OPEN OFFERTEAANVRAAG

OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR AANNEMING VAN LEVERINGEN DFIN - Cel Aankoopbeleid

22/02/2016

OPEN OFFERTEAANVRAAG Uitnodiging tot het indienen van een offerte voor een opdracht op afroep voor het leveren en onderhouden van koffietoestellen Nr. OF15/OPEU/0008

Inhoud 1

Administratieve bepalingen en voorwaarden ...................................................................... 3 1.1 Voorwerp van de overeenkomst .................................................................................. 3 1.2 Aard van de overeenkomst en wettelijke bepalingen ..................................................... 4 1.3 Duur van de overeenkomst ......................................................................................... 4 1.3.1 Huur- of bruikleenovereenkomst per toestel ......................................................... 4 1.3.2 Onderhoud & servicecontract bij aankoop van een toestel ...................................... 4 1.4 Aanbestedende overheid............................................................................................ 5 1.5 Prijsbepaling ............................................................................................................. 5 1.6 Offertes - inschrijvingen ............................................................................................. 5 1.7 De opening van de inschrijvingen ................................................................................ 7 1.8 B.T.W. ...................................................................................................................... 7 1.9 Prijsherziening ........................................................................................................... 7 1.10 Geldigheidsduur van de inschrijving ............................................................................. 8 1.11 Draagwijdte van de offerte ......................................................................................... 8 1.12 Leveringstermijn en – adres ........................................................................................ 9 1.13 Kwalitatieve selectie .................................................................................................. 9 1.13.1 Toegangsrecht (artikel 61 e.v. K.B. 15.07.2011) ..................................................... 9 1.13.2 Selectiecriteria ................................................................................................... 9 1.14 Regelmatigheid van de offertes ..................................................................................10 1.15 Gunning...................................................................................................................10 1.16 Waarborg en dienst na verkoop .................................................................................13 1.17 Onderneming ...........................................................................................................14 1.18 Borgtocht ................................................................................................................14 1.19 Opvolgvergaderingen ................................................................................................16 1.20 Rapportering ............................................................................................................16 1.21 Klachtenmanagement ...............................................................................................17 1.22 Bestel, leverings- en facturatieprocedure ....................................................................17 1.23 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid ..............................................18 1.24 Milieuzorg................................................................................................................19 1.25 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen ..................................................................19 1.26 Geschillen ................................................................................................................19 2 Technische vereisten .......................................................................................................20 2.1 Minimumeisen .........................................................................................................20 2.2 Koffietoestellen ........................................................................................................22 2.2.1 Algemene vereisten ...........................................................................................22

1/34


22/02/2016

2.2.2 Huren, aankopen versus bruikleen. ......................................................................23 2.2.3 Type 1: filterkoffieapparaat met airpot.................................................................23 2.2.4 Type 2: toestel voor bonen koffie ........................................................................23 2.2.5 Type 3: toestel voor instant koffie .......................................................................24 2.3 Toebehoren en bijproducten. .....................................................................................24 2.3.1 Algemeen .........................................................................................................24 2.3.2 Koffie ...............................................................................................................25 2.3.3 Andere bijproducten ..........................................................................................26 2.4 Digitale catalogus .....................................................................................................26 2.5 Uitbreiding op het standaardgamma (catalogus) ..........................................................27 2.6 Definities .................................................................................................................27 Bijlage 1: inschrijvingsformulier ............................................................................................29 Bijlage 2: Verklaring op eer ..................................................................................................31 Bijlage 3: inventaris ..............................................................................................................33 Bijlage 4: Tblox .....................................................................................................................34

2/34


22/02/2016

Afwijkingen ten opzichte van KB Uitvoering -

Artikel 20 - prijsherziening: door de omvang van de inventarislijst laat de UGent slechts een jaarlijkse prijsherziening toe Artikel 25 §2 - borgtocht: gelet op de lange looptijd van het bestek en het feit dat het een opdracht op afroep betreft met diverse deelbestellingen, wordt het bedrag van de borgtocht beperkt tot een forfaitair bedrag van 5.000 EUR per perceel. Artikel 46 – Boetes laattijdige uitvoering: Door de omvang van de uitvoering is voor de UGent een goede werking van belang en wenst de UGent ook een daadwerkelijke impact te hebben op de uitvoering van het onderhoud & servicecontract. Aangezien de aanbestedende overheid reeds in de overeenkomst de mogelijkheid biedt om een alternatief toestel te voorzien wanneer een toestel voor lange tijd buiten gebruik is wenst de UGent over de mogelijkheid te beschikken om dit af te dwingen aan de hand van boetes wanneer de leverancier hier niet aan tegemoet komt. Ook het tijdig beschikken over de catalogus (zie verder) die alle toegewezen artikelen bevat is van groot belang. Daarom is er ook een uitbreiding boete laattijdige uitvoering en laattijdige overhandiging catalogus van toepassing.

1 Administratieve bepalingen en voorwaarden 1.1 Voorwerp van de overeenkomst Raamovereenkomst voor de levering, plaatsing, indienststelling en onderhoud van toestellen voor warme dranken. Deze opdracht omvat één perceel en betreft een overeenkomst op afroep. De inschrijvers dienen tarieven op te geven voor: - de huur van toestellen met afname van bijproducten - de aankoop van toestellen met onderhoudsovereenkomst - tarieven voor bijproducten De opdracht wordt afgesloten voor een duur van vier jaar. Iedere partij kan nochtans vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 120 kalenderdagen vóór het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, naargelang het geval. In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De te leveren hoeveelheden zijn afhankelijk van de deelbestellingen van de universitaire diensten op basis van bestelbonnen, die bepalen wat op welke locatie en welke hoeveelheid geleverd dient te worden. Het formele recht om te leveren krijgt de leverancier uitsluitend door dergelijke bestelbonnen. Het sluiten van de overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier geen exclusiviteitsrecht. Er kunnen gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of

3/34


22/02/2016

analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, uitgevoerd worden door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.

1.2 Aard van de overeenkomst en wettelijke bepalingen Deze opdracht voor aanneming van leveringen maakt het voorwerp uit van een Europese open offerteaanvraag tegen een opdracht tegen prijslijst in de zin van art. 2, 5° van het K.B. 15 juli 2011. Deze opdracht valt niet alleen onder de toepassing van huidig bestek, maar valt ook onder toepassing van de volgende bepalingen:  De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;  Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;  Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;  De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;  Alle latere wijzigingen en aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op de datum van bekendmaking, alsook alle andere bepalingen waarnaar het bestek verwijst. Indien de inschrijver een offerte indient die op sommige punten in strijd is met de hierboven bedoelde wetten en uitvoeringsbesluiten, zullen de respectievelijke wetten en uitvoeringsbesluiten primeren. De inschrijver verbindt er zich toe om vanaf de gunning tot het einde van de opdracht de in zijn offerte opgegeven goederen en materialen te kunnen leveren. Bij een eventuele productaanpassing wordt een evenwaardig product geleverd tegen dezelfde voorwaarden als in de oorspronkelijke overeenkomst, waaronder de prijs. Het evenwaardig product dient te voldoen aan de technische bepalingen zoals bepaald in het bestek. Deze producten kunnen pas worden aangeboden na het voorleggen van de technische fiches en een goedkeuring door de cel Aankoopbeleid.

1.3 Duur van de overeenkomst 1.3.1 Huur- of bruikleenovereenkomst per toestel De huur- of bruikleenperiode van een toestel start op de dag van de plaatsing. Deze datum kan verschillend zijn per toestel. De huurperiode loopt af na een termijn van 4 jaar, of bij een opzegtermijn van 3 maand. De leverancier wijst de klant er 3 maand voor het einde van de overeenkomst op dat deze ten einde loopt. Het bijhouden van de duurtijd van de overeenkomst is de verantwoordelijkheid van de leverancier.

1.3.2 Onderhoud & servicecontract bij aankoop van een toestel Niet van toepassing voor het toestel type 1 (filterkoffieapparaat met airpot), enkel voor type 2 (machine voor koffiebonen). Het onderhoud en service contract loopt gedurende de levensduur van het aangekochte toestel. De overeenkomst wordt beëindigd bij einde levensduur van het toestel, of

4/34


22/02/2016

bij een opzegtermijn van 1 maand. De Universiteit Gent kan opteren voor de mogelijkheid om het toestel te huren met of zonder onderhoud & servicecontract.

