BELGISCHE INVESTERINGSMAATSCHAPPIJ VOOR ONTWIKKELINGSLANDEN NV ('BIO')
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG MET EUROPESE BEKENDMAKING
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET BETREKKING TOT DE IMPLEMENTATIE EN HET ONDERHOUD VAN EEN OPLOSSING VOOR HET BACKOFFICEBEHEER VAN DE INVESTERINGSPORTEFEUILLE VAN BIO, ALS AANVULLING OP HET BESTAANDE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS)
Indiening van de offertes: Plaats:
Uiterste datum:
BIO NV Onthaal 4e verdieping Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint-Pieters-Woluwe 31 augustus 2015 om 14 uur. Later ingediende offertes worden niet in aanmerking genomen.
Opening van de offertes: Plaats: voormeld adres, Board Room 3e verdieping Datum en tijdstip: 31 augustus 2015 om 14 uur.
2
INHOUD 1
ALGEMEEN...................................................................................................................... 4
1.1 1.2
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS ........................................................................ 4 DEFINITIES.................................................................................................................................... 4
2
IDENTIFICATIE VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID ........................................................ 4
2.1 2.2 2.3
IDENTIFICATIE ............................................................................................................................... 4 INSTITUTIONEEL KADER VAN BIO ...................................................................................................... 5 LEIDEND AMBTENAAR (ART. 11 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT UITVOERING) ........................................... 5
3
VOORWERP VAN DE OPDRACHT ...................................................................................... 6
3.1 3.2 3.3 3.4
OMSCHRIJVING ............................................................................................................................. 6 JURIDISCHE AARD VAN DE OPDRACHT ................................................................................................ 7 VARIANTEN .................................................................................................................................. 7 PERCELEN .................................................................................................................................... 7
4
GUNNINGSPROCEDURE ................................................................................................... 7
4.1 GUNNINGSWIJZE ........................................................................................................................... 7 4.2 PLAATSBEZOEK EN VRAGEN & ANTWOORDEN ..................................................................................... 7 4.3 TOEGANGSRECHT .......................................................................................................................... 7 4.3.1 Principes............................................................................................................................. 7 4.3.2 Verklaring op erewoord - de door gekozen inschrijver te verstrekken documenten ......... 8 4.3.3 Landen die mogen inschrijven voor de opdracht ............................................................... 9 4.4 KWALITATIEVE SELECTIE .................................................................................................................. 9 4.4.1 Financiële en economische draagkracht............................................................................ 9 4.4.2 Technische bekwaamheid .................................................................................................. 9 4.5 GUNNINGSCRITERIA ..................................................................................................................... 10 4.5.1 Opsomming van de criteria.............................................................................................. 10 4.5.2 Ontwikkelingen ................................................................................................................ 10 4.5.2.1 4.5.2.2 4.5.2.3 4.5.2.4
5
Geschiktheid van de oplossing volgens de doelstellingen van het project ................................................ 10 Gebruiksvriendelijkheid/flexibiliteit/aanpasbaarheid en compatibiliteit van de voorgestelde oplossing . 10 Kwaliteit van de voorgestelde aanpak voor de ontwikkeling, de implementatie en het onderhoud ........ 11 Prijs ............................................................................................................................................................ 11
OFFERTE ....................................................................................................................... 12
5.1 TAAL ......................................................................................................................................... 12 5.2 EXEMPLAREN .............................................................................................................................. 12 5.3 DATUM EN TIJDSTIP VAN INDIENING ................................................................................................ 12 5.4 OPENING VAN DE OFFERTES........................................................................................................... 12 5.5 VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT PLAATSING)............................................ 13 5.6 SAMENSTELLING VAN DE OFFERTE .................................................................................................. 13 5.7 ONDERAANNEMING ..................................................................................................................... 13 5.8 VOORGESTELDE OPLOSSING........................................................................................................... 13 5.8.1 Architectuur, ontwerp, kwaliteit en prestaties ................................................................ 13 5.8.2 Technische infrastructuur ................................................................................................ 13 5.8.3 Opleidingsmateriaal en -documentatie ........................................................................... 14 5.9 IMPLEMENTATIE, ONDERHOUD EN ONDERSTEUNING .......................................................................... 14 5.9.1 Implementatie van de oplossing ...................................................................................... 14 5.9.2 Onderhoud en ondersteuning van de oplossing .............................................................. 14 6
PRIJS............................................................................................................................. 15
3 6.1 6.2 6.3 6.4
PRIJSOPGAVE .............................................................................................................................. 15 PRIJSHERZIENING ......................................................................................................................... 15 PRIJSONDERZOEK......................................................................................................................... 15 FACTURERINGSSCHEMA ............................................................................................................... 15
7
DUUR VAN DE OVEREENKOMST EN UITVOERINGSTERMIJNEN........................................ 16
7.1 PRINCIPES .................................................................................................................................. 16 7.2 FASES VAN HET PROJECT ............................................................................................................... 16 7.2.1 Subproject 1 ..................................................................................................................... 16 7.2.2 Subproject 2: Onderhoud ................................................................................................. 16 7.3 MODALITEITEN VAN DE VERLENGINGEN ........................................................................................... 17 8
UITVOERINGSVOORWAARDEN ...................................................................................... 17
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8
ONDERAANNEMERS (ART. 12) ....................................................................................................... 17 VERTROUWELIJKHEID (ART. 18) ..................................................................................................... 17 INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN - LICENTIE ................................................................................ 17 BORGTOCHT (ART. 25 EN VOLGENDE) ............................................................................................. 18 TECHNISCHE OPLEVERING (ART. 41 EN VOLGENDE)/NAZICHT VAN DE DIENSTEN (ART. 150) ..................... 18 ACTIEMIDDELEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID (ART. 44 EN VOLGENDE EN ART. 154 EN 155) ......... 18 DEFINITIEVE OPLEVERING (ART. 64) ................................................................................................ 18 ALGEMENE BETALINGSVOORWAARDEN (ART. 66 EN 160) .................................................................. 18
9
TECHNISCHE SPECIFICATIES ........................................................................................... 19
9.1 INLEIDING................................................................................................................................... 19 9.2 HUIDIGE SITUATIE ........................................................................................................................ 19 9.2.1 Technische componenten van MIS .................................................................................. 19 9.2.2 Informatiestromen en verwerking van documenten ....................................................... 22 9.2.3 Huidige IT-omgeving ........................................................................................................ 23 9.3 IMPLEMENTATIE VAN EEN BACKOFFICETOOL VOOR BIO ...................................................................... 23 9.3.1 Organisatie van het project ............................................................................................. 23 9.3.2 Succesfactoren ................................................................................................................. 24 9.4 BESCHRIJVING VAN DE VEREISTEN ................................................................................................... 25 9.4.1 Doelstellingen van de backofficetool ............................................................................... 25 9.4.2 Portefeuillebeheer ........................................................................................................... 25 9.4.3 Facturering....................................................................................................................... 25 9.4.4 De rapportering integreren, automatiseren, vereenvoudigen en versnellen .................. 26 9.4.4.1 9.4.4.2
9.4.5 9.4.6
Budget ....................................................................................................................................................... 26 Beheer van de toekomstige financiële stromen en scenario's .................................................................. 26
Functionele vereisten ....................................................................................................... 27 Veiligheidsvereisten ......................................................................................................... 27
10
DIVERSE BEPALINGEN ................................................................................................... 28
10.1 10.2 10.3
VERTROUWELIJKHEID................................................................................................................ 28 REGELS DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP DEZE OPDRACHT ................................................................... 28 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN ........................................................................ 28
11
OFFERTEFORMULIER ..................................................................................................... 29
4
1
ALGEMEEN
1.1
Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels Dit document bevat geen afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels.
