-1-
Concept Notulen Algemene Seniorenledenvergadering van de Winterswijkse Tennis Club op woensdag 23 januari 2013 om 20.00 uur in het clubgebouw van de WTC aan de Groenloseweg te Winterswijk. Bericht van verhindering: Rianne en Wim Annevelink, Manuela Menting, Marije Korten, Onno Beijers, Hanneke Houwers, Jan Maarten Lieverdink, Willy Korten, Joop Freriks, Gerrit de Voer, dhr en mw. Oonk-Fledderus, Harry Huijskes, Els Peeters, Renske van Amersfoort. Aanwezig: voorzitter Koos van Eck, secretaris Tina Korten tevens notuliste, penningmeester Wim Droppers, voorzitter Technische commissie Maurice Giesen, voorzitter Jeugdcommissie Heleen Martens, voorzitter Recreatiecommissie Gerard Knook, voorzitter Parkcommissie Leo Kuipers. Verder wordt de presentielijst door 47 leden getekend, waaronder de 7 bestuursleden. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en verwelkomt de aanwezige leden. Hij vraagt de aanwezige leden die de presentielijst nog niet getekend hebben, dit alsnog te doen. 2. Mededelingen en/of ingekomen stukken/ vaststelling agenda De agenda wordt enigszins aangepast. Punt 7 verslagen commissies wordt ingevoegd na punt 4.1 Operationele gang van zaken. Daarna komt het financiële gedeelte aan de orde en wordt onder punt 5 toegevoegd: Vereniging en stichting geconsolideerd. De pauze zal tijdens de baanwisseling plaats vinden. De leden hebben geen bezwaar. 3. Notulen ALV 18 januari 2012 De notulen van Algemene ledenvergadering zijn via de website te lezen geweest. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen. Ze worden vastgesteld en goedgekeurd. 4. Bestuursjaar 2012 4.1 Jaarverslag bestuur
Operationele gang van zaken: Eind 2011 is een WTC-special verspreid in Winterswijk als bijlage van de Winterswijkse weekkrant. Daarnaast is in januari 2012 een open dag georganiseerd om Winterswijkers kennis te laten maken met de WTC. Het digitaal afhangen en de toegangscontrole zijn in 2012 gerealiseerd. Hierover zijn niet veel klachten geweest. BHV-cursussen zijn weer gegeven. Er zijn bijeenkomsten met de gemeente geweest over de bezuinigingen. Met FC Winterswijk zijn we in gesprek over de overlast van overvliegende ballen, bij de banen 1,2 en 3. In fase 3 van de realisatie zal gekeken worden naar het plaatsen van een hogere ballenvanger. Er is een principe overeenkomst met de gemeente over de kosten van vervanging van de huidige kunstgrasbanen. Wim Kos vraagt of dit voor alle banen geldt. Volgens de voorzitter is dat afhankelijk van het aantal leden op dat moment; de gemeente Winterswijk kijkt hierbij o.a. naar de KNLTB norm (+/- 90 tot 110 leden per baan). Verder hanteert men een afschrijvingstermijn van 15 jaar. Dit is met name een punt m.b.t. de in 2011 geïnvesteerde banen.
-2-
Financieel/exploitatieoverzicht 2011/2012: De WTC is een gezonde vereniging. In de baten en de lasten zitten een aantal posten die wat lager en hoger zijn dan voorzien. Bij de baten is de sponsoring lager uitgevallen en hebben de toernooien meer opgebracht. Bij de lasten zijn de personeelskosten aanzienlijk minder daar Barry Schutten minder uren werkt. Verder zijn de rentebaten/lasten lager daar de stichting de lening heeft overgenomen van de vereniging. Ook heeft de vereniging nog subsidie ontvangen van de gemeente. In de jaarcijfers is een post van 25.000 euro opgenomen als reservering voor ledenwerving en ledenbehoud.
