OPEN OFFERTEAANVRAAG

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Ref.: Sherlock

BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN

“SHERLOCK”

OPEN OFFERTEAANVRAAG

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 19 december 2013 om 14.30 u

Blz. 1


Ref.: Sherlock

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .................................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER .................................................................................................. 6 I.3 VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE ....................................................................................................... 6 I.4 W IJZE VAN GUNNEN ........................................................................................................................... 6 I.5 PROCEDURE VOOR LATERE ONDERHANDELINGEN ................................................................................ 6 I.6 PRIJSOPGAVE .................................................................................................................................... 7 I.7 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................. 7 I.8 INFORMATIESESSIE ............................................................................................................................ 7 I.9 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE..................................................................................................... 8 I.10 COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID ............................................................................. 10 I.11 ONVERENIGBAARHEDEN ................................................................................................................. 10 I.12 VARIANTEN.................................................................................................................................... 11 I.13 OPTIES.......................................................................................................................................... 11 I.14 GESTANDDOENINGSTERMIJN .......................................................................................................... 12 I.15 INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................................................. 12 I.16 OPENING VAN DE OFFERTES ........................................................................................................... 14 I.17 PROCEDURE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT ................................................................................ 14 I.17.1 Toegangsrecht ..................................................................................................................... 14 I.17.2 Kwalitatieve selectiecriteria .................................................................................................. 17 I.17.3 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................................... 18 I.17.4 Gunningscriteria ................................................................................................................... 18 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN .................................................................................................... 20 II.1 DE BESTELBON EN HAAR MODALITEITEN ........................................................................................... 20 II.2 LEIDEND AMBTENAAR ...................................................................................................................... 20 II.3 BORGTOCHT ................................................................................................................................... 20 II.4 LEVERBAARHEID VAN HET VOORGESTELDE SYSTEEM ........................................................................ 22 II.5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 22 II.5.1 Clausule betreffende de technologische evolutie ................................................................. 22 II.5.2 De termijnen ......................................................................................................................... 23 II.5.3 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen ................................................................... 23 II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer ........................................................................................ 24 II.5.5 Onderaannemers.................................................................................................................. 25 II.5.6 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën ................................ 26 II.5.7 Te respecteren normen en standaarden .............................................................................. 27 II.5.8 Veranderingsbeheer ( “change management” ) ................................................................... 27 II.5.9 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie ............................................... 29 II.5.10 Aansprakelijkheden ............................................................................................................ 30 II.6 OPVOLGING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLE DOOR DERDEN....................................... 31 II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht ........................................................... 31 II.6.2 Controle door derden ........................................................................................................... 31 II.7 BEOORDELING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLEWERKZAAMHEDEN .............................. 31 II.8 VOORLOPIGE OPLEVERING .............................................................................................................. 32 II.9 GARANTIE ...................................................................................................................................... 33 II.10 DEFINITIEVE OPLEVERING .............................................................................................................. 34 II.11 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN ...................................................................................... 34 II.12 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE ................................................................................. 34 II.13 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING ................................................................................. 35 II.13.1 Facturatie en betaling ......................................................................................................... 35 II.13.2 Prijsherziening .................................................................................................................... 36 II.13.3 Clausule van meest begunstigde klant............................................................................... 37 II.14 PUBLICITEIT - REFERENTIES........................................................................................................... 37 II.15 LAATTIJDIGE LEVERINGEN ............................................................................................................. 37 II.16 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - GESCHILLEN ............................................................. 38 III. TECHNISCHE BEPALINGEN ......................................................................................................... 39 Blz. 2


Ref.: Sherlock

III.1 INLEIDING ...................................................................................................................................... 39 III.2 OPMERKING T.A.V. DE STRUCTUUR VAN HET TECHNISCH LUIK VAN HET BESTEK ................................. 40 III.2.1 Gebruikte definities ............................................................................................................. 40 III.2.2 Gebruikte acroniemen en afkortingen ................................................................................. 40 III.3 CONTEXT VAN DE OPDRACHT .......................................................................................................... 42 III.3.1 Algemene context ............................................................................................................... 42 III.3.2 Technische context ............................................................................................................. 44 III.3.3 Organisatorische context .................................................................................................... 44 III.4 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .................................................................................................. 49 III.4.1 Algemeen ............................................................................................................................ 50 III.4.2 Gebruikers van het systeem ............................................................................................... 52 III.4.3 Overzicht van de functionele behoeften.............................................................................. 52 III.4.4 Niet functionele vereisten .................................................................................................... 81 III.4.5 Technische aspecten .......................................................................................................... 83 III.5 OMKADERING VAN DE OPDRACHT .................................................................................................... 88 III.5.1 Fasering .............................................................................................................................. 88 III.5.2 Beslissing Go / No Go ......................................................................................................... 91 III.5.3 Personeelsaspecten............................................................................................................ 91 III.5.4 Te leveren Licenties ............................................................................................................ 91 III.5.5 Te leveren documentatie .................................................................................................... 92 III.5.6 Kwaliteits- en risicobeheer .................................................................................................. 92 III.6 TE VERZEKEREN DIENSTEN ............................................................................................................. 93 III.6.1 Overdracht van kennis ........................................................................................................ 93 III.6.2 Samenwerking en coaching ................................................................................................ 94 III.6.3 Aanvullende bijstand ........................................................................................................... 94 III.6.4 Overdraagbaarheid ............................................................................................................. 95 III.6.5 Onderhoud .......................................................................................................................... 95 III.6.6 Integratie met de servicedesk ............................................................................................. 97 III.6.7 Service Level Agreements (SLA’s) ..................................................................................... 98 III.7 INFORMATIE BETREFFENDE DE INVENTARIS.................................................................................... 101 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ................................................................................................ 104 BIJLAGE B : CURRICULUM VITAE .................................................................................................. 106 BIJLAGE C : REFERENTIEMODEL .................................................................................................. 108 BIJLAGE D : VRAAG EN ANTWOORD FORMULIER ...................................................................... 109 BIJLAGE E : INVENTARIS................................................................................................................. 110 BIJLAGE F : CONCEPTEN ................................................................................................................ 118 BIJLAGE G : SCENARIO'S VAN DE WORKFLOW GESCHILLEN EN INVORDERING ................. 124 BIJLAGE H : VOORBEELDEN VAN FIODA-SCENARIO'S .............................................................. 129

Blz. 3


Ref.: Sherlock

Ontwerper Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 0257/6.43.12 Fax: 0257/9.68.01 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Betreffende documenten eigen aan de opdrachtgever:   



Onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging of rechtzetting, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. Documenten waarnaar de aanbestedende overheid binnen het bestek verwijst.

Betreffende documenten eigen aan de inschrijver:  

De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.

Andere mogelijke documenten: -

Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen -

Blz. 4


Ref.: Sherlock

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Het betreft een opdracht van diensten Voorwerp van deze diensten: SHERLOCK. De opdracht bestaat uit het voorzien van een geïntegreerde informatica toepassing waarnaar in het vervolg van dit bestek zal worden gerefereerd onder de naam SHERLOCK. Scope van Sherlock: 

Opstellen, beheren en bewaren van overtredingsdossiers en dossiers geschillen en invordering, om aan de normatieve voorschriften (vorm, inhoud en termijnen) te voldoen;



Opvolgen van dossiers mogelijk te maken (toekenning van taken, agenda, historiek, …);



Centraliseren en opslaan van informatie, opdat op een betrouwbare en relevante manier kan worden gerapporteerd naar het management;



Interageren met verschillende systemen (PLDA, SITRAN, …) om de effectiviteit en efficiëntie van de ambtenaren te verhogen, door het vergemakkelijken van de toegang tot de gegevens nodig voor een optimale realisatie van de dossiers;



Vergemakkelijken van de interne controle en transparantie tussen de verschillende diensten.

SHERLOCK is een toepassing die: 

ofwel geheel het resultaat is van specifieke ontwikkeling op maat door de inschrijver volgens de specificaties van dit bestek;



ofwel in hoofdzaak bestaat uit een “off-the-shelf” package/tool die kan worden geparametriseerd en in voldoende mate customiseerbaar en uitbreidbaar is, opdat zo volledig als mogelijk aan de specificaties van dit bestek kan worden voldaan;



ofwel een combinatie van beide;

en waarbij het gerealiseerde geheel volledig voldoet aan de resultaten van de uit te voeren functionele analyse (zie FASE 1 “Uitwerking” in § III.5.1). We onderscheiden volgende prioriteitsniveaus: 

P1 – “Noodzakelijk” : Dit betreft functionaliteiten die als cruciaal worden beschouwd om de vooropgestelde meerwaarde en business doelstellingen te kunnen realiseren. De toepassing die door de inschrijver wordt voorgesteld moet een adequate oplossing aanbieden voor elk van deze vereisten.



P2 – “Gewenst” : Functionaliteiten van belang maar waarvan een eventuele implementatie kan worden afgewogen ten opzichte van de technische haalbaarheid, de kostprijs en impact op de planning. Elke vereiste van prioriteitsniveau P2 geldt als een optie (zie I.13). De inschrijver dient voor elk van deze vereisten een oplossing te formuleren. Tijdens de uitvoering van de opdracht zal voor elke vereiste P2 de eventuele realisatie worden afgewogen op basis van een kosten/baten analyse.

Blz. 5




Ref.: Sherlock

P3 – “Toekomstig” : Deze vereisten worden vermeld ten informatieve titel en maken geen deel uit van de opdracht. Hun effectieve realisatie wordt voorzien voor latere releases. Essentieel is wel dat de aangeboden oplossing een toekomstige realisatie van deze vereisten niet mag uitsluiten.

Voor alle software componenten die zullen worden geïmplementeerd, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving geven van de voorgestelde oplossing. De aangeboden oplossing die wordt geformuleerd als antwoord op dit bestek zal de basis vormen voor het op te leveren Project Initiation Document (PID) bij aanvang van het project. Plaats van dienstverlening: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel

I.3 Vertrouwelijkheidsclausule De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking:  enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht,  niet verspreid noch gekopieerd zullen worden,  niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

I.4 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan de toewijzing van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode.

I.5 Procedure voor latere onderhandelingen In overeenstemming met het artikel 26 § 1, 2°, b van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking binnen drie jaar na de sluiting van onderhavig opdracht, aan de inschrijver die de eerste opdracht kreeg, een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven.

Blz. 6


Ref.: Sherlock

I.6 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht (artikel 2, 7° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen vastgesteld worden volgens de verschillende wijzen bepaald in de leden 4° tot 6° van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Alle in het formulier “inventaris” vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die als bijlage aan het bestek wordt voorzien (bijlage “inventaris”). De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal tevens het tarief BTW inclusief afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte. Het gebruik van het model “inventaris”, zoals is bijgevoegd in het bestek is verplicht. Het niet gebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Met prijzen die op een andere plaats dan deel 2 van de offerte worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

I.7 Looptijd van de opdracht De opdracht heeft een voorziene looptijd van zes jaar die een aanvang neemt op datum van de verzending van de eerste bestelbon. De opdrachtnemer engageert er zich toe om, aan het einde van een initiële periode van 4 jaar, het onderhoud te voorzien voor twee maal één aanvullend jaar op verzoek van de aanbestedende dienst. De opdrachtnemer blijft dus contractueel gebonden gedurende de termijn van de initiële looptijd, vermeerderd met de eventuele verlengingen.

I.8 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 22 oktober 2013 werden ingediend via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie “bijlage: vraag en antwoord formulier”). Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het email adres [email protected] . Deze infosessie zal plaatsvinden op 28 oktober 2013 om 10 uur op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan 33 1030 Brussel. C5. Zaal Mandarijn.

Blz. 7


Ref.: Sherlock

Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel I, punt I.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

I.9 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier (artikel 80 van het KB van 15 juli 2011) De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.

Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie 

Uitsluitingscriteria Blz. 8


Ref.: Sherlock



Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver



Technische capaciteit

D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De inventaris: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) in een afzonderlijke file Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, … : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd. Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina’s van een ononderbroken nummering voorzien worden. Handtekening van de offerte De inschrijver ondertekent de offerte, de inventaris en de andere bijlagen bij de offerte (art. 82§1 K.B. 15/07/2011).

Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd (artikel 82 K.B. 15/07/2011). Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die bij de offerte in deel 5 specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Blz. 9


Ref.: Sherlock

Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek):    

Het offerteformulier: zie “bijlage: offerteformulier” Het formulier inventaris: zie “bijlage: inventaris” Het formulier voor de referenties: zie “bijlage: referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie “bijlage: curriculum vitae”

I.10 Combinatie zonder rechtspersoonlijkheid De overhandiging van een offerte vanwege een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid is toegestaan. Het offerteformulier (zie het dat formulier in bijlage is opgenomen in dit bestek: “bijlage: offerteformulier”) wordt in dat geval ingevuld en ondertekend door alle leden van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid. Elk lid van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet voldoen aan het toegangsrecht verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige opdracht.

I.11 Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 7 van de wet van 15 juni 2006 en op artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de onverenigbaarheden:

Artikel 64 § 1. De kandidaat of inschrijver wordt uitgesloten van de toegang tot de gunningsprocedure van de opdracht, indien hij belast werd met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van die opdracht indien hij door die prestaties een voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst. Niettemin vraagt de aanbestedende overheid, alvorens zijn aanvraag tot deelneming of offerte om die reden uit te sluiten, aan de kandidaat of inschrijver per aangetekende brief om schriftelijk de afdoende verantwoording te bezorgen waarmee hij kan aantonen geen voordeel als bedoeld in het vorige lid te genieten. Dit voorschrift geldt niet wanneer die verantwoording bij de aanvraag tot deelneming of de offerte werd gevoegd. De verantwoording is enkel ontvankelijk indien ze aan de aanbestedende overheid wordt overgelegd binnen twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzending van de aangetekende brief of binnen de daarin eventueel bepaalde langere termijn. De kandidaat of inschrijver in kwestie levert het bewijs van de verzending van de verantwoording. § 2. Wordt eveneens uitgesloten, de aanvraag tot deelneming of de offerte ingediend door een onderneming die verbonden is met een persoon die voordien werd belast met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van de opdracht, indien die onderneming, wegens die binding, door die prestaties een voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst.

Blz. 10


Ref.: Sherlock

In de zin van deze paragraaf verstaat men onder " verbonden onderneming ", elke onderneming waarop een persoon bedoeld in het eerste lid rechtstreeks of onrechtstreeks een overheersende invloed kan uitoefenen, of elke onderneming die een overheersende invloed kan uitoefenen op die persoon of die, zoals hij, onderworpen is aan de overheersende invloed van een andere onderneming omwille van eigendom, financiële deelneming of op haar van toepassing zijnde voorschriften. De overheersende invloed wordt vermoed wanneer een onderneming, rechtstreeks of onrechtstreeks, ten opzichte van een andere onderneming : 1° de meerderheid van het geplaatste kapitaal van de onderneming bezit, of 2° beschikt over de meerderheid van de stemmen die verbonden zijn aan de door de onderneming uitgegevenaandelen, of 3° meer dan de helft van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming kan aanwijzen. Niettemin vraagt de aanbestedende overheid, alvorens de aanvraag tot deelneming of de offerte van die verbonden onderneming uit te sluiten, aan deze laatste per aangetekende brief om schriftelijk de afdoende verantwoording te bezorgen waarmee ze kan aantonen geen dergelijk voordeel te genieten. De verantwoording steunt op de bindingen van de onderneming, haar graad van onafhankelijkheid en elke andere afdoende reden. Ze toont aan, hetzij dat er geen overheersende invloed is, hetzij, indien die er wel is, dat die geen enkele impact heeft op de opdracht in kwestie. De verantwoording is enkel ontvankelijk indien ze aan de aanbestedende overheid wordt overgelegd binnen twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzending van de aangetekende brief of binnen de daarin eventueel bepaalde langere termijn. De kandidaat of inschrijver in kwestie levert het bewijs van de verzending van de verantwoording. De inschrijvers zijn verplicht om in hun offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen.

I.12 Varianten Artikel 9 van het koninklijk besluit 15/07/2011. Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.

I.13 Opties Artikel 10 van het koninklijk besluit 15/07/2011. “Vrije optie” voorstellen zijn niet toegestaan. Volgende opties worden gevraagd : zie deel III.4.3 Overzicht van de functionele behoeften, prioriteitsniveau P2. Indien er opties gevraagd worden, zijn volgende bepalingen van toepassing: 

De verplichte opties (ontwikkelingen, toebehoren of aanvullende prestaties) waarvan de levering verplicht wordt door het bestek, zullen door de inschrijvers worden aangeboden, op straffe van onregelmatigheid van hun offerte.

Blz. 11


 

Ref.: Sherlock

De aanbestedende overheid houdt zich echter het recht voor om deze opties niet te lichten. Het niet lichten van een optie kan geen aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Wanneer een als verplichte optie gevraagde uitrusting, oorspronkelijk op het standaardmaterieel is voorzien, zal de inschrijver dit uitdrukkelijk in zijn offerte vermelden.

I.14 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.

I.15 Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming: 

Hetzij, ingeval een aanvraag tot deelneming of offerte de overlegging kan meebrengen van omvangrijke documenten en teneinde elke mogelijke vertraging door de elektronische overlegging ervan te vermijden, hun aanvraag tot deelneming of offerte over te leggen via een dubbele elektronische zending.



Een eerste stap bestaat uit de overlegging van een vereenvoudigde zending die hun identiteit, de elektronische handtekening van hun volledige aanvraag tot deelneming of offerte en, in voorkomend geval, het bedrag van hun offerte omvat. Deze vereenvoudigde zending wordt elektronisch ondertekend. Haar ontvangst geldt als ontvangsttijdstip van de aanvraag tot deelneming of offerte.



Een tweede stap omvat de overlegging van de eigenlijke aanvraag tot deelneming of offerte, die elektronisch ondertekend is om de integriteit van de gegevens van de aanvraag tot deelneming of offerte te certificeren.



De ontvangst van de eigenlijke aanvraag tot deelneming of offerte gebeurt binnen een termijn die geen vierentwintig uur mag overschrijden na het uiterste ontvangsttijdstip van de aanvragen tot deelneming of de offertes, op straf van wering van de aanvraag tot deelneming of offerte;



Hetzij, om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie Blz. 12


Ref.: Sherlock

wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. De veiligheidskopie van een offerte is voor het overige onderworpen aan de op offertes toepasselijke regels van dit besluit (zie Koninklijk Besluit 15/07/2011, Hoofdstuk 4, Afdeling 5). Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Om problemen te vermijden worden de geïnteresseerde firma’s verzocht om zo snel mogelijk de e-procurement applicaties te testen via de demo site e-notification en e-Tendering. https://enotdemo.publicprocurement.be/ https://etendemo.publicprocurement.be/

Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk:  

Tel.: 02 790 52 00 Mail: [email protected]

Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De bepalingen van de artikelen 80 en 90 van KB 15 juli 2011 zijn toepasselijk op de wijzigingen en de intrekkingen.

Blz. 13


Ref.: Sherlock

De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van KB 15 juli 2011, worden meegedeeld voor zover : 1° zij bij de voorzitter van de openingszitting toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. Een inschrijver kan in een nieuwe regelmatig ingediende offerte aanduiden welke niet elektronisch ingediende bijlagen van de ingetrokken offerte hij wenst te behouden.

I.16 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de offertes worden geopend zal plaatsvinden op 19 december 2013 om 14.30 uur op het volgende adres: FOD Financiën NORTH GALAXY\Koning Albert II-laan, 33 1030 Brussel Vergaderzaal B4.

I.17 Procedure van gunning van de opdracht I.17.1 Toegangsrecht Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in het artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 1996 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. In deze gevallen gaat de aanbestedende overheid de toestand na van : 1° de voor selectie in aanmerking komende kandidaten, alvorens de selectiebeslissing te nemen; 2° de als opdrachtnemer in aanmerking komende inschrijver, alvorens de gunningsbeslissing te nemen.

§ 1. Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Blz. 14


Ref.: Sherlock

Met het oog op de toepassing van deze paragraaf vraagt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die kandidaten of inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. De aanbestedende overheid kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de in deze paragraaf bedoelde verplichting. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de gevallen hierboven kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. § 2. Overeenkomstig artikel 20 van de wet kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die : 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3° bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de gevallen hierboven kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan.

Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. 4° bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62;

Art. 62. § 1. De kandidaat of inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid. Het attest heeft betrekking op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. De kandidaat of inschrijver heeft aan bovenvermelde vereisten voldaan, indien hij : 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het kalenderkwartaal bedoeld in het vorige lid, en 2° op deze aangiften geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of tot de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, Blz. 15


Ref.: Sherlock

van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. § 2. De kandidaat of inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door § 1, voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. § 3. Indien de kandidaat of inschrijver personeel tewerkstelt dat zowel door § 1 als § 2 wordt beoogd, zijn de bepalingen van beide paragrafen toepasselijk. § 4. De in §§ 1 en 2 bedoelde attesten moeten niet worden voorgelegd wanneer het geraamde opdrachtbedrag niet hoger is dan 30.000 euro. In dat geval wint de aanbestedende overheid zelf inlichtingen in over de toestand van de kandidaat of inschrijver om na te gaan of hij aan de vereisten van dit artikel heeft voldaan. § 5. De aanbestedende overheid kan inlichtingen inwinnen over de situatie van de kandidaat of de inschrijver die onderworpen is aan de sociale zekerheid van de zelfstandigen teneinde na te gaan of hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen inzake sociale zekerheid. § 6. Het voorleggen bij de offerte van de attesten bepaald in de vorige paragrafen is niet vereist indien ze reeds bij de aanvraag tot deelneming waren gevoegd, mits ze op dezelfde periode slaan.

6° niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; Art. 63. De kandidaat of inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. De kandidaat of inschrijver heeft aan bovenvermelde verplichtingen toepasselijk in België voldaan, indien hij voor zijn gehele beroepsmatige fiscale verplichtingen geen schuld heeft van meer dan 3.000 euro, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de beroepsmatige fiscale schuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang, aantoont dat hij, op het einde van de fiscale periode bedoeld in het eerste lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige afbetaling van zijn beroepsmatige fiscale schulden. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.

7° zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het

Blz. 16


Ref.: Sherlock

verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

Wanneer een document of attest als bedoeld in 1° en 2° van het eerste lid van artikel 61, is vereist, niet wordt uitgereikt in het betrokken land of daarin niet alle in § 1 en in § 2, 1°, 2° of 3° van het zelfde artikel 61, bedoelde gevallen worden vermeld, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

I.17.2 Kwalitatieve selectiecriteria I.17.2.1 Criteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver 1° door een bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het K.B 15/07/2011 of, in voorkomend geval, door het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's; 2° door de jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de kandidaat of inschrijver deze neerlegging voorschrijft; 3° De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet betreffende de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de laatste drie boekjaren. Minimum: 1.700.000 €/jaar Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.

I.17.2.2 Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver In geval van een opdracht voor diensten/leveringen kan de technische bekwaamheid of de beroepsbekwaamheid van de kandidaat of de inschrijver op één of meer van de volgende manieren worden bewezen, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of belangrijkheid en het doel van de diensten/leveringen. Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste twee gelijkaardige projecten aantonen, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model “referentiemodel” (zie addenda aan het bestek: referentiemodel) is vereist voor de presentatie van de referenties. Blz. 17


Ref.: Sherlock

Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver.

De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

I.17.3 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met het artikel 95 van het koninklijke besluit van 15 juli 2011 en met de beschikkingen in dit bestek, zoals hierboven beschreven. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, zal onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning.

I.17.4 Gunningscriteria De keuze van de meest voordelige offerte zal door de FOD Financiën gemaakt worden op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij zijn offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De inschrijver zal bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd. Alle criteria (en eventuele subcriteria) krijgen een weegcoëfficiënt waarmee de verkregen score zal worden vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die gehanteerd zullen worden voor de keuze tussen de offertes.

Blz. 18


Ref.: Sherlock

Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Criteria

Gewicht

Prijs

35

Functionele invulling van de gebruikersbehoeften door de voorgestelde oplossing (§ III.4.3)

32

m.b.t. de noodzakelijke vereisten (P1)

27

m.b.t. de gewenste vereisten (P2)

3

garantie op de realisatie van toekomstige vereisten (P3)

2

Benadering van de onderlinge samenwerking en de overdracht van kennis en informatie

18

Overdracht van kennis (opleidingen) (§ III.6.1)

3

Samenwerking en coaching (§ III.6.2)

5

overdraagbaarheid (§ III.6.4)

10

Invulling van de technische aspecten (§ III.4.5)

8

Onderhoud en support (III.6.5), SLA’s (0)

5

Algemene kwaliteit van de offerte

2

Volgende offertes komen niet in aanmerking voor de toewijzing van de opdracht: De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten met uitzondering van het prijscriterium

Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen:

 Pr  P  Pmax   min   Pr   offerte  waarbij:    

Prmin = laagste prijs van de regelmatig bevonden offertes waarmee rekening gehouden wordt voor de toewijzing van de opdracht Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium « Prijs » Pmax = weging van het criterium « Prijs »

Het bepalen van de eindscore verloopt als volgt: De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.

Blz. 19


Ref.: Sherlock

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.

II.1 De bestelbon en haar modaliteiten De bestelbon is geadresseerd aan de opdrachtnemer, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen.

II.2 Leidend ambtenaar De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: Noel Colpin, Administrateur-Generaal van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Adres: Koning Albert II laan 33, 1030 Brussel

II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental.

Blz. 20


Ref.: Sherlock

De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr. 679-2004099-79, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber”, naargelang het geval. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de in artikel 27 vermelde termijn, wordt hij in gebreke gesteld per aangetekend schrijven. Deze ingebrekestelling geldt als proces-verbaal in de zin van artikel 44, § 2. Wanneer hij de borgtocht niet stelt binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan de aanbestedende overheid : 1° hetzij overgaan tot een ambtshalve borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen. In dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag;

Blz. 21


Ref.: Sherlock

2° hetzij een ambtshalve maatregel toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of vertragingsboetes uit. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de opdrachtnemer nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan de aanbestedende overheid van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende, afhouden en deze aanwenden om de borgtocht opnieuw aan te vullen. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Deze periodes worden vermeld en bewezen in de offerte of worden zij, van zodra zij bekend zijn, onmiddellijk aan de aanbestedende overheid medegedeeld. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&B Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 Brussel Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering : verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering : verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. In de mate dat de borgtocht kan worden vrijgegeven, verleent de aanbestedende overheid, binnen vijftien dagen na de dag van het verzoek, handlichting aan de Deposito- en Consignatiekas, aan de openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult, aan de kredietinstelling of aan de verzekeringsonderneming, al naargelang. Na deze termijn heeft de opdrachtnemer recht op de betaling : 1° hetzij van een intrest, die in geval van storting in speciën of publieke fondsen, overeenkomstig artikel 69, § 1, wordt berekend op de neergelegde bedragen, eventueel verminderd met de gestorte intrest door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. De aanvraag tot teruggave van de borgtocht geldt in dat geval als schuldvordering voor de betaling van deze intrest; 2° hetzij van de gemaakte kosten voor het behoud van de borgstelling, in geval van collectieve borgstelling of van een waarborg toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsonderneming.

II.4 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma's moeten officiëel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over -versies van de software, pre-releases, enz. …).

II.5 Uitvoering van de opdracht II.5.1 Clausule betreffende de technologische evolutie Blz. 22


Ref.: Sherlock

Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

II.5.2 De termijnen In dit project zijn een aantal GO/NO GO (zie hiervoor deel III.5.2 van het bestek) beslissingen ingebouwd. Deze kunnen bijgevolg aanleiding geven tot het stopzetten van de opdracht, maar zonder opzeggingstermijn. De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarde brengt voor de opdrachtnemer geen recht op schadevergoeding met zich mee.

II.5.3 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen II.5.3.1 De uitvoering van de diensten De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden Stafdienst ICT. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, en de periode tussen kerstdag en Nieuwjaar worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.

II.5.3.2 Leveringen Leveringen en installatie De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de opdrachtnemer wordt overhandigd. Technische specificaties

Blz. 23


Ref.: Sherlock

De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering. Verpakkingen Eventuele verpakkingen blijven het eigendom van de opdrachtnemer en moeten binnen tien dagen na de levering door hem worden opgehaald. Na het verstrijken van deze termijn heeft de Administratie het recht deze op kosten van de opdrachtnemer terug te sturen. Het materieel zal van zijn verpakking ontdaan worden in lokalen aangeduid door de aanbestedende overheid en dit volgens haar instructies. Locatie De leveringen zullen gebeuren op Stafdienst ICT

II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer 1

Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet:  

over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar;

De projectverantwoordelijke moet bovendien:  mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien:  vlot kunnen communiceren in beide talen.

Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd.

1

unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2 Blz. 24


Ref.: Sherlock

Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag. (artikel 16 Koninklijk Besluit 14 januari 2011). De wijziging dient plaats te vinden binnen 10 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het “curriculum vitae”-model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam.

II.5.5 Onderaannemers De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden. De aanbestedende overheid eist dat de onderaannemers van de opdrachtnemer, in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten zijn opgelegd; In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid : 1° wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit klassieke sectoren; 2° wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemers in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit klassieke sectoren; Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan.

Blz. 25


Ref.: Sherlock

Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in een van de gevallen bevindt bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit klassieke sectoren.

II.5.6 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II.5.6.1 Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de opdrachtnemer tijdens hun opdracht maximaal 4 kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt indien nodig een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een emailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

II.5.6.2 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft:      

de definitie van de inhoud van het project; de participatie in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten voor de realisatie: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; indien van toepassing: de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald.

Blz. 26


Ref.: Sherlock

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het het bewaken (en indien nodig definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.

II.5.7 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op:      

technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.

Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B (onder ”ICT Fundamenten (FOD Financiën)”) en http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B (onder “Fondements ICT (SPF Finances) ”). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing.

II.5.8 Veranderingsbeheer ( “change management” ) Algemeen Op elk ogenblik, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, kan de FOD Financiën aan de opdrachtnemer voorstellen om het even welk aspect van de uitvoering van de opdracht, onder andere de inhoud van de diensten, te wijzigen, uit te breiden of te beperken (“wijzigingsvoorstel”, in PMFin request for change). Activiteiten of aspecten die de opdrachtnemer bij het indienen van zijn offerte geanticipeerd of voorzien kon hebben of die er redelijkerwijze deel van uitmaken, zijn in de uitvoering van de overeenkomst inbegrepen en zullen dan ook niet het voorwerp kunnen zijn van een wijzigingsvoorstel. De opdrachtnemer zal zijn goedkeuring van een wijzigingsvoorstel van de FOD Financiën niet weigeren indien de beoogde wijziging een vermindering van de kosten of volumes met zich meebrengt. Totdat een wijzigingsvoorstel door de partijen formeel goedgekeurd (ook in de stuurgroep) is en tenzij de partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zal de opdrachtnemer de opdracht blijven uitvoeren alsof er geen wijzigingsvoorstel voorligt. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor om het even welke schade of verlies die voortvloeien uit de uitvoering van een wijziging waartoe de FOD Financiën niet zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven.

Blz. 27


Ref.: Sherlock

Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige mensen en middelen zal beschikken om wijzigingen uit te voeren. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien deze een bewezen meerkost voor de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten aanrekenen voor zijn studie of voorbereiding van rapportering over een wijzigingsvoorstel. Procedure Onverminderd het artikel 37 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013, zal een wijziging van de overeenkomst slechts bindend zijn indien zij voorgesteld, behandeld en goedgekeurd wordt in overeenstemming met deze bepaling. Indien een partij wijzigingen wenst aan te brengen aan de overeenkomst, zal het de andere partij schriftelijk de details van deze wijziging overmaken. Artikel 37 Ongeacht de wijze waarop de prijzen worden bepaald, is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan : 1° het voorwerp van de opdracht blijft onveranderd; 2° buiten de toepassing van de artikelen 26, § 1, 2°, a) en b), en 3°, b) en c), en 53, § 2, 2° en 4°, a) en b), van de wet, blijft de wijziging in waarde beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; 3° zo nodig wordt voorzien in een passende compensatie voor de opdrachtnemer. Van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht kan evenwel enkel op gemotiveerde wijze worden afgeweken, en dit : 1° hetzij door een wijzigingsbevel of elke andere eenzijdige beslissing van de aanbestedende overheid; 2° hetzij door een bijakte. Indien FOD Financiën een wijziging voorstelt, zal de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn, maar zonder bijkomende kosten, een schatting overmaken aan FOD Financiën van de verwachte tijd die nodig is voor de implementatie van de wijziging en het verwachte effect van deze wijziging op de opdracht. Indien FOD Financiën beslist om deze wijziging niet door te voeren, zal er geen wijziging aangebracht worden aan de overeenkomst. Indien FOD Financiën deze wijziging wenst door te voeren, en indien beide partijen het wijzigingsvoorstel aanvaarden, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende “bijlage aan het contract”. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. Indien de opdrachtnemer een wijziging voorstelt om de resultaten van de opdracht te verbeteren, moet FOD Financiën het voorstel onderzoeken. Indien de twee partijen het wijzigingsvoorstel goedkeuren, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende “aanhangsel aan het contract”. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is.

Blz. 28


Ref.: Sherlock

II.5.9 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie:  



kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën:    

waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: 

om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld;

Blz. 29




Ref.: Sherlock

om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

II.5.10 Aansprakelijkheden Aansprakelijkheid Leveringen De leverancier is aansprakelijk voor zijn leveringen tot op het ogenblik dat de levering gecontroleerd is, behalve wanneer het verlies of de beschadiging in de magazijnen van de bestemmeling te wijten zijn aan feiten of omstandigheden die zijn bedoeld in artikels 54 en 56 van het koninklijke besluit 14 januari 2013.

