Vergadering bibliotheekraad 13 maart 2003 Aanwezig: De heer Jan Landuyt, sectorhoofd informatisering en coördinatie (ondervoorzitter) Mevrouw Gert Vandyck, vertegenwoordiger studentenraad De heer Philip Rathé (CONS) Mevrouw Ann Vanoverberge (INWE) De heer Johan Van Assche (TECH) De heer Gerard Van den Abbeele (BEST) De heer Lieven De Vos, coördinator bibliotheekautomatisering (verslaggever) Verontschuldigd: De heer Guy Aelterman, algemeen directeur (voorzitter) Mevrouw Kathleen Poma, sectorhoofd onderwijs, onderzoek en dienstverlening De heer Luc Hertveldt, diensthoofd onderzoek en dienstverlening De heer Daniël Libens (ACAD) De heer Christian Van Kerckhove (SOAG)
Agenda 1. 2.
3.
4. 5. 6.
7.
Rondleiding bibliotheek Conservatorium Stand van zaken: 2.1. Elektron (aanbod, statistieken, continuering) 2.2. Demo’s omtrent de “virtuele bibliotheek” 2.3. Bruikleenstatistieken Stimulibudget: 3.1. Stand van zaken 3.2. Verderzetting abonnementen 3.3. Mediargus Vervanging PC-materiaal Printer-copiers Scriptieproject: 6.1. Pilootproject VETO 6.2. Uitbreiding naar andere departementen 6.3. Elektronische archivering 6.4. Interinstitutionele projecten: HOBU-fonds project KHK, ETD project Varia
Voorbereidende stukken en bijlagen -
-
gebruiksstatistieken van de Elektron databanken (http://www.libis.be/vowb/ledenverslag/ElektrondocVOWB.htm, inloggen met user-ID "vowblid" en paswoord "BwAv329") bruikleenstatistieken academiejaar 2001-2002 en 2002-2003 (http://www.lib.ugent.be/hogent/statistieken) gebruikersovereenkomst tussen Hogeschool Gent en Mediargus
Verslag 1.
Rondleiding bibliotheek Conservatorium
Mevrouw Roos Van Driessche, bibliothecaris, stelt de bibliotheek voor. Behalve zijzelf staan ook twee medewerkers in voor de werking van de bibliotheek, Wim T'Hooft en Cindy Colman.
1/6
De collectie bestaat uit naar schatting 150000 publicaties, waarvan ruim drie vierden bladmuziek. De meeste partituren zijn verzameld in bundels (mappen). Ongeveer 20000 werken zijn in manuscriptvorm. De bibliotheek herbergt een belangrijke hoeveelheid historisch waardevolle documenten, onder meer uit schenkingen. Ruim 90 % van de collectie is opgesteld in gesloten kast (magazijn, niet toegankelijk voor gebruikers). De werken in het magazijn zijn gerangschikt volgens formaat en ouderdom. Ondanks deze plaatsbesparende opstelling wordt gebrek aan ruimte, gekoppeld aan de veeleer ongunstige ligging van de bibliotheek binnen het gebouw, een steeds prangender probleem. Een klein gedeelte van de collectie (ca. 5000 werken) wordt ontsloten via het lokale elektronische bestand van de bibliotheek. Het merendeel stond echter alleen beschreven op steekkaarten (ca. 45000), die in 2000 d.m.v. scanning en OCR omgezet werden in digitaal opvraagbare titelbeschrijvingen. Deze conversie gebeurde in het kader van het project van Cageweb (http://www.cageweb.be), een vzw waarvan de bibliotheek van het Conservatorium lid is, en resulteerde in een online toegankelijke catalogus die gehost wordt door de Universiteit Gent. De gedigitaliseerde titelbeschrijvingen van het Conservatorium worden gaandeweg gecorrigeerd en zullen mettertijd geïntegreerd worden in de centrale catalogus van Hogeschool Gent.
Hierna opent de ondervoorzitter de vergadering.
2.