1.2
Definities In het kader van deze opdracht hebben onderstaande termen de volgende betekenis:
2 2.1
aanbestedende overheid: BIO, vertegenwoordigd door de Chief Executive Officer en de Voorzitter kandidaat: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een aanvraag tot deelneming heeft ingediend in het kader van een beperkte procedure inschrijver: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een offerte indient begunstigde: de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij voorstelt algemene uitvoeringsregels: de algemene uitvoeringsregels zoals vastgelegd in het Koninklijk Besluit Uitvoering bestek: dit document met alle bijlagen en de documenten waarnaar het verwijst geschil: de rechtsvordering
IDENTIFICATIE VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID Identificatie Deze overheidsopdracht wordt georganiseerd door de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden NV ('BIO'), vertegenwoordigd door de heer Luuk Zonneveld, Chief Executive Officer, en de heer Christophe Soil, Voorzitter. De maatschappelijke zetel is gevestigd te Tervurenlaan 188A b4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe. Het ondernemingsnummer van BIO is 0476 286 331 (RPR Brussel) en het btw-nummer is BE 0476 286 331. BIO is een financiële ontwikkelingsinstelling, opgericht in uitvoering van de wet van 3 november 2001 tot oprichting van de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden en tot wijziging van de wet van 21 december 1998 betreffende de oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht (zoals gewijzigd – hierna de 'BIO Wet'), die tot opdracht heeft via een gerichte financiering van de privésector duurzame groei te ondersteunen in ontwikkelingslanden. Het maatschappelijk doel van BIO bepaalt dat BIO investeert in de ontwikkeling van ondernemingen in ontwikkelingslanden, in het belang van de economische en sociale vooruitgang van deze landen. De interventies van BIO moeten direct of indirect leiden tot een duurzame en productieve werkgelegenheid, rekening houdend met de fundamentele sociale rechten zoals gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie. Het eigen vermogen van BIO bedraagt ongeveer 650 miljoen euro en is uitsluitend afkomstig van de Belgische Staat. BIO verstrekt financiering op middellange en lange termijn (kapitaal,
5 quasikapitaal, leningen) aan ondernemingen en financiële instellingen in ontwikkelingslanden, hetzij direct, hetzij indirect via tussenstructuren. Daarnaast verleent BIO ook subsidies voor haalbaarheidsstudies en technische assistentie. BIO telt vandaag een veertigtal werknemers in Brussel. Meer informatie over BIO is beschikbaar op de website van de vennootschap: www.bioinvest.be.
2.2
Institutioneel kader van BIO BIO werd opgericht op 8 december 2001 krachtens de wet van 3 november 2001 tot oprichting van de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden en tot wijziging van de wet van 21 december 1998 betreffende de oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht. Tussen BIO en de Belgische Staat is een beheerscontract van kracht dat werd afgesloten op 1 april 2014 en werd bekrachtigd bij koninklijk besluit van 2 april 2014 (gepubliceerd in het B.S. van 16 april 2015). In dit beheerscontract werden de bijzondere regels en voorwaarden vastgelegd volgens dewelke BIO haar maatschappelijk doel uitvoert. Het Wetboek van vennootschappen is van toepassing op BIO, voor zover de BIO Wet daar niet van afwijkt.
2.3
Leidend ambtenaar (art. 11 van het Koninklijk Besluit Uitvoering) Volgende persoon is belast met de opvolging van deze opdracht: Catherine Le Riche Tervurenlaan 188a b4 1150 Sint Pieters Woluwe Tel: +32 2 778 99 99 Fax: +32 2 778 99 90 e-mail :
[email protected] Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet worden verstuurd naar de maatschappelijke zetel van BIO, ter attentie van mevrouw Catherine Le Riche. Zodra de opdracht gegund is, wordt de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en alle vragen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht worden gericht aan de ambtenaar, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek. De leidend ambtenaar beschikt over de volledige bevoegdheid met betrekking tot de opvolging en van de uitvoering van de opdracht, met inbegrip van het verlenen of weigeren van voorlopige en/of definitieve opleveringen, het afleveren van dienstbevelen, het opstellen van processenverbaal en plaatsbeschrijvingen, het goedkeuren van de diensten, de vorderingsstaten en de verrekeningen. De ambtenaar kan bevel geven tot wijzigingen aan de opdracht die betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht en die binnen de grenzen van de opdracht blijven. De leidend ambtenaar is evenwel niet bevoegd voor het ondertekenen van bijkomende overeenkomsten, of enige andere beslissing of overeenkomst die een afwijking van de essentiële
6 bepalingen en voorwaarden van de opdracht inhoudt. Voor dergelijke beslissingen wordt de aanbestedende overheid vertegenwoordigd zoals bepaald in punt 1.2. De leidend ambtenaar is in geen geval bevoegd om de voorwaarden van de overeenkomst (bv. de uitvoeringstermijnen) te wijzigen, zelfs indien de financiële weerslag daarvan onbestaand of negatief is. Iedere verbintenis, wijziging of overeenkomst die afwijkt van de voorwaarden omschreven in het bestek en die niet door de aanbestedende overheid werd betekend, moet als nietig worden beschouwd.
3
VOORWERP VAN DE OPDRACHT
3.1
Omschrijving De opdracht heeft betrekking op de implementatie, de uitrol en het onderhoud van een oplossing voor het backofficebeheer van de investeringsportefeuille van BIO, als aanvulling op het bestaande management information system (MIS). Dit heeft betrekking op: het verstrekken van leningen en het nemen van participaties; de kapitaalinteresten; de wisselkoersrisico's; het beheer van swaps. Het doel bestaat erin: een duidelijk beeld te hebben van de engagementen en de benodigde kasstroom; te beschikken over steunmiddel bij het opmaken van het budget, de facturering en het risicobeheer. Gelet op de groei van de beheerde portefeuille en de wens om een dynamischer thesauriebeheer op te zetten, heeft de Raad van Bestuur op aanbevelen van het Auditcomité beslist om een oplossing voor geautomatiseerd backofficebeheer van de portefeuille in te voeren, ter vervanging van het huidige in Excel ontwikkelde beheersysteem. Er werd beslist om te opteren voor een bestaande oplossing op de markt die voldoet aan de noden van de organisatie – indien nodig middels beperkte ontwikkelingen en bijkomende instellingen – en de ontwikkeling van een volledig op maat gebouwde oplossing niet te overwegen. Het doel van het project bestaat erin: -
-
een oplossing in te voeren die het beheer van de 'cash'-stromen van de investeringsportefeuille van BIO vergemakkelijkt, o door het operationele risico van het huidige beheer met Excel-bestanden te verminderen; en o door handmatige tussenkomst en invoer te verminderen, om middelen vrij te maken voor controle, analyse en informatieverwerking; het factureringsproces te ondersteunen; het opstellen van budgetten en businessplannen te ondersteunen; een systeem te ontwikkelen voor het beheer van toekomstige stromen en ex-ante analyses in verschillende scenario's; een volledige rapportering uit te werken (standaard en ad hoc), bovenop of geïntegreerd met de bestaande rapportering; en een informaticaoplossing in te voeren die voldoet aan de volgende criteria: efficiënt, flexibel, veilig en gebruiksvriendelijk.
