Rijkswaterstaat Ministerie' van Verkeer en Waterstaat

DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -

Documentair Informatieplan Projectarchief Variabel Onderhoud Contract Dienst Noord-Holland Periode 2012-2015

VER

Cluster

V

A

T

msterdam

Rijkswaterstaat Ministerie' van Verkeer en Waterstaat

Pagina 1 van 31


Colofon Uitgegeven door

Rijkswaterstaat West Noord-Nederland Afdeling PPO Postbus 3119 2001 DC Haarlem

Opgesteld door Informatie Telefoon

Joost van Daalen

Datum Status Versie

26-9-2013 Concept 7.0

Vastgesteld door Datum vastgesteld

H. Bourquiba

06-12506765

Functie

Naam

Projectmanager Cluster Amsterdam

A.A.W. Heijst

Manager Projectbeheersing Cluster Amsterdam

H. Bourguiba

Uitvoeringscoördinator DIM

B.F.J.H. Meyer

Projectondersteuner Cluster Amsterdam

Coby van Doorn

Documentalist Cluster Amsterdam

Joost van Daalen

Paraaf + datum

Opmerkingen (eventueel verwijzen naar brief met opmerkingen)

Pagina 2 van 31


Inhoud

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Inleiding 5 Voorwoord informatieplan 5 Beschrijving van het project 5 Koepelorganisatie 6 Looptijd contract 6 Doelstellingen contract 6 Scope 6

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

Organisatie documenten archiefbeheer 8 Noodzaak inrichten van een projectarchief 8 Nut goede projectdocumentatie en archivering 8 Relevante documenten 8 Verantwoordelijkheid voor ‘eigen’ papieren archief 8 Verantwoordelijkheid voor het fysiek(analoog) schaduwarchief 8 Verantwoordelijkheid Projectmanager. 9 Verantwoordelijkheid Manager projectbeheersing. 9 Verantwoordelijkheid Projectmedewerkers. 9 Verantwoordelijkheid Projectdocumentalist 10

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Kwaliteitsbewaking 11 Goede beveiliging van papieren documenten. 11 Hoe te handelen bij verzoeken van derden. 11 Het project gebruik maakt van audits. 11 Calamiteitenplan 12 Privacywetgeving en de VIR 12 Taken medewerkers bij de kwaliteitsbewaking 13 De projectmanager 13 De manager projectbeheersing 13 De projectdocumentalist 13

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16

Inrichting Document- en Archiefbeheer 15 Algemeen 15 Schaduwarchief 16 Uitzondering op de archivering 16 SharePoint 16 Niet-Archiefwaardig. 16 Archiefwaardig 16 Archiefbescheiden 17 Registratie 18 Vernietigen 19 Toegankelijkheid 19 Ordeningsmodel 20 Mappenstructuur 20 Versie- Status- en Revisiebeheer 21 Metadata (Naamgeving documenten) 21 Autorisatie 22 Overdracht 22

Pagina 3 van 31


5 5.1 5.2 5.3 5.4

Digitaal werken 23 Scanproces 23 Document Management Systeem 23 Substitutie van digitale bestanden 23 Keuze voor bepaalde bestandsformaten 24

6

Checklist 25

Bijlage

A

Digitaal documentenstroomschema 26

Bijlage

B

Analoog documentenstroomschema 27

Bijlage 28

C

Digitale mappenstructuur, boomstructuur Dienstenschijf G.

Bijlage

D

Ordeningsstructuur, volgens IPM-model 29

Bijlage

E

Metadata per archiefstuk 30

Bijlage

F

Toegang tot de documenten 31

Pagina 4 van 31


1

Inleiding

1.1

Voorwoord informatieplan Dit Documentair Informatieplan (DIP) is opgesteld door het Cluster Amsterdam van de afdeling Programma’s Projecten en Onderhoud (PPO) van de regionale dienst West Noord-Nederland (WNN) van Rijkswaterstaat. Door het toepassen van het DIP bereikt het Cluster Amsterdam de volgende doelen: 1. Het projectarchief voldoet aan de kwaliteitseisen die vanwege de regelgeving en de bedrijfsvoering aan het projectarchief worden gesteld. 2. De inrichting en het beheer van het projectarchief is inzichtelijk. 3. Het is inzichtelijk hoe na voltooiing van een project, of projectfase het projectarchief wordt opgeslagen en overgedragen, zie hiervoor ook het stappenplan in bijlage 2. Sinds 1 februari 2010 zijn Kaders en Richtlijnen Projectarchivering (K&R PA) voor (nieuwe) projecten van toepassing. Uitgangspunt hierbij is dat Projectorganisaties zelf verantwoordelijk zijn voor de inrichting en het beheer van projectarchieven. Dit informatieplan is opgesteld in samenwerking met de afdeling DIM.

1.2

Beschrijving van het project Het Variabel Onderhoud Contract is een gezamenlijk raamcontract van vijf diensten: Noord-Holland, Utrecht, Zeeland, Noord-Brabant en Limburg, en bestaande uit 7 Percelen (deelprojecten) t.w. Regio Noord: Noord-HollandNoord, Noord-Holland-Zuid en Utrecht, en Regio Zuid: Zeeland, NoordBrabant-West, Noord-Brabant-Oost en Limburg. Het betreft hier het voorbereiden en uitvoeren van variabel onderhoud aan verhardingen, kunstwerken, geleiderail en te specificeren activiteiten in de percelen. 1.1.

Deelproject Regio Noord

De Combinatie VOC heeft bij de aanbesteding twee percelen aangenomen, te weten Zeeland en Noord-Holland. De laatste is daarbij onderverdeeld in Noord-Holland-Noord (aanbesteed aan KWS Infra bv en Gebr Van Kessel Wegenbouw BV) en Noord-Holland-Zuid aan (MNO Vervat BV). In NoordHolland is ook sprake van de zogenoemde Specials. Dit zijn aparte projecten binnen het VOC . Specials worden apart aanbesteed aan 1 van de Opdrachtnemers van de 7 percelen.

Pagina 5 van 31


1.3

Koepelorganisatie Om een eenduidig projectmanagement te hanteren is een Koepel organisatie opgezet die werkzaam is voor beide percelen. Vanuit de Koepel, die gevestigd is in Vianen worden de processen beheerst. Ook de uitwerking van de Werkpakketvoorstellen gebeurt centraal vanuit de Koepel. De realisatie van het werk wordt vanuit de Vestiging Diemen en Roosendaal gestuurd. De verbindende factor tussen de Koepel en de Vestiging is het Projectteam. Gevormd door de sleutelfunctionarissen uit beiden. De landelijke structuur blijkt uit de bijlage OBS structuur VOC. In verband met de diverse per regio verschillende bijkomende deelprojecten wordt de uitvoering per regio gecentraliseerd. Deze deelprojecten heten Specials. Die van het projectteam voor Noord-Holland is in een aparte bijlage meegeleverd.

1.4

Looptijd contract De looptijd van het contract is 2012, 2013 met een optie tot verlenging van 2 x 1 jaar. Het Projectteam Cluster Amsterdam dat zich bezig houdt met het VOCproject vertegenwoordigt de Opdrachtgever en bestaat uit 14 medewerkers.

1.5

Doelstellingen contract De doelstellingen van het projectteam als opdrachtgever (OG) zijn : •Handhaven functionaliteiten •Bereiken en behouden goedwerkende staat •Minimale verkeershinder / maximale doorstroming •Publieksgericht handelen •Duurzaamheid •Behoud Ecologische waarden De doelstellingen van de opdrachtnemer (ON) zijn : •Veilig werken •Voldoen aan de gestelde eisen in het Contract en het EMVI document •Realiseren van het Werk binnen de vastgestelde planning en mijlpalen •Ontzorgen van OG bij het realiseren van zijn doelstellingen (EMVI) •Behalen van een positief rendement

1.6

Scope De scope omvat hel op orde brengen van hel integrale systeem door middel van de volgende werkzaamheden. • Contractopname. Op basis van de meerjarenplanning van OG worden door ON de objecten geïnspecteerd en geïnventariseerd. ON verwerkt de gegevens Uit tot een Werkpakketvoorstel.

Pagina 6 van 31


•

• •

Levensduur Verlengend onderhoud (LVO). Hel laten voldoen van een object aan het kwaliteitsniveau tot het moment van Groot Onderhoud Groot (Variabel) Onderhoud (G(V)O), Het verwijderen en opnieuw aanbrengen van een object. Verbeteren en kleinschalige aanpassingen. Het laten voldoen van een (aantal) functie(s) een object. Onderhoud Kunstwerken Het onderzoeken en herstellen van schades.

