ministerie van verkeer en waterstaat
rijkswaterstaat afdeling personeel
sylabus opleiding en vorming
oriëntatiecursus personeelszaken 1
C 5221
Opleiding en vorming
i-RZF.NR. h. IMK.
DATUM UAIUM
I,.._
S!CN. i
C'=:>^^^ Hr -/.Ic'i;^;: 'n y. d. V/alerstaat 2tyC AA
's-Giavenhage
opl
op2
Opleiding en vorming Permanente educatie
In samenhang met de begrippen „opleiding", „vorming" en „training" wordt tegenwoordig vaak het begrip „permanente educatie" gebruikt. Omdat te pas en te onpas met dit begrip wordt gesold, lijkt>het nuttig in het kader van deze syllabus de nodige aandacht aan de betekenis van permanente educatie te besteden. Eerst moet iets gezegd worden over de ontwikkelingen in het onderwijs en in onze samenleving. Dit is nodig omdat permanente educatie een gevolg is van het steeds doorgaande proces van veranderingen in die samenleving. U hoeft maar om u heen te kijken om te zien dat de maatschappij danig in beweging is.
Ontwikkelingen in het onderwijs
De ontwikkelingen in het onderwijs na 1945 dragen een vrij explosief karakter. Het aanbod van onderwijsvoorzieningen is verscheidener en gevarieerder geworden. De toeneming van het aantal leerlingen in het voortgezet onderwijs en ook het wetenschappelijk onderwijs is indrukwekkend. Parellel aan deze ontwikkeling loopt de toenemirig van de overheidsuitgaven voor het onderwijs. De onderwijsbegroting is ,,topscorer" van de overheidsuitgaven geworden. De geschetste ontwikkeling heeft zich echter geheel voltrokken binnen, en is gericht op één en dezelfde categorie jongeren en jong-volwassenen, nl. die van zes tot ongeveer vijfentwintig jaar. De leeftijdsgrenzen waarbinnen onderwijs genoten kan worden, lijken daardoor bewegingloos. Wanneer de bestaande onderwijsvoorzieningen in belangrijke mate gericht blijven op de genoemde leeftijdcategorie is het aannemelijk dat er na verloop van tijd problemen gaan ontstaan. Zo is nu al duidelijk zichtbaar dat de bestaande onderwijsvoorzieningen niet kunnen voldoen aan de behoeften aan onderwijs. Deze tegenstrijdigheid tussen de behoeften aan onderwijs enerzijds en de bestaande onderwijsvoorzieningen anderzijds zal in de toekomst alleen maar groter worden wanneer de nu bestaande scherpe schelding tussen onderwijsperiode en arbeidsperiode niet afgebroken wordt. Wanneer die scheiding echter afgebroken wordt kan van de bestaande voorzieningen een doelmatiger gebruik gemaakt worden. Gesteld mag worden dat het huidige onderwijsstelsel onderwijs onthoudt aan grotere aantallen volwassenen, juist op momenten dat zij met hun eerder verworven kennis, inzicht en ervaringen onvoldoende meer uit de voeten kunnen. Deze kennis, inzichten en ervaringen zijn in onze huidige samenleving niet meer volledig toepasbaar. Daarom zal onderzocht moeten worden welke Informatie de mens in verschillende fasen van zijn leven en in verschillende situaties nodig heeft. Ook zal aandacht besteed moeten worden aan de manier en het moment waarop deze informatie moet worden verstrekt. Wordt dit nagelaten dan lopen we de kans dat.de jonge mensen in de na de schoolfase komende arbeidsfase niet meer opgewassen zullen zijn tegen de elkaar snel opvolgende maatschappelijke veranderingen en in plaats van zelf invloed uit te oefenen op die veranderingsprocessen er vroeger of later speelbal van worden. Laten we terugkeren naar het beginsel van de permanente educatie en proberen dit een plaats te geven in de hiervoor geschetste ontwikkelingen in het onderwijs en onze samenleving. Dan kunnen we gebruik maken van de volgende omschrijving van ,,permanente educatie": — het nastreven van een geheel van voorzieningen die aan elke mens gedurende zijn hele leven de voor hem geschikte mogelijkheden moet bieden om overeenkomstig zijn aanleg zijn behoeften aan onderwijs, zijn sociale en culturele behoeften te bevredigen en om zijn persoonlijkheid, mede door middel van zijn werk en zijn vrijetijdsbesteding, zowel voor zichzelf als ten bate van de gemeenschap waarin hij leeft, te ontwikkelen. Deze omschrijving geeft de bedoeling van de permanente educatie duidelijker weer dan een letterlijke vertaling, als ,.steeds voortdurende opvoeding". Het beginsel van de permanente educatie richt zich niet alleen op de mens in de arbeidssituatie, maar beoogt ook de mens in de totale samenleving. Het is verwonderlijk dat aan dit beginsel door het op 3
openbaar bestuur tot voor kort weinig aandacht is besteed. Vooral ook omdat juist dat openbaar bestuur in een nauwe relatie staat tot de snel veranderende samenleving. Hierin komt langzamerhand verandering. Het besef breekt door dat de snel veranderende samenleving de organisatie van het openbaar bestuur niet onberoerd laat. Het is dan ook verheugend te kunnen constateren dat in steeds rheer beleidsnota's van overheidslichamen de gedachte van de permanente educatie als één van de centrale uitgangspunten wordt genomen voor een te ontwikkelen personeelsbeleid.
Permanente educatie en personeelsbeleid
Het doel van een personeelsbeleid zou men kunnen formuleren als „het bereiken van een evenwicht tussen enerzijds de behoeften, verwachtingen en persoonlijke belangen van de medewerkers en anderzijds de doeleinden en middelen van de organisatie". Veranderingen in de omgeving waarbinnen de organisatie functioneert hebben invloed op dat te bereiken evenwicht. Als gevolg van die veranderingen verschuiven niet alleen de behoeften, verwachtingen en persoonlijke belangen van.de medewerkers, maar ook de doeleinden en middelen van de organisatie. Het personeelsbeleid zal dan, zoekend naar het evenwicht, naar beide kanten beïnvloedend werken. Het is in dit kader dat het beginsel van de permanente educatie als proces van beïnvloeding in een organisatie een bijdrage kan leveren aan het na te streven evenwicht tussen medewerkers en organisatie. Hier vinden permanente educatie en personeelsbeleid elkaar. Evenals de samenleving staat ook het overheidsapparaat meer dan ooit bloot aan snelle ontwikkelingen en veranderingen. Bestaande taken breiden zich uit en nieuwe taken dienen zich aan. Door de toenemende openheid en inspraak in aangelegenheden waarbij men zich betrokken voelt, kan het openbaar bestuur dichter bij de burger worden gebracht. De aanrakingsvlakken met het maatschappelijk leven worden talrijker en dit betekent dat de overheid steeds meer aandacht moet hebben voor wat zich in de samenleving afspeelt. De moeilijkheid doet zich echter voor dat maatschappelijke ontwikkelingen vaak niet zonder moeilijkheden verlopen. Veranderingen in het waarden- en normenstelsel* voltrekken zich bij het ene individu of groep sneller dan bij het andere, waardoor op vaak zeer verschillende wijze tegen problemen wordt aangekeken. Het uiteenlopen van de zienswijze op wat er in de samenleving moet gebeuren is de belangrijkste oorzaak van vele conflicten die we om ons heen kunnen signaleren. Binnen arbeidsorganisaties komen deze tegenstellingen ook voor. Oude waarden verdwijnen of worden steeds minder aangehangen. Nieuwe dienen zich aan. De sociale verbanden en structuren die veelal nog geënt zijn op oude opvattingen veranderen vaak niet zo snel als sommigen wel zouden willen. Aan de andere kant zijn er mensen die de bestaande structuren juist willen handhaven en die elke verandering voor zichzelf en hun positie als bedreigend ervaren. Conflicten zijn op deze wijze in elke arbeidsorganisatie ingebakken en onvermijdelijk. Begrip voor wat een ander er toe brengt een bepaalde houding aan te nemen, is een voorwaarde voor een samenleving waarin men elkaar verdraagt. Onbekendheid met of onbegrip voor de normen die de ander als uitgangspunt hanteert voor zijn handelen, leidt veelal tot een nog meer vastklampen aan de eigen normen en resulteert vaak in een geringere bereidheid tot samenwerking.
