in de offertes, zonder dat zij aansprakelijk kan worden gesteld voor niet-ontdekte fouten.

P. 27


Ref.: 0906-15-004

II.20.4. Onderzoek van de prijzen en abnormale prijzen (artikelen 21 en 99 van het KB van 15/07/2011) Nadat de PA de materiële en rekenkundige fouten heeft verbeterd die ze aangetroffen zou hebben, gaat ze over tot het onderzoek van de prijzen in de offertes, overeenkomstig de voorwaarden van de artikelen 21 en 99 van het KB van 15/07/2011. Als de AO vaststelt dat in een offerte een prijs wordt geboden die abnormaal laag of abnormaal hoog lijkt en alvorens de offerte om die reden te weren, verzoekt ze de inschrijver om de nodige schriftelijke verantwoording over de samenstelling van de prijs in kwestie (becijferd en gemotiveerd detail) te verstrekken binnen een termijn die niet minder dan 12 kalenderdagen mag bedragen. De AO verbindt zich ertoe de informatie die de inschrijvers haar verstrekt hebben in het kader van de verantwoording die overeenkomstig dit punt moet worden gegeven, strikt vertrouwelijk te behandelen.

P. 28


Ref.: 0906-15-004

II.21 Gunningscriteria Opmerking: Enkel de offertes van de inschrijvers die werden geselecteerd in overeenstemming met punt II.19 zullen worden geanalyseerd vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid in overeenstemming met punt II.20. En enkel de regelmatige offertes zullen worden getoetst aan de gunningscriteria bepaald in dit punt II.21. De AO zal uit de geselecteerde en regelmatige offertes de economisch meest voordelige offerte kiezen, rekening houdend met de hierna opgesomde criteria en hun respectieve weging. De punten die de inschrijver behaalt voor elk gunningscriterium zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die in totaal het hoogste aantal punten behaalt. De eventuele verplichte opties zullen worden beoordeeld en op die manier meetellen bij de rangschikking van de offertes.

Nr. Beschrijving

Gewicht

1

45 punten

Prijs

De beoordeelde prijs is de totale prijs van de opdracht zoals vermeld in de inventaris die de inschrijver heeft ingediend (alle posten inbegrepen). De offerte waarin de laagste prijs wordt aangeboden, behaalt het maximum van de punten voor dit criterium. Voor de andere offertes zal het criterium 'kostprijs' worden beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregel: B = [P(laagste) / P(offerte)] x Z B = aantal punten behaald door de onderzochte offerte P(laagste) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte P(offerte) = het bedrag van de onderzochte offerte Z = de weging voor het prijscriterium. 2

Interventietijd

20 punten

De beoordeelde interventietijd is de gemiddelde tijd die noodzakelijk is om op site te komen vanaf een aanvraag van de AO/BAO zoals vermeld in bijlage H die de inschrijver heeft ingevuld en ingediend. 3

Reparatietijd

20 punten

De beoordeelde reparatietijd is de gemiddelde tijd die noodzakelijk is om een reparatie te doen en de toestel volledig operationeel te maken na een aanvraag van de AO/BAO zoals vermeld in bijlage I die de inschrijver heeft ingevuld en ingediend. 4

Kwaliteit van de specifieke opleidingen

5 punten

5

Kwaliteit van de software voor het beheer van het printerpark

5 punten

6

Kwaliteit van het communicatieplan

5 punten

P. 29


Ref.: 0906-15-004

Aan elk criterium werd een waarde toegekend. Op basis van de beoordeling van al deze criteria, rekening houdend met de waarde die eraan werd toegekend, zal de opdracht worden gegund aan de inschrijver die de meest voordelige offerte volgens deze beoordeling heeft ingediend.

II.22 Prijsherzieningen (artikel 6, § 1, van de wet 15/06/2006 – artikel 20 van het KB van 15/07/2011)

van

De opdrachtnemer kan vragen dat de prijzen die hij in zijn offerte voorstelt, worden aangepast volgens de onderstaande herzieningsformule en bepalingen: II.22.1 Herzieningsformule Er is geen prijsherziening op de huur van de toestellen, enkel op de kopieprijs. De prijsherziening wordt berekend volgens de hierna volgende clausule/formule: Pn = [0.8 x Po x (cpi/CPI)] + 0.2 Pn = Nieuwe prijs Po = originele prijs CPI = Consumptieprijsindex van de maand van de sluiting van de opdracht. Cpi = Consumptieprijsindex van de voorlaatste maand voorafgaand aan de datum van de sluiting van de opdracht. II.22.2 Toepassingsvoorwaarden van de herzieningsformule Als de opdrachtnemer de bovenvermelde prijsherzieningsformule wil laten toepassen, zal hij dit aanvragen bij de AO, per aangetekende brief, uiterlijk 30 kalenderdagen vóór de verjaar datum van de sluiting van de opdracht. Deze aanvraag moet vergezeld zijn van alle elementen die nodig zijn om de goede toepassing van de prijsherzieningsformule, zoals hierboven bepaald, na te gaan. Aanvragen die na deze datum worden verzonden, zullen niet in aanmerking worden genomen door de AO. Zonder betwisting vanwege de AO binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst van deze brief, zal de prijsherziening toepasbaar zijn overeenkomstig de informatie die de opdrachtnemer in zijn brief heeft verstrekt. De AO kan een prijsherziening vragen op dezelfde voorwaarden als die welke hierboven zijn bepaald.

P. 30


Ref.: 0906-15-004

II.23 Communicatie, elektronische middelen (artikel 6 van het KB van 15/07/2011) In het kader van deze opdracht geeft de AO toestemming voor het gebruik van elektronische middelen tijdens de procedure, voor de uitwisseling van de andere schriftelijke stukken dan de offertes of aanvragen tot deelneming (bv. aanvullende informatie en preciseringen ...). Ter herinnering: elk geschreven stuk opgesteld met elektronische middelen dat een macro, een computervirus of elke andere schadelijke instructie zou bevatten, kan in een veiligheidsarchief worden opgenomen of, indien technisch noodzakelijk en voor zover het niet gaat om een offerte of een aanvraag tot deelneming, als niet ontvangen worden beschouwd. In dat geval brengt de AO de betrokken kandidaat/inschrijver daarvan op de hoogte.

II.24 Gunning en sluiting van de opdracht (artikel 6 van het KB van 15/07/2011) De inschrijvers van wie de offerte niet werd geselecteerd, onregelmatig is of niet in aanmerking werd genomen, zullen hiervan op de hoogte worden gebracht door middel van een gemotiveerde brief. Ze zullen over een termijn van vijftien dagen vanaf de dag na de verzending van deze brief beschikken om eventueel beroep aan te tekenen. De inschrijver van wie de offerte werd gekozen, zal hiervan eveneens per brief op de hoogte worden gebracht. Deze brief houdt echter geen enkele contractuele verbintenis in ten aanzien van de gekozen inschrijver en schort overigens de geldigheidstermijn van de offertes op. Na afloop van deze termijn en bij afwezigheid van enig beroep, wordt de opdracht afgesloten door de betekening aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte.

II.25 Vertrouwelijkheid van de offertes (artikel 11 van de wet van 15/06/2006 en artikel 10 van de wet van 17/06/2013) Niettegenstaande elke andersluidende bepaling in de ontvangen offertes, zijn deze niet onderworpen aan een algemene vertrouwelijkheidsverplichting vanwege de AO en de BAO's. Enkel informatie die specifiek als vertrouwelijk is aangegeven door een inschrijver of ter uitvoering van de opdrachtdocumenten zal als dusdanig worden behandeld. De volgende informatie zal in ieder geval als vertrouwelijk worden beschouwd door de AO en de BAO's: -

de identiteit van de personen vermeld in de offerte van de inschrijvers; de diverse ingediende prijselementen;

De inschrijvers die wensen dat bepaalde informatie in hun offerte onderworpen wordt aan een vertrouwelijkheidsverplichting vanwege de AO en de BAO's, vermelden dit uitdrukkelijk aan het begin van hun offerte, overeenkomstig punt II.12 van dit bestek. De aandacht van de inschrijvers wordt evenwel gevestigd op het feit dat de nuttige elementen voor het beoordelen van de offerte ten opzichte van de gunningscriteria in geen geval gedekt zijn door de vertrouwelijkheid, niettegenstaande elke andersluidende bepaling in de ontvangen offertes. Het betreft hier in het bijzonder de prijzen van de offertes.

P. 31


Ref.: 0906-15-004

Door het eenvoudigweg indienen van een offerte verklaren de inschrijvers zich akkoord met de inhoud van dit artikel.

