BELGISCHE INVESTERINGSMAATSCHAPPIJ VOOR ONTWIKKELINGSLANDEN NV (“BIO”)
OPEN OFFERTEAANVRAAG
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN BETREFFENDE DE ONDERHOUD VAN HET GEÏNTEGREERD INFORMATIEBEHEERSYSTEEM (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM – MIS) VAN BIO
BESTEK
Indiening van de offertes: Plaats:
Uiterste datum:
BIO NV Onthaal 4e verdieping Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint-Pieters-Woluwe 29 januari 2016 om 15uur. Later ingediende offertes worden niet in aanmerking genomen.
Opening van de offertes: Plaats: Voormeld adres, Board Room 3e verdieping Datum en tijdstip: 29 januari 2016 om 15 uur
2
INHOUDSTABEL 1
ALGEMEEN...................................................................................................................... 4
1.1 1.2
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS ........................................................................ 4 DEFINITIES.................................................................................................................................... 4
2
IDENTIFICATIE VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID ........................................................ 4
2.1 2.2 2.3
IDENTIFICATIE ............................................................................................................................... 4 INSTITUTIONEEL KADER VAN BIO ...................................................................................................... 5 LEIDEND AMBTENAAR (ART 11 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT UITVOERING) ............................................ 5
3
VOORWERP VAN DE OPDRACHT ...................................................................................... 6
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
OMSCHRIJVING ............................................................................................................................. 6 JURIDISCHE AARD VAN DE OPDRACHT ................................................................................................ 6 VARIANTEN .................................................................................................................................. 6 PERCELEN..................................................................................................................................... 6 OPTIES (ARTIKEL 10 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT PLAATSING) ............................................................. 6
4
GUNNINGSPROCEDURE ................................................................................................... 6
4.1 GUNNINGSWIJZE ........................................................................................................................... 6 4.2 TOEGANGSRECHT .......................................................................................................................... 6 4.2.1 Principes............................................................................................................................. 6 4.2.2 Te verstrekken documenten............................................................................................... 7 4.2.3 Landen die mogen inschrijven voor de opdracht ............................................................... 8 4.3 KWALITATIEVE SELECTIE .................................................................................................................. 8 4.3.1 Financiële en economische draagkracht............................................................................ 8 4.3.2 Technische bekwaamheid .................................................................................................. 8 4.4 GUNNINGSCRITERIA ....................................................................................................................... 8 4.4.1 Opsomming van de criteria................................................................................................ 8 4.4.2 Ontwikkelingen .................................................................................................................. 9 4.4.2.1 4.4.2.2
5
Prijs .............................................................................................................................................................. 9 Kwaliteit van de voorgestelde aanpak ......................................................................................................... 9
OFFERTE ......................................................................................................................... 9
5.1 TAAL ........................................................................................................................................... 9 5.2 EXEMPLAREN ................................................................................................................................ 9 5.3 DATUM EN UUR VAN DE NEERLEGGING .............................................................................................. 9 5.4 OPENING VAN DE OFFERTES........................................................................................................... 10 5.5 VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT PLAATSING) ........................................... 10 5.6 SAMENSTELLING VAN DE OFFERTE .................................................................................................. 10 5.7 ONDERAANNEMING ..................................................................................................................... 10 5.8 VOORGESTELDE OPLOSSING........................................................................................................... 11 5.8.1 Preventief en evolutief onderhoud en curatief onderhoud.............................................. 11 5.8.2 Wijzigingsaanvragen ....................................................................................................... 11 5.8.3 Verplichte optie – evolutieve onderhoud van de Microsoft © softwareproducten – major versies/upgrades (CRM, SharePoint, Microsoft BI) ........................................................................ 11 6
PRIJS............................................................................................................................. 11
6.1 6.2 6.3
PRIJSOPGAVE .............................................................................................................................. 11 PRIJSHERZIENING ......................................................................................................................... 11 PRIJZONDERZOEK......................................................................................................................... 12
3 6.4
FACTURERINGSSCHEMA ............................................................................................................... 12
7
DUUR VAN DE OVEREENKOMST EN UITVOERINGSTERMIJNEN........................................ 12
8
UITVOERINGSVOORWAARDEN ...................................................................................... 12
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
ONDERAANNEMERS (ART. 12) ...................................................................................................... 12 VERTROUWELIJKHEID (ARTICLE 18)................................................................................................. 12 INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN - LICENTIE ................................................................................ 13 BORGTOCHT (ART. 25 EN VOLGENDE ) ............................................................................................ 13 DEFINITIEVE OPLEVERING (ART. 64) ................................................................................................ 13 ALGEMENE BETALINGSVOORWAARDEN (ART. 66 EN 160) .................................................................. 13
9
TECHNISCHE SPECIFICATIES ........................................................................................... 14
9.1 BESCHRIJVING VAN DE OPLOSSING .................................................................................................. 14 9.2 LOGISCHE ARCHITECTURE DE LA SOLUTION ....................................................................................... 14 GEVORDERDE DOCUMENTAIRE OPZOEKING ................................................................................................. 15 9.3 FYSIEKE ARCHITECTUUR VAN DE OPLOSSING ..................................................................................... 16 9.4 PERIMETER ................................................................................................................................. 16 9.5 BUITEN PERIMETER ...................................................................................................................... 16 9.6 ONDERHOUD VAN DE OPLOSSING ................................................................................................... 17 9.6.1 Terbeschikkingstelling van een telefonisch bijstand ........................................................ 17 9.6.2 Ter beschikkingsstelling van een internet site ................................................................. 17 9.6.3 Preventieve en evolutieve onderhoud ............................................................................. 17 9.6.4 De curatieve onderhoud .................................................................................................. 18 9.6.5 Nauwe samenwerking met de partners van BIO, in het bijzonder de IT provider belast met de onderhoud van de servers en de netwerkinfrastructuur .................................................... 19 9.7 OPTIE – EVOLUTIEVE ONDERHOUD VAN DE SOFTWAREPRODUCTEN MICROSOFT © - MAJOR VERSIES (CRM, SHAREPOINT, MICROSOFT BI) .................................................................................................................. 19 10
DIVERSE BEPALINGEN ................................................................................................... 20
10.1 10.2 10.3
VERTROUWELIJKHEID................................................................................................................ 20 REGELS DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP DEZE OPDRACHT ................................................................... 20 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN ........................................................................ 20
11
OFFERTEFORMULIER ..................................................................................................... 21
11.1 11.2
IDENTIFICATIEFICHE .................................................................................................................. 21 STRUCTUUR VAN DE OFFERTE ..................................................................................................... 22
4
1
ALGEMEEN Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels
1.1
Dit document bevat geen afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels.