1.4 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Universiteit Gent (hierna UGent genoemd).

1.5 Prijsbepaling De prijzen worden opgegeven in EURO, eventueel afgerond tot twee cijfers na de komma. De inschrijvingsprijzen voor de verschillende posten zijn forfaitair. In de eenheidsprijzen van deze opdracht voor leveringen zijn, conform artikel 19 §2 K.B. 15.07.2011, inbegrepen, alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met uitzondering van de btw, hetzij desgevallend met name: 1° de verpakkingen, behalve wanneer ze eigendom blijven van de inschrijver en het laden, de overslag, het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2° het lossen, uitpakken en stapelen op de plaats van levering; 3° de documentatie die met de levering verband houdt; 4° het monteren en het bedrijfsklaar maken; het plaatsen van het toestel 5° het aansluiten van toestellen aan waternet (indien nodig) 6° het service- onderhoudscontract voor toestellen in bruikleen of gehuurde toestellen De inschrijvingsprijs voor deze opdracht omvat in het bijzonder alle kosten voor desktop levering (tot op de plaats van de installatie) van de in deel 2 beschreven goederen op de plaats aangeduid door de besteller, inclusief verpakkingen, handelingskosten, heffingen welke de opdracht belasten, de kosten met betrekking tot de opvolgvergaderingen en rapporteringen. De inschrijver is verplicht in zijn offerte de aanslagvoet(en) van de btw te vermelden. Er kan geen voorbehoud worden aanvaard in verband met eventuele rechten of omrekeningskoersen van buitenlandse munten.

1.6 Offertes - inschrijvingen §1. Elke inschrijver slechts één offerte indienen. De inschrijver dient zijn beste aanbod te geven. Varianten zijn in het kader van deze opdracht niet toegelaten. §2. De uiterste datum voor ontvangst van de offertes is vóór de aanvang van de openingszitting, zijnde op 07 maart 2016 om 10u00. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. §3. In toepassing van artikel 52, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, verplicht de UGent het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van offertes. Bij het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een

5/34


22/02/2016

geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de etendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. §4. Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent; 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. §5. De offerte moet in het Nederlands opgesteld zijn. De inschrijving moet gedateerd zijn en de handtekening dragen van de inschrijver of van diegene die gemachtigd is de vennootschap te binden. De buitenlandse inschrijvers moeten in voorkomend geval in hun inschrijving het adres van hun in België gevestigde exploitatiezetel vermelden. §6. De inschrijving gebeurt verplicht aan de hand van de bij dit lastenboek gevoegd opgesteld inschrijvingsformulier. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier

6/34


22/02/2016

is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". §7. Bij de inschrijving dienen volgende documenten gevoegd te worden : 1. een duidelijke en gedetailleerde opgave van de technische specificaties van de aangeboden uitrusting en alle info noodzakelijk voor het beoordelen van de gunningscriteria (cf. 1.15). 2. Alle gevraagde inlichtingen en documenten zoals gespecificeerd onder de selectiecriteria (cf. 1.13); 3. De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen; De offerte is slechts volledig voor zover alle documenten, antwoorden en bijlagen die in dit bestek worden gevraagd, door de inschrijver worden bijgevoegd. §8. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de inschrijving als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht kunnen beïnvloeden (zoals prijzen, termijnen en technische specificaties), moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. §9. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. §10. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de UGent.

1.7 De opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen zal plaats vinden achter gesloten deuren in Rectoraat 2, zaal Recto/verso, verdieping -2, vergaderzaal Roepie , te 9000 Gent, Sint-Pieternieuwstraat 25, op 07 maart 2016 om 10u00 en zal gebeuren zonder afkondiging van de prijzen.

1.8 B.T.W. De totaalprijs moet tweemaal worden opgegeven:  Exclusief B.T.W.  Inclusief B.T.W., met aanduiding van het toepasselijke B.T.W.-tarief en met vermelding van de posten met afwijkend tarief.

1.9 Prijsherziening

7/34


22/02/2016

Prijsherziening1 is gedurende het eerste jaar niet mogelijk. Daarna kan er slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten2 van de hoofdopdracht). De prijs kan aangepast worden aan de gezondheidsindex, overeenkomstig volgende formule: Geïndexeerde prijs = Aanvangsprijs x nieuwe index basisindex

De basisindex is de index van de maand (a) die voorafgaat aan de dag van de opening der offerten. De nieuwe index is de index van dezelfde maand (a) van het lopende jaar.

1.10 Geldigheidsduur van de inschrijving De offerte blijft geldig gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande op de dag na de opening van de inschrijvingen.

1.11 Draagwijdte van de offerte Het indienen van een offerte door de inschrijver impliceert dat hij zich onvoorwaardelijk ertoe verbindt alle clausules na te leven die in dit bestek zijn opgenomen en afstand te doen van zijn eigen algemene contractuele voorwaarden die in geen geval van toepassing zijn. Onder “algemene verkoopsvoorwaarden” wordt verstaan: eenzijdig door de inschrijver opgestelde voorwaarden die aan de meerderheid van de rechtsbetrekkingen met niet overheden ten grondslag liggen en waarvan de inhoud geheel of voor een belangrijk deel bestaan uit een vast samenstel van vooraf gedrukte contractbedingen die vooraf eenzijdig schriftelijk zijn vastgesteld voor een groot aantal gevallen. De door hem gedane voorstellen als antwoord op het bestek vormen verbintenissen zijnerzijds. Als de opdracht hem wordt toegewezen, zal de inhoud van zijn offerte integraal deel uitmaken van de overeenkomst die hem zal binden. Iedere vergissing, vergetelheid, onnauwkeurigheid of onduidelijkheid in het bijzonder bestek en de bijgevoegde documenten, die bij de inschrijver twijfel doet rijzen in functie van het opstellen van de offerte, of die het goede resultaat van de opdracht kan schaden of later aanleiding kan geven tot geschillen, moet onmiddellijk schriftelijk worden gesignaleerd. Door het indienen van een offerte erkent de inschrijver een perfecte kennis te hebben van het risico of de toevalligheden die verbonden zijn met de uitvoering van de opdracht. Hij mag geen fout of onnauwkeurigheid aanvoeren die te wijten is aan een slechte kennis van de omvang van de prestatie om de overeenkomst in vraag te stellen of een wijziging ervan te vragen. Indien de inschrijver geen opmerkingen heeft geformuleerd, is de interpretatie van de UGent doorslaggevend.

2

Datum van ontvangst brief sluiting

8/34


22/02/2016

1.12 Leveringstermijn en – adres De leveringstermijn gaat in op de dag volgend op het versturen van de bestelbon en is dwingend. A. De koffietoestellen (en eventuele toebehoren zoals: onderzetkast, meubel, opvangbak, …) Een leveringstermijn van maximum 30 kalenderdagen wordt gevraagd. Indien een kortere termijn dan de vooropgestelde termijn haalbaar is, mag de leverancier zich tot een door hem voorgestelde leveringstermijn verbinden. B. Koffie (en andere consumptiegoederen, zoals suiker, melkpoeder, …) De leverancier dient een leveringstermijn op te geven in het inschrijvingsformulier. Leveringen dienen binnen de 5 kalenderdagen na ontvangst van de bestelbon uitgevoerd worden. De inschrijver mag zich tot een kortere leveringstermijn verbinden. De inschrijver die geen kortere leveringstermijn vooropstelt, wordt geacht de door het Bestuur opgegeven termijn te aanvaarden. Die termijn mag in geen geval worden overschreden. De leveringsadressen zijn verspreid over diverse sites op het grondgebied Gent, Melle, Kortrijk en Merelbeke en worden bij elke deelopdracht meegedeeld op de bestelbon. De leverancier is verantwoordelijk voor desktop aflevering op het juiste adres, zoals vermeld op de bestelbon. De ondertekening van de bestelbon geldt als bewijs. Gelijktijdige leveringen op éénzelfde plaats maar voor verschillende bestellers worden separaat verpakt en/of geleverd. Tenzij anders vermeld op de bestelbon moeten leveringen gebeuren op werkdagen tussen 09u00 en 16u00. Indien de leverancier om de één of andere reden verhinderd wordt de goederen af te leveren, stelt hij de op de bestelbon vermelde contactpersoon hiervan onmiddellijk in kennis. De leverancier gebruikt zowel in zijn mondelinge als in zijn schriftelijke communicatie met de UGent uitsluitend het Nederlands.

