beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur verslag vergadering

beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur verslag vergadering Kopie <doorgeven/versturen> aan: WIE VOOR WAT OK/NOK

VERGADERING BEHEERSORGAAN BIBLIOTHEEK EN CULTURELE INFRASTRUCTUUR Vergadering van 21 november 2013 in DE BIBLIOTHEEK Leden • Delsoir Gisèle • De Marez Aad, ondervoorzitter • Demedts Lieven • Derudder Luc • Descheemaeker Martin • Lefebre Marleen, ondervoorzitter Verontschuldigd • Ameye Evelien, cultuurbeleidscoördinator • Duyck, Martine Afwezig • Rogge Elise

• • • • • •

Van Ackere Isabel, bibliothecaris Vanoutrive Greta Verbrugghe Fien Verschoore Anne-Sophie Verschoore Marc Viaene Ivette

•

Roelstraete Dirk

•

Vanhoorelbeke Carine

Verslag vorige vergadering van 19 september 2013 Goedgekeurd zonder opmerkingen. Acties in opvolging van de vorige vergadering

Eigenaar

Status

Actie 1. Agendapunten

Agendapunt 1.: Welkom De bibliothecaris verwelkomt de leden van het beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur. Agendapunt 2.: Verkiezen voorzitter Luc Derudder wordt verkozen tot voorzitter van het beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur met 10 ja-stemmen. De voorzitter bedankt de leden van het beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur voor het vertrouwen. Stemgerechtigd lid van het beheersorgaan, Lieven Demedts, komt binnen na de stemming. Agendapunt 3.: Advies wijziging gecoördineerd retributiereglement In toepassing van het erkenningsbesluit gemeentelijke adviesraden, wordt u advies gevraagd over de wijziging van het gecoördineerd retributiereglement. De deadline voor het indienen van het advies is 22 november 2013. Het gecoördineerd retributiereglement zal voorgelegd worden aan de gemeenteraad van 19 december 2013. U wordt advies gevraagd over: • • •

hoofdstuk 8: Culturele infrastructuur; hoofdtsuk 10: Gemeentelijke openbare bibliotheek; hoofdstuk 11: Gemeentelijke uitleendienst.

In toepassing van het erkenningsbesluit wijzen we op volgende bepaling van het erkenningsbesluit: De adviesraad zal de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het gemeentebestuur en in de adviezen melding maken van: • • •

de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; duidelijke weergave van het standpunt van de adviesraad met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

Op eenvoudige vraag wordt het dossier ook digitaal ter beschikking gesteld. Het voorstel tot wijziging werd reeds voorgelegd op de vergaderingen van 13 juni 2013 en 19 september 2013. Belangrijkste principes uit het gecoördineerd retributiereglement dat ter advisering wordt voorgelegd: Volgnummer: 1/5

•

• • • • •

lidmaatschap: 5,00 euro vanaf 18 jaar met uitzondering van groepen en leden van de BART-bibliotheken (Wielsbeke, Meulebeke, Pittem, Dentergem, Wingene en Tielt) en van de aanpalende gemeente Ingelmunster; gratis uitleen van alle materialen met uitzondering van de spellen (1,50 euro/stuk); aanvraag interbibliothecair leenverkeer: 1,00 euro; overschrijden van de uitleentermijn: 0,10 euro per materiaal per dag; administratiekosten aanmaningen: 1,00 euro (eerste aanmaning na 1 week te laat), 2,50 euro (tweede aanmaning na 4 weken te laat ), 5,00 euro (derde aanmaning na 7 weken te laat); tariefverhoging van 15 % met jaarlijkse indexering (hoofdstuk 8: Culturele infrastructuur).

De leden van het beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur, met uitzondering van Aad De Marez en Marc Verschoore, kunnen zich vinden in het voorstel. Minderheidsstandpunt van ondervoorzitter Aad De Marez: Een financiële drempel 1.

2.

3.

