Bestek Verhuur en beheer van een directiewagenpark
Aanbestedende overheid
Brussels Agentschap voor de Onderneming vzw handelend onder de commerciële benaming 'impulse.brussels'
Voorwerp
Overheidsopdracht voor leveringen
Procedure
Open offerteaanvraag
Uiterste datum voor het indienen van offertes
14 juli 2016
1
Inhoudsopgave I. Algemeen .............................................................................................................................................. 5 1.
Aanbestedende overheid en leidinggevend ambtenaar................................................................... 5
2.
Opening van de offertes .................................................................................................................. 5
3.
Voorwerp van de opdracht .............................................................................................................. 5
4.
Principe van de opdracht ................................................................................................................. 5
5.
Definities.......................................................................................................................................... 7
6.
Vragen en inlichtingen ..................................................................................................................... 8
7.
Talen en correspondentie ................................................................................................................ 8
8.
Opdrachtdocumenten ...................................................................................................................... 8
II. Administratieve bepalingen ................................................................................................................ 10 9.
Toepasselijke wet- en regelgeving ................................................................................................ 10
10.
Gunningswijze van de opdracht ................................................................................................. 10
11.
Bepaling, componenten, herziening en verificatie van de prijs ................................................... 11
12.
Indiening van de offertes en verbintenistermijn .......................................................................... 12
13.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ...................................................................................... 14
14.
Gunning van de opdracht ........................................................................................................... 17
15.
Sluiting van de opdracht ............................................................................................................. 18
16.
Stopzetting van de opdracht....................................................................................................... 19
17.
Verhaalinstantie ......................................................................................................................... 19
18.
Exclusiviteitsrecht....................................................................................................................... 19
19.
Onderaanneming ....................................................................................................................... 19
20.
Vertrouwelijkheid ........................................................................................................................ 19
21.
Borgsom..................................................................................................................................... 20
22.
Overdracht van de opdracht ....................................................................................................... 20
III. Uitvoeringsmodaliteiten van de overeenkomst .................................................................................. 21 23.
Bestelling van de voertuigen ...................................................................................................... 21
24.
Levering van de voertuigen en aanvang van verhuur ................................................................ 21
25.
Leveringstermijn ......................................................................................................................... 21
26.
Facturerings- en betalingsmodaliteiten ...................................................................................... 21
27.
Contractuele aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en verzekeringen ................................. 22
28.
Toepasselijk recht en rechterlijke bevoegdheid.......................................................................... 22
IV. Technische bepalingen .................................................................................................................... 23 29.
Context en gebruiksvoorwaarden van de voertuigen ................................................................. 23
30.
Toegelaten voertuigtypen ........................................................................................................... 23
2
31.
Duur van de leasing ................................................................................................................... 24
32.
Inhoud van de huurprijs .............................................................................................................. 24
33.
Aanpassing/herziening van de huurprijzen ................................................................................ 24
34.
Aanloopwagen ........................................................................................................................... 25
35.
Garanties ................................................................................................................................... 25
36.
Banden....................................................................................................................................... 25
37.
Specifieke uitrustingen ............................................................................................................... 25
38.
Onderhoud en reparaties ........................................................................................................... 26
39.
Vervangwagen ........................................................................................................................... 26
40.
Teruggave van de voertuigen..................................................................................................... 26
41.
Administratief beheer van het wagenpark/Webplatform ............................................................. 26
V. Offerteformulier .................................................................................................................................. 30
3
BELANGRIJK BERICHT: Afwijkingen op de toepasselijke bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna de ‘AUR’). De contractuele bepalingen van dit bestek wijken af van de volgende artikelen van de AUR : Artikel 25: geen borgtocht omdat het in de leasingsector niet gebruikelijk is om borgtochten te stellen
4
I. Algemeen 1.
Aanbestedende overheid en leidinggevend ambtenaar
De aanbestedende overheid is de vzw Brussels Agentschap voor de Onderneming, handelend onder de commerciële benaming 'impulse.brussels', met maatschappelijke zetel te Charleroisesteenweg 110, 1060 Brussel. De leidende ambtenaar is de heer Bruno WATTENBERGH, operationeel directeur. impulse.brussels is een van de belangrijkste regionale partners die instaat voor de begeleiding van de Brusselse ondernemingen en wordt gefinancierd door de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het agentschap informeert, begeleidt en ondersteunt de ondernemingen of initiatiefnemers van projecten binnen een groot aantal domeinen, zoals de oprichting van het bedrijf, de financiering, innovatie, stedenbouwkundige aangelegenheden, het milieu, internationale partnerschappen enz. via nieuwsbrieven, portaalsites, seminaries, missies naar het buitenland of coaching op maat. (meer informatie vindt u op de corporate website www.impulse.brussels).
2. Opening van de offertes De openbare zitting voor opening van de offertes zal plaatsvinden op 14 juli 2016 om 14 uur, in aanwezigheid van Mevr. Catherine JANSEN, directrice Corporate services Zaal “Englert” op de benedenverdieping Charleroisesteenweg 110 1060 Brussel
3. Voorwerp van de opdracht De opdracht is een gemengde opdracht voor leveringen en diensten betreffende het beheer van het wagenpark en de langetermijnverhuur van directiewagens voor bepaalde personeelsleden van de aanbestedende overheid (naar schatting een twaalftal voertuigen). De opdracht wordt gesloten in de vorm van een kaderovereenkomst van 4 jaar. In de loop van die periode kan de opdrachtnemer bijkomende voertuigen bestellen. De opdracht betreft ook het beheer van het wagenpark dat het voorwerp uitmaakt van de opdracht, met inbegrip van onderhoud en tankkaarten. Elk voertuig moet minstens een ecoscore van 72 hebben (www.ecoscore.be).
4. Principe van de opdracht Aangezien het budget voor de huur van elk voertuig een vast contractgegeven is dat is vastgelegd in de arbeidsovereenkomsten van de betreffende ambtenaren, is de prijs geen gunningscriterium.
5
De offertes worden onder andere beoordeeld op de diversiteit van de voorgestelde modellen. Er wordt dan ook gevraagd om zoveel mogelijk voertuigmodellen voor te stellen voor elk van de volgende 9 subcategorieën, met dien verstande dat voor elk aangeboden model:
het budget als volgt moet worden opgevat: o inclusief alle belastingen (ook btw); o inclusief alle punten beschreven in hoofdstuk 32 van dit bestek; o exclusief brandstof; o leasing van maximaal 4 jaar;
de voertuigen ofwel uitsluitend op brandstof moeten rijden ofwel niet-oplaadbare hybride voertuigen moeten zijn;
de voertuigen een kit voor handsfree telefoneren en een ingebouwde gps moeten hebben.
Budgetcategorie € 845 allin/maand
Budgetcategorie € 1.100 allin/maand
Budgetcategorie € 2.000 allin/maand
Subcategorie V1:
Subcategorie V4:
Subcategorie V7:
Segment B/B+
Segment C/C+
Segment D
Subcategorie V2:
Subcategorie V5:
Subcategorie V8:
Segment C/C+
Segment D
Segment compacte SUV
Subcategorie V3:
Subcategorie V6:
Subcategorie V9:
Segment D
Segment compacte SUV
Segment SUV
De opdracht zal dus worden gegund op basis van de selectie voertuigen die de inschrijver bij wijze van voorbeeld voorstelt, rekening houdend met:
het opgelegde budget per type voertuig;
de milieuvoorschriften (volgens het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 mei 2014 betreffende het voorbeeldgedrag van de overheden inzake vervoer en ter wijziging van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 7 april 2011 betreffende de bedrijfsvervoerplannen).
