Universiteit van Amsterdam

ARIS Procesdocumentatie

Universiteit van Amsterdam ARIS Procesdocumentatie

Proceshandboek voor Crediteurenadministratie HvA

ARIS processen rapportage

Datum opgeslagen: 08-11-2011


Documenthistorie

Datum

Eenheid

Activiteit

Besproken met:

Uitkomst

18-06-2011

AC

Richard Liefting

31-10-2011

AC

Vaststellen procesbeschrijving Beoordelen P&F

22-06-2011

AC

Bespreken proceseigenaar

Maarten Timmers en Aldert Brilleman

Procesbeschrijving vastgesteld Aanpassen om vast te stellen Handboek geaccordeerd

Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:


Rob Albers

Crediteurenadministratie HvA \Main group\Gemeenschappelijke diensten\Processen\Ondersteunende processen (HvA + oud UvA)\Financieel management (HvA + oud UvA)\Crediteurenadministratie (HvA + oud UvA)

Pagina 2 van 27


Inhoudsopgave 1.

PROCES: CREDITEURENADMINISTRATIE HVA .................................................................................................. 4 1.1

2.

PROCES: BEHEER VAN CREDITEUREN-STAMGEGEVENS HVA ................................................................... 7 2.1

3.

PROCESKETEN: VERWERKEN GEAUTORISEERDE FACTUREN HVA .......................................................................... 20

PROCES: BETAALBAARSTELLEN INKOMENDE FACTUREN HVA .............................................................. 22 7.1

8.

PROCESKETEN: AUTORISEREN INKOMENDE FACTUREN HVA ................................................................................. 17

PROCES: VERWERKEN GEAUTORISEERDE FACTUREN HVA ..................................................................... 19 6.1

7.

PROCESKETEN: VERWERKEN INKOMENDE FACTUREN HVA .................................................................................... 14

PROCES: AUTORISEREN INKOMENDE FACTUREN HVA ............................................................................... 16 5.1

6.

PROCESKETEN: BLOKKEREN EN DEBLOKKEREN CREDITEUREN HVA ...................................................................... 11

PROCES: VERWERKEN INKOMENDE FACTUREN HVA .................................................................................. 13 4.1

5.

PROCESKETEN: BEHEER VAN CREDITEUREN-STAMGEGEVENS HVA ......................................................................... 8

PROCES: BLOKKEREN EN DEBLOKKEREN CREDITEUREN HVA ............................................................... 10 3.1

4.

PROCESKETEN: CREDITEURENADMINISTRATIE HVA ................................................................................................. 5

PROCESKETEN: BETAALBAARSTELLEN INKOMENDE FACTUREN HVA ...................................................................... 23

PROCES: HANDMATIG BETAALBAARSTELLEN FACTUREN HVA .............................................................. 25 8.1

PROCESKETEN: HANDMATIG BETAALBAARSTELLEN FACTUREN HVA ...................................................................... 26


Pagina 3 van 27


1.

Proces:

Bovenliggende modellen Doel Beleid Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden

Crediteurenadministratie HvA • Financieel management Dit proces behelst alle werkzaamheden in het kader van het vastleggen, verwerken en betaalbaarstellen van inkomende inkoopfacturen. N.v.t. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt ervoor dat: * de stamgegevens van de crediteur worden bijgehouden * alle facturen met de SAP-bestelorder aan de order worden 'gehangen' * alle inkomende facturen zonder bestelorder worden geregistreerd en verstuurd naar de budgethouder ter goedkeuring * de facturen op de juiste exploitatie- of balansrekening met kostenplaats of WBS element worden geboekt. Het Hoofd Financiële administratie zorgt voor: * het controleren en autoriseren van betaalopdrachten De Medewerker Cashmanagement zorgt voor: * het controleren en autoriseren van betaalopdrachten De Medewerker Grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de bankafschriften met daarop de verwerkte betaalopdrachten

Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op


Domeinen, staven en diensten De domeinen staven en diensten zorgen ervoor dat: * het bestelproces goed verloopt en de factuurvereisten in acht worden genomen (bijv opnemen van factuuradres van de crediteurenadministratie) * elke ontvangen factuur wordt doorgestuurd naar de financiële administratie, eventueel al voorzien van paraaf van de budgethouder. * factuur goedgekeurd wordt door de budgethouder Dagelijks rkieft1 11/4/2011 12:54:31 PM

Pagina 4 van 27


1.1

Procesketen: Crediteurenadministratie HvA

Hogeschool van Amsterdam Crediteurenadministratie HvA

1

2

Beheer van crediteurenstamgegevens

Blokkeren en deblokkeren crediteurenmasterdata

Verw erken inkomende facturen

3

Autoriseren inkomende facturen

4 Verw erken geautoriseerde facturen

5 Betaalbaarstellen inkomende facturen

6

Handmatig betaalbaarstellen facturen


Pagina 5 van 27



Pagina 6 van 27


2.

