STAD WAREGEM ZOEKT TALENT IN GALOP: Stafmedewerker Aankoop
INFORMATIEBUNDEL
Wie zijn we? - p2
Wat verwachten we? – p3
Wat bieden we? – p8
Hoe selecteren we? – p9
Hoe solliciteer je? – p11
WIE ZIJN WE?
Waregem is een jonge, veilige, dynamische stad met een bovenlokale functie, waar zowel de Waregemnaar als de bezoeker zich goed moet voelen. Waregem wil zich profileren als een bruisende, zorgende, ondernemende en vooral leefbare stad waar het goed is om te wonen, te werken, te leven en waarvoor het bestuur de nodige initiatieven ontwikkelt. Deze visie is ons uitgangspunt en om dit te realiseren zijn we op zoek naar enthousiaste, dynamische medewerkers. Mensen die waarden als klantvriendelijkheid, respect en collegialiteit hoog in het vaandel dragen. Wil jij meewerken om dit mooi stadsverhaal verder te schrijven er ervoor te zorgen dat het goed is om in Waregem te wonen, te leven en te werken? Voel jij je aangesproken? Lees dan verder in deze bundel en kom alles te weten over onze vacante functie voor: STAFMEDEWERKER AANKOOP (niveau B1-B3)
In het kader van een versterkte samenwerking tussen de financiële diensten van de stad en het OCMW Waregem werk je onder leiding van de financieel adviseur. Je werkt zowel in het stadhuis als op de site van het OCMW.
Schepencollege Stad Waregem
Infobundel | 2
Wat verwachten we? FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Stafmedewerker Aankoop
Identificatiegegevens
Functietitel
Stafmedewerker financiën
Werktitel
Stafmedewerker aankoop
Dienst
Dienst Financiën
Niveau
B
Graad
B1-B3
Positionering in organogram
Rapporteert aan / onder leiding van
Financieel Beheerder
Geeft leiding aan
/
Financieel Adviseur
Doel van de functie
Voorbereiden, uitwerken en afhandelen van diverse aankoopdossiers van investeringsgoederen en/of (langlopende) contracten nodig voor de dagelijkse werking binnen het lokaal bestuur.
Takenpakket
Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen met het oog op een kwaliteitsvolle voorbereiding en bijsturing van het beleid Dit omvat ondermeer volgende taken: o o o o o
Verzamelen en analyseren van beleidsinformatie aangaande te plannen aankopen (vermoedelijke kostprijs, afweging voor- en nadelen,…) Herkennen en analyseren van relevante signalen uit het werkveld Pro-actief inspelen op vragen, behoeften, ontwikkelingen (nieuwe mogelijkheden) en trends op het vlak van aankopen Vertalen van strategie en beleid naar concrete acties en doelstellingen Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s met betrekking tot de grotere aankopen van investeringsgoederen en voor het afsluiten van (langlopende) contracten voor diensten. Infobundel | 3
o o
Evalueren van de dienstverlening en formuleren van voorstellen ter verbetering van de aankoopprocessen en de opvolging/afhandeling ervan. Opvolgen van de reglementering die van toepassing is binnen het beleidsdomein (bvb. wetgeving op overheidsopdrachten, contractenrecht,…)
Instaan voor de praktische organisatie van aankoopdossiers in functie van de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de werking van de organisatie Dit omvat ondermeer volgende taken: o o o o
o o o o o
Inwinnen van informatie in verband met producten of diensten die men binnen de organisatie wenst aan te kopen Opmaken van bestekken, prijsvragen en afhandelen van de ingediende offertes Leveren van een economische en praktische afweging in aankoopvoorstellen of bij wijzigingsvoorstellen (bij bvb. lopende contracten) Uitvoeren van onderzoek bvb. op vlak van reglementering, technische specificaties, subsidiemogelijkheden en dergelijke of het detecteren van behoeften bij de eindgebruikers binnen de organisatie Opmaak van planningen of draaiboeken voor de opmaak van de aankoopdossiers in samenspraak en samenwerking met anderen Uitvoeren van allerlei formaliteiten of procedures zoals opmaak bestekken, beslissingen college en gemeenteraad en interne controle waaronder opvolging in 3P,… Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor, tijdens als na de afwerking van een dossier zowel intern als met de betrokken externe partijen (leveranciers). Reserveren van accommodaties, materiaal en materieel Bewaken van de voortgang van de aankoopdossiers
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers en verantwoordelijken goed geïnformeerd en betrokken zijn. Dit omvat onder meer volgende taken : o o o o
Organiseren van een overlegmoment met medewerkers van zowel binnen als buiten de eigen dienst naar aanleiding van een specifiek dossier op opdracht Ervoor zorgen dat iedere betrokken medewerker in een dossier over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren Rapporteren in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van beleidsdoelstellingen, de voortgang van dossiers, opdrachten, … Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie : rapporteren, aftoetsen van voorstellen,…