7 De technische specificaties voor de opdracht worden hierna uitvoeriger beschreven (zie punt 9).
3.2
Juridische aard van de opdracht CPV-classificatie: 72212440-5. Overheidsopdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 4° van de Wet.
3.3
Varianten Vrije varianten voorstellen is niet toegestaan.
3.4
Percelen Deze opdracht bestaat uit één perceel, dat een ondeelbaar geheel vormt.
4
GUNNINGSPROCEDURE
4.1
Gunningswijze De gunning van deze opdracht verloopt via een algemene offerteaanvraag.
4.2
Plaatsbezoek en vragen & antwoorden Er is een verplicht bezoek aan BIO gepland op 18 augustus 2015 om 10 uur. De inschrijvers moeten daarbij aanwezig zijn om hun offerte te kunnen indienen. Het attest van het bezoek moet verplicht bij de offerte gevoegd worden. Inschrijvers die dat wensen, kunnen vragen stellen aan de aanbestedende overheid. Deze vragen worden beantwoord zonder de identiteit van de vraagsteller te vermelden, zodat alle inschrijvers over dezelfde informatie beschikken.
4.3
Toegangsrecht
4.3.1
Principes
De toegang tot de opdracht kan in elk stadium van de procedure worden ontzegd aan een dienstverlener die: 1. in staat van faillissement of vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure in andere nationale wetgevingen of reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, die zich in een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie bevindt, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure in andere nationale wetgevingen of reglementeringen; 3. bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. een ernstige fout heeft begaan in zijn beroepsuitoefening;
8 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake de betaling van socialezekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; 6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waarin hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; 7. zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. In elk stadium van de procedure wordt de toegang ertoe ontzegd aan de dienstverlener die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 9. omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 4.3.2
Verklaring op erewoord - de door gekozen inschrijver te verstrekken documenten
Het loutere feit van de indiening van de offerte vanwege de inschrijver vormt zijn impliciete verklaring op erewoord dat hij zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt. Deze verklaring op erewoord zal als volgt worden nagekeken: Het bewijs dat de dienstverlener zich niet in één van de gevallen vermeld in de punten 1, 2, 3, 8, 9, 10 en 11 bevindt, zal worden geleverd door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst, evenals een attest van niet-faillissement. Wanneer een dergelijk document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst. De gekozen inschrijver zal eveneens de volgende documenten moeten overmaken:
een origineel attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de socialezekerheidsbijdragen met betrekking tot het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin hij gevestigd is (wanneer een dergelijk document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst); een attest waaruit blijkt dat de inschrijver heeft voldaan aan de betaling van zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen met betrekking tot de laatste afgelopen fiscale
9 periode vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin hij gevestigd is (wanneer een dergelijk document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst). 4.3.3
Landen die mogen inschrijven voor de opdracht
Alleen inschrijvers uit lidstaten van de Europese Unie of inschrijvers die zich kunnen beroepen op de GATT-akkoorden en vrijhandelsakkoorden, mogen inschrijven voor de opdracht. Eventuele onderaannemers moeten aan dezelfde vereiste voldoen.
4.4
Kwalitatieve selectie
4.4.1
Financiële en economische draagkracht
De inschrijver moet in de drie afgelopen boekjaren beschikken over een jaarlijkse omzet van minstens 500.000 euro. Hij moet bovendien in minstens twee van de drie afgelopen boekjaren beschikken over een positief eigen vermogen. 4.4.2
Technische bekwaamheid
De inschrijver staaft zijn technische bekwaamheid door het voorleggen van : - twee referenties, met betrekking tot de installatie en instelling van software met een vergelijkbaar voorwerp als huidige opdracht, die plaatsvonden in de drie voorbije jaren, voor (een) publiek- of privaatrechtelijke investeringsmaatschappij(en), voor een minimumbedrag van 40.000 € ; - twee referenties, met betrekking tot gebruikslicenties en onderhoud met een vergelijkbaar voorwerp als huidige opdracht, die plaatsvonden in de drie voorbije jaren, voor (een) publiek- of privaatrechtelijke investeringsmaatschappij(en), voor een minimumbedrag van 40.000 € (de bedragen van de gebruikslicenties en het onderhoud kunnen worden opgeteld om de drempel van 40.000 € te bereiken). De persoon die binnen de onderneming verantwoordelijk was voor de voorgelegde projecten, moet aanwezig zijn tijdens de implementatiefase van de software tot de technische oplevering. Een inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont hij aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Op deze entiteiten is artikel 61 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 toepasselijk. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten. Overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011is het verboden om zich te beroepen op de draagkracht van andere
10 entiteiten wanneer aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de wet van 15 juni 2006.
4.5
Gunningscriteria De aanbestedende overheid kiest de regelmatige offerte die zij economisch het voordeligst acht, rekening houdend met onderstaande criteria:
4.5.1
Opsomming van de criteria
Gunningscriterium Geschiktheid van de oplossing volgens de doelstellingen van het project Prijs Gebruiksvriendelijkheid/flexibiliteit/aanpasbaarheid/compatibiliteit van de voorgestelde oplossing Kwaliteit van de voorgestelde aanpak voor de ontwikkeling, de implementatie en het onderhoud TOTAAL
4.5.2
Gewicht 45 25 20 10 100
Ontwikkelingen
De volgende regels worden toegepast voor de beoordeling van de gunningscriteria:
4.5.2.1
Geschiktheid van de oplossing volgens de doelstellingen van het project
De oplossing moet beantwoorden aan de verschillende beschreven doelstellingen en moet onder meer: - toelaten de financiële stromen van de investeringsportefeuille en de financiële stromen die eruit voortvloeien te beheren; - het opstellen van het budget en de businessplannen ondersteunen; - het beheer van toekomstige stromen en ex-ante analyses van de portefeuille in verschillende hypotheses ondersteunen. De oplossing moet ook het factureringsproces ondersteunen. 4.5.2.2
Gebruiksvriendelijkheid/flexibiliteit/aanpasbaarheid en compatibiliteit van de voorgestelde oplossing
De oplossing moet gemakkelijk implementeerbaar en gebruiksvriendelijk zijn voor verschillende gebruikersgroepen zonder informatica-achtergrond. Ze moet intuïtief zijn in gebruik en moet gemakkelijk te integreren zijn in de bestaande processen. Ze moet in het bijzonder rekening houden met de frontoffice- en boekhoudprocessen en moet compatibel zijn met de reeds bestaande systemen (MIS en Kluwer Boekhoudsoftware). Met betrekking tot het boekhoudsysteem moet de oplossing de afstemming van informatie mogelijk maken, maar zonder integratie. De oplossing moet daarentegen wel informatie-uitwisseling met het frontofficesysteem mogelijk maken (MIS).