Aansprakelijkheid Diensten De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht.

Blz. 30


Ref.: Sherlock

De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis.

II.6 Opvolging van de uitgevoerde diensten en controle door derden II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 20 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken van zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.

II.6.2 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Het is verboden deze terbeschikkingstelling aan derden dusdanig te beperken dat enigerlei controle onmogelijk gemaakt wordt. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.

II.7 Beoordeling van controlewerkzaamheden

de

uitgevoerde

Blz. 31

diensten

en


Ref.: Sherlock

De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 20 kalenderdagen volgend op de bekendmaking door de opdrachtnemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten (waar van toepassing) met name:     

het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …; het eventueel installeren van “testtools” om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.

Wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene controles worden ze aanzien als geschikt en goed werkend. Het tijdsschema van de controlewerkzaamheden worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 20 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de uitrustingen niet geschikt en goed werkend worden bevonden zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën:  

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in 47 en 155 van het koninklijke besluit van 14 januari 2013; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.

II.8 Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste controle aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. Merk op dat er geen ontvangstbewijs zal worden verleend indien de regressie tests niet afdoende zijn. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. De (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en) zal(zullen) plaatsvinden op volgend(e) moment(en):

Blz. 32


Ref.: Sherlock

- Iteratie R0 - Iteratie R1 - Iteratie R2 In het geval dat de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een nieuw onderdeel een impact heeft op een onderdeel dat voordien werd opgeleverd, zullen de wijzigingen aan dit voordien opgeleverde onderdeel moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer, vooraleer de FOD Financiën instemt met de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dat nieuwe onderdeel. De (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en) zal (zullen) worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. Het verzoek van de opdrachtnemer bevat minstens een voorstel van proces-verbaal voor deze (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en). De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het voorgestelde proces-verbaal te aanvaarden, te amenderen of af te keuren. De aanvaarding betekent dat de toestemming voor de oplevering verleend wordt.

II.9 Garantie Van iedere beschadiging of buitendienststelling moet een door de leidend ambtenaar gedateerd en ondertekend proces-verbaal worden opgemaakt. Dat proces-verbaal moet vóór het verstrijken van de waarborgtermijn worden opgemaakt en binnen dertig dagen aan de opdrachtnemer worden betekend. De opdrachtnemer is maar aansprakelijk zo die formaliteiten werden vervuld. In dit gedeelte verwijst het begrip ‘element’ naar elke methodologie, uitrusting of software, en in uitbreiding alles waar garantie en/of onderhoud op toepasbaar is, en, die ontwikkeld/geleverd werd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van deze opdracht. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering start de garantieperiode van een element voor een periode die eindigt na 1 jaar na de laatste voorlopige oplevering. Hieruit volgt dat bijvoorbeeld de garantie van iteratie R0 duurt tot 1 jaar na de oplevering van R2. De garantie van elke oplevering loopt dus tot 1 jaar na de globale voorlopige oplevering. Als elementen defect zijn, als functies en/of prestaties en/of het respect voor de SLA (Service Level Agreement – afspraak over het niveau van de services), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts gedeeltelijk bevredigend zijn, in de mate dat de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe voor eigen rekening de noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of om zo nodig de defecte elementen te vervangen binnen de termijnen, vermeld in de specificaties van de SLA. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt met name :  de herstelling of de vervanging ter plaatse van defecte elementen  de correctie van parameters  de duur van de gepresteerde werkzaamheden  de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer. Op de producten die ter vervanging worden geleverd, is de waarborgtermijn integraal van toepassing.

Blz. 33


Ref.: Sherlock

De waarborgtermijn wordt eventueel verlengd met de tijd gedurende dewelke het product niet kon worden gebruikt ten gevolge van beschadiging. De inschrijver moet erop toezien de elementen te actualiseren tijdens de garantieperiode. Deze actualisering heeft zowel betrekking op eventuele ‘correcties’ als op de evoluties van het geïnstalleerde element.

II.10 Definitieve oplevering De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer na het verstrijken van de garantieperiode. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.

II.11 Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de opdrachtnemer worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt.

Opleveringskosten Alle kosten die te maken hebben met de levering en met de voorlopige en/of definitieve oplevering(en), zijn ten laste van de opdrachtnemer.

II.12 Eigendom van de ontwikkelde software De opdrachtnemer erkent en aanvaardt dat alle intellectuele en industriële eigendomsrechten (met name, maar niet beperkt tot, de auteursrechten, de rechten op de databanken en de rechten op de modellen), evenals alle eigendomsrechten en alle andere rechten betreffende de diensten of producten in het kader van de uit te voeren opdracht, met name, maar niet beperkt tot, de studies, de schema’s, de analyses, de plannen, de rapporten, de onderzoeksresultaten, de documentatie, de methodes, de databanken, de concepten en elke andere ontwikkeling, die al dan niet zijn beschermd door een intellectueel eigendomsrecht, vanaf de betaling van de erop betrekking hebbende facturen exclusief eigendom worden van FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om FOD Financiën alle nodige bijstand te verlenen, de nodige formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten te garanderen en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en verklaart bij machte te zijn om deze verplichting te doen naleven door zijn werknemers, aangestelden en eventuele aannemers. Onverminderd de verplichting voor de opdrachtnemer om de informatie over onderhavige opdracht en de vertrouwelijke informatie niet te onthullen, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de

Blz. 34


Ref.: Sherlock

ervaring die hij heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht opnieuw te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de opdracht.

II.13 Facturatie, betaling en prijsherziening II.13.1 Facturatie en betaling Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de BTW en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering, verloopt de procedure als volgt:   

voor leveringen en diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen slechts achteraf worden uitgevoerd; periodieke betalingen met betrekking tot het onderhoud worden gefactureerd op jaarbasis. Licentierechten worden jaarlijks gefactureerd in het begin van de termijn; kosten met betrekking tot (aanvullende/ondersteunende) diensten op basis van gepresteerde tijd (manuren of mandagen) kunnen worden gefactureerd zodra ze voltooid en aanvaard zijn. Een bewijs van de geleverde prestatie moet bijgevoegd worden aan de factuur.

Voor iteraties R0 en R1 (zoals beschreven in deel III) zal na oplevering 60% van het gefactureerde bedrag worden betaald. De resterende 40% wordt uitbetaald volgend op de effectieve inproductiename van SHERLOCK na oplevering van iteratie R2. De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 1030 Brussel

Voor de leveringen De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

Voor de diensten De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 150, derde lid, overeenkomstig de regels bepaald in de opdrachtdocumenten. Interest voor laattijdige betaling en vergoeding voor invorderingskosten § 1. Wanneer de in artikelen 68, 95, 127, 141 en 160 vastgestelde betalingstermijnen worden overschreden, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de betaling van een intrest naar rato van het aantal dagen overschrijding. Deze enkelvoudige intrest is hetzij de door de Europese Centrale Bank voor haar meest recente basisherfinancieringstransacties toegepaste intrestvoet, hetzij de marginale intrestvoet die het gevolg is van variabele rentetenders voor de meest recente basisherfinancieringstransacties van de Europese Centrale Bank. Voor de opdrachten gesloten vóór 16 maart 2013 wordt de intrestvoet bedoeld in het vorige lid vermeerderd met zeven procent en afgerond tot het hogere halve procentpunt. Voor de opdrachten Blz. 35


Ref.: Sherlock

gesloten met ingang van 16 maart 2013 wordt de bedoelde intrestvoet vermeerderd met acht procent. De minister bevoegd voor Financiën maakt halfjaarlijks de voor ieder semester toepasselijke enkelvoudige intrest bekend in het Belgisch Staatsblad. § 2. Als er voor de opdrachten gesloten met ingang van 16 maart 2013 intrest voor laattijdige betaling overeenkomstig paragraaf 1 verschuldigd is, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de betaling van een forfaitaire vergoeding van veertig euro voor invorderingskosten. Naast dit forfaitaire bedrag kan de opdrachtnemer voor dezelfde opdrachten aanspraak maken op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere invorderingskosten die ontstaan zijn door de laattijdige betaling. § 3. Het indienen van de regelmatig opgestelde factuur of de schuldvordering overeenkomstig de artikelen 95, 127, 141 en 160 geldt in voorkomend geval als schuldvordering voor de betaling van de in paragraaf 1 bedoelde intrest en de in paragraaf 2 bedoelde invorderingskosten, maar heeft geen invloed op het tijdstip waarop de intrest begint te lopen.

II.13.2 Prijsherziening Voor leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt: 

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.



De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.



De prijsherziening gaat in op: o

o



de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).

De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

  S P  P0 *  0,8 *  0.2  S0   waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat.

Blz. 36


Ref.: Sherlock

S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat 

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be



De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

II.13.3 Clausule van meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën beschouwen als zijn meest begunstigde klant. Indien de opdracht loopt over meerdere jaren, zal de opdrachtnemer vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, jaarlijks de prijzen aanpassen voor deze opdracht, door de laagste prijzen toe te passen die hij voor soortgelijke prestaties aanbiedt aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen geldend bij het begin van de opdracht. De verklaringen hierover door de opdrachtnemer die bepalend zijn voor het nakomen van deze verplichting, zullen kunnen geverifieerd worden in de boeken van de opdrachtnemer door een auditor, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditor zal zich beperken tot het certifiëren of niet certifiëren van de relevante gegevens. Indien de auditor besluit tot niet certificatie zal de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen beschikken om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.

II.14 Publiciteit - referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

II.15 Laattijdige leveringen De opdrachtnemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een verlenging van de uitvoeringstermijnen, herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. (artikelen 54 en 55, K.B. 14 januari 2013). De aanbestedende overheid kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de opdrachtnemer of zijn personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op de toepassing van de vertragingsboetes (artikel 46 K.B. 14 januari 2013) of de toepassing van de ambsthalve maatregelen voorzien in de artikelen 47, 124 (leveringen) en 155 (diensten) van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Onder voorbehoud van de bepalingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen in de artikelen 47, 124 (leveringen) en 155 (diensten) van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, en indien de levering van een bepaalde fase drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om de opdracht eenzijdig te verbreken (zie art. 47§2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013). Blz. 37


Ref.: Sherlock

In deze context moet de levering worden beschouwd als een levering van diensten.

II.16 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. 

De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.



Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt « leidend ambtenaar » van deel II in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.

Blz. 38


Ref.: Sherlock

III. Technische bepalingen III.1 Inleiding De opdracht bestaat uit het voorzien van een geïntegreerde informatica systeem, SHERLOCK, dat de medewerkers van Douane en Accijnzen (D&A) in staat stelt om zowel de registratie van inbreuken als de verdere afhandeling van gerelateerde geschillen en invorderingsdossiers te standaardiseren/uniformiseren, efficiënt te beheren en gericht op te volgen. Het project is gemotiveerd door verschillende noodzaken, waaronder: 

de kwaliteit van de prestaties behouden en zelfs verbeteren;



de vermindering van de VTE opvangen door het werk van de ambtenaren te vergemakkelijken;



de behandeling van de dossiers versnellen;



de repetitieve en weinig valoriserende taken afschaffen;



de werkmethoden standaardiseren/uniformiseren;



het verkrijgen en het benutten van betrouwbare statistieken vergemakkelijken;

Deze tool is voornamelijk bestemd voor twee doelgroepen: 1. de ambtenaren van de AADA die inbreuken vaststellen en rapporteren, die we hieronder "bekeurders" zullen noemen, onafhankelijk van hun functie en hun rol in de organisatie; 2. de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering die de dossiers behandelen 2 die onder hun bevoegdheid vallen ; De te bereiken businessdoelstellingen zijn, samengevat: 1) Voor de registratie van de inbreuken: o

het werk van de bekeurders vergemakkelijken door hen in staat te stellen de akte van vaststelling te creëren en alle stukken van het overtredingsdossier op één virtuele plaats te verzamelen en tegelijk de huidige meervoudige gegevensinvoer te beperken;

o

zich zoveel mogelijk verzekeren van de naleving van de vormen, termijnen en wettelijke voorschriften bij de behandeling van de inbreuken - meer bepaald de kwaliteit en de volledigheid verbeteren van de dossiers die aan de Administratie Geschillen en Invordering worden overgemaakt;

2) Voor de behandeling van de dossiers geschillen en invordering: o

het werk van de ambtenaren van geschillen vergemakkelijken door in hun plaats zo veel mogelijk administratieve taken uit te voeren en door de huidige nadelige meervoudige gegevensinvoer te vermijden;

o

zich verzekeren van de naleving van de vormen, termijnen en alle wettelijke voorschriften bij de behandeling van de geschillendossiers;

o

de diensthoofden of teamverantwoordelijken in staat stellen om de werklast beter te beheren;

3) Operationele, betrouwbare statistieken ter beschikking stellen voor het beheer van de Administratie, de interne controle en de risicoanalyse; 4) De documenten en procedures op het niveau van de vaststellingen en de behandeling van de geschillen zoveel mogelijk standaardiseren/uniformiseren; 5) De samenwerking tussen de vaststellende diensten en de diensten geschillen en invordering verbeteren; 2

De behandelde dossiers omvatten, naast de inbreuken: de administratieve beroepen, de wederzijdse bijstand, de onregelmatigheden, de dagvaardingen door derden. Blz. 39


Ref.: Sherlock

6) Deelnemen aan de update in real time van de boekhouding van de schulden en de betalingen; Deze laatste doelstelling rechtvaardigt het ontwerpen van één systeem, een tool met twee interfaces, één voor elke doelgroep: 

De FIODA-interface bestemd voor de bekeurders voor de vaststelling en de rapportage van de inbreuken;



De TIBODA-interface bestemd voor de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering voor het beheer en de behandeling van de dossiers;

Dit systeem zal worden geïntegreerd in het informaticasysteem van de Douane en Accijnzen van de FOD Financiën volgens de geldende standaarden en normen.

III.2 Opmerking t.a.v. de structuur van het technisch luik van het bestek III.2.1 Gebruikte definities 

Een inbreuk is de overtreding van een wettelijke of reglementaire bepaling – men zal zich beperken tot de inbreuken waarvan de vaststelling onder de bevoegdheid van de AADA valt; in de context van dit project zal men enkel rekening houden met de repressieve dimensie: de inbreuk wordt dan beschouwd als het motief dat de eis van de AADA rechtvaardigt



Een akte van vaststelling is een document waarmee een inbreuk op de wetgeving waarvoor de ambtenaren van de AADA bevoegd zijn, wordt vastgesteld en geacteerd;



Het dossier dat alle informatie en documenten bevat die bij een administratieve of gerechtelijke procedure horen



Een gedeelte van het dossier bestaat uit het overtredingsdossier dat de een of meer akte(n) van vaststelling bevat en de andere documenten waarin de feiten worden vastgesteld die aan de basis liggen van de procedure; de FIODA-interface focust op dit subdossier



De overtreder(s) zijn de een of meer natuurlijke of rechtspersonen van wie bedragen worden geëist om diverse redenen en/of corrigerende maatregelen (bv. in overeenstemming brengen met de wet) ingevolge de vaststelling van een of meer inbreuken



De belastingplichtige : fysieke of rechtspersoon die aan de administratie vraagt een beschikking te nemen (b.v. vergunning, navordering) of tegen wie de administratie een beschikking neemt;



De procedure (transactionele procedure, administratieve beroepsprocedure, burgerlijke, strafrechtelijke procedure en bewarende maatregelen) is een gecoördineerd geheel van acties die in hun vorm door de wet zijn bepaald en die een duidelijk gedefinieerd doel hebben in de context van de invordering van de geëiste bedragen, de naleving van de wettelijke verplichtingen en/of het beheer van de betwistingen (administratief beroep). Elk dossier kan aanleiding geven tot een of meer procedures.

Voor een uitgebreid overzicht van de voornaamste domein specifieke begrippen en terminologie relevant in de context van deze opdracht, wordt verwezen naar bijlage F - Concepten.

III.2.2 Gebruikte acroniemen en afkortingen Acroniem

Signification

AGDA / D&A

Administration Générale des Douanes et Accises, décomposée en cinq administrations : KLAMA, TCV, BUEK, O&O et CTX / Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, bestaande uit vijf administraties: KLAMA, TCV, BUEK, O&O en CTX Banque Carrefour des Entreprises /

BCE /

Blz. 40


KBO BUEK CAMADA

DIV FIODA

TIBODA KLAMA MODA

PLDA

SCGI / CDIB

SITRAN

STIPAD TCV TFR DAU / ED FINADA / NAKADA VLABEL MRN O&O

Ref.: Sherlock

Kruispuntbank van Ondernemingen Administration Bureau Unique / Enig Kantoor CAse Management Douane & Accises / CAse Management Douane & Accijnzen Outil utilisé par l’Administration des Enquêtes et Recherches pour suivre leurs dossiers d’enquêtes / Wekmiddel gebruikt door Administratie van Onderzoek & Opsporing voor het opvolgen van hun opsporingsdossiers Direction pour l’immatriculation des véhicules / Directie Inschrijving Voertuigen Fraudes Infractions Onregelmatigheden Douanes et Accises Module d’enregistrement des infractions de SHERLOCK / Module voor het registreren van overtredingen van SHERLOCK Traitement des infractions Douanes et Accises / Behandeling Overredingen Douane en Accijnzen Gestion des clients et Marketing / Administratie Klanten Management en Marketing Douane et Accises Mobile / Mobiel toezicht Douane en Accijnzen Logiciel de planification des activités des agents de TCV et KLAMA / Software om de activiteiten van de agenten van TCV en KLAMA te plannen Paperless Douanes et Accises / Paperless Douane en Accijnzen De toepassing voor het elektronisch indienen en verwerken van aangiften. Deze toepassing is ook de referentie voor de boekhoudgegevens betreffende, meer bepaald, de rechten, taksen, boetes, enz. Service central de gestion de l’information et analyse de risque (fait partie de l’AGDA) / Centrale dienst voor informatiebeheer en risicoanalyse (maakt deel uit van de AADA) / Signalétique Transversale / Transversale Signaletiek Een database die de informatie groepeert van authentieke bronnen, waaronder: het Rijksregister, de ECB en de Balanscentrale van de Nationale Bank / Une base de données regroupant les informations de sources authentiques, dont : le Registre national, la BCE et la Centrale des Bilans de la Banque Nationale Système de Traitement Intégré de la documentation Patrimoniale Systeem voor geïntegreerde verwerking van de patrimoniale documentatie Surveillance, contrôle et constatations / Administratie Toezicht, Controle en Vaststelling Tax Fraud Reporting Document Administratif Unique / Enig Document Fichier National en matière de Douanes et Accises / Nationaal Kaartsysteem inzake Douane en Accijnzen Vlaamse Belastingdienst Movement Reference Number Enquête et Recherche / Administratie Onderzoek en Opsporing Blz. 41


CTX CCFF IAM PID SOA XML FUP ETP / VTE TVA / BTW SPF / FOD WBS SLA QUAC PMO PV WSDL ESB LDAP RUP CV

Ref.: Sherlock

Contentieux / Geschillen Communication Centre for Federal Fiscality Identity and Access Management Project Initiation Document Service Oriented Architecture Extensible Mark-up Language Finance Unified Process Equivalent Temps Plein / Voltijds Equivalenten Taxe Sur La Valeur Ajoutee / Belasting over de Toegevoegde Waarde Service Public Fédéral / Federale Overheidsdienst Work breakdown structure Service Level Agreement Quality Assurance Control Comité Project Management Office Procès-verbal / Proces Verbaal Web Service Description Language Enterprise Service Bus Lightweight Directory Access Protocol Rational Unified Process Curriculum Vitae

III.3 Context van de opdracht Deze paragraaf is informatief en levert de inschrijver de nodige context informatie om zijn antwoorden te formuleren op de opdracht beschreven in de hiernavolgende paragrafen.

III.3.1 Algemene context III.3.1.1 Douane en Accijnzen (D&A) De administratie van de Douane en Accijnzen staat in voor de bescherming van de samenleving en de bevordering van de internationale handel door het beheer van de buitengrenzen en het verzekeren van de veiligheid van de logistieke keten. De voornaamste taken van de douane zijn: 

de veiligheid van de burgers te verzekeren door de aard van de goederen te controleren en te zorgen dat onveilige goederen de Europese Unie niet binnen geraken;



de financiële belangen van de Gemeenschap en haar lidstaten te beschermen door de inning van en de controle op invoerrechten, accijnzen en BTW bij invoer en anderzijds de inning van en de controle op uitvoerrechten en restituties op landbouwproducten;



de Gemeenschap te beschermen tegen oneerlijke en onwettige handel en het bevorderen van legitieme economische activiteiten;



de concurrentiepositie van Europese bedrijven te verhogen door een gemakkelijk toegankelijke elektronische douaneomgeving.

Blz. 42


Ref.: Sherlock

Om deze taken uit te voeren werken we nationaal en internationaal samen met andere overheidsdiensten en voornamelijk andere wetshandhavingdiensten in de strijd tegen fraude, georganiseerde misdaad en terrorisme. De accijnsdiensten staan in voor de inning van en de controle op, onder meer: 

in België aan accijns onderworpen producten zoals koffie en alcoholvrije dranken;



op accijnsproducten die op communautair vlak zijn geharmoniseerd, energieproducten, alcohol en alcoholhoudende dranken en tabaksfabrikaten.

te

weten

III.3.1.2 Rol en missie van de betrokken diensten Registratie van inbreuken De ambtenaren van de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen (AADA) stellen inbreuken vast in verschillende situaties: aan de grenzen van het luchtruim of de internationale wateren, bij wegcontroles of controles bij bedrijven, enz. Hetzij direct bij controles van transportmiddelen of goederen, hetzij indirect door de analyse van de douanedocumenten. Als er een inbreuk wordt vastgesteld, en afhankelijk van het type inbreuk, zal de ambtenaar een of meer akten van vaststelling (Vaststelling, Proces-verbaal, enz.) en bijkomende documenten opstellen. De structuur en de complexiteit van deze documenten kunnen variëren. Bovendien kunnen er, bij de controle door het diensthoofd, of bij de latere behandeling door de Administratie Geschillen en Invordering, aanvullende documenten vereist zijn. Geschillen en invordering De ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering moeten een hele reeks dossiers behandelen, waaronder de overtredingsdossiers, maar ook de administratieve beroepen, de wederzijdse bijstand, de onregelmatigheden, de dagvaardingen van of door derden, enz. Deze dossiers geven aanleiding tot verschillende procedures waarvan de aard en het verloop afhankelijk zijn van de beslissingen die door de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering worden genomen al naargelang hun interacties met de derde partijen. Hoewel deze beslissingen en acties van de ambtenaren worden geregeld door strenge, door de wet bepaalde regels, zijn de procedures zelf uitermate flexibel. Elke geschillen- of invorderingsprocedure kan aanleiding geven tot onder andere een uitnodiging tot betalen, een transactie, een administratief beroep en/of een rechtsvordering. Deze laatste kan zelfs worden onderbroken als er een transactie wordt uitgevoerd, en omgekeerd. Het gaat dus niet om een end-to-end lineaire procedure.

III.3.1.3 Huidige situatie Actueel beschikt de administratie van de Douane en Accijnzen niet over een geïntegreerde informatica toepassing die ondersteuning biedt bij het geheel van taken en verantwoordelijkheden omschreven in § III.3.1.2. De behandeling en opvolging van dossiers gebeurt op een manuele manier met behulp van standaard kantoortoepassingen. Via deze opdracht wenst men een oplossing te bekomen die een antwoord biedt op een aantal kernproblemen en beperkingen die eigen zijn aan de huidige werkwijze. Hieruit volgend worden business objectieven en de beoogde meerwaarde aangehaald die men door middel van de gevraagde oplossing wenst te realiseren. 

Sterke discrepantie in de concrete afhandeling van dossiers tussen de verschillende regionale diensten. Meer uniforme behandeling van de dossiers is noodzakelijk.



Beperkte uitwisseling van kennis en resultaten tussen gelijkaardige dossiers.

Blz. 43


Ref.: Sherlock



Interne controle wordt bemoeilijkt door een gebrek aan bruikbare statistische informatie inzake de afhandeling van dossiers.



De manuele behandeling van dossiers resulteert in een hele reeks van omslachtige administratieve taken met een verminderde efficiëntie tot gevolg.



Evolutie in personeelsbestand : minder maar hoger opgeleid personeel.

III.3.2 Technische context III.3.2.1 het gebruik van te respecteren normen en standaarden De FOD Financiën wil de licenties die ze in het verleden reeds heeft aangekocht optimaal benutten en geen twee keer betalen voor vergelijkbare functionaliteiten. Daarom vereist de FOD financiën conformiteit met de ICT-standaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn. Indien bepaalde ontwikkelingen nodig standaardontwikkelingstools te gebruiken.

zijn,

wordt

de

inschrijver

verzocht

de

bestaande

Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaardmethodologieën voor analyse (FUP), ontwikkelingssupport en projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie Financiën gebaseerd op de internationale standaard Prince2). De volledige beschrijving van die standaarden en van FUP staat op http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B (rubriek ”I ICT fundamenten (FOD Financiën)”) en http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B (rubriek “‘Fondements ICT (SPF Finances)’”).

III.3.3 Organisatorische context III.3.3.1 Beheer van het project en methodologie PMFin De inschrijver past PMFin, onze methodologie en werkwijze voor projecten toe. PMFin is dé unieke projectmethodologie, de standaard binnen de FODFIN, gebaseerd op de internationale standaard Prince 2. Deze methodologie wordt ondersteund door een projecttool ProjectMaster.

Blz. 44


Ref.: Sherlock

Figuur 1 – PMFin Metaproces

PID De inschrijver wordt uitgenodigd om ons een “Project initiation document” (PID) te bezorgen, waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document wordt voor ons een product, werkpakket binnen onze eigen PID Het Project Initiaton document voldoet aan een aantal minimum verwachtingen : 

Beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope.



Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (product breakdown structure) : producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen.



Een volledige WBS (work breakdown structure), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van duur van de verschillende fasen, subfasen activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere) Die planning wordt up-to-date gehouden.

Blz. 45


Ref.: Sherlock



Een omvattende risicoanalyse met definiëring van beheersmaatregelen.



Voorstel van projectstructuur (rekeninghoudend met de rollen beschreven binnen dit hoofdstuk)



Afhankelijkheden met andere projecten



Kwaliteitsplan



Communicatieplan (met aspecten change management)



Rapportering, opvolging van de uitvoering (status en voortgang)

Naar aanleiding van de kick-off wordt deze PID gefinaliseerd, aangevuld en uiteindelijk ter validatie voorgelegd aan de stuurgroep met in begrip van de sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel. Die PID moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven, en dit per onderscheiden (deel)fase. Het dient eveneens details te verschaffen over de vereiste medewerking van personeel van de FOD Financiën. Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplanning verder worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën Een formele goedkeuring van voormelde PID, met inbegrip van projectplanning, door de Stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze PID up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan de PID moet formeel worden goedgekeurd door de Stuurgroep van het project. De opgemaakte PID zal voor ons dienen als informatiebron voor onze eigen PID, bestaande uit producten en werkpakketten waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn. Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:

Blz. 46


Ref.: Sherlock

Figuur 2 - Governance Structuren

Projectleider Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door een eigen (business) Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de Stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De stuurgroep De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt de PID. met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). Daartoe zal de projectleider en de externe projectcoördinator dan ook op geregelde tijdstippen rapporteren aan de stuurgroep over status, voortgang, risico’s en problemen.. In de stuurgroep zetelt minimaal de sponsor, de projectleider en een vertegenwoordiger van de gebruiker, evenals een senior profiel van de inschrijver en de externe projectcoördinator. Wanneer punten werden geagendeerd waarvan de inhoud een mogelijk belangenconflict met de externe partner kan inhouden, kan de sponsor in alle vrijheid beslissen om deze punten te bespreken en te beslissen zonder de aanwezigheid van de vertegenwoordigers van die externe partner. De stuurgroep bestaat uit de sponsor, de projectleider en een vertegenwoordiger van de gebruikers. Een seniorprofiel van de inschrijver en de externe projectcoördinator nemen deel aan de stuurgroepvergaderingen, om de stuurgroep te informeren en om geschillen/problemen te bespreken aangekaart door de projectleider. Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT projectcoördinator, de workpackage verantwoordelijke,en specifieke projectmedewerkers Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (internen en externen), die rapporteren aan respectievelijk hun workpackage verantwoordelijke, projectleider.

Blz. 47


Ref.: Sherlock

De volgende rollen maken idealiter deel uit van het team : ICT Project coördinator (verzekert de link met Stafdienst ICT), Change coördinator (verzekert het veranderbeheer (P&O en communicatie),Externe coördinator (Contractant) Operationationeel PMO Het operationele PMO kan de projectleider bijstaan in het beheren en beheersen van zijn project, in het toepassen van PMFin en het gebruik van de projecttool ProjectMaster, ondersteunen in het rapportering voor stuurgroep en dircom. De Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal 2 weken, gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de opdrachtnemer en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kick-off meeting genoemd. Tijdens de Kick-off wordt akte genomen van de officiële start van het project. In deze eerste vergadering kunnen, indien toepasbaar binnen het kader van het bestek, de PID wordt besproken, de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringen en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, afspraken rond projectmanagement, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz. Een document opgemaakt in twee exemplaren door de aannemer, en gevalideerd door de aanbestedende overheid, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden. Stuurgroepvergadering Van bij de kick-off vergadering, de eerste stuurgroep, worden de data voor de stuurgroepvergadering vastgelegd, in principe maandelijks. De sponsor of projectleider kan altijd een extra stuurgroep bijeen roepen. Andere vergadermomenten Wekelijks zal de projectleider samen met het projectteam vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij de kick-off) Kwaliteit In de PID wordt een belangrijk deel besteed aan de kwaliteit. De inschrijver geeft in zijn PID aan hoe hij de kwaliteit zal bewaken. Daarenboven kan de FODFIN een extra kwaliteitscontrole door de QUAC (Quality Assurance Control Comité) ivm. het respecteren van de standaarden en normen organiseren, of een kwalititeitscontrole door derden. Rapporteringen Tijdens de hoger vermelde vergadermomenten en op afgesproken tijdstippen zal de inschrijver de nodige rapporteringen doen over de ingezette middelen (personeel, methodes, hardware, software), voortgang, status… Periodiek, zijnde maandelijks volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de opdrachtnemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Er zullen door de opdrachtnemer ook coördinatie- en werkverslagen worden opgemaakt over vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Deze vergaderingen zullen punctueel plaatsvinden op verzoek van partijen. Het ritme van deze ontmoetingen zal worden bepaald door de vooruitgang van projectfases. De plaats van deze vergaderingen zal samen met de data worden gepreciseerd door FOD Financiën.

Blz. 48

de de de de de


Ref.: Sherlock

De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Stuurgroep. De Projectleider rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de Stuurgroep. Voorkomend kan de Projectleider de externe projectcoördinator uitnodigen op de vergadering van de Stuurgroep ter ondersteuning en om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten.

III.3.3.2 Het wijzigingsbeheer Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, …) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Stuurgroep evalueert de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de Leidend Ambtenaar is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen in geval deze geen impact hebben op de kost. Wijzigingen die impact hebben op de kost vereisen een formeel akkoord van de bevoegde ordonnateur. In voorkomend geval zal de opdrachtnemer instaan voor de actualisering van de PID.

III.4 Beschrijving van de opdracht Er wordt van de inschrijver verwacht de elementen in deze opdrachtbeschrijving te duiden in zijn offerte. Dit houdt in dat de offerte een duidelijk en volledig antwoord dient te formuleren op de bepalingen en behoeften die zijn beschreven in elk van de hiernavolgende paragrafen van dit hoofdstuk. Hierbij dient de inschrijver bovendien blijk te geven van een correct begrip van de business behoeften. De opdracht bestaat uit het voorzien van een geïntegreerde informatica toepassing waarnaar in het vervolg van dit bestek zal worden gerefereerd onder de naam SHERLOCK. SHERLOCK is een toepassing die: 

ofwel geheel het resultaat is van specifieke ontwikkeling op maat door de inschrijver volgens de specificaties van dit bestek;



ofwel in hoofdzaak bestaat uit een “off-the-shelf” package/tool die kan worden geparametriseerd en in voldoende mate customiseerbaar en uitbreidbaar is, opdat zo volledig als mogelijk aan de specificaties van dit bestek kan worden voldaan;



ofwel een combinatie van beide; Blz. 49


Ref.: Sherlock

en waarbij het gerealiseerde geheel volledig voldoet aan de resultaten van de uit te voeren functionele analyse (zie FASE 1 “Uitwerking” in § III.5.1). Voor alle software componenten die zullen worden geïmplementeerd, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving geven van de voorgestelde oplossing. De aangeboden oplossing die wordt geformuleerd als antwoord op dit bestek zal de basis vormen voor het op te leveren Project Initiation Document (PID) bij aanvang van het project.

