Universiteit van Amsterdam

ARIS Procesdocumentatie

Universiteit van Amsterdam ARIS Procesdocumentatie

Proceshandboek voor Ziekteverzuim en Poortwachter

ARIS processen rapportage

Datum opgeslagen: 01-02-2012


Documenthistorie

Datum

Eenheid

Activiteit

Besproken met:

Uitkomst

14-03-2011

AC

Vaststellen procesbeschrijving

Chris Schut (Directeur AC) en Arne Brentjes (Directeur Concern Control)

Handboek vastgesteld

Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:


Ziekteverzuim en Poortwachter \Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Personeel management\Ziekteverzuim en poortwachter

Pagina 2 van 47


Inhoudsopgave 1.

PROCES: ZIEKTEVERZUIM EN POORTWACHTER ............................................................................................. 4 1.1

2.

PROCES: ZWANGERSCHAPS- EN BEVALLINGSVERLOF................................................................................ 6 2.1

3.

PROCESKETEN: MONITOREN DUUR ZIEKMELDING ................................................................................................... 22

PROCES: VERVROEGDE AANVRAAG IVA ......................................................................................................... 24 8.1

9.

PROCESKETEN: ZESWEKELIJKSE EVALUATIEGESPREKKEN ..................................................................................... 19

PROCES: MONITOREN DUUR ZIEKMELDING .................................................................................................... 21 7.1

8.

PROCESKETEN: PROBLEEMANALYSE & PLAN VAN AANPAK .................................................................................... 16

PROCES: ZESWEKELIJKSE EVALUATIEGESPREKKEN ................................................................................ 18 6.1

7.

PROCESKETEN: ZIEKTE DOOR ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN .................................................................................... 13

PROCES: PROBLEEMANALYSE & PLAN VAN AANPAK ................................................................................ 15 5.1

6.

PROCESKETEN: ZIEK MELDEN................................................................................................................................. 10

PROCES: ZIEKTE DOOR ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN ................................................................................. 12 4.1

5.

PROCESKETEN: ZWANGERSCHAPS- EN BEVALLINGSVERLOF .................................................................................... 7

PROCES: ZIEK MELDEN ............................................................................................................................................ 9 3.1

4.

PROCESKETEN: ZIEKTEVERZUIM EN POORTWACHTER ............................................................................................. 5

PROCESKETEN: VERVROEGDE AANVRAAG IVA ...................................................................................................... 25

PROCES: AANVRAAG WIA ..................................................................................................................................... 27 9.1

PROCESKETEN: AANVRAAG WIA............................................................................................................................ 28

10. PROCES: UITVOEREN WIA OORDEEL ................................................................................................................ 30 10.1

PROCESKETEN: UITVOEREN WIA OORDEEL ........................................................................................................... 31

11. PROCES: CONTROLE UWV BESCHIKKING ........................................................................................................ 33 11.1

PROCESKETEN: CONTROLE UWV BESCHIKKING .................................................................................................... 34

12. PROCES: HERSTELMELDING ................................................................................................................................ 36 12.1

PROCESKETEN: HERSTELMELDING ......................................................................................................................... 37

13. PROCES: ZIEKTE RAPPORTAGES ....................................................................................................................... 39 13.1

PROCESKETEN: ZIEKTE RAPPORTAGES .................................................................................................................. 40

14. PROCES: CONTROLEREN ONTVANGST UWV-BETALINGEN ....................................................................... 42 14.1

PROCESKETEN: CONTROLEREN ONTVANGST UWV-BETALINGEN........................................................................... 43

15. PROCES: VORDEREN REÏNTEGRATIEKOSTEN BIJ UWV .............................................................................. 45 15.1

PROCESKETEN: VORDEREN REÏNTEGRATIEKOSTEN BIJ UWV ................................................................................ 46


Pagina 3 van 47


1.

Proces:

Bovenliggende modellen Doel

Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden

Ziekteverzuim en Poortwachter • Personeelsmanagement • Personeelsmanagement FdR Het doel van dit proces is het voldoen aan de verplichtingen en doorlopen van de processtappen uit de Wet Poortwachter. Een juiste uitvoering draagt bij aan een passende reïntegratie van de zieke werknemer, de tijdige aanvraag van een WIA-uitkering en uitdiensttreding na langdurige ziekteperiode. De basis wordt gevormd door een juiste registratie van zieken herstelmeldingen. Dagelijks Wet Poortwachter, De Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), CAO NU en ZANU, Vangnetregeling en het Verzuimprotocol. Faculteiten en overige diensten De werknemer zorgt voor: * het tijdig zieken hersteld melden; * het aanvragen van zwangerschapsverlof; * het meewerken aan reïntegratie. De leidinggevende zorgt voor: * het doorgeven van zieken herstelmeldingen. Het Administratief Centrum (AC) De medewerker Personeelsadministratie zorgt voor: * de registratie van ziek en herstelmeldingen en gewijzigde percentages arbeidsongeschiktheid; * het verwerken van zwangerschapsverlofaanvragen; * het genereren van rapportages. Afdeling Personeel & Organisatie De casemanager zorgt voor: * de begeleiding van het reïntegratieproces.

Triggers Afbakening Prestatie-maatstaf Laatste wijziging op Laatste wijziging door


De P&O medewerker zorgt voor: * het monitoren van de verplichtingen in het kader van de Wet Poortwachter; * het beheren van het reïntegratiedossier; * het doorgeven van gewijzigde percentages arbeidsongeschiktheid; * het begeleiden van een eventuele WIA aanvraag. Medewerker meldt zich ziek of vraagt zwangerschapsverlof aan. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Personeelsadministratie. Faculteit en overige diensten, onderdeel Personeel & Organisatie. 2/6/2012 4:12:05 PM rkieft1

Pagina 4 van 47


1.1

Procesketen: Ziekteverzuim en Poortwachter

Universiteit Universiteitvan vanAmsterdam Amsterdam Ziekteverzuim Ziekteverzuim enen Poortwachter Poortwachter

1 Zwangerschapsen bevallingsverlof

2 Ziek melden

3 Ziekte door arbeids omstandigheden

4 Probleemanalyse & Plan van Aanpak

5 Zeswekelijkse evaluatie gesprekken

6 Monitoren duur ziekmelding

7 Vervroegde aanvraag WIA/IVA

8 Aanvraag WIA

9 Uitvoeren WIA oordeel

10 Controle UWV beschikking

11 Herstelmelding

12 Ziekte rapportages

13 Controleren ontvangst UWVbetalingen

14 Vorderen reïntegratiekosten bij UWV


Pagina 5 van 47


2.

Proces: Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden

• Werving en selectie met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Aanvragen en toekennen van zwangerschapsen bevallingsverlof en de aanvraag van de WAZO-uitkering van het UWV. Dagelijks CAO NU, ZA NU, WAZO Faculteiten en overige diensten De werkneemster zorgt voor: * het melden van de zwangerschap bij de leidinggevende (tot 10 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum); * de aanvraag van zwangerschapsverlof met een officiële zwangerschapsverklaring; * het doorgegeven van de vermoedelijke bevallingsdatum en de definitieve geboortedatum aan haar leidinggevende. De leidinggevende zorgt samen met de P&O medewerker voor: * de controle of de medewerker op de eerste dag na afloop van het verlof het werk hervat. De P&O medewerker zorgt voor: * het opstellen en versturen van de bevestiging van het zwangerschapsverlof aan de medewerker; * het opstellen en versturen van de einddatumbrief bevallingsverlof na 10 weken.

Trigger(s) Afbakening Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus


Het Administratief Centrum Medewerker PSA zorgt voor: * de registratie van de vermoedelijke en daadwerkelijke bevallingsdatum en het zwangerschapsverlof in SAP-HR; * de registratie van het zwangerschapsen bevallingsverlof in SAP-HR; * het melden van het zwangerschapsverlof aan het UWV in het kader van de Wet Arbeid en Zorg; * de aanvraag van de WAZO-uitkering (uiterlijk tot 2 weken voor aanvang zwangerschapsverlof); * het registreren van een eventuele aanpassing van de einddatum van het verlof in verband met ziekte voorafgaand aan het verlof en/of latere bevalling. De werkneemster meldt dat ze zwanger is. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Service Desk en Personeelsadministratie. Faculteit en overige diensten, onderdeel Personeel & Organisatie. 2/6/2012 3:38:48 PM rkieft1

Pagina 6 van 47


2.1

Procesketen: Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Organizational ele...

Carries out & Supports




Medewerker Medewerker PSA Leidinggevende

P&O-medewerker

Medewerker meldt zich zwanger

Melden aanvang verlof en opsturen zwangerschap...

Zwangerschaps verklaring

Versturen mutatieformulier met Zwanger schapsverklaring

Toekenning zwangerschaps verlof

Mutatieformulier met zwangerschap...

Medewerker is bevallen

Registreren zwangerschaps verlof in SAP-HR

Controleren ontvangst UWVbetalingen

Zwangerschap niet doorgegeven aan UWV

Aanvraag zwangerschaps verlof...

Doorgeven bevallingsdatum

Bevallingsdatum doorgegeven

Aanvragen WAZO uitkering bij UWV

Melden bevallingsdatum aan PSA

WAZO beschikking ontvangen

Controle UWV beschikking

Bevestiging duur zwangerschap...

Bevallings datum

Registreren bevallingsdatum

Bevallingsdatum en duur verlof verwerkt

Signaallijst SAP einde zwangerschap

Controleren wijziging einde zwangerschapsv erlof

Duur zwangerschaps verlof niet...

Duur zwangerschaps verlof verlengd

Controleren of medewerker het werk hervat

Medewerker heeft het werk hervat

Medewerker heeft het werk niet hervat

Ziek melden


Einde dienstverband in zwangerschap...

Invoeren salarismutaties

Pagina 7 van 47


Korte uitleg per processtap van proces: Zwangerschaps- en bevallingsverlof Processtappen / objecten 1 Melden aanvang verlof en opsturen zwangerschapsverklaring

2

Versturen mutatieformulier met Zwanger schapsverklaring

Beschrijving / doel De werkneemster meldt dat zij zwanger is en geeft de gewenste ingangsdatum van verlof aan. Wettelijk kan het verlof vier tot zes weken voor vermoedelijke bevallingsdatum ingaan. Indien geen datum wordt aangegeven gaat het verlof zes weken voor vermoedelijke bevallingsdatum in. Bij de aanvraag van het verlof moet de werkneemster een zwangerschapsverklaring van een arts of verloskundige overleggen met de vermoedelijke bevallingsdatum. P&O controleert de aanvraag voor zwangerschapsverlof en stelt vast dat de gewenste ingangsdatum van het verlof ligt tussen de vier en zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum op de zwangerschapsverklaring van de arts of verloskundige. P&O bewaart een kopie van de zwangerschapsverklaring in het dossier van de werkneemster. De werkneemster ontvangt van P&O een schriftelijke bevestiging van de aanvang van het zwangerschapsverlof. De leidinggevende ontvangt een kopie van deze bevestigingsbrief.