II.26 Leidend 14/01/2013)

ambtenaar

(artikel 11

van

het

KB

van

De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en onder toezicht van de leidend ambtenaar: Naam: Tim de Pourcq, IT Manager – IT Supplier Management, OPI Adres: Partena OZV, Sluisweg 2, 9000 Gent Telefoon: 09.2698543 E-mail: [email protected]

II.27 Onderaanneming (artikel 12 van het KB van 15/07/2011 – artikel 12 van het KB van 14/01/2014) Voor de praktische uitvoering van de opdracht mag de inschrijver onderaannemingsovereenkomsten sluiten met een of meer derden. De inschrijver zal echter in zijn offerte (cf. bijlage C) aangeven welk deel van de opdracht hij van plan is uit te besteden. Hij zal een lijst bijvoegen met onderaannemers, inclusief hun gegevens, hun technische bekwaamheid en hun vaardigheden om relevant tussenbeide te komen in de uitvoering van deze opdracht. Gedurende de uitvoering mag de opdrachtnemer die lijst niet wijzigen noch er nieuwe onderaannemers aan toevoegen zonder het voorafgaande schriftelijke akkoord van de AO. De goedkeuring door de AO van een of meer onderaannemers ontheft de opdrachtnemer geenszins van zijn verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in dit bestek. PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES erkent geen enkele band met derden indien de inschrijver een deel van de prestaties of leveringen in het kader van dit bestek aan hen zou uitbesteden.

II.28 Verzekeringen (artikel 24 van het KB van 14/01/2013) De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.

P. 32


Ref.: 0906-15-004

II.29 Borgtocht (artikel 25 en volgende van het KB van 14/01/2013) De borgtocht is de financiële garantie gegeven door de opdrachtnemer voor zijn verplichtingen tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht (artikel 2, 8°, van het KB van 14/01/2013). II.29.1 Bedrag van de borgtocht (artikel 25 van het KB van 14/01/2013) Omdat het onmogelijk is een totale prijs vast te leggen op het ogenblik van het sluiten van de opdracht, door het variabele aantal en bedrag van de bestellingen die zullen worden geplaatst tijdens de uitvoering van de opdracht, wordt de berekeningsbasis van de borgtocht door de AO vastgesteld op 600.000 EUR exclusief btw. Het bedrag van de door de opdrachtnemer te stellen borgtocht, vastgesteld op 5% van deze som, is dus gelijk aan 30.000 EUR. II.29.2 Borgstelling en bewijs van de borgstelling (artikelen 26 en 27 van het KB van 14/01/2013) Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten (zie punt II.24 betreffende het sluiten van de opdracht), levert de opdrachtnemer het bewijs van de borgstelling volgens de bepalingen van de artikelen 26 en 27 van het KB van 14/01/2013. Dit bewijs wordt, naargelang het geval, geleverd door overlegging aan de AO van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Het bewijs, ondertekend door de deponent, vermeldt voor wie de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, door beknopte vermelding van het doel van de opdracht en de referentie van het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer. Verzuim van borgstelling (artikel 29 van het KB van 14/01/2013) Wanneer de inschrijver verzuimt de borgtocht te stellen, is artikel 29 van het KB van 14/01/2013 van toepassing. Dit artikel bepaalt het volgende: "Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de in artikel 27 vermelde termijn, wordt

hij in gebreke gesteld per aangetekende zending. Deze ingebrekestelling geldt als proces-verbaal in de zin van artikel 44, § 2. Wanneer hij de borgtocht niet stelt binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van de aangetekende zending, kan de aanbestedende overheid : 1° hetzij overgaan tot een ambtshalve borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen. In dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; 2° hetzij een ambtshalve maatregel toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of vertragingsboetes uit.

P. 33


Ref.: 0906-15-004

Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de opdrachtnemer nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan de aanbestedende overheid van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende, afhouden en deze aanwenden om de borgtocht opnieuw aan te vullen. " II.29.4. Vrijgave van de borgtocht (artikelen 33 en 158 van het KB van 14/01/13) De borgtocht zal in één keer worden vrijgegeven na de definitieve oplevering van de opdracht (zie punt II.35).

II.30 Taalgebruik tijdens de uitvoering De taal die gebruikt zal worden tijdens de uitvoering van de opdracht is het Nederlands en het Frans. Alle contacten tussen de opdrachtnemer en de AO of met één van de andere door deze opdracht beoogde BAO's zullen verlopen in het Nederlands en het Frans. De documenten, briefwisseling en emails uitgaande van de opdrachtnemer zullen uitsluitend opgesteld worden in het Nederlands en het Frans. Bijgevolg zal de inschrijver erop toezien dat hij, voor het beheer van het dossier van de AO, een correspondent aanstelt die ontegensprekelijk over de nodige capaciteiten beschikt om te werken en te communiceren in deze talen.

II.31 Intellectuele rechten (artikelen 19 tot 23 van het KB van 14/01/2013) Niet van toepassing.

II.32 Keuringen Er is een voorafgaande keuring voorzien voor elk model. De opdrachtnemer zal een Proof of Concept organiseren bij de IT-afdeling in kantoren van Partenamut te Molenbeek (Boulevard Louis Mettewie 74-76 1080 Molenbeek-Saint-Jean) gedurende minimum 1 maand, waarbij de voorgestelde modellen kunnen getest worden, dit voornamelijk voor het printen vanuit AS/400 en de compatibiliteit met Secure Print & follow-me software. Op dat moment willen we ook alle bestaande types badges testen, zodat we zeker zijn dat deze kunnen gebruikt worden op de multifunctionele toestellen in al onze locaties. Het resultaat van dit nazicht wordt vermeld in een proces-verbaal van keuring. De leveringen kunnen pas begonnen na deze keuring.

P. 34


Ref.: 0906-15-004

II.33 Verificatie van de leveringen – Voorlopige oplevering(en) (artikelen 41 tot 43, 120, en 128-131 van het KB van 14/01/2013) De oplevering van de opdracht bestaat uit het nazicht door de BAO’s van de conformiteit van de leveringen die door de leverancier geleverd worden met de regels van de kunst en met de voorwaarden en clausules van de opdracht. De voorlopige opleveringen gebeurt volledig op de plaats van levering. Dit nazicht zal plaatsvinden binnen een termijn van dertig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de leveringsdatum, conform artikel 120 van het KB 14/01/2013. Het resultaat van dit nazicht en de datum van de keuringsaanvraag worden vermeld in een proces-verbaal. Beschadigde of niet conforme artikelen zullen geweigerd zijn. De opdrachtnemer is gehouden deze artikelen op zijn kosten te vervangen binnen de normale leveringstermijn. Alle keuringskosten die elk van de partijen maakt, zijn respectievelijk voor rekening van elke partij.

II.34 Huur en onderhoud (artikelen 65 en 134 van het KB van 14/01/2013) Het huurcontract en onderhoudscontract van een apparaat begint te lopen vanaf de dag wanneer de voorlopige oplevering van het verworven apparaat aanvaard is.

II.35 Definitieve oplevering (artikel 142 en 157 van het KB van 14/01/2013) Bij het verstrijken van de terbeschikkingstelling wordt een proces-verbaal tot vaststelling van de teruggave van de levering aan de leverancier opgesteld.

II.36 Factureringswijze en betalingstermijn II.36.1 Factureringswijze Aparte trimestrieel facturen zullen worden opgesteld. De driemaandelijkse facturen in mindering bevatten de volgende zaken: huur- en onderhoudsprijs van de eenheid De opgegeven clickprijs vermenigvuldigd met het vooropgesteld aantal prints gerekend voor de volgende periode van 3 maand. Per kwartaal gebeurt eveneens een afrekening van de voorbije 3 maanden van de afdrukken in meer/min. op basis van de tellerstanden, de opname hiervan dient automatisch te gebeuren. De clickprijs die zal aangerekend worden in meer/min is gelijk aan de opgegeven clickprijs. Eén A4-afdruk is 1 click, een A4 recto-verso afdruk is maximum twee clicks. Het scannen is gratis; geen enkele scan kan dus als “kopieclick” aangerekend worden.