III.4.1 Algemeen Zeer beknopt en vereenvoudigd voorgesteld, zijn er twee globale gebruiksprocessen mogelijk: Proces 1: vaststelling van een inbreuk, gevolgd door een behandeling door geschillen 

De bekeurder(s) stelt (stellen) een of meer inbreuken vast;



Hij stelt de noodzakelijke documenten op om ze te behandelen en voegt ze bij het dossier om een overtredingsdossier samen te stellen;



Als zijn dossier volledig is:



o

Stuurt hij het naar de bevoegde autoriteiten (buiten de AADA) als het gaat om een inbreuk waarvoor de AADA niet bevoegd is om in te vorderen en/of te vervolgen (bv. overdracht op papier naar het parket, naar Vlabel, enz.);

o

Hij geeft het door aan de Administratie Geschillen en Invordering als het gaat om materies waarvoor de AADA bevoegd is om in te vorderen en/of te vervolgen;

In dit laatste geval opent een ambtenaar van geschillen een geschillendossier om de inbreuk te behandelen; o

Hij start de vereiste procedures tot aan de afsluiting van het dossier (bv. betaling);

o

Als dat nodig is, vraagt hij aanvullingen op het overtredingsdossier op;

Proces 2: creatie van dossiers zonder voorafgaande inbreuk 

Het is ook mogelijk voor een ambtenaar van de Administratie Geschillen en Invordering om een dossier te creëren zonder dat er een overtredingsdossier is (bv. administratief beroep, wederzijdse bijstand, dagvaardingen van of door derden);

Om deze twee processen te ondersteunen dient, vanuit een zuiver functioneel oogpunt, het systeem uit de volgende hoofdcomponenten te bestaan (Figuur 3 - Functionele bouwstenen): 1. De database met de dossiers en documenten die alle informatie bevat die door de ambtenaren wordt behandeld; 2. De FIODA-interface voor de registratie van de inbreuken en het beheer van het overtredingsdossier; 3. De TIBODA-interface voor de behandeling van de dossiers; 4. De modellenbibliotheek die de sjablonen van documenten bevat, evenals modellen van dossiers, procedures en acties (zie verder); 5. De motor van de workflow die een verloop van de acties voorstelt volgens de context van de dossiers; 6. De configuratie-interface die het mogelijk maakt om het gedrag van het systeem te configureren, meer bepaald de modellen van de bibliotheek en het gedrag van de motor van de workflow te bewerken;

Blz. 50


Ref.: Sherlock

Système Librairie Modèles

BD Dossiers et Documents

Moteur Workflow

Sources Externes de données de référence (SITRAN, STIPAD, etc.) SCGI

Webservice pour autres systèmes d'entrée (CAMADA, MODA)

FIODA

Workflow DA

Verbalisant (incl. équipe / chef)

Interface d'administration

Agent du Contentieux et Recouv rement

PLDA

Gestionnaire du système

Figuur 3 - Functionele bouwstenen

De externe interactie van het systeem verloopt voornamelijk via vijf kanalen: 1. Informatie opzoeken bij externe gegevensbronnen (bv. Sitran, Stipad); 2. Levering van gegevens aan de Centrale Dienst voor Informatiebeheer (CDIB); 3. Interactie met het PLDA-systeem voor het beheer van de schulden en betalingen; 4. Uitwisseling van mails via het e-mailsysteem van de FOD Financiën; 5. Web service ter beschikking van de client applicaties (bv. CAMADA, MODA) om ze toe te laten de overtredingsdossiers elektronisch in te dienen; deze interactie worden hierna beschreven. De basisconcepten zijn de akte van vaststelling, het dossier, de procedure, het document en de taak. Bij elk dossier hoort een gestructureerd geheel van documenten, een historiek van de uitgevoerde taken en een agenda met de uit te voeren taken. Deze elementen worden hierna gedetailleerd beschreven. De opeenvolging van de taken wordt in de eerste plaats bepaald door de ambtenaar. Het systeem zal hem helpen door de meest waarschijnlijke taken voor te stellen (volgens te definiëren, en configureerbare, regels, zie sectie III.4.3.5) op basis van de kenmerken van het dossier en de lopende procedures – maar de ambtenaar kan altijd een niet-voorgestelde taak kiezen. De gebruikers verwachten van de tool: 

dat hij alle informatie over de lopende dossiers in één virtuele plaats samenbrengt – dit omvat onder meer:



een verbinding met externe informatiebronnen;



een overzicht van alle parameters van het dossier;



dat hij hen de naleving van de termijnen en voorschriften in verband met de uitwisseling van informatie garandeert;



dat hij de standaard administratieve acties voorbereidt;



dat hij de rapportage en de statistieken opstelt, meer bepaald met het oog op interne controle en planning;



dat hij zorgt voor de verbinding met PLDA, waaraan hij onder meer de berekening van de rechten, taksen en interesten delegeert;

Blz. 51


Ref.: Sherlock

III.4.2 Gebruikers van het systeem De ambtenaren De eindgebruikers zijn zij die het systeem voor hun dagelijks werk gebruiken en meer bepaald: 

De ambtenaren-bekeurders;



De ambtenaren van de dienst geschillen;



Hun verantwoordelijken;

Hun verschillende rechten worden beheerd door het systeem. De beheerders van de configuratie De systeembeheerders zijn zij die tot taak hebben de 'functionele' configuratie van het systeem te beheren, waaronder: 

opstellen van sjablonen van documenten;



definitie van de metagegevens die in het systeem zijn geregistreerd;



configuratie van de gedragsregels van het systeem;



update van het adressenboek van het systeem;



gebruikersrechten in het systeem;

De lijst van de configureerbare elementen die door deze gebruikers worden beheerd, is opgenomen in sectie III.4.3.5. De systeembeheerders maken deel uit van de AADA. Ze handelen volgens de beslissingen die het functioneel beheerscomité voor de tool zal nemen, volgens een governance die te zijner tijd zal worden bepaald. De systeemadministrators De systeemadministrators zijn medewerkers van de dienst informatica die over alle noodzakelijke toegangen en kennis beschikken voor het onderhoud van de infrastructuur en de applicatie.

Zie sectie III.4.3.1.10 voor de functionele behoeften die verbonden zijn met het gebruikersbeheer.

III.4.3 Overzicht van de functionele behoeften In het vervolg van deze paragraaf wordt een meer gedetailleerd beeld geschetst van de functionele kenmerken waaraan de te realiseren oplossing volgens de administratie van de D&A dient te voldoen. Hierbij wordt een indicatie gegeven van het belang en prioritaire karakter van de respectievelijke functionaliteiten. We onderscheiden volgende prioriteitsniveaus: 

P1 – “Noodzakelijk” : Dit betreft functionaliteiten die als cruciaal worden beschouwd om de vooropgestelde meerwaarde en business doelstellingen te kunnen realiseren. De toepassing die door de inschrijver wordt voorgesteld moet een adequate oplossing aanbieden voor elk van deze vereisten.



P2 – “Gewenst” : Indicatie voor functionaliteiten van belang maar waarvan een eventuele implementatie kan worden afgewogen ten opzichte van de technische haalbaarheid, de kostprijs en impact op de planning. Elke vereiste van prioriteitsniveau P2 geldt als een onderdeel in optie (zie I.13). De inschrijver dient voor elk van deze vereisten een oplossing

Blz. 52


Ref.: Sherlock

te formuleren. Tijdens de uitvoering van de opdracht zal voor elke vereiste P2 de eventuele realisatie worden afgewogen op basis van een kosten/baten analyse. 

P3 – “Toekomstig” : Deze vereisten worden vermeld ten informatieve titel en maken geen deel uit van de opdracht. Hun effectieve realisatie wordt voorzien voor latere releases. Essentieel is wel dat de aangeboden oplossing een toekomstige realisatie van deze vereisten niet mag uitsluiten.

Op het einde van iedere subsectie wordt een overzichtstabel voorzien van de beschreven functionele behoeften met vermelding van de hierop van toepassing zijnde prioriteitsniveaus.

III.4.3.1 Levenscyclus van objecten III.4.3.1.1 Het dossier geschillen/invordering Een nieuw dossier geschillen/invordering kan op twee manieren worden aangemaakt: 

Door de verzending van een overtredingsdossier vanuit FIODA;



Manueel, door een ambtenaar van geschillen (bv. voor de administratieve beroepen, de wederzijdse bijstand, de dagvaardingen van of door derden);

Er is niet echt een typologie van de dossiers. Een dossier wordt gekenmerkt door een bepaald aantal gegevens: zijn materie, zijn fase (transactioneel, juridische), de datum van opening, zijn status, enz. Sommige van deze gegevens worden manueel ingevoerd, andere kunnen worden berekend op basis hiervan; andere kunnen worden opgehaald uit externe systemen (bijvoorbeeld: gegevens van de overtreders, boekhoudkundige informatie). Het systeem gebruikt deze gestructureerde gegevens ook om acties voor te stellen aan de gebruikers (zie het begrip 'actie' III.4.3.1.4). Naast deze gegevens bevatten de dossiers documenten (zie III.4.3.1.3), die georganiseerd kunnen zijn in subdossiers. Alle gestructureerde gegevens met betrekking tot het dossier en zijn onderdelen (document en subdossiers) worden gezamenlijk 'metagegevens' genoemd. Bij deze metagegevens vinden we het unieke identificatienummer van het dossier, waarvan de structuur in de analysefase zal worden gedefinieerd (bv. codering per type, gewestelijke directie, datum). De lijst van metagegevens die een dossier kenmerkt, zal worden gedefinieerd door de Administratie Geschillen en Invordering. Deze lijst kan evolueren en het systeem zal de beheerders toelaten om hem uit te breiden en/of de beschrijving van de gegevens en de regels voor hun berekening aan te passen. Bij deze metagegevens vinden we de 'status' van het dossier: een nieuw dossier heeft initieel de status 'Nieuw' tot het aan een ambtenaar van geschillen wordt toegewezen. Het krijgt dan de status 'toegewezen' (in afwachting dat het wordt behandeld) en vervolgens 'actief'. Het blijft actief tot de verantwoordelijke ambtenaar of zijn diensthoofd het afsluiten. Een dossier kan eventueel tijdelijk worden opgeschort. Een afgesloten dossier kan opnieuw worden geopend (bv. afgesloten als gevolg van een procesverbaal van niet-bevinding, gevolgd door een opening van collectieve schuldenregeling of een invorderingsdossier dat volgt op een afgesloten geschillendossier). De lijst van de statussen kan in de loop van de aanvullende analysefase worden aangepast en zal op dat ogenblik worden vastgelegd. De toegang tot het dossier en het subdossier wordt geregeld door een matrix van toegangsrechten die de beheerders kunnen configureren. Blz. 53


Ref.: Sherlock

Het zal mogelijk zijn om volledige modellen van dossiers en subdossiers te definiëren. De gebruikers zullen deze modellen kunnen gebruiken, bijvoorbeeld wanneer ze bepaalde procedures starten die een bepaalde organisatie van de informatie vereisen. En het zal ook mogelijk zijn om deze modellen automatisch toe te passen voor bepaalde types dossiers (dus afhankelijk van de metagegevens die aanwezig zijn op het ogenblik van de aanmaak van het dossier).

III.4.3.1.2 Het overtredingsdossier Het overtredingsdossier is het gedeelte van het dossier dat de documenten bevat die verbonden zijn met de vaststelling van de inbreuk. Het verschilt enkel van een dossier geschillen/invordering door het gebruik dat ervan wordt gemaakt. Het overtredingsdossier wordt gecreëerd door bekeurders die er de gegevens met betrekking tot een of meer inbreuken in registreren, evenals de bijbehorende documenten. De inhoud van het overtredingsdossier valt onder de verantwoordelijkheid van het team bekeurders dat het heeft gecreëerd: het mag alleen worden aangepast door de ambtenaren van hun dienst, volgens een strikte autorisatiematrix. Na validering zijn de gegevens en de documenten die het bevat definitief vastgelegd. Het kan worden geraadpleegd door de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering die het later zullen behandelen. Als de een of meer bekeurders van oordeel zijn dat een dossier volledig is, starten ze de overdracht ervan naar de Administratie Geschillen en Invordering. Het systeem creëert dan een geschillendossier, waarvan het overtredingsdossier een subdossier zal worden. De ambtenaar van de Administratie van geschillen die hiervoor verantwoordelijk is, zal zijn gedeelte vervolledigen in de loop van de begonnen procedures, maar kan het sub-overtredingsdossier niet wijzigen. Een verbaliserende ambtenaar kan – als hij dit noodzakelijk acht – een ambtenaar van geschillen toegang geven, zodat hij de kwaliteit van het dossier kan controleren voor het wordt overgedragen. Het overtredingsdossier behoudt meestal zijn status tot het einde van de procedure, behalve wanneer de Administratie Geschillen en Invordering bijkomende onderzoeksdaden eist; in dat geval kan een van de bekeurders, of een andere bevoegde ambtenaar (volgens welbepaalde regels) het overtredingsdossier vervolledigen (zonder dat hij echter de bestaande stukken kan wijzigen, zie verder). Elk subdossier (en document) van een overtredingsdossier kan een van de volgende statussen hebben: Nieuw (leeg), In behandeling, Beëindigd (in afwachting van validering), Gevalideerd (alleenlezen documenten), Overgedragen (met aanduiding van de bestemmeling en de datum van overdracht), Geannuleerd (met motief). De statuswijzigingen worden geregeld door configureerbare regels (bv. verplichte of optionele validering door de hiërarchische overste). Zie hieronder (III.4.3.1.4) voor de definitie van een 'actie'. De definitieve lijst van de statussen zal aan het begin van het project worden bevestigd. # DS1 DS2 DS3 DS4

Beschrijving van de behoefte Creatie van dossiers en subdossiers, bewerking van metagegevens, beheer van de levenscyclus Beheer van de toegangsrechten per dossier en subdossier Creatie van het dossier op basis van volledige modellen (dossier en subdossiers) Creatie van geschillendossiers op basis van overtredingsdossiers

III.4.3.1.3 Het document Types documenten

Blz. 54

Prioriteit P1 P1 P2 P1


Ref.: Sherlock

Onder document verstaan we elk gescand papieren document, elk tekstverwerkings- of rekenbladbestand, elk pdf-bestand, elke mail die bij het dossier hoort. De lijst van de types documenten zal voorafgaand aan de ontwikkelingen worden opgesteld. Een document kan een van de volgende statussen hebben: Nieuw (binnengekomen, niet gelezen document, Open (document dat wordt aangemaakt), Beëindigd (in afwachting van validering), Gevalideerd (gelezen en/of geprint, niet wijzigbaar) of Verouderd (bv. geannuleerd). Sjablonen Het systeem bevat een bepaald aantal sjablonen van typedocumenten die werden gecreëerd door de configuratiebeheerders en die de eindgebruikers zullen gebruiken om documenten te creëren die een deel van de informatie van het dossier bevatten. Deze sjablonen bevatten een vaste paginaopmaak, in te vullen zones en, eventueel, "vrije" zones. Sommige zones kunnen worden ingevuld door de gebruiker, andere kunnen verwijzen naar elementen van het dossier. Elke sjabloon bestaat dus uit een vast gedeelte - dat wordt gecreëerd en geüpdatet door de configuratiebeheerders – en een variabel gedeelte dat wordt gevormd door de specifieke gegevens van het dossiers. De paginaopmaak van het vaste gedeelte van de sjablonen zal beperkt zijn tot eenvoudige tekst, verrijkt met vet, schuingedrukt, onderstreept, lijsten en tabellen. Het zal echter mogelijk zijn om de achtergrondpagina te definiëren met het logo van de Administratie, evenals standaard kop/voetteksten die specifieke informatie bevatten (datum, pagina, enz.). Als een ambtenaar een document wil aanmaken op basis van een sjabloon, zal het systeem hem een invoerformulier aanbieden met de gegevens die al in het systeem aanwezig zijn, vooraf zijn ingevuld in de velden. De gebruiker zal de andere velden kunnen invullen en ze zullen worden geregistreerd in het systeem. De velden zullen worden aangebracht in overeenstemming met hun plaats op de papieren documenten. Het is echter niet nodig om de definitieve afdrukopmaak exact weer te geven. De logo's en/of kopteksten hoeven meer bepaald niet zichtbaar te zijn bij het invoeren van de gegevens. Ze moeten pas zichtbaar zijn op de voorbeeldpagina voor het document wordt afgedrukt. We merken op dat niet alle gegevens noodzakelijk worden ingevuld bij het bewerken van documenten op basis van sjablonen. Sommige gegevens worden ingevuld in formulieren, onafhankelijk van het creëren of afdrukken van documenten. Bijvoorbeeld, de identificatie van de overtreders, beschrijving van de inbreuken, boetes, enz. Andere gegevens worden opgehaald uit externe systemen zoals SITRAN of PLDA. De gegevens kunnen dus met verschillende methoden worden meegedeeld (bewerken van documenten, formulieren, interconnecties). Van zodra ze via een methode zijn meegedeeld, zullen ze beschikbaar en eventueel aanpasbaar zijn voor de anderen. Bijvoorbeeld, een gegeven dat in een formulier is ingevuld, moet niet noodzakelijk een tweede keer worden ingevuld bij het bewerken van een document op basis van een sjabloon dat dit gegeven gebruikt. De sjablonen kunnen bestaan uit voorwaardelijke delen die de ambtenaren al of niet kunnen activeren, meer bepaald voor de documenten die alternatieven bevatten, of voor de documenten die optionele secties bevatten afhankelijk van de ingevulde of gekozen velden en/of beslissingen van de ambtenaar. Bijvoorbeeld: in de akten van vaststelling van een inbreuk op de accijnzen, mogen alleen de secties voorkomen die overeenstemmen met de vastgestelde inbreuken (bv. tabak, alcohol, enz.). Hiervoor dient het gebruik van "formlets" te worden voorzien: fragmenten van formulieren die onder bepaalde voorwaarden op vooraf bepaalde plaatsen in een formulier kunnen worden ingevoegd. Bijvoorbeeld een fragment "sigaretten" met enkele specifieke in te vullen velden als de in beslag genomen goederen uit sigaretten bestaan (bv. aantal sigaretten). Deze functionaliteit zal nuttig zijn om ellenlange formulieren te vermijden waarvan slechts een klein gedeelte zou worden gebruikt. Ze zou ook het beheer van de frequente gevallen van meervoudige inbreuken vergemakkelijken door zoveel "formlets" toe te voegen als er inbreuken werden vastgesteld.

Blz. 55


Ref.: Sherlock

Het is niet nodig dat de ambtenaren kunnen bepalen waar de formlets worden ingevoegd. Ze maken deel uit van de definitie van het sjabloon en hun structuur en plaats zijn vooraf bepaald in het sjabloon. Het is niet nodig dat eenzelfde formlet in verschillende sjablonen kan worden gebruikt. Metagegevens Er zijn twee soorten informatie verbonden met de documenten: 

Hun inhoud, bv. de tekst van een mail, een gescande afbeelding;



Hun metagegevens, dat zijn enerzijds gegevens over het document (bv. datum van aanmaak, auteur, onderwerp, aard, status) en anderzijds het geheel van gegevens die in het document aanwezig zijn (bv. aard van de inbreuk, identificatie van de overtreder).

De relatie tussen de inhoud en de metagegevens zal dus afhankelijk zijn van de oorsprong van het document: 

Ofwel gaat het om een document dat door het systeem werd geproduceerd op basis van de metagegevens van het dossier, volgens opgeslagen modellen. In dat geval bestaan de metagegevens al en worden in het document geïnjecteerd.



Ofwel gaat het om documenten die buiten het systeem werden gecreëerd en die werden geïmporteerd. In dat geval worden de metagegevens uit het document opgehaald (manueel of automatisch, naargelang van de mogelijkheden).

De lijst van de metagegevens die bij elk type document horen, zal bij de aanvang van het project worden bezorgd. Deze lijst blijft onder de controle van de Administratie Geschillen en Invordering. Hij kan evolueren en de beheerders zullen de lijst en de beschrijving van de informatie, de regels voor hun berekening, enz. kunnen uitbreiden of aanpassen. Vergrendeling van de documenten In de levenscyclus van een door het systeem geproduceerd document komt er een moment waarop het als volledig wordt beschouwd. Het wordt dan gevalideerd en officieel naar zijn bestemmelingen gestuurd, hetzij via elektronische weg, hetzij op papier via de post. Vanaf dat moment wordt er een "officiële versie van het document vergrendeld, die niet meer kan worden gewijzigd of verwijderd. Bepaalde metagegevens kunnen nog worden gewijzigd, maar de vergrendelde versie zal hiervan niet meer afhankelijk zijn. Dit doet zich ook voor bij de aanpasbare, elektronisch geïmporteerde documenten (tekstdocument of rekenblad). Het systeem laat niet toe om ze direct te wijzigen, maar de gebruiker kan ze bewerken in de software waarmee ze werden gecreëerd tot hij ze valideert en dus vergrendelt. De versie die op dat ogenblik in het systeem is opgeslagen, kan dan niet meer worden gewijzigd of verwijderd. De pdf-documenten kunnen in elk geval niet worden gewijzigd. Door ze te vergrendelen worden ze echter niet-verwijderbaar. Men dient erover te waken dat deze fundamentele vergrendelingsfunctionaliteit duidelijk en eenvoudig is voor de gebruikers om fouten te vermijden. Opslag en bewerking Zowel gegenereerde als geïmporteerde documenten worden reëel opgeslagen in het systeem (dat wil zeggen in een opslagruimte onder controle van het systeem). Het mag niet gaan om links naar documenten die zich op de machine van de gebruiker bevinden. Het systeem moet de gebruiker toelaten om geïmporteerde documenten in het oorspronkelijke softwareprogramma te openen (bv. tekstverwerking of rekenblad) en het moet hun updates transparant beheren als ze tijdens de bewerking werden gewijzigd. Voor ingescande documenten moet men voorzien dat de lokalisatie van de originele stukken (pv en bijlagen) wordt opgeslagen (als een metagegeven dat bij het document hoort). Een actie die altijd beschikbaar moet zijn, is de huidige eigenaar vragen om de originele stukken aan de ambtenaar te Blz. 56


Ref.: Sherlock

bezorgen (bv. via een actie versturen mail of brief). Bij ontvangst van de stukken zal de ambtenaar de lokalisatie-informatie updaten. Subdossiers, symbolische links De gebruikers kunnen de documenten organiseren in submappen. De documenten kunnen worden verplaatst of gekopieerd van de ene naar de andere submap (het systeem moet de coherentie van de metagegevens beheren wanneer een document is gekopieerd). Bovendien kunnen de gebruikers elk document in verscheidene submappen tegelijk aanbrengen zonder het daarom te kopiëren (via het equivalent van een symbolische link). Ze kunnen ook dynamische dossiers definiëren, namelijk dossiers die documenten bevatten op basis van een regel, bijvoorbeeld: 

datum van het document in een periode;



link met een procedure (bv. strafrechtelijke procedure);



link met een persoon (bv. auteur);



type document;



Waarde van een metagegeven (bv. publiek/privé) ;

Verwijderen Een document kan worden verwijderd op basis van strikt gedefinieerd regels: 

de "klad" versies van de documenten die het systeem heeft gegenereerd;



de geïmporteerde documenten;

Verwijderen zal niet mogelijk zijn voor de vergrendelde documenten en voor de geïmporteerde documenten die werden aangemerkt als te bewaren, volgens configureerbare regels. Het moet bijvoorbeeld mogelijk zijn om te bepalen dat een document van het type "kopie proces verbaal" niet kan worden verwijderd. De gebruiker kan een document manueel vergrendelen en dit belet definitief om het te verwijderen. Het moet echter mogelijk zijn om een document als verouderd aan te merken, waardoor het naar een archiveringsmap wordt verplaatst (die niet kan worden verwijderd). Deze operatie moet worden getraceerd om redenen van interne controle. Overzicht van de behoeften met betrekking tot de documenten # DC1 DC2 DC3 DC4 DC5 DC6 DC7 DC8 DC9

Beschrijving van de behoefte Opslag van de documenten in mappen en submappen, met symbolische links, status en vergrendeling. Registratie van documenten die afkomstig zijn van andere bronnen (scan, word, excel, enz.) en manuele invoer van hun metagegevens Bewerking van de geïmporteerde documenten in het oorspronkelijk softwareprogramma Transfer van documenten (en hun metagegevens) van de ene naar de andere map Automatische extractie van metagegevens op basis van bepaalde types geïmporteerde elektronische documenten Dynamische submappen (documenten automatisch toegevoegd) "Archiefmap" voor de verwijderde documenten Creatie van documenten op basis van sjablonen en de gegevens in de map. Sjablonen met voorwaardelijke secties

III.4.3.1.4 De acties

Blz. 57

Prioriteit P1 P1 P1 P3 P3 P3 P1 P1 P1


Ref.: Sherlock

Basisprincipes Bij elk dossier hoort een aantal "acties". Deze term is voorbehouden voor acties die door de gebruikers worden uitgevoerd, het gaat dus om "iets wat de ambtenaar moet doen" in tegenstelling tot iets wat het systeem moet doen. Een actie kan door het systeem of door een gebruiker worden gestart vanuit een bibliotheek met modellen type-acties. De acties hebben een van de volgende statussen: a. de potentiële acties: hun uitvoering is mogelijk (of waarschijnlijk of aanbevolen) gezien de status van het dossier; b. de geïnitieerde acties: hun uitvoering is vereist maar nog niet begonnen, de toewijzing van de acties aan een persoon is nog niet bevestigd; c.

de acties in uitvoering: hun uitvoering is begonnen;

d. de beëindigde acties: hun uitvoering is beëindigd; De statuswijzigingen van de acties zullen worden bepaald door de applicatie via toepassing van door de Administratie Geschillen en Invordering gedefinieerde regels – zie hieronder in sectie III.4.3.1.4) voor de configuratie van het opstarten van de acties. De ambtenaren zullen de status van een actie echter altijd manueel kunnen wijzigen. De regels worden opgesteld volgens een vormvoorschrift dat de beheerders zal toelaten ze te wijzigen en nieuwe regels te creëren met een minimaal foutenrisico. Termijnen en meldingen Alle lopende acties hebben een uitvoeringstermijn. De termijn kan worden verkort of verlengd, maar kan niet worden afgeschaft (zodanig dat de actie naar een onbepaalde datum zou worden uitgesteld). Het is dus mogelijk om een actie uit te stellen, maar er is altijd een moment waarop de ambtenaar er een gevolg aan moet geven. De configuratiebeheerders kunnen de toegelaten maximumtermijn configureren; hij zal initieel 1 jaar bedragen. In de configuratie van het model van de acties zal het mogelijk zijn om een standaardtermijn en een maximumtermijn op te geven (volgens een door de Administratie gedefinieerde governance). Bij de uitvoering van de actie zullen de verantwoordelijke ambtenaren de effectieve termijnen kunnen wijzigen, met naleving van de maximumtermijnen. Het systeem zal een voorafgaande melding voorzien voor de termijnen die gaan aflopen: het is immers niet nuttig om te melden dat een wettelijke termijn is verstreken. Dit moet dus vooraf worden gesignaleerd aan de gebruiker die verantwoordelijk is voor de actie. De gebruiker zal bevestigen dat hij de melding heeft gelezen en eventueel en nieuwe meldingstermijn vastleggen als hij niet onmiddellijk kan handelen. Als hij geen actie onderneemt binnen de voorziene termijn, zal het systeem de ambtenaar via mail verwittigen en daarna zijn hiërarchische verantwoordelijke (om te vermijden dat afwezigheden zouden leiden tot het niet naleven van wettelijke voorschriften). Toewijzing van de acties Als een actie overgaat van de status "potentieel" naar de status "geïnitieerd", wordt ze toegewezen aan een of meer gebruikers volgens configureerbare toewijzingsregels – deze regels zullen gebaseerd zijn op de metagegevens van het dossier, waaronder: 

type dossier, lopende procedures;



type goederen;



complexiteit van de actie (die zelf wordt bepaald op basis van andere metagegevens);

Blz. 58


Ref.: Sherlock



rollen, lokalisatie en competenties van de ambtenaren (metagegevens over de gebruikers);



beschikbaarheid van de ambtenaren (toegang tot de database myPO);



werklast van de ambtenaren in het systeem (aantal acties in wacht).

Als er geen enkele individuele ambtenaar kan worden geïdentificeerd of beschikbaar is, wordt de actie toegewezen aan een standaard ambtenaar (back-up of diensthoofd). Het is het effectieve werk van de ambtenaar aan de actie dat de actie laat overgaan van de status "geïnitieerd" naar de status "in uitvoering". Het systeem kan vaststellen dat de actie is begonnen en vervolgens dat ze is beëindigd, hetzij omdat de ambtenaar dit aanduidt via de interface, hetzij op basis van regels zoals bijvoorbeeld de wijziging van de waarde van bepaalde metagegevens van het dossier. Een actie kan aan meerdere ambtenaren worden toegewezen. Dat betekent dat deze actie door om het even wie van deze ambtenaren kan worden uitgevoerd. Dit stemt niet overeen met een taakverdeling tussen ambtenaren, want dan zou elk van hen andere acties moeten ondernemen. Alle ambtenaren aan wie een taak is toegewezen, zien dit in hun actielijst en zijn status; ze moeten meer bepaald gemakkelijk kunnen zien of een andere ambtenaar is begonnen met de uitvoering van de actie. Als een van de ambtenaren de actie aanduidt als "beëindigd", is ze voor alle ambtenaren beëindigd. Een ambtenaar kan altijd: 1. een van zijn taken opnieuw toewijzen aan een andere ambtenaar; 2. een actie van een andere ambtenaar overnemen; 3. als hij leidinggevende is, de toewijzing van een actie tussen twee medewerkers van zijn team wijzigen, bijvoorbeeld: a. in geval er iemand afwezig is; b. als een ambtenaar niet reageert op meldingen wanneer een termijn bijna is afgelopen; De nieuwe toewijzing kan gelden voor een actie, een groep acties of alle acties van het dossier. Een diensthoofd kan een dossier van de ene naar de andere ambtenaar overdragen. Dit heeft tot gevolg dat de toegangsrechten en de verantwoordelijkheid voor de lopende acties worden overgedragen naar de nieuwe ambtenaar die met de actie wordt belast. Het is nuttig om de voorbeelden van scenario's in bijlage B en bijlage C te raadplegen. Toewijzing van nieuwe dossiers Als er een nieuw dossier wordt gecreëerd, maakt het systeem een standaardactie aan die overeenstemt met de behandeling van het dossier door een ambtenaar. De toewijzingsregels voor deze actie volgen exact de principes die in de vorige sectie worden beschreven. Het zal dus mogelijk zijn om de toewijzingsregels voor nieuwe dossiers te definiëren. Dit zal vooral worden gebruikt als een ambtenaar een dossier aan een andere ambtenaar wil overdragen. Bijvoorbeeld: 

een bekeurder draagt een volledig overtredingsdossier over aan geschillen;



een ambtenaar die instaat voor een transactionele fase, draagt het dossier over om een gerechtelijke fase te beginnen;

In deze twee voorbeelden is de overdracht niet noodzakelijk de enige actie die wordt uitgevoerd: in het eerste geval zal er ook een geschillendossier worden aangemaakt dat het overtredingsdossier bevat. De ambtenaar die het dossier overdraagt, kent de ambtenaar die het moet ontvangen in elk geval niet bij naam. Het systeem moet het dossier dus aan de juiste ambtenaar toewijzen, op basis van configureerbare regels. Deze regels voorzien een routing naar de gewestelijke directies van de Blz. 59


Ref.: Sherlock

bevoegde administraties, en een standaardtoewijzing aan een manager die zal kunnen beslissen om het dossier aan een bepaalde ambtenaar toe te wijzen. Bij de toewijzing van een dossier kan een diensthoofd een doelstelling opgeven inzake termijnen, bijvoorbeeld door een vermenigvuldigingsfactor toe te passen op de standaardtermijn voor de behandeling op basis van zijn raming van de complexiteit van het dossier. In dezelfde optiek zal de actie van het in behandeling nemen van het dossier een standaardtermijn hebben waarvoor, net als voor de andere acties, meldingen in cascade zullen worden verstuurd. Configuratie van de actiemodellen Om de gebruiker acties te kunnen voorstellen, zal het systeem een bibliotheek met actiemodellen bevatten. Bij elk actiemodel hoort: 

De lijst van de metagegevens die de acties beschrijven die op basis van dit specifieke model worden gecreëerd en die aan de standaardmetagegevens worden toegevoegd (die omvatten: begindatum, verantwoordelijke persoon, volgende vervaldag,...) ;



regels die het systeem toelaten om te bepalen wanneer de actie moet worden voorgesteld;



regels die het systeem zeggen wat het moet doen naargelang van de keuzes van de gebruikers bij het uitvoeren van de actie;



door het systeem uit te voeren operaties;

De types gebeurtenissen die kunnen worden gebruikt in de regels die leiden tot het voostellen van een actie, zullen in een eerste fase worden vermeld in paragraaf III.4.3.9.1 "De actiezone". Dezelfde types gebeurtenissen kunnen worden gebruikt om te bepalen wanneer het systeem mag aannemen dat een actie is beëindigd. De triggers voor deze regels kunnen, onder meer, de volgende zijn: 

Creatie van bepaalde types documenten;



Raadpleging van een document;



Wijziging van een metagegeven van het dossier of een van zijn elementen;



Ontvangst van berichten;



Gebeurtenissen in een geconnecteerd systeem (bv. ontvangst van een betaling in PLDA, detectie van een faillissement SITRAN);



lopende procedures – statuswijziging van de procedures (zie III.4.3.1.5);



Uitvoering van een verbonden actie (bv. toelating door een overste);



Het vervallen van termijnen;

Bijvoorbeeld: 

als een document van het type X aan het dossier wordt toegevoegd, moet de actie "het document valideren" worden voorgesteld;



als een (geautoriseerde) gebruiker de status van het document wijzigt in "gevalideerd", duidt het systeem de actie "het document valideren" aan als beëindigd (en vergrendelt het document);



als een actie van het type "het document valideren" is beëindigd voor een document van type Y, moet de actie "het document printen en versturen" worden voorgesteld;



als een gebruiker de actie "het document afdrukken en versturen" activeert, drukt het systeem het document af (en vergrendelt het als dit nog niet was gebeurd);

De operaties die het systeem kan uitvoeren wanneer een actie door de gebruiker wordt aanvaard, of beëindigd, zijn onder meer:

Blz. 60


Ref.: Sherlock



Documenten van een bepaald type aanmaken;



Andere acties creëren, eventueel voor andere gebruikers;



Een bericht naar een andere gebruiker sturen;



Andere acties afsluiten;



Softwaremodules lanceren (bv. een berekening met PLDA lanceren, opzoeken van informatie in externe systemen, enz.) ;



Berekeningen uitvoeren (bv. de verschuldigde beloningen voor een dossier berekenen en aan de gebruiker voorstellen);

Het systeem moet worden ontworpen om de ontwikkeling en toevoeging te vergemakkelijken van bijkomende softwaremodules die als operatie in de acties kunnen worden gebruikt. Met moet een evenwicht trachten te vinden tussen de configuratiecapaciteit en de eenvoud, rekening houdend met het feit dat een krachtiger configuratiesysteem onvermijdelijk complexer is. De volgende elementen moeten dus worden geïntegreerd in de configureerbare elementen van het systeem: 

de lijst van de actiemodellen;



de criteria op basis waarvan de acties worden voorgesteld;



de criteria die toelaten om de uitvoering van een actie vast te stellen;



de operaties die het systeem moet uitvoeren wanneer een actie is geactiveerd;

Overzicht van de behoeften verbonden met de acties # AC1 AC2 AC3 AC4 AC5 AC6 AC7

Beschrijving van de behoefte Opvolging van de termijnen en bericht vooraf Bericht in cascade als er geen reactie komt Manuele toewijzing van een actie aan een ambtenaar door een andere ambtenaar Automatische toewijzing van een actie op basis van regels Nieuwe toewijzing van een actie door een diensthoofd Manuele toewijzing of nieuwe toewijzing van een dossier aan een ambtenaar door een diensthoofd Automatische toewijzing van nieuwe dossiers aan ambtenaren

Prioriteit P1 P2 P1 P2 P1 P1 P2

III.4.3.1.5 De procedures Een procedure (in de zin van de AADA) is een gecoördineerd geheel van acties. Het gaat om administratieve stappen die zich meer bepaald vertalen in de productie van officiële administratieve documenten. De administratieve procedures vertalen zich niet noodzakelijk in informatica- of informatiseerbare procedures. Ze vertalen zich daarentegen in een bepaald aantal uit te voeren acties (zie III.4.3.1.4). Men vindt de definitie van de verschillende soorten procedures in de woordenlijst in bijlage F Concepten. Alle procedures delen een gemeenschappelijk geheel van metagegevens (begindatum, status, links naar de betrokkenen, links naar de documenten, enz.) waarvan de lijst configureerbaar is. Voor de ambtenaren vertaalt de implementatie van het begrip procedure zich concreet in de mogelijkheid om in een bibliotheek volledige modellen van dossiers te selecteren, die het volgende omvatten: modellen van dossiers en subdossiers, modellen van documenten (geïnstantieerde sjablonen), creatie van bepaalde metagegevens en/of initialisatie van bepaalde acties. De lijst van de types procedures, de documenten die elk type procedure wordt geacht te produceren of te gebruiken en de lijst van de metagegevens die bij elk type procedure horen, zijn configureerbaar.