3 4

Registreren zwangerschaps verlof in SAP-HR Doorgeven bevallingsdatum

P&O meldt het zwangerschapsverlof bij PSA en stuurt de zwangerschapsverklaring van de arts of de verloskundige mee. De zwangerschapsverklaring is vereist voor het aanvragen van een uitkering i.h.k.v. de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) via het UWV. De vermoedelijke bevallingsdatum en de begindatum van het verlof worden geregistreerd in SAP-HR. De werkneemster stelt haar leidinggevende op de hoogte van de geboorte, die de bevalling doorgeeft aan P&O. De werkneemster meldt de bevallingsdatum ook bij het UWV aan de hand waarvan de einddatum van het verlof wordt berekend. Eindigt de zwangerschap na 24 weken door een miskraam of is de baby bij de bevalling overleden, dan heeft de werkneemster wel recht op zwangerschapsen bevallingsverlof. Het verlof duurt zestien weken.

5

6

7 8 9

Aanvragen WAZO uitkering bij UWV

Melden bevallingsdatum aan PSA

Registreren bevallingsdatum Controleren wijziging einde zwangerschapsverlof Controleren of medewerker het werk hervat


PSA dient een aanvraag om een WAZO-uitkering in bij het UWV. De zwangerschapsverklaring wordt naar het UWV meegezonden. De WAZO-uitkering kan tot 2 weken voor de ingangsdatum van het verlof aangevraagd worden. P&O geeft de datum van de bevalling en de einddatum van het bevallingsverlof door aan PSA. Indien de werkneemster na de uitgerekende bevallingsdatum (zoals vastgelegd in de zwangerschapsverklaring) is bevallen, wordt de einddatum van het bevallingsverlof verschoven. De werkneemster heeft altijd recht op 10 weken verlof na de bevalling, ongeacht het aantal weken verlof voorafgaand aan de bevalling. P&O stuurt de werkneemster en de leidinggevende een schriftelijke bevestiging van de (gewijzigde) duur van het verlof. De daadwerkelijke bevallingsdatum wordt geregistreerd in SAP. Indien de werkneemster later dan de uitgerekende bevallingsdatum bevalt, wijzigt de einddatum van het verlof. Op basis van het signaal uit SAP m.b.t. einde verlof controleert de leidinggevende of de werkneemster na afloop van het zwangerschapsverlof het werk weer hervat of aansluitend verlof opneemt. In geval van ziekte dient de werkneemster zich ziek te melden.

Pagina 8 van 47


3.

Proces: Ziek melden


• Verlof met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Zorgdragen voor een juiste registratie van een ziekmelding en het tijdig in gang zetten van de benodigde vervolgacties uit de Wet Poortwachter. Dagelijks Wet Poortwachter, Verzuimprotocol, Vangnetregeling, CAO NU en ZA NU. Faculteiten en overige diensten De werknemer zorgt ervoor dat: * ziekte cq. arbeidsongeschiktheid voor 11.00 wordt doorgegeven door rechtstreeks telefonisch contact op te nemen met de leidinggevende. De leidinggevende zorgt ervoor dat: * de ziekmelding per e-mail wordt doorgegeven aan de Servicedesk AC; * hij op de eerste dag van arbeidsongeschiktheid maar uiterlijk op de tweede dag contact opneemt met de zieke werknemer over de verwachte duur van de ziekte/arbeidsongeschiktheid; * hij daarna regelmatig contact heeft met de zieke werknemer over de werkhervatting, de voortgang en verwacht herstel.



Administratief Centrum De medewerker Personeelsadministratie zorgt ervoor dat: * de ziekmelding binnen 4 dagen wordt gemeld aan het UWV, als bekend is dat deze ziekte valt onder de vangnetregeling. De werknemer meldt zich ziek. Administratief Centrum (AC), afdeling Personeelsadministratie 2/6/2012 3:38:48 PM rkieft1

Pagina 9 van 47


3.1

Procesketen: Ziek melden Carries out & Supports

Organizati...



Leidinggevende

Medewerker

Zwangerschapsen bevallingsverlof

Medewerker heeft het werk niet hervat

P&O-medewerker



Servicedesk AC

Medewerker PSA

Bedrijfsongeval

Medewerker is ziek door bedrijfsongeval

Medewerker meldt zich ziek

Ex-medewerker meldt zich ziek <4 weken na einde dienstverband

Melden ziekte

Ziekte door arbeidskomstan digheden doorgegeven

Ziekmelding ontvangen

Ziekte door arbeids omstandigheden

Ziekmelden per e-mail

Ziekte tijdens verlof/wachten op...

Verlofannulering door ziekte

Zieke medewerker is docent

Ziekte door ongeval derde

Vervanging docent

Verhalen schade bij derden inzake personeel

Opnemen contact met werknemer

Ziekmelding geregistreerd

Doorgeven aan Servicedesk AC

Aan Servicedesk AC doorgegeven

Verplaatsen naar ZIEK MELDINGEN

Contact opgenomen met werknemer

Werkvoorraad ziekmeldingen

Monitoren ziekmelding t/m week 4

Registreren ziekmeldingen

Ziekmelding doorgegeven Werknemer is binnen 4 weken hersteld

Werknemer niet hersteld na 4 weken

Herstelmelding

Probleemanalyse & Plan van Aanpak

Controleren of ziekmelding onder vangnetregelin...

Ziektegeval valt onder Vangnetregeling

Ziektegeval valt niet onder Vangnetregeling

.

Melden ziekte aan UWV

Medewerker ziekgemeld bij UWV



Pagina 10 van 47


Korte uitleg per processtap van proces: Ziek melden Processtappen / objecten 1 Melden ziekte

Beschrijving / doel De werknemer meldt zich bij afwezigheid door arbeidsongeschiktheid op de eerste dag persoonlijk - volgens het verzuimprotocol - ziek bij de leidinggevende of diens vervanger. Indien de werknemer werkzaam is voor meer faculteiten, dient hij zich bij al zijn leidinggevenden ziek te melden. De werknemer en de leidinggevende maken afspraken over werkopvang en eventuele vervanging. De werknemer krijgt het formulier "Eigen verklaring" van de arbodienst thuisgestuurd. Het formulier bevat vragen van persoonlijke aard en is medisch geheim. De werknemer stuurt het ingevulde formulier binnen 9 dagen na de verzuimmelding rechtstreeks terug naar de arbodienst.

2

Ziekmelden per e-mail

3

Opnemen contact met werknemer

4 5

Doorgeven aan Servicedesk AC Verplaatsen naar ZIEK MELDINGEN Monitoren ziekmelding t/m week 4

6

7

Registreren ziekmeldingen

Indien de werknemer van mening is dat de ziekte veroorzaakt is door het werk of de werkomstandigheden (inclusief bedrijfsongeval) dient hij dit uiterlijk 7 werkdagen na ziekmelding schriftelijk te melden bij de leidinggevende. De leidinggevende of medewerker P&O geven de ziekmelding per e-mail door aan de Servicedesk-AC. Als daar sprake van is, wordt bij de ziekmelding extra vermeld: * ongeval, ongeval door derden veroorzaakt of bedrijfsongeval; * eventueel verpleegadres; * ziekte tijdens goedgekeurd verlof; * ziekte door orgaandonatie; * ziekte door zwangerschap of bevalling; * ziekte onder no-riskpolis. Indien de werknemer zich ziek heeft gemeld bij de aangewezen vervanger, neemt de leidinggevende op de eerste dag van ziekte of uiterlijk de volgende werkdag, contact op met de zieke medewerker om de ziekmelding, het verwacht herstel, werkopvang en eventuele vervanging te bespreken. Medewerker Servicedesk-AC versleept de meldingen naar de box ZIEKMELDINGEN. Als er sprake is van verzuim dat langer dan 6 weken dreigt te duren, dan vindt er in de eerste weken na de ziekmelding regelmatig (telefonisch) contact plaats tussen de leidinggevende en de medewerker m.b.t. de status van de ziekmelding, reïntegratie inspanningen en verwacht herstel. De leidinggevende registreert de gespreksdata en de gemaakte afspraken. De werknemer ontvangt tevens een uitnodiging van de bedrijfsarts voor het spreekuur. PSA verwerkt de dagelijkse werkvoorraad ziekmeldingen in SAP-HR. Door registratie in SAP wordt de ziekmelding automatisch doorgegeven aan de arbodienst. Indien de ziekmelding binnen 4 weken na de vorige volledige herstelmelding wordt gedaan, wordt dit gezien als een voortzetting van de vorige ziekmelding. De signaleringen m.b.t. de Wet Poortwachter worden gecontinueerd en niet opnieuw gestart.

8

Controleren of ziekmelding onder vangnetregeling valt

9

Melden ziekte aan UWV

Na basisregistratie van de ziekmelding wordt deze automatisch doorgegeven voor verdere verwerking, zoals contact onderhouden met medewerker, controle vangnetregeling, start signalering Wet Poortwachter activiteiten. De vangnetregeling is van toepassing op zieke werknemers die in aanmerking komen voor een ziektewetuitkering. Een werknemer valt onder de vangnetregeling indien hij of zij: * ziek is door orgaandonatie; * ziek is door zwangerschap of bevalling; * ziek is onder een no-risk polis. Indien bekend is dat de werknemer onder de vangnetregeling valt, dan wordt het UWV door het AC binnen 4 werkdagen op de hoogte gesteld van de arbeidsongeschiktheid. De melding aan het UWV kan online gedaan worden via de Verzuimmelder Ziektewet/WAZO van het UWV of via het formulier "Ziekteaangifte in verband met aanvraag Ziektewetuitkering". Valt de werknemer niet onder de vangnetregeling, dan wordt het UWV in de 42ste week van arbeidsongeschiktheid geïnformeerd.


Pagina 11 van 47


4.

