UNIVERSITEIT GENT Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen
RICHTLIJNEN VOOR HET SCHRIJVEN VAN EEN WETENSCHAPPELIJKE PAPER EN VOOR HET MONDELING PRESENTEREN
Master in de Verpleegkunde en Vroedkunde
Februari 2005 A. Van Hecke, T. Defloor, M. Grypdonck, E. Steeman
Inhoudstabel Inleiding..................................................................................................................... 3 Het schrijven van een wetenschappelijke paper ................................................... 4 Inhoud van een wetenschappelijke paper ............................................................... 4 Vorm van een wetenschappelijke paper ................................................................. 6 Mondeling presenteren ............................................................................................ 8 Voorbereidingsfase ................................................................................................. 8 Inhoudelijke presentatiestructuur......................................................................... 9 Vormelijke presentatiestructuur ......................................................................... 10 Eigenlijke presentatie ............................................................................................ 12 Geraadpleegde werken .......................................................................................... 14
2
Inleiding Het schrijven van een wetenschappelijke paper en het geven van een mondeling presentatie mag dan vaak een kwestie van talent zijn, door te oefenen, kan een student ook leren schrijven en presenteren. Sluitende regels en wetten hiervoor bestaan niet, alleen richtinggevende tips die in deze handleiding aan bod komen. De richtlijnen voor het schrijven van een wetenschappelijke paper en het mondeling presenteren vormen een aanvulling op de ‘Richtlijnen voor scripties voorgelegd tot het behalen van de graad van Master in de Verpleegkunde en de Vroedkunde’. Waar nodig wordt naar deze richtlijnen verwezen.
3
Het schrijven van een wetenschappelijke paper In de opleiding tot Master in de Verpleegkunde en de Vroedkunde dient de student meerdere wetenschappelijke papers te schrijven. Dergelijk werkstuk richt zich op een duidelijk afgebakend onderwerp. Het gaat hierbij om nieuwe zaken of om elementen die al bekend zijn, maar die de student vanuit een andere invalshoek bekijkt. Een wetenschappelijke
paper
is
gebaseerd
en
geïnspireerd
op
inzichten,
denkbeelden/theoretische kaders, bevindingen van andere auteurs en vertoont een logische en argumenterende opbouw en structuur. Het maken van een wetenschappelijke paper verloopt in verschillende fasen: (1) het verkennen van het onderwerp, (2) het zoeken en verzamelen van relevant materiaal, (3) de lectuur en analyse van het gevonden materiaal en tot slot (4) het eigenlijke schrijven van de tekst. In onderhavig gedeelte wordt enkel het schrijven van de tekst toegelicht. Voor de andere fasen wordt verwezen naar het opleidingsonderdeel ‘Methodologie van wetenschappelijk onderzoek in de verpleegkunde en vroedkunde’ en in het boek van Polit & Hungler (1994) aan bod komen. De inhoud en de vorm van het schrijven van een wetenschappelijke paper worden belicht.