Blz. 61


Ref.: Sherlock

Maar het feit dat een procedure werd geactiveerd vanuit de bibliotheek is ook een informatie op zich die kan worden gebruikt om acties te starten. Bijvoorbeeld: "als een procedure van het type xyz actief is in het dossier, dan … ". Het is belangrijk om te onthouden dat, in de context van dit project, het begrip procedure een begrip is dat eigen is aan het vakgebied en dat het niet met de courante betekenis van de term overeenkomt (te volgen stappen, opeenvolging van uit te voeren operaties om een bepaald taak te vervullen) en nog minder met zijn "informatica" betekenis. # PR1

Beschrijving van de behoefte Bibliotheek van procedures

Prioriteit P2

III.4.3.1.6 De betrokkenen Bij elk dossier hoort een aantal betrokkenen met wie de ambtenaren van de AADA zullen samenwerken: 

de ambtenaren van de AADA die in het dossier zijn tussengekomen;



de advocaten, de ambtenaren van andere FOD's, de gerechtsdeurwaarders en andere door de AADA gemandateerde dienstverleners;



de griffies, de rechtbanken en politiediensten die in het dossier zijn tussengekomen;

Voor de meeste van hen zal het systeem contactinformatie bieden en de mogelijkheid om hen een mail te sturen met bijlagen die afkomstig zijn uit het dossier, of een of meer documenten voor hen af te drukken. Alleen de officiële en vergrendelde versies van de documenten kunnen via mail of via de post worden verstuurd. # IN1 IN2 IN3 IN4

Beschrijving van de behoefte Beheer van een adressenboek met de externe betrokkenen Toevoeging van een betrokkene aan een dossier Afdrukken van een document voor een betrokkene met opvolging van de verzending Verzenden van een mail met bijlage naar een betrokkene


III.4.3.1.7 De tegenpartij Bij elk dossier horen een bepaald aantal belastingplichtigen, overtreders of verzoekers, naargelang de actie van de ambtenaren van de AADA tot doel heeft een taks te innen, een fraude te bestraffen of een verzoek te beantwoorden. 

De een of meer natuurlijke of rechtspersonen die aan de basis liggen van het dossier;



de advocaten van de tegenpartij;



de een of meer eigenaars van de in beslag genomen goederen of transportmiddelen;

Wat hen betreft, moet het systeem toelaten om:

#



hen documenten toe te sturen (afdruk op papier en/of elektronische verzending);



hun identiteit en hun woonplaats te controleren (of hun maatschappelijke zetel in het geval van vennootschappen);



de voorbije of lopende geschillen voor elk van hen te identificeren;



de indirecte geschillen te identificeren, namelijk de geschillen verbonden met vennootschappen waarvan zij aandeelhouder of zaakvoerder zijn, voor zover deze informatie beschikbaar is;



de eerder in ten aanzien van hen vastgestelde inbreuken en hun status; Beschrijving van de behoefte

Prioriteit

Blz. 62


AD1 AD2 AD3 AD4 AD5 AD6

Ref.: Sherlock

Controle van de identiteitsgegevens van een tegenpartij door ondervraging van de dienst SITRAN (natuurlijke of rechtspersoon) Toevoeging van een tegenpartij aan een dossier Afdrukken van een document voor een betrokkene met opvolging van de verzending Verzenden van een mail met bijlage naar een tegenpartij Identificatie van de onroerende goederen van een tegenpartij (ondervraging van STIPAD) Raadplegen van de inbreukenhistoriek van een tegenpartij

P1 P1 P1 P1 P3 P1

III.4.3.1.8 Inbreuken, taksen, boetes, betalingen, inbeslagnemingen De meeste dossiers (maar niet allemaal) vinden hun oorsprong in een of meer inbreuken, waarbij de inbreuk werd geregistreerd in het FIODA-systeem. De inbreuken worden gekwalificeerd door de ambtenaren die ze hebben vastgesteld; ze kunnen worden geherkwalificeerd door een ambtenaar van de Administratie van geschillen. De lijst van inbreuken die bij een dossier horen, kan bijgevolg worden gewijzigd (door verwijdering en/of toevoeging). Bij deze inbreuken horen schulden, namelijk: boetes, taksen, nalatigheidsinteresten, gerechtskosten. Bij de inbreuken horen ook betalingen van allerlei aard: 

Contante betaling (eventueel via betaalkaart of overschrijving);



Verkoop van in beslag genomen goederen, of in beslag genomen fraudemiddelen;



Realisatie van hypotheken of andere verkopen van goederen;



Realisatie van de gestelde waarborg;

Tijdens de periode van activiteit van het dossier kan de verbaliserende ambtenaar of de ambtenaar van geschillen overgaan tot inbeslagnemingen die zullen worden gerealiseerd (of niet) tijdens de invorderingsfase. Schulden, betalingen, inbeslagnemingen worden geregistreerd in het systeem, dat de coherentie van de informatie met PLDA zal moeten garanderen, hetzij door de in het systeem aangebrachte wijzigingen weer te geven in PLDA, hetzij door de gegevens van het systeem up te daten vanuit PLDA. # DP1

DP2 DP3 DP4 DP5 DP6

Beschrijving van de behoefte Toevoeging van een inbreuk aan het dossier op basis van een gestructureerde lijst verbonden met een of meer overtreders. Afschaffing, wijziging van een inbreuk en/of een schuld. Ondervraging van het PLDA-systeem om de status van de betaling van een schuld te kennen Registratie door het systeem van een nieuwe schuld in het PLDA-systeem Ondervraging van het PLDA-systeem om het bedrag van een taks, een recht .. te berekenen. (manuele) Registratie van de inbeslagnemingen en hypotheken in het systeem Ondervraging van het HYPO-systeem om de hypotheken op de goederen van een tegenpartij te identificeren.

Prioriteit P1

P1 P1 P1 P1 P3

III.4.3.1.9 Traceerbaarheid Het systeem zal een spoor bewaren (historiek) van de wijzigingen die aan de dossiers en de documenten werden aangebracht. De lijst van de in de historiek opgenomen operaties zal worden gedefinieerd en configureerbaar zijn door de Administratie Geschillen en Invordering, omdat sommige operaties niet traceerbaar hoeven te zijn. Men zal meer bepaald het volgende registreren: 

De toevoeging, wijziging, validering, het afdrukken, het versturen van de documenten;



De wijzigingen van de status van de dossiers, de documenten, de acties; Blz. 63




Ref.: Sherlock

De wijziging van bepaalde metagegevens;

De historiek zal consulteerbaar zijn: 

per dossier: historiek van de acties die in het dossier werden ondernomen, wie wat en wanneer heeft gedaan;



per ambtenaar: aan welke dossiers hij werkt of heeft gewerkt, welke de lopende dossiers zijn, welke de taken in wacht;

Aangezien deze informatie onderworpen is aan de regels voor de bescherming van de persoonsgegevens, zal de toegang tot de historieken beperkt zijn tot de ambtenaren die tussenkomen in het dossier (historiek van het dossier), hun hiërarchische verantwoordelijken en de interne controle. De historiek moet in twee modussen consulteerbaar zijn: 

Voor audit en interne controle: volledige weergave van alle wijzigingen;



Voor de opvolging van de dossiers: weergave van de "belangrijke" acties (configureerbare lijst), zoals bv. finalisering van een document, validering door een overste, overdracht aan een betrokkene, met uitsluiting van de details, zoals de wijzigingen van elk metagegeven.

De historiek heeft niet tot doel om toe te laten een operatie te annuleren (in de zin van terugkeren naar de vorige status van het systeem). # TR1

Beschrijving van de behoefte De wijzigingen aan de documenten en de metagegevens in het systeem historisch registreren Interface voor de consultatie van de ruwe historiek, met specifieke toegangsrechten. Interface voor de consultatie van de historiek in de vorm van een vereenvoudigde tijdlijn

TR2 TR3

Prioriteit P1 P1 P2

III.4.3.1.10 Gebruikers Het systeem kent elke gebruiker een bepaald aantal toegangsrechten toe. Het systeem beschikt, via LDAP, over de gegevens betreffende de dienst waartoe de gebruikers behoren en kan dus hun lokalisatie en hun hiërarchische verantwoordelijke identificeren. Deze algemene informatie wordt aangevuld met specifieke informatie die in het systeem wordt beheerd (gebruikersprofiel). De lijst met de informatie is configureerbaar. Er worden standaardrechten toegekend aan de gebruikers. De profielen worden geïnitialiseerd en geüpdatet vanuit LDAP. De gebruikers kunnen de specifieke gegevens die op hen betrekking hebben raadplegen en bepaalde van deze gegevens wijzigen (configureerbare lijst). # UT1 UT2

Beschrijving van de behoefte Beheer van de toegangsrechten van de gebruikers voor de dossiers en documenten Beheer van gebruikersprofielen

Prioriteit P1 P1

III.4.3.2 Afdrukken van de documenten De afgedrukte documenten worden eerst in pdf geproduceerd, in het systeem opgeslagen en dan afgedrukt via het besturingssysteem, volgens de ICT-standaarden van de FOD. Het systeem zal toelaten om zowel de documenten die op basis van sjablonen werden aangemaakt als de geïmporteerde documenten af te drukken (voor zover de software die werd gebruikt om ze te creëren gekend is en het mogelijk maakt om een afdrukbare versie te genereren). Het systeem maakt twee soorten afdrukken mogelijk: 

"Draft" afdruk: het document wordt afgedrukt voor nalezing door de ambtenaar, in een nietofficiële vorm. In dit geval moet, om elke verwarring te vermijden, de aard van de voorlopige

Blz. 64


Ref.: Sherlock

versie zeer duidelijk zichtbaar zijn op het afgedrukte document: opdruk "ontwerp" (in de taal van de gebruiker), geen hoofding of wettelijke vermeldingen, handtekeningzones doorstreept, enz. De pdf wordt dan niet bewaard. 

"Officiële" afdruk: het document wordt afgedrukt ter ondertekening, met hoofdingen en wettelijke vermeldingen. Deze afdruk valideert het document impliciet en vergrendelt het dus voor alleen-lezen (afgedrukt document en metagegevens). De pdf-bestanden worden in het systeem opgeslagen en kunnen niet worden verwijderd of gewijzigd.

In het geval van de officiële versies zal het systeem toelaten om vervolgens een getekende (en ingescande) versie van het document af te drukken en te importeren die bij de officiële versie zal worden gevoegd. Men combineert dit ook met het taalgebruik (zie sectie III.4.3.4), een document zal verschillende versies hebben: de officiële, de ondertekende en eventueel de vertalingen.

III.4.3.3 Verzending van de documenten De documenten die aan derden moeten worden meegedeeld, kunnen voornamelijk via twee kanalen worden bezorgd: e-mail en papieren post. De verzending van een document via een van deze kanalen vooronderstelt dat de documenten zijn gevalideerd: alleen officiële versies mogen worden meegedeeld. De verzending via mail van door het systeem gegenereerde documenten gebeurt uitsluitend in pfdformaat met tekst onder beeld. De verzending via de post van een document moet worden geregistreerd (bv. in een metagegeven) evenals de opvolgingsinformatie (aangetekende brieven). De ambtenaar kan het ontvangstbewijs scannen en bij het document voegen. Dit kan eventueel vereisen dat het concept "verzending" wordt geïmplementeerd. Het moet immers ook mogelijk zijn om meerdere documenten te versturen in eenzelfde mail, of de verzending van meerdere documenten in eenzelfde postzending op te volgen. # DC10 DC11 DC12

Beschrijving van de behoefte Genereren van documenten op basis van een sjabloon en metagegevens "Draft" afdruk Officiële afdruk met vergrendeling van het document, beheer van de ondertekende versies

Prioriteit P1 P1 P1

III.4.3.4 Meertaligheid De gebruikersinterface moet beschikbaar zijn in de drie nationale talen. De AADA zal de teksten leveren en zal ze later kunnen configureren zonder een beroep te doen op de diensten van de leverancier. De te gebruiken taal in de interface wordt gedefinieerd door de lokalisatie van het besturingssysteem van de client pc. Bovendien zullen de sjablonen van de documenten eveneens in verschillende andere talen bestaan dan de drie officiële talen, in het vooruitzicht van interacties met buitenlandse betrokkenen. Al deze sjablonen worden opgesteld door de AADA. Het systeem moet een ambtenaar toelaten om, voor elk document, de taal op te geven waarin het moet worden geproduceerd, afhankelijk van de beschikbare sjablonen en de metagegevens van het dossier (waaronder, onder meer, de taal van de betrokkenen). Bijvoorbeeld: in bepaalde gevallen moet er een brief naar een overtreder worden gestuurd in zijn taal, ongeacht de taal van de ambtenaar. Als er meerdere betrokkenen zijn, moet eenzelfde document in verschillende talen kunnen worden verstuurd. Het systeem moet dus, op een of andere manier, het bestaan van meerdere versies van eenzelfde officieel document beheren (een versie per taal). Dat betekent dat de mogelijke waarden van bepaalde metagegevens eveneens meertalig zijn.

Blz. 65


Ref.: Sherlock

Bijvoorbeeld: stel dat een metagegeven "beslissing" meerdere vooraf gedefinieerde waarden kan hebben, zoals "aanvaard" of "geweigerd", dan moet het systeem een vertaling van deze sleutelwoorden gebruiken in de taal die voor het document werd gekozen, voor zover deze vertaling bestaat. Het is de verantwoordelijkheid van de Administratie Geschillen en Invordering om de vertalingen voor de verschillende mogelijke waarden van de metagegevens in te voeren. Het systeem moet een (nietblokkerende) fout signaleren wanneer er een document wordt geproduceerd in een taal waarvoor er geen vertaling bestaat van een metagegeven dat erin moet voorkomen, want dit kan de wettelijke waarde van het geproduceerde document beïnvloeden. Tot slot kan het gebeuren dat: 

Een externe vertaler een door het systeem geproduceerd document vertaalt in de taal van zijn bestemmeling. In dat geval moet de versie van de vertaler kunnen worden gescand en in het systeem geïntegreerd, aan het originele document gehecht;



Een document in een niet-officiële taal wordt geleverd, gescand en dat er een (al of niet officiële) vertaling aan het document wordt gehecht;

# LN1 LN2 LN3

Beschrijving van de behoefte Interface in de taal van de gebruiker gedefinieerd door de lokalisatie Beheer van meertalige sjablonen Een externe vertaling van een document importeren en aan het document hechten als officiële versie

Prioriteit P1 P1 P2

III.4.3.5 Configuratie van de functionaliteiten De AADA zal zelf bepaalde aspecten van het gedrag van het systeem kunnen parametreren zonder een beroep te moeten doen op een technische informaticadienst (noch extern, noch intern): het zijn de functionele beheerders die dit zullen doen. De volgende elementen zullen configureerbaar zijn (onvolledige lijst): 







creatie en wijziging van sjablonen van documenten, wat onder meer het volgende omvat; o

paginaopmaak met velden;

o

identificatie van de metagegevens die worden gebruikt om het document in te vullen;

o

identificatie van de verplichte of optionele velden;

o

valideringsregels voor documenten door een overste;

o

vergrendelingsregels, in voorkomend geval;

definitie van types acties en de lijst van de bijbehorende metagegevens, wat onder meer het volgende omvat: o

regels voor het opstarten en wijzigen van de status van de actie;

o

standaarden maximumtermijnen;

definitie van metagegevens, wat onder meer het volgende omvat: o

indicatie van gevallen waarin het metagegeven zin heeft;

o

definitie van een toepassingsdomein (dossier, document, actie, gebruikers, enz.);

o

regels die eventueel toelaten om de waarde ervan te berekenen;

definitie van procedures;

Een interface zal het mogelijk maken om de configuraties uit te voeren. Er kan een specifieke opleiding vereist zijn om een beperkt team van functionele beheerders op te leiden voor de configuratie van het systeem via deze interface (zie III.6.1.1 – opleiding "power user"/ application administrator").

Blz. 66


# MQ1

Ref.: Sherlock

Beschrijving van de behoefte Creatie en bewerking van sjablonen van documenten, modellen van procedures, types acties en metagegevens.

Prioriteit P1

III.4.3.6 Export van gegevens Het systeem zal een gedeelte van de informatie over de inbreuken, de invorderingen en de geschillenprocedures naar de CDIB exporteren voor het opstellen van statistieken. Voorbeelden van te exporteren gegevens, voor elke vaststelling: dossiernummer, identificatie van de gewestelijke directie, datum van inschrijving, betrokken dienst, type akte, personeelsnummer van de ambtenaar, bedrag, datum van betaling, aantal geregistreerde betalingen, enz. De lijst van de gegevens zal in de loop van het project worden gedefinieerd (op basis van de lijst van gegevens die vooraf werden ingevoerd in FINADA en TFR). Het staat al vast dat het uitsluitend om een exportdatabase zal gaan, met een minimaal aantal tabellen en relaties. De eenvoud zal voorrang krijgen op de optimalisering. Het systeem moet het mogelijk maken om de export te configureren door middel van een associatietabel tussen de metagegevens en de doeltabellen. De update moet dagelijks gebeuren, maar niet in real time. # ST1

Beschrijving van de behoefte Export van metagegevens naar een "platte" database

Prioriteit P1

III.4.3.7 Kennisbank De ambtenaren willen informatie kunnen opzoeken in alle dossiers opdat het uitgevoerde werk als administratief precedent, of zelfs rechtspraak zou kunnen dienen. De opzoeking moet kunnen gebeuren op basis van de waarde van bepaalde metagegevens, op sleutelwoorden of op de inhoud van de stukken. Door de ambtenaren gekozen documenten moeten ook specifiek kunnen worden aangemaakt om een gestructureerde kennisbank te vormen die kan worden geraadpleegd door de andere ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering. Het systeem zal dus de indexering van de documenten, stukken en metagegevens van de dossiers voorzien. # KB1 KB2

Beschrijving van de behoefte Zoeken in de gegevens en documenten, met indexering Selectie voor het aanleggen van een gestructureerde kennisbank, met indexering

Prioriteit P2 P3

III.4.3.8 Interface voor de registratie van overtredingen (FIODA) FIODA levert een interface voor de behandeling van de inbreuken die is bestemd voor de ambtenaren die ze vaststellen, de bekeurders. In de praktijk stelt FIODA deze ambtenaren in staat om: 1. Akten van vaststelling overtredingsdossiers;

op

te

stellen

(pv's,

vaststellingen),

georganiseerd

2. Deze dossiers aan te vullen met bijkomende documenten; 3. Het dossier door te sturen naar de bevoegde diensten, in of buiten de AADA; 4. In voorkomend geval de dossiers te vervolledigen op verzoek van de genoemde diensten;

Blz. 67

in


Ref.: Sherlock

5. De status van de dossiers op te volgen wanneer ze worden behandeld door de Administratie Geschillen en Invordering. Als een dossier naar een andere overheidsdienst werd doorgestuurd (bv. de FOD Justitie), is er geen automatische opvolging, maar het systeem zal de gebruiker toelaten om manueel nota's aan te brengen op de opvolging van de dossiers. FIODA levert twee interfaces: 1. een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface voor het aanmaken van overtredingsdossiers; 2. een web service voor de diensten van de AADA die over hun eigen systeem beschikken (bv. het systeem CAMADA van de Administratie Onderzoek en Opsporing). FIODA is het enige kanaal om, via de gebruikersinterface of de web service, overtredingsdossiers in het systeem in te voeren. De toegevoegde waarde van FIODA is de hulp aan de gebruikers om: 

niet twee keer dezelfde informatie te moeten invoeren;



de informatie op te zoeken in de databases in plaats van ze in te voeren (bv. toegang tot het rijksregister via SITRAN);



de documenten in een virtueel dossier samen te brengen;



te weten of er voor een (natuurlijke of rechts) persoon al een akte van vaststelling werd opgesteld door de AADA.

III.4.3.8.1 De gebruikersinterface Algemeen De gebruikersinterface van FIODA vergemakkelijkt en maakt controle mogelijk van de aanmaak, het invullen en het verzenden van formulieren via een zoveel mogelijk contextuele hulp. De onderstaand toelichting wordt ter informatie en ter illustratie gegeven. De definitieve interface zal in de analysefase worden gedefinieerd en gevalideerd. Van zodra de gebruiker zich heeft aangemeld, gaat het systeem naar zijn profiel en maakt verbinding met de lijst van activiteiten die hij waarschijnlijk zal moeten uitvoeren. Een gedeelte van de gegevens is afkomstig van de LDAP van de FOD Financiën (bv. personeelsnummer, dienstcode), een ander gedeelte wordt in het systeem ingevoerd en kan worden gewijzigd door de geautoriseerde gebruikers (bv. eenheid, soorten opdrachten) (zie sectie III.4.3.1.10). Nadat de lijst van de mogelijkheden aldus werd beperkt, kan het systeem een scherm voorstellen waarin de ambtenaar snel de uit te voeren taak kan kiezen aan de hand van een klein aantal grote pictogrammen. Bijvoorbeeld, aan een ambtenaar van de luchthaven van Bierset kan als eerste keuze worden voorgesteld: controle van luchthavengoederen, controles van personen of kantoorwerk. Als hij bijvoorbeeld de eerste optie kiest, worden hem verschillende categorieën van controles voorgesteld. Een contextuele aanpak is noodzakelijk gezien het grote aantal bestaande akten van vaststelling en/of varianten. Het is de bedoeling om het aantal stappen voor de aanvang van de fase van het invullen van de formulieren te beperken en tegelijk het aantal keuzes op het scherm te beperken. De soorten acties in FIODA zijn in de praktijk beperkt tot: 

Een nieuw dossier aanmaken (vermenigvuldigd met het aantal types dossiers);



Een document aanmaken in een dossier (vermenigvuldigd met het aantal types documenten);



Een dossier raadplegen;



Een dossier valideren (door een hiërarchische verantwoordelijke);

Blz. 68




Ref.: Sherlock

Een dossier versturen voor behandeling door de bevoegde dienst; Selection

Login Login «navigate» Password

«navigate»

«navigate»

Saisie de données

Dossier

Donnée

Donnée

Donnée Formulaire rempli de l'acte / fac simile

Document en construction interactive Imprimer

Icône

«navigate»

«navigate»

Icône

Enregistrer

Icone

Env oyer

Valider

+

Figuur 4 - Navigatie in FIODA

Het selectiescherm Het selectiescherm is het eerste scherm dat verschijnt na de login. Het moet de ambtenaar zo snel mogelijk toegang geven tot de actie die hij wil uitvoeren. Dat kan worden gerealiseerd, rekening houdend met het feit dat elke ambtenaar, door zijn affectatie, meestal een beperkt aantal acties moet uitvoeren ten opzichte van alles wat theoretisch mogelijk is. De toegang tot de meest waarschijnlijke acties kan dus worden vergemakkelijkt, zonder echter de toegang tot de andere acties te beletten. Het profiel van de gebruiker bevat de noodzakelijk informatie om een gedeelte van de filtering uit te voeren. De criteria die de set pictogrammen bepalen die moeten worden voorgesteld op basis van het profiel en de lijst van acties die bij elk pictogram horen, kunnen door de beheerders worden geconfigureerd. Men kan ook overwegen om de gebruikers in staat te stellen deze lijsten te beïnvloeden, zoals een pcgebruiker de pictogrammen van zijn bureaublad kan configureren. In het voorbeeld dat wordt gegeven in Figuur 4 - Navigatie in FIODA, gebeurt de selectie in 3 stappen: 

Identificatie van de groep taken op basis van de werkplek (luchthavencontrole, wegcontrole, kantoor, enz. – deze lijst is afhankelijk van de affectatie van de ambtenaar: er wordt geen luchthaven getoond voor de ambtenaren die aan de haven van Antwerpen zijn toegewezen, en omgekeerd);

Blz. 69


Ref.: Sherlock



Identificatie van het type actie: Pv, Vaststelling, enz. – meestal geïdentificeerd met een code (614, 359) waarvan de ambtenaren worden verondersteld de betekenis te kennen;



Identificatie van het type inbreuk (met de wettelijke referenties);

Het principe is dat de keuze die in de eerste zone wordt gemaakt, de inhoud van de tweede beperkt en zo verder. De keuze van een element van de derde zone start de actie, in dit geval bijvoorbeeld: aanmaak van een overtredingsdossier dat een eerste document bevat en hulp bij het invullen van dit document met de gekozen goederen. Het doel is het werk efficiënter te laten verlopen door "standaard" acties voor te stellen, zonder de gebruikers echter te beletten om speciale of ongewone gevallen te behandelen. Het scherm voor de invoer van gegevens Het invoerscherm is van fundamenteel belang: het is in dit scherm dat de ambtenaar de noodzakelijke hulp krijgt om een documentmodel in te vullen. Men moet voorrang geven aan een "semi-WYSIWYG" benadering: het is nuttig als de schikking van het scherm globaal de schikking van de informatie op het papieren document weergeeft, maar het is niet nodig dat het uitzicht van het papieren document exact op het scherm wordt weergegeven. Concreet kan dit de vorm aannemen van een formulier waarvan de velden zich ongeveer op dezelfde plaats bevinden als in het officiële document. De andere verwachte functionaliteiten zijn: 1. Het systeem zal (configureerbare) regels toepassen voor het invullen van bepaalde velden op basis van andere velden. Bijvoorbeeld: o

gegevens van de overtreder op basis van zijn rijksregisternummer of zijn ondernemingsnummer (ondervraging van het SITRAN-systeem);

o

kenmerken van het voertuig op basis van het kentekennummer of het chassisnummer (ondervraging van de DIV);

2. Hergebruik van de gegevens van een formulier in een ander formulier, bv. tussen een gevalideerde vaststelling en een nieuw pv. 3. Gebruik van "formlets" zoals beschreven in sectie III.4.3.1.3. De documenten kunnen in het systeem worden geregistreerd en gewijzigd tot aan hun validering en/of de afdruk ervan in officiële versie (zie III.4.3.2). Het scherm voor het beheer van het overtredingsdossier Het scherm voor het beheer van het overtredingsdossier dat wordt weergegeven in Figuur 4 - Navigatie in FIODA , bevat een zone "documenten" waarin de lijst van de documenten van het dossier verschijnt, evenals hun status, hun auteur en eventueel andere configureerbare metagegevens. Elk document kan worden gevisualiseerd door erop te klikken. Het is mogelijk om documenten toe te voegen die met andere middelen werden gecreëerd, zoals: Word-, Excel- of pdf-bestanden (bv. scan). Het is ook mogelijk om mails en hun bijlagen direct te importeren. Het systeem moet de bestanden niet noodzakelijk zelf visualiseren, dat kan ook met externe programma's (MS Word, Adobe Reader, enz.). Als de documenten worden geïmporteerd, zal een metagegeven aangeven – als dit zin heeft – waar het originele document zich bevindt (bv. het papieren origineel van een gescand document). De gevalideerde documenten kunnen niet meer worden gewijzigd, maar ze kunnen als model dienen om, via een kopie, een nieuw document aan te maken in hetzelfde dossier. Het nieuwe document is onafhankelijk van het oude, het is gewoon geïnitialiseerd met de gegevens van het oorspronkelijke document - maar zijn creatiedatum wijzigt (zie III.4.3.1.3).

Blz. 70


Ref.: Sherlock

De wijziging van metagegevens mag geen impact hebben op de vergrendelde documenten: ze zijn vergrendeld met de gegevens die op het ogenblik van de vergrendeling aanwezig waren. Het systeem zal een eenvoudige manier voorzien om dit verschil tussen de vergrendelde versie en de eventueel gewijzigde gegevens te visualiseren (zie III.4.3.1.3). Het oorspronkelijke document en zijn recentere versie zullen dus naast elkaar bestaan in het systeem. De gebruiker kan beslissen om de eerste versie als verouderd aan te duiden, waardoor ze naar een subdossier voor archivering wordt verplaatst. Deze operatie moet worden getraceerd om redenen van interne controle. De documenten van eenzelfde overtredingsdossier kunnen verschillende statussen hebben. Elk subdossier kan worden verzonden naar een bestemmeling die afhankelijk is van het type inbreuk, de lokalisatie van de dienst van de ambtenaar en/of andere metagegevens. De documenten van een dossier kunnen naar meerdere verschillende bestemmingen worden gestuurd. De routingregels zijn configureerbaar door de beheerders. De verzending gebeurt hetzij: a) door de documenten af te drukken, die in een omslag worden gestoken en verzonden door de ambtenaar; b) door het aanmaken van een dossier geschillen/invordering; c) door het verzenden van het dossier naar de hiërarchische chef (volgens configureerbare criteria); Men kan ook gebruikmaken van de mogelijkheid om eenzelfde document in mappen te plaatsen, door "verzendmappen" aan te maken, waarin de documenten collectief worden afgedrukt en gevalideerd. Deze acties worden uiteraard historisch bewaard. Bovendien wordt het feit dat een document naar een derde werd verzonden visueel weergegeven, zodat de ambtenaar met één oogopslag de status ziet van een dossier en de documenten waaruit het bestaat. De historiek wordt duidelijk en overzichtelijk visueel op het scherm weergegeven zodat de ambtenaren de acties kunnen zien die in het dossier werden ondernomen, met hun datum en auteur. Deze tijdlijn zal de toekomstige vervaldagen van het dossier bevatten (volgende termijnen die aflopen). Acties in FIODA FIODA zal het systeem voor het beheer van de acties onder meer gebruiken voor: 

De melding aan de hiërarchische verantwoordelijke die bepaalde dossiers moet valideren voor ze naar de Administratie Geschillen en Invordering worden gestuurd (voorwaardelijke validering volgens het type dossier en/of bepaalde kenmerken, zoals de bedragen of het type goederen waarom het gaat, enz.);



De melding van de Administratie Geschillen en Invordering om correcties van documenten, of aanvullende documenten te vragen.

III.4.3.8.2 De technische interface (web service) FIODA zal een web service aanbieden waarmee applicaties van derden de overtredingsdossiers kunnen doorsturen. Het zal bijvoorbeeld CAMADA in staat stellen om dossiers door te sturen van de Administratie Onderzoek en Opsporing naar de Administratie Geschillen en Invordering. Het basisproces is het volgende: 1. De gebruiker werkt in zijn gewone applicatie;

Blz. 71


Ref.: Sherlock

2. Op het ogenblik dat hij inbreuken wil meedelen aan de Administratie Geschillen en Invordering, vraagt hij zijn applicatie om een overtredingsdossier aan te maken en te initialiseren; 3. Zijn applicatie deelt de gegevens mee aan FIODA via de Web service; 4. De web service FIODA maakt het overtredingsdossier aan en stuurt het aangemaakte dossiernummer en de link naar dit dossier terug; 5. De applicatie schakelt over naar de FIODA client, waarmee de ambtenaar het overtredingsdossier kan raadplegen, aanvullen en valideren; De web service FIODA laat niet toe om alle FIODA-acties uit te voeren, enkel: a. Een leeg overtredingsdossier aanmaken; b. Documenten aan een overtredingsdossier toevoegen; c.