Vervolgens zullen de voertuigen elk afzonderlijk worden gekozen en besteld uit de algemene catalogus van de opdrachtnemer op basis van de budgettaire en milieucriteria. De selectie voorbeeldvoertuigen die wordt opgegeven in antwoord op dit bestek, is louter informatief en bepaalt geenszins de voertuigen die de aanbestedende overheid vervolgens zal bestellen in het kader van de uitvoering van de raamovereenkomst.
6
5. Definities De aanbestedende overheid Brussels Agentschap voor de Onderneming vzw (handelend onder de commerciële benaming 'impulse.brussels') Charleroisesteenweg 110 te 1060 Brussel De inschrijver De natuurlijke of rechtspersoon of de groepering van personen die een offerte heeft ingediend op basis van dit bestek. De opdrachtnemer De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund op basis van dit bestek en zijn offerte. De offerte Het door de inschrijver naar behoren ingevulde offerteformulier en de bijlagen die in dit bestek worden gevraagd. De inhoud van de offerte zal integraal deel uitmaken van de overeenkomst. Door zijn offerte in te dienen, erkent de inschrijver dat hij alle gewenste inlichtingen heeft gekregen en dat hij zijn offerte met kennis van zake heeft opgesteld, zonder dat enig punt onduidelijk of onbekend is gebleven. Voertuigmodel Een voertuigmodel is een type voertuig dat door een autofabrikant wordt verkocht onder een specifieke commerciële naam. Binnen eenzelfde model kunnen er verschillen bestaan in motorvermogen, brandstof of optiepakket. Onder eenzelfde commerciële naam kunnen echter verschillende modellen worden verkocht, zoals een berline, break of cabriolet. Deze worden in het kader van deze opdracht als verschillende modellen beschouwd. Voertuigsegment De commerciële positionering van het voertuig. Voor deze opdracht komen de volgende segmenten in aanmerking:
Segment B: Polyvalente stadsauto’s (bv. Audi A1, Citroën C3, Fiat Punto, Renault Clio, Peugeot 208, VW Polo, Opel Corsa, Mini enz.)
Segment B+: Kleine monovolumes (bv. Citroën C3 Picasso, Ford B-Max, Fiat 500L, Honda Jazz enz.)
Segment C: Compacte auto’s (bv. Alfa Romeo Giulietta, Audi A3, BMW Série 1, Hyundai I30, Lancia Delta, Toyota Prius, Peugeot 308, Mazda 3 enz.)
7
Segment C+: Compacte monovolumes (bv. BMW Serie 2 Active Tourer, Ford C-Max, Mazda 5, Peugeot 5008, Toyota Verso, VW Touran enz.)
Segment D: Middenklasse (ex. Audi A4, Audi A5, BMW series 3 en 4, Citroën C5, Ford Mondeo, Hyundai i40, Lexus IS, Mazda 6, Peugeot 408 en 508, Renault Fluence, Toyota Avensis, VW Passat, Volvo V60 enz.)
Segment H1: Hogere middenklasse (ex. Audi A6 en A7, BWM Serie 5, Mercedes E-Klasse, Volvo V70 of S80, Honda Legend, Jaguar XF enz.)
Segment compacte SUV’s: (bv. Audi Q3, BMW X1, Fiat 500X, Kia Sportage, Mercedes GLA, Nissan Qashqaï, Opel Mokka, Mini Countryman enz.)
Segment SUV: (bv. Audi Q5, BMW X3 of X5, Citroën DS6, Renault Koleos, Toyot Rav 4, Volvo XC 60, Jeep Cherokee, Lexus NX enz.)
6. Vragen en inlichtingen Mevrouw Catherine Jansen, directrice van de algemene diensten, is de contactpersoon voor vragen en verdere inlichtingen over de opdracht of dit bestek. Vragen kunnen worden ingediend per aangetekende brief op het adres vermeld in hoofdstuk 1 en per email, in een bijgevoegd Word-document, gericht tot het e-mailadres van impulse.brussels. De vragen moeten ten laatste 7 werkdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes aankomen. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de bepalingen van artikel 86 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011: als een aannemer in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid (op de manier beschreven in voorgaande alinea’s), ten laatste tien dagen vóór de datum van de openingszitting. De aanbestedende overheid oordeelt of de fouten of leemten voldoende belangrijk zijn om de openingszitting te verdagen en, indien nodig, tot een aangepaste bekendmaking over te gaan.
7. Talen en correspondentie In overeenstemming met de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken worden het Frans of het Nederlands gebruikt, zowel voor mondelinge als voor schriftelijke communicatie, in alle soorten documenten en in de verslagen tussen de aanbestedende overheid en de inschrijvers (gunningsprocedure) of de opdrachtnemer (tijdens de uitvoering van de overeenkomst), evenals in elk geschil, geding enz. aangaande de gunning of uitvoering van de opdracht.
8. Opdrachtdocumenten Door zijn offerte in te dienen:
8
Verklaart de inschrijver kennis te hebben genomen van alle opdrachtdocumenten, d.w.z. de aankondiging van opdracht gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het PbEU, en van dit bestek, zijn bijlagen en de documenten waarnaar het verwijst;
Aanvaardt de inschrijver alle voorwaarden van de opdrachtdocumenten en ziet hij af van zijn algemene verkoop- en dienstverleningsvoorwaarden als deze bij zijn offerte zijn gevoegd of op de achterkant van de documenten in zijn offerte staan. Alle algemene voorwaarden die bij de offerte zijn gevoegd, worden door de aanbestedende overheid verwijderd en beschouwd als onbestaande.
In het algemeen vullen de opdrachtdocumenten elkaar aan. In het geval van tegenstrijdigheden tussen de verschillende opdrachtdocumenten en in het bijzonder tussen de verschillende delen van het bijzonder bestek, geldt de volgende prioritering:
De contractuele bepalingen (d.w.z. de toepasselijke bepalingen van de AUR, aangevuld, verduidelijkt of gewijzigd door dit bestek);
De technische bepalingen van dit bestek.
Bij leemten of onduidelijkheden of in geval van tegenstrijdigheden, moet de hypothese of interpretatie die het gunstigst is voor de aanbestedende overheid worden weerhouden. Wanneer de inschrijvers leemten, onduidelijkheden of tegenstrijdigheden vaststellen in de opdrachtdocumenten tijdens de voorbereiding van hun offerte en zij deze niet melden in het kader van de fase van vragen/inlichtingen bedoeld in bovenstaand hoofdstuk 6, desnoods na de termijn van 10 dagen, moeten zij dit in hun offerte aangeven en verduidelijken op welke hypothese zij zich baseren, met inachtneming van de voormelde prioritering- en interpretatieregels. Als zij dat niet doen, zal de aanbestedende overheid de onduidelijkheden of tegenstrijdigheden opheffen na de sluiting van de opdracht, volgens de voornoemde regels (prioritering en/of voor de aanbestedende overheid gunstigste hypothese/interpretatie), zonder dat de opdrachtnemer recht heeft op enige schadevergoeding, prijsverhoging of termijnverlenging.