Definities
1.2
2 2.1
In het kader van deze opdracht hebben onderstaande termen de volgende betekenis: aanbestedende overheid: BIO, vertegenwoordigd door de Chief Executive Officer en de Voorzitter kandidaat: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een aanvraag tot deelneming heeft ingediend in het kader van een beperkte procedure inschrijver: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een offerte indient begunstigde: de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij voorstelt algemene uitvoeringsregels: de algemene uitvoeringsregels zoals vastgelegd in het Koninklijk Besluit Uitvoering bestek: dit document met alle bijlagen en de documenten waarnaar het verwijst geschil: de rechtsvordering
IDENTIFICATIE VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID Identificatie
Deze overheidsopdracht wordt georganiseerd door de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden NV ('BIO'), vertegenwoordigd door de heer Luuk Zonneveld, Chief Executive Officer, en de heer Christophe Soil, Voorzitter. De maatschappelijke zetel is gevestigd te Tervurenlaan 188A b4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe. Het ondernemingsnummer van BIO is 0476 286 331 (RPR Brussel) en het btw-nummer is BE 0476 286 331. BIO is een financiële ontwikkelingsinstelling, opgericht in uitvoering van de wet van 3 november 2001 tot oprichting van de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden en tot wijziging van de wet van 21 december 1998 betreffende de oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht (zoals gewijzigd – hierna de 'BIO Wet'), die tot opdracht heeft via een gerichte financiering van de privésector duurzame groei te ondersteunen in ontwikkelingslanden. Het maatschappelijk doel van BIO bepaalt dat BIO investeert in de ontwikkeling van ondernemingen in ontwikkelingslanden, in het belang van de economische en sociale vooruitgang van deze landen. De interventies van BIO moeten direct of indirect leiden tot een duurzame en productieve werkgelegenheid, rekening houdend met de fundamentele sociale rechten zoals gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie. Het eigen vermogen van BIO bedraagt ongeveer 650 miljoen euro en is uitsluitend afkomstig van de Belgische Staat. BIO verstrekt financiering op middellange en lange termijn (kapitaal, quasikapitaal, leningen) aan ondernemingen en financiële instellingen in ontwikkelingslanden, hetzij direct, hetzij
5 indirect via tussenstructuren. Daarnaast verleent BIO ook subsidies voor haalbaarheidsstudies en technische assistentie. BIO telt vandaag vijfenveertig werknemers in Brussel. Meer informatie over BIO is beschikbaar op de website van de vennootschap: www.bio-invest.be. 2.2
Institutioneel kader van BIO
BIO werd opgericht op 8 december 2001 krachtens de wet van 3 november 2001 tot oprichting van de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden en tot wijziging van de wet van 21 december 1998 betreffende de oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht. Tussen BIO en de Belgische Staat is een beheerscontract van kracht dat werd afgesloten op 1 april 2014 en werd bekrachtigd bij koninklijk besluit van 2 april 2014 (gepubliceerd in het B.S. van 16 april 2015). In dit beheerscontract werden de bijzondere regels en voorwaarden vastgelegd volgens dewelke BIO haar maatschappelijk doel uitvoert. Het Wetboek van vennootschappen is van toepassing op BIO, voor zover de BIO Wet daar niet van afwijkt. 2.3
Leidend ambtenaar (Art 11 van het Koninklijk Besluit Uitvoering)
Volgende persoon is belast met de opvolging van deze opdracht: Arnaud Delmarcelle Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint-Pieters Woluwe Tel: +32 2 778 99 99 Fax: +32 2 778 99 90 E-mail:
[email protected] Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet worden verstuurd naar de maatschappelijke zetel van BIO, ter attentie van de heer Arnaud Delmarcelle. Zodra de opdracht gegund is, wordt de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en alle vragen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht worden gericht aan de ambtenaar, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek. De leidend ambtenaar beschikt over de volledige bevoegdheid met betrekking tot de opvolging en van de uitvoering van de opdracht, met inbegrip van het verlenen of weigeren van voorlopige en/of definitieve opleveringen, het afleveren van dienstbevelen, het opstellen van processen-verbaal en plaatsbeschrijvingen, het goedkeuren van de diensten, de vorderingsstaten en de verrekeningen. De ambtenaar kan bevel geven tot wijzigingen aan de opdracht die betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht en die binnen de grenzen van de opdracht blijven. De leidend ambtenaar is evenwel niet bevoegd voor het ondertekenen van bijkomende overeenkomsten, of enige andere beslissing of overeenkomst die een afwijking van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht inhoudt. Voor dergelijke beslissingen wordt de aanbestedende overheid vertegenwoordigd zoals bepaald in punt 1.2. De leidend ambtenaar is in
6 geen geval bevoegd om de voorwaarden van de overeenkomst (bv. de uitvoeringstermijnen) te wijzigen, zelfs indien de financiële weerslag daarvan onbestaand of negatief is. Iedere verbintenis, wijziging of overeenkomst die afwijkt van de voorwaarden omschreven in het bestek en die niet door de aanbestedende overheid werd betekend, moet als nietig worden beschouwd.