Een overtredingsdossier afsluiten en doorsturen naar TIBODA;

d. De status van een overtredingsdossier opvragen; De web service is geëncrypteerd en beveiligd.

III.4.3.9 Interface voor het beheer van geschillen en invordering (TIBODA) Deze sectie beschrijft de mogelijke grote functionele lijnen van de oplossing. De onderstaand toelichting wordt ter informatie en ter illustratie gegeven. De definitieve interface zal in de analysefase worden gedefinieerd en gevalideerd. Naast een welkomstscherm voor de identificatie van de ’ambtenaar biedt het systeem nog twee schermen: 1. Een overzichtsscherm geeft elke ambtenaar een overzicht van zijn lopende dossiers, met signalering van de recente gebeurtenissen en de mogelijke of vastgestelde vertragingen. Er is een variant beschikbaar voor de teamleiders, die hen toelaat om alle dossiers van hun team te bekijken. Vanuit dit scherm kan de ambtenaar een dossier openen of een nieuw dossier aanmaken. 2. via een werkscherm kan hij met een bepaald dossier werken. Selection de la tâche

Login

Recherche de dossier

«navigate»

«navigate»

(from Selection de la tâche)

«navigate»

«navigate»

«navigate» Trav ail sur un dossier

«navigate»

(from Travail sur un dossier)

Figuur 5 - Navigatie in de interface TIBODA

Het systeem laat op een of andere manier toe om meerdere dossiers tegelijk te raadplegen (vensters, tabs, snelle overschakeling, enz.).

III.4.3.9.1 Het werkscherm voor een dossier Het werkscherm kan in zones worden verdeeld die bestemd zijn voor de onderstaande informatie: 1. de documenten van het dossier, gegroepeerd in door de gebruiker gedefinieerde dossiers;

Blz. 72


Ref.: Sherlock

2. de lopende procedures en hun voortgangsstatus; 3. de betrokkenen bij het dossier: o

een zone voor personen die tussenkomen ten behoeve van de administratie of die de administratie kunnen vertegenwoordigen (gerechtsdeurwaarders, advocaten, enz.);

o

een zone voor de een of meer tegenpartijen.

4. de lopende acties; 5. de "toekomstige" acties; 6. de "tijdlijn" van de tot nu toe uitgevoerde en de geplande acties; Trav ail sur un dossier

DOSSIER Procédures passées et en cours

Documents

Interventants Services Publics +

Contrevenant(s) +

Infractions

+

+

-

Paiements, ventes et saisies

+

-

Historique

Tâches en cours

Autres...

-

Taxes, amendes, frais

Tâches suggérées

Figuur 6 - Het scherm voor het beheer van het geschillendossier

De zone "Documenten" De zone "Documenten" bevat alle documenten die met de tool werden geproduceerd en de documenten die in de tool werden geregistreerd: office-bestanden, mails, webpagina's of ingescande pdf-documenten. Elk document kan (via een link, zonder kopiëren) in een of meer dossiers worden geplaatst, bij voorkeur eenvoudig met slepen-neerzetten. In de weergave van het document zullen de ingevoerde of in te voeren metagegevens duidelijk worden aangegeven, om ze snel te kunnen invoeren (eventueel een invoer in de bodytekst, gekoppeld aan een invoer in een formulierzone). Het systeem zal het mogelijk maken om de bestanden in een apart venster te bekijken, hetzij direct, hetzij via het openen van een applicatie (bv. MS Word of Acrobat Reader, zie ook III.4.3.1.3). De zone "Procedures" De zone Procedures bevat de lijst van de procedures die voor dit dossier werden opgestart. Ze zijn standaard aflopend volgens datum gesorteerd. In geval van plaatsgebrek hoeven de afgesloten of oudste procedures niet noodzakelijk zichtbaar te zijn, of kunnen ze met kleinere pictogrammen worden weergegeven.

Blz. 73


Ref.: Sherlock

Een eenvoudig visueel teken zal de status van de procedure aan de gebruikers tonen, voornamelijk de resterende tijd voor zij een actie moeten ondernemen . Dat kan met behulp van een zandloper worden getoond. Door middel van een interactie met het pictogram van een procedure (bv. klik of met de cursor over het pictogram gaan) kunnen de documenten worden getoond die ermee verbonden zijn (in de zone documenten) en dat kan ook andere delen van het scherm die met deze procedure verbonden zijn, accentueren (betrokkenen, bedragen, enz.). Een andere interactie (bv. dubbelklikken) zal alle metagegevens van de procedure tonen. De statuswijziging van een procedure (of in het algemeen, van elk metagegeven van een procedure) kan de lijst van de door het systeem voorgestelde acties wijzigen (zie hieronder). De zone "Acties" De zone "Acties" bestaat uit twee delen: 1. de lopende acties; 2. de door het systeem voorgestelde acties; De lopende acties De lopende acties zijn acties die de gebruiker heeft gestart en die binnen een bepaalde termijn moeten worden uitgevoerd (aangegeven met een zandloper op het pictogram van de actie). De door het systeem voorgestelde acties Het systeem onderhoudt een lijst van acties die relevant kunnen zijn voor het vervolg van het dossier. Deze lijst van acties wordt opgesteld op basis van regels waarin alle metagegevens van het dossier een rol spelen. Deze regels zijn configureerbaar. Zie secties III.4.3.1.4 en III.4.3.5. De gebruiker kan een van de voorgestelde acties activeren of een actie uit de lijst met voorstellen verbergen als ze in zijn concreet geval niet van toepassing is . De gebruiker kan overigens op elk moment een actie starten die zich niet in de lijst bevindt (knop "andere" of gelijkaardig). Meer bepaald een niet-getypeerde actie voor acties die niet in de gebruikelijke stroom van de activiteiten zijn voorzien. Het zal mogelijk zijn om een actie manueel als uitgevoerd aan te merken, bijvoorbeeld wanneer de actie buiten het systeem wordt uitgevoerd. De taken die aan de ambtenaren worden toegewezen, zijn immers niet noodzakelijk allemaal elektronische taken. In geval van een manipulatiefout kan een taak die als uitgevoerd werd aangemerkt, opnieuw als actief worden aangeduid. De zone "Betrokkenen" De zone "Betrokkenen" is verdeeld in twee delen: 1. een zone voor de betrokkenen: de natuurlijke of rechtspersonen die in naam, voor rekening van of in opdracht van een overheidsdienst optreden en die aan het dossier meewerken; 2. een zone voor de tegenpartij: de eisende natuurlijke of rechtspersonen of overtreders en hun eventuele vertegenwoordigers of vennoten; Het is mogelijk om op de symbolen van de betrokkenen te klikken of er met de muis over te gaan om: 

de lijst van de ermee verbonden documenten te zien (filter in de zone documenten);



hun gegevens te zien, hen een bericht te sturen (gearchiveerd in de documenten) of hen een brief te sturen;



voor de overtreders, hun historiek te raadplegen: o

dossiers geschillen waarbij de overtreder betrokken is; Blz. 74


Ref.: Sherlock

o

idem voor de relaties van de overtreder: werkgever, werknemer, firma's waarvan hij zaakvoerder of aandeelhouder is – voor zover deze informatie beschikbaar is;

o

deze lijst geeft de rol van de overtreder aan in elk dossier zonder dat het dossier moet worden geraadpleegd; hij bevat ook een link naar het dossier.

De historiek van het dossier De historiek van het dossier bevat alle acties die in het dossier werden uitgevoerd door een gebruiker (zie ook sectie III.4.3.1.9). Om de leesbaarheid te verhogen, moet men een lange, gedetailleerde lijst van acties trachten te vermijden, maar ze hiërarchisch en logisch groeperen (bv. "toevoeging, wijziging en afdrukken van een document", "acties van de week van … ", enz.). Er moet een bijzondere inspanning worden gedaan om de historiek in de vorm van een duidelijke en leesbare tijdlijn weer te geven. Deze tijdlijn zal de toekomstige vervaldagen van het dossier bevatten (volgende termijnen die aflopen). De zone "Inbreuken" De zone "Inbreuken" bevat de lijst van de inbreuken die tegen elke overtreder werden weerhouden. De lijst wordt geïnitialiseerd vanuit FIODA maar kan worden gewijzigd door de ambtenaar van geschillen en invordering die belast is met het dossier. De financiële zones Twee zones verstrekken informatie over de financiële dimensie van het dossier. 1. De zone "Rechten, Taksen en Boetes" bevat de lijst van de rechten, diverse taksen, boetes, interesten en andere bedragen die van de overtreder(s) worden geëist. Het bedrag kan verschillen naargelang van de overtreder in een dossier. De aard van de bedragen moet worden vermeld. De bedragen kunnen worden gewijzigd, of verwijderd en vervangen door nieuwe bedragen in geval van herkwalificatie van de feiten of onderhandelingen. Deze bedragen worden geregistreerd in PLDA. 2. De zone "Betalingen" geeft de lijst van de reeds uitgevoerde betalingen, hetzij definitieve betalingen, hetzij borgtochten. In het geval van meerdere gespreide betalingen, wordt alleen het totaal weergegeven, met de mogelijkheid om het detail van de betalingen te bekijken. De bron van deze informatie is PLDA. We vinden er ook de lijst van ingehouden, in beslag genomen en/of verkochte goederen (met hun geraamde of verkregen tegenwaarde) en van de genomen hypotheken (idem). Het systeem geeft toegang tot de lijst van hypothekeerbare goederen van elke overtreder (via Stipad), of andere door onderzoek geïdentificeerd maar nog niet in beslag genomen goederen. Kalender De kalender bevat de grote genomen stappen in het dossier en de toekomstige stappen. Later zal worden bepaald welke gebeurtenissen (bv. begin/einde van de procedure, types acties, enz.) er in de kalender moeten voorkomen om hem niet te overbelasten. Deze functionaliteit is ook beschikbaar in FIODA.

III.4.3.9.2 Het selectiescherm voor de dossiers Van zodra hij op het systeem is ingelogd, ziet de ambtenaar de lijst van de geopende dossiers, met een overzicht van de belangrijke informatie over dit dossier (metagegevens). Meer bepaald de aanwezigheid van nabijgelegen vervaldagen moet visueel worden aangeduid, bijvoorbeeld met een rode stip op het pictogram van het dossier met het aantal resterende werkdagen om een bepaalde actie uit te voeren, wanneer dit aantal dagen kleiner is dan een bepaalde waarde (configureerbaar). In dit scherm kunnen ook nieuwe dossiers worden aangemaakt, eventueel op basis van een bibliotheek met modeldossiers.

Blz. 75


Ref.: Sherlock

III.4.3.10 Interface voor het management De team- en dienstverantwoordelijken zullen een complementair specifiek gebruik hebben van het systeem om het werk van hun teams te kunnen superviseren Hun behoeften zijn: 1. De door een bepaalde ambtenaar behandelde dossiers identificeren; 2. De gemiddelde behandelingstijd van een dossier meten, evenals de standaardafwijking; 3. De dossiers met vertraging identificeren waarvoor nog geen actie werd ondernomen; 4. Een volledig dossier opnieuw toewijzen aan een andere ambtenaar; Aan deze behoeften wordt voldaan als het systeem de als managers geïdentificeerde ambtenaren een complementaire interface aanbiedt waarmee ze deze informatie kunnen raadplegen. Die interface moet een lijst van dossiers van de dienst van de manager bevatten, op een recursieve manier in het geval van managers met een hogere rang. Elk element in de lijst moet bovendien de naam van het dossier, informatie zoals de naam van de verantwoordelijke ambtenaar, de openingsdatum en de datum van de volgende actie en de waarde van bepaalde geselecteerde metagegevens bevatten. Het is mogelijk om de lijst op om het even welke van de bovenvermelde informatie te sorteren (dus: volgens ambtenaar, volgens datum, volgens status of volgens elk metagegeven). Wanneer de informatie wordt gesorteerd, wordt ze getoond gegroepeerd per waarde en met inspringingen om de leesbaarheid te verhogen. Het zal ook mogelijk zijn om op verschillende velden te sorteren (bv. op ambtenaar, en voor elke ambtenaar, op status). Het systeem zal voor elke hergroepering het totale aantal entries tonen - op die manier zal men dus het aantal geopende dossiers per ambtenaar kunnen zien. De managers kunnen de een of meer acties kiezen die ze het nuttigst vinden en ze registreren. Het is mogelijk om direct naar het dossier te gaan vanuit de lijst en het zo te raadplegen en/of te wijzigen. Men moet er vooral op toezien dat het, op een of andere manier, relatief eenvoudig is om een dossier opnieuw aan een andere ambtenaar toe te wijzen. Al deze functionaliteiten zullen zowel beschikbaar zijn voor de managers van de bekeurders als voor de managers van de Administratie Geschillen en Invordering.

III.4.3.11 Interface voor configuratie en administratie Het is fundamenteel dat het gedrag van het systeem zonder programmatie kan worden geconfigureerd. Dit betreft meer bepaald: 

de lijst van de metagegevens;



de lijst van de acties en hun gedrag: volgens welke regels worden ze voorgesteld? wat zijn de standaardtermijnen;



de regels voor de toewijzing van de dossiers en de acties op basis van de metagegevens van het dossier;



de creatie en de paginaopmaak van de sjablonen van documenten, inclusief de definitie van de metagegevens die erin worden geïntegreerd;



alle punten die als "configureerbaar" zijn vermeld in dit document.

Het is dus verplicht om het volgende te definiëren en te implementeren:

Blz. 76


Ref.: Sherlock



een specifieke gebruikersinterface voor de configuratiebeheerders;



een opleiding voor deze gebruikers;



een technische procedure om de wijzigingen in het systeem aan te brengen met een minimum aan storingen: o

Toevoeging van nieuwigheden;

o

Wijziging van bestaande regels;

o

Wijziging van sjablonen – waarbij er wordt gelet op de impact op de vroegere documenten;

o

testen controleprocedure voor de impact voor de integratie in het systeem in productie

De AADA zal een governance definiëren die zal verduidelijken wie over de wijziging van de configuratie mag beslissen, wie ze kan uitvoeren en volgens welk proces. Bijvoorbeeld: 

de toewijzingsregels zijn een regionale bevoegdheid;



de modellen van documenten zijn standaard een centrale bevoegdheid.

III.4.3.12 Overzicht van de behoeften aan interfaces # IN1 IN2 IN3 IN4

Beschrijving van de behoefte Interface Fioda Interface geschillen en invordering Interface Managers Interface voor de configuratiebeheerders


III.4.3.13 Toegangspunten Voor het gedeelte TIBODA zal het systeem door de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering worden gebruikt in hun kantoor. Ze beschikken over vaste werkposten die met een kabelnetwerk verbonden zijn. Voor het gedeelte FIODA zal het systeem worden gebruikt in de kantoren van de AADA (vaste posten), of in mobiele controleposten, zoals bestelwagens. Omdat voor de mobiele toegang gebruikt wordt gemaakt van de 3G-technologie, zal de snelheid lager zijn. De FIODA-interface moet dus een werkingsmodus voorzien die de gegevensuitwisseling tot het strikte minimum beperkt. De AADA wil haar ambtenaren op verplaatsing met tablet pc's uitrusten. Het systeem zal dus naar dit type interface moeten kunnen evolueren met zo weinig mogelijk herontwikkelingen. # EN10

Beschrijving van de behoefte Vereenvoudigde interface voor de toegang in gedegradeerde connectiviteit (3G)

Prioriteit P2

III.4.3.14 Gegevensuitwisseling met externe systemen III.4.3.14.1 Interface met SITRAN SITRAN is een database die bestemd is voor de medewerkers van de FOD Financiën en die de informatie groepeert van verschillende externe database die als authentieke bronnen zijn geïdentificeerd, namelijk: het Rijksregister, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en de Balanscentrale van de Nationale bank. Op basis van de naam en voornaam of van het rijksregisternummer van een natuurlijke persoon moet men alle informatie over deze persoon kunnen raadplegen, met het ook op de controle van zijn correcte identificatie en lokalisatie. Zo beschikt de administratie over een volledig overzicht over de Blz. 77


persoon betreffende gezinssamenstelling.

zijn

geboortedatum,

Ref.: Sherlock

geboorteplaats,

historiek

van

de

adressen

en

Het onderzoek moet ook kunnen worden uitgevoerd op basis van de postcode en de geboortedatum als dat nodig is. Er is ook vergelijkbare informatie beschikbaar over de rechtspersonen: op basis van een opzoeking aan de hand van de geleverde gegevens (bv. naam, ondernemingsnummer, postcode), zal men vanuit SITRAN alle gegevens van de onderneming terugvinden. Men zal meer bepaald via SITRAN de status van de vennootschappen controleren (actief of in faillissement). De update van de gegevens die in het systeem worden geregistreerd op basis van de authentieke bronnen die door SITRAN worden verzameld, mag alleen op de gepaste momenten gebeuren: 

toevoeging van een nieuwe tegenpartij aan een dossier (meer bepaald bij de creatie van een nieuwe dossier)



verzending van een brief aan een tegenpartij (controle van het adres);



op uitdrukkelijk verzoek van een ambtenaar die een verificatie vraagt (voor een dossier);

Men moet de mogelijkheid overwegen om SITRAN asynchroon te ondervragen (bv. 's nachts) om de bij de dossiers betrokken vennootschappen te identificeren die failliet zouden zijn verklaard. SITRAN beschikt over een web service die de vereiste informatie levert. De onderbrekingen van de verbinding van dit systeem mogen niet blokkerend zijn.

III.4.3.14.2 Interface avec STIPAD STIPAD is het systeem voor geïntegreerde verwerking van de patrimoniale documentatie (Système de Traitement Intégré de la Documentation Patrimoniale). Het bevat alle gegevens betreffende de samenstelling (actief en passief, roerende en onroerende goederen) en de waarde van het patrimonium van alle Belgische natuurlijke en rechtspersonen. In het kader van het nemen van bewarende of uitvoerende maatregelen, dient de administratie via het systeem, op elk moment van de behandeling van een dossier, kennis te kunnen nemen van de onroerende eigendommen van een overtreder. Dit geldt zowel voor een natuurlijke persoon als een rechtspersoon. De consultatie moet kunnen gebeuren op basis van de naam van de overtreder en diens nationaal nummer of ondernemingsnummer. Op basis van de verkregen informatie van STIPAD, moet de administratie kunnen beslissen of het rendabel is om (bewarend of uitvoerend) beslag te leggen of een hypothecaire inschrijving te nemen. Hierbij dienen alle aspecten van het onroerend goed te kunnen worden geconsulteerd, zijnde de mede-eigenaars, het soort en percentage van het recht, het KI, …en hypothecaire inschrijvingen van andere schuldeisers. STIPAD beschikt over een web service die de vereiste informatie levert. De onderbrekingen van de verbinding van dit systeem mogen niet blokkerend zijn.

III.4.3.14.3 Interface met Hypo Men zal de informatie over de reeds gehypothekeerde onroerende goederen ophalen. De onderbrekingen van de verbinding van dit systeem mogen niet blokkerend zijn.

Blz. 78


Ref.: Sherlock

III.4.3.14.4 Interface met KBO/BCE Op basis van de naam van een overtreder-rechtspersoon, dient alle informatie omtrent deze rechtspersoon te kunnen worden geconsulteerd, dit met het oog op de correcte identificatie en lokalisatie en de solvabiliteit van een overtreder-rechtspersoon. Indien de naam van de rechtspersoon niet volstaat, kan de opzoeking uitgebreid worden met de bijkomende vermelding van de postcode of het ondernemingsnummer. De administratie heeft een integraal overzicht nodig met betrekking tot de statuten (ligging, de uitbatingzetels, de zaakvoerders, de historiek) en de jaarrekeningen. Deze interface moet maar worden overwogen voor zover de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen nog niet beschikbaar zijn via SITRAN. De onderbrekingen van de verbinding van dit systeem mogen niet blokkerend zijn.

III.4.3.14.5 Interface met de DIV Men zal bij de gegevens over een voertuig (eigenaar, betaalde taksen, enz.) bij de DIV ophalen via een opzoeking op de kentekenplaat of op het chassisnummer. De onderbrekingen van de verbinding van dit systeem mogen niet blokkerend zijn.

III.4.3.14.6 Interface met PLDA "Paperless Douane en Accijnzen" is de toepassing voor het elektronisch indienen en verwerken van aangiften. Ze bevat, onder meer, de database met de schulden van de overtreders bij de AADA, vanwege de vaststelling van een inbreuk of een onregelmatigheid, maar ook de registratie van alle betalingen verbonden met commerciële operaties onderworpen aan douanerechten, taksen, accijnzen, enz. Om een correcte en up-to-date opvolging van de dossiers geschillen mogelijk te maken, moeten de schulden dus worden ingevoerd en moeten de evolutie van de betalingen in verband met deze schulden worden opgevolgd, evenals de wijzigingen die de ambtenaren om verschillende redenen aanbrengen, bijvoorbeeld: wijziging van het bedrag van de boetes als gevolg van een transactie of een gerechtelijke beslissing, enz. Momenteel worden de gegevens manueel ingevoerd door de ambtenaren van de AADA. Het systeem moet automatisch in verbinding kunnen gaan met PLDA om minstens de volgende acties uit te voeren: 

automatische creatie van een schuld op basis van de gegevens van het dossier;



wijziging van een schuld in PLDA na de wijziging ervan in het systeem;



overzicht van de schulden van een particulier of een onderneming;



globaal overzicht van de betalingen die dagelijks binnenkomen voor alle dossiers van een Gewestelijke Directie;



overzicht van de betalingen dossier per dossier voor elke behandelende ambtenaar;



algemeen overzicht van de betaalde en niet-betaalde schulden per behandelende ambtenaar en update van het systeem;



opzoeking van gestructureerde informatie van het ED op basis van een MRN-nummer en registratie in het systeem;

Er moeten twee toegangswijzen worden voorzien:

Blz. 79


Ref.: Sherlock



bij de raadpleging van een bepaald dossier, of bij de wijziging van financiële gegevens in het dossier wordt de raadpleging/wijziging van PLDA in real time uitgevoerd voor zover PLDA dit toelaat;



het systeem raadpleegt PLDA 's nachts om de nieuwe betalingen in verband met openstaande dossiers op te zoeken en de ontvangst van een betaling of de overschrijding van een betalingstermijn eventueel aan de verantwoordelijke ambtenaren te signaleren - elke wijziging van gegevens in het systeem tijdens deze update moet worden gemeld aan de ambtenaar die belast is met het dossier.

De aanpassing van de huidige versie van PLDA om een web service te leveren die alle hoger beschreven operaties ondersteunt, is de verantwoordelijkheid van de AADA. De onderbrekingen van de verbinding van dit systeem mogen niet blokkerend zijn.

III.4.3.14.7 Overzicht van de behoeften voor de inzameling van informatie bij externe systemen # EN1 EN2 EN3 EN4 EN5 EN6

Beschrijving van de behoefte Interface met PLDA Interface met SITRAN Interface met STIPAD Interface met Hypo Interface met KBO/BCE Interface met de DIV

Prioriteit P1 P1 P3 P3 P3 P2

III.4.3.15 Verzenden en ontvangen van e-mailberichten De FOD Financiën gebruikt IBM Lotus Notes voor het verzenden van mails tussen de medewerkers en met de externe betrokkenen. Het systeem zal e-mails kunnen versturen via dit kanaal. Het zal de mails creëren en de bijlagen toevoegen zonder dat de gebruiker moet tussenkomen met Lotus Notes. De bijlagen zullen in pdf-formaat zijn. Er moet een bescherming worden voorzien om frauduleuze wijzigingen van het pdf-bestand zoveel mogelijk te voorkomen. Het systeem zal ook documenten kunnen ophalen die via mail naar de ambtenaar werden verstuurd; enerzijds de tekst van de mail en anderzijds de bijlagen. Dit moet zo eenvoudig mogelijk gaan, bijvoorbeeld via toegang van het systeem tot de mailbox van de ambtenaar, of door de ambtenaar in staat te stellen om de mail naar een specifieke mailbox van het systeem door te sturen (met, bv., een referentie van het dossier waarin de mail moet worden geïntegreerd). De gebruiker zal de mail en zijn bijlagen dan kunnen klasseren en ze aanduiden met metagegevens, zoals elk geïmporteerd document. Tot slot zal het systeem overzichtsmails kunnen sturen op vooraf bepaalde en configureerbare momenten (bv. dagelijks of wekelijks) waarin het specifieke informatie heeft samengebracht. Bijvoorbeeld: dagelijkse verzending naar de verantwoordelijken van de ontvangsten van de lijst van de dossiers waarvoor een definitieve beslissing werd genomen (voor schuldvergelijking). De selectiecriteria zullen verwijzen naar de metagegevens, evenals de informatie die zich in deze overzichtsmails bevindt. # EN7 EN8 EN9

Beschrijving van de behoefte Interface met het mailsysteem voor het versturen van documenten (eventueel gegroepeerd) Ontvangst van mails vanuit de mailbox van de gebruiker, inclusief bijgevoegde bestanden Analyse van de mail voor automatische identificatie van het dossier

Blz. 80

Prioriteit P1 P1 P2


Ref.: Sherlock

III.4.3.16 Beheer van afwezigheden SHERLOCK moet in het systeem voor het beheer van afwezigheden van de FOD Financiën (myP&O) de informatie over de niet-beschikbaarheid van de ambtenaren ophalen. Als alternatief, wanneer de verbinding met myP&O niet beschikbaar is, zal het systeem de ambtenaar in staat stellen om zijn geplande afwezigheden in te voeren of een diensthoofd om dit in zijn plaats te doen. De ambtenaar zal dit kunnen doen via een link vanop zijn startpagina en het diensthoofd vanop een pagina voor het beheer van het team die een overzicht zal tonen van de geplande aan- en afwezigheden over een periode van 30 dagen. # EN11

Beschrijving van de behoefte Interface met het systeem voor het beheer van afwezigheden van de FOD Financiën

Prioriteit P3

III.4.4 Niet functionele vereisten III.4.4.1 Performantie Het is evident dat de performantie van SHERLOCK tot op het niveau van de eindgebruiker moet voldoen aan de vereisten van een moderne applicatie die efficiëntie van hun gebruikers beoogt. Dit impliceert dat het online gebruik responstijden moet geven die gemiddeld lager liggen dan 3 seconden.

III.4.4.2 Capaciteit en volumetrie TIBODA (gebruik uitsluitend tijdens de kantooruren) 

Ongeveer 220 gebruikers;



Gemiddeld: 200 gelijktijdige gebruikers;

FIODA: 

Tussen 2500 en 3000 gebruikers;






Op piekuren: 300 gelijktijdige gebruikers;

Totaal SHERLOCK: 

Tussen 2720 en 3220 gebruikers;






Op piekuren: 500 gelijktijdige gebruikers;

Dossiers: 

60.000 nieuwe overtredingsdossiers per jaar;



20.000 nieuwe geschillendossiers per jaar;

Documenten: 

300.000 inbreukendocumenten per jaar (gemiddeld 5 per dossier);



500.000 geschillendocumenten per jaar (gemiddeld 25 per dossier);



waarvan: 5.000 gescande documenten per jaar;

Connectiviteit:

Blz. 81








Ref.: Sherlock

SITRAN o

120.000 opzoekingen per jaar voor de inbreuken (mobiele toegang mogelijk), gemiddeld 2 per inbreuk;

o

300.000 opzoekingen per jaar voor de geschillen;

PLDA o

80.000 opzoekingen per jaar voor de inbreuken (mobiele toegang mogelijk)

o

250.000 opzoekingen per jaar voor de geschillen (ongeveer 5/dag/ ambtenaar)

o

60.000 opzoekingen per jaar voor de inbreuken

DIV

III.4.4.3 Beschikbaarheid Ondanks het permanente karakter van bepaalde douane diensten, is een absolute beschikbaarheid van 24/24 uur en 7/7 dagen niet van toepassing op SHERLOCK. Er dient echter wel een maximale beschikbaarheid van de toepassing te worden garandeert tijdens de gangbare kantooruren (7.30 uur tot 18 uur). Zie III.6.5.2 voor de gevraagde interventietijd ingeval van technische problemen en III.6.7 voor de SLA betreffende de beschikbaarheid van de toepassing. De pannetolerantie is gering: vanaf het ogenblik waarop het systeem de belangrijkste tool wordt voor de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering, waarlangs alle akten van vaststelling verplicht moeten passeren, is de niet-werking ervan blokkerend. De betrouwbaarheid van het systeem hangt gedeeltelijk af van de IT-infrastructuur van de FOD Financiën. Een ander deel is afhankelijk van de architectuur van de oplossing, die eenvoudig en robuust moet zijn. Het kan aanvaardbaar zijn dat een gedegradeerde modus een basiswerking van het systeem garandeert. De toegang tot de documenten moet echter zoveel mogelijk gegarandeerd zijn. In het kader van beschikbaarheid dient de oplossing in overeenstemming te zijn met het Disaster Recovery Plan (DRP) en Business Continuity Plan (BCP) van FOD Financiën. Zo dient de oplossing ondermeer een procedure te voorzien voor het backuppen en restoren van alle systeem content.

III.4.4.4 Veiligheid Alle behandelde informatie is uitermate vertrouwelijk. De verspreiding ervan kan een zeer ernstige impact hebben op de lopende procedures. Toegang tot SHERLOCK dient bijgevolg configureerbaar te zijn zodat slechts geautoriseerde gebruikers die deel uitmaken van de betrokken diensten van de D&A, gebruik kunnen maken van de toepassing (zie III.4.5.1.2 - integratie met IAM / LDAP aspect toegangscontrole). SHERLOCK laat vervolgens toe deze gebruikers onder te verdelen in groepen op basis van functionele rollen of gebruikersprofielen met als doel de toegelaten functionaliteiten van iedere gebruiker zo nauw mogelijk te laten aansluiten bij zijn toegewezen takenpakket en te verrichten werkzaamheden. Gegevensuitwisseling met externe systemen (via webservices) dient op een beveiligde en geëncrypteerde wijze te gebeuren.

Blz. 82


Ref.: Sherlock

III.4.5 Technische aspecten III.4.5.1 Inachtneming van bestaande ICT standaarden Ongeacht of de aangeboden oplossing een package/tool is, dan wel het resultaat van specifieke ontwikkelingen op maat, dient men een maximale conformiteit aan de actuele ICT standaarden en fundamenten te bewerkstelligen (zie § III.3.2.1). Gegeven de specifieke functionele wensen beschreven in paragraaf III.4.3, veronderstellen we hierbij een relevante rol voor een aantal architectuur componenten die deel uitmaken van de ICT standaarden. Er wordt de inschrijver gevraagd duidelijk te beschrijven hoe de oplossing integreert met elk van onderstaande architecturale bouwstenen. Algemeen geldt dat iedere afwijking ten opzichte van de ICT standaarden en fundamenten grondig beargumenteerd moet worden.

III.4.5.1.1 Integratie - connectors In paragraaf III.4.3 wordt vermeld hoe toepassing SHERLOCK gebruik dient te maken van bepaalde diensten (services), waaronder de uitwisseling van gegevens, aangeboden door andere applicaties binnen de FOD Financiën (PLDA, SITRAN, …). Er wordt de inschrijver gevraagd in zijn offerte de diensten te specificeren die hij zal verlenen en de taken die moeten worden uitgevoerd in het kader van de totstandbrenging van deze integraties. Het is duidelijk dat SHERLOCK op termijn zal interageren met een veelheid van systemen, waarvan sommige nog in de toekomst zullen gedefinieerd worden. De inschrijver geeft in de offerte aan hoe medewerkers van de ICT-stafdienst in de toekomst interfaces kunnen opbouwen met nu nog niet gekende applicaties of applicaties die heden nog geen integratie services aanbieden. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan moet tegemoetgekomen worden opdat een systeem connecteerbaar is met SHERLOCK.

Enterprise Service Bus (ESB) Bij het opzetten van de interactie tussen SHERLOCK en overige applicaties, te realiseren door middel van web services, is het van belang deze maximaal af te stemmen op de service oriented architectuur (SOA) standaarden en tools. Concreet betekent dit dat de voorgestelde oplossing de onderlinge service contracten dient op te zetten met behulp van de beschikbare ESB component. Hierbij is het belangrijk de toegevoegde waarde van een ESB maximaal te benutten in functie van de vereisten inzake security, logging, data model transformaties, enz. Er wordt dus aan alle nieuwe projecten gevraagd om zich hierop bij het begin zoveel mogelijk af te stemmen door de bestaande diensten zoveel mogelijk te hergebruiken en op hun beurt bij te dragen aan de verrijking van de service catalogus. Het document dat de architectuur van het project beschrijft, zal dus vermelden welke diensten zullen worden hergebruikt. Dat hergebruik moet correct worden gepland en onderhandeld, via een SLA, met de service owner. Om deze fase zo goed mogelijk voor te bereiden, zal het project een raming geven van het verbruik van elke service (aantal aanroepingen, omvang van de berichten, geschatte distributie in de tijd, ...). Het document dat de architectuur van het project beschrijft, zal tevens de nieuwe services voor de toegang tot de gegevens vermelden en de processen die het project ter beschikking zal stellen. De geleverde services per project moeten de SOA-principes naleven: gestandaardiseerd servicescontract, losse koppeling van de services, abstractie, herbruikbaarheid, autonomie, staatloosheid, service die kan worden ontdekt en samenstelbare services. De services worden geëxploiteerd via de ESB-oplossing die bij de FOD Financiën is geïnstalleerd. Deze oplossing omvat de volgende Aurea- ( http://www.aurea.com ) en Progress-producten ( http://www.progress.com ): Aurea Sonic, Aurea Actional, Aurea DataXtend SI en Progress Control

Blz. 83


Ref.: Sherlock

Tower. Deze oplossing biedt de standaardfunctionaliteiten van een ESB (routing, transformatie en verrijking van berichten, orkestratie, ...), maakt het mogelijk om services te exposeren door er een veiligheids- en auditlayer aan toe te voegen, biedt functionaliteiten voor technische en business monitoring (BAM) en voor het beheer van een Common Data Model. Als de door het project voorgestelde services worden geïmplementeerd in de vorm van webservices, moeten die de voldoen aan de OASIS-aanbevelingen voor de kwaliteit van de webservices (http://docs.oasis-open.org/wsqm/WS-Quality-Factors/v1.0/cs01/WS-Quality-Factors-v1.0-cs01.html ) en compatibel zijn WS-I Basic Profile 1.1 ( http://www.ws-i.org/profiles/basicprofile-1.1-2004-0824.html ). Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan het datamodel van de services. Het hergebruik van bestaande standaarden wordt aangemoedigd wanneer dit relevant is. De WSDL- en XSD-definities moeten in het Engels worden gedefinieerd, de namen van de klassen moeten met een hoofdletter beginnen en de eigenschappen zullen in CamelCase zijn. Deze definities moeten correct worden toegelicht inclusief vanuit het standpunt van het beheer van fouten en uitzonderingen. Het datamodel zal abstractie maken van de onderliggende technische implementatie en zal de types en het al of niet verplichte karakter van de elementen adequaat definiëren. De geëxposeerde services en hun interface moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan het ESBteam dat support en expertise zal leveren als dat nodig is.