Polyvalent meewerken aan diverse opdrachten bij andere teams of collega’s in functie van de continuïteit van de werking
Infobundel | 4
Vaktechnische competenties Let wel! De competenties en het niveau zoals ze hier omschreven zijn, is wat we verwachten van medewerkers die ingewerkt zijn in de organisatie en de job reeds geruime tijd uitoefenen. Wat verwacht wordt bij indiensttreding is in deze bundel omschreven bij het onderdeel ‘selectieprocedure’. Kennisniveau Grondig
Goed
Basis
Wetgeving Gemeente- en OCMW-decreet – specifiek voor de functie Overheidsopdrachten
X X
Vakkennis Boekhouding en gemeentelijke comptabiliteit Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Opmaak beslissingen – notulering voor CBS, GR en OCMWraad
X X X
Computerkennis MS Office – toepassingen
X
Software eigen aan de organisatie
X
Software eigen aan de dienst
X
Gedragscompetenties
Ondernemen
Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken
Probleemoplossend werken
Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden Kan een probleem of situatie beoordelen, inschatten en herleiden tot de essentie Bedenkt alternatieven en overweegt voor‐ en nadelen Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten Betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem/ de situatie
Resultaatgericht werken
Legt de lat hoog en stelt zichzelf uitdagende doelen Zoekt naar de meest optimale werkmethoden Zet door bij tegenslag of problemen Spreekt anderen aan om de doelen te bereiken
Flexibiliteit
Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Is snel inzetbaar, ook op andere (aangrenzende) vakgebieden Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om
Infobundel | 5
Samenwerken
Leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na Helpt anderen en stelt zich positief op Deelt informatie en kennis met anderen Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep, gaat respectvol om met anderen Stimuleert anderen om informatie of ideeën met elkaar te delen
Plannen en organiseren
Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen: plant taken en projecten Bepaalt objectieven en prioriteiten (korte/middellange termijn) Past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen, ook voor anderen Zet mensen en middelen op de best mogelijke manier in Plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig Verzekert continuïteit van het werk en behoudt overzicht
Nauwgezetheid
Werkt aandachtig geconcentreerd Kan met de nodige instructies aan de slag en controleert secuur de kwaliteit van het werk Heeft oog voor detail
Zelfontwikkeling
Kent eigen sterktes en zwaktes Wil leren in werksituaties, zoekt kansen voor eigen ontwikkeling Past nieuw opgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk toe Leert uit eigen ervaring of fouten Leert van ervaren collega’s
Loyaal zijn
Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Is bereid zich extra in te spannen voor de organisatie Stelt het organisatiebelang voorop Draagt bij aan de gewenste organisatiecultuur
Integriteit
Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid
Infobundel | 6
Wat bieden we?
Onze troeven… -
een contract van onbepaalde duur als stafmedewerker aankoop (B1-B3)
-
ervaring kan in rekening gebracht worden voor anciënniteiten op volgende manier: Meerekenbare ervaring: In openbare sector
In privé of als zelfstandige
Geldelijke anciënniteit
onbeperkt
max. 10 jaar mits relevantie
Schaalanciënniteit
onbeperkt mits relevantie
max. 10 jaar mits relevantie
-
interessante verlofregeling min. 30 – max. 35 dagen jaarlijkse vakantie
-
andere voordelen : maaltijdcheques van 6,25€, gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, fietsvergoeding (0,20€/km)
-
een werfreserve voor de periode van 3 jaar
Infobundel | 7
Salarisschaal B1-B3– Brutomaandlonen Trap
B1
B2
B3
0
€ 2.318,78
€ 2.526,53
€ 2.620,35
1
€ 2.385,79
€ 2.606,95
€ 2.727,58
2
€ 2.385,79
€ 2.606,95
€ 2.727,58
3
€ 2.452,81
€ 2.694,07
€ 2.828,10
4
€ 2.452,81
€ 2.694,07
€ 2.828,10
5
€ 2.519,83
€ 2.774,49
€ 2.935,33
6
€ 2.519,83
€ 2.774,49
€ 2.935,33
7
€ 2.586,84
€ 2.854,91
€ 3.042,56
8
€ 2.586,84
€ 2.854,91
€ 3.042,56
9
€ 2.653,86
€ 2.942,03
€ 3.149,78
10
€ 2.653,86
€ 2.942,03
€ 3.149,78
11
€ 2.720,88
€ 3.022,45
€ 3.257,01
12
€ 2.720,88
€ 3.022,45
€ 3.257,01
13
€ 2.781,19
€ 3.109,57
€ 3.364,24
14
€ 2.781,19
€ 3.109,57
€ 3.364,24
15
€ 2.848,21
€ 3.189,99
€ 3.471,46
16
€ 2.848,21
€ 3.189,99
€ 3.471,46
17
€ 2.915,23
€ 3.270,41
€ 3.571,99
18
€ 2.915,23
€ 3.270,41
€ 3.571,99
19
€ 2.982,24
€ 3.357,54
€ 3.679,22
20
€ 2.982,24
€ 3.357,54
€ 3.679,22
21
€ 3.049,26
€ 3.437,96
€ 3.786,44
22
€ 3.049,26
€ 3.437,96
€ 3.786,44
23
€ 3.129,68
€ 3.545,18
€ 3.907,07
(aan huidige index)
Na een gunstig evaluatieresultaat en 4 jaar schaalanciënniteit wordt doorgestroomd naar B2 Na een gunstig evaluatieresultaat en 18 jaar schaalanciënniteit wordt doorgestroomd naar B3
Infobundel | 8
Hoe selecteren we?
