FEDERATIE VAN UITVAARTVERENIGINGEN IN DE PROVINCIE GRONINGEN KvK nr.: 40023837 Secretariaat: Kruiser 3, 9801RD Zuidhorn
Notulen vergadering met uitvaartverzorgers in de provincie Groningen met de Federatie van Uitvaartverenigingen in de provincie Groningen, gehouden op 16 april 2013 te Hoogezand.
AGENDA 1. OPENING 2. MEDEDELINGEN 3. VASTSTELLING AGENDA 4. OPDRACHTGEVER, WERKWIJZE BIJ EEN STERFGEVAL, S.K.U., CONCLUSIE/UITSPRAAK OPDRACHTGEVERSCHAP VAN MR. BRANDSMA 5. OPNAMEFORMULIER/OFFERTES EN VOORWAARDEN DIGITAAL 6. REKENING UITVAARTKOSTEN NAAR DE NABESTAANDEN 7. AFSLUITEN OVEREENKOMST TUSSEN UITVAARTVERENIGING EN UITVAARTVERZORGER
8. RONDVRAAG
9. SLUITING
Lid van Internet www.fedgron.nl
Email
[email protected]
Telefoon 0594 – 52 92 94
www.nardus.eu
1. OPENING De voorzitter van de federatie, dhr. Teije Penninga, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De federatie is erg blij met de opkomst deze avond. Doel van de vergadering Het doel van de avond is uitleg te geven over de in 2011 opgestelde gedragscode van koepelorganisatie Nardus en de gevolgen die de invoering van de gedragscode met zich meebrengt voor de uitvaartverzorgers. Hiertoe heeft de Federatie van Uitvaartverenigingen in de provincie Groningen de uitvaartverzorgers uitgenodigd. Gedragscode Nardus heeft deze gedragscode opgesteld voor de aangesloten verenigingen. Door naleving van de gedragscode voldoen de verenigingen aan de eisen die in het Burgerlijk Wetboek worden gesteld. Bovendien garandeert naleving van de gedragscode transparantie en een degelijk gevoerd financieel beleid. Verenigingen die zich aan de Nardus-gedragscode houden, voldoen hiermee aan het Nardus-keurmerk dat vergelijkbaar is met het SKU-keurmerk. Om aan de gedragscode te kunnen voldoen, is een wisselwerking nodig tussen de verenigingen en de uitvaartleiders. De verenigingen kunnen niet zonder de medewerking van de uitvaartleiders en ook voor de uitvaartleiders is het beter om de regels van de Nardus-gedragscode te volgen. De aanwezigen hebben een korte versie van de Nardus-gedragscode ontvangen. Het originele stuk is uitgebreider en kan op verzoek via de mail worden toegezonden (
[email protected]). 2. MEDEDELINGEN Aanwezigen Een lijst met aanwezigen is te vinden in Bijlage 1. Afwezigen Met kennisgeving afwezig:
Pagina | 2
M. Buursink Uitvaarzorg Geerts Uitvaartverzorging te Pasop Sikkema Uitvaartverzorging te Baflo Uitvaartverzorging van Stad tot Wad te Uithuizen Vlinder Uitvaartverzorging te Peize Uitvaartverzorging van der Wal te Kornhorn ZOG/CUOG te Oude Pekela.