De definitie van de XML berichten en webservice interfaces (WSDL), gebruikt voor de uitwisseling van gegevens met andere toepassingen, worden nader uitgewerkt tijdens de analysefase (FASE 1). Voor zover toereikend dient men steeds zo optimaal mogelijk gebruik te maken van bestaande interfaces. Indien onbestaand of onvolledig gebeurt het uittekenen van nieuwe interfaces in nauwe samenwerking met project medewerkers van de toepassing waarmee geïntegreerd wordt. Tot de scope van deze opdracht behoort het realiseren van de noodzakelijke interfaces langs de kant van SHERLOCK, alsook het opzetten en testen van de effectieve integratie. Nieuwe ontwikkelingen aan de interfaces van toepassingen waarmee wordt geïntegreerd zijn voor rekening van deze toepassingen en maken dus geen deel uit van dit bestek.

III.4.5.1.2 IAM / LDAP FOD Financiën beschikt met het Identity en Access Management (IAM) systeem over een eigen framework voor identiteits- en toegansbeheer. Integratie met dit systeem wordt als een absolute vereiste beschouwd. De concrete integratie met IAM zal tijdens de analysefase (FASE 1) worden verfijnd.

Toegangscontrole In het geval SHERLOCK tot stand komt door middel van specifieke ontwikkeling op maat dienen aspecten van toegangsbeheer als authenticatie en autorisatie volledig gebruik te maken van de componenten die hiervoor door het IAM systeem worden voorzien. Indien SHERLOCK anderzijds steunt op een commercieel off-the-shelf product dat geen rechtstreeks gebruik kan maken van de IAM componenten, dient het authenticatie aspect te worden gedelegeerd naar de corporate LDAP-server. Vermits veilig verkeer tussen LDAP en SHERLOCK is een kritiek punt is, is een compatibiliteit met LDAP via SSL (LDAPS) genoodzaakt.

Provisionering van gebruikersdata Aanvullend dient ten volle worden gestreefd naar een provisionering van gebruikersdata vanuit de IAM omgeving. Dit houdt in dat metadata van SHERLOCK zoals interne gebruikersprofielen,

Blz. 84


Ref.: Sherlock

groepsindeling, rolverdeling en permissies op een geautomatiseerde wijze kunnen worden afgeleid uit LDAP.

Audit trail Een volgend relevant aspect van veiligheid is de bescherming van de privacy. Ook deze behoefte kan door middel van het IAM systeem worden afgedekt. Tijdens de uitwerking van de integratie van SHERLOCK met IAM zal het privacy team van FOD Financiën concrete noden definiëren inzake auditing. Gegeven de specifieke gevoeligheden in de context van SHERLOCK zal worden bepaald welke informatie de auditors van privacy als kritisch achten. Door gebruik te maken van de IAM logging API kan SHERLOCK de gevraagde informatie registreren in de centrale logging databank van IAM.

III.4.5.1.3 Lotus Notes SHERLOCK wordt verondersteld rechtstreekse ondersteuning te bieden omtrent de uitwisseling, zowel ingaand als uitgaand, van elektronische berichten per email bij het afhandelen van dossiers. Voor een overzicht van de functionele vereisten gerelateerd aan het verzenden, ontvangen en beheren van mails via SHERLOCK wordt verwezen naar § III.4.3.15. De inschrijver dient duidelijk te vermelden hoe de integratie met het mailsysteem van FOD Financiën, zijnde Lotus Notes, technisch zal worden opgebouwd. Evenzeer van belgang is een beschrijving van de wijze waarop de oplossing onafhankelijk is van de keuze van het mailsysteem waarmee wordt geïntegreerd. Dit ter garantie dat SHERLOCK ook bij een eventuele toekomstige wijziging inzake standaard mailsysteem van de FOD Financiën, dezelfde mail functionaliteiten kan blijven aanbieden mits een aanvaardbare impact op de systeemconfiguratie. In aanvulling op de IAM integratie waarbij voor gebruikersauthenticatie en provisionering van account informatie een koppeling met LDAP wordt beoogd, dienen ook de vereiste email adressen van de FOD Financiën medewerkers via deze link naar SHERLOCK worden overgebracht.

III.4.5.1.4 FileNet Beheer van documenten vormt één van de kernfunctionaliteiten van SHERLOCK. Met FileNet beschikt FOD Financiën reeds over een krachtig document management systeem. Het is dan ook een voornaam aandachtspunt dat de oplossing, in de mate van het mogelijke, compatibel dient te zijn het FileNet P8 platform.

III.4.5.1.5 Scriptura / Adobe LiveCycle De actuele ICT standaard tools voor het genereren van documenten op basis van dynamische templates zijn Scriptura van Inventive Designers (http://www.inventivedesigners.com) en Adobe LiveCycle. Scripture is een softwarepakket dat onderdeel uitmaakt van Fedopress: het gecentraliseerde systeem dat instaat voor het aanbieden van services inzake compositie, design en digitale printing van grote volumes documenten. Adobe LiveCycle is een SOA Java EE-gebaseerd software product dat onder meer ondersteuning biedt voor het genereren van editeerbare PDF documenten op basis van templates, alsook het certificeren en digitaal ondertekenen van deze PDF documenten. Het proces van document generatie (PDF) op basis van Scriptura en Adobe LiveCycle templates is eveneens geïntegreerd binnen het CCFF framework.

Blz. 85


Ref.: Sherlock

Zoals staat beschreven in III.4.3.1.3 en III.4.3.5, dient SHERLOCK mogelijkheden te bieden voor het aanmaken en beheren van document templates, waaruit op basis van dossier informatie en overige metadata concrete documenten kunnen worden gegenereerd. In het geval dat de aangeboden oplossing geen off-the-shelf package/tool betreft met een ingebed systeem voor template beheer en document generatie, maar voor de realisatie van deze behoeften voorziet in ontwikkeling op maat, geldt ook hier de regel de oplossing maximaal af te stemmen op de desbetreffende standaarden, zijnde het gebruik van Scriptura of Adobe LiveCycle.

III.4.5.2 Omgevingen Hardware omgeving Het geheel moet worden gerealiseerd op platformen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld en volgens de door de FOD Financiën gedefinieerde technologische en ontwikkelingsnormen. De inschrijver wordt gevraagd reeds in de offerte zo concreet mogelijke indicaties te geven van de benodigde hardware componenten en hun respectievelijke capaciteit. Deze beschrijving dient onder andere om de aangeboden oplossing te kunnen vergelijken op het vlak van impact op infrastructuur en gerelateerde kosten. Ontwikkeling, Test, Acceptatie, Productie en Educatie Binnen ICT geldt de werkwijze om voor iedere realisatiefase uit het ontwikkelingsproces een aparte omgeving te voorzien. De exacte onderverdeling van omgevingen en hun specifieke rol zal nader worden afgestemd bij het uittekenen van de architectuur van SHERLOCK. De keuze zal ondermeer afhangen van de gekozen projectaanpak, de hoeveelheid specifieke ontwikkeling, de ICT noden, enz. Algemeen zien we volgende omgevingen als mogelijk relevant in de context van SHERLOCK: 

Ontwikkeling : Een programma of component wordt eerst ontwikkeld in de ontwikkelomgeving. De behoefte voor een dergelijke omgeving is sterk afhankelijk van de mate van specifieke ontwikkelingen die vereist is. In het geval de oplossing bestaat uit een te configureren tool/package waarvoor slechts minimale uitbreidingen of customisaties noodzakelijk zijn, kan de noodzaak voor een dergelijke omgeving vervallen.



Test / Acceptatie : Omgeving die fungeert voor het uitvoeren van allerhande test activiteiten (unit tests, integratie tests, systeem tests, acceptatie tests, ….). Afhankelijk van het aantal iteraties waarbij in parallel verschillende releases een aparte testfase doorlopen, kan worden geopteerd om voor de acceptatietesten een aparte omgeving te voorzien.



Productie : Na acceptatie van de toepassing volgt een uitrol naar de productie omgeving waar deze naar de eindgebruikers toe beschikbaar wordt gesteld.



Educatie: Na uitrol van de toepassing volgen tal van gebruikersopleidingen hetgeen een aparte omgeving voor opleidingen genoodzaakt.

De verschillende omgevingen zijn gescheiden, maar dienen vanuit technisch oogpunt analoog te zijn, zodat incompatibiliteiten vermeden kunnen worden. Functionele omgevingen Op het niveau van de eindgebruikers dient een onderscheid te worden gemaakt tussen twee soorten gebruiksfuncties. Naast het eigenlijke gebruik van de toepassing ter ondersteuning van de business taken hebben we eveneens een groep van applicatie administrators die instaat voor het onderhouden van metadata, document templates, actie regels, enz. (zie § III.4.2). Dit veronderstelt twee functionele omgevingen voor eindgebruikers van D&A, elk dus met een productie SLA, waarbij nieuwe of gewijzigde document templates, actie regels e.d. op een

Blz. 86


Ref.: Sherlock

gecontroleerde manier kunnen worden “gepromoveerd” van de “administrator” omgeving naar de “business” omgeving. De inschrijver dient duidelijk te omschrijven hoe deze functionele omgevingen zich technisch vertalen binnen de architectuur van SHERLOCK.

III.4.5.3 Specifieke ontwikkelingen Elke vorm van specifieke ontwikkeling op maat die nodig is om te voldoen aan de vooropgestelde behoeften, dient opgenomen te worden in de totale prijsbepaling die staat beschreven in de inventaris van dit bestek (zie III.7). Naast de kostprijs dient de offerte eveneens een duidelijk overzicht en technische omschrijving te geven van de specifieke ontwikkeling die zal worden voorzien. Om latere updateproblemen met nieuwe versies te vermijden, verbindt de inschrijver zich ertoe al deze ontwikkelingen te ondersteunen in het kader van het onderhoud voor alle toekomstige versies.

III.4.5.4 Clientstation De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De inschrijver moet er dan ook voor zorgen dat de verbinding, de installatie van componenten en de integratie met het clientstation zo weinig mogelijk impact hebben dit door bij voorkeur een webgebaseerde oplossingen aan te bieden. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen. Bij wijze van voorbeeld: de eventuele installaties moeten gebeuren in het kader van het SMS-project (System Management System, voor software-installatiebeheer op afstand). De bijbehorende diensten moeten via onderhavige opdracht zonder enige meerkost worden verleend.

III.4.5.5 Rollout plan De inschrijver zal in zijn offerte een rollout plan op hoog niveau voorstellen. Dit betreft zowel een technische als een business rollout. Doorheen de uivoering van de opdracht vormt het nader uitwerken en onderhouden van het rollout plan de verantwoordelijkheid van de inschrijver. Het rollout plan dient in volgende informatie te voorzien: 

de planning van alle rollout activiteiten



met betrekking tot de technische rollout:



o

de te installeren componenten

o

de op te zetten integraties

o

inschatting van de benodigde profielen

o

behoeften inzake infrastructuur en hardware (zie III.4.5.2)

o

impact op en verwacht aandeel van ICT resources

met betrekking tot de business rollout: o

inplanning van de opleidingen (zie III.6.1.1)

o

coördinatie met de technische rollout



de eindresultaten (deliverables)



risico’s



bepaling van de opvolgingsstructuur: Blz. 87




Ref.: Sherlock

o

hoe wordt de rapportering van vooruitgang en problemen met betrekking tot de rollout georganiseerd?

o

hoe interageert deze structuur met het project team en algemene projectopvolging (zie III.3.3.1)?

eventueel andere informatie die de inschrijver op dit punt nuttig acht.

De technische rollout mag uiteraard geen enkele invloed hebben op de integriteit en de goede werking van de overige ICT systemen en toepassingen. De inschrijver dient in zijn rollout plan dan ook de nodige garanties te voorzien opdat de algemene stabiliteit tijdens de technische rollout kan worden gevrijwaard.

III.4.5.6 Testen / testplan De inschrijver zal zijn benadering om het systeem te testen beschrijven. Hij zal een testplan voorleggen aan de FOD Financiën. Een testsysteem (dat zal instaan voor het goed functioneren van het systeem en voor een correcte behandeling van de data) zal door de inschrijver voorgesteld en gedocumenteerd worden. De efficiëntietesten bij het gebruik van de applicatie zullen uitgevoerd worden met specifieke gebruikersgroepen voor elke module. Dit moet ook uitgevoerd en gedocumenteerd worden door de aannemer.

III.5 Omkadering van de opdracht III.5.1 Fasering III.5.1.1 Iteraties Er wordt een onderverdeling van de realisatie van SHERLOCK in verschillende functionele blokken of iteraties voorzien. De exacte invulling van de iteraties kan worden bijgesteld rekeninghoudend met eventuele technische eigenschappen en randvoorwaarden eigen aan de gekozen oplossing. Opeenvolgende iteraties bouwen verder op elkaar en resulteren zo in de uiteindelijke totstandkoming van SHERLOCK als volwaardige oplossing voor deze opdracht. Deze iteratieve werkwijze laat de administratie van de D&A toe de opgeleverde functionaliteiten geleidelijk te valideren door groepen van pilootgebruikers. Iteratie “R0” De eerste iteratie beoogd de realisatie van een basisversie van toepassing SHERLOCK ten behoeve van de projectgroep. De R0-iteratie heeft een dubbel doel: 1. het projectteam in staat stellen de principes van de oplossing functioneel te valideren; 2. kunnen beginnen met de invoering van de sjablonen (die noodzakelijk zijn voor lot R1). R0 moet dus het volgende bevatten: 1. een vereenvoudigde versie van de interfaces (FIODA, TIBODA en beheer); 2. de vereenvoudigde FIODA-interface moet toelaten om een dossier te registreren, het te valideren en het naar geschillen te sturen. Dit omvat het manueel beheer van de dossiers, de registratie van metagegevens, externe documenten en de creatie van documenten op basis van sjablonen; 3. de TIBODA-interface moet toelaten om een dossier manueel te beheren: registratie van de metagegevens, registratie van externe documenten, creatie van documenten op basis van sjablonen;

Blz. 88


Ref.: Sherlock

4. het gedeelte beheer moet toelaten om sjablonen te maken: definitie van de paginaopmaak, positionering van de metagegevens. Met deze versie zal het projectteam, intern, sjablonen kunnen aanmaken en volledige processen simuleren. De aangemaakte sjablonen zullen ongewijzigde in de volgende fasen kunnen worden gebruikt. Iteratie “R1” Het doel van iteration R1 is de oplossing functioneel te laten valideren door een groep pilootgebruikers. Ze moeten dus over een coherent systeem beschikken, ook al is het nog beperkt in zijn functionaliteiten. R1 moet dus het volgende bevatten: 1. een bruikbare versie van de interfaces voor de eindgebruikers; 2. een verbinding met de systemen PLDA, SITRAN en Lotus Notes; 3. het beheer van de termijnen en de meldingen (eventueel beperkt in functionaliteit); 4. het proces voor de vergrendeling van de documenten; 5. het afdrukproces. Het systeem dat in R1 wordt voorgesteld, moet absoluut een toegevoegde waarde voor de gebruikers aantonen. In het tegengestelde geval kan het project worden onderbroken. Iteratie “R2” – 1e release De iteratie R2 zal ter beschikking worden gesteld van alle gebruikers. Ze zal voornamelijk de functionaliteiten van R1 bevatten, maar gecorrigeerd aan de hand van de feedback van de pilootervaringen. R2 moet dus absoluut het volgende bevatten: 1. de toewijzing van de acties aan de ambtenaren (niet noodzakelijk geautomatiseerd); 2. de Web service Fioda; 3. de export van de gegevens naar de CDIB; 4. de meertaligheid. De functionaliteiten met prioriteit P2 zullen geleidelijk worden geïntegreerd, in een nog te bepalen volgorde.

III.5.1.2 FUP Methodologie De FOD Financiën heeft een methodologie geïntroduceerd voor de ontwikkeling van toepassingen, die allereerst tot doel heeft het verloop van de ICT-projecten te formaliseren en te stabiliseren binnen een gemeenschappelijk kader, en dit door volgende zaken uniform te maken: de inhoud van de fases van een project, de rollen van de verschillende actoren, de in elke fase geleverde artefacten. De FOD Financiën wenst gebruik te maken van erkende, open standaarden en heeft daarom gekozen voor de UP-basismethodologie (Unified Process of « Eengemaakt Proces ») die werd aangepast in functie van de behoeften en werd verrijkt met bepaalde concepten, afkomstig van RUP (Rational Unified Process).

III.5.1.3 Fases Gebaseerd op deze FUP methodologie onderscheiden we binnen deze opdracht volgende fases: 

FASE 1 – Uitwerking

Blz. 89


Ref.: Sherlock

A. consolidatie en validatie van de totale projectscope, vertrekkende van de opdrachtbeschrijving uit het bestek en resulterend in een hoog niveau formulering van al de te realiseren functionele en niet-functionele vereisten B. functionele analyse waarbij de vereisten in scope van deze iteratie worden vertaald in gedetailleerde gebruikscases C. conceptie / ontwerp van de oplossing (o.a. gebruikersinterface, conceptueel en fysiek gegevensmodel) en finalisering van de systeem- en softwarearchitectuur D. indien de complexiteit van de oplossing dit genoodzaakt, volgt tot slot de ontwikkeling, tests en validatie van een prototype 

FASE 2 – Constructie A. finalisering van de conceptie, dit betreft geen structurele wijzigingen maar de eventuele aanvulling van details noodzakelijk als input voor de concrete realisatie van de oplossing B. implementatie van SHERLOCK, afhankelijk van de oplossing gekozen door de inschrijver betreft dit de bouw van een volledig nieuwe toepassing of het installeren van een package/tool met inbegrip van de parameterisering en customisaties die noodzakelijk zijn voor een correcte werking C. uitvoeren van tests ter verificatie van de implementatie inzake conformiteit met de analyse, conceptie en architectuur uit voorgaande fasen en dit volgens de procedures en strategie beschreven in het testplan (zie § III.4.5.6) D. opmaken van opleidingsmateriaal en handleidingen die zullen dienen voor de training van de eerste pilootgebruikers E. uitwerken van een eerste versie van het plan voor uitrol en ingebruikname van SHERLOCK



FASE 3 – Overgang A. finalisering van de implementaties waarbij de laatste correcties en wijzigingsverzoeken worden geïntegreerd tot een versie die klaar is voor acceptatie B. acceptatietests waarbij de FOD Financiën de oplossing valideert en nagaat of deze in overeenstemming is met de vereisten C. uitrol van SHERLOCK naar de productieomgeving waar de toepassing zal worden getest door een beperkte groep pilootgebruikers D. finalisering van het plan voor ingebruikname E. opleiding van eindgebruikers (zie § III.6.1.1) F. kennisoverdracht van het projectteam belast met de realisatie van SHERLOCK naar de medewerkers van FOD Financiën die instaan voor onderhouds- en exploitatieaspecten G. effectieve ingebruikname van SHERLOCK door alle eindgebruikers

Bij het uitwerken van iedere iteratie (zie III.5.1.1) worden al de stappen van zowel FASE 1 “Uitwerking” en FASE 2 “Constructie” volledig doorlopen, alsook stappen A en B van FASE 3 “Overgang”. Tijdens het doorlopen van de laatste iteratie worden aanvullend de overige stappen van FASE 3 “Overgang” uitgevoerd tot en met de uiteindelijke release van SHERLOCK naar de eindgebruikers.

III.5.1.4 Termijnen Bij de uitvoering van deze opdracht wenst men binnen een redelijke termijn over concreet bruikbare resultaten te beschikken. Meer bepaald wordt gevraagd bij de realisatie van de oplossing rekening te houden met volgende termijnen:

Blz. 90


Ref.: Sherlock



iteratie “R0” dient te zijn afgerond binnen de 9 maanden na kennisgeving van de toewijzing;



iteratie “R1” dient te zijn afgerond binnen de 5 maanden na kennisgeving van een beslissing “Go”;



iteratie “R2” dient te zijn afgerond binnen de 5 maanden na kennisgeving van een beslissing “Go”;



het tijdschema van de fases binnen iedere iteratie dient in overeenstemming te zijn met de complexiteit en volume van de overeenkomstige werkpakketten;



het bewerkstelligen van FASE1 “Uitwerking” mag niet meer dan 40% innemen van de totale doorlooptijd van iedere iteratie

De inschrijver wordt gevraagd in zijn offerte reeds een indicatieve planning op te nemen die op een beargumenteerde wijze invulling geeft aan deze fases, iteraties en termijnen. Een verandering in de onderverdeling van bovenstaande fasering of aanpassing van de respectievelijke termijnen kan slechts mits overleg en goedkeuring door de projectgroep van de FOD Financiën.

III.5.2 Beslissing Go / No Go Voorafgaand aan de opstart van iteraties “R1” en “R2” wordt door de FOD Financiën bekeken of men het opportuun acht om verder te gaan met het project, men bouwt m.a.w. na deze mijlpunten een expliciete beslissing “Go / No Go” in. In geval van een beslissing “No Go”, waardoor het project de facto beëindigd wordt, kan dit op geen enkele wijze aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. De opleveringen die het resultaat vormen van elke fase maken deel uit van een formele validatie. Zo kan binnen eenzelfde iteratie FASE2 “Constructie” pas worden aangevat na goedkeuring van de deliverables die voortkomen uit FASE1 “Uitwerking”.

III.5.3 Personeelsaspecten De inschrijver wordt er op gewezen dat voor de projectleider en alle technisch of onderwijzend personeel gevraagd wordt een nominatieve CV bij te voegen volgens het model in bijlage “addenda aan het bestek: curriculum vitae”. Er wordt tevens een overzicht gegeven van de functie en verantwoordelijkheden die elke persoon, waarvan de CV wordt voorgesteld, draagt. Er wordt ook een schematisch overzicht gegeven in de offerte van het in plaats gestelde team. De inschrijver dient door middel van de bij te voegen CV’s aan te tonen dat het ingezette personeel over de nodige ervaring en (technische) vaardigheden beschikt die noodzakelijk zijn voor een succesvolle realisatie van de opdracht. Behalve bij overmacht verbindt de opdrachtnemer zich ertoe dat de personen, wier curriculum vitæ werd voorgesteld, beschikbaar zijn en effectief kunnen worden ingezet voor het project. Elke wijziging van het projectteam (hetzij toevoegen, verwijderen of vervangen van personeelsleden) dient ter goedkeuring aan de stuurgroep te worden voorgelegd.

III.5.4 Te leveren Licenties Ingeval de oplossing die wordt voorgesteld door de inschrijver specifieke softwarelicenties noodzaakt, bijvoorbeeld wanneer SHERLOCK steunt op een off-the-shelf package/tool, dan dient de kostprijs (inclusief onderhoud) van alle noodzakelijke licenties die voor rekening zijn van de FOD Financiën te worden opgenomen in de inventaris (zie III.7). Opteert de inschrijver voor één van die software componenten voor een open source oplossing, dan dient hij in de offerte de hieraan gekoppelde garanties en onderhoudsvoorwaarden te vermelden.

Blz. 91


Ref.: Sherlock

Algemeen wordt verwacht dat de inschrijver binnen het kader van deze opdracht voorziet in de ondersteuning en licenties van alle software componenten die deel uitmaken van de aangeboden oplossing, dit met inbegrip van 3rd party componenten, daar waar deze software componenten heden geen deel uitmaken van de ICT standaarden en fundamenten. Bij wijze van voorbeeld: Indien de oplossing beroep doet op een systeem databank voor persistentie van operationele data en meta data, dient men bij voorkeur gebruik te maken van DB2, de standaard binnen ICT inzake databank technologie. Is deze voorwaarde niet realiseerbaar doordat de tool/package geen standaard ondersteuning heeft voor DB2, dan is het een strikte vereiste dat de inschrijver expliciet melding maakt van zowel de aanvullende licentiekosten als de specifieke ondersteuning voor de alternatieve DBMS die zijn oplossing genoodzaakt.

III.5.5 Te leveren documentatie In zijn offerte vermeldt de inschrijver de documentatie die hij aanbiedt en beschrijft hij deze in detail. Hierbij wordt de inschrijver verzocht om ook de methode waarmee de documentatie geactualiseerd zal worden, te beschrijven. Om de documentatie te kunnen integreren in het documentair systeem van de ICT stafdienst, zal er verplicht een elektronische versie ter beschikking worden gesteld van al de documentatie, in Word 2010 of in een pdf-formaat dat opzoekingen in “full text” mogelijk maakt. De FOD Financiën mag de documentatie kopiëren om deze intern te verspreiden, zonder beperkingen. Technische documentatie De opdrachtnemer moet aan FOD Financiën alle technische documentatie bezorgen in het Nederlands of Frans, of in het Engels. De uiteindelijke taalkeuze gebeurt in samenspraak met het projectteam of in functie van de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De technische documentatie dient meer bepaald toe te lichten hoe het systeem is opgebouwd, naast de eigenschappen en de regels voor gebruik van de hardware en de software die deel uitmaken van het project, alsook een gedetailleerde beschrijving van het hele systeem, met uitleg over de verschillende subsystemen en de bijbehorende koppelingen. Uiteraard geldt in aanvulling op de inachtneming van de standaardmethodologieën (zie § III.3.2.1) eveneens de realisatie van alle vereiste “deliverables” en documentatie. Gebruikersdocumentatie De handleidingen voor de gebruikers moeten een hoofdstuk over het opstarten bevatten (“getting started quickly") ten behoeve van de gebruikers, zodat ze het systeem snel kunnen gaan gebruiken; ze moeten ook een hoofdstuk bevatten over het meer “gevorderde” gebruik (“advanced”). Deze handleidingen moeten online beschikbaar zijn en moeten kunnen worden gedownload (met name in pdf-formaat). De online hulp en de handleidingen voor de gebruiker moeten beschikbaar zijn in het Nederlands en het Frans. Om de gebruikers te ondersteunen, moet de opdrachtnemer een methodologische ondersteuning voorzien. Hij moet een geheel van gidsen samenstellen om de coherentie van de acties te verzekeren (bijvoorbeeld: gids voor architectuur, gids voor metadata, gids voor gebruik van linken en talen, gids voor terminologie, uitgevers- en stijlgids, workflowgids, gids voor collaboratieve aspecten,…).

III.5.6 Kwaliteits- en risicobeheer Van de inschrijver wordt verwacht dat hij beschrijft hoe hij kwaliteits- en risicobeheer zal uitvoeren. Hieronder zijn een aantal voorbeelden van risico’s geciteerd waarop de inschrijver zich kan baseren. Niettemin wordt er verwacht dat in de offerte een completer, meer coherent beeld wordt weergegeven van de aanpak.

Blz. 92


Ref.: Sherlock

De onderstaande lijst kan bijgevolg door de inschrijver aangevuld worden met andere risico’s die hij van belang acht. 

De interface: wordt die door de gebruiker als gebruiksvriendelijk ervaren



Ervaart de gebruiker de verschillende schermen als relevant voor zijn uit te voeren rol en taak



Afhankelijkheid van de deelapplicaties



Kwaliteit van de analyses



Verandering van de omkaderende wetgeving



Verandering van andere lopende projecten waarmee er afhankelijkheden bestaan



Organisationele verandering

III.6 Te verzekeren diensten III.6.1 Overdracht van kennis III.6.1.1 Opleiding Voor elk van de gevraagde opleidingen dient een opleiding voorgesteld te worden zowel in het Frans als in het Nederlands. Er dienen op 4 niveaus opleiding voorzien te worden: 1. Eindgebruikers: Dit zal gebeuren volgens het train-the-trainer principe. De inschrijver zal de beschrijving en de prijs opgeven van een opleidingssessie in het Nederlands en in het Frans (voor maximaal 8 deelnemers per sessie). 2. Power user / applicatie administrators : Betreft de groep van businessmedewerkers die instaan voor het up-to-date houden van ondermeer systeem meta data, document templates, actie regels. Een geheel van gerichte opleidingen, cursusmateriaal en systeem documentatie dient een doelpubliek zonder specifieke achtergrond in IT in staat te stellen deze gespecialiseerde taken op een autonome wijze op zich te nemen (voor maximaal 8 deelnemers per sessie). 3. Systeembeheerder ICT: In lijn met de technische complexiteit van de oplossing wordt een opleiding en bijhorende documentatie voorzien richting de ICT medewerkers die instaan voor de technisch en operationele ondersteuning van SHERLOCK (voor maximaal 4 deelnemers per sessie). 4. Service desk (opmerking: de servicedesk werkt ITIL compliant): Hier wordt verwacht dat de inschrijver een korte opleiding voorstelt, twee maal in het Nederlands en twee maal in het Frans, voor groepen van maximaal 10 personen. Deze opleiding dient zo opgesteld te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk een voldoende inzicht verkrijgen van de applicatie om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers (train-the-trainer). Voor de gebruikersrollen van “eindgebruiker” en “power user / applicatie administrator” gebeurt de uitwerking van het opleidingsprogramma in samenwerkingsverband met de projectmedewerkers van de D&A. Voor de bovenstaande opleidingen geeft de inschrijver de doelstellingen, inhoud en vormgeving van de opleiding weer. De cursussen dienen bij nieuwe ontwikkelingen aangepast te worden. Algemene vereisten

Blz. 93


Ref.: Sherlock

De modaliteiten zoals hieronder beschreven zijn onverminderd van kracht. Bij niet naleving kan de offerte van de inschrijver als onregelmatig worden beschouwd. De medewerkers, belast met de opleidingsactiviteiten, moeten : 

over de nodige ervaring beschikken inzake de opleiding die ze verzorgen;



een PERFECTE beheersing hebben van de taal waarin de cursus wordt gegeven;



over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen op de cursusdeelnemers;



afdoend gebruik kunnen maken van de pedagogische middelen en zich er op de juiste momenten van kunnen bedienen;



rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.

Waar dit relevant is mag er eenvoudig verwezen worden naar de bijgevoegde CV(‘s) van deze persoon/personen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax of e-mail, gevolgd door een bevestiging via aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te eisen van één of meerdere docenten die niet zouden voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door docenten die minimaal over evenwaardige capaciteiten beschikken als de in de offerte vermelde kwalificaties. De opleidingsactiviteiten vinden in principe plaats in gebouwen voorgesteld door de FOD Financiën, die gelokaliseerd zijn in de Brusselse agglomeratie. De aannemer maakt duidelijk kenbaar welke de technische middelen en vereisten zijn voor de respectievelijke opleidingen (bijv. aantal PC’s, …). Aan elke deelnemer zullen cursusnota’s worden verstrekt, die bij voorkeur in de taal van de deelnemer zijn opgesteld. Van deze eis kan niet worden afgeweken zonder voorafgaandelijke verwittiging en toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal de aanwezigheden van de deelnemers per halve dag opnemen.

III.6.2 Samenwerking en coaching De FOD Financiën voorziet een nauwe samenwerking tussen zijn personeel en dat van de inschrijver met als doel de objectieven van dit project te bereiken. Het contract voorziet bovenop de vereisten naar opleiding (zie § III.6.1.1) in coaching zodat het personeel van de FOD Financiën voldoende kennis en competenties kan verwerven om te assisteren bij het project en het systeem te onderhouden, met inbegrip van de toekomstige evoluties van de applicatie. De inschrijver dient zijn benadering te beschrijven waarmee de noodzakelijke overdracht van kennis doorheen alle fases van het project verzekerd wordt. Hij dient eveneens de manier te beschrijven waarop de samenwerking tussen zijn personeel en dat van de FOD Financiën gepland zal zijn. De inschrijver dient in zijn offerte weer te geven welke de competenties zijn die deze personen dienen te bezitten om uiteindelijk het project te kunnen overnemen. Het is evident dat deze coaching gebeurt binnen de lokalen van de FOD Financiën.

III.6.3 Aanvullende bijstand De inschrijver moet een voorstel van prijs doen voor aanvullende bijstand welke de FOD Financiën kan vragen gedurende de gehele duur van het contract. De FOD kan naar behoefte een beroep doen op halve of hele dagen bijstand die worden gefactureerd naarmate ze worden aangewend. Deze bijstand wordt voorzien voor uitbreidingen die zullen uitgevoerd worden op aanvraag van de FOD Financiën. Deze mandagen dienen in het algemeen voor alles wat noodzakelijk wordt geacht in het kader van de gevraagde uitbreiding. Implementaties die onder het regime van aanvullende

Blz. 94


Ref.: Sherlock

bijstand worden opgeleverd, worden voor de duur van het contract opgenomen in de garantie en het eventuele daaropvolgend onderhoud, zonder meerkost. Voor de optie van aanvullende bijstand er kunnen maximaal 50 mandagen op jaarbasis worden opgenomen.

