BESTEK. Open aanbesteding OVERHEIDSOPDRACHT VAN LEVERINGEN

BESTEK Open Aanbesteding OVERHEIDSOPDRACHT VAN LEVERINGEN AANBESTEDENDE OVERHEID

VMM - Afdeling Kennisbeheer - Vera De Saedeleer

LEIDENDE AMBTENAAR

VMM – ICT - Jos De Winne

VOORWERP

Meerjarige overeenkomst (2014-2020) aangaande de huur en het allin onderhoud van twee percelen digitale netwerkprinters

GUNNINGSWIJZE

Open aanbesteding

WIJZE VAN PRIJSBEPALING

Gemengde opdracht (deels forfaitair, deels prijslijst)

OPENING OFFERTES

op dinsdag 19 augustus om 10:00 uur via applicatie e-Tendering op www.publicprocurement.be

PLAATSBEZOEK

donderdag 31 juli 2014

CPV

30200000 – Computeruitrusting en benodigdheden

Opgemaakt te Erembodegem op 20 juni 2014

Gebruikte afkortingen BS: Belgisch Staatsblad De wet: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 KB: Koninklijk Besluit KB1: Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 KB2: Koninklijk besluit tot bepaling van de uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies van openbare werken van 14 januari 2013 Art: Artikel Bijl: Bijlage Par: Paragraaf Aanh: Aanhangsel PV: Proces-Verbaal Ref: Referentie

Pagina 2 van 82

1

Afwijkingen van de uitvoeringsregels van KB2 Art. 155 van KB2. Er zijn straffen voorzien in geval van niet naleving van de SLA inzake interventietermijn en herstelling/depannage (Zie Par. 11.1 van het bestek). Motivering: de operationaliteit van de VMM mag absoluut niet in het gedrang komen. De operationaliteit wordt verzekerd door levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM. Artikel 123 KB 2 De inschrijver vermeldt in zijn offerte de leveringstermijn. De levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM moet voor 1/11/2014 uitgevoerd zijn. Bij overschrijding van deze deadline, zal de aanbestedende overheid in afwijking van artikel 123 KB 2 (boeten laattijdige uitvoering), een dagelijkse boete aanrekenen van 0,5%, met een maximum van 15% (zie par. 11.3 van het bestek) van het aanbestedingsbedrag. Motivering: de operationaliteit van de VMM mag absoluut niet in het gedrang komen. De operationaliteit wordt verzekerd door levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM.

Pagina 3 van 82

2

Voorwerp van de opdracht

2.1

Deze opdracht betreft een printcapaciteit dienstverlening over een periode van zes jaar conform de specificaties in bijlage 2.

2.2

Het betreft een opdracht in twee percelen: Beide percelen betreffen de levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM en een deel prijslijst (onderhoud – uitgedrukt in een “printkostprijs per eenheid”). Perceel 1: Huur van 43 digitale multifunctionele kleurenprinters met bijhorende beheerssoftware (follow-me; remote controle; scan software; enz….) en een all-in onderhoudscontract conform de bepalingen van bijlage 2 (specificaties), inclusief opleidingen. Perceel 2: Huur van 9 grootformaatprinters met bijhorende beheers software (follow-me; remote controle; scan software; enz….) en een all-in onderhoudscontract conform de bepalingen van bijlage 2 (specificaties), inclusief opleidingen.

2.3

Het is een gemengde opdracht in de zin van Art. 2.7° van KB1, met een forfaitair deel (levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM) en een deel prijslijst (onderhoud).

2.4

Duur De overeenkomst begint vanaf de notificatie per aangetekend schrijven vanwege de Aanbestedende overheid (in principe voor 1/10/2014). De levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM dienen voor 1/11/2014 uitgevoerd te zijn. De overeenkomst voor het gedeelte onderhoud zal principieel afgesloten worden voor een initiële periode die begint daags na de dag van de kennisgeving en vervalt op 31 december van hetzelfde jaar. De overeenkomst zal elk jaar stilzwijgend verlengd worden en zal van rechtswege vervallen op 31 december 2020. Na deze datum zal geen enkele nieuwe prestatie kunnen geleverd worden in uitvoering van de overeenkomst. Onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege, is de overeenkomst opzegbaar: Vanaf 2016 door de aannemer, mits een opzegtermijn van 180 kalenderdagen, te betekenen met een aangetekende brief. Ten allen tijde, van rechtswege, door de aanbestedende overheid, middels een opzegtermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen met een aangetekende brief. De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarden geeft geen aanleiding tot schadevergoeding voor elk van beide partijen.

Pagina 4 van 82

2.5

Classificatie CPV 30200000 – Computeruitrusting en benodigdheden

Pagina 5 van 82

3

Aanbestedende overheid, leidende dienst en leidende ambtenaar

3.1 Aanbestedende overheid De aanbestedend overheid is de afdeling Kennisbeheer van de VMM. De aanbestedende overheid is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. De aanbestedende overheid wordt vertegenwoordigd door het Afdelingshoofd Kennisbeheer van de VMM: Dhr. Eric Vreye A. Van De Maelestraat 96 9320 Erembodegem

3.2 Leidend ambtenaar De leidend ambtenaar voor deze opdracht is: Dhr. Jos De Winne A. Van De Maelestraat 96 9320 Erembodegem Tel: 053/72 66 21 GSM: 0474/93 00 29 E mail: [email protected]

De leidend ambtenaar heeft als mandaat: - Binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, alle schikkingen te treffen teneinde de goede uitvoering van de opdracht toe te laten. - Het is de leidend ambtenaar in geen enkel geval toegelaten de opdracht te wijzigen door bvb. de inventaris aan te passen (hoeveelheden) of andere modaliteiten te aanvaarden zoals wijziging van essentiële specificaties en leveringstermijnen, zelfs indien het financieel impact nul of negatief zou zijn. - Elke belofte, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het bestek en die niet door de AANBESTEDENDE OVERHEID is betekend, is door beide partijen als nietig te beschouwen.

Pagina 6 van 82

4

Wijze van aanbesteding Open aanbesteding. Er wordt op gewezen dat deze procedure GEEN onderhandelingen toelaat over de contractuele voorwaarden na de indiening van de offerte.

Pagina 7 van 82

5

Documenten van toepassing op de opdracht De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de beschikkingen te kennen en te aanvaarden, die in de volgende wettelijke en reglementaire teksten vermeld staan. Van toepassing zijn de wetgeving op de overheidsopdrachten, in het bijzonder: - De wet - KB1 - KB2 Deze documenten zijn beschikbaar via internet op volgend adres: < http://www.ejustice.just.fgov.be/wet/wet.htm > Het volgen van deze procedure verplicht niet automatisch tot het toewijzen van de opdracht. De aanbestedende overheid kan de opdracht intrekken of de procedure herbeginnen, indien nodig op een andere manier.

Pagina 8 van 82

6

Toegang tot de opdracht en Kwalitatieve selectie

6.1 Toegangsrecht – geen rechterlijke beslissing in kracht van gewijsde (witwassen geld, omkoping, …) In toepassing van Art 61, §1, 1° , 2°, 3° en 4° (leveringen en diensten) van het KB1, zal de aanbestedende overheid, voorafgaand aan de gunning, overgaan tot een kwalitatieve selectie van de inschrijvers. Door deel te nemen aan de opdracht verklaart de inschrijver impliciet dat hij/zij zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt wat betreft de sociale zekerheidsverplichtingen. Indien de inschrijver een buitenlandse inschrijver is, dient hij een document toe te voegen van zijn situatie.

6.2 Toegangsrecht - Sociale zekerheidsverplichtingen In toepassing van Art 61 (leveringen en diensten) van het KB1, zal de aanbestedende overheid, voorafgaand aan de gunning, overgaan tot een kwalitatieve selectie van de inschrijvers, op basis van het Art 61,§2,5° (leveringen en diensten) van het KB1 en het Art 61§3 van het KB1. Door deel te nemen aan de opdracht verklaart de inschrijver impliciet dat hij/zij zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt wat betreft de sociale zekerheidsverplichtingen. Indien de inschrijver een buitenlandse inschrijver is, dient hij een document toe te voegen van zijn situatie. Wanneer een document of getuigschrift niet uitgereikt werd in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder ede of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. De buitenlandse inschrijver moet, ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van zijn land, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 6.3

Toegangsrecht – Fiscale verplichtingen In toepassing van art. 61, §2, 6° (leveringen en diensten) van het KB 1, zal de aanbestedende overheid, voorafgaand aan de gunning, overgaan tot controle van het toegangsrecht. Door deel te nemen aan de opdracht verklaart de inschrijver impliciet dat hij/zij zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt wat betreft de fiscale verplichtingen. Indien de inschrijver een buitenlandse inschrijver is, dient hij een document toe te voegen van zijn situatie. Wanneer een document of getuigschrift niet uitgereikt werd in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder ede of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. Pagina 9 van 82

De buitenlandse inschrijver moet, ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes voldaan hebben aan de verplichtingen inzake de fiscale verplichtingen van zijn land, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

6.4 Kwalitatieve selectiecriteria (Art. 67, 68 en 72 van KB1) De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: Een verklaring van de totale omzet van de afgelopen drie jaar (de inschrijver voegt deze verklaring bij zijn offerte). De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn:  De verhuurder van de multifunctionele toestellen en grootformaatprinters is fabrikant (of gecertificeerd dealer) van alle aangeboden toestellen.  De verhuurder moet het bewijs leveren van de voor deze opdracht noodzakelijke logistieke en technische bekwaamheid en van ervaring met gelijkaardige opdrachten.  De verhuurder moet beschikken over een eigen technische dienst van minstens 20 loontrekkende technici die aan het bedrijf gebonden zijn. Uitbesteding van het onderhoud aan onderverhuurders wordt niet toegestaan. De verhuurder dient een korte omschrijving van de omvang, structuur en de werking van de technische dienst bij te voegen. De inschrijver dient te beschikken over een dienst na verkoop welke in België is gelegen.  De verhuurder voegt bij zijn inschrijving een lijst van vijf afzonderlijke machineparken die hij de laatste drie jaar geïnstalleerd heeft en operationeel houdt. De lijst bevat minstens volgende gegevens: contactpersoon met telefoonnummer en/of e-mailadres, het aantal geïnstalleerde toestellen en de types.

Pagina 10 van 82

7 7.1

Offertes Wijze, uiterste datum, adres en taal voor het indienen van de offerte

7.1.1 Wijze van indienen van de offertes De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB 1. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, voorgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding etendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website

http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.

7.1.2 Taal Het administratief en het technisch luik moeten volledig opgesteld worden in het Nederlands.

7.1.3 Uiterste datum voor indienen van de offertes Datum en uur : op 19 augustus 2014 om 10.00 uur

7.2 Verbintenistermijn van de offerte De inschrijver blijft door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn begint te lopen vanaf het afsluiten van de offertes.

7.3 Plaatsbezoek Pagina 11 van 82

De VMM zal op 31 juli 2014 om 10.00 u een toelichting geven over het bestek. Deze toelichting gaat door in de gebouwen van de VMM Dr. De Moorstraat 24 – 26 te 9300 Aalst, zaal Auditorium. Alle vragen in verband met dit bestek worden beantwoord tijdens deze toelichting. Na afloop zullen geen bijkomende vragen noch telefonisch, noch schriftelijk meer beantwoord worden.

Pagina 12 van 82

8

Gunningscriteria De AANBESTEDENDE OVERHEID kiest de laagst regelmatige offerte, rekening houdend met de volgende gunningscriteria en hun respectieve weging: Prijs 100% De beoordeling van het criterium “prijs” zal zijn gebaseerd op de finale aangeboden prijslijst (BTW inbegrepen) op basis van de SLA die onderschreven wordt.

Pagina 13 van 82

9

Prijzen

9.1 Prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een gemengde opdracht (artikel 13 KB1). In deze prijs zijn alle kosten, verplaatsingsonkosten, reprobel, … inbegrepen in overeenstemming met artikel 15-19 van KB1 (leveringen en diensten). De aangeboden prijzen zijn prijzen exclusief BTW. De inschrijver is verplicht in zijn offerte de aanslagvoet van de belasting op de toegevoegde waarde te vermelden.

9.2 Prijsherziening (art. 20 KB1) De opgegeven prijzen kunnen jaarlijks herzien worden tijdens de uitvoering van het contract teneinde rekening te houden met de prijsevolutie van salarissen en materialen. Elke inschrijver die één of meerdere prijsherzieningsformules voorstelt dient verplicht volgende structuur te gebruiken: Mb S P  Po  (a  b  ...  n ) Mbo So Waarin: P= herziene prijs P0 = inschrijvingsprijs a,b,c,…,n = coëfficiënten waarvan de som = 1 a= vaste coëfficiënt, met een minimum van 20 % (behoudens afwijking toegestaan door de FOD Economie) Sx = indices der salarissen en sociale lasten Mx = materiaalindices De inschrijver zal duidelijk de gebruikte officiële indices, hun waarde bij inschrijving, en het gewenste leesmoment vermelden alsook waar deze indices kunnen geraadpleegd worden. De herziene prijzen gelden vanaf 1 januari van het jaar van de herziening en zullen voor aanvaarding minimum 3 maanden voordien per aangetekend schrijven aan de leidende ambtenaar of aan de aanbestedende overheid voorgelegd worden.