")waarden;
voorbeeld:
op4
zijn voorstellingen die men in een maatschappij of groepering heeft van termen als trouw,' moed, nut, schoonheid, stiptheid, eerlijkheid enz. zijn de vervtfachtingen die men heeft t.a.v. het (niet)handelen door de leden van de maatschappij of een groepering onder bepaalde omstandigheden. bij de waarde ,,liefde" (man/vrouw) behoort de norm ,,trouwen".
Daarnaast is er de behoefte aan het kunnen hanteren van sociale vaardigheden die voor een goed samenspel in het werk nodig zijn. Sociale vaardigheden zijn die vaardigheden die in het algemeen gezegd bijdragen tot een goede relatie tussen de mensen onderling en uiteindelijk leiden tot een goede samenv;/erking. Een ander gevolg van de snelle ontvifikkelingen in de samenleving is dat steeds meer kennis en inzicht worden gevraagd om al de taken die in de samenleving vervuld moeten worden ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Door middel van opleiding, vorming en training kan iets aan de genoemde drie aspecten worden gedaan. Een modern personeelsbeleid kan het niet zonderde nodige vormingsactiviteiten stellen. Er zal meer openheid moeten komen en een betere communicatie. De medewerkers wensen voor ,vol" aangezien te worden, wat zich uit in de behoefte aan meedenken met en medezeggenschap. Dit alles doet een beroep op de geestelijke soepelheid van de medewerkers en niet in het minst van degenen die een leidinggevende positie hebben. Naast processen waarbij de persoon zelf en de kennisoverdracht een belangrijke plaats innemen, zal ook veel aandacht moeten worden gegeven aan processen waarbij het gaat om het ontwikkelen in groepsverbanden van sociale vaardigheden en gedragsvormen om daarmee bij te dragen aan de ontwikkeling van de arbeidsorganisatie.
Het beginsel van de permanente educatie bij de rijksoverheid
Na de meer algemene beschouwing over het beginsel van de permanente educatie lijkt het nuttig eens te zien hoe binnen de rijksoverheid aan dit beginsel gestalte wordt gegeven of zal worden gegeven. Om hier enige duidelijkheid in te krijgen, volgen nu twee passages uit het rapport „Taakstelling, structurering en bezetting van de departementale personeelsafdelingen" van de werkgroep „Bezetting Personeelsafdelingen Rijksdienst": ,,Maatschappelijke en technische ontwikkelingen hebben o.a. tot gevolg dat de aan de werkende mens op het gebied van kennis, inzicht, vaardigheden en houding gestelde eisen voortdurend aan verandering onderhevig zijn. Bovendien nemen omvang en complexiteit van de organisaties over het algemeen toe". ,,De behoeften aan een goede introductie in het werkmilieu en aan een met (veranderende) functie-eisen rekening houdende vorming en opleiding nemen daardoor toe en vragen bovendien om blijvende aandacht (education permanente). De taken op het gebied van het introductie-, vormings- en opleidingsbeleid nemen dan ook een steeds belangrijker plaats in het personeelsbeleid in". Uit deze twee citaten blijkt dat bij de Rijksoverheid het belang van het beginsel van de permanente educatie wordt onderkend. Nu is het onderkennen van een bepaald belang nog iets anders dan het direct gestalte kunnen geven aan dat belang in de praktijk van alledag. Gesteld kan worden dat het onder woorden brengen van een bepaald beleid nog niet automatisch inhoudt dat dit beleid direct voldoende vaste grond onder voeten heeft om tot uitvoering te worden gebracht. Eerst zal binnen een organisatie een gunstig klimaat aanwezig moeten zijn waarbinnen de uitgangspunten voor het te voeren beleid voldoende worden erkend. Het ontstaan van dit (gunstige) klimaat is mede afhankelijk van de mate in hoeverre het personeel met de verschillen in waardenbeleving wordt geconfronteerd en van daaruit begrip kan opbrengen voor hetgeen de ander er toe brengt een bepaalde houding aan te nemen. Bekendheid met en begrip voor de waarden en normen die het gedrag van mensen bepalen, leidt tot verdraagzaamheid en samenwerking.
Opleiding, vorming, training en ontwikkeling
Alvorens verder kan worden ingegaan op de wijze waarop door Opleiding, vorming, training en ontwikkeling gestalte kan worden gegeven aan het beginsel van de permanente educatie, volgt hieronder eerst een korte omschrijving van deze begrippen: op5
Opleiding (O)
het geven van inzicht in relaties op basis van aan te leren kennis. Wat geleerd is kan men in andere situaties toepassen omdat men het geleerde aan die situatie kan aanpassen.
Vorming (V)
beoogt zelfontplooiing, het realiseren van de mogelijkheden van de mens zelf.
Training (T)
het aanleren van een handelingspatroon dat steeds op dezelfde wijze herhaald wordt; het gaat hier dus om het aanleren van vaardigheden.
Ontwil(l(eling
kan zowel op de persoon als op de organisatie.zijn-gericht.-Persoonsge-richt is het geheel van opleiding en vorming. Organisatiegericht is de poging om in de gehele organisatie geplande veranderingen door te voeren met instemming en medewerking van de top. Doel van.de veranderingen is verbetering van de effectiviteit en de gezondheid van de organisatie. Mensen moeten bepaalde handelingen leren verrichten om bijv. een bepaalde machine te kunnen bedienen. Mensen moeten weten op welke gronden ze beslissingen kunnen nemen. Mensen werken op elkaar in, gaan contacten met andere mensen aan in en buiten de arbeidsorganisatie en beïnvloeden daarin elkaar en de werksituatie. Begeleiding van deze processen vormt het werkterrein van opleiding, vorming, training en ontwikkeling, die alle aan elkaar verwante aspecten zijn van het personeelsbeleid, en ook het werkterrein van een afdeling Organisatie. Als het ergens in een organisatie niet helemaal goed gaat, dan klopt men vaak bij de opleidingsfunctionaris aan. In een aantal gevallen is er inderdaad sprake van een niet goed kunnen functioneren vanwege een tekort aan kennis (niet weten) of een gebrek aan vaardigheden (niet kunnen). De oorzaken van een onvoldoende kunnen functioneren liggen niet altijd op het opleidingsvlak. Te denken valt hierbij aan oorzaken in het medische vlak of aan omstandigheden in de privésfeer die doorwerken in de arbeidssfeer. Ook kunnen de oorzaken voor het niet goed functioneren dieper liggen dan het ,,niet weten" of het „niet kunnen". Het gevoel niet echt deel te hebben aan het werk, het ontbreken van een goede samenwerking, het tekortschieten in interesse voor het werk, kunnen lelden tot vervreemding, tot verarming in de contacten en uiteindelijk tot kwaliteitsvermindering van het werk. Zo kan een vraag naar opleiding duiden op een veel groter probleemgebied dan met een enkele opleidingsactie kan worden opgelost. We komen dan terecht op het gebied van de Ontwikkeling. De ontwikkeling gericht op de organisatie is meer het werkgebied van een afdeling Organisatie en blijft daarom verder buiten beschouwing.