III.6.4 Overdraagbaarheid De dienstverlener zal de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de dienstverlener of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de dienstverlener te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De dienstverlener moet vanaf het begin van de overdraagbaarheidstransactie alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methoden en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de dienstverlener, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdschema van die taken. De dienstverlener verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. De dienstverlener wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten o.m. : 

de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem;



de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen;



de opleiding en informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier;



gegevensoverdracht.

verslagen

van

De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan deze naar eigen wens uitbreiden met extra informatie.

III.6.5 Onderhoud De inschrijver moet beschrijven hoe hij het onderhoud denkt te organiseren voor de geleverde producten. Het onderhoud begint pas nadat de globale voorlopige oplevering heeft plaatsgevonden en is gratis tijdens de garantieperiode wat betreft het preventieve, correctieve en evolutieve onderhoud. Dit antwoord dient coherent te zijn met onderstaande vereisten.

Blz. 95


Ref.: Sherlock

III.6.5.1 Preventief onderhoud Dit omvat de technische interventies voor de parameterinstellingen, optimalisering, tuning en het ontwerp van het geleverde systeem ter voorkoming van defecten. Deze interventies verlopen dusdanig dat de productie zo weinig mogelijk wordt verstoord en dus bij voorkeur in kalme periodes. De opdrachtnemer zal de Administratie ten minste vier werkdagen vóór de geplande interventiedatum verwittigen en mag de interventie alleen uitvoeren met expliciete toelating van de Administratie.

III.6.5.2 Correctief onderhoud / technische problemen De inschrijver zal minstens de nodige technische bijstand verstrekken voor het geleverde systeem om technische problemen op te lossen. De telefonische bijstand wordt verstrekt tijdens de openingsuren van de diensten van de FOD (7.30 uur tot 18 uur). De aanvragen moeten opvolgbaar zijn voor medewerkers van de FOD Financiën. Een follow-up van interventies elke dag van de week rond de klok moet kunnen gebeuren. Deze toepassing wordt gehost bij de leverancier die ze ook beheert. Ze zal ook dienen om het reactievermogen en de kwaliteit van de interventies te beoordelen in het kader van de SLA. Interventietijd De inschrijver moet binnen een termijn van 2 uur (met een aanzet tot oplossing) reageren op elke interventieaanvraag. Binnen 8 uur moet er een oplossing worden geleverd zodat de productieactiviteiten kunnen hervatten. Deze termijn is ook van toepassing op delen van het systeem die niet rechtstreeks door de opdrachtnemer werden geleverd. Het normale werktempo moet dus weer hersteld zijn binnen 8 uur na het melden van problemen van prioriteit 1 en 2. Deze termijn kan worden ingekort of verlengd, bijvoorbeeld voor problemen van prioriteit 3 en 4 en afhankelijk van het soort probleem. Voor een definitie van de prioriteiten word verwezen naar § III.6.7. Indien de corrigerende handelingen veel tijd in beslag zullen nemen, moet de opdrachtnemer voor zover mogelijk een workaround voorstellen om de storing of het defect te omzeilen.

III.6.5.3 Evolutief onderhoud Het evolutief onderhoud omvat de nieuwe softwareversies waarin de bugs die in de producten werden gevonden hersteld zijn. Het gaat in principe om minder belangrijke releases om de software in overeenstemming te brengen met de andere geleverde systeemmodules of om rekening te houden met de ontwikkeling van de marktstandaarden. De opdrachtnemer moet de Administratie ten minste vier werkdagen vóór de geplande interventiedatum verwittigen en mag de interventie alleen uitvoeren met expliciete toelating van de Administratie. Software onder licentie De opdrachtnemer stelt de nieuwe releases, upgrades of updates van de software ter beschikking aan de FOD Financiën. Het evolutief onderhoud van licenties omvat alle upgrades, met inbegrip van de upgrades die door de aannemer als “major” worden gekwalificeerd. Dit slaat op het volledig softwareaanbod (basissoftware en uitbreidingen). De FOD Financiën zal als enige bevoegd zijn om te beslissen of hij een upgrade al dan niet laat uitvoeren en dit gedeeltelijk of volledig. In het geval van een wijziging van de packaging (bundeling van verschillende softwareprogramma’s die samen een geheel vormen), zal de nieuwe packaging niet worden opgelegd aan de FOD Financiën om functionaliteiten weg te nemen waaraan hij reeds kon genieten. Er zal ook geen prijsverhoging worden opgelegd aan de FOD Financiën omdat deze nieuwe packaging nieuwe functionaliteiten zou bevat een waarvoor de FOD Financiën geen belangstelling heeft.

Blz. 96


Ref.: Sherlock

III.6.5.4 Adaptief onderhoud Dit onderhoud betreft de wijzigingen aan software en toepassingen op basis van wijzigingen en upgrades van omgevingen, clienttoepassingen en standaarden van de Administratie en ook omwille van de toevoeging van nieuwe functionaliteiten. Dit adaptief onderhoud zal uitdrukkelijk gevraagd worden door de FOD Financiën en wordt gedekt door de post "aanvullende bijstand" in het bestek.

III.6.5.5 Onderhoudsprogramma De opdrachtnemer zal aanvullend de grote lijnen meedelen van een aanbevolen onderhoudsprogramma voor de productiesystemen die door het personeel van de Federale Overheidsdienst Financiën moet worden gevolgd zodat de voorgestelde producten van de opdrachtnemer goed kunnen worden ondersteund. Dit geldt voor alle onderhoudswerken van het systeem die dagelijks, wekelijks, maandelijks of met een andere frequentie plaatsvinden.

III.6.6 Integratie met de servicedesk De hieronder gevraagde dienstverlening dient te gebeuren tijdens werkdagen van 7u30 tot 18u. De FOD Financiën heeft een Servicedesk ter beschikking gesteld aan alle eindgebruikers: deze neemt de verwerking van alle soorten oproepen op zich. De opdrachtnemer zal een helpdesk installeren die de functie van tweedelijns helpdesk zal vervullen voor het opvangen van problemen die gerelateerd zijn aan het niet of fout functioneren van de applicatie en die onder verantwoordelijkheid valt van de opdrachtnemer, en dit voor de totale duur van het project. Naar deze helpdesk worden alle oproepen die de Servicedesk niet “remote” kan oplossen en/of beantwoorden doorgestuurd. Deze helpdesk betreft een helpdesk, in eerste instantie bereikbaar voor de Servicedesk van de FOD Financiën, die instaat voor alle mogelijke interventies op de te onderhouden software. De door de inschrijver voorgestelde diensten zullen worden ingevoerd met naleving van de ITILmethodologie die binnen de FOD Financiën gehanteerd wordt. Dit betekent dat o.a. beheer van incidents, problems, changes enz. … conform de geldende werkwijze binnen de FOD Financiën dient te gebeuren. Hierbij zal de eerste lijn zal instaan voor infrastructuurincidenten en applicatieve incidenten.

het

maken

van

het

onderscheid

tussen

e

De communicatie tussen de eerste lijn en de 2 lijn wordt beschreven door de inschrijver, en moet o.a. e toelaten aan de eerste lijn om de gebruiker in contact te brengen met de 2 lijn, indien de eerste lijn vermoedt dat het gesignaleerde incident aanleiding zal geven tot een interventie ter plaatse, of een e communicatie tussen 2 lijn en gebruiker. De inschrijver geeft in zijn offerte weer hoe hij zijn taak ITILconform zal uitvoeren, en op welke manier hij de nodige kennis zal verwerven om zich in te schakelen in de bestaande processen. Het doorsturen van de oproepen tussen de Service Desk van de FOD Financiën en de tweedelijns helpdesk die door de opdrachtnemer wordt ingericht zal gebeuren via ten minste de volgende middelen: 

Via telefoon, e-mail ter beschikking van de operatoren van de Service Desk van de FOD Financiën.



Automatisch of halfautomatisch door de tool van de FOD Financiën (HP Service Manager) te koppelen aan de tool die de inschrijver gebruikt voor het beheer en de follow-up van de oproepen. De inschrijver zal in zijn offerte uitleggen welke middelen hij ondersteunt. Hij zal in het bijzonder uitleggen: o

De middelen waarover de Administratie zal beschikken om op elk ogenblik de status van de open oproepen te controleren.

o

De middelen waarover de Administratie zal beschikken om de naleving van de SLA te controleren.

Blz. 97


Ref.: Sherlock

o

De wijze waarop hij eventueel voorstelt de twee tools (FOD Financiën en inschrijver) te synchroniseren.

o

De rapporten die hij ter beschikking zal stellen van de FOD Financiën voor de followup van de servicekwaliteit.

o

Eventueel de manier om sommige functiestoornissen op afstand op te lossen.

De inschrijver zal ook een terugkoppeling voorzien naar de servicedesk van de naar hem doorverwezen oproepen; hij zal met andere woorden zijn vervolg aan de servicedesk kenbaar maken volgens een vooraf kenbaar gemaakt kanaal, dewelke de opvolging van de oproep mogelijk maakt. De inschrijver zal deze dienst toelichten en daarbij rekening houden met alle in dit punt uitgelegde elementen en hij zal andere diensten leveren als hij dit nodig acht. Voor elke wijziging in het systeem wordt een geheel van sourcecode en documentatie geleverd die kan opgenomen in de versiebeheerssytemen van de FOD Financiën. De wijzigingen worden slechts doorgevoerd na goedkeuring van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal de nodige informatie doorgeven aan de CMDB (configuration management database), en volgt hiervoor de procedures opgelegd door de FOD Financiën. Deze procedures worden bekend gemaakt na gunning, en kunnen in de loop van opdracht onderhevig zijn aan veranderingen. De FOD Financiën wenst er de inschrijvers attent op te maken dat ze de bewaking van de integriteit van de CMDB zeer belangrijk acht, en wenst dan ook dat de inschrijvers hier in hun offerte duidelijk laten blijken dat ze hier maatregelen voorstellen om de integriteit te bewaken.

III.6.7 Service Level Agreements (SLA’s) Vanaf de globale voorlopige oplevering, en tot bij het verstrijken van de periode voor onderhoud en bijstand, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, voor de oplossing, het door de SLA’s vastgestelde dienstverleningsniveau te respecteren. De administratie zal geen schikkingen treffen over eisen inzake dienstverlening. SLA-niveau’s Er moeten verschillende niveau’s van de SLA’s worden voorzien. De FOD Financiën wenst vier SLAniveau’s te definiëren: 

SLA’s betreffende de inproductiestelling van de oplossing;



SLA’s betreffende de garantieperiode en maintenanceperiode;



SLA’s betreffende de beschikbaarheid en de performantie van de oplossing;



SLA’s betreffende de diensten die door het ter beschikking gestelde personeel worden verleend.

SLA voor de inproductiestelling Voorafgaand aan de effectieve inproductiename van SHERLOCK zal de FOD Financiën de oplossing valideren door deze af te toetsen aan de doelstellingen die bij het begin van het project tijdens de analysefases werden gedefinieerd en geconsolideerd. De opdrachtnemer moet een validatiemethode voorstellen om die samenhang met de gedefinieerde doelstellingen te verzekeren, in termen van de functionaliteiten die beschikbaar moeten zijn, de prestaties die moeten worden geleverd, de gegevens die moeten worden behandeld, enz. en de resultaten die tijdens de roll-outfases worden bereikt.

Blz. 98


Ref.: Sherlock

Er moeten correctieve maatregelen worden voorgesteld in geval van discrepanties tussen de doelstellingen en de resultaten, met opnieuw een toepassing van de SLA die de opdrachtnemer voor dit soort situaties moet voorstellen. Van belang is verder dat in deze SLA ook omschreven wordt hoe er omgegaan wordt met gestelde termijnen: met name aan overschrijdingen van de termijnen voor de voorlopige oplevering van de verschillende iteraties en de globale voorlopige oplevering van SHERLOCK wordt door de FOD Financiën veel belang gehecht. SLA voor de garantie- en onderhoudsperiode Vanaf de datum van de globale voorlopige oplevering tot het einde van de opdracht ziet de opdrachtnemer erop toe dat het dienstverleningsniveau zoals dat in de SLA’s is gedefinieerd, wordt gerespecteerd. Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op : 

de betrouwbaarheid of een weergave van de gemiddelde tijd tussen pannes;



beschikbaarheid van het personeel van de opdrachtnemer;



veiligheid en integriteit van de gegevens;



maintenance en bijstand: maximale interventietermijn ingeval van panne, waarborg van de beschikbaarheid van de toepassing;



de maximale termijn voor herstelling en/of oplossing van defecten.

Het staat de inschrijver vrij deze lijst volgens eigen inzicht al dan niet uit te breiden. SLA voor de services De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal treffen om de kwaliteit en het dienstverleningsniveau te waarborgen, alsook de kwaliteit van de ontwikkeling, van de follow-up van de begeleiding van het project, van de follow-up en de naleving van de planningen, van de deliverables, enz. SLA betreffende de beschikbaarheid en het prestatieniveau van de toepassing Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op:  de performantie van de toepassing (beschikbaarheid van het systeem, antwoordtijd voor welbepaalde functionaliteiten zoals transactionele zoekacties, raadpleging en bijwerking); 

de garantie dat de totale onbeschikbaarheid van het systeem niet meer zal bedragen dan; o

44 uren per jaar (99,50% beschikbaarheid) voor de kritieke systemen;

o

88 uren per jaar (99,00% beschikbaarheid) voor de andere systemen.

Periodes waarin de verschillende SLA’s gelden  Inproductiestelling: tijdens het doorlopen van FASE 3 “Overgang” van de verschillende iteraties (zie § III.5.1.1), de effectieve inproductiename (en dus globale voorlopige oplevering) van SHERLOCK vindt pas plaats na de voorlopige oplevering van de laatste iteratie “R2”; 

Garantie en onderhoud: vanaf de globale voorlopige oplevering tot het einde van de opdracht;



Beschikbaarheid en prestatieniveau: vanaf de globale voorlopige oplevering tot het einde van de opdracht;



Services: vanaf de kick-off, voor de totale resterende duur van de opdracht.

Sancties Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.

Blz. 99


Ref.: Sherlock

De boetes voor het niet-naleven van een element van de SLA moeten door de inschrijver worden voorgesteld, uitgedrukt in een percentage van het totale bedrag van het onderhoud en tussenkomst, bedoeld in de prijstabel (zie III.7), voorgesteld voor de tenuitvoerlegging van de verschillende modules. Dit basisbedrag voor de berekening blijft van toepassing gedurende de volledige duur van het contract. Prioriteitsniveau’s van de SLA De FOD Financiën heeft vijf prioritaire niveaus erkend: 

Prioriteit 1 (incident dat wordt beschouwd als blokkerend): betekent dat een gedeelte van het systeem niet werkt en een aanzienlijke stagnatie van het systeem veroorzaakt. Het incident moet onmiddellijk worden aangepakt.



Prioriteit 2 (incident dat wordt beschouwd als hinderlijk): het incident veroorzaakt een vertraging bij de gebruikers en moet worden aangepakt na de oplossing van een incident uit categorie 1.



Prioriteit 3 (incident dat wordt beschouwd als vervelend): het incident heeft geen relevante gevolgen voor de productie en de gebruikers, maar het is niettemin niet in overeenstemming met de afgesproken functiemogelijkheden. Het incident moet worden aangepakt na de oplossing van de incidenten uit categorie 2.



Prioriteit 4 (incident dat wordt beschouwd als cosmetisch): vermeende incidenten die niet worden gerangschikt in de categorieën 1 tot 3 maar die een vraag tot aanpassing van een bestaande functievoorziening betreffen.



Prioriteit 5 (incident dat wordt beschouwd als niet storend): het incident heeft geen gevolgen voor de productie.

Voor de prioriteiten 1 en 2 moet de opdrachtnemer een begin van een oplossing aanbrengen binnen 4 uren. Zo moet de gebruiker kunnen werken op het systeem binnen een termijn die dat bestek van 4 uren niet mag overschrijden. Het geheel normale werkritme moet binnen maximaal 24 uren kunnen worden verzekerd. Voor de incidenten met prioriteit 3: het begin van de oplossing moet worden voorzien binnen 72 uren. Voor de incidenten met prioriteit 4 moet de opdrachtnemer een begin van een oplossing voorzien binnen 5 werkdagen. De inschrijver mag tevens een SLA voorstellen voor aspecten die hij relevant acht. In zijn offerte moet de inschrijver het serviceniveau bepalen dat moet worden bereikt voor elk van de punten hierboven, naast de tools en de periodes voor meting. Te behandelen onderdelen van de SLA Voor elk van de SLA’s: 

Objectief van de SLA



Scope



Startdatum en voorwaarden voor wijziging



Rollen en verantwoordelijkheden o FOD Financiën o Opdrachtnemer



Aangeboden diensten



Procedure voor klachtenbehandeling o Van FOD Financiën naar opdrachtnemer o Van opdrachtnemer naar FOD Financiën



Rapportering



Overleg

Blz. 100


Ref.: Sherlock



Contactinformatie



SLA-normen en boetes (met inbegrip van meting, normering)

Voor “garantie en onderhoud” en “beschikbaarheid en prestatieniveau” dient verder uitgewerkt te worden: 

Processen en procedures



Incident management



Problem management



Change management



Configuration management

Opmerkingen Waar mogelijk worden de SLA’s verplicht gemeten per periode van 3 maanden. Als de periode korter is dan 3 maanden op het einde van de eerste 5 jaar van het project, zijn er 2 mogelijkheden : Deze periode duurt 1 maand of minder : de voorgaande periode wordt verlengd met de duur van deze periode, en deze periode wordt behandeld alsof ze 3 maanden bedraagt. Deze periode duurt langer dan een maand : er wordt een nieuwe meetperiode vastgelegd voor de duur van de periode ; de periode wordt behandeld alsof ze zich uitstrekt over 3 maanden. Als een bepaalde SLA over een wisselende periode van twaalf maanden tweemaal niet wordt nageleefd, wordt de boete voor deze SLA verdubbeld. Vanaf het moment waarop een SLA wordt nageleefd, wordt de boete opnieuw toegepast zonder te worden verdubbeld, de volgende keer dat deze SLA niet wordt nageleefd. De FOD Financiën kan, indien hij dat wenst, de metingen van de SLA voor eigen rekening laten controleren en uitvoeren door een onafhankelijk studiebureau.

III.7 Informatie betreffende de inventaris Bij de prijsbepaling aan de hand van tabellen uit de inventaris (zie bijlage E - Inventaris) dient rekening te worden gehouden met volgende prijselementen: Deel A – Diensten en Prestaties 1. Realisatie De inschrijver dient de totale kostprijs op te geven voor het geheel aan te leveren diensten en prestaties die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de respectievelijke objectieven en functionaliteiten (zie III.4.3). Hierbij dient een onderscheid te worden gemaakt tussen de realisatie van alle vereisten van prioriteitsniveau P1 (NIET-OPTIONEEL) en deze van prioriteitsniveau P2 (OPTIONEEL). Alle P1 vereisten vermeld in dit bestek vormen het onderwerp van het vast gedeelte van de opdracht en zullen worden gerealiseerd doorheen de vooropgestelde iteraties R0, R1 en R2. Tevens dient de realisatiekost te worden vermeld per vereiste van type P2, die elk apart in optie zijn. De inschrijver behoort bij deze prijsbepaling rekening te houden met een aanpak die conform is aan de fasering van de FUP methodologie, met inbegrip van oplevering van alle gerelateerde technische documentatie. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de fases en iteraties wordt verwezen naar § III.5.1. Dit omvat ondermeer het uitwerken van de functionele analyse en architectuur, al de stappen uit de constructiefase ter realisatie en verificatie van SHERLOCK, al de stappen van de overgangsfase die betrekking hebben op het uitvoeren van correcties volgend op de acceptatietests, het organiseren van kennisoverdracht alsook de bijstand aan de rollout en de opstart van SHERLOCK in productie. Blz. 101


Ref.: Sherlock

2. Gebruikersdocumentatie De totale kostprijs voor de aangeboden gebruikersdocumentatie zoals omschreven in III.5.5. Bij de offerte moet een gedetailleerde prijslijst worden gevoegd voor de gebruikersdocumentatie die desgevallend (gedeeltelijk) als supplement kan worden aangekocht. Naar analogie met de kostprijs voor realisatie, geldt ook hier een onderscheid tussen de gebruikersdocumentatie voor vereisten P1 per iteratie (NIET-OPTIONEEL) enerzijds en voor vereisten P2 (OPTIES) anderzijds.

3. Opleidingen De totale kostprijs voor het leveren van opleidingen volgens de bepalingen vermeld in III.6.1.1. De inschrijver bepaalt voor elk van de op te leiden profielen de eenheidsprijs per opleidingssessie in het Nederlands en in het Frans. Overeenkomstig de gebruikersdocumentatie en realisatie, wordt de kostprijs voor opleidingen opgesplitst in een NIET-OPTIONEEL gedeelte en een prijstabel voor de OPTIES. Deze laatste bepaalt de respectievelijke meerkost per optie op elk type van opleiding.

4. Onderhoud De totale kostprijs voor het leveren van onderhoud volgens de bepalingen vermeld in III.6.5., voor een periode van 3 jaar volgend op het aflopen van de garantieperiode. Voor de onderhoudskost voor de OPTIES P2 wordt eveneens uitgegaan van een standaard duurtijd van 3 jaar. Algemeen gezien zal de keuze van te realiseren opties worden bepaald bij aanvang van het project of een iteratie. De mogelijkheid blijft echter bestaan dat één of meerdere opties P2 kunnen worden gelicht na de realisatiefase. In dat geval zal de hiernavolgende onderhoudskost voor deze realisaties pro-rata worden herberekend ten opzichte van de resterende duurtijd van de opdracht op dat moment. Zoals wordt aangegeven in paragraaf III.6.5 is de voorziening van onderhoud gratis tijdens de garantieperiode met uitzondering van adaptief onderhoud. Deel B – Licenties De inschrijver dient een prijsbepaling op te geven van alle licenties van packages/tools en 3rd party software die onderdeel uitmaken van de oplossing of noodzakelijk zijn voor de totstandkoming ervan. Men dient per licentie de totale kostprijs te vermelden die moet toelaten dat 500 gebruikers (zie III.4.4.2) gelijktijdig gebruik kunnen maken van SHERLOCK. Er wordt de inschrijver gevraagd de prijs voor initiële aanschaf en, indien van toepassing, de prijs voor de jaarlijkse vernieuwing te preciseren. De initiële aanschaf van de licenties vindt plaats na de voorlopige globale oplevering en laat de vooropgestelde eindgebruikers toe de toepassing te gebruiken (ten minste) gedurende de garantieperiode. De jaarlijkse vernieuwing van de licenties laat toe SHERLOCK vervolgens te blijven gebruiken onder dezelfde condities als deze van toepassing bij de initiële aanschaf. De inschrijver dient voor de OPTIES P2 aan te geven welke van deze opties een impact hebben op de kostprijs van een licentie. In het geval de licentiekost van een bepaalde package/tool wordt geïmpacteerd door meerdere opties, dan dient voor elke combinatie een aparte regel van de tabel van de opties ingevuld te worden. Per licentie dient men aanvullend te vermelden wat de eventuele meerkost is voor 1 extra gebruiker alsook voor een groep van 10 extra gebruikers, voor het geval FOD Financiën naderhand bijkomende licenties wenst te bestellen met als doel te beantwoorden aan de potentiële toekomstige nood een groter aantal eindgebruikers toe te laten gebruik te maken van SHERLOCK.

Blz. 102


Ref.: Sherlock

Deel C – Aaanvullende bijstand Gevraagd is een prijsbepaling per mandag voor aanvullende bijstand (zie III.6.3). Voor de optie van aanvullende bijstand kunnen er maximaal 50 mandagen op jaarbasis worden opgenomen voor een totale periode van 4 jaar.

Gelezen en goedgekeurd, De Voorzitter van het Directiecomité,

Hans D’HONDT

Blz. 103


Ref.: Sherlock

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER Voorwerp van de inschrijving : Sherlock Bestek : Sherlock Identificatie van de inschrijver: Onderneming Firmanaam of benaming : Juridische vorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel Straat : Plaats : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : Ondernemingsnummer :

Nr : Postcode :

Bus :

en voor dewelke DeHeer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, beschreven in dit bestek. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen voldoen via storting of overschrijving Op het rekeningnummer : IBAN-code BIC-code Voor de interpretatie van het contract wordt als taal

het Nederlands/Frans (*)

gekozen.

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Postadres : Blz. 104


Ref.: Sherlock

Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht.

Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen)

Verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek, de prestaties/leveringen uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de inventaris die bij onderhavige inschrijving gevoegd is, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.

Gedaan:

te

op

De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie)

(*)schrappen wat niet past

Blz. 105


Ref.: Sherlock

Bijlage B : curriculum vitae NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam

……………………………………………………

Functie in onderhavig project

…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig:  diploma behaald op (datum)

……………………………………………………

Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen):  Titel ……………………………………………………  Diploma behaald op (datum) ……………………………………………………  Aan de instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen):  Titel ……………………………………………………  Diploma behaald op (datum) ……………………………………………………  Aan de instelling …………………………………………………… Professionele ervaring: Bij de inschrijver: 



 

Huidige functie o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen) o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in addendum « referentiemodel » (project en functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Blz. 106


Ref.: Sherlock

Bij maximaal 3 andere bedrijven:  functie (maximaal 3x te herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Technische vaardigheden:  Hardware  -

Software Besturingssystemen Databases Programmeertalen Kantoortoepassingen Andere (specifiëren)

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Andere vaardigheden:  Op het vlak van management ……………………………………………………  Op het vlak van consultancy ……………………………………………………  Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… Talenkennis:  Frans

begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) …………………………………………………… Nederlands begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Engels begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… commentaar

  

Blz. 107


Ref.: Sherlock

Bijlage C : Referentiemodel 1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming …………………………… 4. Naam van een contactpersoon …………………………… 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Aanvangsdatum (fase per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit

13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer

16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project

……………………………………………………………………. 3. Bedrijfssector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen ……………………………………………………………………. 9. Einddatum …………………… A. Hardware …………………… A.Naam onderneming(en) ……………………

B. Software …………………… B. Aandeel in opdracht

C. Services …………………… C. Vakkennis

……………………

……………………

Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) ……………………………………………………………………. A. Hardware B. Software C.Ontwikkelingsomgeving …………………… A. Hardware

…………………… B. Software

…………………… C.Ontwikkelingsomgeving

……………………

……………………

……………………

Tool / methode ……………………………………………………………………. Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 ……………………

……………………

……………………

Profiel 4

Profiel 5

Profiel …

……………………

……………………

……………………

Blz. 108


Ref.: Sherlock

Bijlage D : Vraag en antwoord formulier Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr. taal

Vraag

Blz. 109


Ref.: Sherlock

BIJLAGE E : INVENTARIS “SHERLOCK” De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bijzonder bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen. Voor een gedetailleerde omschrijving van de verschillende prijselementen uit de inventaris en aanvullende richtlijnen voor een correcte prijsbepaling aan de hand van onderstaande tabellen wordt verwezen naar paragraaf III.7. Synthese tabel algemeen totaal onderwerp

bedrag NIET-OPTIONEEL excl BTW

Deel A - diensten en prestaties

subtotaal realisatie subtotaal gebruikersdocumentatie subtotaal opleiding subtotaal onderhoud

Deel B - subtotaal licenties Deel C - subtotaal aanvullende bijstand algemeen totaal

Blz. 110

incl BTW

bedrag OPTIES excl BTW

incl BTW


Ref.: Sherlock

Detail tabellen diensten en prestaties realisatie - vereisten prioriteitsniveau P1 (NIET-OPTIONEEL) iteratie

bedrag excl BTW

incl BTW

R0 R1 R2 subtotaal realisatie (niet-optioneel)

diensten en prestaties realisatie - vereisten prioriteitsniveau P2 (OPTIES) per optie P2

bedrag excl BTW

DS3 AC2 AC4 AC7 PR1 TR3 LN3 KB1 IN3 EN10 EN6 EN9 subtotaal realisatie (opties)

Blz. 111

incl BTW


Ref.: Sherlock

gebruikersdocumentatie per iteratie - vereisten prioriteitsniveau P1 (NIET-OPTIONEEL) iteratie

bedrag excl BTW

incl BTW

gebruikersdocumentatie R0 gebruikersdocumentatie R1 gebruikersdocumentatie R2 subtotaal gebruikersdocumentatie (niet-optioneel)

gebruikersdocumentatie - vereisten prioriteitsniveau P2 (OPTIES) per optie P2

bedrag excl BTW

gebruikersdocumentatie DS3 gebruikersdocumentatie AC2 gebruikersdocumentatie AC4 gebruikersdocumentatie AC7 gebruikersdocumentatie PR1 gebruikersdocumentatie TR3 gebruikersdocumentatie LN3 gebruikersdocumentatie KB1 gebruikersdocumentatie IN3 gebruikersdocumentatie EN10 gebruikersdocumentatie EN6 gebruikersdocumentatie EN9 subtotaal gebruikersdocumentatie (opties)

Blz. 112

incl BTW


Ref.: Sherlock

diensten en prestaties opleiding - vereisten prioriteitsniveau P1 (NIET-OPTIONEEL) opleiding

prijs per sessie excl BTW

aantal sessies

incl BTW

bedrag excl BTW

sessie "train-de-trainer"

2

sessie "power user / appl. administrator

2

sessie "systeembeheerder ICT"

2

sessie "service desk"

2

incl BTW

subtotaal opleiding (niet-optioneel)

diensten en prestaties opleiding - vereisten prioriteitsniveau P2 (OPTIES)

EN9

EN6

EN10

IN3

KB1

LN3

TR3

PR1

AC7

AC4

AC2

per optie P2

DS3

opleiding

prijs per sessie voor alle P2 excl incl BTW BTW

aantal sessies

excl BTW

sessie "train-de-trainer"

2

sessie "power user / appl. administrator sessie "systeem-beheerder ICT"

2

sessie "service desk"

2

2

subtotaal opleiding (opties)

Blz. 113

bedrag

incl BTW


Ref.: Sherlock

diensten en prestaties onderhoud - vereisten prioriteitsniveau P1 (NIET-OPTIONEEL) prijs per jaar excl BTW

aantal jaar

incl BTW

bedrag excl BTW

incl BTW

3 subtotaal onderhoud (niet-optioneel) diensten en prestaties onderhoud - vereisten prioriteitsniveau P2 (OPTIES) per optie P2

prijs per jaar excl BTW

aantal jaar

incl BTW

bedrag excl BTW

DS3

3

AC2

3

AC4

3

AC7

3

PR1

3

TR3

3

LN3

3

KB1

3

IN3

3

EN10

3

EN6

3

EN9

3

subtotaal onderhoud (opties)

Blz. 114

incl BTW


Ref.: Sherlock

aanvullende bijstand prijs per mandag excl BTW

incl BTW

aantal mandagen (50/jaar)

bedrag excl BTW 200

subtotaal aanvullende bijstand

Blz. 115

incl BTW


Ref.: Sherlock

licenties (500 gelijktijdige gebruikers) - vereisten prioriteitsniveau P1 (NIET-OPTIONEEL) naam package/tool

prijs initiële aanschaf excl BTW

prijs jaarlijkse vernieuwing

incl BTW

excl BTW

incl BTW

aantal jaar

bedrag excl BTW

incl BTW

3 3 3 3 3 subtotaal licenties (niet-optioneel)

licenties (500 gelijktijdige gebruikers) - vereisten prioriteitsniveau P2 (OPTIES) naam package/tool

optie P2 (*)

prijs initiële aanschaf excl BTW

incl BTW

prijs jaarlijkse vernieuwing excl BTW

incl BTW

aantal jaar

bedrag excl BTW

incl BTW

3 3 3 3 3 subtotaal licenties (opties)

*:

De inschrijver dient in deze kolom aan te geven welke van de mogelijke opties P2 een impact hebben op de kostprijs van een licentie. Indien de licentiekost van een bepaalde package/tool wordt geïmpacteerd door meerdere opties, dan dient voor elke combinatie een aparte regel van de tabel ingevuld te worden. Mogelijke opties P2 zijn: DS3, AC2, AC4, AC7, PR1, TR3, LN3, KB1, IN3, EN10, EN6, EN9

Blz. 116


Ref.: Sherlock

licentie meerkost voor extra gebruiker(s) naam package/tool

prijs 1 extra gebruiker excl BTW

incl BTW

prijs 10 extra gebruikers excl BTW

Blz. 117

incl BTW

maandelijkse kost onderhoud per extra gebruiker excl BTW incl BTW


Ref.: Sherlock

Bijlage F : Concepten Benaming

Beschrijving

Bewarende / uitvoerende maatregelen

De roerende en onroerende goederen van de schuldenaar dienen om wat verschuldigd is aan de Schatkist te betalen als de schuldenaar niet vrijwillig betaalt en om zijn solvabiliteit te garanderen. Om te vermijden dat de schuldenaar zijn solvabiliteit vermindert door zijn goederen te verkopen, kan de schuldeiser overgaan tot een bewarend beslag om de schuldenaar te beletten zijn goederen te verkopen ten nadele van de schuldeiser, of tot een uitvoerend beslag waarbij de goederen van de schuldenaar worden verkocht ten voordele van de schuldeiser. Naast de bovenvermelde door het gerechtelijk wetboek voorziene maatregelen beschikt DA over specifieke rechtsgrondslagen (algemene wet inzake douane en accijnzen) die haar toelaten om over te gaan tot bewarende en/of uitvoerende inbeslagnemingen van specifieke goederen van haar schuldenaar volgens een specifieke procedure.