1.13 Kwalitatieve selectie 1.13.1 Toegangsrecht (artikel 61 e.v. K.B. 15.07.2011) Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van de uitsluitingsgevallen vermeld in het Koninklijk Besluit van 15.07.2011 te bevinden. De inschrijver dient hiertoe bijlage 2 bij dit bestek behoorlijk in te vullen en te ondertekenen. De UGent zal de juistheid van deze verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de UGent kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de UGent zelf worden opgevraagd. 1.13.2 Selectiecriteria Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de hierna opgesomde selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing aan de gunningscriteria vermeld in punt 1.17 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

9/34


22/02/2016

Inlichtingen en documenten vereist voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen door de UGent gesteld aan de kandidaten met het oog op de selectie zijn: A. Financiële draagkracht(art. 67§1 KB 15.07.2011): De jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de inschrijver deze neerlegging voorschrijft, van de afgelopen drie jaar. Hierbij zal onder andere gekeken worden naar de (evolutie van de) liquiditeit (vlottende activa3 /Kort vreemd vermogen4), solvabiliteit (eigen vermogen5 / Totaal vermogen6) en rentabiliteit (nettowinst na belasting7 / Eigen vermogen8) om te beoordelen of de financiële toestand van de onderneming als “gezond” kan worden beschouwd. B. Technische bekwaamheid (artikel 71 K.B. 15.07.2011): 1. Een lijst van minstens 5 voorname klanten die gedurende de afgelopen drie jaar werden beleverd, met vermelding van het totaalbedrag van de leveringen per jaar en de naam en het telefoonnummer van een contactpersoon van de klant. De UGent behoudt zich het recht voor om de referenties te checken en de klanten te contacteren; 2. Een beschrijving van de uitrusting waarover de inschrijver beschikt voor transport en logistiek (wagenpark, aantal personeelsleden die instaan voor logistiek, aantal personeelsleden die instaan voor onderhoud, …) 3. De HACCP reglementering is van toepassing op deze opdracht. Iedere inschrijver dient aan te tonen dat hij met deze reglementering in orde is.

1.14 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

1.15 Gunning Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gewogen gunningscriteria getoetst, die een reële en objectieve vergelijking tussen offertes mogelijk moeten maken: 1) Totale prijs inventaris koffietoestellen kopen met OH en huren (20/100) De inschrijver die het gunstigst beantwoordt aan dit criterium zal voor dit criterium het maximum aantal punten krijgen. De verplichte opties worden mee in rekening gebracht. De puntentoekenning zal verder als volgt worden berekend: (gunstigste gegeven/gegeven van de te beoordelen inschrijver)*max. punten 3

Voor Belgische ondernemingen: code 29/58 Voor Belgische ondernemingen: code 42/48 + code 492/3 5 Voor Belgische ondernemingen: code 10/15 6 Voor Belgische ondernemingen: code 10/49 7 Voor Belgische ondernemingen: code 9904 8 Voor Belgische ondernemingen: code 10/15 4

10/34


22/02/2016

2) Totale prijs inventaris bijproducten (40/100) De inschrijver die het gunstigst beantwoordt aan dit criterium zal voor dit criterium het maximum aantal punten krijgen. De puntentoekenning zal verder als volgt worden berekend: (gunstigste gegeven/gegeven van de te beoordelen inschrijver)*max. punten De inschrijvers dienen minimum 10 punten te behalen. 3)

Kwaliteit van de toestellen en de aangeboden producten (15/100)

Om de aanbestedende overheid in staat te stellen voormelde aspecten te beoordelen, voegt de inschrijver bij zijn offerte: - volledige technische fiches - recente documentatie van het toestel waaruit de kwaliteit voor de gebruiker blijkt. De inschrijver voegt per toestel de onderhoudsvoorschriften toe aan zijn offerte. De kwaliteiten van de toestellen en aangeboden producten zal vergeleken worden op basis van een globale vergelijking van de toestellen aangeboden in het standaardgamma, de kwaliteit van de aangeboden producten, de uitbreiding van het standaardgamma. Hierbij wensen wij over de volgend informatie te beschikken: - de capaciteit van de opvangtray voor koffieafval - de capaciteit van het toestel per uur - de afmetingen - de vulcapaciteit koffie (inhoud koffietank(s) - gewicht - doorlooptijd van de koffie - aansluiting op het waternet vereist? De voorkeur gaat uit naar toestellen die aangesloten kunnen worden op het waternet maar ook kunnen functioneren zonder waternet - inhoud watertank (indien niet aangesloten op waternet) - mogelijkheden van het toestel - beschrijving van de maatregelen om de kwaliteit en de hygiëne te waarborgen; - de onderhoudsvriendelijkheid - de gebruiksvriendelijkheid - enz., … (zie technische fiche) Om de kwaliteit te beoordelen van de aangeboden producten kan het bestuur indien gewenst stalen opvragen. Indien geen stalen opgevraagd worden zal geoordeeld worden over de kwaliteit op basis van de technische fiches van de aangeboden producten. Om de kwaliteit van de toestellen te beoordelen kan het bestuur een demo vragen, mocht blijken dat de bijgevoegde technische documentatie onvoldoende is. Max van de punten: zeer goed tot uitstekend ¾ van de punten: goed ½ van de punten: voldoende 0 punten: onvoldoende De inschrijver moet minimaal de helft van de punten halen op dit criterium om voor gunning in aanmerking te komen.

11/34


22/02/2016

4) Kwaliteit service en onderhoud bij huur en aankoop (15/100) Dit onderdeel is enkel van toepassing voor toestellen type 2 en type 3. Bij de toestellen met huur- of bruikleenovereenkomst is de kostprijs voor alle onderhoud en herstelling van de toestellen en de hierbij horende technische ondersteuning inbegrepen in de maandelijkse huurprijs. De leverancier dient er ook rekening mee te houden dat elk toestel 1 keer gedurende de overeenkomst verhuisd kan worden naar een andere locatie op vraag van de aanbestedende overheid. De kosten die deze verhuis met zich meebrengt worden volledig gedragen door de inschrijver. Bij aankoop van het toestel type 2 capaciteit +- 30 gebruikers (zie 3a in het inventaris) dient de leverancier een maandelijks tarief op te geven voor het service- en onderhoudscontract (OH) (zie 3b in het inventaris) en een omschrijving te leveren van wat deze overeenkomst omvat. De UGent is niet verplicht om bij aankoop van een toestel voor de service- en onderhoudsovereenkomst te opteren. De omschrijving van het service- en onderhoudscontract wordt onder dit gunningscriterium beoordeeld. De prijs wordt beoordeeld onder het gunningscriterium: totale prijs inventaris koffietoestellen kopen met OH en huren. De kwaliteit van de inhoud van de service en het onderhoud zal vergeleken worden op basis van een globale vergelijking van de omschrijving aangeboden onderhoud, de aangeboden technische ondersteuning en klachtenmanagement. De inschrijvers leveren een omschrijving die de volgende informatie bevat: 1. onderhoud van de toestellen - preventief en periodiek onderhoud - de inschrijver geeft aan of onderhoud in eigen dienst gebeurt of uitbesteed wordt. Onderhoud in eigen dienst wordt door de UGent meer positief bevonden. 2. technische ondersteuning - omschrijving van de gedekte interventies - wijze van contactname met interventiedesk - maximum wachttijd of reactietijd technieker ter plaatse - maximum hersteltijd tot operationeel zijn van defect toestel - mogelijkheid tot vervangtoestel - handleiding en opleiding tot gebruik voor servicepersoneel - regeling einde contract 3. leveringstermijn (op te geven in bijlage 1 het inschrijvingsformulier) 4. Klachtenmanagement - een omschrijving van de organisatie van klachten management (zie 1.21) Max van de punten: zeer goed tot uitstekend ¾ van de punten: goed ½ van de punten: voldoende 0 punten: onvoldoende

12/34


22/02/2016

5) Milieuvriendelijkheid en eerlijke handel (10/100) De leveranciers zullen met elkaar vergeleken worden op basis van onderstaande punten: 1.