Verslag kascommissie: de kascommissie bestond dit jaar uit Wim ten Pas en Johan Esendam. Deze heren zijn bijgestaan door Wim Kos. In hun verslag doen zij een drietal aanbevelingen: De tijd die de kas commissie had was veel te kort. Het boekjaar wordt per 30 september al afgesloten. Kan oktober voor de proefbalans en mutaties gebruikt, worden, november voor de samenstellingsverklaring en december voor bestudering door de kascommissie. Van de Stichting Accommodatie krijgt de kascommissie geen toelichting, formeel is dit niet nodig, maar zou wel wenselijk zijn. De statuten en het huishoudelijk reglement zijn van een lange tijd geleden. Vooral het huishoudelijk reglement is van 10 november 1967. Er zitten hiaten in, wellicht kan dit beter op elkaar afgestemd worden. Vooral de bestuursaansprakelijkheid. De kascommissie vraagt aan de leden om de penningmeester te déchargeren voor zijn taak. Onder applaus wordt de penningmeester gedéchargeerd. De voorzitter bedankt de kascommissie en de aanbevelingen worden ter harte genomen.
5. Verslag Stichting Accommodatie WTC
Financieel jaarverslag: De opbrengsten uit verhuur en sponsoren lopen terug. Daarnaast heeft de stichting de lening van de vereniging overgenomen, met als gevolg een negatief resultaat. Nu blijkt dat de verdeling van de contributiegelden niet helemaal voldoet, daar de stichting toch meer kosten heeft. In het contributievoorstel wordt de verdeling voor de stichting hoger. De kabels voor de hal worden in 2013 vervangen, wat ook een extra kostenpost is. Deze zullen in 10 jaar worden afgeschreven. De pacht is per 1 juli 2012 van Ter Weme overgenomen door Jan Opperman. De contractsduur wordt in totaal 10 jaar. (2+3+5). Jan heeft een nieuwe frisdrankautomaat geplaatst en een nieuw koffiezetapparaat naar aanleiding van de opmerkingen in de ALV 2012.
Vereniging en stichting geconsolideerd: de cijfers tonen een klein verlies.
6. Financieel
Begroting 2012-2013: de begroting wordt toegelicht door de penningmeester van de vereniging en door de voorzitter van de Stichting Accommodatie WTC. Deze ziet er goed uit ondanks dat verwacht wordt dat we gering interen op het vermogen. Op korte termijn is dit geen probleem. Er is nog een buffer.
-3-
Benoeming kascommissie: Voor 2014 worden Johan Esendam en Joop Freriks benoemd. Als reservelid wordt Hans Wevers gekozen.
7. Jaarverslagen 2012 en plannen 2013 commissies
Technische commissie: In 2012 hebben de voorjaars- zomeravond-, najaars- en wintercompetitie weer plaats gevonden. Veel teams namen weer deel aan deze competities. Zorgelijk blijft de wintercompetitie. Er is competitietraining gegeven door Jerry Renskers. Dit zal ook dit jaar weer gebeuren. Nu zal de training gesplitst worden in 2 sterktes. Het onderling toernooi en het Bonsen-Reuling toernooi zijn gespeeld en zullen in 2013 ook weer plaats vinden. De prestatieve toss is voor het eerst opgezet en dit heeft niet gebracht wat we er van verwacht hadden. Nu zal deze prestatieve toss omgezet worden in een soort trainingsmogelijkheid voor leden met minimaal speelsterkte 6. Bert Nijman wil dit in 2013 gaan verzorgen. Er hebben zich al 14 leden aangemeld. Ook zijn de eerste stappen gezet met het invoeren van WTC sportkleding. Dat zal in 2013 een vervolg krijgen. Wat in 2012 niet gerealiseerd is, is een Winterswijk open. Wellicht kan dit in 2013 gerealiseerd worden. In 2013 zullen drie prestatieteams meedoen aan de voorjaarscompetitie. 2 herenteams en 1 damesteam. Ook zal het 1e mixed jeugd team meedoen aan de volwassenen competitie.
Parkcommissie: In 2012 zijn gerealiseerd de oefenmuur en het miniveld. De oefenmuur is nog niet helemaal klaar, maar dit wordt in 2013 afgerond. Daarnaast is rond de velden groen aangeplant en is een fietsenstalling geplaatst. Ook vond het reguliere onderhoud aan de banen plaats. Het speeltoestel wordt dit jaar geplaatst. Leo bedankt iedereen die het mogelijk heeft gemaakt om dit allemaal te realiseren. Hij geeft aan dat een vereniging niet zonder vrijwilligers kan, en als bestuur zijn we daar heel blij mee.