O, V en T-activiteiten bij de RWS
Opleidingsactiviteiten worden wel als volgt omschreven: ,,Introductie, vorming, opleiding en training vormen niet op zichzelf staande activiteiten, maar maken deel uit van een geïntegreerd personeelsbeleid. Wordt daarmee enerzijds getracht de medewerkers beter toe te rusten voor hun huidige en toekomstige taakuitoefening, anderzijds gaat het ook om algemene ontwikkeling, waarbij het belang van de ambtenaar meer persoonlijk wordt gediend. Dit alles tegen de achtergrond van het streven naar het verkrijgen van voldoende bekwaam personeel voor nu en in de toekomst en tevens tot het bewerkstelligen van arbeidsvoldoening van het personeel. Introductie, vorming, opleiding en training van personeel dienen enerzijds gericht te zijn op de behoeften van de medewerkers, anderzijds op de vereisten van de organisatie. Deze activiteiten die elk op een geëigende wijze daartoe bijdragen, kunnen hun startpunt vinden, zowel bij de medewerker als bij een organisatieonderdeel". De volgende doelen zijn hiervan afgeleid: —
op6
Het vergroten van de veranderingsbereidheid van de medewerkers van de dienst. Een organisatie dient zich aan te passen aan de veranderde eisen
die de omgeving stelt. Voor het goed functioneren van een organisatie is veranderingsbereidheid van leiding en medewerl<ers een noodzaal<. Het vergroten van l<ennis, vaardigheden en bereidheid tot de toepassing hiervan. Het gaat hier om drie gebieden: . het val
Onderstaand model dient als uitgangspunt voor de ontwikkeling van de nodige opleidings- en vormingsactiviteiten. MANAGEMENT ONTWIKKELING
DE-SPE
technisch/ rationeel
CIALI
sociaal/ relationeel
SAtlE
SOCIALE VAKCURSUS(SEN)
VAARDIGHEDEN
VORMING BASISCURSUS
MEDE-
SPE CIALI
WERKERS
INTRODUCTIE
SATIE
CURSUS
T
ABITURIËNTEN
T op 7
Introductiecursus
Toelichting: Introductie heeft tot doel de. nieuwe medewerker: — wegwijs te maken in zijn/haar nieuwe werkomgeving (kennis te laten maken met collega's en chefs, inzicht te geven in taak en plaats binnen de organisatie en de taak van de organisatie in zijn geheel); — zicht te geven op zijn rechten en plichten;
— te laten kennisnemen van de verschillende instanties welke vanuit het oogpunt van personeelszorgZ-begeleiding binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat werkzaam, zijn (o.a. bedrijfsarts, be. drijfsmaatschappelijk werk, dienstcommissies, etc). Basiscursus
Gnder een basiscursus kunnen worden verstaan de opleidings- en vormingsactiviteiten welke er op gericht zijn een medewerker algemene informatie te verschaffen over en inzicht te geven in de werkzaamheden die in een bepaald werkveld* worden verricht. Bovendien worden in de basiscursus opgenomen de opleidingsbestanddelen die voor alle werkzaamheden in het werkveld gemeenschappelijk zijn. Een voorbeeld van een reeds ontwikkelde basiscursus is de cursus ,,Basiscursus BEZ".
Valecursus
De vakcursus is een logisch vervolg op de basiscursus en biedt de mogelijkheid tot specialisatie op de binnen een bepaald werkveld Bedrijfs economische zaken worden onderscheiden de vakgebieden: Planning, Financiën, Bestekszaken en Kostprijszaken. Een vakcursus of functiegerichte cursus omvat de opleidings- en vormingsactiviteiten, die een medewerker in staat stellen zo goed mogelijk te functioneren in zijn huidige functie dan wel in de functie waarvan of vaststaat of kan worden aangenomen dat hij deze binnen afzienbare tijd gaat vervullen. Naast het aspect kennis zal gedurende de loopbaan van de RWSmedewerkers ruime aandacht gegeven moeten worden aan zowel de vorming (zelfontplooiing) als het ontwikkelen van de sociale vaardigheden van de medewerkers. Tevens zullen degenen die worden belast met een leidinggevende functie cursussen moeten volgen in het kader van de managementontwikkeling.
Opleiding, vorming en training (O, V en T) bij de Rijkswaterstaat
Nu zal worden geschetst hoe bij de Rijkswaterstaat geprobeerd wordt vorm te geven aan O, V en T als onderdeel van het te voeren personeelsbeleid. Centraal staat hierbij de vraag: Hoe kunnen O, V en T bijdragen aan het bij voortduring beschikbaar hebben van het nodige personeel van de vereiste kwaliteit, teneinde de aan de Rijkswaterstaat opgedragen taken op doelmatige wijze te kunnen vervullen in een arbeidssituatie waarin het personeel zich welbevindt en optimaal tot ontplooiing kan komen.
Vereiste kwaliteit en welbevinden
In eerste instantie richt O, V en T bij de Rijkswaterstaat zich op het ,,beschikbaar hebben van het nodige personeel van de vereiste kwaliteit teneinde de opgedragen taken doelmatig tè kunnen uitvoeren". Wanneer medewerkers in staat zijn de hen opgedragen taken goed uit te voeren, zullen zij zich in de arbeidssituatie prettiger voelen. Te weten dat men zijn werk aankan en hoe dat vverk bijdraagt tot de realisering van de taak van de Rijkswaterstaat kan meehelpen de medewerker meer gemotiveerd te doen zijn voor dat werk. Dit alles kan bijdragen aan een gevoel van welbevinden, hetgeen kan doorwerken in de persoonlijke levenssfeer van de medewerker. *) Onder werkveld wordt verstaan een verzameling van functies, waarvan de kennis- en vaardigheidseisen volledig, grotendeels of op essentiële punten overeenkomen.
op8
Optimale ontplooiing
Aan een optimale ontplooiing van de medewerker van de Rijkswaterstaat kan in liet kader van O, V en T nog te weinig aandacht worden geschonken. Dit vindt zijn oorzaak in een aantal factoren die buiten de directe invloedssfeer van Opleiding en Vorming liggen. Drie van deze factoren zijn: — Gestructureerde O, V en T zijn nog vrij jonge begrippen binnen zowel het overheids-personeelsbeleid als het personeelsbeleid van het ministerie van Verkeer en Waterstaat en de Rijkswaterstaat. Het vertrouwd raken met het beginsel van de permanente educatie en de aanpassing daaraan vergt de nodige tijd. — Als we er van uitgaan dat het beginsel van de permanente educatie en dus ook O, V en T-activiteiten kunnen bijdragen aan de optimale ontplooiing van de medewerkers, dan willen we ook graag weten hoe we dat kunnen bereiken. Hulpmiddelen hierbij kunnen zijn de loopbaanpatronen, die ontwikkeld zijn worden voor dediverse categorieën personeel. O, V en T-activiteiten kunnen dan op de daarvoor geschikte tijd stippen in hun loopbaan aan de medewerkers worden aangeboden. —
De huidige studiefaciliteitenregeling sluit nog onvoldoende aan bij de gedachte van de permanente educatie.