9
II. Administratieve bepalingen 9.
Toepasselijke wet- en regelgeving
De gunning en uitvoering van de opdracht zijn onder andere onderhevig aan de wetten en reglementen in onderstaande niet-exhaustieve lijst.
Regelgeving betreffende overheidsopdrachten
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals gewijzigd;
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, zoals gewijzigd;
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de gunning van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, zoals gewijzigd;
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals gewijzigd.
Regelgeving betreffende het welzijn van de werknemers
De wet van 4 augustus 1996 inzake het welzijn van de arbeiders tijdens de uitvoering van hun werk, zoals gewijzigd.
Sectorspecifieke regelgeving
Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 mei 2014 betreffende het voorbeeldgedrag van de overheden inzake vervoer en ter wijziging van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 7 april 2011 betreffende de bedrijfsvervoerplannen.
Door een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver akkoord te zijn met de algemene voorwaarden van dit bijzonder bestek, kennis te hebben genomen van de bovenstaande documenten en alle nodige informatie vergaard te hebben voor het opstellen van de offerte. De algemene voorwaarden van de inschrijvers zijn in geen geval van toepassing op deze opdracht. De aanbestedende overheid draagt enkel verantwoordelijkheid voor de verplichtingen en garanties die beschreven staan in dit bijzondere bestek. De inschrijver moet de volgende bepalingen naleven, en er ook voor zorgen dat elke persoon die optreedt als onderaannemer deze naleeft, en dit tijdens om het even welke fase en ongeacht de persoon die personeel ter beschikking stelt:
de reglementaire of conventionele wettelijke bepalingen aangaande veiligheid en hygiëne op het vlak van de algemene werkomstandigheden;
de reglementaire of conventionele wettelijke bepalingen aangaande fiscaliteit en sociale zekerheid.
10. Gunningswijze van de opdracht De opdracht wordt gegund via open offerteaanvraag met Europese bekendmaking.
10
De aanbestedende overheid verifieert eerst op basis van de documenten die bij de ingediende offertes gevoegd zijn, of de inschrijver voldoet aan de kwalitatieve selectiecriteria (zie hoofdstuk 13). Enkel offertes van inschrijvers die voldoen aan deze vereisten worden in beschouwing genomen en geanalyseerd. Eerst wordt nagegaan of de weerhouden offertes formeel en materieel in orde zijn en vervolgens worden ze geanalyseerd en vergeleken op basis van de gunningscriteria om te bepalen welke de economisch meest voordelige is. Onderhandeling is niet toegestaan. De aanbestedende overheid mag enkel contact opnemen met de inschrijvers in de gevallen voorzien in het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en volgens de modaliteiten voorzien in hoofdstuk 6 van dit bestek. Die contacten mogen in geen geval een gelegenheid zijn voor de inschrijvers om een substantiële onregelmatigheid in hun offerte te corrigeren.
11. Bepaling, componenten, herziening en verificatie van de prijs Prijsbepaling De prijs van elk besteld voertuig (d.w.z. de maandelijkse huurprijs) wordt vastgelegd volgens de bepalingen in enerzijds het arbeidsreglement van de Vereniging en anderzijds de arbeidsovereenkomst van het betreffende kaderlid. Deze prijzen worden opgegeven in de technische bepalingen van dit bestek en kunnen slechts licht naar beneden toe variëren. De prijs moet alle prestaties van de opdrachtnemer omvatten, onder andere de beheers- en onderhoudskosten, de banden, de brandstof, de bijstand, de verzekering enz., zoals beschreven in de technische bepalingen van het bijzonder bestek, en in het algemeen alle onkosten die in het kader van de opdracht worden gedaan (verplaatsingen, algemene onkosten, eventuele vergaderingen, licenties en andere eigendomsrechten, vertaling, ontvangst enz.). Supplementen zijn niet toegestaan, tenzij het aantal contractueel overeengekomen kilometers en/of de duur van de leasingovereenkomst van een voertuig verandert. De hoeveelheden die in dit bestek en in de bijgevoegde inventaris worden opgegeven, zijn geschatte/vermoedelijke hoeveelheden, die niet bindend zijn voor de aanbestedende overheid. Het betreft in geen geval minimale hoeveelheden. De opdrachtnemer heeft geenszins het recht om de vermoedelijke hoeveelheden daadwerkelijk te leveren en kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding als de werkelijk bestelde hoeveelheden hoger of lager zijn dan de geschatte/vermoedelijke hoeveelheden. Offertes die bijkomende prijzen of supplementen opgeven voor de uitvoering van de opdracht, zoals beschreven in dit bestek, zullen worden verworpen wegens substantiële onregelmatigheid.
Btw De opgegeven prijzen zijn inclusief btw.
Opgave van de prijzen Maandelijkse huurprijs: de huurprijs van de voertuigen wordt vastgelegd door de aanbestedende overheid.
11
Franchises: de inschrijver geeft voor elk voertuigmodel in de voorgestelde selectie de franchisekosten op in geval van diefstal en schade. De opdrachtnemer moet elke aanzienlijke afwijking in deze prijzen in de loop van de uitvoering van de opdracht verantwoorden.
Herziening van de prijzen De prijzen van de opdracht kunnen niet worden herzien, aangezien ze door de aanbestedende overheid worden vastgelegd en afhangen van de arbeidsovereenkomst van elk kaderlid dat recht heeft op een voertuig.
12. Indiening van de offertes en verbintenistermijn Vorm en ondertekening van de offertes De offerte wordt opgesteld op basis van het modelformulier in de bijlage van het bestek (zie Deel V van dit bestek). Als de inschrijver zijn offerte op andere documenten opstelt, dan draagt hij de volledige verantwoordelijkheid voor de perfecte overeenstemming tussen de door hem gebruikte documenten en de modeldocumenten in de bijlage. De inschrijver moet het offerteformulier, de inventaris en alle andere documenten die deel uitmaken van de offerte, dateren en ondertekenen. Indien de offerte wordt ondertekend door een gemachtigde, dan moet deze duidelijk zijn volmachtgever(s) vermelden. De gemachtigde voegt bij zijn offerte de authentieke akte of de onderhandse akte die hem zijn bevoegdheden geeft, of een kopie van de volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in het offerteformulier als in de andere documenten die deel uitmaken van de offerte, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen en technische bepalingen kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver ondertekend worden. Als de offerte wordt ingediend door een groepering zonder rechtspersoonlijkheid, moeten voormelde documenten worden ondertekend door alle leden van de groepering, die zich hoofdelijk verbinden en een vertegenwoordiger aanstellen in het offerteformulier. De inschrijver wordt erop gewezen dat voormelde voorschriften essentieel zijn en dat de offerte zal worden verworpen wegens substantiële onregelmatigheid als ze niet worden nageleefd.
Inhoud van de offertes De offerte bestaat minstens uit de volgende documenten, in de volgorde waarin ze hieronder worden opgesomd, met doorlopende paginering:
Het offerteformulier, naar behoren ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Als de ondertekenaar geen statutaire vertegenwoordiger is van de inschrijver, dan moet de inschrijver een afschrift toevoegen van de volmacht of afvaardiging (of de referentie van de publicatie in het Belgisch Staatsblad) ter bewijs dat de ondertekenaar bevoegd is om de inschrijver te vertegenwoordigen en in zijn naam verbintenissen aan te gaan.