Het moet een bewuste keuze zijn om de drempel van de bibliotheek alvast op financieel vlak zo klein mogelijk te houden en zo een democratische afspiegeling van de bevolking in de bib te mogen verwelkomen. De wetgever stelt in zijn memorie van toelichting dat de (gemeentelijke) bibliotheek een 1 basisvoorziening is en drempels zo laag mogelijk gehouden moeten worden . Het gemeentebestuur erkent het belang van een laagdrempelige dienstverlening in zijn meerjarenplanning. Het invoeren van een financiële drempel is evenwel tegengesteld aan deze zienswijze. De meeste bibliotheken evolueren in de omgekeerde richting waarbij bibliotheken lidgeld verlagen of afschaffen. Enkele voorbeelden zijn: Wetteren (2013), Dendermonde (2012), Sint-Gilis-Waas (2012), … Vertrekkende vanuit de overtuiging dat de bibliotheek een basisvoorziening is, is de bibliotheek meer dan een post in de gemeentelijke begroting.

Gegeven het invoeren van een algemeen lidgeld: 1. 2.

Gemeentelijke bibliotheken met een gelijkaardige omvang als die van Oostrozebeke (naar ledenaantal) vragen vanuit vergelijkingsperspectief €2,20 lidgeld (zie tabel). Tegenover de (extra) inkomsten die de bibliotheek (mogelijks) zal ontvangen, kan niet staan dat de werkingsmiddelen voor de bibliotheek worden verlaagd.

Het alternatief: Geen algemeen lidgeld, maar wel het verhogen van de boetes om zodoende het tijdig terugbrengen van werken ‘af te dwingen’, evenwel gecombineerd met een zgn. ‘inleverattendering’ bv. Een week voor het verlopen van de uitleentermijn. Tegelijk zet je d.m.v. dit simpel mailtje in op communicatie. Marc Verschoore sluit zich aan bij het standpunt van ondervoorzitter Aad De Marez. De overige leden van het beheersorgaan zijn van mening dat 5,00 euro lidmaatschap geen grote financiële drempel is. Bovendien blijft het lidmaatschap gratis voor leden jonger dan 18 jaar. Wat het invoeren van hogere boetes betreft vinden de leden van het beheersorgaan dat dit m.b.t. tot kansarmen ook drempelverhogend is. Het beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur adviseert het voorstel tot wijziging van het gecoördineerd retributiereglement (voorwaardelijk) gunstig. Het minderheidsstandpunt van Aad De Marez wordt vermeld op het adviesformulier. Agendapunt 4.: Advies wijziging algemeen politiereglement: lokaal deel: hoofdstuk 9: Gebruik van de gemeentelijke openbare bibliotheek In toepassing van het erkenningsbesluit gemeentelijke adviesraden, wordt u advies gevraagd over de wijziging van het algemeen politiereglement: lokaal deel: hoofdstuk 9: Gebruik van de gemeentelijke openbare bibliotheek. De deadline voor het indienen van het advies is 22 november 2013. Het algemeen politiereglement: lokaal

1

Algemeen lidgeld is evenwel niet uitgesloten

Volgnummer: 2/5

deel: hoofdstuk 9 zal voorgelegd worden aan de gemeenteraad van 19 december 2013. In toepassing van het erkenningsbesluit wijzen we op volgende bepaling van het erkenningsbesluit: De adviesraad zal de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het gemeentebestuur en in de adviezen melding maken van: • • •

de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; duidelijke weergave van het standpunt van de adviesraad met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

Op eenvoudige vraag wordt het dossier ook digitaal ter beschikking gesteld. Het voorstel tot wijziging werd reeds voorgelegd op de vergaderingen van 13 juni 2013 en 19 september 2013. Belangrijkste principes uit het algemeen politiereglement: lokaal deel: hoofdstuk 9: Gebruik van de gemeentelijke openbare bibliotheek dat ter advisering wordt voorgelegd: • • • •

uitleentermijn voor alle materialen: 28 dagen (4 weken) uitgezonderd speciale collecties of collectieonderdelen zoals bv. Cinebib; maximale uitleentermijn: 8 weken uitgezonderd dvd’s, cd’s, spellen en tijdschriften; max. aantal gedrukte materialen: 10; max. aantal materialen beeld en geluid: 10.