Inhoud van een wetenschappelijke paper De eigenlijke tekst van een wetenschappelijke paper sluit doorgaans drie delen in: een inleiding, een centraal deel en een slotgedeelte. In het inleidende gedeelte omschrijft de student de titel nader, situeert het probleem en geeft het belang van de bestudering ervan aan. De vraagstelling en probleemstelling worden hierin helder geformuleerd. In de inleiding wordt ook aangegeven wat de reeds bestaande kennis is en hoe hierbij wordt aangesloten. De student vermeldt op welke wijze het onderwerp is bestudeerd (de gekozen invalshoek, de methode: opzet, werkwijze en het gebruikte materiaal). Tot slot schetst de student de opbouw van de paper. Hoewel de inleiding het eerste deel is van een wetenschappelijke paper, is het verstandig deze tekst het laatst te schrijven. Zo vermijdt de student in de inleiding verwachtingen op te roepen waaraan naderhand niet voldaan kan worden. Wordt de
4
inleiding toch in de beginfase geschreven, dan verdient het aanbeveling deze grondig te herlezen na het beëindigen van het gehele werk. Tot slot bij dit gedeelte wordt een belangrijke kanttekening gemaakt. De methodologische aspecten kunnen op twee plaatsen in de tekst aanbod komen: in de inleiding of in een apart hoofdstuk. Het eerste verdient de voorkeur als het gaat om een eenvoudige methode of procedure. Een apart hoofdstuk daarentegen is op zijn plaats bij een eerder complexe methode of wanneer de methodiek op zich van groot belang is. Wordt geopteerd voor deze laatste optie, dan worden daarin volgende zaken
beschreven:
het
onderzoeksdesign,
de
gehanteerde
methode
voor
gegevensverzameling en gegevensanalyse, de gevolgde stappen, de selectie, kenmerken en omvang van de onderzochte populatie, de gebruikte materialen, eventueel de omstandigheden waaronder de gegevens verzameld zijn en ethische overwegingen. De methodesectie kan dus, hoewel ze vooral beschrijvend is, ook betogend van aard zijn (bijv. verantwoording van de onderzoeksstrategie). Als de wetenschappelijke paper een literatuurstudie betreft wordt in de rubriek methodologie nader ingegaan op de wijze waarop literatuur werd gezocht en geselecteerd. Aan bod komen de gegevensbronnen die werden geconsulteerd, de zoektermen die werden gehanteerd en mogelijke beperkingen naar jaartallen en taal van literatuur. Verder kunnen ook selectiecriteria voor literatuur aan bod komen: hoe werd bepaald welke artikels of hoofdstukken van boeken (of andere) wel en welke niet in aanmerking komen voor de literatuurstudie. Tenslotte wordt voor een systematische review ook aangegeven welke criteria werden gebruikt om de kwaliteit van de geselecteerde literatuur te evalueren en komen de methodologische aspecten ervan steeds in een apart hoofdstuk. Het centraal deel van de paper presenteert de uitkomsten of resultaten van de zoektocht of het onderzoek. Hierin worden de bevindingen beschreven en wordt (indien relevant) cijfermateriaal opgesomd. Belangrijk is dat er onderscheid gemaakt wordt tussen wat uit de literatuur of uit empirisch onderzoek komt en wat eigen interpretatie is. Indien het gaat om de beschrijving van de resultaten van een literatuurstudie, dient dit een geïntegreerd geheel te zijn en geen opsomming van de verschillende studies.
5
In het slotgedeelte zitten meerdere onderdelen vervat: discussie, conclusie en (al dan niet in een aparte paragraaf) relevantie voor de praktijk en aanbevelingen. In het onderdeel ’discussie’ worden de resultaten becommentarieerd. Dit kan inhouden dat aangegeven wordt hoe de resultaten zich verhouden tot de probleemstelling en doelstelling van het onderzoek, ingegaan wordt op de betekenis van opvallende afzonderlijke feiten, gewezen wordt op negatieve resultaten of resultaten die niet in overeenstemming zijn met de verwachtingen, met de onderzochte literatuur en hiervoor een mogelijke verklaring wordt geformuleerd. In het licht van de resultaten kan hierin ook de betrouwbaarheid en geldigheid van de gebruikte methode geëvalueerd worden (sterke en zwakke punten) en kan bijzondere aandacht worden geschonken aan verschillen en overeenkomsten tussen het eigen werk (indien van toepassing) en dat van anderen. De ‘conclusie’ brengt kernachtig de grote lijnen samen die doorheen het hele werk lopen. Dit betekent dat in de conclusies geen nieuwe zaken kunnen aangesneden worden. Er wordt een antwoord geformuleerd op de vraag (vragen) en op de doelstelling(en) die in de inleiding werden geformuleerd. De conclusies dienen tevens zelfstandig leesbaar te zijn. ‘Conclusies’ en ‘relevantie voor de praktijk en aanbevelingen’ kunnen gecombineerd voorkomen of in aparte paragrafen staan. Het laatste verdient de voorkeur als het onderdeel ‘relevantie voor de praktijk en aanbevelingen’ uitgebreid is. Dit onderdeel mag evenmin als de conclusies uit de lucht komen vallen. Het moet afgeleid zijn uit zaken die in de voorafgaande onderdelen besproken zijn en voldoende concreet zijn. Aangewezen is ook dat er ingegaan wordt op eventuele organisatorische consequenties van de geformuleerde aanbevelingen en geanticipeerd wordt op eventuele bedenkingen tegen deze voorstellen.