De documenten die bewijzen dat de inschrijver zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt (zie hoofdstuk 13);
12
De documenten die bewijzen dat de inschrijver voldoet aan de minimale voorwaarden voor financiële en technische draagkracht (zie hoofdstuk 13);
Desgevallend een nota met de tegenstrijdigheden of leemten in het bestek;
De documenten die nodig zijn om de gunningscriteria te evalueren, d.w.z. de lijsten van de voertuigmodellen die beschikbaar zijn in de catalogus van de inschrijver, voor elk van de 9 subcategorieën beschreven in hoofdstuk 4 ‘Principes van de opdracht’. De aangeboden modellen moeten worden geclassificeerd volgens de tabel van hoofdstuk 4, d.w.z. duidelijk gestructureerd in 9 afzonderlijke delen, met in de titel van elk deel de referentie V1 tot V9. Voor elk voertuig in de lijst moet verplicht het volgende worden vermeld: o De maandelijkse huurprijs; o De technische beschrijving van het aangeboden model; o Het bedrag van de verzekeringsfranchise in geval van schade; o Het bedrag van de verzekeringsfranchise in geval van diefstal; o De duur van de leasing in maanden; o De ecoscore van het voertuig;
De koppelingen naar de online catalogus of de presentatie op papier van de voertuigen en van het wagenparkbeheer;
De tabellen met de ‘buitengewone’ kosten (bijvoorbeeld bij voortijdige ontbinding van de huurovereenkomst);
Documenten met uitleg over de bijkomende diensten zoals bedoeld in hoofdstuk 14, indien van toepassing;
De documentatie over o De aanloopwagen; o De bandenwissels; o Het onderhoud en de reparaties; o De bijstand; o Het administratieve beheer van het wagenpark;
Desgevallend de verbintenisverklaring van derden, gedateerd, ingevuld en ondertekend door die derde (bijvoorbeeld een onderaannemer);
Andere documenten die op initiatief van de inschrijver worden verstrekt, worden niet in rekening genomen voor de gunning van deze opdracht. De inschrijver geeft aan welke delen van zijn offerte vertrouwelijk zijn.
Indienen van de offertes De offerte wordt ingediend in twee papieren exemplaren, bijvoorbeeld één ingebonden origineel en een niet-ingebonden kopie, en in elektronisch formaat op een USB-stick.
13
Als de exemplaren onderling verschillen, is het originele exemplaar rechtsgeldig. De exemplaren worden in een definitief verzegelde omslag gestopt met vermelding van de datum van de openingszitting, het voorwerp van de opdracht of de referentie van het bijzonder bestek. De aldus opgestelde en in verzegelde omslag gestopte offerte wordt persoonlijk of per post aan de aanbestedende overheid overhandigd. De offerte kan persoonlijk worden overhandigd tijdens de diensturen op elke weekdag, van 9 tot 17 uur, aan de receptie in de zetel van de aanbestedende overheid. Bij verzending per post wordt de verzegelde omslag in een tweede gesloten omslag gestopt, die de vermelding 'OFFERTE' draagt. De offertes worden gericht tot impulse.brussels Ter attentie van mevr. Catherine Jansen Charleroisesteenweg 110 1060 Brussel Elke offerte moet bij de aanbestedende overheid aankomen voordat de voorzitter van de openingszitting de zitting geopend verklaart. Offertes die om welke reden ook later aankomen, worden geweigerd. Niettemin wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover:
de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten,
en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de vastgelegde datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.
Openingszitting De offertes worden geopend in openbare zitting zonder proclamatie van de prijzen. De openbare openingszitting vindt plaats op de datum, de plaats en het uur vermeld aan het begin van het bestek.
Verbintenistermijn van de inschrijvers De inschrijver blijft gebonden door zijn offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de openingszitting. Offertes met een kortere geldigheid zijn nietig wegens substantiële onregelmatigheid, aangezien de naleving van de voormelde termijn een essentiële vereiste is.
13. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Voorafgaande opmerking
14
Als de inschrijver een groepering zonder rechtspersoonlijkheid is (een tijdelijke vennootschap of een andere vorm),
wordt het toegangsrecht geverifieerd uit hoofde van alle leden van deze groepering;
worden de minimale vereisten voor financiële en technische draagkracht geverifieerd uit hoofde van de totale groepering en niet uit hoofde van elk lid van de groepering.
Om te voldoen aan de minimale vereisten voor financiële en technische draagkracht bedoeld in hoofdstuk 13, kan een inschrijver (eventueel bestaande uit een groepering zonder rechtspersoonlijkheid) een beroep doen op derden, op voorwaarde (i) dat hij bij zijn offerte een verbintenisverklaring voegt, naar behoren ingevuld, gedateerd en ondertekend door die derden en (ii) dat die derden zich niet in een uitsluitingsgeval bevinden.
Toegangsrecht – Geen uitsluitingsgevallen Wanneer zij hun offerte indienen, verklaren en bevestigen de inschrijvers dat zij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevinden die worden vermeld in:
artikel 20 §1/1 van de wet van 15 juni 2006, d.w.z. dat zij als werkgever geen illegaal verblijvende onderdanen van derde landen hebben tewerkgesteld zoals bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen
§1 van artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, d.w.z. o dat ze niet werden veroordeeld door een rechterlijke beslissing in kracht van gewijsde voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of witwassen van geld;
1°, 2°, 3°,4°, 5° en 7° van §2 van artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, d.w.z. o dat ze niet in staat van faillissement of van vereffening verkeren, niet hun werkzaamheden hebben gestaakt, geen gerechtelijke reorganisatie ondergaan, of in een vergelijkbare toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure bestaande in de lidstaat van herkomst van de inschrijver; o dat ze geen aangifte hebben gedaan van hun faillissement, dat er geen procedure van vereffening tegen hen aanhangig is, dat zij geen gerechtelijke reorganisatie ondergaan en niet het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de lidstaat van herkomst van de inschrijver; o dat zij niet werden veroordeeld door een rechterlijke beslissing in kracht van gewijsde voor een misdrijf dat hun professionele integriteit aantast; o dat zij bij hun beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan; o dat zij voldaan hebben aan hun verplichtingen inzake betaling van hun socialezekerheidsbijdragen, overeenkomstig artikel 62 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011; o dat zij zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit punt, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt.
De aanbestedende overheid zal enkel voor de als opdrachtnemer in aanmerking komende inschrijvers nagaan of zij zich niet in een van de voornoemde uitsluitingsgevallen bevinden, alvorens de gunningsbeslissing te nemen.
15
De inschrijvers moeten niettemin samen met hun offerte het volgende overhandigen aan de aanbestedende overheid:
voor Belgische inschrijvers, (i) een uittreksel uit het strafregister en (ii) een RSZ-attest tot en met het voorlaatste kalenderkwartaal voorafgaand aan de uiterste indieningsdatum voor offertes;
voor buitenlandse inschrijvers, een evenwaardig document uitgereikt in hun staat of, als dat niet mogelijk is, een verklaring onder eed of een plechtige verklaring.
