beraadslaging/proces verbaal Kopie
Stad Antwerpen Gemeenteraad
Samenstelling: mevrouw Leona Detiège, burgemeester-voorzitster; de heren Leo Delwaide, Marc Van Peel, mevrouw Chantal Pauwels, de heren Robert Voorhamme, Ludo Van Campenhout, Eric Antonis, Erwin Pairon, Tuur Van Wallendael, Dirk Grootjans, Luc Bungeneers, schepenen; de heren Staf Neel, Marcel Bartholomeeussen, Jan Claes, mevrouw Hilda Vienne, de heer Johan Van Brusselen, mevrouw Fatima Bali, de heren Gilbert Verstraelen, Geert Brouwers, Bob Hulstaert, Dirk Geldof, Filip Dewinter, Jan Penris, mevrouwen Ann Coolsaet, Nahima Lanjri, de heer Ludo De Ranter, mevrouw Tanja Smit, de heren Paul De Loose, Louis Anken, mevrouw Marleen Segers, de heren Hugo Verhelst, Luk Lemmens, Claude Marinower, mevrouw Suzette Verhoeven, de heren Patrick Janssens, Gerolf Annemans, Christian Leysen, mevrouw Marleen Van Ouytsel, de heren Youssef Slassi, Patrick De Roo, mevrouw Freya Piryns, de heren Johan Peeters, Philip Heylen, George Ver Eecke, mevrouw Christel Crauwels, de heer Koenraad Dillen, mevrouw Anneke Vermeiren, de heer Hans Coveliers, mevrouw Kathleen Van Brempt, de heren Rob Verreycken, Johan Bijttebier, mevrouwen Caroline Drieghe, Ledy Broeckx, Christel Luyckx, de heer Maurice Van Tongerloo, raadsleden; de heer Paul Thewissen, waarnemend stadssecretaris, de heer Freddy Vandekerckhove, adjunct-stadssecretaris. Openbare zitting van 23 juni 2003 Iedereen aanwezig behalve de heren Marc Van Peel, Tuur Van Wallendael, schepenen; mevrouwen Tanja Smit, Marleen Segers, de heren Claude Marinower, Christian Leysen, mevrouw Christel Crauwels, de heer Hans Coveliers, raadsleden; de heer Freddy Vandekerckhove, adjunct-stadssecretaris.
Personeelsmanagement 16
A-Punt
Personeelsbehoefteplan. Tijdelijk kader. Europese structuurfondsen Urban 2 en Doelstelling 2. Afstemming communicatie stadsontwikkeling op het stedelijk ommunicatiebeleid. Concretisering beleidsrichtlijn (Jaarnummer 1119)
Ten behoeve van de afstemming van de communicatie betreffende stadsontwikkeling op het stedelijk communicatiebeleid wordt er een tijdelijk kader opgericht . Agendapunt, college, gewone zitting, 26/03/03, jaarnummer 3071
Motivering Voorgeschiedenis Op 28 november 2001 (jaarnummer 12 845) keurde het college het communicatieplan bovenstedelijke investeringsprogramma’s 2002 goed. Bij de halfjaarlijkse evaluatie in december 2002 blijkt dat de huidige communicatiestructuur onvoldoende output genereert, en dat er te weinig aan communicatieplanning wordt gedaan. Vanaf 1 maart 2003 voert het autonoom gemeentebedrijf voor vastgoed en stadsprojecten (verder AG VESPA genoemd) het programmabeheer van de bovenlokale structuurfondsen, de Europese programma’s in het kader van Doelstelling 2 en Urban 2, het stedenfonds en het federaal grootstedenbeleid uit.