Proces: Beheer van crediteuren-stamgegevens HvA

Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden

Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus


• Crediteurenadministratie HvA • Crediteurenadministratie met verbanden (Oud UvA) Een goed beheer van de crediteuren-stamgegevens. N.v.t. * correspondentie van de leverancier * factuur van een nieuwe leverancier Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt voor: * de juiste en volledige vastlegging van de crediteuren-stamgegevens * de controle van de vastgelegde crediteuren-stamgegevens. Domeinen, staven en diensten De domeinen, staven en diensten zorgen voor: * het doorgeven van wijzigingen in de stamgegevens op basis van brondocumenten. Dagelijks rkieft1 11/8/2011 9:19:29 AM

Pagina 7 van 27


2.1

Procesketen: Beheer van crediteuren-stamgegevens HvA Carries out & Supports

Organi...

Carries out & Supports

2e Mdw Crediteurenadministratie

Mdw Crediteurenadministratie

Verwerken inkomende facturen

Brief van crediteur ontvangen

Betaalbaarstellen inkomende facturen

Nieuwe crediteur of wijziging stamgegevens

Crediteurgegevens aanpassen

Overige informatie betreffende mutatie stamgegevens

Bepalen mutatie

Wijziging in gegevens crediteur

Opvoeren nieuwe crediteur

Wijzigen stamgegevens crediteur

Nieuwe crediteur opgevoerd

Stamgegevens gewijzigd

.

Nieuwe crediteur aanmaken

Doorgeven van nieuwe crediteur of wijziging

Nieuwe crediteur of wijziging...

Controleren ingevoerde mutatie

Correct ingevoerde mutatie

Foutief ingevoerde mutatie

Bevestigen correct ingevoerde mutatie

Doorgeven foutief ingevoerde mutatie

Mutatie bevestigd

Foutief ingevoerde mutatie doorgegeven



Pagina 8 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Beheer van crediteuren-stamgegevens HvA Processtappen / objecten 1 Bepalen mutatie

2

Opvoeren nieuwe crediteur

3

Wijzigen stamgegevens crediteur Doorgeven van nieuwe crediteur of wijziging

4

5 6 7

Controleren ingevoerde mutatie Bevestigen correct ingevoerde mutatie Doorgeven foutief ingevoerde mutatie


Beschrijving / doel Voordat er een mutatie in de stamgegevens plaatsvindt moet er gecontroleerd worden of de betreffende crediteur al in SAP bekend is. In dat geval moeten de stamgegevens van de in SAP geregistreerde crediteur worden gewijzigd. Als de crediteur niet bekend is in SAP, wordt deze in SAP aangelegd. In SAP wordt een nieuwe crediteur aangelegd. Indien niet alle benodigde crediteurgegevens aanwezig zijn, wordt er geen nieuwe crediteur in het systeem aangelegd. De medewerker Crediteruenadministratie wijzigt de betreffende stamgegevens in SAP op basis van een (niet manipuleerbaar) brondocument. De mutatie wordt doorgegeven aan een tweede medewerker voor bevestigen van de mutatie in SAP. Om het proces van verwerken van inkomende facturen of het betaalbaarstellen van de facturen te bespoedigen kan de verwerking van de mutatie alvast aan collega's worden medegedeeld. De mutaties in bankgegevens worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid. De tweede Medewerker Crediteurenadministratie bevestigt in SAP de ingevoerde/gewijzigde stamgegevens enarchiveert de wijziging met het brondocument. Indien stamgegevens niet correct in SAP zijn ingevoerd, dan zal dit worden doorgegeven aan de eerste Medewerker Crediteurenadministratie.

Pagina 9 van 27


3.

Proces: Blokkeren en deblokkeren crediteuren HvA




• Crediteurenadministratie HvA • Crediteurenadministratie met verbanden (Oud UvA) Het tijdelijk of blijvend blokkeren van crediteuren, zodat geen betalingen aan deze crediteuren kunnen worden gedaan. N.v.t. * informatie leverancier of controller. * lijst met uitzonderingen bij aanmaken betaalbestand. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt voor: * voldoende onderbouwing voor blokkeren en deblokkeren. Domeinen, staven en diensten De domeinen, staven en diensten zorgen voor: * het doorgeven van ontbrekende informatie zodat de crediteur weer gedeblokkeerd kan worden. Dagelijks rkieft1 11/8/2011 9:22:57 AM

Pagina 10 van 27


3.1

Procesketen: Blokkeren en deblokkeren crediteuren HvA Carries out & Supports

Organizati...


