139. Open offerteaanvraag voor "FIRST 2015"

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

Bestek: Open offerteaanvraag voor "FIRST 2015" Publicatie op Europees niveau Bestek nr. S&L/AO/437/2015 Opening van de offertes: 22/09/2015 om 14u30

1/139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

2/139

INHOUDSOPGAVE A. ALGEMENE AFWIJKINGEN............................................................................................ 5 B. Algemene bepalingen ..................................................................................................... 5 1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT. .......................................................................................................... 5

1.1. Algemeen kader ..................................................................................................................... 5 1.2. Specifiek kader ....................................................................................................................... 6 2. VOORWERP.................................................................................................................................................... 7 3. DUUR VAN DE OVEREENKOMST. ................................................................................................................ 8 4. AANBESTEDENDE OVERHEID - BIJKOMENDE INFORMATIE. ................................................................... 9 5. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT.............................................................................. 9

5.1. Wetgeving .............................................................................................................................. 9 5.2. Opdrachtdocumenten ............................................................................................................. 9 6. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING. ............................................................................. 9

6.1. Onverenigbaarheden ............................................................................................................. 9 6.2. Belangenvermenging ............................................................................................................. 9 7. INFORMATIESESSIE. ................................................................................................................................... 10

C. GUNNING........................................................................................................................12 1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES ................................................... 12

1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes ....................................................................... 12 1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen ............................................................ 12 1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend................................... 13 1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte ............................................ 14 1.2. Opening van de offertes ....................................................................................................... 15 2. OFFERTES .................................................................................................................................................... 15

2.1. In de offerte te vermelden gegevens.................................................................................... 15 2.2. Structuur van de offerte ........................................................................................................ 16 2.3. Geldigheidsduur van de offerte. ........................................................................................... 17 2.4. Bij de offerte te voegen documenten en attesten ................................................................ 17 3. PRIJS. ............................................................................................................................................................ 17 4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ....................................................................................................................................... 17

4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ........................................................................... 17 4.1.1. Toegangscontrole ........................................................................................................ 18 4.1.2. Kwalitatieve selectie ..................................................................................................... 21 4.2. Regelmatigheid van de offertes ....................................................................................... 22 4.3. Gunningscriteria ................................................................................................................... 22 4.3.1. Lijst van gunningscriteria. .................................................................................................. 23

D. UITVOERING ..................................................................................................................27 1. LEIDEND AMBTENAAR. ............................................................................................................................... 27 2. PRIJSHERZIENING. ...................................................................................................................................... 27 3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER. ................................................................................. 28 4. GARANTIE..................................................................................................................................................... 28 5.OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN .................................................................................... 29

5.1. Gedeeltelijke voorlopige opleveringen ................................................................................. 29 5.2. Definitieve oplevering ........................................................................................................... 29 6. BORGSTELLING ........................................................................................................................................... 29

6.1. Vestiging van de borgtocht ................................................................................................... 30 6.2. Vrijgave van de borgtocht .................................................................................................... 31 7. UITVOERING VAN DE DIENSTEN ............................................................................................................... 31

7.1. Plaats waar de diensten uitgevoerd moeten worden ........................................................... 31 7.2. Uitvoeringsmodaliteiten ........................................................................................................ 32 7.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en de diensten ............................... 33 7.4. Clausule van technologische evolutie .................................................................................. 34 7.5. Materiaal en uitrusting van de administratie ........................................................................ 35 7.6. Uitvoeringstermijn................................................................................................................. 37 7.7. Controle van de aanwezigheden en prestaties .................................................................... 37 7.8. Controle en omkadering van de opdracht ............................................................................ 38 7.8.1. Beslissing Go/No Go ......................................................................................................... 39 7.8.2. Personeelsaspecten .......................................................................................................... 39 7.9. Toegang tot de lokalen en veiligheid.................................................................................... 39 7.10. Te respecteren normen en standaarden ............................................................................ 40 7.11. Veranderingsbeheer (“change management") ................................................................... 41

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

3/139

7.12. Uitvoeringsclausule ............................................................................................................ 41 8. EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE ..................................................................................... 42 9. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN ...................................................................................... 44 10. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER ........................................................... 45 11. CLAUSULE VAN DE MEEST BEGUNSTIGDE KLANT ............................................................................... 47 12. GESCHILLEN. ............................................................................................................................................. 47 13. BOETEN EN STRAFFEN. ........................................................................................................................... 47

13.1. Boetes ................................................................................................................................ 48 13.2. Boetes ................................................................................................................................ 48 13.3. Aanrekening van de boeten ............................................................................................... 48

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..................................................................................49 1. INLEIDING ..................................................................................................................................................... 49 2. OPMERKINGEN IN VERBAND MET DE STRUCTUUR VAN HET TECHNISCH DEEL VAN HET BESTEK 49

2.1 Gebruikte definities, afkortingen en acroniemen................................................................... 49 3. CONTEXT VAN DE OPDRACHT. ................................................................................................................. 50

3.1. Algemene context................................................................................................................. 50 3.2. Technische context .............................................................................................................. 54 4. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT. ....................................................................................................... 56

4.1 Algemene omschrijving van de opdracht. ............................................................................. 56 4.2 Ontwikkelingsmethode .......................................................................................................... 57 4.3 Integratie en implementatie in de omgeving van de FOD Financiën .................................... 57 4.4 TE REALISEREN POSTEN .................................................................................................. 57 4.4.1 SCHIJF 1: "GENERIEKE INTAKE" .................................................................................... 58 4.4.2 SCHIJF 2 "Verbetering Accounting + Interface GL met Fedcom" ..................................... 67 ARCHIVERING .................................................................................................................................................. 71 BETWISTE EN GESPLITSTE SCHULDEN ....................................................................................................... 71 AFSLUITING ...................................................................................................................................................... 71 BOEKING........................................................................................................................................................... 72 CORRECTIES ................................................................................................................................................... 73 BEHEER VERVALDATUMS .............................................................................................................................. 73 PARAMETERS .................................................................................................................................................. 74 ONTVANGST BETALING .................................................................................................................................. 74 TERUGBETALING ............................................................................................................................................. 75 5 OMKADERING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................ 93

5.1 Fasering ................................................................................................................................ 93 5.2 Personeelsgerelateerde aspecten ........................................................................................ 93 5.3 Te produceren documentatie. ............................................................................................... 94 6 TE VERSTREKKEN DIENSTEN..................................................................................................................... 94

6.1 Overdracht van kennis .......................................................................................................... 94 6.2 Aanvullende bijstand ............................................................................................................. 96 6.3 Overdraagbaarheid ............................................................................................................... 96 6.4 Onderhoud en support .......................................................................................................... 97 7.

SLA .......................................................................................................................................................... 100 INLEIDING ....................................................................................................................................... 100 PRINCIPE VAN DE UITWERKING VAN DE SLA'S IN HET KADER VAN DEZE OPDRACHT EN BIJBEHORENDE DELIVERABLES ................................................................................................................. 101
SLA - MODEL SLA FODFIN (= FOD FINANCIËN) .................................................................................. 101
ONTWERP VAN "DOSSIER AKKOORDEN EN PROCEDURES (DAP)" – INHOUD .............................. 101
TABEL VAN KPI'S MET BOETECLAUSULES ......................................................................................... 102
SERVICE LEVEL REPORTING (SLR) - RAPPORTAGE SERVICENIVEAU .......................................... 103
SERVICE QUALITY PLAN (SQP) – SERVICEKWALITEITSPLAN .......................................................... 103
SERVICE IMPROVEMENT PLAN (SIP) – VERBETERINGSPLAN ......................................................... 103
SERVICECATALOGUS ........................................................................................................................... 103
SERVICE LEVEL MANAGEMENT ........................................................................................................... 103
TERMIJNEN EN MIDDELEN VOOR DE UITWERKING VAN DE SLA'S, VAN HET DAP EN VAN DE KPISQP- EN SIP-TABEL NA DE GUNNING VAN DE OPDRACHT ...................................................................... 104 7.3. OMKADERING VAN DE SLA'S ....................................................................................................... 104 7.3.1. RELATIE TUSSEN SLA EN ITIL© V3-2011 – GLOSSARY ............................................................. 104 7.3.2. RELATIE TUSSEN SLA EN ICT-NORMEN EN -FUNDAMENTEN VAN DE FOD FINANCIËN. ..... 104 7.3.3. IN HET KADER VAN DEZE SLA'S TE ONDERSTEUNEN OMGEVINGEN .................................... 105 8. SLA-AUDITTOOL ..................................................................................................................................... 105 9. SERVICE LEVELS EN BIJBEHORENDE RESULTAATVERBINTENISSEN IN HET KADER VAN DEZE OPDRACHT ..................................................................................................................................................... 105 10. SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT HET PROJECTBEHEER: PLANNING ..................... 106 PI-PROJECT PLAN-PLANNING-IAM .............................................................................................................. 106

7.1. 7.2.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

4/139

11.

SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT DE ONTWIKKELINGS- OF PRE-PRODUCTIEFASE 106 PI-DELIVERABLES-IAM .................................................................................................................................. 106 12. SERVICE LEVELS INPRODUCTIESTELLING................................................................................ 106 12.1. PI-SECURITY-INTEGRITY-CODE-IAM ........................................................................................... 107 12.2. PI-RELEASES-INTO-PRODUCTION-IAM ....................................................................................... 107 13. NIET-FUNCTIONELE SERVICE LEVEL EISEN.............................................................................. 107 13.1. CONVENTIE BENAMING NIET-FUNCTIONELE PRESTATIE-INDICATOREN .............................. 107 13.2. OPENINGSPERIODE VAN DE SERVICE (SERVICE WINDOW) EN ONDERHOUDSPERIODES IN HET KADER VAN DEZE SLA .......................................................................................................................... 107 13.3. SCOPE ............................................................................................................................................ 108 13.4. PI-NORMEN–AVAIL(ABILITY) ........................................................................................................ 109 13.5. PI-PERF(ORMANCE) NORMEN ..................................................................................................... 109 13.6. PI-CAP(ACITY) ................................................................................................................................ 110 14. SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT INCIDENTBEHANDELING, CORRIGERENDE EN REACTIEVE INTERVENTIES.......................................................................................................................... 110 14.1. PRIORITEITEN VAN DE INCIDENTEN........................................................................................... 111 14.2. PRIORITEITSMATRIX ..................................................................................................................... 111 14.3. PI-INCIDENT-RESPONSE-TIME-IAM ............................................................................................. 112 14.4. PI-INCIDENT-RESOLUTION-TIME-IAM.......................................................................................... 113 15. SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT HET DOOR DE OPDRACHTNEMER TER BESCHIKKING GESTELDE PERSONEEL ..................................................................................................... 113 PI-PRESENCE-STAFF-IAM............................................................................................................................. 113 16. TOEPASSINGSPERIODE VAN DE VERSCHILLENDE SLA'S ....................................................... 114 17. SANCTIES ....................................................................................................................................... 114 PRINCIPE VAN DE BOETEVOORSTELLEN .................................................................................................. 114 18. SLA MONITORING, RAPPORTAGE EN ANALYSE, SERVICE MANAGEMENT VERGADERING 115 18.1. SLA-MONITORING.......................................................................................................................... 115 18.1.1. BASISMONITORING BINNEN DE FOD FINANCIËN ...................................................................... 115 18.1.2. BIJSTAND IN HET KADER VAN DE MONITORING DOOR DE OPDRACHTNEMER ................... 115 18.2. SLA-RAPPORTAGE, REVIEWS, PI-SLR-IAM ................................................................................ 115 18.2.1. ALGEMENE SERVICE LEVEL RAPPORTAGE (SLR) .................................................................... 115 18.2.2. PI-SLR-IAM...................................................................................................................................... 116 18.3. SERVICE MANAGEMENT OVERLEG ............................................................................................ 117 19. EINDOPMERKING .......................................................................................................................... 117

F. BIJLAGEN .....................................................................................................................119 BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER .................................................................................120 BIJLAGE 2: INVENTARIS .................................................................................................123 1)

ONTWIKKELINGEN ................................................................................................................................ 123

BIJLAGE 3: ICT-standaarden van de FOD Financiën - TECHNISCHE RICHTLIJNEN (informatica) .................................................................................................................125 BIJLAGE 4: IN TE VULLEN SLA ......................................................................................135 BIJLAGE 5: Curriculum vitae...........................................................................................136 BIJLAGE 6: REFERENTIEMODEL SOORTGELIJKE PROJECTEN ................................138

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

5/139

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL

BESTEK nr. S&L/AO/437/2015 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR "FIRST 2015".

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN

BELANGRIJK

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van maandag 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel: - 154 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen; - 25 van het Koninklijk Besluit van maandag 14 januari 2013 betreffende de borgtocht; - 33 van het Koninklijk Besluit van maandag 14 januari 2013 met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht.

B. ALGEMENE BEPALINGEN 1. Beschrijving van de opdracht. 1.1. Algemeen kader De FOD Financiën is een tiental jaar geleden begonnen met een grondige modernisering en hervorming van zijn organisatie, zijn werkmethoden en zijn informaticaoplossingen om de kwaliteit van zijn diensten voor het publiek te verbeteren en om de werkomgeving voor de ambtenaren te verbeteren en hun taken te rationaliseren. Dit gebeurde in de vorm van de Copernicushervorming, die specifiek voor de FOD Financiën de naam "Coperfin" meekreeg, en van de laatste Koninklijke Besluiten tot vaststelling van de organisatie van de FOD. In het kader van deze hervorming blijft een van de prioritaire doelstellingen de harmonisatie en de verbetering van de bestaande procedures voor Business/ICT-beheer- en -verwerking van de vroegere administraties via de integratie van een zo groot mogelijk aantal applicaties en gegevens om interfaces en nieuwe gestandaardiseerde applicatiesystemen te creëren die het meedelen van informatie, het werk van de gebruikers en de zichtbaarheid van de burgers vergemakkelijken.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

6/139

De reflecties over deze nieuwe structuur van geïntegreerde verwerkingen vinden hun oorsprong in de conclusies van de in het kader van Coperfin gerealiseerde studies en BPR's. Deze hervorming heeft geleid tot een ICT-realisatieplan. Om de nieuwe structuur van de FOD Financiën te operationaliseren die de nieuwe werkprocessen zal ondersteunen die door middel van de Geïntegreerde Systemen geïmplementeerd worden, werd in de loop van 2005 het project OPERA opgestart, een project dat nog steeds loopt. Dit project definieert het operationele kader waarbinnen de in aanbouw zijnde geïntegreerde systemen binnen de verschillende Entiteiten van onze FOD geïmplementeerd zullen worden. Sinds 2004 heeft de FOD Financiën verschillende grote projecten gelanceerd voor de implementatie van de Geïntegreerde Systemen. Transversale projecten zoals SITRAN (Signalétique Transversale), IAM (Identity Access Management), Annucomp (Annuaire des compétences) en DIM (Data Input Management) zijn reeds in productie. Het project FIRST voor de Inning en de Invordering is eveneens gedeeltelijk in productie. Tegelijkertijd werkt de FOD Financiën voort aan de implementering van zijn ICTfundamenten. Alle beschrijvingen in verband met deze Fundamenten zijn toegankelijk op de site van de FOD Financiën op de volgende adressen: Nummer [1]

Beschrijving

De ICT standaarden en fundamenten en de Finance Unified Process (FUP) documentatie (Nederlandstalig) http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/

[2]

De ICT standaarden en fundamenten en de Finance Unified Process (FUP) documentatie (Franstalig) http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/

1.2. Specifiek kader Het project First beoogt het vervolg te ontwikkelen van het Système de Traitement Intégré multi-entités pour le Recouvrement (STIMER - geïntegreerd verwerkingsysteem multientiteiten invordering) waarvan het initiële contract met de opdrachtnemer in januari 2013 ten einde liep en slechts gedeeltelijk de gevraagde producten heeft geleverd. Daarop volgde een bugfixingcontract in 2013 en een contract voor evolutief onderhoud in 2014. Beide contracten hadden als doel de modules in productie technisch stabiel te maken. Het doel van deze opdracht is de bestaande tool te doen evolueren door er aanvullende verbeteringen en functionaliteiten in aan te brengen. Deze bestaan in de ontwikkeling van drie producten, elk opgenomen in een schijf, namelijk: •

Schijf 1: een generieke intake;

•

Schijf 2: een verbetering van de module inning-boekhouding;

•

Schijf 3: een generieke module van invorderingsacties voor alle producten die de AAII met de tool First dient of zou dienen te verwerken op het vlak van inning en invordering.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

7/139

Concreet gesproken heeft dit project als doel de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering in staat te stellen om: •

te zorgen voor elke interne of externe, nationale of internationale vraag om inning en/of schuldinvordering alsook de terugbetaling aan derden via een generieke module "Generieke intake" die Schijf 1 van deze opdracht uitmaakt;

•

de module Accounting te verbeteren om er andere functionaliteiten aan toe te voegen, met name de implementatie van G/L-interfaces met het programma Fedcom en de functionaliteit voor terugbetalingen aan rechthebbenden. Deze deliverable maakt Schijf 2 van deze opdracht uit;

•

invorderingsacties te starten vanuit een generieke module op basis van parameters zoals de signaletiek van de schuldenaar, informatie over de in te vorderen schuld en informatie in verband met de te ontvangen betaling. Deze functionaliteit moet afgestemd worden op interne en/of externe applicaties en/of organen van de FOD Financiën. Zij moet een interactie met deze applicaties en/of organen (wijziging, afsluiting, kosten en handelingen) mogelijk maken in twee richtingen. Deze deliverable maakt Schijf 3 van deze opdracht uit.

2. Voorwerp Deze opdracht heeft betrekking op de drie hierboven vermelde schijven. Het gaat om drie (3) vaste schijven. De FOD Financiën wenst voor deze drie schijven samen één offerte te verkrijgen. Ze worden beschreven in het deel "Technische voorschriften" en moeten gerealiseerd worden op de platformen die door de FOD Financiën ter beschikking gesteld worden en volgens de door de FOD Financiën vastgestelde technologie- en ontwikkelingsstandaarden. Al deze schijven moeten gerealiseerd worden in perfecte samenwerking met de FOD Financiën die aan het einde van iedere schijf de nodige kennis wil verkrijgen om het systeem zelfstandig te kunnen onderhouden. Deze samenwerking en deze overdracht van knowhow zullen deel uitmaken van de deliverables van de projecten en zullen systematisch geëvalueerd worden. De FOD Financiën hanteert werkmethoden (opvolging van de werkprocedure, ontwikkelingskader, ingebruiknameprocedure ...) en projectbeheermethodes die de opdrachtnemer strikt dient na te leven en waarvoor wij van de opdrachtnemer een beschrijving verwachten van de manier waarop hij aan de eisen van de FOD zal voldoen en zijn expertise ter beschikking zal stellen. Bovendien acht de FOD Financiën het van groot belang dat expliciet in bepaalde functies wordt voorzien die gedurende de hele uitvoering van het project behouden blijven. Zo verlangt de FOD Financiën afzonderlijke verantwoordelijken (architecten) die de activiteiten monitoren en coördineren om, in perfecte samenwerking met het personeel van de FOD, de integriteit en de uitvoering van de zakelijke, applicatie- en technische aspecten te garanderen. Bovendien dient de integratie van deze verschillende activiteiten te gebeuren onder de verantwoordelijkheid van de leverancier. Elke schijf dient ontwikkeld te worden met inachtneming van de indeling zoals vastgesteld in de standaardontwikkelingsmethodologie van de FOD (Finance Unified Process). De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

8/139

Het is een gemengde opdracht (KB van 15 juli 2011, art. 2, 7°). Varianten en opties zijn niet toegestaan. Deze opdracht bestaat uit één enkel perceel. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om deze opdracht niet toe te wijzen en te beslissen dat deze het voorwerp zal uitmaken van een of meerdere nieuwe opdrachten, die zo nodig wordt toegewezen volgens een andere procedure. Een onvolledige offerte leidt tot de uitsluiting van de offerte.

3. Duur van de overeenkomst. De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Het contract wordt gesloten voor een duur van zeven (7) jaar. Dit contract omvat zowel de ontwikkeling als het onderhoud van het geheel van de schijven. Voor wat betreft schijf 1 kan elke partij het contract beëindigen op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, het vierde jaar, het vijfde jaar, het zesde jaar op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt: -

minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,

-

minstens (12) twaalf maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.

Voor wat betreft schijven 2 en 3 kan elke partij het contract beëindigen op het einde van het derde jaar, het vierde jaar, het vijfde jaar, het zesde jaar op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt: -

minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,

-

minstens (12) twaalf maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.

De aanbestedende overheid behoudt zich bovendien het recht voor om, op voorwaarde dat er een vooropzeg van 30 kalenderdagen per aangetekend schrijven wordt betekend, te allen tijde, van rechtswege en zonder vergoeding voor de dienstverlener de overeenkomst te beëindigen indien het project FIRST vóór de vervaldag van de overeenkomst door de diensten van de FOD Financiën volledig of gedeeltelijk wordt opgegeven. In deze twee gevallen (jaarlijkse opzegging of wegens opgave van de toepassing) mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding voor eisen.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

9/139

4. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Voor aanvullende informatie of opmerkingen betreffende het bestek kan de inschrijver contact opnemen met de projectbeheerder op het volgende e-mailadres: [email protected]

5. Documenten van toepassing op de opdracht 5.1. Wetgeving -

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;

-

Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 – Koninklijk Besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.

-

Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken.

-

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

-

Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag voor het indienen van de offertes.

5.2. Opdrachtdocumenten -

De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; - Dit bestek nr. S&L/AO/437/2015. - De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.

6. Onverenigbaarheden - belangenvermenging. 6.1. Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.

6.2. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

10/139

welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 201 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied). Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht.

7. Informatiesessie. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een enkele informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Dee sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze informatiesessie zal op geen enkele vraag meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. De informatiesessie zal plaatsvinden op 28/08/2015 om 10 uur, op het volgende adres: Koning Albert II-laan 33 - 1030 Brussel. Er zal alleen een antwoord worden gegeven op de schriftelijke vragen die uiterlijk op 18/08/2015 zullen zijn ingediend. Deze vragen kunnen uitsluitend per e-mail worden ingediend op het adres: [email protected] Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar dit bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginanummering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze informatiesessie zal een kort overzicht van het voorwerp van de opdracht worden gegeven. De antwoorden op tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected], en om de naam en de functie mee te delen van de persoon/de personen die zal/zullen worden afgevaardigd naar de informatiesessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

11/139

Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden of onduidelijkheden in het bestek vaststellen, wordt hen gevraagd dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers. De specificaties van de bestekken worden opgesteld in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

12/139

C. GUNNING 1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes Behalve eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes. De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie) 2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verzonden naar de aanbestedende overheid; 3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid.

1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tenderingwebsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden. Meer informatie kan worden teruggevonden op website: http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52 00.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

13/139

BELANGRIJK 1. Het wordt aan de inschrijver aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van eprocurement bij eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/. 2. Men moet rekening houden met de grootte van het langs elektronische weg ingediende dossier; het mag niet groter zijn dan 350 MB.

1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel: -

persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; persoonlijk aan een van de ondervermelde ambtenaren van de Afdeling Aankopen, per post.

Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: -

de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer; en de offerte per aangetekend schrijven op de Post werd neergelegd uiterlijk vier kalenderdagen voorafgaande aan de datum die voor ontvangst van de offertes werd vastgesteld.

De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (CD-ROM) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: -

het nummer van het bestek: S&L/AO/437/2015 de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 22/09/2015 om 14u30

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

14/139

Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - in de linkerbovenhoek: - het woord: “OFFERTE” - het nummer van het bestek: S&L/AO/437/2015 - indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: o OPDECAM Christine 0257/63 482 0257/68 347 o VAN OVERWAELLE Wendy o AUBRY Céline 0257/89 634 o DEBANDE Michaël 0257/79 775 o DE PROOST Patricia 0257/73 122 0257/53 133 o WOUTERS Bart o BOSMAN Heidi 0257/62 865 - op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling. Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Koning Albert II-laan 33 - 1030 BRUSSEL en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd aan een van de bovenvermelde ambtenaren. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres: Federale Overheidsdienst FINANCIËN

Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentie van de heer Frédéric DUPONT, adviseur North Galaxy – Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 BRUSSEL

1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, dan moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 91 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, §1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

15/139

De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

1.2. Opening van de offertes De openingsvergadering op 22/09/2015 à 14h30, zal plaatsvinden in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL (zonder bekendmaking van de prijzen). Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden.

2. Offertes 2.1. In de offerte te vermelden gegevens De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.” De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien ze in een of andere bijlage bij zijn offerte vermeld zouden zijn. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: -

de globale forfaitaire prijs voor de ontwikkeling van de 3 schijven;

Cahier des charges

-

-

S&L/AO/437/2015

16/139

de maandelijkse forfaitaire prijs van het preventief, correctief (Bugs Fixing) en evolutief onderhoud van de omgeving; de forfaitaire bedrag voor de aanvullende bijstand, de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) het registratienummer bij de RSZ; het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.

2.2. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vier afzonderlijke delen: Deel A "Administratief deel’’ Dit deel bestaat uit de volgende elementen: I. Offerteformulier In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1.

Het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier;

2.

Voor iedere door een gevolmachtigde ingediende offerte voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving gepubliceerd is.

II. Documenten betreffende de selectiecriteria De inschrijver legt in dit deel de volgende stukken voor: Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de financiële en economische draagkracht van de inschrijver. - De verklaring omtrent de omzetcijfers betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren. Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de technische draagkracht van de inschrijver. - De verklaring met betrekking tot de diensten die tijdens de laatste 3 jaren werden uitgevoerd. Deel B "Financieel deel"

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

17/139

Dit deel bestaat uit: De prijstabel: de kosten beschrijven en samenvatten (model: hieronder). Deel C "Technisch deel" De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek. Deel D "Bijlagen" In dit gedeelte, voegt de inschrijver bij zijn offerte de documenten toe die toelaten de offerte te verduidelijken.

2.3. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes.

2.4. Bij de offerte te voegen documenten en attesten De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het kader van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 4 van deel C. Gunning); - de statuten en alle andere nuttige documenten die de volmacht van de ondergetekende(n) bewijzen.

3. Prijs. Dit is een opdracht tegen globale prijs. Alle prijzen vermeld in het formulier 'inventaris' worden verplicht uitgedrukt in euro De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen vermelden van alle onderdelen van de offerte. Hij moet hiervoor de inventaris invullen die voorzien is in de bijlage van het onderhavige bestek (bijlage "inventaris"). De prijzen worden vermeld inclusief alle kosten, maar zonder btw. De offerte moet het bedrag incl. btw afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte.

4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 4.1.

Toegangsrecht en kwalitatieve selectie

De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

18/139

4.1.1. Toegangscontrole Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium §1

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.

BELANGRIJK We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden. § 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver:

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

19/139

1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is. 2 in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. § 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de bijdragen voor de sociale zekerheid Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1°

deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek

2°

omkoping zoals bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek

3°

fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002

4°

witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

20/139

Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de belastingen en taksen. Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: 1° Het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948) 3° het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949) 4° Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

21/139

gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2,2° van de wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Aangezien ze kosteloos toegang heeft tot het attest van de FOD Financiën zal de aanbestedende overheid voor de Belgische inschrijver of kandidaat binnen de 48 uur na de openingszitting van de offertes overgaan tot de verificatie van de toestand van alle inschrijvers.

BELANGRIJK We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

4.1.2. Kwalitatieve selectie Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver (artikel 67, 3° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011) Om een inschrijving voor de opdracht te mogen indienen, moet de inschrijver: voor de drie laatste afgesloten boekjaren een gecumuleerde omzet met betrekking tot diensten van dezelfde aard van minstens 5.000.000 EUR hebben gerealiseerd (art. 67,3°, K.B. van 15 juli 2011). Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

22/139

overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Dit document moet naargelang het geval conform worden verklaard door een erkend IAB-boekhouder of door de bedrijfsrevisor. Het document moet een recente financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden vóór de datum van opening van de offertes). Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de IAB-boekhouder of door de bedrijfsrevisor conform verklaarde tussentijdse balans. De buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaar voegen of een document dat alle activa en alle passiva van de onderneming vermeldt. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de boekhouder of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of de instelling die in het betrokken land dit soort van functie uitoefent conform verklaarde tussentijdse balans. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver (artikel 72,7° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011) De inschrijver voegt bij zijn offerte: Een minimum van 3 referenties (met behulp van het model in de bijlage 6) van tijdens de afgelopen drie jaar uitgevoerd diensten die voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden: -

ontwikkeling van software met soortgelijke functionaliteiten als die van deze opdracht. Java/J2EE-based, DB2. van min. 500.000 euro/jaar.

Voor elke referentie wordt gevraagd dat een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd, wordt opgegeven, op straffe van het niet in overweging nemen van deze referentie.

4.2.

Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

4.3. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde tot een eindklassement te komen.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

23/139

4.3.1. Lijst van gunningscriteria. 1. De prijs (/50) 2. De ontwikkelingstermijn (/20) 3. De technische kwaliteit (/30)

BELANGRIJK Op straffe van uitsluiting moet de inschrijver voor het criterium 3 "Technische kwaliteit" minstens 60% behalen. 4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: 1. De prijs (/50) Wat het gunningscriterium “prijs” betreft, zullen de offertes worden geëvalueerd op basis van de door de inschrijvers in hun prijsinventaris meegedeelde prijzen (bijlage 2) die worden toegepast op de evaluatieconfiguratie die door de aanbestedende overheid vooraf is bepaald. De punten die voor het criterium "prijs" worden toegekend, zullen op basis van de volgende formule worden berekend: Po = Pi + 84 M + (300 X A) Waarbij: Po = de totaalprijs incl. btw van de regelmatige onderzochte offerte Pi: de forfaitaire totaalprijs incl. btw voor de ontwikkelingen (schijf 1, 2 en 3) M = de forfaitaire prijs incl. btw voor een maand preventief, correctief (Bugs Fixing) en evolutief onderhoud en onderhoud van de omgeving. A = de forfaitaire prijs incl. btw voor 1 manuur aanvullende ondersteuning

P = 50 X Pm Po Waarbij: P het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Prijs” Pm de laagste totaalprijs inclusief btw die wordt voorgesteld door een inschrijver in een regelmatige offerte;

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

24/139

Po de totaalprijs inclusief btw die wordt voorgesteld door de inschrijver waarvan de offerte wordt geëvalueerd. Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.

2. De ontwikkelingstermijn (/20) Voor deel 1: Onder ontwikkelingstermijn wordt de maximale termijn verstaan tussen het einde van de kick-off meeting en de indiening van het volledig ontwikkelde gebruiksklare programma. De inschrijver vermeldt in zijn offerteformulier de ontwikkelingstermijn in maanden. Voor dit criterium worden de punten als volgt toegekend: - Als Di = 24 maanden, dan Dn = 20; - Als Di = 25 maanden, dan Dn = 15; - Als Di = 26 maanden, dan Dn = 10; - Als Di = 27 maanden, dan Dn = 5; - Als Di > 27 maanden, dan Dn = 0; Waarbij Di = de ontwikkelingstermijn is, uitgedrukt in maanden. De termijn vangt de dag na de kickoff vergadering aan. Dn = het aantal punten is dat de inschrijver krijgt voor dit gunningscriterium. Voor de delen 2 en 3: De inschrijver vermeldt in zijn offerteformulier de ontwikkelingstermijn in maanden. Voor dit criterium worden de punten als volgt toegekend: - Als Di = 36 maanden, dan Dn = 20; - Als Di = 37 maanden, dan Dn = 15; - Als Di = 38 maanden, dan Dn = 10; - Als Di = 39 maanden, dan Dn = 5; - Als Di > 39 maanden, dan Dn = 0; Waarbij Di = de ontwikkelingstermijn is, uitgedrukt in maanden. De termijn vangt de dag na de kickoff vergadering aan. Dn = het aantal punten is dat de inschrijver krijgt voor dit gunningscriterium.

Het totaal van de punten die worden toegekend voor schijf 1 en de schijven 2 en 3 zal herleid worden tot 20.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

25/139

3. Technische kwaliteit (/30) Een evaluatiecommissie samengesteld uit ambtenaren en/of medewerkers van de FOD Financiën zal de kwaliteit van de software beoordelen op basis van de ingediende offertes. Om de kwaliteit van elk van de delen te kunnen beoordelen op basis van de beschrijving van de vereisten opgenomen in het deel E "Technische voorschriften", zal de inschrijver ervoor zorgen dat in zijn offerte alle nodige details worden vermeld. Voor deel 1 zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van: -

het generieke en uitbreidbare karakter van de voorgestelde oplossing voor alle rechten; de types interfaces die worden voorgesteld voor de generieke intake (webservices, wijziging van bestand, webapplicaties, exclusief of samen); de mate van afhankelijkheid tussen de module "Generieke intake" en de module "Accounting".

Voor deel 2 zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van: -

het generieke en uitbreidbare karakter van de voorgestelde oplossing voor alle rechten; het vermogen om grote hoeveelheden te verwerken (toerekeningen van de betalingen, generering van grote terugbetalingsbestanden ...); het type interface met interne diensten zoals Filenet, Fedopress ... (synchroon of asynchroon).

Voor deel 3 zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van: -

het generieke en uitbreidbare karakter van de voorgestelde oplossing voor alle invorderingsacties; het aantal interfaces met de bestaande applicaties/diensten of met de buitenwereld die de invordering mogelijk maken (DIV, SAFS, FCA, eMission, eNotariat,…). de aan de gebruiker gegeven mogelijkheid om gericht en manueel invorderingsacties uit te voeren buiten of in interactie met de automatische stroom.

De toegekende score houdt geen verband met de beoordeling inzake het voldoen van de minimale eisen. Een offerte die besteksconform wordt geacht, krijgt minstens 0 punten. Er wordt een score toegekend die hoger is dan 0 indien de offerte een meerwaarde biedt ten aanzien van de loutere besteksconformiteit. Beoordeling van de meerwaarde t.a.v. de Overeenstemmende score besteksconformiteit Geen meerwaarde 0 Gemiddelde meerwaarde 5 Grote meerwaarde 20 Zeer grote meerwaarde 30 Het totaal van de punten die worden toegekend voor de schijven 1, 2 en 3 zal herleid worden op 30.

4.3.3. Eindquotatie De eindquotatie wordt toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor de 3 bovenvermelde criteria op te tellen.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

26/139

BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën. De offerte die gekozen zal worden, zal degene zijn die de hoogste eindquotatie zal krijgen.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

27/139

D. UITVOERING 1. Leidend ambtenaar. Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

2. Prijsherziening. Voor de diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt: •

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.

•

De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.

•

De prijsherziening gaat in op: de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; o de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meerdere jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag gepresteerd zullen worden). De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

o

•

  S P = P0 *  0,8 * + 0.2  S0   waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S = zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat.

Cahier des charges

•

S&L/AO/437/2015

28/139

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be

De prijzen van diensten die worden bijbesteld kunnen worden herzien. De regels voor prijsherziening zijn hierboven beschreven. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien in geval van een daling van de loonkosten. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De opdrachtnemer draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden vastgesteld in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of elk ander stuk dat hij levert in het kader van de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart bovendien de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding en interesten ingeleid door derden omwille van zijn vertraging of tekortkoming. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die in het kader van de overeenkomst uitgevoerd moeten worden, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, door voldoende opgeleid en vakkundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis. Op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek is de opdrachtnemer in elk geval verantwoordelijk voor elk feit gepleegd door leden van zijn personeel dat een verband heeft met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

4. Garantie In deze paragraaf verwijst de term “element” naar elke methodologie, uitrusting of software en, bij uitbreiding, naar al wat onder garantie- en/of onderhoudsperiode valt en dat is ontwikkeld/geleverd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van onderhavige opdracht. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering begint de garantieperiode van een element, die 1 jaar na de laatste algemene voorlopige oplevering voor elk van de schijven eindigt. Als er elementen defect zijn, als niet of slechts gedeeltelijk voldaan wordt aan de functies en/of de prestaties en/of de naleving van de SLA (Service Level Agreement - akkoord over het dienstverleningsniveau), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, dan verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om, voor zover de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, op zijn kosten alle nodige herstellingen of correcties uit te voeren of, in voorkomend geval, de defecte elementen te vervangen binnen de in de specificaties van de SLA vermelde termijnen. Tijdens de garantietermijnen zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt met name: • de herstelling of de correctie van storingen of afwijkingen van software; • de verbetering van de parameters; • de duur van de gepresteerde werken;

Cahier des charges

•

S&L/AO/437/2015

29/139

de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer.