Om de doelstellingen en de scope te realiseren zet de ON een deskundig Projectteam in, dat ervaring heeft met onderhoudsmanagement, met de voor dit project relevante werkprocessen en met de benodigde (verkeers)technische oplossingen. Deze ervaringen zijn opgedaan in diverse LVO, GO en Meerjarige variabele onderhoudscontracten.

Pagina 7 van 31


2

Organisatie documenten archiefbeheer

2.1

Noodzaak inrichten van een projectarchief Overheidsorganen hebben een wettelijke verplichting tot het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van hun archiefbescheiden. Projectarchieven zijn hiervan niet uitgezonderd. De archieven worden gebruikt voor bedrijfsvoering en voor het afleggen van verantwoording aan de samenleving.

2.2

Nut goede projectdocumentatie en archivering Het nut van goede projectdocumentatie en archivering is dat te allen tijde, voor alle projectmedewerkers, duidelijk is wat de stand van zaken is in het project. Daarvoor moet de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar zijn. Op grond van de in het projectarchief bewaarde stukken moet de projectorganisatie de rechten en plichten duidelijk kunnen maken. Ook kunnen er met behulp van het projectarchief inlichtingen worden verschaft aan de omgeving van het project (zowel binnen als buiten de organisatie).

2.3

Relevante documenten Dit zijn hoofdzakelijk de contractdocumenten uit de IPM-rollen.

2.4

Verantwoordelijkheid voor ‘eigen’ papieren archief Er wordt binnen projecten ook nog een eigen papieren archief bijgehouden, deze wordt beheerd door de projectdocumentalist in de documentenkamer.

2.5

Verantwoordelijkheid voor het fysiek(analoog) schaduwarchief Op verzoek van het projectteam wordt er ook een tweede zogeheten “schaduw”archief bijgehouden in de projectenkamer. De projectenkamer wordt, zodra beschikbaar, door het projectteam gebruikt voor vergaderingen. Daarbij heeft het projectteam de wens aangegeven om de archiefstukken tijdens de vergaderingen sneller te kunnen pakken om daar desgewenst aantekeningen op te maken. Dit is echter geen vervanging van het centraal archief van het project in de documentenkamer. Alle archiefwaardige documenten van het centraal archief moeten uiteindelijk overgedragen worden aan DIM. Het tijdig en correct opslaan en beheren van door hem / haar opgestelde of ontvangen documenten in het schaduwarchief is de verantwoordelijkheid van de documentalist zelf. De projectmedewerkers zijn op de hoogte gebracht van de bezwaren van de vorming van een schaduwarchief. Namelijk niet tijdig

Pagina 8 van 31


bij het projectarchief aangemelde nieuwe documenten danwel in het schaduwarchief aangebrachte aantekeningen die van belang zijn, worden door RWS geacht niet te bestaan, dit is ook onderdeel van de verantwoordelijkheid van de projectteamleden zelf. Tabel waarin de taken die betrekking hebben op het archiveringsproces. Tabel 1: Taken in het archiveringsproces Projectmanager Dhr. A.A.W. Heijst

Verantwoordelijk voor het gehele archiveringsproces van het project.

Manager projectbeheersing Dhr. H. Bourquiba

Faciliteert en bewaakt de kwaliteit van het documentbeheer van het project.

Projectmedewerkers

Verantwoordelijk voor het tijdig melden danwel ter beschikking stellen aan het projectarchief de door hem/haar opgestelde en/of ontvangen documenten.

Projectdocumentalist Dhr. J. van Daalen

Beheert het fysiek (analoog)e en digitale projectarchief.

Hieronder volgt een beschrijving van deze tabel.

2.6

Verantwoordelijkheid Projectmanager. Binnen het project is de projectmanager verantwoordelijk voor het archiveringsproces van het project in zijn geheel en daarmee dus ook voor het tijdig, juist en volledig aanleveren van de documenten bij DIM. De manager projectbeheersing ondersteunt de projectmanager hierin door middel van het faciliteren en bewaken van de kwaliteit van het documentbeheer van het project. Dit betreft het verzorgen van personele capaciteit, begeleiden van de medewerkers en toezicht op een juist gebruik.

2.7

Verantwoordelijkheid Manager projectbeheersing. De manager projectbeheersing (MPb) is verantwoordelijk voor het faciliteren van het proces van documentbeheer en projectarchivering conform de richtlijnen (KenR PA).

2.8

Verantwoordelijkheid Projectmedewerkers. De projectmedewerkers plaatsen hun documenten na ontvangst digitaal op in de map documentenkamer in de Dienst (G:)-map. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het tijdig melden danwel aanleveren van documenten die hij vanuit zijn / haar functie binnen de projectorganisatie aanmaakt, verstuurt of ontvangt. De projectteamleden behoren daarbij aan te geven dat het om vertrouwelijke stukken gaat.

Pagina 9 van 31


De richtlijnen voor documentregistratie zijn weergegeven in bijlage 3 en zijn verwoord in paragraaf 4.10 (pag. 19) van dit Informatieplan. Hij geeft voldoende aan, zodanig dat de projectdocumentalist over voldoende informatie beschikt om het document in het archief te plaatsen. De projectmedewerkers zijn ook verantwoordelijk voor de authenticiteit van de digitale bestanden, zij zijn op de hoogte van de gevaren die bestaan door de keuze voor het gebruik maken van de netwerkschijf (Dienst G:). Iedere projectmedewerker is verantwoordelijk voor het tijdig ophalen van de eigen documenten bij de printer. Vanaf 29 augustus 2013 is op de RWSlocatie in Haarlem ook het follow me-printsysteem in gebruik gesteld, waardoor prints nooit meer onbeheerd bij de printer blijven liggen. 2.9

Verantwoordelijkheid Projectdocumentalist 1. Het scannen, registreren en archiveren van inkomende- en uitgaande post. 2. Het plaatsen van documenten in de digitale mappen. Dit betreft zowel de binnenkomende project stukken als de uitgaande projectstukken. 3. Het plaatsen van fysiek (analoog)e archiefwaardige documenten in de dossiers/ordners. 4. Het toevoegen en verwijderen van gebruikers van het digitale archief op verzoek van de manager projectbeheersing. 5. Het geven van instructie aan nieuwe en ervaren gebruikers. 6. Het doorzetten van niet zelf op te lossen storingen naar de helpdesk ICT. 7. Het bewaken van de naamgeving van documenten en het benoemen van de metadata aan gebruikers en/of Manager Projectbeheersing. 8. De controle van de aangeboden documenten op het juiste aantal bijlagen en de juiste (digitale) map. 9. De distributie van kopieën van documenten conform document. 10. Het opstellen van het proces verbaal van overdracht en dossierlijst. 11. Het melden van incidenten aan de Manager Projectbeheersing. 12. Het inzichtelijk houden van de archivering door dat het bijhouden in de documenten, die weergegeven staan in hoofdstuk 4.2. 13. Het fysiek (analoog) zal beheerd worden door Joost van Daalen en Coby van Doorn. Inzage in of kopiëren uit altijd in overleg met Joost van Daalen en Coby van Doorn.

Pagina 10 van 31


3

Kwaliteitsbewaking

Het project waarborgt de kwaliteit van het projectarchief op de wijze zoals hieronder omschreven is.

3.1

Goede beveiliging van papieren documenten. Alle belangrijke papieren documenten (zoals ondertekende overeenkomsten) worden opgeslagen in kasten die alleen toegankelijk zijn via, en onder begeleiding van, de verantwoordelijke projectdocumentalist. Vertrouwelijke stukken worden gearchiveerd in afsluitbare archiefkasten. Tijdens diens afwezigheid heeft de projectondersteuner toegang tot deze kast. Het is ook mogelijk om een originele ondertekende overeenkomst direct naar het HID-archief te brengen en een kopie achter te houden voor het eigen projectarchief. RWS hanteert een ‘clean desk policy’. Dit houdt in dat papieren documenten, die niet in een kluis zijn opgeslagen, buiten werktijd niet op een bureau of een andere eenvoudig toegankelijke plaats mogen liggen, maar moeten worden opgeborgen in een afgesloten kast of bureau.