Mdw Crediteurenadministratie


Crediteuren (de)blokkeren nav betaaladvieslijst met uitzonderingen

Brief van crediteur ontvangen

Bepalen blokkeren of deblokkeren crediteur

Informatie controller

Crediteur moet geblokkeerd worden

Geen actie

Crediteur moet gedeblokkeerd worden

Blokkeren crediteur

Deblokkeren crediteur

Crediteur geblokkeerd

Crediteur gedeblokkeerd

Notitie maken over (de)blokkering

Document gescand of notitie gemaakt



Pagina 11 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Blokkeren en deblokkeren crediteuren HvA Processtappen / objecten 1 Bepalen blokkeren of deblokkeren crediteur 2 Blokkeren crediteur

3

Deblokkeren crediteur

4

Notitie maken over (de)blokkering


Beschrijving / doel Aan de hand van de ontvangen informatie zal worden bepaald of de crediteur geblokkeerd of gedeblokkeerd moet worden. Een crediteur kan o.a.worden geblokkeerd indien: * er lange tijd geen mutaties hebben plaatsgevonden bij de crediteur. In combinatie met het verwijderteken, is deze crediteur dan gekenmerkt voor archivering. Dat wil zeggen: fysieke verwijdering uit het SAP-systeem. Dit kan pas plaatsvinden indien alle gelinkte boekingen met betrekking tot de crediteur zijn gearchiveerd. * er een (juridisch) conflict bestaat tussen betreffende crediteur en de HvA. * de crediteur failliet is verklaard of er informatie is dat dit op korte termijn gaat gebeuren. Een crediteur wordt gedeblokkeerd indien: * de ontbrekende gegevens zijn ingevoerd. * een (juridisch) conflict met crediteur is opgelost. * andere redenen voor blokkeren van de crediteur zijn opgeheven. Brieven van leveranciers worden gekoppeld aan de leverancier. Indien er geen brief is, wordt een notitie gemaakt bij de crediteur in SAP.

Pagina 12 van 27


4.

Proces: Verwerken inkomende facturen HvA

Bovenliggende modellen

Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden

• Bestellen met verbanden (oud UvA) • Crediteurenadministratie HvA • Crediteurenadministratie met verbanden (Oud UvA) • Grootboekadministratie met samenhang (Oud UvA) Het verwerken van alle inkomende facturen, declaraties IB-47 en aangiften van de Belastingdienst. N.v.t. * Inkomende factuur Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) Factuuradres en -vereisten: Voor een vlotte administratieve verwerking moeten facturen gericht zijn aan: Hogeschool van Amsterdam t.a.v. Crediteurenadministratie Postbus 1025 1000 BA AMSTERDAM Iedere factuur moet daarnaast voorzien zijn van: - een referentienummer: een HvA-kostenplaats, een HvA-WBS-element of een HvAordernummer. - de contactpersoon: meestal betreft dit degene die de bestelling opgeeft. De Crediteurenadministratie zorgt voor: * het matchen van de inkoopfactuur met de bestelorder en goederenontvangst * het boeken van de inkoopfactuur (zonder SAP-ordernummer), waarbij factuur wordt voorzien van nummer, stempel en codering tbv kostenplaats en -soort * het voorstellen van de kostensoort, zodat de kosten juist, tijdig en volledig in het grootboek terechtkomen * het informeren van de betrokkenen (inkoper, aanvrager) indien de factuur niet overeenstemt met de bestelorder (inclusief een marge).



Domeinen, staven en diensten De inkoper zorgt voor: * het doorgeven van de juiste inkoopgegevens die op de factuur vermeld moeten worden. Dagelijks rkieft1 11/8/2011 9:41:05 AM

Pagina 13 van 27


4.1

Procesketen: Verwerken inkomende facturen HvA Carries out & Supports

Or...


Medewerker crediteurenadministr...

Via externe post ; (Credit) F actuur ontvangen

Via interne post: (Credit) F actuur ontvangen

Controleren factuuradres en inkoopgegevens


Via interne post; Geregistreerde factuur ontvangen

Factuuradres correct en inkoopgegevens compleet

Mutatie bevestigd

Factuuradres incorrect, inkoopgegevens compleet

Factuuradres correct, inkoopgegevens incompleet

Versturen standaardbrief over foutief adres

Factuur retour sturen incl. toelichtingsbrief

Standaard brief foutief adres verstuurd

Factuur incl. toelichtingsbrief geretourneerd

Beoordelen factuur

Nieuwe crediteur of wijziging stamgegevens Autoriseren inkomende facturen

Factuur heeft geen betrekking op bestelling in SAP

Factuur heeft betrekking op bestelling in SAP

Invoeren/wijzigen crediteurenstamgegevens

Boeken factuur met bestelling

Factuur teruggestuurd; andere budgethouder

Factuur met bestelling geboekt

Controleren matchen factuur met bestelling

Factuur matcht niet met bestelling

Factuur matcht met bestelling

Facturen opsturen voor goedkeuring

Beoordelen verschil en eventueel zelf corrigeren


.