3
VOORWERP VAN DE OPDRACHT Omschrijving
3.1
De opdracht heeft als voorwerp het onderhoud van het geÏntegreerd informatiebeheersysteem (Management Information System – MIS) van BIO.
Juridische aard van de opdracht
3.2
CPV-classificiatie: 72267000-4. Overheidsopdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 4° van de Wet.
Varianten
3.3
Vrije varianten voorstellen is niet toegelaten.
Percelen
3.4
Deze opdracht bestaat uit één perceel, dat een ondeelbaar geheel vormt. 3.5
Opties (artikel 10 van het Koninklijk Besluit Plaatsing) De inschrijver moet een offerte indienen voor elke verplichte optie, op straffe van de onregelmatigheid van zijn offerte. De indiening van vrije opties is niet toegelaten. De opties worden in een afzonderlijk gedeelte van de offerte gepresenteerd.
4
GUNNINGSPROCEDURE Gunningswijze
4.1
De gunning van deze opdracht verloopt via een open offerteaanvraag.
Toegangsrecht
4.2 4.2.1
Principes
De toegang tot de opdracht kan in elk stadium van de procedure worden ontzegd aan een dienstverlener die: 1. in staat van faillissement of vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure in andere nationale wetgevingen of reglementeringen;
7 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, die zich in een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie bevindt, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure in andere nationale wetgevingen of reglementeringen; 3. bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. een ernstige fout heeft begaan in zijn beroepsuitoefening; 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake de betaling van socialezekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; 6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waarin hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; 7. zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. In elk stadium van de procedure wordt de toegang ertoe ontzegd aan de dienstverlener die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 9. omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 4.2.2
Te verstrekken documenten
Het loutere feit van de indiening van de offerte vanwege de inschrijver vormt zijn impliciete verklaring op erewoord dat hij zich niet in één van de hierboven gevallen aangegeven in punten 1 to 10. Op verzoek van de aanbestedende overheid levert de dienstverlener het bewijs dat hij zich niet in één van de gevallen vermeld in de punten 1, 2, 3, 8, 9, 10 en 11 bevindt, door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst, evenals een attest van niet-faillissement. Wanneer een dergelijk document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst. De gekozen inschrijver zal eveneens de volgende documenten moeten overmaken: een origineel attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de socialezekerheidsbijdragen met betrekking tot het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin hij gevestigd is (wanneer een dergelijk document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of door een plechtige
8
4.2.3
verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst); een attest waaruit blijkt dat de inschrijver heeft voldaan aan de betaling van zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen met betrekking tot de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin hij gevestigd is (wanneer een dergelijk document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst).
Landen die mogen inschrijven voor de opdracht
Alleen inschrijvers uit lidstaten van de Europese Unie of inschrijvers die zich kunnen beroepen op de GATT-akkoorden en vrijhandelsakkoorden, mogen inschrijven voor de opdracht. Eventuele onderaannemers moeten aan dezelfde vereiste voldoen. 4.3
4.3.1
Kwalitatieve selectie
Financiële en economische draagkracht
De inschrijver moet in de drie afgelopen boekjaren beschikken over een jaarlijkse omzet van minstens 500.000 euro. Hij moet bovendien in minstens twee van de drie afgelopen boekjaren beschikken over een positief eigen vermogen. 4.3.2
Technische bekwaamheid
De inschrijver staaft zijn technische bekwaamheid door het voorleggen van twee referenties waarvan het voorwerp vergelijkbaar is, die plaatsvonden in de drie voorbije jaren, voor voor publieke of private investeringsvennootschappen. De inschrijver verantwoordt dat hij in staat is een ondersteuning te bieden in het Frans, het Nederlands en het Engels. De inschrijver stelt het voorgestelde team voor voor de uitvoering van de opdracht, evenals hun competenties, zoals vereist voor de goede uitvoering van de opdracht, en verbindt zich ertoe dat deze competenties aanwezig zullen blijven tijdens de gehelde duur van de opdracht. 4.4
Gunningscriteria
De aanbestedende overheid kiest de regelmatige offerte die zij economisch het voordeligst acht, rekening houdend met onderstaande criteria: 4.4.1
Opsomming van de criteria
De hiernavolgende gunningscriteria worden aangegeven in dalende volgorde van belangrijkheid.