11 De oplossing moet het mogelijk maken om dubbele systemen en informatiebronnen te vermijden (of te beperken). Dankzij de aanpasbaarheid moet de oplossing toelaten voorlopig de bestaande modules te gebruiken en later een uitbreiding te maken naargelang er nieuwe noden ontstaan (zie beschrijving van de vereisten in het technische deel). De oplossing moet ook rekening houden met de toekomstige wijzigingen in de wijze waarop de portefeuille beheerd wordt (nieuwe producten, financieringsbronnen en/of boekingswijzen). 4.5.2.3
Kwaliteit van de voorgestelde aanpak voor de ontwikkeling, de implementatie en het onderhoud
De kwaliteit van de voorgestelde aanpak wordt beoordeeld op basis van de vereisten zoals beschreven in het technische deel met betrekking tot de criteria efficiëntie, beschikbaarheid en veiligheid. 4.5.2.4
Prijs
De prijs van de opdracht moet worden opgegeven voor het geheel van prestaties bedoeld in punt 7.2. Voor het criterium 'prijs' wordt de volgende formule toegepast: Punten offerte X = (bedrag van de goedkoopste offerte / bedrag offerte X) * maximaal aantal punten
12
5
OFFERTE De dienstverlener moet een gedetailleerde beschrijving geven van de voorgestelde oplossing, volgens het model opgenomen onder punt 11.7 en rekening houdend met de volgende punten:
5.1
Taal De offertes worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. Technische bijlagen mogen evenwel bezorgd worden in het Engels indien er geen vertaling van bestaat.
5.2
Exemplaren Een origineel exemplaar van de volledige offerte moet worden ingediend op papier. Er wordt een kopie bijgevoegd in pdf-formaat.
5.3
Datum en tijdstip van indiening De offertes worden opgestuurd per brief (een aangetekende zending is aanbevolen) of neergelegd op het adres van de aanbestedende overheid. De offerte moet in een definitief gesloten envelop gestopt worden, met volgende opschriften: OVERHEIDSOPDRACHT – OFFERTE Algemene offerteaanvraag Backofficetool Opening van de offertes: 31 augustus om 14u. IN GEEN GEVAL TE OPENEN VOOR DE DATUM EN HET TIJDSTIP VAN OPENING ZOALS HIERBOVEN VERMELD Bij indiening per post wordt de definitief gesloten envelop in een tweede envelop gestopt, met de volgende opschriften: OVERHEIDSOPDRACHT – OFFERTE Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden nv Tervurenlaan 118A b4 – 1150 Sint-Pieters-Woluwe Ter attentie van Catherine Le Riche
De aanbestedende overheid wijst de inschrijvers erop dat de offertes niet langs elektronische weg kunnen worden ingediend. Offertes die langs elektronische weg worden ingediend, worden niet in aanmerking genomen.
5.4
Opening van de offertes
13 De aanbestedende overheid moet de offertes ontvangen vóór 31 augustus om 14u. De opening van de offertes is openbaar en vindt plaats op 31 augustus om 14u in de kantoren van BIO te Tervurenlaan 188A b4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, Board Room 3e verdieping. Er worden geen prijzen bekendgemaakt.
5.5
Verbintenistermijn (art. 57 van het Koninklijk Besluit Plaatsing) De offertes die voor deze opdracht worden ingediend, zijn onderworpen aan een verbintenistermijn van minstens zestig kalenderdagen, vanaf de dag volgend op de opening van de offertes. Gedurende deze termijn blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte, zoals eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid.
5.6
Samenstelling van de offerte De offerte moet bestaan uit de volgende elementen (zie punt 5):
de identificatiefiche van de inschrijver, opgesteld volgens het formulier (zie 11.7) de offerte (opgesteld volgens het formulier opgenomen in 11.7)
Ze bevat de bijlagen en alle andere documenten die dit bestek voorschrijft.
5.7
Onderaanneming Elk gebruik van onderaannemers moet duidelijk vermeld worden in de offerte van de inschrijver. Hij moet vermelden welk type contractuele relatie hij met elk van zijn onderaannemers heeft. De naam en het adres van de onderaannemers moeten bij de offerte gevoegd worden, met vermelding van de delen van de opdracht die elke onderaannemer zou uitvoeren. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de uitsluitingscriteria vermeld in dit bestek. De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen die toelaten de toestand van elk van zijn onderaannemers te controleren.
5.8
Voorgestelde oplossing
5.8.1 o o o o o o o
5.8.2
Architectuur, ontwerp, kwaliteit en prestaties Welke componenten zullen gebruikt worden in de aan BIO voorgestelde oplossing? Gelieve de architectuur van de toepassing bij te voegen. Hoe worden de verschillende modules in uw oplossing onderling verbonden? Welk instellingsniveau is beschikbaar om te voldoen aan de vereisten van BIO? Verlopen de ontwikkeling en het onderhoud van uw oplossing volgens een welbepaald proces? Gelieve dit proces te beschrijven. Is het mogelijk om de toepassing te verbinden met de standaard communicatieinfrastructuur van BIO (Outlook, webapplicaties)? Hoe werkt de oplossing samen met de MS Office-omgeving van BIO? En met MIS? Welke ontwikkelingsstandaarden worden er gebruikt (bv. XML, webapplicaties, .NET, J2EE)?
Technische infrastructuur
14 o o o o o o
5.8.3
Indien de toepassing een hardwareplatform vereist, welk hardwareplatform (server) beveelt u dan aan voor BIO? Is dit compatibel met een Cloud-oplossing (remote connexion)? Kan de oplossing gepersonaliseerd worden volgens de gebruiker? Wat zijn de basisvereisten op het vlak van de infrastructuur? Wat zijn de basisvereisten op het vlak van de werkstations? Welke omgevingen zijn nodig en aanbevolen tijdens de implementatiefase, en later in de gebruiksfase? Wat zijn de basisvereisten (omvang, beschikbaarheid)?
Opleidingsmateriaal en -documentatie
Geef een duidelijke omschrijving van de opleidingen en de documentatie die de leverancier verstrekt. De volgende informatie is vereist: o voorgesteld opleidingsmateriaal o type documentatie bij de geleverde toepassing
5.9
Implementatie, onderhoud en ondersteuning
5.9.1
Implementatie van de oplossing
De dienstverlener wordt verzocht om zijn implementatieaanpak te beschrijven. Deze aanpak omvat de wijze van implementatie van de oplossing en haar functies, de instellingen en eventuele ontwikkelingen, en de levertermijnen. Er wordt minstens onderstaande informatie verwacht:
5.9.2
Hoeveel tijd is er nodig om uw oplossing te implementeren bij BIO (minimaal en maximaal)? Beschrijf uw implementatieaanpak. Wat zijn de begin- en einddata voor de levering van elke module die in de oplossing wordt voorgesteld? Welke middelen zijn er nodig bij elke stap, zowel bij de leverancier als bij de klant? Hoe worden onvoorziene behoeften aan middelen opgevangen? Hoe test u de oplossing? Gebruikt u gescheiden omgevingen, zowel in de implementatiefase als in de gebruiksfase?
Onderhoud en ondersteuning van de oplossing
De dienstverlener moet beschrijven welke ondersteuning hij biedt voor de oplossing. De volgende informatie is vereist:
Welk serviceniveau biedt u bij een defect van het systeem? o Type geboden ondersteuning? o Antwoordtermijn (van de geboden ondersteuning)? o Duur (van de geboden ondersteuning)? o Organisatie (van de geboden ondersteuning)? o Prijs?
15
Welke noodoplossing wordt er toegepast in een rampscenario? In welke omstandigheden kan gegevensverlies optreden? Som de back-up- en herstelprocedures op die uw oplossing ondersteunt.