Factuur zonder bestelorder opgestuurd


Verschil zelf opgelost

Oplossen verschil Inkoop HvA

Factuur ter goedkeuring verschil

Factuur blokkeren

Factuur geblokkeerd

Factuur opsturen voor goedkeuring verschil

Factuur obv bestelorder met verschil opgestuurd



Pagina 14 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken inkomende facturen HvA Processtappen / objecten 1 Controleren factuuradres en inkoopgegevens

2

Versturen standaardbrief over foutief adres

3

Factuur retour sturen incl. toelichtingsbrief

4

Beoordelen factuur

5

Boeken factuur met bestelling

Beschrijving / doel Voor verwerking wordt er gecontroleerd op factuuradres. Tevens dient de factuur voorzien te zijn van de inkoopgegevens zoals voorgeschreven in de opdracht die de leverancier heeft ontvangen. Dit betreft een bestelnummer(in geval van bestelorder), kostenplaats, wbs-element of contactpersoon. Bij een foutief factuuradres wordt een standaard brief naar de leverancier gestuurd met de melding dat de factuur naar een verkeerd adres is gestuurd. De factuur wordt echter wel geboekt en niet teruggestuurd. Als de inkoopgegevens niet op de factuur staan vermeld, wordt de originele factuur met begeleidende brief gestuurd naar de leverancier, met de vraag de ontbrekende inkoopgegevens op de factuur te vermelden. De factuur wordt niet geboekt. De factuur wordt beoordeeld op de aanwezigheid van een SAP-bestelnummer. Er vindt een beoordeling plaats of de factuur overeenstemt met de bestelling zoals vastgelegd in SAP. Hierbij zijn er drie mogelijkheden: 1. De factuur komt overeen met de bestelling en er is een goederenontvangst geboekt. De factuur wordt direct geboekt en staat na boeking gereed om te worden betaald. 2. De factuur komt niet overeen met de bestelling. (Dit wordt meestal veroorzaakt door een verschil in de hoeveelheid of de prijs van meer dan 5%.) Het verschil moet eerst worden opgelost, voordat de factuur kan worden geboekt. De factuur wordt geblokkeerd. 3. Er is geen goederenontvangst gedaan. Aan de betreffende afdeling wordt een verzoek gedaan om de goederenontvangst alsnog te doen.

6 7

8 9 10

Controleren matchen factuur met bestelling Facturen opsturen voor goedkeuring

Beoordelen verschil en eventueel zelf corrigeren Factuur blokkeren Factuur opsturen voor goedkeuring verschil


Facturen, waarvoor geen bestelorder is aangelegd in SAP, worden zo snel mogelijk, maar binnen 5 werkdagen, in SAP geregistreerd. Er wordt een nummer genoteerd op de factuur, een stempel geplaatst, de factuur wordt gecodeerd en opgestuurd naar de budgethouder voor autorisatie. (Er wordt geen kopie achtergehouden.) Eventueel kan bij een klein verschil (verschil valt binnen de marge van 5%) de factuur worden geboekt. Indien verschil niet meteen is op te lossen, dan wordt budgethouder verzocht om factuur goed te keuren. Eventueel wordt e.e.a. toegelicht middels een begeleidend schrijven.

Pagina 15 van 27


5.

Proces: Autoriseren inkomende facturen HvA




• Crediteurenadministratie HvA • Crediteurenadministratie met verbanden (Oud UvA) Facturen laten autoriseren door budgethouders. N.v.t. * geregistreerde factuur * factuur die niet overeenkomt met bestelorder Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie(CA) zorgt voor: * doorsturen van de factuur naar de juiste budgethouder. Domeinen, staven en diensten De budgethouder zorgt voor: * goed- of afkeuren van de factuur * bij goedkeuring factuur retourneren met handtekening voor akkoord * het informeren van de leverancier, de crediteurenadministratie(bij voorkeur door terugsturen factuur) of afdeling inkoop over afkeuring van de factuur. De leidinggevende van de budgethouder zorgt voor: * het nemen van een beslissing over het goed- of afkeuren van een factuur bij het uitblijven van een reactie van de budgethouder. Dagelijks rkieft1 11/8/2011 9:49:56 AM

Pagina 16 van 27


5.1

Procesketen: Autoriseren inkomende facturen HvA Carries out & Supports

Organizati...



contactpersoon Medewerker crediteurenadministr...

