Notulen vergadering Cie. Digitale bibliotheek 11-02-2010 Vergaderdatum:
11-02-2010
Verslagdatum:
18-02-2010
Locatie:
Cubiss
Voorzitter:
Henriëtte de Kok
Adres:
Statenlaan 4, Tilburg
Notulist:
Neeltje van Helvoort
Aanwezig:
Henriëtte de Kok, Jan Klijweg, Jan de Waal, Anita Waajen, Anette van Helvoort, Annemie van Rijswijk, Anne Klop, Hilbrand van de Groep, Neeltje van Helvoort
Afwezig:
Geja Olijnsma (m.b.v.v.)
1. Opening Geja Olijnsma afwezig met bericht. Neeltje van Helvoort zorgt voor ondersteuning van de commissie Digitale Bibliotheek. 2. Aanvullingen, wijzigingen agenda Punt 11 vervalt en komt in volgende vergadering aan bod (ICT advies bibliotheek Eindhoven, Ron van der Sterren). 3. Ingekomen stukken/mededelingen • Nieuwsbrief Wim Keizer 01012010 (is al verzonden) Geen vragen en opmerkingen. • Kennisdag 23 februari 2010 (bijlage) 23 februari vindt de aftrap van het kennisportaal plaats. Het wordt een interactief platform, dat bibliotheekbreed moet gaan leven. Vandaar dat er een brede groep van mensen is uitgenodigd. • Ondersteuning cie digitale bibliotheek Zie opening. • Gii dag De Gii dag is georganiseerd door de stuurgroep digitale infrastructuur, en staat in het teken van verbinden van de KB, OB’s en UB’s. Er waren weinig OB’s aanwezig. Het was een goede dag. Er is onder andere gesproken over de ontwikkelingen van Google Books. Deze ontwikkeling moeten we als OB goed op ons netvlies krijgen. Er is ook gesproken over Worldcat. Daarnaast werd de Nationale bibliotheek catalogus (NBC) gepresenteerd door de vereniging voor het netwerk. Er is nog een hele weg te gaan voordat UB’en zich hierbij aansluiten. De projectgroep innovatie heeft het initiatief genomen om de Nederlandse Bibliotheek Catalogus (NBC) te regelen. De stichting Bibliotheek.nl neemt dit in 2010 over. Op het weblog van Jan Klerk staat een uitgebreid verslag http://www.janklerk.net/2010/01/symposium-gemeenschappelijke-informatie.html.
•
•
•
Henriëtte de Kok was voorgedragen als bestuurslid Stichting Bibliotheek.nl Inmiddels is Henriëtte benoemd tot bestuurslid. Ander bestuurslid is Eppo van Nispen tot Sevenaer (nog een half jaar). De voorzitter is Wim van Drimmelen (oud directeur KB). Er worden nog twee bestuursleden voorgedragen door OCW (nog niet bekend). Jos Richters rol in landelijk projectbureau te Hoofddorp Jos Richters (Cubiss) heeft één dag per week taken bij stichting Bibliotheek.nl (o.l.v. Wilfried Hoffman). Maja Casemier en Nanno Nanninga zijn benoemd tot bestuursleden van VOB. Mededelingen van commissieleden: o Jan de Waal is gevraagd voor een landelijke club die gaat praten over de juridische haalbaarheid van e-books. Deze bijeenkomst is opgezet door de bibliotheekdelegatie van de Stichting Onderhandelingen Leenvergoedingen (StOL). 18-02-2010 is de eerste bijeenkomst. Volgende vergadering geeft Jan een verslag.
4. Afsprakenlijst van 18 december 2009 (bijlage) n.a.v. punt 7: • •
•
Thuisgebruik; Vragen over statistieken kunnen rechtstreeks aan Hilbrand van de Groep of Jeroen van Beijnen gesteld worden. Gastlenen; Bibliotheek Midden-Brabant zegt te wachten op de nieuwe versie Vubis die dit jaar geïmplementeerd wordt. De vraag die speelt is: is de investering (tijd en geld) het waard om het nu te implementeren als het in de nieuwe versie van Vubis standaard wordt meegenomen. De andere commissieleden vertellen dat het informeren van medewerkers het meeste tijd kost. Er wordt bij andere bibliotheken veel gebruik gemaakt van gastlenen. Gastlenen; Ook bibliotheek de Kempen doet nog niet mee. Hilbrand onderneemt hier actie op.