De inschrijver moet de elementen tijdens de waarborgperiode updaten. Deze updates verwijzen zowel naar eventuele “verbeteringen” als naar evoluties van de geïnstalleerde elementen.

5.Oplevering van de uitgevoerde diensten 5.1. Gedeeltelijke voorlopige opleveringen Voor het deel ontwikkeling en per schijf dient een proces-verbaal van gedeeltelijke voorlopige oplevering opgesteld te worden aan het einde van elke "release". Onder release moet de realisatiefase van een reeks functionaliteiten verstaan worden volgens het releaseplan dat de inschrijver in zijn offerte heeft vastgesteld en de FOD FINANCIËN tijdens de kick-off heeft gevalideerd. Indien de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een nieuw element een impact heeft op een deel dat eerder opgeleverd werd, dan moeten de wijzigingen aangebracht worden aan het eerder opgeleverde element voordat de FOD Financiën zijn goedkeuring zal geven met betrekking tot de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dit nieuwe deel. Na de laatste gedeeltelijke voorlopige oplevering volgt de algemene gedeeltelijke voorlopige oplevering voor de desbetreffende schijf.

5.2. Definitieve oplevering De definitieve oplevering wordt afgekondigd op verzoek van de leverancier, na het verstrijken van de duur van de opdracht. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de begunstigde en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de begunstigde, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.

6. Borgstelling In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van het jaarlijkse bedrag wegens het meerjaarlijkse karakter van de opdracht, wegens de mogelijkheid om elk jaar de opdracht te beëindigen, wegens de recurrente aard van de prestaties en wegens de abnormale meerkosten die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen bedrag het globale bedrag van de opdracht zou zijn, berekend voor de aanvankelijk voorziene duur van zeven jaar. Voor elk van de schijven wordt de borg vastgesteld op 5% van het oorspronkelijke bedrag, exclusief btw, met betrekking tot het deel 'ontwikkeling' en op 5% van het bedrag gelijk aan één jaar (correctief, preventief en evolutief onderhoud). Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

30/139

6.1. Vestiging van de borgtocht Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 2° wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling de een gelijkaardige functie vervult 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming

3°

hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

4°

hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

5°

hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

31/139

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Beheerder van de vastleggingen afdelingen en lijndiensten Ter attentie van Mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22 Koning Albert II-laan 33, bus 781 1030 BRUSSEL

6.2. Vrijgave van de borgtocht Voor dit deel wordt afgeweken van artikel 33 van het KB van maandag 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken. Voor elk van de schijven zal het deel 'borgstelling' met betrekking tot: -

de ontwikkeling vrijgegeven worden na de algemene voorlopige oplevering; het onderhoud vrijgegeven worden na definitieve oplevering van de opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, en op voorwaarde dat de geleverde diensten opgeleverd zijn.

7. Uitvoering van de diensten 7.1. Plaats waar de diensten uitgevoerd moeten worden De opdracht zal voornamelijk uitgevoerd worden in het North-Galaxycomplex, gelegen te Koning Albert II laan - 1030 Brussel. Indien tijdens bepaalde periodes bepaalde prestaties uitgevoerd zouden moeten worden op andere plaatsen, dan zullen aan de opdrachtnemer geen verplaatsingskosten toegekend worden. Voor een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën, voor zover mogelijk, hetzelfde werkrooster volgen als de ambtenaren van Financiën. Onder “normale kantooruren” verstaan wij alle werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 8 tot 17 uur. 2 november, 15 november, de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar alsook de eerste werkdag van het jaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd. Ook verplichte brugdagen zijn voorzien; deze zullen elk jaar worden meegedeeld.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

32/139

7.2. Uitvoeringsmodaliteiten De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de prestaties. Behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid kan geen enkele prestatie geschieden zonder dat de ontvangende dienst minstens vijf werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van de installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht. De uitrustingen (software) zullen door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd volgens een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk onderleg met de aanbestedende overheid wordt opgesteld na kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die beschreven zijn in de offerte van de opdrachtnemer.

7.2.1. Leveringen Technische specificatie De diensten moeten op alle punten overeenstemmen met de plannen, documenten en domeinen die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs als er geen contractuele technische specificatie is, moeten de leveringen en de diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering.

7.2.2. Personeel van de opdrachtnemer Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin1, ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • •

over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar.

De projectverantwoordelijke moet bovendien: • mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst bijstand en technische ondersteuning moet bovendien in staat zijn om: • vlot in beide talen te communiceren.

1

Een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2methode.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

33/139

Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van een of meer personen van het projectteam van de begunstigde indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De wijziging dient plaats te vinden binnen 10 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (verplicht volgens het “curriculum vitae”-model opgenomen in de bijlage 5) van alle medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. . De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en voor de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht.

Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam. Iedere wijziging in deze lijst moet goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid.

7.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en de diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanent toezicht uit te oefenen op de diensten en leveringen die worden uitgevoerd door het team dat is belast met de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van de supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz. die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de begunstigden, met inbegrip van de gehanteerde

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

34/139

normen, moeten door de aanbestedende overheid worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de aanbestedende overheid. Elke overschrijding van de termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken begunstigde, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de begunstigde niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van de vertraging. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op deze controle met de bedoeling zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. Indien er tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer, per fax of via e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd middels een aangetekend schrijven. De begunstigde is dan verplicht om de niet-conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Wanneer de diensten zijn uitgevoerd, zal worden overgegaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de gepresteerde diensten. Er zal vervolgens een procesverbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet op een correcte of conforme wijze zijn uitgevoerd, moeten worden overgedaan. Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met deze derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goede uitoefening van de controlewerkzaamheden. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën, die zijn belast met de evaluatie en de controle van de diensten. De inschrijver moet duidelijk aangeven welke gedeelten van zijn offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle van de diensten. Opleveringskosten Alle kosten voor de levering en de technische en/of definitieve oplevering(en) zijn ten laste van de opdrachtnemer.

7.4. Clausule van technologische evolutie Indien de hardware of de software vóór het einde van de duur van de opdracht een meer geavanceerde technologische ontwikkeling zou kennen op het vlak van prestatievermogen of functiemogelijkheden, en dit zonder prijsverhoging, is de opdrachtnemer verplicht om de FOD Financiën hiervan op de hoogte te brengen en een vervanging voor te stellen. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

35/139

7.5. Materiaal en uitrusting van de administratie 7.4.1. Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Wij hanteren het principe dat de FOD Financiën tezelfdertijd maximaal twee bureaus van het type "shared desk", zonder kasten, ter beschikking stelt van de personeelsleden tijdens hun opdracht. Het personeel van de opdrachtnemer beschikt over een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën en over een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD Financiën door de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van deze posten. Hij geeft voorrang aan het gebruik van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden beschreven in het punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” voordat men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

7.4.2 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft: • • • • •

de definitie van de inhoud van het project; de deelname aan de selectie van oplossingen: architectuur, enz.; de validatie van de realisatiedocumenten: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossiers, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor onderhoud, enz.; de kwaliteitscontroles, met name de controle van de overeenstemming van de documentatie met de realisatie, van de naleving van de normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval: de verplichte deelname aan de tests voor de oplevering (technische en functionele aspecten), ongeacht of het gaat om unitaire werkingstests, integratietests of tests voor de algemene werking;

Cahier des charges

•

S&L/AO/437/2015

36/139

de logistieke ondersteuning van de uitvoeringsteams voor wat betreft de terbeschikkingstelling van de nodige technische middelen voor de realisatie, naargelang wat in overleg is bepaald.

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het controleren (en, indien nodig, definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van architectuur, toepassingsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën. BELANGRIJK Onderaanneming 1. Overeenkomstig artikel 42, §2 en 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten moet de aannemer van een overheidsopdracht: 1° alle wettelijke, reglementaire of conventionel e bepalingen naleven en doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer, in welke fase dan ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt op de werf, zowel inzake veiligheid en hygiëne als inzake de algemene arbeidsvoorwaarden, ongeacht of deze voortvloeien uit de wet of uit paritaire akkoorden op nationaal, gewestelijk of plaatselijk vlak; 2° alle wettelijke, reglementaire of conventionel e bepalingen op fiscaal vlak en op het vlak van de sociale zekerheid naleven en doen naleven door zijn eigen onderaannemers en door elke persoon die hem personeel ter beschikking stelt. 2. Overeenkomstig artikel 12 en 13 van het KB van 14 januari 2013 is het de opdrachtnemer verboden zijn verplichtingen geheel of gedeeltelijk toe te vertrouwen aan een aannemer, een leverancier of een dienstverlener die zich bevindt in een van de gevallen bedoeld in artikelen 61 tot 66 van het Koninklijk Besluit van 15 januari 2011. Het is de opdrachtnemer bovendien verboden de betrokken personen te laten deelnemen aan de leiding van of het toezicht op de opdracht of een gedeelte ervan. Elke schending van deze verboden kan aanleiding geven tot de ambtshalve toepassing van maatregelen. Bovendien mogen de onderaannemers niet verkeren in een van de uitsluitingssituaties bepaald onder punt 4.1.1.Toegangsrecht van deel C “Gunning” van het bestek en moeten ze in evenredigheid met hun deelname aan de opdracht voldoen aan de criteria voor de kwalitatieve selectie die worden opgelegd aan de inschrijvers onder punt 4.1.2. Kwalitatieve selectie van deel C “Gunning” van het bestek. 3. De opdrachtnemer is verplicht om in de loop van de uitvoering van de opdracht een beroep te doen op de in de offerte vermelde onderaannemers. In geval van een naar behoren aangetoonde onmogelijkheid om aan die verplichting te voldoen, moet de opdrachtnemer de aanbestedende overheid daar onmiddellijk van op de hoogte brengen en haar de toestemming vragen om een beroep te doen op andere onderaannemers. 4. Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen volledig of gedeeltelijk toevertrouwt aan onderaannemers ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de aanbestedende overheid. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

37/139

7.6. Uitvoeringstermijn Elk van de drie schijven moeten gerealiseerd worden op iteratieve wijze met variabele termijnen die niet langer mogen zijn dan: • 27 maanden voor de schijf "Generieke intake"; • 39 maanden voor de schijf "Verbetering Accounting en interface Fedcom GL"; • 39 maanden voor de schijf "Generieke module invorderingsacties." De opdrachtnemer dient voor elk van de schijven het correctieve, preventieve en evolutieve onderhoud uit te voeren vanaf de voorlopige oplevering van de ontwikkeling.

7.7. Controle van de aanwezigheden en prestaties De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten vóór uitvoering goedgekeurd worden door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 20 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betreffende documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen van de FOD Financiën. Iedere overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op het verminderen van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd met de bedoeling zich aan zijn verantwoordelijkheid te onttrekken wanneer leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard dan ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.

Controles door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht om samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

38/139

Indien de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.

7.8. Controle en omkadering van de opdracht Binnen 30 dagen na de levering door de opdrachtnemer zal de FOD Financiën overgaan tot een volledige controle, acceptatietests genoemd, van de constitutieve elementen van elke release zoals die werd bepaald in de kalender voor de realisatie van het project. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de toepassing. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de modules beantwoorden aan de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de geleverde diensten een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten met name: Vaststellen of de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; - Nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en werden geprogrammeerd; - De capaciteiten controleren op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting; - Controleren of de documenten zijn geleverd. De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de modules binnen de gestelde termijnen goed scoren in de tests. Deze tests en hun tijdsschema worden in gezamenlijk overleg bepaald. -

Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de begunstigde zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na deze termijn behoudt de FOD zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstests opnieuw worden uitgevoerd, nadat de begunstigde de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Concreet, in het geval dat de functionele testen van een module functionele gebreken of elementen aantonen die niet conform zijn aan de functionele analyse, zullen de wijzigingen moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer en hertest worden door de gebruikers. In het geval dat deze wijzigingen een impact hebben op een module die het voorwerp uitmaakt van een vorige tussentijdse levering, zullen de wijzigingen aangebracht worden op kosten van de opdrachtnemer, alvorens de FOD Financiën de tussentijdse levering van deze module accepteert. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën:

Cahier des charges

-

-

S&L/AO/437/2015

39/139

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013, dat de algemene uitvoeringsregels bepaalt voor de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.

7.8.1. Beslissing Go/No Go Aan het einde van de acceptatietests neemt de FOD Financiën een expliciete “Go/No Go”beslissing alvorens de applicatie in de productieomgeving te zetten. Een “Go” zal de volgende fase van het project opstarten: in de productieomgeving zetten, Go live, ondersteuning bij het opstarten. Een "No Go"-beslissing door niet-aanvaarding van de levering naar aanleiding van de applicatietests zal leiden tot de verplichting voor de opdrachtnemer om de applicatie te herzien om aan de acceptatietests te beantwoorden. Na twee “No Go”-beslissingen kan de aanbestedende overheid de facto een einde stellen aan de prestaties in het kader van het project zonder dat dit enige vorm van schadevergoeding voor de opdrachtnemer met zich meebrengt. De aanbestedende overheid behoudt zich echter in voorkomend geval het recht voor van rechtswege een maatregel toe te passen zoals bepaald in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013. De aanbestedende overheid behoudt zich echter in voorkomend geval het recht voor van rechtswege een maatregel toe te passen zoals voorzien in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013. Een “Go/No”-beslissing voor redenen van geschiktheid, door eenzijdige stopzetting van het project door de FOD Financiën zal voorwerp uitmaken van een gedeeltelijke voorlopige oplevering. Deze gedeeltelijke voorlopige oplevering brengt een gedeeltelijke facturatie teweeg van de prestaties volgens de administratieve modaliteiten opgenomen in punt 9 "Facturatie en betaling van de diensten" van dit bestek.

7.8.2. Personeelsaspecten Behoudens overmacht verbindt de opdrachtnemer zich ertoe dat deze personen, van wie het cv opgenomen dient te worden in de offerte (bijlage 5 van dit bijzonder bestek) daadwerkelijk beschikbaar zijn om aan het project deel te nemen. Iedere wijziging in het projectteam (toevoeging, verwijdering, vervanging) moet door het stuurcomité worden goedgekeurd.

7.9. Toegang tot de lokalen en veiligheid 7.9.1. Toegang tot de lokalen De administratie mag de toegang tot de lokalen ontzeggen aan personeel van de aannemer dat door zijn gedrag onvoldoende waarborgen biedt. BELANGRIJK De dienstverlener moet op elk ogenblik kunnen bewijzen dat zijn personeel in orde is met de Belgische arbeidsreglementering. De dienstverlener bezorgt hiertoe aan de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde: - de arbeidsovereenkomst;

Cahier des charges

-

S&L/AO/437/2015

40/139

het bewijs van goed gedrag en zeden; de identiteitskaart.

De dienstverlener zal de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde uiterlijk de eerste dag van de uitvoering van het contract een volledige lijst bezorgen van het personeel dat betrokken is bij de uitvoering van het contract. Deze lijst zal systematisch bijgewerkt worden bij elke wijziging in de samenstelling van het personeel. Deze lijst dient ten minste de volgende individuele inlichtingen te bevatten: -

de naam de voornaam geboortedatum de functie de werkelijke of ermee gelijk gestelde prestaties in het kader van de onderhavige opdracht het type arbeidscontract dat het personeel verbindt met de dienstverlener de naam van de firma waartoe iedere werknemer behoort

7.9.2. Veiligheid Op het gebied van toegangscontrole moet de opdrachtnemer zich houden aan de geldende normen binnen het gebouw. Om voor de hand liggende veiligheidsredenen worden die normen pas meegedeeld op het ogenblik van de toewijzing van de opdracht, en dit uitsluitend aan de opdrachtnemer.

7.10. Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer ter beschikking van de FOD Financiën worden gesteld, zullen de methoden en standaarden toepassen die zijn gespecifieerd door de FOD Financiën of die zijn gekozen met diens instemming. Deze standaarden hebben minstens betrekking op: • • • • • •

de technische normen voor software; de projectbeheermethode (PMFin, een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2-methode); het bijhouden van de documentatie; de regels voor het programmeren (aanmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsnormen conform de ICT-fundamenten, inclusief open normen, enz.); de beheerregels, bepaald door de beheerdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de basiswaarborgen.

Alle door de FOD Financiën gebruikte normen zijn opgenomen in een toelichtend document, dat beschikbaar is op http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/ (onder « Fondements ICT du SPF Finances ») en http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ (onder “ICT Fundamenten van de FOD Financiën”). Elke verwijzing naar welke norm of methodologie ook in onderhavig bestek is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze website.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

41/139

Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën competent om normen en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe norm, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich volledig moeten houden aan zijn beslissing.

7.11. Veranderingsbeheer (“change management") Algemeenheden De FOD Financiën kan te allen tijde tijdens de uitvoering van het contract de opdrachtnemer voorstellen om eender welk aspect van de uitvoering van het contract te wijzigen, te ontwikkelen of te beperken, onder andere de inhoud van de diensten (“voorstel tot wijziging” in PMF in request for Change). Activiteiten of aspecten waarop de opdrachtnemer kon vooruitlopen of die hij kon voorzien tijdens de indiening van zijn offerte, of die er redelijkerwijs deel van uitmaken, zijn inbegrepen in de uitvoering van de opdracht en zullen dus niet het voorwerp kunnen uitmaken van een voorstel tot wijziging. De opdrachtnemer zal geen voorstel tot wijziging van de FOD Financiën kunnen weigeren als de wijziging in kwestie een daling van de kosten of van de volumes met zich meebrengt. Zolang een voorstel tot wijziging niet formeel door de partijen (en door de stuurgroep) is bekrachtigd, en behalve indien de partijen schriftelijk een andere overeenkomst hebben gesloten, zal de opdrachtnemer het contract blijven uitvoeren alsof er geen voorstel tot wijziging is. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor elke schade of verlies als gevolg van de uitvoering van een wijziging waarvoor de FOD Financiën niet de voorafgaande schriftelijke goedkeuring heeft gegeven. Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige menselijke en materiële middelen zal beschikken voor de uitvoering van de wijzigingen. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien ze hoge materiële meerkosten in hoofde van de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten factureren voor het bestuderen of het voorbereiden van een verslag over een voorstel tot wijziging.

7.12. Uitvoeringsclausule De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948) 3. het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949) 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958)

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

42/139

5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) Het niet naleven van deze verbintenis wordt op basis van artikel 44, §1, 1° van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, §2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald tot het eenzijdig verbreken van de opdracht.

8. Eigendom van de ontwikkelde software 8.1. Intellectuele eigendom De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en gegevensbanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen waarvan de FOD Financiën eigenaar of licentiehouder is, zullen blijven toebehoren aan de FOD Financiën als eigenaar of licentiehouder (hierna "intellectuele eigendom van de Administratie"). Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de overheid behoren automatisch toe aan de FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om elke wijziging of aanpassing nauwkeurig te documenteren. Alle documentatie in eender welke vorm die verband houdt met deze wijzigingen of aanpassingen van de intellectuele eigendom van de overheid wordt geacht er integraal deel van uit te maken. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en gegevensbanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer, en/of de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), in het kader van de uitvoering van de opdracht creëert, worden hierna “specifieke ontwikkelingen” genoemd. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en gegevensbanken, evenals de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de opdracht gebruikt en die de eigendom zijn van de opdrachtnemer en/of van de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), worden hierna “andere componenten” genoemd. De “specifieke ontwikkelingen” behoren vanaf hun ontstaan onmiddellijk in volle en exclusieve eigendom toe aan de FOD Financiën. Voor zover nodig, teneinde de FOD Financiën toe te laten de specifieke ontwikkelingen te gebruiken, aan te passen, te (laten) onderhouden (door derden) en/of de specifieke ontwikkelingen te reproduceren, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, en/of maakt hij zich sterk, om de FOD Financiën, wat de andere componenten betreft die gebruikt zijn tijdens en na de uitvoering van de opdracht, een nietexclusieve, overdraagbare, wereldwijde, onherroepelijke en voor sublicentie vatbare licentie toe te kennen voor de duur van de wettelijke bescherming van de intellectuele eigendomsrechten met het oog op het gebruik, de wijziging en de reproductie van de andere componenten.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

43/139

De opdrachtnemer onthoudt zich ervan om de specifieke ontwikkelingen op eender welke wijze te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze opdracht zonder de voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de FOD Financiën; hij zal ervoor zorgen dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens aan deze verplichting onderworpen worden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën, zonder bijkomende kosten, de documentatie (inclusief alle relevante technische specificaties) en, ingeval van software, ook de broncode van de specifieke ontwikkelingen onder de vorm van een bruikbare ontwikkelings- en productieomgeving, ter beschikking te stellen en deze voortdurend up-todate te houden. De vergoedingen die de FOD Financiën betaalt voor de levering van de diensten omvatten de vergoeding voor de overdracht of het gebruiksrecht van deze intellectuele eigendomsrechten.

8.2. Garanties De opdrachtnemer zal er zich van onthouden om waar ook ter wereld het intellectuele eigendomsrecht op de specifieke ontwikkelingen op te eisen of om het even welke andere aanspraak erop te doen gelden, een aanvraag tot octrooi of om het even welke soortgelijke bescherming in te dienen. Hij zal erop toezien dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens door deze verplichting gebonden zijn. De opdrachtnemer waarborgt dat hij alle nodige rechten en toelatingen bezit om de hierboven beschreven intellectuele eigendomsrechten over te dragen of er een gebruikslicentie voor te verlenen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën alle vereiste bijstand te verlenen, alle verplichte formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldige overdracht van voornoemde rechten te verzekeren en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en maakt zich sterk dat hij deze verplichting door zijn werknemers, aangestelden en eventuele onderaannemers zal doen naleven. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën op de hoogte brengen van alle andere componenten die gebruikt worden bij de levering van de diensten. De opdrachtnemer waarborgt dat de rechten verstrekt in verband met de specifieke ontwikkelingen en de andere componenten geen inbreuk zullen maken op de intellectuele en andere rechten van een derde. Indien om het even welke eis wordt ingesteld door een derde wegens een vermeende inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van die derde door om het even wie naar aanleiding van de levering of het gebruik van de diensten, dan zal de opdrachtnemer op het eerste verzoek van de FOD Financiën alle mogelijk informatie verschaffen en hulp en bijstand verlenen (onder andere vrijwillig tussenbeide komen in een procedure op het eerste verzoek van de FOD Financiën) om de FOD Financiën in staat te stellen zijn verdediging daadwerkelijk en efficiënt te organiseren. De opdrachtnemer zal alle kosten ingevolge een dergelijke aantijging dragen (advocatenkosten inbegrepen). Indien de FOD Financiën ten gevolge van een dergelijke eis een boete en/of schadevergoeding moet betalen, zal de opdrachtnemer deze betaling op zich nemen. Indien ten gevolge van een dergelijke eis de diensten niet meer succesvol geleverd kunnen worden of een geleverde dienst niet langer succesvol kan blijven bestaan, zal de

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

44/139

opdrachtnemer na overleg met de FOD Financiën en op zijn kosten instaan voor het herstel daarvan. Zonder afbreuk te doen aan de verplichting van de opdrachtnemer tot geheimhouding van alle informatie over deze opdracht en van alle vertrouwelijke informatie heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij in het kader van de uitvoering van de opdracht heeft verworven voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht aan te wenden.

9. Facturatie en betaling van de diensten Voor elk van de schijven geschiedt de betaling, na iedere gedeeltelijke voorlopige oplevering voor het deel 'ontwikkeling' na overlegging van regelmatig en correct opgestelde facturen opgesteld op naam van:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale Facturatiedienst Koning Albert II-laan, 33, bus 788 - Blok B22 1030 BRUSSEL Het PV van gedeeltelijke voorlopige oplevering zal aan de desbreffende factuur worden bijgevoedg. Voor elk van de schijven geschiedt de betaling, op het einde van ieder trimester (na de garantieperiode), voor het onderhoud na opmaak van regelmatig en correct opgestelde facturen opgesteld op naam van: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale Facturatiedienst Koning Albert II-laan, 33, bus 788 - Blok B22 1030 BRUSSEL De factuur mag ook in pdf-formaat worden gemaild naar: [email protected] Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: "..... op naam van ... te ..." Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer (5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur vermeld worden. De betaling vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit. Alleen correct uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden.

BELANGRIJK De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

45/139

Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360. dd. 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. Alleen correct uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de technische oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur moet worden opgesteld in euro.

10. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Alle resultaten en verslagen opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim inzake de informatie die hij zou hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht. De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer heeft de toelating om de onderhavige opdracht in zijn referenties te vermelden. Alle inlichtingen die aan het personeel van de begunstigde worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarover het gaat: • •

•

kan opgeslagen zijn op eender welk type van informatiedrager, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of kan ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak; kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

46/139

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard dan ook, die aan hem wordt meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt, vertrouwelijk te behandelen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van de onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •

waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de opdrachtnemer. of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die gemachtigd was om deze aan de opdrachtnemer mee te delen.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: • •

om informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking is gesteld; om, anderzijds, informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die de FOD Financiën hem oplegt en uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk blijkt.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer wordt toevertrouwd, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën. De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

47/139

Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, noch expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van de onderhavige opdracht werd opgelegd. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet naleven door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens het onderhavige artikel.

11. Clausule van de meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën als de meest begunstigde klant beschouwen. Als de opdracht over verschillende jaren loopt, zal de opdrachtnemer elk jaar vanaf het tweede jaar van de uitvoering van het contract de prijzen voor deze opdracht aanpassen, met toepassing van de laagste prijzen die hij voorstelt voor gelijkaardige prestaties aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen die golden in het begin van de opdracht. De verklaringen die de opdrachtnemer hieromtrent aflegt, die bepalend zijn voor het naleven van deze verplichting, kunnen worden nagegaan in de boeken van de opdrachtnemer door een auditeur, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditeur zal zich beperken tot het al dan niet certificeren van de relevante gegevens. Als de auditeur besluit om niet te certificeren, dan heeft de opdrachtnemer 30 kalenderdagen om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen mag eenmaal per jaar plaatsvinden.

12. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Nederlands of Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband.

13. Boeten en Straffen. In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de boeten en de straffen omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst Financiën toekent aan het zo snel mogelijk indienststellen.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

48/139

13.1. Boetes Elke niet-uitgevoerde dienst in het kader van deze opdracht, geeft aanleiding tot de toepassing van een forfaitaire straf van 1.250,00 euro. Elke dagelijkse rapportering die niet wordt uitgevoerd, geeft aanleiding tot de toepassing van een forfaitaire straf van 100,00 euro.

13.2. Boetes Voor elke dienst die niet wordt uitgevoerd binnen de door de aanbestedende overheid opgelegde termijnen wordt per inbreuk op deze termijnen en per kalenderdag vertraging, van rechtswege een forfaitaire boete toegepast van 5000,00 euro voor niet-uitvoering. De boetes zijn van rechtswege verschuldigd, zonder formaliteiten of kennisgeving.

13.3. Aanrekening van de boeten BELANGRIJK Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde forfaitaire straffen en boeten worden gevoegd. Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde forfaitaire straffen en boeten worden gevoegd. Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het nietnaleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.

Alle boeten en straffen, alsook het bedrag van de schadegevallen, bijkomende kosten of uitgaven die voortvloeien uit of zullen voortvloeien uit de toepassing van dienstmaatregelen, zullen, in de eerste plaats, afgehouden worden van de bedragen, van welke aard ook (facturen), die aan de dienstverlener verschuldigd zijn, en vervolgens van de borgtocht.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

49/139

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 1. Inleiding Het project FIRST (Federal Integrated Recovery System and Tax-refund) beoogt bepaalde bestaande functionaliteiten te verbeteren en er nieuwe te ontwikkelen met het oog op een correcte inning van de vastgestelde rechten, een doeltreffende invordering van de onbetaalde schulden en de terugbetaling van de verschuldigde bedragen ten gunste van natuurlijke of rechtspersonen. Concreet gesproken heeft dit project als doel de Algemene administratie van de inning en de invordering in staat te stellen om: • te zorgen voor elke interne of externe, nationale of internationale vraag om inning en/of schuldinvordering alsook de terugbetaling aan derden via een generieke module "Generieke intake" die Schijf 1 van deze opdracht uitmaakt; •

de module Accounting te verbeteren om er andere functionaliteiten aan toe te voegen, met name de implementatie van G/L-interfaces met het programma Fedcom en de functionaliteit voor terugbetalingen aan rechthebbenden. Deze deliverable maakt Schijf 2 van deze opdracht uit.

•

invorderingsacties te starten vanuit een generieke module op basis van parameters zoals de signaletiek van de schuldenaar, informatie over de in te vorderen schuld en informatie in verband met de te ontvangen betaling. Deze functionaliteit moet afgestemd worden op interne en/of externe applicaties en/of organen van de FOD Financiën. Zij moet een interactie met deze applicaties en/of organen (wijziging, afsluiting, kosten en handelingen) mogelijk maken in twee richtingen. Deze deliverable maakt Schijf 3 van deze opdracht uit.

2. Opmerkingen in verband met de structuur van het technisch deel van het bestek 2.1 Gebruikte definities, afkortingen en acroniemen. Term

Definitie

AB BBV KBO

NFI RPB RR RV BO AT

de administratieve boetes (belasting op de beursverrichtingen) zie TOB Kruispuntbank van Ondernemingen Toepassing voor het beheer van de Belasting op de Deelname van Werknemers in het kapitaal of in de winst van de vennootschappen belasting op het langetermijnsparen de belasting van niet-inwoners - natuurlijke personen en vennootschappen Bank Transaction Manager de belasting over de toegevoegde waarde Belgische Vereniging van Banken en Beursvennootschappen jaarlijkse belasting op de winstdeelnames Belastingen op werknemersparticipatie Inning Comptabiliteit – Perception Comptabilité Inning en Invordering de met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen: de belasting van niet-inwoners, natuurlijke personen en vennootschappen de rechtspersonenbelasting de personenbelasting, de vennootschapsbelasting jaarlijkse belasting op de coördinatiecentra jaarlijkse belasting op de verzekeringscontracten Kruispuntbank voor Ondernemingen Niet-fiscale invordering Overschrijving met Gestructureerde Mededeling Onroerende Voorheffing Inning en Invordering Penale Boetes de roerende voorheffing Globaal Wachtregister Wachtregister Klant Rijksregister niet-fiscale invordering de rechtspersonenbelasting Rijksregister de roerende voorheffing beslagen-overdrachten aanplakkingstaks

JBVC JTCC MIGB MZGT BT BT TBV ACB BLTS TLET BIS TOB TOB BWD BDW

jaarlijkse taks op de verzekeringscontracten jaarlijkse taks op de coördinatiecentra met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen met het zegel gelijkgestelde taksen boordtabellen boordtabellen (Taks op de beursverrichtingen) zie TOB accijnscompenserende belasting taks op het langetermijnsparen taks op de levering van effecten aan toonder belasting op inverkeerstelling taks op de beursverrichtingen taks op de beursverrichtingen jaarlijkse taks op de winstdeelnemingen belasting op de deelname van werknemers

BDW BLTS BNI/NP BNI/Ven BTM BTW BVB BWD BWP ICPC I&I IGB BNI/NP BNI/Ven RPB PB de Ven.B. JBCC JBVC KBO NFI OGM OV I&I

PB R.V. GWR WRK RR

Pagina 49 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

50/139

Term

Definitie

BTW VA VA OGM VENB ZGB

de belasting over de toegevoegde waarde de voorafbetalingen de voorafbetalingen overschrijving met gestructureerde mededeling de vennootschapsbelasting de met de zegel gelijkgestelde belastingen:

3. Context van de opdracht. 3.1. Algemene context Vanuit een functioneel oogpunt is het programma First in productie met verschillende modules, met name, Penale boeten, Beslagenoverdrachten, Roerende voorheffing, Accounting (module die de innings- en comptabiliteitsfunctionaliteiten groepeert), Recovery (module die de invorderingsfunctionaliteiten groepeert). First kan voorgesteld worden aan de hand van het onderstaande schema: Geïntegreerd programma First

Gebruikt diensten IAM

BUSINESS MODULES

PenB (Penale Boeten) RV (Roerende voorheffing) SC (Beslagen en overdrachten)

A C C O U N T I N G

ICPC R E C O V E R Y

SEPA FILENET SITRAN ANNUCOMP

Technische Interfaces FEDOPRESS DB FIRST

CCFF BTM

Via deze modules gebeurt de verwerking van de schuld volgens de volgende stappen: 1. Registratie van de schuld Via interne (roerende voorheffing en Penale boeten) en externe schermen (roerende voorheffing-aangifte via webinterface) worden aangiften (RV) en vonnissen (penale boeten) in het systeem geregistreerd. Ook beslagen en overdrachten worden manueel geregistreerd. Voor de politieboeten worden txt-bestanden aangeleverd die in de toepassing worden ingelezen. De geregistreerde gegevens worden na validatie in het systeem opgeslagen en kunnen nadien door de gebruiker geraadpleegd worden. Eventuele bijlagen kan men inscannen. 2. Inschrijving in de boekhouding Het systeem schrijft na validatie het positief of negatief recht in de boekhouding als een zogenaamd “boekhouddocument” met een aantal detaillijnen die een latere boekhoudkundige verwerking toelaten. Dit boekhouddocument wordt ingeschreven in een boekhouddossier waaraan een belastingplichtige of een groep van belastingplichtigen verbonden is. Dit systeem is gebaseerd op het systeem SITRAN wat een unieke bron is binnen de FOD Financiën om signalitieke gegevens van particulieren en vennootschappen te raadplegen. Voor positieve rechten maakt het systeem ook een record “te ontvangen betaling” aan en geeft aan de ingeschreven schuld een schuldreferentie die in het betaalverkeer als gestructureerde mededeling gebruikt zal worden. 3. Verwerking van de betalingen Betalingen die aangeleverd worden via CODA-bestanden door bPost komen toe op een platform genaamd BTM (Bank Transaction Manager). Na validatie worden de betalingen in het systeem ingelezen waar ze ofwel op de schuld geboekt worden, in het wachtregister van de klant worden ingeschreven (indien het systeem voldoende info in de mededeling terugvindt, ofwel in het algemeen wachtregister geplaatst bij onvoldoende informatie. Alle toekomende gegevens zijn eveneens consulteerbaar binnen de toepassing als “financiële gegevens van de rekening(en) van het ontvangkantoor”. Via deze weg (BTM) worden ook de CODA’s voor terugbetalingen uit het wachtregister aan bPost bezorgd ter uitvoering. 4. Balans van schulden en tegoeden Er werd een scherm ontwikkeld dat een overzicht biedt van alle schulden en tegoeden (en ongebruikte betalingen) voor een bepaalde belastingplichtige. Dit overzicht bevat een globaal zicht voor alle schulden en tegoeden die zich in het systeem bevinden over alle kantoren heen. Op dit scherm zijn ook de beslagen en overdrachten zichtbaar, alsook de schulden waarvoor hij/zij (de firma) solidair of hoofdelijk aansprakelijk kan gesteld worden. Vanuit dit scherm kunnen schulden en betalingen ook in detail geconsulteerd worden en bestaat de link naar de schermen “wachtregister” om onbestemde betalingen te behandelen. 5. Behandeling van de onbestemde betalingen (wachtregisters) Een betaling die het systeem niet automatisch aan een schuld kan toewijzen wordt ingeschreven in een zogenaamd wachtregister. Het huidige systeem bevat 2 types van wachtregisters. Indien de klant gekend is linkt men de onbestemde betaling aan deze klant zodat in de balans van schulden en tegoeden deze betaling zichtbaar wordt voor de gebruiker. Dit is het zogenaamde “wachtregister klant” Indien de klant niet gekend is schrijft het systeem deze betaling in het “algemeen wachtregister”. Beide wachtregisters vragen om een manuele tussenkomst van de eindgebruiker die de nodige opzoekingen verricht of bijkomende informatie vraagt via aan het systeem gelinkte standaarddocumenten. 6. Workflow Pagina 50 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

51/139

Via een aantal batchverwerkingen zoekt het systeem de “vervallen” en onbetaalde schulden op, past de status aan en zendt automatische aanmaningen via een gecentraliseerd systeem “FEDOPRESS”. Voor schulden waarvoor nog geen invorderingstitel bestaat voorziet deze workflow de zogenaamde “inkohiering van rechten” (bijvoorbeeld voor roerende voorheffing) met verzending van het aanslagbiljet. Dit met overdracht van de rechten van het inningscentrum naar de lokale innings- en invorderingskantoren. De workflow voorziet ook in de aanmaak van “to-do’s” in een taskmanagersysteem om de eindgebruiker te verwittigen om initiatief inzake vervolgingen te nemen. Een andere toepassing in deze workflow systemen voorziet in de aanmaak van de lijsten 204 die naar de FOD Justitie gaan om de vervangende gevangenisstraf te vragen wegens niet betaling van penale boeten binnen de opgelegde termijnen. Ook in dit luik van de toepassing zal een nieuwe keuze gemaakt dienen te worden om de uitgaande stromen (documenten of bestanden) op te nemen in de visie van de “generieke output”. 7. Solvabiliteitsfiche Een aantal schermen werd ontwikkeld om een globale visie te verkrijgen van de solvabiliteit van een betrokken belastingplichtige natuurlijke persoon of vennootschap. De uiteindelijke bedoeling is om hier over alle kantoren heen relevante info te verzamelen en de nodige linken met interne en externe gegevensbronnen mogelijk te maken zodat de juiste invorderingskeuzes kunnen gemaakt worden. Vanuit deze solvabiliteitsfiche wordt dan ook een overzicht van reeds gedane invorderingsacties gegeven (van het eigen kantoor en andere ontvangkantoren) en kunnen nieuwe vragen om inlichtingen en invorderingsacties opgestart worden. Ook uitgebreide signalitieke gegevens kunnen aan de eindgebruiker gepresenteerd worden. 8. Invorderingsacties Onder deze noemer verstaan we de schermen die het mogelijk maken om allerlei invorderingsacties te ondernemen (bijvoorbeeld: aanvragen om betaalakkoorden, opdrachten aan de Gerechtsdeurwaarder, vereenvoudigde derdenbeslagen enz.). De ontwikkeling van dit laatste voorbeeld maakt ook deel uit van dit lastenkohier. Via deze schermen dienen ook de eventuele gemaakte vervolgingskosten en de desbetreffende akten in het systeem ingevoerd te kunnen worden. Ook hier is een automatische stroom voorzien om deze gegevens in batch via aangeleverde bestanden in te lezen (hier dient de toepassing gebruik te maken van het systeem dat ontworpen zal worden en de projectnaam eMission draagt). Ook hier wordt de link gelegd met het in dit lastenboek voorziene systeem van “generieke output”. 9. Documentenverwerking In de diverse toepassingen bestaat de mogelijkheid om bijlagen in pdf-vorm toe te voegen. Deze worden gescand en opgeslagen in filenet via een barcodeformulier of rechtstreeks als bijlage. Aanpassingen aan het huidige systeem zijn nodig om bij problemen met de toegang tot filenet de pdf-bestanden tijdelijk op te slaan om ze pas nadien in te laden zonder invloed op het gebruikerssysteem. Voor het verzenden vanuit de toepassing van documenten vanuit de verschillende gebruikersinterfaces (vb. betaalberichten, betaalakkoorden, vragen om inlichtingen, invorderingsacties, enz.) wordt in de huidige toepassing rechtstreeks naar filenet via FEDOPRESS of DOCTRAN gegaan. Vanuit applicatief oogpunt neemt FIRST de volgende vorm aan: Onderstaande figuur toont de huidige high-level architectuur van de FIRST-toepassing.