9.3 Prijscontrole (art. 21 KB1) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om prijscontroles uit te voeren op alle mogelijke boekhoudkundige stukken en door middel van onderzoeken ter plaatse. Dit eveneens bij de onderaannemers/medecontractanten.

Pagina 14 van 82

10 Borgstelling 10.1 Bedrag De borgstelling voor deze opdracht bedraagt 5% van het bedrag van het gunningsbedrag inclusief het eerste volledige jaar onderhoud, BTW NIET inbegrepen. Binnen de dertig kalenderdagen die volgen op de betekening van het contract dient de aannemer het bewijs te leveren aan de aanbestedende overheid dat de borg gesteld werd. De termijn wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de aannemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. In het geval van een borgstelling in speciën, dient de overschrijving uitgevoerd te worden op bankrekening 679-2004099-79 van de Deposito- en Consignatiekas (Wetstraat 71, 1040 BRUSSEL, Tel 02/233.78.45, Fax 02/233.70.87). De borgstelling kan ook gedaan worden via een bankwaarborg of één van de wijzen voorzien in Art 27 KB1.

10.2 Vrijgave van de borgstelling De borgstelling zal vrijgegeven worden door de aanbestedende overheid bij de beëindiging van de opdracht (= einde van het contract).

Pagina 15 van 82

11 Uitvoering 11.1 Kwaliteit van uitvoering De kwaliteit van de dienstverlening zal conform de goedgekeurde offerte in overeenstemming met de besteksbepalingen worden geëvalueerd. Indien de dienstverlening kwalitatief niet voldoet, zal de aanbestedende overheid het contract kunnen beëindigen. Bij overschrijding van de interventietermijnen zoals bepaald in Par. 1.8 en 4.6 van de technische specificaties in bijlage 2 zal door de leidend ambtenaar een proces-verbaal van vaststelling worden opgesteld. Elk proces-verbaal geeft aanleiding tot een straf van 400 EUR die zal worden afgehouden van de eerstvolgende betaling. Vanaf het derde proces-verbaal zal kunnen overgegaan worden tot de toepassing van de maatregelen van ambtswege voorzien in Art. 155 van KB2.

11.2 Plaats van uitvoering Bij de VMM – Zie technisch deel.

11.3 Uitvoeringstermijn De inschrijver vermeldt in zijn offerte de leveringstermijn. De levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM moet voor 1/11/2014 uitgevoerd zijn. Bij overschrijding van deze deadline, zal de aanbestedende overheid in afwijking van artikel 123 KB 2 (boeten laattijdige uitvoering), een dagelijkse boete aanrekenen van 0,5%, met een maximum van 15% van het totale inschrijvingsbedrag.

Pagina 16 van 82

12 Keuringen en opleveringen 12.1 Voorlopige oplevering Er zal een voorlopige oplevering gebeuren voor de levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM. De leidend ambtenaar zal binnen vijftien kalenderdagen na de aanvraag van de opdrachtnemer een proces-verbaal van voorlopige oplevering opstellen.

12.2 Definitieve oplevering Vijftien dagen (15 dagen) voorafgaand aan het verstrijken van de contractuele uitvoeringstermijn, zal een proces-verbaal tot vaststelling van de teruggave van de levering aan de leverancier opgesteld worden.

Pagina 17 van 82

13 Betalingsmodaliteiten De facturatie van het forfaitaire deel gebeurt na de voorlopige oplevering bij de goedkeuring van de levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM. De automatisch gegenereerde maandrapporten (afdrukken/kopies, verbruik, …) zie deel Technische specificaties (punt 1.6 Rapportering) worden door de leidend ambtenaar ter goedkeuring voorzien van de vermelding “Gezien voor de uitvoering van de prestatie” en terugbezorgd aan de inschrijver. Op basis van deze goedgekeurde rapporten kan de facturatie uitgevoerd worden. Deze facturen dienen door de inschrijver digitaal te worden bezorgd aan de dienst Boekhouding – [email protected]. Facturatie zal maandelijks gebeuren à rato van de goedgekeurde rapporten. Op het einde van elk jaar zal, op basis van het automatisch gegenereerde jaarrapport (afdrukken/kopies, verbruik, …) zie deel Technische specificaties (punt 1.6 Rapportering) en door de leidend ambtenaar ter goedkeuring voorzien van de vermelding “Gezien voor de uitvoering van de prestatie”, een regularisatiefactuur (verrekening) worden opgesteld waarbij rekening gehouden wordt met het werkelijk verbruik. De regularisatiefactuur dient door de inschrijver digitaal te worden bezorgd aan de dienst Boekhouding – [email protected]. De betaling zal gebeuren binnen de 30 kalenderdagen vanaf het ogenblik dat de dienst Boekhouding in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur die alle eventueel vereiste bescheiden dient te bevatten.

Pagina 18 van 82

14 Bijzondere bepalingen 14.1 Regeling van geschillen Enkel het Belgisch recht is van toepassing voor de interpretatie van deze opdracht. Enkel de gerechtshoven van Dendermonde zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen met betrekking tot deze opdracht.

14.2 Verzekeringen De verhuurder is aansprakelijk voor alle schade, hetzij aan personen, hetzij aan goederen, die rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeit uit activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht. De verhuurder zal de aanbestedende overheid in dit verband vrijwaren, verdedigen en schadeloosstellen voor alle verliezen, kosten, schade, aansprakelijkheden, vorderingen en geschillen van welke aard ook, geleden of ingesteld wegens of naar aanleiding van de activiteiten m.b.t. de uitvoering van de opdracht. De verhuurder is ertoe gehouden vanaf de toekenning van de opdracht de nodige verzekeringen te onderschrijven en deze gedurende de gehele duur van de opdracht in stand te houden en/of te hernieuwen, waarbij zijn aansprakelijkheid zoals vermeld gedekt zal zijn. De aanbestedende overheid kan tijdens de gehele duur van de opdracht vragen dat het bewijs wordt overgelegd dat dergelijke verzekering van toepassing is.

14.3 Onderaanneming De onderaanneming voor een gedeelte van de opdracht is toegestaan. De namen en identificatie van de eventuele onderaannemers zullen in de offerte vermeld worden. De onderaannemers moeten hun verplichtingen ten aanzien van de sociale zekerheid zijn nagekomen. De contractant zal echter de volledige verantwoordelijkheid dragen voor het gehele project en zal de enige gesprekspartner zijn van de aanbestedende overheid.

14.4 Vertrouwelijkheid en publiciteit Alle informatie en data verkregen bij de uitvoering van deze opdracht worden eigendom van de aanbestedende overheid. Zij mogen in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid voor andere doeleinden worden gebruikt. Zij mogen ook niet tijdens de uitvoering van de opdracht als nadien, zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden worden gebracht. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. ***** * Bijlage 1: Inschrijvingsbiljet + Inventaris Pagina 19 van 82

Bijlage 2: Technische specificaties – SLA Bijlage 3: Printstudie

Pagina 20 van 82

Bijlage 1 – Offertebiljet + Inventaris

BIJLAGE 1 - INSCHRIJVINGSBILJET

OPDRACHT VMM - MFT en Groot Formaat Printers

Opening offertes op 19 augustus 2014 om 10:00 uur

1

Voorwerp van de opdracht Twee percelen digitale netwerkprinters met bijhorende beheerssoftware en all-in onderhoud.

2

Identificatie van de inschrijver De firma Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm: Nationaliteit: Adres van de maatschappelijke zetel: Telefoonnummer: Fax: Contactpersoon: E-mail: Ondernemingsnummer: Inschrijvingsnummer RSZ: Aantal tewerkgestelde werknemers

Of De ondergetekende(n): Naam en voornaam: Pagina 21 van 82


Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats met volledig adres (Telefoon, fax,…): Of Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid:

3

Aangeboden prijzen De inschrijver(s), in vak 2 geïdentificeerd, verbindt (verbinden) zich ertoe, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, de opdracht in vak 1 omschreven, uit te voeren tegen de globale som (voluit in letters) van ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..

EUR (zonder BTW; zoals gedetailleerd in de bijgevoegde inventaris).

4

Verbintenistermijn 90 kalenderdagen

5

Uitvoeringstermijn Kalenderdagen: ………………………………………..… (voor 1/11/2014 voor de levering, installatie en integratie van de toestellen in het computernetwerk van de VMM)

6

Inlichtingen Opsomming van de onderaannemers met opgave van de naam van de firma, adres en contactpersoon:

7

Betalingen De betalingen zullen gebeuren op postrekening of op bankrekening. Nummer bankrekening (IBAN & BIC CODE) Benaming van de rekening Voor rekening van Pagina 22 van 82


8

Bijlagen In bijlage bij deze offerte zijn gevoegd: - Technisch dossier met de beschrijving van het voorstel en de antwoorden op de vragen van bijlage 2 bij het bestek.

9

Machtiging en handtekening De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door Zijn (hun) volmacht blijkt uit bijlage aan het Belgisch Staatsblad Nr. ................. van ......................…................................... (kopij in bijlage ………….).

Of De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door ………………………………… Zijn (hun) volmacht blijkt uit de akte van volmacht (kopij in bijlage ……………..…) neergelegd op (datum) .................................................................... bij (naam) ..................................................................................................... te (adres) .....................................................................................................

Door de ondertekening van deze offerte verklaart de inschrijver op zijn erewoord dat hij zich niet in één of meerdere van de uitsluitingsgevallen bevindt zoals bedoeld in zoals bepaald in Art. 61§1,1° tem 4° en §2, 5° en 6°van het KB1 en verbindt zich ertoe om, voorafgaand aan de gunning, bij het nazicht van de persoonlijke toestand door de aanbestedende overheid via de snelste middelen, en binnen de termijn aangeduid door de aanbestedende overheid, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Door de ondertekening van deze offerte aanvaard ik uitdrukkelijk alle voorwaarden van het bestek en zie ik af van eventuele andere bepalingen zoals eigen verkoopsvoorwaarden. Opgemaakt te (plaats) : Datum

:

Handtekening(en)

:

Naam

: Pagina 23 van 82


INVENTARIS GEVOEGD BIJ DE OFFERTE BESTEK VMM “MFT en Groot Formaat Printers”

PERCEEL 1 - MFT POST

OMSCHRIJVING

Type

Eenh.Prijs excl. BTW EUR

Aantal

1.1

Levering, installatie en integratie in het netwerk van 43 multifunctionele printers (diverse types)

FH

1

1.2

Prijs per Print

VH

2.376.000

Zwart/Wit 1.3

Prijs per Print Kleur

Prijs excl. BTW EUR

/jaar VH

516.000

/jaar

TOTAAL PERCEEL 1

Pagina 24 van 82

BTWtarief


PERCEEL 2 – GROOT FORMAAT PRINTERS

POST

OMSCHRIJVING

Type

Eenh.Prijs excl. BTW EUR

Aantal

2.1

Levering, installatie en integratie in het netwerk van 9 grootformaatprinters

FH

1

2.2

Prijs per m²

VH

8.000 m²

Prijs excl. BTW EUR

/jaar TOTAAL PERCEEL 2

TOTAAL BEDRAG OFFERTE EXCL. BTW

Opgemaakt te (plaats) Op datum van (datum)

Firmanaam

Naam en handtekening volmachtdrager(s)

Pagina 25 van 82

BTWtarief

Bijlage 2 - Specificaties

TECHNISCHE SPECIFICATIES

SLA Perceel 1 Deze technische bijlage is opgesteld als een SLA (service level agreement). Het document is als dusdanig opgesteld dat de inschrijver alle punten moet bevestigen als conform. Verantwoording is vereist zowel bij conformiteit als niet-conformiteit. Bij conformiteit kan bijvoorbeeld de procentuele afwijking meegegeven worden, de mogelijke bijkomende configuratie of parameterisering. Perceel 1 handelt over een printoplossing voor de Vlaamse Milieumaatschappij. De opdracht handelt niet alleen over het ter beschikking stellen van MFT’s maar ook over de beheersoftware, opleidingen, printerbeleid enz.

1 Multifunctionele toestellen. De Vlaamse Milieumaatschappij beschikt momenteel over alle locaties heen over 85 printers of MFT’s (multifunctionele printers). De VMM heeft een printerstudie uitgevoerd en concludeert dat dit huidige park onder zijn capaciteit draait. In dit bestek zal dan ook een optimalisatie van het printerpark uitgevoerd worden, zowel in het drastisch verminderen van het aantal machines, als in het afstemmen van de machines op de behoefte van de interne klanten. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst haar MFT park terug te brengen naar 43 aangepaste toestellen.