5. Rol/werkwijze van de cie in 2010 (meningvormend) De discussie wordt gehouden n.a.v. het eerste jaar werken in de commissiestructuur. De vragen die centraal staan in deze discussie: •
Is de opzet van de commissiestructuur een goede en prettige manier? o Er is veel overlap met andere commissies. De commissie is een ondersteunende commissie aan de andere programmalijnen… maar wel met een behoorlijk budget (ook geld gereserveerd voor lopende projecten). o De vergaderingen zijn erg goed voor de kennisoverdracht. o De commissie moet zeker blijven. We weten niet wat er allemaal op landelijk niveau geregeld wordt. Daarnaast is het dan nog niet in Brabant uitgerold. o Je bent als commissie afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen. De projecten van 2009 hebben daar behoorlijk last van gehad. Het is goed dat er veel gebeurd, maar dat moet je wel goed in de gaten houden. Aan de andere kant moeten we ons wel realiseren dat we in Brabant meters moeten maken.
We hebben in 2009 veel vergaderd, maar er zijn nog weinig concrete resultaten te melden. Dit komt door de landelijke beperkingen en de opstartfase van het werken in de commissiestructuur. Het is goed dat we elkaar op de hoogte stellen van ontwikkelingen, en dat vertalen naar de praktijk. De commissie moet vervolgens wel meer naar voren treden en concrete resultaten leveren. Voorbeelden van 2009: de dag Digitale Bibliotheek 2012 en het voorstel over de FON-routers. o Daarop aansluitend: alleen een advies uitbrengen is niet genoeg. Je zou eigenlijk een totaalpakket aan moeten kunnen bieden, een dienstverlening die je kunt afnemen. o Meer concrete dingen voorstellen. o Informatie beter communiceren. Om vaart te houden in lopende projecten, wordt er wel eens wat beslist tussen twee vergaderingen door (als het een logisch vervolg is op wat er besproken is in de commissie). Op het idee om tussen twee vergaderingen (bij beslissingen) een soort voortgangsbericht te sturen, wordt niet negatief maar ook niet positief op gereageerd. De commissieleden geven wel aan dat zij altijd al veel informatie bij moeten houden. o We moeten vernieuwing in de gaten houden… Maar ook efficiency en kostenbesparing!! Is de vergaderfrequentie (1 keer per kwartaal) voldoende? o Als je een of meerdere van de vergaderingen mist, mis je snel veel informatie. Als je één vergadering mist, zie je elkaar pas weer na een half jaar. Je moet dan ook al veel bij lezen. o De vergaderfrequentie moet niet omhoog. Iedereen heeft het daar te druk voor. o Vanuit de commissie kan er iemand per project als een soort klankbordgroep fungeren. Dan zijn de commissieleden meer praktisch bezig en direct betrokken bij de projecten. Is de samenstelling van de commissie goed? o De samenstelling wordt als prettig ervaren. o
•
•
Conclusie: De commissie heeft drie aandachtspunten: 1. Informatieoverdracht faciliteren. 2. Zorgen voor een efficiencyslag. 3. Zorgen voor vernieuwing. 6. Planning en werkplan 2010 (bijlagen) Hilbrand licht de bijlagen bij dit agendapunt toe. Dit agendapunt zal elke vergadering terug komen zodat de commissie hier snel op kan reageren en op inspelen. Daarnaast wordt er gesproken over de volgende projecten, waar de commissie invulling aan moet geven. • •
Laboratorium projecten Concepten zelfservice Opgenomen in het meerjarenbeleidsplan. Dingen ontwikkelen in zelfservice, zodat de openingstijden van een bibliotheek uitgebreid kunnen worden. Bijvoorbeeld de onbemande bibliotheek.
