Notulen Algemene ledenvergadering VVS‘46 woensdag 19 november 2014
Agenda voor 19 november 2014 1
Opening, vaststelling agenda en mededelingen
2
Notulen ledenvergadering d.d. 16 oktober 2013
Notulen extra ledenvergadering d.d. 11 juni 2014
3
Secretarieel jaarverslag en jaarverslag jeugd 2013 / 2014
4
Financieel jaarverslag seizoen 2013 / 2014 en begroting 2014 / 2015
5
Voorstel verhoging contributie vanaf seizoen 2015 / 2016 met €4,00 i.v.m. extra bijdrage aan KNVB en gemeentelijke verhoging onderhoudskosten velden
6
Verslag kascommissie 2013 / 2014 en verkiezing kascommissie 2014 / 2015
7
Jubilarissen
8
Bestuursverkiezing Aftredend en herkiesbaar:
2
Bert Tool (voorzitter zaalvoetbal) Arjan Koning (wedstrijdsecretaris) Marnix Meijer (kantinezaken)
Het bestuur stelt voor om allen te (her)kiezen voor een termijn van nog eens 3 jaar
9
Rondvraag
Kees Berkhout (secretaris)
Notulen ledenvergadering d.d. 16 oktober 2013 Punt 7: De heer Gerard Veeken is meerdere malen onderscheiden, moet zijn: de heer Gerard Veeken is meerdere malen onderscheiden en zelfs 1 maal koninklijk. Verder geen opmerkingen, de voorzitter Rein de Wit bedankt de heer Kees Berkhout voor het opstellen van deze notulen. Notulen extra ledenvergadering d.d. 11 juni 2014 De heer Cor Bruin merkt op dat de vergadering is akkoord gegaan met het onderwerp VVS’46 energieneutraal, maar dat nergens het bedrag van de investering voor VVS’46 wordt genoemd. Ook is het niet helemaal duidelijk om hoeveel zonnepanelen het nu werkelijk gaat. De voorzitter Rein de Wit merkt op dat het zal worden aangepast in de notulen. De heer Dirk Ranzijn licht het een en ander kort toe. Het geïnvesteerde bedrag is € 20.000,00 en het aantal panelen was oorspronkelijk 308 stuks, later (na de extra ledenvergadering) is dat bijgesteld naar 450 stuks en inmiddels is er sprake van 800 zonnepanelen, maar dat laatste getal is nog in onderzoek bij Zon Energie, die de extra investering voor zijn rekening dient te nemen. De twee oorspronkelijke voedingskabels van het energiebedrijf blijken in de praktijk door Liander aangepast te moeten worden en om die extra kosten terug te verdienen is het gewenst om meer panelen te plaatsen. De heer Jacko Hoek vraagt of VVS’46 dan ook mee zal profiteren van de extra opbrengst kWh’s. De heer Dirk Ranzijn legt uit dat er een verrekenmodel is voor de retourgeleverde kWh’s en dat als de grens bereikt is het per kWh nog maar € 0,07 oplevert. VVS’46 en Zon Energie praten nog over de verdeling van die € 0,07. Verder geen opmerkingen, de voorzitter Rein de Wit bedankt de heer Gerard Pepping voor het opstellen van deze notulen.
Opgesteld door PeG
Pagina 1 van 5
19 november 2014
l e d e n v e r g a d e r i n g
1 Opening, vaststelling agenda en mededelingen: De voorzitter Rein de Wit opent deze algemene ledenvergadering en heet iedereen van harte welkom. Tevens vertelt de voorzitter hoe trots hij is op VVS’46 en dat hij veel positieve signalen her en der heeft opgevangen. U maakt deelt uit van die vereniging en mede dankzij uw inzet gaat het goed. De voorzitter spreekt er zijn dank voor uit.