1.1

Aantal afdrukken

In de periode van 8 januari 2014 tot en met 15 februari 2014 werd een printstudie uitgevoerd. Hierin werden alle aanwezige MFT’s en printers gemonitord. Naast deze printstudie beschikt de VMMj over maandelijkse rapporten die uit het huidige ‘Uniflow’ systeem worden getrokken. De resultaten van beide studies liggen in dezelfde lijn. Als bijlage vindt u deze printstudie. Zoals hierboven reeds gesteld zijn dit de resultaten van één maand. De VMM heeft een EMAS registratie behaald, met het doel een EMAS certificatie te bekomen. Emas staat voor Eco-Management and Audit Scheme. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst daarom ook een besparing uit te voeren op het aantal afdrukken en wil het papierverbruik met 30% reduceren tegen 2020. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst zich echter te engageren voor een onmiddellijke besparing van 30 % aan afdrukken tegenover de gemeten waarden. Hierna treft u de beoogde aantallen: Aantallen per maand: Pagina 26 van 82


-

Zwart/wit afdrukken/kopieën : 198.000

-

Kleur afdrukken/kopieën : 43.000

Dit houdt in dat de Vlaamse Milieumaatschappij zich engageert voor een afname per jaar van

-

Zwart/wit afdrukken/kopieën : 2.376.000

-

Kleur afdrukken/kopieën : 516.000

Indien deze aantallen niet behaald worden of overschreden worden zal de verrekening kunnen gebeuren conform de betalingsclausule opgenomen in het administratief deel (Par 13).

1.2

Type machines

De Vlaamse Milieumaatschappij heeft beslist om enkel kleurenmachines uit te rollen. Verder wensen we ons te beperken tot 5 types machines, die allemaal hetzelfde uitzicht hebben en dezelfde bedieningsinterface. Deze machines moeten met dezelfde software werken en beschikken over een follow me systeem.

Type 1 toestel voor gemiddeld 5.000 pagina’s per maand Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Neen

Verantwoording

A4 kleuren MFT Printsnelheid 25 ppm zwart - wit / 25 ppm kleur* Functionaliteit: printen, scannen en kopiëren


Ja

A3 kleuren MFT Printsnelheid 25 ppm zwart - wit / 25 ppm kleur*

Pagina 27 van 82


Functionaliteit: printen, scannen, kopiëren en faxen Automatische documentinvoer voor 50 vellen 4 papierladen, 4 x 550 vellen* Manuele handinvoer voor 100 vellen* Interne afwerkingseenheid (sorteren, nieten) Analoge faxinterface


Ja

Neen

Verantwoording

A3 kleuren MFT Printsnelheid 35 ppm zwart - wit / 30 ppm kleur* Functionaliteit: printen, scannen, kopiëren en faxen Automatische documentinvoer voor 100 vellen single pass duplex scanner* 4 papierladen, 4 x 550 vellen* Manuele handinvoer voor 100 vellen* Interne afwerkingseenheid (sorteren, nieten van bundels tot 50 vellen en 500 vellen uitvoercapaciteit) Analoge faxinterface

Type 4 toestel voor gemiddeld 30.000 pagina’s per maand Pagina 28 van 82


Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Neen

Verantwoording

A3 kleuren MFT Printsnelheid 55 ppm zwart - wit / 50 ppm kleur* Functionaliteit: printen, scannen, kopiëren en faxen Automatische documentinvoer voor 100 vellen single pass duplex scanner* 4 papierladen, 4 x 550 vellen Manuele handinvoer voor 100 vellen* Interne afwerkingseenheid (sorteren, nieten van bundels tot 50 vellen en 500 vellen uitvoercapaciteit) Analoge faxinterface


Ja

A3 kleuren MFT Printsnelheid 75 ppm zwart - wit / 75 ppm kleur* Functionaliteit: printen, scannen, kopiëren en faxen Automatische documentinvoer voor 300 vellen single pass duplex scanner 4 papierladen, 2 x 550 A4/A3 vellen 2 x 1.100 A4 vellen

Pagina 29 van 82


Manuele handinvoer voor 100 vellen* *We beschouwen de aangeboden toestellen als conform wanneer de afwijking niet groter is dan 10% (in plus of min) van de opgegeven cijfers.

1.3

Algemene kenmerken van de MFT’s

Als multifunctioneel toestel dienen alle toestellen: Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Het gebruik van gerecycleerd papier toe te laten Nieuw en van recent fabricaat te zijn Te worden gevoed met een spanning van 230 V(± 10%) en een frequentie van 50 Hz. Volgens een digitaal procedé te werken Automatische aanvoer voor het verwerken van recto-verso originelen toe te laten De mogelijkheid te bieden om een ongelimiteerd aantal originelen in te scannen via de automatische documentaanvoer om ze daarna als één origineel af te drukken. Een scansnelheid te hebben die in dezelfde grootte orde ligt als de kopieersnelheid. A3, A4 en A5 papier te kunnen verwerken (tenzij anders gedefinieerd) Een zoombereik te hebben van 25% tot 400% Een scankwaliteit te hebben van minimum 600 x Pagina 30 van 82


600 dpi Een minimale afdrukkwaliteit te hebben van 1200 x 1200 dpi met 256 grijswaarden De mogelijkheid te bieden om tijdens de werking papier bij te vullen. De mogelijkheid te bieden om automatisch naar een andere lade (met hetzelfde papierformaat) over te gaan indien de actieve lade leeg is. Over een reset- energiespaar- onderbrekings- en stoptoets te beschikken. Verschillende diktes papier (80, 90, 120, 150 gram) en enveloppen te kunnen verwerken. Voorzien te zijn van een Nederlandstalig aanraakscherm met duidelijk overzicht van de verschillende functionaliteiten. Eventuele storingen in het Nederlands en/of grafisch weer te geven op het bedieningspaneel. Automatisch recto-verso te kopiëren zonder snelheidsverlies. Over minimum 2 universele lades te beschikken (A5 tot A3) waarbij handinvoer niet als lade beschouwd wordt (behalve bij type 1). Over een kopie herhalingstoets te beschikken van minimum 1 tot 999 Voorzien te zijn van PCL5e/PCL6 als printertaal. Een printerbord met harde schijf van minimum 35 Pagina 31 van 82


GB te hebben Een werkgeheugen van minimum 1 GB Over een UTP aansluiting via een interne netwerkkaart 10/100/1000 Mbps ethernet aansluiting te beschikken. Te beschikken over recente universele printerdrivers met Nederlandstalige interface voor Windows 2003/2008/2012 (alle versies), Windows XP, 7 en 8.x, Citrix presentation server 4.0, Citrix XenApp 6 en alle latere versies. De mogelijkheid te bieden om op de af te drukken documenten watermerken, datum en paginanummer toe te voegen. Printen vanaf mobile device via mail: vanop mobile device mail versturen naar intern e-mailadres. Op basis van dit e-mailadres wordt het document in de printqueue van de afzender geplaatst. Beschikbaarheidsgraad van het machinepark minimaal 97% * *Up-time = 100 x ((a x b) – c) / (a x b)) = uptime in % per 6 maanden a = aantal multifunctionele toestellen b = aantal werkuren in de desbetreffende periode (werkuren: 8 u tot 17 u) c = som van de “down time” (“down time” is de tijd dat een toestel volledig onbruikbaar is, te wijten aan technische incidenten die het bestuur niet vermijden kon. Het is de tijd die verstrijkt tussen het tijdstip dat het bestuur het probleem meldt en het tijdstip dat het toestel opnieuw operationeel is).

Pagina 32 van 82


Technische specificaties waaraan alle toestellen die met een analoge faxinterface uitgerust zijn , dienen te voldoen. Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

De mogelijkheid bieden om te faxen via de glasplaat of via de automatische aanvoer. Faxdocumenten rechtstreeks vanaf de pc kunnen versturen naar het toestel. Over een super G3 modem beschikken. De mogelijkheid bieden om binnenkomende faxen in het geheugen op te slaan. De mogelijkheid bieden om faxen beveiligd te ontvangen (de documenten worden opgeslagen in het geheugen en pas na inbreng van een paswoord afgedrukt). De mogelijkheid om gebruik te maken van verkorte nummers. De faxmodule moet vanop alle computers die in het netwerk zitten, kunnen gebruikt worden. Minimum 5 MFT’s moeten kunnen werken op éénzelfde faxbord Alle faxborden op eenzelfde locatie werken met hetzelfde faxnummer

Pagina 33 van 82


Technische specificaties waaraan alle toestellen die met een scanmodule uitgerust zijn dienen te voldoen (hieronder verstaan we “push-scan” van op het multifunctioneel toestel) Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Kunnen scannen via dezelfde netwerkaansluiting als deze van de printer. Een resolutie bieden tot 600 x 600 dpi zwart/wit en kleur zonder snelheidsverlies. Recto-verso kunnen scannen zonder snelheidsverlies (m.u.v. types 1 en 2) Zowel A4 als A3 kunnen scannen m.u.v. types 1 ( A4) Zowel vanaf de glasplaat als via de automatische invoer kunnen scannen. De mogelijkheid bieden om gescande documenten zonder verdere bewerking door te sturen naar een e-mailadres, een map op de bestandenserver, een gedeelde map op de Z-schijf en een G3 fax. De mogelijkheid bieden om gescande documenten in één bewerking naar distributiegroepen te sturen. De mogelijkheid bieden om gescande documenten een naam te geven. De mogelijkheid bieden om gescande documenten in verschillende formaten (PDF, TIFF, JPEG, …) te verzenden/op te slaan. Bij het verzenden van een gescand document moet het e-mailadres van de verzender (persoon die Pagina 34 van 82


ingelogd is) gebruikt worden. Voorzien zijn van een adresboek (minstens 1000 adressen). Een koppeling met Windows Active Directory (LDAP) te voorzien.

Specificaties voor het beheer van de toestellen op afstand. Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

De status van het toestel kunnen opvragen. (verbruiksartikelen, foutmeldingen, logs). Inhoud van de papierlades kunnen controleren. Melding van papierstoring ontvangen. Het kopie- en printverloop beheren. Het kunnen programmeren van het adresboek voor fax en e-mail. De beheerder van het toestel moet een boodschap op het scherm kunnen plaatsen zodat de eindgebruikers geïnformeerd zijn over de status van het toestel. De beheerder moet het toestel kunnen blokkeren van op afstand. De beheerder moet de tellerstanden van het toestel kunnen opvragen. De beheerder moet de toegangscodes kunnen

Pagina 35 van 82


beheren en de kredieten/limieten kunnen instellen De beheerder moet de mogelijkheid hebben om printopdrachten te onderbreken, terug te starten, van prioriteit te veranderen of te verwijderen. De mogelijkheid bieden tot schermovername (live overname van het bedieningspaneel).

Specificaties voor de “zelf controle” van de toestellen die in netwerk staan. Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

De technische dienst van de leverancier en de klant dienen automatisch gewaarschuwd te worden in geval van nood aan onderhoud. De technische dienst van de leverancier en de klant dienen automatisch gewaarschuwd te worden in geval van technische storing. De leverancier en de klant dienen automatisch te kunnen beschikken over de tellerstanden. De leverancier en de klant dienen automatisch te kunnen beschikken over de status van de tonervoorraad en zo nodig toner te (laten) leveren. De communicatie tussen de toestellen, de leverancier en de klant dient volautomatisch te gebeuren. Verschillende soorten rapportage dienen beschikbaar te zijn via het “zelfcontrole” softwarepakket.

Pagina 36 van 82


Milieukenmerken van de toestellen Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Printjobs in wachtrij automatisch wissen na 24 uren om zo papierverspilling te vermijden. De mogelijkheid om printjobs te wissen/wijzigen aan de machine om verspilling van papier te vermijden. Standaard recto-verso afdrukken om papier te besparen. Standaard zwart-wit afdrukken. Toestel na 15 minuten automatisch in slaapstand laten gaan om te besparen op het elektriciteitsverbruik. Typical Electricity Consumption (TEC) lager dan (zie per type) KWh/week Type 1: maximaal 1.5 kwh Type 2: maximaal 1.5 kwh Type 3: maximaal 1.5 kwh Type 4: maximaal 3.0 kwh Type 5: maximaal 6.0 kwh

1.4

Plaats en aantallen

De aantallen opgesomd in onderstaande lijst zijn een vermoedelijke hoeveelheid. Deze hoeveelheid zal niet meer dan 10 % afwijken in meer of min. Bijkomende of minder machines geven geen enkele aanleiding tot aanpassing van het aantal prints waarvoor de VMM zich engageert. Bijkomende of minder machines geven geen enkele aanleiding tot aanpassing van de prijs. Met andere Pagina 37 van 82


woorden aanpassingen binnen 10% in min of plus zijn in de prijs inbegrepen.