3. VASTSTELLEN VAN DE AGENDA De voorzitter voegt nog twee punten toe aan de agenda. Punt 8: de rondvraag Punt 9: de sluiting
4. OPDRACHTGEVER, WERKWIJZE BIJ EEN STERFGEVAL, S.K.U., STUK OPDRACHTGEVERSCHAP MR. BRANDSMA
Inleiding Staat een uitvaartverzorger in dienst van de vereniging of in dienst van de familie van de overledene? Over dit punt wordt nogal eens verschillend gedacht, vandaar dat het in deze vergadering aan de orde wordt gesteld. In dienst van de uitvaartvereniging Een uitvaartverzorger is in dienst van een uitvaartvereniging, en dus niet in dienst van een familie. Een advocaat heeft hier onderzoek naar gedaan. De resultaten zijn te lezen in het volgende kader. Het complete onderzoeksverslag kan u op verzoek worden toegestuurd. Hiervoor wendt u zich tot de secretaris van de federatie (
[email protected]). Onderzoek advocaat inzake opdrachtgever uitvaartverzorger Jurist mr. H.D.M. Brandsma heeft op verzoek van de Friese Federatie van Uitvaartverenigingen uitgebreid onderzoek gedaan naar de grondslag van de rechtsverhoudingen voor het opdrachtgeverschap. In de verslaglegging van dit onderzoek geeft hij duidelijk aan, dat de opdracht van een uitvaart van leden naar de vereniging gaat. Met andere woorden: de vereniging is opdrachtgever en de uitvaartverzorger is opdrachtnemer. Daarom declareert de uitvaartverzorger aan de vereniging. De nota wordt doorgezonden aan de nabestaanden na aftrek van de ledenkorting (eventueel gekapitaliseerde pakketwaarde).Deze vordering is anders dan de contributie wel rechtens opeisbaar. Indien de familie en/of de uitvaartondernemer meent dat ze wel zelfstandig een contract heeft met de uitvaartondernemer, dient dit benaderd te worden als een buiten de vereniging tot stand gekomen contract. De vereniging is in dat geval niet verplicht de ledenkorting te vergoeden en de factuur zal in die gevallen dus niet via de vereniging lopen. De verenigingen wordt verzocht om dit duidelijk naar hun leden te communiceren, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Ook kan dit in het Huishoudelijk Reglement worden vastgelegd en op een Algemene Ledenvergadering worden vastgesteld. Zoals is aangegeven, ligt er inmiddels een uitspraak van het SKU (Stichting Klachteninstituut Uitvaartwezen) die een vereniging in het gelijk heeft gesteld die in het onderhavige geval geen uitkering wenste te doen aan de nabestaanden.
Pagina | 3
Discussie en vragen Dhr. Nijholt (Uitvaartcentrum Boerhavelaan) geeft aan dat het functioneren en het aanvaarden van een opdracht altijd via een vereniging loopt. Tijdens de discussie ontstaan er vragen over vergoedingen. Mevr. Boersma (Hanneke Boersma uitvaartverzorging) vraagt hoe het moet als je iemand je belt omdat ze je kennen maar de vereniging geen zaken met je doet. Mensen kiezen soms bewust die weg buiten de vereniging om (zie kader pagina 3). De federatie reageert: je moet zoveel mogelijk mensen tegemoet komen. Als de melding binnenkomt bij een vereniging, kan die bepalen of er wordt toegestemd in het accepteren van een andere uitvaartverzorger. Dhr. Nijholt geeft aan dat hij al meerdere malen heeft meegemaakt dat verenigingen de vergoedingen hebben gekapitaliseerd. Dan maakt het niet meer uit wie de uitvaart gaat factureren. De federatie laat weten dat het voor de uitvaartverzorger heel vervelend is als de leden naar een andere uitvaartverzorger gaan, terwijl de uitvaartverzorger een contract heeft met een vereniging. Sluit daarom dus een contract af met een vereniging. Dan heb je als vereniging recht van spreken als je niet wilt uitkeren. Verder leggen de vertegenwoordigers van de federatie uit dat er een uitspraak ligt van de ombudsman van de SKU. De inhoud van deze uitspraak kunt u opvragen bij secretaris van de federatie (
[email protected]). De vereniging zou deze uitspraak moeten opnemen in de statuten en verwerken in het Huishoudelijk Reglement. Ook dient de vereniging deze informatie goed te communiceren naar de leden, bijvoorbeeld in een nieuwsbrief of op de website. Tot slot van dit agendapunt wordt er nog eens duidelijk toegelicht dat het belangrijk is dat de uitvaartverzorger als eerste de vraag stelt of de overledene lid was van een vereniging of een uitvaartverzekering had.