Hoe kunnen, in geval van verandering van oplossing of leverancier, de gegevens en rapporten worden gerecupereerd of geëxporteerd?
6 6.1
PRIJS Prijsopgave Alle prijzen in de offerte worden vermeld in euro en zijn nauwkeurig tot op twee cijfers na de komma. De opgegeven prijzen zijn prijzen exclusief btw. Het percentage van de btw moet uitdrukkelijk en afzonderlijk worden vermeld. De prijzen bestaan uit: implementatiekosten (prijs als forfaitaire hoeveelheid; zie punt 7.2.1, subproject 1) jaarlijkse licentie (prijs als vermoedelijke hoeveelheid) post tegen prijslijst (prijs als vermoedelijke hoeveelheid per halve mandag; subproject 2, zie punt 7.2.2)
6.2
Prijsherziening De prijzen worden jaarlijks herzien en zijn gekoppeld aan de index der consumptieprijzen. De basisindex is de index voor de maand van indiening van de offertes.
6.3
Prijsonderzoek Voorafgaand aan de gunning controleert BIO de prijzen overeenkomstig artikel 21 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. Op verzoek van BIO verstrekken de inschrijvers alle gegevens die deze controle mogelijk maken. De aanbestedende overheid kan personen aanwijzen voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het kader van het prijsonderzoek zijn verstrekt.
6.4
Factureringsschema Fases een tot acht (subproject 1, zie punt 7.2.1) worden gefactureerd bij de voorlopige oplevering, die wordt verleend na afloop van fase acht. De jaarlijkse onderhoudskost wordt gefactureerd na afloop van elke maand. De licentieprijs wordt gefactureerd na afloop van elk jaar.
16
7
DUUR VAN DE OVEREENKOMST EN UITVOERINGSTERMIJNEN
7.1
Principes De opdracht wordt gesloten voor een termijn van één jaar, die driemaal verlengd kan worden met betrekking tot het onderhoud en de licenties. De opdracht bestaat uit twee grote delen (subprojecten zoals uitvoeriger beschreven in punt 7.2):
De installatie en instelling van de software – het eerste subproject heeft een maximale duur van vier maanden. Dit uitvoeringstermijn is bindend.
Het onderhoud van de software.
Het programma moet operationeel zijn voor gegevensbeheer vanaf 1 januari 2016. Indien de technische oplevering van het eerste subproject gebeurt na deze datum, moeten de gegevens vanaf deze datum niettemin in de software worden opgenomen.
7.2
Fases van het project Het project bestaat uit fases, die kunnen worden gebundeld tot twee subprojecten. De facturering gebeurt op basis van elk subproject.
7.2.1
Subproject 1
Analyse, voorbereiding en installatie van de componenten o analyse van de behoeften o uitrol van de modules o aanpassing van de oplossing aan de specifieke behoeften (instelling) o integratie met het bestaande systeem (MIS) en compatibiliteit boekhoudsysteem
met
het
Implementatie, tests en ingebruikname o ontwikkeling en/of aanpassing van rapporten o tests voor goedkeuring door gebruikers en integratie o ingebruikname en uitrol in de verschillende omgevingen / documentatie van het systeem o opleiding en handleiding De testfase verloopt op basis van werkhypotheses die BIO verstrekt tijdens de fases 'analyse van de behoeften', 'aanpassing aan de specifieke behoeften' en 'ontwikkeling en/of aanpassing van rapporten'. De reeks rapporten moet de behoeften van BIO inzake standaardrapportering dekken. De uitrol gebeurt in verschillende omgevingen (PROD en/of TEST). De opleiding omvat de documentatie van de modules en het afleveren van gebruikershandleidingen. 7.2.2
Subproject 2: Onderhoud
Onderhoudsfase (vanaf de implementatie van het systeem).
17 Het onderhoud gebeurt met tussenkomsten volgens prijslijst. Er wordt uitgegaan van een raming van twintig dagen per jaar voor onderhoud, verfijning van de instellingen en ontwikkeling van bijkomende rapporten. De opvolging gebeurt op basis van een rapportering over de ingediende aanvragen en vereiste wijzigingen.
7.3
Modaliteiten van de verlengingen De opdracht zal automatisch verlengd worden behoudens verzending van een aangetekend schrijven verzonden ten laatste 30 dagen voor de verjaardag van de notificatie van de opdracht.
8
UITVOERINGSVOORWAARDEN Dit hoofdstuk van dit bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen die van toepassing zijn op deze overheidsopdracht en die afwijkingen, herhalingen, aanvullingen of verduidelijkingen van de algemene uitvoeringsregels bevatten. De hierna vermelde artikels verwijzen naar de artikels van het Koninklijk Besluit Uitvoering. Indien niets vermeld wordt, zijn de desbetreffende bepalingen van de algemene uitvoeringsregels integraal van toepassing.
8.1
Onderaannemers (art. 12) De dienstverlener vermeldt het deel van de opdracht dat hij eventueel van plan is uit te besteden, evenals de volledige identiteit van de voorgestelde onderaannemers. Onverminderd punt 4.3.3 moeten de onderaannemers van de begunstigde, in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die worden opgelegd door het bestek. De begunstigde blijft in elk geval als enige aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid.
8.2
Vertrouwelijkheid (art. 18) Alle informatie die de aanbestedende overheid of inschrijver bekendmaakt of meedeelt in het kader van deze opdracht, wordt geacht vertrouwelijk te zijn. De informatie die de aanbestedende overheid ter beschikking stelt aan de dienstverlener in het kader van deze opdracht, mag niet gebruikt worden voor andere doeleinden, noch meegedeeld worden aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De dienstverlener staat borg voor de naleving van deze verplichting door alle personen die toegang hebben tot de informatie, met inbegrip van zijn werknemers en onderaannemers.
8.3
Intellectuele eigendomsrechten - licentie De eenheids- en totaalprijzen van de opdracht omvatten de aankoopprijs en de verschuldigde royalty's op de gebruikslicenties van intellectuele eigendomsrechten. De software moet gebruikt kunnen worden door alle personen die deel uitmaken van het personeel van BIO. Er moeten zes tot negen gelijktijdige licenties voor raadpleging mogelijk zijn (zie punt 9.4.6).
18
De vergelijking gebeurt op basis van de prijs voor zes licenties. De licenties moeten overdraagbaar zijn en mogen niet gebonden zijn aan specifieke personen.
8.4
Borgtocht (art. 25 en volgende) Er wordt een borgtocht gevraagd van 5% van het totale bedrag van de opdracht. Binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten, staaft de begunstigde de borgstelling door hemzelf of door een derde op een van de wijzen vermeld in artikel 26 van het Koninklijk Besluit Uitvoering. Het bewijs van de borgtocht moet worden opgestuurd naar: Catherine Le Riche – BIO Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint Pieters Woluwe De borgsom kan pas worden vrijgegeven na de definitieve oplevering.
8.5
Technische oplevering (art. 41 en volgende)/nazicht van de diensten (art. 150) De technische oplevering vindt plaats na afloop van Subproject 1 (zie punt 7.2.1).
8.6
Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 en volgende en art. 154 en 155) Wanneer de begunstigde de termijn voor fase 8 (zie punt 7.2.1) niet naleeft, is hij naast de boetes een dwangsom van 300 euro per dag verschuldigd.