het energieverbruik van de toestellen zowel bij gebruik als in waakstand (vermogen uitgedrukt in watt). Ook aangeven welke energiebesparende mogelijkheden er zijn (toestel kan volledig uit, warmplaat kan uit, toestel schakelt zichzelf in waakstand na bepaalde periode van inactiviteit, …)

2. de mate waarin de aangeboden bijproducten van eerlijke handel zijn en biologische oorsprong conform de definitie zoals aangegeven in 2.6 van het bestek. Indien meer producten aangeboden worden van eerlijke handel dan vereist of voor zover men één of meerdere artikelen aanbiedt die bovendien ook van biologische oorsprong zijn, dan zal dit de scores van de inschrijvers positief beïnvloeden. De ingediende offertes zullen afgewogen worden ten opzichte van elkaar. Hoe meer artikelen men aanbiedt die én van eerlijke handel of lokaal zijn én biologisch zijn, hoe hoger men zal scoren. 3. minimalisering van de afvalproductie Naarmate de inschrijver zorg draagt voor het inzamelen en recycleren van de door hem geleverde onderstaande aspecten, wordt dit deel van de inschrijving hoger gewaardeerd: - verpakkingsmaterialen en/of - koffiegruis Indien de inschrijver bereid is om de afvalproductie de beperken door middel van inzameling van één van de (verpakkingsmaterialen en/of koffiegruis) kan worden gevraagd om een werkplan met betrekking tot de wijze van inzamelen en recycleren van de terug te nemen drinksystemen, verpakkingsmaterialen en/of koffiegruis voor te leggen. Max van de punten: zeer goed tot uitstekend ¾ van de punten: goed ½ van de punten: voldoende 0 punten: onvoldoende

De quotaties voor de gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de UGent ten opzichte van deze inschrijver de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid.

1.16 Waarborg en dienst na verkoop Toestellen in bruikleen of gehuurde toestellen: De kwaliteit van de toestellen die gehuurd worden of in bruikleen aangeboden moet worden gegarandeerd gedurende de volledige termijn dat de UGent over de toestellen beschikt. De Universiteit Gent kan van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer deze gebreken vertonen die geen normaal gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht.

Aangekochte toestellen:

13/34


22/02/2016

De Universiteit Gent kan gedurende 2 jaar, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats, van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer deze gebreken vertonen die geen normaal gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. Op al de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. De waarborgtermijn wordt eventueel verlengd met de tijd gedurende dewelke het product niet kon worden gebruikt ten gevolge van beschadiging. De inschrijvers mogen in hun offerte een langere waarborgtermijn voorstellen.

1.17 Onderneming In het kader van de uitvoering van deze opdracht treedt de dienstverlener in al zijn contractuele relaties met onderaannemers in eigen naam en voor eigen rekening op. Behoudens uitdrukkelijke opdracht of toestemming vanwege de UGent beschikt de dienstverlener niet over de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan in naam of voor rekening van de UGent. De dienstverlener zal voor het geheel van de dienstverlening, ook voor de delen ervan die de dienstverlener wegens hun aard heeft toevertrouwd aan onderaannemers, alleen en uitsluitend verantwoordelijk zijn tegenover de UGent.

1.18 Borgtocht Gelet op de lange looptijd en het feit dat het een opdracht op afroep betreft met diverse deelbestellingen, wordt het bedrag van de borgtocht beperkt tot een forfaitair bedrag van 5.000 EUR. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van BPostbank van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

14/34


22/02/2016

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de UGent van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering (bij het einde van de opdracht en nadat alle bestellingen werden uitgevoerd) geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.

15/34


22/02/2016

1.19 Opvolgvergaderingen De inschrijver dient er in zijn prijsbepaling rekening mee te houden dat de UGent zal overgaan tot de organisatie van een opvolgvergadering, dit maximaal twee keer per jaar. Hierbij wordt niet alleen het huidig contract geanalyseerd, maar wordt er ook inbreng gevraagd voor de toekomst in verband met duurzaamheid en logistiek. Deze vergaderingen zullen doorgaan in het Rectoraat, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent. Indien blijkt dat kwaliteit van de dienstverlening niet conform de bepalingen van deze raamovereenkomst wordt uitgevoerd, zullen de UGent en de opdrachtnemer in overleg treden om de oorzaken hiervan op te lossen en te bespreken zodat wordt voorkomen dat wat verkeerd loopt zich in de toekomst weer voordoet.

1.20 Rapportering Daarnaast wenst de UGent ook 1 keer per kwartaal een overzicht te ontvangen van haar verbruik. De inschrijver levert 2 documenten aan. Document 1 geeft een overzicht van de leaseovereenkomsten. Document 2 geeft een overzicht van het verbruik van koffie en andere mogelijke verbruiksgoederen. Document 1 bevat een overzicht van de lease- en bruikleenovereenkomsten:  aanvangsdatum van de overeenkomst  klant (vakgroep/directie)  contactpersoon Universiteit Gent  e-mailadres van de contactpersoon bij Universiteit Gent  adres  huurtarief (eenheidsprijs/maand)  totale omzet aan huur Document 2 bevat alle aangekochte goederen en bijproducten (aangekochte koffie, reinigers, ontkalkers, koffietoestellen, …) en dient de volgende gegevens weer te geven:  de periode waarover wordt gerapporteerd  vakgroep/directie  overzicht van het aantal afnames per 6 maand, per artikel en per groep van artikelen.  artikelnummer  omschrijving  eenheidsprijs  omzet Op de verjaardag van de inwerkingtreding van het contract dient een cumulatief rapport te worden opgemaakt. De rapportering dient in Excel te gebeuren en bezorgd te worden aan de UGent, op het e-mailadres [email protected]. Deze dienstverlening is inbegrepen in de aannemingsprijzen.

16/34


22/02/2016

Bestellingen bij de leverancier die niet kaderen binnen dit raamcontract dienen eveneens te worden gerapporteerd, maar in een afzonderlijk rapport waarbij duidelijk melding wordt gemaakt dat de zaken niet binnen het raamcontract vallen (dit met het oog om bepaalde veel voorkomende bestellingen eveneens op te nemen in toekomstige raamcontracten).

1.21 Klachtenmanagement De inschrijver dient aan te geven in zijn offerte hoe klachten zullen worden opgevolgd. Bij voorkeur beschikt de inschrijver over een interne klachtenregistratie- en afhandelingsprocedure. Indien de inschrijver hierover beschikt wordt schematisch weergegeven hoe deze procedure opgebouwd is. Klachten en dusdanig dienen structureel te worden opgelost. De inschrijver geeft in zijn offerte aan waar de UGent terecht kan met klachten of opmerkingen. Deze medewerker is het aanspreekpunt namens opdrachtnemer voor het oplossen van klachten. Binnen de vijf (5) werkdagen na melding van een structureel probleem zorgt opdrachtnemer dat de klacht is opgelost. De medewerker brengt de contactpersonen van de UGent op de hoogte wanneer het probleem werd opgelost. Indien de inschrijver over deze mogelijkheid beschikt om te rapporteren over de klachten die hij ontvangt van UGent personeel met betrekking tot zijn werking dient hij dit ook aan te geven. Dit wordt positief beoordeeld bij In geval dit mogelijk is levert de inschrijver informatie met een beschrijving van de klacht of het probleem, de datum en tijd van constatering, welke personen er bij de klacht betrokken zijn, de aangeboden oplossing, de invloed op de levertijden,...