Fig.: Huidige high-level architectuur

De bovenste laag met pakketten Aangifte (Declaration), Inning (Collection) en Invordering (Recovery) maakt gebruik van de laag Boekhouding (Accounting). Alle lagen maken gebruik van de laag Basiscomponenten (Base). De toegang tot een onderliggende laag gebeurt steeds door middel van een delegate, die de interne implementatie van een laag afschermt. De interface die aangeboden wordt door de delegate dient zo stabiel mogelijk te blijven, zodat wijzigingen aan de interne implementatie geen impact hebben op hoger liggende lagen.

Pagina 51 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

52/139

Web Application

View

Controller

Model

Client Application

Internal Delegate

Delegate

Backend

Façade

Service

Repository

Fig.: Architectuur binnen een pakket.

Binnen een pakket zijn meerdere lagen te onderscheiden. De meeste pakketten bestaan uit een of meerdere web-applicaties (algemeen gekend als “front-office”) en een business EJB-module (algemeen gekend als “back-office”). Binnen een web-applicatie wordt het Model-View-Controller patroon gebruikt om de applicatie te realiseren. FIRST gebruikt het Struts 2 framework om dit patroon te realiseren. Andere FIRST-pakketten die gebruik maken van een pakket, doen dit steeds door middel van een delegate. Ook web-applicaties eigen aan het pakket zelf gebruiken een delegate, maar het gaat hier meestal om een interne delegate met meer functionaliteit dan de publieke interface. In de backend zijn drie lagen te onderscheiden: de façade, waarop de delegate connecteert, de service-laag die de business-logica implementeert en de repository-laag die instaat voor de persistentie. Voor de façade en service-laag maakt FIRST gebruik van EJB3, voor de repository, die toegang biedt tot de databank maakt FIRST gebruik van JPA. Onderstaande figuur toont FIRST in relatie met andere, externe componenten en toepassingen.

Pagina 52 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

53/139

Pagina 53 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

54/139

Voor de communicatie met externe systemen worden volgende technologieën gebruik: • Webservice: Een aantal systemen wordt aangesproken via web services. Deze communicatie gebeurt via standaard HTTP-verkeer. FIRST gebruikt het Axis framework voor de integratie van dit mechanisme. •

Remote EJB: Interne communicatie tussen FIRST-componenten gebeurt door middel van remote EJB’s (EJB 3).

•

FTP: Communicatie met mainframe applicaties gebeurt door de uitwisseling van bestanden op een FTP-server.

•

JCR: Communicatie met Filenet gebeurt door middel van de CCFF Connector gebaseerd op de JCR standaard.

•

JMS: Sitran signalen worden ontvangen via een gedistribueerde JMS topic.

•

JDBC: Communicatie met gegevensbanken gebeurt (op het laagste niveau) via de JDBC standaard. Binnen FIRST wordt deze technologie evenwel onrechtstreeks gebruikt via JPA.

3.2. Technische context De FOD Financiën wenst de in het verleden verworven licenties zoveel mogelijk te benutten en niet twee keer te betalen voor vergelijkbare functionaliteiten. Daarom eist de FOD Financiën conformiteit met de ICT-standaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn. Indien bepaalde ontwikkelingen vereist zijn, wordt de inschrijver verzocht om de bestaande standaard ontwikkelingstools te gebruiken. Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaard methodologieën voor analyse, ontwikkelingssupport en projectbeheer (PMFin, de unieke projectmethodologie Financiën, gebaseerd op de internationale standaard Prince2). De aandacht van de inschrijver wordt bovendien gevestigd op het enorme belang bij de IAM-aspecten in het kader van de opdracht. De volledige beschrijving van de standaarden en van FUP staat op: http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/ In zijn offerte moet de inschrijver rekening houden met de technische aspecten die hier worden aangehaald. Hardware-omgeving Alle posten moeten ontwikkeld worden op platformen die de FOD Financiën ter beschikking stelt, volgens de technologische normen en de ontwikkelingsnormen die zijn bepaald door de FOD. Ontwikkelings-, test-, integratie- en productieomgeving De ontwikkelingsomgeving, de testomgeving en de productieomgeving zijn gescheiden, maar technisch gesproken zijn ze identiek om onverenigbaarheden te vermijden. De ontwikkeling, de integraties, de tests (in de ruime betekenis) en de productie worden dus uitgevoerd op identieke platformen. Prestaties Het systeem moet 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar zijn zonder dat de prestaties merkbaar afnemen. Eisen in verband met integratie in de bestaande standaards In het verlengde van de inleiding op dit deel wordt de aandacht van de inschrijver nogmaals gevestigd op de eisen inzake de integratie in de bestaande standaards. De opdrachtnemer ontvangt na gunning van de opdracht aanvullende informatie met betrekking tot hetgeen volgt (maar desgevallend ook met betrekking tot de andere normen). Clientstation De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. Daartoe dient hij verplicht een web-based oplossing voor te stellen. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT-standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen. De opdrachtnemer heeft toegang tot PMFin, onze methodologie en procedure voor projectbeheer. PMFin is de unieke en standaard projectmethodologie van de FOD Financiën. Ze is gebaseerd op de internationale norm Prince 2. De methodologie wordt ondersteund door de projecttool ProjectMaster.

API De inschrijver wordt gevraagd om een 'Project Initiation Document' (PID) in te dienen, waarin de belangrijkste taken worden beschreven om het project te kunnen verwezenlijken. Dit document is voor ons een product, een werkeenheid binnen onze eigen PID’s. Het Project Initiation Document moet aan enkele minimumeisen voldoen: •

Beschrijving van de context van het project, definitie van het project, de doelstellingen, de omvang.

•

Een stevige en goed onderbouwde PBS ('Project Breakdown Structure'): producten, beschrijving, kwaliteits- en aanvaardingscriteria.

•

Een volledige WBS ('Work Breakdown Structure'), een gedetailleerde en realistische planning van het project met de mijlpalen (GANNT) en de duur van de verschillende fasen, subfasen, activiteiten en taken, de (financiële, menselijke en andere) middelen die per fase moeten worden aangewend. Deze planning zal up-to-date gehouden worden.

•

Gedetailleerde risicoanalyse en definitie van de beheersmaatregelen. Pagina 54 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

55/139

•

Voorstel van projectstructuur, rekening houdend met de rolomschrijving in dit hoofdstuk.

• •

Afhankelijkheid van andere projecten. Kwaliteitsplan.

•

Communicatieplan (met 'change management'-aspecten).

•

Verslagen en opvolging van de uitvoering (situatie en vooruitgang).

Na de kick-offmeeting wordt het PID gefinaliseerd, vervolledigd en tot slot voor validering aan het stuurcomité, inclusief sponsor, overgemaakt. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake de organisatie van professionele diensten beschrijven: aangeboden diensten, geografisch bereik, niveau en kwaliteiten van het personeel. Het plan moet voor elke fase/elk deel van een fase de taken, hun duur en het aantal betrokkenen specificeren. Het plan moet ook de samenwerking toelichten die wordt verwacht van het personeel van de FOD Financiën. Na de gunning van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. De formele goedkeuring van het voormelde PID (inclusief projectplanning) door de stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. De formele goedkeuring van het voormelde PID (inclusief projectplanning) door de stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is aan de inschrijver om het PID tijdens de duur van het project up-to-date te houden. Elke wijziging van het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de stuurgroep van het project. Het PID van de inschrijver zal voor ons eigen PID een informatiebron vormen voor de producten en werkeenheden waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn. Governancestructuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheersstructuren van de FOD Financiën. Deze worden in onderstaand schema weergegeven: Projectleider Ieder project van de FOD Financiën wordt geleid door een interne projectleider (business). Deze wordt aangesteld door de sponsor, in samenspraak met de stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. Stuurgroep De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: hij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het PID. met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt hij alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, naleven van de SLA's, kwaliteit van de uitvoering, enz.). Daarom brengen de projectleider en de externe projectcoördinator regelmatig verslag uit bij de stuurgroep: situatie, vooruitgang, risico’s en problemen… De stuurgroep bestaat uit de sponsor, een senior profiel van de inschrijver, de projectleider en de externe projectcoördinator, alsook een vertegenwoordiger van de gebruikers. Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT-projectcoördinator, de workpackageverantwoordelijke en specifieke projectmedewerkers Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (intern en extern), die ieder verslag uitbrengen bij de verantwoordelijke van hun werkeenheid ("work package") of bij de projectleider. Idealiter maken de volgende functies deel uit van het team: Idealiter maken de volgende functies deel uit van het team: ICT-projectcoördinator (die de contacten met de stafdienst ICT verzorgt), change coördinator (die instaat voor het beheer van de wijzigingen) (P&O en Communicatie), externe coördinator (contractant). Operationele PMO De operationele PMO kan de projectleider helpen bij het beheren en beheersen van het project, bij het toepassen van de PMFin-methodologie, bij het gebruik van de ProjectMaster-projecttool en bij het opstellen van de verslagen voor de stuurgroep of het directiecomité. Kick-offmeeting Binnen een periode van maximaal 2 weken na de toewijzing van de opdracht moeten de opdrachtnemer en de FOD Financiën een eerste vergadering van de stuurgroep, kick-offmeeting genaamd, houden. Tijdens deze eerste vergadering wordt, indien dit uit het bestek nodig blijkt, het (de) PID onderzocht, worden de samenstelling van de teams en hun professionele vaardigheden, de agenda van de rapporteringsvergaderingen en de vergaderingen van de stuurgroep, de modaliteiten voor het projectbeheer en de planning voor de uitvoering van de opdracht voorgesteld, worden de principes van de SLA toegelicht, enz. Een document dat in tweevoud wordt opgesteld door de opdrachtnemer en wordt gevalideerd door de aanbestedende overheid bevestigt officieel het begin van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden. Pagina 55 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

56/139

Vergaderingen van de stuurgroep Na de kick-offmeeting legt de eerste stuurgroep de datums voor zijn volgende vergaderingen vast, in principe eenmaal per maand. De sponsor of de projectleider kunnen altijd een stuurgroep samenroepen buiten de vastgelegde datums. Andere vergadermomenten Eenmaal per week komt de projectleider samen met het projectteam en stelt een verslag op waarin de situatie van het project wordt beschreven. Het verslag wordt bezorgd aan de belangrijkste betrokken partijen (te bepalen bij de kick-off). Kwaliteit In het PID wordt veel aandacht besteed aan de kwaliteit. In het PID legt de inschrijver uit hoe hij wil toezien op de kwaliteit. De FOD Financiën kan het QUAC (Quality Assurance Control Committee) overigens vragen om een bijkomende controle voor het naleven van de normen en standaarden. Een kwaliteitscontrole door derden behoort eveneens tot de mogelijkheden. Rapporteringen Na de voormelde vergaderingen en op afgesproken tijdstippen zal de opdrachtnemer de nodige verslagen opstellen over de gebruikte middelen (personeel, methoden, materiaal, software), de vooruitgang van het project, de projectsituatie, ... Periodiek, namelijk eenmaal per maand, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt vastgelegd tijdens de kick-offmeeting, zal de opdrachtnemer een volledig verslag over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase) opmaken voor de stuurgroep. Het verslag zal melding maken van eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen. De opdrachtnemer zal ook coördinatie- en werkvergaderingen over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase), de eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen organiseren. De vergaderingen zullen op gerichte tijdstippen plaatsvinden, op vraag van de partijen. De opeenvolging van deze vergaderingen zal afhangen van de vooruitgang van de projectfasen. De FOD Financiën zal de exacte plaatsen en datums van de vergaderingen meedelen. De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om toezicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering voor de projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die wordt weergegeven in het Gantt-schema van het project, aangevuld met een korte schriftelijke toelichting met betrekking tot de belangrijkste punten, eventuele problemen en hun oplossing. Alle details met betrekking tot de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zullen bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, middelen) zullen eerst besproken worden binnen het projectteam. Als de projectleider het noodzakelijk acht, zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de stuurgroep. De projectleider rapporteert maandelijks aan de stuurgroep over de voortgang van het project. Beheer van wijzigingen (zie ook deel II, Beheer van wijzigingen (request for change)) Iedere wijziging (scope, beoogde resultaten/producten, planning, budgetten) aan het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag die de reden voor de wijziging en de impact ervan uitvoerig beschrijft. De stuurgroep beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de overwogen wijziging. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) deskundige. De formele goedkeuring van de leidend ambtenaar is noodzakelijk voor de uitvoering van de overwogen wijzigingen binnen de grenzen van zijn prerogatieven. In voorkomend geval moet de opdrachtnemer het PID updaten.

4. Omschrijving van de opdracht. 4.1 Algemene omschrijving van de opdracht. Deze opdracht heeft betrekking op de ontwikkeling en het onderhoud van een applicatie 'FIRST' genaamd. Behalve in de ontwikkeling moet namelijk ook voorzien worden in het onderhoud van de applicatie tijdens de hele duur van de opdracht. Aan de opdrachtnemer zal gevraagd worden om in te staan voor de volledige ontwikkelingscyclus van de applicatie. Het 'instaan voor de volledige ontwikkelingscyclus' omvat onder meer de volgende stappen (niet-exhaustief): • Functionele en technische analyse • Architectuur en Design • Implementatie • Volledige documentatie • Opvolging van de kwaliteit (unitaire, functionele en belastingstests) Naast de eigenlijke ontwikkeling zal aan de opdrachtnemer gevraagd worden om: • te zorgen voor het projectbeheer • te zorgen voor het delivery management (opstellen van de installatiedocumenten, levering van de deliverables in de verschillende tools ...) • opleidingen van de gebruikers en van de ICT-dienst • ondersteuning bij de implementering van het DRP (disaster recovery plan) en van het BCP (business continuing plan) Pagina 56 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

57/139

De inschrijver moet in zijn offerte een ontwerp van PID verstrekken. De eerste aanwending hiervan dient plaats te vinden tegen de kick-off.

4.2 Ontwikkelingsmethode De FOD Financiën wenst dat de opdrachtnemer tijdens de ontwikkeling een iteratieve en incrementele methode volgt. Dit houdt in dat de opdrachtnemer in zijn offerte zijn aanpassingsvermogen en zijn flexibiliteit ten aanzien van veranderingen moet aantonen. De inschrijver dient in zijn offerte een gedetailleerde beschrijving te geven van de ontwikkelingsmethode die hij van plan is te volgen naargelang van de te ontwikkelen posten. Voor elke schijf wordt aan de opdrachtnemer gevraagd om korte ontwikkelingscycli uit te voeren om snelle functionele tests mogelijk te maken en de specificaties eventueel te kunnen aanpassen. Een ontwikkelingsproces van het type "waterfall" is dus uitgesloten.

4.3 Integratie en implementatie in de omgeving van de FOD Financiën 4.3.1 Connectoren - integraties Het is duidelijk dat het systeem moet interageren met een groot aantal systemen, waarvan sommige misschien nog moeten worden gedefinieerd. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces kunnen bouwen met nu nog niet gekende applicaties. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan voldaan moet worden opdat een systeem connecteerbaar is. De inschrijver beschrijft in zijn offerte de connectoren en/of integraties die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten op te zetten. Hij moet ook de diensten specificeren die hij zal leveren en de taken die moeten worden uitgevoerd in het kader van het opzetten van de connectoren en/of de integraties. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inkomende berichten vaak (maar niet altijd) in XML worden gestructureerd. Dit zal dus in de mate van het mogelijke een automatische gegevensinvoer in werking stellen (met of zonder menselijke controle) in de onderliggende applicaties. Merk overigens op dat de verwerkte berichten ook de basis kunnen vormen voor een manuele gegevensinvoer.

4.3.2 Installatie van de oplossing De inschrijver moet een hoogwaardig installatieplan voorstellen. De inschrijver staat in voor het opstellen en uitvoeren van het plan. Het installatieplan moet het volgende voorzien: 1. De installatietermijnen van de applicatie 2. Het participatieniveau van het personeel van de inschrijver en van het personeel van de FOD Financiën in elke fase van het project 3. De eindresultaten (deliverables) 4. De opleiding van het personeel van de FOD Financiën, te verstrekken in elke projectfase (zie ook “Projectbeheer en methodologie”) 5. De eventuele andere informatie die de inschrijver noodzakelijk acht Tijdens de installatiefase die hij uit zal moeten voeren, zal de opdrachtnemer rechtstreeks samenwerken met het personeel van de FOD Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de belangrijkste stadia van het proces identificeren en een overleg organiseren om de installatie te analyseren en heroriënteren. De opdrachtnemer moet op elk van deze vergaderingen een passende presentatie geven. De opdrachtnemer zal maandelijks een volledig activiteitenverslag opstellen voor het stuurcomité. De opdrachtnemer zal samenwerken met het personeel van de FOD Financiën om de inhoud van het verslag te bepalen. De FOD Financiën beschikt over 3 erkende omgevingen: ontwikkeling/packaging, Test et Productie. De ontwikkelaars hebben de volledige verantwoordelijkheid wat betreft de ontwikkelings-/packagingomgeving. De implementaties in de test- en productieomgevingen zullen daarentegen uitgevoerd worden door de teams van de FOD Financiën. Om deze implementatie probleemloos te kunnen uitvoeren, dient de opdrachtnemer een gedetailleerd installatiedocument te verstrekken dat voldoet aan de standaardnormen van de FOD Financiën. Hij dient ook hulp te verlenen aan de operationele teams voor de specifieke configuraties van de verstrekte toepassing. Specifieke parametriseringen Voor alle specifieke parametriseringen preciseert de inschrijver of ze moeten worden gerealiseerd door hem alleen, of dat de FOD ze autonoom voor zijn rekening kan nemen na een passende opleiding.

4.3.3 Test- en kwaliteitsplan De inschrijver dient de benadering toe te lichten die hij van plan is te volgen om de kwaliteit van de verstrekte code te garanderen en om het systeem te testen. Hij dient zijn kwaliteits- en testplan voor te leggen aan de FOD Financiën. De inschrijver stelt een testsysteem voor en documenteert dit (met het oog op de controle van de goede werking van het systeem en de correcte verwerking van de gegevens). De tests van de doeltreffendheid van het gebruik van de applicatie zullen worden uitgevoerd in specifieke gebruikersgroepen voor elke module. De inschrijver neemt ook dit aspect voor zijn rekening en documenteert het. In de externe diensten zijn tests vereist. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe hij aan deze vereisten wil beantwoorden en hoe de omgevingen onderling zullen verbonden zijn.

4.4 TE REALISEREN POSTEN BELANGRIJK Algemene opmerking: de UC's waarvan hierna sprake en die bestaan zullen op verzoek van de inschrijver als dusdanig verstrekt worden op een informaticadrager. De opdrachtnemer zal zijn aanvraag om UC’s te verkrijgen, richten aan het volgende e-mailadres : [email protected].

Pagina 57 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

58/139

4.4.1 SCHIJF 1: "GENERIEKE INTAKE" Er dient een module ontwikkeld te worden om, technisch en functioneel, de gegevens te ontvangen/coderen, laden en valideren die het mogelijk maken de fiscale en niet-fiscale rechten vast te stellen die op generieke wijze geïnd/ingevorderd of terugbetaald dienen te worden en, om in voorkomend geval, een boodschap te geven met het resultaat van de validatie. Deze module moet dit mogelijk maken via webservices, FTP-stromen en generieke webschermen voor een manuele codering. De term 'generiek' moet begrepen worden zoals hierna vermeld: • Met betrekking tot de webservice en de FTP-stroom: gebruik van een standaard en parametriseerbaar xml-bericht volgens het type te behandelen recht. • Met betrekking tot het webscherm: de mogelijkheid bieden om de nodige gegevens te coderen om verschillende soorten rechten te behandelen op basis van een standaard webformulier met vaste velden en parametriseerbare velden volgens het soort recht in kwestie. • De gegevens vormen drie hoofdblokken: o signaletiek van de natuurlijke of rechtspersoon, o informatie over het te verwerken recht, o informatie over het (te ontvangen of terug te betalen) bedrag De functionele opdeling hieronder schetst de grote gemeenschappelijke stappen, voor de verschillende door de AAII verwerkte rechten (producten), stappen die geheel of gedeeltelijk binnen de perimeter van FIRST vallen:

Figuur – Belangrijke stappen in de FIRST-processen – "Volledige keten" 1. De registratie van de klant en van de relatie met de klant • Aanmaak / actualisering van het deel persoonlijke gegevens van het unieke dossier • Aanmaak / actualisering van de fiscale, niet-fiscale of andere entiteit 2. De vaststelling van de fiscale en niet-fiscale rechten • Aanmaak / actualisering van het fiscale of niet-fiscale dossier • Registratie en verwerking van de aangifte, of van het verzoek of van het overzicht. • Berekening van de fiscale en niet-fiscale rechten 3. De inning van de fiscale en niet-fiscale rechten • Registratie en boeking van de fiscale en niet-fiscale rechten • Betalingen, terugbetalingen en boeking met betrekking tot de desbetreffende fiscale en niet-fiscale rechten 4. De invordering • Invordering • Bewarende maatregelen 5. De I & I-geschillen. • I & I-geschillen De producten zoals Penale boeten en Roerende voorheffing van FIRST die reeds in productie zijn hebben voornamelijk volledige ketens tot stand gebracht via welke de 5 vorige stappen doorlopen worden. Andere in het kader van deze opdracht te realiseren producten kunnen een beduidend andere verdeling hebben, voor zover grote delen van de (fiscale of niet-fiscale) vaststelling door andere applicaties/organen behandeld worden. De situaties zijn dus divers: Wanneer heel de vaststelling buiten FIRST gebeurt, wordt de verwerkingsketen aldus beperkt tot de inning, de invordering en de geschillen. Dit wordt hierna geïllustreerd onder de aanduiding 'I & I-keten'.

Pagina 58 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

59/139

Figuur – Belangrijke stappen van de FIRST-processen– "Innings- en invorderingsketen" De andere situatie is wanneer een deel van de vaststelling, namelijk de verwerking van de aangiften, buiten FIRST gebeurt terwijl de verwerking van de gegevens van deze aangiften door FIRST-modules gebeurt Dit wordt hierna geïllustreerd onder de aanduiding 'Keten met verdeelde vaststelling'.

Figuur 1 - Belangrijke stappen van de FIRST-processen – "Keten met verdeelde vaststelling" De onderstaande tabel geeft voor elk fiscaal/niet-fiscaal product de verdeling van de vaststelling buiten of in FIRST Producten in productie of bijna in productie VA Voorafbetalingen BO Beslagen/Overdrachten AP/ PenB Penale boeten PrM/ RV Roerende voorheffing BDW/TPT Belasting op de deelname van de werknemers

Volledige keten Volledige keten Volledige keten Volledige keten Volledige keten. Opmerking: het recht wordt bepaald door zelfbeoordeling.

Te behandelen producten Producten ingekohierd en beheerd in ICPC IPP/ PB De personenbelasting

Innings- en invorderingsketen Vaststelling: gedaan door PB/IPP en verwante applicaties zoals TOW Interfaces met PB/IPP • Gebruik van de VA • Inschrijving - Recht – Initiële berekening - Recht – Supplement - Recht - Ontheffing Pagina 59 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

ISOC/VENB

De vennootschapsbelasting

60/139

Innings- en invorderingsketen De aangiften en de berekening worden verwerkt in BIZTAX De vaststelling wordt dus volledig buiten FIRST beheerd. Er moet dezelfde interface voor het inschrijven van de rechten die door BIZTAX met FIRST berekend worden als momenteel met ICPC het geval is.

IPM/RPB INR Soc/ Ven BNI INR PP/ BNI NP

PRP/BV

De rechtspersonenbelasting De belasting van nietinwoners/vennootschappen De belasting van nietinwoners/natuurlijke personen De bedrijfsvoorheffing

Idem VENB Idem VENB Idem PB/IPP

Keten met verdeelde vaststelling. De schuldenaars van aan de BV/PRP onderworpen inkomsten zijn ondernemingen en meer zelden natuurlijke personen. Momenteel heeft BV/PRP haar eigen signaletiek; in de toekomst zal deze signaletiek verstrekt worden door SITRAN. De elektronische aangifte gebeurt via FINPROF, buiten FIRST. De berekening gebeurt door FIRST, meer bepaald in de vorm van een verificatie van de bedragen ten aanzien van 325.10.

FANC

DT

Invordering van de andere niet-fiscale schuldvorderingen Voor rekening van de staat Voor rekening van de instellingen van de staat Voor rekening van de gemeenschappen en de gewesten en van de openbare instellingen die ervan afhangen Diverse taksen

Producten van de Patrimoniumdocumentatie -

Registratierechten2 Successierechten² Recht op geschrift Hypotheekrechten Griffierechten Kosten van diensten

Volledige keten. Volledige keten. Volledige keten.

Voorheen Met het zegel gelijkgestelde teksten: • Volledige keten • Spontane aangifte; het bedrag van de taks wordt opgenomen op de aangifte en wordt berekend door de verschuldigde. Innings- en invorderingsketen De rechten worden berekend in het kader van de "invorderingen van rechten"

4.4.1.1 Regels met betrekking tot de relaties tussen Vaststelling (generieke intake) en Inning voor het Beheer van de betalingen De relatie tussen de Vaststelling en Inning is op hoog niveau de relatie tussen een "Module facturatie" en een module "Gedetailleerde klantrekeningen en Betalingsbeheer". Deze relatie hangt af van de "facturatiemodaliteiten" en van de "betalingsmodaliteiten". Er zijn verschillende situaties mogelijk. Ze zijn niet allemaal van toepassing voor een bijzonder recht, maar ze kunnen van toepassing zijn voor andere rechten of kunnen van toepassing worden voor een bijzonder recht wegens wijzigingen in de wetgeving. Een oplossing voor een bijzondere belasting moet dus steunen op generieke principes die gemeenschappelijk zijn voor alle types van rechten. Deze algemene principes worden hierna onder de aandacht gebracht uitgaande van een aantal illustratieve en niet-exhaustieve facturatie- en betalingsmodaliteiten. Hier zijn verschillende facturatie- en betalingsmodaliteiten op hoog niveau opgenomen. Ofwel gaat de factuur vooraf aan de betaling ofwel gaat de betaling (al dan niet gedeeltelijk) vooraf aan de factuur. 2

Gedeeltelijk geregionaliseerd Pagina 60 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

61/139

De factuur gaat vooraf aan de betaling - Betaling van schuldvordering 1. Opstelling van een "Gewone klantenfactuur", met een of meer soorten recht(en), een of meer bedrag(en) van recht(en) en een uitnodiging om het totale bedrag te betalen. De betalingsuitnodiging bevat een gestructureerde mededeling (GM) die een referentie geeft naar de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" die toegepast zal moeten worden op de betaling(en) die deze GM dragen. De "Klantenfactuur" wordt ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant in de vorm van een "Boekhouddocument" met zijn "Detail(s) van boekhoudkundig(e) document(en)" en één (of meer) overeenkomstige open posten. Wanneer de betaling aankomt, dan laat haar gestructureerde mededeling toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan terug te vinden en ze in rekening te brengen in het "Boekhouddossier van de klant" in de vorm van een "Boekhouddocument" met een of meer open post(en). Verder laat de "Vooraf vastgestelde (verwerkings)context" toe om de open post(en) van de betaling toe te wijzen aan de open post(en) van de factuur. 2. Opstelling van een of meer "Tussentijdse klantenfactu(u)r(en)", met een uitnodiging om een bedrag te betalen dat niet noodzakelijkerwijs het definitieve bedrag van het recht is. De betalingsuitnodiging gaat net als hiervoor vergezeld van een GM. De "Tussentijdse klantenfactuur" wordt ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant". Wanneer de betaling aankomt, laat haar GM toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. Ze wordt ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant en toegewezen aan de betaling van de tussentijdse factuur. Wanneer de "Eindfactuur" wordt opgesteld, raadpleegt de facturatiemodule vóór of tijdens deze facturatie een "Rekeningsituatie" om de betalingstoestand van de tussentijdse facturen te kennen. In voorkomend geval (mogelijke, maar niet verplichte situatie) moet de "Eindfactuur" supplementen kunnen toevoegen met betrekking tot de niet-betalingen. In voorkomend geval (mogelijke, maar niet verplichte) situatie moet de "Eindfactuur" hertoerekeningen van "vooraf vastgestelde rechten" in "vastgestelde rechten" mogelijk maken. De betaling gaat vooraf aan de factuur - Vooruitbetaling 3. Opstelling van een "Raming" van een recht met een uitnodiging om een "vooruitbetaling" te doen. De betalingsuitnodiging vermeldt een bedrag en een GM. De raming wordt over het algemeen niet ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant, hoewel dit wel zou kunnen in de vorm van een 'tussenrekening'. Wanneer de betaling aankomt, laat haar GM toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer de "Definitieve factuur" opgesteld is, moet de facturatiemodule de vooruitbetalingen selecteren (via een "Rekeningsituatie") en ze gebruiken. Dit gebruik moet weergegeven worden als "Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Indien nodig moet een te veel betaald bedrag terugbetaald worden en wordt de "Factuur" een "Creditnota". 4. Verzending van een uitnodiging tot betaling van een of meerdere "Voorschot(ten") op een recht dat nog niet werd vastgesteld. De uitnodiging bevat geen bedrag maar wel een GM. Wanneer de betaling of betalingen aankomt/aankomen, laat haar GM toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer de factuur wordt opgesteld, dan moet de facturatiemodule de voorschotten selecteren (via een "Rekeningsituatie") en, in voorkomend geval de kortingen van deze voorschotten toepassen en ze gebruiken. Dit gebruik moet weergegeven worden als "Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Indien nodig moet een te veel betaald bedrag terugbetaald worden en wordt de "Factuur" een "Creditnota". 5. Er wordt een "Vrije voorziening" voor vast te stellen rechten aangelegd. Het verschil met het voorschot is dat het voorschot geacht wordt veeleer lager te zijn dan het totale bedrag van het recht/de rechten en aanleiding te geven tot (een) korting(en) terwijl de voorziening geacht wordt veeleer hoger te zijn dan het bedrag van het/de recht(en) en aanleiding te geven tot verhoging(en) indien ze ontoereikend is. In het kader van het systeem van voorzieningen moet aan de verschuldigde een uitnodiging tot de betaling van een voorziening verstrekt worden met een GM gekoppeld aan de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext". Wanneer de betaling samen met deze GM ontvangen wordt, laat de GM toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer een factuur wordt opgesteld, dan moet de facturatiemodule de reeds als voorziening betaalde bedragen vaststellen (via een "Rekeningsituatie"). Ook moet de module, desgevallend, de bij ontoereikende voorzieningen vastgestelde verhogingen toepassen en de als voorziening betaalde bedragen gebruiken ten belope van de vastgestelde rechten. Dit gebruik moet weergegeven worden als "Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Het saldo van de voorziening wordt over het algemeen veeleer bewaard dan terugbetaald. 6. Er wordt een "Verplichte voorziening" voor vast te stellen rechten aangelegd. Het verschil met het vorige geval is dat de voorziening verplicht hoger is dan een vast te stellen recht alvorens dit vastgesteld kan worden: het feit dat het recht doet ontstaan wordt niet gerealiseerd indien geen voorziening getroffen is voor het recht. In het kader van het systeem van voorzieningen moet aan de verschuldigde een uitnodiging tot de betaling van een voorziening verstrekt worden met een GM gekoppeld aan de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext". Wanneer de betaling samen met deze GM ontvangen wordt, laat de GM toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer een rechtgenererend feit gerealiseerd moet worden, moet de facturatiemodule de reeds opzij gezette bedragen (via een "Rekeningsituatie") vaststellen en een signaal van ontoereikendheid geven wanneer het opzij gezette bedrag niet toereikend is. Wanneer het bedrag toereikend is, dan kan de factuur opgesteld worden en kan ze de als voorziening betaalde bedragen gebruiken ten belope van de vastgestelde rechten. Dit gebruik moet weergegeven worden als "Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Het saldo van de voorziening wordt over het algemeen veeleer bewaard dan terugbetaald. Dat de "Vaststelling" onafhankelijk is van de "Inning" impliceert dat iedere taak in verband met de verwerking van een "Betaling" volledig gerealiseerd moet worden door de "Inning". Deze kan echter slechts een betaling verwerken door de regels toe te passen die haar bekend zijn. Het is dus belangrijk dat de verwerkingsregels vastgesteld en geïmplementeerd worden als "Inning" en eveneens dat de "Vaststelling", in "Inning", een "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" kan concretiseren, als feedback van dergelijke concretisering een identificator van die context kan ontvangen en deze identificator aan de verschuldigde kan overmaken, bijvoorbeeld door deze te vermelden op de aan de verschuldigde verstrekte "betalingsuitnodiging". Dit is de functie van de "Gestructureerde Mededeling" (GM): als verwijzing dienen naar de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext". Ze wordt verkregen, van de "Inning", door de "Vaststelling" en vóór de uitvoering van de betaling overgemaakt aan de verschuldigde. Bij het ontbreken van een "Gestructureerde mededeling (GM) moeten de betalingsuitnodiging en de betaling informatie bevatten die de gebruiker in staat stellen om, geholpen door het systeem, de “Vooraf vastgestelde verwerkingscontext” te vinden. De volgende tabel toont de verschillende elementen die een rol spelen:

Package Vaststelling

Dit package vertegenwoordigt de "Vaststelling" in het kader van haar relatie met "Inning" voor de verwerking van de betalingen. Il: 1. Creëert een gewone factuur met een uitnodiging om deze te betalen Pagina 61 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

62/139

2. Creëert een tussentijdse factuur met een uitnodiging om de tussentijdse factuur te betalen; kan er zo meerdere creëren, creëert vervolgens de eindfactuur met een uitnodiging om deze te betalen 3. Creëert een schatting en verstuurt een uitnodiging om een vooruitbetaling te doen 4. Nodigt de verschuldigde uit om één (of meer) voorschot(ten) te betalen voor een vast te stellen recht 5. Nodigt de verschuldigde uit om een vrij gekozen bedrag te betalen om korting(en) te genieten met betrekking tot nog vast te stellen rechten 6. Nodigt de verschuldigde uit om voldoende voorziening aan te leggen om de vast te stellen rechten te betalen

<> UitnodigingTotBetaling

De betaling vertegenwoordigt in alle gevallen de vastgestelde of nog vast te stellen rechten ten aanzien van (een) Perso(o)n(en) of Entiteit(en). Dit blijkt uit het feit dat de Vaststelling het package Entiteiten en het package Personen gebruikt (<<use>>). Deze verwerking vertegenwoordigt hier op generieke wijze de creatie van de uitnodiging om een betaling uit te voeren. In het geval van een (gewone, tussentijdse of eind-)factuur of van een vooruitbetaling, bepaalt de uitnodiging om de betaling uit te voeren een te betalen bedrag en gebruikt (<<use>>) die uitnodiging een Berekeningsresultaat. In het geval van de uitnodiging om een voorschot te betalen of om een vrije of verplichte voorziening vast te stellen, bevat de betalingsuitnodiging geen vermelding van een bedrag en wordt er geen Berekeningsresultaat gebruikt. De betalingsuitnodiging vindt plaats binnen een "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" die enerzijds een Reeks Verwerkingsregels bevat en die anderzijds een Reeks te gebruiken Contextgegevens bevat. Op hoog niveau zal de Reeks Verwerkingsregels uiteraard geïdentificeerd worden door een type: • Betaling van schuldvordering o Betaling van een gewone factuur o Betaling van een tussentijdse factuur o Betaling van een eindfactuur • Betaling vooraf o Betaling van een vooruitbetaling o Betaling van een voorschot o Betaling van een voorziening Op hoog niveau zal de Reeks Contextgegevens met name bestaan uit: • Een type recht of een geheel van types rechten • Een fiscale of niet-fiscale Entiteit • Een Persoon of een geheel van Personen • Een niet-periodiek of periodiek type, en in het laatste geval een of meer periodes. Om aan "Inning" deze "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" mee te delen en als feedback een gestructureerde mededeling (GM) te ontvangen doet de UitnodigingTotBetaling een beroep op de diensten (<<use>>" van de verwerking BeheerGM van Inning.