P. 35


Ref.: 0906-15-004

Elke factuur (opgemaakt btw inbegrepen) moet bij voorkeur elektronisch in twee exemplaren opgestuurd worden naar de BAO die de bestelling heeft geplaatst voor de opgeleverde leveringen. De gedetailleerde adressen van de deelnemende BAO's zullen worden meegedeeld aan de opdrachtnemer. De facturen moeten dus opgemaakt worden op naam van elke BAO voor de leveringen die deze BAO betreft. Elke andersluidende bepaling in de offerte van een inschrijver zal als nul en van geneer waarde worden beschouwd. Zo ook zal elke factuur die deze bepaling niet respecteert, als onregelmatig worden beschouwd en dus niet betaald kunnen worden. De facturen zullen bovendien vergezeld gaan van een kopie van de bestelbon van de AO of van de betrokken BAO voor deze leveringen en van een kopie van het proces-verbaal van oplevering. De betalingen zullen worden overgeschreven op de bankrekening waarvan de opdrachtnemer het nummer zal hebben meegedeeld aan de AO. Facturen die naar een ander adres worden gestuurd, worden niet in aanmerking genomen. II.36.2 Betalingen (artikelen 66 en 160 van het KB van 14/01/2013) Behoudens betwisting wordt de betaling uitgevoerd binnen dertig kalenderdagen vanaf het verstrijken van de termijn voor het nazicht van de leveringen (zie punt II.33), voor zover de AO tegelijkertijd in het bezit is van de naar behoren opgestelde factuur en, eventueel, van de andere documenten vereist door dit bestek. Elke BAO is rechtstreeks en exclusief verantwoordelijk voor de betaling van hetgeen haar gefactureerd wordt en betrekking heeft op leveringen die zij zelf heeft besteld. De AO is bijgevolg noch de hoofdsom, noch de eventuele interesten verschuldigd.

II.37 Vertrouwelijkheid (artikel 18 van het KB van 14/01/2013) De opdrachtnemer verbindt zich ertoe noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks, uit publicitaire of om welke reden ook, aan derden mee te delen dat hij deze opdracht uitvoert voor de AO of voor een BAO, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming vanwege de AO. Hij mag de AO wel gebruiken als referentie voor een andere opdracht. De opdrachtnemer verbindt zich er over het algemeen toe om alle inlichtingen en informatie die hij verkregen heeft of waarvan hij kennis zou hebben genomen in het kader van of ter gelegenheid van de uitvoering van deze opdracht, strikt vertrouwelijk te behandelen en te doen behandelen door zijn onderaannemers. Alle informatie die de opdrachtnemer van PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES ontvangen heeft in het kader van deze opdracht dient als vertrouwelijk te worden beschouwd in de zin van artikel 18 van het KB van 14/01/2013. Enkel PARTENA PROMERIS CORPORATE SERVICES mag beslissen om deze informatie ter beschikking te stellen van derden. Hij blijft ten aanzien van de AO of de BAO aansprakelijk voor de niet-naleving van deze verplichting door zijn aangestelden, door zijn eventuele onderaannemers en door de aangestelden van deze laatsten. Meer in het bijzonder:

P. 36


Ref.: 0906-15-004

1. De opdrachtnemer, onderaannemer in de zin van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WBP genoemd), handelt uitsluitend voor rekening van de AO, verantwoordelijk voor de verwerking, conform het Belgisch recht voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer en conform de instructies van de AO, onder haar toezicht en haar verantwoordelijkheid. 2. De opdrachtnemer neemt de gepaste fysieke, technische en organisatorische maatregelen om de gegevens waartoe hij toegang heeft in het kader van deze opdracht te beveiligen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, ten niet toegelaten wijziging, verspreiding of toegang, en tegen elke andere onwettige verwerking. Deze maatregelen dienen (blijvend) overeen te stemmen met de regels van de kunst en de techniek in deze materie. Ze moeten worden aangepast door de opdrachtnemer om een adequate bescherming in de zin van artikel 16 van de WBP te blijven garanderen. De specifieke maatregelen die door de AO zijn opgenomen in zijn bestek en de eventuele bijkomende maatregelen die de opdrachtnemer heeft gespecificeerd in zijn offerte zijn bindend.

II.38 Algemene aansprakelijkheid (artikel 122, 137 en 138 van het KB van 14/01/2013) en in gebreke blijven (artikel 44 en volgende, artikelen 123 en 124 van het KB van 14/01/2013) II.38.1 Algemene aansprakelijkheid (art. 137 en 138 van het KB 14/01/2013) De leverancier is ertoe verplicht: - de leveringen, binnen de bepaalde termijnen, ter beschikking te stellen; - hun onderhoud te waarborgen en binnen de opgelegde termijn alle nodige herstellingen uit te voeren om de leveringen, tijdens de volledige duur van de opdracht, in goede staat te houden. Wanneer leveringen tijdens de duur van de opdracht volledig of gedeeltelijk worden vernield buiten iedere aansprakelijkheid van de BAO’s, vervangt de leverancier ze of herstelt hij ze op eigen kosten binnen de opgelegde termijn. II.38.2 In gebreke blijven De artikelen 44 en volgende van het KB van 14/01/13 en de artikelen 123 en 124 zijn van toepassing op deze opdracht. De opdrachtnemer zal in elk geval geacht worden in gebreke te zijn als de prestaties niet beëindigd zijn binnen de overeengekomen termijnen of als ze niet uitgevoerd worden volgens de voorwaarden bepaald in dit bestek.

II.38.3.1 Straffen (artikel 45 van het KB van 14/01/2013) Als de opdrachtnemer de verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht niet nakomt, zal een gemotiveerd proces-verbaal van bevinding van niet-naleving worden opgemaakt volgens artikel 44, § 2, van het KB van 14/01/2013, onverminderd de toepassing van vertragingsboetes en eventuele bijzondere straffen bepaald in dit bestek. De straffen voor gebrekkige uitvoering van de prestaties zullen worden berekend volgens artikel 45, § 2, van het KB van 14/01/2013.

II.38.3.2 Boetes wegens laattijdige uitvoering (artikelen 46 en 123 van het KB van 14/01/2013)

P. 37


Ref.: 0906-15-004

Onverminderd de toepassing van specifieke boetes en eventuele bijzondere straffen bepaald in dit bestek, zijn de boetes wegens laattijdige uitvoering verschuldigd zonder ingebrekestelling en worden ze van rechtswege toegepast tegen het tarief bepaald in artikel 46 en artikel 123 van het KB van 14/01/2013.

II.38.3.3 Ambtshalve maatregelen (artikelen 47 en 124 van het KB van 14/01/2013) De AO kan, zo nodig, ook ambtshalve maatregelen treffen ter uitvoering van de artikelen 47 en 124 van het KB van 14/01/2013, op de voorwaarden bepaald in deze artikelen.

II.39 Geschillen (artikel 73 van het KB van 14/01/2013) Alle geschillen met betrekking tot de plaatsing van de opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel, ter uitvoering van het Belgisch recht. De voertaal is het Frans. Elke andersluidende bepaling in de offerte van de opdrachtnemer zal als niet bestaand worden beschouwd Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Gent (Partena OZV) of Brussel (Partenamut), ter uitvoering van het Belgisch recht. De voertaal is het Nederlands (Partena OZV) of het Frans (Partenamut). Elke andersluidende bepaling in de offerte van de opdrachtnemer zal als niet bestaand worden beschouwd. De aanbestedende dienst is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

II.40 Niet exclusiviteit De opdrachtnemer verwerft niet het exclusieve recht tot uitvoering tijdens de looptijd van de opdracht.

P. 38


Ref.: 0906-15-004

III. Beschrijving van de technische eisen

III.1 Doel van de opdracht Deze opdracht heeft tot doel de printerpark van de groep Partena Promeris te hernieuwen.

III.2 Producten / Bijkomende prestaties Algemene opmerking: De opdrachtnemer stelt de handboeken of elke andere documentatie ter beschikking van de AO/BAO, die noodzakelijk blijken voor een gepast gebruik van de geleverde producten die deel uitmaken van de opdracht. Deze handboeken en documentatie zullen opgesteld zijn in het Nederlands en Frans.

III.2.1 POST 1: Huur en all-in onderhoud van laserprinters III.2.1.1. Subpost 1: Huur + onderhoud A. Minimale eisen van de apparaten:                     

Nieuwe Netwerk laserprintertoestellen Netwerk connectie: Ethernet 100/1000 Mbps Netwerkkabel (RJ45) van minimum 3 meter. Minimum resolutie: 600 x 600 DPI Talen: PCL5e, PCL6, Post Script Minimum aantal pagina’s in Simplex: 40 PPM Ondersteunde besturingssystemen: Microsoft, i-Series, Linux, AIX Compatibel met Mapping400 Papierformaten: A4 Papierlades: 1 lade voor manuele input – 2 lades voor automatische input Capaciteit voor automatische input: minimum 500 vellen per lade Papiersoorten: van 60 tot 90 gr, etiketten en transparanten Korte opwarmtijd (max. 30 seconden) Eerste afdruk binnen de 15 seconden RAM-geheugen: 256 MB – uitbreidbaar Voeding: conform de algemene regelgeving voor elektrische installaties De mogelijkheid tot beveiligd printen bieden (een bestand kan pas worden uitgeprint nadat de gebruiker zich met zijn badge geïdentificeerd heeft op de lezer van de printer) Handleiding van de printer in Nederlands en Frans De printers worden geleverd met een eerste set verbruiksgoederen Labels: Energy Star, Blue Angel of gelijkwaardig Automatische recto/verso (duplex)

De inschrijver mag geen minimumaantal toestellen opleggen, alsook geen minimum te realiseren aantal prints, niet per toestel, noch in totaal.