1.22 Bestel, leverings- en facturatieprocedure Het aankoopproces gaande van het plaatsen van de bestelling tot de verwerking van de inkomende facturen en de betaling van de dienstverlener, wordt beheerd in SAP. Teneinde het aankoopproces meer te automatiseren, zal gebruik gemaakt worden van een tool binnen SAP die toelaat dat de producten van deze opdracht met hun productgegevens (productnaam; hoeveelheid; artikelnummer leverancier; …) en prijs) kunnen worden geselecteerd bij opmaak van een bestelbon. Van de aanbieder wordt verwacht dat hij de productgegevens ter beschikking stelt Leveringen bij de UGent kunnen maar gebeuren als de aanbieder beschikt over een door de UGent goedgekeurde bestelbon. Bestellingen moeten door de leverancier elektronisch kunnen worden ontvangen (PDF of XML) en verwerkt. De leveringen worden uitgevoerd voor rekening van de bestellers. De door de UGent aanvaarde leveringen worden gefactureerd per bestelbon. De leverancier maakt een factuur op en stuurt de factuur, samen met een ondertekende leveringsbon, naar het facturatie-adres van de UGent (SintPietersnieuwstraat 25, 9000 Gent). De facturatie gebeurt centraal. Iedere factuur moet het bestelbonnummer van de UGent bevatten. De UGent kan werken via elektronische facturatie. Van de aanbieder wordt verwacht dat hij zijn facturen via elektronische weg aanbiedt. Ofwel worden de facturen in PDF-vorm doorgestuurd (één PDF per factuur) naar een afgesproken mailadres; ofwel worden er XML-facturen doorgestuurd (voorkeur); ofwel worden er CSV-bestanden (met de factuurinformatie) opgeladen naar een door de

17/34


22/02/2016

UGent toepassing die worden omgezet naar XML-facturen en zo worden doorgestuurd naar de UGent. Meer info aangaande de bij de UGent gehanteerde technologie omtrent elektronische facturatie kan u vinden op www.invoicesharing.com. Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De Universiteit Gent beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de levering, vastgesteld overeenkomstig artikel 120 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voorzover de Universiteit Gent in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, voor zover de UGent tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. De factuur geldt als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

1.23 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid Indien de aannemer de overeenkomst niet uitvoert binnen de gestelde uitvoeringstermijn of niet overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden, is er aanleiding tot het toepassen, volgens het geval, van de boeten voor gebrekkige en/of laattijdige uitvoering en/of maatregelen van ambtswege zoals bepaald in art. 44 t/m 50 juncto art. 124 van K.B. van 14.01.2013. Er worden bijzondere straffen voorzien voor - Laattijdig ter beschikking stellen van de catalogus: boete van 25 euro per kalenderdag. - Boete van 25 euro per kalenderdag wanneer de leverancier geen alternatief toestel met gelijkaardige capaciteit voorziet en wanneer het toestel bijgevolg langer dan 15:20 werkuren buiten gebruik is (vanaf melding van het probleem aan de leverancier).

Indien zou blijken dat er zich heel wat problemen voordoen met deze overeenkomst kan de UGent samen met de leverancier vaststellen welk problemen zich regelmatig voordoen. Ingeval het herstellen van de toestellen niet binnen aanvaardbare termijnen gebeurd omwille van het niet voorradig zijn van bepaalde reserve onderdelen kan de Universiteit Gent vereisen dat de leverancier deze wisselstukken in voorraad voorziet. Ambtshalve maatregelen bij aanhoudende ernstige tekortkomingen In geval van aanhoudende ernstige tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht kan de Universiteit Gent de overeenkomst verbreken. Bij het eenzijdig verbreken van de opdracht, verwerft de Universiteit Gent van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag.

18/34


22/02/2016

1.24 Milieuzorg Teneinde het verpakkingsafval te beperken moeten de verpakte producten waar mogelijk geleverd worden in herbruikbare, propere recipiënten. Verpakkingsafval wordt, conform art. 1 van de Richtlijn 94/62/EG van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 1994 betreffende verpakking en verpakkingsafval, de Richtlijn van de Raad 2006/12/EG inzake afvalstoffen (principe “de vervuiler betaalt”, art. 15) en overeenkomstig de bepalingen van het Samenwerkingsakkoord betreffende de preventie en het beheer van verpakkingsafval van 4 november 2008, onderworpen aan de terugnameplicht in hoofde van de verpakkingsverantwoordelijke, evenals aan de informatieverplichting aan de Interregionale Verpakkingscommissie (IVC). De leverancier dient bij het leveren geen tertiair verpakkingsmateriaal zoals karton, trays, folie, pallets achter te laten. Hij neemt het mee voor hergebruik of selectieve verwerking conform Vlarema. In elk geval streeft de leverancier naar afvalpreventie en duurzaam materialenbeheer, en vermijdt hij zoveel mogelijk ook secundaire en tertiaire verpakkingen voor eenmalig gebruik.

1.25 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

1.26 Geschillen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen (afdeling Gent). De voertaal is het Nederlands. De Universiteit Gent is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de Universiteit Gent tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

19/34


22/02/2016

2 Technische vereisten 2.1 Minimumeisen A. Energie-efficiëntie Indien verlichting aanwezig is voldoet deze aan de volgende vereisten: Er is geen verlichting in de apparatuur aanwezig anders dan benodigd voor informatievoorziening ten behoeve van de drankkeuze. EN De aanwezige verlichting is energie-efficiënt en wordt door middel van een lichtschakelsysteem automatisch uitgeschakeld in een periode dat medewerkers geen gebruikmaken van het apparaat. B. Onderhoud & servicecontract Inbegrepen in de overeenkomst: Storingsdienst: indien de machine niet naar behoren werkt, neemt de UGent contact op met de storingsdienst. - De inschrijver levert in zijn offerte de contactgegevens van de storingsdienst. - De inschrijver geeft aan in zijn offerte hoe hij ervoor zal zorgen dat de machine zo snel mogelijk naar behoren werkt. Bij voorkeur wordt eerst getracht om telefonische bijstand te verlenen, indien het probleem telefonisch niet opgelost kan worden wordt een hersteldienst naar de locatie van de machine gestuurd. De inschrijver geeft aan: - Binnen hoeveel uur (= maximum termijn) de hersteldienst ter plaatse kan zijn. - Wat zijn gemiddelde hersteltijd is voor het herstellen van een toestel: Mean Time To Repair (MTTR). - Op welke dagen de storingsdienst bereikbaar is en binnen welke uren. Preventief onderhoud: het onderhoudscontract dient preventief onderhoud te voorzien. De inschrijver geeft aan welk preventief onderhoud hij voorziet. Dit omvat het reinigen van het toestel en het ontkalken van het toestel. Preventief onderhoud wordt tussen 9u & 16u ingepland. Software updates: indien nodig zijn software-updates voorzien in het onderhoud & servicecontract. Herstellingen: alle reparatiekosten (werkuren, materiaalkosten, verplaatsingskosten,…) dienen inbegrepen te zijn in het onderhoud & service contract. Herstellingen gebeuren op afspraak met de klant.

20/34


22/02/2016

Verwacht wordt dat de hersteldienst nog dezelfde werkdag waarop het probleem werd gemeld of ten laatste de werkdag nadien ter plaatse het probleem komt vaststellen. Indien de hersteldienst vervolgens vaststelt dat het probleem niet onmiddellijk te herstellen is (bv. door het niet voorradig zijn van een wisselstuk) rapporteert de hersteldienst schriftelijk aan de klant en de cel aankoopbeleid de uiterste datum waarbinnen het toestel hersteld zal worden. Indien het toestel langer dan 15:20 werkuren buiten gebruik is (vanaf melding van het probleem aan de leverancier) zal de leverancier ervoor zorgen dat ten laatste de 3de werkdag een alternatief toestel wordt geleverd.