Berekening

Geeft over het algemeen aan dat het bedrag van een uitnodiging om een schuldvordering te betalen een "Berekeningsresultaat" is.

Package Entiteiten

Dit package beheert de fiscale, niet-fiscale en andere Entiteiten Gebruikt door het Package Vaststelling Gebruikt door het Package Inning

Entiteit

Package Personen

Vertegenwoordigt generiek een fiscale, niet-fiscale of andere entiteit Een Entiteit is een geheel van een of meer personen in een specifieke rol ten aanzien van een soort recht of ten aanzien van een bijzondere activiteit. De Entiteit laat toe een onderscheid te maken tussen een "Persoon" als "Belastingplichtige", "Rechthebbende", "Leverancier", enz. De entiteit kan eveneens een groep personen vertegenwoordigen die onderling solidair of gezamenlijk verbonden zijn met betrekking tot een recht (hoofdelijke schuld, gezamenlijke schuld). Dit package groepeert de signaletiekgegevens in verband met natuurlijke en rechtspersonen Pagina 62 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

EenheidPersoon

Package Producten

TypeRecht

Package Inning

63/139

Gebruikt door het Package Vaststelling Gebruikt door het Package Inning Deze eenheid vertegenwoordigt een natuurlijke en/of rechtspersoon Indien één persoon opgenomen is in verschillende signaletieken, dan koppelt de Eenheid Persoon de unieke persoon aan de verschillende signaletieken. Dit package groepeert de gegevens met betrekking tot de signaletiekelementen van de types rechten. Gebruikt door het Package Vaststelling Gebruikt door het Package Inning Vertegenwoordigt een type recht in de rol die het heeft ten aanzien van de uit te voeren verwerkingen en ten aanzien van de contextgegevens die vastgesteld moeten worden. Dit package bevat hier een uittreksel van de gegevens en van de Inningsverwerkingen die betrokken zijn bij de identificatie van de Verwerkingsregels en van de Contextgegevens die bij het beheer van de betalingen in de verschillende gevallen gebruikt dienen te worden: • Betaling van schuldvordering o Betaling van een gewone factuur o Betaling van een tussentijdse factuur o Betaling van een eindfactuur • Betaling vooraf o Betaling van een vooruitbetaling o Betaling van een voorschot o Betaling van een voorziening Om gebruikt te worden moet de corresponderende verwerking in het systeem geïmplementeerd worden. Dit wordt in het diagram getoond door de specialisatie van "VerwerkingVandeBetaling" in: • VerwerkingBetalingVanSchuldvordering • VerwerkingBetalingVooraf Bovendien moet het type verwerking teruggevonden kunnen worden dat op een bepaalde betaling toegepast dient te worden. Dit is de functie van VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext die op het diagram de primitieve toegangsregels en de conventies weergeeft die het mogelijk maken de Verwerkingsregels en de bij het beheer van de betalingen te gebruiken Contextgegevens terug te vinden. In de praktijk verschilt de implementering van VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext al naargelang een factuur werd opgesteld (gewone factuur, tussentijdse factuur, eindfactuur) dan wel of de betaling vooraf gebeurt (vooruitbetaling, voorschot, vrije of verplichte voorziening). Betaling van schuldvordering In het eerste geval creëert het inschrijven van de factuur (bijschrijving van de factuur in het "Boekhouddossier") van de klant een "Te ontvangen betaling". Factuur en betaling vermelden de GM als referentie. De gegevens van "Contextgegevens" zijn dus standaard beschikbaar. Wanneer de betaling wordt uitgevoerd door de klant en meegedeeld wordt aan de FOD Financiën via een rekeningafschrift, volstaat het, in het kader van de "VerwerkingVanDeBetaling" bijgevolg dat, via de op de "Beweging" van het "RekeningAfschrift" vermelde GM, de te ontvangen betaling en de corresponderende factuur gevonden wordt om de "ContextGegevens" te herstellen. • Een type recht of een geheel van types rechten • Een fiscale of niet-fiscale Entiteit • Een Persoon, of een geheel van Personen • Een Periode (indien van toepassing) "GebruikGM" en "VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext" spelen duidelijk een geringe rol. Hetzelfde geldt voor "BeheerGM" dat zich kan beperken tot de opmerking dat een gestructureerde communicatie niet meer vrij is en gekoppeld is aan een betaling van het type "Betaling van schuldvordering". Op basis van de gevonden informatie zal de "VerwerkingBetalingVanSchuldvordering" de betaling kunnen inschrijven in het "Boekhouddossier" van de klant en de betaling kunnen gebruiken voor de gedeeltelijke of volledige vereffening van de schuldvordering(en). Betaling vooraf In het tweede geval is er standaard geen enkel gegeven Pagina 63 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

<> BeheerGM

64/139

beschikbaar. Wanneer de betaling door de klant wordt uitgevoerd en meegedeeld wordt aan de FOD Financiën via een rekeningafschrift kan de "VerwerkingVandeBetaling" via de GM slechts vinden wat eerder aan de GM gekoppeld werd door "GebruikGM" en "VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext". Dit is nu net de functie van "BeheerGM": de "Vaststelling" in staat stellen om een reeks contextgegevens doorgeven aan "Inning" en de GM aan die gegevens koppelen. Namelijk aan • Een type recht of een geheel van types rechten • Een fiscale of niet-fiscale Entiteit • Een Persoon, of een geheel van Personen • Een Periode (indien van toepassing) Deze koppeling kan gebeuren via accessors van deze gegevens (men heeft niet de gegevens, maar de methodes/middelen om er toegang toe te krijgen). Op basis van de gevonden informatie zal de "VerwerkingBetalingVooraf" de betaling kunnen inschrijven in het "Boekhouddossier". Zie beschrijving hiervoor in Package Inning

GebruikGM

Deze entiteit vertegenwoordigt op een conceptueel niveau de gebruiksgegevens van een gestructureerde mededeling. De op het diagram vermelde kenmerken vormen een minimale lijst. Merk op dat de gegevens slechts nodig zijn bij het ontbreken van een conventie die toelaat de "VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext" in de GM te coderen. Bijvoorbeeld: voor de Bedrijfsvoorheffing laat een conventie toe vast te stellen dat de GM, in de context van een ontvangstkantoorrekening, de GM van de Bedrijfsvoorheffing is voor een bepaalde verschuldigde en een bepaalde periode. Er bestaat eveneens een conventie voor voorschotten van de VA's en voor de vrije voorzieningen van de BTW Rekeningcourant.

VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext

Deze entiteit vertegenwoordigt de contextgegevens of de manieren waarop ze gevonden kunnen worden om betalingen te verwerken, met in het bijzonder focus op de Betalingen vooraf.

FinanciëleRekening

Entiteit Financiële Rekening

GestructureerdeMededeling

Entiteit Gestructureerde Mededeling

Betaling

Entiteit Betaling van het Systeem voor het Beheer van de Betalingen

RekeningAfschrift

Rekeningafschrift (CODA)

Beweging

Detail van het rekeningafschrift / CODA-bewerking

<< VERWERKING>> Zie beschrijving hiervoor in Package Inning VerwerkingVanDeBetaling VerwerkingBetalingVanSchuldvordering Zie beschrijving hiervoor in Package Inning VerwerkingBetalingVooraf

Zie beschrijving hiervoor in Package Inning

4.4.1.2 Te realiseren producten: De onderstaande UC's moeten gerealiseerd worden in de logica van een generieke intake die interfaces biedt met de interne en externe applicaties en de interne gebruiker de mogelijkheid biedt de desbetreffende aangiften manueel te beheren. Bovendien zullen deze UC's toegepast worden op de hierna vermelde materies, onder het punt "III.4.4.1.3 Betrokken belasting en taksen". Deze interfaces zullen bestaan uit webservices, downloads van bestanden en webapplicaties (voor de manuele codering) zodat de volgende generieke taken uitgevoerd kunnen worden: • Zorgen voor een aangifte (generieke term voor aangifte/titel/invorderingsverzoek/Opgave) • Een aangifte valideren • De ontvangst van de aangifte bevestigen • Een aangifte wijzigen • Indien nodig de schuld berekenen • Een betalingsuitnodiging lanceren Belangrijkste te realiseren UC’s met gedeeltelijke of volledige aanpassing van de analyse, indien nodig: 1. UC 02-05-17 Verwerking en validering van de DT's 2. UC 02-05-19 Verw. en valid. van de aangiften Niet-fiscale Schuldvorderingen 3. UC 02-06-01 Manueel een nieuwe aangifte indienen en valideren Pagina 64 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

65/139

4. UC 02-06-02 Een bestaande aangifte raadplegen en wijzigen 5. UC 02-06-03 Een bestaande aangifte annuleren 6. UC 05-04-28 Berekening van de taks op de beursverrichtingen 7. UC-05-04-29 Berekening aangifte Diverse Taksen 8. UC 05-04-30 Berekening van de jaarlijkse taks op de verzekeringscontracten 9. UC 05-04-31 Berekening van de jaarlijkse taks op de winsdeelnemingen 10. UC 05-04-32 Berekening van de taks op het langetermijnsparen 11. UC 05-04-33 Berekening van de aanplakkingstaks 12. UC 05-04-34 Berekening van de jaarlijkse taks op de instellingen voor collectieve belegging 13. UC 05-04-43 Berekening van de taks op de bankgeschriften 14. UC-05-04-44 Berekening van een invorderingsopdracht ANFI 15. UC 06-04-14 De niet-ontvangen MZGT-aangiften beheren 16. UC 00-00 Analyse Interface - Inkohiering 17. UC 06-03 Een uitvoerbare titel beheren – Addendum 18. UC 06-03-01 Een uitvoerbare titel valideren – Addendum 19. UC 07-38-24 Een uitvoerbare titel toevoegen – Addendum Bovendien wordt aan de inschrijver gevraagd om technische verbeteringen aan te brengen met betrekking tot de afhankelijkheid tussen Vaststelling van de zakelijke modules (Penale Boeten en Roerende voorheffing) en de module Accounting om deze laatste onafhankelijk te maken van de aard van het recht en ze volledig generiek te maken. Bovendien dienen deze twee zakelijke modules (Penale Boeten en Roerende voorheffing) door het ontwikkelen van de benodigde interfaces geïntegreerd te worden in de generieke intake. 4.4.1.3 Betrokken belasting en taksen Algemene opmerking betreffende de hieronder opgenomen belastingen en taksen: men dient over te gaan tot de migratie van de gegevens van de systemen die ze momenteel behandelen via FIRST.

A - Vennootschapsbelasting (ISoc /VenB), Rechtspersonenbelasting (IPM/RPB) en Belasting van niet-inwoners/vennootschappen (INR Soc/Ven BNI) De vennootschapsbelasting is, met betrekking tot FIRST, een belasting van het type "keten inning en invordering". De verwerking van de entiteiten, aangiften en berekeningen gebeurt volledig buiten de perimeter van FIRST. De inning en de invordering worden volledig behandeld door FIRST In ICPC (as-is) worden de vennootschapsbelastingen en rechtspersonenbelasting onmiddellijk ingekohierd en dus uitvoerbaar gemaakt. De betalingen gebeuren voornamelijk via gestructureerde mededeling en het inningpercentage is hoog. De aangifte voor de vennootschapsbelasting moet gebeuren binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar. 80% van de ondernemingen sluiten hun boekjaar op 31/12. Maar buiten het ingeven van de papieren aangiften in Juni/Juli zijn er geen pieken in de werklast. FIRST zal een gestructureerd bestand ontvangen met alle gevestigde en uitvoerbaar verklaarde belastingen voor de Vennootschapsbelasting (gewone en niet-inwoners) en de Rechtspersonenbelasting. Deze bestanden bevatten alles wat nodig is om de belastingen te kunnen laden en om de inning en invordering te kunnen realiseren. Momenteel wordt de VenB, Venb/BNI en RPB onmiddellijk op de rol gezet en wordt er een Aanslagbiljet verstuurd. Dit blijft behouden. FIRST zal de VenB, Venb/BNI en RPB laden en het Kohier aanmaken, doch niet het aanslag biljet verzenden. Belangrijke verwerkingen Aangezien de functie van FIRST beperkt blijft tot het deel Inning en Invordering zijn de elementen die relevant zijn voor deze belasting te vinden in de twee paragrafen "Algemeenheden betreffende de relaties tussen Vaststelling en Inning voor het Beheer van de betalingen" en "Algemeenheden betreffende de relaties tussen Vaststelling en Inning voor de Aanmaak van de Boekhoudkundige Documenten".

B - Invordering van de Andere Niet-Fiscale Schuldvorderingen De pijler Niet-fiscale Invordering van de AAII is bevoegd voor de invordering van de niet-fiscale schuldvorderingen voor de federale overheid, de gemeenschappen, de gewesten en de instellingen van openbaar nut. Deze diensten krijgen dossiers voorgelegd die de gewone boekhouders, die over beperkte vervolgingsmiddelen beschikken, niet hebben kunnen voltooien. Deze schuldeisers moeten hun interventieverzoek bij de AAII indienen met behulp van de generieke intake "Invorderingsopdracht". Activiteiten in verband met de invordering van niet-fiscale en andere schuldvorderingen De activiteiten die hierna worden voorgesteld stemmen overeen met de huidige verwerking van de niet-fiscale schuldvorderingen. 1. Ontvangst/Registratie van niet-fiscale schuldvorderingen De afdelingen schuldeisers kunnen hun invorderingsverzoek indienen met behulp van het formulier 33 bis "Invorderingsopdracht". Dit bevat de volgende elementen: • aanduiding van de schuldeiser (naam of benaming, volledig adres) • aanwijzing van de schuldenaar (naam of benaming, geboorteplaats- en -datum, volledig adres) • bedrag van de schuldvordering (hoofdsom, interesten, kosten) • titel van de schuldvordering (hoofdsom, interesten, kosten) • aard van de schuldvordering • aard van de verbintenis • borg • overdracht (benaming, nr. postrekening, vermeldingen) • verjaring (wettelijke bepaling, termijn, aanvangstermijn, vervaldatum, reeds gestuite verjaring). Deze varieert tussen 6 maanden en 30 jaar naargelang van het geval • Diversen Dit formulier zal moeten dienen om de elektronische intake van de FANC's te ontwikkelen. Zo zal het mogelijk worden om, indien mogelijk, elektronische kopieën van de bewijsstukken toe te voegen. Er bestaan twee soorten titels: Pagina 65 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

66/139

•

titels gebaseerd op een rechterlijke beslissing

•

titels gebaseerd op een wettelijk voorziene administratieve beslissing Deze administratieve beslissing vermeldt formeel of de schuldeiser in beroep kan gaan tegen die beslissing dan wel of dit niet voorzien is.

Indien het dossier volledig en ontvankelijk is, wordt onmiddellijk een, individueel of collectief, bewijs van ontvangst naar het schuldeisende orgaan gestuurd samen met het referentienummer van het dossier. Dit bewijs van ontvangst ontslaat de boekhouder van zijn aansprakelijkheid in geval van niet-invordering. 2. Verzending van de betalingsuitnodiging Er wordt een betalingsbericht naar de schuldenaar gestuurd waarin hij aangemaand wordt om binnen twee weken te betalen (bij gewone post) Dit bericht omvat de rechtvaardiging van de schuld alsook de details van die schuld.

Belangrijke verwerkingen • • • • •

Het verzoek om invordering indienen samen met de eventuele bijlagen Het dossier valideren De ontvankelijkheid evalueren Een bewijs van ontvangst versturen Een betalingsuitnodiging versturen

C -Diverse taksen

Inleiding De Diverse Taksen vormen in het kader van FIRST "volledige ketens" Entiteit+Vaststelling+Inning+Invordering. Onder "DT" worden alle hieronder genoemde taksen opgenomen: • Taks op de beursverrichtingen (TOB / BBV) • Jaarlijkse belasting op de verzekeringsverrichtingen (TACA / JBVV) • Belasting op de winstdeelnemingen (TPB / BWD) • taks op het langetermijnsparen (TELT / BLTS) • Aanplakkingstaks (TA / AT) • Jaarlijkse taks op de instellingen voor collectieve belegging, op de kredietinstellingen en op de verzekeringsmaatschappijen (TOPC / JBCB, TEC, TEA, JTKI) Organisatorisch proces De verwerking voor alle DT is gelijkaardig. Alle informatie in dit document is van toepassing voor alle DT's, tenzij expliciet vermeld. De verwerkingsstroom is erg vergelijkbaar met de andere belastingsstromen op basis van aangiften zoals de Roerende voorheffing (RV). De verschillende DT's kunnen onderverdeeld worden in de volgende groepen: • TOB, De twee taksen gelden voor bepaalde transacties in financiële instrumenten (aandelen, obligaties, beveks ...) en worden aangegeven en betaald door dezelfde aangevers: professionele tussenpersonen (kredietinstellingen en beleggingsondernemingen). Er bestaan twee terugbetalingsmogelijkheden: Deze terugbetalingen geschieden ofwel via compensatie in een latere aangifte (administratieve tolerantie) ofwel op basis van een uitdrukkelijk verzoek waarbij de bewijsstukken gevoegd moeten worden (WDRT art. 136). • BWD, BLTS, JBVC De drie taksen gelden voor de verzekeringssector. Wat de BLTS betreft, komt hierbij nog het pensioensparen dat wordt opgebouwd bij een kredietinstelling of een beursvennootschap. De 3 taksen worden aangegeven en betaald door de in België gevestigde verzekeraar. Wat de JBVC betreft, is bij het ontbreken van een in België gevestigde verzekeraar ofwel de in België gevestigde makelaar ofwel de in het buitenland gevestigde makelaar de taks verschuldigd. In laatste instantie is de verzekeringnemer de taks verschuldigd. Wat de BLTS op het pensioensparen betreft, is de taks verschuldigd door de kredietinstelling of de beursvennootschap. Voor de JBVC moeten de aangifte en de betaling van december op voorhand gebeuren. Er moet een bedrag betaald worden gelijk aan het in november aangegeven bedrag. • AT Type aangever: • de persoon ten gunste van wie de aanplakking plaatsvindt (NP, RP, VEN) • de ondernemers van aanplakking • de fabrikanten van affiches (bv. de drukkers) op vrijwillige basis. Voor de aanplakkingstaks dient de betaling op voorhand te gebeuren voor specifieke affiches. De na betaling ontvangen code moet afgedrukt worden op de affiches (> = 1 m²) de professionals ontvangen een referentie die op al hun affiches gebruikt moet worden. Hun aangiften gebeuren niet per affiche maar wel periodiek. Zij vermelden de tijdens de vorige maand aangebrachte of gefabriceerde affiches. Aan het begin van de activiteit wordt een provisie betaald op basis van een raming van de toekomstige activiteit. Bij elke aangifte wordt de verschuldigde taks berekend en in mindering gebracht op de provisie en wordt een nieuwe provisie betaald. • JBCB De twee taksen worden één keer per jaar aangegeven en betaald (tussen 1 januari en 31 maart).

Belangrijke verwerkingen • • • • • •

Aanmaak van de fiscale entiteit Ontvangst van de aangifte + Validatie Verwerking van de fouten Berekening: de berekening dient slechts om het door het verschuldigde berekende bedrag te boeken en het bij te schrijven Inschrijving van de berekening Betalingsuitnodiging Pagina 66 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

67/139

Zie "Algemeenheden met betrekking tot de relaties tussen Vaststelling en Inning voor het Beheer van de betalingen" en "Algemeenheden betreffende de relaties tussen Vaststelling en Inning voor de Aanmaak van de Boekhoudkundige Documenten" voor de principes inzake bijschrijving en inzake het beheer van de betalingen vooraf. D – Personenbelasting (gewone en niet-inwoners) De personenbelasting is, met betrekking tot FIRST, een belasting van het type “keten inning en invordering”. De verwerking van de entiteiten, aangiften en berekeningen gebeurt volledig buiten de perimeter van FIRST. De inning en de invordering worden volledig behandeld door FIRST. Elke belastingplichtige krijgt in het voorjaar een uitnodiging tot het aangeven van zijn personenbelasting (PB). Gehuwden en wettelijk samenwonenden krijgen maar 1 uitnodiging voor beiden en worden samen belast. De aangifte kan gebeuren op papier en via Taks-on-Web. De papieren aangifte wordt ingescand en de gegevens overgemaakt aan TAXI “Integratie van Taxatiegegevens”. Daar komen ook de aangiften via Taks-on-Web. In TAXI gebeuren er een aantal logische controles en validaties volgens enkele Business rules. De gegevens van TAXI worden door PB toepassing gebruikt voor de berekening van de belasting en daarna wordt de belasting ingekohierd. FIRST zal een gestructureerd bestand ontvangen met alle gevestigde en uitvoerbaar verklaarde belastingen voor de Personenbelasting (gewone en niet-inwoners). Deze bestanden bevatten alles wat nodig is om de belastingen te kunnen laden en om de inning en invordering te kunnen realiseren. Belangrijke verwerkingen: FIRST zorgt voor de inkohiering van zowel de positieve als negatieve rechten. In TAXI wordt de status op “Ingekohierd” gezet. Op het einde van de 2e maand die volgt op de maand van versturen van het aanslagbiljet moet de belasting betaald zijn of de terugbetaling uitgevoerd zijn. Wanneer er nog andere openstaande schulden zijn bij een belastingplichtige die recht heeft op een terugbetaling van personenbelasting, kan de terugbetaling worden ingehouden en worden aangewend op de openstaande schuld. De betalingen worden voornamelijk automatisch verwerkt in FIRST via de gestructureerde mededeling. Maar er blijft een groot deel van de betalingen die manueel toegewezen moeten worden. Dit moet ook in FIRST gebeuren. Bij niet betaling binnen de vooropgestelde termijn, wordt et onmiddellijk overgegaan tot invordering. Dit houdt in het opsturen van herinnering, aangetekende aanmaning en opstarten van invorderingsacties via deurwaarder, beslag en dergelijke. Deze acties worden gedocumenteerd in FIRST. Ook het opmaken van schuldvorderingen in geval van failliet, overlijden, etc vallen onder invordering. In geval van gehuwden die nog niet echtgescheiden zijn maar wel reeds apart wonen, moeten er speciale procedures gevolgd worden (art 393bis WIB92). De kosten die gepaard gaan met deze invorderingsacties worden ook in FIRST ingegeven. Bij laattijdige betaling worden er interesten aangerekend, door FIRST. Ten einde het verjaren van de schulden tegen te gaan, maakt FIRST ook verjaringslijsten op, die de gebruikers toelaten verjaringstuitende acties te nemen.

4.4.2 SCHIJF 2 "Verbetering Accounting + Interface GL met Fedcom"

4.4.2.1 Originele functionele architectuur Een kort overzicht van het originele design van de functionele architectuur van FIRST: De Boekhouding Passiva en Activa

Het functioneel blok Boekhouding Passiva en Activa zorgt voor het "boekhoudkundige" beheer van de Passiva en de Activa die gegenereerd worden door de Vaststelling, de Niet-Fiscale Invordering en de Eigenlijke Invordering. Pagina 67 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

68/139

Dit systeem ondersteunt de processen • P7 – Inning - Ontvangsten • P8 – Inning – Uitgaven • P9 – Afsluitingen Het werkt zeer nauw samen met het Invorderingssysteem dat de processen ondersteunt • P30 – Bewarende maatregelen • P31 – Invordering De functionele packages Functioneel package Centralisatie en meters

Bepaling van rekening Boekhoudkundige dossiers Beheer van de Betalingen

Boekhoudinterface

Inning

Reporting

Rekeningsituatie (Server)

Beschrijving Produceert de boekhoudkundige centralisatiedocumenten en dus de overeenkomstige boekingen voor de Algemene Boekhouding (of meer algemeen, voor de Algemene, Budgettaire en Analytische boekhouding). Laat ook toe om de vereffeningsdocumenten ten gunste van de verschillende rechthebbenden te produceren. De meters vormen momenteel de enige bestaande centralisatiemodus. Om boekhoudkundige redenen moet die modus ook ondersteund worden. Bepaalt de betreffende Boekhoudkundige rekeningen voor Gegevenstransacties en -subtransacties Dit package zorgt voor het beheer van het Boekhouddossier voor de Fiscale Entiteiten, de Niet-Fiscale Entiteiten en de Andere Entiteiten Het systeem voor het Beheer van de Betalingen zorgt voor het beheer van de betalingen in een geünificeerde modus. Het biedt, ten opzichte van alle andere componenten een geünificeerd beeld, ongeacht het gebruikte financiële kanaal (overschrijving, cheque, contanten) en afhankelijk van de behoeften, elektronische betaling (debetkaart, creditcard ...). De boekhoudkundige interface aanvaardt de "Berekeningsdocumenten" (equivalent van "factuur") die afkomstig zijn van de Vaststelling van de Niet-fiscale invordering en gaat over tot de bijschrijving in het "Boekhouddossier". Het package inning zorgt voor alle niet-automatische functionaliteiten van de inning van de ontvangsten en de betaling van de uitgaven: het steunt uiteraard op het kader dat wordt verstrekt door het Beheer van de Boekhoudkundige Dossiers en door het Systeem voor het Beheer van de Betalingen. Zorgt voor de productie van de controlestaten: • op het niveau van de dossiers • op het niveau van de centralisatie en van de meters • op het niveau van de betalingen Verstrekt een reeks diensten voor rekeningraadpleging voor de Fiscale en Niet-fiscale Vaststelling en voor de Niet-fiscale invordering.

4.4.2.2 Een meer praktische business analyse Elke schuld of terugbetaling die in FIRST geregistreerd of binnengenomen wordt geeft aanleiding tot de creatie van rechten POSITIEVE RECHTEN Positieve vastgestelde rechten: Elk recht dat via de toepassing FIRST moet geïnd en/of ingevorderd worden, zal door het systeem worden ingeschreven in het boekhouddossier. Daartoe wordt een boekhouddocument “Debet” gecreëerd op grond van de door « Vestiging » meegedeelde gegevens. De basisgegevens van het ingeschreven recht kunnen afkomstig zijn hetzij van een toepassing extern aan FIRST (bijv. Berekening PB) hetzij van de berekening van rechten op basis van de registratie van gegevens binnen de toepassing van FIRST zelf. Bij de inschrijving van het recht in het boekhouddossier zal het systeem gelijktijdig een gestructureerde mededeling (GM) en een “te ontvangen betaling” creëren teneinde de aanrekening van betalingen of toekomstige betalingen toe te laten. Voorbeelden van dergelijke rechten binnen FIRST: roerende voorheffing, penale boeten; Particulariteit voor roerende voorheffing: na verloop van tijd als de schuld onbetaald blijft, wordt deze ingekohierd. Hiervoor wordt een tweede “te ontvangen betaling” met dezelfde “gestructureerde mededeling” gecreëerd die gelinkt is aan de eerste en het nieuwe bevoegde kantoor identificeert. Bij betaling met gestructureerde mededeling op de rekening van het oude bevoegde kantoor na inkohiering wordt de betaling automatisch “getransfereerd” naar het nieuwe bevoegde kantoor. Contante rechten Bij contante rechten moet, voorafgaand aan de betaling, geen enkele recht worden ingeschreven en bestaat geen enkele invorderingstitel. Bij het boeken van de uitgevoerde betaling inzake deze, vereist het principe van de dubbele boekhouding echter de creatie van een schuld waarvan het bedrag overeenstemt met de ontvangen betaling. Dit is bijvoorbeeld het geval met de voorafbetalingen waar als volgt te werk gegaan wordt voor elke nieuwe klant VA wordt een entiteit VA aangemaakt - bij betaling wordt een te ontvangen betaling en een gestructureerde mededeling gecreëerd waaraan de betaling geaffecteerd wordt NEGATIEVE VASTGESTELDE RECHTEN Inschrijving van een negatief vastgesteld recht in het boekhouddossier a. “Ontheffingskrediet” (“Crédit dégrèvement”): deze benaming is van toepassing op een krediet ontstaan in het kader van een geschil betreffende een bepaalde schuld (bv.: beslissing genomen in het kader van een bezwaar tegen een schuld RV, ontheffing RV die voortvloeit uit een gecorrigeerde aangifte, nieuw vonnis dat een geheel of gedeeltelijk voorafgaand vonnis betreffende PenB of AV nietig verklaard, enz. Pagina 68 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

69/139

b. “Teruggavenkrediet” (“Credit Remboursement”): deze benaming is van toepassing op een krediet dat niet kan gelinkt worden aan een bepaalde schuld (bv. teruggave toegekend betreffende PB op basis van de aangifte, BTW krediet aangegeven door de belastingplichtige, enz.) c. “Annuleringskrediet” (Crédit “annulation”): deze benaming is van toepassing op een krediet met als doel een bestaande schuld in het boekhoudplan te annuleren. (bv. beslissing tot aanneming in onwaarde in geval van onvermogen, enz.); dit soort krediet, dat altijd is gelinkt met een schuld wordt altijd ingeschreven ten belope van het saldo van de schuld aan welke ze is gelinkt en geeft dus nooit aanleiding tot een terugbetaling Vanaf de inschrijving van een “Ontheffings-”, “Teruggave-” of “Annuleringskrediet” zal het systeem op zoek gaan naar schulden waarop kan aangewend worden. Indien het gaat om een aanwending van een “Ontheffingskrediet” of een “Annuleringskrediet” zal het systeem eerst de gelinkte schulden zoeken OPZOEKEN VAN DE BESTEMMING EN TOEREKENING VAN DE BETALINGEN Het systeem zal de financiële gegevens verwerken, van zodra, via Isagate, de gegevens verstrekt door de financiële instelling worden ontvangen. Daardoor zou de verwerking moeten mogelijk zijn vóór de werkdag van de gebruikers aanvangt. Op basis van deze gegevens zal het systeem voor elke creditbeweging een “Ontvangen betaling” aanmaken (voor elke debetbeweging zal ook een “uitgevoerde uitgaande betaling” worden aangemaakt). De bedoeling is om deze te kunnen linken aan een “te ontvangen betaling”. Een aantal regels bepalen nu hoe het systeem “de ontvangen betaling” gaat boeken. De meest voorkomende situaties zijn de volgende: a) als in de mededeling van de betaling een gestructureerde mededeling vindt die overeenkomt met die uit een openstaande “te ontvangen betaling” (met dezelfde rekening begunstigde) zal de betaling geboekt worden in het boekhouddossier (aanmaak boekhouddocument betaling) van de debiteur en zal onmiddellijk worden overgegaan tot affectatie aan de schuld; indien de schuld in kwestie voorheen al betaald was, kan niet meer geaffecteerd worden en komt de betaling in het zogenaamde “wachtregister klant” terecht b) b) als in de mededeling een NN of een ON voorkomt, zal het systeem de betaling ook boeken in het boekhouddossier (aanmaak boekhouddocument betaling) van de klant die met dit nummer overeenkomt. Dit betekent dat de betaling in het “wachtregister klant” terecht komt. Voor roerende voorheffing geldt nog een specifieke regel als het bedrag dergelijke betaling overeenkomt met de hoofdsom van de enige openstaande schuld wordt ook overgegaan tot affectatie aan deze schuld; c) bij gebrek aan duidelijke mededeling kan de betaling niet in een boekhouddossier geboekt worden en komt hij terecht in het “algemeen wachtregister” Een betaling op rekening van de voorafbetalingen wordt na creatie van de te ontvangen betaling (en eventueel de entiteit) onmiddellijk in het boekhouddossier geboekt en geaffecteerd. In gevallen b en c zullen de betalingen hun bestemming moeten vinden via een latere behandeling van het wachtregister door de gebruikers op het kantoor. Die zal de nodige opzoekingen doen en de betaling ofwel: - kunnen aanwenden op een openstaande schuld: het wachtregister zal tijdens de verwerking automatisch de openstaande schulden presenteren (bij het algemeen wachtregister moet hiervoor eerst de (groep) schuldenaar(s) opgezocht worden en hun uniek dossier geselecteerd worden) - bij gebrek aan schulden kan ook tot terugbetaling overgegaan worden aan de opdrachtgever van de betaling - bij kleine saldi of indien na verloop van tijd nog altijd geen bestemming kon bekomen worden kan in bijzondere ontvangsten geboekt worden - bij schulden op een ander kantoor kan de betaling daarheen getransfereerd worden Opmerking: er is slechts sprake van een “boekhouddocument” wanneer er een boekhoudkundige beweging is in een boekhouddossier en dat wanneer een aan het AWR overgelaten betaling reeds globaal met alle “ontvangen betalingen” samen bij aanvang van de verwerking” van het CODA-bestand als “Verrichting” (= boekhoudkundige beweging zonder betrokken boekhouddocument) werd geboekt. AFSLUITINGEN EN RAPPORTERINGEN Elke registratie van rechten, elke ontvangst en elke boeking van betalingen geeft in FIRST, naast hetgeen hierboven is uitgelegd, ook aanleiding tot boekhoudkundige bewegingen op zogenaamde GL rekeningen. Op basis van de samentelling van gelijksoortige boekhoudkundige bewegingen (zelfde GL rekening, debet of krediet, zelfde bewegingstype) kan in FIRST rapporten of afsluitingen gegenereerd worden (bv. Rapport financiële bewegingen). De bovengenoemde totalen van bewegingen zullen ook de interface met FEDCOM voeden (zie verder).