B. Onderhoudsvoorwaarden:

P. 39


• • • •

Ref.: 0906-15-004

Een toestel wordt als defect beschouwd wanneer het niet in staat is kwalitatieve kopieën/prints af te leveren Een toestel wordt als veelvuldig defect beschouwd wanneer over een periode van 2 maand de som van alle defecten meer dan 30 uur bedraagt Een toestel wordt als “te vervangen” beschouwd wanneer de uptime, gerekend over een periode van 6 maand minder dan 95% bedraagt. Een “te vervangen toestel” dient te worden vervangen door een gelijkwaardig toestel van hetzelfde type (of beter) Het onderhoud van de toestellen omvat het preventief en het correctief onderhoud Onder onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en leveringen (personeel, materiaal, vervoer, diensten enz. ...) die noodzakelijk zijn om de toestellen op volmaakte wijze in bedrijf te houden. Alle tussenkomsten voor defecten te wijten aan een beperkte levensduur, slijtage of aan oorzaken die eigen zijn aan de toestellen (toners inbegrepen), vallen binnen het kader van dit onderhoud. Onder preventief onderhoud dient te worden begrepen: elke prestatie en/of levering die op het einde van elke autonomieperiode dient uitgevoerd te worden opdat gedurende de volgende autonomieperiode elk toestel perfect zou werken. Onder autonomieperiode wordt begrepen de periode tussen 2 opeenvolgende preventieve onderhoudsbeurten. Het preventief onderhoud dient binnen de 5 werkdagen te gebeuren. Onder correctief onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en/of leveringen die dienen uitgevoerd te worden ten gevolge van de slechte werking van een of ander onderdeel van de toestellen. Correctief onderhoud dient binnen 8 werkuren6 te gebeuren (interventietijd), met een garantie op herstelling binnen de 24 uur (reparatietijd). Speciale vertragingsboetes ivm interventietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 50 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen. Speciale vertragingsboetes ivm reparatietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 100 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen.

• • •

Het vervangen van defecte onderdelen zal steeds door techniekers gebeuren, en dus niet door personeel van eigen diensten worden uitgevoerd Interventies moeten via e-mail kunnen worden aangevraagd. De leverancier draagt de volledige verantwoordelijkheid voor alle onderhoudsprestaties van de door hem aangeduide technische dienst. C. Basisopleidingen

Deze opleiding omvat het gebruik van de basisfunctionaliteiten zoals zoom, nieten,..; het vervangen van toner en het oplossen van papierstoringen. Voor toestellen die voorzien zijn van een faxmodule, dient het (basis)gebruik van deze module te worden uitgelegd (zowel vanop het toestel als vanop de pc). Ook moeten de verschillende scanmogelijkheden worden getoond. De basisopleiding gebeurt online en voorziet eveneens instructie-kaarten beschikbaar bij de toestellen, deze bevatten onder andere volgende informatie: • Aanmelden op het multifunctionele toestel • Wijzigen van standaardinstellingen 6

Werkuren zijn van 8 tot 17uur.

P. 40

PARTENA PROMERIS Corporate Services • • • • • • •

Ref.: 0906-15-004

Verzenden van een beveiligde printopdracht Aanmelden en vrijgeven van een beveiligde printopdracht(en) Een kopie maken Scannen (scannen naar e-mail, scannen naar bestand) Faxen Vervangen van verbruiksgoederen Corrigeren van foutmeldingen D. Service Management D.1. Reporting

Naast de ad-hoc rapporten beschikbaar in de beheersoftware zal de inschrijver een maandelijks (gedurende de 6 eerste maanden) en driemaandelijks (voor de rest van de opdracht) rapport leveren aan de leidende ambtenaar. Dit rapport zal volgende informatie bevatten (per site en printermodel): • Een lijst van alle incidenten • Een lijst van alle interventietijden • De tellers van alle printers • Een lijst van de tonerleveringen • Een lijst van alle leveringstijden • Verbetervoorstellen Dit rapport zal ook een historiek van minimum 6 maanden bevatten zodat trends geïdentificeerd kunnen worden. D.2. Governance De inschrijver zal elk kwartaal een service meeting organiseren met vertegenwoordigers van de AO/BAO’s. Gedurende deze meeting wordt de inhoud van het maandelijks/driemaandelijks rapport bekeken en worden de verschillende verbeteringsvoorstellen besproken. III.2.1.2. Subpost 2: Verbruiksgoederen • • •

De toelevering van alle nodige producten, inclusief toners en afvaltonerreservoirs, met uitzondering van papier, dat echter geen voorwerp mag uitmaken van een verplichte aankoop. Een beperkte stock van toners moet steeds ter plaatse aanwezig zijn, zodat ze door eigen personeel kunnen vervangen worden. Deze toners moeten onderling uitwisselbaar zijn tussen toestellen die hetzelfde type toner gebruiken.

III.2.1.3. Verplichte optie 1: Badging • •

De toegang tot de toestellen moet mogelijk zijn met de bestaande badges (voornamelijk Proximity en Mifare badges) Over een geïntegreerde badgelezer te beschikken die met de hiervoor vermelde badges overweg kan

III.2.1.4. Verplichte optie 2: 3e papierlade •

Een 3e papierlade met een minimumcapaciteit van 500 vellen.

III.2.1.5. Verplichte optie 4: vrijstaand •

Mogelijkheid om onderste papierlade of onderzetkast met zwenkwielen uit te rusten.

III.2.1.6. Verplichte optie 5: rush herstelling

P. 41


Ref.: 0906-15-004

De inschrijver is verplicht een prijs te bieden voor een rush herstelling (herstelling die moet binnen de 4 werkuren gebeuren). De prijs die gevraagd is, is een forfaitaire prijs per interventie (verplaatsing, prestaties,…).

III.2.2 POST 2: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Small III.2.2.1. Subpost 1: Huur + onderhoud A. Minimale eisen van de apparaten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Nieuwe Netwerk MFP-toestellen Netwerk connectie: Ethernet 100/1000 Mbps Netwerkkabel (RJ45) van minimum 3 meter Minimum resolutie: 600 x 600 dpi Talen: PCL5e, PCL6, Post Script Minimum aantal pagina’s in Simplex: 30 PPM De scanner moet een recto/verso document A4/A3 in 1 beweging kunnen digitaliseren via de automatische document feeder De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten zonder verdere bewerking door te sturen naar een e-mailadres of een map op de file server De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten in verschillende formaten (doorzoekbare PDF, JPG, TIFF) te verzenden/op te slaan De scanner moet eveneens een koppeling met Windows Active Directory (LDAP) voorzien. Ondersteunde besturingssystemen: Microsoft, i-Series, Linux, AIX Compatibel met Mapping400 Papierformaten: A4 Papierlades: 1 lade voor manuele input – 2 lades voor automatische input Capaciteit voor automatische input: minimum 500 vellen per lade Papiersoorten: van 60 tot 90 gr, etiketten en transparanten Korte opwarmtijd (max. 30 seconden) Eerste afdruk binnen de 15 seconden RAM-geheugen: 256 MB – uitbreidbaar Eigen harde schijf van min. 100 Gb Voeding: conform de algemene regelgeving voor elektrische installaties De mogelijkheid tot beveiligd printen bieden (een bestand kan pas worden uitgeprint nadat de gebruiker zich met zijn badge geïdentificeerd heeft op de lezer van de printer) Handleiding van de printer in Nederlands en Frans De printers worden geleverd met een eerste set verbruiksgoederen Labels: Energy Star, Blue Angel of gelijkwaardig Automatische recto/verso (duplex)

De inschrijver mag geen minimum aantal toestellen opleggen, alsook geen minimum te realiseren aantal prints, niet per toestel, noch in totaal. B. Onderhoudsvoorwaarden: • • •

Een toestel wordt als defect beschouwd wanneer het niet in staat is kwalitatieve kopieën/prints af te leveren Een toestel wordt als veelvuldig defect beschouwd wanneer over een periode van 2 maand de som van alle defecten meer dan 30 uur bedraagt Een toestel wordt als “te vervangen” beschouwd wanneer de uptime, gerekend over een periode van 6 maand minder dan 95% bedraagt. Een “te vervangen toestel” dient te worden vervangen door een gelijkwaardig toestel van hetzelfde type (of beter)

P. 42

PARTENA PROMERIS Corporate Services •

Ref.: 0906-15-004

Het onderhoud van de toestellen omvat het preventief en het correctief onderhoud Onder onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en leveringen (personeel, materiaal, vervoer, diensten enz. ...) die noodzakelijk zijn om de toestellen op volmaakte wijze in bedrijf te houden. Alle tussenkomsten voor defecten te wijten aan een beperkte levensduur, slijtage of aan oorzaken die eigen zijn aan de toestellen (toners inbegrepen), vallen binnen het kader van dit onderhoud. Onder preventief onderhoud dient te worden begrepen: elke prestatie en/of levering die op het einde van elke autonomieperiode dient uitgevoerd te worden opdat gedurende de volgende autonomieperiode elk toestel perfect zou werken. Onder autonomieperiode wordt begrepen de periode tussen 2 opeenvolgende preventieve onderhoudsbeurten. Het preventief onderhoud dient binnen de 5 werkdagen te gebeuren. Onder correctief onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en/of leveringen die dienen uitgevoerd te worden ten gevolge van de slechte werking van een of ander onderdeel van de toestellen. Correctief onderhoud dient binnen 8 werkuren7 te gebeuren (interventietijd), met een garantie op herstelling binnen de 24 uur (reparatietijd). Speciale vertragingsboetes ivm interventietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 50 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen. Speciale vertragingsboetes ivm reparatietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 100 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen.