9 Gunningscriteria Prijs Kwaliteit van de voorgestelde aanpak TOTAAL
Gewicht 60 40 100
Ontwikkelingen
4.4.2
De volgende regels worden toegepast voor de beoordeling van de gunningscriteria: 4.4.2.1
Prijs
De prijs van de opdracht moet worden opgegeven voor het geheel van prestaties bedoeld in punt 6. Voor het criterium 'prijs' wordt de volgende formule toegepast: Punten offerte X = (bedrag van de goedkoopste offerte / bedrag offerte X) * maximaal aantal punten 4.4.2.2
Kwaliteit van de voorgestelde aanpak
Dit criterium wordt beoordeeld op basis van de vereisten aangegeven in het technische gedeelte en de vragen voorzien in nummer 5.8.
5
OFFERTE
De dienstverlener moet een gedetailleerde beschrijving geven van de voorgestelde oplossing, rekening houdend met de volgende punten: 5.1
Taal
De offertes worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. Technische bijlagen mogen evenwel bezorgd worden in het Engels indien er geen vertaling van bestaat. 5.2
Exemplaren
Een origineel exemplaar van de volledige offerte moet worden ingediend op papier. Er wordt een kopie bijgevoegd in pdf-formaat. 5.3
Datum en uur van de neerlegging
De offertes worden opgestuurd per brief (een aangetekende zending is aanbevolen) of neergelegd op het adres van de aanbestedende overheid. De offerte moet in een definitief gesloten envelop gestopt worden, met volgende opschriften: OVERHEIDSOPDRACHT - OFFERTE Open Offerteaanvraag Onderhoud MIS
10 Opening van de offertes: 29 januari 2016 om 15 uur IN GEEN GEVAL TE OPENEN VOOR DE DATUM EN HET TIJDSTIP VAN OPENING ZOALS HIERBOVEN VERMELD Bij indiening per post wordt de definitief gesloten envelop in een tweede envelop gestopt, met de volgende opschriften:
OVERHEIDSOPDRACHT - OFFERTE Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden NV Tervurenlaan 188A b4 - 1150 Sint-Pieters-Woluwe Ter attentie van Arnaud Delmarcelle
De aanbestedende overheid wijst de inschrijvers erop dat de offertes niet langs elektronische weg kunnen worden ingediend. Offertes die langs elektronische weg worden ingediend, worden niet in aanmerking genomen.
Opening van de offertes
5.4
De aanbestedende overheid moet de offertes ontvangen vóór 29 januari 2016 om 14 uur. De opening van de offertes is openbaar en vindt plaats op 29 januari 2016 om 15u in de kantoren van BIO te Tervurenlaan 188A b4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, Board Room 3e verdieping.
Verbintenistermijn (Art. 57 van het Koninklijk Besluit Plaatsing)
5.5
De offertes die voor deze opdracht worden ingediend, zijn onderworpen aan een verbintenistermijn van minstens zestig kalenderdagen, vanaf de dag volgend op de opening van de offertes. Gedurende deze termijn blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte, zoals eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid.
Samenstelling van de Offerte
5.6
De offerte moet bestaan uit de volgende elementen (zie nummer Error! Reference source not found.):
de identificatiefiche van de inschrijver, opgesteld volgens het formulier (cf. nummer 11.1); de offerte (opgesteld conform de structuure beschreven in punt 11.2) ;
Ze bevat de bijlagen en alle andere documenten die dit bestek voorschrijft. 5.7
Onderaanneming
Elk gebruik van onderaannemers moet duidelijk vermeld worden in de offerte van de inschrijver. Hij moet vermelden welk type contractuele relatie hij met elk van zijn onderaannemers heeft. De naam en het adres van de onderaannemers moeten bij de offerte gevoegd worden, met vermelding van de delen van de opdracht die elke onderaannemer zou uitvoeren. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de uitsluitingscriteria vermeld in dit bestek. De inschrijver moet bij zijn
11 offerte alle inlichtingen voegen die toelaten de toestand van elk van zijn onderaannemers te controleren.
Voorgestelde oplossing
5.8
5.8.1 Preventief en evolutief onderhoud en curatief onderhoud Zie het technisch gedeelte o o o o o
Gelieve te beschrijven hoe de onderoudsdiensten georganiseerd worden door de dienstverlener Welk niveau van service biedt u in geval van anomalie/panne, in functie van de type anomalie (zie technisch gedeelde) Hoe wordt de ondersteuning georganiseerd? In welke omstandigheid kan een verlies van gegevens zich voordoen? Som de back-up- en herstelprocedures op.