Om te bewijzen dat zij zich niet in het uitsluitingsgeval bedoeld in artikel 61 §2, 6° bevinden, m.a.w. dat zij hebben voldaan aan hun verplichtingen inzake betaling van belastingen en heffingen, moeten de inschrijvers het volgende bij hun offerte voegen:
voor Belgische inschrijvers, het attest afgeleverd door de FOD Financiën waaruit blijkt dat zij aan hun verplichtingen jegens de FOD Financiën hebben voldaan;
voor buitenlandse inschrijvers, een evenwaardig document uitgereikt in hun Staat of, als dat niet mogelijk is, een verklaring onder eed of een plechtige verklaring.
U kunt daarvoor terecht op het volgende e-mailadres:
[email protected] Vermeld in uw aanvraag het volgende:
de naam, het adres en het btw-nummer van uw onderneming
de referentie en het voorwerp van de overheidsopdracht
het e-mailadres waarop u uw attest wilt ontvangen
OPGELET:
De inschrijver moet de gevraagde documenten indienen, ook al heeft hij ze reeds ingediend voor een andere gunningsprocedure georganiseerd door dezelfde aanbestedende overheid.
Wanneer de inschrijver een groepering zonder rechtspersoonlijkheid is, moeten alle leden van de groepering de gevraagde documenten en inlichtingen verstrekken.
Wanneer de inschrijver een beroep doet op een derde (met name een onderaannemer vermeld in de offerte) om te voldoen aan de hierboven vermelde minimale vereisten betreffende financiële en technische draagkracht, moet die derde eveneens de gevraagde documenten en inlichtingen verstrekken.
Criteria en vereisten betreffende financiële draagkracht De financiële draagkracht van de inschrijver wordt beoordeeld op basis van de jaarlijkse omzet van de laatste drie beschikbare boekjaren, naargelang de oprichtingsdatum van de inschrijver. Om in aanmerking te komen, moet de inschrijver een gemiddelde jaarlijkse omzet van minstens 1.250.000 EUR hebben. Om te bewijzen dat hij aan de voormelde minimumvoorwaarden voldoet, voegt de inschrijver bij zijn offerte een verklaring op erewoord met zijn omzet van de laatste drie boekjaren.
16
Om aan de voormelde voorwaarden te voldoen, kan de inschrijver zich beroepen op de draagkracht van een derde, op voorwaarde dat hij bij zijn offerte een verbintenisverklaring voegt, naar behoren ingevuld, gedateerd en ondertekend door die derde, en dat die derde zich niet in een uitsluitingsgeval bevindt.
Criteria en vereisten betreffende technische en professionele draagkracht De technische en professionele draagkracht wordt beoordeeld op basis van de ervaring van de inschrijver.
Om in aanmerking te komen, moet deze minstens 5 referenties kunnen opgeven van verhuurovereenkomsten voor directiewagens van verschillende merken, gesloten met bedrijven die over een wagenpark van minstens 10 voertuigen beschikken, en uitgevoerd in de loop van de laatste 3 jaar. Hij moet voor elke referentie de naam en gegevens van de contactpersoon van het betreffende bedrijf verstrekken, waarmee de aanbestedende overheid desgevallend contact kan opnemen.
Hij moet ook een verklaring voorleggen van de Belgische Federatie van Voertuigenverhuurders RENTA, die bevestigt dat hij lid is van die federatie en haar normen naleeft.
14. Gunning van de opdracht Regelmatigheid van de offerte De aanbestedende overheid controleert of de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de voormelde minimale draagkrachtvoorwaarden, regelmatig zijn. De offertes moeten regelmatig zijn op formeel vlak (handtekening, volledigheid van de offerte enz.) en op materieel vlak (prijzen, uitvoeringstermijn, verbintenistermijn van de offerte, naleving van de technische specificaties en contractuele bepalingen van dit bestek). Offertes die niet voldoen aan de essentiële vereisten (van formele of materiële aard) van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of van dit bestek, zijn nietig en worden van rechtswege geweigerd.
Gunningscriteria De offertes worden onderzocht op basis van de gunningscriteria vermeld in dit bijzonder bestek. De volgende gunningscriteria worden gehanteerd (op een totaal van 100 punten):
Variëteit van de selectie voorgestelde voertuigen (36 punten – 4 punten per subcategorie) Voor elke subcategorie (zie de tabel in hoofdstuk 4) stelt de inschrijver zoveel mogelijk voertuigmodellen voor (zie de definitie van deze term in hoofdstuk 5 ‘Definities’), in overeenstemming met de technische bepalingen van het technische deel van dit bijzonder bestek. De prijs van elk model mag niet hoger zijn dan het bedrag dat voor elke subcategorie is vastgelegd in dit bestek. Hij mag ook niet meer dan 5% lager zijn dan de voorgestelde prijs. De inschrijver mag wel opties of optiepakketten toevoegen aan de voertuigen om de gewenste prijs te bereiken.
17
De inschrijver die de meeste verschillende modellen in een subcategorie voorstelt, krijgt de maximale score voor die subcategorie (4 punten per subcategorie). De anderen krijgen een score volgens de regel van drie. Vervolgens wordt het gemiddelde van de 9 subcategorieën berekend om de eindscore voor dit criterium te verkrijgen.
Franchise bij diefstal en schade (18 punten – 2 punten per subcategorie) Voor elk voertuigmodel geeft de inschrijver twee verschillende franchisebedragen op: de te betalen franchise in geval van diefstal enerzijds en in geval van schade anderzijds. Als het bedrag verschilt naargelang de ernst van de schade, geeft hij dat eveneens aan. In dat geval wordt het gemiddelde van de verschillende bedragen genomen. De inschrijver die de laagste gemiddelde franchise in een subcategorie voorstelt, krijgt de maximale score voor die subcategorie (2 punten per subcategorie). De anderen krijgen een score volgens de regel van drie. Vervolgens wordt het gemiddelde van de 9 subcategorieën berekend om de eindscore voor dit criterium te verkrijgen.
Milieucriteria (36 punten – 4 punten per subcategorie) De inschrijvers dienen de ecoscore van elk voertuigmodel in de selectie op te geven. Voor elke subcategorie wordt de gemiddelde ecoscore berekend en de inschrijver met de beste ecoscore in een subcategorie krijgt de maximale score voor die subcategorie (4 punten per subcategorie). De anderen krijgen een score volgens de regel van drie. Vervolgens wordt het gemiddelde van de 9 subcategorieën berekend om de eindscore voor dit criterium te verkrijgen.
Inbegrepen bijkomende diensten (10 punten) Voor elke van de volgende aangeboden diensten krijgt de inschrijver 5 bijkomende punten, tot een maximum van 10. Elke bijkomende dienst moet inbegrepen zijn in het budget van het betreffende kaderlid. Supplementen voor bijkomende diensten worden niet aanvaard. De inschrijver geeft uitleg bij elke bijkomende dienst en de koppeling naar de online catalogus. o Mogelijkheid om te kiezen voor twee voertuigen (‘auto + scooter’, ‘auto + fiets’, ‘basisauto + andere auto gedurende x weken per jaar’ enz.); o Mogelijkheid om voor een auto en een abonnement op het openbaar vervoer te kiezen.