C. Onderhoud & servicecontract (aankoop toestel) Indien de toestellen van het type 2 aangekocht worden wenst de Universiteit Gent over de mogelijkheid te beschikken om hierbij een OH af te sluiten. Inbegrepen in deze overeenkomst: Storingsdienst: indien de machine niet naar behoren werkt, neemt de UGent contact op met de storingsdienst. - De inschrijver levert in zijn offerte de contactgegevens van de storingsdienst. - De inschrijver geeft aan in zijn offerte hoe hij er voor zal zorgen dat de machine zo snel mogelijk naar behoren werkt. Bij voorkeur wordt eerst getracht om telefonische bijstand te verlenen, indien het probleem telefonisch niet opgelost kan worden wordt een hersteldienst naar de locatie van de machine gestuurd. De inschrijver geeft aan: - Binnen hoeveel uur (= maximum termijn) de hersteldienst ter plaatse kan zijn. - Wat zijn gemiddelde hersteltijd is voor het herstellen van een toestel: Mean Time To Repair (MTTR). - Op welke dagen de storingsdienst bereikbaar is en binnen welke uren. Preventief onderhoud: het onderhoudscontract dient preventief onderhoud te voorzien. De inschrijver geeft aan welk preventief onderhoud hij voorziet. Dit omvat het reinigen van het toestel en het ontkalken van het toestel. Preventief onder onderhoud wordt tussen 9u & 16u ingepland. Software updates: indien nodig zijn soft-ware-updates voorzien in het onderhoud & servicecontract. Herstellingen: alle reparatiekosten (werkuren, materiaalkosten, verplaatsingskosten,…) dienen inbegrepen te zijn in het onderhoud & service contract. Herstellingen gebeuren op afspraak met de klant. Verwacht wordt dat de hersteldienst nog dezelfde werkdag waarop het probleem werd gemeld of ten laatste de werkdag nadien ter plaatse het probleem komt vaststellen. Indien de hersteldienst vervolgens vaststelt dat het probleem niet onmiddellijk te herstellen is (bv. door het niet voorradig zijn van een wisselstuk) rapporteert de

21/34


22/02/2016

hersteldienst schriftelijk aan de klant en de cel aankoopbeleid de uiterste datum waarbinnen het toestel hersteld zal worden. Indien het toestel langer dan 2 werkdagen buiten gebruik is (de eerste werkdag is de dag waarop het probleem wordt gemeld aan de leverancier) zal de leverancier ervoor zorgen dat ten laatste de 3de werkdag een alternatief toestel wordt geleverd.

2.2 Koffietoestellen 2.2.1 Algemene vereisten  De inschrijver dient in de inventaris prijzen op te geven voor verplichte opties in de inventaris. Een optie is een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, die op vraag van de Universiteit Gent wordt ingediend. Ook de verplichte opties worden beoordeeld onder het gunningscriterium “totale prijs”.  Daarnaast vraagt UGent om - indien een bruikleenovereenkomst mogelijk is voor de leverancierdit aan te geven in het inventaris. Het niet kunnen aanbieden van een vrije optie leidt niet tot onregelmatigheid.  De inschrijver houdt er rekening mee dat elk toestel 1 keer gedurende de termijn van de overeenkomst verhuisd kan worden naar een andere locatie op vraag van de aanbestedende overheid. De kosten die deze verhuis met zich meebrengt worden volledig gedragen voor de inschrijver.  Per toestel dient de inschrijver de volgende documenten aan te leveren: - technische fiche (digitale versie) - gebruikershandleiding (digitale versie): hierin wordt o.a. uitgelegd hoe het toestel gereinigd dient te worden. Indien volgende informatie niet afleesbaar is van de technische fiche voegt de inschrijver deze ook toe aan zijn offerte: - De capaciteit van de opvangtray voor koffieafval - De capaciteit van het toestel per uur - De afmetingen - De vulcapaciteit koffie (inhoud koffietank(s) - vermogen - gewicht - doorlooptijd van de koffie - aansluiting waternet - inhoud watertank (indien niet aangesloten op waternet) - mogelijkheden van het toestel - beschrijving van de maatregelen om de kwaliteit en de hygiëne te waarborgen - het energieverbruik van het toestel zowel bij gebruik als in waakstand  Ook de onderhouds- en gebruiksvriendelijkheid van de toestellen zijn belangrijk. Wanneer bovenstaande documenten nog niet voldoende informatie hierover leveren wordt gevraagd aan de inschrijver om hierover nog aanvullende informatie toe te voegen in zijn offerte. Dit wordt beoordeeld bij gunningscriterium kwaliteit van de toestellen. Eventueel kan gevraagd worden voor een demo voor één of meerdere toestellen.

22/34


22/02/2016

Een raming van de afname kan u terugvinden in het inventaris. Let wel: de UGent beschikt over onvoldoende informatie om een correcte weergave te leveren van de potentiële afname. Hou er rekening mee dat aan de afnamevolumes geen rechten kunnen worden ontleend.

2.2.2 Huren, aankopen versus bruikleen.  Huren versus bruikleen: indien de inschrijver over de mogelijkheid beschikt om een toestel in bruikleen aan te bieden, dient dit aangegeven te worden door als huurprijs 0 € op te geven. Zowel bij het huren als het in bruikleen aanbieden van een product verbindt de UGent zich ertoe om de verbruiksgoederen van de producent aan te kopen aan de tarieven opgegeven in het inventaris (zie bijlage 1) en de catalogus met uitbreiding op het standaard gamma (zie punt 2.5).  Aankopen versus bruikleen: De UGent wenst over de aankoopoptie te beschikken voor de volgende toestellen:  type 1: filterkoffieapparaat met airpot (zie 1 a in de inventaris)  type 2 filtermachine voor koffiebonen capaciteit +- 30 gebruikers (zie 2a en 3a in het inventaris). Bij aankoop van een toestel beschikt de UGent over de mogelijkheid om de bijproducten al dan niet aan te kopen bij de inschrijver, hiertoe is geen verplichting. Indien de inschrijver daarnaast ook over de mogelijkheid beschikt om deze toestellen type 1 (1a) en type 2 (2a en 3a) in bruikleen aan te bieden wordt gevraagd dit te vermelden in de offerte als vrije optie (zie kolom i in het inventaris). Indien de UGent van deze optie gebruik wenst te maken zullen de gebruiksgoederen worden afgenomen aan de tarieven opgegeven in het inventaris (zie bijlage 1) en de catalogus met uitbreiding op het standaard gamma (zie punt 2.6).

2.2.3 Type 1: filterkoffieapparaat met airpot Dit type toestel wenst de Universiteit Gent niet te huren maar aan te kopen op afroep. De inschrijver geeft dan ook de aankoopprijs voor het toestel op. De inschrijver geeft hierbij ook een prijs op voor het aanschaffen van een extra airpot. Dit toestel dient enkel koffie te voorzien. Het toestel dient zonder wateraansluiting te kunnen functioneren.

2.2.4 Type 2: toestel voor bonen koffie De inschrijver stelt toestellen voor met de capaciteit om + - 30 personen, + - 50 personen, + - 100 personen te bedienen. De aangeboden toestellen dienen de volgende dranken te voorzien: - Koffie - Warm water  De inschrijver geeft bij ieder aangeboden toestel aan of wateraansluiting vereist is. Bij voorkeur is er ook een mogelijkheid om zonder wateraansluiting te werken. Indien het toestel aangesloten wordt op het water dienen alle extra kosten in de aangeboden prijs inbegrepen te zijn: de complete set toebehoren die nodig is bij een vaste wateraansluiting is inbegrepen.

23/34


22/02/2016

 Er wordt telkens prijs gevraagd voor een machine met en zonder kannenfunctie met gelijkaardige capaciteit. De Universiteit Gent wenst zeker over toestellen met een kannenfunctie te beschikken. Indien voor een toestel zonder kannenfunctie geen voorstel wordt ingediend zal bij de beoordeling van de prijzen het tarief van het toestel met kannenfunctie dubbel doorwegen.

2.2.5 Type 3: toestel voor instant koffie De inschrijver stelt toestellen voor met een capaciteit om +- 50 personen, +- 100 personen, +- 150 personen te bedienen. De aangeboden toestellen dienen de volgende dranken te voorzien: - Koffie - Warm water - Melkpoeder  De inschrijver geeft aan of wateraansluiting nodig is. Bij voorkeur is er ook mogelijkheid om zonder wateraansluiting te werken. Indien het toestel aangesloten wordt op het water dienen alle extra kosten in de aangeboden prijs inbegrepen te zijn: de complete set toebehoren die nodig is bij een vaste wateraansluiting is inbegrepen.  Er wordt telkens prijs gevraagd voor een machine met en zonder kannenfunctie met gelijkaardige capaciteit. De Universiteit Gent wenst over toestellen met een kannenfunctie te beschikken. U dient dus zeker telkens een voorstel aan te bieden met kannenfunctie. Indien voor een toestel zonder kannenfunctie geen voorstel wordt ingediend zal bij de beoordeling van de prijzen het tarief van het toestel met kannenfunctie dubbel doorwegen . Deze lijst is niet limitatief, andere artikelen kunnen op basis van de raamovereenkomst gehuurd te worden. Daarom moeten de inschrijvers een beschrijving leveren van hun hele commerciële gamma aan koffietoestellen, met melding van de prijzen inclusief btw., de globale toegekende korting en de prijzen exclusief btw. Deze lijst dient ook de nodige technische informatie te bevatten. Ook de toebehoren en de losse onderdelen (zoals: onderzetkast, meubel, bonencontainer voor meer bonencapaciteit,…).