• • •

Het vervangen van defecte onderdelen zal steeds door techniekers gebeuren, en dus niet door personeel van onze diensten worden uitgevoerd Interventies moeten via e-mail kunnen worden aangevraagd. De leverancier draagt de volledige verantwoordelijkheid voor alle onderhoudsprestaties van de door hem aangeduide technische dienst. C. Basisopleidingen

Deze opleiding omvat het gebruik van de basisfunctionaliteiten zoals zoom, nieten,..; het vervangen van toner en het oplossen van papierstoringen. Voor toestellen die voorzien zijn van een faxmodule, dient het (basis) gebruik van deze module te worden uitgelegd (zowel vanop het toestel als vanop de pc). Ook moeten de verschillende scanmogelijkheden worden getoond. De basisopleiding gebeurt online en voorziet eveneens instructie-kaarten beschikbaar bij de toestellen, deze bevatten onder andere volgende informatie: • Aanmelden op het multifunctionele toestel • Wijzigen van standaardinstellingen • Verzenden van een beveiligde printopdracht • Aanmelden en vrijgeven van een beveiligde printopdracht(en) • Een kopie maken • Scannen (scannen naar e-mail, scannen naar bestand) • Faxen • Vervangen van verbruiksgoederen • Corrigeren van foutmeldingen 7


P. 43


Ref.: 0906-15-004

D. Service Management D.1. Reporting Naast de ad-hoc rapporten beschikbaar in de beheersoftware zal de inschrijver een maandelijks (gedurende de 6 eerste maanden) en driemaandelijks (voor de rest van de opdracht) rapport leveren aan de leidende ambtenaar. Dit rapport zal volgende informatie bevatten (per site en printermodel): • Een lijst van alle incidenten • Een lijst van alle interventietijden • De tellers van alle printers • Een lijst van de tonerleveringen • Een lijst van alle leveringstijden • Verbetervoorstellen Dit rapport zal ook een historiek van minimum 6 maanden bevatten zodat trends geïdentificeerd kunnen worden. D.2. Governance De inschrijver zal elk kwartaal een service meeting organiseren met vertegenwoordigers van de AO/BAO’s. Gedurende deze meeting wordt de inhoud van het maandelijks/driemaandelijks rapport bekeken en worden de verschillende verbeteringsvoorstellen besproken. III.2.2.2. Subpost : Verbruiksgoederen • • •




III.2.2.4. Verplichte optie 2: 3e papierlade •

Een 3e papierlade met een minimumcapaciteit van 500 vellen.



III.2.2.6. Verplichte optie 4: rush herstelling De inschrijver is verplicht een prijs te bieden voor een rush herstelling (herstelling die moet binnen de 4 werkuren gebeuren). De prijs die gevraagd is, is een forfaitaire prijs per interventie (verplaatsing, prestaties,…).

P. 44


Ref.: 0906-15-004

III.2.3 POST 3: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Medium III.2.3.1. Subpost 1: Huur + onderhoud A. Minimale eisen van de apparaten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Nieuwe Netwerk MFP-toestellen Netwerk connectie: Ethernet 100/1000 Mbps Netwerkkabel (RJ45) van minimum 3 meter. Minimum resolutie: 600 x 600 DPI Talen: PCL5e, PCL6, Post Script Minimum aantal pagina’s in Simplex: 45 PPM De scanner moet een recto/verso document A4/A3 in 1 beweging kunnen digitaliseren via de automatische document feeder. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten zonder verdere bewerking door te sturen naar een e-mailadres of een map op de file server. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten in verschillende formaten (doorzoekbare PDF, JPG, TIFF) te verzenden/op te slaan De scanner moet eveneens een koppeling met Windows Active Directory (LDAP) voorzien. Ondersteunde besturingssystemen: Microsoft, i-Series, Linux, AIX Compatibel met Mapping400 Papierformaten: A4 Papierlades: 1 lade voor manuele input – 4 lades voor automatische input Capaciteit voor automatische input: minimum 500 vellen per lade Papiersoorten: van 60 tot 90 gr, etiketten en transparanten Korte opwarmtijd (max. 30 seconden) Eerste afdruk binnen de 15 seconden RAM-geheugen: 256 MB – uitbreidbaar Eigen harde schijf van min. 100 Gb. Voeding: conform de algemene regelgeving voor elektrische installaties De mogelijkheid tot beveiligd printen bieden (een bestand kan pas worden uitgeprint nadat de gebruiker zich met zijn badge geïdentificeerd heeft op de lezer van de printer) Handleiding van de printer in Nederlands en Frans De printers worden geleverd met een eerste set verbruiksgoederen Labels: Energy Star, Blue Angel of gelijkwaardig Automatische recto/verso (duplex)

De inschrijver mag geen minimum aantal toestellen opleggen, alsook geen minimum te realiseren aantal prints, niet per toestel, noch in totaal. B. Onderhoudsvoorwaarden: • • • •

Een toestel wordt als defect beschouwd wanneer het niet in staat is kwalitatieve kopieën/prints af te leveren Een toestel wordt als veelvuldig defect beschouwd wanneer over een periode van 2 maand de som van alle defecten meer dan 30 uur bedraagt Een toestel wordt als “te vervangen” beschouwd wanneer de uptime, gerekend over een periode van 6 maand minder dan 95% bedraagt. Een “te vervangen toestel” dient te worden vervangen door een gelijkwaardig toestel van hetzelfde type (of beter) Het onderhoud van de toestellen omvat het preventief en het correctief onderhoud Onder onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en leveringen (personeel, materiaal, vervoer, diensten enz. ...) die noodzakelijk zijn om de toestellen op volmaakte wijze in bedrijf te houden. Alle tussenkomsten voor defecten te wijten aan een beperkte levensduur,

P. 45


Ref.: 0906-15-004

slijtage of aan oorzaken die eigen zijn aan de toestellen (toners inbegrepen), vallen binnen het kader van dit onderhoud. Onder preventief onderhoud dient te worden begrepen: elke prestatie en/of levering die op het einde van elke autonomieperiode dient uitgevoerd te worden opdat gedurende de volgende autonomieperiode elk toestel perfect zou werken. Onder autonomieperiode wordt begrepen de periode tussen 2 opeenvolgende preventieve onderhoudsbeurten. Het preventief onderhoud dient binnen de 5 werkdagen te gebeuren. Onder correctief onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en/of leveringen die dienen uitgevoerd te worden ten gevolge van de slechte werking van een of ander onderdeel van de toestellen. Correctief onderhoud dient binnen 8 werkuren8 te gebeuren (interventietijd), met een garantie op herstelling binnen de 24 uur (reparatietijd). Speciale vertragingsboetes ivm interventietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 50 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen. Speciale vertragingsboetes ivm reparatietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 100 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen. • • •


Deze opleiding omvat het gebruik van de basisfunctionaliteiten zoals zoom, nieten,..; het vervangen van toner en het oplossen van papierstoringen. Voor toestellen die voorzien zijn van een faxmodule, dient het (basis)gebruik van deze module te worden uitgelegd (zowel vanop het toestel als vanop de pc). Ook moeten de verschillende scanmogelijkheden worden getoond. De basisopleiding gebeurt online en voorziet eveneens instructie-kaarten beschikbaar bij de toestellen, deze bevatten onder andere volgende informatie: • Aanmelden op het multifunctionele toestel • Wijzigen van standaardinstellingen • Verzenden van een beveiligde printopdracht • Aanmelden en vrijgeven van een beveiligde printopdracht(en) • Een kopie maken • Scannen (scannen naar e-mail, scannen naar bestand) • Faxen • Vervangen van verbruiksgoederen • Corrigeren van foutmeldingen