15. Sluiting van de opdracht Alle inschrijvers ontvangen per e-mail en per aangetekende brief de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing over de gunning van de opdracht of uittreksels daarvan. Deze kennisgeving volstaat niet om de opdracht te sluiten uit hoofde van de weerhouden inschrijver (de opdrachtnemer). De opdracht wordt gesloten door middel van kennisgeving van de goedkeuring van de offerte van de weerhouden inschrijver, ten vroegste na afloop van de wachttijd van 15 dagen (te tellen vanaf de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing), indien geen enkele niet-weerhouden inschrijver beroep heeft aangetekend binnen de voormelde termijn van 15 dagen. De goedkeuring van de offerte wordt betekend met een aangetekende brief en per e-mail of fax.
18
16. Stopzetting van de opdracht De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen of te sluiten, om de procedure stop te zetten en eventueel opnieuw te starten. Een dergelijke stopzetting geeft de inschrijver geenszins recht op enige schadevergoeding.
17. Verhaalinstantie Elk beroep tot hoogdringende schorsing of nietigverklaring tegen de beslissing tot gunning (of nietgunning) moet bij de bevoegde rechterlijke instantie worden ingediend:
Binnen de 15 dagen na de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing voor een beroep tot hoogdringende schorsing;
Binnen de 60 dagen na de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing voor een beroep tot nietigverklaring.
Voor meer details, zie de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
18. Exclusiviteitsrecht De sluiting van de opdracht op basis van dit bestek verstrekt de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitsrecht. De aanbestedende overheid kan tijdens de geldigheidsduur van de opdracht identieke of vergelijkbare prestaties als beschreven in dit bestek laten uitvoeren door andere dienstverleners of door haar eigen diensten. De opdrachtnemer kan in dat opzicht geen aanspraak maken op enige vergoeding.
19. Onderaanneming De inschrijver zal in voorkomend geval in zijn offerte aangeven welk deel van de opdracht hij wil uitbesteden aan derden en welke onderaannemers hij daarvoor voorstelt. Geen enkele onderaannemer mag zich in een van de uitsluitingsgevallen beschreven in artikel 61 van het KB betreffende de gunning van overheidsopdrachten bevinden.
20. Vertrouwelijkheid De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn verplicht de informatie waarvan zij kennisnemen tijdens de uitvoering van deze opdracht, geheim te houden krachtens artikel 18 van de AUR. De resultaten, het didactisch materiaal, de evaluaties en de verslagen waartoe de dienstverlener toegang krijgt of die hij opstelt in het kader van deze opdracht, mogen noch in hun geheel noch gedeeltelijk worden meegedeeld aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel vermelden als referentie. De opdrachtnemer dient er in ieder geval over te waken geen handelingen te verrichten die de belangen of het imago van de aanbestedende overheid kunnen schaden.
19
In zijn overeenkomsten met eventuele onderaannemers geheimhoudingsverplichtingen voor de opdracht over.
neemt
hij de
bovenvermelde
21. Borgsom Er is geen borgtocht vereist voor deze opdracht.
22. Overdracht van de opdracht Na sluiting van de opdracht wordt elke wijziging in de samenstelling van de tijdelijke vennootschap of de groepering zonder rechtspersoonlijkheid die de opdrachtnemer in het leven heeft geroepen voor de uitvoering van de opdracht, beschouwd als een overdracht van de opdracht in de zin van artikel 38 van de AUR. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht over te dragen aan een andere vzw of Brusselse gewestelijke instelling in het geval dat haar activiteiten worden gereorganiseerd. Met de indiening van zijn offerte, goedgekeurd door de aanbestedende overheid, stemt de opdrachtnemer in met een dergelijke eventuele overdracht van de opdracht. De opdrachtnemer zal op de hoogte gebracht worden van een eventuele overdracht van de opdracht.
20
III. Uitvoeringsmodaliteiten van de overeenkomst 23. Bestelling van de voertuigen Wanneer de opdracht gesloten is, verstrekt de opdrachtnemer de aanbestedende overheid toegang tot zijn online voertuigcatalogus, waarin de eindgebruikers hun voertuigen kunnen kiezen. Bij aanvang van de kaderovereenkomst zal een twaalftal voertuigen besteld worden. Dat aantal is slechts een schatting. De aangestelde fleet manager van de opdrachtnemer zal elke bestelling via de voertuigcatalogus bevestigen. Gedurende een periode van vier jaar vanaf de sluiting van de opdracht zal het mogelijk zijn om voertuigen te bestellen op basis van de kaderovereenkomst. De inschrijver verbindt zich ertoe de prijzen in zijn inventaris te handhaven gedurende ten minste de eerste 6 maanden van de overeenkomst (onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de modellen).
24. Levering van de voertuigen en aanvang van verhuur Elk voertuig zal aan zijn gebruiker worden overhandigd in een centrum/concessiehouder gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De opdrachtnemer krijgt op voorhand de naam van de gebruiker en zal diens identiteit op het ogenblik van de levering van het voertuig nauwgezet controleren. De eerste huurdag is de dag waarop de gebruiker zijn voertuig in ontvangst neemt. Op de maandelijkse overzichtsfactuur wordt de huurprijs van het voertuig berekend op basis van het aantal dagen dat het voertuig die maand is gebruikt.
25. Leveringstermijn Op het ogenblik van de bestelling moet de inschrijver de leveringstermijn van het voertuig opgeven. Zodra het voertuig gereed is, wordt de aanbestedende overheid daarvan op de hoogte gebracht en spreken de partijen een leveringsdatum af.
26. Facturerings- en betalingsmodaliteiten Facturering Elke maand ontvangt de aanbestedende overheid een overzichtsfactuur voor alle voertuigen die bij de opdrachtnemer gehuurd zijn. Bij deze factuur wordt een Exceltabel gevoegd met de kosten per voertuig.
Betaling 21
De huurprijs is maandelijks te betalen. De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om de gefactureerde bedragen te betalen, te tellen vanaf de datum waarop zij de factuur ontvangt.
27. Contractuele aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en verzekeringen De opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade die voortvloeit uit de uitvoering of niet-uitvoering van de kaderovereenkomst en de daaruit volgende opdrachten, en die het gevolg is van een fout of nalatigheid van de opdrachtnemer, zijn onderaannemers of zijn aangestelden in de uitvoering van de kaderovereenkomst of de daaruit volgende opdrachten. De opdrachtnemer sluit verzekeringen af om de gevolgen van de contractuele aansprakelijkheid te dekken. De opdrachtnemer overlegt als bewijs daarvan aan de aanbestedende overheid de polissen, certificaten en documenten van de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid dekken. Ook elk voertuig moet verzekerd worden door de opdrachtnemer.
28. Toepasselijk recht en rechterlijke bevoegdheid Bij een geschil zullen de partijen tot een minnelijke schikking trachten te komen. De opdrachtnemer erkent de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Brussel voor elke betwisting of elk geschil tussen de partijen over de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van de opdracht. Enkel het Belgisch recht is van toepassing op de opdracht.
