VERSLAG Vergadering Beheersorgaan Bibliotheek en Gemeenschapscentrum – 13 maart 2012 Aanwezig: Stefaan Eilers, Philip Celens, Herman Smolders, Martha Helsen, Kris Peeraer, Luc Van Roy, Sofie De Keuster, Ann Van Hoorenbeeck, Walter Vermeylen, Renaat Gijsermans. Verontschuldigd: Peter Van Osta, Dries Van Dyck, Alex Van Loon, Claudine De Belder. 1. Goedkeuring vorig verslag De voorzitter verontschuldigt zich omdat de vorige vergadering werd uitgesteld. De aanstelling van Ann Van Hoorenbeeck werd bekrachtigd door het College van Burgemeester en Schepenen. Dit moet nog wel gebeuren door de gemeenteraad. 2. Aanpassing Organiek Reglement De voorzitter stelt voor om het Organiek Reglement aan te passen. Bij de samenstelling van het beheersorgaan stelt hij voor om kandidaten uit Malle voorkeur te verlenen. Maar: indien deze mensen tijdens de legislatuur zouden verhuizen, dan kunnen ze nog wel deel uitmaken van het orgaan. Artikel 5 paragraaf 2 zou dus moeten worden aangepast evenals Artikel 6 paragraaf 1 g. Het bestuur gaat akkoord met deze voorstellen. 3. Materialen keuken en cafetaria De Notelaar Door een inbraak zijn er problemen met een metalen kast in De Notelaar. Daardoor verdwijnt er materiaal. De kast kan niet hersteld worden door de technische dienst van de gemeente. Er is ook geen vervanging voorhanden. Aankoop van een nieuwe kast gebeurt niet in het kader van het PPSverhaal Oost. De technische dienst van de gemeente heeft nieuwe onderdelen besteld in Italië. Hopelijk is hiermee het probleem opgelost. 4. PPS Oost Sofie De Keuster geeft toelichting bij de huidige situatie betreffende PPS Oost. De volgende zaken worden aangepast: De huidige cafetaria wordt afgebroken en daarna vergroot. De bibliotheek verkleint door de uitbreiding van de commerciële ruimte. Er komt een wenteltrap in de feestzaal evenals een grote toog. De ingang wordt verschoven. Er wordt voldoende drankenberging voorzien. De ontvangstruimte zal verkleinen. Er komt een geschikte vloer in het danslokaal. Verenigingen krijgen geen vaste lokalen meer, wel bergingen.
Er moet ook stilaan nagedacht worden over het te plaatsen meubilair. De bouw van het jeugdcomplex vordert goed. De opening is voorzien voor 1 september 2012. Men zal ook een aanzienlijke subsidie krijgen van Europa (220.000 EUR). Ook een aanvraag voor subsidiëring van de buitenaanleg zal worden ingediend. Er is ook een werkgroep actief rond de benoeming van de zalen. 5. Planning activiteiten bibliotheek Jeugdboekenweek Doe boekjes voor de lagere school. Theatervoorstelling voor 3de en 4de leerjaar: Mr. Zee. Lezing Wouter Kersbergen Tot eind mei: auteurslezingen Eind mei: slotfeest kinder- en jeugdjury. September: kinder- en jeugdjury 23 oktober: lezing Stefaan Brijs 20 tot 28 oktober: bibliotheekweek 17 tot 25 november: voorleesweek 15 December: boekenverkoop Films in samenwerking met het gemeenschapscentrum (zie verder). Voorstellen: Lezing door Jan Bleyen: Doodgeboren. Activiteit rond 200 jaar Conscience. Leeuw van Vlaanderen? Activiteit rond Louis Paul Boon
6. Planning activiteiten gemeenschapscentrum, najaar 2012
Augustus: Muziek in het Park. 1/9 Gepetto en the Wales en Axl Peleman 9/9 Open Monumentendag 20/9 Filmvoorstelling i.s.m. bibliotheek 27/9 Voordracht Yves Desmet