8


P. 46


Ref.: 0906-15-004

D. Service Management D.1. Reporting Naast de ad-hoc rapporten beschikbaar in de beheersoftware zal de inschrijver een maandelijks (gedurende de 6 eerste maanden) en driemaandelijks (voor de rest van de opdracht) rapport leveren aan de leidende ambtenaar. Dit rapport zal volgende informatie bevatten (per site en printermodel): • Een lijst van alle incidenten • Een lijst van alle interventietijden • De tellers van alle printers • Een lijst van de tonerleveringen • Een lijst van alle leveringstijden • Verbetervoorstellen Dit rapport zal ook een historiek van minimum 6 maanden bevatten zodat trends geïdentificeerd kunnen worden. D.2. Governance De inschrijver zal elk kwartaal een service meeting organiseren met vertegenwoordigers van de AO/BAO’s. Gedurende deze meeting wordt de inhoud van het maandelijks/driemaandelijks rapport bekeken en worden de verschillende verbeteringsvoorstellen besproken. III.2.3.2. Subpost 2: Verbruiksgoederen • • •







P. 47


Ref.: 0906-15-004

III.2.4 POST 4: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Large III.2.4.1. Subpost 1: Huur + onderhoud A. Minimale eisen van de apparaten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Nieuwe Netwerk MFP-toestellen Netwerk connectie: Ethernet 100/1000 Mbps Netwerkkabel (RJ45) van minimum 3 meter. Minimum resolutie: 600 x 600 dpi Talen: PCL5e, PCL6, Post Script Minimum aantal pagina’s in Simplex: 45 PPM De scanner moet een recto/verso document A4/A3 in 1 beweging kunnen digitaliseren via de automatische document feeder. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten zonder verdere bewerking door te sturen naar een e-mailadres of een map op de file server. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten in verschillende formaten (doorzoekbare PDF, JPG, TIFF) te verzenden/op te slaan De scanner moet eveneens een koppeling met Windows Active Directory (LDAP) voorzien. Ondersteunde besturingssystemen: Microsoft, i-Series, Linux, AIX Compatibel met Mapping400 Papierformaten: A4/A3 Papierlades: 1 lade voor manuele input – 4 lades voor automatische input Capaciteit voor automatische input: minimum 500 vellen per lade Papiersoorten: van 60 tot 90 gr, etiketten en transparanten Korte opwarmtijd (max. 30 seconden) Eerste afdruk binnen de 15 seconden RAM-geheugen: 256 MB – uitbreidbaar Eigen harde schijf van min. 100 Gb. Voeding: conform de algemene regelgeving voor elektrische installaties De mogelijkheid tot beveiligd printen bieden (een bestand kan pas worden uitgeprint nadat de gebruiker zich met zijn badge geïdentificeerd heeft op de lezer van de printer) Handleiding van de printer in Nederlands en Frans De printers worden geleverd met een eerste set verbruiksgoederen Labels: Energy Star, Blue Angel of gelijkwaardig Automatische recto/verso (duplex)



P. 48


Ref.: 0906-15-004

slijtage of aan oorzaken die eigen zijn aan de toestellen (toners inbegrepen), vallen binnen het kader van dit onderhoud. Onder preventief onderhoud dient te worden begrepen: elke prestatie en/of levering die op het einde van elke autonomieperiode dient uitgevoerd te worden opdat gedurende de volgende autonomieperiode elk toestel perfect zou werken. Onder autonomieperiode wordt begrepen de periode tussen 2 opeenvolgende preventieve onderhoudsbeurten. Het preventief onderhoud dient binnen de 5 werkdagen te gebeuren. Onder correctief onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en/of leveringen die dienen uitgevoerd te worden ten gevolge van de slechte werking van een of ander onderdeel van de toestellen. Correctief onderhoud dient binnen 8 werkuren9 te gebeuren (interventietijd), met een garantie op herstelling binnen de 24 uur (reparatietijd). Speciale vertragingsboetes ivm interventietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 50 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen. Speciale vertragingsboetes ivm reparatietijd: de vertragingsboetes worden berekend naar rata van 100 EUR per uur vertraging. De afwijking van de AUR is noodzakelijk om de goede uitvoering van het correctief onderhoud te garanderen.

• • •



9


P. 49


Ref.: 0906-15-004





III.2.4.4. Verplichte optie 2: A3 papierlade •

Mogelijkheid om 1 van de A4 lades te vervangen door een A3 lade

III.2.4.5. Verplichte optie 3: Finisher •

Mogelijkheid om een finisher met nietjes (1000 vellen) toe te voegen.



III.2.4.7. Verplichte optie 5: rush herstelling De inschrijver is verplicht een prijs te bieden voor een rush herstelling (herstelling die moet binnen de 4 werkuren gebeuren).

P. 50


Ref.: 0906-15-004

De prijs die gevraagd is, is een forfaitaire prijs per interventie (verplaatsing, prestaties,…).

P. 51


Ref.: 0906-15-004

III.2.5 POST 5: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Medium III.2.5.1. Subpost 1: Huur + onderhoud A. Minimale eisen van de apparaten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Nieuwe Netwerk kleuren MFP-toestellen (alle toestellen moeten standaard in zwart/wit kunnen ingesteld worden) Netwerk connectie: Ethernet 100/1000 Mbps Netwerkkabel (RJ45) van minimum 3 meter. Minimum resolutie: 600 x 600 dpi Talen: PCL5e, PCL6, Post Script Minimum aantal pagina’s in Simplex: 45 PPM De scanner moet een recto/verso document A4/A3 in 1 beweging kunnen digitaliseren via de automatische document feeder. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten zonder verdere bewerking door te sturen naar een e-mailadres of een map op de file server. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten in verschillende formaten (doorzoekbare PDF, JPG, TIFF) te verzenden/op te slaan De scanner moet eveneens een koppeling met Windows Active Directory (LDAP) voorzien. Ondersteunde besturingssystemen: Microsoft, i-Series, Linux, AIX Compatibel met Mapping400 Papierformaten: A4 Papierlades: 1 lade voor manuele input – 4 lades voor automatische input Capaciteit voor automatische input: minimum 500 vellen per lade Papiersoorten: van 60 tot 90 gr, etiketten en transparanten Korte opwarmtijd (max. 30 seconden) Eerste afdruk binnen de 15 seconden RAM-geheugen: 256 MB – uitbreidbaar Eigen harde schijf van min. 100 Gb. Voeding: conform de algemene regelgeving voor elektrische installaties De mogelijkheid tot beveiligd printen bieden (een bestand kan pas worden uitgeprint nadat de gebruiker zich met zijn badge geïdentificeerd heeft op de lezer van de printer) Handleiding van de printer in Nederlands en Frans De printers worden geleverd met een eerste set verbruiksgoederen Labels: Energy Star, Blue Angel of gelijkwaardig Automatische recto/verso (duplex)



P. 52


Ref.: 0906-15-004




10


P. 53


Ref.: 0906-15-004






Mogelijkheid om onderste papierlade of een onderzetkast met zwenkwielen uit te rusten.


P. 54


Ref.: 0906-15-004

III.2.6 POST 6: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Large III.2.6.1. Subpost 1: Huur + onderhoud A. Minimale eisen van de apparaten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Nieuwe Netwerk kleuren MFP-toestellen (alle toestellen moeten standaard in zwart/wit kunnen ingesteld worden) Netwerk connectie: Ethernet 100/1000 Mbps Netwerkkabel (RJ45) van minimum 3 meter. Minimum resolutie: 600 x 600 dpi Talen: PCL5e, PCL6, Post Script Minimum aantal pagina’s in Simplex: 45 PPM De scanner moet een recto/verso document A4/A3 in 1 beweging kunnen digitaliseren via de automatische document feeder. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten zonder verdere bewerking door te sturen naar een e-mailadres of een map op de file server. De scanner moet de mogelijkheid bieden om gescande documenten in verschillende formaten (doorzoekbare PDF, JPG, TIFF) te verzenden/op te slaan De scanner moet eveneens een koppeling met Windows Active Directory (LDAP) voorzien. Ondersteunde besturingssystemen: Microsoft, i-Series, Linux, AIX Compatibel met Mapping400 Papierformaten: A4/A3 Papierlades: 1 lade voor manuele input – 4 lades voor automatische input Capaciteit voor automatische input: minimum 500 vellen per lade Papiersoorten: van 60 tot 90 gr, etiketten en transparanten Korte opwarmtijd (max. 30 seconden) Eerste afdruk binnen de 15 seconden RAM-geheugen: 256 MB – uitbreidbaar Eigen harde schijf van min. 100 Gb. Voeding: conform de algemene regelgeving voor elektrische installaties De mogelijkheid tot beveiligd printen bieden (een bestand kan pas worden uitgeprint nadat de gebruiker zich met zijn badge geïdentificeerd heeft op de lezer van de printer) Handleiding van de printer in Nederlands en Frans De printers worden geleverd met een eerste set verbruiksgoederen Labels: Energy Star, Blue Angel of gelijkwaardig Automatische recto/verso (duplex)



P. 55


Ref.: 0906-15-004




11


P. 56


Ref.: 0906-15-004





III.2.6.4. Verplichte optie 2: A3 papierlade •

Mogelijkheid om 1 van de A4 lades te vervangen door een A3 lade

III.2.6.5. Verplichte optie 3: Finisher •

Mogelijkheid om een finisher met nietjes (1000 vellen) toe te voegen.