5.8.2 Wijzigingsaanvragen BIO zal van tijd tot tijd wijzigingen vragen met betrekking tot de functionaliteiten van de MIS. In dit kader: o Hoe worden de wijzigingsaanvragen voor de MIS behandeld? Binnen welke termijn? o Welke wijzigingsaanvragen (quota) zijn begrepen in de basisprijs voor de onderhoud? 5.8.3
6 6.1
Verplichte optie – evolutieve onderhoud van de Microsoft © softwareproducten – major versies/upgrades (CRM, SharePoint, Microsoft BI) o Hoe wordt de upgrade van de Microsoft © softewareproducten georganiseerd door de dienstverlener? o Hoe zal de dienstverlener ervoor zorgen dat deze upgrade zo min mogelijk de activititeiten van BIO verstoort?
PRIJS Prijsopgave
Alle prijzen in de offerte worden vermeld in euro en zijn nauwkeurig tot op twee cijfers na de komma. De opgegeven prijzen zijn prijzen exclusief btw. Het percentage van de btw moet uitdrukkelijk en afzonderlijk worden vermeld. De prijzen bestaan uit: Preventieve, evolutieve en curatieve onderhoudsdiensten: de prijs is forfaitair per jaar. De prijs omvat niet de Microsoft © licenties en software die afzonderlijk door BIO worden betaald aan de leverancier van de software; Wijzigingsaanvragen: de prijs als vermoedelijke hoeveelheid per halve mandag voor 20 dagen per jaar (en aangeven hoeveel wijzigingsaanvragen begrepen zijn in de basisonderhoudsprijs); Verplichte optie preventieve, evolutieve en curatieve onderhoud – upgrade naar major versies: de prijs als vermoedelijke hoeveelheid per mandag voor 30 dagen.
6.2
Prijsherziening
12 De prijzen worden jaarlijks herzien en zijn gekoppeld aan de index der consumptieprijzen. De basisindex is de index voor de maand van indiening van de offertes.
6.3
Prijzonderzoek
Voorafgaand aan de gunning controleert BIO de prijzen overeenkomstig artikel 21 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. Op verzoek van BIO verstrekken de inschrijvers alle gegevens die deze controle mogelijk maken. De aanbestedende overheid kan personen aanwijzen voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het kader van het prijsonderzoek zijn verstrekt. 6.4
Factureringsschema
De kost voor de diensten wordt maandelijks gefactureerd.
7
DUUR VAN DE OVEREENKOMST EN UITVOERINGSTERMIJNEN
De opdracht wordt afgesloten voor een duur van 3 jaar. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 26§1 2° b) van de Wet, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor deze opdracht te herhalen.
8
UITVOERINGSVOORWAARDEN
Dit hoofdstuk van dit bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen die van toepassing zijn op deze overheidsopdracht en die afwijkingen, herhalingen, aanvullingen of verduidelijkingen van de algemene uitvoeringsregels bevatten. De hierna vermelde artikels verwijzen naar de artikels van het Koninklijk Besluit Uitvoering. Indien niets vermeld wordt, zijn de desbetreffende bepalingen van de algemene uitvoeringsregels integraal van toepassing.
8.1
Onderaannemers (Art. 12)
De dienstverlener vermeldt het deel van de opdracht dat hij eventueel van plan is uit te besteden, evenals de volledige identiteit van de voorgestelde onderaannemers. Onverminderd punt 4.2.3 moeten de onderaannemers van de begunstigde, in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die worden opgelegd door het bestek. De begunstigde blijft in elk geval als enige aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid. 8.2
Vertrouwelijkheid (article 18)
Alle informatie die de aanbestedende overheid of inschrijver bekendmaakt of meedeelt in het kader van deze opdracht, wordt geacht vertrouwelijk te zijn.
13
De informatie die de aanbestedende overheid ter beschikking stelt aan de dienstverlener in het kader van deze opdracht, mag niet gebruikt worden voor andere doeleinden, noch meegedeeld worden aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De dienstverlener staat borg voor de naleving van deze verplichting door alle personen die toegang hebben tot de informatie, met inbegrip van zijn werknemers en onderaannemers. 8.3
Intellectuele eigendomsrechten - licentie
De eenheids- en totaalprijzen van de opdracht omvatten niet de aankoopprijs en de verschuldigde royalty’s voor de Microsoft © licenties. Zij omvatten echter wel elke andere aankoopprijs en royalty's op de gebruikslicenties van intellectuele eigendomsrechten.