Budgethouder



Factuur obv bestelorder met verschil opgestuurd

Factuur zonder bestelorder opgestuurd

Controleren factuur

Factuur niet voor budgethouder

Factuur retour AC, moet creditfactuur komen

Factuur correct

Terugsturen factuur naar CA

Vragen leverancier voor creditnota en doorsturen factuur

Factuur teruggestuurd; andere budgethouder

Factuur doorgestuurd in afwachting van creditfactuur

Autoriseren factuur

Factuur geautoriseerd


Factuur retourneren

Factuur geretourneerd

Beoordelen verdere autorisatie factuur


Verwerken geautoriseerde facturen

Factuur onvoldoende geautoriseerd

Factuur doorsturen voor autorisatie

Factuur doorgestuurd

Beoordelen en autoriseren factuur



Pagina 17 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Autoriseren inkomende facturen HvA Processtappen / objecten 1 Controleren factuur

Beschrijving / doel De budgethouder controleert de factuur op verschillende onderdelen: 1. de juiste kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort;indien niet juist wordt de juiste kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort vermeld. Indien nodig kan worden aangegeven dat het factuurbedrag ten laste van meerdere kostenplaatsen of wbs-elementen dient te worden gebracht; 2. het gefactureerde is daadwerkelijk besteld; 3. het juiste bedrag; 4. het juiste aantal; 5. de gefactureerde dienst, product of levering is ontvangen c.q. uitgevoerd. Hij kan na de beoordeling beslissen: 1. Factuur autoriseren. De budgethouder keurt de factuur goed (zetten van een handtekening) indien aan bovenstaande punten is voldaan 2. Factuur terug naar AC: creditnota volgt. De budgethouder kiest hiervoor indien hij niet akkoord is met de hoogte van de factuur of de gefactureerde hoeveelheid. De budgethouder dient dan contact op te nemen met de leverancier om overeenkomst te verkrijgen dat de leverancier een creditnota zal versturen. 3. Factuur terug naar AC: ter correctie Een factuur kan om verschillende reden worden teruggestuurd naar het AC. De reden dient altijd in het notitieveld te worden vermeld. -factuur is voor een ander bestemd of onbekend: AC zal trachten alsnog de goede budgethouder te vinden. Als dit niet lukt wordt de factuur geretourneerd aan de leverancier.

2

Vragen leverancier voor creditnota en doorsturen factuur

3

Autoriseren factuur

4 5 6

Terugsturen factuur naar CA Factuur retourneren Beoordelen verdere autorisatie factuur Factuur doorsturen voor autorisatie Beoordelen en autoriseren factuur

7 8

Facturen die betrekking hebben op de inzet van personeel van derden dienen vergezeld te gaan van urenstaten die door of namens de budgethouder voor akkoord getekend zijn. De leverancier wordt gevraagd om een creditfactuur op te sturen. Op de factuur wordt aangegeven dat een creditfactuur wordt verwacht. De factuur kan worden teruggestuurd als de leverancier onbekend is. De reden van terugsturen of blokkeren zal altijd worden vermeld. De budgethouder vraagt om een credit nota voor het administratief afhandelen van de inkoopfactuur. De factuur is akkoord en mag betaald worden. De factuur wordt geaccordeerd en doorgestuurd voor verwerking. De factuur wordt teruggestuurd naar de Crediteurenadministratie. Controleren of de ondertekening door de juiste budgethouder is geschied (aan de hand van het autorisatieregister) waarna de factuur kan worden geboekt. Indien factuur niet of niet voldoende is geautoriseerd (grenzen voor procuratie) wordt deze doorgestuurd naar de juiste persoon; dit wordt in SAP genoteerd. De budgethouder controleert de factuur op verschillende onderdelen: 1. de juiste kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort;indien niet juist wordt de juiste kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort vermeld. Indien nodig kan worden aangegeven dat het factuurbedrag ten laste van meerdere kostenplaatsen of wbs-elementen dient te worden gebracht; 2. het gefactureerde is daadwerkelijk besteld; 3. het juiste bedrag; 4. het juiste aantal; 5. de gefactureerde dienst, product of levering is ontvangen c.q. uitgevoerd. Hij kan na de beoordeling beslissen: 1. Factuur autoriseren. De budgethouder keurt de factuur goed (zetten van een handtekening) indien aan bovenstaande punten is voldaan 2. Factuur terug naar AC: creditnota volgt. De budgethouder kiest hiervoor indien hij niet akkoord is met de hoogte van de factuur of de gefactureerde hoeveelheid. De budgethouder dient dan contact op te nemen met de leverancier om overeenkomst te verkrijgen dat de leverancier een creditnota zal versturen. 3. Factuur terug naar AC: ter correctie Een factuur kan om verschillende reden worden teruggestuurd naar het AC. De reden dient altijd in het notitieveld te worden vermeld. -factuur is voor een ander bestemd of onbekend: AC zal trachten alsnog de goede budgethouder te vinden. Als dit niet lukt wordt de factuur geretourneerd aan de leverancier. Facturen die betrekking hebben op de inzet van personeel van derden dienen vergezeld te gaan van urenstaten die door of namens de budgethouder voor akkoord getekend zijn.


Pagina 18 van 27


6.

Proces: Verwerken geautoriseerde facturen HvA




• Crediteurenadministratie HvA • Crediteurenadministratie met verbanden (Oud UvA) Dit deelproces heeft als doel het verwerken van geautoriseerde facturen aan derden. N.v.t. geautoriseerde factuur (door ondertekening door de budgethouder) Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt voor: * de uiteindelijke verwerking van de factuur in SAP na goedkeuring van de budgethouder. Dagelijks rkieft1 11/8/2011 10:09:25 AM

Pagina 19 van 27


6.1

Procesketen: Verwerken geautoriseerde facturen HvA Carries out & Supports

Organizational elemen...