Feiten en context Het decreet van 15 juli 2002 houdende wijziging van het decreet van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, voorziet in een personeelsbehoeftestudie, een organogram en een studie van de financiële haalbaarheid voor de oprichting van een tijdelijk contractueel kader. gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 1 van 8
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Stad Antwerpen Gemeenteraad
Personeelsbehoeftestudie Beleidsvisie: Het reeds genoemde communicatieplan bovenstedelijke investeringsprogramma’s 2002 voorziet in de inbedding van de communicatie betreffende deze programma’s in het stedelijk communicatiebeleid, volgens het principe van de communicatiecascade. Dit impliceert dat naast de voor dergelijke projecten specifieke communicatiekanalen ook de bredere communicatiekanalen van de stad kunnen aangesproken worden bij onvoldoende capaciteit. Bij de halfjaarlijkse evaluatie van de communicatie in verband met stadsontwikkeling blijkt dat de huidige structuur onvoldoende communicatieoutput genereert. Er zijn wel positieve resultaten, maar deze zijn nog teveel het resultaat van een ad hoc-beleid. Er is dus behoefte aan meer communicatieplanning. Voor de afstemming van de communicatie stadsontwikkeling op het stedelijk communicatiebeleid gelden de volgende principes: • voor de drie investeringszones (Spoor Noord, Stationsomgeving en Zuidrand) wordt één voltijdse contractuele consulent (communicatie) A1a-A1b-A2a per investeringszone aangesteld • de drie consulenten (communicatie) staan onder leiding van de informatieambtenaar • voor het generieke communicatiebeleid stadsontwikkeling wordt er gebruik gemaakt van de mediaruimte in de reguliere stedelijke kanalen; de specifieke communicatie per stadsproject wordt door de consulent (communicatie) in overleg met de dossierbeheerder van de investeringszone geregeld. De nota “Stadsontwikkeling, communicatie bovenlokale Europese structuurfondsen. Afstemming op het stedelijk communicatiebeleid”, op 26 maart 2003 bezorgd aan de leden van het college, regelt hiervan de praktische modaliteiten. Functiebeschrijving Hiervoor gelden de benoemingsvoorwaarden van consulent (communicatie), zoals voorzien in de beslissing van de gemeenteraad van 26 maart 2001 (jaarnummer 496). Pro memorie wordt hier een overzicht gegeven van de functiebeschrijving: FUNCTIE: weddeschaal: 1.
CONSULENT (communicatie) A1a-A1b-A2a
Algemene benoemingsvoorwaarden
Voldoen aan de algemene benoemingsvoorwaarden. 2.
Specifieke benoemingsvoorwaarden
2.1. Diploma volgens niveau In het bezit zijn van universitair einddiploma of daarmee gelijkgesteld, of een diploma van het hoger onderwijs van het lange type. gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 2 van 8
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Stad Antwerpen Gemeenteraad
2.2.
Specificatie diploma
SPECIALITEIT:
STUDIEGEBIED:
CONSULENT communicatie
2.3.
Bijkomende voorwaarden a) bekwaamheidsakten
SPECIALITEIT: CONSULENT communicatie
b)
diploma dat toegang geeft tot het niveau 1 van de rijksbesturen
BEKWAAMHEIDSAKTEN:
geen
andere
SPECIALITEIT:
CONSULENT Communicatie 3.
geen
Selectieproef
Geslaagd en nuttig gerangschikt zijn voor een vergelijkende selectieproef. 4.
Geneeskundige geschiktheid
Geneeskundig geschikt zijn voor de functie. De kandidaten die aan alle vereisten voldoen, worden volgens de rangschikking in de selectieproef tot de effectieve proeftijd toegelaten. 5.
Effectieve proeftijd
conform de wet op de arbeidsovereenkomsten 6.
Toelatingsmodaliteiten/Wegingscoëfficiënten 6.1.