Pagina 38 van 82


Plaats

Type

Afwerking

Faxmodule

DDM pastorie gelijkvloers

Type 2

standaard

Ja

DDM 2de verdieping

Type 5

standaard

DDM 1ste verdieping

Type 3

standaard

DDM gelijkvloerse verdieping pantry

Type 3

standaard

Gasthuis gelijkvloers

Type3

standaard

Gasthuis 1ste verdieping

Type 4

standaard

Gasthuis 2de verdieping

Type4

standaard

Type 3

standaard

Ja

2de verdieping

Type 2

standaard

Ja

2de verdieping

Type 3

standaard

Type 1

standaard

Type 1

standaard

Type 1

standaard

Type 1

standaard

Type 1

standaard

Type 1

standaard

Ja

Conciergerie gelijkvloers

Type 3

performante scanner *

Ja

Kasteel rotonde -1

Type 3

standaard

Kasteel 1ste verdieping

Type 2

standaard

3de verdieping

Type 2

standaard

1ste verdieping

Type 2

standaard

Ja

Type 2

standaard

Ja

Aalst

Anna Bijns Antwerpen 6de verdieping AOW Brussel

AOW Herentals gelijkvloers AOW Ieper gelijkvloers AOW Kwaadmechelen gelijkvloers AOW Merelbeke gelijkvloers AOW Nieuwpoort gelijkvloers CBG Leuven 1ste verdiep Erembodegem

Ja

Hasselt

Herentals gelijkvloerse verdieping

Pagina 39 van 82


3de verdieping

Type 2

standaard

11de verdieping

Type 2

standaard

5de verdieping

Type 2

standaard

9de verdieping

Type 2

standaard

Labo 3de verdieping

Type 2

standaard

Labo 1ste verdieping

Type 2

standaard

2de verdieping

Type 2

standaard

gelijkvloerse verdieping

Type 3

standaard

3de verdieping

Type 2

standaard

4de verdieping

Type 3

standaard

1ste verdieping

Type 2

standaard

3de verdieping

Type 2

standaard

gelijkvloerse verdieping

Type 2

standaard

Ja

Labo OO 2de verdieping

Type 2

standaard

Ja

Onderhoudsdienst 1ste verdieping

Type 2

standaard

Ja

Buitendienst OO gelijkvloers

Type 3

standaard

Ja

Buitendienst OO 1ste verdieping

Type 4

standaard

Type 2

standaard

3de verdieping

Type 3

standaard

3de verdieping

Type 1

standaard

Tweede verdiep

Type 2

standaard

Aantal toestellen

43

Labo Antwerpen

Ja

LAK Gent

Ja

Mechelen

Oostende

RDRC Wilrijk gelijkvloerse verdieping VAC Leuven Ja

IRCEL

* Performante scanner: Op de dienst Boekhouding komen facturen toe in allerlei formaten. Het papiergewicht bedraagt soms maar 60 gram. Vaak zijn de facturen voorzien van rijen perforaties langs beide zijden. De klassieke scanners hebben regelmatig nogal wat moeite met dergelijke bladen. Een ander fenomeen dat we wensen te voorkomen is dat de scanner ook de achterzijde (algemene voorwaarden) van de factuur doorscant. Wij wensen deze machine uit te rusten met een scanner die deze problemen voorkomt. Pagina 40 van 82


1.5

Adressenlijst

Kasteel

Alfons Van de Maelestraat

9320

Erembodegem

kelderverdieping

96

Conciergerie

Orangeriestraat

Geen lift

+1 9320

Erembodegem

Gelijkvloerse

Geen lift

verdieping Dr. De Moor

Dr. De Moorstraat 24 - 26

9300

Aalst

Gelijkvloerse

Lift

verdieping, eerste

aanwezig

en tweede verdieping Gasthuis

Gasthuisstraat 42

9300

Aalst

Gelijkvloerse

Lift

verdieping, eerste

aanwezig

en tweede verdieping Anna-Bijns (4)

Lange Kievitstraat 111 - 113

2018

Antwerpen

de

6 verdieping

bus 64 AOW Brussel

Koning Albert II-laan 20, bus

Graaf De

16

Lift aanwezig

1000

Brussel

de

2 verdieping

Lift aanwezig

Ferrarisgebouw AOW Herentals

Collector

2200

Herentals

Molenweg 12

Geen lift

verdieping

Aarschotseweg 29 AOW Ieper (1)

Gelijkvloerse

8900

Ieper

Gelijkvloerse

Geen lift

verdieping AOW

Dijkstraat

3945

Kwaadmechelen

Kwaadmechelen AOW Merelbeke

Gelijkvloerse

Geen lift

verdieping Van Gansberghelaan

9090

Merelbeke

Gelijkvloerse

Geen lift

verdieping AOW Nieuwpoort

Toevluchtsweg 6

8620

Nieuwpoort

(1) CBG Leuven (3)

Gelijkvloerse

Geen lift

verdieping Terbankstraat 22

3000

Leuven

Eerste verdieping

Lift aanwezig

Pagina 41 van 82


Hasselt (3)

Herentals (4)

Dienst Lucht

De Schiervellaan 7

Belgiëlaan 6

Kronenburgstraat 45 bus B3

3500

2200

2000

Hasselt

Herentals

Antwerpen

Antwerpen LAK Gent (2)

Raymonde De La Rochelaan

9000

Sint Denijs Westrem

1

Eerste en derde

Lift

verdieping

aanwezig

Gelijkvloerse en

Lift

derde verdieping

aanwezig

de

de

5 , 9 en 10

de

Lift

verdieping

aanwezig

Gelijkvloerse ,

Lift

eerste, tweede,

aanwezig

derde en vierde verdieping Mechelen (4)

Van Benedenlaan 34

2800

Mechelen

Gelijkvloerse ,

Lift

eerste, tweede,

aanwezig

derde en vierde verdieping Oostende * (1)

RDRC Wilrijk

Zandvoordestraat 375

Vuurkruisenplein 20

8400

2000

Oostende

Antwerpen

Gelijkvloerse en

Lift

eerste verdieping

aanwezig

Gelijkvloerse

Geen lift

verdieping VAC Leuven (3)

Diestsepoort 6 bus 73

3000

Leuven

de

6 verdieping

Lift aanwezig

Ircel Brussel

Kunstlaan 10 - 11

1210

Sint-Joost-ten-Noode (Brussel)

de

3 verdieping

Lift aanwezig

*De locatie Oostende behelst 3 gebouwen. In het labo en de buitendienst zijn liften aanwezig, in de onderhoudsdienst niet. Hier komt de MFT op de eerste verdieping.

1.6

Rapportering

De Vlaamse Milieumaatschappij wenst een rapporteringstool, waarbij automatisch periodieke rapporten met betrekking tot het aantal afdrukken/kopieën gegenereerd worden. De rapporten moeten tot op gebruikersniveau kunnen ingesteld worden. Deze tool stelt ons in staat om zelf een aantal rapporten te genereren. Volgende rapporten zullen aangemaakt worden door de inschrijver:

1. Maandrapport van alle toestellen inclusief kosten Pagina 42 van 82


2. Jaarrapport van alle toestellen inclusief kosten 3. Maandrapport per afdeling inclusief kosten 4. Jaarrapport per afdeling inclusief kosten 5. Maandrapport per dienst inclusief kosten 6. Jaarrapport per dienst inclusief kosten 7. Maandrapport per buitendienst inclusief kosten 8. Jaarrapport per buitendienst inclusief kosten 9. Top 10 meest gebruikte toestellen 10. Maandrapport van alle opgetreden storingen/oproepen (per machine) 1.6.1

Rapportering voor EMAS opvolging:

Deze rapportering gebeurt in functie van het papierverbruik op maandelijkse basis en maakt een jaartotaal op 31 december om 24:00 uur. Hier dienen enkel aantallen weergegeven.

#bladen A4 #bladen A3 #ZW Print+kopie Print+kopie prints

#kleur prints

#kleur

# kleur /totaal # #ZW prints

kopies

# kleur

kopies

/totaal #

# scans

kopies

Per locatie** Per afdeling * Heel VMM **Locaties zijn weergegeven in het hoofdstuk adressenlijst *Afdelingen Vlaamse Milieumaatschappij:

1. Afdeling Rapportering Water 2. Afdeling Ecologisch Toezicht 3. Afdeling Economisch Toezicht 4. Afdeling Operationeel Waterbeheer Pagina 43 van 82


5. Afdeling Lucht, Milieu en Communicatie 6. Afdeling Algemene Zaken 7. Afdeling Kennisbeheer Buitendiensten Vlaamse Milieumaatschappij*:

1. Buitendienst IJzer, Leie en Brugse Polders 2. Buitendienst Bovenschelde, Gentse Kanalen en Dender 3. Buitendienst Demer, Dijle en Maas 4. Buitendienst Nete en Benedenschelde *in de adressenlijst is weergegeven welke locaties tot welke buitendienst behoren conform de nummering hierboven. Diensten Vlaamse Milieumaatschappij;

1. Dienst Meetnet Oppervlaktewater 2. Dienst Meetnet Afvalwater 3. Dienst Laboratorium 4. Dienst Sturing Rapportering Water 5. Dienst Milieuvergunningen 6. Dienst Uitbouwen beheer Saneringsinfrastructuur 7. Dienst Gegevensbeheer Saneringsinfrastructuur 8. Dienst Ecologisch Toezicht 9. Dienst Heffingen 10. Dienst Economisch Toezicht Infrastructuur en middelen 11. Dienst Kostenaanrekening Doelgroepen 12. Dienst Onbevaarbare Waterlopen 13. Dienst Lokaal Waterbeheer 14. Dienst Grondwaterbeheer 15. Dienst Hoogwaterbeheer 16. Dienst Investeringen en Renovaties Pagina 44 van 82


17. Dienst Lucht 18. Dienst Milieurapportering 19. Dienst Internationaal Milieubeleid 20. Dienst Externe Communicatie 21. Dienst Personeel 22. Dienst Middelen 23. Dienst Juridische Zaken 24. Dienst Interne Communicatie 25. Dienst Informatica Rapportering Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Voorgeprogrammeerde rapporten Mogelijkheid om zelf rapporten in te stellen Mogelijkheid om rapport in te stellen tot gebruikersniveau Rapport van alle storingen/oproepen gemeld door helpdesk of het systeem

1.7

Call afhandeling

De Vlaamse Milieumaatschappij heeft een eigen helpdesk. Deze helpdesk is enkel tijdens de kantooruren bemand, van 8:00 uur tot 17:00 uur (m.u.v. vrijdag tot 16.00u) in verlofperiodes en de dag voor een feestdag van 8:00 uur tot 16:00 uur. De helpdesk is het enige contactpunt voor oproepen van interne klanten. De helpdesk is het enige contactpunt voor de externe IT-leveranciers en dienstverleners. De helpdesk van de Vlaamse Milieumaatschappij zal instaan voor de eerste lijn ondersteuning van de interne klanten. Pagina 45 van 82


Bevestigingsmails van oproepen, bestellingen, leveringen en interventies dienen per mail te geschieden aan de helpdesk van de Vlaamse Milieumaatschappij op het e-mailadres [email protected]

Call afhandeling Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

We gaan akkoord met voorgesteld contactpunt

1.8

Onderhoud en interventie

Omdat de Vlaamse Milieumaatschappij haar printerpark sterk heeft gereduceerd, is de beschikbaarheid van de toestellen des te belangrijker. Wij verwachten dat de onderstaande dienstverlening gegarandeerd wordt tijdens de normale werkdagen en kantooruren. Werkdagen: van maandag tot donderdag vanaf 8:00 u tot 17:00 uur, vrijdag van 8.00 tot 16.00u. Gesloten op zaterdag, zondag en op feestdagen (inclusief 11 juli en 15 november). De Vlaamse Milieumaatschappij neemt geen brugdagen. Gesloten tussen Kerst en Nieuwjaar.

Onderhoud en interventie bij storingen Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Reactietijd ≤ 1 uur * interventietijd (herstelling, tussenkomst) ≤ 4 uur ** Oplostijd ≤ 24 uur *** Log oproepen ****

*Reactietijd: bevestiging van oproep per mail aan helpdesk VMM. De oproepen kunnen zowel van het systeem zelf of van helpdesk VMM komen. **Interventietijd: binnen de 4 uur na de oproep (door helpdesk of het systeem) wordt de status van de Pagina 46 van 82


machine weergegeven en wordt een prognose gegeven wanneer de machine terug operationeel zal zijn (maximum 24 uur na oproep) ***Oplostijd: Het defect aan de machine moet binnen de 24 uur na oproep hersteld zijn. Indien dit niet mogelijk is, zal de inschrijver een vervangmachine plaatsen binnen de 48 uur (na de oproep) en zonder bijkomende kosten voor de VMM. Wanneer aan bovenstaande oplostijden niet wordt voldaan zal een proces-verbaal worden opgesteld zoals voorzien in Par. 11.1 van het administratief deel. ****Log oproepen: alle oproepen dienen gelogd te worden met uur van oproep (e-mail helpdesk/systeem), foutmelding, beschrijving interventie en uur van oplossing. Interventie- en oplostijden worden opgeschort gedurende weekends en op verlofdagen. De oplostijd begint opnieuw te lopen de eerstvolgende werkdag na een weekend of verlofdag om 8.00u.