8.4
Borgtocht (Art. 25 en volgende )
Er wordt een borgtocht gevraagd van 5% van het totale bedrag van de opdracht. Binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten, staaft de begunstigde de borgstelling door hemzelf of door een derde op een van de wijzen vermeld in artikel 26 van het Koninklijk Besluit Uitvoering. Het bewijs van de borgtocht moet worden opgestuurd naar: Arnaud Delmarcelle – BIO Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint Pieters Woluwe De borgsom kan pas worden vrijgegeven na de definitieve oplevering. 8.5
Definitieve oplevering (art. 64)
De definitieve oplevering vindt plaats na voltooiing van alle diensten waaruit de opdracht bestaat. 8.6
Algemene betalingsvoorwaarden (art. 66 en 160)
De factuur geldt als schuldvordering. De facturen worden opgestuurd naar het volgende adres:
BIO Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint Pieters Woluwe Ter attentie van Arnaud Delmarcelle
14
9
9.1
TECHNISCHE SPECIFICATIES Beschrijving van de oplossing De MIS is een oplossing voor het beer van information (Management Information System). Deze oplossing is operationeel sinds ongeveer 3 jaar. De grote assen van de oplossing zijn: Het beheer van het investeringsproces van BIO Het beheer van gestructureerde informatie en documenten verbonden aan de investeringsprojecten De verslagen verbonden aan de investeringsprojecten De oplossing is opgemaakt uit verschillende softwareproducten: Microsoft Dynamics CRM (2011 UR8): basissokkel voor de implementatie van de voornaamste beroepsprocessen van BIO, het beheer van de projecten, van de accounts en van de contacten. Het is ook het kader voor gestructureerde gegevens verbonden aan de investeringsprojecten. Microsoft BI (Microsoft SQL 2008R2): voorafbepaalde verslagen en ad hoc verslagen met als bron de CRM gegevens Microsoft SharePoint Foundation 2010 (SP 1): documentaire collaboration en taxonomie. Microsoft Search Server Express 2010: gevorderde documentaire opzoekingen
9.2
Logische architecture de la solution CRM & Sharepoint
Active Directory
Mail Server Exchange
ldap
Webdav / SMTP
MIS
http
Web Front End IIS
Microsoft Search Server ADO.NET
Back End MS SQL
SharePoint
ADO.NET
Back End MS SQL
xRM
Application tier
Clients
Outlook Client
Web Client Outlook Client Offline Acces
http
Web Front End IIS
Email Router
Application tier
Report Server SRS Client tier
Application Tier Web Front End
Data Tier
15 Gevorderde documentaire opzoeking
Content
Admin
Database
Service Applications (Foundation)
Front End Web (IIS)
SharePoint Foundation
Config
Microsoft Search Server Express
Advanced Search
Index
Business Intelligence De nodige verslagen voor de sturing van de activiteiten van BIO worden opgebouwd vanaf het Microsoft BI platform. Dit platform is samengesteld uit de volgende elementen: Motor van de database Microsoft SQL SQL Server Integration Services (SSIS): tool voor het winnen, transformeren en opladen van gegevens. SQL Server Analysis Services (SSAS): tool dat de OLAP (Online Analytical Processing) functies levert, en voor gegevensverkenning voor beslissingstoepassingen. Analysis Services neemt de OLAP op zicht door toe te laten multidimensionele structuren te ontwepren, te creëren en te beheren die geaggregeerde gegevens bevatten die afkomstig zijn van andere gegevensbronnen, zoals relationele databases. Voor de toepassingen voor gegevensverkenning, laat Analysis Services toe verkenningsmodellen te ontwerpen, te creëren en te visualiseren gecreëerd vanuit andere gegevensbronnen (CRM) met gebruik van een ruime waaier van standaard algorithmes voor gegeverkenning. SQL Server Reporting Services (SSRS): tool gebruikt voor het creëren van verslagen in vast formaat, op flexibele wijze. Deze verslagen kunnen ook gemakkelijk worden geïntegreerd met Microsoft CRM.
16
9.3
Fysieke architectuur van de oplossing BIO beschikt over twee omgevingen: een QA omgeving en een productieomgeving MIS - Production Environment
Back End SQL Server 2008 R2 CRM SharePoint Data warehouse Reporting Services
CRM 2011 E-mail Router
SharePoint Foundation 2010 Search Server Express 2010
Exchange
Active Directory
MIS QA Environment Back End SQL Server 2008 R2 CRM SharePoint Data warehouse Reporting Services
9.4
CRM 2011 Email Router SharePoint Foundation 2010 Search Server Express 2010
Remote Desktop
Perimeter Onderhoud van de toepassingen van de MIS oplossing zoals beschreven in de afdeling “Onderhoud van de oplossing”.
9.5
Buiten perimeter
De servers en de netwerkinfrastructuur (verzorgd door de IT provider van BIO).
17
9.6
Exploitatie- en onderhoudssystemen betreffende de servers & netwerkinfrastructuur (verzorgd door de IT provider van BIO) Heropstartplan (verzorgd door de IT provider van BIO) Aanwending bij de klanten van de updates (Update Rollup, internetbrowser, Microsoft Office toepassingen) Onderhoud van de oplossing
De onderhoude van de oplossing omvat: 9.6.1
9.6.2
9.6.3
Terbeschikkingstelling van een telefonisch bijstand De dienstverlener stelt ter beschikking van de begunstigden een permanente telefonische ondersteuningsdienst teneinde een eventuele storing in de functionaliteiten en/of in de oplossing of problemen bij het gebruik te behandelen De telefonische bijstandsprestaties hebben tot doel, naar aanleiding van het zich voordoen van anomalieën, BIO raad te geven ingeval van moeilijkheden bij het gebruik of de manipulatie van de software De dienstverlener levert de telefonische bijstandsprestaties bij oproep door de klant op het aangegeven telefoonnummer, tijdens de aangegeven dagen en uren De dienstverlener verbindt zich ertoe BIO de bijstand en technische onderstuning te bienden die nodig zijn bij het gebruik van de software en BIO alle nodige informatie te leveren betreffende de goede werking en de karakteristieken van de software BIO zal de contactpersoon (contactpersonen) aangeven belast met het aanvragen en ontvangen van de telefonische ondersteuningsdiensten van de dienstverlener (maximum 3 personen)
Ter beschikkingsstelling van een internet site De terbeschikkingstelling van een internetsite laat de klant toe vragen te stellen en anomalieën te signaleren De klant zal de contactpersoon (contactpersonen) aangeven belast met het aanvragen en ontvangen van de ondersteuningsdiensten van de dienstverlener via de site (maximum 3 personen)
Preventieve en evolutieve onderhoud De dienstverlener verzekert de correctie van anomalieën: indien de begunstigden van BIO een probleem tegenkomen waarvan de oorzaak lijkt verbonden te zijn met de functionaliteiten en/of de oplossing, stellen zij een omstandig incidentfiche op.