Beslissing Bewarende / Uitvoerende maatregelen

Op het moment dat de administratie kennis krijgt van het feit dat een belastingplichtige/overtreder een schuld zal hebben ten overstaan van de administratie en zij op welk moment ook twijfels heeft omtrent de betalingsmogelijkheden van de belastingplichtige/overtreder, kan zij bewarende maatregelen nemen of opheffen in functie van het al of niet spontaan betalen van de verschuldigdheden

Belastingplichtige / overtreder

Persoon die de rechten en taksen (belastingplichtige) en/of de boetes (overtreder) moet betalen. Deze natuurlijke en rechtspersonen (vennootschappen) moeten correct worden geïdentificeerd (naam, adres, nationaal nr., ondernemingsnr., enz.) en deze gegevens moeten up-to-date worden gehouden (bijvoorbeeld in het geval van adreswijziging). De historiek moet raadpleegbaar zijn.

Fraude Transport middel

de voertuigen waarmee de overtreding werd gepleegd of die gediend hebben om de smokkelwaar te verbergen (inzake D&A ,verkeersbelasting en eurovignet)

Middel gebruikt voor de fraude

Middelen die worden gebruikt om de fraude te plegen: geheel van de goederen die door de overtreders werden gebruikt (bv: transpalet, heftruck, gsm, gps, computers, enz.), goederen die als geheime bergplaats werden gebruikt of die werden gebruikt om de gefraudeerde goederen te verbergen, geheel van de gebruikte transportmiddelen.

Goederen

De gefraudeerde goederen: de goederen waarop de fraude betrekking heeft en waarvoor de wettelijk verschuldigde belastingen ontdoken werden. Deze kunnen al dan niet effectief of fictief in beslag genomen worden.

Inbreuk

Een inbreuk is de schending van een wettelijke of reglementaire bepaling. Men zal zich beperken tot de inbreuken waarvoor de AADA bevoegd is om ze vast te stellen.

Akte Dwangbevel

Uitvoerende titel die de administratie voor zichzelf creëert om de fiscale schulden te recupereren in een burgerlijke procedure, maar niet de boetes, zonder op een gerechtelijke beslissing te wachten.

Pro Justitia (akte van vaststelling)

Pro Justitia: Wordt opgesteld voor overtredingen inzake gemeen recht (niet verzekering van een voertuig, niet inschrijving van een voertuig, niet-gekeurd voertuig, …)

PV

Het proces-verbaal inzake douane en accijnzen is een schriftelijk relaas van de feiten zoals ze werden vastgesteld door minstens 2 bevoegde personen, Het proces-verbaal geniet een bijzondere bewijswaarde tot het tegendeel bewezen wordt (valsheid). Blz. 118


Ref.: Sherlock

PV van het verhoor 424 (bijkomend document)

Document waarin een bevoegd ambtenaar de verklaringen noteert die worden afgelegd door een persoon (getuige, beschuldigde). Het PV van het verhoor wordt bij een PV gevoegd als de wet dit voorziet

Administratief Beroep (Akte)

Beroep ingediend bij de Administrateur-generaal douane en accijnzen met betwistingsdoeleinden en gericht tegen een beslissing (of een afwezigheid van beslissing) in toepassing van de wetgeving betreffende douane en accijnzen, met uitzondering van beslissingen die een straf omvatten, die uitgaan van de gewestelijk directeur der douane en accijnzen of van een ambtenaar met een gelijkwaardige graad aangesteld door de Minister van financiën (Auditeur-generaal of Directeur, diensthoofd bij de Centrale administratie). Dit is een voorafgaande en verplichte stap als een particulier zijn betwisting voor het gerecht wil brengen

Genade verzoek (akte)

Verzoek ingediend ten voordele van een veroordeelde, door hemzelf, door een derde of door een bevoegde overheid om een korting, een vermindering of een vervanging te verkrijgen, bij koninklijk besluit, van de uitgesproken straffen voor een inbreuk op het vlak van douane en accijnzen (boetes, inbeslagneming, sluiting van een inrichting).

Akte

Alle mogelijke beslissingen van de administratie die schriftelijk worden opgesteld.

Acte de constatation

Akte (verschillend van een PV) waarmee een overtreding op de wetgeving inzake D&A, verkeersbelasting, eurovignet, gemeenrechtelijke wetgeving wordt vastgesteld/geacteerd. De verschillende soorten akten van vaststelling worden hieronder beschreven.

Akte van onderwerping 101 (akte van vaststelling)

is een voorwaardelijke transactie voor de afhandeling van overtredingen inzake douane en accijnzen (en BTW) van gering belang, opgesteld door de vaststellende dienst. De afhandeling wordt definitief bij stilzwijgende of uitdrukkelijke aanvaarding door de gewestelijk directeur binnen de 60 dagen vanaf de dag dat ze werd opgemaakt.

Aanvraag tot vrijstelling van bekeuren 614 (akte van vaststelling)

is een voorwaardelijke transactie voor de afhandeling van overtredingen inzake douane en accijnzen (en BTW), voornamelijk vastgesteld bij verificatie of controle a posteriori op aangiften inzake douane en accijnzen en opgesteld door de vaststellende dienst. De afhandeling wordt defintief indien de akte niet wordt vernietigd binnen de 60 dagen nadat ze werd opgesteld en aanvaard door de plaatselijke diensten.

Relaas 359 (akte van vaststelling)

is een administratief verslag van de bekeurders waarin zij de vastgestelde overtreding beschrijven en voorstellen de zaak transactioneel te regelen. De beslissing om de overtreding in der minne te regelen behoort toe aan de gewestelijk directeur: geschillen zal ofwel het voorstel aanvaarden en een transactie aanbieden, ofwel beslissen de zaak gerechtelijk te vervolgen ofwel te seponeren. Een relaas 359 wordt opgesteld indien de vaststellende dienst niet bevoegd is om de overtreding onmiddellijk af te handelen met een AVO101 of een 614 en wanneer de overtreding niet zwaar genoeg is om onmiddellijk een PV op te stellen.

Bijkomend document

Document dat de akte van vaststelling vergezelt en dat onontbeerlijk is voor de volledigheid van het overtredingsdossier. Voorbeelden: kwijting 257, proces-verbaal voorlopige aanhouding van een onbekende fraudeur of een fraudeur die een onmiddellijke inbreuk 404 heeft gepleegd, belangrijke fraudefiche, EOGL-fiche,…

Afbetalingsplan

Beslissing waarbij aan een schuldenaar inzake douane en accijnzen, de mogelijkheid wordt geboden om zijn schuld in schijven af te betalen.

Bijlage

Alle mogelijke bijlagen/stukken die deel uitmaken van een overtredingsdossier en bewijs uitmaken van de fraude Bij voorbeeld: proces-verbaal van verhoor (424), summier ontvangstbewijs van in beslag genomen goederen (368DA), inventaris Blz. 119


Ref.: Sherlock

van in beslag genomen goederen, inventaris van goederen in entrepot (cfr art. 313 AWDA), elk ander mogelijk stuk dienstig voor het dossier (facturen, foto's, briefwisseling,….). Beschikking (akte)

Elke beslissing van de administratie der douane en accijnzen die voor één of meerdere personen rechtsgevolgen heeft en die geen bestraffing inhoudt. De beschikking moet hem rechtstreeks en individueel raken. Voor wat de dienst invordering en geschillen betreft, behelst dit uitnodigingen tot betalen (enkel de belastingen worden gevorderd, zonder een boete op te leggen. Voor andere diensten zijn dit bijvoorbeeld: afleveren of weigeren vergunning, weigeren terugbetaling, ...)

Beslissing

Naast de aktes zijn er ook de beslissingen (schrijven zelf aan betrokkene(n) met de inhoud van het door de Administratie vertegenwoordigde standpunt) die genomen worden.

Beslissing AB CA

Beslissing betreffende de administratieve beroepen waarmee de Administrateur-generaal douane en accijnzen de (gehele of gedeeltelijke) beslissingen of de afwezigheid van beslissingen bevestigt of annuleert. De belastingplichtige kan slechts een vordering in rechte inleiden nadat hij een administratieve beroepsprocedure heeft gestart. De indieningstermijn verschilt naargelang of er uitspraak is gedaan over het beroep of niet.

Beslissing Genadeverzoek

Beslissing betreffende het genadeverzoek die gunstig kan zijn zonder voorwaarden, gunstig onder voorbehoud van een voorafgaande betaling, of ongunstig.

Transactie (akte)

Akte/brief waarmee de voorwaarden tot minnelijke afhandeling van de overtreding aan de overtreder worden medegedeeld

Administratief beroep

De procedure van administratief beroep voorziet dat de belastingplichtige/klant het recht heeft om mondeling gehoord te worden door de administrateur generaal.

Bedragen Rechten en taksen

De door een of meerdere overtreders/belastingplichtigen te betalen belastingen. Bv. EU-invoerrechten, BTW, Accijnzen, Bijzondere accijnzen

Nalatigheidsinteresten

De overtreder is nalatigheidsinteresten verschuldigd op de rechten en taksen als hij de bedragen die van hem worden geëist niet onmiddellijk betaalt. Er zijn nalatigheidsinteresten verschuldigd op de transactie en/of na vonnis.

Uitnodiging te betalen

Uitnodiging om rechten, taksen en nalatigheidsinteresten te betalen, zonder boete en waartegen administratief beroep mogelijk is.

Schuld

Het totaal bedrag dat betaald dient te worden door een of meerdere overtreders of belastingplichtigen in een bepaald dossier.

Kosten

Kosten die de administratie heeft opgelopen door de inbreuk. Een aantal kosten zijn verhaalbaar op de overtreder, andere zijn ten laste van de administratie (kosten van bewarende maatregelen (hypotheek) , tolkkosten tijdens de vaststelling) Een aantal kosten zijn verschuldigd door de overtreder van zodra er een transactie is (bv.: depannage- en bewakingskosten om het voertuig te recupereren dat in beslag werd genomen in verband met verkeersbelasting. Een aantal kosten zijn slechts verschuldigd na gerechtelijke procedure en definitieve veroordeling (vervolgingskosten + alle kosten gegenereerd door de inbreuk en gevorderd bij dagvaarding). In een aantal gevallen zijn er ook de kosten van bewarende en/of uitvoerende maatregelen (hypotheek, kosten van deurwaarder)

Betaling

De financiële transactie door middel waarvan de belastingplichtige/overtreder aan de administratie verschuldigde sommen gaat betalen. De betaling gebeurt steeds op rekening van het Blz. 120


Ref.: Sherlock

Enig Kantoor. De ventilatie van de betaalde bedragen over kosten, boeten, belastingen en nalatigheidintresten gebeurt volgens een voorgeschreven hiërarchie. Betaling kan ook gebeuren door inning van een vooraf gestelde zekerheidstelling. Bedrag

Resultaten van de berekeningen van de verschuldigde sommen.

Boeten

Zijn de bedragen die ingevolge de inbreuk op de wetgeving inzake douane en accijnzen, verkeersbelasting of eurovignet worden opgelegd als strafsanctie. Dit kan gebeuren door middel van een transactie / vonnis / arrest. De boeten worden vaak solidair opgelegd.

Boeking

Ogenblik van opname van het betwiste bedrag in de 'boekhouding': Boeking in de schuldendatabank Boeking in Boekhouding B Boeking in het hulpdagboek (Aanvraag tot vrijstelling van bekeuren 614) Boeking op de afzonderlijke kredietrekening A

Betrokkenen Betrokkenen

Alle personen (natuurlijke en rechtspersonen) waar de dienst Invordering en geschillen mee in contact treedt.

Eigenaar ter goeder trouw

Eigenaar van een goed dat naar aanleiding van een overtreding strafrechterlijk in beslag genomen werd maar die niet betrokken is in de overtreding.

Advocaat

Eigen advocaten (Departementsadvocaten) die de rechten van de administratie verdedigen voor de rechtbanken. Opmerking: de departementsadvocaten van financiën worden opgenomen op de' lijst van departementsadvocaten' (naam, adres, tel, e-mail adres , territoriaal bevoegde rechtbank) die wordt opgesteld en omgedeeld door de centrale administratie

Bekeurder

De personen die de overtreding/onregelmatigheid hebben vastgesteld. In een aantal gevallen kunnen dit personen vreemd aan de administratie zijn (politieagenten, ambtenaren van verkeerswezen, ...)

Belagstingplichtige

De persoon die in het kader van een overtreding/vaststelling belastingen dient te betalen waarvoor de Administratie der Douane en Accijnzen bevoegd is om de betaling te vragen: Personne morale / physique

Administratie van AADA

Geheel van de algemene diensten en de administraties (op centraal, gewestelijk en lokaal niveau) van Douane en Accijnzen.

Failliete onderneming / continuïteit van ondernemingen

Financiële situatie van een natuurlijke of rechtspersoon die bepaalde gevolgen heeft voor de behandeling van het dossier.

Gerecht

Diverse rechtbanken die betrokken zijn bij de afhandeling van geschillen/invorderingen inzake douane en accijnzen (correctionele rechtbank, rechtbank van koophandel, arbeidsrechtbank, burgerlijke rechtbank, beslagrechter, kortgedingrechter, …)

Gerechtsdeurwaarder

Contacten met gerechtsdeurwaarders met het oog op betekeningen (vonnissen/arresten) en het nemen van bewarende of uitvoerende maatregelen Adressen van alle gerechtsdeurwaarders met het oog op rechtstreekse contacten of via bemiddeling van de departementsadvocaat

Schuldenaar in schuldbemiddeling

Niet handeldrijvende natuurlijke persoon die in staking van betaling is.

Dossier Stuk

De stukken kunnen divers zijn, indien electronisch ter beschikking kunnen ze opgeslagen worden onder een word, excel document (eventueel nadat ze 'onveranderbaar' zijn gemaakt).

Memo

Notes internes qui sont mentionnées dans le dossier afin d'attirer Blz. 121


Ref.: Sherlock

l'attention du gestionnaire sur certaines tâches à effectuer, sur certaines échéances, sur certains aspects spécifiques du dossier Andere interpretatie van 'memo': noteren van telefonisch gesprekken die ontvangen worden in een dossier of gesprekken die plaats hebben met de belastingplichtige/overteder op kantoor. Binnenkomende poststukken

Deze kunnen binnenkomen via de klassieke post (scanning) of electronisch via de mail-box.

Dossier

Omvat alle stukken en briefwisseling in een geschildossier. Dat dossier kan strafrechterlijk (overtreding) of burgerlijk van aard zijn (administratief beroep, faillissement, collectieve schuldenregeling, dagvaarding vanwege tegenpartij, …) Dit dossier zal telkens worden aangevuld door de diensten die het geschil in zijn diverse stadia behandeld.

Brief

Omvat het geheel van inkomende en uitgaande formele communicaties met betrekking tot een bepaald dossier en dit van en naar belastingplichtigen / overtreders - derden - andere diensten (waaronder vaststellende dienst). Deze brieven kunnen verzonden worden - aankomen: via de gewone post/mail/fax

Interne Notas

Nota's van verschillende bevoegde diensten (o.a. dienstnota's van Centrale administratie, gew. directeur,) die gebruikt worden bij de behandeling van een dossier.

Wettelijke bepaling

Wettelijke bepalingen inzake douane en/of accijnzen, verkeersbelasting, eurovignet die de belastbaarheid en/of overtreding op de wetgeving bepalen (inclusief de strafbepalingen) of waarop de beschikking van de administratie is gebaseerd. Aard (Wet, KB, MB, …), datum afkondiging, datum publicatie in B.S. alle mogelijke wettelijke bepalingen, eventueel standaard bij bepaalde routine beslissingen en/of zelf te selecteren uit een bestand met alle wetten die op een bepaald moment van toepassing zijn

Procedure Procedure

Bij elk dossier dient bepaald te worden welke procedure er zal gevolgd worden. In de loop van een dossier kan eveneens beslist worden om toch een andere procedure te volgen.

Procedure van administratief beroep

Procedure bij de centrale administratie met het doel bezwaren te bestuderen omtrent de juiste toepassing van de wetgeving inzake douane en accijnzen tegen beslissingen (of afwezigheid van beslissing) die werden getroffen door de gewestelijke directeur of door een ambtenaar van gelijkwaardige graad aangesteld door de minister van Financiën die in aanmerking komen voor administratief beroep

Beschikking (procedure)

Het nemen of niet nemen van een beschikking (zie definitie) door de gewestelijk directeur of een ambtenaar met gelijkwaardige graad, waartegen administratief beroep mogelijk is.

Conclusies

Argumentatie opgesteld door de administratie of door de tegenpartij in een gerechtszaak.

Dagvaarding Procedure

Exploot op verzoek van de administratie of tegenpartij om een geschil door de rechtbank te laten beslechten, dit kan zowel een burgerlijke als strafrechterlijke dagvaarding zijn.

Dwangbevel

Geheel van activiteiten betreffende de dwangmaatregelen wanneer de administratie beslist om alleen de belastingen in te vorderen (zonder de boetes) en de belastingplichtige geen administratief beroep heeft ingesteld.

Genadeverzoek

Procedure voor het evalueren van het genadeverzoek en dit om de strengheid van bepaalde veroordelingen te corrigeren met betrekking tot de persoonlijke en financiële situatie van de belanghebbende. De Administratie neemt soms een beslissing om "de uitspraak uit te stellen" mits naleving van bepaalde voorwaarden (betaling van de rechten en kosten en een bepaalde boete) op basis waarvan de gratieverlening door de Koning zal worden aanvaard of het beroep verworpen. Blz. 122


Ref.: Sherlock

Gerechtelijk Procedure

procedures voor de rechtbanken die door de administratie en/of belastingplichtigen gevoerd worden omdat de partijen niet tot een minnelijke regeling willen of kunnen/mogen komen (correctioneel, burgerlijk)

Invordering

Geheel van de procedures met betrekking tot de invordering, namelijk de recuperatie van de bedragen waartoe de overtreder werd veroordeeld door een definitieve gerechtelijke beslissing of aan de hand van een dwangbevel als uitvoerbare titel. In het geval dat een belastingplichtige in een andere lidstaat woonachtig is, kan de invordering gebeuren via 'wederzijdse bijstand'. Invorderingsdossiers kunnen ook starten door een verzoek tot invordering vanwege een ander land van de Europese unie.

Oninbaarleiding

indien de invordering van eigen middelen onmogelijk is, dient de oninbaarleiding ervan meegedeeld/aangevraagd te worden aan de europese Commissie aan de hand van de procedure die voorzien is in een Europese Verordening.

Transactie (procedure)

procedure waarin getracht wordt om de overtreding inzake douane en accijnzen op een minnelijke wijze (zonder tussenkomst van de rechtbank) af te handelen.

Vonnis / Arrest

Resultaat van de gerechtelijke procedure.

Zitting

Dagen waarop de zaken inzake douane en accijnzen bij de rechtbank worden behandeld. Met het oog op het uitbrengen van een dagvaarding, zal een zittingsdatum aangevraagd worden.

Blz. 123


Ref.: Sherlock

Bijlage G : Scenario's van de Workflow geschillen en invordering Deze bijlage bevat verschillende business scenario's om te illustreren hoe de gebruikers zouden kunnen interageren met het systeem. Het gaat niet om feitelijke use cases, want die zouden algemeen moeten zijn. Er wordt immers niet verwacht dat de software zelf scenario's implementeert: die zullen het resultaat zijn van de configuratie. Deze scenario's zijn niet exhaustief, er bestaan er nog vele andere. Deze scenario's zijn niet volledig, er zijn varianten mogelijk die lang niet allemaal worden vermeld.

Beslissing over een onmiddellijke transactie 101 Scenario: Transactie aanvaard Stap gebruiker

systeem

1

Het systeem ontvangt het document van het type 101 vanuit FIODA.

2

Het systeem identificeert het bureau van geschillen dat het document moet ontvangen en past de toewijzingsregels van het bureau toe om de verantwoordelijke ambtenaar te bepalen; standaard de bureauchef

3

Het systeem creëert het dossier, voegt de 101 bij de documenten, creëert en activeert een actie voor de geïdentificeerde ambtenaar: "beslissen over het te geven gevolg";

4

Het systeem stelt twee acties voor: de 101 aanvaarden, de 101 weigeren.

5

De ambtenaar heeft een melding over de actie ontvangen, opent het dossier en het document 101 en neemt zijn beslissing door de actie "de 101 aanvaarden" te selecteren

De selectie van de actie "aanvaarden" sluit de actie "beslissen" af; Dit start ook de regels op die, op basis van de metagegevens van de 101 (bedrag, materie), beslissen over het al of niet creëren van een controleactie voor de hiërarchische verantwoordelijke.

6

De hiërarchische verantwoordelijke heeft een melding over de actie "controle" ontvangen en activeert een van de twee voorgestelde acties: "valideren" of "afwijzen"

Het systeem sluit de acties van de verantwoordelijke af en creëert een actie voor de ambtenaar: "afsluiten"

7

De ambtenaar heeft een melding ontvangen en start de actie "afsluiten"

Berekening van de vergoedingen Versturen van de berichten Afsluiten van het dossier

Variant: transactie geweigerd Stap gebruiker

systeem

5b

De ambtenaar weigert de transactie door de actie "De 101 weigeren" te kiezen

Sluit de actie "beslissen" af; Creëert de actie "het nieuwe bedrag bepalen"

6b

De ambtenaar beslist over het bedrag, wijzigt de financiële zones in overeenstemming hiermee; De ambtenaar duidt de actie aan als beëindigd

Registreert de bedragen in PLDA (minimaal: open PLDA, klaar om in te voeren) Het standaard briefdocument creëren (welk?) De actie "de brief versturen" creëren Creëert de actie " een nota naar de adviseurgeneraal sturen"

7b

De ambtenaar vult het standaarddocument in Blz. 124


Ref.: Sherlock

8b

De ambtenaar stelt de nota op De ambtenaar activeert de actie "de nota versturen"

Creëert de acties "Weigering 101 valideren" en "Weigering 101 weigeren" voor de chef en verstuurt een melding

9b

De chef ontvangt een melding, raadpleegt en activeert de valideringsactie

Het systeem sluit de acties van de chef af en stuurt een melding naar de ambtenaar:

10b

De ambtenaar activeert de actie "de brief versturen"

Het systeem drukt de brief af en start de actie "De betaling controleren", met een initiële termijn

11b

Na het verstrijken van de termijn, zoekt het systeem naar sporen van de betaling in PLDA

12b

Na het verstrijken van de termijn of bij het binnenkomen van de betaling ontvangt de ambtenaar een melding. Als de betaling is ontvangen, wordt de afsluitingsactie voorgesteld.

13b

De ambtenaar heeft een melding ontvangen, stelt de betaling vast en valideert de afsluitingsactie.

Het systeem geeft PLDA de opdracht om over te gaan tot de definitieve inontvangstneming. De compensaties worden berekend en gemeld. Het dossier wordt afgesloten.

Variant: termijn verstreken zonder actie Stap gebruiker 4 tot 7

systeem

De ambtenaar voert geen enkele actie uit binnen de voorziene termijn

Het systeem : 1) benadrukt de actie visueel in de lijst van de acties; 2) stuurt een melding naar de ambtenaar via mail; 3) stuurt een melding naar de chef via mail;

Voorstel van transactie Het voorstel van transactie begint met de ontvangst van een vaststelling of een pv en eindigt met de betaling van de voorgestelde transactie om met de beslissing van een gerechtelijke actie tegen de overtreder. Transactie aanvaard en betaald Stap gebruiker

systeem

1

Registreert de ontvangst van een dossier dat een bericht bevat (voorstel van transactie).

2

Identificeert de dienst dat het document moet ontvangen en past de toewijzingsregels van die dienst toe om de verantwoordelijke ambtenaar te bepalen; standaard de teamchef

3

Creëert het geschillendossier en integreert er het overtredingsdossier in (Fioda) . Opmerking: een alternatief voorzien als Fioda niet beschikbaar is.

4

Creëert een procedure "Transactie". Creëert een actie "Bericht over een nieuwe dossier" voor de verantwoordelijke ambtenaar.

5

De ambtenaar (of de chef) ontvangt een melding, raadpleegt het dossier en controleert het.

6

De ambtenaar stelt een overzichtsnota op en, indien mogelijk, berekent de rechten,

Het systeem registreert de nota en stuurt, volgens bepaald de regels op basis van

Blz. 125


Ref.: Sherlock

taksen en boetes en stelt de volgende stappen voor. De nota bevat een vrije tekstzone en een zone met gestructureerde gegevens. 7

metagegevens, een melding (7) of niet (8) naar het diensthoofd voor advies.

Het diensthoofd ontvangt een melding, raadpleegt het dossier en wijzigt het voorstel voor de volgende stappen met een motivatie in een nota. Opmerking: in voorkomend geval zal het dossier aan een andere ambtenaar worden toegewezen.

8

9

Het systeem stelt een van de acties voor aan de hand van de informatie die in de nota is vermeld: "directe dagvaarding", "aanvraag bijkomend pv", "voorstel van transactie", "aanvraag bijkomend onderzoek", "artikel". Op basis van de elementen van het dossier activeert de ambtenaar de actie voorstel van transactie. Opmerking: in het hier beschreven geval nemen we het scenario van een voorstel van transactie. In het geval van een aanvraag van onderzoek, wordt deze stap uitgesteld tot de ontvangst (via Fioda) van de bijkomende documenten.

Het systeem creëert de standaarddocumenten voor het voorstel van transactie. De volgende acties worden voorgesteld:

10

De ambtenaar definieert het voorstel van transactie en activeert de actie registratie PLDA. Opmerking: de vorm die dit zal aannemen, moet nog worden bepaald; bijvoorbeeld: invullen van een intern formulier dat aan de documenten wordt toegevoegd; of: invullen van de financiële zone.

Het systeem registreert de bedragen in PLDA.

11

De ambtenaar activeert de actie bewerken van de officiële brief.

Het systeem vult de bedragen en de andere vereiste metagegevens vooraf in.

12

De ambtenaar drukt het document af en verstuurt het.

Het systeem activeert de actie controle van de betaling.

13

Zie procedure 101 voor de controle van de betaling. Zie ook de alternatieven hieronder.

Variant: wijziging van een voorstel van transactie Stap gebruiker *

- De transactie definiëren - Registreren in PLDA - De brief met het voorstel bewerken - De brief met het voorstel versturen

systeem

De ambtenaar of de chef activeert de actie "een nieuw voorstel van transactie opstellen" (die wordt voorgesteld nadat de actie "een voorstel opstellen" werd uitgevoerd).

Het systeem duidt het lopende voorstel aan als verouderd (te definiëren concept) en verwijdert de overeenkomstige registraties in PLDA (de vorm die dit aanneemt bepalen). Het systeem gaat naar punt 9 van het basisscenario.

Variant: annulatie van een transactie om gerechtelijke stappen te ondernemen Stap gebruiker systeem *

De ambtenaar of de chef activeert de actie "de transactie opschorten" (die wordt voorgesteld van zodra de transactieprocedure werd gecreëerd, en

Het systeem duidt de procedure aan als vervallen. Het annuleert alle lopende taken voor deze procedure.

Blz. 126


Ref.: Sherlock

licht zijn beslissing toe (nota die bij de actie wordt gevoegd). Het systeem stelt de actie "De strafrechtelijke procedure starten" voor (op basis van een regel). De ambtenaar of de chef activeert de actie "De strafrechtelijke procedure starten".

Administratief beroep Volgens dit scenario ontvangt het diensthoofd (A4) een brief voor een administratief beroep; hij wijst hem toe aan een ambtenaar die hem effectief zal behandelen. In dit scenario veronderstellen we dat de aanvraag een opschortingsaanvraag bevat. Stap

gebruiker

systeem

Fase van ontvangst van de brief 1

Het diensthoofd (of zijn mandataris) ontvangt een brief met een aanvraag voor een administratief beroep.

2

Hij gaat naar het systeem en creëert een nieuw leeg dossier, van het type administratief beroep

Het systeem creëert het dossier

3

Hij scant en registreert de brief

Het systeem importeert het bestand

4

Hij merkt het document aan als "aanvraag beroep" (metagegeven)

Het systeem creëert de velden voor de standaard metagegevens van een dergelijke brief + de bijbehorende acties (bv. ontvangstbewijs, adviesaanvraag).

5

Hij vult de velden in (aanvrager, datum van de brief, taal, enz.)

Het systeem helpt bij het invullen van bepaalde velden (bv. aanvrager  opzoeking Sitran)

6

Hij kiest de "standaard" actie: opnieuw toewijzen van het dossier

Het systeem stelt de personen voor die dit dossier kunnen behandelen

7

Hij kiest de persoon naar wie het dossier moet worden doorgestuurd

Het systeem wijzigt de toewijzing van het dossier (dus ook van alle acties in afwachting).

Fase van behandeling van het dossier 8

De ambtenaar (A1/A2) opent het dossier, raadpleegt het en stelt de opschortingsaanvraag vast

9

De ambtenaar wijzigt het veld (metagegeven) "opschortingsaanvraag"

Het systeem creëert de bijbehorende acties: "adviesaanvraag", "voorstel van opschorting"

10

De ambtenaar activeert de actie "adviesaanvraag" (gecreëerd in punt 4)

Het systeem creëert de bijbehorende modelbrief.

11

De ambtenaar vult de adviesaanvraag in en valideert ze – hij duidt de bevoegde gewestelijke directie aan.

Het systeem stuurt de adviesaanvraag naar de vermelde gewestelijke directie (actie toegewezen aan de contactpersoon)

12

De ambtenaar activeert de actie "voorstel van opschorting"

Het systeem creëert het bijbehorende modeldocument.

13

De ambtenaar vult het document met het voorstel van opschorting in en valideert het

Het systeem stuurt het document naar de verantwoordelijke van de ambtenaar voor validering (A3) [nl. creëert een uit te voeren actie voor deze persoon + verzending mail]

14

De verantwoordelijke past het voorstel aan en valideert het

Het systeem registreert en traceert de wijzigingen (bv. versioning) en stuurt het document naar het diensthoofd (A4) voor validering [idem] Blz. 127


Ref.: Sherlock

15

Het diensthoofd valideert het voorstel

Het systeem sluit de valideringstaken A3 en A4 af en activeert de taak "melding van opschorting" voor de ambtenaar A1/A2

16

De ambtenaar activeert de actie "ontvangstbewijs" (gecreëerd in punt 4)

Het systeem creëert een document ontvangstbewijs

17

De ambtenaar vult het ontvangstbewijs in en voegt het voorstel van opschorting bij en valideert.

Het systeem drukt een versie van het document af voor de aanvrager

18

De ambtenaar tekent, verstuurt en meldt dat de verzending werd uitgevoerd

Het systeem stuurt een bericht naar de contactpersoon van de gewestelijke directie om de opschorting te melden.

Blz. 128


Ref.: Sherlock

Bijlage H : Voorbeelden van FIODA-scenario's De vrijstelling van bekeuren (DV614) De Vrijstelling van bekeuren (DV614) wordt gebruikt als er een fout werd gemaakt in een douaneaangifte die verondersteld wordt te goeder trouw te zijn gemaakt. Stap

gebruiker

systeem

1

De ambtenaar-verificateur controleert de conformiteit van de goederen ten opzichte van de aangifte die de operator heeft ingediend. Hij stelt een fout vast.

2

Aan zijn werkpost besluit de ambtenaar een regularisatievoorstel in te voeren.

Het systeem stelt de ambtenaar de lijst van de controleplaatsen voor (waaronder bv. de luchthaven, op de site van de operator, haven, enz.).

3

De ambtenaar kiest de controleplaats

Het systeem stelt de ambtenaar een tweede keuzeniveau voor, bv. controle aangifte, controle individuen, enz. De lijst wordt gedefinieerd en geconfigureerd door de AADA.

4

De ambtenaar kiest de controle van aangiften.

Het systeem stelt de types inbreuken voor (lijst gedefinieerd en geconfigureerd door de AADA), waaronder de 614.

5

De ambtenaar kiest het DV614

Het systeem creëert een nieuw overtredingsdossier waarin het een DV614 creëert

6

De ambtenaar voert de metagegevens in, waaronder het MRN-nummer.

Het systeem zoekt de betalingen in PLDA.

7

De ambtenaar zoekt en identificeert de aangifte (minimumoptie: de ambtenaar voert het codenummer van de aangifte in)

Het systeem vult de velden in: id pakje, declarant, aangegeven waarde

8

De ambtenaar duidt de foutieve elementen aan in de aangifte en geeft de vastgestelde waarden op

Het systeem gaat naar PLDA om de effectief verschuldigde douanerechten te berekenen

9

Het systeem past een boete van 10% toe met een minimum van 25€ (toepassing van de business rules voor het veld "boete" en ingevoerd door de ’AADA)

10

De ambtenaar controleert het voorstel.

11

De ambtenaar drukt het document af en ondertekent het.

Het systeem vergrendelt deel 1 van het DV614

12

13

Het systeem stuurt het document naar de controlechef of zijn afgevaardigde (routing geconfigureerd op het niveau van elk dienst – rekening houdend met de afwezigheden/vakanties). Het diensthoofd ziet het nieuwe DV614 in zijn wachtlijst. Hij opent het en vult zijn deel in.

Het systeem vergrendelt deel 2 van het DV614 Opmerking: Het systeem controleert het verloop van de termijn van 60 dagen.

14

Het systeem registreert de invoer in PLDA

15

Het systeem meldt het dossier aan de (gewestelijk?) directie

16 17

De directie valideert het DV614. Vult eventueel haar deel in.

Het systeem vergrendelt deel 3 van het DV614 Het systeem registreert voor beloning.

Blz. 129


Alternatief: de operator heeft geen rekening 49. Stap gebruiker 14bis

Ref.: Sherlock

systeem Het systeem drukt een brief af met een uitnodiging om te betalen (opmerking: de betaling wordt gevolgd door de ontvangst).

Blz. 130

OPEN OFFERTEAANVRAAG

Recommend Documents