28/9 Voordracht over Afghanistan, Pakistan en Kasjmir door Gie Goris met aansluitend tentoonstelling in de oude Sint-Martinuspastorij. 2/10 Seniorendag met Lia Linda. 12/10 Voorstelling over Armoede door Paljas. Leven in een krabbenmand. 18/10 Filmvoorstelling 23/10 Stefaan Brijs i.s.m. bibliotheek. 21/10 Ammorroma. Kasteelconcert 9/11 Tentoonstelling Anneke Mondt, Ingrid van de Oord, Bavo Maes en Gisèle Brabants. 10/11 Mallifiesta 11/11 Kunst of Kamelot 15/11 Filmvoorstelling 18/11 Kasteelconcert Zefiro Torna 19/11 Lezing Christophe Deborsu 23/11 Tentoonstelling Jan Van Houtte. 24/11 Folkconcert met Sakura 7/12 Comedy Night Babylon 7. Eventuele verhuizing dienst Cultuur De manager vrijetijdszaken stelt voor om de dienst Cultuur te verhuizen naar Sint-Jozeflei 6. Ze heeft hiervoor de volgende argumenten: Een vrijetijdsloket is een tendens die momenteel gangbaar is. Er zou een centrale infobalie komen voor alle verenigingen. Dit zou een betere permanentie geven. Alle medewerkers zouden min of meer op de hoogte zijn van de werking van de betrokken diensten. Een vrijetijdsloket zou ook zorgen voor een betere integratie van de diensten sport, jeugd en cultuur. De dienst cultuur zou meer zichtbaar worden voor de andere diensten van het gemeentehuis. Volgens de cultuurbeleidscoördinator zou een verhuizing van de dienst Cultuur ten nadele zijn van de verenigingen. Hij haalt een tiental voorbeelden aan van de voorbije twee weken waaruit blijkt dat dit haast niet werkbaar is. Het gemeenschapscentrum zou vaak leeg staan, want de poetsvrouwen zijn er niet altijd en de zaalwachters starten pas om 16 uur. Welke indruk zou dit geven aan de gebruikers? Bezoekers komen terecht in een ‘spookgebouw’. Bovendien zouden de verenigingen vaak in de problemen komen met materiaal (dat nu achter slot en grendel staat), drank, beamer, berging, elektrische piano, … Er doen zich dikwijls ‘onvoorziene’
omstandigheden voor die nu zonder problemen worden opgevangen door de cultuurambtenaren. Een verplaatsing van de dienst naar Sint-Jozeflei 6 zou leiden tot nodeloos ‘heen en weer’ geloop, waarvan zowel de verenigingen als de ambtenaren gauw genoeg zullen krijgen. Met de jeugdverenigingen wordt er nu al rechtstreeks samengewerkt bij de organisatie van culturele activiteiten. Een plaatsing in hetzelfde gebouw als de jeugddienst is dus overbodig. Er is bovendien een nauwe band met de bibliotheek. De diensten cultuur en openbare bibliotheek hebben een gezamenlijk cultuurbeleidsplan en een gezamenlijk beheersorgaan. Deze diensten nu van elkaar scheiden is eigenlijk onlogisch. De bibliothecaris is akkoord met het idee van een centraal loket voor de vrijetijdsdiensten maar niet in de huidige infrastructuur. Een verhuizing zou voor teveel praktische problemen leiden. Hij ziet vooral nadelen, want de mensen van de bibliotheek zullen regelmatig lastig worden gevallen door verenigingen die één of ander te kort hebben. Bovendien is het bibliotheekpersoneel niet op de hoogte van gemaakte afspraken. Hij stelt dat de samenwerking met de dienst Cultuur nu ‘organisch’ verloopt en dat er daardoor nieuwe initiatieven worden ontwikkeld. Dit zou verloren gaan bij een eventuele verhuizing. Hij vindt een mogelijke verhuis van de dienst Cultuur bijzonder jammer voor de administratieve medewerker van de dienst Cultuur Ilse. Zij ziet een verhuizing absoluut niet zitten. Een mogelijk vertrek van deze medewerker zou grote weerslag hebben op de werking. Ilse heeft tien jaar ervaring, is heel gemotiveerd, maakt omzeggens geen fouten en kent het reilen en zeilen van de dienst door en door. De cultuurbeleidscoördinator stelt bovendien dat er praktisch een probleem is. Hoe gaan we acht kasten, 6 bureau’s en 3 lange tafels plaatsen in de ruimte aan de Sint-Jozeflei 6? De ambtenaren zouden als sardienen in een blik zitten, want ze hebben de ruimte nodig voor administratie, de aanmaak van affiches, brochures, verzending, enz… De manager vrijetijdszaken zegt dat er hiervoor een oplossing is, maar welke wordt niet verduidelijkt. Herman Smolders stelt dat er een grote tevredenheid is over de werking van de dienst Cultuur. Vooral de ‘lage drempel’ is een grote meerwaarde. Er is nu een groot contact met de gebruikers van de dienst. Bij een eventuele verhuizing gaat dit contact verloren. Hij stelt bovendien dat de vorige schepen van Cultuur o.a. om die reden radicaal gekant was tegen