Vorm van een wetenschappelijke paper Voor de opmaak en lay-out van een wetenschappelijke paper worden de regels gehanteerd zoals beschreven in de handleiding ‘Richtlijnen voor scripties voorgelegd tot het behalen van de graad van Master in de Verpleegkunde en de Vroedkunde’. Ook voor tabellen en figuren, bijlagen, literatuurverwijzingen in de tekst en de literatuurlijst gelden de principes uit hiervoor vermelde handleiding. In onderhavig
6
gedeelte worden een aantal aanbevelingen geformuleerd met betrekking tot taal en stijl, aanvullend op deze in de scriptie-handleiding. De samenhang in en tussen de verschillende onderdelen van een wetenschappelijke paper is erg belangrijk. Hierin wordt er gezorgd voor een vlotte en logische overgang zodat een coherent werk wordt gepresenteerd. Geschikte middelen om samenhang in en tussen de onderdelen te creëren, zijn bijvoorbeeld signaalwoorden en –tekens, overgangszinnen, verwijswoorden, woordherhaling en synoniemen. Het is ook aangeraden paragrafen te gebruiken waarbij in elke paragraaf één thema ontwikkeld wordt. Een duidelijk onderscheid tussen twee paragrafen kan gemaakt worden door tussen beide paragrafen een regel over te slaan. In tegenstelling tot literaire teksten is het gangbaarder voor eenzelfde begrip eenzelfde term te gebruiken. Dat verhoogt de duidelijkheid en de herkenbaarheid (bijv. niet ‘belasting’ en ‘last’ als hetzelfde bedoeld wordt). Een tekst wordt geschreven in functie van een ingewijde, belezen lezer. Dit vereist dat de verschillende stappen in de opbouw van de argumentatie specifiek, correct en helder zijn geformuleerd. Precisie en nauwkeurigheid zijn in dit opzicht heel belangrijk. Tenslotte wat de tekst zelf betreft kunnen nog verschillende tips aangereikt worden. •
Een neutrale of onpersoonlijke schrijfstijl (niet “ik” of “wij”) nodigt uit tot het gebruik van passieve zinsconstructies die gebruikelijk is in wetenschappelijke teksten. Hierdoor ligt de nadruk niet op het wie, maar op het hoe en het wat van acties. Overtollig gebruik van deze constructies wordt best vermeden. Zodra het onderwerp niet onpersoonlijk is, wordt beter een actieve constructie aangewend.
•
Wetenschappelijke teksten hebben een zakelijk karakter. Er wordt gebruik gemaakt van schrijftaal.
•
Enkel de klassieke en algemeen aanvaarde afkortingen (bijv. e.a., nl., enz.) kunnen gebruikt worden zonder verklaring. Andere afkortingen worden best de eerste keer tussen haakjes gezet nadat in de tekst de term waarop zij slaan volledig weergegeven werd.
7
Mondeling presenteren In deze richtlijnen voor het mondeling presenteren komt achtereenvolgens aan bod: de voorbereidingsfase en de eigenlijke presentatie. In de voorbereidingsfase wordt de inhoudelijke en vormelijke presentatiestructuur toegelicht. Vervolgens komen vuistregels voor de eigenlijke presentatie aan de orde.
Voorbereidingsfase Een
goede
presentatie
is
gebouwd
op
een
inhoudelijke
én
vormelijke
presentatiestructuur. Beide zijn belangrijk bij de voorbereiding op een presentatie. Alvorens beide presentatiestructuren te bespreken zijn volgende overwegingen van belang: Wie is de doelgroep? Informatie over de doelgroep laat toe de presentatie af te stemmen op deze doelgroep: •
Zijn het studenten, medestudenten of is het eerder een divers publiek?