3.2

Hoe te handelen bij verzoeken van derden. Indien het project verzoeken krijgt van derden (bijvoorbeeld: Pers, Officier van Justitie, KLPD) om inzage te geven in documenten, behoort de projectmanager de standaard WOB-procedure (zie bijlage G) te starten. WOB staat voor Wet Openbaarheid van Bestuur. De wet garandeert het uitgangspunt van openbaarheid van overheidsinformatie en is van toepassing op alle documenten die bij een bestuursorgaan aanwezig zijn en betrekking hebben op een bestuurlijke aangelegenheid. Over verzoeken tot het verstrekken van persoonsgegevens beslist de projectmanager na overleg met de Privacy Coördinator van RWS over het toepassen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

3.3

Het project gebruik maakt van audits. Een audit is een onafhankelijk onderzoek naar de kwaliteit van een bepaald onderdeel of proces binnen het project. Een audit kan bijvoorbeeld gericht zijn op de kwaliteit van het projectarchief. Een audit kan zowel intern als extern zijn en kan in de loop van een projectfase uitgevoerd worden, maar ook wanneer het projectresultaat bereikt is of wanneer de projectleiding een volgende projectfase wil starten. Een speciaal soort audit is het Gate Review. Dit is een procestoets met inhoudelijke accenten, die aangevraagd wordt door de opdrachtgever en die verplicht is gesteld voor aanlegprojecten boven de 35 miljoen euro. Bij een Gate Review wordt onderzocht of de projectbeheersing van voldoende kwaliteit is om de

Pagina 11 van 31


formele besluitvorming te starten en het project over te laten gaan naar de volgende fase. Dit wil zeggen dat een project in een compacte tijd en met een gekwalificeerd reviewteam integraal wordt beoordeeld op de beheersaspecten scope, tijd, geld, kwaliteit en organisatie. Het Gate Review dient plaats te vinden na de aanvaarding van het werk van de aannemer door de opdrachtgever, maar voordat de opleveringsbeslissing wordt genomen en voordat het projectteam decharge heeft gekregen. Als borging van het projectarchief wordt ook regelmatig geaudit door DIM. Daarom is het zaak om bij de projectarchivering exact te opereren volgens de afspraken, zoals deze zijn vastgesteld in het kader van dit documentair informatieplan.

3.4

Calamiteitenplan Het projectarchief VOC bevindt zich in gebouw Schoonevaert te Haarlem en maakt gebruik van het calamiteitenplan die voor het gebouw geldt Er is een bhv-organisatie actief die optreed bij een incident/calamiteit (brand/ongeval/ontruiming) in afwachting van professionele hulpdiensten. Papier Het papieren archief wordt in overleg met het FCC overgeplaatst naar een Rijksdienstlocatie, waarbij de informatie beveiligd en bereikbaar is in geval van calamiteiten zoals brand of waterschade waarbij het archief beschadigd wordt of gevaar loopt beschadigd te worden. Bij alle overige calamiteiten wordt het FCC benaderd en worden vervolgstappen (waaronder bijv. uitwijkmogelijkheden voor de projectmedewerkers) in overleg bepaald. Digitaal Er wordt dagelijks een standaard back-up gemaakt van het Exceldocument dat gebruikt wordt om toegang te krijgen tot de mappenstructuur op de Gschijf. Na calamiteiten waarbij digitale informatie verloren is gegaan, wordt teruggegrepen op de eerst beschikbare back-up. die door MS office teruggevonden kan worden. Er kan nog voor worden gekozen om in elk geval de belangrijkste bestanden op een grotere usb-stick te archiveren en deze daarna in een af te sluiten bureaulade te borgen.

3.5

Privacywetgeving en de VIR Het project VOC voldoet aan het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijk (VIR). De projectlocatie is als volgt beveiligd: 1. Elke bezoeker dient zich bij de receptie te melden, te legitimeren en wordt geregistreerd

Pagina 12 van 31


2. Project VOC bevindt zich in een aparte documentenkamer op een verdieping in het gebouw, onbekende en onbegeleide personen worden daardoor snel opgemerkt en aangesproken. De projectorganisatie voldoet aan de privacywetgeving.

3.6

Taken medewerkers bij de kwaliteitsbewaking Om een goede kwaliteit van het archief te bereiken is het belangrijk dat alle betrokkenen van de projectorganisatie daar een bijdrage aan leveren. De functie archiefbeheerder is bij Cluster Amsterdam niet aanwezig. Deze taken vallen onder de Manager Projectbeheersing.

3.7

De projectmanager 1) De projectmanager plaatst het documentbeheer 2x per jaar op de agenda van het clusteroverleg. 2) Aandachtspunten met de manager projectbeheersing periodiek bespreken.

3.8

De manager projectbeheersing 1) Geeft werkinstructies aan de gebruikers van het documentbeheersysteem. 2) Houdt toezicht op het juiste gebruik van het projectarchief. 3) Bewaakt de kwaliteit van het documenten- en archiefbeheer. 4) Heeft 2x per jaar overleg over het documentbeheer met documentbeheerder. 5) Brengt rapportage van documentbeheerder in clusteroverleg. 6) Gaat jaarlijks na of op basis van risico’s of een audit noodzakelijk is. 7) Meldt aan en bespreekt incidenten en calamiteiten met de DIM Haarlem.

3.9

De projectdocumentalist 1. Rapporteert minimaal 1 maal per jaar over de kwaliteit aan de Manager Projectbeheersing. De rapportage bevat de volgende vaste onderwerpen: a. Voortgang achterstallige archivering; aantallen verwerkt. b. Voortgang archiefoverdracht. c. Gemiddelden nieuw geregistreerde documenten. d. Registratiegedrag.

Pagina 13 van 31


e. Kwaliteit metadata. f. Overzicht daadwerkelijk gerealiseerde doelen t.o.v. planning plan van aanpak. g. Voortgang en de verbetervoorstellen. 2. Meldt de volgende incidenten en calamiteiten altijd per omgaande aan de Manager Projectbeheersing en neemt beheersmaatregelen: a. Ongeoorloofde vernietiging van archiefbescheiden. b. Brand in de archiefruimte. c. Waterschade aan archiefbescheiden. d. Het zoek raken van archiefbescheiden. 3. Gebeurtenissen die gevolgen hebben voor de toegankelijkheid van het archief.

Pagina 14 van 31


4

Inrichting Document- en Archiefbeheer

4.1

Algemeen Het archief bestaat uit een fysiek (analoog) en digitaal gedeelte. Het fysiek (analoog)e deel is leidend, omdat de substitutie (nog) niet volledig rond is. Dit wacht op zowel de instemming vanuit het bestuur van RWS als op de verdere ontwikkeling van SharePoint binnen de organisatie. Het fysiek (analoog)e deel zal na afloop aan DIM overgedragen worden en het digitale deel (nog) niet. In principe wordt er naar gestreefd beide delen te laten overeenkomen. Het fysiek (analoog)e archief bevindt zich in de Documentenkamer op de eerste verdieping van de B-vleugel in het gebouw Schoonevaert te Haarlem, kamer B1.65 en het digitale archief bevindt zich in het Projectarchief VOC op de netwerkschijf (Dienst G:). De ordeningsstructuur is gebaseerd op het IPM-model en is als bijlage F toegevoegd aan dit documentair informatieplan. De digitale mappenstructuur is daar op gebaseerd en is als bijlage E toegevoegd. In zowel het fysiek (analoog)e als het digitale archief worden de volgende documenten bewaard: 1. Ongestructureerde informatie, zoals werkdocumenten, brieven, rapporten, tekeningen, memo’s en e-mails; 2. Documenten die relevant zijn vanwege de bedrijfsvoering, verantwoording, informatieverstrekking of historisch onderzoek; 3. Documenten waarvan de inhoud van het document personele, juridische of financiële consequenties heeft; 4. Documenten die vanwege de archiefwet of vanwege de beheersregeling V&W bewaard moeten worden; 5. Documenten die inzicht geven in het besluitvormingstraject; 6. Documenten die genoemd worden in de beschrijving van de bedrijfsprocessen; 7. Tekeningen, beeldmateriaal en geluidsmateriaal die archiefwaardig zijn. De hoeveelheid gestructureerde en ongestructureerde informatie binnen het project neemt in een snel tempo toe. Veel van deze informatie wordt elektronisch gecreëerd, gebruikt, uitgewisseld, vermenigvuldigd, gearchiveerd en beheerd. Informatie binnen het project kent zo steeds meer (digitale) verschijningsvormen. Juist hierom is het ook van groot belang om de analoge informatiestromen te beheren.