Mogelijkheid om onderste papierlade of een onderzetkast met zwenkwielen uit te rusten.

III.2.7.7. Verplichte optie 5: rush herstelling

P. 57


Ref.: 0906-15-004

De inschrijver is verplicht een prijs te bieden voor een rush herstelling (herstelling die moet binnen de 4 werkuren gebeuren). De prijs die gevraagd is, is een forfaitaire prijs per interventie (verplaatsing, prestaties,…).

III.2.7 POST 7: Software voor het beheer van het printerpark Voor het beheer van het volledige machinepark wensen we over een softwarepakket te kunnen beschikken dat volgende zaken op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier kan regelen: • Universal driver • Beheer van de printkosten • Opmaken van rapporten (bijv. verbruik per printer, per gebruiker, per dienst) • Multi-platform apparaat beheer • Toegang tot de diverse toestellen regelen • Automatisch routeren van opdrachten • Follow-me printing: na identificatie via zijn badge kan de gebruiker zijn Windows- en AS/400documenten afdrukken op de gekozen printer en dit onafhankelijk van vestiging. De Windowsen AS/400 documenten staan automatisch in de volgorde waarin hij zijn afdrukken gegenereerd heeft en worden standaard ook in die volgorde afgedrukt. Daarnaast kan hij ook kiezen om slechts specifieke documenten uit zijn wachtrij af te drukken. • Mobile printing De inschrijver dient zelf aan te geven wat de mogelijkheden van zo’n zelfcontrole oplossing zijn. Tevens dient uitvoerig gedocumenteerd te worden op welke manier dit systeem in het netwerk dient geïmplementeerd te worden. Er dient eveneens vermeld te worden of (dedicated) hardware voor dit systeem noodzakelijk is. Indien dit het geval is, dienen de technische specificaties van de te voorziene hardware duidelijk gespecifieerd te worden. Er dient eveneens te worden beschreven op welke manier de gegevensoverdracht plaats vindt. Volgende zaken dienen ten minste mogelijk te zijn: • Bijhouden van tellerstanden • Doorsturen van foutmeldingen • Bijhouden van de stock van de toners • Automatisch melden van preventief onderhoud De opvolging van deze punten wordt door de leverancier zelf opgenomen. Het proces dient duidelijk beschreven te worden alsook de acties per alert-type (=duidelijke SLA). Er dient tevens een mogelijkheid te worden voorzien om van op afstand (via Remote User Interface) ten minste volgende zaken te kunnen opvolgen/instellen. • De status van het toestel opvragen • Inhoud van de papierlades controleren • Melding van papierstoring ontvangen • Het kopie- en printverloop beheren • Het programmeren van het adresboek voor scannen, fax, en e-mail (LDAP) • De beheerder van het toestel moet een boodschap op het scherm van het toestel kunnen plaatsen zodat de eindgebruikers geïnformeerd zijn omtrent de status van het toestel • De netwerkbeheerder moet het toestel kunnen blokkeren van op afstand • De netwerkbeheerder moet de tellerstanden van het toestel kunnen opvragen • De netwerkbeheerder moet de toegangscodes en badges kunnen beheren en de kredieten/limieten kunnen instellen • De beheerder moet de mogelijkheid hebben om printjobs te onderbreken, terug te starten, van prioriteit te veranderen of te verwijderen

P. 58

PARTENA PROMERIS Corporate Services • •

Ref.: 0906-15-004

De mogelijkheid moet bestaan om te controleren wie wat heeft geprint of gekopieerd en op welk tijdstip (aanmaken van logfiles). Back-up van de adresboeken en de instellingen die op de harde schijf bewaard worden

Er dient een opleiding te worden voorzien waarbij de aangeboden softwareoplossing voor onderhoud/beheer op afstand overlopen wordt. Dit dient een opleiding te zijn waaraan een 6-tal personeelsleden (dienst OPI IT Ops) die hiervan veelvuldig gebruik zullen maken deelnemen. In deze opleiding dienen alle functionaliteiten van de aangeboden software te worden overlopen. Er dient tevens voldoende tijd te worden voorzien voor het overlopen van de relevante instellingen en parameters. De opleiding dient bijgevolg bij ons ter plaatse en op onze software installatie te gebeuren. De datum voor deze opleiding wordt vastgelegd in overleg met de dienst ICT.

III.2.8 POST 8: Specifieke opleidingen Deze opleiding omvat het gebruik van extra functionaliteiten (marges, beeldverschuiving,..); een uitgebreide opleiding over fax en push-scan. De specifieke opleiding gebeurt in kleine groepen (max 5 personen). Deze opleiding vindt deels plaats aan het toestel en deels aan de hand van een presentatie (vergaderzaal met LCD beschikbaar). De opleidingen kunnen ofwel in maatschappelijk zetel van Partenamut of Partena OZV plaatsvinden op een datum die tussen de AO en de opdrachtnemer is vastgelegd. De opleidingen moeten in het Frans en in het Nederlands kunnen gegeven worden.

III.2.9 POST 9: Communicatieplan Voor projecten van dergelijke omgang die de nodige verandering zullen teweegbrengen, is een goede communicatie uitermate belangrijk, dit om gebruikers te stimuleren om nieuw printgedrag aan te nemen en om de nieuwe systemen ten volle te kunnen benutten. Dit gedrag omvat onder andere het gebruik van kleur en zo veel mogelijk dubbelzijdig printen. De AO/BAO’s willen gebruikers onderwijzen over de voordelen, bijvoorbeeld over milieu-aspecten, de ‘follow-me'-oplossing, beveiliging en kostenbesparingen. De inschrijver zal hiertoe ondersteuning bieden onder de vorm van een communicatieplan en bijhorend –materiaal, zoals e-mailtemplates, FAQ’s, posters, … De communicatie- en trainingstijdlijn fungeert als richtlijn voor de communicatiestadia gedurende de loop van het project. Het communicatieplan zal eveneens uitleggen hoe het juiste bericht wordt overgebracht, door de juiste communicator, aan het juiste publiek, via het juiste kanaal, op de juiste tijd. Het communicatieplan en alle bijhorend –materiaal moet in het Frans en in het Nederlands opgemaakt worden.

P. 59


Ref.: 0906-15-004

IV. Bijlagen IV.1 BIJLAGEA : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “HUUR (ZONDER AANKOOPOPTIE) VAN PRINTERS’”

Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: OFWEL (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gevolmachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich beperken tot een verwijzing naar de nummers van de bijlagen van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) OFWEL (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze opdracht (naam, voornaam hoedanigheid of beroep, nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: voor een totale bedrag van: (in cijfers, inclusief btw) ............................................................................................................ P. 60


Ref.: 0906-15-004

(in letters, inclusief btw) ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving of storting op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek bij de offerte moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ............................................................................................ Op ............................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke opmerking De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten in hun offerte (artikel 87 van het koninklijk besluit van vrijdag 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

P. 61


Ref.: 0906-15-004

IV.2 BIJLAGE B: INVENTARIS “HUUR (ZONDER AANKOOPOPTIE) VAN PRINTERS” Let op: - de klikprijs die gevraagd is een uniek prijs (m.a.w. is het niet toegelaten om een prijs per schalen geven (van … tot : … EUR, van …. Tot ….. : ….. EUR)) - de inschrijver is verplicht de structuur van deze inventaris te volgen. Als een gedeelte van (b.v. communicatieplan/software) in en andere post is inbegrepen, dan vult hij 0 EUR in de inventaris voor deze post met vermelding dat dit element in een ander post (en dewelke) is inbegrepen.

Beschrijving

Type

Eenheid

Verm. Hoev.