1.9

Printbeleid

De Vlaamse Milieumaatschappij heeft een printbeleid opgesteld om de interne klanten te sensibiliseren en hen via instellingen op de machines actief bij te staan bij de uitvoering van dit printbeleid. Het printbeleid moet dus als standaard instelling geïmplementeerd worden op de machines en in de printdriver.

Printbeleid Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Recto-verso als standaard Resetten van aangepaste instellingen* E-mail standaard in zwart-wit** Conceptdocumenten in zwart-wit*** Instellen printvolumes**** Boodschappen op display***** De mogelijkheid tot beveiligd printen te bieden (een bestand wordt pas uitgeprint op het moment dat de gebruiker de correcte code ingeeft op het bedieningspaneel van het toestel). Pagina 47 van 82


De printopdracht dient de gebruiker te volgen.

*Indien de gebruiker instellingen aanpast , zullen deze na iedere print-job verwijderd worden, zodat telkens naar de standaard waarde wordt teruggekeerd.

**E-mail zal standaard in zwart-wit afgedrukt worden. E-mail in kleur afprinten is nog mogelijk, maar mits uitvoering van een aantal additionele stappen op de machine zelf.

***Concept documenten kunnen enkel in zwart-wit afgedrukt worden. Enkel definitieve documenten kunnen, indien nodig, in kleur geprint worden. Het toestel zal het type document kunnen herkennen op basis van de naamgeving.

****Het afdrukken in kleur wordt beperkt door het toekennen van printvolumes. Deze quota kunnen van elkaar verschillen en kunnen makkelijk ingesteld worden door de beheerder.

*****Sensibilisering via boodschappen op het printscherm van de MFT. Bijvoorbeeld: deze opdracht heeft “X euro” gekost. De boodschappen kunnen ook gebruikt worden om een positieve concurrentie tussen verschillende gebruikersgroepen te bewerkstelligen. Bijvoorbeeld, deze maand heeft u “X ton CO2 “ bespaard tegenover vorige maand.

1.10 Opleidingen De Vlaamse Milieumaatschappij wenst dat alle gebruikers de toestellen optimaal kunnen gebruiken. Hiervoor wensen we dat er twee soorten opleidingen gegeven worden. Een korte gebruiksopleiding bij de uitrol van ieder toestel (maximaal 30 minuten uitleg) aan de aanwezigen ter plaatse. Een tweede opleiding is een uitgebreide gebruikersopleiding die gegeven wordt voor een grotere groep gebruikers. Deze opleiding zal doorgaan in een auditorium of grote vergaderzaal één of meerdere keren per locatie (zie tabel). Er zal gebruik gemaakt worden van een Nederlandstalige PowerPoint presentatie, aan te leveren door de inschrijver. Er zal een Nederlandstalige handleiding aangeleverd worden door de inschrijver die op het Kennisnet van de VMM zal geplaatst worden. Eveneens zal de inschrijver posters voorzien waarop de belangrijkste functies zijn weergegeven. Deze dienen bij de uitrol van de machines in de onmiddellijke omgeving van de MFT’s opgehangen te worden. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst dat in deze tweede opleiding meer meegegeven wordt dan alleen maar het basisgebruik van de MFT’s. Wij wensen dat onder andere bijkomende en diepgaandere informatie gegeven wordt over naamgeving documenten, opslaan documenten, … alsook milieubewustmaking i.v.m. gebruik MFT’s en het printbeleid van de VMM. Deze laatste informatie zal worden aangeleverd door de VMM aan de Pagina 48 van 82


inschrijver. In totaal zal opleiding gegeven worden aan 1000 gebruikers op verschillende locaties van de VMM. In onderstaande tabel worden het aantal opleidingen weergegeven met hun locatie: Naam

Adres

Postnr.

Gemeente

Aantal opleidingen

Kasteel

Alfons Van de

9320

Erembodegem

2

Maelestraat 96 Conciergerie

Orangeriestraat

9320

Erembodegem

Dr. De Moor

Dr. De Moorstraat 24 –

9300

Aalst

3

26 Gasthuis

Gasthuisstraat 42

9300

Aalst

Anna-Bijns (4)

Lange Kievitstraat 111 -

2018

Antwerpen

1

1000

Brussel

3

2

113 bus 64 AOW Brussel

Koning Albert II-laan 20,

Graaf De

bus 16

Ferrarisgebouw AOW Herentals

Aarschotseweg 29

2200

Herentals

AOW Ieper (1)

Molenweg 12

8900

Ieper

AOW

Dijkstraat

3945

Kwaadmechelen

AOW Merelbeke

Van Gansberghelaan

9090

Merelbeke

AOW Nieuwpoort

Toevluchtsweg 6

8620

Nieuwpoort

CBG Leuven (3)

Terbankstraat 22

3000

Leuven

Hasselt (3)

De Schiervellaan 7

3500

Hasselt

Herentals (4)

Belgiëlaan 6

2200

Herentals

Kwaadmechelen

(1)

2

Pagina 49 van 82


Dienst Lucht

Kronenburgstraat 45

Antwerpen

bus B3

LAK Gent (2)

Raymonde De La

2000

Antwerpen

2

9000

Sint Denijs

4

Rochelaan 1

Westrem

Mechelen (4)

Van Benedenlaan 34

2800

Mechelen

2

Oostende * (1)


8400

Oostende

3

RDRC Wilrijk

Vuurkruisenplein 20

2000

Antwerpen

VAC Leuven (3)


3000

Leuven

2

Ircel Brussel

Kunstlaan 10 - 11

1210

Sint-Joost-ten-

1

Node (Brussel)

In totaal zullen er 27 opleidingen gegeven worden.

Opleidingen Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Opleiding bij uitdraai machines Uitgebreide opleiding(en) per locatie

1.11 Installatie On-Site De aannemer staat in voor het transport, installatie en operationeel brengen in het netwerk van de VMM van de MFT’s op de verschillende locaties. De MFT’s moeten ingesteld worden op DHCP. Door middel van adresreservatie op het MAC-adres van de netwerkkaart van de MFT’s wordt een IP-adres bedeeld. Bij vervanging van het toestel dient de netwerkkaart behouden te blijven en bij vervanging van de netwerkkaart dient de VMM ingelicht te worden teneinde de reservatie te kunnen aanpassen. De IP-adressen zijn adressen in de range 10.xxx.x.200 tem. 10.xxx.x.254, waarbij x een buitendienst aanduidt. De exacte IP-adressen zullen ten tijde van de installatie en configuratie van de beheerserver en de MFT’s door de VMM gegeven worden.

Pagina 50 van 82


Installatie On-site Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Transport en installatie + test bij uitdraai Gaan akkoord met voorgestelde werkwijze

1.12 Herkenbaarheid Ieder toestel moet een unieke naam hebben (gegeven door het bestuur) en deze dient vermeld te worden op het toestel. Deze naam wordt gebruikt bij alle communicatie over dit toestel, ook op de facturen.

Herkenbaarheid Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Gaat akkoord met naamgeving en gebruik

1.13 Aansluiting op het netwerk De VMM wenst alle MFT’s als netwerkprinter aan te sluiten, ze moeten daarom voorzien zijn van een netwerkkaart die minimaal TCP/IP en IPP (Internet Printing Protocol) ondersteunt. De aannemer staat ook in voor het leveren van de UTP-kabel om de aansluiting te realiseren. Omschakeling naar eventuele toekomstige standaarden/of netwerkomgevingen moeten probleemloos en zonder bijkomende kosten door de verhuurder worden gerealiseerd. Aansluiting op het netwerk Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Gaat akkoord met voorgestelde werkwijze

1.14 Aanloggen op de MFT De gebruikers dienen aan te loggen op de MFT via een vijf-cijfercode. Deze code is per gebruiker individueel opgenomen in een veld binnen Active Directory. De software dient dus een real-time bevraging te doen op Pagina 51 van 82


Active Directory om dit veld uit te lezen of importeert deze gegevens op regelmatige tijdstippen. Deze code moet bruikbaar zijn op alle MFT’s.

Aanloggen op de MFT Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


2 Beheeraspecten 2.1

Beheerserver

De aannemer staat in voor het onderhoud en beheer van alle MFT’s via één centrale, in Aalst geplaatste virtuele beheerserver. De aannemer geeft de specificaties op waaraan de virtuele machine moet voldoen. Indien het een Windows operating systeem betreft, wordt de Windows licentie door de VMM aangeleverd. De aannemer garandeert een feilloze werking van zijn product op de hardware en het besturingssysteem en staat in voor het onderhoud van het besturingssysteem en het beheer van de toepassing. De VMM installeert op al haar Windows servers Trend Micro anti virus software.

Beheerserver Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


2.2

Back-up en restore van de server en de MFT’s

De aannemer staat in voor het opzetten van een back-up van de configuratie van de toestellen naar een netwerkshare. Deze back-up zal door het globale back-up mechanisme van de VMM meegenomen worden. De aannemer kan het terugplaatsen van de configuratie van een bepaalde dag aanvragen. De aannemer staat in voor het grondig uittesten van het back-up en restore mechanisme en levert hiervan de nodige bewijzen.

Back-up en restore van de server en de MFT’s Pagina 52 van 82


Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


2.3

Onderhoud van de beheerserver en printerserver

De aannemer staat in voor het applicatiebeheer van de beheerserver, het beheer van de printserver(s) en de MFT’s. Dit beheer kan door de aannemer verricht worden vanuit een remote locatie. De VMM stelt hiervoor een beveiligde VPN-verbinding (SSL/VPN) ter beschikking. Indien een on-site interventie vereist is, kan deze in samenspraak met de VMM gepland en uitgevoerd worden. Indien het een Windows sturingssysteem betreft zullen de Microsoft updates via WSUS automatisch geïnstalleerd worden. Voor de beheerserver en printserver(s) dienen de termijnen, zoals beschreven in het hoofdstuk ‘Onderhoud en interventie’ van dit bestek gerespecteerd te worden. De MFT’s zijn volledig beheer- en configureerbaar vanuit de centrale beheerserver.

Onderhoud van beheers en printserver Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Printerconcept bij de VMM: printen naar netwerk printer via centrale printserver In het huidige printerconcept wordt de printopdracht over het netwerk gestuurd naar de centrale printserver. Vervolgens logt de gebruiker aan op de machine van zijn keuze en de printopdracht wordt van de centrale printserver naar de desbetreffende MFT gestuurd. De universele printer wordt via citrix policies naar elk werkstation gepusht. Deze driver stuurt de printjob naar de centrale printserver van waar de printopdrachten verdeeld worden naar de toestellen na aanloggen. De dataoverdracht van printserver naar MFT gebeurt op een bandbreedte efficiënte manier.

Printconcept bij VMM Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Pagina 53 van 82



Onderhoud van de MFT’s* Bij problemen (toner low, paper jam, …) stuurt de MFT de nodige informatie door naar de beheerserver zodat de aannemer onmiddellijk de nodige stappen ter herstelling kan ondernemen. De helpdesk van de VMM moet ook op de hoogte gebracht worden, zodat eventuele meldingen van de gebruikers naar de helpdesk correct beantwoord kunnen worden. De eindgebruiker dient alle problemen te melden aan de helpdesk van de VMM. Deze zal alle, nog niet automatisch gemelde problemen, doorsturen naar de aannemer. De aannemer staat in voor het opzetten van een centraal meldingspunt tijdens de kantooruren. Dit centrale meldingspunt kan bereikt worden via e-mail en telefoon. In alle gevallen van melding staat de aannemer in voor het snel oplossen van het probleem binnen de vooropgestelde SLA’s. De VMM stelt de helpdesk mailbox ([email protected]) ter beschikking voor alle meldingen rond de MFT’s. De aannemer zal instaan voor de verwerking van deze meldingen en voor de terugkoppeling naar helpdesk die op haar beurt zal terugkoppelen naar de eindgebruiker. *Zie eveneens hoofdstukken: Call afhandelingen en onderhoud en interventie

Onderhoud MFT’s Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Configuratie van het printerpark De aannemer staat in voor de installatie van de stuurprogramma’s voor de MFT’s voor verschillende besturingssystemen, voor het aanmaken van de print-queues op de printserver(s) en het publiceren van de printers in Windows Active Directory. Hiertoe zal de VMM de aannemer een serviceaccount ter beschikking stellen waarmee de MFT’s aan het Windows Domein kunnen toegevoegd worden. De aannemer zal de door de VMM aangeleverde benaming hanteren en er tevens voor zorgen dat de naam op het digitaal bedieningsscherm weergegeven wordt. De aannemer staat in voor een uniforme configuratie van de MFT’s op alle locaties. Alle MFT’s moeten op Pagina 54 van 82


dezelfde wijze geconfigureerd worden wat betreft toewijzing van lades, recto-verso mogelijkheden, ZW/kleurprofielen, nieten, bundelen, …

Configuratie van het printerpark Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Netwerkgebruik

2.4

De VMM is, hoewel verspreid over verschillende locaties in Vlaanderen, op informatica-technisch vlak zeer gecentraliseerd op de hoofdsite in Aalst. Alle sites van de VMM zijn verbonden d.m.v. een WAN. De centrale beheerserver moet optimaal geconfigureerd worden zodat hij op een performante en een voor andere gebruikers niet-hinderende manier kan gebruikt worden in de WAN van de VMM. De WAN van de VMM is verdeeld in verschillende VLAN’s waarvan één toegewezen wordt aan printverkeer. Alle bureautica toepassingen worden centraal aangeboden via XenDesktop/XenApp terwijl de MFT’s lokaal op de buitendiensten staan. Het printverkeer tussen de MFT’s en XenDesktop/XenApp moet optimaal geconfigureerd worden naar netwerkbelasting toe. De aannemer moet bijgevolg voorzien in een volledige ondersteuning van zijn producten op Citrix-XenDesktop en XenApp.