4.4 .2.3 Te realiseren producten 4.4.2.3.1 Overzicht van de Use cases In de tabel hierboven vindt men een overzicht van de usecases uit de bestaande analyses van FIRST met hun huidige status en bepaling van wat nog Te realiseren blijft in het kader van huidig lastenkohier.

Pagina 69 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

Rubriek

Nr usecase

70/139

Titel

Statuut (kort)

Archivering

08-96

Archivering

te analyseren en te ontwikkelen

Betwiste en gesplitste schulden

07-38-14

Een debet wijzigen

te ontwikkelen

Betwiste en gesplitste schulden

07-38-34-01

Splitsen van een PO

te analyseren en te ontwikkelen

Betwiste en gesplitste schulden

07-38-35-01

De gesplitste schulden en de koppelingen schuldenaars beheren

te ontwikkelen

Afsluitingen

09-01

Periodieke afsluitingen

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-00-01

Een boekhouddocument inschrijven

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-01-01

Een boekhouddocument creëren

in productie

Boeking

07-38-05-01

Een credit aan een debet toekennen

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-06-01

Een credit inschrijven

in productie

Boeking

07-38-07-01

Een debet inschrijven

in productie

Boeking

07-38-08-01

Du-balans weergeven

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-13-01

Debets en credits selecteren

in productie

Boeking

07-38-15-01

Een 07-38-15-01 case. Een credit als uitzonderlijke ontvangst boeken

in productie

Boeking

07-38-19-01

Een link annuleren

in productie

Boeking

07-38-21-01

Een debet zoeken

in productie (te verbeteren)

Boeking

07-38-22-01

Een credit zoeken

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-25-01

Een gestructureerde mededeling creëren

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-26-01

Een debet vereffenen

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-27-01

Een credit toerekenen

in productie (aan te vullen)

Boeking

07-38-28-01

De toerekeningen wijzigen

in productie (te verbeteren)

Boeking

07-38-30-01

Afdrukken van de brief in verband met de balans

te ontwikkelen

Boeking

07-38-32-01

Een betaling creëren

in productie

Boeking

07-38-33-01

Een transactie creëren

in productie

Correcties

07-06-01

Een toerekening annuleren

in productie (aan te vullen)

Correcties

07-06-03

De waardedatum van een krediet wijzigen

in productie (aan te vullen)

Correcties

07-06-06

Kosten corrigeren

in productie

Correcties

07-06-07

Terughalen van kredieten uit RE

in productie (aan te vullen)

Beheer vervaldatums

06-03

Een uitvoerbare titel beheren

in productie (aan te vullen)

Beheer vervaldatums

06-03-01

Een uitvoerbare titel valideren

in productie (aan te vullen)

Beheer vervaldatums

07-06-02

De berekening van de verwijlinteresten schorsen

te ontwikkelen

Beheer vervaldatums

07-21

De vervaldatums controleren

in productie (aan te vullen)

Beheer vervaldatums

07-30

De schuld berekenen (verwijlinteresten)

in productie (aan te vullen)

Beheer vervaldatums

07-30-01

De schuld DB berekenen

in productie (aan te vullen)

Beheer vervaldatums

07-30-05

De schuld AS berekenen

te ontwikkelen

Beheer vervaldatums

07-30-06

De schuld DT berekenen

te ontwikkelen

Beheer vervaldatums

07-38-24

Een uitvoerbare titel toevoegen

in productie (aan te vullen)

Financiële instelling

07-16

De door de financiële instelling verstrekte gegevens verwerken

in productie

Financiële instelling

07-33

De gegevens van de financiële instelling raadplegen

in productie

Parameters

07-38-90-01

Beheer van de parameters

in productie (aan te vullen)

Ontvangst betaling

07-18-01

De bestemming van een betaling opzoeken

in productie

Ontvangst betaling

07-18-02

Wachtregisters verwerken

in productie (aan te vullen)

Ontvangst betaling

07-18-03

Opvolging wachtregisters

te ontwikkelen

Ontvangst betaling

07-18-04

Toewijzen van kredieten voor behandeling

te ontwikkelen

Terugbetaling

08-03-01

Berekening van het definitieve bedrag MI

te analyseren en te ontwikkelen

Terugbetaling

08-08

Een voorstel voor een terugbetaling beoordelen

in productie (aan te vullen)

Terugbetaling

08-10

De overschrijvingen uitvoeren

in productie (aan te vullen)

Terugbetaling

08-17

Terug te betalen bedragen verwerken

in productie (aan te vullen)

Terugbetaling

08-19

Vereffening van de kosten aan de rechthebbenden

in productie

Terugbetaling

08-20

Opvolging debitering bankrekening

in productie (aan te vullen)

Terugbetaling

30-06

Beslag-overdracht raadplegen

te ontwikkelen

VA

2/06/2010

VA-informatie bij het unieke dossier voegen

in productie

VA

02-17-17

De lijst van de entiteiten voor de stortingen opstellen

in productie

VA

07-01-01

Verzoek om terugbetaling of om overdracht VA

in productie

VA

07-02-01

Verwerking van een verzoek om terugbetaling of om overdracht VA

in productie

VA

07-07

Automatische verzending van de rekeninguittreksels

in productie

VA

07-11

Automatische verzending van een uitnodiging om VA's te betalen

in productie

VA

07-87

Verwerking van een wijziging in balansdatum

in productie

VA

07-88

Beheren verzending VA

in productie

VA

07-89

Beheer dossier VA

in productie

VA

07-90

Verwerking van de niet-gebruikte VA's door Taxatie

in productie

VA

07-90-01

Verwerking van de niet-gebruikte VA's door de dienst VA

in productie

VA

07-90-02

Controle van de gebruikte VA's

in productie

Pagina 70 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

71/139

Een verduidelijking bij de kolom statuut: - Te analyseren en ontwikkelen: er bestaat zelfs nog geen analyse voor FIRST - Te ontwikkelen: er is een bestaande analyse die eventueel te actualiseren is - In productie: momenteel in productie (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk) - In productie (aan te vullen): is gedeeltelijk ontwikkeld, sommige functionaliteiten uit usecase ontbreken nog (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk) - In productie (te verbeteren): is ontwikkeld maar bepaalde functionaliteiten werken niet correct (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk) - In productie (huidig contract): zal in productie zijn na huidig contract (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk) - In productie (intern): wordt momenteel intern ontwikkeld (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk) -

4.4.2.3.2Te realiseren producten per usecase Opmerking vooraf: Hieronder worden geen usecases hernomen die in bovenstaande tabel een van volgende statuten heeft: in productie. Waar nodig zullen deze usecases moeten geactualiseerd worden door de impact die de te ontwikkelen “general intake” en de “generieke invorderingsmotor” erop kunnen hebben

Archivering •

UC 08-96 Archivering: Te analyseren en te ontwikkelen

Archivering van de debetten en kredieten in de database is momenteel niet voorzien en zal gezien het volume van nieuwe schulden noodzakelijk worden.

Betwiste en gesplitste schulden •

UC 07-38-14 Een debet wijzigen: Te ontwikkelen

Gegevens van bestaande schuld wijzigen en zonodig aanwendingen aanpassen (bv. Qua NI) ten gevolge van een betwisting taxatie. Analyse is reeds bijgewerkt voor schulden directe belastingen. • UC 07-38-34-01 Splitsen van een ‘Open post: Te analyseren en te ontwikkelen Wijzigen van het statuut van (een deel van) een schuld (bv. Bij gedeeltelijke kwijtschelding gecontesteerde schuld). Vloeit voort uit vorige UC. • UC 07-38-35-01 De gesplitste schulden en de koppelingen schuldenaars beheren: Te ontwikkelen Splitsen van schulden over meerdere schuldenaren (bv. Erfenis, scheiding van goederen …).

Afsluiting •

UC 09-01 Periodieke afsluitingen: Andere afsluitingen en rapporten nog te ontwikkelen

Periodieke afsluitingen van ontvangsten en uitgaven en opmaak van boekhoudkundige rapporten. Momenteel enkel een rapport voor de financiële verrichtingen (wordt verbeterd in huidig contract). Pagina 71 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

72/139

Boeking •

UC 07-38-00-01 Een boekhouddocument inschrijven: Aan te vullen en verder te ontwikkelen

Boekhouddocumenten worden ingeschreven bij ontvangen en uitgaande betalingen, bij inschrijving en ontheffing van rechten, bij terugbetalingen en bij annulaties. Is gedeeltelijk in productie en de analyse is bijgewerkt voor ICPC en zal verder moeten aangepast worden in het licht van de ‘general intake’. • UC 07-38-05-01 Een credit aan een debet toekennen: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (o.m. voor wat betreft voor schulden van een uniek dossier met meerdere personen) Aanwending van kredieten op debieten bv. Bij betaling, maar ook bij compensatie binnen één boekhouddocument, detaillering van de werking van de open posten, de affectaties, de bewegingen op de GL-rekeningen; verder ook rekening houdend met eventuele transfer bewegingen tussen verschillende boekhouddossiers. Analyse is bijgewerkt voor ICPC •

UC 07-38-08-01 DU-balans weergeven: Aan te vullen en verder te ontwikkelen: o.m. de nieuwe tabbladen en wegnemen van de beperking per pijler en sector binnen de AAII

Raadplegen van (details van) alle schulden en tegoeden (ongeboekte betalingen, lopende terugbetalingen), voorafbetalingen van alle boekhouddossiers gelinkt aan een persoon: - van zijn eigen dossier - van dossiers van een groep van personen waartoe de geconsulteerde persoon behoort De analyse werd bijgewerkt voor ICPC en voorziet in bijkomende tabbladen voor correspondentie, betwistingen en historiek dien nog niet ontwikkeld zijn • UC 07-38-21-01 Een debet zoeken: Te verbeteren: wegneming van de beperkingen per pijler en sector binnen de AAII Opzoeken van een debet = schuld (zie functie debet - krediet zoeken) • UC 07-38-22-01 Een credit zoeken: Verder te ontwikkelen: de ontbrekende kredieten + wegneming van de beperkingen per pijler en sector binnen de AAII Opzoeken van een krediet (zie functie debet - krediet zoeken): 4 mogelijkheden (betaling, voorafbetaling, terugbetaling, ontheffing). Is enkel in productie voor wat betalingen betreft UC 07-38-25-01 Een gestructureerde mededeling creëren: Verdere ontwikkeling (reservatie van GM voor ICPC-schulden, enz.) Genereren en toekennen van een gestructureerde mededeling (voor het creëren van een te ontvangen). Analyse uitgebreid voor ICPC. • UC 07-38-26-01 Een debet vereffenen: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (specifieke regels per soort schulden) Bij de inschrijving van een schuld (debet) automatisch beschikbare kredieten erop aanwenden (bv. Bij betalingen die toekomen voor de aangifte of bij inkohiering automatische aanwending van betalingen die gereserveerd werden in afwachting van de inkohiering). • UC 07-38-27-01 Een credit toerekenen: Verder te ontwikkelen en te herzien Zeer uitgebreide usecase voor het automatisch aanwenden van een krediet op een schuld (en zijn gelinkte schulden zoals supplementen, VK en NI), met de zogenaamde 'moulinette'regels. Gebruikt bij het boeken van de coda's en bij de voorstellen bij aanwending vanuit het wachtregister. Na uitvoering van deze UC is een schuld geboekt op de schuld ofwel in het WR klant of in het AWR. Pagina 72 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

73/139

Analyse reeds bijgewerkt voor ICPC. Is slechts gedeeltelijk in productie en er moet nagezien worden of het opportuun is om alle voorziene regels te ontwikkelen, vooral nu zal uitgebreid worden naar diverse andere schulden. • UC 07-38-28-01 De toerekeningen wijzigen: Verder te ontwikkelen en te herzien Deze usecase wordt opgeroepen als een aanwending op een schuld moet gewijzigd worden (bv. bij een ontboeking, bij wijzigen waardedatum met intrestherberekening tot gevolg, bij boeking van een ontheffing, bij boeking van een betaling voorafgaand aan reeds op de schuld geboekte betalingen) en wordt in sommige gevallen automatisch uitgevoerd. Analyse werd bijgewerkt voor ICPC. Gezien het in productie brengen van deze UC nooit volledig lukte, is volledige herziening noodzakelijk. • UC 07-38-30-01 Afdrukken van de brief in verband met de balans: Te ontwikkelen Afdrukken van bepaalde brieven vanuit de 'balans' schermen, zoals bijvoorbeeld opgaven van schulden, situatie van een welbepaalde schuld, detail van aanwendingen betalingen, ..

Correcties • UC 07-06-01 Een toerekening annuleren: Verder te ontwikkelen Annuleren van een aanwending van een betaling, een terugbetaling of een terug te geven voorafbetaling. Bij betaling ook mogelijkheid tot transfer naar het AWR. • UC 07-06-03 De waardedatum van een krediet wijzigen: Aan te vullen en verder te ontwikkelen Wijzigen van de waardedatum van een betaling (bv. Betaling van gerechtsdeurwaarder voor verschillende dossiers met verschillende data, betaling afkomstig van inhouding teruggave) plus eventuele herziening van intresten, vervolgingskosten, verjaringsdata en andere betalingen op de schuld die hierdoor geïmpacteerd worden. Gedeeltelijk in productie. • UC 07-06-07 Terughalen van kredieten uit ‘Bijzondere ontvangsten’: Verder te ontwikkelen (zie hierboven) Ontboeken van betalingen die in bijzondere ontvangsten geboekt zijn. Nog niet ontwikkeld voor boekingen in bijzondere ontvangsten vanuit het algemeen wachtregister.

Beheer Vervaldatums •

UC 06-03 Een uitvoerbare titel beheren: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe soorten schulden, ICPC en andere)

Het creëren van een uitvoerbare titel onder de vorm van een kohier voor aan de bron geïnde belastingen die onbetaald zijn gebleven. Momenteel alleen gedeeltelijk in PROD voor RV. Analyse bijgewerkt voor ICPC • UC 06-03-01 Een uitvoerbare titel valideren: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe soorten schulden, ICPC en andere) Afdrukken van de kohieren en aangeven aan het systeem dat ze uitvoerbaar verklaard zijn + blokkering betaling tijdens procedure van inkohiering. Momenteel alleen gedeeltelijk in PROD voor RV. Analyse bijgewerkt voor ICPC • UC 07-06-02 De berekening van de verwijlinteresten schorsen: Te ontwikkelen Schorsen van de berekening van intresten voor bepaalde periodes (bv. Faillissement, CSR, bezwaar). • UC 07-21 De vervaldatums controleren: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe soorten schulden, ICPC en andere) Pagina 73 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

74/139

Deze workflow bevat o.m. het controleren van de vervaldagen, opmaak van rappels, inkohiering en overmaken aan 'invordering’. Wordt ontwikkeld in huidig contract. Analyse bijgewerkt voor ICPC. • UC 07-30 De schuld berekenen (verwijlinteresten): Aan te vullen en verder te ontwikkelen Algemene usecase voor de berekening van intresten op een schuld. • UC 07-30-01 De schuld Directe Belastingen berekenen (verwijlinteresten): Aan te vullen en verder te ontwikkelen (ICPC, schorsing, specifieke gevallen ..) Usecase voor de berekening van nalatigheidsintresten directe belastingen. Momenteel enkel voor RV. Analyse is bijgewerkt voor ICPC • UC 07-30-05 De schuld andere niet-fiscale schuldvorderingen berekenen (verwijlinteresten): Te ontwikkelen Usecase voor de berekening van nalatigheidsintresten op de andere niet-fiscale schuldvorderingen. • UC 07-30-06 De schuld Diverse Taksen berekenen (verwijlinteresten): Te ontwikkelen Usecase voor de berekening van nalatigheidsintresten op diverse taksen. • UC 07-38-24 Een uitvoerbare titel toevoegen: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe soorten schulden, ICPC en andere) vastleggen van de eigenlijke ondertekening, validatie en ondertekening van het kohier, overdracht van de rechten en boeking van de geblokkeerde betaling. Analyse bijgewerkt voor ICPC.

Parameters •

UC 07-38-90-01 Beheer van de parameters: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (o.m. voor GL-rekeningen en geldigheidsduur ervan)

Wijzigen, toevoegen of verwijderen van parameters ( bv. tarieven en codes RV). Een beperkt aantal parameters worden toegevoegd in huidig contract

Ontvangst betaling •

UC 07-18-01 De bestemming van een betaling opzoeken: (Eventueel) verder te ontwikkelen (voor wat rekeningnummer betreft)

Opzoeken van de bestemming van de betaling op basis van GM, vrije mededeling met daarin GM of NN of NE, op basis van rekeningnummer. Niet ontwikkeld voor wat betreft rekeningnummer. • UC 07-18-02 Wachtregisters verwerken: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (zie hierboven) Behandeling van de betalingen die niet onmiddellijk in ontvangst konden geboekt worden. Wachtregister klant: betaling kon wel al toegewezen aan uniek dossier; algemeen wachtregister: betaling kon nog niet toegewezen worden aan een uniek dossier. Aantal functionaliteiten ontbreken nog zoals: transfer voor schulden andere kantoren, splitsing van betaling voor aanwending op verschillende unieke dossiers, terugbetaling via assignatie, … • UC 07-18-03 Opvolging wachtregisters: Te analyseren en te ontwikkelen

Pagina 74 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

75/139

(automatische) Opvolging van het wachtregister om te vermijden dat bepaalde kredieten te lang in het wachtregister blijven hangen. • UC 07-18-04 Toewijzen van kredieten voor behandeling: Te ontwikkelen Toewijzen van kredieten aan bepaalde gebruikers voor behandeling om dubbele behandeling te vermijden: bedoeld voor de behandeling van het wachtregister in grote kantoren (momenteel is gelijktijdige behandeling door verschillende gebruikers niet geblokkeerd wat tot problemen kan leiden.

Terugbetaling •

UC 08-03-01 Berekening van het definitieve bedrag Moratoire Interesten: Te ontwikkelen

Nieuwe usecase voor de berekening van de moratoire interesten op terug te geven bedragen. • UC 08-08 Een voorstel voor een terugbetaling beoordelen: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (zie hierboven) Specifieke usecase voor het valideren van bepaalde concepten zoals terugbetalingen uit wachtregister, moratoire interesten, voorstellen i.v.m. voorafbetalingen: is momenteel enkel in productie voor terugbetalingen vanuit het wachtregister. • UC 08-10 De overschrijvingen uitvoeren: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (o.m. voor wat betreft echte teruggaven zoals personenbelasting, voorafgaande consultatie beslagen en overdrachten, enz. …) Uitvoeren van de terugbetalingen (zoals terugbetaling personenbelasting of te veel betaald bedrag vanuit wachtregister), overschrijving schatkist, terug te betalen voorafbetalingen ... Analyse werd bijgewerkt voor terugbetalingen ICPC (bv. Personenbelasting) • UC 08-17 Terug te betalen bedragen verwerken: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (o.m. voor wat betreft echte teruggaven zoals personenbelasting) Behandelen van terugbetalingen (zoals terugbetaling personenbelasting of te veel betaald bedrag vanuit wachtregister), overschrijving schatkist, terug te betalen voorafbetalingen … Analyse werd bijgewerkt voor terugbetalingen ICPC (bv. Personenbelasting) • UC 08-20 Opvolging debitering bankrekening: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (o.m. voor wat betreft echte teruggaven zoals personenbelasting) Controleren van de debetten van de rekening of ze wel kunnen gelinkt worden aan een uit te voeren betaling. • UC 30-06 Beslag-overdracht raadplegen: Te ontwikkelen Nakijken of er een beslag of overdracht is vooraleer men iets terugbetaalt en indien ja de terugbetaling annuleren en to do genereren. Analyse bijgewerkt voor ICPC.

4.4.2.4 Interface Fedcom GL FEDCOM is een ERP die ontwikkeld werd om de boekhoudkundig en de financiële controle van de federale staat te beheren.

Doelstelling van de interface: In het kader van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de boekhouding van de federale staat heeft FEDCOM onder andere de gedeeltelijk dubbele Pagina 75 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

76/139

boekhouding en de registratie van de uitgaven en ontvangen op basis van vastgestelde rechten ingevoerd, d.w.z. op basis van transacties en niet meer op kasbasis. Daarom moet er een interface ontwikkeld worden tussen FIRST en FEDCOM op basis van uitwisselingen van xml-bestanden voor het laden van: 1. de fiscale en niet-fiscale vastgestelde rechten 2. de fiscale en niet-fiscale ontvangsten 3. de terugbetalingen of terugstortingen aan de rechthebbenden. Aangezien het om ‘grote’ hoeveelheden individuele verrichtingen gaat, zullen deze details niet integraal overgenomen worden in FEDCOM. Maar zal op periodieke basis (dagelijkse of maandelijkse frequentie) een globale boeking gebeuren. De eventuele terugbetalingen naar klanten zullen rechtstreeks vanuit FIRST gebeuren (in FEDCOM worden geen klantendetails bijgehouden). Periodiek worden op globaal niveau deze boekingen in FEDCOM geboekt.

Bank

RAG

RAC

Recht

Dagelijkse afsluiting

Maandelijkse afsluiting

FEDCOM Boekhoudkundige flux van First naar Fedcom

Pagina 76 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

77/139

4.4 .3 SCHIJF 3: "Generieke invorderingsmodule"

4.4 3.1 Het invorderingsproces a. Algemene beschrijving van het P031 - Invordering Dit proces omvat de uitvoering van een reeks processen met als doel snel en doeltreffend de aan de federale overheid, aan andere overheden en aan bepaalde andere rechthebbenden verschuldigde belastingen, rechten, taksen, douaneschulden boeten en toebehoren, enz. te verkrijgen. Bovendien beoogt het de burgers aan te zetten tot de naleving van hun verplichtingen en is het erop gericht gerechtelijke acties in te stellen tegen verschuldigden of derde-wanbetalers en de administratie te verdedigen bij gerechtelijke betwistingen tegen invorderingsacties. Bij het proces P31 worden een reeks acties uitgevoerd om de betaling van een schuld te verkrijgen, terwijl de grotendeels geautomatiseerde procedures van de inning hun beperkingen hadden. Bijvoorbeeld: er werden rechten vastgesteld en er werden geen betalingen gedaan met betrekking tot die rechten; er werden herinneringsbrieven en aanmaningen gestuurd, zonder resultaat, - ofwel wilde de klant niet betalen, ofwel was hij niet in staat om te betalen. Het proces P31 moet dus steunen op een gestructureerde maar grotendeels discretionaire benadering: de beheerder van het invorderingsdossier beoordeelt de situatie - met name door de solvabiliteitsfiche te raadplegen en kiest de invorderingsactie die hem het meest geschikt lijkt. Deze actie moet bij de schuldenaar tot een reactie leiden. Afhankelijk van die reactie - of van het ontbreken ervan binnen vastgestelde termijnen - kan beslist worden om tot een nieuwe actie over te gaan. Deze cyclus van 'actie - reactie' wordt zo vaak als nodig herhaald om de gedeeltelijke of volledige invordering te verkrijgen, of, in tegendeel, om akte te nemen van het feit dat de acties stopgezet moeten worden en om te vragen ontheven te worden van de invordering van de schuld (vordering tot schorsing van invordering).

Pagina 77 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

78/139

b. Schema P031_Invordering

c. Mapping van activiteiten van P031 en UC 31: 1. P031.AB01 Kiezen en analyseren van een schulddossier • UC 31-03 Automatisch verdelen van dossiers • UC 31-44 Aanwijzing van ambtenaar belast met verwerking van ontvangen info • UC 31-61 Manueel aanwijzen van ambtenaar belast met het verwerken van ontvangen info • UC 31-52 Selecteren van dossiers • UC 31-63 Consulteren van solvabiliteitsfiche • UC 31-64 Foto nemen van solvabiliteitsfiche • UC 31-89 Dossiers opzoeken • UC 31-91 Vragen om inlichtingen inzake solvabiliteit (verzoek politieonderzoek (penale boete)) • UC 31-97 Opstellen permanent invorderingsdossier 2. P031.AB02 Creëren van een uitvoerbare titel • UC 31-94 Controle van aanvragen voor dwangbevel a) P031.AB03 Versturen aanmaning/kennisgeving

Pagina 78 van 139

van

een

(aangetekende)

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

• • • •

79/139

UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch verwerken van onkostennota’s) UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten (manuele verwerking van kostennota’s) UC 31-30 Manueel creëren van aangetekende aanmaningen UC 31-42 Automatisch creëren van de aanbevolen aanmaningen

b) P031.AB05 Toewijzen dossier aan gerechtsdeurwaarder • UC 31-93 Voorbereiden visum dwangbevel • UC 31-23 Vervolging toewijzing aan een gerechtsdeurwaarder • UC 31-33 Verzoek om toestemming van onroerend beslag • UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch verwerken van onkostennota’s) • UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten (manuele verwerking van kostennota’s) 3. P031.AB04 Behandelen verzoek om afbetalingsplan • UC 31-04 Toekennen van betalingsfaciliteiten 4. P031.AB06 Vereenvoudigde invordering bij een derde/notaris • UC 31-24 Notificaties aan notarissen • UC 31-53 Notificeren openbare verkoop • UC 31-37-01 Vereenvoudigd derdenbeslag • UC 31-37-02 Een kennisgeving van overdracht van bedragen versturen • UC 31-79 Een voorstel voor een vrijwillige overdracht versturen • UC 07-38-31 Vernieuwing van een bericht van beslag • UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch verwerken van onkostennota’s) • UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten (manuele verwerking van kostennota’s) 5. P031.AB07 Behandelen van offensieve gerechtsdossiers, HI, verzet tegen deling, … • UC 31-10 Verstrekken van juridisch advies • UC 31-16 Verwerken van gerechtelijke dossiers • UC 31-38 Hypothecaire inschrijving • UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch verwerken van onkostennota’s) • UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten (manuele verwerking van kostennota’s) • UC 31-95 Opstellen advocatenfiche • UC 07-38-29 De betwistingen in verband met acties beheren

Pagina 79 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

80/139

6. P031.AB08 Verzoeken invorderingsbijstand • UC 31-56 Internationale invordering 7. P031.AB09 Behandelen van een (tijdelijk) niet-invorderbare schuld • UC 31-11-01 Onderzoek van de voorstellen voor een opschorting van de invordering • UC 31-11-02 Vervolg van de opschorting annulering voor verjaring • UC 31-12 Beslissing van toelating voor opschorting • UC 31-27 Manueel voorstel tot verzoek om opschorting • UC 31-60 Automatisch voorstel tot verzoek om opschorting • UC 31-90 Registreren beslissing opschorting (Aanvraag onbeperkt uitstel en vrijstelling NI) • UC 31-98 Schorsing of vrijstelling nalatigheidsintresten 8. P031.AB10 Opvolgen dossier • UC 31-09-01 Stuiting van de verjaring • UC 31-09-02 De verjaring berekenen • UC 31-09-04 Opvolging stuiting van de verjaring • UC 31-09-05 Een verjaringsstuitende actie coderen • UC 31-09-06 Een staat 204 produceren • UC 31-09-07 Een vonnis schrappen • UC 31-19 Verwerking van aan de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten • UC 31-20 Controleren van verjaringsstuitende acties • UC 31-21 Behandelen dossiers verantwoordelijkheid rekenplichtige • UC 31-28 Aangifte van schuldvordering • UC 31-31 Rechten van de Schatkist in gevaar • UC 31-32-01 Aanzuivering van geringe saldi • UC 31-32-02 Aanzuivering van niet in te vorderen saldi • UC 31- 35 Aanmaning voor aanzuiveringsplan • UC 31-36 Splitsing van schulden • UC 31-39 Evaluatie en goedkeuring van een concept • UC 31- 43 Stopzetten van afbetalingsplannen • UC 31-45 Manueel wijzigen van het statuut van de schuld • UC 31-46 Attest overdracht van handelsfondsen • UC 31-47 Reacties na betaling schuld in vervolging • UC 31-49 Opnieuw toekennen van dossiers • UC 31-50 Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij • UC 31-51 Automatische opvolging van dossiers • UC 31-54 Manueel opvolgen van dossiers • UC 31-57 Schulderkenning • UC 31-58 Automatische herverzending van correspondentie • UC 31-59 Manuele herverzending van correspondentie • UC 31-62 Verwerking van de door de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten • UC 31-65 Wijziging van de voorrechten Pagina 80 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

81/139

• UC 31-69 Aanmaken lege invorderingsactie • UC 31- 77 Afsluiting van het dossier (vaststelling) en terugzending naar de verzoeker • UC 31-80 Beheer van parameters invordering • UC 31-81 Statistieken en rapporten invordering • UC 31-88 Statistieken en rapporten Geschillen • UC Xx-99 Beheer van parameters d. Het P031 en het invorderingsdossier Binnen het proces P031 kan het invorderingsdossier georganiseerd worden in logische fasen: • Indiening (Signaal) • Onderzoek • Beslissing (Invorderingsactie via generieke motor) • Opvolging • Afsluiting Het element dat aanleiding geeft tot de samenstelling van Invorderingsdossier is de aanwezigheid van niet betaalde schulden.

het

Het dossier wordt samengesteld bij een betrokken invorderingsbureau dat bevoegd is om een of meer soorten in te vorderen schulden te beheren. Zo is het mogelijk dat er voor eenzelfde persoon meerdere invorderingsdossiers geopend zijn. Het dossier wordt vervolgens onderzocht door de beheerder die in eerste instantie de solvabiliteitsfiche zal vragen/raadplegen om een invorderingsstrategie te kiezen die geschikt is voor de situatie van de klant. Deze solvabiliteitsfiche bevat enerzijds informatie die up-to-date gehouden wordt via verschillende systemen die online toegankelijk zijn en bevat anderzijds informatie die verzameld werd via verschillende manuele kanalen (enquête, correspondentie) en ingeschreven werd in het Permanent Invorderingsdossier van de persoon. De invorderingsstrategie krijgt concrete vorm in een beslissing over de keuze van een invorderingsactie. Een invorderingsactie verwacht een reactie (of een gebeurtenis) binnen een vastgestelde termijn. • Bepaalde acties of gebeurtenissen kunnen leiden tot stuiting of schorsing van de verjaring. • In geval van ontoereikende solvabiliteit kan de actie van een bepaald type zijn: de opschorting van de invordering, die akte neemt van het onherroepelijke karakter (tijdelijk of voor onbepaalde tijd) van de schuld. Indien akte genomen wordt van de definitieve insolventie, dan wordt een voorstel tot boekhoudkundige annulering van het recht gedaan. • Al naargelang van het type kunnen bij een actie al dan niet externe dienstverleners betrokken worden, bijvoorbeeld, deurwaarders. In dat geval kunnen er kosten aan de actie (of aan een reeks acties) verbonden zijn; deze kosten moeten beheerd worden.

Pagina 81 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

•

•

82/139

Een invorderingsactie kan tot slot ook aanleiding geven tot een administratief of gerechtelijk geschil. Bij conventie wordt het gerechtelijk invorderingsgeschil burgerlijk geschil genoemd. Al deze acties worden gestart vanuit een generieke motor voor invorderingsacties.

e. Generieke invorderingsactie INVORDERING

Vestiging (aangifte, input, vraag)

Creatie boekhoudkundig document

Betalings bericht

Onbetaalde schuld

Signaal

Invorderings dossier

Selectie van een actie

Een actie starten

Generieke motor

De generieke motor voor invorderingsacties zal deel uitmaken van de "Recovery"-module van First. Hij laat toe om, op zo generiek mogelijke wijze, invorderingsacties te lanceren tegen de schuldenaar via een elektronische verzending naar een andere, interne (via Fedopress, …: bvb. verzending naar de schuldenaar) of externe applicatie (naar een deurwaarder ..) van de FOD Financiën.

Pagina 82 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

83/139

Schema:

Fig. Overzicht van het programma First

Deze generieke module bevat • de nodige gegevens om de invordering te kunnen aanvangen: Alle invorderingsacties tegen een schuldenaar die zich op hetzelfde soort gegevens baseren:
volledige signaletiek van de schuldenaar (via link SITRAN): Identificatie en Staat • Persoonsgegevens • Burgerlijke staat • Adressen - domicilieadres • …
de schuld • Type Aard • Totaal bedrag • Status • …
informatie in verband met de betaling • IBAN-rekeningnummer, • te gebruiken communicatie, • … • linken naar andere applicaties met het oog op het onderzoeken van de solvabiliteit van de betrokken schuldenaar o Indien mogelijk werken met dynamische linken (De linken worden vertoond indien de betrokken persoon schulden heeft). o Voorbeelden:
Opzoeking KSZ
Belcotax-On-Web (BOW) Pagina 83 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

84/139






ConsultImmo DIV Stirint (zie bvb. gegevens m.b.t. buitenlandse onroerende goederen) Er bestaat reeds een webservice. Het doel bestaat er in om linken te maken met deze applicaties.

Vanuit het invorderingsdossier moeten acties kunnen worden opgestart op basis van de gekende gegevens. De generieke module haalt de basisgegevens, benodigd voor de te ondernemen actie, op en geeft ze weer, specifiek voor papieren (via Fedopress) of electronische verzending (Webservice of andere electronische toepassing). Elk datarecord (zie basisgegevens) wordt dagelijks geupdate op basis van de betalingsbestanden. Generische motor : Generische invorderingsactie

Aanpassing dossier de recouvrement output (electronisch of manueel)

Behandeling

Manuele of electronische input

Generische motor: Beheer van respons

Invorderingsdossier

Selectie actie

Papieren of electronische verzending

Deze functionaliteit moet voorzien in de latere toevoeging van andere types invorderingsacties of, indien nodig, in de wijziging van bestaande invorderingsacties door middel van een reeks vooraf vastgestelde parameters. Principe: Generieke motor:

Pagina 84 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

85/139

Data records NN

Naam Adres

...

...

...

...

Ophalen basisgegevens

Acties:

Opdracht aan deurwaarder

Electronisch

Aangifte van schuldvordering Beslag Vraag om doorhaling/ontlasting ...

Papier

De selectie van de invorderingsacties gebeurt via een rolmenu: de generieke module gaat de gegevens, nodig voor die actie, ophalen (dynamisch) uit de datarecords. Op basis van de geselecteerde actie weet de motor of het gaat om een papieren of electronische verzending. f. Functionele packages Invordering De functionele opdeling in packages ondersteunt het hierboven voorgestelde beheerproces: • Beheer van de invorderingsdossiers • Beheer van de invorderingsacties • Beheer van de verjaringen • Beheer van de kosten

Pagina 85 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

86/139

Functioneel package Beheer van de invorderingsdossiers

Beschrijving Met het beheer van het dossier wordt hier het beheer van de indiening en het onderzoek van het dossier bedoeld. De sleutelelementen van dit beheer zijn de samenstelling en de behandeling van het dossier door een dossierbeheerder en het onderzoek van het dossier waarvoor met name de solvabiliteitsfiche opgevraagd en geraadpleegd moet worden.

Beheer van de invorderingsacties

Het beheer van de invorderingsacties vormt de corebusiness volgens het actie-reactiemodel.

Beheer van de verjaringen en berekening van de nieuwe termijn Beheer van de kosten

Groepeert de functies voor het beheer van de verjaring met betrekking tot de stuiting of de schorsing ervan. Groepeert alle functies in verband met het beheer van de kosten vanaf het ogenblik dat ze gemaakt worden (keuze van de dienstverlener) totdat ze verwerkt worden (onkostennota's).