Verplicht opgelegde studiegebieden/richtingen/opties
SPECIALITEIT: CONSULENT communicatie
geen
Verplicht te evalueren studiegebieden/richtingen/opties SPECIALITEIT: CONSULENT communicatie politieke en sociale wetenschappen: bestuurswetenschappen, communicatiewetenschappen toegepaste taalkunde, journalistiek Taakinhoud van de functie gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 3 van 8
Stad Antwerpen
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Gemeenteraad
Uitwerken van een globaal communicatieplan voor stadsontwikkelingsprojecten zoals bepaald in het convenant met AG VESPA. • Doelstelling, doelgroep en boodschap specifiëren • Inventariseren van mogelijke communicatiekanalen/dragers • Indien nodig, eigen communicatiekanalen creëren • Opmaken van een algemene website over stadsontwikkeling in Antwerpen • Uitwerken overkoepelende huisstijl voor stadsontwikkeling. • Opstellen van een globaal mediaplan voor stadsontwikkelingsprojecten. • Waar, wanneer en hoe willen we met stadsontwikkeling in de media verschijnen? • Dagelijks de media opvolgen met betrekking tot stadsontwikkeling. • Persarchief samenstellen Communicatie per investeringsgebied • Inventariseren van alle bestaande en geplande stadsontwikkelingsprojecten (ruimtelijk, sociaal en economische initiatieven) in het investeringsgebied. Deze inventaris moet permanent up-todate gehouden worden. • Kennis opbouwen over elk stadsontwikkelingsproject in het investeringsgebied • Communicatieplan opmaken voor het investeringsgebied • Communicatieplannen van de verschillende deelprojecten per investeringsgebied integreren tot één overkoepeld, synergetisch communicatieplan voor heel het investeringsgebied. • Voeren van communicatie voor het hele investeringsgebied: • Communicatie voeren volgens het principe van de communicatiecascade, zoals bepaald in collegebesluit 28/11/2001, jaarnummer 12845 • Aanmaken van overkoepelende communicatieproducten voor het investeringsgebied • Opstellen van een mediaplan voor het investeringsgebied • Website up-to-date houden • Dagelijks de media opvolgen met betrekking tot het investeringsgebied • Persarchief samenstellen • Reageren wanneer het nodig blijkt • Netwerk van communicatiemedewerkers, projectverantwoordelijken en dossierbeheerders opbouwen en onderhouden, alsook voor informatiedoorstroming zorgen. • Zetelen in de overlegstructuren van deze investeringsgebieden en deelprojecten. • Communicatieadvies verstrekken aan de hogere overlegstructuren en aan de communicatiemedewerkers. Algemeen • Overleg met consulent communicatie AG VESPA • Lange termijn samenwerkingsverbanden opbouwen en onderhouden met externe partners. • Regelmatig overleg met informatieambtenaar die eindverantwoordelijkheid heeft over het gevoerde communicatiebeleid. • Regelmatig overleg met de bevoegde kabinetten over het gevoerde communicatiebeleid in het investeringsgebied • Communicatie afstemmen op de meerjarenplanning investeringsbegroting van het college van burgemeester en schepenen Prestatiegegevens gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 4 van 8
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Stad Antwerpen Gemeenteraad
Gezien de omvang en het belang van de projecten is er per investeringsgebied behoefte aan één voltijdse consulent (communicatie). De taakinhoud is niet limitatief, in die zin dat de consulenten waar nodig zelfstandig initiatieven moeten kunnen nemen. Het niveau van dienstverlening is universitair: de consulenten dienen in samenwerking met de communicatiemedewerkers, projectverantwoordelijken en dossierbeheerders de communicatie(planning) te ontwikkelen, terwijl zij organisatorisch rechtstreeks onder het hiërarchisch toezicht van de informatieambtenaar (A5a-A5b) ressorteren, in samenwerking met de consulenten (communicatie) van de bedrijfseenheid informatie en districtswerking (ID). Organogram Bedrijfseenheid informatie en districtswerking – communicatie (de plaats van het nieuwe tijdelijke kader stadsontwikkeling werd in vet en in een groter lettertype vermeldt) Bestuursdirecteur
Informatieambtenaar
Voorlichting pers
“De Antwerpenaar”
Communicatieplanning
Wijkoverleg
Interne communicatie, evenementen en logistiek
Secretariaat
Secretariaat
secretariaat
Stadswinkel
redactie
Stadsontwikkeling
Op locatie
Lay-out
Communicatie districten en bedrijfseenheden
Fasering Er werd een protocol afgesloten met de representatieve vakbonden van het stadspersoneel.