O, V en T gericht op een goede De in de vorige paragraaf genoemde factoren zijn er oorzaak van dat O, uitoefening van de functie V en T-activiteiten zich op het ogenblik in hoofdzaak nog richten op het goed kunnen uitoefenen van de hiuidige functie. O, V en T gericht op de toekomstige functie zullen parallel met de ontwikkeling van loopbaanpatronen tot stand gaan komen. Om O, V en T-acitiviteiten te kunnen ontwikkelen, moet eerst ergens in de Rijkswaterstaat een behoefte hieraan gesignaleerd worden. Deze behoefte wordt geformuleerd in een opleidingsvraag. Deze vraag naar opleiding leidt tot een onderzoek, waarbij nagegaan wordt in hoeverre er werkelijk sprake is van een situatie waarin O, V en T-activiteiten uitkomst kunnen bieden. Niet altijd kan het onvoldoende functioneren worden verholpen met O, V en T-activiteiten. Blijkt er inderdaad behoefte te zijn aan bijv. bijscholing, aanvullende opleiding enz. dan zal nagegaan moeten worden in hoeverre deze behoefte ook elders in de organisatie aanwezig is. Het kan zijn dat een belangrijk aantal functionarissen met gelijksoortige werkzaamheden dezelfde tekorten aan kennis en/of vaardigheden hebben. Het ligt voor de hand dat dan een opleidingsprogramma wordt ontwikkeld gericht op een bepaalde categorie personeel. Hierbij kan bijv. worden gedacht aan; — de kantonniers; — de personeelsleden in de middelbare rangen belast met de leiding van een kleine eenheid; — het top-management; — de personeelsleden werkzaam in de bestuursjuridische sector; enz. Om O, V en T-activiteiten te kunnen ontwikkelen, is het noodzakelijk dat het gesignaleerde tekort aan kennis en/of vaardigheden duidelijk wordt omschreven in termen van „weten" en/of,,kunnen". Welke kennis moet worden verstrekt en welke vaardigheden moeten worden aangeleerd om de functie goed of beter te kunnen uitoefenen? Voor de beantwoording van deze vraag moeten we als het ware de aanwezige kennis en/of vaardigheden aftrekken van de vereiste kennis en/of vaardigheden. Het verschil geeft het tekort aan, dat dan het doel is van de te ontwikkelen O, V en T-activiteiten. In theorie klinkt dat vrij eenvoudig. De praktijk wijst echter uit dat het beschrijven van een tekort in termen van ,,weten" en ,,kunnen" een zeer ingewikkelde zaakis. Om dit goed te kunnen doen heeft de opleidingsfunctionaris de hulp nodig van andere functionarisop9
sen. Te denken valt hierbij aan degeen of degenen die de opleidingsvraag hebben gesteld. Verder vervult de vakdeskundige of een team van vakdeskundigen een belangrijke rol. Ook de deskundige op het gebied van functiebeschrijving en functieanalyse heeft hierbij een belangrijke taak. Een goede functiebeschrijving geeft al een aardig beeld, zij het niet tot In details, van de vereiste kennis en vaardigheden voor een bepaalde functie of groep van functies. studeren op initiatief van de dienst en op eigen initiatief
In de vorige paragraaf is nader ingegaan op het ontwikkelen van O, V en T-activiteiten gericht op een goede uitoefening van de functie. Dit houdt in dat het belang van de dienst in deze voorop staat en het voordeel voor de nnedew/erker een indirect gevolg is. Vaak zal hierbij het initiatief tot het deelnemen aan een O, V en T-activiteit uitgaan van de dienst. Enerzijds kan een bepaald tekort worden gesignaleerd waarvoor intern een opleiding wordt ontwikkeld of wordt op de externe ,,opleidingsmarkt" gezocht naar een passende opleiding. Anderzijds kunnen centraal vanuit de Hoofddirectie O, V en T-activiteiten worden aangeboden waarvoor men zich als kandidaat-deelnemer kan opgeven. Bij dit laatste is plaatsing echter niet altijd gegarandeerd omdat het aanbod van kandidaatdeelnemers vaak groter is dan het aantal plaatsingsmogelijkheden. Selectie moet dan plaatsvinden waarbij als een zeer belangrijk criterium geldt: het direct nodig zijn voor de uitoefening van de functie. Het vervelende gevolg kan hierbij zijn dat een aantal personeelsleden moet worden teleurgesteld. Dit is helaas op dit moment nog onvermijdelijk omdat de vraag naar O, V en T-activiteiten, direct of indirect verzorgd door de Rijkswaterstaat, het aanbod ervan nog overtreft. Het studeren op eigen initiatief zal in vele gevallen niet direct gericht zijn op het opheffen van een tekort aan kennis en/of vaardigheden nodig voor een goede uitoefening van de huidige functie. Vaak zal de studie worden gevolgd om het eigen kennis- en denkniveau op een hoger plan te brengen en daardoor in eigen mogelijkheden voor promotie in een hogere rang (functie) te vergroten. Hierbij staat het eigen belang op de voorgrond en is het voordeel voor de dienst een indirect gevolg.
Studiefaciliteiten
Bij het verstrekken van studiefaciliteiten (kostenvergoeding en studieverlof) speelt de Directie Personeelszaken een belangrijke rol. Zij verleent machtiging (toestemming namens de minister) aan de dienst-hoofden tot verstrekking van studiefaciliteiten. Sinds de rondzendbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken (februari-ri 1954) zijn er drie mogelijkheden: _
aanspraak op 100% vergoeding van kosten en eventueel studietijd tijdens diensturen; _ aanspraak op 75% vergoeding van kosten en incidenteel studieverlof; — aanspraak op 50% vergoeding van kosten en incidenteel studieverlof. Het belang van de dienst was uitgangspunt, het belang van de medewerker was secundair. Met de invoering van de ,,Studiefaciliteitenregeling Rijksoverheid" (1 juni 1978) wordt een grotere nadruk gelegd op het persoonlijk belang van de ambtenaar (ontplooiing en welbevinden). De toepassing van deze rijksregeling is voor het Ministerie van Verkeer en Waterstaat uitgewerkt in een aparte nota ,,Criteria en algemene richtlijnen voor de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling Verkeer en Waterstaat". (Zie bijlage). De structuur van opleiding, vorming en training bij de Rijkswaterstaat
Binnen de afdeling Personeel van de Hoofddirectie van de Waterstaat functioneert de onderafdeling Opleiding en Vorming. Deze onderafde ling is op haar beurt onderverdeeld in een viertal bureaus. De opbouw en de taak van de onderafdeling worden hieronder weergegeven. Tevens worden vermeld de taken van de vier bureaus. De taak van de onderafdeling Opleiding en Vorming is het ontwikkelen, uitvoeren en coördineren van opleiding, vorming en training, die vereist
oplO
zijn voor een goede vervulling van de huidige en toekomstige functie en waardoor het personeel zich binnen het kader van de functievervulling optimaal kan ontplooien. Bureau Managementontwikkeling (POM) Bureau Technische Opleidingen (POT) Bureau Niet-Technische Opleidingen (PON) Deze bureaus hebben een gelijksoortige taak.
1 . Het vaststellen van de behoefte aan managementontwikkeling en aan functionele opleiding en vorming. 2 . Het vaststellen van de inhoud van de over te dragen kennis, het bij te brengen inzicht, de aan te leren vaardigheden en van de aard van de daarmee beoogde gedragsverandering. 3 . Het aangeven van de methoden volgens welke en de technieken waarmee de ontwikkeling van het management en opleidings- en vormingsactiviteiten doeltreffend kunnen worden uitgevoerd. 4 . Het analyseren van de markt van managementtrainingsprogramma's en van opleidings- en vormingsprogramma's. 5 . Het al of niet in eigen beheer ontwikkelen van dergelijke programma's die niet op de markt verkrijgbaar zijn. 6 . Het selecteren en ontwerpen van didactische hulpmiddelen. 7 . Het werven, selecteren, opleiden en begeleiden van interne en externe trainers, cursusschrijvers en docenten. 8 . Het bepalen van de selectiecriteria voor deelneming aan managementtrainingsprogramma's en opleidings- en vormingsactiviteiten. 9 . Het optreden van medewerkers van de bureaus als cursusleider, docent en trainer bij managementtrainingsprogramma's en opleiding en vorming in eigen beheer. 10 . Het interpreteren van evaluatiegegevens en het op basis daarvan bijsturen van programma's.
Bureau Voorlichting, Beheer en Administratie van opleidingen (POV) (Telefoon: 070-264011-2268).
1 . Het documenteren van van belang zijnde opleidings- en vormingsmogelijkheden en het verzorgen van een studiegids. 2 . Het voorlichten en adviseren over de mogelijkheden van opleiding en vorming van tegemoetkoming in studiekosten en van studiefaci• liteiten. 3 . Het initiatief nemen tot en het toepassen van regelingen inzake opleiding en vorming. 4 . Het doen vervaardigen en aanschaffen van de didactische hulpmiddelen. 5 . Het organiseren van de uitvoering van opleidings- en vormingsprogramma's in eigen beheer. opll
6 . Het selecteren van kandidaten voor deelneming aan opleidings- en vormingsprogramma's en het plaatsen van cursisten op opleidingen en vormingscursussen. 7 . Het verzorgen van de cursistenadministratie, en de lessenverzending. 8 . Het verzorgen van diploma's en getuigsctiriften. 9 . Het verzorgen van de honorering van cursusschrijvers en docenten., 10 . Het verzorgen van het Mededelingenblad en van de Wegw/ijzer Rijkswaterstaat. Overigens dient nog te worden opgemerkt dat bij de Rijkswaterstaat de personeelsfunctionarissen ook een taak hebben op het gebied van Opleiding, Vorming en Training. Ook hier geldt dat het beleid van het Hoofd van de Dienst (de personeelsfunctionaris) moet passen binnen het beleid van de afdeling Personeel van de Hoofddirectie. Begrip voor eikaars situatie en standpunten is ook hierbij weer voorwaarde vooreen goede samenwerking. Spelregels en hun gevolg
Een belangrijke spelregel is dat de cursist in het leerproces centraal staat. De docent moet daarom uitgaan van de behoeften van zijn leerlingen. Hij heeft ook de taak om niet direct zichtbare behoeften duidelijk te maken. Als niet van de behoeften uitgegaan wordt, kan van gedragsverandering nauwelijks sprake zijn. Het overdragen van kennis is niet voldoende. Cursisten moeten kunnen oefenen en experimenteren in een beschermde leersituatie. Deze kenmerkt zich doordat geen informatie naar buiten zal worden gegeven over het gedrag van cursisten tijdens het leren. Zij kunnen fouten maken en kritiek uiten zonder dat dit gevolgen voor hun werksituatie heeft. Belangrijk is ook de invloed die de collega's in discussies kunnen hebben. Hulpmiddelen die in het volwassenenonderwijs hun nut bewezen hebben zijn: — —
praktijkoefeningen en rollenspel. Door deze technieken leert de cursist van fouten. Hij vindt zelf oplossingen. Hij leert door het doen.