V V S ‘ 4 6
Aanwezig v.h. : Rein de Wit, Kees Berkhout, Cor Groot, Erik Frerichs, Marnix Meijer, bestuur : Ruud Loos, Dries Boereboom, Dirk Ranzijn, Douwe van der Vaart : Arjan Koning Aanwezige leden: volgens presentielijst 20 Afwezig m.k. : Bert Tool, Gerard Veeken, Jan Bakker, Maurice Jong, Jan Peereboom, Erwin Ranzijn Notulist : Gerard Pepping
Notulen Algemene ledenvergadering VVS‘46
4
5
Financieel jaarverslag seizoen 2013/2014 en begroting 2014/2015 De penningmeester Erik Frerichs geeft een presentatie van het financieel jaarverslag. Allereerst legt hij uit wat de reden is van het uitstellen van deze vergadering tot vandaag: drukke werkzaamheden bij zijn werkgever plus de inning van de contributie van het huidige seizoen. De overdracht van alle financiële zaken van de vorige penningmeester Gerard Veeken zijn prima verlopen en inmiddels volledig afgerond. Het is inmiddels duidelijk geworden dat het bijhouden en het innen van de contributie een aparte taak kan en moet worden voor een vrijwilliger. We zijn op dit moment in gesprek met een kandidaat die deze taak op zich gaat nemen. Er zijn in totaal 500 contributiefacturen de deur uitgegaan en daarvan zijn er slechts 45 (9%) die om een of andere reden een extra behandeling nodig hadden. Het jaarverslag is niet op papier beschikbaar maar men kan digitaal meelezen op meerdere grootbeeldschermen. De heer Erik Frerichs licht de gepresenteerde cijfers toe. Als er vragen zijn kan men onmiddellijk inbreken in de presentatie. Enkele punten uit de financiële presentatie waarbij alle posten door de penningmeester werden toegelicht: -‐ Minder eigen vermogen als gevolg van een verliesgevend jaar. -‐ De 2 leningen van de gemeente, die rentevrij zijn maar wel een strikte aflossingsplicht hebben. -‐ Tegenvallende kantineopbrengsten. -‐ Meer gepleegd onderhoud dan was begroot -‐ Al met al is het geen goed jaar geweest voor VVS’46 in financiële zin. -‐ Voor het komende jaar zijn er maatregelen genomen o.a. bij de lonen / sociale lasten. -‐ Alles wat we nu weten is in de balans van de begroting meegenomen. Vragen uit de vergadering: -‐ De kosten van het verwijderen van de asbest komen die ten laste van het eigen vermogen: Ja -‐ Kan het volgend jaar de financiële rapportage weer op papier in de vergadering worden uitgedeeld, want niet iedereen kon evengoed het verhaal op de grootbeeldschermen lezen? Het bestuur erkent dat de opstelling van de schermen volgende keer beter moet maar staat achter de nieuwe manier van het presenteren van de cijfers. In de posten is gezocht naar zekerheden, maar is dit een ambitieus jaar: Ja, doch wel met de genomen maatregelen om de kostbeperkend te handelen. Het bestuur zet zich hiervoor in en zal proberen dit waar ter maken, want het bestuur wil dat VVS’46 een gezonde vereniging is en blijft. -‐ De heer Peter Peereboom merkt op dat het ontbreken van VVS’46 in de nacompetitie erg nadelig is voor de inkomsten en dat is nu al minstens 2 jaar zo. -‐ Kan in de financiële rapportage van volgend jaar ook het voorgaande jaar worden opgenomen in een tweetal extra kolommen in de balans? De penningmeester zal er aandacht aanbesteden. -‐ Rein vraagt om applaus voor de penningmeester en krijgt dat van harte van de aanwezige leden. Voorstel verhoging contributie vanaf seizoen 2015 / 2016 met € 4,-‐ i.v.m. extra bijdrage aan KNVB en gemeentelijke verhoging onderhoudskosten velden De penningmeester Erik Frerichs geeft de vergadering een toelichting op de verhoging. Vragen uit de vergadering: -‐ Mag de KNVB dat zomaar doen? De penningmeester antwoord dat dat ongetwijfeld in hun statuten is opgenomen en dat zij nu van die mogelijkheid gebruiken maken, nu de amateurtak zwaar verlies heeft opgeleverd.
