1
OCMW BEVEREN ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 21 OKTOBER 2015 AGENDA Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging 1. Verslag vorige zitting (gedeelte openbare zitting) - goedkeuring 1.1. (KH) Aanvullend punt bij hoogdringendheid Financiën 2. (KSM) Rapportage interne controle 2014 - kennisname Patrimonium 3. (GVDC) Grond Melsele E 28 - openbare verkoop - authentieke akte - goedkeuring Werken, Leveringen en Diensten 4. (KS) Gezamenlijke aankopen gemeente - papier - delegatiebesluit Instellingen en algemeen beheer 4.1. (KS) Onderzoek oprichting Waas Zorgbedrijf - aanduiding studiebureau voor de ondersteuning van het waas project - gunning Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging 5. Verslag vorige zitting (gedeelte besloten zitting) - goedkeuring 6. Beslissingen woonzorgcomité - aktename 7. Beslissingen vast bureau - aktename 8. Beslissingen bijzonder comité voor de sociale dienst - aktename Financiën 9. (SE) Dwangbevelen - goedkeuring Personeel 10. (SM) Diensthoofd Facility Management A1a-A3a - interne personeelsmobiliteit - aanstelling 11. (SM) De Bron Opvoeder klasse I - bevordering 12. (KB) Woonzorgcentrum De Notelaar - aanvraag ontslag wegens vervroegd pensioen goedkeuring. 13. (KB) Woonzorgcentrum Briels - pensioen om medische redenen - aktename. 14. (KB) Woonzorgcentrum De Linde - ontslag - goedkeuring
DE VOORZITTER OPENT DE VERGADERING OM 18.30 UUR ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 21 OKTOBER 2015 AANWEZIG:
Dirk Van Esbroeck, voorzitter Erna Tindemans, Tony Vyt, Louis Engels, Claire Gillis, Mirèse Deckers, Peter De Clercq, Leen Van Laere, Katty Schelfhout, Annick Van de Vyver, Stijn Van Remortel, raadsleden Filip Thyssen, secretaris
VERONTSCHULDIGD: 1. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING Gelet op de vraag van de voorzitter of er opmerkingen worden geformuleerd over het verslag van de vorige zitting (gedeelte openbare zitting); Er worden geen opmerkingen gemaakt; Gelet op het huishoudelijk reglement, inzonderheid artikel 11;
2 Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT: Art. 1
EENPARIG Het verslag van de zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 16 september 2015 (gedeelte openbare zitting) wordt goedgekeurd.
1.1. (KH) AANVULLEND PUNT BIJ HOOGDRINGENDHEID Gelet op het voorstel van de voorzitter over te gaan tot de behandeling van 1 aanvullend agendapunt bij dringende noodzakelijkheid, namelijk: 4.1 Onderzoek oprichting Waas Zorgbedrijf - aanduiding studiebureau voor de ondersteuning van het waas project - gunning Gelet op de stemming terzake uitgebracht door de volgende raadsleden : Dirk Van Esbroeck, voorzitter, Erna Tindemans, Tony Vyt, Louis Engels, Claire Gillis, Mirèse Deckers, Peter De Clercq, Leen Van Laere, Annick Van de Vyver, Stijn Van Remortel, en Katty Schelfhout, raadsleden en waarvan de uitslag luidt: eenparig ja; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT: Art. 1
EENPARIG Er zal worden overgegaan tot de behandeling van 1 aanvullend agendapunt bij dringende noodzakelijkheid namelijk: 4.1 Onderzoek oprichting Waas Zorgbedrijf - aanduiding studiebureau voor de ondersteuning van het waas project - gunning
2. (KSM) RAPPORTAGE INTERNE CONTROLE 2014 - KENNISNAME Volgens het OCMW-decreet artikel 98 zijn OCMW’s belast met de interne controle van hun activiteiten. In dit artikel wordt interne controle omschreven als volgt:
Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1) het bereiken van de doelstellingen; 2) het naleven van wetgevingen en procedures; 3) de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4) het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5) de bescherming van activa; 6) het voorkomen van fraude.
Artikel 99 van het OCMW-decreet bepaalt dat het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de secretaris, na overleg met het managementteam. Het algemeen kader interne controlesysteem van het OCMW Beveren werd goedgekeurd in de raad van 21 mei 2014. Door de administratie werd de rapportage interne controle 2014 OCMW Beveren opgemaakt.
3 Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; BESLUIT: Art. 1.
EENPARIG Kennis te nemen van de rapportage interne controle 2014 OCMW Beveren.
3. (GVDC) GROND MELSELE E 28 - OPENBARE VERKOOP - AUTHENTIEKE AKTE GOEDKEURING In de raad van 27 mei 2015 werd beslist tot openbare verkoop van het perceel grond, gelegen te Melsele, sectie E 28. In het vast bureau van 29 april 2015 werd notaris Bert Haeck aangesteld voor dit dossier; Het ontwerp van de authentieke akte en bijhorende stukken worden voorgelegd.
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies BESLUIT: Art. 1.
Art. 2. Art. 3.