Stand van zaken 2.1 Elektron
Er wordt een kort overzicht geschetst van de databanken die sinds 2003 beschikbaar zijn voor Hogeschool Gent. Bibliografische databanken: Current Contents ERIC INSPEC Invert SwetsWise Web of Science Wilson Art Index
(multidisciplinair) (onderwijs) (exacte en toegepaste wetenschappen: fysica, elektrotechniek, informatietechnologie, ...) (verpleegkunde) (multidisciplinair) (multidisciplinair) (kunst)
Full text databanken (deels ook bibliografisch): EBSCO Academic Search Elite EBSCO Business Source Premier Elsevier Science Direct Literature Resource Center
(multidisciplinair; ruim 2900 tijdschriften, waarvan 1850 full text) (multidisciplinair, maar hoofdzakelijk business en management; ruim 3300 tijdschriften, waarvan 2800 full text) (multidisciplinair; ruim 700 vooraanstaande full text tijdschriften) (letterkunde: biografieën, bibliografieën, excerpten, artikels, …)
Er zijn enkele belangrijke veranderingen t.o.v. 2002. Web of Science is een belangrijke nieuwe bibliografische aanwinst. Een aantal eerder vakgerichte bibliografische databanken zijn vervangen door full text bronnen van EBSCO (sterke uitbreiding van het vroegere pakket) en Elsevier (contract voor 3 jaar). Literature Resource Center is in extremis aan de lijst toegevoegd dankzij een financieel overschot op het Elektron budget. Vanaf dit jaar (budget 2003, voor abonnementen 2004) worden de Elektron middelen niet meer centraal door de Vlaamse overheid beheerd, maar verdeeld over de verschillende universiteiten, hogescholen en wetenschappelijke instellingen (IMEC en VITO). Die zullen de middelen investeren in consortia via een nog op te richten overkoepelende vzw. De hogescholen hebben alvast beslist om hun Elektron geld volledig gezamenlijk te besteden en te centraliseren bij VLHORA. Voor de verdere toekomst van Elektron leggen de hogescholen de klemtoon op volgende elementen: - multidisciplinair aanbod - academisering (wetenschappelijke databanken) - een aanzienlijk percentage full text bronnen
2/6
-
continuïteit
Wat de gebruiksstatistieken van de Elektron databanken betreft (zie bijlage), is Hogeschool Gent steevast de beste of één van de beste gebruikers onder de hogescholen. In vergelijking met de universiteiten evenwel scoren de hogescholen vooralsnog bijzonder laag. 2.2 Demo's omtrent de "virtuele bibliotheek" Een belangrijk instrument om de "virtuele bibliotheek" en de Elektron databanken in het bijzonder meer bekendheid te geven, is de organisatie van demo's. In februari gaf Lieven De Vos er zeven, gespreid over drie dagen en twee campussen (BME-CTL en Mercator). De opkomst was positief: ruim 160 geïnteresseerden, waarvan 40 % personeelsleden en 60 % studenten. Hogeschool Gent was ook gastheer voor een demodag waarop drie uitgevers hun producten voorstelden aan personeel van hogescholen en universiteiten: Gale (Literature Resource Center), ISI (Web of Science, Current Contents) en Elsevier (ScienceDirect). Gerard Van den Abbeele vraagt om ook in BEST nog eens een demo te organiseren voor personeelsleden. De vergadering acht het ook nuttig om de databanken te promoten via de departementshoofden en via andere kanalen (bv. mailgroepen, periodieke nieuwsbrieven, ...). In verband met de Elektron abonnementen wordt de vraag ook gesteld of de looptijd van de abonnementen niet gelijkgesteld kan worden met een academiejaar in plaats van met een kalenderjaar. 2.3 Bruikleenstatistieken Op http://www.lib.ugent.be/hogent/statistieken zijn statistieken beschikbaar van de ontleningen per bibliotheek sinds de automatisering van de uitleen, die voor alle bibliotheken (behalve Conservatorium) van start gegaan is tijdens het academiejaar 2001-2002, maar niet overal op hetzelfde ogenblik. Pas vanaf het huidige academiejaar zullen er dus volledig vergelijkbare cijfers gepresenteerd kunnen worden.