Pagina 15 van 31


4.2

Schaduwarchief Op verzoek van het projectteam is er in fysiek (analoog)e vorm een schaduw archief aanwezig in de speciaal daarvoor ingerichte projectenkamer. Het schaduwarchief zal na afloop van het project niet aan DIM overgedragen worden. De bedoeling is dat het contractteam hier gaat vergaderen en de fysiek (analoog)e stukken onder hand bereik heeft, vervolgens kunnen daar aantekeningen op worden gemaakt. Deze projectenkamer is in de buurt van de werkvertrekken, alleen tot op heden nog niet door de facilitaire dienst beschikbaar gesteld.

4.3

Uitzondering op de archivering Het projectteam heeft ervoor gekozen om een aantal onderdelen buiten het projectarchief te houden. Deze zullen niet aan DIM overgedragen worden. Dat zijn de onderdelen die zich ook in het archief van de afdeling BIO bewaard (in het digitale inkoopdossier) en in SAP ontsloten worden. Echter bevinden de offertes en offerteaanvragen zich wel in het projectarchief.

4.4

SharePoint Wij maken geen gebruik van SharePoint. In het najaar van 2013 zal RWS breed een speciale projectgroep, gericht op de verdere ontwikkeling ervan, ingesteld worden. Dat zal SharePoint 2013 zijn met meer mogelijkheden, voor het VOC-project zal dit dus niet toegepast worden.

4.5

Niet-Archiefwaardig. Documenten zijn volgens het project archiefwaardig, wanneer deze gaan over het hoe, wanneer en waarom van het onderwerp. De volgende documenttypen zijn niet-archiefwaardig : 1. uitnodigingen 2. boeken 3. tijdschriften 4. knipsels 5. adreswijzigingen 6. kopieën van documenten waarop geen aanvullende aantekeningen staan 7. privé-emails 8. algemene bedrijfscommunicatie.

4.6

Archiefwaardig Door tijdens de huidige projectfase al duidelijk aan te geven of een document archiefwaardig is, is het tijdens de overdracht niet meer nodig om alle documenten opnieuw te controleren op archiefwaardigheid. Bij de registratie van het document wordt de BSD-code aangegeven en de

Pagina 16 van 31


archiefwaardige documenten krijgen ook een hyperlink in veld voor de documentnaam. Bovendien krijgen de archiefwaardige documenten in de kolom “Archiefwaardig” de aantekening “Ja”. Niet-archiefwaardige documenten krijgen de aantekening “Nee” of geen aantekening. Een document wordt als archiefwaardig gezien als het voldoet aan één of meer van de volgende kenmerken: 1. Relevant (ook op een later tijdstip) vanwege bedrijfsvoering of verantwoording 2. (Unieke) informatieverstrekking aan derden 3. Relevant voor historisch onderzoek 4. Tekeningen die inzicht geven in de ‘as built’ situatie 5. Relevant vanwege personele, juridische of financiële consequenties 6. Relevant vanwege de functie in het bedrijfsproces 7. Door RWS ontvangen of opgemaakte documenten Verder zijn de projectevaluatie en rapportage nacalculatie niet verplicht, maar wel optioneel en gewenst. Iedere projectmedewerker bepaalt in beginsel zelf of hij een werkdocument wil opslaan. Het advies is om dit wel te doen, onder vermelding van de documentstatus. ( bv concept of definitief). Om te kunnen bepalen wanneer hij verplicht is om een document op te slaan (conform wet en regelgeving op dit gebied) hanteert de projectmedewerker de volgende regel als richtlijn: 1. Archiefwaardig zijn alle bescheiden die zijn ontvangen, doorgegeven of verstuurd uit hoofde van de functie binnen de projectorganisatie. 2. Bevatten deze belangrijke gegevens om totstandkoming van beleid, uiteindelijke beslissingen, standpunten, afspraken en toezeggingen te kunnen reconstrueren en verantwoorden. 3. Deze bevatten belangrijke gegevens die de organisatie opnieuw kan gebruiken voor dezelfde of andere werkprocessen.

4.7

Archiefbescheiden Onder bescheiden worden hier alle mogelijke gegevensdragers verstaan zoals brieven, email, foto’s, tekeningen, cd’s, dvd’s, spreadsheets, PowerPoint presentaties enzovoort. Bij twijfel raadpleegt de gebruiker de Manager Projectbeheersing. Samen met de auteur bepaalt deze in welke mappen de documenten worden gearchiveerd.

Pagina 17 van 31


4.8

Registratie Voor zover nog nodig worden de analoog aangeleverde documenten ingescand en voordat deze worden geregistreerd ingescand. Fysieke documenten worden via de postkamer bij de projectondersteuner aangeleverd. Digitale documenten worden via de project mailboxen aangeleverd. Deze worden door de documentalist digitaal gearchiveerd, op archiefwaardigheid beoordeeld en door de documentalist alleen dan geregistreerd. De registratie wordt uitgevoerd door degene die de ontvangen post zowel fysiek (analoog) als digitaal ontvangt. Dit is de documentalist. De registratie vindt plaats in Excel. Als er sprake is van waarneming door afwezigheid van de documentalist en er te registreren spoedstukken zijn ontvangen, verzorgt de projectondersteuner de registratie. De post wordt zowel digitaal als fysiek (analoog) voorzien van een poststempel. Merendeels krijgen we alles digitaal binnen. Fysiek (analoog)e documenten worden na registratie met het inboekstempel ingescand. Digitale documenten worden in Adobe Professional voorzien van hetzelfde inboekstempel en daarna uitgeprint. Bij de 1. 2. 3.

registratie van de documenten wordt gelet op: Of de documentnaam de inhoud correct weergeeft. Of de verplichte velden juist zijn ingevuld. Voor zover de documentnaam dat al niet weergeeft wordt er in het opmerkingenveld uitgelegd bij welk proces of archiefdeel het document thuishoort.

Het registratieproces ziet er als volgt uit: 1. Eventueel inscannen van analoog aangeleverde documenten. Zie voor het scanproces paragraaf 5.1 in hoofdstuk 5 “Digitaal werken”. 2. Na ontvangst door de projectdocumentalist wordt het fysieke document van het projectstempel voorzien. Digitale documenten worden ingelezen door Adobe Acrobat Professional. Het “digitale” registratiestempel wordt via het stempelicoontje op de werkbalk “Opmerkingen en markeringen”, met het zwarte pijltje op ht document geplaatst. In het stempel wordt vermeld: de ontvangstdatum, het documentnummer bij ‘Boeknr’ en het mapnummer bij ‘Dossiernr’. Documenten zijn via deze gegevens toegankelijk in de registratiesheet. 3. Eenmaal door de projectdocumentalist ontvangen, wordt indien het een fysiek (analoog) document betreft er een projectstempel op geplaatst. Op een digitaal document wordt het document ingelezen door Adobe Acrobat Professional en via het stempelicoontje op de werkbalk “Opmerkingen en markeringen”, via het zwarte pijltje een digitale versie ervan op het document geplaatst. Op het stempel wordt vermeld: de ontvangstdatum, het documentnummer bij

Pagina 18 van 31


‘Boeknr’ en het mapnummer bij ‘Dossiernr’. Documenten zijn via deze gegevens toegankelijk in de registratiesheet. 4. Het fysiek (analoog)e document wordt als uitgeprinte versie van het digitale bestand in de betreffende map opgeslagen. Indien map niet aanwezig wordt deze nieuw aangemaakt. Het digitale document wordt na het registratieproces in de betreffende digitale projectmap opgeslagen. 5. Registratie vindt in Excel plaats. De filenaam is:”Registratie VOC NH.xls”. de naam van de map is: G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01. VOC\Documentenkamer\Opzet Projectarchief\Registratie\ 6. Op de eerstvolgende lege regel wordt de metadata ingevuld in de betreffende kolom. Een overzicht van de gebruikte metadata staat weergegeven in paragraaf 4.13 van dit Informatieplan. 7. In een aantal van de velden onder punt 6 zitten popupmenu’s met keuzemogelijkheden. Het voordeel hiervan is dat typefouten voorkomen worden. Tevens wordt de toegankelijkheid verbeterd. Eventuele aanvullingen kunnen worden toegevoegd in het zachtgele gedeelte naast de registratievelden. Deze inhoud is meteen zichtbaar in het betreffende popupmenu. 8. In het veld voor de documentnaam wordt met de rechter muisknop via de optie “Hyperlink” een link naar het digitale document worden aangebracht. 9. Aangeven archiefwaardigheid kan in de kolom waar je dit kunt aangeven in het registratiespreadsheet. Dit kun je via een popupmenu aangeven door voor ‘ja’ of ‘nee’ te kiezen. 10. Nieuwe documenten, of wijzigingen daarin dienen aangeleverd te worden bij Joost van Daalen en Coby van Doorn. Zij dragen zorg voor aanpassing in het digitale archief. 4.9

Vernietigen Voor het vernietigen van vertrouwelijke documenten wordt gebruik gemaakt van de afsluitbare containers in de servicehoeken en nietvertrouwelijke documenten via de papierbakken op de kamers. Vanaf 28 en 29 augustus 2013 kan alleen nog via de Rijkspas geprint worden.