•
Wat weten de toehoorders over het onderwerp? Waar interesseert het publiek zich voor en wat kan het begrijpen?
•
Hoeveel toehoorders worden verwacht? Dit kan belangrijk zijn in functie van de zaalopstelling.
•
Kan een interactieve of eerder passieve groep verwacht worden. Dit is belangrijk in het kader van de voorbereiding van de discussie en bij de planning naar tijdsindeling.
Wat zijn de doelstellingen? Met de presentatie kunnen drie doelen worden nagestreefd: de toehoorders aanzetten tot actie, ze informeren of ze overtuigen. De presentatievorm zal hierop afgestemd moeten worden. Immers, een presentatie om toehoorders te informeren zal anders aangepakt worden dan een presentatie waarbij de toehoorders overtuigd moeten worden. De doelstellingen dienen specifiek omschreven te worden. Hierbij wordt aangegeven wat de presentator met zijn presentatie bij de toehoorders teweeg
8
wil brengen. Vooraf nagaan waarom de presentator dat wil en of dit wel van belang is, is van groot belang om doelmatig te presenteren. Het helder formuleren van de doelstellingen vergemakkelijkt ook het bepalen van de inhoud van de presentatie. Praktische overwegingen Naast overwegingen omtrent het doelpubliek en de doelstellingen, zijn ook een aantal praktische overwegingen belangrijk zoals de beschikbare audiovisuele hulpmiddelen en de voorziene tijd voor de presentatie.
Inhoudelijke presentatiestructuur Eens de doelgroep, de doelstellingen en de praktische overwegingen vastgelegd zijn, komt het er op aan een goede inhoudelijke presentatiestructuur op te zetten. Een goede presentatie heeft een heldere structuur die doorgaans opgebouwd is uit een inleiding, de feitelijke boodschap en de conclusie. In de inleiding situeert de spreker - na een eventuele korte voorstelling van zichzelf het onderwerp (rekening houdend met de voorkennis van de toehoorders), worden de doelstelling van de presentatie geschetst en wordt een overzicht van de uiteenzetting gegeven. Hier is het belangrijk om een aantrekkelijke opening te voorzien gezien dit vanaf het begin de aandacht van het publiek zal trekken. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn: starten met een actueel nieuwsbericht, een anekdote, een metafoor, een grap/humor, een citaat, een onverwachte vraag aan het publiek. Van belang is ook zich bewust te zijn van de ideeën en de verwachtingen van de toehoorders, en daarbij aan te sluiten. Deze ideeën en verwachtingen bepalen immers hoe iemand luistert, en derhalve ook wat hij hoort. Aanwezige kennis speelt hierbij een rol, maar ook vooroordelen, eigen belangen,… De feitelijke uiteenzetting omvat de kern van de boodschap van de presentatie. Dit is een logisch gestructureerd geheel waarin de hoofdlijnen uitgewerkt worden, begrippen en technieken uitgelegd worden, ruimte is voor het geven van voorbeelden en het maken van eigen bedenkingen. Belangrijk is een evenwichtige verdeling van de uiteenzetting voor ogen te houden. Er zijn verschillende mogelijkheden om een presentatie af te sluiten: de boodschap nog eens samenvatten in 4 à 5 zinnen; de kern van de boodschap samenvatten in een stelling (op voorwaarde dat er nadien gelegenheid is tot discussie); een
9
intrigerende, prikkelende vraag formuleren waarop het antwoord achterwege blijft; teruggrijpen naar de inleiding van de presentatie.