8.7
Definitieve oplevering (art. 64) De definitieve oplevering vindt plaats na voltooiing van alle diensten waaruit de opdracht bestaat.
8.8
Algemene betalingsvoorwaarden (art. 66 en 160) De factuur geldt als schuldvordering. De facturen worden opgestuurd naar het volgende adres: Catherine Le Riche – BIO Tervurenlaan 188A b4 1150 Sint Pieters Woluwe
19
9
TECHNISCHE SPECIFICATIES
9.1
Inleiding Het huidige management information system (MIS) maakt het mogelijk om het operationele investeringsproces op te volgen, maar bevat geen module voor het beheer van de financiële stromen, interactieve rapportering of prospectieve risicoanalyse van de portefeuille. De gegevens worden vandaag handmatig gekopieerd in andere systemen (Excel en boekhoudsysteem), waar ze worden verwerkt en opgeslagen. De module voor backofficebeheer moet het huidige systeem met verwerking en beheer van de informatie in Excel vervangen. Ze moet deels geïntegreerd zijn met het systeem voor het operationele beheer van de investeringen (MIS), en moet een vlotte afstemming met het boekhoudsysteem mogelijk maken. De integratie met het boekhoudsysteem maakt geen deel uit van deze opdracht. De oplossing moet echter wel een latere integratie met een boekhoudsysteem mogelijk maken. De oplossing moet naast een reeks rapporten (zie specificaties) ook een optie voor het exporteren van gegevens en functies voor risicobeheer op basis van personaliseerbare toekomstscenario's bevatten. De oplossing moet het ook mogelijk maken om het opmaken van de budgetten te vereenvoudigen (reële cijfers en vooruitzichten). Tot slot wordt erop gewezen dat BIO (een financiële ontwikkelingsinstelling) actief is op verschillende domeinen: fondsenbeheer en private equity. De instelling is echter niet actief op de volgende domeinen: trading en klassieke bankdiensten. Het aantal transacties per jaar en de complexiteit van de producten zijn beperkt.
9.2
Huidige situatie Hierna volgt een overzicht van de huidige situatie met betrekking tot de systemen voor operationeel beheer (die de informatiestromen omvatten), de verwerking van documentatie en de IT-infrastructuur.
9.2.1
Technische componenten van MIS
Het investeringsproces van BIO werd geformaliseerd in het kader van de ontwikkeling van MIS, en doorloopt een duidelijk omschreven proces en stappen in de levenscyclus. De voortgang van een project in de levenscyclus van een investering bepaalt de status, de vereiste documenten en de toelatingen en goedkeuringen die nodig zijn om het proces voort te zetten. MIS is een geïntegreerde oplossing op basis van drie componenten van Microsoft: -
-
-
Microsoft Dynamics CRM 2011 © MS CRM/XRM (database management en business processes) Microsoft Dynamics xRM wordt gebruikt voor gestructureerde informatie, zoals financiële gegevens, indicatoren die een invloed hebben op de ontwikkeling, projectinformatie (klant, account, status ...). Microsoft SharePoint Foundation 2010 © document management Microsoft SharePoint Foundation wordt gebruikt voor niet-gestructureerde informatie, zoals documenten in verband met projecten, versioning, document check-in/check-out ... Microsoft Business Intelligence © - SQL Server Reporting Services (SSRS)
20 Microsoft Business Intelligence wordt gebruikt voor rapportering, zowel standaard als ad hoc. De informatie die Microsoft Business Intelligence gebruikt, is afkomstig uit Microsoft Dynamics xRM. Logical architecture overview Active Directory
Mail Server Exchange
ldap
Webdav / SMTP
MIS
http
Web Front End IIS
ADO.NET
Back End MS SQL
SharePoint
ADO.NET
Back End MS SQL
xRM
Application tier
Clients
Outlook Client
Web Client Outlook Client Offline Acces
http
Web Front End IIS
Email Router
Application tier Report Server SRS Client tier
Application Tier Web Front End
Data Tier
MIS bestaat dus uit drie afzonderlijke componenten, die gekoppeld zijn aan verschillende softwarepakketten. Ze maken deels gebruik van standaardfuncties (built-in features), en deels van eigen ontwikkelingen. Alle softwarepakketten zijn volledig geïntegreerd en bieden de eindgebruiker toegang via de toepassing Microsoft for Outlook Client 2010. Ook de beveiliging en authenticatie van alle Microsoft-pakketten zijn volledig geïntegreerd. Het beheer van de toegangsrechten gebeurt via Active Directory; de rechten en beveiligingen zijn gedefinieerd in elke component. De oplossing moet in het bijzonder informatie-uitwisseling van gestructureerde gegevens met de CRM mogelijk maken. Voor het deel rapportering moet een analyse gemaakt worden om de meest geschikte methode voor toegang en aanmaak van rapporten te bepalen. Momenteel bestaan er vier soorten rapporten, die worden aangemaakt via de SSRS: -
-
-
-
Pipeline reporting Bestaat uit drie afzonderlijke rapporten: historical overview, project identification, project tracking. Portfolio situation Bestaat uit zeven 'subrapporten': summary, project signed, projects in final and admission approvals status, available funds, financial resources, payments overdue en write-off & write-downs. Portfolio review Dit rapport toont de informatie op drie verschillende niveaus. Het eerste niveau is het departement, het tweede de sector en het derde de 'account'. Portfolio overview Dit rapport geeft een overzicht van alle uitbetaalde projecten.
21 MIS gebruikt de volgende architectuur en componenten voor de rapportering:
Business Intelligence: architectuur De informatie uit xRM doorloopt de verschillende architectuurlagen en wordt omgezet tot input voor de database en de verschillende dimensietabellen. De database is gebaseerd op een SQL-server en er wordt een ETL-proces gebruikt (SSIS SQL Server Integration Service) om de gegevens op te halen, om te zetten en te uploaden. Om de rapportering te voeden is er een cube gebouwd op basis van SSAS (SQL Server Analysis Services). De rapporten worden aangemaakt met SSRS (SQL Server Reporting Services). Daarnaast zijn ook ad hoc-rapporten mogelijk met behulp van Microsoft Office Excel. Deze interface laat met name toe om een draaitabel te maken op de cube.
22 Onderstaand schema vat samen hoe de architectuur werd omgezet in verschillende technologische componenten:
Om de analyse van de behoeften door de dienstverlener te ondersteunen, wordt er een volledige beschrijving van de business- en functionele specificaties ter beschikking gesteld (zie punt 9.3.1 organisatie van het project). Het beheer van de documenten die voor elke stap nodig zijn, maakt deel uit van MIS en valt dus niet onder dit project. 9.2.2
Informatiestromen en verwerking van documenten
Aangezien BIO momenteel niet beschikt over een informaticaplatform voor het beheer van de financiële stromen van zijn activiteit, worden deze stromen, de portefeuille en de omvangrijke rapportering handmatig beheerd en ondersteund met een EUC-oplossing (End User Computing) Excel. Een deel van de informatie die wordt berekend in de Excel-bestanden, wordt handmatig opnieuw ingevoerd in MIS voor: - het aanmaken van de rapportering; -
de koppeling met de projectstatus (betalingsachterstand, herstructurering ...);
-
het factureringsproces (uitgifte en opvolging).
De implementatie van een geautomatiseerd backofficesysteem moet het mogelijk maken om deze handmatige invoer te beperken of af te schaffen, door deze functies erin op te nemen of toe te laten dat gegevens gemakkelijk kunnen worden geïmporteerd in MIS.