4.10

Toegankelijkheid Om de toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie te borgen, maakt het projectarchief gebruik van het schema van het IPM-model. Voordeel daarbij is dat bij de latere overdracht gemakkelijker documenten zijn te onderscheiden op bewaring- en vernietigingtermijnen. De bewaar- en vernietigingscodes worden tijdens de registratie toegekend door de BSDcode aan te geven. Nadeel daarbij zijn dat de projectteamleden even zullen moeten wennen aan deze wijze van plaatsen in het archief en door het grote aantal subprojecten zal bij de stukherkenning extra behoren te worden gelet op de naam van het subproject.

Pagina 19 van 31


Voor het voorgeschreven ordeningsmodel is een uitdraai beschikbaar op papier en staat in de projectmappen ook een clickable versie. De projectteamleden vermelden in de door hun geschreven stukken duidelijk om welk subproject het gaat. Zie voor de toegang tot de documenten het proces in bijlage F.

4.11

Ordeningsmodel Het project sluit aan op het ordeningsmodel van de Corperate Dienst, welke is gebaseerd op het IPM-model. Hierbij is een uitzondering gemaakt voor de IPM-rol Technisch Management. Deze is gebaseerd op de versie van Aanleg. Een afwijking hierbij is het gedeelte welke betrekking heeft op de bestanden van de toetscoördinator dhr. Pieter Schipper. In overleg met het projectteam heeft hij zijn mappenstructuur geplaatst gekregen in IPM-rol 2 Contractmanagement. De meeste bestanden worden ook in deze rol gearchiveerd, waarbij er nauwlettend op zal worden toegezien dat de bestanden wel in de juiste IPMrol zullen blijven staan. In IPM-rol 2 (Contractmanagement) is ook onderscheid gemaakt tussen de documenten die onder de voorbereiding en de realisatie van het project vallen.

4.12

Mappenstructuur De mappenstructuur is als Bijlage C achterin dit informatieplan als aparte bijlage opgenomen. Alle relevante stukken voor dit project worden vanaf de startdatum van het VOC-project 1-1-2012 digitaal opgeslagen. Vanaf 1-7-2012 is de mappenstructuur gewijzigd. Dit zijn de locaties: G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01. VOC\NHN/Ordeningsschema VOC NH Noord(CLICKABLE-VERSIE).html G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01. VOC\NHZ/ Ordeningsschema VOC NH Noord(CLICKABLE-VERSIE).html G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01. VOC\NHS\02. Kooimeer 2011 (Special 1)/ Ordeningsschema VOC RWS WNN (CLICKABLEVERSIE).html Alle stukken van voor 1-7-2012 worden naar de nieuwe structuur verplaatst. Dit geldt voor alle documenten die nu nog in de oude mappenstructuur staan.

Pagina 20 van 31


4.13

Versie- Status- en Revisiebeheer In principe dienen documenten voor het projectarchief in de juiste versie aangeleverd te worden, maar de projectdocumentalist controleert dit en neemt contact op met de afzender als het versienummer niet aansluit op een vorige versie. Voor goed versiebeheer is een korte handreiking Versie-, revisie- en statusbeheer opgesteld. Hiervoor verwijs ik naar de internetpagina, onder het kopje ‘Documenten overig’ staat het bestand ‘Versie en statusbeheer’. Het bestand is op het intranet ook te vinden door te navigeren via de hyperlink Kennis en expertise naar Bedrijfsvoering – Facilitair en ict – Projectarchief – Inrichting. Hier blijkt uit welke schrijfwijze gehanteerd behoord te worden.

4.14

Metadata (Naamgeving documenten) Het gaat hier niet alleen om de naamgeving van documenten, maar om de schrijfwijze van alle metadata. Zie de tool op de projectenpagina bij inrichting. Op de naamgeving van de documenten en de schrijfwijze van de gebruikte metadata wordt nader ingegaan in bijlage E achterin dit informatieplan. Voor een goede naamgeving verwijs ik naar het document ‘Conventies voor namen voor documenten en dossiers’ Hiervoor verwijs ik ook naar de internetpagina, via “Kennis en Expertise” onder het kopje “Documenten overig” staan de bestanden ‘Versie en statusbeheer” en “namen voor documenten en dossiers”. Formeel ziet de manager projectbeheersing toe op het naleven van de richtlijnen bij de naamgeving. Hij wordt daarbij ondersteund door de projectondersteuner en de projectdocumentalist. Het VOC-project hanteert bij de registratie in een speciaal gemaakt Excelspreadsheet de volgende te hanteren data bij het vastleggen van de documenten. De velden die daarbij moeten worden ingevuld zijn: 1. Documentnr 2. Map 3. Locaties 4. Documentnaam 5. Auteur 6. Datum document 7. Datum ontvangst 8. Status 9. Kenmerk 10. Dossier 11. Subdossier 12. Registrator (de naam van degene die het document heeft geregistreerd) 13. Registratiedatum 14. BSD-code 15. Archiefwaardig (Ja of Nee)

Pagina 21 van 31


4.15

Autorisatie De projectmedewerkers hebben alle projectmedewerkers alleen leesrechten voor

de G-schijf. Zji hebben geen rechten om documenten te wijzigen en te verwijderen. Zes personen vormen een uitzondering. Zij hebben zowel schrijf- als leesrechten. Dit zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 4.16

Manager Projectbeheersing Hassan Bourguiba Toetscoördinator Pieter Schipper Risicomanager Wilco.Eindhoven Assistent-contractmanager Marlene de Brito Ramos Projectondersteuner Coby van Doorn Projectdocumentalist Joost van Daalen

Overdracht De overdracht van het projectarchief naar het archief van dienst is geborgd, doordat het geaudit zal worden op basis van het DIP. Dit komt pas aan de orde na afloop van het project. Het project kan met DIM afspreken om ook op eerdere momenten (delen van) het projectarchief over te dragen. Een logisch moment voor overdracht is bijvoorbeeld na afloop van een projectfase. Het Proces Verbaal van Overdracht1 begeleidt de overdracht van documenten. DIM en het project vullen het Proces Verbaal van Overdracht samen in. Het projectteam benoemt op het Proces Verbaal eventuele omissies die bepalend zijn voor de (toekomstige) kwaliteit van het projectarchief. De volgende documenten moeten bij overdracht te worden ingeleverd : 1. Inventarislijst van het over te dragen projectarchief. 2. Er zal een bewerkingsplan moeten worden opgesteld, dat is een soort afsprakenlijst over hoe het projectarchief bij de overdracht er behoort uit te zien. 3. Een overdrachtsplan. Om de overdracht te vergemakkelijken is op het intranet is een stappenplan voor de overdracht te vinden via “Kennis en Expertise” onder het kopje “Documenten overig” onder de filenaam ‘Stappenplan overdracht’. Het bestand is op het intranet ook te vinden door te navigeren via de hyperlink Kennis en expertise naar Bedrijfsvoering – Facilitair en ict – Projectarchief – Inrichting.