Proces: Ziekte door arbeidsomstandigheden



• Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Onderzoeken of de werknemer die dat aangeeft daadwerkelijk ziek is geworden door werk of arbeidsomstandigheden. Definitie Bedrijfsongeval van het CBS: Een ongeval door of tijdens de uitoefening van betaalde arbeid, uitgezonderd ongevallen tijdens woon-werkverkeer. Het gaat hierbij zowel om ongevallen die leiden tot arbeidsverzuim als om ongevallen zonder verzuim op het werk. ' Dagelijks Het Verzuimprotocol, CAO NU en ZA NU. Faculteiten en overige diensten De werknemer zorgt ervoor dat: * de melding dat de ziekte is ontstaan door het werk of de werkomstandigheden binnen zeven dagen schriftelijk is ingediend bij de decaan/mandataris. De leidinggevende zorgt samen met de P&O medewerker voor: * het onderzoeken van de melding van de werknemer; * vragen van advies bij de Arbodienst. De medewerker P&O zorgt voor: * de voorbereiding van een formeel besluit; * de archivering hiervan in het P&O personeelsdossier; * verzending van het besluit naar de medewerker en DIV; * het doorgeven dat salariskorting achterwege moet blijven, op basis van het signaal van de PSA.



De decaan/mandataris: * is formeel verantwoordelijk en neemt de beslissing over de vraag of de ziekte is ontstaan door het werk of de werkomstandigheden. Brief van werknemer over ziekte door werkomstandigheden Faculteiten en overige diensten 2/6/2012 3:38:48 PM rkieft1

Pagina 12 van 47


4.1

Procesketen: Ziekte door arbeidsomstandigheden

Organizational elements & Application ...


Medewerker PSA




P&O-medewerker

Leidinggevende

Mandataris



Medewerker DIV

P&O-medewerker

Arbodienst

Ziek melden

Ziekte door arbeidskomstan digheden doorgegeven

Onderzoeken melding ziekte door werk of arbeidsomstan...

Ziekte niet door werk of arbeidsomstan digheden

Ziekte door werk of arbeids omstandigheden

Voorbereiden besluit ziek door arbeids omstandigheden


Besluit ziek door arbeidsomstanid gheden...

Onderteken formeel besluit ziek door arbeids omstandigheden

Formeel besluit ondertekend

Verzenden en archiveren besluit ziek door arbeids...

Ziekte rapportages

Signaallijst salaris korting

Besluit ziek door arbeids omstandigheden

Gearchiveerd ziek door arbeids...



Doorgeven geen salariskorting

Ontvangen besluit ziek door arbeidsomstandi gheden

Opnemen besluit in centraal PD

Besluit ziek door arbeidsomstandi gheden...

Besluit opgenomen in centraal PD




Pagina 13 van 47


Korte uitleg per processtap van proces: Ziekte door arbeidsomstandigheden Processtappen / objecten 1 Onderzoeken melding ziekte door werk of arbeidsomstandigheden

2

Voorbereiden besluit ziek door arbeids omstandigheden

3

6

Onderteken formeel besluit ziek door arbeids omstandigheden Verzenden en archiveren besluit ziek door arbeids omstandigheden Ontvangen besluit ziek door arbeidsomstandigheden Opnemen besluit in centraal PD

7

Doorgeven geen salariskorting

4

5


Beschrijving / doel De werknemer is van mening dat de ziekte veroorzaakt is door het werk of door arbeidsomstandigheden en meldt dit schriftelijk binnen in de eerste zeven dagen van zijn ziekte. De medewerker P&O onderzoekt de melding en vraagt advies bij de Arbodienst. Arbeidsongeschiktheid door een bedrijfsongeval valt hier ook onder. Als is vastgesteld dat de ziekte inderdaad door het werk of de werkomstandigheden is veroorzaakt, dan zal geen salariskorting van 24% plaatsvinden na 9 maanden ziekte. P&O bereidt een formeel besluit voor en biedt dit ter ondertekening aan bij de mandataris. De mandataris ondertekent het besluit en geeft het voor de verdere afhandeling retour aan P&O. P&O verzendt het besluit dat ziekte is ontstaan door arbeidsomstandigheden naar de werknemer, de leidinggevende en de DIV. Een kopie wordt gearchiveerd in het personeelsdossier van de eenheid. De desbetreffende medewerker ontvangt het besluit ziek door arbeidsomstandigheden. Het DIV ontvangt een kopie van het besluit om te worden opgenomen in het personeelsdossier. PSA draait periodiek signaallijsten uit met medewerkers die in aanmerking komen voor de salariskorting van 24% na 9 maanden ziekte. Aan de hand van de signaallijst geeft P&O door welke werknemers niet gekort mogen worden.

Pagina 14 van 47


5.

Proces: Probleemanalyse & Plan van Aanpak



Trigger(s) Afbakening

Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus


• Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Het opstellen van de Probleemanalyse door de Arbodienst uiterlijk in de 6de week van de arbeidsongeschiktheid en het opstellen van een Plan van Aanpak door werknemer en werkgever uiterlijk in de 8ste week van de arbeidsongeschiktheid. Hiermee voldoet de UvA aan de verplichtingen van de Wet Poortwachter en worden financiële sancties door het UWV voorkomen. Dagelijks Wet Poortwachter en het Verzuimprotocol Faculteiten en overige diensten De P&O adviseur ziet erop toe dat: * een casemanager wordt toegewezen zodra het verzuim langer duurt dan 6 weken. De casemanager ziet erop toe dat: * het Plan van Aanpak tijdig (in de 8ste week van arbeidsongeschiktheid) wordt opgesteld in samenspraak met de werknemer. * de verplichtingen in het kader van de Wet Poortwachter worden nageleefd. Medewerker is 4 weken aaneengesloten ziek. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Personeelsadministratie. Faculteiten en overige diensten, onderdeel Personeel & Organisatie. Arbodienst. Medewerker, leidinggevende en/of casemanager. 2/6/2012 3:38:48 PM rkieft1

Pagina 15 van 47


5.1

Procesketen: Probleemanalyse & Plan van Aanpak Carries out & Supports

Organizational elements ...



Bedrijfsartsen

P&O-medewerker


P&O Adviseur

Arbodienst

Ziek melden

Medewerker

Leidinggevende

Casemanager

Ziek melden


Ziekte door arbeids omstandigheden 4 weken na eerste ziekmelding


Ziektegeval valt niet onder Vangnetregeling

Ziekte door werk of arbeids omstandighed...

Opstellen Probleemanalyse binnen 6 weken

4 weken na eerste ziekmelding

Probleem analyse opgesteld

Ziek melden

Werknemer niet hersteld na 4 weken

Toezien op ontvangst Probleemanalyse na 6 weken

Versturen probleemanalyse

Probleemanlyse niet tijdig ontvangen

Probleemanalyse tijdig ontvangen

Rappeleren probleemanalyse

Archiveren en doorsturen Probleemanalyse

Ontvangen Probleemanalys e gerappelleerd

Probleemanalys e gearchiveerd en...

Probleemanalys e verstuurd

Ontvangen Probleemanalyse

Probleem analyse ontvangen

Ontvangen Probleemanalyse

Probleem analyse ontvangen

Analyseren Probleemanalyse en aanwijzen casemanager

Casemanager toegewezen

6 weken na eerste ziekmelding

Toezien op opstellen Plan van Aanpak Reïntegratie na...

Opstellen Plan van Aanpak Reïntegratie (binnen 8 weken)

Plan van Aanpak ontvangen

Aanleggen reïntegratie dossier

Reïntegratie dossier aangelegd

Zeswekelijkse evaluatie gesprekken


Pagina 16 van 47



Korte uitleg per processtap van proces: Probleemanalyse & Plan van Aanpak Processtappen / objecten 1 Opstellen Probleemanalyse binnen 6 weken

2

Toezien op ontvangst Probleemanalyse na 6 weken

3 4

Versturen probleemanalyse Rappeleren probleemanalyse

5

Archiveren en doorsturen Probleemanalyse Ontvangen Probleemanalyse Ontvangen Probleemanalyse Analyseren Probleemanalyse en aanwijzen casemanager

6 7 8

9

Toezien op opstellen Plan van Aanpak Reïntegratie na 8 weken

10

Opstellen Plan van Aanpak Reïntegratie (binnen 8 weken)

11

Aanleggen reïntegratie dossier

Beschrijving / doel De Arbodienst moet voor een werknemer waarvan de verwachting is dat het verzuim langer dan 6 weken zal duren, uiterlijk in de 6de week van arbeidsongeschiktheid een Probleemanalyse opstellen. Hieraan gaat minimaal 1 afspraak van de werknemer met de bedrijfsarts vooraf waarin de status en voortgang van de ziekte en reïntegratie worden besproken. P&O ontvangt 4 weken na 1e dag van arbeidsongeschiktheid een signaal uit SAP dat er op toegezien moet worden dat de Arbodienst binnen 6 weken na ziekmelding een Probleemanalyse opstelt en deze opstuurt naar de werknemer en de afdeling P&O. Zowel de werknemer als de afdeling P&O ontvangen een exemplaar van de Probleemanalyse. Indien de Probleemanalyse niet binnen 6 weken na eerste ziekmelding is ontvangen neemt de P&O medewerker contact op met de Arbodienst. De P&O medewerker archiveert de Probleemanalyse en zendt deze ter verdere afwikkeling door naar de P&O-adviseur en de leidinggevende. De P&O medewerker, de leidinggevende en de medewerker ontvangen de probleemanalyse. De P&O medewerker, de leidinggevende en de medewerker ontvangen de probleemanalyse. Op basis van de Probleemanalyse en de verwachte reïntegratieduur en de geadviseerde reïntegratieactiviteiten wordt een casemanager aangewezen. De casemanager is verantwoordelijk voor de proces-begeleiding van het reïntegratietraject. De casemanager ziet erop toe dat de verplichtingen uit de Wet Poortwachter worden nageleefd. De casemanager ziet erop toe dat er samen met de werknemer binnen 8 weken na de ziekmelding een Plan van Aanpak wordt opgesteld. Het Plan van Aanpak kan niet zonder de Probleemanalyse van de Arbodienst opgesteld worden. De leidinggevende stelt samen met de werknemer het Plan van Aanpak (PvA) op. Het PvA bevat de activiteiten, acties en het tijdspad dat leidinggevende en werknemer met elkaar afspreken om zo snel mogelijk weer volledig aan het werk te gaan. Het PvA dient zowel door de werknemer als de werkgever ondertekend te worden. Het reïntegratiedossier bevat alles wat met de reïntegratie van de werknemer te maken heeft. Zoals formulieren en correspondentie van, en met de Arbodienst. Maar ook de Probleemanalyse, het Plan van Aanpak en gespreksverslagen. Het reïntegratiedossier is nodig bij de eventuele aanvraag van een WIA uitkering. De Arbodienst beheert het medische gedeelte van het reïntegratiedossier.