Jeugdcommissie: In 2012 heeft de jeugdcommissie veel zaken gerealiseerd, zoals de organisatie van de diverse competities, het onderlinge jeugdtoernooi, schooltennis, Jaspersdag en een clinic voor BSO Kicken. Ook werd er 1 keer per maand getosst en werden diverse toernooitjes georganiseerd. Via maatschappelijke stages was het mogelijk hulp te realiseren bij activiteiten. Barry Schutten en Jerry Renskers zitten beide in de commissie, zodat zij deze kunnen ondersteunen. Van de 150 kinderen trainen 120 kinderen. De competitiedeelname is niet groot, daar kinderen vaak tennis als tweede sport hebben. In 2013 zal er geen schooltennis meer plaats vinden, maar kunnen kinderen van de gemeente Winterswijk gebruik maken van de website Activity for kids. Hier worden diverse sporten aangeboden. Op deze website is het mogelijk zich aan te melden voor een sport. De WTC heeft een speciale aanbieding hierop staan. In 2013 zal de jeugdcompetitie tot en met 12 jaar veranderen. De competitie zal het hele jaar door plaats vinden. Dit is allemaal nog in de beginfase. Tennis for kids wordt dit genoemd. Kinderen benaderen via briefjes en Topspinner werkte niet. Een van de commissieleden heeft alle e-mailadressen verzameld en tegenwoordig krijgen kinderen en hun ouders via de mail bericht. De jeugdcommissie heeft nu 6 leden, maar versterking is altijd welkom.
-4-
Recreatiecommissie: Op 21 januari 2012 heeft een open dag plaatsgevonden. Het was een gezellige dag. Vrijwilligerstoernooi, Ladies night en nieuwe leden avond zijn doorgegaan. Thuisblijverstoernooi en bokkenavond niet. Het valt de recreatiecommissie op dat men zich slecht aanmeldt voor de diverse toernooien. En pas als men het dan afblaast, komen de aanmeldingen binnen. De recreatiecommissie beraadt zich op nieuwe dingen. Suggesties zijn welkom. Vanuit de vergadering komt de suggestie om leden een persoonlijke mail te sturen, zodat men op de hoogte is van de toernooitjes, etc.
PR en media: Koos voert het woord, daar Franz te Loo vanwege zijn werk in september moest stoppen met zijn bestuurswerk. In 2012 heeft de WTC diverse malen de krant gehaald. Redactionele stukken in de diverse media. Ook via RTV Slingeland is aandacht geweest voor de WTC. Om de WTC te promoten heeft er een tennis clinic op de markt plaats gevonden door de organisatie van Haarhuis en Eltingh. De eerste stappen op het gebied van vervanging groene doeken naar grijs zijn ingezet. Eind 2012 zijn Maurice en Sander druk geweest met het benaderen van sponsoren voor tennisdoeken. Baan 1 tot en met 7 zijn al gevuld met nieuwe doeken. Voor aanvang van de voorjaarscompetitie zullen deze doeken worden opgehangen. Sander en Maurice zullen hun inspanningen blijven voortzetten om ook baan 8 t/m 11 te vullen. Aan een nieuwe website wordt nog gewerkt, er is al een testsite. Deze site zal meer interactief zijn. In 2012 is begonnen met Narrow-casting. Een proef draait inmiddels. Dit wordt het informatiekanaal in het clubhuis naar de leden toe.
8. Bestuursjaar 2013
Ledenanalyse 2008-2012: De voorzitter heeft een analyse gemaakt van de daling van het aantal leden sinds 2007. Dit loopt terug naar 716 leden op 31 december 2012. De leeftijdsopbouw laat zien dat de minste leden in de groep 19- tot 30 jaar zitten. Ook laat de analyse zien, dat er bij de jeugdleden nog maar weinig ouders en kinderen samen tennissen. Tevens treedt ook bij ons de vergrijzing op. De ledendaling is een landelijke tendens. Tennis is vaak een tweede sport. Als er keuzes gemaakt moeten worden, kiest men toch vaak voor een teamsport. Ook zie je jonge dertigers en veertigers afhaken vanwege hun drukke leven. De contributie is in een aantal jaren ook flink gestegen. Ook verliezen we nieuwe leden vaak binnen 3 jaar. Waar gaat het mis?