3.
Stimulibudget 3.1. Stand van zaken
Architectural Publications Index (API) Belgische Bibliografie Design and Applied Art Index (DAAI) Duden - Die deutsche Rechtschreibung Duden - Richtiges und gutes Deutsch Duden Grosse Wörterbuch der Deutschen Sprache Duden Universalwörterbuch English-to-Go / Selfaccessnet Grove Music Online Judit Larcier Wetboeken Le Grand Robert Mediargus (MediaSearch) MLA International Bibliography Oxford English Dictionary (OED) Roularta cd-rom Transword Handwoordenboeken Spaans
excerptendatabank architectuur bibliografie van Belgische publicaties excerptendatabank kunst en design verklarend woordenboek Duits verklarend woordenboek Duits verklarend woordenboek Duits verklarend woordenboek Duits zelfstudiepakket Engels muziekencyclopedie wetgeving en rechtspraak (bibliografisch, deels full text) wetgeving (full text) verklarend woordenboek Frans Vlaamse kranten en weekbladen (full text) excerptendatabank taal- en letterkunde verklarend woordenboek Engels full text weekbladen (Knack, Trends, ...) vertalend woordenboek Spaans
UDC Online
Universele Decimale Classificatie
Union Catalogue of Belgian Research Libraries Van Dale Duits v. 2.0 Van Dale Engels v. 2.0
catalogus van wetenschappelijke bibliotheken vertalend woordenboek Duits vertalend woordenboek Engels
3/6
Van Dale Frans v. 2.0
vertalend woordenboek Frans
Van Dale Groot Woordenboek der Nederlandse Taalverklarend woordenboek Nederlands Van Dale Hedendaags Nederlands verklarend woordenboek Nederlands VLACC catalogus van Centrale Openbare Bibliotheken Een groot deel van deze databanken, voornamelijk de woordenboeken, is consulteerbaar via Pluto, een Windows Terminal Server die niet alleen toegankelijk is in de bibliotheken maar ook vanop elke computer binnen het intranet mits installatie van een Terminal Services Client (meer info op http://bib.hogent.be). Voor personeelsleden bestaat al enige tijd de mogelijkheid om de databanken (inclusief de Elektron databanken) thuis te raadplegen door gebruik te maken van VPN en in te loggen op Pluto. Intussen is wel een omschakeling bezig naar nieuwe VPN technologie (hardware en software van Cisco). Voor studenten zal het gebruik van VPN en dus ook het thuisgebruik van de databanken pas operationeel zijn tegen eind 2003. Tegelijk zal de hogeschool, wellicht in samenwerking met de partners van de Associatie, breedband internetabonnementen aanbieden aan de studenten tegen voordelige tarieven. 3.2. Verderzetting abonnementen Er wordt afgesproken om de bestaande abonnementen die met het stimulibudget gefinancierd worden, nog minstens voor 1 jaar te behouden. Het is immers nog te vroeg om een grondige evaluatie uit te voeren. Er is bovendien nog een aanzienlijke budgettaire marge voor bijkomende aankopen. 3.3. Mediargus Sinds oktober 2002 hebben we toegang tot de persdatabank van Mediargus in een consortium met andere hogescholen en universiteiten (onderhandeld door VOWB). Deze databank wordt intensief gebruikt door de studenten. Een belangrijk minpunt is echter dat in het huidige contract off-campus toegang niet toegestaan wordt. Vooral vanwege de hoge gebruikscijfers beslist de vergadering om het contract toch verder te zetten tot maart 2004. Off-campus toegang voor studenten is op dit ogenblik technisch toch nog niet mogelijk, maar in de nabije toekomst wordt dit sowieso een belangrijk element in het kader van nieuwe onderwijsvormen. Er moet dus wel druk uitgeoefend worden op Mediargus en de krantenuitgevers om tot een oplossing te komen. Het voorstel van Mediargus om een proefproject te organiseren in de Plantijnhogeschool kan een stap in de goede richting zijn.