5. OPNAMEFORMULIER/OFFERTES EN VOORWAARDEN DIGITAAL Inleiding Nardus heeft een formulier ontwikkeld waarop alle aspecten van de uitvaart aan de orde komen. Ook dient dit formulier als basis voor de begroting. Bij dit punt komt het gebruik van dit formulier aan de orde. Gebruik opnameformulier De voorzitter van de federatie adviseert altijd gebruik te maken van een opnameformulier, bij voorkeur het Nardus-opnameformulier, waarop de leveringsvoorwaarden aan de achterzijde zijn te vinden. Deze voorwaarden zijn vastgesteld in overleg met de SER, de Consumentenbond en Nardus.
Pagina | 4
Wanneer er vooraf geen prijsopgave is gedaan met een formulier, heeft de uitvaartverzorger een eventueel juridisch geschil al bij voorbaat verloren. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op afspraken die niet schriftelijk zijn vastgelegd. Ook volgens de Nardus-gedragscode is het vereist dat afspraken schriftelijk worden vastgelegd. Discussie en vragen Dhr. Nijholt geeft aan dat er soms bij mensen weerstand ontstaat wanneer je zo snel met een begroting komt. De Federatie licht toe dat het uitgelegd kan worden dat het beter is om de afgesproken bedragen vooraf vast te leggen zodat men achteraf niet voor vervelende verrassingen komt te staan. Het maken van de offerte is dus ook in het belang van de nabestaanden. Offerteprijs versus definitieve afrekening Volgens het SKU-keurmerk mag een offerteprijs niet meer dan € 500,- afwijken van de uiteindelijk prijs. De praktijk leert dat het verschil tussen de offerte en definitieve afrekening meestal niet meer bedraagt dan enkele tientallen euro’s. Ook volgens de Nardus-gedragscode is het vereist dat de afwijking niet groter is dan € 500,-. Dit staat ook vermeld in de leveringsvoorwaarden. Houd die aan, dan staan je als uitvaartverzorger sterk als er zich problemen voordoen.
6. REKENING UITVAARTKOSTEN NAAR DE NABESTAANDEN Inleiding Zoals bekend is, zou de federatie graag zien dat elke vereniging een overeenkomst heeft met een uitvaartverzorger. De uitvaartverzorger is in feite een bedrijf dat zich toelegt op het verzorgen van een uitvaart voor een vereniging. Je zou de uitvaartverzorger dus kunnen betitelen als een 'onderaannemer'. De uitvaartverzorger factureert zijn diensten door naar de vereniging (de 'hoofdaannemer') met een vooraf afgesproken bedrag voor zijn eigen werkzaamheden, zoals vermeld in de overeenkomst. De provisies/kortingen gaan naar de vereniging, waardoor deze eventueel verrekend kunnen worden met het bedrag dat in rekening gebracht wordt aan de nabestaanden. Discussie en vragen De (afgevaardigden van de) uitvaartverzorgers willen weten waarom de federatie de verenigingen adviseert overeenkomsten aan te gaan met uitvaartverzorgers. De federatie geeft aan dat de uitvaartverzorgers alle reden hebben om blij te zijn met deze ontwikkeling. Het debiteurenrisico gaat bij deze constructie immers over naar de verenigingen en ligt niet meer bij de uitvaartverzorgers. Aanwezigen vragen zich af of en waarom de federatie de verenigingen nog meer administratief willen belasten.