•
Uit de lijst met digitale bibliotheek projecten die door Brabant landelijk zijn ingediend, en niet gehonoreerd kunnen we een aantal projecten kiezen. Deze kunnen we vervolgens als Brabant uitvoeren. De projecten die landelijk opgepakt zijn door een andere partij worden uit de lijst gehaald. De commissie geeft een prioritering aan in deze lijst, waardoor er een top 3 verschijnt.
Er is een overeenkomst met de provincie waarbij geldt dat de commissie digitale bibliotheek een geldreserve op mag bouwen en meenemen naar het volgende jaar. 7. Presentatie project Business Intelligence (Peggie Rombout) • Voortzetting pilot datawarehouse Peggie Rombout licht het project toe, en de rollen die Brabant op zich neemt. 8. Voortgang haalbaarheidsonderzoek één systeem (Hilbrand van de Groep) Op donderdag 4 februari 2010 heeft er een briefing plaatsgevonden met drie partijen. De drie partijen zijn in één gesprek gebriefd, zodat zij allen hetzelfde uitgangspunt hebben. Ook worden vragen en antwoorden met alle drie de partijen gedeeld. De opdracht die meegegeven is gaat over het achterhalen wat de gevolgen zijn als Brabant over gaat naar één systeem gaat, dus niet welk systeem. Welke strategische, tactische en operationele voor- en nadelen zitten er aan opschaling? Wat zijn de consequenties? Wat betekent het voor klanten van bibliotheek? Wat betekent het voor de autonomie van bibliotheken? Wat is de relatie met landelijke ontwikkelingen? Naar aanleiding van de resultaten kan besloten worden om een project op te starten voor de opzet van één systeem en de uitvoering hiervan. De partijen leveren voor vrijdag 19 februari een voorstel en een offerte aan. 9. Pauze: presentatie Multitouchtafel Er kan vanuit de commissie wat concreets gemaakt worden met de multitouchtafel. Annemie en Jan zullen hierbij betrokken worden. Bibliotheek Helmond is ook bezig met de multitouchtafel, met afbeeldingen van het RHCE. Er wordt gekeken of het mogelijk is eenzelfde applicatie te gebruiken die ontwikkeld is door DOK Delft. Hierbij wordt de bibliotheekpas op de tafel gelegd, en verschijnen er foto’s aan de hand van de postcode van de lener. 10. Presentatie project ontwikkelen generieke webservices (Joost van Stiphout) Vervalt, komt volgende keer terug op agenda.
11. ICT advies bibliotheek Eindhoven (Ron van der Sterren) Vervalt, komt volgende keer terug op agenda. 12. Demo mobiele applicatie Den Bosch (Anne Klop) Anne laat zien hoe zij in Den Bosch, met bestaande applicaties en middelen, een pilot mobiele vraagregistratie hebben ontwikkeld. De mensen op de werkvloer kregen een iPod Touch (Wifi). Hierop stond een databasetoepassing uit de appstore (HanDBase). Op een pc / mac kun je beheersoftware hiervoor draaien (HanDBase Desktop). De werknemers vonden de bediening van het apparaat goed, maar het scherm was wel wat klein. Het valt bij klanten ook wel wat meer op. De commissie is het er over eens dat er een catalogus applicatie moet komen, zodat medewerkers vragen van klanten over de catalogus direct kunnen beantwoorden. Voorwaarde is dat medewerkers een iPod touch of een iPhone (of een iPad) hebben en er Wifi beschikbaar is. Anne houdt ons op de hoogte van de ontwikkelingen. 13. Brainstorm over mogelijke quick wins vanuit de commissie (bijlage) Quick wins overleg 18-12-2009 Filmpjes o Maken filmpjes over het gebruik van digitale diensten o Plaatsen filmpjes op Youtube o Handleiding maken voor gebruik filmpjes via www.dik.nl • Advies over vervolg op 23 dingen • Publicatie over door Den Bosch te ontwikkelingen toepassingen op iPod Touch Quick wins overleg 11-02-2010 •
•
• •
App laten ontwikkelen (iemand inhuren); o Wat betekent het voor Vubis en Bicat? o Moeten we de leveranciers inschakelen? o Anne en Annemie pakken dit op (als het niet te veel tijd kost). o Kunnen we de applicatie dan ook in de appstore delen met klanten? o In april komt de iPad ook uit, is die daar ook voor geschikt? Verder met de Multitouch tafel. o Annemie en Jan pakken dit mee op. Ontwikkelen van een format online jaarverslagen. o Online jaarverslagen vertalen voor de gebruiker/ klant. o Op een rijtje zetten wat je doet. Niet alleen voor je subsidieverlener, maar ook voor je gebruiker! o Het moet een beeldend verslag worden.