,-
'
Slot
op 12
Een voorwaarde om deze leermiddelen te kunnen ontwikkelen is kennis van de werksituatie. De keuze van leermiddelen is afhankelijk van de groep waarmee gewerkt wordt. Externe opleidingsinstituten voldoen zelden aan deze eis. Dit heeft dan ook tot gevolg dat steeds meer beroep op interne opleidingsmogelijkheden wordt gedaan.
Wanneer tendensen als emancipatie, het doorvoeren van werkoverleg, projectorganisatie en vertegenwoordigend overleg verder doorzetten wordt een toenemende vraag verwacht aan cursussen op het gebied van sociale vaardigheden. Gedacht wordt bijvoorbeeld aan de,onderdelen rolgedrag man/vrouw, stijlen van leidinggeven, organiseren, informeren en delegeren, samenwerken in groepen, conflicthantering, vergaderen en discussietechniek. De voornaamste reden ligt in het feit dat er een grote achterstand aan kennis, vaardigheden en inzicht op deze gebieden bestaat. Sociale vaardigheden kwamen, en komen nog steeds, in de meeste algemeenvormende en universitaire opleidingen nauwelijks aan bod. Sommige H.B.O.-opleldingen maken hierop een gunstige uitzondering. De vraag naar sociale vaardigheden zal verder toenemen als gevolg van de invoering van:
— loopbaanbegeleiding; — management-ontwikkeling; — organisatie-ontwikkeling. Realisatie hiervan betekent innmers per definitie grotere betrokkenheid van medew/erkers en derhalve grotere eisen op het gebied van samenwerking en communicatie.
op13
Criteria en algemene riclitlijnen t.b.v. de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling
1.
Algemene inleiding
Waarom een toelichting op de nieuwe Studiefaciliteitenregeling Rijkspersoneel? Het antwoord tiierop is het feit dat de regels in sommige gevallen voor meer dan één uitleg vatbaat zijn en de personeelsfunctionarissen in het veld behoefte hebben aan duidelijke richtlijnen om hun werk naar beheren uit te voeren en de noodzakelijke eenheid in de beleidsuitvoering te bereiken. De nieuwe regeling verschilt in een aantal opzichten van de oude regeling, inzake de toekenning van tegemoetkomingen in de studiekosten. De oude regeling was vooral bedoeld als een maatregel om de studiezin van de ambtenaren te stimuleren, aangezien dit werd beschouwd als een belang voor de dienst. De nieuwe regeling beoogt mede de ambtenaren de mogelijkheid te bieden zich beter te ontplooien. Het is niet de bedoeling, dat hierbij het belang van de dienst als onbelangrijk terzijde wordt geschoven. Het is echter niet langer het enige doel van de regeling. Met deze richtlijnen conformeert VeWa zich met de toelichting op de Studiefaciliteitenregeling Rijkspersoneel van de Minister van Binnenlandse Zaken. Na de behandeling van enkele kernbegrippen (1.1-1.7) worden hoofdstukgewijs de volgende onderwerpen behandeld:
2 . Algemene richtlijnen voor de toepassing van de Studiefaciliteitenregeling Rijkspersoneel. 3 . Artikel 2 Algemene voorwaarden. 4 . Artikel 3 Studieverlof. 5 . Artikel 4 Tegemoetkoming in studiekosten. 6 . Artikel 6 Terugbetaling van studiekosten.
Artikel 6 en artikel 7 van de Studiefaciliteitenregeling worden in deze nota niet nader toegelicht omdat zij voor zichzelf spreken. Enkele kernbegrippen 1.1.
Bevoegd gezag
De Minister van Verkeer en Waterstaat is hef bevoegd gezag. Namens hem is de Directeur Personeelszaken belast met de uitvoering van deze regeling. Deze uitvoering zal met inachtneming van de gegeven richtlijnen aan de hoofden van de diensten die beschikken over een gemandateerde personeelsafdeling worden gegeven. Deze zijn; Rijkswaterstaat, de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders, Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut, Directie Luchtverkeersbeveiliging en de Rijksluchtvaartschool. Voor de overige diensten (zonder gemandateerde personeelsafdeling) blijft de Directeur Personeelszaken degene die hiermede belast is. 1.2.
Gedeeld belang
De Studiefaciliteitenregeling betreft studies waarbij het dienstbelang en het persoonlijk belang van de ambtenaar beide een rol spelen. Er is derhalve sprake van ,,gedeeld belang". Om tot een doelmatige besteding van beschikbare studiefaciliteiten te kunnen komen is een afweging van persoonlijk- en dienstbelang noodzakelijk. op14
Het persoonlijk belang van de medewerkers van Verkeer en Waterstaat komt tot uitdrukking in: — persoonlijke ontplooiing en ontwikkeling — het welbevinden in de werksituatie — het ontwikkelen van socialevaardigheden — positieverbetering Studies die geen enkel persoonlijk belang hebben dienen (o.a. gelet op de motivatie en inzet van betrokkene) te worden afgeraden. Dienstbelang betekent in dit verband voor Verkeer en Waterstaat: — een goede vervulling van huidige en toekomstige taken — een zo groot mogelijke inzetbaarheid van de medewerkers — een goede communicatie en samenwerking Studies die geen enkel dienstbelang hebben komen niet in aanmerking voor faciliëring. Bij de bepaling van de mate van dienstbelang dient mede in overv>/eging te worden genomen de mogelijkheden om personeel in dienst te nemen dat reeds de kwalificatie bezit die de voorgenomen studie biedt. Om' het persoonlijk- en het dienstbelang beide te vervyezenlijken zijn voortdurende opleidings-, vormings- en trainingsactiviteiten noodzakelijk. Deze activiteiten dienen gericht te zijn op het op peil houden respectievelijk vergroten van zowel de specifieke vakkennis als de algemene ontwikkeling van de medewerkers van Verkeer en Waterstaat. Studies met gedeeld belang dienen aan te sluiten op de werksituatie: 1 . er dienen reële mogelijkheden aanwezig te zijn om de belanghebbende te kunnen laten functioneren op zijn werk- en denkniveau na het volgen van de studie; 2 . de studie dient een extra bijdrage te leveren tot een goede dienstvervulling; 3 . betrokkene dient een reële kans te hebben de gekozen studie te voltooien. Hierbij wordt gelet op onder andere: vooropleiding, gekozen wijze van studeren, de druk van de thuis- en werksituatie en de leeftijd. 1.3.
Dienstopdracht
Hiervan is sprake wanneer de chef het voor een goede functievervulling noodzakelijk acht dat belanghebbende een opleiding gaat volgen. Deze is primair gericht op het bijbrengen of vergroten van nodige vaktechnische kennis, inzicht en vaardigheden. Daarnaast zijn ook algemene inzichten en vaardigheden van belang voor het functioneren van de dienst (dienstonderdeel) bijv. leidinggeven, vergaderen, organiseren. De dienstopdracht valt buiten de Studiefaciliteitenregeling Rijkspersoneel. Bij een dienstopdracht wordt de maximale vergoeding van 100%. toegekend van de studie-, reis- en verblijfkosten. Hiervoor bestaat een aparte procedure. 1.4.
Studie
In deze regeling wordt onder studie verstaan een afgerond georganiseerd leerproject dat tijd, geld en inspanning vergt ter verkrijging van kennis, inzicht of vaardigheden zowel ten behoeve van het huidig als het toekomstig functioneren van belanghebbende in zijn werksituatie. Dit betreft dus aspecten die rechtstreeks in relatie staan met verhoging en verbetering van zijn productiviteit en de wijze waarop hij functioneert in de arbeidsorganisatie. 1.5.