1

Pagina 22 van 31


5

Digitaal werken

De projectarchivering wordt via de gemigreerde kantoorautomatisering ondersteunt door ICT, doordat het digitale archief op de netwerkschijf beheerd word. Er worden dagelijks backups gemaakt van het hele netwerk en zodoende ook van het digitale projectarchief. De leesbaarheid van de digitale documenten zal worden beperkt door de neiging dat er te lange bestandsnamen gebruikt worden. 5.1

Scanproces Het scanproces bestaat uit de volgende stappen (met de Canon ImageFORMULA DR-5010C): 1. Scanner aanzetten met de powerknop linksonder op het frontpanel 2. Bovenklep met de papiergeleider naar voren halen. 3. Via de Startknop van Windows – Programma’s – Extra programma’s – Adobe – Het programma Acrobat Personal openen. 4. Ga in Adobe Acrobat Personal naar het Bestandsmenu – PDF maken (staat ook op de werkbalk) – Van scanner 5. In Acrobat Scannen hooguit naar behoefte bij de optie ‘Zijden’ ‘Beide kanten’ verwisselen voor ‘Voorkanten’ De overige waarden staan al voor ingevuld. Let er wel op dat bij ‘Uitvoer’ ‘PDF/a compatibel maken’ staat aangevinkt. Hierdoor wordt het document doorzoekbaar gemaakt, dat heet Optical Character Recognition (OCR) en bevordert de toegankelijkheid van het document. 6. Leg het te scannen document in de invoerlade van de printer. 7. Click met de muis op de knop ‘Scannen.’ 8. Selecteer in het volgende scherm ‘Gescand bestand opslaan als’ via de optie ‘Deze computer’ de map waar je het bestand wilt hebben. Dienst (G) – dnh – DWR / RI – Cluster Amsterdam – Projecten – VOC – NHN / NHS / NHZ – IPM-rol – projectmap naar keuze (eventueel in een van de submappen). 9. Bestandsnaam intypen volgens de aanwijzingen in de tabel ‘metadata per archiefstuk’ – ‘Meerdere pagina’s scannen of voltooid’. 10. Click met de muis op de -knop. Het scanprogramma begint nu met het OCR-bewerkingsproces. 11. Werk evenrtueel de documenteigenschappen bij en click op de -knop.

5.2

Document Management Systeem Er wordt geen gebruik gemaakt van een DMS. Vanaf 2014 zal er een DMS zijn in de vorm van de nieuwe SharePoint 2013.

5.3

Substitutie van digitale bestanden Rijkswaterstaat heeft nog géén toestemming gekregen om fysieke documenten definitief te vervangen door digitale documenten.

Pagina 23 van 31


Dit betekent documenten, die archiefwaardig zijn, in fysieke vorm bewaard behoren te blijven. Rijkswaterstaat heeft nog géén toestemming gekregen om fysieke documenten definitief te vervangen door digitale documenten. Dit betekent dat documenten, die archiefwaardig zijn, in fysieke vorm bewaard behoren te blijven.

5.4

Keuze voor bepaalde bestandsformaten De keuze om bepaalde bestandsformaten te gebruiken heeft invloed op de duurzaamheid van bestanden. Zo zijn bepaalde extensies bijvoorbeeld niet duurzaam. Met het oog op de overdracht van het projectarchief naar het archief van dienst zullen daarom in elk geval de archiefwaardige documenten geconverteerd worden naar het pdf/a-bestandsformaat. Hiervoor zal gebruik gemaakt worden van de Canon ImageFORMULA DR5010C en van Adobe Professional 8. De archiefwaardige documenten zullen dan ook doorzoekbaar worden gemaakt en worden verkleind.

Pagina 24 van 31


6

Checklist

Deze checklist geeft een overzicht van alle onderwerpen waarover binnen een project afspraken gemaakt kunnen worden om het documenten archiefbeheer zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Afspraken vastgelegd?

Onderwerp

Ja/Nee

Verantwoordelijkheden archiveringsproces

Ja/Nee

Beheer projectarchief (van zowel het digitale als eventuele papieren archief)

Ja/Nee

Archiefstructuur (van zowel het digitale als eventuele papieren archief)

Ja/Nee

Archiefwaardigheid van documenten

Ja/Nee

Geheimhoudingsverklaringen

Ja/Nee

Beveiliging van documenten (wie kan welke documenten en mappen zien?)

Ja/Nee

Richtlijnen m.b.t. metadata, naamgeving documenten en versiebeheer

Ja/Nee

Audits

Ja/Nee

Gebruik van bestandsformaten

Pagina 25 van 31


Bijlage

A

Digitaal documentenstroomschema

Dit is het proces voor ingekomen digitale stukken bij het projectteam. Dit geldt alleen voor de documenten die door ons zelf worden ontvangen.

Inkomend of uitgaand?

Registratie

Registratie

Uitgaand

Bij CC e-mailadres [email protected] of [email protected] vermelden

Ingekomen

Verzenden Doorsturen naar [email protected] of [email protected]

Dossier map

Correcte map uit kast pakken en document zippelen, evt. gebruikmakend van scheidingsstroken (zie ook aanwezige Dymo labelprinter)

Pagina 26 van 31


Bijlage

B

Analoog documentenstroomschema

Dit is het proces voor ingekomen fysieke(analoge) stukken bij het projectteam. Dit geldt alleen voor de documenten die door ons zelf worden ontvangen.

Inkomend of uitgaand?

Uitgaand

Kopie inleveren op de Documentenkamer in het daarvoor geldende postbakje Ingekomen

Kopie inleveren op de Documentenkamer in het daarvoor geldende postbakje

Verzenden

Dossier map

Dossiervormen (zie ook aanwezige Dymo labelprinter)

Pagina 27 van 31


Bijlage

C

Digitale mappenstructuur, boomstructuur Dienstenschijf G.

Pagina 28 van 31

8...,jl.PM ....J 1. PM -:;, :. :.~ 1.1 Opdracht Opdrilcht reaiisdUe '= re~tsdtie

.-:J

1.1.1 Pr )ectopdracht je topdrilCht tgang~rapportages 1.1.2 V l/oo·tgang~raDDortages ...:JVGR1 ~VGRI

i..,jVGR2 -J VGR 2 I, 1.3 G~tereviews G~tereviews ....J 1,2 Project ~turlng en SóITlenwerNru;l S
-.J

=-~

.=. .::. ...J 1.3 Kw"lleitsmanagement Kw"llettsmanogement ~ 1.3.1 Interne kwa5teitsborging kwaliteitsborging (lKB)

::J :.J

1.3.2 PKP

1.3. 3 Toetsen-.audits Toetsen-.audits ..j 1.3.3. I Ah~Ijl<.nÇjen ...J 1.3.3.1 AfwlMOen (A'W'R)

- ...J 1,3,3.2 1.3.3.2 Toetsing -:;'...J ~ -J .3.3.3 Toetsplan

.-J• Buiten toetsplan I=. 1=

~

W

I ,3.3.~ Toetspl"nning 1,3.3.4 : :::Jj Proc Proces.!lnalyse e S
.-:J Vastgesteld Vastge~eld .-Î ...J Vervallen 1.3 1.3.3.5 3.5 Toetsverslagen -.J ...J Concepten ....J ...J

Periode 1 1

...J

~ PeriodeZ Periode 2

• 1.3, I ,3,~4 PrO(Mbe~chrljvingen Procesbe~chrljvingen

1.3.S ToeX2lcht reolst reoist atie bouwstoffen

::=- :...J

1.4 Cepaciteitsm.:lNgement CllpaciteitsmaNgement

= -J 1.4.' ProjectorganIsatie

"=

...J .-Î

1. 'I'1.1.1 .1.1 Adressenbestand

....J ~

1. ... 1. 2 V
1,4.1.4 Organogrammen ...J 1.4.1.4

-J 1-

~

1,'\,1,6 Capaclteltsnschatting CaDilclteltsnschatting

1.5 I.S Integrale VeiligheId 1.5.1 NP 1.5,2 1.5.2 Ciiliimiteitenplan Ciiliimiteitenplilli

...J

1.5.3 V&G V&.G pi!! . 1.5,4 I.S.4 Afspral<.en met hulpdiensten

2. CM - 2A ZA Cont.ractvoorbereitJing ContractvoorbereitJing

lnkoopstr ategle

2, I Inkoopstrategie

2. 1.1 M.=.-l1scen M.=.-11 scen 2.1.1 - 2. 2 Inkooppr(l( InKooppr(l( es 2,2.1 In\<.oopp\an-Biografle Inkoopp\an-Biografle 2.2.2 PRI-raming PRI-rammg