23 9.2.3 -
-
-
9.3
Huidige IT-omgeving De servers (Active Directory, Exchange Server, Terminal Server, SQL Server, CRM Server, Sharepoint Server) zijn gevirtualiseerd in een 'double redundant server'-configuratie met fysieke HP-servers van het type Proliant DL380. Gedeelde mappen (publiek en per departement) bevinden zich op de server en worden beveiligd met de Windowsauthenticatie. De capaciteit van de servers is toereikend (tot zeventig gebruikers). Er loopt een project om over te stappen op 'Desktop Anywhere', dat bestaat uit een virtueel bureaublad en netwerk, gehost in de Cloud. Ook onze huidige software zal worden opgenomen in die virtuele omgeving. Dit project zou uitgerold moeten zijn tegen het einde van 2015. De werkstations bestaan uit desktops en laptops met een Windows-besturingssysteem (Windows 7 of 8). De toegang tot het netwerk verloopt via de Windows-authenticatie. BIO beschikt over drie 'Office & Go Pro'-internetlijnen, die worden gebruikt voor toegang tot het internet, toegang tot de terminal server en telefonie (VOIP). De internetprovider van BIO is Proximus. De uitgerolde software bestaat uit: MS Office, Acrobat Reader, Windows Remote Desktop, boekhoudsoftware (Kluwer ExpertM Plus/Accon) en toepassingen zoals Skype en Dropbox. Er werden back-upoplossingen, antivirussoftware (NOD 32) en netwerkfirewalls geïmplementeerd. BIO werkt samen met een externe IT-leverancier voor het onderhoud van het informaticaplatform, de updates van software en de wachtwoorden.
Implementatie van een backofficetool voor Bio
9.3.1
Organisatie van het project
BIO heeft een projectteam opgericht. Dit team stelt het bestek op, selecteert de dienstverlener, stelt de business- en functionele specificaties op en beheert het project (voorbereiding, begeleiding van de uitvoering en opvolging na implementatie). Het projectteam zal samen met de belangrijkste gebruikers ook 'user test cases' opstellen om de goedkeuringscriteria voor de oplossing te bepalen. De 'test cases' zullen scenario's bevatten voor elk type investering en voor de belangrijkste beschreven functies, en zullen ook de verwachte resultaten vermelden. De dienstverlener moet de documenten met de beschrijving van de behoeften en de business- en functionele specificaties die BIO bezorgt, analyseren. De dienstverlener moet de oplossing ook uitrollen in de verschillende omgevingen en deze zodanig instellen dat ze beantwoordt aan de behoeften van BIO. Eventuele noodzakelijke ontwikkelingen moeten beperkt blijven en zijn eveneens ten laste van de dienstverlener. De dienstverlener moet de technische analyse maken voor de integratie of informatieuitwisseling met de bestaande systemen, op basis van de specificaties die BIO bezorgt. De oplossing moet een reeks standaardrapporten en/of gepersonaliseerde rapporten bieden die een beeld geven van de portefeuille, de financiële stromen, de factureringsgegevens en de boekhoudkundige informatie. Een lijst met de informatie die in de huidige rapporten is opgenomen, wordt als bijlage bij dit bestek gevoegd. De dienstverlener moet ook opleiding verstrekken aan de belangrijkste gebruikers en moet de oplossing documenteren ('user guide' en technische documentatie voor de eventuele basisvereisten).
24 De fase van goedkeuring door de gebruikers omvat de goedkeuring van de resultaten van de test cases die BIO bezorgt. Deze hebben betrekking op de verschillende soorten investeringen en de vaakst voorkomende scenario's. Daarnaast is de dienstverlener ook belast met het onderhoud van de oplossing.
9.3.2
Succesfactoren
Bij het uitwerken van het model moeten de volgende principes in aanmerking genomen worden: Prestaties: de reactiesnelheid van de toepassing moet aanvaardbaar zijn voor de gebruiker. Flexibiliteit: de toepassing moet flexibel ontworpen zijn om de toekomstige groei van BIO te kunnen ondersteunen, zowel qua gebruikers als qua gegevenscapaciteit en rapportering. IT-flexibiliteit: de toepassing moet flexibel ontworpen zijn om de upgrades en aanpassingen van de informaticaomgeving te kunnen ondersteunen (Cloud, upgrade standaardoplossing Microsoft MIS). Ze moet ook ontworpen zijn om een upgrade van de gebruikte technologieën te kunnen uitvoeren. Ze moet compatibel zijn met de standaard boekhoudsystemen. Beschikbaarheid: de toepassing moet ontworpen zijn om de door BIO vereiste beschikbaarheid te ondersteunen (bv. toegang op afstand). Veiligheid: de toepassing moet ontworpen zijn volgens de nodige veiligheidsnormen.
25
9.4
Beschrijving van de vereisten
9.4.1
Doelstellingen van de backofficetool
9.4.2
Portefeuillebeheer
(a) Beschikken over een tool voor geautomatiseerd portefeuillebeheer die de volgende mogelijkheden biedt: o een 'realtime' overzicht van de financiële stromen van de investeringsportefeuille; o een overzicht van de investeringsportefeuille op enige andere datum in het verleden of de toekomst; o beheer van de instrumenten vermeld in de bijgevoegde lijst; o beheer van informatie met betrekking tot de Investee Companies voor de fondsen; o automatisch aanmaken van investeringsstromen (afschrijvings- of aflossingstabel, aangepast aan elk type instrument) – zie bijlage op pagina 20 voor volumegegevens; o de financiële stromen groeperen per instrument, per project en per klant; o de stromen weergeven in verschillende munteenheden (lokale munten, EUR, USD) en converteren naar euro; o opname van de verschillende afdekkingen van het wisselkoers- en renterisico (de lijst met afdekkingen is bijgevoegd); o een afdekking koppelen aan een instrument, een uitbetaling, een portefeuille en een klantenaccount; o vergoedingen (lijst bijgevoegd) en commissielonen opnemen in de financiële stromen, beheer per type en vervaldag, en integratie in het factureringssysteem; o een permanent beeld van de aflossingen/uitbetalingen, de saldi en de nettoverbintenissen van elk project; o integratie van de levenscyclus van de projecten en specifieke gebeurtenissen (herschikking, conversie, write-off ...); o statussen (at risk) beheren, zowel intern van het systeem als extern (operationele status MIS ); o integratie van marktgegevens (wisselkoers, conversie, spot, forward); o informatiedeling vereenvoudigen (gegevens importeren en exporteren) zonder informatie te verdubbelen en zonder handmatige invoer; o De basisinformatie over de klanten (account), projecten en instrumenten wordt ingevoerd in MIS. De oplossing moet het mogelijk maken om een gegevensreeks op te halen voor gebruik in de toepassing. o gebruikers en toegangsrechten beheren; o berekenen van het rendement (IRR) van de globale portefeuille en per project, type instrument, land, regio, sector, subsector en activiteit.
9.4.3
Facturering o o o o
De facturering en afstemming met boekhoud- en bankgegevens vereenvoudigen. De stromen in het factureringsproces (te innen betalingen, betaalachterstand ...) beheren. Facturen opmaken op basis van de aflossingstabellen. De facturen moeten de volgende elementen bevatten: hoofdsom, interestperiode, te betalen interesten en af te lossen kapitaal.