De evolutieve onderhoud heeft als voorwerp:
de software te verbeteren zodat deze nieuwe functionaliteiten vertoont teneinde de marktevolutie te volgen (minor versie) en/of verbeteringen aan te brengen in termen van gebruiksvriendelijkheid en ergonomie en de correcties van anomalieën te veralgemenen (beperke/minor aanpassingen), en/of de software aan te passen zodat die de evoluties van de exploitatiesystems waarmee die ontworpen werd om te functionneren kan volgen (minor versies of aanpassingen)
18 De updates van de releases en versies (procedures die de correcties en ascendant onderhoud omvat in functie van de evoluties van nieuwe minor versies).
9.6.4
aan de begunstigden de updates leveren voor de functionaliteiten. De dienstverlener moet in elk geval zorgen voor de compatibiliteit van de updates met de doelarchitectuur (ascendant onderhoud). Hij garandeert namelijk dat de updates niet tot gevolg hebben dat de capaciteit van de doelarchitectuur moet verhoogd worden, bij gelijke functionaliteiten aan de begunstigden de updates leveren voor de veiligheidstoepassingen. De dienstverlener moet in elk geval zorgen voor de compatibiliteit van de updates met de doelarchitectuur (ascendant onderhoud). Hij garandeert namelijk dat de updates niet tot gevolg hebben dat de capaciteit van de doelarchitectuur moet verhoogd worden, bij gelijke functionaliteiten Bijwerking van de documentatie naargelang de updates, aanpassingen en/of nieuwe versies die hij zal leveren uit hoofde van de onderhoud. De curatieve onderhoud
Een technisch feit gekwalificeerd als afwijking met betrekking tot de specificaties (funtioneel en/of technisch) van de toepassing zal beschouwd worden als een anomalie en zal als dusdanig in rekening worden genomen voor de verplichtingen inzake corrective onderhoud. Het volgende onderscheid zal worden gemaakt tussen de soorten anomalieën op basis van de ernst van de problemen:
Blokkerende anomalie: o een kritische functie van de toepassing is onbeschikbaar; o er zijn gevolgen op de kwaliteit van de dienst van de toepassing die diens normaal gebruik verhinderen in het kader van de technische en functionele specificaties voor een werking die onmisbaar is voor de begunstigden Major anomalie: o een niet-kritische functie van de toepassing is onbeschikbaar; o er zijn negatieve gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening, die echter aanvaardbaar zijn o de anomalie is echter heel storend voor de begunstigden Minor anomalie: o alle anomalieën die niet in voorafgaande categorieën thuishoren.
Een blokkerend punt op een kritische functionaliteit moet aanleiding geven tot een oplossing binnen de 4 uur. Een antwoord op de overige problemen dient binnen de 2 dagen te worden geleverd. In het kader van zijn tussenkomst zal de dienstverlener moeten:
de nodige onderzoeken verrichten teneinde de oorzaak (oorzaken) van de anomalie te ontdekken; alle nodige middelen in het wqerk te stellen om een oplossing te bieden voor de anomalie, desgevallend tijdelijk via een omwegoplossing, mits naleving van de toepasselijke termijn gelet op het niveau van de anomalie zoals meegedeeld; alle nodige maatregelen identificeren teneinde de consequenties van de anomalie te beperken tot het stricte minimum alle nodige voorschriften en waarschuwingen uitvaardigen vereist door de situatie updates van de betrokken documentatie voor de software leveren naargelang zijn tussenkomsten.