Juridische grond Bij toepassing van de “krachtlijnen” kunnen contractuele personeelsleden, gesubsidieerde contractuelen uitgezonderd, slechts aangeworven worden: 1. Voor contracten van bepaalde duur. Het kan dan niet om leidende functies binnen de organisatie gaan. 2. Voor de tijdelijke vervanging van andere personeelsleden. 3. Voor welbepaalde opdrachten en projecten, waarvoor binnen de formatie geen personeel voorzien is. Vermits in het personeelsbehoefteplan géén personeel voor dit project voorzien is, moet er een tijdelijk kader opgemaakt worden. Dit dient goedgekeurd te worden door de gemeenteraad, op grond van artikel 145 .1 van de nieuwe gemeentewet. gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 5 van 8
Stad Antwerpen
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Gemeenteraad
Door de wetgeving op het syndicaal statuut moet deze uitbreiding van de contractuele personeelsformatie ook besproken worden in het bijzonder comité, en moet hierover een protocol worden afgesloten met de representatieve vakbonden van het stadspersoneel. Het decreet van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, gewijzigd bij decreet van 15 juli 2002, voorziet in artikel 6 onder meer in het volgende ten behoeve van het administratief toezicht op de personeelsformaties en het inzetten van contractueel gemeentepersoneel: 1. een verantwoording van het tijdelijk kader aan de hand van een personeelsbehoeftestudie, die volgende elementen omvat: een motivering en verklaring van de beoogde wijzigingen aan het personeelsbestand waarbij onder meer de beleidsvisie of de opties van het bestuur op herkenbare wijze worden verwoord, de functiebeschrijvingen die de functies onderbrengen in een bepaald niveau en op een bepaalde plaats binnen de organisatie (en die een nauwkeurige weergave bevatten van de taakinhoud en het profiel van een functie), en de prestatiegegevens in de vorm van kwantitatieve en beschrijvende informatie 2. een algemeen organogram of een deelorganogram van de dienst, waarin de wijziging wordt doorgevoerd 3. het aantonen van de financiële haalbaarheid op basis van de nauwkeurige berekening van de maximale financiële gevolgen, en van de wijze waarop het evenwicht van de begroting en van het bijbehorende meerjarige financiële beleidsplan behouden kan blijven
Advies Deze materie wordt voorgelegd aan de representatieve vakbonden van het stadspersoneel. Bij het oprichten van een tijdelijk kader wordt gewoonlijk, voor dit aan de gemeenteraad wordt voorgelegd, het advies van de provinciegouverneur ingewonnen.
Financiële gevolgen De omzendbrief BA-2002/12 administratief toezicht op de gemeenten en politiezones. – wijzigingen aan het decreet van 28 april 1993 door het decreet van 15 juli 2002 omschrijft, ter uitvoering van het genoemde decreet, de wijze waarop de berekening dient te gebeuren van de personeelskosten bij wijzigingen in de statutaire of contractuele personeelsformaties. De besturen moeten telkens de maximale financiële gevolgen berekenen, vertrekkende van de begroting en de meerjarenplanning. Deze berekening kan niet achteraf worden toegevoegd aan de beslissing van de gemeenteraad en werd bijgevolg hier in de rubriek “financiële gevolgen” opgenomen. De omzendbrief stelt het volgende: “Elementen van de kostprijsberekening: 1. de kostprijs van de totale huidige personeelsbezetting (op basis van de laatst vastgestelde rekening, verhoogd met de kostprijs van de nadien in dienst getreden personeelsleden en verminderd met de kostprijs van de personeelsleden die sedertdien niet meer in dienst zijn) 2. de kostprijs van de openstaande betrekkingen, rekening houdend met het gehanteerde tijdspad (betrekkingen die niet meer nodig worden geacht dienen te worden geschrapt) 3. de kostprijs van de nieuwe functies (het gemiddelde van de nultrap van de eerste schaal en van de eindtrap van de laatste schaal van de functionele loopbaan met inbegrip van de bijkomende werkingskosten)” De berekening van onderstaande kostprijzen gebeurde volgens de bovenstaande normen: gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 6 van 8