Om te vermijden dat volwassenen gebruik maken van het lidmaatschap van een van de kinderen om volwassen materialen te ontlenen werd toegevoegd dat kinderen beneden 14 jaar enkel informatieve materialen uit de volwassenenafdeling mogen ontlenen. Om reden van het arbeidsintensieve karakter van de spelotheek blijft het aantal te ontlenen materialen per kaart beperkt tot 3. Het tarief bij laattijdigheid wordt i.p.v. per begonnen week, per dag gerekend. Er zullen drie dagen vóór de vervaldag herinneringen worden verstuurd. De leden van het beheersorgaan bibliotheek en culturele infrastructuur kunnen zich vinden in het voorstel en adviseren gunstig. De leden van het beheersorgaan geven aan dat de nieuwe tarieven en termijnen best op voorhand worden gecommuniceerd aan de bevolking. Er komt een aankondiging in het infoblad en op het uitleenticket. Een overzicht van de belangrijkste wijzigingen zal vanaf 20 december beschikbaar zijn op de gemeentelijke website, de bibblog, de facebookpagina en op een flyer in de bib. Agendapunt 5.: Evaluatie najaarsactiviteiten • Zaterdag 12 oktober 2013: verwendag: 400 bezoekers, 692 uitleningen en verlengingen (+/- driemaal meer dan op een ‘gewone’ zaterdag). Voorzitter Luc Derudder en ondervoorzitter Aad De Marez vinden dat er door de leden van het beheersorgaan heel veel moest afgewassen worden. Marc Verschoore geeft aan dat voor het afwassen beroep kan gedaan worden op het PWA. De voorzitter stelt voor om de mensen die de pannenkoeken hebben gebakken een Oostrobon van 50,00 euro te geven. • Woensdagavond 16 oktober 2013: lezing “Gezond groeien: een nieuwe kijk op voeding voor kinderen” door Magdalena Troch: 64 deelnemers. Heel wat leerkrachten en onthaalouders woonden de lezing bij en kregen daarvoor een vormingsattest. • Maandagnamiddag 18 november 2013: lezing “De Groote Oorlog: Jooris Van Hulle interviewt Johanna Spaey”: 32 deelnemers. Agendapunt 6.: Digitale week 2013 - 2014 INTERNE VORMING VOOR HET GEMEENTEPERSONEEL In de week van 21 oktober 2013 gaf Shari Vanhoutte (studente Vives) interne opleidingen (Word, Excel en facebook) aan het gemeentepersoneel. Volgnummer: 3/5

DIGITALE WEEK 2014 In 2014 organiseert de bibliotheek opnieuw een digitale ‘week’. Net zoals vorig jaar gaat het niet om informatieve sessies, maar gaan we ook echt aan het werk. De lessen worden gespreid over de maanden maart en april 2014. Er zijn hiervoor 4 reeksen uitgewerkt. IPAD De nieuwste technologie in computerland: de tablet. Je leert de basishandelingen van de tablet. Inschrijven kan als je zelf een iPad (van het merk Apple) bezit, maar ook als je nog niet over een eigen tablet beschikt. Gelieve bij inschrijving wel te vermelden of je een eigen iPad meebrengt. • • •

dinsdag 11 maart 2014 van 9 u. tot 12 u.; woensdag 12 maart 2014 van 9 u. tot 12 u.; donderdag 13 maart 2014 van 9 u. tot 12 u.

IN DE ‘CLOUD’ EN WEBCOMMUNICATIE Je bent op reis en je wil je foto’s veilig opslaan. Je harde schijf kan crashen of bestanden kunnen verloren gaan. Bestanden kan je veilig online opslaan in de ‘cloud’. Meer zelfs, je kan ook een agenda delen of online een afspraak maken met een groep mensen. De volgende tools komen aan bod: • • • •

Dropbox; Google agenda; Doodle; Google drive.

• •

vrijdag 14 maart 2014 van 9 u. tot 12 u.; zaterdag 15 maart 2014 van 9 u. tot 12 u.

Wil je alles te weten komen over chatten of gratis (internationaal) bellen via het internet (Skype)? Dan is de sessie webcommunicatie zeker iets voor jou. •

zaterdag 5 april 2014 van 9 u. tot 12 u.