19
9.6.5
9.7
Nauwe samenwerking met de partners van BIO, in het bijzonder de IT provider belast met de onderhoud van de servers en de netwerkinfrastructuur Bidirectionele communicatie teinde de updates te valideren en te plannen die een impact hebben op de MIS oplossing De IT provider raad geven teneinde de aanwending bij de gebruikers te optimaliseren De IT provider raad geven betreffende performantieproblement van de MIS De IT provider raad geven over de optimalisatie van de diensten en toepassingsmiddelen (Front End en Back End) OPTIE – Evolutieve onderhoud van de softwareproducten Microsoft © - major versies (CRM, Sharepoint, Microsoft BI)
BIO besikt over een licentieovereenkomst “Open Value” die een SA (Software Assurance) omvat met de uitgever Microsoft © voor het gedeelte Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SQL standard. De dienstverlener levert een budget dat toelaat de MIS oplossing voort te zetten en de upgrade te garanderen naar de major versies. In het kader van de evolutieve onderhoud van de major versies dient de dienstverlener:
de voortzetting van de MIS-oplossing en van de onderliggende softwareproductedn (levenscyclus van de Microsoft © softwareproducten) te garanderen de ascendente compatibiliteit van de MIS functionaliteiten te garanderen (regressietest) te gepasten tijde de nieuwe functionaliteiten voor te stellen die ter beschikking worden gesteld door de Microsoft © uitgever (business case) een kalender voor te stellen aan BIO om de verschillende te ondernemen acties te prioretiseren (zuiver technisch upgrade “like for like”, quick wins, nieuwe functionaliteiten) in functie van de voorgestelde prijs te communiceren met de IT provider teneinde de consistentie van de voorgestelde upgrades naar de major versies te garanderen, namelijk met de infrastructuur en de performantie en deze laatste raad te geven
20
10 DIVERSE BEPALINGEN 10.1 Vertrouwelijkheid De kandidaat, de inschrijver of de begunstigde en BIO waarborgen het vertrouwelijke karakter van alle informatie die zij verwerven in het kader van deze opdracht, en zullen die slechts na voorafgaand en schriftelijk akkoord van de andere partij aan derden bezorgen. Zij verspreiden deze vertrouwelijke informatie alleen aan de werknemers die betrokken zijn bij de opdracht. Zij waarborgen dat deze werknemers naar behoren worden ingelicht over hun geheimhoudingsplicht en deze ook zullen naleven. 10.2 Regels die van toepassing zijn op deze opdracht Op deze overheidsopdracht zijn onder meer van toepassing: de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (de 'Wet'); het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (het 'Koninklijk Besluit Plaatsing'); het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (het 'Koninklijk Besluit Uitvoering'); de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 (de 'Wet Rechtsmiddelen'); de omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten.
10.3 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken De opdracht moet worden uitgevoerd en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen verbinden zich ertoe hun verplichtingen te goeder trouw te vervullen, met het oog op het goede verloop van de opdracht. In geval van geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende overheid en de begunstigde, zullen de partijen door overleg tot een vergelijk trachten te komen. Indien zij daar niet in slagen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om geschillen te beslechten.
21
11 OFFERTEFORMULIER 11.1 Identificatiefiche Indien de offerte wordt ingediend door een of meer rechtspersonen: Indien de offerte wordt ingediend door een of meer rechtspersonen: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: Vertegenwoordigd ondergetekende: Naam, voornaam: Hoedanigheid:
door
Contactpersoon: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Inschrijvingsnummer gelijkaardig:
RSZ
of
Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor betalingen : Financiële instelling : Geopend op naam van: De natuurlijke persoon die een offerte indient namens een rechtspersoon, moet staven dat hij bevoegd is om deze rechtspersoon te vertegenwoordigen in het kader van de offerte. Daartoe worden de statuten van de vennootschap en de publicaties die aantonen dat de ondergetekende(n) bevoegd is (zijn) om de vennootschap te verbinden, bij de offerte gevoegd. Si l’offre est déposée par une ou plusieurs personnes physiques : Naam, voornaam van de inschrijver: Beroep: Woonplaats: Nationaliteit: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Rekeningnummer voor betalingen: Financiële instelling:
22 Geopend op naam van: 11.2 Structuur van de offerte
Financiële draagkracht (punt 4.3.1): Omzet in de drie voorbije jaren: 2014 2013 2012 Eigen vermogen in de drie voorbije jaren: 2014 2013 2012
-
Technische capaciteit : (punt 4.3.2) : Voorgelegde referenties: Verantwoording capaciteit dienstverlening in het Frans, Nederlands en Engels: Voorstelling van het team en verantwoording van de competenties:
Eventuele onderaanneming (punt 5.7 en 8.1): Aandeel in de opdracht: Identificatie van de onderaannemer(s): Bijkomende informatie:
-
De offerte behandelt de gunningscriteria (punt 4.4) voor de volgende elementen :
Voorgestelde aanpak (punt 5.8) o o
Preventieve, evolutieve en curatieve onderhoud (minor versies) Wijzigingsaanvragen
Prijs (punt 6) in cijfers en letters, exclusief BTW: o Preventieve, evolutieve en curatieve onderhoudsdiensten, minor versies (met vermelding van aantal wijzigingsaanvragen begrepen in deze prijs): … euros exclusief BTW o Wijzigingsaanvragen: Prijs per halve mandag (vermoedelijke hoeveelheid 20 dagen): … euros exclusief BTW
VERPLICHTE OPTIE: Evolutieve onderhoud van de Microsoft © softwareproducten – major versies (CRM, SharePoint, Microsoft BI) o Beschrijving van de voorgestelde aanpak: o Prijs per mandag (vermoedelijke hoeveelheid 30 dagen): .... exclusief BTW
23
Opgemaakt te …………………………………….op …………………………………..
Handtekening/naam …………………………………………………………