Keuze van het opleidingsinstituut
Voor de keuze van het opleidingsinstituut geldt, dat bij gelijkwaardige opleidingen slechts toestemming wordt gegeven voor instituten die op 15
door de Minister van Onderwijs en Wetenschappen officieel zijn erkend. Ook het kostenaspect dient bij de keuze een rol te spelen. Voor uitzonderingen hierop dient men zich te richten tot de Directeur Personeelszaken. 1.6.
Recht op studiefaciliteiten
Het recht op studiefaciliteiten is geregeld in artikel 75 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement en artikel 47 van het Arbeidsovereenkomstenbesluit. Studiefaciliteiten omvatten studieverlof en tegemoetkoming in studiekosten.' 1.7.
Reiskostenvergoeding
Voor de vaststelling van de hoogte van de voor vergoeding in aanmerking komende reiskosten wordt verwezen naar paragraaf lOvan de Reisbeschikking Nederland. 2. Algemene richtlijnen voor de toepassing van de Studiefaciliteitenregeling Rijkspersoneel 2.1. De Studiefaciliteitenregeling Rijkspersoneel heeft uitsluitend betrekking op studies, die de ambtenaar op eigen initiatief zal gaan volgen. Als de ambtenaar door de dienst een studie wordt aangeraden of aanbevolen, bijv. in het kader van het loopbaanbeleid, dan is het toch de beslissing van betrokkene of de studie wordt begonnen. In dit geval kan gesproken worden van een studie op eigen.initiatief, tenzij het dienstbelang zo duidelijk aanwezig is, dat de cursus als dienstopdracht moet worden aangemerkt. 2.2 Zoals in 1.3. is aangegeven vallen studies in dienstopdracht onder een afzonderlijke regeling. Voor zover dit opleidingen zijn, die niet door de dienst worden verzorgd, is machtiging van de Directeur Personeelszaken vereist. 2.3. De bevoegdheid van de gemandateerde personeelsafdeling strekt zich uit tot het verlenen van een tegemoetkoming in de studiekosten van 50% bij aanwijsbaar dienstbelang, met uitzondering van de reis- en eventuele verblijfkosten welke in de regel volledig worden vergoed. 75% wordt verleend wanneer er naar het oordeel van de Directeur Personeelszaken sprake is van een sociale indicatie. 2.4. Om voor studiefaciliteiten (studieverlof en tegemoetkoming in de studiekosten) in aanmerking te komen, dient de ambtenaar vóór de aanvang van de studie daartoe machtiging aan te vragen. Hiervoor dient hij gebruik te maken van het ,,Aanvraagformulier Studiefaciliteiten", dat hem op verzoek wordt gegeven, tezamen met de handleiding. 2.5.
De chef beoordeelt;
a . of er sprake is van persoonlijk belang (1.2.); b . of er sprake is van aanwijsbaar dienstbelang (1.2.); c . de geschiktheid van zijn medewerker voor de gevraagde cursus (1.2); d . of de gevraagde studie de goede dienstuitoefening niet schaadt.
Wordt aan deze voorwaarden voldaan, dan tekent de chef het Aanvraagformulier Studiefaciliteiten voor akkoord. Is de chef daarentegen van oordeel dat niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan tekent hij niet voor akkoord. In dat geval zendt hij het aanvraagformulier vergezeld van een bezwarennota aan het hoofd van dienst dan wel de gemandateerde personeels-afdeling. In de bezwarennota wordt de afwijzing met redenen omkleed. op16
2.6. Het hoofd van dienst dan wel de gemandateerde personeelsafdeling beoordeelt de ingediende aanvraag tot studiefaciliëring, eventueel vergezeld van een bezwarénnota aan de hand van de in 2.5. genoemde criteria. Tevens wordt overwogen of de aangevraagde studie in vergelijking met andere, gelijkwaardige opleidingen niet te duur is. Voorts dient gelet te worden op de reiskosten en het beslag op de diensttijd (studieverlof). In geval van twijfel dient overlegd te worden met de Onderafdeling Studieaangelegenheden, Introductie en Opleidingen van de Directie Personeelszaken. Bij geen bezwaar wordt machtiging tot studiefaciliëring verleend. Heeft de chef een bezwarénnota ingediend dan volgt een gesprek met hem. In dit gesprek licht de chef zijn bezwaren toe. Trekt de chef na dit overleg zijn bezwaren in dan wordt alsnog machtiging tot studiefaciliëring verleend. Handhaaft niettemin de chef zijn bezwaren dan wordt het aanvraagformulier plus bezwarénnota aan de Directeur Personeelszaken gezonden. Gaan ook het hoofd van dienst dan wel de gemandateerde personeelsafdeling niet akkoord met de aanvraag tot studiefaciliëring dan schrijven ook zij een bezwarénnota. Bezwarennota's en aanvraagformulieren worden vervolgens aan de Directeur Personeelszaken gezonden. 2.7. Het aanvraagformulier dient,door de gemandateerde personeelsafdeling te worden genummerd en geregistreerd zodra dit van de aanvrager wordt ontvangen. 2.8. De verleende machtiging dient te worden opgeslagen in een bepaald bewakingssysteem-. Dit systeem moet voldoen aan de volgende voorwaarden: — signaal produceren, Indien de aanvraag van de declaratie van de betrokkene uitblijft; — mogelijkheid bieden voor bewaking van het studietempo eh signaal produceren bij afwijkingen van het overeengekomen studietempo; — het bieden van overzichten betreffende wie wat studeert e n - g e scheiden daarvan-wie wat gestudeerd heeft, zodat hiervan gedetailleerde opgaven mogelijk zijn (o.a. ten behoeve van het personeelsverslag, het sociaal jaarverslag, loopbaanbeleid, kwantificering van vormings- en opleidingsactiviteiten en de Functie Organisatie Administratie). 2.9. De declaraties dienen eens per jaar, bipnen één maand na het beëindigen van een studiejaar of na het beëindigen van de studie volledig ingevuld en ondertekend door de aanvrager te worden Ingediend bij de personeelsafdeling. Het niet voldoen aan deze verplichting wordt uitgelegd als blijk geven van onvoldoende studievorderingen, tenzij het tegendeel kan worden aangetoond. Zodra er aanwijzingen zijn, dat de declarant door aan hem zelf te wijten omstandigheden de studie niet zal voltooien, dient hierover bericht te worden gegeven aan de Directeur Personeelszaken, waarna de reeds toegekende tegemoetkomingen worden teruggevorderd. Als tijdstip waarop de terugbetalingsverplichting ingaat, geldt de einddatum van de laatste periode waarover de tegemoetkoming werd toegekend. 2.10. Bij de beoordeling van de declaratie dient op de volgende punten gelet te worden: — is de niachtiging voor deze studie verleend? — zijn de originele betaalbewijzen bijgevoegd? — zijn de bewijzen van de studievorderingen bijgevoegd? Voorts wordt opgemerkt dat: — voor lesgelden slechts een tegemoetkoming wordt verleend in de kosten voor de normale duur van de studie voor het op de machtiging aangegeven percentage; op.17
Indien de studieduur verlengd moet worden, kunnen de studiefaciliteiten tijdelijk worden opgeschort. — alleen het door het opleidingsinstituut voorgeschreven/verplichte studiemateriaal wordt vergoed voor het In de machtiging vastgestelde percentage; Het aanbevolen studiemateriaal komt niet voor vergoeding in aanmerking. Als de waarde/prijs van het verplichte materiaal niet bekend is, dient de personeelsafdeling hierover contact op te nemen met het Instituut waar betrokkene studeert. — in artikel 4 lid 1 van de Studiefacillteltenregeling Rijkspersoneel is beschreven welke vergoedingen gegeven worden voor de noodzakelijk te maken reiskosten; Reis- en verblijfkosten voor excursies en studiedagen in verband met de opleiding worden alleen vergoed als het deelnemen aan deze excursies of studiedagen bij de opleiding als eis is gesteld. Bij twijfel dient de personeelsafdeling contact op te nemen met het instituut waar betrokkene studeert; — als regel worden examenkosten slechts éénmaal vergoed voor het in de machtiging genoemde percentage; Indien belanghebbende zakt voor een examen en derhalve opnieuw examen wil doen, betekent dit voor hem/haar aanvragen van verlenging van de machtiging. Deze verlenging kan worden verleend voor de duur van één studie-eenheid met een maximum van twee jaar. Indien de machtiging niet verder wordt verlengd dient tot terugvordering te worden overgegaan, omdat dan wordt aangenomen, dat de studie niet met goed gevolg is beëindigd, tenzij het tegendeel kan worden aangetoond door betrokkene. Het eindoordeel in dergelijke situaties berust bij de Directeur Personeelszaken. 2.11. Op de verleende machtigingen en de toegekende vergoedingen zal door de Directie Personeelszaken steekproefsgewijs controle worden verricht. De personeelsafdelingen zullen van de resultaten hiervan regelmatig op de hoogte worden gebracht.