Pagina | 5
De federatie geeft aan dat de keus aan de uitvaartverenigingen is. Op jaarbasis zal de administratieve belasting voor de vereniging best meevallen. Bovendien kunnen de verenigingen altijd bij federatie terecht voor ondersteuning. Daarnaast speelt de verplichting betreffende de solvabiliteit een rol. Elke vereniging moet voldoen aan de solvabiliteit zoals door Brussel is voorgeschreven. In dit verband vormen de problemen bij de pensioenfondsen een voorbeeld. In het volgende kader wordt dit nader toegelicht. Brusselse wetgeving en solvabiliteit De Europese overheid in Brussel heeft vastgelegd dat alle grote verzekeringsmaatschappijen moeten voldoen aan Solvency II. De kleinere verzekeringsmaatschappijen (dus ook de uitvaartverenigingen, want die zijn in principe ook kleine uitvaartverzekeringsmaatschappijen) vallen onder een lichter regime, de zogenoemde Solvency II Basic. Omdat dit voor de kleine verenigingen nog te zwaar is, heeft Nardus hier op landelijk niveau bezwaar tegen gemaakt en aangedrongen op een nog lichter regime, het zogenoemde Solvency II Nardus. Alle verenigingen die via een koepel of rechtstreeks lid zijn van Nardus zullen hier op termijn mee te maken krijgen. Ook zal Nardus de verplichting jegens De Nederlandse Bank aangaan om regelmatig steekproefsgewijs controles te gaan uitvoeren bij de verenigingen (eventueel via de koepels). Hierdoor is ook de verplichting van elke vereniging om minimaal 1 maal per 3 jaar een Actuarieel Rapport op te laten maken en eventuele adviezen van de actuaris AG op te volgen, om niet hoofdelijk aansprakelijk te worden gesteld bij calamiteiten.
Dhr. Nijholt geeft aan dat de SKU-certificering zwaarder is dan de Nardus-gedragscode. De federatie legt uit dat dit twee niet-vergelijkbare grootheden zijn. Het verschil wordt duidelijk beschreven in het volgende kader. Verschil SKU-keurmerk en Nardus-gedragscode SKU-keurmerk Dit is een keurmerk voor uitvaartverzorgers/-leiders dat betrekking heeft op het op een correcte wijze van het uitvoeren van de uitvaart. Dit kan zijn vanaf het eerste telefoontje voor het melden van een overlijden tot en met het laatste contact. Uiteraard is en blijft de uitvaartleider de verantwoordelijke en de contactpersoon. Nardus-gedragscode Dit is een ‘keurmerk’ voor verenigingen, waarmee ze tegenover hun leden aangeven dat ze de zaken op verenigingsniveau goed voor elkaar hebben. Dit kan zijn op het gebied van bestuur, financiën, communicatie (e-mail/website), contacten met uitvaartverzorgers (overeenkomsten), enzovoort.
Pagina | 6
7. AFSLUITEN OVEREENKOMST TUSSEN UITVAARTVERENIGING EN UITVAARTVERZORGER
De federatie geeft uitleg over dit punt. Vervolgens wordt er een stuk voorgelezen uit het contract tussen vereniging en uitvaartverzorger. Hier volgt het voorgelezen gedeelte: Overeenkomst met uitvaartverzorger (Hoogezand, 16-04-2013) We hebben het vanavond al gehad over de Nardus-gedragscode. Onderdeel daarvan is een schriftelijke overeenkomst tussen de uitvaartvereniging en de uitvaartverzorger. In de overeenkomst worden de rechten en plichten van zowel de vereniging als de uitvaartverzorger vastgelegd en door beide partijen ondertekend. In deze overeenkomst kan onder andere worden vastgelegd welke (redelijke) vergoeding de uitvaartverzorger krijgt van de vereniging per begrafenis of crematie en ook eventuele kilometervergoeding. De vereniging geeft opdracht aan de uitvaartverzorger om de uitvaart te regelen en te verzorgen; dit alles conform hetgeen er in de overeenkomst is vastgelegd. Wat we daarbij besproken hebben bij agendapunt 4 en 5, maakt daar deel van uit. Een van de eerste vragen die de uitvaartverzorger moet stellen, is of de