Vormelijke presentatiestructuur Ter ondersteuning van de presentatie kan gebruik gemaakt worden van heel wat audiovisuele hulpmiddelen. Deze mogen echter niet de focus van de presentatie zijn. Zij dienen om de aandacht bij het publiek te verhogen, de kern van de boodschap in de verf te zetten, de boodschap beter te laten beklijven, de communicatie vlotter en sneller te laten verlopen. Audiovisuele middelen zijn enkel goed als ze een meerwaarde betekenen voor een presentatie, m.a.w. als boodschap, middel en methode elkaar versterken. Voor een visuele presentatie met aantrekkingskracht wordt voornamelijk gebruik gemaakt van transparanten of een powerpoint-diapresentatie, aangevuld met het uitdelen van handouts aan de toehoorders. Ook een flip-over kan een goed hulpmiddel zijn, zeker als de groep niet te groot is (max. 15 personen). In wat volgt worden enkele richtlijnen geformuleerd voor het maken van transparanten of dia’s: •
Beeldpositie: best liggend (landscape).
•
Schikking: maak gebruik van kernwoorden en vermijd doorlopende tekst, beperk de hoeveelheid tekst per dia (7x7 regel d.w.z. maximum 7 regels en maximum 7 woorden per regel), lijn bij voorkeur links uit, maak gebruik van opsommingstekens; gebruik beelden of grafische elementen (kader, pijlen,…) waar mogelijk.
•
Leesbaarheid: In functie van een optimale leesbaarheid moet de tekst groot genoeg weergegeven worden d.w.z. een puntgrootte van minimum 20 (5mm), vermijd decoratieve en siervolle lettertypes en hoofdletters aangezien dit het lezen bemoeilijkt, houd het bij maximum twee verschillende lettertypes (bijv. één voor de koppen en één voor de platte tekst), zorg voor consistent gebruik van de verschillende lettertypes doorheen alle transparanten of dia’s.
•
Kleur voor opmaak: hou bij de voorbereiding van de presentatie rekening met de lichtsterkte in het lokaal. In een donker lokaal is een donkere achtergrond met lichte letters aanwezen. Een goed leesbare combinatie is gele letters op
10
een donkerblauwe achtergrond. In een lokaal dat niet goed verduisterd is, zijn donkere letters op een lichte achtergrond te verkiezen. Zorg voor rustige achtergrondkleuren (vermijd rood of oranje). •
Aantal transparanten / dia’s: beperk het aantal transparanten of dia’s (bijv. 1 dia met informatief gedeelte per 2 minuten presentatie).
11
Eigenlijke presentatie Naast inhoud en vorm, is het even belangrijk om ook een goede presentatie neer te zetten. Het gaat dus niet alleen om woorden, maar ook om de manier waarop de inhoud wordt gebracht. In wat volgt worden enkele vuistregels aangereikt: •
Aangeraden wordt het gebruik van de audiovisuele middelen vooraf te checken en de presentatie eens op voorhand (voor de spiegel, voor medestudenten, voor collega’s,…) te oefenen.
•
Tijdens de presentatie is het belangrijk om contact te maken met het publiek d.w.z. kijk het publiek aan en houd oogcontact; sta niet met de rug naar het publiek (bijv. tijdens het kijken naar het projectiescherm), zorg dat het oogcontact regelmatig naar een andere persoon verplaatst wordt, bij voorkeur iemand die aan de andere kant van de groep zit.
•
Tijdens het houden van een toespraak zijn de houding en de bewegingen van de spreker erg belangrijk. Staand presenteren voor een groep is altijd te prefereren boven zittend. Immers, de toehoorders kunnen de spreker beter zien en het geeft de spreker mogelijkheid tot bewegen en veranderen van positie hetgeen het betoog levendig houdt.
•
Belangrijk is ook aandacht te hebben voor de taal en intonatie tijdens de toespraak: gebruik een correcte (Algemeen Nederlands), eenvoudige en eerder zakelijke taal, zorg voor afwisseling in volume en toonhoogte aangezien dit de presentatie levendig houdt. De presentatie kan gebaseerd zijn op een geschreven tekst. Het is aangewezen deze niet van buiten te leren of af te lezen: vertel het verhaal.