26 o
9.4.4
Er moet een overzicht van de betalingen mogelijk zijn naargelang de status van het project, de sector, de naam van het project, de regio en het land, met vermelding van de volgende gegevens: uitbetaling, aflossing, saldo/outstanding, vervaldag, totaal vervallen, hoofdsom, interesten, dividenden.
De rapportering integreren, automatiseren, vereenvoudigen en versnellen o o o
9.4.4.1
Standaardrapporten ontwikkelen. Een flexibele zoekmodule, rapporteringsmogelijkheden (query en ad hoc), filteren of bundelen van gegevens. Kruisrapportering met MIS door gegevens te importeren in de oplossing, of door gegevens te exporteren voor input in het bestaande rapporteringssysteem.
Budget
(a) Functies om de opmaak van het budget en het beheer van de boekhoudkundige afsluitingen te ondersteunen, teneinde: o de vergelijking tussen Actuals en opgemaakt budget/Actuals en toekomstig budget te vergemakkelijken; o de berekening van de opgelopen interesten op de datums van afsluiting van de boekhouding of het budget mogelijk te maken; o een cashsituatie op een bepaalde datum te kunnen verkrijgen (rekening houdend met het verschil gefactureerd en te factureren – aflossingen en uitbetalingen). (a) Indien mogelijk functies voor versioning en gegevenshistoriek. 9.4.4.2
Beheer van de toekomstige financiële stromen en scenario's o o o
De ontwikkeling ondersteunen van scenario's op vijf (tot maximaal tien) jaar, op basis van hypotheses van de rente, kasstromen (inclusief bijkomend kapitaal) en afdekkingen. Eventueel de integratie van de in- en uitstroom van bijkomend kapitaal mogelijk maken. Eventueel een prospectieve risicoanalyse van de portefeuille mogelijk maken (winst en verlies van de risicoafdekking bepalen), op basis van personaliseerbare toekomstscenario's.
27
9.4.5
Functionele vereisten
De informatie met betrekking tot een investeringsproject moet worden opgenomen in het backofficesysteem vanaf de status Admission Approval. In deze status is een reeks gegevens over het project beschikbaar in MIS, die moeten worden opgenomen in het backofficesysteem. Deze initiële gegevens worden aangevuld met marktinformatie (wisselkoers, rentevoet ...) en de informatie die nodig is voor het aanmaken van de investeringsregels in de tool, om de gevraagde functies te leveren. Het resultaat van de uitgevoerde berekeningen en beoordelingen in de backofficetool moet gemakkelijk te exporteren zijn voor opname in andere processen (berekening globaal budget) of terugkeer naar het bestaande informatiesysteem (MIS), in het bijzonder met het oog op de rapportering.
9.4.6
Veiligheidsvereisten
De vereisten op het vlak van informaticabeveiliging beslaan twee verschillende domeinen, elk met een eigen doelstelling: Beheer van de toegangsrechten van gebruikers: de toegang tot de informatie zo strikt mogelijk beperken, op basis van het principe 'need-to-have'. o Initieel zijn er één 'power user' en vijf tot acht gebruikers gepland in drie groepen: boekhouding, financieel beheer en management. Architectuur van het systeem: het platform van de toepassing zodanig bouwen dat de verschillende door BIO gevraagde informatiestromen op een veilige manier worden ondersteund.
28
10 DIVERSE BEPALINGEN 10.1 Vertrouwelijkheid De kandidaat, de inschrijver of de begunstigde en BIO waarborgen het vertrouwelijke karakter van alle informatie die zij verwerven in het kader van deze opdracht, en zullen die slechts na voorafgaand en schriftelijk akkoord van de andere partij aan derden bezorgen. Zij verspreiden deze vertrouwelijke informatie alleen aan de werknemers die betrokken zijn bij de opdracht. Zij waarborgen dat deze werknemers naar behoren worden ingelicht over hun geheimhoudingsplicht en deze ook zullen naleven.
10.2 Regels die van toepassing zijn op deze opdracht Op deze overheidsopdracht zijn onder meer van toepassing:
de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (de 'Wet'); het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (het 'Koninklijk Besluit Plaatsing'); het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (het 'Koninklijk Besluit Uitvoering'); de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 (de 'Wet Rechtsmiddelen'); de omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten.
10.3 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken De opdracht moet worden uitgevoerd en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen verbinden zich ertoe hun verplichtingen te goeder trouw te vervullen, met het oog op het goede verloop van de opdracht. In geval van geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende overheid en de begunstigde, zullen de partijen door overleg tot een vergelijk trachten te komen. Indien zij daar niet in slagen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om geschillen te beslechten.
29
11 OFFERTEFORMULIER Indien de offerte wordt ingediend door een of meer rechtspersonen: Naam van de vennootschap: Rechtsvorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: Vertegenwoordigd door ondergetekende: Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Inschrijvingsnummer RSZ of gelijkaardig: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Geopend op naam van: De natuurlijke persoon die een offerte indient namens een rechtspersoon, moet staven dat hij bevoegd is om deze rechtspersoon te vertegenwoordigen in het kader van de offerte. Daartoe worden de statuten van de vennootschap en de publicaties die aantonen dat de ondergetekende(n) bevoegd is (zijn) om de vennootschap te verbinden, bij de offerte gevoegd. Indien de offerte wordt ingediend door een of meer natuurlijke personen: Naam, voornaam van de inschrijver: Beroep: Woonplaats: Nationaliteit: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Geopend op naam van:
30
De offerte wordt als volgt opgebouwd:
Financiële draagkracht (punt 4.4.1): Omzet in de drie voorbije jaren: 2014 2013 2012 Eigen vermogen in de drie voorbije jaren: 2014 2013 2012 Technische bekwaamheid (punt 4.4.2): Voorgelegde referenties: Identificatie van de projectverantwoordelijke(n):
Eventuele onderaanneming (punt 5.7 en 8.1): Aandeel in de opdracht: Identificatie van de onderaannemer(s): Bijkomende informatie: De offerte behandelt de gunningscriteria (punt 4.5) voor de volgende elementen: Voorgestelde oplossing (punt 5.8) o
Architectuur, ontwerp, kwaliteit en prestaties
o
Technische infrastructuur
o
Opleidingsmateriaal en -documentatie
Implementatie, onderhoud en ondersteuning (punt 5.9)
o
Implementatie van de oplossing
o
Onderhoud en ondersteuning van de oplossing
Prijs (punt 6) in cijfers en voluit, exclusief btw: o Implementatie: … euro, exclusief btw
31 o o
Prijs van één licentie (zoals hiervoor vermeld gebeurt de vergelijking op basis van de kostprijs van zes licenties): … euro, exclusief btw Prijs van het onderhoud, uitgedrukt in mandagen (zoals hiervoor vermeld gebeurt de vergelijking op basis van een jaarlijks volume van twintig dagen): Prijs per halve dag: … exclusief btw Prijs voor twintig dagen: … exclusief btw
Het attest van het bezoek moet met de offerte worden neergelegd.
Door deze offerte in te dienen, verklaart de inschrijver uitdrukkelijk alle in het bestek vermelde voorwaarden te aanvaarden en afstand te doen van zijn eigen voorwaarden.
Gedaan te ……………………………………. op …………………………………..
Handtekening/naam …………………………………………………………