Beoordelen verdere verwerking factuur


Factuur zonder bestelorder staat geregistreerd

Factuur obv bestelorder staat geblokkeerd

Boeken inkoopfactuur

Deblokkeren inkoopfactuur

Buitenlandse crediteur

Inkoopfactuur geboekt en verwerkt

Blokkeren inkoopfactuur voor buitenlandse crediteur


Geblokkeerde inkoopfactuur buitenlandse crediteur

Handmatig betaalbaarstellen facturen


Pagina 20 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken geautoriseerde facturen HvA Processtappen / objecten 1 Beoordelen verdere verwerking factuur 2 Boeken inkoopfactuur

Beschrijving / doel Als de geautoriseerde factuur terugkomt van de budgethouder, moet worden beoordeeld of de factuur kan worden geboekt of alleen moet worden gedeblokkeerd. De geregistreerde factuur kan nu worden geboekt. Er moet worden bekeken of kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort door de budgethouder zijn aangepast. Indien ze zijn aangepast een globale beoordeling uitvoeren op de juistheid en de gegevens in SAP aanpassen. Bij onduidelijkheden contact opnemen met de budgethouder en samen oplossen.

3

Deblokkeren inkoopfactuur

4

Blokkeren inkoopfactuur voor buitenlandse crediteur

De factuur was al geboekt maar geblokkeerd omdat de budgethouder de factuur aanvullend moest autoriseren. Op basis van de autorisatie door de budgethouder kan de factuur worden gedeblokkeerd, zodat deze in het betalingscircuit kan worden opgenomen. Indien het een geboekte inkoopfactuur van een buitenlandse crediteur is, dan moet deze (i.v.m. de betaling) vooralsnog worden geblokkeerd.


Pagina 21 van 27


7.

Proces: Betaalbaarstellen inkomende facturen HvA


• Bank met samenhang (oud UvA) • Crediteurenadministratie HvA • Crediteurenadministratie met verbanden (Oud UvA) Het betaalbaar stellen van de goedgekeurde inkomende facturen. N.v.t. * geautoriseerde geboekte factuur Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Medewerker(s) Crediteurenadministratie zorgt voor: * het aanmaken van een betaalbestand van facturen die in aanmerking komen om te worden betaald * het inlezen van het betaalbestand, zodat deze doorgestuurd kan worden naar het Hoofd FA voor autorisatie * het tijdig opsturen van betaalspecificaties bij betalingen aan leveranciers waarbij meerdere facturen in één bedrag zijn overgemaakt. Het Hoofd Financiële administratie zorgt voor: * het (steekproefsgewijs) controleren en autoriseren van het betaalbestand De Medewerker Cashmanagement zorgt voor: * het (steekproefsgewijs) controleren van het geautoriseerde betaalbestand * het versturen van betaalbestand naar de bank De Medewerker Grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de bankafschriften met daarop de verwerkte betaalopdrachten



Dagelijks rkieft1 11/8/2011 10:04:28 AM

Pagina 22 van 27


7.1

Procesketen: Betaalbaarstellen inkomende facturen HvA Carries out & Supports

Carries out ...


Andere Medewerker(s) crediteuren

Org...





Carries out & Supports Hoofd F inanciële administratie

Carries out ... Carries o... Medewerker Cashmanagement UvA

Medewerker grootboekadministratie

Dagelijkse controle betalingen Factuur matcht met bestelling

Inkoopfactuur geboekt en verwerkt

Uitdraaien betaaladvieslijst

betaaladvieslijst uitgedraaid

Delen betaaladvieslijst naar andere medewerker(s)

Verdelen lijst ter controle

Document gescand of notitie gemaakt

Controleren betaaladvieslijst en markeren uitzonderingen

(Delen) Betaaladvieslijst gecontroleerd + uitzonderingen gemarkeerd Bepalen of uitzondering aangepast dient te worden

Niet aanpassen

Crediteuren (de)blokkeren nav betaaladvieslijst met uitzonderingen


Crediteurgegevens aanpassen


Inkomende factuur blokkeren

Blokkeren factuur

Aanmaken betaalbestand Factuur geblokkeerd Betaalbestand aangemaakt Betaalbestand uploaden naar electronisch bankpakket

Controleren betaalbestand

Betaalbestand geupload

Uitdraaien en versturen betaalspecificatie

Betaalopdracht niet goed

Betaalbestand goed

Betaalspecifactie uitgedraaid en verstuurd

Verwijderen betaalopdracht(en)

Autoriseren betaalbestand in elektronisch bankpakket

Verwijderde betaalopdracht doorgegeven

Betaalbestand geautoriseerd

Bepalen benodigde 2e handtekening (automatisch)

.