•
Het is aangewezen om (indien mogelijk) het publiek actief te betrekken omdat dit de aandacht bij de toehoorders aanscherpt. Dit kan door mensen de gelegenheid te geven vragen te stellen, door een gesprek aan te gaan met het publiek.
•
Eindig de presentatie binnen de opgegeven tijd. De concentratie van het publiek neemt tot 10 minuten toe, daarna begint het af te nemen. Na 40 minuten is het dieptepunt bereikt, en wordt nog maar 40% van de informatie opgenomen. De spreker doet er daarom goed aan afwisseling te brengen in de presentatie (Efficiënt lezen en presenteren, 2005).
12
•
Bij het presenteren van een groepswerk moet elk lid van de groep de kans krijgen aan het woord te komen. Dit vereist dat vooraf afgesproken wordt wie wat zegt en wie welke vragen voor zijn rekening neemt. De groepsleden kunnen elkaar ondersteunen door voor elkaar de transparanten op te leggen of de computer te bedienen.
Het beantwoorden van gestelde vragen door de toehoorders vergt extra aandacht. Ook hiervoor zijn er een aantal regels: •
Om de vragen van het publiek vlot te kunnen beantwoorden, is een goede voorbereiding nodig. Het op voorhand inschatten van welke vragen gesteld kunnen worden laat toe om reeds na te denken over het antwoord.
•
Waak ervoor u niet te laten meeslepen door een discussie over details of gespecialiseerde punten. Dreigt dit toch te gebeuren dan kan de discussie verdaagd worden naar een later tijdstip (bijv. na de presentatie). Lange discussies dienen vermeden te worden.
•
Indien een toehoorder een vraag stelt en daarbij heel wat toelichting geeft, kan het nuttig zijn om de belangrijkste punten te noteren. Dit kan helpen bij het structureren van het antwoord achteraf.
•
Indien een vraag niet wordt begrepen, kan aan de toehoorder gevraagd worden de vraag te herhalen, te preciseren of verder toe te lichten. De vraag kan ook zelf geparafraseerd worden: “Kan ik uw vraag als volgt samenvatten, begrijpen…?” Spaarzaam gebruik van deze technieken is echter aangewezen.
•
Neem de tijd om na te denken en een antwoord te formuleren.
•
Kan een vraag niet of niet volledig beantwoord worden, dan is het beter dit toe te geven en voor te stellen om de informatie op te zoeken en contact op te nemen met de vraagsteller.
•
Vragen die gesteld worden tijdens de presentatie, kunnen worden uitgesteld tot na de presentatie, tenzij het direct beantwoorden verhelderend en noodzakelijk is voor de rest van de presentatie.
13
Geraadpleegde werken De Paepe, L., Eeckloo, K., Milisen, K., Moons, P., Quaethoven, P., & Steeman, E. (2002). Handleiding schriftelijk en mondeling rapporteren: Seminarie Medisch-Sociale Wetenschappen - Optie Beleid en Optie Verplegingswetenschap. KUL, Centrum voor Ziekenhuis-en Verplegingswetenschap. De Wert, C. (2004). Presentatie geven: online cursus. Opgehaald 9 februari, 2005, van http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/presentatie/ Efficiënt lezen en presenteren. Opgehaald 7 maart, 2005 van http://www.ocp.tudelft.nl/pto/backup/education/education_lezen.html Feierman, A. The art of communicating effectively. Opgehaald 9 februari, 2005, van http://www.projectorsolution.com/effectivepresentations.asp? Meysman, H. (1998). De scriptie. Leuven / Amersfoort: Acco. Mombaerts, M. (1997). Even uw aandacht! Succesvol informatief presenteren. Gent: Academia Press. Nederhoed, P. (2000). Helder rapporteren: Een handleiding voor het opzetten en schrijven van rapporten, scripties, nota’s en artikelen. Houten/Diegem: Bohn Stafleu Van Loghum. VDAB. (2005). Presenteren. Opgehaald 9 februari, 2005 van http://vdab.be/hraanbod/presenteren/default.shtml
14