E

2.3 Aaroestedingsf Aaroesteding.sfase ase

2. 2. J. I1 PublicatiePublicatie-AMd
d

Inlichti1çen 2.3.2 Eerse Inlichtl1çen

2.3.3 Tweede Inlichtingen

b 2.3.'1 Inschrijvtn(J-Beoordeing Inschrijvtnq-Beoordelng b 2.3.5 Aenbesteding-Op::lr Aenbesteding-Opd achtbnef GunnJnÇj dClZ.3,6 2.3.6 GIJ Inlng 2.3.7 Alcatelbrlef ~rige ~rige inschrijvingen

S.

w VI ContrectbeheerSlng

2,'1.1 2,4.1 Concept Contract

l:! l=::1

2.06, I Getekend COl"1tract cmtract 13 -.=. Wer~tten 1= -~ Wer~tten Duurzaamheid Alea",lgegevens Maatvoering Geo Area",lgegevens 2.4.2 Contr ectbeheerspl~ ectbeheerspl~

...l ~ 2.4.3 OverZJcht Contractwijzigingen 2 '1."\ 4."\ Toe15en SCB

E

Ol Correspondentie Correspondentie

Ol Intern Intern

02 Extern Extern

,-I

02 Does ON

Ol Annex III 02 Annex IV 03 Afgekeurd 04 0'1 VGR

;::J

05 Awr ~ DSAwr -. werkplan werkpakket werkpakJl.e/; opstellen

03 Does SC8 01 Risico R~ico management 02 02, ToetsplMnlng Proce~alyse Proce~~lyse

-= vast9esteld Vast Çjesteld Vervallen .;;J

~ ~

03 Toetsverslagen -

Suiten toel:splan Buiten

Concepten Periode II

Periode 2 2

05 Mails

TI

- T2 U H

15 16 .. 17

T8 T9 TIO -

URSCB OS Evalu
04 Ontvangen post Calarruteltenplan Calamiteitenplan DeelmélnaQementplan Deelmanar;Jementplan KM KM. Derden

o

Flora&Fauna Florae.F.:luna

d Plan Vrijkomende Vrijlo;omende Materl.'llen pion II&G plan Werkplan duurzaamheid duurza
I.::J

2.5 Richtlijnen

- 03 Contra<:tbeheerslng Contractbeheersll"lg

Ol Correspondentie t::I 0I Û Ol Intern Intern

'-

02 Extern Extern

0200C5 ON

ON

Ol Annex III

III OZ 02 Annex IV

IV • 03 AfQekeurd AfQekeurd

041,'GR OSAWR

OSAWR

Werkpla n werr.plJki<.et op, teIien

t eIien

roOocs SC8 SC8

8 -= 01

RiSICO RISICO manallement

manallement • I/erbeterslag 2012

2012

B 8

q

- 02 Toet~nnlng

Toetsplanning ProcesönalyS-e ProcesönalyS-e

Vàst9CSteld Vastgesteld

Vervelien Vervallen

..:J ~ 03 Toetsverslagen

Toetsverslagen Buiten toets toe.tsplan

plan .~ ~

Concepte."'l

Concepte."'l I Periode I

Periode 2 2

~

I

04 PV P\I

05 Mails MaUs Tl

- T2

T2 T3

T3 Ti

T5

T5 T6

T6 T7

T7 T8

T8 T9

T9

'",

TlO URSC8

URSCB

05 OS EvahJatie Ev.wdtie

0"1 post Dol Ontvan\len Ontvanllen post

C!ll!lmit!lltenplan C!ll!lmit!lltenplan

1_ 8

Deelmdl'làgementplan K&L Derden

Flor ae.F aunó dunö -~ Plan Vrijkomende Materialen

V&G plan

werkplan dwrZdo;mheid dwrzai;mheid Werkplan r'lilàtvoelln'il, Geo-eiSen en Areaalgegevens

I? E'

.5

3. TM

2 .::

3.1 3. I Ontwerp, effecten en techniek 3.1.1 Effecten

3,1.2 3, 1.2 Opstellen kostenr kostenramingen amingen 3.1.3 3,1.3 Ontwerpen en uitvoeren

_. .::J ....:J

3,1.4 3.1.4 Vedi9held 3.4 Areaal

3.ol,ol 3. ol, ol DI5K-RUPS-h)sten DISK -RUPS-hJsten

E E:

3,4,5 As-built

3.4.5 As-bullt Rljks(}'enzen

RI~enzen

3.6 Oplever Opleve -=.

Nieuwe map 4. Or., or'" 4.11 Conditlonering

4. ConditJonering '1,1.0 RUimtelijke Ordernng ordernng

'.:J

E

4,1,1 Vergunnlngenbeh"".:.-r 4.1 .1.1 VerguM ÇlennventMls.!ltle gennventarls.!ltle

~ 4.1.1.2 AanvraQen Aanvr*n verglJf'll')irlQen verglJl')l)Î/'lQen
E

4.1. 2. I llJ(ht kwalilteltsondel'2oek 4.1.2.1 luchtkwaUlteltsonderzoek

2.2 Akoestisch Ak.oestisch onderzoe 4.1.,2.2 onderzoek 4.1

-

4.1.2.3 Bodemonderzoek b' .:..:J Flor & &. Fauna

Fauna t::J ~ 4.1.2.4 4.1.2.'1 Flora

WP WPF& F8-F

..::J

'1.1.2.5 4.1.2.5 Wate toets (niet geotechnisch) :.:J ..::.:) ".1. <1.1. 2. 2.6Ei InpasSII'lQ, Il"lpds.sJng, vormgeving ~ 4.1.2.7 Archeologisch onderzoek

.::J l::: L:::

4.1.2.8 4.1. .8 Expl ExoloSleven Sleven onderzoek onderzoek

.~ <1.1.3 4. 1. 3 ....::J

& leid.ngen

abeJs &leldngen

<1.1.3. ".1.3. 1 K&l'ln\lenlerlS
.:.:.J .:.:J '1.1.3.2I/erlegglngspl
:::, - 4.3 4,3 Publieks~rlici~lie "3 Publieks~rli(i~lieen communicatie

4.3.IOverleQQen 4.3.IO... erleQQen 4.3. 1.1 Voor! dr ëlaQvlak

1.3. ëlëIgvlak overleg

...:J. 4.3.2.1 Ambtelijk overleg

1=

--

<1,3.2 4.3.2 Communtcati plan plan

4.3.3IncidentJ'Mnagement

4.3.3IncldentJ'Mnagement

4.3.4 Folders-flyers 4.3.58urgerbrleven
-

".3.6 Klachten-080a-lijn 4.3.7 lIerkéersmanagement \ltllJrkéersmanagement

(~ r~

...:J

-

'_ .=

Verkeersmana~ment (\IMP) 4.3.7.1 Verkeersmana~ment

VMTP N9

1.3.7.2 4.3.7.2 Foseringsplon

i.3.6Stakeholdanalyse ".3.6Stakeholdanalyse 4.3, 9 Mobl~teJt Planning

r=

5. PB

E Ë

5.1 5,1~ln9 Plamlng

S.I.I 5.1 . I Projedplanning

5.3 Financieel beheer

Cl

5,3,1 Projectbegroting 5,3,2 Budgetoverzlcht

5.3,3 SAP overZichten 5,3,4 Prestatieverl<Ja Ingen 5.3,4 lngen 5. 3,5 Eincl.*ekeningen 5.4 Organisatie

=

5.4.1 Handreikingen ~ 5,4 .2 ,2 On~amQr ëlmmen On~amQr ammen

5. 5 R.lsk R.isk Dm~n~g6fTlent

"~

5,5. 1 Risicodossier

5.6 Scope en wi)ziginQen • 5.7 Diverse verslagen

-

Ol lntemoverieg

02 PSU 03 Cantr Contr actoverleg öctoverleg 04 Projectovefleg .=:.'

050mgevln9SOVerle'ij 05 Omgevln9soverle'ij 5,8 Documentbeheer :: DJ Ol CorrespOl'ldentle

Ol Intern 02 Extern 5,8.1 Archiefindeling 5.8.1 5,8.1

Archlefil'ldeling-Acce~s Archlefil'ldeling-Acce~s

5.8.20Ileraachtsdocumenten 5,8.3 Beeldarchief en pre-sentaties presentaties

5,8.4 Correspondentie 5.8.4 5,8.5 Afspr"ken mbt ~·bunt 5.8.5 ~ 5,9 !CT ·onders-teunlng 'onder~eunlng

8

-- 6.00C 6.DOC -:.