Netwerkgebruik Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

We hebben kennis genomen van het netwerk technische aspect Onze toepassing werkt via Citrix-XenDesktop en XenApp

Stuurprogramma’s

2.5

De aannemer garandeert dat de MFT’s gecertificeerde stuurprogramma’s hebben voor de volgende besturingssystemen:



Windows XP Professional (Nederlands en Engels) Pagina 55 van 82




Windows 7 (x32/x64 bit)



Windows 8/8.x



Windows 2003 Server (alle versies, inclusief Terminal Services)



Citrix Presentation Server 4.0



Linux (SLES, RHEL, debian en Ubuntu)



Windows 2008 Server (alle versies)






Alle Windows client en serverbesturingssystemen recenter dan deze hier opgesomd.

De aannemer stelt gedetailleerde informatie betreffende de stuurprogramma’s (noodzakelijk voor sommige maattoepassingen die aangepast dienen te worden) ter beschikking, documentatie over hoe de printers via PCL kunnen aangestuurd worden (nodig voor maatsoftware onder Unix), assistentie bij het aanpassen van de Unixconfiguratie/PCL-aansturing. De aannemer zal ervoor zorgen dat de versie van het stuurprogramma, de firmwares en de opties voor alle MFT’s gelijk lopen. Als een bepaalde functionaliteit een versieverhoging van een stuurprogramma of firmware vereist, zal dit geëvalueerd worden door de VMM en na positieve evaluatie gratis doorgevoerd worden op alle MFT’s door de aannemer. De aannemer zal instaan voor de installatie van een PCL-stuurprogramma voor de MFT’s. Indien noodzakelijk voor de correcte werking van een toepassing moet een PS-driver geïnstalleerd worden; binnen de VMM wordt momenteel gewerkt met PCL. De aannemer zal instaan voor de installatie van de stuurprogramma’s op andere servers dan de centrale beheerserver.

Stuurprogramma’s Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Pagina 56 van 82


2.6

Beheerstool

Het factureren gebeurt op basis van reële tellerstanden. De verhuurder moet een flexibel systeem voorstellen om de tellerstanden te verzamelen. Het moet mogelijk zijn de toestellen die aangesloten zijn op het netwerk te benaderen via beheersoftware om zo de tellerstanden te verzamelen. Verder moeten de toestellen uitgerust zijn met een codesysteem of extra hardware die het mogelijk maakt om kopieën toe te wijzen aan individuele gebruikers. Maandelijks moeten per toestel ook cijfers ter beschikking gesteld worden om de beschikbaarheid en defecten van de toestellen te kunnen opvolgen en controleren. Zie ook het hoofdstuk Rapporten. Het beheer van tellerstanden zou louter IP-based (liefst Web-based zelfs) mogen zijn.

Beheerstool Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


3 Algemeen 3.1

Voorraad

De inktpatronen moeten origineel zijn en na gebruik effectief gerecycleerd worden. De patronen bevatten geen gevaarlijke stoffen zoals cadmium en kankerverwekkende stoffen. De verpakking van de inktpatronen moet in gerecycleerd karton zijn. Levering van inktpatronen en andere gebruiksartikelen gebeurt automatisch. Bij de uitrol van de machines zal per locatie een beperkte voorraad ter beschikking gesteld worden. Wanneer de inktpatroon in de machine is opgebruikt waarschuwt de machine de leverancier en bezorgt deze automatisch de nodige inktpatronen. De machine geeft een boodschap enkel wanneer de inktpatroon dient vervangen te worden. De leverancier houdt er rekening mee dat er steeds voorraad aanwezig is.

Voorraad Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Pagina 57 van 82


3.2

Afvalstoffen

Alle verpakkingsafval dat voorkomt bij de installatie van de toestellen wordt door de verhuurder kosteloos teruggenomen. Alle afvalstoffen die bij herstelling en onderhoud vrijkomen, worden door de verhuurder kosteloos teruggenomen. Op het einde van de overeenkomst worden alle toestellen door de verhuurder, volgens een met de VMM afgesproken planning, kosteloos weggehaald. Indien het weghalen van de toestellen niet volgens de planning gebeurt, heeft de VMM het recht de toestellen zelf te verwijderen. De kosten hiervan zullen worden afgetrokken van de laatste factuur. De leverancier zorgt voor het ophalen van de verbruikte gebruiksartikelen zelfs al mogen de lege recipiënten bij het PMD afval gedumpt worden. Deze worden verzameld op één centrale plaats. Het ophalen gebeurt op afroep. Na het ophalen bezorgt de ophaler een ‘certificaat van vernietiging en recyclage van toners’.

Afvalstoffen Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Pagina 58 van 82


SLA Perceel 2 Deze technische bijlage is opgesteld als een SLA (service level agreement). Het document is als dusdanig opgesteld dat de inschrijver alle punten moet bevestigen als conform. Verantwoording is vereist zowel bij conformiteit als niet-conformiteit. Bij conformiteit kan bijvoorbeeld de procentuele afwijking meegegeven worden, de mogelijke bijkomende configuratie of parameterisering. Perceel 2 handelt over een grootformaatprintoplossing voor de Vlaamse Milieumaatschappij. De opdracht handelt niet alleen over het ter beschikking stellen van grootformaatprinters maar ook over de beheersoftware, opleidingen, printerbeleid enz. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst over een milieuvriendelijk grootformaatprinterpark te beschikken. Het gebruik van FSC-gecertificeerde en gerecycleerde papiersoorten draagt dan ook onze voorkeur. Aangezien sommige prints ook buiten gebruikt worden, dienen deze prints waterbestendig te zijn zonder voorof nabehandeling.

4 Grootformaatprinters en scanning De Vlaamse Milieumaatschappij beschikt momenteel over alle locaties heen over 15 grootformaatprinters. In dit bestek zal dan ook een optimalisatie van het grootformaatprinterpark uitgevoerd worden, zowel in het drastisch verminderen van het aantal machines, als in het afstemmen van de machines op de behoefte van de interne klanten. Naast de traditionele toepassingen GIS en Autocad wenst de Vlaamse Milieumaatschappij deze printers ook in te zetten om interne communicatie documenten (posters en aankondigingen) te printen. Het gebruik van verschillende papiersoorten en papierdiktes verdient dan ook aandacht. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst haar grootformaatprinterpark terug te draaien naar 9 aangepaste toestellen.

4.1

Aantal afdrukken

Uit de tabel van verrekening van de huidige grootformaatprinters, blijkt dat er 8.400 m² papier verbruikt wordt per jaar. De VMM heeft een EMAS registratie behaald, met het doel een EMAS certificatie te bekomen. EMAS staat voor Eco-Management and Audit Scheme. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst daarom ook een besparing uit te voeren op het aantal m² en wil het papierverbruik met ongeveer 5% reduceren tegen 2020.

Dit houdt in dat de Vlaamse Milieumaatschappij zich engageert voor een verbruik per jaar van Pagina 59 van 82


-

m² : 8.000

Indien deze aantallen niet behaald worden of overschreden worden zal de verrekening kunnen gebeuren conform de betalingsclausule opgenomen in het administratief deel (Par 13).

Type machines

4.2

De Vlaamse Milieumaatschappij heeft beslist om 3 types grootformaatprinters uit te rollen. 

Type 1: grootformaatprinter standaard



Type 2: grootformaatprinter met standaard scanner



Type 3: grootformaatprinter met scanner die toelaat om de scan te bewerken

Deze machines dienen allen hetzelfde uitzicht te hebben en dezelfde bedieningsinterface. Deze machines moeten met dezelfde software werken en beschikken over een follow me systeem (aanloggen).

Type 1 grootformaatprinter Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Grootformaatprinter kleur tot 42” Toner technologie Snelheid: 120/A0 per uur zwart-wit zowel als in kleur Rol-opties: basis 2 rollen, uitbreidbaar met extra rollen (in hetzelfde toestel) Uitvoer: bovenaan + achteraan Printen op polyester, tyvek en kleeffilm. Papierdikte 60 – 160 gr. Printresolutie van 600 dpi Papiercapaciteit: Rollen van 200 meter dienen

Pagina 60 van 82


geladen te kunnen worden. Met automatische rolselectie Printergeheugen minimaal 4 Gb Ram HDD minimaal 2 x 500 Gb Inbox printing

Type 2 grootformaatprinter met standaard scanner Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Grootformaatprinter kleur tot 42” Toner technologie Snelheid: 120/A0 per uur zwart-wit zowel als in kleur Rol-opties: basis 2 rollen, uitbreid baar met extra rollen (in hetzelfde toestel) Uitvoer: bovenaan + achteraan Printen op polyester, tyvek en kleeffilm. Papierdikte 60 – 160 gr. Printresolutie van 600 dpi Papiercapaciteit: Rollen van 200 meter dienen geladen te kunnen worden. Met automatische rolselectie Printergeheugen minimaal 4 Gb Ram HDD minimaal 2 x 500 Gb Pagina 61 van 82


Inbox printing Kleurenscanner – camera scanner Scanner display in Nederlandse taal Automatische uitbelichting: De gescande beelden dienen automatisch door de scanner bijgewerkt/uitbelicht te worden. Scanresolutie: tot 600 dpi Scansnelheid: Minimaal zwart-wit: 5,0 meter / minuut; kleur: 3,0 meter / minuut. Scanformaat: TIFF ccitt Group4, PDF (PDF/A), JPEG, Multipage TIFF en PDF/A, Cals, compressed PDT/A Scanbestemming: Naar Controller, FTP, SMB Breedte / lengte originelen: Minimaal 200 – 916 millimeter / 200 millimeter – 16 meter Dikte originelen: tot minimaal 15,0 millimeter Schaalbepaling: 10 – 100% in stappen van 0,10% Preconfiguraties voor regelmatig terugkerende scanen kopieeropdrachten: Instellingen dienen opgeslagen te worden in vooraf gedefinieerde Templates. Dit voor zowel kopie- als printopdrachten.

Type 3 grootformaatprinter met scanner die toelaat om de scan te bewerken Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Pagina 62 van 82


Grootformaatprinter kleur tot 42” Toner technologie Snelheid: 120/A0 per uur zwart-wit zowel als in kleur Rol-opties: basis 2 rollen, uitbreid baar met extra rollen (in hetzelfde toestel) Uitvoer: bovenaan + achteraan Printen op polyester, tyvek en kleeffilm. Papierdikte 60 – 160 gr. Printresolutie van 600 dpi Papiercapaciteit: Rollen van 200 meter dienen geladen te kunnen worden. Met automatische rolselectie Printergeheugen minimaal 4 Gb Ram HDD minimaal 2 x 500 Gb Inbox printing Kleurenscanner – camera scanner Scanner display in Nederlandse taal Automatische uitbelichting: De gescande beelden dienen automatisch door de scanner bijgewerkt/uitbelicht te worden. Scanresolutie: tot 600 dpi Scansnelheid: Minimaal zwart-wit: 5,0 meter / Pagina 63 van 82


minuut; kleur: 4,0 meter / minuut. Scanformaat: TIFF ccitt Group4, PDF (PDF/A), JPEG, Multipage TIFF en PDF/A, Cals, compressed PDT/A Scanbestemming: Naar Controller, FTP, SMB Breedte / lengte originelen: Minimaal 200 – 1016 millimeter / 200 millimeter – 22 meter Dikte originelen: tot minimaal 15,0 millimeter Schaalbepaling: 10 – 100% in stappen van 0,10% Cropping: Deelselectie of zone kunnen maken vanuit een ingescand plan zonder gebruik te maken van extra software. Preconfiguraties voor regelmatig terugkerende scanen kopieeropdrachten: Instellingen dienen opgeslagen te worden in vooraf gedefinieerde Templates. Dit voor zowel kopie- als printopdrachten. Voorzien van software die toelaat om scan te bewerken.