Pagina 17 van 47


6.

Proces: Zeswekelijkse evaluatiegesprekken





• Uitstroom personeel met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Voldoen aan de verplichting uit de Wet Poortwachter voor zowel de werknemer als de werkgever, om elke 6 weken een evaluatiegesprek te voeren. De reïntegratie inspanningen en resultaten worden geëvalueerd en indien noodzakelijk worden de wijzigingen doorgevoerd in het Plan van Aanpak. Minimaal 1x per 6 weken Wet Poortwachter en het Verzuimprotocol Afdeling Personeel & Organisatie De casemanager zorgt ervoor dat: * de zeswekelijkse evaluatiegesprekken worden ingepland en dat de resultaten worden vastgelegd in het reïntegratiedossier. Werknemer is langer dan 8 weken ziek. Plan van Aanpak is opgesteld. Casemanager, leidinggevende en werknemer 2/6/2012 3:38:49 PM rkieft1

Pagina 18 van 47


6.1

Procesketen: Zeswekelijkse evaluatiegesprekken

Organizational el...

Reïntegratie dossier aangelegd

Monitoren duur ziekmelding

Eerste jaarsevaluatie uitgevoerd

Herstelmelding

Gedeeltelijk herstel

Leidinggevende

Medewerker

Casemanager





Vervroegde aanvraag WIA/IVA

WIA aanvraag met verkorte wachttijd...

Voeren evaluatiegesprek (elke 6 weken)

Wijziging reintegratie

Geen wijziging reintegratie

Aanpassen Plan van Aanpak Reïntegratie

Plan van Aanpak aangepast

Terugkoppelen voortgang

Duur ziekmelding < 18 maanden geen vervroegde aanvraag WIA

Duur ziekmelding < 18 maand vervroegde aanvraag WIA



Pagina 19 van 47

Signaal: ziekmelding >18 maanden

Medewerker is (gedeeltelijk) hersteld

Aanvraag WIA

Herstelmelding

Medewerker werkt niet mee aan reïntegratie

Ontslag niet op eigen verzoek


Korte uitleg per processtap van proces: Zeswekelijkse evaluatiegesprekken Processtappen / objecten 1 Voeren evaluatiegesprek (elke 6 weken)

2

Aanpassen Plan van Aanpak Reïntegratie

3

Terugkoppelen voortgang

Beschrijving / doel Onder toezicht van de casemanager voert de leidinggevende elke zes weken een voortgangsgesprek met de werknemer. Hierin worden de afspraken uit het Plan van Aanpak besproken, de voortgang bekeken en eventueel nieuwe afspraken over de reïntegratie gemaakt. Afspraken en acties worden vastgelegd in een gespreksverslag en gearchiveerd in het reïntegratiedossier. Ook de bedrijfsarts bespreekt regelmatig het verloop en de voortgang van het verzuim met de werknemer. Indien uit de 6-wekelijkse evaluatiegesprekken een verandering in het reïntegratietraject voortkomt (andere/extra activiteiten, aanpassing tijdspad, inzet andere/externe deskundigheid) dient dit aangepast of aangevuld te worden in het Plan van Aanpak. Zowel de leidinggevende als de werknemer dienen de aanpassing te ondertekenen. De bijlage wordt naar de afdeling Personeel & Organisatie gestuurd en daar gearchiveerd in het reïntegratiedossier. De casemanager zorgt er voor dat alle belanghebbenden, leidinggevende, werknemer, P&Omedewerker, directeur, decaan, bedrijfsarts op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in het reïntegratieproces. In principe hoeft alleen informatie gedeeld te worden die noodzakelijk is voor de beoordeling van de loondoorbetalingsverplichting, de verzuimbegeleiding en de reïntegratieactiviteiten. In het periodieke Sociaal Medisch Overleg (SMO) tussen leidinggevende, P&O-adviseur, casemanager en bedrijfsarts wordt het verloop en de voortgang van individuele verzuimsituaties besproken en afgestemd.


Pagina 20 van 47


7.

Proces: Monitoren duur ziekmelding




• Verlof met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Voldoen aan de verplichtingen die voortkomen uit de Wet Poortwachter en naleven van de regels in de CAO en UvA-regelingen bij langdurig ziekteverzuim. Dagelijks Wet Poortwachter, het Verzuimprotocol, CAO NU, ZA NU. Faculteit en overige diensten De medewerker PSA zorgt voor: * het afgeven van het signaal voor het stopzetten of herberekenen van de reiskostenvergoeding (wordt momenteel onderzocht door PSA); * het afgeven van het signaal dat na 26 weken de opbouw van het verloftegoed wordt stopgezet; * het afgeven van het signaal dat na 9 maanden ziekte het salaris van de medewerker wordt aangepast naar 76%; * de melding van arbeidsongeschiktheid aan het UWV in week 42 na ziekmelding; * het afgeven van het signaal aan de casemanager dat uiterlijk in week 52 het eerstejaarsevaluatiegesprek ingepland en gevoerd dient te worden. De casemanager ziet erop toe dat: * het eerstejaarsevaluatiegesprek met de werknemer wordt gepland en gevoerd (uiterlijk in week 52 van ziekte); * het verslag van het gesprek wordt toegevoegd aan het Plan van Aanpak. Periodieke uitdraai van signaleringen m.b.t. verzuim. Administratief Centrum, onderdeel Personeelsadministratie. Faculteit en overige diensten, onderdeel Personeel & Organisatie 2/7/2012 1:05:33 PM rkieft1

Pagina 21 van 47


7.1

Procesketen: Monitoren duur ziekmelding






Leidinggevende

Casemanager

Medewerker

P&O-medewerker

UWV

Medewerker PSA

Dagelijkse controle signaleringen...


4 weken signaal

26 weken signaal

In gang zetten procedure stopzetten reiskostenverg...

In gang zetten procedure muteren verloftegoed

Signaal stopzetten reiskosten na 4 weken doorgegeven

Procedure muteren verloftegoed in gang gezet

Reiskostenregeling

Muteren verloftegoed

9 maanden signaal

Starten procedure salaris aanpassing

Salaris aanpassing doorgegeven


42 weken signaal

48 weken ziek

52 weken signaal

Doorgeven ziekmelding aan UWV in week 42

Versturen brief eerstejaarsevalua tie

Inplannen eerste jaarsevaluatie

Ontvangen brief eerstejaarsevalua tie

Versturen brief m.b.t. aanstaande WIA procedure

Controleren versturen WIA aanvraag formulier aan...


Brief eerstejaarsevalu atie verstuurd

Eerste jaarsevaluatie ingepland

Brief eerstejaarsevalu atie ontvangen

Brief m.b.t. aanstaande WIA procedur...

Versturen WIA aanvraagformuli er gecontroleerd

Ontvangen en doorsturen brief eerstejaarsevalua tie

Voeren eerste jaarsevaluatieges prek

Brief eerstejaarsevalu atie...

Eerste jaarsevaluatie uitgevoerd



Pagina 22 van 47

Eerste jaarsevaluatie uitgevoerd,...


18 maanden signaal

Aanvraag WIA

91 weken signaal


Korte uitleg per processtap van proces: Monitoren duur ziekmelding Processtappen / objecten 1 Monitoren duur ziekmelding

2

3

In gang zetten procedure stopzetten reiskostenvergoeding na 4 weken In gang zetten procedure muteren verloftegoed

Beschrijving / doel Gedurende de looptijd van het reïntegratietraject wordt in de gaten gehouden welke acties in gang gezet moeten worden. In volgorde van tijd zijn de acties van links naar rechts in dit proces geplaatst. Bijvoorbeeld: * het opschorten van reiskostenvergoeding * het muteren van het verloftegoed na week 26 * salarisaanpassing na 9 maanden verzuim * het doorgeven van de ziekmelding aan het UWV in week 42 * het inplannen van de eerstejaarsevaluatie uiterlijk in week 52 SAP geeft in de 4e week van arbeidsongeschiktheid het signaal dat de reiskostenvergoeding voor de betreffende medewerker tijdelijk opgeschort of verrekend dient te worden. De werknemer bouwt alleen over de eerste 6 maanden van arbeidsongeschiktheid vakantiedagen op. Indien de verzuimperiode langer dan 6 maanden duurt, dient de verlofopbouw opnieuw berekend en aangepast te worden. Bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid bouwt de werknemer ook na 6 maanden nog vakantiedagen op over de gewerkte uren.

4

Starten procedure salaris aanpassing

5

Doorgeven ziekmelding aan UWV in week 42

6

Versturen brief eerstejaarsevaluatie Inplannen eerste jaarsevaluatie

7 8 9

Ontvangen brief eerstejaarsevaluatie Versturen brief m.b.t. aanstaande WIA procedure

10

Controleren versturen WIA aanvraag formulier aan UWV

11

Ontvangen en doorsturen brief eerstejaarsevaluatie Voeren eerste jaarsevaluatiegesprek