3.
Artikel 2 Algemene Voorwaarden
Lid 1, (artikel 2)
De belanghebbende die voor studiefaciliteiten in aanmerking wensf fe komen dient liet verzoek daartoe In de regel In voor de aanvang van de studie. Hij laat dit verzoek vergezeld gaan van de voor de beoordeling door het bevoegd gezag noodzakelijke gegevens en van een schatting van de te maken studiekosten. ,,citaat"
Toelichting: ,,in de regel In voor de aanvang van de studie";
hiervoor dient te worden gelezen in beginsel altijd voor de aanvang van de studie. In uitzonderlijke gevallen (bijv. bij gewijzigd dienstbelang dan wel persoonlijke omstandigheden) kande Directeur Personeelszakenbeslissen van deze regel af te wijken.
het ,,bevoegd" gezag;
zie punt 1.1 van de algemene Inleiding
,,studie";
zie punt 1.4 van de algemene Inleiding
de ,,schatting" van de ,,studiekosten", de reiskosten en het studieverlof;
de belanghebbende dient bij het verzoek om studiefaciliteiten een circulaire/brochure in van het instituut waar hij de studie wil gaan volgen c.q. volgt.
op 18
Uit deze circulaire/brochure moetblijken: . de hoogte van de lesgelden; . de inschrijvingskosten; . de examengelden; . de kosten van het verplichtematerlaal; . de overige kosten; . de plaats waar de lessenworden gegeven; . studieduur en tijdstip vanaanvang en van einde van delessen; . de hoeveelheid uren huiswerkper week/maand. N.B.: Bij gelijkwaardige doorde Minister van Onderwijs enWetenschappen goedgekeurdeopleidingsnnogelijkheden wordtdie opleiding gekozen die voorhet Rijk de minste kosten metzich meebrengt. de noodzakelijke gegèvens.ter beoordeling van de aanvraag zijn: — — — —
schriftelijke verklaring van de chef in hoeverre de studie in het belang is van de dienst; gegevens over de geschiktheidvan de aanvrager zoals studieervaring, leeftijd, thuissituatie.werksituatie e t c ; studieduur en tijdstip vanaanvang en van einde van delessen; de hoeveelheid uren huiswerkper week/maand.
Deze gegevens dienen te worden vermeld op het Aanvraagformulier Studiefaciliteiten model nr. 2201. Lid 2, (artikel 2)
Hef bevoegd gezag kan, alvorens studiefaciliteiten te ver lenen, een studieadvies afin bijzondere gevallen - na overleg • nnet de belanghebbende • een psychologisch advies invjinnen. Tenzij deze adviezen voorden ingewonnen op uitdrukkelijk verzoek-van de belanghebbende, komen de daaraan verbonden kosten voor rekening van het Rijk. „citaat'
Toelichting: Studieadvies kan worden ingewonnen bij het betreffende opleidingsinstituut dan wel bij het Gewestelijk Arbeidsbureau. Psychologisch advies kan worden aangevraagd bij de Rijks Psychologische Dienst wanneer de dienstleiding twijfelt aan de intellectuele mogelijkheden en aanleg van de belanghebbende voor de te volgen studie (algemeen vormende opleidingen welke meer dan 1 jaar omvatten). Lid 3, (artikel 2)
Studiefaciliteiten' w/orden verleend voor een bepaalde termijn, die wordt afgeleid van de normaal te achten duur van de studie. Het bevoegd gezag kan deze termijn verlengen. ,,citaat"
Toelichting: De normaal te achten duur van de studie wordt vastgesteld aan de hand van de studietijd, zoals die is aangegeven in de brochure van de onderwijsinstelling. Wanneer die niet beschikbaar is moet een schriftelijke verklaring hieromtrent worden overgelegd. Deze toelichting is gericht op de tegemoetkoming in de studiekosten. Voor studieverlof wordt verwezen naar hoofstuk 4 op bladzijde 13 van deze nota. Lid 4, (artikel 2)
Verleende studiefaciliteiten kunnen - al dan niet tijdelijk •• worden ingetrokken indien hei bevoegd gezag op grond van • verkregen inlichtingen van oordeel is, dat de belanghebbende niet in die mate studeert en/of vorderingen maakt dat hij in staat kan worden geacht de studie binnen de in het derde lid bedoelde termijn te voltooien. op19
De intrel
„citaat" Toelichting: Intrekking van studiefaciliteiten:
Studiefaciliteiten wordeningetrokken bij: verbreking van het dienstverbandmet het Ministerie van Verkeeren Waterstaat; voortijdig staken van de studie; verandering van studierichtingzonder toestennming; onvoldoende studieresultaat alsgevolg van nalatigheid vanbelanghebbende.
Benodigde bewijsstukken:
studievorderingen van betrokkene. Na afloop van iederstudiejaar/elke studieperiodedient de belanghebbende (bijhet indienen van de declaratie)een overzicht van de studieresultaten (rapport e.d.) in; de correspondentie van het instituut aan belanghebbende onntrent de duur van de studie(herhaling van een studiegedeelte dan wel versnelling vande studieduur); een toelichting van de belanghebbende op de bij de declaratiegevoegde informatie. Wanneer een studie voortijdig wordt beëindigd dienst/personeelsfunctionaris direct worden ingelicht.
Tijdelijke intrekking van de studiefaciliteiten:
moet
de
studiefaciliteiten worden opgeschort bij doubleren en/of herhalen van de studie. Bij doubleren en/of herhalen van een studieworden de studiekosten opnieuwverstrekt nadat belanghebbende heeft aangetoond de noodzakelijke studieresultaten te hebben behaald. Lid 5, (artikel 2)
Aan de belanghebbende, die l
„citaat' Toelichting: Een dergelijke regeling is bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat niet van toepassing.
4.
Artikel 3 Studieverlof
Lid 1, (artikel 3)
Op20
7"enz/y het belang van een goede dienstuitoefening zich daartegen verzet, kan aan de belanghebbende studieverlof worden verleend voor ten hoogste een halve dag per week, met dien verstande dat indien de lessen in de normale diensturen moeten worden gevolgd, het verlof tot maximaal één dag per week kan worden verleend.
Lid 2.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kan studleveriof worden verleend op de dag, waarop wordt deelgenomen aan een examen of een tentamen, dat aan het einde van de studie is gelegen, dan wel volgt op een duidelijk afgerond onderdeel van de studie.
Lid 3.
Ter voorbereiding op een examen en tentamen als bovenbedoeld kan bovendien studieverlof worden verleend voor ten hoogste vijf halve dagen per jaar. „citaat"
Toelichting: Met goede dienstuitoefening (lid 1) wordt bedoeld dat de normale voortgang van de werkzaamheden en alles wat daartoe behoort te worden gerekend (bijv. voorbereiding van en deelname aan dienstcommissievergaderingen) geen vertraging ondervindt. Onder de normale diensturen (lid 1) worden verstaan de werktijden welke voor de betrokken, ambtenaar zijn vastgesteld. Een duidelijk afgerond onderdeel van de studie (lid 2) is een cursusjaar, of dat gedeelte van een studie dat het opleidingsinstituut als zodanig beschouwt. Studieverlof dient primair te worden beschouwd als een faciliteit, welke wordt verleend als een goede dienstuitoefening zich daartegen niet verzet. De Overheid biedt gelegenheid tot het volgen van lessen die niet buiten diensturen kunnen worden gevolgd. Lessen welke buiten diensturen kunnen worden gevolgd moeten dan ook zoveel mogelijk buiten diensturen gevolgd worden. Slechts om zwaarwichtige redenen kan van deze regel worden afgeweken. Voor zover het dienstbelang het toelaat kan ook studieverlof worden verleend voor lessen en huiswerk buiten de normale diensturen. Hierbij dienen de volgende regels in acht te worden genomen:
Overzicht studieverlof
aantal uren huiswerk en lessen buiten de normale diensturen
0 - 1 2 12 - 14 14 - 16 16-18 18 of meer
Studieverlof per week of per 4 weken
1 2 3 4
uur uren uren uren
1 2 3 4
X x x x
Vi dag Vz dag Vz dag Vz dag
N.B. Per week mag niet meer dan één halve werl^dag (4 werkuren) aan studieverlof worden verleend. Ontbreekt echter de mogelijkheid om de lessen buiten diensttijd te volgen dan kan daarvoor maximaal één extra halve werkdag (4 uren) aan studieverlof worden gegeven. Studieverlof opsparen (anders dan in bovengegeven overzicht) is niet toegestaan.