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Stad Antwerpen Gemeenteraad
• •
reële kosten op basis van de jaarrekening 2002 en voor de toe- en afname van de personeelsbezetting in 2003 berekening volgens het gemiddelde, zoals voorzien in de bovengenoemde omzendbrief, voor de kostprijs van de nog openstaande vacatures en de kostprijs van het tijdelijk kader stadsontwikkeling
Personeelskosten jaarrekening 2002 Verrekening toename/afname personeel in 2003 Personeelsbegroting 2003 Saldo voorzien voor reeds geplande aanwervingen
440 974 287,17 9 611 912,83 451 986 200 1 400 000
In deze bedragen is ook het gesubsidieerd personeel van het stedelijk onderwijs inbegrepen. De kostprijs van de openstaande vacatures bedraagt 25 648 935,62 euro. Momenteel wordt het personeelsbehoefteplan herzien, waardoor deze kostprijs in de toekomst kan wijzigen. De gemeenteraad heeft hierover nog geen beslissing genomen. De invulling van het personeelsbehoefteplan gebeurt gefaseerd, in functie van de financiële mogelijkheden en de noden van de dienstverlening, maar steeds beperkt tot het saldo, dat hiervoor in de begroting ter beschikking is, zodat het evenwicht in de meerjarenplanning gehandhaafd blijft. De kostprijs van de 3 consulenten (communicatie) bedraagt 167 269,96 euro op jaarbasis. De aanwerving van de 3 contractuele consulenten (communicatie) is voorzien in de begroting 2003. Bijgevolg komt het begrotingsevenwicht en de meerjarenplanning niet in het gedrang. Aan dit project is er een subsidie in het kader van Urban 2 en Doelstelling 2 verbonden vanwege de Europese Unie. Deze wordt als volgt gespreid over de jaren: 1/7/03-31/12/03 1
Subsidie personeel
2
Subsidie werkingskosten
2004
2005
2006
2007
2008
150.000,00
153.000,00
156.000,00
159.000,00
162.000,00
166.000,00
29.484
29.484
29.484
29.484
29.485
29.485
De Europese subsidie Urban 2 en doelstelling 2 is voorzien bij AG VESPA. Er zal met AG VESPA een convenant worden afgesloten over de bestedingen van deze middelen.
Besluit De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Artikel 1 De gemeenteraad beslist om een tijdelijk contractueel kader voor de afstemming van de communicatie stadsontwikkeling op het stedelijk communicatiebeleid, bestaande uit 3 consulenten (communicatie) A1a/A1b/A2a in te voeren, ingaande op 1 juli 2003 en eindigend op 31 december 2008, ten behoeve van de bedrijfseenheid informatie en districtswerking.
gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 7 van 8
beraadslaging/proces verbaal Kopie
Stad Antwerpen Gemeenteraad
Artikel 2 De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Begrotingscode Beschikbaar krediet 167 269,96 personeelsbegroting 1 400 000 Project afstemming EUR communicatie stadsontwikkeling op het stedelijk communicatiebeleid
Kopiëen: 17 exemplaren Aan: KBDP KS PM/SD PM/SD/FI PM/SBC PM/HR/PV PM/JURA FI/AC KCBM PM/HR/COMPAS AG VESPA ID/informatieambtenaar ID/SD KROSOW KICSES
Aantal: 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Vnr
Actie: voor kennisname voor kennisname voor dossier voor kennisname voor gevolg voor kennisname voor kennisname voor kennisname voor kennisname voor kennisname voor kennisname voor kennisname voor gevolg voor kennisname voor kennisname
gemeenteraadsbesluit: 1119 van maandag 23 juni 2003 Pagina 8 van 8