een verhuizing. Jan Van Roey vond dat de werking van de dienst onlosmakelijk verbonden was met het huidige gebouw. Volgens Jan had een vrijetijdsloket alleen zin als alle diensten geconcentreerd zitten in een aangepast en ruim gebouw waar gesprekken ongestoord kunnen verlopen in daarvoor aangepaste lokalen. Herman stelt bovendien dat hij op vergaderingen van voorzitters van cultuurraden dikwijls werd geconfronteerd met klachten van collega’s. Dit had meestal te maken met teveel bureaucratie van de diensten Cultuur in hun gemeente. Deze problemen zijn juist vermeden omdat de dienst Cultuur van Malle een lage drempel heeft. Een ‘vrijetijdsloket’ in de huidige toestand (gescheiden van het gemeenschapscentrum) is dus niet wenselijk. Stefaan Eilers stelt zich eveneens de vraag waarom deze verhuizing eigenlijk nodig is. Er zijn geen klachten over de dienst Cultuur, integendeel. Hij gebruikt hiervoor de Engelse uitdrukking: why change a winning team? Met de eventuele verhuizing worden er blijkbaar meer problemen dan voordelen gecreëerd Renaat Gijsermans stelt dat de ganse gemeente nu weet dat ‘Cultuur’ gevestigd is op Sint-Jozeflei 26. Een eventuele verhuizing zou alleen maar voor verwarring zorgen.
Walter Vermeylen stelt dat een eventuele verhuizing nu ‘geforceerd’ overkomt en dat de oplossing ligt in een vrijetijdsloket in het nieuwe gebouw dat er waarschijnlijk zal komen met PPS West. Niemand zou zich vragen stellen bij een omgekeerde beweging, namelijk van Sint-Jozeflei 6 naar 26. Dit zou gezien worden als een logische stap. Maar de dienst Cultuur verhuizen naar Sint-Jozeflei 6 wordt aangevoeld als ‘geforceerd’. Men vermoedt dat er hier ook andere belangen spelen, maar hierover worden geen uitspraken gedaan. Sofie De Keuster stelt dat het hier eigenlijk om ‘personeelszaken’ gaat en minder om Cultuur. Dit wordt echter tegengesproken. Een eventuele verhuizing zou namelijk grote gevolgen hebben voor de dienst Cultuur en zijn gebruikers. Ook voor de bibliotheek zijn er gevolgen. Dit punt hoort dus thuis op de agenda van het beheersorgaan. Aangezien niemand van de raadsleden blijkbaar voordelen ziet in een verhuizing zou dit leiden tot een ‘kafkiaanse’ situatie. De ambtenaren zijn radicaal tegen en ook het beheersorgaan ziet eigenlijk geen voordelen. Een eventuele verhuizing zou daarom mentaal zwaar om dragen zijn voor de medewerkers van de dienst Cultuur. Dat hun motivatie en inzet naar een absoluut dieptepunt zakt zou begrijpelijk zijn. Samengevat: het beheersorgaan ziet geen voordelen in een mogelijke verhuizing, maar wel een aanzienlijk aantal nadelen. Om die reden geeft men unaniem een negatief advies. De oplossing is gelegen in de inrichting van een vrijetijdsloket in een nieuw gebouw, waar alle diensten samen zitten. Maar in de huidige situatie is een vrijetijdsloket ‘geforceerd’ en dus niet wenselijk. M.a.w.: de dienst Cultuur blijft best op de huidige locatie. Een vrijetijdsloket wordt best voorzien in het op te maken PPS-West dossier.
8. Varia Bibliotheek aan huis is van start gegaan. Het werkingsverslag van de bibliotheek is klaar. Men probeert zoveel mogelijk een evenwicht te zoeken tussen activiteiten voor lager en deze voor middelbaar onderwijs. Dit is echter afhankelijk van individuele leerkrachten. De vader van Herman Smolders was 50 jaar geleden bibliothecaris in Oostmalle. Kunnen we daar iets rond doen? Rond de geschiedenis van de bibliotheek? Renaat Gijsermans stelt voor om een voordracht over ‘Vrolijk gezond’ ter organiseren. Dit voorstel wordt aanvaard. Er zijn twee nieuwe zaalwachters in dienst: Leo Janssens en Ludo Van Bouwel. Ze zullen zowel in Oostals in Westmalle worden ingeschakeld. De verwarming in De Notelaar laat te wensen over. Er worden hier echter geen kosten meer gemaakt (PPS Oost).
DATUM VOLGENDE VERGADERING: 2 MEI 2012 OM 20 UUR.