EENVOUDIG WEBSITES MAKEN Ben je lid van een vereniging? Wil je jouw vereniging promoten? Of wil je gewoon recreatief een eenvoudige website maken? In de sessies websites maken ontwerp je een eenvoudige gratis website met de tool Google sites en leer je hoe je formulieren maakt om inschrijvingen voor een activiteit te registreren d.m.v. Google forms. Het integreren van een agenda en van foto’s op je website komt ook aan bod. • • •

dinsdag 1 april 2014 van 13 u. tot 16 u.; woensdag 2 april 2014 van 13 u. tot 16 u.; donderdag 3 april 2014 van 13 u. tot 16 u.

PC ORGANISATIE Snel en efficiënt bestanden op je computer terugvinden? Bestanden, foto’s, filmpjes, mappen … ordenen. In deze lessenreeks komt het allemaal aan bod. • • •

dinsdag 22 april 2014 van 13 u. tot 16 u.; woensdag 23 april 2014 van 13 u. tot 16 u.; donderdag 24 april 2014 van 13 u. tot 16 u.

Deelnameprijs? gratis Waar? Bibliotheek ‘t Kraaiennest Volgnummer: 4/5

Inschrijven? In bibliotheek ’t Kraaiennest vanaf dinsdag 14 januari 2014. Let op! Het aantal plaatsen is beperkt. Bovendien kan je maar voor één reeks inschrijven. Wanneer de lessenreeksen volzet zijn worden er reservelijsten aangelegd. De digitale week is een initiatief van LINC vzw i.s.m. bibliotheek ’t Kraaiennest, Oostrozebeke. De praktische organisatie is in handen van een derdejaarsstudente uit de lerarenopleiding VIVES-RENO in Torhout, nl. Shari Vanhoutte. Zij realiseert dit project bij Marleen Lefebre, docent VIVES-RENO, in het kader van haar bachelorproef. Is er iets wat je graag aan bod zou zien komen in de lessen? Mail je voorstel(len) naar [email protected] met als onderwerp digitale week 2015. Alvast tot dan! Agendapunt 7.: Gebruikersonderzoek Grootschalig gebruikersonderzoek door Lokaal Marktonderzoek Vlaanderen i.s.m. Universiteit Antwerpen. De provincie West-Vlaanderen betaalt het onderzoek voor de bibliotheek (800,00 euro voor gemeenten met minder dan 10 000 inwoners) Wie wordt bevraagd? • • • •

leners; afhakers; niet-bezoekers; bezoekers.

Het onderzoek start op 2/12/2013 en eindigt op 28/2/2014. Digitaal communicatiemateriaal + gedrukte flyers worden nog aangeleverd. Meer info: http://www.lmov.be/ Agendapunt 8.: Vrijwilligersbeleid Ondervoorzitter Marleen Lefebre zou willen dat het gemeentebestuur een vrijwilligersbeleid voert m.b.t. alle domeinspecifieke zaken bv. buurtwerking in de breedste zon van het woord. Hoe concreet aanpakken? Er kan nagegaan worden hoe andere vergelijkbare gemeenten omgaan met vrijwilligers. Wat zijn good practices? Wat zijn de financiële implicaties wanneer vrijwilligers vergoed worden. Het wordt steeds moeilijker om vrijwilligers te vinden. Bovendien vergrijzen vrijwilligers. Er moet een transparant beleid gevoerd worden met goede afspraken (afsprakennota voor vrijwilligers). De bibliothecaris geeft aan dat m.b.t. de bib vrijwilligers niet mogen dienen om het personeelstekort op te vangen. Vrijwilligers kunnen niet voor alle bibliotheektaken (bv. informatiebemiddeling in het frontoffice, catalografie) ingezet worden omdat ze daar niet voor opgeleid zijn. Agendapunt 9.: Herinrichting van de bib in functie van RFID De bibliothecaris licht het inrichtingsplan toe. Agendapunt 10.: Varia • Data vergaderingen 2014: de bibliothecaris legt de datum voor de eerste vergadering van 2014 vast. Op die vergadering worden de data voor de volgende vergaderingen vastgelegd.

Actie 1.

Acties in opvolging van de vergadering Good practices vrijwilligersbeleid verzamelen

Eerstvolgende vergadering Vergadering 1 van 2014

Volgnummer: 5/5

Datum Nog te bepalen

Eigenaar Marleen Lefebre

Deadline volgende vergadering

Plaats Bibliotheek ‘t Kraaiennest Verslag: Isabel Van Ackere