Corrigeren verwijderde betaalopdracht

Verwijderde betaalopdracht gecorrigeerd in SAP

Betaalbestand < € 10K

Betaalbestand > € 10K

Automatisch versturen betaalbestand naar bank

Controleren betaalbestand reguliere betalingen

Betaalbestand verstuurd naar bank

Betaalbestand reguliere betalingen gecontroleerd

Autoristeren en versturen betaalbestand naar bank


Betaalbestand zichtbaar op bankafschrift

Boeken bankafschrift

Bankafschrift geboekt


Pagina 23 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Betaalbaarstellen inkomende facturen HvA Processtappen / objecten 1 Uitdraaien betaaladvieslijst 2

Verdelen lijst ter controle

3

Controleren betaaladvieslijst en markeren uitzonderingen

4

Bepalen of uitzondering aangepast dient te worden

5 6

Blokkeren factuur Aanmaken betaalbestand

7

Controleren betaalbestand

8

Betaalbestand uploaden naar electronisch bankpakket Uitdraaien en versturen betaalspecificatie

9

10 11 12

Autoriseren betaalbestand in elektronisch bankpakket Verwijderen betaalopdracht(en) Bepalen benodigde 2e handtekening (automatisch)

13

Corrigeren verwijderde betaalopdracht

14

Automatisch versturen betaalbestand naar bank Controleren betaalbestand reguliere betalingen

15

16 17

Autoristeren en versturen betaalbestand naar bank Boeken bankafschrift


Beschrijving / doel Een medewerker Crediteurenadministratie draait een betaaladvieslijst uit om te zien welke facturen in aanmerking komen om te worden betaald. De lijst (tezamen met de bijbehorende facturen) wordt verdeeld over andere medewerkers van de crediteurenadministratie. De factuurbedragen worden nauwlettend gecontroleerd met de bedragen op de betaaladvieslijst alsmede ook de bankrekeningen. Uitzonderingen worden op de lijst gemarkeerd als uitzonderingen. Van alle uitzonderingen wordt bepaald of deze aangepast moeten worden. Uitzonderingen kunnen bestaan uit: * geblokkeerde crediteuren waar nog een factuur van openstaat. * stamgegevens van de crediteur zijn niet compleet en dienen nog aangevuld te worden * factuur is (tijdelijk) geblokkeerd voor betaling. Bij alle uitzonderingen wordt een notitie gemaakt in SAP, zodat het altijd zichtbaar is dat een controle is gedaan. Factuur kan (tijdelijk) worden geblokkeerd voor betaling. Bij het aanmaken van het betaalbestand: * zal een boeking plaatsvinden in het grootboek. Op de crediteurenkaart zal zichtbaar zijn dat de betaling onderweg is. De tegenboeking staat op de grootboekrekening "betalingen onderweg" * het betaalbestand wordt door het SAP-batchprogramma in de afgesproken directory geplaatst met een unieke omschrijving * bij meerdere betalingen aan één crediteur wordt een betaalspecificatie aangemaakt. Er wordt (steekproefsgewijs) gecontroleerd of de factuurbedragen in het betaalbestand overeenkomen met de bedragen in de betaaladvieslijst. Tevens wordt gekeken of (m.n. grote) bedragen niet te vroeg worden betaald. Het betaalbestand wordt geupload naar het electronisch bankpakket. Als er meer dan drie betalingen naar één leverancier overgemaakt moeten worden, worden deze betalingen verzameld en in één bedrag overgemaakt aan de leverancier. Voor de leverancier is het niet duidelijk uit welke facturen deze betaling bestaat. Daarom wordt een betaalspecificatie gemaakt. De specificaties worden per e-mail pas verstuurd naar de leverancier als is doorgegeven dat de betaling is verzonden aan de bank. Het betaalbestand wordt geautoriseerd in het electronisch bankpakket. Betaalopdrachten worden verwijderd door Hoofd Financiële administratie in het betaalpakket. Het betaalpakket bepaald of een tweede handtekening vereist is. Indien het totaal van de betalingen in het betaalbestand onder de € 10.000,blijft is geen tweede handtekening nodig. Boven de € 10.000,- is een tweede handtekening nodig voordat het bestand naar de bank kan worden verstuurd. In SAP moet de status van de desbetreffende inkoopfactuur worden gecorrigeerd als de bijbehorende betaalopdracht is geblokkeerd. De inkoopfactuur moet als "open" komen te staan en kan worden geblokkeerd of met de volgende betalingsrun meegaan. Het betaalbestand wordt na akkoord automatisch naar de bank verstuurd. Er wordt een selectie gemaakt van een aantal betaalopdrachten( boven € 100.000,--) die worden gecontroleerd door een medewerker Cashmanagement. De betaalopdracht wordt gecontroleerd adhv de inkoopfactuur. De Medewerker Cashmanagement plaatst de tweede handtekening en zo wordt het geautoriseerde betaalbestand verstuurd richting de bank via het telebankierpakket. Een medewerker Grootboekadministratie boekt het bankafschrift bij ontvangst, waarmee de betalingen zijn afgerond (zie proces Grootboekadministratie).