Wat zijn de voorwaarden? -
je bezit minstens een bachelordiploma in een juridische, economische, financiële of management gerelateerde richting
-
je bent onderdaan van een EU-lidstaat
-
je hebt voldoende kennis van de Nederlandse taal
-
een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
-
de burgerlijke en politieke rechten genieten.
-
lichamelijk geschikt zijn (controle door arbeidsgeneesheer)
-
je bent in het bezit van een rijbewijs B
-
slagen in de selectieprocedure.
Kandidaten die ten onrechte aan het examen deelnemen kunnen later in géén geval aangesteld worden.
Hoe werkt de selectieprocedure? De selectieprocedure bestaat uit verschillende onderdelen waarbij enkele vaktechnische en gedragscompetenties worden afgetoetst. Elk onderdeel is eliminerend wat betekent dat enkel kandidaten die slaagden in een bepaald onderdeel uitgenodigd worden voor een volgend onderdeel. Kandidaturen kunnen ingediend worden tot en met 4 januari 2016. Daarna worden de kandidaturen afgetoetst t.o.v. de aanwervingsvoorwaarden en worden de kandidaten op de hoogte gebracht als ze kunnen deelnemen aan de procedure. De start van de selectieprocedure is voorzien voor januari - februari 2016
Indien er veel kandidaten zijn kan de schriftelijke proef opgesplitst worden in twee onderdelen. De kandidaten moeten telkens op elk onderdeel de helft van de punten behalen om te kunnen deelnemen aan de volgende selectieronde.
Infobundel | 9
Deel 1: Schriftelijke proef De vaktechnische competenties worden getest aan de hand van enkele schriftelijke vragen en/of cases. Volgende vaktechnische competenties kunnen daarbij getest worden: Kennisniveau Grondig
Goed
Basis
Wetgeving Gemeente- en OCMW-decreet – specifiek voor de functie Overheidsopdrachten
X X
Computerkennis MS Office – toepassingen
X
De kandidaten worden tijdig geïnformeerd over de specifieke onderdelen van de wetgeving en de vaktechnische kennis die zal moeten gekend zijn voor het examen.
Deel 2: Mondeling examen Eventueel terugkoppeling naar het schriftelijk luik voor eventuele verdere toelichting. Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals zijn/haar motivatie en interesse voor het beleidsdomein. Psychotechnische proeven worden afzonderlijk en voorafgaand georganiseerd door een extern selectiedeskundige en maken integraal deel uit van het mondeling examen.
De kandidaten moeten 60% behalen in totaal van het examen om geslaagd te zijn. De selectieproef resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.
Infobundel | 10
Hoe solliciteer je?
Vul het verplicht inschrijvingsformulier in (te vinden op www.waregem.be/vacatures )
Voeg een kopie van het vereiste diploma toe
Stuur alles op naar: College van burgemeester en schepenen, Gemeenteplein 2, 8790 Waregem Of mail naar:
[email protected] Of bezorg persoonlijk in de stadswinkel
De inschrijvingen sluiten af op 4 januari 2016. Daarna wordt u op de hoogte gebracht of uw kandidatuur al dan niet wordt weerhouden. Te laat ingediende kandidaturen komen niet in aanmerking.
De stad Waregem hanteert gelijke kansen kandidaten, ongeacht geslacht of afkomst.
voor
alle
Meer info? Stadsbestuur Waregem - Personeelsdienst Sofie Denoulet – stafmedewerker personeel en HR Gemeenteplein 2 8790 Waregem Tel 056 62 12 19 Fax 056 62 12 23 E-mail:
[email protected] Infobundel | 11