4.
Vervanging PC-materiaal
Een eerste vaststelling houdt in dat de meeste PC's van het bibliotheekpersoneel dateren van 1999 en stilaan verouderd zijn. Anderzijds is de sector Informatisering begonnen met een project om het PC-park te uniformiseren (m.b.v. imaging) en onderhoudbaar te maken vanop afstand. De aankoop van de nieuwe PC's zal gebeuren via een raamakkoord en een gezamenlijke aanbestedingsprocedure met de partners van de Associatie. Er wordt overeengekomen om de PC's van alle bibliotheekpersoneelsleden te vervangen. Budgettair is dit grotendeels voorzien. In september zouden de nieuwe PC's besteld worden en indien het budget daartoe noopt, zal een gedeelte van de bestelling uitgesteld worden tot januari 2004.
5.
Printer-copiers
Het gunningsvoorstel, dat weliswaar nog door het bestuurscollege goedgekeurd moet worden, kent de opdracht toe aan Océ. De departementen en diensten waarvoor nieuwe apparatuur aangekocht zal worden, zullen uitgerust worden met een basisinfrastructuur bestaat uit een digitale printer-copier-scanner met een daaraan gekoppeld betaalsysteem. Ook de bibliotheken zullen minstens één dergelijk toestel krijgen ter vervanging van hun huidige kopieermachine én van de huidige laserprinter voor de studenten. Daarmee zou onder meer ook het overmatig printen door studenten ingedijkt moeten worden. Bovendien biedt de scanfunctie nieuwe perspectieven ("scan to email" en "scan to file", meerbepaald naar de home directory). Een essentieel element daarbij zal het gebruik zijn van de gebruikersnaam en het paswoord voor de individuele personeels- of studentenaccount van de hogeschool. Een en ander zal wel nog verder technisch bekeken en uitgewerkt moeten worden (koppeling aan betaalsysteem, wachtrijen van print- en scanopdrachten, toegang voor externen, ...). Met de bibliotheken zal ook besproken worden of een toestel met of zonder feeder wenselijk is.
4/6
6.
Scriptieproject 6.1. Pilootproject VETO
Het project in VETO, waarbij studenten in overleg met hun promotor een scriptiefiche kunnen invullen om extra informatie (trefwoorden, abstracts, ...) te bezorgen die de bibliothecaris kan toevoegen aan de titelbeschrijving van de scriptie in de centrale catalogus, is succesvol geweest in het vorige academiejaar. Ongeveer 75 % van de studenten had de scriptiefiche ingevuld. Dit jaar hoopt de bibliothecaris van VETO een nog beter resultaat te halen omdat de promotoren beter geïnformeerd zijn dan vorig jaar. Bovendien zal het departement aan de studenten vragen om ook een elektronische versie (PDF) van hun scriptie in te dienen, zodat die aan de titelbeschrijving in de catalogus gelinkt kan worden. Met de sector Informatisering zullen de nodige afspraken gemaakt worden om het aanmaken en verzamelen van de digitale documenten zo vlot mogelijk te laten verlopen. Informatisering zal onder andere een site licentie aankopen voor een PDF-generator die voor alle studenten en personeelsleden beschikbaar zal worden gemaakt. 6.2. Uitbreiding naar andere departementen SOAG is voorlopig het enige departement dat zich bij het project aangesloten heeft. Een aparte scriptiefiche is daartoe voorzien. Dirk Vervenne (dienst onderzoek en dienstverlening) zal binnenkort een presentatie geven voor alle departementshoofden over het scriptieproject. 