Opgesteld door PeG
Pagina 2 van 5
19 november 2014
V V S ‘ 4 6
Secretarieel jaarverslag en jaarverslag jeugd 2013/2014 De voorzitter vraagt of er op-‐ en/of aanmerkingen zijn. Die zijn er niet en daarna bedankt de voorzitter de maker van het secretarieel jaarverslag de heer Kees Berkhout en vervolgens de makers van het jaarverslag Jeugd, de jeugdcommissie en met name de vertrekkende jeugdvoorzitster Irma Vlaar en de inmiddels aangetreden jeugdvoorzitter Douwe van der Vaart.
l e d e n v e r g a d e r i n g
3
Notulen Algemene ledenvergadering VVS‘46 -‐
-‐
Hoe verhoudt de contributie van de VVS’46 jeugd zich ten opzichte van andere verenigingen? Antwoord: De contributie van de jeugd is bij VVS’46 laag in vergelijking met onderzochte verenigingen. Buiten de verhoging van € 4,00 is er ook nog een reguliere indexering van maximaal 2,5% is dit ook op een andere manier in te vullen? In het bestuur is dit ook uitgebreid besproken maar het voorstel zal worden uitgevoerd zoals het nu is voorgesteld, mits de vergadering ermee akkoord gaat. Dat doet de vergadering. Het bestuur zal t.z.t. beoordelen of de 2,5% voor komend seizoen toegepast gaat worden.
6
De penningmeester merkt op dat in het nu lopende seizoen inmiddels al een substantieel bedrag binnen is. Verslag kascommissie 2013/2014 en verkiezing kascommissie 2014/2015 De voorzitter Rein de Wit leest voor een brief van de kascontrolecommissie enkele punten daaruit: -‐ Alles is gecontroleerd en de administratie is akkoord bevonden. -‐ Er is sprake van een vakkundig en zorgvuldig bijgehouden financiële administratie. -‐ Ook de begroting is akkoord bevonden. De voorzitter vraagt de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het voeren van de financiële administratie. De vergadering stemt in.
V V S ‘ 4 6
De vergadering beloont dat met een applaus. 7
Jubilarissen Alle jubilarissen met 25 jaar bij de vereniging (5 stuks) van het seizoen 2014 / 2015 hebben een persoonlijke uitnodiging gekregen, echter geen van hen is aanwezig, jammer. De voorzitter zal de overhandiging van de oorkonde en bloemen op een andere manier afhandelen. Tevens bezien of een ledenvergadering nog wel de ideale gelegenheid is om jubilarissen in het zonnetje te zetten.
8
Bestuursverkiezing
Aftredend en herkiesbaar: Bert Tool (voorzitter zaalvoetbal) Arjan Koning (wedstrijdsecretaris) Marnix Meijer (kantinezaken) Kees Berkhout (secretaris) Het bestuur stelt voor om allen te (her)kiezen voor een termijn van nog eens drie jaar Er zijn geen andere kandidaten aangemeld en de vergadering besluit dat de 4 heren een nieuwe termijn mogen plaats nemen in het bestuur van VVS’46. Irma Vlaar heeft gedurende afgelopen seizoen een punt gezet achter het voorzitterschap voor de jeugdcommissie en is inmiddels opgevolgd door Douwe van der Vaart De voorzitter bedankt Irma voor haar inzet in de achterliggende bestuursperiode en overhandigt haar een prachtige bos bloemen en drie zoenen op de wang en wenst haar opvolger Douwe veel succes.