12


De afdeling Personeelsadministratie stelt een brief op voor de werknemer waarin aangegeven wordt dat de verlofopbouw aangepast zal worden en per wanneer. Een kopie van de brief gaat naar de afdeling Personeel & Organisatie. De wijziging in verlofopbouw wordt vastgelegd in SAP. PSA maakt het signaal Salariskorting na 9 maanden aan. De UvA betaalt het loon van een zieke werknemer de eerste 9 maanden 100% door. Na 9 maanden wordt het loon gekort met 24%. Bij dat signaal wordt ook gemeld dat de medewerker bij 42 weken ziekte gemeld gaat worden bij het UWV. Bij gedeeltelijk arbeidsgeschiktheid, al dan niet op arbeidstherapeutische basis, wordt over de gewerkte uren 100% van het loon betaald. Indien het verzuim veroorzaakt is door zwangerschap of bevalling vindt er geen korting op het salaris plaats. De afdeling Personeelsadministratie stelt een brief op voor de werknemer waarin aangegeven wordt dat het salaris aangepast zal worden en per wanneer. Een kopie van de brief gaat naar de afdeling Personeel & Organisatie. Na de loonswijziging blijft de opbouw van het pensioen gebaseerd op 100%. Het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering worden wel op het lagere loon gebaseerd. De loonswijziging na 9 maanden geldt niet als de werknemer binnen 7 dagen na 1e ziekmelding schriftelijk heeft aangegeven dat de ziekte veroorzaakt is door het werk of door de werkomstandigheden, er een bevestigend advies is gegeven door de arbodienst en de werkgever de beslissing in een formeel besluit heeft vastgelegd. PSA meldt het UWV dat de medewerker 42 weken ziek is. De melding wordt gedaan met het UWV-formulier "Aangifte van langdurige ziekte in de 42e week". PSA maakt een scan van de 42e week melding en verzendt deze naar P&O van de eenheid. Een kopie van de melding en de scan worden bewaard in het PSA dossier. Het UWV stuurt een signaal naar de werkgever de brief eerstejaarsevaluatie. Casemanager plant aan het einde van de eerste 52 weken van arbeidsongeschiktheid (maar uiterlijk in week 52 na ziekmelding) het eerstejaars evaluatiegesprek met de werknemer in. De P&O medewerker ontvangt de brief eerstejaarsevaluatie van de medewerker PSA. Na 18 maanden ziekte stuurt het UWV een brief aan de medewerker met een kopie aan PSA met informatie over de WIA-procedure, inclusief informatie over herplaatsing en eventueel ontslag bij arbeidsongeschiktheid. De aanvraag voor een WIA uitkering dient uiterlijk in week 91 na ziekmelding door de werknemer opgestuurd te worden aan het UWV. De casemanager ziet erop toe dat dit daadwerkelijk is gebeurd. Niet of te laat versturen van de aanvraag kan leiden tot langere loondoorbetaling. De medewerker PSA stuurt de brief eerstejaarsevaluatie door aan P&O. De casemanager ziet erop toe dat het eerstejaars evaluatiegesprek met de werknemer wordt gevoerd. De acties en afspraken uit het eerstejaars evaluatiegesprek worden vastgelegd in het reïntegratiedossier. Het UWV heeft een format "Eerstejaarsevaluatie" voor de verslaglegging van dit gesprek.

Pagina 23 van 47


8.

Proces: Vervroegde aanvraag IVA



• Uitstroom personeel met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang De vervroegde aanvraag van een uitkering op grond van de Inkomensvoorziening volledig arbeidsongeschikten (IVA) door een zieke werknemer waarvan de verwachting is dat hij niet of niet binnen de gestelde termijn van de Wet Poortwachter zal herstellen. Dagelijks Wet Poortwachter, WIA en het Verzuimprotocol Faculteiten en overige diensten De P&O medewerker, de casemanager en de leidinggevende zorgen samen met de werknemer voor: * het nemen van een beslissing om vervroegde aanvraag IVA te doen. De werknemer zorgt voor: * het aanvragen van de IVA uitkering met verkorte wachttijd.

Trigger(s) Afbakening

Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus


De bedrijfsarts zorgt voor: * het opstellen van de verklaring dat de werknemer niet meer in staat is te werken en niet meer beter zal worden. Medewerker is blijvend arbeidsongeschikt. Faculteit en eenheid - afdeling P&O Arbodienst - Bedrijfsarts AC - medewerker PSA 2/7/2012 12:45:34 PM rkieft1

Pagina 24 van 47


8.1

Procesketen: Vervroegde aanvraag IVA

Organizational elements & Appl...



P&O Adviseur


Medewerker



Bedrijfsartsen


Medewerker PSA


P&O Adviseur

UWV Casemanager

Medewerker


Duur ziekmelding < 18 maand vervroegde aanvraag WIA


Eerste jaarsevaluatie uitgevoerd, vervroegd aanvragen WIA

Beslissen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

Beslissing aanvraag WIA met verkorte wachttijd...

Invullen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

Aanvraag WIA met verkorte wachttijd ingevuld

Invullen en versturen verklaring bedrijfsarts

Verklaring bedrijfsarts ingevuld en verstuurd

Opsturen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

Aanvraag WIA met verkorte wachttijd opgestuurd

Beoordelen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

WIA aanvraag met verkorte wachttijd afgekeurd



Pagina 25 van 47

WIA aanvraag met verkorte wachttijd goedgekeurd


Aanpassen salaris i.h.k. WIA

Starten ontslagprocedure

Signaal aanpassen salaris i.h.k.v. WIA afgegeven

Ontslag procedure i.h.k.v. vervroegde aanvraag...




Korte uitleg per processtap van proces: Vervroegde aanvraag IVA Processtappen / objecten 1 Beslissen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

2

Invullen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

3

Invullen en versturen verklaring bedrijfsarts

4

Opsturen aanvraag IVA met verkorte wachttijd Beoordelen aanvraag IVA met verkorte wachttijd

5

6

Aanpassen salaris i.h.k. WIA

7

Starten ontslagprocedure


Beschrijving / doel De werknemer neemt in overleg met de werkgever en de bedrijfsarts de beslissing vervroegd een IVA uitkering aan te vragen omdat volledig herstel niet mogelijk is. Deze aanvraag kan bij het UWV ingediend worden vanaf week 13 t/m week 68 na ziekmelding. Daarna geldt de normale WIA aanvraagprocedure met de normale wachttijd van 104 weken vanaf datum ziekmelding. De werkgever kan de werknemer een geneeskundig onderzoek laten ondergaan ter beantwoording van de vraag of volledige hervatting van het werk blijvend is uitgesloten. De werknemer is verantwoordelijk voor het invullen van het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier "Aanvraag IVA uitkering met verkorte wachttijd" is te downloaden op de site van het UWV of bij het UWV op te vragen. De bedrijfsarts vult op verzoek van de werknemer een verklaring in met daarin een beschrijving van de medische situatie en de vooruitzichten voor de werknemer. De verklaring moet zo mogelijk gebaseerd zijn op de gegevens van de behandelend specialist. De werknemer is verantwoordelijk voor het opsturen van het aanvraagformulier, inclusief verklaring van de bedrijfsarts, naar het UWV. Het UWV laat binnen 10 weken na ontvangst van de aanvraag schriftelijk via een beschikking weten of de WIA uitkering goedgekeurd wordt. Indien de aanvraag wordt afgewezen moeten de processtappen i.h.k.v. de Wet Poortwachter voortgezet worden. De werkgever heeft een loonbetalingsverplichting gedurende 2 jaar; de IVA-uitkering kan hierop in mindering gebracht worden. Een IVA-uitkering loopt in principe altijd naar de (ex) werknemer. Omdat het vaak zo is, dat bij een IVA met verkorte wachttijd geval de 104 weken loondoorbetalingsverplichting nog niet om zijn, is het beter dat de (ex) werknemer via een machtingsformulier de IVA-uitkering for the time being laat overmaken naar de werkgever. Indien de werknemer de uitkering rechtstreeks van het UWV ontvangt dient de uitkering in mindering te worden gebracht op het salaris vanaf het moment dat de IVA-uitkering wordt uitgekeerd. De werknemer die in het 1e ziektejaar een IVA-uitkering ontvangt, krijgt in dit jaar gedurende een termijn van 10 maanden gerekend vanaf de 1e ziektedag de uitkering aangevuld tot 100% van zijn salaris. Bij toekenning van een IVA uitkering met verkorte wachttijd kan de ontslagprocedure na 18 maanden gestart worden met inachtneming van de verplichting tot loondoorbetaling gedurende 104 weken na de 1e dag van ziekmelding.

Pagina 26 van 47


9.

Proces: Aanvraag WIA


• Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang De aanvraag van een WIA uitkering conform de Wet Poortwachter. Ontslag na 104 weken arbeidsongeschiktheid Wet Poortwachter, De Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), en het Verzuimprotocol. Faculteiten en overige diensten De P&O medewerker en casemanager zorgen samen met de werknemer voor: * het starten van de procedure aanvraag WIA. De werknemer zorgt ervoor dat: * het WIA aanvraagformulier volledig ingevuld wordt (inclusief de door de bedrijfsarts en de werkgever in te vullen onderdelen) * het WIA aanvraagformulier tijdig terug gestuurd wordt naar het UWV (uiterlijk in week 91 na ziekmelding).



De arbodienst zorgt ervoor dat: * het onderdeel "Actueel oordeel bedrijfsarts" van het WIA aanvraagformulier door de bedrijfsarts wordt ingevuld. Medewerker is langer dan 18 maanden arbeidsongeschikt en ontvangt een WIA aanvraagformulier van het UWV. De medewerker en de arbodienst. 2/6/2012 3:38:50 PM rkieft1

Pagina 27 van 47


9.1

Procesketen: Aanvraag WIA Carries out & Supports



Medewerker PSA


P&O-medewerker


Medewerker




P&O-medewerker Arbodienst

UWV

Casemanager

Medewerker


Signaal: ziekmelding >18 maanden


Brief m.b.t. aanstaande WIA procedur...


Aanvraag WIA niet ontvangen

Starten procedure aanvraag WIA

Procedure aanvraag WIA uitgesteld

Procedure aanvraag WIA gestart

Opsturen aanvraag verlenging loondoorbetalin...

Aanvraag verlenging loondoorbetali...

Invullen ontvangen WIA aanvraag formulier

WIA aanvraagformuli er toegestuurd

WIA aanvraagformuli er ontvangen...

Ontvangen WIA aanvraagformulie r

Vastleggen duur loondoorbetaling uitstel WIA

Duur loondoorbetaling WIA vastgelegd

Beslissen voortzetting loondoorbetaling uitstel WIA

Loondoorbetaling WIA voortzetten

Loondoorbetalin g WIA niet voortzetten

Opsturen formulier beëindiging loondoorbetalin...

Formulier beeindiging loondoorbetali...