22
IV. Technische bepalingen 29. Context en gebruiksvoorwaarden van de voertuigen Het hoofddoel van de kaderovereenkomst is de verhuur op lange termijn van directievoertuigen van verschillende merken, met inbegrip van alle diensten en verzekeringen, zonder koopoptie d.w.z. een operationele leasing tegen een maandelijkse huurprijs. De aanbestedende overheid mag de voertuigen gebruiken buiten de landsgrenzen, in het kader van de geldende regelgeving en enkel in landen die op de groene verzekeringskaart staan. Voor landen die niet op de groene kaart staan, moet de aanbestedende overheid eerst een specifieke dekking afsluiten bij een verzekeringsmaatschappij. De aanbestedende overheid zal de opdrachtnemer op de hoogte brengen wanneer de kilometerteller niet correct werkt. Deze moet steeds de werkelijk afgelegde kilometers weergeven. Als de teller niet in goede staat verkeert, moet de aanbestedende overheid dat onmiddellijk melden aan de leverancier, met een aangetekende brief.
30. Toegelaten voertuigtypen Voertuigcategorieën en maandelijkse huurprijzen De opdracht betreft de leasing van een twaalftal voertuigen (naar schatting), als volgt verdeeld in categorieën:
Budgetcategorie 1: € 845 all-in/maand;
Budgetcategorie 2: € 1.100 all-in/maand;
Budgetcategorie 3: € 2.000 all-in/maand.
Verplichte kenmerken van de offertes Elke offerte moet de volgende elementen omvatten:
een tankkaart voor heel België;
een omniumverzekering voor het voertuig. De franchises in geval van schade en diefstal worden duidelijk aangegeven tijdens de selectie van het voertuig in de voertuigcatalogus. Zij mogen niet meer dan € 750 per schadegeval of diefstal bedragen;
de mogelijkheid om voor 15.000, 20.000, 25.000 of 30.000 km/jaar te kiezen;
een kit voor handsfree telefoneren;
een ingebouwd navigatiesysteem (gps).
Elke inschrijver mag bovendien verschillende optionele uitrustingen voorstellen voor de voertuigen in de catalogus, zij het steeds binnen het vastgelegde budget.
23
31. Duur van de leasing Het staat de inschrijver vrij een optimale leasingduur voor te stellen, rekening houdend met de vastgelegde prijs, met een maximum van 60 maanden.
32. Inhoud van de huurprijs In het huurbedrag moeten de volgende elementen inbegrepen zijn:
De afschrijving en interesten van het voertuig, met inbegrip van het reservewiel en de nietafneembare accessoires;
De belasting op de inverkeerstelling;
De accijnscompenserende belasting, als de aanbestedende overheid niet vrijgesteld is;
De verkeersbelasting, als de aanbestedende overheid niet vrijgesteld is;
De wettelijke uitrusting die verplicht is krachtens de wegcode of andere voorschriften die van kracht zijn bij levering van het voertuig;
De kosten van de autokeuring in het geval dat deze wettelijk verplicht is;
Pechhulp (zie hoofdstuk 38 van dit bestek);
Het onderhoud voorzien door de fabrikant;
De mechanische reparatie en de vervanging van de slijtstukken (zie hoofdstuk 38 van dit bestek);
De levering van banden (zie hoofdstuk 36 van dit bestek);
De vervangwagen (zie hoofdstuk 39 van dit bestek);
De kosten van de voorgestelde bijkomende diensten;
De verzekering van het voertuig;
Het beheer van de overeenkomst.
Een aanloopwagen is niet inbegrepen in de huurprijs, maar moet op uitdrukkelijke vraag van de aanbestedende overheid ter beschikking worden gesteld (zie hoofdstuk 34 van dit bestek).
33. Aanpassing/herziening van de huurprijzen De vaste huurprijs kan enkel worden aangepast op initiatief van de aanbestedende overheid, wanneer het aantal werkelijk afgelegde kilometers afwijkt van het overeengekomen aantal of wanneer de duur van de leasing verandert, uitsluitend op basis van de prijzentabel die voor elk voertuig wordt verstrekt bij de bestelling. De huurprijzen kunnen maximaal eenmaal om de zes maanden worden herzien, zonder bijkomende kosten voor de aanbestedende overheid. De inschrijver zal in zijn offerte concrete modaliteiten opnemen in verband met deze eventuele aanpassingen.
24
34. Aanloopwagen Op vraag van de aanbestedende overheid moet een aanloopwagen ter beschikking gesteld worden als de bestelde voertuigen niet onmiddellijk kunnen worden geleverd. De verhuur van de aanloopwagen is evenwel niet inbegrepen in de huurprijs van de voertuigen en zal afzonderlijk gefactureerd worden. De inschrijver zal in zijn offerte concrete modaliteiten opnemen in verband met de terbeschikkingstelling van een aanloopwagen. Hij zal bovendien een exhaustieve lijst verstrekken van de voertuigen die kunnen worden aangeboden als aanloopwagen, met voor elk voertuig de maandelijkse huurprijs.
35. Garanties De voertuigen worden gedekt door de fabrieksgarantie.
36. Banden De huurprijs omvat de ‘zomerbanden’ en ‘winterbanden’ van het voertuig. In elke overeenkomst zijn in totaal 14 banden inbegrepen (buiten de originele banden), zowel winter- als zomerbanden. Die banden kunnen zonder onderscheid worden gebruikt voor de opeenvolgende vervangingen ten gevolge van normale slijtage of andere niet te voorziene schade, zoals scheuren, uitstulpingen, lekken enz. De banden zullen op afspraak worden vervangen in een van de centra die zijn opgenomen in de offerte. Indien nodig wordt de uitlijning van de wielen bijgesteld tijdens de vervanging van de banden. Voor elk forfait dat aan het einde van de overeenkomst niet volledig opgebruikt is, zal de leverancier het overeenkomstige bedrag terugbetalen met een kredietnota. De inschrijver zal in zijn offerte concrete modaliteiten opnemen in verband met de bandenwissels.
37. Specifieke uitrustingen De verwijderbare uitrustingen of accessoires (dakdragers, draagbare gps, vloer- en/of koffertapijt enz.) die de aanbestedende overheid en/of de bestuurder kopen na de effectieve levering van het voertuig, blijven na afloop van de overeenkomst eigendom van de koper. Na afloop van de verhuur kan de aanbestedende overheid deze uitrustingen en accessoires in de auto laten of ze demonteren en het voertuig op eigen kosten in zijn oorspronkelijke staat herstellen. Niet-verwijderbare uitrustingen (dvd-spelers, carrosserie-elementen, trekhaak enz.) EN/OF verwijderbare uitrustingen die inbegrepen waren in de leasing van het voertuig, maken integraal deel uit van het voertuig en zijn dus inbegrepen in de huurprijs.
25
38. Onderhoud en reparaties De huurprijs moet het onderhoud en de reparaties van het voertuig omvatten tijdens de volledige duur van de huurperiode, in alle concessies, filialen of dochtermaatschappijen van het dealernet van het merk, evenals de bijstand en pechhulp 24/7 in België en het buitenland. Reparaties aan de carrosserie worden uitgevoerd in een van de centra vermeld in de offerte van de inschrijver. Een vervangwagen is inbegrepen in de huurprijs en moet binnen de 24 uur worden geleverd op vraag van de aangestelde fleet manager (zie hoofdstuk 39 van dit bestek). De inschrijver zal in zijn offerte concrete modaliteiten opnemen in verband met het onderhoud en de reparaties.