Post 1: Huur en all-in onderhoud van laserprinters 6624

Subpost 1: Huur + onderhoud

(138 printers Volgens Printer/m * 48 prijslijst aand maanden) 13.551.186

Subpost 2: Verbruiksgoederen

Volgens prijslijst Klik

(voor 48 maanden) 4800

Verplichte optie 1: Badging

(100 printers Volgens Printer/m * 48 prijslijst aand maanden)

Verplichte optie 2: 3e papierlade

4800 Volgens Printer/m prijslijst aand (100 printers P. 62

EP in cijfers excl. btw

Totaal excl. %B btw TW

Totaal incl. btw


Ref.: 0906-15-004 * 48 maanden) 4800

Verplichte optie 4: vrijstaand

(100 printers Volgens Printer/m * 48 prijslijst aand maanden) 5

Verplichte optie 5: rush herstelling

Volgens Interventi (voor 48 prijslijst e maanden)

Post 2: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Small 6480


Volgens prijslijst Printer

(135 printers * 48 maanden) 14.761.170






Verplichte optie 2: 3e papierlade

(100 printers Volgens Printer/m * 48 prijslijst aand maanden)


Volgens Printer/m 4800 prijslijst aand P. 63


Ref.: 0906-15-004 (100 printers * 48 maanden) 5



Post 3: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Medium 1488












Post 4: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers B/W – type Large P. 64


Ref.: 0906-15-004 912








Verplichte optie 2: A3 papierlade


Verplichte optie 3: Finisher






Post 5: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Medium P. 65


Ref.: 0906-15-004 336


Volgens prijslijst Printer

(7 printers * 48 maanden) B/W: 3.020.381


(voor 48 maanden) Color: 2.503.830





Volgens Printer/m (7 printers * prijslijst aand 48 maanden) 336





Post 6: Huur en all-in onderhoud van Multifunctionele Printers Color – type Large 192 Subpost 1: Huur + onderhoud

Volgens Printer/m (4 printers * prijslijst aand 48 maanden)

P. 66


Ref.: 0906-15-004 B/W: 1.725.932 Volgens prijslijst Klik

(voor 48 maanden) Color: 1.430.760






Verplichte optie 2: A3 papierlade


Verplichte optie 3: Finisher


Verplichte optie 4: Vrijstaand

Volgens Printer/m (4 printers * prijslijst aand 48 maanden)


Volgens Interventi prijslijst e 5

Post 7: Software voor het beheer van het printerpark

Volgens Licentie/ prijslijst maand

Post 8: Opleidingen

Volgens 2 Prijlijst Opleiding

P. 67

48


Ref.: 0906-15-004

Post 9: Communicatieplan

Globaal Communi prijs catieplan

TOTAL OPDRACHT

De eenheidsprijzen moeten worden vermeld tot twee cijfers na de komma. De hoeveelheid producten x de eenheidsprijs moet echter altijd afgerond zijn tot twee cijfers na de komma. Gezien, geverifieerd en aangevuld met de eenheidsprijzen en de gedeeltelijke en totale bedragen die gediend hebben voor het opmaken van mijn offerte van heden, om te worden gevoegd bij mijn inschrijvingsformulier. Opgemaakt te .......................................... op ...................................................... Functie: ......................................................

Naam en voornaam: .................................................................................... Handtekening:

P. 68


Ref.: 0906-15-004

IV.3 BIJLAGE C: UITBESTEED DEEL VAN DE OPDRACHT (artikel 12 van het KB van 15/07/2011) Ter herinnering: de inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring op erewoord voegen, ondertekend door de gevolmachtigde van de vennootschap, met daarin het deel van de opdracht dat hij eventueel wenst uit te besteden. Hierbij verklaar ik, ondergetekende, ........................................................ (naam, voornaam, functie) op mijn erewoord dat.......................................................................... (naam van de vennootschap en ondernemingsnummer) : -

wenst uit te besteden (1): o o

de volledige uitvoering van deze opdracht. een deel van de uitvoering van de opdracht, meer bepaald ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................

De lijst met onderaannemers bevindt zich in bijlage nr. ... bij de offerte.

-

wenst de volledige of gedeeltelijke uitvoering van deze opdracht niet uit te besteden (1).

Naam en voornaam: Functie: Datum: Handtekening:

Stempel van de vennootschap:

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is. P. 69


Ref.: 0906-15-004

IV.4 BIJLAGE D: VERKLARING OP EREWOORD – OMZET (artikel 67, § 1, 3°, van het KB van 15/07/2011) Ter herinnering: de inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring op erewoord voegen, ondertekend door de gevolmachtigde van de vennootschap, met daarin de omzet voor de leveringen die het voorwerp van de opdracht zijn voor de laatste drie boekjaren van zijn vennootschap Hierbij verklaar ik, ondergetekende, ........................................................ (naam, voornaam, functie) op mijn erewoord dat.......................................................................... (naam van de vennootschap en ondernemingsnummer) de volgende omzet voor de leveringen die het voorwerp van de opdracht zijn voor de hieronder vermelde jaren:

2012

2013

Oprecht en echt verklaard. Gedaan door de inschrijver om bij de offerte van deze dag gevoegd te worden.

Stempel van de vennootschap: Naam en voornaam: Functie: Datum: Handtekening:

P. 70

2014


Ref.: 0906-15-004

IV.5 BIJLAGE E: LIJST MET DE BELANGRIJKSTE UITGEVOERDE LEVERINGEN (artikel 71, 3°, van het KB van 15/07/2011) - REFERENTIES De inschrijver moet bij zijn offerte deze verklaring op erewoord voegen, ondertekend door de gevolmachtigde van de vennootschap, in evenveel exemplaren als er referenties zijn (per referentie vult hij dus dit formulier in). Referentie nr. …… Bedrag Start- en einddatum van de opdracht Volledige adresgegevens van de geadresseerde

- Startdatum: - Einddatum: -

Geadresseerde: Contactpersoon: Adres: Telefoon: Mail: Fax:

Beschrijving

Attest van goede uitvoering

Het attest bevindt zich op pagina ... van de offerte. P. 71


Ref.: 0906-15-004

IV.6 BIJLAGE F: VERKLARING OP EREWOORD – TECHNICI (artikel 71 van het KB van 15/07/2011) Ter herinnering: de inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring op erewoord voegen, ondertekend door de gevolmachtigde van de vennootschap, met daarin vermelding de technici die ze ter beschikken heeft.

Hierbij verklaar ik, ondergetekende, ........................................................ (naam, voornaam, functie) op mijn erewoord dat.......................................................................... (naam van de vennootschap en ondernemingsnummer) over volgend aantal technici beschikt: 2015



P. 72


Ref.: 0906-15-004

IV.7 BIJLAGE G: ZICH BEROEPEN OP DE DRAAGKRACHT VAN DERDEN (artikel 74 van het KB van 15/07/2011) Hierbij verklaar ik, ondergetekende,……………………………………………………………………………….. (naam, voornaam, functie) van: ………………………………………………. (naam van de vennootschap en juridische vorm) ………………………………………………. (maatschappelijk zetel) ………………………………………………. (ondernemingsnummer) Dat onze bedrijf zal ter beschikking van de hieronder vermeld bedrijf: ………………………………………………. (naam van de vennootschap en juridische vorm) ………………………………………………. (maatschappelijk zetel) ………………………………………………. (ondernemingsnummer) Alle de noodzakelijk middelen ter beschikking zal te stellen voor de uitvoering van de opdracht (gegund door Partena Promeris Corporate Services (réf. 0906-15-002)) waarvoor deze laatst een offerte heeft ingediend met beroep op de draagkracht van onze bedrijf, in overeenstemming met artikelen 12 en 74 van het KB van 15 juli 2011. Datum : Plaats :

………………………. ……………………….

Naam : Functie :

………………………. ……………………….

P. 73


Ref.: 0906-15-004

IV.8 Bijlage H: Interventietijd Hierbij verklaar ik, ondergetekende, ........................................................ (naam, voornaam, functie) op mijn erewoord dat.......................................................................... (naam van de vennootschap en ondernemingsnummer) verbindt zich hoofdelijk op hun roerende en onroerende

goederen tot de volgende interventietijd in het kader van de opdracht: ……………….. werkuren vanaf een aanvraag van de AO/BAO.



P. 74


Ref.: 0906-15-004

IV.9 Bijlage I: Reparatietijd Hierbij verklaar ik, ondergetekende, ........................................................ (naam, voornaam, functie) op mijn erewoord dat.......................................................................... (naam van de vennootschap en ondernemingsnummer) verbindt zich hoofdelijk op hun roerende en onroerende

goederen tot de volgende reparatietijd in het kader van de opdracht:……………………. uren vanaf een aanvraag van de AO/BAO Oprecht en echt verklaard. Gedaan door de inschrijver om bij de offerte van deze dag gevoegd te worden.


P. 75

BESTEK OPEN OFFERTEAANVRAAG

Recommend Documents