Pagina 24 van 27


8.

Proces: Handmatig betaalbaarstellen facturen HvA


• Crediteurenadministratie HvA Het betalen van facturen die niet via een betaalbestand kunnen betaald, zoals buitenlandse crediteuren en spoedbetalingen. * Spoedbetaling * Inkoopfacturen van buitenlandse crediteuren Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Medewerker(s) Crediteurenadministratie zorgt voor: * het eventueel boeken van een factuur die in aanmerking komen om te worden betaald * het blokkeren van de factuur in SAP die handmatig wordt betaald * het invoeren van de betaalopdracht in betaalpakket van de bank Het Hoofd Financiële administratie zorgt voor: * het controleren en autoriseren van de betaalopdrachten. De Medewerker Cashmanagement zorgt voor: * het (steekproefsgewijs) controleren van de geautoriseerde betaalopdrachten.



De Medewerker Grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de bankafschriften met daarop de verwerkte betaalopdrachten Dagelijks rkieft1 11/8/2011 10:09:18 AM

Pagina 25 van 27


8.1

Procesketen: Handmatig betaalbaarstellen facturen HvA

Organization...

Carries out &... Carries out & Supports Carries out &... Carries out &... Carries out & Su...


Spoedbetaling met autorisatie budgethouder

Hoofd Financiële administratie

Medewerker Cashmanagement

Medewerker grootboekadministratie

Controleren op boeking

Betaling niet geboekt als factuur

Reeds geboekt

Boeken als factuur

Spoedbetaling geboekt als factuur


Geblokkeerde inkoopfactuur buitenlandse...

Blokkeren voor automatische betaling

Facturen geblokkeerd voor betaling

Invoeren betaalopdrachten in betaalpakket

Ingevoerde betaalopdrachten

Doorgeven handmatig te betalen via betaalpakket

Brondocumentat ie doorgeven om te betalen

Controleren en autoriseren betaalopdrachten in betaalpakket

Betaalopdrachten geautoriseerd

Bepalen benodigde 2e handtekening (automatisch)

Betaalbestand < € 10K

Betaalbestand > € 10K

Automatisch versturen betaalbestand naar bank

Controleren en autoriseren betaalopdracht


Betaalopdracht gecontroleerd

Versturen betaalopdrachten naar bank

Betaalopdrachten verstuurd naar bank

Betalingen zichtbaar op bankafschrift

Boeken bankafschrift en vereffenen

Betalingen geboekt en vereffend


Pagina 26 van 27


Korte uitleg per processtap van proces: Handmatig betaalbaarstellen facturen HvA Processtappen / objecten 1 Controleren op boeking 2 3 4 5

6

7

8 9 10 11

Boeken als factuur Blokkeren voor automatische betaling Invoeren betaalopdrachten in betaalpakket Doorgeven handmatig te betalen via betaalpakket Controleren en autoriseren betaalopdrachten in betaalpakket Bepalen benodigde 2e handtekening (automatisch)

Automatisch versturen betaalbestand naar bank Controleren en autoriseren betaalopdracht Versturen betaalopdrachten naar bank Boeken bankafschrift en vereffenen


Beschrijving / doel Indien een verzoek voor een handmatige betaling binnenkomt, zal eerst moeten worden gecontroleerd wat er hiervan in SAP is geboekt. De brondocumentatie van het verzoek wordt in SAP geboekt als inkoopfactuur. Na inboeken wordt de inkoopfactuur geblokkeerd, zodat deze niet op een betaaladvieslijst komt bij het betaalbaarstellen van inkomende facturen. De medewerker Crediteurenadministratie voert de betaalopdrachten in het elektronisch betaalpakket van de bank. Indien betaalopdrachten klaar staan in het betaalpakket, wordt dit doorgegeven aan Hoofd Financiële administratie. Na controle wordt betaalopdracht geautoriseerd.

Het betaalpakket bepaald of een tweede handtekening vereist is. Indien het totaal van de betalingen in het betaalbestand onder de € 10.000,blijft is geen tweede handtekening nodig. Boven de € 10.000,- is een tweede handtekening nodig voordat het bestand naar de bank kan worden verstuurd. Het betaalbestand wordt na akkoord automatisch naar de bank verstuurd. Een medewerker controleert en autoriseert de betaalopdracht. Een mederwerker Cashmanagement verstuurt de betaalopdrachten naar de bank. Het bankafschrift wordt geboekt en de betaling wordt met de geblokkeerde inkoopfactuur vereffend.

Pagina 27 van 27

Universiteit van Amsterdam

Recommend Documents