overledene lid was van een vereniging en of hij of zij een verzekeringspolis heeft welke tot uitkering zal komen bij overlijden. Met de nabestaanden wordt overlegd hoe ze de uitvaart uitgevoerd willen zien en worden daarbij zo nodig adviezen gegeven. Hierbij zou gebruik moeten worden gemaakt van een opnameformulier waarop de wensen en een begroting van de kosten worden opgenomen. Dit formulier dient te worden ondertekend door de uitvaartverzorger en iemand van de nabestaanden. Doordat de uitverzorger een vaste vergoeding van de vereniging krijgt, kunnen alle facturen die betrekking hebben op de uitvaart rechtstreeks naar de vereniging worden gestuurd. De vereniging maakt de afrekening op voor alle kosten van de uitvaart. De factuurbedragen kunnen dan één op één worden doorberekend aan de nabestaanden. Op verzoek kunnen kopieën van onderliggende facturen worden overlegd. Eventuele provisie komt dan ten goede aan de nabestaanden en dat is toch de bedoeling, want de vereniging is er voor de belangen van de leden. De inkomsten voor de vereniging dienen te worden gegenereerd uit de contributie en eventuele nalatenschappen of giften. Doordat de korting direct op de factuur aan de vereniging wordt verrekend, ontstaat er ook geen btw-probleem met een hoog en laag factuurbedrag. De vereniging maakt de eindnota voor de nabestaanden waarop alle kosten staan vermeld onder aftrek van de pakketvergoeding van de vereniging en een eventuele uitkering van de verzekeringspolis. Hiermee wordt bereikt dat de uitvaartbranche zuiver en transparant is en dat alle betrokken partijen precies weten wat ze krijgen of moeten betalen.
Pagina | 7
Een aanwezige merkt op dat het wederom veel druk legt bij vrijwilligers van een vereniging. Er is tijdens de vergadering veel weerstand tegen een contract zonder provisies.
8. RONDVRAAG De voorzitter van de federatie wil weten of mensen het nuttig vinden om zo gezamenlijk bij elkaar te zitten en dingen te bespreken die er spelen in deze branche. Kortom, zouden de aanwezigen weer komen bij een volgende uitnodiging? Mevrouw Boersma geeft aan dat ze het verhelderend vindt om eens samen te komen.
9. AFSLUITING Mochten er nog eens punten zijn waar u over wilt spreken, dan kunt u uiteraard altijd terecht bij de federatie. De voorzitter dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en voor de diverse (verhelderende) discussies en wenst allen wel thuis.
Pagina | 8
BIJLAGE 1 Lijst van aanwezigen (Vergadering met uitvaartverzorgers in de provincie Groningen met de Federatie van Uitvaartverenigingen in de provincie Groningen, gehouden op 16 april te Hoogezand)
Uitvaartverzorgers Uitvaartverzorger
Afgevaardigden
Plaats
Uitvaartcentrum Boerhavelaan
Mevr. Joyce Nijholt en dhr. Joop Nijholt
Groningen
Hanneke Boersma Uitvaartverzorging
Mevr. Hanneke Boersma
Zuidhorn
Brouwer Uitvaartzorg
Dhr. Klaas Jan Brouwer
Hoogezand:
Diedel-Wessels Uitvaartverzorging
Dhr. Koos Feiken en dhr. Henderikus Dik
Veendam
Bert van Dijken Uitvaartverzorging
Mevr. Inez Zeldenrust
Bedum
Monuta Uitvaartverzorging
Mevr. Yvonne Struyk
Groningen
Uitvaartverzorging Noord Groningen
Dhr. A. Poort
Roodeschool
Sleurink Uitvaartverzorging
Mevr. Lydia Sleurink
Grijpskerk
J.Stout uitvaartverzorging v.o.f.
Dhr. Jan Willem Stout en dhr. August van Zon
Stadskanaal
(12 personen)
Pagina | 9
Namens de Federatie van uitvaartverenigingen in de provincie Groningen Naam Dhr. T. Penninga Dhr. W.D. van Dijken Dhr. A. Berends Dhr. G. Oonk Mevr. R. Heuker Mevr. R. Horlings Mevr. L. Sleurink-Van Dijken (7 personen, in totaal aanwezig: 19 personen)
Pagina | 10
Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester Vicevoorzitter Bestuurslid Bestuurslid Notuliste