39. Vervangwagen De opdrachtnemer staat in voor de verzekering van de voertuigen (WA, bestuurder, rechtsbescherming, diefstal, brand, glasschade, omnium). Wanneer het voertuig door een incident naar verwachting gedurende 24 uur of meer buiten gebruik zal zijn, moet de opdrachtnemer een vervangwagen ter beschikking stellen van de aanbestedende overheid. In de huurprijs moet de levering van een vervangwagen inbegrepen zijn, binnen de 24 uur na de aanvraag van de aangestelde fleet manager. De inschrijver zal in zijn offerte concrete modaliteiten opnemen in verband met de terbeschikkingstelling van een vervangwagen. Hij zal bovendien een exhaustieve lijst verstrekken van de voertuigen die kunnen worden aangeboden als vervangwagen.
40. Teruggave van de voertuigen Aan het einde van de huurperiode zal de aanbestedende overheid het gehuurde voertuig teruggeven, ten laatste op de einddatum van de overeenkomst, de vervaldatum van de overeenkomsten of de met de opdrachtnemer afgesproken datum, op een plaats in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Eventuele schade zal worden vastgesteld op basis van de RENTA-norm. De inschrijver zal in zijn offerte concrete modaliteiten opnemen in verband met de terugname van de voertuigen en de vaststelling van de schade. Hij zal daarin tevens verduidelijken wat wordt verstaan onder normale slijtage en aanvaardbare schade. Hij zal verder de forfaits aangeven per type schade en voorbeelden met een aantal foto’s naar keuze ter illustratie van de meest voorkomende schade, de manier waarop ze worden beoordeeld enz. Hij zal ook de methode verstrekken en de standaardfiche die hij gebruikt bij de evaluatie van de schade aan het voertuig aan het einde van de overeenkomst, ook als deze dienst door een externe maatschappij wordt verleend.
41. Administratief beheer van het wagenpark/Webplatform De huurprijs omvat het administratieve beheer van het wagenpark en toegang tot een webplatform waarop de aanbestedende overheid alle gegevens van zijn voertuigen kan raadplegen.
26
Het administratieve beheer omvat minstens:
Configuratie van de voertuigen - Opstelling van offertes De opdrachtnemer moet een tool (module of platform op het internet) ter beschikking stellen waarop de aanbestedende overheid de voertuigen kan configureren en offertes aanmaken. De inschrijver verbindt zich ertoe de gegevens in deze tool voortdurend bij te werken (prijzen, belastingen, fiscale aspecten, indicatieve VAA, prijzen en inhoud van de optiepakketten, de CO 2-uitstoot, de verzekeringsfranchises, de opties enz.) Als dit tot prijsoffertes leidt waaraan de inschrijver zich gedurende minstens 15 werkdagen moet houden, kan hij zich daar binnen die termijn niet aan onttrekken.
Beheer van de bestellingen Elke bestelling moet op voorhand worden goedgekeurd door de leidende ambtenaar. Tijdens het bestelproces richt de opdrachtnemer de volgende correspondentie tot de leidende ambtenaar:
Brief/e-mail om de offerte te bevestigen;
Brief/e-mail om de bestelling te bevestigen;
Brief/e-mail om de ontvangst van het voertuig te bevestigen.
Operationeel beheer van de voertuigen Tijdens de verhuur van het voertuig staat de opdrachtnemer in voor de administratieve opvolging van de volgende taken:
bandenwissel;
onderhoud en reparaties;
herinnering wanneer de einddatum van de overeenkomst nadert;
afhandeling van boetes/verkeersovertredingen;
terugroepingen door fabrikanten.
Administratief beheer van schadegevallen De opdrachtnemer staat volledig in voor de administratieve opvolging van eventuele schadegevallen aan zijn voertuigen. Als de wetgeving of de omstandigheden daartoe verplichten, zal de bestuurder op de plaats van het ongeval de bevoegde instanties oproepen. Nadien zal de bestuurder zo snel mogelijk een naar behoren ingevuld aanrijdingsformulier bezorgen aan de aangestelde fleet manager, die dat op zijn beurt aan de verzekeringsmaatschappij bezorgt, met een kopie voor de opdrachtnemende leasingmaatschappij. De opdrachtnemer zal de schadegevallen van elk voertuig invoeren op het platform, om een volledig en gecentraliseerd overzicht te verstrekken.
27
Administratief beheer van boetes De opdrachtnemer zal de boetes opvolgen. Hij zal direct naar de bestuurder een betalingsaanvraag sturen, met een kopie naar de aangestelde fleet manager, die de zaak intern zal opvolgen.
Verslaggeving, documenten, overzichten en sam envattende verslagen De volgende beheerrapporten zullen beschikbaar zijn op het webplatform (niet-exhaustieve lijst) met de mogelijkheid ze te exporteren in xls-formaat (Excel):
Rapport - inventaris van de voertuigen per type;
Lijst van bestelde voertuigen/voertuigen klaar voor levering/voertuigen in gebruik;
Lijst van incidenten: niet naleven van onderhoud, overdreven slijtage (banden, remmen enz.);
Opvolging van de contractuele termijnen;
Opvolging van het aantal schadegevallen (frequentie, aantal niet-invorderbare schadegevallen, gemiddeld bedrag van de schadegevallen enz.);
Opvolging van de pechhulp (maandelijkse evolutie);
Analyse - opvolging van de TCO per voertuig en voor het volledige wagenpark;
Analyse - opvolging van de contractuele termijnen;
Analyse - opvolging van de overtredingen (maandelijkse evolutie);
Analyse - opvolging van het onderhoud;
enz.
Ook de volgende documenten moeten beschikbaar zijn op het platform:
aanrijdingsformulier;
groene kaart;
inschrijvingsbewijs;
lijst van erkende bandenleveranciers;
facturen online;
enz.
De opdrachtnemer zal ten slotte om de drie maanden de aanbestedende overheid een samenvattend rapport bezorgen met de situatie van het wagenpark. Dat rapport zal de beheerstatistieken bevatten (aantal voertuigen, aantal schadegevallen, aantal overtredingen, overeenkomsten die de einddatum naderen enz.), aandachtspunten (opvolging van incidenten) en denkpistes om de budgettaire impact van de voertuigen te beperken. De opdrachtnemer bezorgt de fleet manager ook alle nuttige documentatie, publicaties, nota’s, krantenartikelen, opleidingen enz. van juridische, economische, fiscale aard enz., in om het even welk formaat, zodat de aangestelde fleet manager steeds over de meest recente gegevens beschikt en het wagenpark zo goed mogelijk kan organiseren.
28
De inschrijver zal in zijn offerte (zie bovenstaande nota) de concrete modaliteiten opgeven voor het administratieve beheer van het wagenpark, evenals een beschrijving van het online platform.
29
V. Offerteformulier
Natuurlijke persoon/rechtspersoon (naam) Rechtsvorm Nationaliteit Adres van de maatschappelijke zetel Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam, voornaam en functie) Telefoonnummer E-mailadres Ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer Ingeschreven bij de RSZ/het Sociaal Verzekeringsfonds onder het nummer Btw-nummer Rekeningnummer Verbindt zich ertoe deze opdracht uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit bestek en zijn offerte.
30