Pagina 28 van 47

Samenvoegen en opsturen onderdelen aanvraag WIA

Aanvraag WIA teruggestuurd naar UWV

Uitvoeren WIA oordeel

Invullen reïntegratie inspanningen

Invullen actueel oordeel bedrijfsarts

Werkgeversdeel WIA aanvraag ingevuld

Actueel oordeel bedrijfsarts ingevuld

Aanvraag WIA aanvraagformuli er ontvangen


Korte uitleg per processtap van proces: Aanvraag WIA Processtappen / objecten 1 Starten procedure aanvraag WIA

2

Invullen ontvangen WIA aanvraag formulier

3

Opsturen aanvraag verlenging loondoorbetaling WIA

4

Ontvangen WIA aanvraagformulier Invullen reïntegratie inspanningen Invullen actueel oordeel bedrijfsarts Vastleggen duur loondoorbetaling uitstel WIA Samenvoegen en opsturen onderdelen aanvraag WIA

5 6 7 8

9

Beslissen voortzetting loondoorbetaling uitstel WIA

10

Opsturen formulier beëindiging loondoorbetaling WIA


Beschrijving / doel Indien de reintegratieinspanningen na anderhalf jaar (of na eerder uitstellen van WIA aanvraag) niet resulteren in terugkeer in de eigen of een andere functie wordt de aanvraagprocedure voor een WIA-uitkering gestart. De medewerker ontvangt het aanvraagformulier van het UWV. De WIA aanvraagprocedure kan uitgesteld worden als de kans aanwezig is dat de werknemer na bijna 2 jaar arbeidsongeschiktheid op zeer korte termijn weer aan het werk gaat. Uiterlijk in week 87 na ziekmelding ontvangt de werknemer het WIA aanvraagformulier van het UWV. De werknemer vult het eigen deel van het aanvraagformulier in en stuurt de delen voor de werkgever en de arbodienst door. De afdeling P&O adviseert en ondersteunt de werknemer bij het invullen van het aanvraagformulier. Werknemer en werkgever vullen samen het formulier "Aanvraag verlenging loondoorbetaling WIA" in. De minimum periode voor verlenging is 13 weken. Er is geen maximum. Na de eerste verlenging kan nog 1x verlenging aangevraagd worden. Het UWV heeft het WIA aanvraagformulier ontvangen. De werknemer zorgt ervoor dat de documenten met de reïntegratieinspanningen door P&O of de casemanager bij het aanvraagformulier worden gevoegd. De medewerker is verantwoordelijk voor het opvragen van een actueel oordeel m.b.t. de arbeidsongeschiktheid door de bedrijfsarts. De duur en ingangsdatum van de loondoorbetaling WIA worden geregistreerd. De werknemer is er voor verantwoordelijk dat alle onderdelen van het WIA-aanvraagformulier samengevoegd worden en als geheel verstuurd worden naar het UWV. Het WIA aanvraagformulier dient uiterlijk in week 91 na ziekmelding retour gestuurd te worden aan het UWV. Aan het einde van de overeengekomen periode van loondoorbetaling kan 1x besloten worden de periode te verlengen. Aan het einde van de overeengekomen periode maar ook tussentijds kan zowel de werkgever als de medewerker besluiten de loondoorbetaling te stoppen. Indien de werkgever en/of de werknemer besluit(en) de loondoorbetaling WIA niet voort te zetten dient het formulier "Beëindiging verlengde loondoorbetaling WIA" ingevuld en opgestuurd te worden naar het UWV. Nadat het UWV akkoord is gegaan met de beëindiging van de loondoorbetaling stopt de verlengde termijn 15 weken na de datum van aanvraag.

Pagina 29 van 47


10.

Proces: Uitvoeren WIA oordeel

Bovenliggende modellen

Doel




• Instroom personeel met samenhang • Uitstroom personeel met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Het verwerken van de beslissing van het UWV op de ingediende WIA aanvraag, zodanig dat aan de Wet Poortwachter en aan regelgeving in de CAO rond ontslag bij arbeidsongeschiktheid wordt voldaan. Kort na ontvangst van de beslissing van het UWV Wet Poortwachter, WIA, CAO NU en ZA NU. Faculteit en overige diensten De P&O medewerker zorgt samen met de casemanager en de werknemer voor: * het voortzetten van de reïntegratieactiviteiten na afwijzing WIA-aanvraag i.v.m. onvoldoende reïntegratieinspanningen * het onderzoeken van de mogelijkheden van herplaatsing in de eigen functie van de werknemer of in een andere functie binnen de UvA of buiten de UvA. De werknemer heeft een WIA-aanvraag bij het UWV ingediend. Faculteit en overige diensten. Faculteit en overige diensten, onderdeel Personeel & Organisatie. 2/6/2012 3:38:50 PM rkieft1

Pagina 30 van 47


10.1

Procesketen: Uitvoeren WIA oordeel Carries out & Supports




P&O-medewerker UWV Casemanager

Medewerker

Aanvraag WIA

Aanvraag WIA teruggestuurd naar UWV

Beoordelen WIA aanvraag en reïntegratie inspanningen

WIA beschikking ontvangen

WIA aanvraag afgekeurd onvoldoende...


WIA aanvraag afgekeurd <35%...

Beoordelen herplaatsen medewerker Aanstelling in eigen of andere functie niet...

Aanstelling in eigen of andere functie...

Reintegratie beëindigd

Medewerker te herplaatsen



Reintegratie inspanningen opnieuw getoetst Herstelmelding

Reintegratieinsp anningen voldoende

WIA-aanvraag goedgekeurd >80%...

Voortzetten aanstelling in eigen of andere functie

Voortzetten reintegratieactivit eiten

Opnieuw toetsen reintegratie

WIA aanvraag goedgekeurd 35-80%...

Wijziging aanstelling

Herstelmelding

Herplaatsen medewerker intern of extern


Reintegratieinsp anningen onvoldoende Medewerker is intern herplaatst

Personeelsmutatie s

Controleren Arbeidshandicap

Herstelmelding


Pagina 31 van 47

Medewerker is extern herplaatst



Korte uitleg per processtap van proces: Uitvoeren WIA oordeel Processtappen / objecten 1 Beoordelen WIA aanvraag en reïntegratie inspanningen 2 Voortzetten aanstelling in eigen of andere functie

Beschrijving / doel Het UWV beoordeelt of werkgever en werknemer voldoende reïntegratieinspanningen hebben geleverd. De werknemer wordt <35% arbeidsongeschikt verklaard door het UWV. De aanstelling wordt voortgezet en de werknemer: 1. blijft in zijn eigen functie werkzaam met aanpassing van de oorspronkelijke arbeidsduur of 2. wordt herplaatst in een andere functie, al dan niet met aanpassing van de oorspronkelijke arbeidsduur. Een werknemer kan intern herplaatst worden in een functie met een lagere salarisschaal zonder voorafgaand ontslag.

3

Voortzetten reintegratieactiviteiten

4

Beoordelen herplaatsen medewerker

5

Reintegratie inspanningen opnieuw getoetst

6

Herplaatsen medewerker intern of extern


De werknemer ontvangt over de gewerkte uren 100% van de bezoldiging behorend bij de functie waarin hij is gaan werken en over de niet-gewerkte uren 80% van de oorspronkelijke bezoldiging, met een minimum van 90% van de oorspronkelijke bezoldiging. Indien het UWV oordeelt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan om de zieke werknemer weer aan het werk te krijgen in de eigen of andere functie, wordt een WIA-uitkering nog niet toegekend. De werkgever is verplicht de reïntegratieinspanningen voort te zetten en de werknemer (maximaal) een jaar langer loon door te betalen (76% van het laatstverdiende loon). Bij een arbeidsongeschiktheidspercentage vanaf 35% tot 80% heeft de UvA een inspanningsverplichting om de resterende verdiencapaciteit van de werknemer volledig te benutten door hem binnen de UvA of bij een andere werkgever te herplaatsen. Hierbij wordt indien nodig externe expertise ingeschakeld die gespecialiseerd is in reïntegratie van gedeeltelijk arbeidsgeschikten. Het is mogelijk tussentijds opnieuw te laten toetsen of de medewerker in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Bij een positief oordeel van het UWV eindigt de loonsanctie 6 weken na de beslissing van het UWV. Als de P&O medewerker een mogelijkheid ziet om de resterende verdiencapaciteit van de werknemer te benutten door hem binnen de UvA of bij een andere werkgever te herplaatsen wordt de medewerker herplaatst. Hierbij wordt indien nodig externe expertise ingeschakeld die gespecialiseerd is in reïntegratie van gedeeltelijk arbeidsgeschikten.

Pagina 32 van 47


11.

Proces: Controle UWV beschikking




• Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang De controle van de hoogte en duur van de ontvangen UWV beschikking. Dagelijks Wet Poortwachter, WIA. Administratief Centrum (AC) Medewerker Personeelsadministratie zorgt voor: * het controleren van de hoogte, dagloon en ingangsdatum van een ontvangen UWV beschikking; * telefonisch overleg met een specialist bij het UWV bij fouten in de beschikking; * het informeren van de betrokken casemanager/leidinggevende/P&O-adviseur over een fout in een UWV beschikking en de mogelijkheid tot bezwaar; * de verzending van de beschikking naar de bedrijfsarts. Faculteiten en overige diensten Directeur/decaan zorgt voor: * het goedkeuren en tekenen van het bezwaar tegen UWV beschikking UWV beschikking ontvangen Faculteit en overige diensten. Het Administratief Centrum (AC), afdeling Personeelsadministratie. 2/6/2012 3:38:51 PM rkieft1

Pagina 33 van 47


11.1

Procesketen: Controle UWV beschikking Carries out & Supports



Medewerker PSA



Leidinggevende

Secretaris

Casemanager

Decaan

P&O-medewerker

Mandataris


UWV


WIA aanvraag met verkorte wachttijd...



WAZO beschikking ontvangen

WIA beschikking ontvangen

Controleren UWV beschikking

UWV beschikking is akkoord

UWV beschikking is niet akkoord

Vragen om correctie bij UWV


Beoordelen aard van de voorziening

Te vormen WGA voorziening

Te vormen voorziening WW, BWNU ... Geen correctie beschikking

Voorziening WGA

Voorziening WW, BWNU en 'Oude Wachtgelders'

Informeren Casemanager

UWV beschikking is niet akkoord

Opstellen bezwaarschrift tegen beschikking...

Bezwaarschrift tegen beschikking

Ondertekenen bezwaarschrift

Bezwaar getekend tegen UWV beschikking

Versturen bezwaarschrift tegen UWV beschikking

Kopie bezwaarschrift tegen UWV...

Bezwaarschrift tegen UWV beschikking...