Instelling Werkgroep Beleid 2013-2016: Het bestuur wil graag een werkgroep instellen om hierop actie te ondernemen. Er zijn zaken die we niet van de grond krijgen bijvoorbeeld racketsportdag in de Pelkwijk. Winterswijk open, bokkenavond, thuisblijverstoernooi, uitbrengen clubblad. Zo kan een grotere groep mensen meedenken. De voorzitter laat een filmpje zien van de KNVB, waarin aangegeven wordt wat een bestuur tegenwoordig zou moeten doen binnen een vereniging Er zijn 3 poten: strategie, structuur en cultuur. Met name het binden en verbinden zou weer centraal moeten staan. Er worden diverse suggesties gedaan: mogelijke andere invulling recreatiecommissie. Meer een tennispromotie commissie. Enquête onder de leden, speciale toss voor beginners. Weer molenoverleg, interactieve website, zowel
-5-
op dinsdag en donderdagmorgen een vrouwentoss. Franklin Vlam, Bert Nijman, Bert Droppers en Wim Kos willen hierover wel in overleg.
Voorstel contributies: Het voorstel van het bestuur is om dit jaar de contributies niet te verhogen, daar deze al vrij hoog zijn en de grootste investeringen zijn gedaan. De vergadering gaat akkoord en het voorstel wordt aan genomen. (getallen zijn euro’s): Senior
WTC 70,50
St. 79,50
totaal 150
Junior t/m 22 jaar
WTC 36,50
St. 41,50
totaal
Pupil
WTC 20,50
St. 22,50
totaal 43
78
Verdere plannen 2013: het bestuur gaat op de ingeslagen weg door. Er worden teams op sterkte ingedeeld. Er komt een gesplitste competitietraining recreatief en prestatief. Collectieve competitievoorbereiding hogere klassen. Huidige doeken vervangen door grijs/wit. Narrow-casting in de lucht. Verlichting baan 11 aanpassen. Calamiteitenplan- en plattegrond, lijst met telefoonnummers. Vernieuwing geluidsinstallatie: is al aangewerkt, maar functioneert nog niet optimaal.
Rooster van aftreden: het rooster van aftreden laat zien dat er binnen nu en twee jaar diverse mensen gaan aftreden. Het bestuur is al vrij lang stabiel. Voor de continuïteit moet er wel vervanging komen.
Bestuursverkiezing: Wim Droppers en Leo Kuipers geven aan tot 2014 door te willen gaan, zij worden dan ook onder applaus herkozen. Daarnaast neemt Gerard Knook afscheid als bestuurslid. Gerard roept nog op dat er een nieuwe coördinator nodig blijft voor de Recreatiecommissie. Onder applaus en voorzien van een bloemetje verlaat Gerard het bestuur. Sander Stortelers stelt zich voor aan de leden en wordt onder applaus gekozen als nieuw bestuurslid.
Benoeming commissies: De voorzitter geeft aan dat formeel de commissieleden statutair door de ALV benoemd dienen te worden. Als gevolg van constante wisselingen en de grootte van onze club wenst de voorzitter hiervan af te zien. De ALV stemt hiermee in. Het bestuur ziet er tevens van af namen te noemen daar dit ieder moment verandert.
9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt Franklin Vlam vraagt hoe de WTC de bezuinigingen van de gemeente gaat opvangen. De voorzitter geeft aan dat de WTC dit kan opvangen en ook in 2014, wanneer de banen aflossingsvrij zijn. Ook valt Franklin Vlam op dat er nog geen zuil geplaatst is bij de ingang van het complex. De voorzitter zegt dat het bestuur nog in gesprek is met de hoofdsponsoren en dat dit en het speeltoestel gerealiseerd zullen worden in 2013.
-6-
Johan Esendam geeft een compliment aan Jan Opperman en zijn team voor het goed functioneren van barbezetting, etc. Dit wordt met applaus ondersteund door de aanwezige leden. Rob Zoet vraagt of er geen toss mogelijk is op vrijdagavond. Auke Spijkstra geeft de voorzitter een compliment voor het leiden van de vergadering. 10. Sluiting: de voorzitter bedankt iedereen voor zijn/haar komst en sluit de vergadering om 22.35 uur. .