Pagina 86 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

87/139

g. Selectie invorderingsacties volgens functionele packages

Rubriek Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Beheer van de dossiers Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties

Activiteit P031 - Process -UseCase-SubCase 31-00 P031.AB01 - 31-03 P031.AB01 - 31-44 P031.AB10 - 31-49 P031.AB10 - 31-51 P031.AB01 - 31-52 P031.AB10 - 31-54 P031.AB10 - 31-58 P031.AB10 - 31-59 P031.AB01 - 31-61 P031.AB01 - 31-63 P031.AB01 - 31-64 P031.AB01 - 31-89 P031.AB01 - 31-97 P031.AB10 - 31-80 P031.AB04 - 31-04 P031.AB10 - 31-09-07 P031.AB09 - 31-11-01 P031.AB09 - 31-11-02 P031.AB09 - 31-12 P031.AB05 - 31-23 P031.AB06 - 31-24 P031.AB10 - 31-25 P031.AB10 - 31-26 P031.AB09 - 31-27 P031.AB10 - 31-28 P031.AB03 - 31-30 P031.AB10 - 31-31 P031.AB10 - 31-32-01 P031.AB10 - 31-32-02 P031.AB05 - 31-33 P031.AB10 - 31-35 P031.AB10 - 31-36 P031.AB06 - 31-37-01 P031.AB06 - 31-37-02 P031.AB07 - 31-38 P031.AB03 - 31-42 P031.AB10 - 31-43 P031.AB10 - 31-45

Titel Common screens Invordering Automatisch verdelen van dossiers Aanwijzing van ambtenaar belast met verwerking van ontvangen info Opnieuw toekennen van dossiers Automatische opvolging van de dossiers Selecteren van dossiers 31-54 Manueel opvolgen van dossiers Automatische herverzending van correspondentie Manuele herverzending van correspondentie Manueel aanwijzen van ambtenaar belast met het verwerken van ontvangen info Consulteren van Solvabiliteitsfiche Nemen van foto van de solvabiliteitsfiche Dossiers opzoeken Opstellen Permanent invorderingsdossier Beheer van parameters invordering Toekennen van betalingsfaciliteiten Een vonnis schrappen Onderzoek van de voorstellen voor een opschorting van de invordering Vervolg van de opschorting annulering voor verjaring Beslissing van toelating voor opschorting Vervolging toewijzing aan een gerechtsdeurwaarder / Opdracht voor een gerechtsdeurwaarder Notificaties aan notarissen Toepassing art. 393bis, WIB92 ingebrekestelling belast echtgeno(o)te Toepassing art.393bis, WIB92 Tweede aanslagbiljet Manueel voorstel tot verzoek om opschorting /Manueel voorstel tot annulatie van een schuld Verklaringen van schuldvordering / Aangifte van schuldvordering Manueel creëren van aangetekende aanmaningen Rechten van de Schatkist in gevaar Aanzuivering van geringe saldi 31-32-02 Aanzuivering van de niet in te vorderen saldi UC 31-33 Verzoek om toestemming van onroerend beslag Aanmaning wegens aanzuiveringsplan Splitsing van schulden Vereenvoudigd derdenbeslag Een kennisgeving van overdracht van bedragen versturen Hypothecaire inschrijving Automatisch creëren van de aanbevolen aanmaningen Stopzetten van betalingsplannen Manueel wijzigen van het statuut van de schuld

Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Invorderingsacties Beheer van de kosten Beheer van de kosten Beheer van de kosten Beheer van de kosten Beheer van de kosten Beheer van de verjaringen

P031.AB10 - 31-46 P031.AB10 - 31-47 P031.AB10 - 31-50 P031.AB06 - 31-53 P031.AB08 - 31-56 P031.AB10 - 31-57 P031.AB09 - 31-60 P031.AB10 - 31-65 P031.AB10 - 31-69 P031.AB10 - 31-77 P031.AB06 - 31-79 P031.AB10 - 31-81 P031.AB09 - 31-90 P031.AB01 - 31-91 P031.AB05 - 31-93 P031.AB02 - 31-94 P031.AB09 - 31-98 P031.AB06 - 07-38-31 P031.AB03 - 31-07 P031.AB10 - 31-19 P031.AB03 - 31-22 P031.AB10 - 31-62 P031.AB07 - 31-95 P031.AB10 - 31-09-01

Attest overdracht van handelsfondsen Reacties na betaling schuld in vervolging Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij Notificeren openbare verkoop Internationale invordering Schulderkenning Automatisch voorstel tot verzoek om opschorting Wijziging van de voorrechten Aanmaken lege invorderingsactie / Registratie verjaringstuitende of -schorsende akte Afsluiting van het dossier (vaststelling) en terugzending naar de verzoeker Een voorstel voor vrijwillige overdracht versturen Statistieken en rapporten invordering Registeren beslissing opschorting /Aanvraag onbeperkt uitstel en vrijstelling NI Verzoek politieonderzoek (penale boete) / Vragen om inlichtingen inzake solvabiliteit Voorbereiden visum dwangbevel Controle van aanvragen voor dwangbevel Schorsing of Vrijstelling nalatigheidsintresten Vernieuwing van een bericht van beslag Automatisch verwerken van onkostennota's /Registratie van akten en kosten Verwerking van aan de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten Manuele verwerking van kostennota's (manuele registratie akten en kosten) Verwerking van de door de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten Opstellen Advocatenfiche Stuiting van de verjaring

Te analyseren en te ontwikkelen

Beheer van de verjaringen Beheer van de verjaringen Beheer van de verjaringen Beheer van de verjaringen Beheer van de verjaringen

P031.AB10 - 31-09-02 P031.AB10 - 31-09-04 P031.AB10 - 31-09-05 P031.AB10 - 31-20 P031.AB10 - 31-21

De verjaring berekenen Opvolging stuiting van de verjaring Een verjaringsstuitende actie coderen Controleren van verjaringsstuitende acties en schorsende evenementen Behandelen dossiers verantwoordelijkheid rekenplichtige

Te analyseren en te ontwikkelen

Pagina 87 van 139

Current status:

Manueel Electronisch

In productie

x

Te analyseren en te ontwikkelen

x x

Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x

Te ontwikkelen

x x

Te analyseren en te ontwikkelen Te ontwikkelen

x

Te analyseren en te ontwikkelen

x x x x x x

Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen In productie en aan te passen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen In productie Te analyseren en te ontwikkelen

x x x

In productie en aan te passen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x

x

Te analyseren en te ontwikkelen

x

Te analyseren en te ontwikkelen

x x x x

In productie en aan te passen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x x x x

Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x x

Te ontwikkelen Te ontwikkelen

x

Te analyseren en te ontwikkelen

x

In productie en aan te passen

x x x x

Te ontwikkelen Te ontwikkelen Te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x x

Te analyseren en te ontwikkelen Te ontwikkelen

x

In productie

Te ontwikkelen Te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x x x x x x x

Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x x x x x x x x

x

Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x

Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

Te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen Te analyseren en te ontwikkelen

x x x x x

(X) x x x

x x x

Beheer van de dossiers

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

88/139

4.4 .3.2 Te ontwikkelen producten 1. Beheer van de dossiers •

31-51 Automatische opvolging van de dossiers Current status: Te ontwikkelen Om de betaling van een schuld te verkrijgen, is het soms nodig om een beroep te doen op meerdere invorderingsacties. Deze automatische UC heeft tot doel om aan de beheerder opnieuw de schulden te tonen waarvoor een invorderingsactie binnen een bepaalde termijn geen resultaat heeft opgeleverd.

•

31-54 Manueel opvolgen van dossiers Current status: Te ontwikkelen Sommige stukken moeten binnen een bepaalde termijn verwerkt worden. De UC 31-54 stelt de projectbeheerder of de teamleider in staat om de nietuitgevoerde taken te controleren en dergelijke stukken opnieuw toe te wijzen bij afwezigheid van de automatisch aangewezen beheerder.

•

31-59 Manuele herverzending van correspondentie Current status: Te analyseren en te ontwikkelen De door de FOD Financiën verzonden brief kan om verschillende reden niet aan de bestemmeling, de klant, bezorgd worden met de post. Deze Use Case maakt het mogelijk het deel van de briefwisseling dat teruggekeerd is naar de FOD manueel te verwerken.

•

31-63 Consulteren van Solvabiliteitsfiche Current status: In productie en aan te passen Uitgangspunt is de gebruiker via deze UC 31-63 de mogelijkheid te bieden een onderzoek te starten, op uniforme wijze, naar de solvabiliteit van de «klant». Het basisscherm van de “SolvabiliteitsFiche” zal fungeren als vertrekpunt om van daaruit allerlei gerelateerde informatie, die van invloed kan zijn op de betaalkracht van de «klant», te visualiseren. Linken met bestaande applicaties (webservices) dienen vanuit de solvabiliteitsfiche ontwikkeld te worden (Voorbeelden: Opzoeking KSZ, ConsultImmo, DIV, Stirint, BOW).

2. Generieke invorderingsmotor

•

31-04 Toekennen van betalingsfaciliteiten Current status: In productie en aan te passen De gebruiker codeert het toegekende afbetalingsplan in de schuld. Het systeem berekent het te betalen bedrag en verzendt het overzicht en betalingsformulieren van het te betalen bedrag en datum aan de klant. Er dient een link ontwikkeld te worden met e-Afbetalingsplan via Myminfin.

Pagina 88 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

89/139

•

31-11-01 Onderzoek van de voorstellen voor een opschorting van de invordering Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Deze UC is het vervolg van de manuele UC 31-27 inzake het verzoek tot “opschorting van invordering”. Ontvangst en nazicht van het elektronische document "voorstel voor verzoek tot opschorting van invordering" met de gegevens uit het enig dossier. Codering in het systeem zodat de beslissing (definitief akkoord, gemotiveerd voorlopig akkoord, gemotiveerde afwijzing) voorbereid is voor de reglementaire bemiddelaar.

•

31-11-02 Vervolg van schorsing annulering vóór verjaring Current status: Te analyseren en te ontwikkelen De UC zal alle schulden zoeken die o Binnen 10 dagen of minder verjaren. o

Status "opschorting van de invordering" hebben

o

En zal deze schulden annuleren.

•

31-12 Beslissing van toelating voor opschorting Current status: Te analyseren en te ontwikkelen De gebruiker zal een beslissing nemen op basis van de voorstellen “opschorting van de invordering” van de dossierbeheerder (use case 31-11). De uitwerking van de beslissing staat in deze UC.

•

31-23 Vervolging toewijzing aan een gerechtsdeurwaarder Current status: In productie en aan te passen Soms is het nodig zijn toevlucht te nemen tot dwangmaatregelen om de rechten in te vorderen. Het doel van deze use case is aan een deurwaarder de opdracht te geven voor een of meer schulden een rechtstreekse of onrechtstreekse vervolging (uitvoerend of bewarend) in te stellen. Enkel de link (flux met webservice) met eMission dient nog te worden ontwikkeld.

•

31-24 Notificatie aan notarissen Current status: Te analyseren en te ontwikkelen De notarissen, commissarissen van de aankoopcomités en de andere ambtenaren of openbare officieren die gehouden zijn tot de naleving van soortgelijke verplichtingen (gemeenten, provincies) en die een akte moeten opstellen met als voorwerp de vervreemding of de hypothecaire bestemming van een in België gelegen, gebouw, schip of boot moeten via elektronische weg het unieke centrum dat hiertoe binnen de FOD Financiën werd opgericht inlichten over het project van deze akte. Het centrum zal dit bericht automatisch sorteren en draagt ze over aan de verschillende betrokken diensten. De ambtenaar/ambtenaren belast met de invordering kan (kunnen), indien de rechten van de schatkist in gevaar zijn, via elektronische weg de verschuldigd blijvende belastingen meedelen die aanleiding kunnen geven tot de hypothecaire inschrijving. De akte moet verleden worden binnen drie maanden vanaf de verzending van het notariële bericht; anders is ze van nul en generlei waarde. Een koppeling zet eNotariat dient te worden ontwikkelden.

Pagina 89 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

90/139

•

31-27 Manueel voorstel tot verzoek om opschorting / Manueel voorstel tot annulatie van een schuld Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Deze use case zorgt voor de manuele creatie van een verzoek tot "opschorting van de invordering" van schulden waarvoor er geen enkele mogelijkheid van invordering meer bestaat. De beheerder verzamelt de elementen die de boekhouder zullen toelaten om de beslissing te nemen om te vragen ontheven te worden van de invordering van de schulden in kwestie.

•

31-28 Aangifte van schuldvordering Current status: Te analyseren en te ontwikkelen In geval van faillissement, concordaat, vereffening, collectieve schuldenregeling, enz. moet de gebruiker een document met de schulden van de klant (= aangifte van schuldvorderingen) naar de bevoegde mandatarissen of naar de griffies van de rechtbanken van koophandel sturen.

•

31-32-01 Aanzuivering van geringe saldi Current status: Te ontwikkelen Deze UC is onderdeel van het “Vervaldag beheer”. Voor schulden (of saldi van schulden) die minder bedragen dan een door de stafdiensten bepaald bedrag (momenteel € 2,5) ontbreekt het economisch belang om deze te innen. Teneinde deze schulden definitief buiten de invorderings- en vervolgingsprocedures te weren, wordt aan deze schulden een invorderingstatuut ‘Annuleren’ toegekend.

•

31-32-02 Aanzuivering van de niet in te vorderen saldi Current status: Te ontwikkelen Deze UC annuleert een schuld indien het in te vorderen saldo + deze schuld lager is dan een bepaald bedrag (€ 12,5 in 2007) na verzending van een nietaangetekende aanmaning.

•

31-35 Aanmaning wegens aanzuiveringsplan Current status: In productie en aan te passen Dit is een automatische UC. Voor een afbetalingsplan dat niet wordt opgevolgd creëert het systeem een geautomatiseerde aanmaning zodat de klant het tekort in het afbetalingsplan onmiddellijk kan storten.

•

31-36 Splitsing van schulden Current status: Te ontwikkelen Er bestaan schulden die op meerdere debiteuren moeten worden verhaald. Het kan voorkomen dat de schuld moet worden opgesplitst omdat deze wettelijk slechts voor een deel ten laste van een van deze debiteuren kan worden ingevorderd. (echtgenoten met een huwelijkscontact van zuivere scheiding van goederen, het aandeel van elk der erfgenamen, ...).

•

31-37-01 Vereenvoudigd derdenbeslag Current status: Te ontwikkelen Een op de vervaldag onbetaalde schuld die voorzien is van een uitvoerbare titel kan, om ingevorderd te worden, het voorwerp zijn van onrechtstreekse vervolgingen, d.w.z. van vorderingen tegen derden, schuldenaars van de klant (bankinstelling, bijvoorbeeld). De onrechtstreekse vervolgingen bestaan erin

Pagina 90 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

91/139

beslag te leggen op deze schuldvordering om de schuld van de klant volledig of gedeeltelijk aan te zuiveren. In dit verband beschikt de administratie over een vereenvoudig beslag onder derden waarvoor geen interventie van een gerechtsdeurwaarder nodig is. Er dient een link te worden ontwikkeld met de applicatie SAFS. •

31-38 Hypothecaire inschrijving Current status: Te analyseren en te ontwikkelen In het kader van te nemen invorderingsmaatregelen is er een bewarende maatregel die erin bestaat een hypotheek op de in België gelegen gebouwen, schepen en boten in te schrijven bij een hypotheekbewaarder (Entiteit Patrimoniumdocumentatie).

•

31-43 Stopzetten van betalingsplannen Current status: Te ontwikkelen Afbetalingsplannen die door de klant niet worden opgevolgd, waarvoor een automatische aanmaning werd verzonden zonder dat de klant gevolg heeft gegeven, worden stopgezet zodat de schuld opnieuw in het gewone circuit van vervolgingen wordt opgenomen (vervolg van UC 31-35).

•

31-46 Attest overdracht van handelsfondsen Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Via de Use Case kan de gebruiker een certificaat leveren in toepassing van artikel 442 bis van de WIB 92, 93undecies B CTVA (overdracht van handelsfondsen).

•

31-47 Reacties na betaling schuld in vervolging Current status: Te ontwikkelen Deze Use Case gaat uit van een betaling die gesignaleerd werd en waarvan de dossierbeheerder via een ToDo werd verwittigd. Om de derde te verwittigen dat een betaling werd ontvangen of rekening is te houden met een vermindering van de vastgestelde rechten maakt de actor gebruik van gestandaardiseerde documenten: • ontvangstmelding betaling derde’: bericht aan «klant», waarin de ontvangst van de betaling wordt bevestigd en de stand van de schuld na boeking wordt gegeven; • ‘handlichting van het beslag onder derden’: kennisgeving aan een derde dat in de toekomst met het beslag geen rekening meer dient te worden gehouden; • ‘handlichting hypothecaire inschrijving’ verstuurd naar «klant» . • ‘Infobrief gerechtsdeurwaarder’: bericht aan deurwaarder van een betaling • ‘handlichting beslagbericht’: bericht aan de rechtbank van eerste aanleg en/of de rechtbank van koophandel vermeld in het bericht van beslag. Ook een annulatie van een schuld moet bericht worden aan deze derde.

•

31-50 Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij Current status: Te ontwikkelen De UC wordt gebruikt om handlichtingen te geven of berichten van beslag te schrappen naar aanleiding van: Pagina 91 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

92/139

• bewarende invorderingsmaatregelen (bv. inhoudingen, hypothecaire inschrijving …) • uitvoerende invorderingsmaatregelen op verzoek van een betrokken partij => manuele interventie. Voorbeelden: notificatie, hypotheek, bewarend beslag, beslag onder derden,... •

31-56 Internationale invordering Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Wanneer een Belgische of buitenlandse belastingplichtige schulden heeft tegenover België en hij activa bezit in een andere staat van de Europese Unie of in een staat waarmee België een overeenkomst voor invorderingsbijstand heeft afgesloten, dan kan de Belgische ontvanger een verzoek om bijstand aan de bevoegde Belgische overheid richten die dit verzoek dan zal overmaken aan de bevoegde overheid van de vereiste staat. Dit verzoek om bijstand kan gedaan worden ongeacht of de belastingplichtige in België of in het buitenland is gedomicilieerd. De kenmerken van de schuld (soort belasting, bedrag van de hoofdsom en het toebehoren, vervaldatum, datum van verjaring, enz.) moeten overgemaakt worden aan de vereiste overheid om haar in staat te stellen de inning en de invordering uit te voeren. Met uitzondering van de vervolgingskosten die de vereiste overheid zou maken om de schuld in te voeren, zijn de door deze staat overgemaakte rechten en uitgevoerde inningen verschuldigd aan België. Deze use case behandelt uitsluitend de invorderingsverzoeken en de verzoeken om bewarende maatregelen aan een buitenlandse overheid. De verzoeken om inlichtingen en de verzoeken om notificatie worden niet in aanmerking genomen. Deze use-case voorziet in de creatie en de verzending van het verzoek om bijstand aan de vereiste overheid. De ontvangst en de behandeling van het antwoord dat van de vereiste overheid ontvangen wordt, worden behandeld door de UC 31-09-03 (Een invorderingsactie afsluiten). Deze UC moet toelaten een link te maken met de applicatie Stirint door het verzoek om invorderingsbijstand waarvan hierboven sprake naar die applicatie te sturen, en moet toelaten de informatie en de terugkeer van dit verzoek te verwerken.

•

31-77 Afsluiting van het dossier en terugsturing van de status naar de aanvrager Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Volledige titel: Afsluiting van het dossier en terugzending naar de aanvrager (indien niet-invorderbaar of saldo ontvangen door verzoeker) Via deze UC kan de gebruiker het dossier afsluiten en terugsturen naar de aanvrager.

•

31-79 Een voorstel voor vrijwillige overdracht versturen Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Er kan een ‘vrijwillige overdracht’ voorgesteld worden. De ‘klant’ moet deze overdracht goedkeuren. Voor deze goedkeuring moet een standaard document, de ‘voorstel voor vrijwillige overdracht’, getekend worden. Met deze use case wordt dit voorstel aangemaakt en opgestuurd. De persoon in kwestie zal dan een getekende versie moeten terugsturen.

Pagina 92 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

93/139

•

31-90 Registreren beslissing opschorting Current status: Te analyseren en te ontwikkelen In het kader van een onbeperkt uitstel (= onbeperkt uitstel van invordering) kan een beslissing zeer uitgebreid zijn, met verschillende beslissingen per schuld of groep van schuld.

•

31-98 Schorsing of vrijstelling nalatigheidsinteresten Current status: Te analyseren en te ontwikkelen

•

07-38-31 Vernieuwing van een bericht van beslag Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Een link dient te worden ontwikkeld met CBB (beslagbericht dient na 3 jaar te worden vernieuwd).

•

31-81 Statistieken en rapporten invordering Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Voor een goede werking van de invorderingsteams, is het nodig rapporten en statistieken te kunnen afdrukken betreffende de vooruitgang en de stand van zaken van de invordering.

3. Beheer van de kosten •

31-19 Verwerking van aan de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Deze UC voorziet in de terugvordering door de staat van de uitgaven, rechtsplegingsvergoeding en schadevergoeding die eraan door het gerecht werden toegekend in het kader van een gerechtelijke procedure.

•

31-62 Verwerking van de door de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten Current status: Te analyseren en te ontwikkelen Deze UC laat de staat toe de uitgaven, rechtsplegingsvergoedingen en schadevergoedingen te vereffenen waartoe hij door een rechterlijke beslissing is veroordeeld.

5 Omkadering van de opdracht 5.1 Fasering De inschrijver moet in zijn offerte de fasering beschrijven die hij aanbeveelt om de te ontwikkelen producten onder de beste voorwaarden te realiseren en te leveren met inachtneming van de termijnen vastgesteld in punt 7.6 "Uitvoeringstermijnen" van punt D Uitvoering.

5.2 Personeelsgerelateerde aspecten De inschrijver wordt gevraagd om voor de belangrijkste personen van het project (projectleider, analist, team leader architect-design) een nominatieve cv bij te voegen in overeenstemming met het model van de bijlage ‘curriculum vitae’. Hij moet tevens een

Pagina 93 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

94/139

overzicht geven van de functie en verantwoordelijkheden van iedere persoon van wie hij het cv indient. De offerte dient ook een schematisch overzicht te bevatten van het ingezette team. Er wordt aan de inschrijver gevraagd om duidelijk de redenen te rechtvaardigen waarom de in het team opgenomen personen hun functie bekleden en om de organisatie te rechtvaardigen die hij zal tot stand brengen. De belangrijkste personen van het project (projectleider, analist, team leader architectdesign) moeten bovendien in staat zijn om zowel in het Frans als het Nederlands mondeling te communiceren.

5.3 Te produceren documentatie. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën alle technische documentatie verschaffen die nodig is voor het gebruik en het beheer van het systeem, hetzij in het Nederlands, hetzij in het Frans, hetzij in het Engels, al naargelang de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De documentatie omvat meer bepaald de technische handleidingen die de eigenschappen en de gebruiksregels beschrijven van de hard- en software die deel uitmaken van dit project, met een gedetailleerde beschrijving van het volledige systeem en preciseringen over de verschillende subsystemen en hun verbindingen. Naast de technische documentatie moet een "end user guide " opgesteld worden in het Frans, Nederlands en Duits en aan de FOD Financiën verstrekt worden. Met het oog op de integratie in de software voor ICT-documentbeheer van de FOD wordt verplicht een elektronische versie in Word 2010 bezorgd (of in pdf-formaat), die uiterlijk bij de globale technische oplevering van elke module wordt verzonden. De offerte vermeldt op welke andere soorten dragers de documentatie zal worden geleverd (papier, cd-rom) evenals de standaardhoeveelheden en voorwaarden voor eventuele nabestellingen van extra exemplaren. De inschrijver moet verduidelijken volgens welke methode hij de documentatie zal bijwerken. De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren voor de behoeften van interne verspreiding.

6 Te verstrekken diensten 6.1 Overdracht van kennis Beschrijving van de gevraagde opleiding of opleidingen Elke gevraagde opleiding moet in het Nederlands en in het Frans worden aangeboden. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om nadien aanvullende opleidingen te bestellen. De opleidingen worden gevraagd voor de volgende rollen: • Train the trainer: de inschrijver stelt een opleiding voor van het type "train the trainer". Pagina 94 van 139

Cahier des charges

•

•

S&L/AO/437/2015

95/139

Na deze opleiding zullen de opleiders in staat zijn de gebruikers op te leiden zodat zij hun weg vinden in de omgeving en deze kunnen gebruiken. Er wordt in een opleiding voorzien in groepen van maximaal 10 personen. Deze opleiding moet het mogelijk maken de software te leren gebruiken. Systeembeheerder & ontwikkelaars: de inschrijver stelt een gezamenlijke opleiding van de beheerders en ontwikkelaars van het systeem voor. Deze opleiding wordt voorzien in groepen van 5 personen. Aan het einde van deze opleiding zal het personeel van de FOD Financiën in staat zijn om, in geval van defect, te detecteren welke softwarecomponent hiervoor verantwoordelijk is en, voor eenvoudigere componenten, zelf de code van de applicatie te corrigeren. Servicedesk (de servicedesk werkt volgens de volgende ITIL-principes): de inschrijver stelt een korte opleiding voor, in groepen van maximaal 10 personen. De opleiding dient zo opgezet te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk een voldoende inzicht verkrijgen in de applicatie om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers ("train the trainer"). Na deze opleiding zal de eerste lijn van de servicedesk in staat zijn om de vragen van de gebruikers te analyseren en zo aan de tweede lijn (opdrachtnemer) uitsluitend de vragen overmaken die hen aanbelangen.

Voor de bovenstaande opleidingen geeft de inschrijver de doelstellingen, inhoud en vorm van de opleiding weer.

Algemene vereisten De modaliteiten zoals hieronder beschreven blijven onverminderd van kracht. Bij nietnaleving kan de offerte van de inschrijver als onregelmatig worden beschouwd. De inschrijver moet de opleidingen organiseren in het Frans en het Nederlands. De medewerkers belast met de opleidingsactiviteiten moeten: • over de nodige ervaring beschikken inzake de opleiding die ze geven; • een PERFECTE beheersing hebben van de taal waarin de cursus wordt gegeven; • over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen aan de deelnemers van de cursus; • afdoend gebruik kunnen maken van de pedagogische middelen en zich er op de juiste momenten van kunnen bedienen; • rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding. Waar dit relevant is, mag er eenvoudig worden verwezen naar de bijgevoegde cv’s van de persoon/personen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax, of e-mail gevolgd door een bevestiging via een aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te eisen van een of meer opleiders die niet voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door opleiders die minstens beschikken over gelijkwaardige capaciteiten als is vermeld in de offerte. In principe worden de opleidingen gegeven in de door de FOD Financiën voorgestelde lokalen, gelegen in de Brusselse agglomeratie. De inschrijver deelt duidelijk de technische middelen en eisen mee eigen aan de verschillende opleidingen (bijvoorbeeld, het aantal pc's).

Pagina 95 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

96/139

Elke deelnemer ontvangt een handleiding in verband met zijn opleiding, opgesteld in zijn taal. Van deze regel kan niet worden afgeweken zonder voorafgaande verwittiging en toestemming van de FOD Financiën.

6.2 Aanvullende bijstand Voor de duur van het project zijn maximaal 300 mandagen bijstand voorzien. Deze 300 dagen dienstverlening kunnen slechts gebruikt worden met de goedkeuring van de leden van de stuurgroep en van de Steering. Elke gebruikte dag moet op gedetailleerde wijze worden verklaard. De FOD kan indien nodig een beroep doen op hele of halve dagen bijstand, die gefactureerd zullen worden naarmate ze worden gebruikt. De inschrijver dient een offerte in te dienen voor deze bijstand, maar het staat de FOD Financiën vrij om deze dagen al dan niet te bestellen, zonder dat de opdrachtnemer een schadevergoeding kan eisen indien de FOD Financiën deze post niet volledig of gedeeltelijk zou bestellen. Er wordt aan de inschrijver gevraagd om één prijs per dag (alle profielen samen) te verstrekken voor de aanvullende diensten.

6.3 Overdraagbaarheid De opdrachtnemer zal de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen, zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de begunstigde of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de begunstigde te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de begunstigde, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. De begunstigde wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten met name: • de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; • de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen en andere verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen; Pagina 96 van 139

Cahier des charges

• •

S&L/AO/437/2015

97/139

de opleiding en de informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; de gegevensoverdracht.

De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan naar eigen wens extra informatie toevoegen.

6.4 Onderhoud en support Het onderhoud van de applicatie moet gedurende de hele uitvoeringsduur van de opdracht verzekerd worden. Onderhoudsprogramma De inschrijver moet het onderhoud beschrijven dat verricht moet worden voor de geleverde producten. Dit omvat met name: • • •

preventief onderhoud correctief onderhoud (Bugs Fixing) evolutief onderhoud

Het antwoord moet voldoen aan de hieronder gestelde eisen. Preventief onderhoud Het preventieve onderhoud omvat de technische interventies voor de parameterinstellingen, optimalisering, tuning en ontwerp van het geleverde systeem. Deze interventies verlopen dusdanig dat de productie zo weinig mogelijk wordt verstuurd en dus bij voorkeur in kalme periodes. De opdrachtnemer zal de Administratie ten minste vier dagen vóór de geplande interventiedatum verwittigen. De interventie mag alleen plaatsvinden met expliciete toelating van de Administratie. Dit preventieve onderhoud is gratis tijdens de garantieperiode. Correctief onderhoud/technische problemen De opdrachtnemer zal minstens de nodige technische bijstand verstrekken voor het geleverde systeem om technische problemen op te lossen. De technische bijstand wordt verleend tijdens de openingsuren van de diensten van de FOD (va 7 tot 19.00 uur). De aanvragen moeten gevolgd kunnen worden door de medewerkers van de FOD Financiën. Het moet mogelijk zijn om de interventies elke dag van de week, tijdens de kantooruren (7 tot 19 uur), te volgen. De opvolgingsapplicatie is die van de servicedesk van de FOD Financiën. Ze zal dienen om het reactievermogen en de kwaliteit van de interventies te beoordelen in het kader van de SLA. Dit correctieve onderhoud is gratis tijdens de garantieperiode. Interventietijd: De opdrachtnemer moet binnen 8 uur (met een aanzet tot oplossing) reageren op elke interventieaanvraag. Binnen 16 uur moet er een oplossing worden geleverd, zodat de productieactiviteiten kunnen hervatten. Deze termijn is ook van toepassing op delen van het systeem die niet rechtstreeks door de opdrachtnemer werden geleverd.

Pagina 97 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

98/139

Het normale werkritme moet dus hersteld worden binnen 24 uur na de kennisgeving van een probleem van prioriteit 1 en 2. Deze tijd kan verlengd of verkort worden, bijvoorbeeld voor problemen van prioriteit 3 en 4, afhankelijk van de aard van het probleem. Als verwacht wordt dat de curatieve maatregelen te veel tijd in beslag zullen nemen, dan moet de opdrachtnemer, in de mate van het mogelijke, een workaround voorstellen om het probleem of het defect te omzeilen. Evolutief onderhoud Het evolutieve onderhoud betreft de wijzigingen aan software en toepassingen op basis van wijzigingen en upgrades van omgevingen, cliënttoepassingen en standaarden van de Administratie en ook omwille van de toevoeging van nieuwe functionaliteiten. Het evolutieve onderhoud wordt uitdrukkelijk gevraagd worden door de FOD Financiën. Het wordt gedekt door de 300 mandagen "van deel E in het punt 6.2 Aanvullende bijstand" van het bijzonder bestek. Planning van het onderhoud De opdrachtnemer zal de grote lijnen meedelen van het aanbevolen onderhoudsprogramma voor de productiesites, een programma dat door het personeel van de FOD Financiën moet worden gevolgd zodat de producten van de opdrachtnemer goed ondersteund kunnen worden. Dit betreft alle onderhoudswerken aan het systeem: dagelijks, wekelijks, maandelijks of ander onderhoud. In zijn offerte dient de inschrijver een gedetailleerd onderhoud en gedetailleerde ondersteuning te beschrijven met betrekking tot de hardwaregerelateerde software ("de drivers, firmwares, geïntegreerde operating systems, specifieke monitoringtools voor de hardware"). De inschrijver moet twee soorten onderhoud en ondersteuning voorstellen: a) onderhoud en ondersteuning van type 1: • bijstand 24 u/14, 7 dagen/7 • Responstijd (Response Time) van maximaal 15 min. • Maximale interventietijd ter plaatse 2 uur (onder controle van de technische teams bij de FOD Financiën) na de registratie van het incident. • Totale herstellingstijd van maximaal 6 uur na registratie van het incident. b) onderhoud en ondersteuning van type 2: • Bijstand tijdens de uren (8 – 17 uur) en op werkdagen • Responstijd (Response Time) van maximaal 15 min. • Interventie ter plaatse 'Next business day' registratietijd + 8 uur kantoren (OH) (onder controle van de technische teams van de FOD Financiën) • Totale herstellingstijd uiterlijk de dag nadien om 17.00 uur. Overzicht: Type 1 Periode: Responstijd Interventietijd Herstellingstijd

24u/7d Max 15 min Max 2u. SBD Max 6 uur SBD

Pagina 98 van 139

Type 2 9u/5d (8-17.00 uur) Max 15 min NBD: registratietijd + 8u OH Max tot 17 uur NBD

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

99/139

De responstijd is de nodige tijd totdat de specialist de FOD Financiën belt. De interventietijd is nodige tijd totdat de technicus zich ter plaatse begeeft en met de interventie begint. De totale herstellingstijd is de tijd waarbinnen de herstelling wordt uitgevoerd. SBD (Same Business Day): de dag zelf NBD (Next Business Day): de volgende dag OH: Office Hours: kantooruren tussen 8 en 17 uur. Voor elk van deze 2 soorten onderhoud en ondersteuning (type 1 en 2) dient de service met name het volgende te omvatten: • • • • •

upgrades en nieuwe versies met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling; softwarefixes en -patches met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling; de installatieprocedure die de technici van de FOD Financiën moet toelaten om de installatie zonder hulp van buitenaf uit te voeren; de beschrijving van de resolutie van de “bugs”; de wijzigingsaanvraag met vermelding van ten minste de volgende elementen: i. de beschrijving van de wijziging; ii. de vereisten; iii. de downtime; iv. de risico's v. de impact; vi. de prioriteit.

Wat de interventies betreft, moet de opdrachtnemer al het materiaal dat nodig is voor de uitvoering van het werk voorzien en meebrengen. Hij moet de goede werking van de apparatuur garanderen in de configuratie die dezelfde is als vóór de panne. Zo dient hij bijvoorbeeld, bij de vervanging van netwerkapparatuur, te zorgen voor een kopie van de configuratie en voor de parametrage van de nieuwe apparatuur op basis van die welke werd vervangen. De opdrachtnemer garandeert de vernietiging van de gegevens, zonder dat deze gerecupereerd kunnen worden, die zich bevinden op het materiaal dat werd vervangen, evenals hun verwijdering. Deze inbedrijfstelling van apparatuur is inbegrepen in de prijs van onderhoud.

Belangrijk: De inschrijver dient, op straffe van nietigheid van de offerte, in de offerte het bewijs te leveren dat hij in staat is de gegevensdragers te verwijderen en hij dient als eventuele opdrachtnemer een certificaat te verstrekken van de vernietigde gegevensdragers. Voor de software behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om al dan niet alle soorten upgrades, softwarefixes en -patches toe te passen (OS, firmware, drivers ...).

Pagina 99 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

100/139

7. SLA

7.1.

Inleiding

Om het te verstrekken kwaliteitsniveau van FIRST en van de bijhorende diensten te garanderen wenst de FOD Financiën, in het kader van dit bestek, dat de nodige MASTER SLA voorgesteld en geïmplementeerd wordt na de gunning van de opdracht. De FOD Financiën hecht veel belang aan de SLA die hij vraagt. De SLA's laten toe de doelstellingen en de risico's voor de organisatie in verband met de gevraagde diensten te monitoren. Deze SLA bevat een tabel met de termijnen waarbinnen de respectieve services levels geldig zijn. Na de gunning van de opdracht en tot het verstrijken van de exploitatieperiode verbindt de opdrachtnemer zich ertoe de serviceniveaus (service levels) en de door de SLA vastgestelde resultaatsverbintenissen na te leven die opgenomen zijn in dit bestek. Er kunnen boeten aan de opdrachtnemer worden opgelegd indien de FOD Financiën vaststelt dat de serviceniveaus en de resultaatsverbintenissen niet worden nageleefd. De normen voor de serviceniveaus zullen vastgesteld worden door in een of meer prestatieindicatoren uitgedrukte prestatie-eisen. De beschreven individuele serviceniveaus zullen de SLA van dit bestek vormen. De voor te stellen SLA zal vergezeld gaan van een "Dossier Akkoorden en Procedures" (DAP). De in prestatie-eisen en prestatie-indicatoren uitgedrukte normen en de ermee verband houdende eventuele boeteclausules zullen opgenomen worden in een samenvattende tabel van KPI's (tabel van Key Performance Indicators). Als beheermodel voor deze ICT-processen heeft de FOD Financiën ervoor gekozen de ITIL© V3-20113processen te volgen. De SLA's zullen in dat kader worden uitgewerkt Het beheer van de serviceniveaus moet de in het kader van deze opdracht gepresteerde ICT-dienst afstemmen op de organisatorische doelstellingen in termen van kwaliteit, kwantiteit en kosten. Elementen die verplicht samen met de offerte moeten worden ingediend: 1. 2. 3. 4. 5.