6.3. Elektronische archivering Het zou een goede zaak zijn indien het voorbeeld van VETO (indienen van de scriptie in gedrukt én elektronisch formaat) volgend academiejaar navolging zou krijgen bij andere departementen en finaal bij álle departementen van de hogeschool. Het elektronisch indienen van scripties zou niet alleen waardevol zijn met het oog op optimale ontsluiting, maar zou ook een oplossing kunnen bieden voor de archiveringsproblematiek en het nijpende plaatsgebrek waarmee de meeste van onze bibliotheken te kampen hebben. Daarbij aansluitend verdient het ook aanbeveling om werk te maken van het retrospectief digitaliseren van oudere scripties m.b.v. scanning. De technische voorwaarden zullen binnenkort vervuld zijn. Het zal vooral nodig zijn om de praktische en juridische omkadering (bij voorkeur in het kader van het Algemeen Onderwijsreglement) uit te werken en de departementen te overtuigen. Er wordt tegenstand verwacht bij een deel van de studenten en docenten, maar de bibliotheekraad schaart zich principieel achter het idee van elektronische indiening en archivering van scripties op basis van de volgende argumenten: - Deze ontwikkeling ligt in het verlengde van de informatisering van tal van andere informatiebronnen. - Door de koppeling aan de catalogus kunnen scripties onmiddellijk beschikbaar worden gemaakt. - Een elektronische versie zorgt voor een veel grotere visibiliteit, zowel voor de student (ook in functie van zijn of haar latere beroepsleven) als voor de hogeschool. 6.4. Interinstitutionele projecten De Katholieke Hogeschool Kempen coördineert een IWT-project, gesubsidieerd door het HOBU-fonds, met als doel de ontsluiting van de scripties van alle opleidingen industrieel ingenieur van de Vlaamse hogescholen via een gemeenschappelijk digitaal platform. Scripties zullen opzoekbaar worden gemaakt via metadata zoals titel, auteur, trefwoorden en abstracts, maar de mogelijkheid zal bestaan om ook de full text (in PDF) raadpleegbaar te maken. Er zal zo veel mogelijk een beroep worden gedaan op internationale standaarden (Dublin Core voor het formaat van de metadata, het Open Archives Initiative Metadata Harvesting Protocol (OAIMPH) als protocol voor het zoeksysteem). Hogescholen kunnen vrijwillig instappen in het project mits betaling van een beperkte kostprijs voor de lokale installatie van de software die KHK zal ontwikkelen. Enkele instellingen zullen dit wellicht volgend academiejaar reeds doen. In de toekomst kan het project verder uitgebreid worden naar andere opleidingen. Meer info is te vinden op http://doks.khk.be Ook de universiteiten werken aan een gelijkaardig project (ETD genaamd), in casu voor doctoraatsthesissen. Ook hierbij worden internationale standaarden zoals Dublin Core en OAIMPH gehanteerd. Het project kadert meer algemeen in de filosofie van "Open Access" en van de "institutional repositories" die universiteiten moeten
5/6
opbouwen als tegengewicht voor de vaak exorbitant stijgende prijzen voor databanken en (elektronische) tijdschriften.
7.
Varia
De vraag wordt gesteld of het bv. voor manuscripten van het Conservatorium die door hun ouderdom en fysieke toestand niet meer raadpleegbaar zijn, geen goede oplossing zou zijn om ze te scannen. Kostprijsmatig is dit wellicht voordeliger dan de documenten te laten herstellen. Jan Landuyt antwoordt dat de bescherming van waardevol patrimonium in principe de opdracht van de hogeschool overstijgt en dat hiervoor samenwerking met andere instanties (stad Gent, provincie Oost-Vlaanderen, Vlaamse Gemeenschap) nodig is. Qua praktische uitvoering zal de bibliotheek in de loop van dit jaar of de nodige apparatuur (printer-copier-scanner) beschikken. De bibliotheek heeft bovendien drie personeelsleden (1 meer dan in de meeste andere bibliotheken), maar eventueel kunnen er tijdelijk ook jobstudenten ingezet worden, niet voor een grootschalig scanningsproject evenwel.
6/6