14. Volgende overleg • Datum volgens rooster 22 april 2010 • Onderwerpen: o Jos Richters over landelijke ontwikkelingen. o Bespreken bibliotheekcharter in relatie tot de ontwikkelingen digitale bibliotheek. 15. Rondvraag Henriëtte heeft gezien dat er meerder ICT-vacatures binnen Cubiss zijn, en vraagt hier naar. •
We hebben veel opdrachten (zowel publiek als privaat). We zijn op zoek naar echte ict’ers. (bijv. op onderdelen als architectuur). Daarnaast speelt dat Hilbrand volgend jaar stopt met werken.
Volgende vergadering:
22-04-2010
Sluiting vergadering:
12:10 uur
Actielijst vergadering DOBB DD-MM-JJ
Vastgesteld na:
# 1
Actiepunten Agendapunten 22-04-2010: • • • • • • • • •
•
2
DD-MM-JJJJ
Actie-houder HvdG / HdK
ICT advies bibliotheek Eindhoven (Ron van der Sterren) Verslag bijeenkomst e-books 18-02-2009 (Jan de Waal) Drie aandachtspunten commissie. Zijn deze voldoende belicht? Haalbaarheidsonderzoek één bibliotheeksysteem Presentatie project ontwikkelen generieke webservices (Joost van Stiphout) Presenteren digitaal format jaarverslag (prototype) (Jan de Waal) Voorstel Multitouchtafel bespreken Jos Richters over landelijke ontwikkelingen? Bespreken bibliotheekcharter in relatie tot de ontwikkelingen digitale bibliotheek Vaste agendapunt HvdG: Verantwoording uren/ uitgaven op kwartaalvergadering en projectenstatus.
Gastlenen: •
•
Bibliotheek Midden-Brabant doet nog niet mee. Henriëtte laat contact opnemen met Annette, zodat dit toch nog op korte termijn geregeld kan worden. Bibliotheek de Kempen doet nog niet mee. Actie hier op
HdK HvdG
Voortgang
Deadline
Status
ondernemen. 3
Stembiljet commissie digitale bibliotheek:
NvH
Iedereen kan een waardering geven aan 3 projecten, om te kiezen welk(e) project(en) door de cie opgepakt worden. Opgenomen worden: • • •
De projecten die Brabant heeft ingediend, maar niet zijn uitgekozen of door een andere partij worden uitgevoerd, Multitouchtafel-project Helmond Ingetrokken project Maasland
4
Presentatie Peggie Rombout wordt meegestuurd met het verslag.
NvH
5
Multitouchtafel
AvR / JdW / HvdG
• •
Concreet voorstel maken (toepassing voor Brabantse bibliotheken) Annemie en Jan aanwezig bij overleg.
6
Sheets haalbaarheidsonderzoek één bibliotheeksysteem worden meegestuurd met het verslag.
NvH
7
Mobiele vraagbeantwoording: App voor iPod laten ontwikkelen.
AK / AvR / HvdG
8
iPad aanschaffen vanuit commissie?
HvdG
9 10 11 12 13 14 15 16 17