De heer Barry Bronckers zou toetreden tot het bestuur als lid voor de evenementen, echter drukke werkzaamheden hebben hem gedwongen om dit een jaar uit te stellen. 9
Rondvraag Op vragen over de uitslagen op de website van VVS’46 antwoord Arjan Koning dat de uitslagen van het 1e team om 16.15 uur automatisch op de website komt en dat alle ander uitslagen zo rond 17.00 / 17.30 uur zichtbaar zijn. De heer Jacko Hoek vraagt om de wedstrijdplanning aan te passen als het 1e team niet thuis speelt,
Opgesteld door PeG
Pagina 3 van 5
19 november 2014
l e d e n v e r g a d e r i n g
De kascommissie: Jacko Hoek is bereid om nog een extra jaar plaats te nemen in de commissie en
Alle jubilarissen met 25 jaar bij de vereniging (5 stuks) van het seizoen 2014 / 2015 hebben een persoonlijke uitnodiging gekregen, echter geen van hen is aanwezig, jammer. De voorzitter zal de overhandiging van de oorkonde en bloemen op een andere manier afhandelen. Tevens bezien of een ledenvergadering nog wel de ideale gelegenheid is om jubilarissen in het zonnetje te zetten. Opgesteld door PeG
Pagina 4 van 5
19 november 2014
l e d e n v e r g a d e r i n g
kan dan het 3e of 4e team niet ’s middags ingedeeld worden? De wedstrijdsecretaris Arjan Koning legt uit dat heel veel teams een voorkeur hebben voor 11.30 uur, echter er zijn maar 3 velden en daar kan niet iedereen gelijk op spelen, dus moet hij keuzes maken. De KNVB bepaalt de datum van de speelronde en de wedstrijdsecretaris mag de tijden bepalen en dat doet hij naar eer en geweten bij het kijken naar de bezetting. Ja, en dan is het mogelijk dat als gevolg van deze indeling de opbrengsten van de kantine soms lager zijn; maar het is helaas niet anders. De heer Piet Koenis stelt vragen over de richtlijnen voor het gebruik van b.v. de social media. Hij neemt aan dat het bestuur de richtlijnen heeft bepaald, maar wie houdt nu de vinger aan de pols? En wat als het op een gegeven moment toch verkeerd gaat, wie treedt er dan handelt op? Douwe van der Vaart en Dries Boereboom geven antwoord op de gestelde vragen. Het is een feit dat er steeds meer gebruik gaat worden van de social media en dat iedereen kan reageren namens VVS’46 op een bericht dat verschijnt. Aanleiding voor deze richtlijnen zijn incidenten elders en dat dwingt VVS’46 om nu al handelend op te treden. Dit is vooral om beschadigingen van b.v. spelers, coaches, trainers, scheidsrechters, grensrechters, ouders van kinderen te voorkomen. Door het in bescherming nemen van b.v. voornoemde personen probeert VVS’46 als een goed huisvader te handelen voor zijn leden. Is er altijd een reactie nodig op een bericht? Antwoord: soms wel en soms niet. Wie reageert er namens VVS’46? Dat is in eerste instantie altijd de secretaris van onze vereniging. Hij zal vervolgens per geval inschatten welke bestuursleden er nog meer direct bij betrokken zullen worden. Als het echt foute boel is komt het in een vergadering van het dagelijks bestuur of in de grote bestuursvergadering. Op een niet gestelde vraag wil Arjan Koning een verklaring afleggen omtrent de digitale snelweg hier in de kantine van VVS’46 die soms in de achterliggende periode wel op een digitaal zandpad leek. VVS'46 bevindt zich al geruime tijd op het internet en hebben een actuele website, twitter, facebook, een eigen App en nu zelfs sinds kort een eigen webshop. Om ook op het VVS complex hiervan gebruik te kunnen maken hebben we sinds enige tijd het Wifi netwerk vrij gegeven voor alle leden en bezoekers. Dit heeft geresulteerd dat er soms wel 150 mensen tegelijk gebruik maken van onze internetverbinding. Net als bij een snelweg; als het druk is rijden we met zijn allen een stuk langzamer of staan we soms zelfs helemaal stil. Daarom hebben we recentelijk wat aanpassingen gedaan en hebben we de weg breder gemaakt. Of deze getroffen maatregelen de juiste oplossing bieden voor het digitaal open netwerk moeten we ervaren. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter deze Algemene ledenvergadering: het is 21.40 uur en bedankt de leden voor hun aanwezigheid en door hen genomen besluiten. Actiepunten n.a.v. deze vergadering: Kan het volgend jaar de financiële rapportage weer op papier in de vergadering worden uitgedeeld, want niet iedereen kon evengoed het verhaal op de grootbeeldschermen lezen? Het bestuur erkent dat de opstelling van de schermen volgende keer beter moet maar staat achter de nieuwe manier van het presenteren van de cijfers. In de rapportage van volgend jaar opnemen de cijfers voor het voorgaande jaar
V V S ‘ 4 6
Notulen Algemene ledenvergadering VVS‘46
Notulen Algemene ledenvergadering VVS‘46
l e d e n v e r g a d e r i n g
V V S ‘ 4 6
Opgesteld door PeG
Pagina 5 van 5
19 november 2014