3

Service Quality Plan & Service Improvement Plan Service Level Agreement (op basis van het SLA-model in bijlage) Dossier Akkoorden en Procedures Voorbeeld van verslag Tabel met KPI's (overeenkomstig de tabel van KPI's in de bijlage) (naast de niet wijzigbare papieren of digitale versie moet eveneens een elektronische versie in Excel-formaat met de offerte worden ingediend);

Zie paragraaf Relatie tussen SLA en ITIL© V3-2011 Glossary Pagina 100 van 139

Cahier des charges

7.2.

S&L/AO/437/2015

101/139

Principe van de uitwerking van de SLA's in het kader van deze opdracht en bijbehorende deliverables


SLA - model SLA FODFIN (= FOD Financiën)

In de bijlage is 4 van dit bestek bevindt zich het huidige model van SLA van de FOD Financiën die dient als uitgangspunt voor de opstelling van de SLA. Het gaat om een generiek, algemeen model van de SLA's van de FOD Financiën, dat dus aangepast kan worden in functie van het specifieke karakter van het bestek. Naast de standaardelementen van de SLA die de inschrijver moet voorstellen, moeten de serviceniveaus en de resultaatsverbintenissen die de FOD Financiën in het bestek vragen, erin beschreven worden.

In de SLA is geen financiële informatie opgenomen behalve, eventueel, een lijst met boeteclausules (zie bijlage xx met tabel van KPI's).




Ontwerp van "Dossier Akkoorden en Procedures (DAP)" – inhoud

Naast een SLA moet de inschrijver verplicht een eerste ontwerp van "Dossier Akkoorden en Procedures (DAP)" opstellen en presenteren. Dit document bevat de akkoorden met betrekking tot de wijze van samenwerking tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer. Het doel van dit document is de leesbaarheid van de SLA's te garanderen en alle elementen in verband met de akkoorden en details op te nemen in een apart DAP-document. Een bijkomend voordeel van deze methode is de mogelijkheid om het DAP snel aan te passen zonder dat het nodig is een wijziging (nieuwe handtekening ..) in het originele SLA-document aan te brengen. Bondig gesteld worden de volgende punten behandeld: • •

• • •

akkoorden met betrekking tot het beheer van het DAP-document (geldigheidsduur, wijzigingsprocedures van het DAP, specifieke afwijkingen van het DAP ...); akkoorden met betrekking tot de processen en procedures (modellen, beheerprocessen, beheertaken, gedetailleerd beschrijving met flowcharts per beheerproces, interfaces, akkoorden ...); communicatielijnen (incidentmeldingen, escalatieprocedures, klachten, contactgegevens van betrokkenen, enz.); taken, competenties en verantwoordelijkheden (RACI, overlegstructuren, samenstelling van de verschillende bevoegde instanties, enz.); voorbeelden van de rapportage (organisatie van de rapportage voor elk beheerproces, frequentie en vorm van de rapportage over de SLA's, eventueel voorbeelden van verslagen, enz.).

Raadpleeg voor de gedetailleerde uitwerking een referentiewerk DAP-model bevat. 4

4

dat een gedetailleerd

Boek: SLA Best Practices - Bart de BEST p-95-102 – ISBN13: 978-90-71501-45-6 Pagina 101 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

102/139

Er is geen financiële informatie opgenomen in de DAP. Er wordt geen formeel model aan de inschrijver opgelegd met betrekking tot de vorm van deze eerste versie van het ontwerp van DAP. Met betrekking tot de processen en procedures is bij de FOD Financiën momenteel de ITIL © V3-2011 standaard van kracht (zie ook paragraaf ITIL © V3-2011). Er wordt specifiek gevraagd dat een eerste versie van de volgende processen en bijhorende procedures behandeld en beschreven wordt in het in te dienen ontwerp van DAP. Deze niet-exhaustieve lijst van ITIL© V3-2011 processen moet behandeld worden in deze DAP: o ITIL Service Delivery Set (tactisch beheer)
beheer van het Service Level
beheer van de beschikbaarheid;
beheer van de capaciteit;
beheer van de continuïteit van de IT-dienst; o

Service Support Set (operationeel beheer)
incidentenbeheer;
probleembeheer;
veranderingsbeheer
versiebeheer
beheer van de configuratie
Opmerking: de servicedesk maakt er ook deel van uit

Deze eerste versie van dit ontwerp van DAP moet verplicht bij de offerte gevoegd worden (zie evaluatiecriteria)5. Zij moet de evaluatiecommissie toelaten om het voorgestelde ontwerp van DAP te evalueren. Praktische opmerking: om dubbel werk te voorkomen, kan een noot opgenomen worden in de SLA of in het DAP met een duidelijke verwijzing naar de desbetreffende paragraaf.




Tabel van KPI's met boeteclausules

Een key performance indicator (KPI) is een belangrijke factor die gemonitord moet worden om de risico's te beperken in verband met doelstelling die verwezenlijkt moet worden door het proces waaraan hij is gekoppeld. De doelstelling van de processen laten zelf toe de doelstellingen van de onderneming te verwezenlijken. De samenvattende tabel van bijlage xx bevat zowel de KPI's als de prestatieindicatoren (PI) en bijbehorende prestatienormen. Voor bepaalde PI-normen is eveneens een boeteclausule in de tabel opgenomen. Dat is de boete die door de FOD Financiën wordt opgelegd bij niet-naleving van de in de tabel vastgestelde normen. Deze KPI-tabel met boeteclausules moet verplicht bij de offerte gevoegd worden (zie evaluatiecriteria)6). Ze moet de evaluatiecommissie toelaten om de tabel met voorgestelde KPI's te evalueren.

5 6

Zie de paragraaf van het bestek waarin de gunningscriteria worden uitgelegd Zie paragraaf van het bestek waarin de evaluatiecriteria worden uitgelegd Pagina 102 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015




103/139

Service Level Reporting (SLR) - rapportage serviceniveau

De rapportage inzake de bereikte IP-normen wordt opgenomen in Service Level Reports, die periodiek aan de FOD Financiën worden voorgelegd voor controle- en heroriëntatiedoeleinden. De modellen van deze SLR's zijn opgenomen in de DAP. De inschrijver dient bij zijn offerte een voorstel voor een model te voegen. Voor de andere eisen in verband met SLA-rapportage zie paragraaf xxx.




Service Quality Plan (SQP) – servicekwaliteitsplan

Om tijdens de kwaliteit van de dienst tijdens de duur van het project te blijven garanderen, moet de inschrijver in de offerte een eerste ontwerp van Service Quality Plan (servicekwaliteitsplan) voorstellen. Dit SQP moet toelaten de organisatie en het beheer van het project aan te passen aan de eisen van de servicenormen. In principe zal dit plan ieder jaar herzien worden met de stuurgroep van het project om het gewenste serviceniveau te bereiken.




Service Improvement Plan (SIP) – Verbeteringsplan

In zijn offerte dient de inschrijver een voorstel te formuleren dat aantoont hoe hij van plan is ernstige of structurele problemen te verhelpen die tijdens de realisatie van de servicenormen worden vastgesteld. Daartoe dient hij een verbeteringsplan op te stellen, ook SIP genoemd. De inschrijver dient uit te leggen hoe hij in het kader van deze opdracht een SIP zal organiseren.




Servicecatalogus

In het kader van de uitvoering van deze opdracht moet een servicecatalogus opgesteld worden, die een gedetailleerd overzicht biedt van de operationele services en van de bijhorende serviceniveaus die via de beheerorganisatie aan de gebruikers worden verstrekt. De offerte van de inschrijver moet aantonen hoe hij in het kader van de uitvoering van deze opdracht kan bijdragen aan het uitwerken van deze servicecatalogus voor het deel IAM. Deze opdracht zal samen uitgevoerd worden met het betrokken personeel van de FOD Financiën.




Service Level Management

De inschrijver moet in zijn offerte de manier beschrijven waarop hij het Service Level Managementproces (SLM) zal organiseren. Dit proces garandeert het goede beheer van de te verstrekken producten en diensten, via vaststelling, onderhandeling, meting, rapportage, beheersing en verbetering tegen gerechtvaardigde prijzen. Het moet ook rekening houden met de kwalitatieve, kwalitatieve en budgettaire aspecten. Dit binnen een context van voortdurend evoluerende behoeften, uitgedrukt in operationele processen en rekening houdend met de constante evolutie van de ondersteunende technologieën. De opdrachtnemer dient formeel een Service Level Manager aan te wijzen die dit proces gedurende de hele looptijd van het project zal ondersteunen. De kosten van de uit te voeren taken moeten begrepen zijn in het beheer van het project. Voor meer informatie, zie:

Pagina 103 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

104/139

http://en.wikipedia.org/wiki/ITIL#Service-level_management




Termijnen en middelen voor de uitwerking van de SLA's, van het DAP en van de KPI- SQP- en SIP-tabel na de gunning van de opdracht

De in overleg uitgewerkte en definitieve, volledige algemene SLA, de eventuele KPI-tabellen en het DAP (Dossier Akkoorden en Procedures) moeten voor ondertekening beschikbaar zijn twee maanden na de gunning van de opdracht. De processen en bijhorende procedures moeten eveneens op punt staan en operationeel zijn. De metingen, rapporten en reviews met betrekking tot de SLA moeten op dat ogenblik eveneens operationeel zijn. De inschrijver moet in zijn offerte in de nodige middelen voorzien voor het opstellen, implementeren, gebruiken en corrigeren van alle nodige documenten (SLA, DAP, KPI-tabel ...) en hij moet gedurende de hele duur van deze opdracht eveneens in de bijbehorende procedures en processen voorzien.

7.3.

Omkadering van de SLA's

7.3.1. Relatie tussen SLA en ITIL© V3-2011 – Glossary De SLA's moeten opgesteld worden in de vorm van processen. De FOD Financiën gebruikt hiertoe het beheermodel ITIL© V3-2011. Zoals reeds aangegeven wordt gevraagd om rekening te houden met de doelstellingen van deze beheerprocessen en van het Service Level Management bij de uitwerking van deze SLA's. De beheerprocessen worden beschreven in het DAP (cf. Par xxx). Zie voor meer informatie de volgende websites met betrekking tot ITIL© V3-2011: • http://en.wikipedia.org/wiki/ITIL • http://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/Main_Page7 I.1.1.1.1 ITIL© Glossaria – Glossarium in verschillende talen De in ITIL gebruikte terminologie, met een verklaring van de termen, is beschikbaar in de originele taal (Engels) en vertaald in het Nederlands, Frans en Duits onder de volgende link: • http://www.itil-officialsite.com/internationalactivities/itilglossaries_2.aspx8 Raadpleeg deze ITIL © glossaria voor nadere uitleg over de termen die in dit bestek worden gebruikt. Als de FOD Financiën een andere definitie wenst te gebruiken, dan wordt dit uitdrukkelijk in dit bestek gemeld. Alleen deze definitie zal geldig zijn.

7.3.2. Relatie tussen SLA en ICT-normen en -fundamenten van de FOD Financiën. De ICT-normen en -fundamenten van de FOD Financiën zijn online gepubliceerd op de volgende websites: • Nederlands 7

Since July 2013, ITIL has been owned by AXELOS Ltd, a joint venture between HM Cabinet Office and Capita Plc. Axelos licenses organisations to use the ITIL intellectual property, accredits licensed Examination Institutes, and manages updates to the framework. 8 "Copyright © AXELOS Limited 2012. All rights reserved. Material is reproduced with the permission of AXELOS" Pagina 104 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

105/139

http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_funda menten/ • Frans http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/

7.3.3. In het kader van deze SLA's te ondersteunen omgevingen Deze omgevingen worden aangeduid met een letter of een afkorting. In de KPI-tabel zal voor iedere KPI de omgeving beschreven worden waarvoor ze geldig is. • • •

O: Ontwikkeling (onder het volledige beheer van de aannemer, voor deze omgeving is geen SLA-vereiste gedefinieerd) A: Acceptance P: Productie

8. SLA-audittool De inschrijver dient een SLA-audittool voor te stellen die deel zal uitmaken van de te verstrekken IAM-oplossing. Deze tool moet het mogelijk maken de KPI's van de SLA te meten, berekenen, rapporteren en gebruiken. De inschrijver moet in de nodige middelen voorzien om deze audittool te implementeren. De audittool kan eigen of gekochte software zijn. In de prijs van het project moeten eventuele licenties en de specifieke onderhoudskosten voor de duur van het project begrepen zijn. De inschrijver moet gedetailleerd de volgende punten in zijn offerte beschrijven. • De implementering van de audittool; • De metingen, hun frequentie en hun precisie; • De berekening, de verificatie, de validatie, de analyse en de exploitatie van de meetresultaten; • De rapportage van de meetresultaten aan de FODFIN. De FODFIN accepteert in eerste instantie de correcte werking van de audittool via een door de inschrijver uitgewerkte en formeel door de FODFIN goed te keuren acceptatieprocedure. De validatie door een derde partij is een pluspunt. Er zal een unieke algemene certificering plaatsvinden tijdens de lanceringsfase van het project. Zodra de audittool gevalideerd is, zal de inschrijver er tijdens het project kleine wijzigingen in aanbrengen (aanpassing rapporten, overeengekomen aanpassingen tijdens de SLA-revisievergaderingen, enz.) zonder bijkomende kosten. Elke grote wijziging zal voorgelegd worden aan de stuurgroep en zal aanleiding geven tot een Request for Change. De FODFIN behoudt zich het recht voor de verstrekte audittool te laten controleren door een onafhankelijke instantie zonder dat hiervoor de voorafgaande toestemming van de inschrijver vereist is.

9. Service Levels en bijbehorende resultaatverbintenissen in het kader van deze opdracht

De FOD Financiën wenst zes SLA-niveaus te definiëren, aangepast aan de verschillende fases:

Pagina 105 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

106/139

1. Service Levels met betrekking tot het projectbeheer:

2. Service levels met betrekking tot de ontwikkelings- of pre-productiefase; 3. Service Levels met betrekking tot het in productie brengen;

4. Services Levels met betrekking tot de niet-functionele eisen; 5. Service levels met betrekking tot incidentbehandeling, corrigerende en reactieve interventies; 6. Service Levels met betrekking tot het door de aannemer ter beschikking gestelde personeel; Deze 6 SLA's en resultaatsverbintenissen worden besproken in de volgende paragrafen.

10. Service Levels met betrekking tot het projectbeheer: planning PI-Project Plan-Planning-IAM De KPI-tabel vermeldt de uiterste datum die nageleefd moet worden voor de formeel aanvaarde inproductiestelling van de IAM-oplossing.

11. Service Levels met betrekking tot de ontwikkelings- of pre-productiefase Ten aanzien van de deliverables voor het project gaat het om: • •

voornamelijk technische documenten; cursusmateriaal (handleidingen en presentaties) voor de geplande opleidingen

PI-deliverables-IAM Doelstellingen Definitie

De deliverables moeten volledig en tijdig geleverd worden. De exacte lijst van te leveren deliverables zal aan het begin van elke fase van deze opdracht vastgesteld worden.

Meetmethode

Datum waarop de eindversie van de deliverables officieel aan de FOD Financiën wordt verstrekt. De procedure moet voorgesteld worden in het DAP. Momenten bepaald door de gebruikte methodologie en overeengekomen in het plan van het project

Berekeningsformule

Datum waarop de definitieve versie officieel overhandigd wordt - de in de projectplanning vastgestelde datum.

Berekeningsperiode

Volgens de planning van het project, aan het einde van iedere fase.

Te bereiken resultaat

90% van de te leveren deliverables aan het einde van iedere fase

Opmerking: De evaluatie van de kwaliteit van de verstrekte deliverables maakt deel uit van de in het kader van deze opdracht overeengekomen leveringsprocedures.

12. Service levels inproductiestelling

Pagina 106 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

107/139

De door de FOD Financiën toegepaste procedures moeten nageleefd worden voor de inproductiestelling van nieuwe versies/nieuwe patches/fixes. Dit om de operationaliteit van de bestaande operationele omgeving niet te verstoren.

12.1. PI-Security-Integrity-Code-IAM Doelstellingen Definitie

Het doel van deze prestatie-indicator is dat de aannemer de FOD Financiën in zijn Service Level Report (SLR) informeert over de relevante beveiligingstekortkomingen waarvan hij kennis heeft. Toepassing van de "Best Practices" in het kader van de bescherming van de computersystemen. Al naargelang van de gemelde beveiligingstekortkoming moeten een eventueel actieplan, een planning en een risicoanalyse in het SLR-verslag opgenomen worden. Dit moet het mogelijk maken om in overleg met de opdrachtnemer passende maatregelen te nemen.

Te bereiken resultaat

Een zo doeltreffend mogelijk beschermingsbeleid voor het project ontwikkelen.

12.2. PI-Releases-into-production-IAM Doelstellingen Definitie

De voorgestelde eerste versie voor de inproductiestelling moet exact en exhaustief zijn ten aanzien van de vastgestelde eisen.

Meetmethode

Het beheer van incidenten en de standaardtools die gebruikt wordt met betrekking tot de aanvragen voor de installatie van de versies door de opdrachtnemer (Procedure Release Management).

Berekeningsformule

Aantal uit de productie verwijderde versies omdat ze onjuist, onvolledig of twijfelachtig zijn / Totaal aantal versies

Berekeningsperiode

Jaarlijks

Te bereiken resultaat

Max. 10% uit de productie verwijderd.

13. Niet-functionele service level eisen

13.1. Conventie benaming niet-functionele prestatie-indicatoren De volgende conventie wordt toegepast: PI-Categorie-Subcategorie-Service window-Component Waarbij: • • •

Categorie = Avail(ability)/Perf(ormance)/Cap(acity) Subcategorie = Services/Back-up/etc. Service Window = T1/T2/T3/T4 Component van de IAM-oplossing = IDM / AM / LDAP / FEDIAM / IAM

13.2. Openingsperiode van de service (Service window) en onderhoudsperiodes in het kader van deze SLA De openingsperiodes van een service zijn de periodes gedurende welke de service beschikbaar is voor zijn gebruiker. De onderhoudsperiode is de periode waarin de services niet verstrekt worden, bijvoorbeeld omdat onderhoudswerken uitgevoerd moeten worden op de services of de infrastructuur. T1: Service window 5x12 kantooruren Pagina 107 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

108/139

De betrokken services zijn beschikbaar op de officiële werkdagen van de FOD Financiën, van 7.00 tot 19.00 uur, vijf dagen op zeven, van maandag tot vrijdag, met uitzondering van feestdagen en officiële brugdagen van de FOD Financiën. Er kunnen buiten het vastgestelde service window interventies plaatsvinden tijdens de op voorhand overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde - interventieperiodes. De onbeschikbaarheden van de diensten, bijvoorbeeld als gevolg van incidenten, zullen als zodanig verwerkt worden als ze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen. T2: Service window 7x24x365 buiten de kantooruren De betrokken services zijn 24 uur/24, 7 dagen/7 bereikbaar, iedere dag van het jaar, van 19u tot 7u, uitgezonderd tijdens de geplande driemaandelijkse onderhoudsweekends en de op voorhand overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde interventieperiodes. Alle andere onbeschikbaarheden van de diensten, bijvoorbeeld als gevolg van incidenten, zullen als zodanig verwerkt worden als ze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen. T3: Service window 7x24x365 De betrokken services zijn 24 uur/24, 7 dagen/7 bereikbaar, iedere dag van het jaar, uitgezonderd tijdens de geplande driemaandelijkse onderhoudsweekends en de op voorhand overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde interventieperiodes. Alle andere onbeschikbaarheden van de diensten, bijvoorbeeld als gevolg van incidenten, zullen als zodanig verwerkt worden als ze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen. T4: Service window Piekperiodes e-Govapplicaties 7x24x365 Het service window is identiek aan hetgeen beschreven wordt onder T3, uitgezonder de aanvullende permanentie van de eerstelijns servicedesk van de aannemer tijdens de piekperiodes van de e-Govapplicaties (Tax-On-Web, MOSS, BizTax, Intervat). Tijdens de piekperiodes is de eerstelijns servicedesk van de opdrachtnemer van 6 tot 22 uur bereikbaar. Op die dagen wordt de permanentie on-site verzekerd van 8.30 tot 19 uur. De off-site permanentie is bereikbaar van 6:30 uur tot 8.30 uur en van 19 tot 22 uur. Bijlage x bevat een voorbeeld voor de piekperiodes van 2015. Deze initiële kalender zal ieder jaar aan de opdrachtnemer worden meegedeeld. Eventuele aanpassingen van de kalender tijdens het lopende jaar moeten uitgevoerd worden in overleg met de opdrachtnemer.

13.3. Scope De niet-functionele voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op de productieomgeving. Voor de acceptatieomgeving moet slechts een beschikbaarsheidsgraad van 99,5% nageleefd worden tijdens de kantooruren, van 7 tot 19 uur. De beschikbaarheid wordt gemeten over een periode van 6 maanden.

Pagina 108 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

109/139

13.4. PI-normen–Avail(ability) De beschikbaarheid of "Availability" wordt bepaald per module van de IAM-oplossing. De in dit bestek vermelde normen zijn de minimumvereisten waaraan voldaan moet worden. Doelstellingen Definitie

• •

•

•

Beschikbaarheid van een component van de IAM-oplossing tijdens een vastgesteld service window. De periodes van gepland onderhoud of de samen met de FOD Financiën overeengekomen onderbrekingen (wegens updates, nieuwe versies ...) zullen niet in aanmerking genomen worden voor de periode van onbeschikbaarheid tijdens de referentieperiode. Momenteel voorziet de FOD Financiën in 4 onderhoudsweek-ends per jaar, 1 per trimester; gedurende die periode kunnen belangrijke werken uitgevoerd worden en hebben de burgers geen toegang tot de e-govapplicaties. De onbeschikbaarheden die niet te wijten zijn aan de opdrachtnemer (na onderzoek en overleg) worden niet in aanmerking genomen voor eventuele sancties.

Meetmethode

•

Meetpunten in de SLA-audittool van de opdrachtnemer

Berekeningsformule

•

In functie van de te meten parameter;

Meetperiode

•

Te bereiken resultaat

•

Standaard, de maandelijks berekende beschikbaarheid van de laatste 6 maanden, buiten de expliciete uitzonderingen (cf. KPI-tabel) Indien nodig, worden corrigerende acties ondernomen in functie van deze cijfers. Voor de beschikbaarheidseisen in het kader van dit bestek wordt verwezen naar de samenvattende tabel van de KPI's in de bijlage xx.

Opmerking: de inschrijver moet beschrijven hoe hij de redenen van de onbeschikbaarheid voor rapportagedoeleinden zal vermelden, bij voorkeur in de SLAaudittool.

13.5. PI-Perf(ormance) normen De prestatie wordt bepaald per module van de IAM-oplossing. De in dit bestek vermelde normen zijn de minimumvereisten waaraan voldaan moet worden.

Doelstellingen Definitie

•

•

De prestatie van de applicatie verwijst naar de tijd die verstrijkt tussen het moment van de ontvangst van een aanvraag met betrekking tot een vastgestelde referentiecomponent en het ogenblik van de respons door de referentiecomponent. OPGELET: bijgevolg omvat de verwerkingstijd van de Dienstverlener niet:

o

De tijd vereist voor het transport via internet

o

De tijd vereist voor de verwerking door het netwerk van de Gebruiker

Meetmethode

•

Berekeningsformule

•

In functie van de te meten parameter;

•

Bijv. de relatie tussen het aantal resultaten met een lagere responstijd dan Y

Meetpunten in de SLA-audittool van de opdrachtnemer

seconden en het aantal resultaten (uitgedrukt in percentage).-

• Berekeningsperiode

Te bereiken resultaat

•

De prestatie wordt elke maand berekend en gerapporteerd. Indien nodig, worden corrigerende acties ondernomen in functie van deze cijfers.

Bijv. X % < Y seconden

Pagina 109 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

110/139

Voor de prestatie-eisen in het kader van dit bestek wordt verwezen naar de samenvattende tabel van de KPI's.

13.6. PI-Cap(acity) De capaciteit wordt bepaald per module waaruit de IAM-oplossing bestaat. De in dit bestek vermelde normen zijn de minimumvereisten waaraan voldaan moet worden. Doelstellingen Definitie

•

•

Deze prestatie-indicator verwijst naar de capaciteit van een in de IAM-oplossing vastgesteld element. Bijvoorbeeld: het aantal gelijktijdige sessies binnen een specifieke periode uitgedrukt in seconden.

Meetmethode

•

Meetpunten in de SLA-audittool van de opdrachtnemer

Berekeningsformule

•

In functie van de te meten parameter;

Berekeningsperiode

•

Te bereiken resultaat

De capaciteit wordt elke maand berekend en gerapporteerd. Indien nodig, worden corrigerende acties ondernomen in functie van deze cijfers. Voor de capaciteitseisen in het kader van dit bestek wordt verwezen naar de samenvattende tabel van de KPI's.

14. Service levels met betrekking tot incidentbehandeling, corrigerende en reactieve interventies Standaard, (behalve service window T4) verstrekt de inschrijver de operationele eerstelijns services en een technische ondersteuning elke werkdag van 8 tot 17 uur on-site. De eerstelijns helpdesk buiten deze uren en de tweedelijns ondersteuning worden 7d/7 en 24u/24 door de inschrijver verzorgd. Deze SLA zal met name betrekking hebben op: • •

•

•

•

de beschikbaarheid van de eerstelijns en de tweedelijns helpdesk van de opdrachtnemer voor het oplossen van technische problemen; de maximale interventietijd voor de herstelling en/of de oplossing van defecten of bugs (zie verder in deze paragraaf "prioriteitsniveaus voor corrigerende en reactieve acties"). Zodra de verzoeken aan het supportteam van de inschrijver zijn toegekend in het standaard incidentopvolgingsysteem van de opdrachtgever, verwacht de FOD FIN een formele acceptatie van het verzoek binnen de voorgeschreven termijn (Incident Response Time). Deze termijnen worden vastgesteld in functie van de prioriteit van het verzoek. Er wordt eveneens een maximale oplossingstijd vastgesteld per prioriteitsniveau (Incident Resolution Time). Bij een technische storing zijn dezelfde voorschriften van toepassing. De FOD Financiën zal voor elk vastgesteld incident een incidentfiche invullen en aan de opdrachtnemer bezorgen. Met deze fiche wordt de oplossing van het incident opgevolgd. Ze vormt de basis van de controle op de kwaliteit van de geleverde prestaties. Dit fiche zal gecodeerd worden in een systeem voor incidentopvolging van de opdrachtnemer. Op deze fiche moet de opdrachtnemer alle vereiste elementen invullen met betrekking tot de oplossing van het incident, in overeenstemming met de SLA die hij in het kader van zijn offerte heeft ondertekend. Pagina 110 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

111/139

14.1. Prioriteiten van de incidenten Prioriteiten van de incidenten voor corrigerende en reactieve interventies Beschrijving en criteria Major incident – Belangrijke impact op het werkproces. Service niet Prioriteit 1 beschikbaar voor alle gebruikers. Service geblokkeerd of defect voor alle gebruikers, belangrijke afname van de prestatie wat tot de onmogelijkheid leidt om de service te gebruiken Er is geen enkel bruikbaar alternatief beschikbaar.

Prioriteit 2

High Priority – Blokkerend of ernstig incident. De incidenten die een aanzienlijke impact hebben op een deel van de service. Er is geen enkel bruikbaar alternatief beschikbaar.

Prioriteit 3

Medium Priority – Oppervlakkig incident zonder impact op de operationele functies van de service. De service werkt niet zoals het hoort, maar is beschikbaar met een minimale impact of dankzij een bruikbaar alternatief. Alle businessincidenten die niet P1, niet P2 en niet single user zijn.

Prioriteit 4

Normal Priority – Minor incident of service request, impact single business user. Geen impact of minimaal functioneel probleem. Alle requests of de klachtentickets van de business.

Prioriteit 5

Low Priority – Requests, vragen of diensten voor één enkele eindgebruiker. Alle 'incidenten' of 'service requests' van de burgers (geen enkele impact op de business)

Opmerking: De melding van incidenten kan gebeuren via een gemachtigde medewerker van de FODFIN (het IAM-team van de FODFIN, de Servicedesk van de FODFIN, enz.). Dit gebeurt ofwel telefonisch, ofwel via een automatische methode die de opdrachtnemer ter beschikking stelt van de gemachtigde medewerker. In zijn offerte moet de inschrijver beschrijven of het SLA-auditsysteem of een andere door de opdrachtnemer te voorzien monitoringsysteem in staat is de incidenten automatisch te melden en een ticket te creëren. De eventueel reeds door de inschrijver met de HP Service Manager tool van de FODFIN uitgevoerde integraties zullen uitgelegd worden, maar dat is niet verplicht. Al deze methodes voor incidentmelding zetten de tijd voor het oplossen van incidenten in gang. Het staat de inschrijver vrij om andere methodes voor te stellen, op voorwaarden dat ze de FODFIN in staat stellen het exacte ogenblik van de melding van een incident te bepalen.

14.2. Prioriteitsmatrix Urgentie/impactmatrix voor beslissingen in verband met de prioriteit van incidenten in geval van twijfel: IMPACT OP DE ACTIVITEIT

URGENCY

Prioriteitsmatrix

Critical

Serious

Medium

Low

Critical

prioriteit 1

prioriteit 1

prioriteit 2

prioriteit 2

High

prioriteit 1

prioriteit 2

prioriteit 2

prioriteit 2

Medium

prioriteit 2

prioriteit 2

prioriteit 3

prioriteit 3

Low

prioriteit 2

prioriteit 2

prioriteit 3

prioriteit 4

Requests

prioriteit 4

prioriteit 4

prioriteit 5

prioriteit 5

Definities van de impact op de activiteit: Pagina 111 van 139

Cahier des charges

• • • •

S&L/AO/437/2015

112/139

Critical - Impact op een volledige afdeling of leveringstermijn/kritieke dienst of belangrijke impact op de activiteit zonder dat een noodoplossing voor de activiteit gerealiseerd kan worden Serious - Impact op een grote groep van gebruikers of middelgrote impact op de activiteit zonder dat een noodoplossing voor de activiteit gerealiseerd kan worden Medium - Impact op een specifieke groep of op meerdere gebruikers, of zwakke impact op de activiteit Low – Impact op één enkele gebruiker

Definities van Urgency • Critical – Ernstig incident dat als een prioriteit behandeld moet worden, in een situatie van crisisbeheer • High – Zeer dringend incident dat zo snel mogelijk behandeld moet worden • Medium – Dringend incident dat snel behandeld moet worden • Low – Niet dringend incident • Requests – Niet dringend verzoek om informatie

14.3. PI-Incident-Response-Time-IAM Acceptatietijd van de helpdesktickets volgens het prioriteitsniveau (Incident-Response-Time KPI). Retour Incidenten of Incident-Response-time. Doelstellingen Definitie

•

Meetmethode

•

Berekeningsformule

•

Berekeningsperiode

•

Te bereiken resultaat

Een retour uitvoeren op basis van een door de Helpdesk gemeld incident met: o

een (eerste) controle van de exhaustiviteit van het gemelde incident

o

een (eerste) controle van de exactheid van de overdracht

Door het systeem voor incidentbehandeling van de opdrachtnemer. Moment van melding van het incident door de gemachtigde medewerker van de FODFIN of door de monitoringtool van de opdrachtnemer - ogenblik van acceptatie van het ticket door de supportgroep van de opdrachtnemer Maandelijks

Prioriteit 1

100% binnen 10 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

Prioriteit 2

100% binnen 30 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

Prioriteit 3

100% binnen 30 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

Prioriteit 4

100% binnen 30 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

Prioriteit 5

100% binnen 60 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

Pagina 112 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

113/139

14.4. PI-Incident-Resolution-Time-IAM Max. SLA-termijn voor de herstelling en/of de oplossing van storingen (Oplossing van incidenten Incident-Resolution-Time KPI) Doelstellingen Definitie

•

Meetmethode

• •

Berekeningsformule

Zodra de verzoeken (tickets) toegekend zijn aan het supportteam van de inschrijver eist de FODFIN de volgende ontvangsttermijnen (Incident Resolution Time) volgens de prioriteitsniveaus.

Door het systeem voor incidentbehandeling van de opdrachtnemer. Registratieogenblik "incident resolved"9in het incidentbehandelingssysteem van de opdrachtnemer ogenblik van toekenning aan de supportgroep

• Berekeningsperiod e Te bereiken resultaat

•

Maandelijks Prioriteitsniveau

Oplossingstijd (Incident Resolution Time)

1

100% binnen 3 uur na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

2

80% binnen 24 uur en 100% binnen 3 werkdagen na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

3

80% binnen 2 werkdagen en 100% binnen 4 werkdagen na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

4

100% binnen 5 werkdagen na toekenning van het incident aan de supportgroep van de inschrijver

5

100% binnen 6 werkdagen na requesttoekenning aan de supportgroep van de inschrijver

•

•

Retour van de incidenten: o Ieder werkuur voor incidenten van prioriteit 1: o Alle 4 werkuren voor incidenten van prioriteit 2: o Alle 12 werkuren voor incidenten van prioriteit 3: Escalatie naar de incidentbeheerder van de opdrachtnemer - indien nog niet opgelost -: o Na 2 werkuren voor incidenten van prioriteit 1: o Na 12 werkuren voor incidenten van prioriteit 2: o Na 3 werkuren voor incidenten van prioriteit 3:

15. Service Levels met betrekking tot het door de opdrachtnemer ter beschikking gestelde personeel PI-Presence-Staff-IAM Doelstellingen Definitie

On-site aanwezigheid van de eerstelijns helpdesk van de opdrachtnemer van 8.30 tot 17 uur (buiten de middagpauze van minimaal 1 uur)

Meetmethode

Controle van de badge

9

Indien de FOD Financiën vaststelt dat een voorgestelde oplossing x in de praktijk niets oplost, dan wordt het ogenblik voor het voorstellen van oplossing x niet in aanmerking genomen bij de berekening van deze KPI. Pagina 113 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

Berekeningsperiode Te bereiken resultaat

114/139

Maandelijks Onvoorziene afwezigheden vermijden en de continuïteit van de eerstelijns helpdesk verzekeren

16. Toepassingsperiode van de verschillende SLA's Service Levels

Geldigheidsperiode

Omgevingen

1. Service Levels betreffende het beheer van projecten

Vanaf de toewijzing

Te P

2. Service levels van de ontwikkelings-

Van de toewijzing tot de inproductiestelling

Te P

Van de inproductiestelling tot het einde van de inproductiestelling Vanaf de inproductiestelling of de officiële levering van de omgeving Vanaf de inproductiestelling

P

Vanaf de toewijzing

Niet van toepassing

of preproductiefase 3. Service Levels inproductiestelling

4. Service Levels niet-functionele eisen

5. Service levels met betrekking tot incidentbehandeling, corrigerende en reactieve interventies 6. Service Levels met betrekking tot het door de opdrachtnemer ter beschikking gestelde personeel

P A (slechts 1 prestatieindicator availability, cf. tabel van KPI's) P

17. Sancties Bij niet-naleving van de SLA kunnen de in de KPI-tabel beschreven boeten (cf. bijlage xx) aan de opdrachtnemer worden opgelegd. Het is geenszins de bedoeling van de FOD Financiën om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen om de dienstverlening te garanderen.

Principe van de boetevoorstellen De boeten worden berekend in percentage van het totale bedrag van het onderhoud van de laatste maand of forfaitair bepaald. Het bedrag van de gecumuleerde maandelijkse boete zal niet hoger zijn dan 20% van het maandelijkse bedrag voor de prestaties (onderhoudskosten, enz.). Elke maand moet de gecumuleerde totale boete opnieuw worden berekend en toegepast en dit tijdens de hele duur van de opdracht. Het staat de inschrijver vrij om hogere boetes voor te stellen. De boeten zijn opgenomen in de KPI-tabel en blijven tijdens de hele looptijd van het contract van toepassing.