2.3 Toebehoren en bijproducten. 2.3.1 Algemeen -

Desktop levering op de diverse adressen van de UGent (zie punt 1.12). Voedingswaren dienen een houdbaarheid van minstens 5 maanden te hebben op het ogenblik van leveren. Een raming van de afname kan u terugvinden in het inventaris. Let wel: de UGent beschikt over onvoldoende informatie om een correcte weergave te leveren van de potentiële afname. Hou er rekening mee dat aan de afnamevolumes geen rechten kunnen worden ontleend. Op basis van het aantal personeelsleden en gemiddelden werd getracht om een inschatting te maken van het verbruik. Aan deze afnamevolumes kunnen echter geen rechten worden ontleend.

24/34


22/02/2016

2.3.2 Koffie Alle koffie met de nr’s ( 14,15,16,17,18,19,229) dient voor te komen uit eerlijke handel, voor de decafeïne koffie kan een uitzondering gemaakt worden. Verder heeft de UGent de voorkeur aan koffie van biologische oorsprong, doch is dit laatste geen vereiste. Dit wordt gunstig beoordeeld bij het gunningscriterium “Duurzaamheid en eerlijke handel”. De koffie moet voldoen aan alle bepalingen van het koninklijk besluit van 5 maart 1987, zoals gewijzigd bij de KB’s van 22 oktober 1987, 9 februari 1990, 28 april 1993 en 21 juni 2001 en alle latere wijzigingen, geldig op de datum van de bekendmaking van deze opdracht. De koffie moet vrij van gruis en vreemde bestanddelen (scheikundige aroma’s, conserveermiddelen e.d.), aromatisch, van goede hoedanigheid en éénvormig van kleur zijn.

2.3.2.1 Gemalen koffie Volgende koffiemélanges (of gelijkwaardig) dienen verplicht aangeboden te worden voor de gemalen koffie: - Variant 1 - minimum 60% Arabica - maximum 90% Arabica, eerlijke handel - Variant 2 - minimum 40% Arabica – maximum 50% Arabica, eerlijke handel - Deca/cafeïnevrij Verpakking: er wordt in de inventaris prijs gevraagd voor twee types verpakking: maximum 500 gram en maximum 2 kg. 1) Bij de gemalen koffie geleverd in verpakkingen van maximum 500 gram is het toegestaan om te leveren in zogenaamde “ompaks” van maximaal totaal 3 kg. 2) Bij de gemalen koffie geleverd in pakken van maximum 2 kg is het toegestaan om deze gemalen koffie te leveren in “ompaks” van maximaal 8 kg. De samenstelling van de koffie dient duidelijk te blijken uit de verpakking of uit een bij de offerte gevoegde technische fiche.

2.3.2.2 Koffie in bonen De koffiebonen moeten geleverd worden in verpakkingen van maximum 3 kg. Voor wat betreft de koffiebonen is het toegestaan om te leveren in “ompaks” van maximaal 13 kg. Er worden twee varianten gevraagd: - Variant 1 – minimum 60% Arabica - maximum 90% Arabica , eerlijke handel - Variant 2 - minimum 40% Arabica – maximum 50% Arabica, eerlijke handel

2.3.2.3 Instant koffie Er worden bij voorkeur drie varianten aangeboden: - Variant 1, eerlijke handel - Variant 2 - Deca: cafeïnevrij Er dient minstens 1 mengeling aangeboden te worden van eerlijke handel. Indien de leverancier meerdere koffies kan aanbieden van eerlijke handel wordt dit gunstig beoordeeld bij het gunningscriterium “duurzaamheid en eerlijke handel”.

9

Zie inventaris bijlage 1

25/34


22/02/2016

De gemalen koffie moet geleverd worden in verpakkingen van maximum 500 gram. Voor wat betreft de gemalen koffie in verpakkingen van maximaal 500 gram is het toegestaan om te leveren in zogenaamde “ompaks” van maximaal 5 kg.

2.3.3 Andere bijproducten De inschrijvers dienen in het inventaris prijzen op te leveren: - melkproduct voor instant automaten type 3 - filters voor toestellen type 1 - reiniger geschikt voor toestellen type 1 - ontkalker geschikt voor toestellen type 1 - reiniger geschikt voor toestellen type 2 - ontkalker geschikt voor toestellen type 2 - reiniger geschikt voor toestellen type 3 - ontkalker voor toestellen type 3 Deze lijst is niet limitatief, andere artikelen kunnen op basis van de raamovereenkomst aangekocht worden. Daarom moeten de inschrijvers een beschrijving geven van hun hele commerciële gamma aan bijproducten dat verband houdt met deze toestellen, met melding van de prijzen incl. btw, de globale toegekende korting en de prijzen excl. btw.

2.4 Digitale catalogus De dienstverlener dient een aparte catalogus elektronisch ter beschikking te stellen met daarin een overzicht van alle toegewezen artikelen uit de inventaris en de prijs die door de inschrijver werd ingediend. Op die manier kan iedereen binnen de Universiteit Gent de in de inventaris opgenomen producten bestellen aan de prijzen die werden overeengekomen. De universiteit Gent beschikt over een elektronisch platform via dewelke zowel via Punch-out (link met externe OCI cataloog van de aanbieder) als middels een opladen van de artikels met bedongen prijzen en andere informatieve elementen op het platform zelf kan gewerkt worden. Eén van beide opties is een noodzakelijke voorwaarde voor een samenwerking met de Universiteit Gent. Momenteel werkt de Universiteit Gent samen met TBLOX als externe provider voor het elektronisch platform. In bijlage 4 werd een document toegevoegd dat aangeeft op welke manier de connectie kan worden gerealiseerd. De prijzen mogen tijdens de looptijd van het contract enkel gewijzigd worden ten gevolge van de prijsherzieningen (zie hierboven) v. De catalogus dient uiterlijk 30 kalenderdagen na toewijzing van de opdracht overhandigd te worden aan het bestuur. Een boete van 25 euro per kalenderdag overschrijding zal aangerekend worden. De catalogus moet: - essentiële informatie verschaffen over de leverancier; - gebruiksvriendelijk zijn en zoekfaciliteiten naar de artikels mogelijk maken; - de nodige technische informatie, foto’s en prijzen bevatten; - eenvoudig bestellen toelaten;

26/34


22/02/2016

- OCI-compliant zijn (indien wordt geopteerd voor een externe cataloog). Het is de bedoeling dat de inschrijver een catalogus maakt met de producten waarvoor werd ingeschreven. Overige producten in het gamma van de leverancier vallen buiten dit raamcontract en worden dus niet opgenomen in deze catalogus! Het kunnen aanbieden van bovenstaande catalogus, is noodzakelijk binnen het bestelproces van de UGent. Het ter beschikking stellen van een dergelijke catalogus is dan ook essentieel. Offertes die hieraan niet kunnen voldoen worden als materieel onregelmatig beschouwd en komen niet voor gunning in aanmerking.

2.5 Uitbreiding op het standaardgamma (catalogus) De lijst van de artikelen in de inschrijving (inventaris) betreft de klantenspecifieke catalogus (standaardgamma). Deze lijst is niet limitatief, andere artikelen kunnen op basis van de raamovereenkomst gehuurd of toegevoegd worden aan de overeenkomst. Daarom moeten de inschrijvers een beschrijving geven van hun hele commerciële gamma dat verband houdt met de toestellen, met melding van de prijs inclusief btw, de globale toegekende korting en de prijs exclusief btw. Deze tarieven zijn bindend. Deze lijst dient ook de nodige technische informatie te bevatten. Ook de toebehoren en de losse onderdelen (zoals: onderzetkast, meubel, enz., …) dienen vermeld te worden met bijhorende tarieven. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen op vraag van de opdrachtgever en/of op voorstel van de leverancier (bv. verbeteringsvoorstellen) producten vervangen en/of toegevoegd worden. Hiertoe is steeds een schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever vereist waarbij de wijzigingen na dit akkoord ook schriftelijk door de leverancier dienen bevestigd te worden.