Algemene eisen aan de grootformaatprinters Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Is in staat om af te drukken tot een lengte van 30 meter of langer en een minimale papierbreedte van

Pagina 64 van 82


42”. Is in staat om af te drukken op papier DIN formaten: A4, A3, A2, A1, A0 en A0+ tot 42”. Print altijd op 100 % van de opgegeven afdrukschaal Is in staat om een minimale lijndikte van 0,10 millimeter af te drukken Moet geïntegreerd worden in een TCP/IP netwerk (Windows platform) met een minimale snelheid van 100 Mbps. Papiercapaciteit: Rollen van 200 meter dienen geladen te kunnen worden. Met automatische rolselectie. Minimaal aantal rolvoedingen: 2 uitbreidbaar gezien de verschillende papiersoorten en gebruikte formaten. Voorzien van een aflegmogelijkheid voor niet gevouwen tekeningen. Ondersteunt volgende software pakketten: Acrobat reader 11, Microsoft VISIO 2010, Irfanview 4.37, Microsoft Office 2010, Autocad lt of full 2011 en DWG viewer, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop, Adobe Creator Suite CS 5.5, Arc Gis 9.3.1, Quantum GIS, Principal Toolbox, MS Project, GIMP 2.6, Inkscape 0.48.4 en recentere versies van alle vernoemde softwares Beschikt over een wachtrijfunctie voor de opvang van verzonden opdrachten.

Pagina 65 van 82


Beschikt over functionaliteit om snijverlies te minimaliseren. Toner bijvullen tijdens het printen. Beschikt over functionaliteit om, in geval van een lege rol, automatisch over te schakelen naar een andere identieke rol indien deze aanwezig is in de printer. Beschikt over functionaliteit om ingeval van een storing, de printopdracht automatisch te hernemen. Heeft een Nederlandstalige handleiding met technische en functionele specificaties van de bijhorende software. De printerdrivers en software op de grootformaatprinters zijn in het Nederlands.

Algemene eisen aan de printmanagementsoftware Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Het is mogelijk om alle aangeboden printopdrachten bemand of onbemand te verwerken. Het is mogelijk om een prioriteit aan de printopdrachten te geven. Het is mogelijk om handmatig een opdracht in de wachtrijfunctie van de grootformaatprinter een hogere of lagere prioriteit te geven en opdrachten die al geprint zijn nogmaals te printen.

Pagina 66 van 82


Het is mogelijk om printopdrachten uit een GIS omgeving in batch af te drukken en met parameters het formaat, rotatie en verschaling mee te geven. Het is mogelijk diverse autorisatieniveaus toe te kennen aan gebruikersgroepen, operators en beheerders.

Algemene eisen aan de Cliëntsoftware Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Het is mogelijk om (sets van) enkelvoudige en meervoudige printopdrachten, eventueel uit verschillende afdrukformaten, samen te stellen. Het is mogelijk om bestanden van de volgende softwarepakketten in te lezen: Acrobat reader 11, Microsoft VISIO 2010, Irfanview 4.37, Microsoft Office 2010, Autocad lt of full 2011 en DWG viewer, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop, Adobe Creator Suite CS 5.5, Arc Gis 9.3.1, Quantum GIS, Principal Toolbox, MS Project, GIMP 2.6, Inkscape 0.48.4 en recentere versies van alle vernoemde softwares De cliëntsoftware werkt op Windows besturingssystemen

4.3

Plaats en types

Plaats

Type

Aalst

Type 1

Anna Bijns Antwerpen

Type 2 Pagina 67 van 82


Ferraris Brussel

Type 2

Hasselt

Type 2

Herentals

Type 1

Lak Gent

Type 2

Mechelen

Type 1

Oostende

Type 3

VAC Leuven

Type 2

4.4

Adressenlijst

Gasthuis

Gasthuisstraat 42

9300

Aalst

eerste verdieping

Lift aanwezig

Anna-Bijns (3)

Lange Kievitstraat 111 - 113

2018

Antwerpen

de

6 verdieping

bus 64 Brussel Graaf De

Koning Albert II-laan 20, bus

Ferrarisgebouw

16

LAK Gent (2)

Raymonde De La Rochelaan

aanwezig 1000

Brussel

de

2 verdieping

Van Benedenlaan 34

Lift aanwezig

9000

Sint Denijs Westrem

vierde verdieping

1 Mechelen (3)

Lift

Lift aanwezig

2800

Mechelen

vierde verdieping

Lift aanwezig

Oostende (1)


8400

Oostende

eerste verdieping

Lift aanwezig

VAC Leuven (4)


3000

Leuven

de

6 verdieping

Lift aanwezig

Hasselt (4)

De Schiervellaan 7

3500

Hasselt

Eerste verdieping

Lift aanwezig

Herentals (3)

4.5

Belgiëlaan 6

2200

Herentals

Gelijkvloerse en

Lift

derde verdieping

aanwezig

Rapportering Pagina 68 van 82


De Vlaamse Milieumaatschappij wenst een rapporteringstool, waarbij automatisch rapporten gegenereerd worden. De rapporten moeten tot op gebruikersniveau kunnen ingesteld worden. Deze tool stelt ons in staat om zelf een aantal rapporten te genereren. Volgende rapporten zullen aangemaakt worden door de inschrijver:

1. Maandrapport van alle toestellen inclusief kosten 2. Jaarrapport van alle toestellen inclusief kosten 3. Maandrapport per afdeling inclusief kosten 4. Jaarrapport per afdeling inclusief kosten 5. Maandrapport per dienst inclusief kosten 6. Jaarrapport per dienst inclusief kosten 7. Maandrapport per buitendienst inclusief kosten 8. Jaarrapport per buitendienst inclusief kosten 9. Top 10 meest gebruikte toestellen 10. Maandrapport van alle opgetreden storingen 4.5.1

Rapportering voor EMAS opvolging:

Deze rapportering gebeurt in functie van het papierverbruik op maandelijkse basis en maakt een jaartotaal op 31 december om 24:00 uur. Hier dienen enkel aantallen weergegeven. #m

2

kleur

# scans

prints Per locatie** Per afdeling * Heel VMM **Locaties zijn weergegeven in het hoofdstuk adressenlijst Pagina 69 van 82


*Afdelingen Vlaamse Milieumaatschappij:

1. Afdeling Rapportering Water 2. Afdeling Ecologisch Toezicht 3. Afdeling Economisch Toezicht 4. Afdeling Operationeel Waterbeheer 5. Afdeling Lucht, Milieu en Communicatie 6. Afdeling Algemene Zaken 7. Afdeling Kennisbeheer Buitendiensten Vlaamse Milieumaatschappij *:

1. Buitendienst IJzer, leie en Brugse Polders 2. Buitendienst Bovenschelde, Gentse Kanalen en Dender 3. Buitendienst Demer, Dijle en Maas 4. Buitendienst Nete en Benedenschelde *in de adressenlijst is weergegeven welke locaties tot welke buitendienst behoren conform de nummering hierboven. Diensten Vlaamse Milieumaatschappij;

1. Dienst Meetnet Oppervlaktewater 2. Dienst Meetnet Afvalwater 3. Dienst Laboratorium 4. Dienst Sturing Rapportering Water 5. Dienst Milieuvergunningen 6. Dienst Uitbouwen beheer Saneringsinfrastructuur 7. Dienst Gegevensbeheer Saneringsinfrastructuur 8. Dienst Ecologisch Toezicht 9. Dienst Heffingen 10. Dienst Economisch Toezicht Infrastructuur en middelen 11. Dienst Kostenaanrekenig Doelgroepen Pagina 70 van 82


12. Dienst Onbevaarbare Waterlopen 13. Dienst Lokaal Waterbeheer 14. Dienst Grondwaterbeheer 15. Dienst Hoogwaterbeheer 16. Dienst Investeringen en Renovaties 17. Dienst Lucht 18. Dienst Milieurapportering 19. Dienst Internationaal Milieubeleid 20. Dienst Externe Communicatie 21. Dienst Personeel 22. Dienst Middelen 23. Dienst Juridische Zaken 24. Dienst Interne Communicatie 25. Dienst Informatica Rapportering Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Voorgeprogrammeerde rapporten Mogelijkheid om zelf rapporten in te stellen Mogelijkheid om rapport in te stellen tot gebruikersniveau Rapport van alle storingen

4.6

Call afhandeling

De Vlaamse Milieumaatschappij heeft een eigen helpdesk. Deze helpdesk is enkel tijdens de kantooruren bemand, van 8:00 uur tot 17:00 uur (m.u.v. vrijdag tot 16.00u) in verlofperiodes en de dag voor een feestdag Pagina 71 van 82


van 8:00 uur tot 16:00 uur. De helpdesk is het enige contactpunt voor oproepen van interne klanten. De helpdesk is het enige contactpunt voor de externe IT-leveranciers en dienstverleners. De helpdesk van de Vlaamse Milieumaatschappij zal instaan voor de eerste lijn ondersteuning van de interne klanten. Bevestiging van oproepen, bestellingen, leveringen en interventies dienen per mail te geschieden aan de helpdesk van de Vlaamse Milieumaatschappij op het e-mailadres [email protected]

Call afhandeling Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

We gaan akkoord met voorgesteld contactpunt

4.7

Onderhoud en interventie

Omdat de VMM haar grootformaatprinterpark sterk heeft gereduceerd, is de beschikbaarheid van de toestellen des te belangrijker. Wij verwachten dat de onderstaande dienstverlening gegarandeerd wordt tijdens de normale werkdagen en kantooruren. Werkdagen: van maandag tot donderdag vanaf 8:00 u tot 17:00 uur, vrijdag van 8.00 tot 16.00u. Gesloten op zaterdag, zondag en op feestdagen (inclusief 11 juli en 15 november). De Vlaamse Milieumaatschappij neemt geen brugdagen. Gesloten tussen kerst en nieuwjaar. De inschrijver is een gecertificeerde service aanbieder erkend door de fabrikant van de aangeboden apparatuur. Een bewijs van erkenning uitgeschreven door de hardwarefabrikant is bijgevoegd bij de inschrijving.

Onderhoud en interventie bij storingen Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Reactietijd ≤ 1 uur * interventietijd (herstelling, tussenkomst) ≤ 4 uur **

Pagina 72 van 82


Oplostijd ≤ 24 uur *** Log oproepen **** Gecertificeerd service aanbieder Bewijs van erkenning

*Reactietijd: bevestiging van oproep per mail aan helpdesk VMM. De oproepen kunnen zowel van het systeem zelf of van helpdesk VMM komen. **Interventietijd: binnen de 4 uur na de oproep (door helpdesk of het systeem) wordt de status van de machine weergegeven en wordt een prognose gegeven wanneer de machine terug operationeel zal zijn (maximum 24 uur na oproep) ***Oplostijd: Het defect aan de machine moet binnen de 24 uur na oproep hersteld zijn. Indien dit niet mogelijk is, zal de inschrijver een vervang machine plaatsen binnen de 48 uur (na de oproep) en zonder bijkomende kosten voor de VMM. Wanneer aan bovenstaande oplostijden niet wordt voldaan zal een proces-verbaal worden opgesteld zoals voorzien in Par. 11.1 van het administratief deel. ****Log oproepen: alle oproepen dienen gelogd te worden met uur van oproep (e-mail helpdesk/systeem), foutmelding, beschrijving interventie en uur van oplossing. Interventie- en oplostijden worden opgeschort gedurende weekends en op verlofdagen. De oplostijd begint opnieuw te lopen de eerstvolgende werkdag na een weekend of verlofdag om 8.00u.

4.8

Opleidingen

De Vlaamse Milieumaatschappij wenst dat alle gebruikers de toestellen optimaal kunnen gebruiken. Hiervoor wensen we dat er twee soorten opleiding gegeven worden. Namelijk een korte gebruiksopleiding bij de uitrol van het toestel (maximaal 30 minuten uitleg). Een tweede opleiding is een uitgebreide gebruikersopleiding die gegeven wordt voor een grotere groep gebruikers. Deze opleiding zal doorgaan in het auditorium te Aalst waar alle gebruikers zullen uitgenodigd worden. Er zal ter plaatse in het Auditorium een grootformaatprinter worden opgesteld als demotoestel. Er zal gebruik gemaakt worden van een Nederlandstalige PowerPoint presentatie, aan te leveren door de inschrijver. Er zal een Nederlandstalige handleiding aangeleverd worden door de inschrijver die op het Kennisnet van de VMM zal geplaatst worden. Eveneens zal de inschrijver posters voorzien waarop de belangrijkste functies zijn weergegeven. Deze dienen bij de uitrol van de machines in de onmiddellijke omgeving van de Pagina 73 van 82


grootformaatprinters opgehangen. De Vlaamse Milieumaatschappij wenst dat in deze tweede opleiding meer meegegeven wordt dan alleen maar het basisgebruik van de grootformaatprinters. Wij wensen dat onder andere bijkomende en diepgaandere informatie gegeven wordt over naamgeving documenten, opslaan documenten, alsook milieubewustmaking i.v.m. gebruik grootformaatprinters en het printbeleid van de VMM. Deze laatste informatie zal worden aangeleverd door de VMM aan de inschrijver. Deze opleiding zal maximaal één de dag in beslag nemen. In totaal zal opleiding gegeven worden voor 90 gebruikers.