Pagina 114 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

115/139

18. SLA monitoring, rapportage en analyse, Service Management vergadering

18.1. SLA-monitoring 18.1.1.

Basismonitoring binnen de FOD Financiën

De FOD Financiën verricht een permanente supervisie op al zijn diensten via enerzijds de monitoring van de componenten en van het systeem en anderzijds het voortdurend testen van alle belangrijke services via de synthetische activiteiten van de eindgebruikers. Deze synthetische tests worden gecreëerd door het monitoring team van de FOD Financiën op basis van een verstrekt scenario (screenshots) en van connectiegegevens nodig voor een monitoringgebruiker. De door deze monitoringgebruiker gestelde handelingen zijn gratis en moeten niet opgenomen worden in de statistieken. Voor deze monitoringgebruiker moeten de nodige veiligheidsmaatregelen nageleefd worden. Met betrekking tot de gemeten beschikbaarheid en de responstijden beschikt men over verschillende rapporten die gebruikt kunnen worden om de SLA's te controleren. Voor meer informatie over deze eindgebruikersimulatie verwijzen wij naar de op het internet gepubliceerde ICT-fundamenten, namelijk: • Nederlands http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_funda menten/ •

Frans http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/

meer bepaald het hoofdstuk ABB 9.1.1 End-to-End Monitoring en service level metingen

18.1.2.

Bijstand in het kader van de monitoring door de opdrachtnemer

In het kader van deze opdracht zal de onderneming meewerken aan de vaststelling en de validatie van een basisscenario en zal ze helpen bij het uitwerken van de eventuele occasionele aanpassingen, indien een aangepaste versie/update van een service wordt geïmplementeerd. De kostprijs van de bijstand om deze basismonitoring en de eventuele aanpassingen in de loop van het project uit te werken is begrepen in de prijs van het jaarlijkse onderhoud en van de aanvullende projecten.

18.2. SLA-rapportage, Reviews, PI-SLR-IAM 18.2.1.

Algemene Service Level rapportage (SLR)

Deze service niveau rapportage (SLR) houdt verband met de activiteiten die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer worden uitbesteed en die betrekking hebben op de services in het kader van dit bijzonder bestek. Het uitgangspunt is dat o.a. gerapporteerd moet worden over de in de SLA opgenomen meetbare service-indicatoren. De meting en de reporting vinden iedere maand plaats op basis van de verstreken periode.

Pagina 115 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

116/139

Elk jaar kan gevraagd worden om een samenvattend rapport over te leggen aan de stuurgroep. De opdrachtnemer verstrekt het maandelijks rapport uiterlijk 7 werkdagen na het einde van de periode. In een later stadium is het mogelijk dat bepaalde rapportages geen toegevoegde waarde hebben en dat alleen de uitzonderingen vermeld moeten worden voor bepaalde serviceindicatoren. Dit kan leiden tot een correctie van deze rapportagestructuur. De wijzigingen in de service levels zelf kunnen eveneens leiden tot een aanpassing van de in dit document vastgestelde rapportagestructuur. De inschrijver dient een voorstel voor maandelijkse rapporten (SLR) te formuleren in de vorm van een werkbaar document dat de bereikte SLA-niveaus vermeldt. Als zich incidenten van prioriteit 1 of 2 of belangrijke "SLA breaches" voordoen, dan dient de opdrachtnemer een tussentijds SLR-rapport op te stellen met de sleutelelementen die het mogelijk moeten maken de projecten te volgen en ze voor te stellen aan de desbetreffende diensten van de FOD Financiën (Reviews). Indien nodig wordt een SLA-vergadering georganiseerd "by exception". Iedere maand wordt binnen de FOD Financiën ter plaatse een SLA-vergadering gehouden, waarop het Service Level Report wordt behandeld. De resultaten worden ook voorgelegd aan de stuurgroep. Er dient een voorbeeld van een SLR-rapport bij de offerte gevoegd te worden zodat de evaluatiecommissie dit kan evalueren De SLR-rapportage dient een maximum aan samenvattende tabellen en grafische voorstellingen te gebruiken. Het SLR-document dient minstens de volgende onderwerpen te bevatten (niet-limitatieve lijst): 1. Servicelevelresultaten van de SLA ten aanzien van de vastgestelde normen (KPI) met een toelichting van de eventuele "SLA breeches" (niet-verwezenlijking van de normen); (maandelijks en cumulatief gedurende heel het jaar) 2. SIP-voorstel om de "SLA breaches" in de toekomst te vermijden; 3. Capaciteits-, prestatie- en beschikbaarheidsstatistieken (per maand); 4. Status van de componenten van de oplossing (indien van toepassing); 5. Overlegging van een analyse van de tendensen aan de stuurgroep op basis van de resultaten van de afgelopen trimesters ...; 6. Aspecten in verband met beveiliging (melding van beveiligingsrisico's, patches, scanning, logboeken, auditing, enz.); 7. Incidentenverslagen (details over de incidenten per categorie, Incident Response en Resolution Time ...); 8. Request For Changes tijdens de referentieperiode; 9. Analysenalyse van de incidenten met betrekking tot het beheer van de problemen (aanbevelingen op basis van een analyse van de voornaamste oorzaak); 10. Samenvattende boordtabel met rapportage van de projectstatus voor het management, die overgelegd zal worden aan de trimestriële stuurgroepen; 11. Voorstellen voor SLA-aanpassingen over te leggen aan de stuurgroep.

18.2.2.

PI-SLR-IAM Doelstellingen

Definitie

De Service Level Reports tijdig verstrekken

Meetmethode

Datum van e-mail indien per e-mail, datum van ondertekening van ontvangst door

Pagina 116 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

117/139

gemachtigde persoon van de FOD Financiën. Berekeningsformule

Ontvangstdatum – 1er werkdag van de afgelopen verslagperiode.

Berekeningsperiode

Maandelijks

Te bereiken resultaat

Ontvangst uiterlijk 7 e werkdagen na de verstreken verslagperiode

18.3. Service Management overleg Dit overleg vindt plaats zoals aangegeven in de onderstaande matrix:

Naam

Frequentie

Aanwezige personen

Onderwerpen

Directieoverleg

1 * per jaar

•

• •

• •

• Service Level Overleg

Opdrachtoverleg

1 * per maand

1 * per week

Afvaardiging ICT Management FOD FIN Managementafvaardiging opdrachtnemer Managementdienst FODFIN

•

•

• •

Review SLA Ontwikkelingen, verbeteringen Escalatie voor het opdrachtoverleg

•

Opdrachtmanagement FOD FIN

•

Status werk in uitvoering per werkstroom (incidenten, wijzigingen en projecten) in termen van tijd en geld Intake nieuwe opdrachten Prioriteiten

Opdrachtmanagement opdrachtnemer

•

• •

• • Ad hoc

Review jaarlijkse balans maandelijkse SLA's

Managementdienst opdrachtnemer Managementdienst FOD FIN Managementdienst opdrachtnemer

•

•

Overleg over de inhoud (niet geformaliseerd)

Monitoring contract en samenwerking Escalatie voor het Service Level Overleg

•

Incident management

•

Dagelijks beheer

• •

Klachten en verbeteringen Escalatie voor Overleg over de inhoud Inhoudelijk: uitvoering van de werkstromen Zwarte punten, verbeteringen

Een gedetailleerde concretisering van deze overlegvormen zal opgenomen worden in het DAP.

19. Eindopmerking De FOD Financiën kan, indien hij dit wenst, zelf de metingen van de in het kader van deze opdracht goedgekeurde SLA's uitvoeren of ze op zijn kosten doen controleren en uitvoeren door een onafhankelijk studiebureau. Dit ontslaat de inschrijver niet van zijn verantwoordelijkheid inzake de opvolging en de controle van de SLA's.

Pagina 117 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

118/139

OPGELET Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.

1030 BRUSSEL,

Hans D’Hondt Voorzitter van het Directiecomité

Pagina 118 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

119/139

F. BIJLAGEN 1. Offerteformulier; 2. Inventaris; 3. ICT-standaarden van de FOD Financiën - TECHNISCHE RICHTLIJNEN (informatica) 4. SLA 5. Referenties cv 6. Referentiemodel soortgelijke projecten

Pagina 119 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

120/139

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL

BESTEK NR.: S&L/AO/437/2015

Open offerteaanvraag voor FIRST 2015 De firma: (volledige benaming) met adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer: en waarvoor Mijnheer/Mevrouw

10

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land)

als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. S&L/AO/437/2015 van de opdracht tegen de in de inventaris vermelde prijzen toegevoegd in bijlage aan dit document.

10

Schrappen wat niet past

Pagina 120 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

121/139

Ontwikkelingstermijnen: Voor schijf 1 : Ontwikkelingstermijn in maanden (met een maximum van 27 maanden)

…………………………………………. maanden Voor schijven 2 en 3 : Ontwikkelingstermijn in maanden (met een maximum van 39 maanden)

…………………………………………. maanden Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties. Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer IBAN BIC

Voor de interpretatie van de de Nederlandse/de Franse . overeenkomst wordt gekozen (*) voor Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (straat) (postcode en gemeente) ( Telefoon- en/of faxnummer) (e-mail) Uitgevoerd TE :

Op

Pagina 121 van 139

2015.

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

122/139

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)

GOEDGEKEURD,

PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ HET OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD: -

Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria en de gunningscriteria (zie punt 4 van deel C. Gunning); - De volledig ingevulde inventaris; - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen; Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.

Pagina 122 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

123/139

BIJLAGE 2: INVENTARIS

1) Ontwikkelingen Forfaitaire prijzen

Forfaitaire prijzen Incl. btw, in euro

Excl. btw, in euro In letters

In cijfers

In letters

In cijfers

Schijf: 1 Generieke intake

__ __ __ __ __ __ ___

______

,__

___________ ____

______

,__

Schijf 2: Module inning comptabiliteit

__ __ __ __ __ __ ___

______

,__

___________ ____

______

,__

Schijf 3: Generieke module invorderingsacties

__ __ __ __ __ __ ___

______

,__

___________ ____

______

,__

Totaal

__ __ __ __ __ __ ___

______

,__

___________ ____

______

,__

2) Ontwikkelingen Forfaitaire prijzen

Forfaitaire prijzen Incl. btw, in euro

Excl. btw, in euro In letters

In cijfers

Schijf: 1 Preventief, correctief (Bugs Fixing) en evolutief per maand

__ __ __ __ __ __ ___

______

Schijf 2: Preventief, correctief (Bugs

__ __ __ __ __ __ ___

______

In letters

In cijfers

,__

___________ ____

______

,__

,__

___________ ____

______

,__

Pagina 123 van 139

Cahier des charges

Fixing) evolutief maand

S&L/AO/437/2015

124/139

en per

Schijf 3: Preventief, correctief (Bugs Fixing) en evolutief per maand

__ __ __ __ __ __ ___

______

___________ ____

,__

______

,__

3) Aanvullende bijstand

Aanvullende bijstand voor mandagen

300

Forfaitaire prijzen Excl. btw, in euro

Forfaitaire prijzen Incl. btw, in euro

In letters

In cijfers

In letters

In cijfers

_______ _______ _

______ _

___________ ____

______

,_

Pagina 124 van 139

,__

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

125/139

BIJLAGE 3: ICT-STANDAARDEN VAN DE FOD FINANCIËN TECHNISCHE RICHTLIJNEN (INFORMATICA) 1. Opmerkingen in verband met de structuur van het technisch deel van het bestek 1.1.

Definitie, afkorting en gebruikte acroniemen ABB: Architecturale Building Blocks Volledige architecturale beschrijving van de bestaande informaticaomgeving bij de FOD Financiën ACC: Acceptatieomgeving CCFF: Communication Center for Federal Fiscality Communicatie- en technologieplatform, voor de ontwikkeling, dat fungeert als een portaal naar de buitenwereld en naar de FOD Financiën toe.

DEV: Ontwikkelingsomgeving FEDIam: Federal IAM Systeem voor het beveiligen en machtigen van toegang tot applicaties zodat de burgers kunnen aanloggen om toegang te krijgen tot de applicaties van de FOD Financiën. FUP: Finances Unified Process Methodologie voor het beheer van ontwikkelingen, gebaseerd op de U.P.methodologie. FUP-ITIL: Finances Unified Process – Information Technology Infrastructure Library Standaardmethodologie van de FOD Financiën voor het beheer van de continue integratie. HP-ALM: HP Lifecycle Management IAM: Identity and Access Management Systeem voor het beveiligen en machtigen van toegang tot applicaties voor het personeel van de FOD Financiën. IAM: Java Enterprise Edition Geheel van technische specificaties die alle domeinen van de webapplicatieontwikkeling dekken. Om te weten welke versie bij de FOD Financiën wordt gebruikt, verwijzen we naar het document van ABB vermeld onder punt 1.3.2 van deze bijlage, genaamd “Technische context”. PROD: productieomgeving QUAC: Quality Control Orgaan binnen de Stafdienst ICT van de FOD Financiën met als taak het controleren, en valideren, van de naleving van de binnen de FOD Financiën geldende standaarden. SLA Service Level Agreement Pagina 125 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

126/139

XML: Extensible Markup Language

2. Context van de opdracht 2.1. Technische context De FOD Financiën wenst de in het verleden verworven licenties zoveel mogelijk te benutten en niet twee keer te betalen voor vergelijkbare functionaliteiten. Daarom eist de FOD Financiën conformiteit met de ICTstandaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn. Indien bepaalde ontwikkelingen vereist zijn, wordt de inschrijver verzocht om de bestaande standaard ontwikkelingstools te gebruiken. Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaard methodologieën voor analyse, ontwikkelingssupport en projectbeheer (PMFin, de unieke projectmethodologie Financiën, gebaseerd op de internationale standaard Prince2). De aandacht van de inschrijver wordt bovendien gevestigd op het enorme belang van deze bijlage bij de IAM-aspecten in het kader van de opdracht. De volledige beschrijving van die standaarden en van FUP staat op http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B FOD http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B (rubriek ‘Fondements ICT (FOD

Financiën’). 2.1.1.Naleving van de ICT-standaarden Ongeacht of de aangeboden oplossing een package/tool is dan wel het resultaat van specifieke ontwikkelingen op maat dient men een maximale conformiteit met de actuele ICT-standaarden en fundamenten te bewerkstelligen. Er wordt de inschrijver gevraagd om duidelijk te beschrijven hoe de oplossing wordt geïntegreerd in de onderliggende architectuurelementen. Elke offerte die niet integraal in overeenstemming is met de ICTstandaarden binnen de FOD Financiën zal als nietig worden beschouwd. 2.1.2. Vereiste integratie met de standaarden De inschrijver beschrijft in zijn offerte de “connectoren” en/of integraties die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten op te zetten. Hij moet ook de diensten specificeren die hij zal leveren en de taken die moeten worden uitgevoerd in het kader van het opzetten van de connectoren en/of de integraties. Het is duidelijk dat het systeem moet interageren met een groot aantal systemen, waarvan sommige misschien nog moeten worden gedefinieerd. De inschrijver voorziet in zijn technische oplossing hoe de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces kunnen bouwen met nu nog niet gekende applicaties. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan voldaan moet worden opdat een systeem connecteerbaar is. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inkomende berichten vaak (maar niet altijd) in XML worden gestructureerd. Dit zal dus in de mate van het mogelijke een automatische gegevensinvoer in werking stellen (met of zonder menselijke controle) in de onderliggende Pagina 126 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

127/139

applicaties. Merk overigens op dat de verwerkte berichten ook de basis kunnen vormen voor een manuele gegevensinvoer. 2.1.3. Goede praktijken Elke softwareoplossing of andere technische keuze moet gemaakt worden met inachtneming van de goede praktijken voor softwareontwikkeling. Bijvoorbeeld, zonder volledig te zijn, het gebruik van “design pattern”, de organisatie van de softwarearchitectuur in multilagen (bv.: MVC), TDD, enz. 2.1.4. Materiële omgeving Het geheel moet worden gerealiseerd op platformen die de FOD Financiën ter beschikking stelt, volgens de technologische normen en de ontwikkelingsnormen die zijn bepaald door de FOD, met uitzondering van de individuele posten die voor rekening van de dienstverlener zijn. De inschrijver wordt gevraagd reeds in de offerte zo concreet mogelijke indicaties te geven van de benodigde hardwarecomponenten en hun respectievelijke capaciteit. Deze beschrijving dient onder meer om de aangeboden oplossing te kunnen vergelijken op het vlak van impact op de infrastructuur en gerelateerde kosten. 2.1.5. Veiligheid/authenticatie De FOD Financiën beschikt met het systeem Identify and Access Management (IAM) over een eigen framework voor identiteits- en toegangsbeheer. Integratie met dit systeem wordt als een absolute vereiste beschouwd. De concrete integratie met IAM zal tijdens de analysefase worden verfijnd. Toegangscontrole Indien de applicatie tot stand komt door middel van een specifieke ontwikkeling op maat, dienen toegangsbeheeraspecten zoals authenticatie en autorisatie volledig gebruik te maken van de componenten die hiervoor door het IAM-systeem worden voorzien. Indien de applicatie anderzijds steunt op een gebruiksklaar product dat in de handel verkrijgbaar is en geen beroep doet op de IAMcomponenten, dient de authenticatie te worden gedelegeerd aan de corporate LDAP-server. Vermits veilig verkeer tussen LDAP en de applicatie een kritiek punt is, is een compatibiliteit met LDAP via SSL (LDAPS) noodzakelijk. Terbeschikkingstelling (provisioning) van de gebruikersdata Aanvullend zal al het nodige worden gedaan voor de terbeschikkingstelling van de gebruikersdata vanuit de IAM-omgeving. Dit houdt in dat metadata van de applicatie (interne gebruikersprofielen, groepsindeling, rolverdeling en permissies) op een geautomatiseerde wijze kunnen worden afgeleid uit LDAP. 2.1.6. De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. en dit door verplicht Pagina 127 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

128/139

een oplossing aan te bieden die steunt op de webstandaarden en die toegankelijk is via het internet. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT-standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen. Bij wijze van voorbeeld moeten de eventuele installaties plaatsvinden in het kader van het SMS-project (System Management System, voor het beheer van de installatie van software van op afstand). De overeenkomstige diensten moeten worden verzekerd via deze opdracht, zonder bijkomende kosten. 2.1.7. Specifieke ontwikkeling De specifieke ontwikkelingen die noodzakelijk kunnen zijn om te beantwoorden aan de behoeften of om een ontwikkelingsopdracht tot een goed einde te brengen, moeten deel uitmaken van de uiteindelijke totaalprijs. Het antwoord moet vergezeld gaan van een beschrijving van de ontwikkelingen in kwestie. Om updateproblemen achteraf te vermijden in geval van een nieuwe versie, verbindt de inschrijver zich ertoe om deze ontwikkelingen te ondersteunen in het kader van het onderhoud van alle komende versies. 2.1.8.

Specifieke parametrisering Voor alle specifieke parametriseringen preciseert de inschrijver of ze moeten worden gerealiseerd door hem alleen, of dat de FOD ze autonoom voor zijn rekening kan nemen na een passende opleiding.

2.1.9.

Informaticaomgevingen Binnen ICT geldt de werkwijze om voor iedere realisatiefase in het ontwikkelingsproces een aparte omgeving te voorzien. De exacte onderverdeling van de omgevingen en hun specifieke rol zal nader worden afgestemd bij het uittekenen van de architectuur van de applicatie. De keuze zal onder meer afhangen van de gekozen projectaanpak, de hoeveelheid specifieke ontwikkeling, de ICT-noden, enz. We onderscheiden drie soorten omgevingen: Ontwikkeling: een programma of component wordt eerst • ontwikkeld in de ontwikkelingsomgeving. De behoefte aan een dergelijke omgeving is sterk afhankelijk van de mate van specifieke ontwikkelingen die vereist is. Indien de oplossing bestaat uit een te configureren package/tool waarvoor slechts minimale uitbreidingen of personaliseringen nodig zijn, kan de noodzaak voor een dergelijke omgeving vervallen. • Test/acceptatie: omgeving die fungeert voor het uitvoeren van allerhande testactiviteiten (integratietests, systeemtests, acceptatietests, ...). Naargelang het aantal iteraties waarbij parallel verschillende releases een aparte testfase doorlopen kan worden geopteerd om voor de acceptatietests een aparte omgeving te voorzien. • Productie: na acceptatie van de applicatie volgt een uitrol naar de productieomgeving waar ze voor de eindgebruikers beschikbaar wordt gesteld.

Pagina 128 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

2.1.10.

129/139

Softwareoplossingen en installatieplan Voor alle software en componenten die worden toegepast, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving van de voorgestelde oplossing geven. Deze beschrijving moet de technische aspecten dekken aangaande de toepassing en de interfaces tussen de verschillende systemen die in het kader van het project moeten worden geïntegreerd. De inschrijver moet een hoogwaardig installatieplan voorstellen. De inschrijver staat in voor het opstellen en uitvoeren van het plan. Het installatieplan moet het volgende voorzien: 1. De installatietermijnen van de applicatie Het participatieniveau van het personeel van de inschrijver en 2. van het personeel van de FOD Financiën in elke fase van het project 3. De eindresultaten (deliverables) 4. De opleiding van het personeel van de FOD Financiën, te verstrekken in elke projectfase (zie ook “Projectbeheer en methodologie”) De eventuele andere informatie die de inschrijver noodzakelijk 5. acht Tijdens de installatiefase die hij uit zal moeten voeren, zal de opdrachtnemer rechtstreeks samenwerken met het personeel van de FOD Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de belangrijkste stadia van het proces identificeren en een overleg organiseren om de installatie te analyseren en heroriënteren. De opdrachtnemer moet op elk van deze vergaderingen een passende presentatie geven. De opdrachtnemer zal tijdens de installatie een wekelijks activiteitenverslag opstellen (naast het volledige maandverslag voor het stuurcomité). De opdrachtnemer zal samenwerken met het personeel van de FOD Financiën om de inhoud van het verslag te bepalen.

2.1.11.

Testplan De opdrachtnemer legt uit welke aanpak hij wil hanteren om het systeem te testen. Hij legt zijn testplan voor aan de FOD Financiën. De inschrijver stelt een testsysteem voor en documenteert dit (met het oog op de controle van de goede werking van het systeem en de correcte verwerking van de gegevens). De tests van de doeltreffendheid van het gebruik van de applicatie zullen worden uitgevoerd in specifieke gebruikersgroepen voor elke module. De inschrijver neemt ook dit aspect voor zijn rekening en documenteert het. Het testplan moet coherent zijn met de teststrategie die bij de FOD Financiën wordt gehanteerd. Opmerking: De eenheidstests moeten 80% van de broncode van de ontwikkelde oplossing dekken.

2.1.11.1.

Internationalisering

De software moet verplicht gelijktijdig toegankelijk zijn in de drie landstalen, met name het Nederlands, het Frans en het Duits. Pagina 129 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

130/139

De gebruiker kan zijn taal kiezen in het loginstadium. De toegangstaal heeft betrekking op: de vermeldingen binnen de maskers en formulieren de lijsten voor de keuze van de invoer de opslag van de informatie die afkomstig is van de lijsten in de database Elke registratie die wordt verricht vanuit een waardenlijst moet kunnen geschieden in de taal van de login. Deze informatie moet door een andere gebruiker kunnen worden gelezen tijdens een raadpleging of een wijziging in zijn eigen taal, indien deze laatste verschillend is. -

De inschrijver zal moeten preciseren welke methode er wordt gehanteerd in zijn software en hoe de vraag naar meertaligheid voor dit project wordt opgelost. Er moet tevens een interne of externe tool bij de software worden voorgesteld voor de realisatie van de vertalingen en de updates van de software. Deze tool zal voor de beheerders van nut blijken met het oog op de ontwikkeling, de wijziging en de verrijking van hun lijsten en de toevoeging van nieuwe lijsten. Verder zijn volgende vereisten van kracht: •

Het moet mogelijk zijn om snel van een taal naar een andere taal over te schakelen in de gebruikersinterface.

•

De overgang tussen de verschillende talen moet transparant zijn voor de gebruiker.

•

Normaal gezien is de taal van de interface de taal die is opgegeven in het profiel van de gebruiker.

•

Een zoekopdracht in een bepaalde taal moet documenten in een andere taal kunnen tonen indien ze niet beschikbaar zijn in de taal van de zoekopdracht. De gebruiker moet kunnen zien of het document al dan niet in verschillende talen beschikbaar is.

•

2.1.11.2. Het gebruik van open standaarden stimuleren Gedurende het hele ontwikkelingsproces wordt de opdrachtnemer gevraagd om te kiezen voor open standaarden of om ze te gebruiken wanneer hij de keuze heeft. 2.1.12. Organisatorische context Hier dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de projectbeheermethodologie, in dit geval PMFin voor de FOD Financiën, en de ontwikkelingsbeheermethodologie, FUP voor de FOD Financiën. Dit punt heeft betrekking op de ontwikkelingsmethodologie. Voor de projectbeheermethodologie verwijzen we naar bijlage 2.

2.1.12.1.

Standaard softwareontwikkelingsmethodologie bij de FOD Financiën

Pagina 130 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

131/139

De FOD Financiën heeft gekozen voor een applicatieontwikkelingsmethodologie . die in de eerste plaats tot doel heeft het verloop van IT-ontwikkelingsprojecten te formaliseren en te stabiliseren in een gemeenschappelijk door de inhoud van de verschillende projectfasen, de rollen van de verschillende actoren en de op te leveren objecten bij iedere projectfase te uniformiseren. De FOD Financiën wil gebruik maken van open en erkende standaarden. Hij heeft hiervoor gekozen voor een methodologie die gebaseerd is op UP (Unified Process of “eengemaakt proces”) en aangepast is aan zijn behoeften. 2.1.12.2.

Tools

2.1.12.2.1. Versioningtool Onze tool voor gecentraliseerd versioningbeheer en de opslag van de broncodes is Starteam, maar dit kan in de toekomst veranderen. De leden van het ontwikkelingsteam, van de inschrijver en eventueel het personeel van de FOD Financiën, van het project, wordt uitdrukkelijk gevraagd om hun wijzigingen aan de versioningserver die wordt beheerd door de FOD Financiën, zo regelmatig mogelijk over te maken. 2.1.12.2.2. HP-ALM Tool voor het beheer van de zakelijke vereisten en de opvolging van tests. Het personeel van de inschrijver moet zich ervan vergewissen dat alle zakelijke vereisten van het project erin opgenomen zijn; is dit niet het geval, dan moet het dit zelf doen en ze updaten. De dienstverlener moet ook zorgen voor een zo volledig mogelijke traceerbaarheid tussen de zakelijke vereisten beschreven in deze tool en de ontwikkelde broncode. Er moet zo veel mogelijk informatie aan worden toegevoegd voor een duidelijk en eenduidig begrip van de beschreven vereisten. 2.1.12.2.3. Jbuilder of Eclipse De volledige broncode van het project moet worden gemaakt, gewijzigd en bewerkt via IDE “Jbuilder” of “Eclipse”. 2.1.12.2.4. Together Architect Alle illustraties van de architecturale oplossingen en de softwareontwerpen, met inbegrip van die voor de database, moeten worden gemaakt, gewijzigd en bewerkt met de tool “Together Architect”. 2.1.12.2.5. Maven Voor het goede beheer van de informaticaontwikkelingen verplicht de FOD het gebruik van een bekende tool voor het beheer en de automatisering van softwareconstructie: Maven. Hij maakt deel van een van de drie tools voor de concrete implementatie van FUP-ITIL. De configuratie en het gebruik ervan zijn ten laste van het personeel van de inschrijver.

Pagina 131 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

132/139

2.1.12.2.6. Jenkins Jenkins is de continue tool voor integratiebeheer die bij de FOD Financiën wordt gebruikt. 2.1.12.2.7. Repository van de softwareafhankelijkheden Artifactory is de beheerapplicatie voor softwareafhankelijkheden en -artefacten die bij de FOD Financiën worden gebruikt. Elke vorm van afhankelijkheid, of derden bibliotheken, van de ontwikkelde oplossing moet zich verplicht in deze filing software bevinden. Indien de behoefte gerechtvaardigd is, kan een aanvraag worden ingediend om eventuele ontbrekende afhankelijkheden of bibliotheken toe te voegen. Hij speelt ook een rol bij FUP-ITIL. 2.1.13. Controle en kwaliteit De geleverde artefacten en de gebruikte methodologie worden gecontroleerd door het QUAC-team. Het QUAC is bevoegd om de levering van elk element van het project dat niet voldoet aan de standaarden van de FOD Financiën te weigeren. Een kwaliteitscontrole door derden behoort eveneens tot de mogelijkheden. 2.1.14. Technische opvolging Minstens eenmaal per week heeft de ICT-coördinator een ontmoeting met het projectteam dat verslag moet uitbrengen over de stand van zaken van de ontwikkelingen. Idealiter kan het projectteam op dat ogenblik zijn opmerkingen of behoeften kenbaar maken.

3. Omkadering van de opdracht 3.1 Personeel Er wordt gevraagd aan de inschrijvers om de functies te hernemen in de beschrijving van hun offertes die in de volgende punten beschreven worden. Senior projectleader • • • • • • •

Is in staat om een project te leiden: staat in voor het algemeen projectbeheer, de planning, de definitie en de verdeling van de taken, de kwaliteitscontrole, het risicobeheer, het probleembeheer, het wijzigingsbeheer Staat in voor de opvolging van de functionele en technische vergaderingen Beheert de deliverables en stelt de nodige rapporten op Motiveert de teamleden Kan zich diplomatisch opstellen Is in het bezit van een universitair diploma of de nodige ervaring Ervaring: minstens 2 jaar projectbeheer met universitair diploma, 5 jaar zonder universitair diploma

Pagina 132 van 139

Cahier des charges

• • • • • • •

S&L/AO/437/2015

133/139

Ervaring: minstens 5 jaar in informatica met universitair diploma, 10 jaar zonder universitair diploma Kan aantonen dat hij een opleiding projectbeheer heeft gevolgd Weet hoe hij projectbeheertools moet gebruiken Beschikt over de nodige technische kennis om het project te leiden Communiceert goed, ook in het openbaar Is actief tweetalig Nederlands-Frans Ervaring met een RUP/UP-omgeving is een pluspunt

ApplicationDesigner en senior architect Belast met het garanderen van de coherentie tussen de verschillende disciplines. Hij is met name verantwoordelijk voor de conformiteit tussen de technische architectuur van de ICT-toepassing (op het vlak van de belangrijkste componenten en de relaties die ze verenigen), de functionele behoeften en de andere behoeften. Hij kent de voordelen en de nadelen van de beschikbare technologieën en standaarden, naast hun mogelijkheden. In dit opzicht is hij in staat om de beste technologische keuze te maken om te voldoen aan de gestelde eisen. • • • • • • • • • • • • • • • •

De toepassing ontleden in haar belangrijkste elementen De technische oplossingen en hun mogelijkheden kiezen in het kader van de standaarden van de FOD Financiën Analyseert de behoeften op het vlak van gebruikersinterface en componenten van de toepassing Bepaalt de impact op de bestaande systemen en identificeert de problemen Werkt de modellering uit volgens de standaardmethodologie Bepaalt de impact op de exploitatie, de architectuur en de levering van diensten Definieert de types van bestanden en de gebruikte bestanden Definieert de technische vereisten Gebruik en evaluatie van het repertorium met componenten en standaardmodules Bereidt een gedetailleerde studie van de toepassing voor Werkt een gedetailleerd programmeer- en testplan uit Realiseert de studie van de toepassing in samenspraak met Business en ICT Vergelijkt de aspecten qua infrastructuur en toepassing van de nieuwe toepassing met de bestaande Vergaart de testgegevens Werkt een gedetailleerd plan voor de integratietests uit Ervaring: minstens 5 jaar in informatica, waarvan minstens 3 jaar als “application designer” binnen een omgeving die vergelijkbaar is met die van de te leveren toepassing.

Back-endprogrammeur • • • • • •

Analyseert de studie Programmering Controleert de integriteit van de componenten van de toepassing Test de programma’s Documentatie en publicatie van de programma’s Onderhoud van de programma’s Pagina 133 van 139

Cahier des charges

• • • • • • • •

S&L/AO/437/2015

134/139

Documentatie van de programma's Programmering van de packages Diagnose en keuze van de methode voor de oplossing Constructie, evaluatie en integratie van de oplossing Interactie met de databases Bevestiging van de oplossing Ervaring senior: minstens 3 jaar in informatica, waarvan minstens 2 jaar als programmeur binnen een omgeving die vergelijkbaar is met die van de te leveren toepassing. Ervaring junior: minstens 1 jaar als programmeur binnen een omgeving die vergelijkbaar is met die van de te leveren toepassing

Tester • • • • • • • • • • •

Werkt een gedetailleerd testplan uit Vergaart de te gebruiken testgegevens Test de componenten Test de logische blokken Test de volledige toepassing Test de gebruikte infrastructuur Bestudeert de resultaten Maakt een testrapport op Realiseert een gedetailleerd plan voor de integratietests Maakt actief gebruik van een van beide landstalen en minstens passief van de andere Bezit minstens 2 jaar ervaring in informatica, waarvan minstens 1 jaar als tester

Technisch redacteur • • • • • •

Staat in voor het afwerken van de technische documenten opgesteld door de andere teamleden Stelt de gebruikersdocumenten op in een of twee landstalen Als hij werkt met een technisch redacteur die de redactie verzorgt in de andere landstaal, moet hij de ideeën correct kunnen doorgeven en ontvangen zodat de documenten identiek zijn in de beide landstalen Beschikt over een zeer goede schriftelijke kennis van beide landstalen en van de taal van de technische documenten (doorgaans Engels, maar soms Frans of Nederlands) Beschikt over zeer goede kwaliteiten voor het opstellen van duidelijke, samenhangende en gestructureerde documenten Bezit minstens 2 jaar ervaring in informatica, waarvan minstens 1 jaar als technisch redacteur

Pagina 134 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

135/139

BIJLAGE 4: IN TE VULLEN SLA Zie bestand in bijlage

Pagina 135 van 139

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

136/139

BIJLAGE 5: CURRICULUM VITAE NB: Het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven. Hij beschrijft ook duidelijk de behaalde diploma’s en de onderwijsinstellingen waar deze behaald werden. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam Functie in het project:

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Beschrijving van de relevantie van het profiel binnen deze opdracht: De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: • Diploma behaald op (datum)

………………………………………………

Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) ……………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) ……………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Professionele ervaring: Bij de inschrijver: Pagina 136 van 139

Cahier des charges

•

•

•

•

S&L/AO/437/2015

137/139

Huidige functie: o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen) o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in de bijlage 4 "referentiemodel" (project en functie) …………………………………………………… ……………………………………………………

Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) …………………………………………………… ……………………………………………………

Bij maximaal 3 andere bedrijven: • Functie (maximaal 3x te herhalen) Van ……….…..……… Technische vaardigheden: • Hardware • Software - Besturingssystemen - Databases - Programmeertalen - Kantoortoepassingen - Andere (specifiëren)

…………………………………………………… tot …………..……….

……………………………………………………

……………………………………………………

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Andere competenties: • Op het vlak van management • Op het vlak van consultancy • Andere (enkel indien relevant)

…………………………………………………… ……………………………………………………

Talenkennis • Frans: begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) • Nederlands: begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) • Engels: begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) • Andere (enkel indien relevant)

Pagina 137 van 139

commentaar …………………………………………………… commentaar …………………………………………………… commentaar ……………………………………………………

Cahier des charges

S&L/AO/437/2015

138/139

BIJLAGE 6: REFERENTIEMODEL SOORTGELIJKE PROJECTEN 1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming …………………………… 4. Naam van een contactpersoon …………………………… 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Aanvangsdatum (fase per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderopdrachtnemers 12. Complexiteit

13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer

16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen

……………………………………………………………………. 3. Bedrijfssector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen

……………………………………………………………………. 9. Einddatum …………………… A. Hardware …………………… A. Naam onderneming(en) ……………………

B. Software …………………… B. Aandeel in opdracht

C. Services …………………… C. Vakkennis

……………………

……………………

Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) ……………………………………………………………………. A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsomgeving …………………… …………………… …………………… A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsomgeving …………………… …………………… …………………… Tool / methode ……………………………………………………………………. Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 ……………………

……………………

…………………… Pagina 138 van 139

Cahier des charges

voor integrale project

S&L/AO/437/2015

139/139

Profiel 4

Profiel 5

Profiel …

……………………

……………………

……………………

Deze verklaring betreft de volgende overheidsopdracht:

Pagina 139 van 139