Voor studies die korter duren dan drie maanden kan geen studieverlof worden verleend. Studieverlof wordt uitsluitend verleend voor de periode waarin lessen c.q. colleges worden gevolgd. Vakantieperioden worden dus uitgesloten. Indien geen machtiging wordt verleend voor tegemoetkoming in studiekosten wordt in beginsel ook geen studieverlof verleend. Slechts bij hoge uitzondering kan hiervan worden afgeweken. op21
Afhankelijk van de zwaarte kan ter voorbereiding op elk examen/tentamen verlof tot een maximum van 2^h dag per jaar w/orden verleend. Bij fiet opstellen van dienstroosters en in geval van onregelmatige dienst dient in goed overleg met betrokkene zoveel mogelijker naar te worden gestreefd dat de lessen niet in diensttijd behoeven te worden gevolgd.
5.
Artikel 4 Tegemoetkoming in studiekosten
Lid 1, (artikel 4)
'
l/oor volledige tegemoetkoming komen in aanmerking: a . indien de studie in een andere plaats dan de woon- of standplaats' gevolgd moet worden, de noodzakelijke reiskosten voor interlokaal vervoer en het daarmede In samenhang optredende vervoer in de plaats waar de cursus of het examen wordt gehouden, op basis van het laagste tarief van het gebezigde middel van openbaar vervoer, waarvan redelijkerwijs gebruik gemaakt kan worden, voor zover de ambtenaar voor deze kosten niet uit anderen hoofde een vergoeding geniet; kan van openbaar vervoer redelijkerwijs geen gebruik gemaakt worden dan worden de noodzakelijk gemaakte kosten vergoed tegen het tarief, genoemd in paragraaf 7, 2e lid van de Reisbeschikking Nederland; b . de werkelijk gemaakte kosten, welke in verband met het afleggen van een examen noodzakelijkerwijze worden gemaakt voor nachtverblijf en het gebruik van maaltijden, met dien verstande dat de daarvoor in paragraaf 10 van de Reisbeschikking Nederland voor categorie B geldende bedragen niet worden overschreden.
Lid 2.
Voor een tegemoetkoming tot maximaal 50% komen in aanmerking de noodzakelijk gemaakte cursus- en lesgelden, de examen- en diplomakosten, alsmede de aanschaffingskosten van het verplicht gestelde studiemateriaal.
Lid 3.
In bijzondere gevallen kan het in het vorige lid genoemde percentage op 75 worden gesteld.
Lid 4.
Een tegemoetkoming in studiekosten wordt eerst verleend nadat de belanghebbende schriftelijk heeft verklaard dat hij bekend is met de verplichting tot gehele of gedeeltelijke terugbetaling als bedoeld in artikel 5.
„citaat" Toelichting:
op22
—
De noodzakelijk gemaakte cursus- en lesgelden, de examen- en diplomakosten zijn de door het opleidingsinstituut verplicht gestelde: . cursus- en lesgelden; . inschrijvingskosten; . de examengelden/diplomakosten; . (kosten van) voorgeschreven studiemateriaal (maximale vergoe ding 50%); . (kosten van) verplichte excursies en studiedagen.
—
In de examenkosten en de met examen verband houdende andere uitgaven wordt slechts éénmaal een tegemoetkoming verleend. De voorgeschreven studiekosten blijken uit een circulaire/brochure,
dan wel een schriftelijke verklaring van het instituut. Het overleggen van originele betaalbewijzen is verplicht. De Directie Personeelszaken stempelt deze betaalbew/ijzen af met vermelding van het vergoede percentage. Na afloop van ieder studiejaar, of direct na het beëindigen van de studie, dient belanghebbende binnen een maand een Declaratieformulier Studiefaciliteiten in bij de personeelsafdeling (zie toelichting aanvraagformulier 2201). Het niet tijdig indienen wordt beschouwd als beëindiging van de studie. Zoals in 2.3 Is vermeld is het toekennen van een tegemoetkoming van 75% in de studiekosten voorbehouden aan de Directeur Personeelszaken. De schriftelijke verklaring, dat betrokkene bekend is met de verplichting tot gehele of gedeeltelijke terugbetaling als bedoeld in artikel 5, is verw/erkt in het declaratieformulier en dient door de belanghebbende met een handtekening te w/orden bekrachtigd.
6.
Artikel 5 Terugbetaling tegemoetkoming studiekosten
Lid 1, (artikel 5)
De belanghebbende is verplicht tot terugbetaling van de aan hem verleende tegemoetkoming in de studiekosten ingeval: a. b.
c.
hem ontslag wordt verleend vóórdat de studie met goed gevolg is afgesloten; de studie niet met goed gevolg is afgesloten op grond van omstandigheden die naar het oordeel van het bevoegd gezag aan de belanghebbende te wijten zijn; hem ontslag wordt verleend binnen een termijn van drie jaren sedert de datum, waarop de studie met goed gevolg is afgesloten.
De in het vorige lid bedoelde verplichting tot terugbetaling wordt beperkt; a.
in gevallen, bedoeld In het eerste lid onder a. en b. tot het bedrag, dat de belangstellende is uitbetaald in het tijdvak van drie jaren, voorafgaande aan de datum, waarop de desbetreffende omstandigheid zich heeft voorgedaan;
b. ' in het geval, vermeld in het eerste lid, onder c, voor elke maand welke ontbreekt aan de daarin genoemde termijn, tot 1/36 gedeelte van het bedrag dat de belangheb• bende is uitbetaald in het tijdvak van drie jaren voorafgaande aan de datum waarop de studie is afgesloten.
De in het eerste lid bedoelde verplichting geldt niet ingeval:
Lid 3.
a.
het ontslag geschiedt, met recht op wachtgeld of directingaand pensioen;
b.
het ontslag aansluitend wordt gevolgd door een nieuw dienstverband met het Rijk, een dienstverband met een andere Overheidsdienst dan wel met een onderwijsinstelling, waarvan de kosten uit openbare kas worden voldaan. „citaat" op23
Toelichting:
op24
—
Terugbetaling is verplictit wanneer door nalatigheid of schuld van belanghebbende resultaat uitblijft. Voor de beoordeling kan het opleidingsinstituut geraadpleegd worden.
—
Bij ontslag uit Overheidsdienst of het niet met goed gevolg afsluiten van de studie móet belanghebbende het volledige bedrag dat hem is betaald over de drie jaren voorafgaande aan het moment dat deze omstandigheid zich heeft voorgedaan terugbetalen.
—
Wie binnen drie jaar na het behalen van een diploma ontslag wordt verleend moet een evenredig deel terugbetalen gelijk aan één zesendertigste voor elke maand die aan de gestelde termijn van drie jaren ontbreekt.
—
De terugbetalingsplicht geldt ook wanneer belanghebbende binnen drie jaren nadat hij met toestemming van het bevoegd gezag zijn studie zonder succes heeft beëindigd de Overheidsdienst verlaat.
—
De datum waarop de restitutiebepaling dient in te gaan is de datum van het behalen van het diploma.
—
Indien de studie door eigen schuld of toedoen.wordt beëindigd worden de tegemoetkomingen betaald in de drie jaren (36 maanden) voorafgaande aan het moment van beëindigen volledig teruggevorderd.
—
Nieuw in dienst getreden personeel kan slechts aanspraak maken op tegemoetkoming in studiekosten vanaf de datum van indiensttreding.