Opleidingen Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Opleiding bij uitdraai machines Aangepaste opleiding te Aalst

4.9

Installatie On-Site

De aannemer staat in voor het transport, installatie en operationeel brengen in het netwerk van de VMM van de grootformaatprinters op de verschillende locaties. De grootformaatprinters moeten ingesteld worden op DHCP. Door middel van adresreservatie op het MAC-adres van de netwerkkaart van de grootformaatprinters wordt een IP-adres bedeeld. Bij vervanging van het toestel dient de netwerkkaart behouden te blijven en bij vervanging van de netwerkkaart dient de VMM ingelicht te worden teneinde de reservatie te kunnen aanpassen. De IP-adressen zijn adressen in de range 10.xxx..x.200 tem. 10.xxx..x.254, waarbij x een buitendienst aanduidt. De exacte IP-adressen zullen ten tijde van de installatie en configuratie van de beheerserver en de grootformaatprinters door de VMM gegeven worden.

Installatie On-site Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Transport en installatie + test bij uitdraai Gaat akkoord met voorgestelde werkwijze Pagina 74 van 82


4.10 Herkenbaarheid Ieder toestel moet een unieke naam hebben (gegeven door het bestuur) en deze dient vermeld te worden op het toestel. Deze naam wordt gebruikt bij alle communicatie over dit toestel, ook op de facturen.

Herkenbaarheid Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Gaat akkoord met naamgeving en gebruik

4.11 Aansluiting op het netwerk De VMM wenst alle MFT’s als netwerkprinter aan te sluiten, ze moeten daarom voorzien zijn van een netwerkkaart die minimaal TCP/IP en IPP (Internet Printing Protocol) ondersteunt. De aannemer staat ook in voor het leveren van de UTP-kabel om de aansluiting te realiseren. Omschakeling naar eventuele toekomstige standaarden/of netwerkomgevingen moeten probleemloos en zonder bijkomende kosten door de verhuurder worden gerealiseerd. Herkenbaarheid Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


4.12 Aanloggen op grootformaatprinter De gebruikers dienen aan te loggen op de grootformaatprinter via een vijf-cijfercode. Deze code is per gebruiker individueel opgenomen in een veld binnen Active Directory. De software dient dus een real-time bevraging te doen op Active Directory om dit veld uit te lezen of importeert deze gegevens op regelmatige tijdstippen. Deze code moet bruikbaar zijn op alle grootformaatprinters. De printopdrachten dienen de gebruiker te volgen.

Aanloggen op de MFT Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

Gaat akkoord met voorgestelde werkwijze Pagina 75 van 82


5 Beheeraspecten 5.1

Beheerserver

De aannemer staat in voor het onderhoud en beheer van alle grootformaatprinters via één centrale, in Aalst geplaatste virtuele beheerserver. De aannemer geeft de specificaties op waaraan de virtuele machine moet voldoen. Indien het een Windows operating systeem betreft, wordt de Windows licentie door de VMM aangeleverd. De aannemer garandeert een feilloze werking van zijn product op de hardware en het besturingssysteem en staat in voor het onderhoud van het besturingssysteem en het beheer van de toepassing. De VMM installeert op al haar Windows servers Trend Micro anti virus software.

Beheerserver Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


5.2

Back-up en restore van de server en de grootformaatprinters

De aannemer staat in voor het opzetten van een back-up van de configuratie van de toestellen naar een netwerkshare. Deze back-up zal door het globale back-up mechanisme van de VMM meegenomen worden. De aannemer kan het terugplaatsen van de configuratie van een bepaalde dag aanvragen. De aannemer staat in voor het grondig uittesten van het back-up en restore mechanisme en levert hiervan de nodige bewijzen.

Back-up en restore van de server en de grootformaatprinters Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


5.3

Onderhoud van de beheerserver en printerserver Pagina 76 van 82


De aannemer staat in voor het applicatiebeheer van de beheerserver, het beheer van de printserver(s) en de grootformaatprinters. Dit beheer kan door de aannemer verricht worden vanuit een remote locatie. De VMM stelt hiervoor een beveiligde VPN-verbinding (SSL/VPN) ter beschikking. Indien een on-site interventie vereist is, kan deze in samenspraak met de VMM gepland en uitgevoerd worden. Indien het een Windows sturingssysteem betreft zullen de Microsoft updates via WSUS automatisch geïnstalleerd worden. Voor de beheerserver en printserver(s) dienen de termijnen, zoals beschreven in het hoofdstuk ‘Onderhoud en interventie’ van dit bestek gerespecteerd te worden. De grootformaatprinters zijn volledig beheer- en configureerbaar vanuit de centrale beheerserver.

Onderhoud van beheers en printserver Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Printerconcept bij de VMM: printen naar netwerk printer via centrale printserver In het huidige printerconcept wordt de printopdracht over het netwerk gestuurd naar de centrale printserver. Vervolgens logt de gebruiker aan op de machine van zijn keuze en de printopdracht wordt van de centrale printserver naar de desbetreffende grootformaatprinter gestuurd. De universele printer wordt via citrix policies naar elk werkstation gepusht. Deze driver stuurt de printjob naar de centrale printserver van waar de printopdrachten verdeeld worden naar de toestellen na aanloggen. De dataoverdracht van printserver naar grootformaatprinter gebeurt op een bandbreedte efficiënte manier.

Printconcept bij VMM Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Onderhoud van de grootformaatprinters* Bij problemen stuurt de grootformaatprinter de nodige informatie door naar de beheerserver zodat de aannemer onmiddellijk de nodige stappen ter herstelling kan ondernemen. De helpdesk van de VMM moet ook Pagina 77 van 82


op de hoogte gebracht worden, zodat eventuele meldingen van de gebruikers naar de helpdesk correct beantwoord kunnen worden. De eindgebruiker dient alle problemen te melden aan de helpdesk van de VMM. Deze zal alle, nog niet automatisch gemelde problemen, doorsturen naar de aannemer. De aannemer staat in voor het opzetten van een centraal meldingspunt tijdens de kantooruren. Dit centrale meldingspunt kan bereikt worden via e-mail en telefoon. In alle gevallen van melding staat de aannemer in voor het snel oplossen van het probleem binnen de vooropgestelde SLA’s. De VMM stelt de helpdesk mailbox ([email protected]) ter beschikking voor alle meldingen rond de grootformaatprinters. De aannemer zal instaan voor de verwerking van deze meldingen en voor de terugkoppeling naar helpdesk die op haar beurt zal terugkoppelen naar de eindgebruiker. *Zie eveneens hoofdstukken: Call afhandelingen en onderhoud en interventie

Onderhoud grootformaatprinters Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Configuratie van het printerpark De aannemer staat in voor de installatie van de stuurprogramma’s voor de grootformaatprinters voor verschillende besturingssystemen, voor het aanmaken van de print-queues op de printserver(s) en het publiceren van de printers in Windows Active Directory. Hiertoe zal de VMM de aannemer een serviceaccount ter beschikking stellen waarmee de grootformaatprinters aan het Windows Domein kunnen toegevoegd worden. De aannemer zal de door de VMM aangeleverde benaming hanteren en er tevens voor zorgen dat de naam op het digitaal bedieningsscherm weergegeven wordt. De aannemer staat in voor een uniforme configuratie van de grootformaatprinters op alle locaties. Alle grootformaatprinters moeten op dezelfde wijze geconfigureerd worden.

Configuratie van het printerpark Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Pagina 78 van 82


Netwerkgebruik

5.4

De VMM is, hoewel verspreid over verschillende locaties in Vlaanderen, op informatica-technisch vlak zeer gecentraliseerd op de hoofdsite in Aalst. Alle sites van de VMM zijn verbonden d.m.v. een WAN. De centrale beheerserver moet optimaal geconfigureerd worden zodat hij op een performante en een voor andere gebruikers niet-hinderende manier kan gebruikt worden in de WAN van de VMM. De WAN van de VMM is verdeeld in verschillende VLAN’s waarvan één toegewezen wordt aan printverkeer. Alle bureautica toepassingen worden centraal aangeboden via XenDesktop/XenApp terwijl de grootformaatprinters lokaal op de buitendiensten staan. Het printverkeer tussen de grootformaatprinters en XenDesktop/XenApp moet optimaal geconfigureerd worden naar netwerkbelasting toe. De aannemer moet bijgevolg voorzien in een volledige ondersteuning van zijn producten op Citrix-XenDesktop en XenApp.

Netwerkgebruik Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording

We hebben kennis genomen van het netwerk technische aspect Onze toepassing werkt via Citrix-XenDesktop en XenApp

Stuurprogramma’s

5.5

De aannemer garandeert dat de grootformaatprinters gecertificeerde stuurprogramma’s hebben voor de volgende besturingssystemen:



Windows 7 (x32/x64 bit)



Windows 8/8.x









Alle Windows client en serverbesturingssystemen recenter dan deze hier opgesomd.

De aannemer zal ervoor zorgen dat de versie van het stuurprogramma, de firmware en de opties voor alle Pagina 79 van 82


grootformaatprinters gelijk lopen. Als een bepaalde functionaliteit een versieverhoging van een stuurprogramma of firmware vereist, zal dit geëvalueerd worden door de VMM en na positieve evaluatie gratis doorgevoerd worden op alle grootformaatprinters door de aannemer. De aannemer zal instaan voor de installatie van een PCL-stuurprogramma voor de grootformaatprinters. Indien noodzakelijk voor de correcte werking van een toepassing moet een PS-driver geïnstalleerd worden; binnen de VMM wordt momenteel gewerkt met PCL. De aannemer zal instaan voor de installatie van de stuurprogramma’s op andere servers dan de centrale beheerserver.

Stuurprogramma’s Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


5.6

Beheerstool

Het factureren gebeurt op basis van vierkante meter. De verhuurder moet een flexibel systeem voorstellen om de hoeveelheden te verzamelen. Het moet mogelijk zijn de toestellen die aangesloten moeten zijn op het netwerk te benaderen via beheersoftware om zo de hoeveelheden te verzamelen. Maandelijks moeten per toestel ook cijfers ter beschikking gesteld worden om de beschikbaarheid en defecten van de toestellen te kunnen opvolgen en controleren. Zie ook het hoofdstuk Rapporten. Het beheer van tellerstanden zou louter IP-based (liefst Web-based zelfs) mogen zijn.

Beheerstool Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Pagina 80 van 82


6 Algemeen 6.1

Voorraad

De inktpatronen moeten origineel zijn en na gebruik effectief gerecycleerd worden. De patronen bevatten geen gevaarlijke stoffen zoals cadmium en kankerverwekkende stoffen. De verpakking van de inktpatronen moet in gerecycleerd karton zijn. Levering van inktpatronen en andere gebruiksartikelen gebeurt automatisch. Bij de uitrol van de machines zal per locatie een beperkte voorraad ter beschikking gesteld worden. De leverancier houdt er rekening mee dat er steeds voorraad aanwezig is.

Voorraad Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


6.2

Afvalstoffen

Alle verpakkingsafval dat voorkomt bij de installatie van de toestellen wordt door de verhuurder kosteloos teruggenomen. Alle afvalstoffen die bij herstelling en onderhoud vrijkomen, worden door de verhuurder kosteloos teruggenomen. Op het einde van de overeenkomst worden alle toestellen door de verhuurder, volgens een met de VMM afgesproken planning, kosteloos weggehaald. Indien het weghalen van de toestellen niet volgens de planning gebeurt, heeft de VMM het recht de toestellen zelf te verwijderen. De kosten hiervan zullen worden afgetrokken van de laatste factuur. De leverancier zorgt voor het ophalen van de verbruikte gebruiksartikelen zelfs al mogen de lege recipiënten bij het PMD afval gedumpt worden. Deze worden verzameld op één centrale plaats. Het ophalen gebeurt op afroep. Na het ophalen bezorgt de ophaler een ‘certificaat van vernietiging en recyclage van toners’.

Afvalstoffen

Pagina 81 van 82


Beschrijving

Ja

Neen

Verantwoording


Pagina 82 van 82

BESTEK. Open aanbesteding OVERHEIDSOPDRACHT VAN LEVERINGEN

Recommend Documents