EENPARIG Het ontwerp van de authentieke akte, voor de openbare verkoop van het perceel gelegen te Melsele, sectie E 28, groot 71a 40ca, opgemaakt door notaris Bert Haeck goed te keuren. De hypotheekbewaarder te ontslaan van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij overschrijving van de authentieke akte. De opbrengst van de verkoop aan te wenden voor de investeringsuitgaven van het OCMW.
4. (KS) GEZAMENLIJKE AANKOPEN GEMEENTE - PAPIER - DELEGATIEBESLUIT Door de gemeente en het OCMW Beveren wordt het papier samen aangekocht waardoor het volume vergroot van de aankoop waardoor betere eenheidsprijzen worden verkregen en tijdswinst wordt gegenereerd. In 2013, 2014 en 2015 werd dit reeds via een gezamenlijke aanbesteding aangekocht. Aan de raad wordt voorgesteld om akkoord te gaan om gezamenlijk met de gemeente Beveren de aanbesteding te organiseren voor de aankoop van papier voor een periode van 1 jaar (van 1 januari 2016 t.e.m. 31 december 2016) via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en voor een geraamd bedrag van 6.500 EUR (incl. BTW) voor het OCMW Beveren. Het OCMW zal in het aankoopproces betrokken worden en zelf beslissen welke producten voor het OCMW Beveren in aanmerking kunnen komen.
4 Het ontwerp van lastenboek wordt voorgelegd aan de raad. Voorgesteld wordt om gemeente Beveren aan te duiden om voor deze aanbestedingen – in overleg met het OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum BESLUIT: Art. 1
Art. 2 Art. 3
Art. 4
EENPARIG
Zich akkoord te verklaren om gezamenlijk met de gemeente Beveren de aanbesteding te organiseren voor de aankoop van papier voor een periode van 1 jaar (van 1 januari 2016 t.e.m. 31 december 2016) via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Het lastenboek voor de aankoop van papier goed te keuren voor een geraamd bedrag van 6.500 EUR (incl. BTW). De gemeente Beveren aan te duiden om voor deze aanbestedingen – in overleg met het OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. Het resultaat van de gunning ter aktename voor te leggen aan een latere raad.
4.1. (KS) ONDERZOEK OPRICHTING WAAS ZORGBEDRIJF - AANDUIDING STUDIEBUREAU VOOR DE ONDERSTEUNING VAN HET WAAS PROJECT - GUNNING In januari 2015 werd het project ‘onderzoek oprichting waas zorgbedrijf’ opgestart. Bij dit project zijn 11 OCMW’s betrokken. Gezien de financieel complexe situatie voor de oprichting van een zorgbedrijf werd door de stuurgroep en de Wase Schepencolleges gevraagd om een studiebureau aan te stellen ter ondersteuning van de oprichting van het zorgbedrijf. OCMW Beveren treedt op als opdrachtgevend bestuur. Op 15 september 2015 werden vijf studiebureaus aangeschreven: - Trifinance (Antwerpen) - BDO (Antwerpen) - Probis (Geel) - Ernst&Young (Sint-Niklaas) - Prof. Christiaens (Gent) Drie studiebureaus dienden een offerte in nl. BDO (Antwerpen), Trifinance (Antwerpen) en Probis (Geel).
5 Uit het verslag dd. 6 oktober 2015 blijkt dat de firma BDO de economisch meest voordelige en tevens de goedkoopste offerte heeft ingediend voor een totaalbedrag van 39.360 EUR (excl. BTW) of 47.625 EUR (incl. 21% BTW ). In de stuurgroep van 16 oktober 2015 is akkoord gegaan om de firma BDO aan te stellen In het consultancy budget is onder beleidsitem 0110-00/6162100 20.000 EUR en onder beleidsitem 0953-00/6162100 30.000 EUR voorzien voor de aanstelling van een studiebureau voor de ondersteuning van het project onderzoek oprichting waas zorgbedrijf. In de stuurgroep van 3 september 2015 werd beslist dat de kosten verdeeld worden tussen de 11 Wase OCMW-besturen op basis van het aantal bedden. De Wase OCMW-besturen hebben samen 2.138 bedden waarvan 372 bedden van OCMW Beveren zijn, dit principe werd in de stuurgroep van 16/10/2015 hernomen. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum BESLUIT:
EENPARIG
Art. 1 De opdracht voor de aanstelling van een studiebureau voor de ondersteuning van het project onderzoek oprichting waas zorgbedrijf te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige offerte, zijnde BDO, adres Guldensporenpark 100 blok K te 9820 Merelbeke met ondernemingsnummer 0459 910 454 voor een totaalbedrag van 39.360 EUR (47.625 incl. 21% BTW). Art. 2 OCMW Beveren treedt op als opdrachtgevend bestuur. Art. 3 Akkoord om de totale projectkost te verdelen over de 11 Wase OCMW-besturen op basis van het aantal bedden en de gedeelde projectkost door te factureren aan de betrokken besturen. Art. 4 Aan de Wase OCMW-besturen wordt gevraagd akkoord te gaan met de verdeling van de totale projectkost op basis van het aantal bedden en hieraan hun goedkeuring te verlenen. DE VOORZITTER SLUIT DE VERGADERING OM 19.10 UUR. NAMENS DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN De secretaris
De voorzitter,
Filip Thyssen
Dirk Van Esbroeck