6.1 810 (Contract

en

-wijZiOlngen)

6,1.1 Contractbijlagen 6, I .2 AlcateJ~ief ..:) 6.1.3 Beeindigingsbnef ~ 6.'.4 EMVJ ~nelyse

6,1.5 6.1.5 Inkoopplan - Slografie

6.1.6 Marktanalyse 6,1.6

6.1.7 6,1.7 Mandaat aanvrMg

6, I .9 Nota van InllchtinQen 6,1.9 ,nlichtlf1Çlen 6,2 ~ndleidingen 1: 81

6.3 Foto's uitvoering A7GO 6,4 Kunstwerken ~

6,5 Certificaten

6.6 Venendbrieven

.:::J ~ Matlarchief MÖllarchief 1-

2012

t:l Augustus Juli Juni Mei Startpagina_bestanden


Bijlage

D

Ordeningsstructuur, volgens IPM-model

Pagina 29 van 31

1. Projectmanagement

Ordeningsstructuur projectarchieven Variabel Onderhouds Contract (VOC) West Nederland Noord (RWS WNN) 2. Contractmanagement 3. Technisch 4. Omgevingsmanagement 5. Projectbeheersing (voorbereiding en Management realisatie)

6. Indeling Projectdocumentatie

1.1

Opdracht realisatie

2A

Voorbereiding

3.1

Vraagspecificaties

4.1

Conditionering

5.1

Planningbeheer

6.1

1.1.1

Projectopdracht

2A.01

3.1.1

Ruimtelijke Ordening

5.2

Capaciteit

6.1.1

Voortgangsrapportages Gatereview Projectsturing en samenwerking (Deel)projectplannen

2A.02 2A.03 2A.04

3.2 3.2.1 3.3

Programma van eisen Onderzoeken Rapporten Ingenieursbureaus

4.1.0

1.1.2 1.1.3 1.2

Programma van Eisen Contract Concept Beheersplan PRI raming

BIO (Contract en wijzigingen) Contractbijlagen

4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.2

Vergunningen Vergunningeninventarisatie Aanvragen vergunningen

5.3 5.3.1 5.3.2

Financieel beheer Projectbegroting Budgetoverzicht

6.1.2 6.1.3 6.1.4

Alcatelbrief Beeindigingsbrief EMVI-analyse

2A.05

Inkoopplan

3.4

Areaal

4.1.2

Uitvoeren bodemgerelat.

5.3.3

SAP overzichten

6.1.5

2A.06 2A.07 2A.08

Nota van Inlichtingen Aanbesteding Gunning

3.4.1 3.4.2 3.4.3

Doorrijhoogtes Ontwerp/tekeningen Berekeningen

4.1.2.1 4.1.2.2 4.1.2.3

Luchtkwaliteitsonderzoek Akoestisch onderzoek Bodemonderzoek

5.3.4 5.3.5 5.5

Prestatieverklaringen Eindafrekeningen Risicomanagement

6.1.6 6.1.7 6.1.8

1.3.2

Bestuurlijke besluiten Kwaliteitsmanagement Interne kwaliteitsborging (IKB) Project kwaliteitplan

2B

Contractrealisatie

3.4.4

DISK RUPS lijsten

4.1.2.4

Flora & Fauna

5.5.1

Risicodossier

6.1.9

1.3.3

Toetsen / audits (DAD)

2B.1

Contract definitief

3.4.5

As built

4.1.2.5

5.6

Scope en wijzigingen

6.2

1.3.4

Procesbeschrijvingen

2B.1.1

Annex

3.4.6

Maatvoering Geo Areaalgegevens

4.1.2.6

Watertoets (niet geotechnisch) Inpassing, vormgeving

Inkoopplan – Biografie Marktanalyse Mandaat aanvraag Procesverbaal van aanbesteding Nota van inlichtingen Handleidingen

5.7

Diverse verslagen

6.3

1.3.5

2B.1.3

Getekend contract

4.1.2.7

Archeologisch onderzoek

5.8

Documentbeheer

6.4

1.4

Toezicht registratie bouwstoffen Capaciteitsmanagement

Foto’s uitvoering (DI) Kunstwerken (DI)

2B.2

Contractbeheersing

4.1.3

5.8.1

Archiefindeling / Access

6.5

Certificaten

1.4.1 1.4.1.1

Projectorganisatie Adressenbestand

2B.2.4 2B.2.5

SCB Contractbeheersplan

4.1.3.1 4.1.3.2

Verleggen Kabels & Leidingen K&L-Inventarisatie Verleggingsplannen

5.8.2 5.8.3

6.6

Verzendbrieven

1.4.1.2 1.4.1.4

Vakantieplanning Organogrammen

2b.2.6 2B.3

4.1.3.3 4.1.3.4

OVK met beheerders Schadeafhandeling

5.8.4 5.8.5

1.4.1.6

Capaciteitsinschatting

2B.4

Maatregelengaranties Draaiboeken en werkplannen Uitvoering

Overdrachtsdocumenten Beeldarchief en presentaties Correspondentie Afspraken mbt. As-built

4.1.4

5.9

ICT-ondersteuning

1.5 1.5.1

Integrale Veiligheid IVP

2B.5 2B.6

Prestatiemeting Oplevering

4.2 4.3

1.5.2 1.5.3

Calamiteitenplan V&G plan

2B.7

Nazorg

4.3.1 4.3.7 4.3.5 4.3.4 4.3.6 4.3.8 4.3.8.1

Vastgoed & grondverwerving Bestuurlijke besluitvorming Communicatie & publieksparticipatie Communicatieplan Incidentmanagement Folders/flyers Burgerbrieven Klachten/0800-lijn Verkeersmanagement Verkeersmanagement (VMP) Mobiliteit Afspraken met hulpdiensten

1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1

4.3.8.2 4.3.8

Johan Joost van Daalen

Page 1

12-9-2013


Bijlage

E

Metadata per archiefstuk

Per archiefstuk worden de bestandnamen alsvolgt geformuleerd:Per archiefstuk worden in het projectteam de volgende metadata vastgelegd. Hiervoor verwijs ik ook naar de internetpagina, via “Kennis en Expertise” onder het kopje “Documenten overig” staan de bestanden ‘Versie en statusbeheer” en “namen voor documenten en dossiers”. Hieronder volgt een opsomming van de gehanteerde data bij de registratie. 1 Documentnr Volgnr in Excel 2 Map Opvolgend nr in Excel 3 Locaties Picklist in Excel 4 Documentnaam Korte omschrijving in houd in Gehopt-stijl (Gezichtspunt; Handeling ; Object/Subject, Plaats, Tijd) 5 Auteur Tekst 6 Datum document ijjj-mm-dd 7 Datum ontvangst ijjj-mm-dd 8 Status Versie-aanduiding document 9 Kenmerk Kenmerkaanduiding document 10 Dossier Picklist in Excel 11 Subdossier Picklist in Excel 12 Registrator (de naam van degene die het Picklist in Excel document heeft geregistreerd) 14 Registratiedatum ijjj-mm-dd 15 BSD-code Picklist in Excel (popupmenu) 16 Archiefwaardig (Ja of Nee) Picklist in Excel (popupmenu) Voorbeelden naamgeving: Toetsen Bouwverslagen Bv. Teamverslagen

20120214toets01 20130301bv01 20130214ct01

De naamgeving van documenten zal op onderstaande manier plaatsvinden: jjjjmmdd/naamdocument/versienummer Bijvoorbeeld: •20120214toets01 •20130301bv01 •20120214rev01 •20120214rev02

Pagina 30 van 31


Bijlage

F

Toegang tot de documenten

1 2 3 5 6 7

De projectteamleden krijgen een e-mail met een link naar de startpagina van het VOC-Project. Dat is een in Excel gemaakte htmlpagina. Op de startpagina staan de hyperlinks naar de diverse projectarchieven van de deelprojecten. De deelprojecten geven de mappenstructuur weer, zoals die is samengesteld op basis van het IPM-model. Per IPM-model zijn hyperlinks gemaakt naar de diverse onderliggende mappen op de schijf Dienst (G: ). In deze mappen kunnen de projectteamleden als gebruikers de al gearchiveerde bestanden raadplegen. Eenmaal in de mappenstructuur staat bovenaan een regel [hoofddirectory] om weer terug te kunnen keren naar steeds 1 niveau hoger. Dit zit in de behoorlijk “veilige” browseromgeving.

Pagina 31 van 31

Rijkswaterstaat Ministerie' van Verkeer en Waterstaat

Recommend Documents