Beoordelen bezwaarschrift

UWV beschikking herbeoordeeld


Pagina 34 van 47

Beschikking gecorigeerd


Korte uitleg per processtap van proces: Controle UWV beschikking Processtappen / objecten 1 Controleren UWV beschikking

2

Vragen om correctie bij UWV

3

Beoordelen aard van de voorziening Informeren Casemanager

4

5

Opstellen bezwaarschrift tegen beschikking UWV

6

Ondertekenen bezwaarschrift

7

Versturen bezwaarschrift tegen UWV beschikking Beoordelen bezwaarschrift

8


Beschrijving / doel Medewerker PSA controleert de WIA, de WAZO en de ZW beschikkingen van het UWV en ziet erop toe dat de juiste loongegevens zijn gebruikt en dat een correcte ingangsdatum is vermeld. Bij fouten in de beschikking neemt de medewerker PSA telefonisch contact op met het UWV om de beschikking aan te laten passen. De medewerker PSA beoordeelt aan de hand van de UWV beschikking de aard van de te treffen voorziening. Als het UWV de beschikking niet corrigeert, dan stelt de medewerker PSA de betrokken leidinggevende, casemanager en P&O-adviseur op de hoogte van de onjuiste beschikking en de mogelijkheid om bezwaar te maken. De medewerker PSA kan ondersteunen bij het indienen van het bezwaarschrift. Dit bezwaar dient binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking schriftelijk ingediend te worden bij het UWV. Casemanager, P&O-adviseur, leidinggevende bereiden het bezwaarschrift voor tegen de beschikking bij het UWV. Daarbij kunnen zijn zich laten ondersteunen door de medewerker PSA of door de afdeling Juridische zaken. Richt het bezwaar zich tegen het percentage arbeidsongeschiktheid, dan wordt het bezwaar geformuleerd in samenspel tussen de bedrijfsarts en P&O. Het bezwaarschrift wordt ter ondertekening aangeboden aan de decaan, mandataris. Secretaris, decaan, mandataris ondertekenen het bezwaarschrift tegen de beschikking van het UWV en retourneren het ter verdere afhandeling naar P&O. Na ondertekening wordt het bezwaarschrift verstuurd naar het UWV en gaat hiervan een kopie naar PSA. UWV beoordeelt de gronden en beslist op het bezwaar van de werkgever.

Pagina 35 van 47


12.

Proces: Herstelmelding


Trigger(s) Afbakening Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Opmerkingen model

• Verlof met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Het doel van het proces is het zorgdragen voor een juiste en tijdige (administratieve) verwerking van een (gedeeltelijke) herstelmelding van een zieke medewerker. Dagelijks Verzuimprotocol, CAO NU en ZA NU. Faculteiten en overige diensten De werknemer zorgt ervoor dat: * de herstelmelding tijdig en compleet aan de leidinggevende wordt doorgegeven. De leidinggevende zorgt ervoor dat: * de herstelmelding doorgegeven wordt aan de AC servicedesk voor verdere verwerking. De P&O medewerker of de leidinggevende zorgt voor: * het controleren of een medewerker voor ziekte al gedeeltelijk arbeidsongeschikt was en dit blijft na herstelmelding . Het Administratief Centrum (AC) De afdeling Personeelsadministratie zorgt ervoor dat: * de herstelmelding wordt verwerkt in SAP en daarmee wordt doorgegeven aan de arbodienst; * de herstelmelding bij 100% herstel na >42 weken verzuim wordt doorgegeven aan het UWV; * de opgeschorte reiskostenvergoeding weer wordt aangepast naar de oorspronkelijke afspraken; * het gewijzigde salaris wordt aangepast of herberekend op basis van de oorspronkelijke contractafspraken (bij herstel na verzuim >9 maanden); * de verlofopbouw weer wordt gestart. De medewerker is weer (gedeeltelijk) hersteld. Reïntegratieinspanning leiden tot (gedeeltelijke) hervatting van het werk. Faculteit en overige diensten. Het Administratief Centrum (AC), AC servicedesk en de afdeling Personeelsadministratie. 2/6/2012 3:45:33 PM rkieft1 • mmol/Jun 4, 2008 4:18:51 PM Mogelijk trigger: proces 'Monitoring Poortwachter Activiteiten'

Modelstatus


Pagina 36 van 47


12.1

Procesketen: Herstelmelding Carries out & Supports



Medewerker


Leidinggevende



Servicedesk AC

Medewerker PSA

P&O-medewerker


Aanstelling in eigen of andere functie...


Medewerker is (gedeeltelijk) hersteld


Medewerker is intern herplaatst


Reintegratie beëindigd

Ziek melden

Werknemer is binnen 4 weken hersteld

Melden herstel

Werkvoorraad herstel meldingen

Herstel melden per e-mail

Herstelmelding ontvangen in Topdesk

Verplaatsen naar box HERSTEL MELDINGEN

Werkvoorraad herstel meldingen

Controleren vangnetregeling

Geen vangnetregeling

Wel vangnetregeling

Doorgeven herstelmelding vangnetregeling aan UWV

Herstelmelding aan UWV verstuurd

Bepalen vervolgacties bij % arbeids ongeschiktheid

Gedeeltelijk herstel


Aanpassen % arbeids ongeschiktheid

Volledig herstel

Controleren duur ziekte

% arbeids ongeschiktheid aangepast


> 4 weken ziekte < 4 weken ziekte

> 26 weken ziekte

> 9 maanden

> 42 weken ziekte

Herberekenen verloftegoed

Heropenen volledige salarisbetaling

Doorgeven (gedeeltelijke) herstelmelding aan UWV

Procedure muteren verloftegoed in...

(volledige) herstelmelding

Herstelmelding aan UWV verstuurd

Heropenen reiskosten vergoeding

Procedure reiskostenvergo eding in gang...

Reiskostenregeling

Verwerken en afsluiten herstelmelding

Verzuimregistrat ie afgesloten


Pagina 37 van 47

Muteren verloftegoed



Korte uitleg per processtap van proces: Herstelmelding Processtappen / objecten 1 Melden herstel

2

Herstel melden per e-mail

3

Verplaatsen naar box HERSTEL MELDINGEN

4

Controleren vangnetregeling

5

Doorgeven herstelmelding vangnetregeling aan UWV

6

Bepalen vervolgacties bij % arbeids ongeschiktheid

7

Controleren duur ziekte

8

Aanpassen % arbeids ongeschiktheid

9

Heropenen reiskosten vergoeding Herberekenen verloftegoed

10

11

Heropenen volledige salarisbetaling

12

Doorgeven (gedeeltelijke) herstelmelding aan UWV

13

Verwerken en afsluiten herstelmelding


Beschrijving / doel De werknemer is hersteld en meldt zich op de eerste werkdag voor 11.00 uur hersteld bij zijn leidinggevende. Ook als de werknemer gedeeltelijk het werk hervat of 'arbeid op therapeutische basis' uit gaat voeren (alleen na overleg met bedrijfsarts) dient hij dit te melden aan de leidinggevende. De leidinggevende of de medewerker P&O melden de werknemer hersteld per e-mail bij de Servicedesk AC. Daarbij wordt vermeld: * datum herstelmelding; * % arbeidsgeschiktheid; * of het werk op therapeutische basis is hervat met instemming van de Arbodienst. De medewerker Servicedesk AC versleept de meldingen naar de box HERSTELMELDINGEN. De medewerker PSA zorgt voor controle vangnetregeling, melding aan UWV, stopzetten signalering Wet Poortwachter activiteiten, salarisaanpassing, verlofopbouw en reiskostenvergoeding. De vangnetregeling heeft betrekking op medewerkers die ziek gemeld zijn bij het UWV om in aanmerking te komen voor een ziektewetuitkering. Een medewerker kan gemeld zijn voor de vangnetregeling als hij of zij: * ziek is door orgaandonatie; * onder de no-risk polis valt; * ziek is door zwangerschap of bevalling. Als de werknemer in verband met aard van de ziekmelding onder de vangnetregeling viel, is de ziekmelding doorgegeven aan het UWV. De herstelmelding dient dan ook doorgegeven te worden aan het UWV. Als de medewerker voorafgaand aan de laatste ziekmelding reeds gedeeltelijk arbeidsongeschikt was, moeten P&O en/of de leidinggevende er extra op letten voor welk percentage de medewerker hersteld moet worden gemeld. Het kan gaan om herstel tot het oude percentage arbeidsongeschiktheid, een gewijzigd percentage of een volledig herstel. De medewerker Personeelsadministratie bepaalt de vervolgacties aan de hand van het opgegeven percentage arbeidsongeschiktheid. Afhankelijk van de duur van het verzuim moeten andere administratie-onderdelen aangepast worden, zoals: reiskostenvergoeding, verlofopbouw, salaris aanpassen of salarisbetaling heropenen, herstelmelding doorgeven aan het UWV. Indien de werknemer gedeeltelijk hersteld is, wordt het nieuwe of gewijzigde percentage arbeidsongeschiktheid geregistreerd in SAP. Het gewijzigde percentage arbeidsongeschiktheid wordt doorgegeven aan de arbodienst. Voor het percentage dat de werknemer nog arbeidsongeschikt is, worden de reïntegratieactiviteiten voortgezet. Als de reiskostenvergoeding is stopgezet, wordt deze heropend. De werknemer bouwt alleen over de eerste 6 maanden van arbeidsongeschiktheid vakantiedagen op. Indien de verzuimperiode >6 maanden heeft geduurd is de verlofopbouw stopgezet en dient deze bij (gedeeltelijk) herstel weer geopend te worden. Bij gedeeltelijke arbeidsgeschiktheid wordt het verloftegoed herberekend op basis van het percentage arbeidsgeschiktheid of percentage arbeid op therapeutische basis. Indien het verzuim veroorzaakt is door zwangerschap of bevalling vindt er geen korting op het verlof plaats. Bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid (<100%) na 6 maanden bouwt de werknemer wel vakantiedagen op over de gewerkte uren. Indien de werknemer >9 maanden ziek is geweest en het salaris is aangepast naar 76% dan wordt dit bij volledig herstel weer heropend tot 100%. Bij gedeeltelijk herstel wordt het salaris herberekend op basis van het percentage arbeidsgeschiktheid of het percentage arbeid op therapeutische basis. Als de werknemer >42 weken ziek is, dan is de ziekmelding doorgegeven aan het UWV. De herstelmelding dient dan ook doorgegeven te worden aan het UWV. Dit kan d.m.v. het formulier "Melding volledig herstel werknemer na ziekteaangifte in de 42e week". De herstelmelding aan het UWV bij ziekte >42 weken is niet meer wettelijk verplicht maar wel nuttig om langdurige ziekmeldingen ook bij het UWV af te sluiten. Bijvoorbeeld om onnodig versturen van WIA aanvraagformulieren aan een werknemer door het UWV te voorkomen. De herstelmelding wordt geregistreerd in SAP en daarna automatisch verwerkt in het systeem van de arbodienst. Bij volledige herstel wordt de verzuimregel in SAP afgesloten en de signalen uit de Wet Poortwachter begrensd. Als er sprake is van een gedeeltelijk herstel blijft de verzuimregel in SAP actief en blijven ook de signalen uit de Wet Poortwachter actief.