2.6 Definities a) Biologische producten - Biologische landbouw en veeteelt wordt omschreven in de Verordening (EG) nr. 2092/91, Verordening (EG) nr. 843/2007, Verordening (EG) nr. 889/2008 en Verordening (EG) nr. 1235/2008 (en de daaropvolgende wijzigingen zoals Verordening (EU) nr. 426/2011) en in het Besluit van de Vlaamse regering van 12 december 2008 inzake biologische productie en etikettering. Bio-producten worden streng gecontroleerd. De term ‘biologisch’ en ook de afkorting ‘bio’ zijn in België beschermd. -

Een product van biologische landbouw en veeteelt, mag alleen zo genoemd worden als ze aan volgende kenmerken voldoen: o Producten moeten van biologische oorsprong zijn. o Bij biologische landbouw worden geen kunstmatige meststoffen en chemische pesticiden gebruikt. Genetisch gemodificeerde organismen zijn verboden. Er is aandacht voor dierenwelzijn en milieuzorg. o Biologische producten (ook bio-producten genoemd) zijn afkomstig uit de biologische landbouw of veeteelt en zijn geteeld met respect voor mens, dier, plant en milieu. De bioboer zorgt voor gezonde planten door een goede rassenkeuze, een gezonde bodem, organische bemesting, ruime vruchtwisseling en mechanische onkruidbestrijding. In de veeteelt ligt de nadruk op dierenwelzijn, preventieve gezondheidszorg en biologisch geteeld veevoeder.

27/34


22/02/2016

Deze kenmerken kunnen aangetoond worden door het biogarantielabel, het Europese biolabel of gelijkwaardig. De naleving van het criterium biologische productie kan ook gestaafd worden met eender welk ander nationaal erkend label voor organische voedingsproductie, of gelijkwaardige certificaten van de leverancier. b) Eerlijke handel -

Voor producten die volledig met lokale producten geproduceerd worden, hoeft niet aan het criterium eerlijke handel voldaan te worden.

-

Bij gebruik van producten en grondstoffen die niet in Europa of de VS geproduceerd worden en ingevoerd worden uit ontwikkelingslanden wordt gestreefd naar producten die voortkomen uit eerlijke handel. Het gaat hierbij om exotisch fruitsap, exotisch fruit (zoals bananen), koffie, thee, suiker, chocolade, …

-

Producten die voortkomen uit eerlijke handel bevatten volgende kenmerken: o Verhandeling van producten gebaseerd op dialoog, transparantie en respect, dat streeft naar meer gelijkheid in de internationale handel. Het draagt bij tot duurzame ontwikkeling door betere handelsvoorwaarden aan te bieden en de rechten te verzekeren van gemarginaliseerde producenten en arbeiders, vooral in het zuiden. De organisaties voor eerlijke handel (ondersteund door de consumenten) verbinden zich er actief toe om producenten te ondersteunen, de publieke opinie te sensibiliseren en campagne te voeren voor de wijziging van de regels en praktijken van de conventionele internationale handel. o Door het gebruik van producten uit eerlijke handel biedt u kansen aan kansarme producenten. De producten worden verhandeld op basis van eerlijke handelsvoorwaarden. Zo worden verantwoorde prijzen en leefbare lonen bekomen. o De producten mogen niet tot stand gekomen zijn met kinderarbeid of door gedwongen arbeid. Voor de werknemers dienen er verantwoorde arbeidsomstandigheden voorzien zijn en iedereen moet met gelijke kansen behandeld worden;

Deze kenmerken kunnen aangetoond worden door een Fair Trade Label of gelijkwaardig, bv. Max Havelaar koffie of UTZ.

2.7 Inlichtingen i.v.m. dit bestek: Gelieve contact op te nemen met de Cel Aankoopbeleid via [email protected].

28/34


22/02/2016

Bijlage 1: inschrijvingsformulier Open offerteaanvraag nr. OF15/OPEU/0008 betreffende een overeenkomst op afroep voor het leveren voor het leveren en onderhouden van toestellen voor koffie en aanverwanten DE ONDERGETEKENDE (N):  Voor een natuurlijk persoon: Naam en voornamen: .......................................................................................................................... Beroep: ................................................................................................................................................. Nationaliteit: ........................................................................................................................................ Adres: ................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................. Telefoon: .............................................................................................................................................. Geïmmatriculeerd bij de R.S.Z. onder nr.............................................................................................. 

Voor een vennootschap met rechtspersoonlijkheid:

Naam van de firma: .............................................................................................................................. Vorm:.................................................................................................................................................... Nationaliteit: ........................................................................................................................................ Adres maatschappelijke zetel: ............................................................................................................. .............................................................................................................................................................. Geïmmatriculeerd bij de R.S.Z. onder nr.............................................................................................. Vertegenwoordigd door ondergetekende (naam en voornamen): .................................................... .............................................................................................................................................................. In zijn/haar hoedanigheid van: ............................................................................................................ 

Voor een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid:

Naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats: ....................................... .............................................................................................................................................................. Die zich in tijdelijke vereniging hoofdelijk binden en ten opzichte van het Bestuur als hun vertegenwoordiger aanduiden: ........................................................................................................... Naam en voornamen: .......................................................................................................................... Naam van de vereniging: ..................................................................................................................... Geïmmatriculeerd bij de R.S.Z. onder nr.............................................................................................. En verbindt/verbinden zich ertoe op zijn/haar/hun roerende en onroerende goederen de voormelde aanneming uit te voeren volgens de voorwaarden van de open offerteaanvraag nr. OF15/OPEU/0008 tegen de in het inventaris, hieronder, en de in zijn offerte vermelde prijzen en termijn.

29/34


22/02/2016

Het Bestuur heeft het recht alle nuttig geachte inlichtingen van financiële en morele aard betreffende de ondergetekende(n) en de vennootschap in te winnen. De inschrijver verbindt zich er toe, op eenvoudige aanvraag en binnen de kortst mogelijke tijd, de documenten en attesten over te maken die het Bestuur kan eisen volgens de offerteaanvraag of de bepalingen van de overheidsopdrachtenwetgeving. Leveringen van bijproducten dient binnen de 5 kalenderdagen plaats te vinden . De leverancier mag zich tot een kortere uitvoeringstermijn verbinden: kalenderdagen Leveringen van koffietoestellen dient binnen de 30 kalenderdagen plaats te vinden . De leverancier mag zich tot een kortere uitvoeringstermijn verbinden: kalenderdagen

Handtekening inschrijver of gevolmachtigde In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Bij dit inschrijvingsformulier werden tevens alle documenten gevoegd, zoals gevraagd in artikel 1.5 van huidig bestek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op: het rekeningnummer IBAN BIC Gedaan:

Te

op

2014

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)

30/34


22/02/2016

Bijlage 2: Verklaring op eer Ondergetekende(n), Optredend in naam van de firma Met maatschappelijke zetel te Verklaart op eer, met het oog op het toegangsrecht, dat de firma: 

niet veroordeeld is voor deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;



niet veroordeeld is voor omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;



niet veroordeeld is voor fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;



niet veroordeeld is voor het witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;



zich niet in staat van faillissement of vereffening bevindt, dat de werkzaamheden niet zijn gestaakt en dat geen gerechtelijk akkoord is bekomen, noch dat het bedrijf in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en/of reglementeringen van het land van vestiging (naam van het land);



geen aangifte van faillissement heeft gedaan, dat er geen procedure van vereffening aanhangig is en dat het bedrijf niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale en/of reglementeringen van het land van vestiging (naam van het land);



bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis niet veroordeeld is voor een misdrijf met betrekking tot de professionele integriteit;



niet schuldig bevonden werd aan het begaan van een ernstige fout bij zijn beroepsuitoefening, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken;



heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid in overeenstemming met de wetgevingen van het land van de aanbestedende overheid;



heeft voldaan aan de verplichtingen inzake de betaling van de belastingen in overeenstemming met de wetgevingen van het land van vestiging of in overeenstemming met de wetgevingen van het land van de aanbestedende overheid;

31/34


22/02/2016

Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de UGent, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitingsgrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. Gedaan:

Te

op

Handtekening(en)

32/34

201.


Bijlage 3: inventaris Zie excellijst.

33/34

22/02/2016


Bijlage 4: Tblox Dubbelklik op onderstaande afbeelding om dit document te openen

34/34

OPEN OFFERTEAANVRAAG

Recommend Documents