Pagina 38 van 47


13.

Proces: Ziekte rapportages





• Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Het genereren van periodieke rapportages voor algemene verzuimanalyse, het bewaken van acties en verplichtingen uit de Wet Poortwachter en het treffen van financiële voorzieningen bij arbeidsongeschiktheid van medewerkers. Periodiek Wet Poortwachter, De Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), CAO NU en ZANU, het Verzuimprotocol, diverse UvA-regelingen. Het Administratief Centrum (AC) en/of Faculteit en overige diensten De medewerker personeelsadministratie, de leidinggevende, de casemanager of de P&O adviseur zorgt voor: * het genereren en versturen van de diverse verzuimrapportages. Ziekmeldingen Administratief Centrum (AC), onderdeel Personeelsadministratie. Faculteit en overige diensten. 11/29/2011 1:03:26 PM rkieft1

Pagina 39 van 47


13.1

Procesketen: Ziekte rapportages

Organizational elements & Application sys...



Medewerker PSA

Leidinggevende

Casemanager

P&O Adviseur

Periodieke rapportage

Interne vraag

Maken keuze voor soort verzuim rapportage

Rapportage Openstaande ziekmeldingen

Rapportage signaleringen

Rapportage ziek salaris korting

Uitdraaien rapportage openstaande ziekmeldingen

Uitdraaien rapportage openstaande signaleringen

Uitdraaien lijst voor beoordeling salaris korting

Rapportage Openstaande ziekmeldingen...

Rapportage signaleringen uitgedraaid

Signaallijst salaris korting

Controleren signaleringen ziekmeldingen

Ziekte door arbeids omstandigheden


Rapportage Vorderen reïntegratieko...

Rapportage zwangerschaps verlof...

Rapportage WIA uitgedraaid

Overzicht langdurig zieken

Vorderen reïntegratiekosten bij UWV



Beheer voorzieningen

Pagina 40 van 47


Korte uitleg per processtap van proces: Ziekte rapportages Processtappen / objecten 1 Maken keuze voor soort verzuim rapportage 2

Uitdraaien rapportage openstaande ziekmeldingen

3

Uitdraaien rapportage openstaande signaleringen

4

Uitdraaien lijst voor beoordeling salaris korting


Beschrijving / doel Afhankelijk van de informatiebehoefte genereert PSA een passende rapportage. Leidinggevenden en medewerkers van de afdeling P&O die toegang hebben tot UvAdata kunnen uit deze databank rapportages uitdraaien. Het uitdraaien van een overzicht met alle openstaande ziekmeldingen uit SAP HR. Deze rapportage kan gebruikt worden ter controle van niet verwerkte wijzigingen en niet verwerkte herstelmeldingen. Het uitdraaien van verzuimrapportages om de acties uit de Wet Poortwachter te bewaken. De verzuimrapportages worden ook gebruikt voor het stopzetten van reiskostenvergoeding, opschorten verlofopbouw en salarisaanpassing bij ziekte. Een lijst met personen die in aanmerking komen voor de salariskorting bij langdurige ziekteverzuim.

Pagina 41 van 47


14.

Proces: Controleren ontvangst UWV-betalingen




• Grootboekadministratie met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Controleren of alle WIA-, WAZO-, en ZW-uitkeringen waar de UvA recht op heeft zijn ontvangen van het UWV. Maandelijks WIA, WAZO en ZW. Administratief Centrum (AC) De medewerker PSA zorgt voor: * het controleren op volledigheid van de ontvangen betalingen van het UWV * de contacten met het UWV over de betalingen. De medewerker grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de ontvangsten op de kostenplaats ten gunste van de eenheid. Controle volgens datum afsluitschema Het Administratief Centrum onderdeel PSA 2/6/2012 3:47:23 PM rkieft1

Pagina 42 van 47


14.1

Procesketen: Controleren ontvangst UWV-betalingen Carries out & Supports

Organizati...



Medewerker Grootboekadministr...

Medewerker PSA

Ziekte rapportages

Ziekte rapportages

Rapportage zwangerschaps verlof...

Rapportage WIA uitgedraaid

Rapportages grootboek


Grootboekmutaties uitgedraaid voor controle UWVuitkeringen

Datum volgens afsluitschema

UWV beschikking is akkoord

Controleren of alle UWVbetalingen zijn ontvangen

Alle UWVuitkeringen zijn ontvangen Beschikking van UWV niet ontvangen

UWV-uitkering niet ontvangen

Controleren beschikking begunstigde uitkering

Contact opnemen met UWV over beschikking

Kopiebeschikking wordt opgestuurd

Aanvraag WIA niet ontvangen

Aanvraag WIA

Zwangerschap niet doorgegeven aan UWV

Uitkering vorderen bij medewerker

Uitkering wordt overgemaakt aan UVA


Boeken UWV ontvangsten

Uitkering niet ontvangen

Contact opnemen UWV over uitkering

Uitkering nog niet overgemaakt


Pagina 43 van 47

Uitkering is overgemaakt

Uitkering ontvangen en goed of fout...

Grootboek mutaties


Korte uitleg per processtap van proces: Controleren ontvangst UWV-betalingen Processtappen / objecten 1 Controleren of alle UWVbetalingen zijn ontvangen 2 Contact opnemen met UWV over beschikking

3

Controleren beschikking begunstigde uitkering

4

Boeken UWV ontvangsten

5

Contact opnemen UWV over uitkering


Beschrijving / doel De excel-sheet met de lopende UWV uitkeringen die PSA bijhoudt, wordt gebruikt als controlemiddel op de volledigheid van de ontvangst van de betalingen. Als de betaling niet overeenstemt met de beschikking of er wordt een betaling ontvangen zonder dat daar een beschikking tegenover staat, dan belt de medewerker PSA met het UWV. Aan de hand van het sofinummer van de werknemer, kan het UWV controleren of een beschikking voor een UWV-uitkering is gemaakt. Als deze er is, wordt door het UWV een kopie van de beschikking opgestuurd. Op de beschikking van het UWV staat vermeld aan wie de uitkering wordt overgemaakt. Een zwangerschapsuitkering wordt altijd aan de universiteit betaald. Bij een aanvraag WIA en een doorlopend dienstverband wordt de medewerker erop geattendeerd een machtiging af te geven aan het UWV om de uitkering niet uit te betalen voor de duur dat zijn salaris van de universiteit doorloopt. De universiteit ontvangt de WIA uitkering rechtstreeks van het UWV en zorgt voor doorbetaling van salaris. PSA geeft de kenmerken van de UWV uitkering op, zoals het bedrag, de bankrekening, naam werknemer. Aan de hand hiervan kan uitgezocht worden of de uitkering is ontvangen. De ontvangsten worden geboekt op de kostenplaats ten gunste van de eenheid. Als er wel een beschikking is ontvangen maar nog geen betaling van het UWV, dan koppelt de medewerker Grootboek dit terug aan de medewerker PSA. Als het bedrag is ontvangen en op een verkeerde kostenplaats is geboekt, dan boekt de medewerker Grootboek dit om naar de juiste kostenplaats. Aan het UWV wordt gevraagd of de uitkering al is overgemaakt. Mocht het bedrag zijn overgemaakt dan wordt gevraagd op welk bankrekeningnummer en op welke datum de overboeking heeft plaatsgevonden. Als het bedrag is overgemaakt maar niet direct is te vinden, dan wordt de grootboekadministratie gevraagd om uit te zoeken waar de uitkering op geboekt is.

Pagina 44 van 47


15.

Proces: Vorderen reïntegratiekosten bij UWV





• Debiteurenadministratie met samenhang • Ziekteverzuim en Poortwachter • Ziekteverzuim en Poortwachter met samenhang Het indienen van een verzoek bij het UWV om een bijdrage te leveren in de reïntegratiekosten en het indienen van bijbehorende declaraties voor een werknemer waarvan het dienstverband binnen 2 jaar na ziekmelding eindigt. Dagelijks WIA Het Administratief Centrum (AC) De medewerker Personeelsadministratie zorgt voor: * het indienen van het verzoek om participatie in het reïntegratietraject bij het UWV; * het indienen van de declaraties m.b.t. de gemaakte reïntegratiekosten voor de betreffende werknemer. Het dienstverband van de zieke medewerker eindigt binnen 2 jaar na ziekmelding. Administratief Centrum (AC), afdeling Personeelsadministratie 1/5/2012 12:06:26 PM rkieft1

Pagina 45 van 47


15.1

Procesketen: Vorderen reïntegratiekosten bij UWV

Organizational elements ...




UWV

Casemanager


Medewerker PSA

Medewerker PSA

Ziekte rapportages

Rapportage Vorderen reïntegratieko...

Indienen "Verzoek om participatie in reïntegratietraj...

Aanvraag participatie reïntegratietraj...

Beoordelen aanvraag participatie reïntegratietraj...

Aanvraag participatie goedgekeurd

Aanvraag participatie afgekeurd

Opdracht geven maken verkooporder reïntegratiekost...

Opdracht gegeven maken verkooporder...

Maken verkooporder


Pagina 46 van 47


Korte uitleg per processtap van proces: Vorderen reïntegratiekosten bij UWV Processtappen / objecten 1 Indienen "Verzoek om participatie in reïntegratietraject" bij UWV

2 3

Beoordelen aanvraag participatie reïntegratietraject Opdracht geven maken verkooporder reïntegratiekosten


Beschrijving / doel Als een werknemer in tijdelijke dienst ziek wordt, is de universiteit verplicht reïntegratie inspanningen te leveren. Als het reïntegratie traject langer duurt dan het dienstverband of als de kosten van het reïntegratietraject erg hoog zijn, dan kan een verzoek worden ingediend bij het UWV om hierin een bijdrage te leveren. De bijdrage hangt af van de kosten van het traject, hoelang het traject duurt en de loonkosten die de universiteit nog moet betalen. De casemanager geeft het signaal dat de aanvraag ingediend kan worden. PSA dient een aanvraag in via het UWV formulier "Verzoek om participatie reïntegratie". Het UWV beoordeelt de participatie aanvraag. De afdeling Personeelsadministratie geeft de opdracht tot het maken van een verkooporder voor de gemaakte reïntegratiekosten.

Pagina 47 van 47

Universiteit van Amsterdam

Recommend Documents